Handleiding. SG commercieel

Handleiding SG|commercieel

© Copyright SG|automatisering bv, Emmen, release 2010 Alle rechten voorbehouden. Tenzij anders vermeld, zijn alle in dit document vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Dit document is voor strikt intern gebruik voor het beschreven doel. Niets uit deze uitgave mag feitelijk of in afgeleide vorm, letterlijk of naar de idee, worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook, hetzij mechanisch, hetzij elektronisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SG|automatisering. SG|automatisering heeft veel aandacht besteed aan het samenstellen van dit document en is van mening dat de inhoud ervan correct is. Als hierin om welke reden dan ook onjuistheden voorkomen, worden die zo snel mogelijk hersteld, maar SG|automatisering aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de gevolgen hiervan bij gebruikers. SG|automatisering bv Postbus 2036 7801 CA Emmen Telefoonnummer: Faxnummer:

(0591) 63 01 11 (0591) 63 23 68

E-mail: Website:

[email protected] http://www.sg.nl


1

Inhoudsopgave 1

Wat u kunt met SG|commercieel______________________________________________ 3

2

Relatie met andere modules _________________________________________________ 4

3

Starten met SG|commercieel_________________________________________________ 5

3.1

Basisgegevens aanmaken ____________________________________________________ 5 3.1.1

Onderhoud contractactiviteiten _________________________________________ 5

3.1.2

Onderhoud optieperioden _____________________________________________ 5

3.1.3

Onderhoud indexcijfers _______________________________________________ 5

3.1.4

Onderhoud contractafspraken _________________________________________ 6

3.1.5

Cartotheek: contractgegevens _________________________________________ 6

3.1.6

Cartotheek: oppervlakte huurcomponent _________________________________ 7

4

Huurcontracten ____________________________________________________________ 8

4.1

Onderhoud huurcontracten____________________________________________________ 8

4.2

Tabblad 'Bankgarantie'_______________________________________________________ 9

4.3

Tabblad 'Looptijd' ___________________________________________________________ 9

4.4

Tabblad 'Indexering' ________________________________________________________ 10

4.5

Tabblad 'Jaarhuren' ________________________________________________________ 11

5

Indexering _______________________________________________________________ 12

5.1

Indexering nader uitgewerkt __________________________________________________ 12

5.2

5.1.1

Indexering: een voorbeeld ___________________________________________ 12

5.1.2

Het indexcijfer is niet aanwezig________________________________________ 12

Indexeren huurprijzen _______________________________________________________ 13 5.2.1

Indexeren huurprijzen _______________________________________________ 13

5.2.2

Indexeringsbrieven en correctienota's __________________________________ 13

5.3

Wijzigen indexeringswaarden _________________________________________________ 14

6

Looptijd contracten _______________________________________________________ 15

6.1

Looptijd contracten _________________________________________________________ 15

6.2

Genereren contractperioden__________________________________________________ 16

7

Afrekening eigenaren ______________________________________________________ 17

7.1

Introductie ________________________________________________________________ 17

7.2

Afrekening eigenaren _______________________________________________________ 17

8

Overzichten commercieel __________________________________________________ 20

8.1

Verantwoording huursaldi ____________________________________________________ 20

8.2

Verantwoording waarborgsommen_____________________________________________ 20

8.3

Huurafrekening ____________________________________________________________ 20

8.4

Contractactiviteiten _________________________________________________________ 21

8.5

Indexcijfers _______________________________________________________________ 21

8.6

Overzichten commerciële contracten ___________________________________________ 21

8.7

Betaalde facturen __________________________________________________________ 22

8.8

Betaalde kosten ___________________________________________________________ 23


2

Wat u kunt met SG|commercieel

1 Wat u kunt met SG|commercieel U kunt de volgende taken uitvoeren met SG|commercieel: Commerciële contracten vastleggen en afdrukken De afrekening voor eigenaren maken U kunt hierbij een selectie maken op boekjaar, periode en complex. Het is mogelijk om eigenaren te blokkeren. Overzichten betaalde facturen en betaalde kosten U kunt overzichten maken van betaalde facturen en alle geboekte kosten afdrukken waarvan de journaalposten in het grootboek zijn verwerkt. Contractactiviteiten U kunt contractactiviteiten aanmaken en hiervan eventueel een overzicht afdrukken. Extra informatie via cartotheek Via de cartotheek in SG|centraal kunt u zelf extra gegevens toevoegen aan contracten. In de kenmerkenstructuur van de cartotheek legt u de extra velden vast die u koppelt aan componenten en contracten. Looptijd contracten U kunt op basis van de per contract opgegeven expiratiedatum en opzegtermijn diverse controleen alarmeringslijsten afdrukken. U kunt bijvoorbeeld een lijst afdrukken van alle contracten die in de lopende periode aflopen of zijn opgezegd. Indexeren huurprijzen Op basis van de gegevens die in de contracten zijn vastgelegd, kunt u de contracten indexeren die voldoen aan de voorwaarden voor de indexering. Diverse overzichten en lijsten afdrukken U kunt in SG|commercieel diverse overzichten afdrukken, zoals bijvoorbeeld 'Huuropbrengsten', 'm²-prijzen', 'Stamgegevens' en 'Stamkaarten'. Ook kunt u de gegevens naar een Excel-sjabloon exporteren. Via een zelf gedefinieerd Excel-sjabloon kunt u zelf aangeven welke bewerkingen op gegevens moeten worden uitgevoerd en u kunt de lay-out bepalen.


3

Relatie met andere modules

2 Relatie met andere modules Via de cartotheek van SG|centraal kunt u zelf extra gegevens toevoegen aan contracten. In de kenmerkenstructuur van de cartotheek legt u de extra velden vast die u koppelt aan contracten. In de module SG|huur incasso is het mogelijk om BTW te laten berekenen. De berekening van de BTW verloopt via twee huurcomponenten. Per huurcomponent kunt u aangeven of u hierover een hoog of laag of geen tarief wilt berekenen. De BTW-bedragen worden vervolgens automatisch berekend en bij de betreffende componenten vastgelegd. U kunt deze bedragen niet handmatig wijzigen. Als in een contract de huurprijs wordt gewijzigd en als dit een huurcomponent met BTW betreft, wordt automatisch de nieuwe BTW berekend. In de module SG|huur incasso kunt u gegevens van commerciële contracten vastleggen. De provisienota voor de afrekening met de eigenaren kunt u automatisch laten maken uit de financiële administratie, SG|financieel grootboek.


4

Starten met SG|commercieel

3 Starten met SG|commercieel 3.1

Basisgegevens aanmaken

3.1.1

Onderhoud contractactiviteiten

Met 'Onderhoud contractactiviteiten' kunt u contractactiviteiten voorzien van een uniek nummer en een omschrijving toevoegen, wijzigen of verwijderen. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Basisgegevens Commercieel en kies Contractactiviteiten. 2. Via menu Functies kunt u de volgende opdracht uitvoeren: Inlezen activiteiten Met deze functie is het mogelijk om een tab-gescheiden bestand in te lezen. Voorwaarde hiervoor is dat als eerste regel van het bestand de kopteksten Nummer en Omschrijving moeten worden opgenomen. Hieronder kunt u per regel een contractactiviteit invullen. Velden invullen Activiteitennummer Vul een uniek nummer in dat u aan de contractactiviteit wilt toekennen. Omschrijving Geef een omschrijving voor de contractactiviteit. Dit is de bestemming van een huurpand. Zie Tabblad 'Bankgarantie' van 'Onderhoud huurcontracten'. 3.1.2

Onderhoud optieperioden

Met het programma 'Onderhoud optieperioden' kunt u een nadere specificatie geven aan een optieperiode. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Basisgegevens Commercieel en kies Onderhoud optieperioden. 2. De omschrijvingen kunt u zelf invullen. Deze kunnen vervolgens gekoppeld worden in 'Onderhoud huurcontracten' op het tabblad 'Looptijd' via het veld Omschrijving. 3.1.3

Onderhoud indexcijfers

In dit programma kunt u de door SG|automatisering aangeleverde CPI-cijfers inlezen. Ook kunt u indexcijfers toevoegen en onderhouden. Open het menu SG|huur - Commercieel - Basisgegevens Commercieel en kies Indexcijfers. Gebruik functies Via menu Functies kunt u de volgende handelingen uitvoeren: Inlezen CPI-cijfers Met deze functie kunt u de door SG|automatisering aangeleverde CPI-cijfers (Consument Prijs Index) inlezen.


5


Onderhoud basisjaren Met deze functie kunt u basisjaren onderhouden. Als een basisjaar aan een contract is gekoppeld, kunt u dit niet meer verwijderen. Velden invullen Type Kies één van de gedefinieerde types voor het indexcijfer. Basisjaar Kies één van de gedefinieerde basisjaren. Omschrijving Voer een omschrijving in van het indexcijfer. Jaar/maand Selecteer een Jaar en een Maand voor het indexcijfer. Indexcijfer Voer het numerieke indexcijfer in. Kijk bij Het indexcijfer is niet aanwezig voor meer informatie over het ontbreken van indexcijfers. 3.1.4

Onderhoud contractafspraken

Met het programma 'Onderhoud contractafspraken' kunt u contractafspraken vastleggen die in Onderhoud huurcontracten op het tabblad 'Bankgarantie' met een deelscherm worden weergeven. Daar is het mogelijk om meerdere afspraken bij een contract vast te leggen en te onderhouden. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Basisgegevens Commercieel en kies Contractafspraken. 2. U kunt een nummer en een omschrijving van een contractafspraak opgeven. 3.1.5

Cartotheek: contractgegevens

Met 'Koppelen contractgegevens' kunt u de extra gegevens die u heeft vastgelegd in de cartotheek van SG|centraal koppelen aan contractgegevens. U kunt ook gegevens verwijderen. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om cartotheekkenmerken in bepaalde lijsten weer te geven. De cartotheek is ook beschikbaar voor het onderhoud van leegstandscontracten. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Koppeling met cartotheek en kies Contractgegevens. 2. Vul de velden in: Groep Selecteer de gewenste groep waarmee u het contractgegeven wilt koppelen. Kenmerk Selecteer het gewenste kenmerk waarmee u het contractgegeven wilt koppelen. De kenmerken mogen niet op het hoogste niveau staan, maar moeten onder een submap (bijvoorbeeld commercieel) staan.


6


3.1.6

Cartotheek: oppervlakte huurcomponent

Met 'Koppelen oppervlakte huurcomponent met cartotheek' kunt u de kenmerken aangeven die per contract gevuld kunnen worden met de oppervlakte. U geeft per huurcomponent aan welk kenmerk de oppervlakte van deze huurcomponent moet gaan bevatten. De componenten waarvan het kenmerk vanuit de cartotheek niet gevonden kan worden, worden ook getoond. U heeft de mogelijkheid om per contract per huurcomponent de oppervlakte vast te leggen. Voor het vasthouden van de oppervlaktegegevens wordt gebruik gemaakt van de cartotheek. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Koppeling met cartotheek en kies Oppervlakte huurcomponent. Het scherm 'Koppelen oppervlakte huurcomponent met cartotheek' verschijnt. 2. Vul de velden in: Huurcomponent Selecteer de gewenste huurcomponent. Groep Selecteer de gewenste groep. Kenmerk Selecteer het gewenste kenmerk.


7

Huurcontracten

4 Huurcontracten 4.1

Onderhoud huurcontracten

Met 'Onderhoud huurcontracten' kunt u gegevens vastleggen over het gebruik van het pand (perceelactiviteit), de bankgarantie, de looptijd en de indexering. U kunt vastleggen of de huurprijs moet worden geïndexeerd, wanneer dit moet gebeuren en welk CPI-cijfer moet worden gebruikt (zie Indexering). De tabbladen 'Indexering' en 'Jaarhuren' zijn speciaal voor het commerciële vastgoedbeheer. Open het menu SG|huur - Huurincasso en kies Huurcontracten. Gebruik functies Via menu Functies kunt u de volgende handelingen uitvoeren: Zoeken contract Correspondentie Met dit programma kunt u het gewenste af te drukken basisdocument (RTF) selecteren en afdrukken of opslaan. Dossier Dossier van de geselecteerde huurder bijwerken. Details Details opvragen van het geselecteerde perceel. Cartotheek Aanvullende gegevens vastleggen voor het koppelen van kenmerken. Eigenaar Algemene informatie en bankgegevens van de geselecteerde eigenaar opvragen. Afdrukken huurovereenkomst Huurovereenkomst afdrukken (kan pas nadat u een document heeft geselecteerd). Wijzigen document Ander document selecteren. Postcode huisnummer Is deze optie aangevinkt, dan hoeft u alleen de postcode en het huisnummer in te vullen om een adres op te halen. Tonen gearchiveerde documenten Met deze functie kunnen de gearchiveerde documenten per Perceel, vhe, Huurder of Contract worden getoond; voorwaarde is dat u een koppeling met Corsa heeft. Tabbladen Tabblad selecteren in plaats van op het tabblad te klikken. Tabbladen tabblad 'Bankgarantie' tabblad 'Looptijd' tabblad 'Indexering'


8

Huurcontracten

tabblad 'Jaarhuren'

4.2

Tabblad 'Bankgarantie'

Op het tabblad 'Bankgarantie' kunt u de bankgarantiegegevens en de contractafspraken invoeren die bij een perceel horen: Bank De naam van de bank die garant staat. Nummer Het nummer van de bankgarantie. Bedrag Het bedrag van de bankgarantie. Ontvangst De datum waarop de bankgarantie ontvangen is. Geldig tot De datum tot wanneer de bankgarantie geldig is. Activiteit Kies uit de meerkeuzelijst de bestemming van het perceel. U heeft deze contractactiviteiten in Onderhoud contractactiviteiten aangemaakt. BTW-nummer Vul het BTW-nummer in. BTW-verlegd Selecteer deze optie als er sprake is van BTW verlegd bij deze crediteur. U zult dan van deze crediteur facturen exclusief BTW ontvangen. Het bedrag BTW dient u dan zelf te berekenen en af te dragen aan de fiscus. Voor een nadere uitleg verwijzen wij naar de handleiding van SG|financieel crediteuren.

4.3

Tabblad 'Looptijd'

Op het tabblad 'Looptijd' kunt u de expiratiedatum van het contract en de opzegtermijn invoeren. Ook kunt u optieperioden voor na het huurcontract aanmaken. Deze kunt u eventueel op 'Uitgevoerd' zetten door in het programma 'Onderhoud looptijd contracten' de optie 'Optieperiode effectueren' aan te vinken. Van alle contracten met een verlopen expiratiedatum wordt de datum verhoogd met de eerste optieperiode die nog niet is uitgevoerd via het programma 'Looptijd contracten' Velden invullen Expiratiedatum Voer de expiratiedatum van het contract in. Opzegtermijn Vul de opzegtermijn voor het contract in maanden in. Opzegdatum


9

Huurcontracten

Na het invullen van de opzegtermijn rekent het programma de opzegdatum uit. Periode Voer hier de optieperiode in: maand en jaar. Na het klikken op Toevoegen wordt deze periode toegevoegd aan de bladertabel Optieperioden. Omschrijving U kunt hier een nadere specificatie geven aan een optieperiode. U kunt de omschrijvingen onderhouden in het programma 'Onderhoud optieperioden'.

4.4

Tabblad 'Indexering'

De tekst boven in het tabblad geeft aan met welke indexering het betreffende contract wordt meegenomen. Als dit een indexering betreft die al is uitgevoerd, zal het contract niet met deze waarden kunnen worden opgeslagen. Velden invullen Indexering Met deze optie kunt u aangeven of een contract geïndexeerd moet worden. Ingangsdatum huur Vul hier de nieuwe ingangsdatum van de geïndexeerde huur in. Methode U heeft de keuze uit twee methodes: Jaar op jaar methode De nieuwe prijs wordt berekend door het indexcijfer van het contract te delen door het indexcijfer voor dezelfde periode van het vorige jaar. Vaste noemer methode Het indexcijfer van het contract wordt gedeeld door dat voor dezelfde periode van het jaar dat staat ingesteld als jaartal vaste noemer (vn). Maand/Jaar U kunt voor de beide indexeringsmethodes aangeven of u een maand- of jaarindexeringscijfer wenst te gebruiken. Soort index Kies een soort index. In het programma 'Onderhoud indexcijfers' heeft u per soort /type en basisjaar indexcijfers ingevoerd. U heeft de keuze uit: Werknemers laag, Werknemers laag afgeleid, Werknemers hoog, Werknemers hoog afgeleid, Alle huishoudens. Basisjaar index / Periode Selecteer het basisjaar en voer een nummer van de periode in. Werkt u met een jaarindexering dan is dit nummer 0. Bij een maandindexering neemt u het maandnummer (januari = 1, juni =6). Het programma zal wanneer aanwezig het indexcijfer van dit jaar of deze periode weergeven. Ingangsdatum Dit veld wordt alleen zichtbaar als u in het veld 'Methode' voor de 'Vaste noemer methode' heeft gekozen. Jaartal vn


10

Huurcontracten

Het jaartal dat u hier invoert wordt gebruikt in de Vaste noemer methode. In het vak 'Laatst uitgevoerde indexering' vindt u de gegevens van de laatst uitgevoerde indexering. Deze kunnen niet gewijzigd worden.

4.5

Tabblad 'Jaarhuren'

Op het tabblad 'Jaarhuren' kunt u per huurcontractcomponent aangeven of deze moet worden geïndexeerd. Na het aangeven van de jaarhuur en het draaien van de indexering wordt de prijs berekend. Dit is de prijs die betaald moet worden per huurperiode. Werkwijze 1. Selecteer Bestand - Wijzigen. 2. Klik in de kolom 'Index' of 'Jaarhuur' van een component om deze aan te passen. De index kunt u wijzigen door een "J" of "N" in te typen. Een gewijzigde jaarhuur kunt u numeriek invoeren. Als u aan geen component de waarde Ja toekent, zal er ook niets worden geïndexeerd. Met de pijlknoppen kunt u naar een latere of eerdere huuringangsdatum gaan.


11

Indexering

5 Indexering 5.1

Indexering nader uitgewerkt

5.1.1

Indexering: een voorbeeld

Dit voorbeeld verklaart de maanden jaarindexering. In het programma 'Indexeren huurprijzen' kunt u hiermee werken. In het voorbeeld wordt uitgegaan van de indexering van oktober 2002. U heeft twee mogelijkheden: Maandindexering Alle contracten worden meegenomen die: op het tabblad 'Indexering' de indexering aangevinkt hebben staan, op het tabblad 'Jaarhuren' één of meer componenten op geïndexeerd hebben staan, op het tabblad 'Indexering' maand/jaar op maand hebben staan, het indexcijfer van oktober gebruiken en als te indexeren jaar 2002 hebben. Voor de bepaling van dit jaar wordt gekeken naar de 'ingangsdatum huur' op het tabblad 'Indexering. Is deze maand eerder of gelijk aan de periode van het indexcijfer, dan wordt dit contract meegenomen met de indexering van het jaar van de 'ingangsdatum huur' (bij ingangsdatum 01-9-2002 mee te nemen bij de indexering van 2002). Ligt de maand later dan de periode van het indexcijfer, dan wordt dit contract meegenomen met de indexering in het jaar voorafgaand aan het jaar uit de 'ingangsdatum huur' (bij ingangsdatum 01-11-2002 mee te nemen bij de indexering van 2003). Jaarindexering Alle contracten worden meegenomen die: op het tabblad 'Indexering' de indexering aangevinkt hebben staan, op het tabblad 'Jaarhuren' één of meer componenten op geïndexeerd hebben staan, op het tabblad 'Indexering' maand/jaar op jaar hebben staan en van de 'ingangsdatum huur' de maand en het jaartal overeen laten komen met oktober 2002. NB: Het te gebruiken jaarindexcijfer in dit voorbeeld is dat van 2001 met periode 0. De indexeringsmethodes 'Jaar op jaar' en 'Vaste noemer' vindt u verklaard in Tabblad 'Indexering'. 5.1.2

Het indexcijfer is niet aanwezig

Als er voor de te indexeren periode nog geen indexcijfer aanwezig is, kunt u geen indexering uitvoeren. De controle hierop vindt als volgt plaats: 1. Bij alle soorten en alle basisjaren wordt gekeken of er voor de uit te voeren periode een indexcijfer aanwezig is. 2. Mocht dit niet zo zijn, dan wordt gekeken of er een contract is dat dit indexcijfer gebruikt. 3. Is dit het geval dan kan de indexering niet uitgevoerd worden. 4. U kunt echter wel een controlelijst draaien waarop te zien is voor welk contract het indexcijfer niet bekend is.


12

Indexering

NB: Wij raden aan om voor de definitieve indexering altijd eerst een controlelijst uit te draaien.

5.2

Indexeren huurprijzen

5.2.1

Indexeren huurprijzen

Met 'Indexeren huurprijzen' kunt u huurprijzen indexeren. U kunt kiezen voor een maand- of jaarindexering. Beide indexeringen kunt u op maandniveau uitvoeren. Kijk bij Indexering: een voorbeeld voor een voorbeeld. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Indexering en kies Indexeren huurprijzen. 2. Als het programma voor het eerst wordt opgestart, wordt er eerst om een uit te voeren indexeringsperiode en -jaar gevraagd. Klik op OK. In dit programma heeft u de volgende mogelijkheden: U kunt kiezen voor een Maand- of een Jaarindexering. Het programma toont in de desbetreffende vakken de laatst uitgevoerde indexering, de meest recente en aanwezige index en de te indexeren periode. U kunt een indexering ook opnieuw draaien. Klik dan op Maand terug. De al geïndexeerde contracten in die maand worden niet opnieuw meegenomen in de indexering. 3. Klik op Uitvoeren om de indexering uit te laten voeren. Hierna kunt u via menu Functies indexeringsbrieven en correctienota's afdrukken, zie Indexeringsbrieven en correctienota's. 4. Via menu Functies kunt u de Instellingen incasso opgeven. Hiermee kunt u de extra vordering ten gevolge van de indexering automatisch incasseren. Het scherm 'Instellingen aanvullende incasso' verschijnt. De specificatietekst wordt zowel in de historie als op de specificatie van de incasso opgenomen. Met het aantal dagen kunt u opgeven over hoeveel dagen na vandaag het bedrag moet worden geïncasseerd. 5. Selecteer de optie Controlelijst als u eerst een controlelijst wilt laten afdrukken voordat de daadwerkelijke indexering wordt uitgevoerd. Wilt u dit niet, selecteer dan Indexering. 6. Als u kiest voor Indexering, kunt u voor het berekenen van de nieuwe huurprijzen een Reden wijziging opgeven. Deze wordt vervolgens getoond in het programma 'Onderhoud huurcontracten'. Een reden voor een huurwijziging kunt u opgeven in Basisgegevens incasso - Redenen huurwijziging. 7. Klik op Uitvoeren. Als u in Onderhoud huurcontracten op het tabblad 'Jaarhuren' aan geen component de waarde Ja heeft toegekend, zal er bij een contract ook niets worden geïndexeerd. 5.2.2

Indexeringsbrieven en correctienota's

Met 'Indexeringsbrieven en correctienota's' kunt u brieven afdrukken. De kolommen 'Oorspronkelijk' en 'Nog aanwezig' geven aan hoeveel contracten in eerste instantie geïndexeerd zijn in deze batch en welke contracten nu nog gekoppeld zijn aan deze batch, dit wil zeggen: alle contracten die na deze batch niet door een andere batch geïndexeerd zijn. Werkwijze 1. Open het menu Functies van 'Indexeren huurprijzen' en kies Indexeringsbrieven en correctienota's of bereik dit scherm via SG|huur - Commercieel - Indexering Indexeringsbrieven en correctienota's. 2. De documenten 'indx.rtf' en 'cor-nota.rtf' moeten n de tobias\doc-map aanwezig zijn.


13

Indexering

3. Selecteer in het bovenste vak een indexeringsbestand. In het onderste vak verschijnen de daarin aanwezige contracten. 4. Maak een selectie van de contracten die u wilt afdrukken: Alle, Verstuurd of Niet verstuurd. 5. In de selectie uit stap 2 kunt u handmatig die contracten selecteren die afgedrukt moeten worden. Met de knoppen Alle of Geen geeft u aan alle contracten uit deze selectie of geen enkel contract uit deze selectie te willen afdrukken. 6. Met de knoppen Verzonden of Niet verzonden kunt u desgewenst de status van de kolom 'Verzonden' in de bladertabel wijzigen. 7. Vervolgens kiest u voor Indexeringsbrief of Correctienota of beide mogelijkheden. De Verzenddatum is de huidige datum en wordt door het programma ingevuld. Deze datum kan aangepast worden. 8. Klik ten slotte op Uitvoeren.

5.3

Wijzigen indexeringswaarden

Met 'Wijzigen indexeringswaarden' kunt u met behulp van een basisjaar meerdere contracten eenvoudig tegelijk omzetten naar nieuwe indexeringswaarden. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Indexering en kies Wijzigen indexeringswaarden. 2. Selecteer in het vak 'Huidige waarden' de waarden van de contracten die u wilt wijzigen. 3. Bij Methode kunt u kiezen uit Jaar op jaar methode of Vaste noemer methode. 4. Bij Soort index oud kunt u kiezen uit Werknemers laag, Werknemers laag afgeleid, Werknemers hoog, Werknemers hoog afgeleid, Alle huishoudens of Alle huishoudens afgeleid. 5. Bij Basisjaar index oud kunt u kiezen uit Geen, 1985, 1990, 1995, 2000. 6. Via de optie Maand/Jaar kunt u aangeven of de te wijzigen contracten maand of jaar als periode hebben. 7. In het vak 'Nieuwe waarden' heeft u dezelfde keuzes als in het vak 'Huidige waarden'. 8. Met de optie Controlelijst kunt u aangeven of u een controlelijst wilt afdrukken van alle te wijzigen contracten. 9. Met de optie Wijzigen indexeringswaarden huurcontract kunt u aangeven dat de wijzigingen moeten worden uitgevoerd. 10. Klik op Uitvoeren om de geselecteerde optie(s) uit te voeren.


14

Looptijd contracten

6 Looptijd contracten 6.1

Looptijd contracten

Met 'Looptijd contracten' kunt u overzichten maken van contracten die zijn verlopen of die aflopen per een op te geven datum. Ook is het mogelijk om optieperioden in te voeren en te effectueren voor een contractverlenging. Als een opzegdatum van een contract verloopt, kan de eerstkomende optieperiode geëffectueerd worden, zodat een nieuwe opzegdatum ontstaat. Daarnaast is het mogelijk om een overzicht te maken van contracten waarvan de opzegdatum is verstreken. Open het menu SG|huur - Commercieel en kies Looptijd contracten. Velden invullen Optieperioden / Aanpassing huurperioden Initieel is Optieperioden geselecteerd. Door Aanpassing huurperioden te kiezen kunt u termijnaanvragen voor de huuraanpassing na het huurcontract aanmaken. Expiratiedatum in geselecteerde periode Selecteer deze optie als u alle contracten wilt selecteren die aflopen in de opgegeven vanaf en t/m periode. Opzegdatum in geselecteerde periode Selecteer deze optie om alle contracten te selecteren waarbij de expiratiedatum minus de opzegtermijn ligt in de opgegeven vanaf en t/m periode. Expiratiedatum verstreken Selecteer deze optie om alle contracten te selecteren waarvan de expiratiedatum voor de huidige datum ligt. Optieperiode effectueren obv opzegdatum Selecteer deze optie om alle contracten waarvan de opzegdatum voor de huidige datum ligt op te hogen met de eerste optieperiode bij dat contract dat nog niet is uitgevoerd. De nieuwe datum neemt de maand en het jaar uit de optieperiode en de dag uit de oude expiratiedatum. Mutatielijst Als u de optie Optieperiode effectueren obv opzegdatum aanvinkt, wordt initieel een lijst aangemaakt met daarin de volgende gegevens: Perceel, Adres, Huurder, Expiratiedatum, Termijn, Opzegdatum, Optieperiode en Jaarhuur excl. BTW. Door een vinkje te zetten bij Mutatielijst wordt er een lijst aangemaakt met daarin niet Termijn en Opzegdatum maar wel Nieuwe datum. Optieperiode verstreken obv opzegdatum Selecteer deze optie om een overzicht aan te maken van alle contracten waarvan de opzegdatum van de optie op basis van de huidige datum is verstreken. Vanaf t/m Selecteer de gewenste maand en het jaar vanaf en tot en met waarvoor u de looptijd contracten wilt afdrukken. Werkblad/Printer De uitvoer van de overzichten kan zowel rechtstreeks naar de printer als naar Excel. Als u Werkblad selecteert, kies dan het gewenste werkbladmodel en geef een bestandsnaam op.


15

Looptijd contracten

6.2

Genereren contractperioden

Met 'Genereren contractperioden' kunt u voor een selectie van huurcontracten optieperioden en termijnaanvragen voor de huuraanpassing doorvoeren. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel en kies Genereren contractperioden. 2. Selecteer het Soort cluster waarvoor u contractperioden wilt genereren. 3. Vul het bereik bij Vanaf ... t/m in. 4. Kies voor het aanmaken van Optieperioden of Aanpassing huurperioden. 5. Vul de Startdatum in die u als peildatum wilt nemen voor de selectie van de gegevens. 6. Vul in N-perioden het aantal perioden in dat u wilt aanmaken. 7. Vul het Jaar interval vanaf de startdatum in. 8. Selecteer de Omschrijving van de periode. 9. De uitvoer van de overzichten kan zowel rechtstreeks naar de printer als naar Excel. Als u een werkbladmodel selecteert, kies dan het gewenste werkbladmodel en geef bij Opslaan als een bestandsnaam op. U kunt ook bestanden selecteren via de knop Bladeren. 10. Klik op Uitvoer.


16

Afrekening eigenaren

7 Afrekening eigenaren 7.1

Introductie

Om te komen tot een afrekening voor de eigenaar met het programma 'Afrekening eigenaren' kunt u de volgende stappen onderscheiden: 1. U moet bepalen hoe de afrekening er in grote lijnen uit komt te zien. Het verdient de voorkeur om een voorbeeld op te stellen. De afrekening werkt op basis van het grootboek. Het is dus belangrijk om het grootboek zo in te richten dat u de relevante posten uit het grootboek kunt halen. Voor het afrekenen wordt ervan uitgegaan dat bedrijf en eigenaar dezelfde zijn. 2. Op basis van de gewenste afrekening dient u per gewenste post een component aan te maken. De componenten worden centraal aangemaakt en kunnen binnen alle bedrijven gebruikt worden als u ze beschikbaar maakt voor de betreffende bedrijven (componenten bedrijf). Bij de aanmaak van een component wordt automatisch een koppeling gemaakt met het bedrijf 'alle bedrijven'. 3. U dient een grootboekkoppeling per component aan te maken. Als u voor de af te rekenen bedrijven dezelfde rekeningschema's heeft, kunt u een grootboekkoppeling voor het bedrijf 'alle bedrijven' maken. Het systeem kijkt nu of er een bedrijf koppeling (componenten bedrijf) aangemaakt is voor het af te rekenen bedrijf. Is dit het geval, dan wordt ook de grootboekkoppeling voor dit bedrijf gebruikt. Is dit niet het geval, dan wordt de grootboekkoppeling voor het bedrijf 'alle bedrijven' gebruikt. Per component wordt aangegeven welke component het is (activa, passiva, verlies of winst). Bij de grootboekkoppeling (componenten grootboek) kunt u ook aangeven welke soorten rekeningen uit de opgegeven selectie meegenomen moeten worden. Als het een verliescomponent is, heeft u de keuze uit verlies en resultaat. Is het een winstcomponent dan heeft u de keuze uit winst en resultaat etc. Het is dus belangrijk dat u, als u een regel wenst met zowel verlies- en winstposten, deze als aparte componenten definieert. 4. U dient de afrekening samen te stellen in afdrukvolgorde. U dient de af te drukken componenten en totaalregels te selecteren. Als u een activa/passiva-component heeft en u zowel de mutaties als de beginsaldi als aparte regels op de afrekening wenst te zien, is het definiëren van één component voldoende. Binnen de afdrukvolgorde kunnen dan twee regels aangemaakt worden met dezelfde component. Bij de ene regel wordt aangegeven 'beginsaldi afdrukken', bij de andere regel 'mutaties afdrukken'. 5. Vervolgens kunt u de provisiepercentages van de eigenaar invoeren. Dit doet u met een functie in het programma 'Afrekening eigenaren'. Deze percentages kunt u gebruiken in de afrekening. U kunt nu het programma 'Afrekening eigenaren' starten.

7.2


Met 'Afrekening eigenaren' kunt u voor geselecteerde eigenaren een afrekening voor een geselecteerde periode maken. In de module SG|centraal kunt u aangeven dat een eigenaar vanaf een bepaalde datum niet meer afgerekend moet worden. In dit programma wordt deze eigenaar na deze datum ook niet meer getoond.


17


Dit programma maakt gebruik van het programma 'Afdrukvolgorde'. Hierbij moet gebruik worden gemaakt van componenten. Er wordt niet gereageerd op de regels 'detail', 'gecomprimeerde regel zonder afdrukken' en 'gecomprimeerde regel met afdrukken'. De koppeling van de componenten met het Bedrijf 'Alle' wordt automatisch aangemaakt bij het creëren van een component. Bij de componenten wordt een tweede kolom aangestuurd met een eindsaldo bij balanscomponenten en een cumulatief saldo bij een verlies en winstcomponent. Werkwijze 1. Open het menu SG|financieel - Commercieel en kies Afrekening eigenaren. 2. Selecteer het gewenste bestand bij Afdrukvolgorde optie voor het afdrukken van het overzicht. Hiervoor kunt de knop Bladeren gebruiken. 3. Selecteer het gewenste Boekjaar en de gewenste Periode(n) (maanden). De boekjaren en perioden waar u een selectie uit kunt maken zijn bedrijfsonafhankelijk. Er wordt verondersteld dat de perioden voor alle bedrijven gelijk zijn. Als in SG|beheer - Beheer - Systeemparameters de systeemparameter "Afrekening-maand-dag" met de waarde Ja is aangemaakt, kunt u behalve maanden ook de Dag(en) selecteren. Hiervoor verschijnen twee aparte keuzelijsten. 4. Selecteer Per complex als u per eigenaar, per complex een afrekening wilt laten maken. U kunt opgeven vanaf en tot en met welk nummer u complexen wilt selecteren. 5. Maak in het vak 'Selectie bedrijven' een keuze uit bedrijven met de status Afgerekend,Niet afgerekend of N.v.t. Geef in een volgende selectie de periodestatus aan: Geblokkeerd, Niet geblokkeerd of N.v.t. Voor de definitieve afrekening dienen de af te rekenen periode(n) of het boekjaar geblokkeerd te zijn. Zijn de perioden niet geblokkeerd, dan kunt u dit via de functie 'Blokkeren periode' bewerkstelligen. 6. Selecteer vervolgens in het scherm de bedrijven waarvoor u een afrekening wilt afdrukken. Met Alle kunt u in één keer alle bedrijven selecteren. Met Geen maakt u de selectie weer ongedaan. U kunt de betreffende vakjes aanvinken om Huursaldi, Betaalde facturen, Betaalde kosten en Waarborgsommen als Bijlagen af te laten drukken. De bijlage betaalde kosten werkt ook op basis van een optiebestand, maar reageert alleen op de soorten regels detailniveau en componenten. U heeft tot slot de keuze uit twee afrekeningen en een controle: Afrekening proforma Klik op deze knop om een voorlopige afrekening te laten afdrukken. Er vindt geen controle plaats en er wordt niet direct afgedrukt. Afrekening definitief Klik op deze knop als u een definitieve afrekening wilt laten afdrukken. Er vindt dan controle plaats op: Bedrijf mag nog niet afgerekend zijn. Periode moet geblokkeerd zijn. De provisienota voor de afrekening met de eigenaren kunt u automatisch uit de financiële administratie laten vervaardigen met de module SG|financieel grootboek. Controle afrekening Als u op deze knop klikt, voert het systeem een controle van de afrekening uit op basis van de rekening courantsaldi van het af te rekenen bedrijf met het bedrijf waar vanuit de betalingsstroom en de opbrengststroom plaatsvindt. Voor het starten van de controle moet u via de functie Posities bedragen afrekening aangeven waar in het Excel-blad het bedrag voor de afrekening terecht moet komen. Na het opstarten van de controle verschijnt een scherm waarin u moet aangeven wat het bedrijf is waarmee het afgerekende bedrijf een rekening courantverhouding heeft. Na de controleknop zal het systeem aangeven wat het saldo op beide rekeningen is. Dit saldo zal op nul moeten staan als


18


het provisiebedrag en het afrekensaldo geboekt zijn. Is dit niet het geval, dan zal gekeken moeten worden hoe dit verschil ontstaan is. Gebruik functies Via menu Functies heeft u de volgende mogelijkheden: Blokkeren periode De periodes van de geselecteerde bedrijven in het bladerscherm worden geblokkeerd. U krijgt eerst een bevestigingsscherm. Deblokkeren periode De periodes van de geselecteerde bedrijven in het bladerscherm worden gedeblokkeerd. U krijgt eerst een bevestigingsscherm. Onderhoud provisiepercentages Met deze functie kunt u per bedrijf het provisiepercentage vaststellen. Posities bedragen afrekening Met behulp van deze functie kunt u aangeven waar in het Excel-blad het bedrag voor de afrekening terecht komt. Afdrukken afrekening en Excel-sjabloon Voor de afrekening wordt gebruik gemaakt van Excel-sjablonen. Het idee is dat het 1e blad gevuld wordt vanuit het Tobias-systeem. Op het tweede blad zal via bladverwijzingen en formules de afrekening gedefinieerd worden. Als u de afrekening afdrukt, zal altijd het tweede blad afgedrukt worden. Op het eerste blad worden de eigenaargegevens getoond inclusief het provisiepercentage. Tevens worden de componenten uit het optiebestand getoond met de saldi voor de geselecteerde periode(n). U kunt per bedrijf een sjabloon aanmaken, maar u kunt ook een sjabloon voor alle bedrijven gebruiken. Het systeem selecteert als volgt: Er wordt gekeken of er een sjabloon (*.xlt) in het propath voorkomt met als naam PROVxxx.xlt, waarbij xxx het bedrijfsnummer is. Is er geen Excel-sjabloon voor het betreffende bedrijf, dan wordt de PROV000.xlt geselecteerd. Als u aangeeft dat het Excel-blad direct opgeslagen dient te worden dan zal de volgende naamgeving worden gebruikt: provxxx.xls, waarbij xxx wederom het bedrijfsnummer is. De bestanden worden in de aangegeven map geplaatst.


19

Overzichten commercieel

8 Overzichten commercieel 8.1

Verantwoording huursaldi

Met dit programma kunt u per bedrijf na selectie van een periode in een boekjaar een overzicht 'Verantwoording huursaldi' afdrukken. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Verantwoording huursaldi. 2. Voer een Vrije tekst in. Deze verschijnt in de kopregel van de uitvoer. 3. Selecteer een Boekjaar. 4. Selecteer een Periode vanaf… T/m. 5. Klik op Afdrukken. Op het overzicht worden per contract de saldi van huur, betalingsregeling en factuur afgedrukt. De contracten waarvoor geen saldi meer aanwezig zijn worden niet afgedrukt. De leegstandscontracten in de geselecteerde periode worden afgedrukt met een nulwaarde. De lijst wordt gesorteerd op complexnummer. Ook wordt een totaal per complex en aan het eind een totaal generaal afgedrukt.

8.2

Verantwoording waarborgsommen

Met dit programma kunt u een overzicht afdrukken met daarop per contract de waarborgsommen en de rente van de waarborgsommen. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Verantwoording waarborgsommen. 2. Selecteer via Functies - Selecteren bedrijf een bedrijf van uw keuze. 3. Voer eventueel een Vrije tekst in. Deze komt in de kopregel van het overzicht. 4. Selecteer een jaar in het vak naast de pijltjesknoppen. 5. Selecteer een Periode vanaf… t/m. 6. Klik op Afdrukken.

8.3

Huurafrekening

Met dit programma kunt u voor een bepaald bedrijf over een bepaalde boekjaarperiode een overzicht van de huurafrekening genereren. Als bijlagen kunt u Waarborgsommen, Betaalde facturen en/of Betaalde kosten meenemen. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Huurafrekening. 2. Voer een Vrije tekst in. Deze verschijnt in de kopregel van het overzicht.


20


3. Selecteer een Boekjaar. 4. Selecteer een Periode vanaf…t/m. 5. Voer een BTW % in. 6. Selecteer of u voor het overzicht wilt uitgaan van Datumboeking of Periode betreft. 7. Selecteer een bedrijf uit de tabel. De kolom 'Provisie' kunt u wijzigen door Functies - percentage courtage te kiezen. Per bedrijf kunt u het provisiepercentage opgeven. 8. Selecteer één of meerdere bijlagen. Als u Betaalde kosten selecteert, heeft u de mogelijkheid om met een zoekknop een *.opt bestand te openen. 9. Klik op Uitvoer. Als extra wordt per eigenaar een afrekenblad getoond met administratiekosten en BTW-kosten. Deze percentages kunt u invoeren. Het percentage administratiekosten wordt over het totaal van de te ontvangen kolom van de eigenaar berekend. De BTW wordt berekend over de administratiekosten.

8.4

Contractactiviteiten

Met dit programma kunt u een overzicht afdrukken van alle contractactiviteiten. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Contractactiviteiten. 2. Voer eventueel een Vrije tekst in. Deze verschijnt in de kopregel van het overzicht. 3. Klik op Afdrukken. Op het overzicht wordt het nummer en de omschrijving van de contractactiviteit afgedrukt.

8.5

Indexcijfers

Met dit programma kunt u een overzicht afdrukken van de beschikbare indexcijfers. Werkwijze 1. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Indexcijfers. 2. Voer eventueel een Vrije tekst in. Deze verschijnt in de kopregel van het overzicht. 3. Klik op Afdrukken. Op het overzicht verschijnen de volgende kolommen: Basisjaar, Jaar, Maand, Indexcijfer en Omschrijving.

8.6

Overzichten commerciële contracten

Met dit programma kunt u na het toepassen van enkele filters een overzicht genereren dat u afdrukt of uitvoert naar een werkblad van Excel. Boven in het scherm wordt de laatste prolongatie vermeld. Open het menu SG|huur - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Commerciële contracten. Velden invullen Peildatum Dit veld wordt standaard gevuld met de huidige datum. Het is de peildatum voor de huurprijs.


21


Overzicht Maak een keuze uit de meerkeuzelijst. Daaronder kunt u uit vijf soorten contracten kiezen. Keuze U kunt uit vijf soorten contracten kiezen. Eigenaar Voer een numerieke range van eigenaren in. Complex Voer een numerieke range van complexen in. Soort cluster Geef de clustersoort op die u wilt bekijken. Vanaf t/m Geef een selectie binnen de clustersoort op. Keuze U kunt uit vijf soorten contracten kiezen. Eigenaar Voer een numerieke range van eigenaren in. Complex Voer een numerieke range van complexen in. Soort cluster Geef de clustersoort op die u wilt bekijken. Vanaf t/m Geef een selectie binnen de clustersoort op. Werkblad / Printer Selecteer Werkblad als u een uitvoer wilt naar Excel. Na deze selectie kunt u met een zoekknop de te gebruiken sjabloon oproepen. In een tweede vak kunt u de bestandsnaam van het werkblad opgeven. Onder deze naam wordt dit blad opgeslagen. Selecteer Printer als u het overzicht wilt afdrukken. Alleen de vhe's die nog in exploitatie staan worden meegenomen.

8.7

Betaalde facturen

Met het programma 'Overzicht betaalde facturen' kunt u per periode binnen een boekjaar een overzicht afdrukken van betaalde facturen. Dit overzicht kan exclusief verrekeningen zijn. Werkwijze 1. Open het menu SG|financieel - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Betaalde facturen. 2. Selecteer desgewenst via Functies - Selecteer bedrijf een bedrijf. 3. Voer een Vrije tekst in die zal verschijnen in de kopregel van het overzicht. 4. Selecteer een Boekjaar. 5. Selecteer met de pijltoetsen een Periode vanaf… t/m. 6. Vink optioneel Exclusief verrekeningen aan.


22


7. Klik op Afdrukken. De lijst wordt gesorteerd op complexnummer. Op het overzicht worden behalve een totaal generaal het (complex)nummer, de factuurdatum, het factuurnummer, de kostensoort, de crediteur en 'betreft' in aparte kolommen afgedrukt. Via de financiële kostenplaats wordt er een complex bijgezocht. Als de kostenplaats aan meerdere complexen gekoppeld is, zal de factuur onder het kopje Algemeen gezet worden.

8.8

Betaalde kosten

Met het programma 'Overzicht betaalde kosten' kunt u een overzicht van de betaalde kosten per periode binnen een boekjaar afdrukken. Op dit overzicht worden alle geboekte kosten afgedrukt waarvan de journaalposten in het grootboek zijn verwerkt. Dit zullen meestal inkoopfacturen zijn. Alle historische journaalposten waarvan de rekeningnummers zijn vastgelegd in een (afdrukvolgorde) optiebestand worden verwerkt. De journaalpostdatum moet in de opgegeven periode vallen. Werkwijze 1. Open het menu SG|financieel - Commercieel - Overzichten SG|commercieel en kies Betaalde kosten. 2. Selecteer desgewenst via Functies - Selecteer bedrijf een bedrijf. 3. Selecteer een bestand bij Afdrukvolgorde optie door op de knop Bladeren te klikken. Het laatst gebruikte optiebestand wordt als eerste getoond. 4. Voer een Vrijetekst in die zal verschijnen in de kopregel van het overzicht. 5. Selecteer een Boekjaar. 6. Selecteer met de pijltoetsen een Periode vanaf… t/m. 7. Klik op Afdrukken. De lijst wordt gesorteerd op complexnummer. Op het overzicht worden behalve een totaal generaal het grootboeknummer, een omschrijving, de datum journaalpost, omschrijving journaalpost, de datum factuur, het factuurnummer en de crediteur in aparte kolommen vermeld. Van een journaalpost die uit het inkoopboek afkomstig is worden ook de crediteur en de factuurgegevens op een tweede regel afgedrukt.


23

Handleiding. SG commercieel

Recommend Documents