Verslag OPR-vergadering, gehouden op 21 januari 2015 Bestuur ASOJ VCOV VCOV ASOJ PCBO R PCBO R PCOK PCOK PCPO PCPO OBO DB OBO DB Sophia Sophia ‘s Herenloo ‘s Herenloo Ithaka Ithaka Lid MT SWV Lid MT SWV Dir(ai) SWV
Aanwezig Ilona van Egmond
Afwezig Rianne Doop
Wouter Schröder Marianne van der Voort Mariska Ravensbergen Daniëlle Hasenoot Arie Guijt José Termond Macha van Delft Marieke Kardol Suzanne Deutekom Petra van Oorschot Patricia van Seggelen Carla Boset Frederieck v.d. Ploeg Matthijs van Dijk Caroline Mast Jack Duivenvoorden
Geleding Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel Ouder Personeel
Functie Voorzitter Vice-voorzitter Aftr.Secretaris
Notulist Tineke Tjalma
Dick Rasenberg
1. Opening en vaststelling agenda - 19.30 De voorzitter opent de vergadering. Er zijn aardig wat afzeggingen deze vergadering. Dit is jammer. Voor volgende vergadering staat alleen gepland het ondersteuningsplan en de doorontwikkeling hiervan. Het is belangrijk om hierbij te zijn. Agendapunten 6, 8 en 9 worden na het verslag als eerste behandeld i.v.m. aanwezigheid van Dick. 2. Verslag 3 november 2014 n.a.v.: er is verwarring over een jaarplanning, het activiteitenplan van het SWV en het op te stellen activiteitenplan van de OPR. Het samenwerkingsverband heeft een activiteitenplan. Dit is te vinden op de website. Vanaf volgend schooljaar gaat het SWV met een jaarplan werken. Doel van het activiteitenplan OPR is aan te geven welke activiteiten de OPR inplant. (scholing, informatiebijeenkomst, veldraadpleging enz.) Het activiteitenplan van de OPR wordt opgesteld op basis van behoefte van de OPR. Voor de tijdsplanning en het beleggen van OPR vergaderingen is het tijdspad doorontwikkeling ondersteuningsplan van belang. Hierdoor vervalt in het verslag van 3 november actiepunt 36 en wijzigt de tekst bij agendapunt 5. Foto OPR nog niet beschikbaar via het internet. Foto naar Ilona. Tekst bij agendapunt 6 achter profilering wijzigen. Tekst agendapunt 7 wijzigen en wijze van afvaardiging op laten nemen in HR. Tekst over dienstverleningsovereenkomsten actualiseren Verslag niet vastgesteld, aanpassen en zo spoedig mogelijk toesturen aan de voorzitter. 1
Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 Actielijst: Punt 7 afgehandeld. Er is inmiddels een contactpersoon voor de HSK en zij hebben een afvaardiging voor de OPR. Punt 11 evaluatie is geagendeerd Punt 23 afgehandeld. Antwoord bestuur als bijlage bij agenda. Punt 26 afgehandeld. Bedoeld document is vervangen door evaluatie proeftuinen. Punt 39 afgehandeld. Nieuwsbrief uitgegaan Punt 41 afgehandeld. Verslagen bijgevoegd bij agenda Punt 42 afgehandeld. Besproken en tekst in vorig verslag geactualiseerd 3. Privacy Beleid ( informeren) De beschikbaar gestelde privacy document, opgesteld door de PO- en VO Raad biedt houvast en richting bij het formuleren van het privacy beleid voor het SWV. Hieraan wordt momenteel gewerkt. Daarnaast wordt de verbinding gelegd met de privacyreglementen voor gemeenten en zorginstellingen. Er wordt momenteel ook gewerkt aan een “oplegger” voor ouders. Uiteraard geldt ook voor onze scholen en het samenwerkingsverband de wet bescherming persoonsgegevens en het privacyreglement van de afzonderlijke school of het bevoegd gezag. Hierop gebaseerd is de privacy geregeld bij gegevensuitwisseling middels een onderwijskundig rapport of een groeidocument. 4. Begroting 2014-2015 ( Informeren) Er is een (school)jaarbegroting 2014-2015 opgesteld, gebaseerd op de meerjarenraming zoals opgenomen bij het ondersteuningsplan. Deze jaarbegroting is niet in de OPR besproken. De definitieve versie wordt toegezonden aan de OPR. De jaarbegroting voor 2015-2016 wordt opgenomen bij het volgende ondersteuningsplan. Deze begroting komt terug op een latere OPR vergadering. In de meerjarenraming wordt gesproken over een post “reserve”. Dit is verwarrend omdat het SWV geen grote reserve of weerstandsvermogen nodig heeft. Een betere benaming is: “Onbenoemd”. Leerlingen die ter observatie op een van de SBo voorzieningen zitten blijven ingeschreven op de basischool. De financiering hiervoor is terug te vinden onder post IV-3. De ontwikkeling van de observatiemogelijkheden binnen het SWV kan volgende keer geagendeerd worden. De toelichting bij de begroting geeft veel duidelijkheid. Over de managementstructuur van het SWV en de invulling van het interim directeurschap (Dick) is de OPR niet geraadpleegd. Dit heeft te maken met de bestuurlijke ontwikkeling in het SWV. Deze ontwikkeling is wel beschreven in de memo managementstatuut met daarin de organisatorische visie. Dit managementstatuut wordt aan de OPR gezonden. Daarnaast spreekt de OPR zorg uit over e.v.t. belangenverstrengeling omdat de interim directeur betrokken is uit een organisatie (OOG) die meerdere advies-, ondersteunings- en administratieve werkzaamheden verricht voor het SWV. Omdat hierover geen enkele onduidelijkheid mag bestaan is in overleg met het bestuur een audit commissie samengesteld om hier toezicht op te houden. 5. Doorontwikkelen ondersteuningsplan(punt 24 actielijst: informeren /discussie) In een extra bijeenkomst zal de OPR alleen het ondersteuningsplan en de memo over de doorontwikkeling bespreken. 2 weken vóór de vergadering vragen naar Ilona sturen, die inventariseert de vragen. Vergadering plannen medio februari. 1ste deel alleen OPR leden, 2de OPR met afvaardiging van het SWV. (Tineke en/of Dick) Het is van belang de OPR mee te nemen inzake alle informatie betreffende de doorontwikkeling. Afspraak: n.a.v. tijdspad data plannen voor volgende OPR vergaderingen en agenda graag samen voorbereiden. 6. Mededelingen Jeroen Went, ouder van de Duinpieper, is gestopt met de OPR, erg jammer en we hopen dat Frederieck en de school iemand anders kan vinden.
2
Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 We kunnen ook 2 nieuwe leden verwelkomen vanuit de Hervormde Scholen Katwijk, Johan Haasnoot is hiervoor de contactpersoon. Het medezeggenschapsreglement van het SWV was een jaar geldig. Dit eerste jaar is voorbij en het zal (al dan niet aangepast) bestuurlijk moeten worden vastgesteld door het bestuur van het SWV. 7. Ingezondenstukken Zijn geagendeerd 8. Huishoudelijk Regelement(Besluiten) Het huishoudelijk reglement blijkt nog steeds een onaangepast voorbeeld te zijn. (zie actiepunt 8) Dit voorbeeld moet herzien worden naar de afspraken binnen onze OPR. Suzanne-Petra en Ilona maken hier een voorstel voor dat wordt ingebracht in de vergadering ter bespreking / besluitvorming in maart. Opnemen in huishoudelijk reglement: (Actiepunt 1, 2 en 3., communicatieplan, schema van aftreden(als bijlage), afvaardiging OPR lid bij projectgroep) 9. Schema van Aftreden( Besluiten) Toevoegen als bijlage bij huishoudelijk reglement 10.Jaarplan ( informeren) Door verwarring over een jaarplan en het op te stellen activiteitenplan van de OPR is dit nog niet gebeurd. Het bestuur geeft in haar antwoord aan de OPR aan dat zij in het kader van facilitering een “activiteitenplan” wil ontvangen. Doel van het activiteitenplan OPR is aan te geven welke activiteiten de OPR inplant (scholing, informatiebijeenkomst, veldraadpleging enz.) en welke faciliteiten zij daarvoor vraagt. 11.Evaluatie Voorzitter en secretaris ( besluiten) Na een evaluatieronde was iedereen van mening dat de huidige voorzitter (Ilona) haar taak naar tevredenheid heeft vervuld. De secretaris (Wouter) heeft te kennen gegeven deze taak neer te leggen. Besluit: Ilona blijft voor 1 volgend jaar voorzitter , er was geen aanmelding voor secretaris. Rianne wordt door Ilona benaderd voor deze functie. 12.Terugkoppeling PO/VO (actiepunt 28 actielijst : discussie/informeren) komt terug tijdens het bespreken van het ondersteuningsplan en de door ontwikkeling. 13.Afvaardiging Projectgroep Als Opr hebben wij een vraag gesteld aan het bestuur of zowel een ouder als een personeelslid van uit de OPR groep mag deelnemen aan de projectgroep als dit nodig blijkt te zijn. Het bestuur vraagt hier voor een motivatie. Ilona zal deze opstellen en rondsturen voor Feedback. Het is wellicht handig om de wijze van afvaardiging op te nemen in het HR. 14. Communicatieplan (punt 33 actielijst: informeren/besluiten) Opnemen in huishoudelijk reglement 15.Stemweging OPR regelement ( informeren ) Stemweging OPR ; Verzoek voor herzien stemweging moet via een schriftelijk verzoek richting bestuur.(zie actiepunt 31) Ilona zal dit schrijven. 16.Sluiting.
3
Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 Agendapunten volgende vergadering: Februari: Doorontwikkeling ondersteuningsplan Maart: Ondersteuningsplan Observatiemogelijkheden binnen het SWV Huishoudelijk reglement Plan Activiteiten OPR Vergaderdata OPR voor schooljaar 2014/2015: 3 november 2014 21 januari 2015 Medio februari 2015 (ondersteuningsplan) Eerste week maart 2015 Zie www.afspreken.nl (Jack) (locatie: Don Boscoschool, Don Boscostraat 1, Lisse; tijd: 19.30)
4
Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 ACTIELIJST Nr
Sinds:
Omschrijving:
Door:
Gereed / bespreken:
1
03-02-14
Sonja
opnemen in HR
21
27-02-14
Vastgesteld verslag vorige vergadering plaatsen op website Verslag vergadering toesturen aan voorzitter+secretaris Conceptagenda volgende vergadering toesturen aan Sonja (opnemen in HR) Vastgesteld verslag en/of conceptagenda volgende vergadering plaatsen op website (opnemen in HR) Opstellen agenda volgende vergadering. (in samenspraak met voorzitter en conceptagenda sturen naar Sonja en Jack) Checken inkomende mail op
[email protected] Bericht van ontvangst naar de afzender sturen. Mail opnemen bij de ingekomen stukken op de eerstvolgende OPR-vergadering ter bespreking. Bijeenroepen vergadering, verzending agenda, verslag en e.v.t. bijlagen aan leden OPR (opnemen in HR) Huishoudelijk reglement met voorstel voor wijziging artikel 2 doornemen + opstelling rooster van aftreden agenderen. Wouter voert de aanpassingen en aanvullingen door en zendt het huishoudelijk reglement door aan de OPR leden. Toevoeging in HR Communicatieplan (Ilona) Rooster van aftreden ter invulling opstellen en agenderen volgende vergadering. Agendering ter vaststelling volgende vergadering Opstellen definitief HR Opstellen activiteitenplan OPR agenderen
24 25
31-03-14
Hoogbegaafdheid ontwikkeling in ondersteuningsplan
Projectgroep + OPR
Volgende vergadering Vergadering maart 2015 Volgende vergadering 2014-2015
31-03-14
Projectgroep + OPR
2014-2015
28
31-03-14
OPR
Volgende vergadering
31
31-03-14
Wouter Ilona
33
19-05-14
37
19-05-14
40
21-1-15
Uitwerken ICT aansluiting en uitwisseling Ondersteuningsteam en Jeugd en Gezinsteam. Op basis ontwikikelagenda OP regeling voor kinderen met een rugzak die volgend jaar naar het VO agenderen voor een volgende vergadering. 5 november op PO VO informatieverstrekking. Agenderen volgende vergadering voor terugkoppeling info. Vraag over stemweging in OPR reglement schriftelijk inbrengen in bestuur. Vraag alsnog indienen bij bestuur. Communicatie met achterban voorbereiden en opnemen in HR en agenderen Uitzoeken mailadressen afzonderlijke MR-en i.v.m. directe communicatie vanuit OPR. Verslag 3 november aanpassen en zenden aan voorzitter
41
21-1-15
Jack en SWV
42
21-1-15
43
21-1-15
44 45
21-1-15
n.a.v. tijdspad data plannen voor volgende OPR vergaderingen en agenda graag samen voorbereiden. Foto OPR nog niet beschikbaar via het internet. Foto naar Ilona. Definitieve (school)jaarbegroting 2014-2015 en directiestatuut sturen aan OPR observatiemogelijkheden binnen het SWV
Vóór volgende vergadering Zo spoedig mogelijk Vóór volgende vergadering Zo spoedig mogelijk Tot aan zomervakantie Zo spoedig mogelijk Met verslag 21-12015 Maart 2015
OPR
46
21-1-15
Voorstel OPR voor afvaardiging opnemen in huishoudelijk reglement Rianne vragen om secretariaat op zich te nemen
47
21-1-15
Nieuwe datum OPR medio februari en begin maart (afspreken.nl)
Jack
2
03-02-14
3
23-01-14
8
03-02-14
21-1-15
5
Jack Wouter Sonja
opnemen in HR
Wouter
opnemen in HR
Wouter
Zo spoedig mogelijk
Wouter + Ilona Suzanne, Petra en Ilona OPR
Ilona Frederieck Jack
Wouter Jack OPR
Ilona
Zo spoedig mogelijk Zo spoedig mogelijk Februari - maart
Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 BESLUITENLIJST Nr 1. 2.
Datum
Besluit:
23-01-14
Het verslag van de vergadering van 6 januari 2014 wordt goedgekeurd.
23-01-14
3.
23-01-14
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
03-02-14
De OPR stemt in met het (gewijzigde) medezeggenschapsreglement. Dit zal worden voorgelegd aan het bestuur. De OPR stemt in met het (gewijzigde) medezeggenschapsstatuut. Dit zal worden voorgelegd aan het bestuur. Het verslag van de vergadering van 23 januari 2014 wordt goedgekeurd.
27-02-14
OPR maakt geen gebruik van afgeschermd gedeelte website SWV.
27-02-14
Het verslag van de vergadering van 3 februari 2014 wordt goedgekeurd.
31-03-14
Het verslag van de vergadering van 27 februari 2014 wordt goedgekeurd.
31-03-14
OPR stemt in met het concept ondersteuningsplan maart 2014
31-03-14
Vergadering 14 april vervalt
19-05-14
Verslag 31 maart 2014 vastgesteld
19-05-14
Na doorvoering wijzigingen huishoudelijk reglement vastgesteld HERROEPEN 3-11-14
19-05-14
Wouter afvaardiging namens OPR in projectgroep. Suzanne e.v.t. vervanging HERROEPEN 3-11-14
3-11-14
Het verslag van de vergadering van 19 mei 2014 wordt vastgesteld.
3-11-14
Suzanne participeert in werkgroep Hello Monday
21-1-15
Ilona blijft voor 1 volgend jaar voorzitter
6
