Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 24 maart 2015 van de Vereniging van Eigenaars Fokkeboom - Plecht Vertegenwoordigd : 17 huishoudens van de 44 en 1 box houder van de 4 Aantal afgegeven volmachten : 1 De aanwezige leden zijn geregistreerd door middel van een presentielijst met daarop de mogelijkheid om afgegeven volmachten te registreren.
Agenda 19:30
Ontvangst en tekenen van de presentielijst en eventueel inleveren lidmaatschapsformulier en/of machtigingsformulier.
19:45
Start algemene ledenvergadering. - Opening en voorwoord door de voorzitter. - Mededelingen en inbreng nieuwe agendapunten. - Bericht van Mark Ketelaars, Plecht 1. Dit bericht behandelt Eric Otto. - Bericht van Erik Mulder, Plecht 29. Dit bericht behandelt Eddy Brand. - Verslag vorige Algemene ledenvergadering van 26 maart 2014. - Jaarverslag van de voorzitter. - Jaarverslag penningmeester.
20:15
Verslag van de kascommissie over het afgelopen jaar en aansluitend voorstel om het bestuur decharge te verlenen.
20:30
P A U Z E
20:45
Het te voeren beleid voor het jaar 2015 inclusief de begroting voor het jaar 2015 en voorstel voor een Huishoudelijk Reglement.
21:00
De secretaris is afgetreden en dus is de post vacant. Kiezen nieuw bestuurslid/ nieuwe bestuursleden.
21:05
Kiezen van en stemmen voor leden kascommissie.
21:10
Rondvraag.
21:30
Afsluiting.
Verslag Om 19:45 uur volgt opening en voorwoord door de voorzitter. Hij start met de presentatie van de hierboven vermelde agenda. Bericht van Mark Ketelaars, Plecht 1. Mark vroeg aan het bestuur om te overwegen om een ander maaibedrijf in te huren voor het maaien van de waterplanten. Hij heeft vorig jaar meerdere malen geklaagd over de kwaliteit. Na elke maaibeurt staan de waterplanten nog in grote mate in het water. Recht achter zijn huis komen soms de planten gewoon boven het water uit. En hij schrijft verder dat ook als hij met zijn boot vaart, hij op veel plaatsen nog planten ziet staan. En hij drukt ons dan op het hart om derhalve voor het komend jaar goede afspraken te maken of anders een ander bedrijf te zoeken. 1
Antwoord van Eric. Als je de waterplanten maait, gaan ze fosfaat ‘bloeden’. Dat is de meststof voor algen. Wanneer je teveel maait, verdwijnen de planten en komen er algen, groenalgen (erwtensoep) of blauwalgen, voor terug. De waterplanten zijn natuurlijke filters en filteren de meststoffen die algen nodig hebben om zich te kunnen vermeerderen. Zodoende blijft het water helder. We zullen dus zeer gedoseerd moeten maaien. Niet te vroeg en niet te diep. Dat de planten zelfs boven water een stukje doorgroeien kan kloppen. Wij hebben het afgelopen jaar bij ons in de vaargeul voornamelijk te maken gehad met Schedefonteinkruid dat in de bloeiperiode in de zomer boven het wateroppervlakte uit kan groeien. Het water moet dan wel minder diep zijn dan 2,50 meter. En het klopt ook dat wanneer hij vaart, er nog veel meer planten staan. En dat is maar goed ook. De waterplanten maken en houden het water helder en schoon. Daar waar ze hinder veroorzaken voor recreanten, zullen ze in beperkte mate gemaaid worden. Vorig jaar is bij de eerste maaibeurt vergeten het maaisel af te vangen. Dat kwam omdat er een nieuweling op de boot zat. Dat heeft tot veel overlast geleid. De maaier heeft wel direct na onze melding geprobeerd om het maaisel zoveel als mogelijk op te ruimen, maar dat was bijna ondoenlijk. De maaier heeft zijn excuses aangeboden en beterschap beloofd. Een ander bedrijf inhuren is lastig, omdat we dezelfde maaier inhuren die de gemeente ook heeft ingehuurd. Op die manier worden we niet aangeslagen voor de aanzienlijke transportkosten. De gemeente heeft toegezegd om het afval en het maaisel gratis te komen weghalen in overleg met de bewoners. We moeten dan wel zo efficiënt mogelijk het afval verzamelen. Binnenkort komt het hoofd groenvoorzieningen kijken en hoopt ons hierin te kunnen adviseren. Verzoek van Eddy om dat allemaal zelf zoveel mogelijk binnen te harken en naar een gezamenlijk punt af te voeren. Hier zullen binnenkort nog nadere mededelingen over volgen. Dus ook dit komende jaar gaan we mee in de maairoute van de gemeente. Bericht van Erik Mulder, Plecht 29. Erik heeft vragen over het maaien, vragen en/of opmerkingen over de aanpak van wanbetalers en opmerkingen over het geïntroduceerde Huishoudelijk Reglement. Antwoord. Zijn vragen over het maaien komen later aan bod in het betoog van Eric. Zijn vragen en/of opmerkingen over de aanpak van wanbetalers en opmerkingen over het concept Huishoudelijk Reglement worden straks door Eddy behandeld.
De notulen van de Jaarvergadering 2014 Deze worden goedgekeurd.
Jaarverslag voorzitter Het belangrijkste besluit dat we vorig jaar hebben genomen bij de Algemene Leden Vergadering was de keuze van de verdeelsleutel voor de verschuldigde bijdrage. ‘De verdeelsleutel, die uiteindelijk met een grote meerderheid van stemmen gekozen is, had ook de unanieme voorkeur van de groep bewoners die de voorbereiding had gedaan: ieder van de 44 huishoudens die onderhoudsplichtig zijn voor wat betreft de mandelige vaargeul betaalt 1/44 deel van de onderhoudsbijdrage. We hebben berekend dat de vaargeul 10 meter breed en 236 meter lang is. Voor wat betreft de insteekhaventjes zijn we overeengekomen dat, omdat het hier privéwater betreft, de bewoners met huizen aan die haventjes een evenredige bijdrage doen voor het bevaarbaar en schoonhouden van een strook van 10 meter breed in die haventjes.
2
Op de dag van de vergadering, vorig jaar, kwam Paul Tolsma van Fokkeboom 20, met een vergevorderde uitwerking van een variant die door de groep van zes initiatiefnemers ook al was geanalyseerd en in de voorrondes was gesneuveld: een verdeling op basis van de totale oppervlakte van het water, inclusief het privéwater. Paul heeft toen zijn variant toegelicht op de vergadering en vervolgens is er gestemd of we dan opnieuw een vergadering moesten uitschrijven om uit drie methodes te kiezen of dat we de agenda zouden volgen en ons zouden beperken tot een keuze uit de twee door het bestuur voorgelegde verdeelsleutels. Maar zoals dat zo mooi heet in de politiek: voortschrijdend inzicht heeft ons ertoe gebracht af te zien van de verdere uitwerking. Omdat het op voorhand al zo goed als zeker vaststond dat het zeer twijfelachtig zou zijn dat de oppervlaktevariant gekozen zou worden, leek dit het bestuur een zinloze exercitie om daar zoveel tijd in te gaan steken. Er moest namelijk nogal wat op- en ingemeten worden. Los van de pittige hoeveelheid rekenwerk. We hebben met Paul contact opgenomen en voor hem was het duidelijk dat de huidige verdeelsleutel ook voor hem voldoet. Het afgelopen jaar was het jaar van alles opstarten, alles voor de eerste keer en veel leren. In de hoop dat er voor een groot aantal dingen een routine zal ontstaan, waardoor er wat minder tijd nodig zal zijn om de VvE goed draaiende te houden. Er is inderdaad veel tijd in gestoken en ik wil dan ook mijn mede bestuursleden als wel de andere vier buren bedanken voor hun inzet en opgeofferde vrije tijd om het zo goed op de rails te zetten. We zijn begonnen vlak na de ALV op 26 maart 2014 om de administratie op te tuigen. Wat inhield te proberen zo veel mogelijk huishoudens lid te laten worden van de VvE, iedereen te informeren dat men betaalplichtig was en een adequate boekhouding en ledenadministratie opzetten. In juni 2014 was al 64% van het door ons begrote budget binnen. Daarna ging het wat moeizamer, maar het is allemaal gelukt. Onze penningmeester behandelt dit wat gedetailleerder in zijn verslag. We waren er al achter dat voor de VvE hoogst waarschijnlijk niet het baggeren de grootste kostenpost zou zijn, maar de waterplanten. Voor het baggeren was de prognose eind 2013 dat het minimaal nog zeven jaar zou duren. Wij hebben voor het budget zes jaar genomen. We hebben dus nog even de tijd om te sparen. Maar de waterplanten gunnen je bijna geen rust. En dat bleek ook wel vrij spoedig. Al bij de eerste grote maaibeurt ging het mis. De machinist van de maaiboot vergat het maaisel af te vangen en de ellende was niet te overzien. Dit vond allemaal plaats in de schoolvakantie op het moment dat er maar één van de drie bestuursleden thuis was. De rest was op vakantie. Het leed was geschied, maar door razendsnel te schakelen via de e-mail en sociale media konden we het maaibedrijf al snel laten beginnen met het alsnog afvoeren van het maaisel. Dit viel niet mee. Het was een hoop extra werk en het lukte bij lange na niet goed genoeg, zodat we een lange tijd overlast hielden. Het maaibedrijf bood ons zijn excuses aan en beloofde beterschap, maar daar konden we op dat moment niet zo veel mee. Er wordt door de leden veel geld betaald voor het goed functioneren van de VvE en we voelden ons daarom meer dan verplicht om dit probleem structureel goed op te lossen. Binnen ons groepje hebben we dan ook verder nagedacht hoe we dit moeten gaan aanpakken. Hier een aantal ideeën: 1. Het inzetten van mobiele vlotten met daaraan gemonteerd ‘jets’, afgemeerd aan de kopsteigers om bij Noordoosten wind het maaisel, dat van het meer de vaargeul dreigt in te drijven, terug te blazen. 2. Drijvende eilandjes in het meer als barricades om het maaisel van het meer tegen te houden, vooral als de wind Noordoost is. 3. Het verleggen van de maairoute op het meer. Zodat die niet grotendeels in het verlengde ligt van onze mandelige geul. Omdat de maairoute nu precies in Noordoostelijke richting ligt en er dus juist bij heel erg mooi weer maaisel naar binnen drijft. Maar zijn dit goede ideeën? En hoe kan je ze realiseren? Daarvoor heb je goede communicatie, tijd, en kennis nodig. Los van het eventuele geld wat het ongetwijfeld zal gaan kosten. Door de goede contacten die we hebben opgebouwd met het Waterschap Zuiderzeeland, werden we uitgenodigd om zitting te nemen in de ‘Waterbeheergroep’ . Dit is een overlegorgaan waarin 3
deelgenomen wordt door het Waterschap Zuiderzeeland, de provincie Flevoland , de gemeente Almere, enkele ondernemers die betrokken zijn bij het water in Almere en bewonersverenigingen die belangen hebben voor wat betreft de recreatie op en rond de Noorderplassen en het Weerwater. De ‘Waterbeheergroep’ is opgestart in 2013 om de verschillende belangengroepen bij elkaar te brengen en zo, in overleg met de lagere overheden, tot een zo goed mogelijke oplossing te komen voor wat betreft de overlast van de waterplanten. Er wordt iedere maand een dagdeel vergaderd in het stadhuis. En we kunnen u verzekeren, het is niet alleen in de vaarstraat tussen Fokkeboom en Plecht waar men overlast ervaart. De hele regio kampt met de gevolgen van een zich spectaculair herstellende natuur in het water na decennia lange intensieve verontreiniging van met name landbouwgiffen, industrieën en het lozen van riolen. De ambtenaren in de overleggroep beschikken over veel kennis en ervaring om de overlast zo veel als mogelijk beheersbaar te houden. De waterplanten zijn taai in hun verzet. Te intensief maaien resulteert in overmatig woekeren. Aanhoudend intensief maaien leidt tot het permanent ontstaan van algen en dan vooral draadalgen. Het water wordt dan te gevaarlijk om in te zwemmen en te recreëren. Men gaat dus met gepaste voorzichtigheid te werk. En niet zonder succes. De doorzicht onder water is in de Noorderplassen de afgelopen twee jaar spectaculair verbeterd. Voor duikers dus ideaal. Maar voor mensen met boten in het algemeen en zeilers in het bijzonder, als ook zwemmers, lastig tot soms vervelend. In de ‘Waterbeheergroep’ worden alle belangen tegen elkaar afgewogen om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen. Daarbij zijn ook zeer nadrukkelijk de belangen van de aanwezige flora en fauna gemoeid. In die ‘Waterbeheergroep’ (en dat beschouwen we wel als een kleine overwinning) hebben we het voor elkaar hebben gekregen dat de maairoute over de Noorderplassen enigszins verlegd gaat worden, zodat die voortaan niet meer in het verlengde van onze mandelige vaargeul komt te liggen. Hopelijk zal dat enigszins helpen om het van het meer komende los drijvende maaisel wat te verminderen bij ons in de vaargeul. Bovendien heeft de gemeente toegezegd dat als bewoners het maaisel uit het water harken en op de kant brengen, zij het gratis komen ophalen en zullen afvoeren. Er zijn afspraken gemaakt met het hoofd groenvoorzieningen om het maaisel, dat bij noordoosten wind bij Dek blijft hangen uit het water te halen en af te voeren. Binnenkort komen ze kijken hoe dat aangepakt moet gaan worden. We zullen ook moeten uitvinden hoe we het maaisel zo efficiënt mogelijk uit onze ‘tuintjes’ weg kunnen krijgen. Als jullie daar ideeën over hebben, hoort het bestuur dat graag. Een andere kleine overwinning hebben we kunnen behalen voor wat betreft het baggeren. De ondiepte bij het Dek zal hoogstwaarschijnlijk in 2016 worden uitgebaggerd in opdracht van de gemeente. We hopen daardoor het baggeren van onze vaargeul met een aantal jaren uit te kunnen stellen en zodoende de jaarlijkse bijdragen op termijn terug te kunnen brengen. Om een extra bijdrage aan de VvE binnen te halen, zijn we ook op bezoek geweest bij de bewoners van het hoekhuis op de kop van de Plecht. Zij hebben namelijk een lang stuk privéwater grenzend aan de mandelige vaargeul, terwijl zij niet in hun akte hebben staan dat ze een aandeel hebben in de mandelige vaargeul. We werden allervriendelijkst ontvangen en hebben over en weer onze standpunten uitgewisseld. Het blijkt dat zij in hun akte hebben staan dat zij het gedeelte aan de voorkant van hun huis, het privéwater dus, bevaarbaar moeten houden. Dat is dan wel om de buren rechts van hen overpad te garanderen, maar dit brengt wel verplichtingen met zich mee. Daarom zien zij af van een bijdrage aan de VvE. Zij zouden overleggen met hun buren om ook gebruik te maken van het maaien, maar dat contact verloopt, voor wat betreft een verdere samenwerking met de straat, nogal stroef. Een andere manier om de kosten op termijn omlaag te brengen, is kijken naar schaalgrootte zonder in te leveren op flexibiliteit. Dat houdt dus in: contacten leggen met naburige VvE’s die met dezelfde problematiek kampen om proberen gezamenlijk op te trekken om zodoende een sterkere speler te worden binnen het speelveld waar de verschillende partijen opereren. We hebben daartoe de naburige VvE’s opgespoord. Contact met hen proberen te leggen en in sommige gevallen is dat gelukt. Al dan niet met huidige bestuursleden dan wel met voormalige bestuursleden die een schat aan ervaring met zich mee brengen. Dat heeft geresulteerd in het 4
uitwisselen van allerlei zeer uiteenlopende nuttige informatie. Van formulieren tot adressen van bedrijven om je beschoeiing te laten repareren.
Jaarverslag penningmeester Ontvangen gelden. Eén boxhouder heeft de bijdrage van € 90 niet betaald. Er is regelmatig actie ondernomen om het verschuldigde bedrag binnen te krijgen, echter zonder resultaat. Deze boxhouder kunnen we contractueel en dus juridisch, niet dwingen om de bijdrage te voldoen. Aan de boxhouders met hun huis aan de kant van Fokkeboom-Giek moeten we alleen ‘overpad’ verlenen zonder daar iets voor in rekening te mogen brengen. Voor 2014 is dit bedrag afgeschreven. Voor 2015 is de vordering van € 90 overgedragen aan de overige boxhouders en bewoners van de geul waar de boxen aan grenzen. Deze bewoners hebben inmiddels een oplossing gevonden en het geld voor 2015 wordt gestort. Er is één lid die een achterstand van vorig jaar aan het inlopen is en over dit jaar aan zijn lopende verplichtingen voldoet. 65% van alle betalingen van 2015 zijn binnen. Eric en Eddy zijn gemachtigd om vanaf de ING-rekening van de VvE geld over te maken. De voorzitter van de kascommissie, Stef de Haas, heeft als extra controlemiddel te allen tijde inzage in de rekening van de VvE, maar is niet gemachtigd om geld over te boeken.
Kascommissie Stef de Haas doet verslag van de kascommissie. Op 27 januari 2015 heeft de kascontrole plaats gevonden bij Eddy thuis. De kascommissie maakt een groot compliment aan het bestuur en komt ook met een advies: “omdat 20% van het te innen geld pas na veel moeite en ‘op maat gemaakte’ herinnering binnen komt, is het raadzaam om over te gaan op automatische incasso”. Reactie van Eddy: “Dan moet ik bij iedereen langs voor een handtekening ....:-((. Dat weerhoudt me er enigszins van.” Afsluitend vermeldt Stef dat de kosten die het bestuur maakt, verrassend laag zijn. Zo zijn er geen kosten opgevoerd voor de vergaderingen.
Het te voeren beleid in 2015 Eric vervolgt met de mededeling dat het huidige beleid wordt aangehouden. Dus: zo min mogelijk maaien. Eric heeft bereikt dat de gemeente het maaisel langs Dek gaat weg halen. De gemeente gaat in 2016 / 2017 het stukje ‘Dek’ uitbaggeren. Daardoor kunnen wij het baggeren waarschijnlijk uitstellen en dus het daarvoor benodigde geld over een langere periode uitsmeren, zodat de jaarlijkse bijdrage voor het baggeren zal kunnen afnemen. Een van de leden vraagt of je dieper dan 2,50 meter kunt uitbaggeren, want dan kunnen de planten niet meer groeien. Eric antwoordt dat deze oplossing enorm veel geld kost en dat je dan kans hebt dat het water troebel wordt. Dan krijg je nooit Sterkranswier. Dit is de gewenste bodemvegetatie, omdat deze planten het water vanaf de bodem filteren en zuiveren zonder hoog in de waterkolom voor overlast te zorgen. Hiervoor is zeer helder water nodig. Eric vervolgt zijn verhaal. Afgelopen jaar is er door de studenten van de CAH onderzoek gedaan in opdracht van de waterbeheergroep om er achter te komen waardoor het komt dat de soorten waterplanten die we hier hebben zo woekeren. Of dat kan veranderen en hoe we daar het beste mee om kunnen gaan. Zij hebben een onderzoeksrapport afgeleverd en een mooie poster gemaakt waarop hun bevindingen staan aangegeven. Die poster is te downloaden via onze website. Het is wel een hoop MB’s en het duurt dus even voordat je hem kan openen, maar zeer de moeite waard voor geïnteresseerden. Eric verzoekt met nadruk om vooral zo min mogelijk de waterplanten te snoeien, omdat dit negatieve invloeden heeft. Het vergroot in zeer sterke mate de algengroei. Dit kan resulteren in een omslag van helder schoon water naar ‘groene soep’. 5
Eddy legt uit wat het financiële beleid voor 2015 zal zijn. We houden de huidige begroting nog aan. We hoeven niet meer te maaien dan afgelopen jaar. En de prognose voor de kosten van baggeren zijn tot nog toe niet verhoogd. Als we over een aantal jaar minder hoeven te maaien, dan kan tegen die tijd de contributie bijgesteld worden. Eddy verzoekt de leden nadrukkelijk om zelf een opdracht via internetbankieren klaar te zetten om te betalen. Dat zal Eddy veel werk schelen. Al was het alleen maar omdat hij dan die handtekeningen voor de incasso-opdrachten niet persoonlijk bij de leden hoeft te halen. Bericht van Erik Mulder, Plecht 29. De mails van Erik Mulder aan het bestuur worden behandeld. Erik wil graag weten wie de huidige wanbetalers zijn, zodat ze met naam en toenaam aan iedereen bekend gemaakt kunnen worden. Hij stelt voor om dat te doen nadat er een betalingsherinnering is uitgegaan waarop door de betreffende leden geen actie is ondernomen. Eddy legt uit dat het huidige bestuur zo niet te werk wil gaan. Het gaat er volgens hem uiteindelijk om dat het geld binnen komt en dat is gelukt. Het is de bedoeling dat er een steeds duidelijker en breder draagvlak voor de vereniging komt, waardoor iedereen zal beseffen dat het in ieders belang is om op tijd de bijdrage te voldoen. De penningmeester heeft geen moeite met de huidige manier. Om dit in goede banen te leiden, heeft het bestuur een Huishoudelijk Reglement opgesteld. Erik Mulder had voor dit reglement ook een aantal aanbevelingen. Nadat een concept ter kennisgeving ruim voor de ALV aan de leden was rondgestuurd, zijn die in het reglement dat voorligt grotendeels verwerkt. Eddy licht de aanwezigen in over de desbetreffende wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement. Hierop gaan alle aanwezigen akkoord met de invoering van het Huishoudelijk Reglement met inbegrip van de zojuist gepresenteerde wijzigingen in het concept.
Secretaris De secretaris heeft besloten om af te treden. Het is moeilijk gebleken om, naast werk en een druk huishouden, ook nog tijd vrij te maken voor werkzaamheden voor de VvE. Zij staat er niet negatief tegenover om in de toekomst, als zij meer tijd vrij kan maken, werkzaamheden voor de VvE te verrichten. Uiteraard prijzen we haar voor het meehelpen opzetten van de VvE en bedanken we haar hartelijk voor haar inzet over het afgelopen jaar. Eddy doet een oproep voor een nieuwe secretaris en nieuwe bestuursleden. Michael Spruijt van Fokkeboom 46 stelt zich kandidaat en wordt secretaris. Renée van Hasselt, de vrouw van Stef de Haas, voorzitter van de Kascommissie, komt het bestuur assisteren.
Kiezen kascommissie Stef wordt opnieuw aangesteld als voorzitter van de kascommissie. Verder nemen daar in plaats: Kirsten Ketelaars van Plecht 1 en Karin Poel van Plecht 15
Rondvraag Hester Hasenaar van Plecht 3 vraagt de leden nadrukkelijk om in het onderlinge mailverkeer zich te beperken tot zaken die de vereniging bezig houden en niet, zoals gebeurd is, zich daarvan te bedienen in een burenruzie.
Eric sluit af om 21.31 uur.
6
