Jaarverslag 2011
Voorwoord door de voorzitter
Het VIAG bestuur legt jaarlijks in het VIAG jaarboek verantwoording af aan de leden over het gevoerde beleid. Zoals u kunt zien heeft het jaarboek dit jaar een andere (verschijnings-) vorm gekregen. Als de Vereniging van I&A coördinatoren van Nederlandse Gemeenten, willen ook wij onze informatie-uitwisseling en samenwerking anders vorm geven, waarbij we in het geval van het jaarboek dit digitaal beschikbaar stellen via onze website. Wat niet veranderd, zijn de persoonlijke contactmomenten, al dan niet met behulp van sociale media, waar we elkaar beter leren kennen en dus uiteindelijk ook van elkaars professionaliteit gebruik kunnen maken en gaan samenwerken aan een verdere kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke informatievoorziening. Want zelfs 20 jaar na de oprichting van de VIAG is het doel van de vereniging nog steeds van toepassing; namelijk om de identiteit van deze functionarissen en de kwaliteit van hun beroepsuitoefening te bevorderen. Samen met mijn collega bestuurders ben ik er trots op dat u, als lid, bedrijfslid of zelfs erelid samen met ons als bestuur de vereniging vorm en inhoud heeft gegeven en nog steeds geeft! Wij hebben met elkaar in de afgelopen 20 jaar het nodige bereikt in de gemeentelijke, en ook landelijke, informatievoorziening, en dit was niet mogelijk geweest zonder uw inzet, waarvoor onze dank. Maar u zult het met mij eens zijn, dat we nog niet klaar zijn, want de kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke informatievoorziening vraagt voortdurend aandacht.En uiteraard hebben wij u daar weer bij nodig. Wij hopen u snel weer te mogen begroeten, virtueel of in levende lijve. Namens het VIAG bestuur A(rend) van Beek Voorzitter VIAG
De onderdelen van het verslag 1. 2. 3.
Verslag van de ALV op 22 april 2011 Activiteiten 2011 (en doorkijk 2012) Financiële verantwoording
Niet opgenomen in dit document maar te downloaden van de VIAG-site: 4. 5. 6. 7.
Ledenlijst Gemeenteleden (gesorteerd op achternaam) Ledenlijst Gemeenteleden (gesorteerd op gemeentenaam) Ledenlijst Gemeenteleden (aantal inwoners per gemeente) Ledenlijst Bedrijfsleden
2
Verslag van de ALV op 22 april 2011 1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering en is blij met de hoge opkomst ondanks de RET- staking. Vervolgens stelt hij virtueel de overige bestuursleden voor. Aad Verboom
2.
Verantwoording 2010
De penningmeester presenteert de cijfers via taartdiagrammen. Op pagina 24 van het jaarboekje 2010-2011 staat een typefout: exploitatieresultaat moet zijn € 14.800,98. De boekhouding is door de controlecommissie; de heren Verboom en Vriens gecontroleerd en goed bevonden, men ziet af van een nadere mondelinge toelichting. Hierna verleent de ALV decharge aan het bestuur. De controlecommissie voor boekjaar 2011 bestaat uit de heren Verboom en Mosch.
3.
Begroting 2011
Gelet op de herindelingen wordt voor de inkomsten bij de begroting 2011 uitgegaan van een significant lager bedrag. Er staan wel promotieactiviteiten op de rol om nieuwe leden te werven. De verschillen in 2010-2011 bestaan vooral uit kosten website, onvoorzien, (strakker) debiteurenbeleid en inkomsten vanuit IMG voor onze gezamenlijke (nieuwe) website.
4.
Rol van de regio’s
De voorzitter schetst het belang van de regio’s; onze achterban kan voor de belangenbehartiging naar de ”Haagse kringen”, waarbij er ook vooral praktische input wordt geleverd vanuit de praktijk. Er is gekozen om voor het consulterend overleg bij de VNG naast de landelijke voorzitter ook één van de regiovoorzitters af te vaardigen. De geuzennaam voor de vele kleinere gemeenten is de “380+gemeenten”. Op termijn zou het landelijk VIAG bestuur gevoed kunnen worden door commissies. Joke van der Drift schets op verzoek van voorzitter Regio Midden de heer Ger Bongers (op het laatste moment verhindert) de nieuwe ontwikkeling. Waarbij de regio’s nu zowel VIAG als GV Centric en, indien in de regio ook actief, GV PINK, de krachten bundelen. Deze samenwerking is nog pril dus volgend jaar zullen in de ALV meer tastbare resultaten worden voorgelegd.
5.
Samenwerken
Arend van Beek gaat verder met zijn presentatie en verteld iets over de diverse partijen, nationaal en internationaal, waarmee de VIAG samenwerkt. LOLA is de koepel voor de internationale zusterverenigingen van de VIAG. Eenmaal per jaar is er een speciale vergadering waarbij alle zusterverenigingen aanwezig zijn. In Europees verband staat de deur naar Brussel op een kier. In december was er het Citadel statement en recentelijk: Local Digital Agendas meet the Digital Agenda Europe.
6.
Nieuwe Website
Frank Kerkhoven geeft in een korte schets de mogelijkheden van de nieuwe website. Vanaf 2 mei 2011 voor een ieder benaderbaar, ook voor de regio’s een krachtig hulpmiddel. Lustrumstudiereis & lustrum congres Renk Ruijter van Eventhouse vertelt over de geplande reis van 24 september tot 1 oktober naar Seatlle. De firma’s Microsoft en HP maken dit mede mogelijk. Het programma zal z.s.m. worden gepubliceerd. Het lustrumcongres “Het Nieuwe Werken gewoon doen” is 27 t/m 29 november in Hotel “de Heerlijckheid”. te Ermelo.
7.
Rondvraag en sluiting
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt, hierna sluit de voorzitter de ALV.
3
Activiteiten 2011 (en doorkijk 2012) In 2011 heeft de VIAG de nodige activiteiten, veelal in samenwerking met (bedrijfs)leden, ontplooid. Ook voor 2012 staan weer de nodige zaken op de planning. Onderstaand een korte schets van de diverse activiteiten.
1.
Het 20-jarig lustrum congres
In 2011 hebben wij, zoals ook al in het voorwoord is vermeld, als vereniging ons 20 jarig jubileum gevierd. De titel van het 20-jarig lustrum congres was “Het Nieuwe Werken, gewoon doen….”. De locatie was hotel “de Heerlijckheid”, in Ermelo. Een toepasselijke naam, want het congres is bijzonder succesvol geweest. Op het inhoudelijke programma is veel positieve feedback ontvangen en het aantal deelnemers was groot. In 2012 zal het congres eerder in het jaar plaatsvinden, namelijk 4 tot en met 6 november 2012 in de Doelen in Rotterdam (www.dedoelen.nl). Vanaf augustus kunt u zich hier weer voor inschrijven op de speciale congres website. U zult deze weldra via onze site kunnen bereiken.
2.
Product en thema 2011 en 2012
Het thema van 2011 was Het Nieuwe Werken. Dit thema komt gedurende het gehele jaar terug in zowel het congres, de themadagen, en uiteraard in het jaarlijks op te leveren product. Het product 2011 is samen met M&I partners en de inzet van vele (bedrijfs)leden tot stand gekomen. Komend jaar zal voor het creëren van het product 2012 wederom een beroep op u worden gedaan. Wat 2012 bijzonder maakt is dat wij het product gaan maken in samenwerking met onze Belgische collega vereniging V-ICT-OR.. Het jaarthema van 2012 is “met ICT de crisis overwinnen”. Klik hier voor de oproep uit de nieuwsbrief
3.
Landelijk ICT-Beraad
Als u regelmatig de regio-overleggen bezoekt, zal het u niet zijn ontgaan dat er tegenwoordig geen verschil meer is tussen een VIAG-regio of een regio-overleg van de gebruikersvereniging Centric. Ongeacht 'de bloedgroep' is elke gemeente welkom op het regio-overleg van I&A-coördinatoren! En elke regiovoorzitter, of zijn/haar vervanger is welkom op het landelijk ICT-Beraad. We praten je graag over deze belangrijke ontwikkeling bij. Klik op deze link voor informatie over het Landelijk ICT-Beraad. Klik hier voor een nieuwsbericht over het Landelijk ICT-Beraad...
4.
Samenwerking
In voorgaande jaren hebben we al u al verslag gedaan van de samenwerking met KING en de GV Centric. Beide hebben tijdens het congres in 2011 hun opwachting gemaakt. KING deed dat door op het podium de uitreiking van het STUF testplatform te verzorgen en de GV Centric heeft hun jaarlijkse ALV tijdens ons congres gehouden. De samenwerking met onder andere de VNG, VGS en andere belangengroepen zoals NVVB, IMG, FAMO, DIVOSA, Stadswerk en KING hebben in 2011 verder invulling gekregen. In het bijzonder met KING, VGS, VNG en IMG is het samenwerkingsverband geïntensiveerd. Bijvoorbeeld de afstemming ten aanzien van het programma NUP en het Jaarprogramma van KING. Deze samenwerking zullen wij in 2012 voortzetten.
5.
Internationale samenwerking
Zoals u eerder heeft kunnen lezen, willen wij graag met onze Belgische vakbroeders (V-ICT-OR) het product 2012 maken. V-ICT-OR is één van de zes internationale partners waar de VIAG mee samenwerkt. De andere organisaties zijn KOMMITS (Zweden), SOCITIM (Engeland), GMIS (USA), ALGEM (Nieuw Zeeland) en MISA (Canada). Deze verenigingen zijn een internationaal samenwerkingsverband aangegaan met de naam: Linked Organization of Local Authority ICT Societies, afgekort LOLA. Voor de pagina op de site met meer informatie over de Internationale Samenwerking klikt u hier...
4
6.
Themadagen
Ook in 2011 zijn er door het VIAG-bestuur weer drie themadagen georganiseerd, waarvan één bij de start van de zomer. De themabijeenkomsten worden goed bezocht. Naast het kennisdelen, staat het netwerken tussen leden en bedrijfsleden centraal. Voor de verslagen van de themabijeenkomsten klikt u op deze link... In 2012 worden er drie themadagen georganiseerd. Deze zijn gepland op: 30 maart 2012 in Ahoy te Rotterdam (gelijk met de ALV), 29 juni (locatie ntb) en 28 september (locatie ntb). Tijdens de themadag op 30 maart in Ahoy te Rotterdam (www.ahoy.nl), vindt ook de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering en de formele vaststelling van het jaarverslag 2011-2012, plaats.
7.
Denktank
Er heeft afgelopen jaar één Denktank bijeenkomst plaatsgevonden, met als thema “Basisgemeente”. Het concept van de Basisgemeente stond vorig jaar nog volop in de kinderschoenen, dus voor de VIAG een mooi moment om onze denktank de tanden erin te laten zetten! De vraag aan onze gemeenteleden en bedrijfsleden was hoe we van het concept van de basisgemeente een succes kunnen maken. De sessie met de denktank werd gehouden bij de VNG, waar ook KING gehuisvest is. Klik op deze link voor een verslag van "VIAG Denktank discussieert met KING over Basisgemeente"
8.
Website en Nieuwsbrief
Zowel de website (www.viag.nl) als de twee-wekelijkse nieuwsbrieven worden door ons ingezet om onze (bedrijfs)leden te informeren en kennis te delen. Zoals u kunt zien hebben er de nodige wijzigingen plaatsgevonden op de website. Het doel hierbij is dat informatie beter en sneller toegankelijker wordt voor onze (bedrijfs)leden. Nieuwe technologieën zoals integratie met de sociale media kunnen nu geïntegreerd worden. Bijvoorbeeld het inloggen met een Facebook of Twitter behoort binnenkort tot de mogelijkheden. RSS feeds en doelgroepgerichte communicatie zijn nu al mogelijk. (U ziet andere en meer informatie als u ingelogd bent). Er wordt door onze leden steeds meer gebruik gemaakt van Social Media. De VIAG heeft ook een LinkedIn groep die kunt bereiken door op deze link te klikken...
9.
Bestuurs-strategiedag
Ook als VIAG bestuur houden wij jaarlijks een strategiedag en gaan wij “de hei op”. Tijdens deze twee dagen kijken wij niet alleen naar het afgelopen jaar, maar vooral naar de toekomst. Waar willen wij als vakvereniging naar toe, wat willen wij voor onze leden bieden en hoe bereiken we dat? Onze ambities zijn opgenomen in het (concept-) jaarplan 2012. In 2012 gaan we op 11 en 12 september als bestuur weer met elkaar om te tafel. .
10. (Leden-)Participatie U heeft al eerder kunnen lezen dat brede participatie van onze leden en bedrijfsleden van groot belang is voor het succes van onze vakvereniging. Dit heeft u in 2011 laten zien door uw opkomst en het meepraten tijdens de diverse bijeenkomsten. Om de participatie nog beter te kunnen vormgeven willen wij het aantal leden verhogen. Niet alle gemeenten zijn namelijk lid, terwijl wij dit wel heel graag zouden willen.
11. Studiereis Ook dit lustrumjaar heeft de VIAG weer een studiereis georganiseerd. We zijn met een groep leden en bedrijfsleden vertrokken naar Seatlle. We hebben een aantal bedrijven en lokale overheden bezocht. En hebben veel gezien en gehoord, maar vooral ook inspiratie opgedaan om de uitdagingen die we in Nederland ervaren met andere ogen te bekijken. Wat ook als een duidelijke meerwaarde is ervaren was het uitwisselen van ervaringen in de groep. In een andere omgeving gebeurd dat anders en veel intensiever. De onderlingen contacten zijn waardevol en helpen om de zaken waar we hier tegen aanlopen op een creatieve manier op te pakken. Een voorbeeld van een direct resultaat kunt u aantreffen in de Kennisbank in de vorm van een artikel over de "TCO - kosten in relatie tot de bezuinigingen" van de hand van Willem van Uijthoven uit de gemeente Rheden. 5
Financiële verantwoording 2011-2012 - Toelichting Penningmeester 1.
Rekening 2011
De beleidsvoornemens zijn gerealiseerd binnen het totaal van begrote bedragen. Per saldo is een exploitatieoverschot van €16.399,14 te melden. Dit overschot wordt toegevoegd aan het vermogen.
2.
Risico
Er zijn in 2011 geen bijzondere onvoorziene vorderingen ten laste van de vereniging ontstaan en er zijn geen situaties bekend die de huidige financiële positie aan kunnen tasten.
3.
Contributies en lidmaatschapsgelden
De tarieven zijn vanaf 1-1-2012 verhoogd met 2%, conform het CPB indexcijfer voor consumptie.
4.
Begroting 2012
Tot en met 2011 werden exploitatieverschillen uit voorgaande jaren verwerkt in de begrotingen. Vanaf 2012 is de begroting opgesteld met alleen de lopende reële inkomsten (voornamelijk contributies en lidmaatschapgelden). De uitgaven zijn hierop afgestemd, zodat een consistent jaarbeeld ontstaat. Naar verwachting kunnen de beleidsvoornemens met de inkomsten van dit jaar worden gedekt.
5.
Vermogen
Het vermogen bestaat geheel uit liquide middelen. Hieruit worden reserves gevormd of voorzieningen aangelegd voor specifieke doelen. Het huidige vermogen is groot genoeg om de gewenste reserveringen en voorzieningen op het gewenste peil te houden, zonder hiervoor in de begroting van 2012 extra gelden te moeten reserveren. De verwachting is dat vanaf 2013 wel extra middelen vrijgemaakt moeten worden in de begroting om de voorzieningen aan te vullen. Bij een gelijkblijvende begroting betekent dit dat er dan voor meer inkomsten (meer leden) of minder uitgaven moet worden besloten. Het bestuur zet in op meer inkomsten door in 2012 een extra ledencampagne op te zetten.
6.
Reserves en voorzieningen
Om te allen tijde aan de vaste verplichtingen te kunnen voldoen wordt jaarlijks de minimale hoogte van de algemene reserve vastgesteld. Het totaal van de begrote vaste verplichtingen (126.000) wordt verminderd met 50% van de begrote jaarlijkse inkomsten uit contributies en lidmaatschappen (105.850) = 20.150 euro.
Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 30 maart 2012 De voorzitter, A.A. van Beek De secretaris, J.P. Weststrate De penningmeester, R.C. Bakker 6
Jaarrekening 2011 en begroting 2012
Balans 2011
7
Verslag Controlecommissie VIAG 2012 Hieronder ziet u een afbeelding van het officiële document. Het hele document in PDF vorm kunt u downloaden door op deze link te klikken...
8
9
Ledenlijsten Door op onderstaande links te klikken kunt u de ledenlijsten van de VIAG-site downloaden
Ledenlijst Ledenlijst Ledenlijst Ledenlijst
Gemeenteleden (gesorteerd op achternaam) Gemeenteleden (gesorteerd op gemeentenaam) Gemeenteleden (aantal inwoners per gemeente) Bedrijfsleden
10
