Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
Aanvang Marktconsultatie 12:30 uur. Aanwezig: Ambtenaren: Bremen advies: Aannemers: Notuliste:
Wethouder J. Smolenaars, Wethouder M. Janssen Dré Heijnen, Erik Janssen, Raymond Senden, Theo Ruijters, Pauk Snik, Johan van Loenhout, Toon Deckers, Rogier Limpens Via presentielijst van Johan van Loenhout bureau inkoop gemeente Leudal. Welke als extra bijlage aan dit verslag wordt toegevoegd. Monique Brouwers
Ontvangst Allen aanwezigen worden door Johan van Loenhout welkom geheten op de Marktconsultatie gemeente Leudal. Hij geeft aan wat de bedoeling is van deze marktconsultatie en stelt de aanwezigen in de gelegenheid om vragen te stellen over de toegezonden stukken, en om in contact te komen met andere collegae aanwezigen, dan wel of niet uit de gemeente Leudal. Wethouder Jo Smolenaars verwelkomt alle aanwezigen in de raadzaal. De wethouder deelt mede dat de gemeente Leudal voornemens is het, meerjaren onderhoudsplan gebouwen op de markt weg te gaan zetten voor een periode van 4 jaar. De gemeente vindt het belangrijk om qua Social Return een norm van 5% toe te passen. Daarnaast wil de gemeente expliciet aandacht besteden aan besteden voor het lokale, c.q. regionale MKB en voor de duurzaamheidaspecten. Het is de intentie van de gemeente om met het meerjaren onderhoudsplan gebouwen voor het einde van het jaar op de aanbestedingskalender te plaatsen. (Nb inmiddels hebben de reacties uit de marktconsultatie ons genoopt onze planning aan te passen.) Aanbestedingswijze Spelregels; Vragen worden zo veel mogelijk beantwoord, maar er zullen ook vragen komen die nog niet beantwoord kunnen worden omdat het nog niet helemaal duidelijk is hoe de gemeente het meerjaren onderhoudsplan op de markt gaat brengen. Het verslag zal worden gepubliceerd op aanbestedingskalender en maakt deel uit van de aanbestedingprocedure. Johan geeft aan dat de gemeente Leudal zich moet houden aan de Europese en landelijke regelgeving en het eigen aanbestedingsbeleid en geeft aan dat nu het moment is om naar aanleiding van het aanbestedingsvraagstuk, dat aan allen is toegestuurd of was te downloaden via internet, vragen te stellen die dan door de gemeente worden beantwoord, c.q. worden geparkeerd en terug komen in het verslag en de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten. Allereerst wordt er gevraagd of het een resultaatgericht of een prestatiebestek moet worden. Het wordt een resultaatgericht bestek met toekenning van een puntensysteem. In het bestek wordt aangegeven wat de minimale kwaliteit eis zal zijn. Er zal echter onderscheid moeten worden gemaakt tussen inspanningsgericht onderhoud (de opdrachtgever specificeert de werkzaamheden) en resultaatgericht onderhoud (opdrachtgever specificeert de eisen – opdrachtnemer bepaalt de strategie en zijn activiteiten).
Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
Resultaatgericht onderhoudscontract wordt in de markt wel een prestatiecontract genoemd. Als gevolg van bovenstaande is het beschrijven van het onderhoud m.b.v. stabu-methodiek alleen gericht op een inspanningsverplichting. Social Return Er wordt een vraag gesteld hoe de gemeente 5% Social Return wil inzetten in deze aanbesteding? De gemeente Leudal wil Social Return opnemen in het aanbestedingstraject. Het is daarbij de bedoeling dat een bepaald deel van de aanneemsom (5%) wordt besteed aan mensen met een afstand tot het arbeidsproces, die een uitkering ontvangen van de gemeente, of met een SW indicatie, zodat ook zij kansen krijgen hieraan deel te nemen. Er moet wel nog nader bekeken worden hoe dit ten uitvoering moet worden gebracht. Ter verduidelijking deelt wethouder Mart Janssen mee dat de Social Return werkzaamheden ook via een sociaal werkvoorzieningschap / werkplaats kunnen worden uitbesteed. Positie lokale ondernemers Hoe ziet men de positie van lokale ondernemers? Het is een wens en een nadrukkelijke voorkeur om lokale (regionale) ondernemers deel te laten nemen aan uitvoeringsproces, maar het is geen eis, omdat dit qua onbedoeld leidt tot discriminatie van partijen. Vervolgens wordt er aangegeven dat het volgens de aanwezigen niet is toegestaan om in het aanbestedingstraject hier punten aan toe te kennen. Reactie: In het gepubliceerde document wordt gesteld dat de Inschrijver meer punten in het gunningtraject krijgt toebedeeld naarmate hij meer lokale partijen heeft geselecteerd. Dit is niet toegestaan en zal leiden tot procedures. Volgens Johan is dit mogelijk omdat we hier niemand bewust mee discrimineren, immers iedere organisatie die in wil schrijven als hoofdaannemer kan zich via de Kamer van Koophandel op de hoogte laten stellen van de mogelijke ondernemers uit de gemeente Leudal die actief zijn op het beoogde vakgebied. Ook als er in de inschrijving GEEN lokale ondernemers worden gemeld als onderaannemer dat leidt dit niet tot uitsluiting het levert alleen geen punten op voor het specifieke gunningcriteria. Er wordt ook nog de vraag gesteld hoe om te gaan met het controleren van gecertificeerde aannemers, het is namelijk niet mogelijk voor de lokale aannemer, die niet gecertificeerd zijn, dat alsnog te realiseren voor aanvang van de activiteiten. In principe behoeft dit geen struikelblok te zijn, want alleen de hoofdaannemer moet aan alle hieraan gestelde criteria voldoen. Wethouder Smolenaars maakt als aanvulling nog de opmerking dat tegenwoordig bijna alle aannemers gecertificeerd zijn. Vraag van een van de grote aannemers, die eventueel als hoofdaannemer zou willen inschrijven: Is het dan niet veel eenvoudiger om een aanbesteding in 2 fasen uit te schrijven, waarbij in de eerste fase de hoofdaannemers worden uitgedaagd zich aan te melden op basis van vooraf bekend gemaakte selectiecriteria. De hieruit geselecteerde (minimaal vijf) hoofdaannemers zouden dan eventueel kunnen worden gepubliceerd via de streekbode of lokale bladen, zodat de lokale aannemers op de hoogte zijn, en dan hun contacten kunnen leggen met de hoofdaannemer om dan mee te liften bij de uitvoering. De gemeente geeft aan dat we deze aanbestedingsstrategie in overweging gaan nemen bij de uiteindelijke aanbesteding. Op de vraag of de oude € 25.000,00 norm, voor enkelvoudige aanbestedingen van kleine klussen, nog wordt gehanteerd, wordt als antwoord gegeven dat het de bedoeling is het gehele onderhoud aan de gemeentelijk gebouwen in een keer in de markt te zetten. Ten behoeve hiervan is door een extern adviesbureau (Bremen Advies), op basis van een uitgevoerde nulmeting een planning gemaakt van noodzakelijke werkzaamheden aan de diverse gebouwen. Dit planmatig onderhoud vormt de kern van de werkzaamheden voor de komend 4 jaren.
Pag. 2 van 6
Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
De uiteindelijke hoofdaannemer wordt verantwoordelijk voor de definitieve in planning en uitvoering van deze werkzaamheden. Daarnaast wordt de uiteindelijke hoofdaannemer verantwoordelijk voor de uitvoering van preventieve onderhoudsbeurten voor de gebouwen. Als daadwerkelijk resultaatgericht onderhoud wordt aanbesteed kan dit planmatig onderhoud worden beïnvloed door preventief onderhoud. In ieder geval zal na deze planmatige werkzaamheden een garantietermijn gaan gelden evenals een invulling door preventief onderhoud. Ook het onvoorzienbare correctieve onderhoud zal door de hoofdaannemer worden geregisseerd. Dit houdt dan ook in dat er in deze strategie geen kleine werken meer zullen zijn, alles wordt in één opdracht op de markt gezet. De regierol die gemeente voorheen had komt nu bij de hoofdaannemer te liggen. Dit wordt bevestigd door een reactie van de aanwezigen dat dit dan alleen kan door de rol van regisseur neer te leggen bij de hoofdaannemer, zodat zij kunnen uitbesteden aan lokale ondernemers aan de hand van een onderhoudsplanning. Hierdoor ontstaat er veel meer flexibiliteit bij de uitvoering. Vraag van een van de aanwezige: Waarom kiest de gemeente dan niet Leudal niet voor een echte regisseur in plaats van voor een regisserende aannemer waar ook over gedacht wordt. De regisserende aannemer zal eerst zichzelf aan het werk houden en dan pas naar lokale partijen kijken. Daarenboven is het de regisserende aannemer veelal niet te doen om de voor de gemeente beste en goedkoopste oplossing voor de instandhouding (kan omzetverlies betekenen) een echte regisseur heeft geen ander belang dan de meest kosteneffectieve oplossing voor de gemeente, waarbij het zeer wel mogelijk blijft lokale partijen naar vermogen in te zetten. De gemeente zal deze aanbeveling ter harte nemen en in de afwegingen voor de werkelijke aanbesteding mee nemen Programma van Eisen Er wordt uitgebreid gediscuseerd en geadviseerd over de wijze van het op de markt brengen van het bestek. De gemeente wordt geadviseerd om een keuze te maken uit een prestatiebestek of een regiebestek. De voor en nadelen van beide vormen en/of van een eventuele combinatie worden uitgebreid besproken. Volgens de gemeente en Bremen Advies, de opsteller van de uitvoeringsplanning, is nu nog alleen gekeken naar een planmatig uitvoeringsprogramma op basis van de huidige situatie van de gebouwen. Er wordt al wel nagedacht over preventieve en correctieve beurten, maar bij de besluitvorming hieromtrent wordt dankbaar gebruik gemaakt van de tips, adviezen en aanbevelingen uit deze bijeenkomst. In geval van resultaatgericht onderhoud is preventief onderhoud het uitgangspunt. Gemeente kan ervoor kiezen nog invloed uit te oefenen op het al dan niet uitvoeren van conditieafhankelijk onderhoud. Het programma van eisen zoals voorafgaand aan de marktconsultatie is verspreid is summier opgesteld in de vorm van een geclusterde lijst en een planning, gevraagd wordt hoe dit er in de praktijk uit zal gaan zien. De gedachten gaan uit naar een Stabu bestek uitwerking van het nu reeds bekende planmatige onderhoud, maar met ruimte voor incidentele correctieve beurten en het inbouwen van preventief onderhoud. Bij de daadwerkelijke besteksamenstelling wordt gebruik gemaakt van de bemerkingen, adviezen en aanbevelingen vanuit deze bijeenkomst. Aandachtspunten die we in ieder geval mee nemen zijn de 2767 Norm die ten grondslag ligt aan de meerjarenraming en de uiteindelijke verhouding tussen regie en het aanbestede planmatige werk, (wordt dit bijvoorbeeld 20 – 80% of 50-50%). Ook dit is nog niet vastgesteld. Opmerking: Stabu is inspanningsgericht. In dat geval kan NEN 2767 wel worden gebruikt maar dan alleen als basis voor het moment waarop het onderhoud moet worden uitgevoerd. In uw geval lijkt de planning al te zijn vastgesteld. Dit kan haaks staan op resultaatgericht onderhoud. Reactie, de planning is bedoeld als een handvat, de uiteindelijke invulling en in planning ligt bij de hoofdaannemer
Pag. 3 van 6
Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
Selectiecriteria In het document wat is verspreid ter voorbereiding van deze bijeenkomst heeft de gemeente geprobeerd een aantal proportionele selectiecriteria te benoemen. De bedoeling hiervan was heel simpel om te ontdekken tijdens deze bijeenkomst of deze criteria niet zouden leiden tot onoverkomelijke bezwaren, omdat de gemeente niet wil dat deze (hoe proportioneel dan ook) in zich hebben dat aannemers niet kunnen voldoen. Aan de minimale omzet van 1,5 miljoen kunnen bijna alle (hoofd) aannemers voldoen, de aannemers zijn hierdoor zelfs bang voor te veel inschrijvingen, en geven als advies om een voor selectie van aannemers te houden. Voor wat betreft de referentieprojecten geldt eigenlijke dezelfde reactie Dit bevestigt dan ook eigenlijk de suggestie vanuit de bespreking om in te zetten op een niet openbare aanbesteding in 2 fasen, waarbij in eerste instantie, minimaal vijf hoofdaannemers worden geselecteerd, op basis van een aantal meetbare selectiecriteria. Gunningcriteria Het is de bedoeling van de gemeente, om een goede prijs kwaliteit verhouding te krijgen waarbij gelet wordt op kwaliteit. Het zal een resultaatgericht bestek worden, maar waarbij zal worden gegund aan de Economisch meest voordelige inschrijving (Emvi) in plaats van op basis van de laagste prijs. Bij de uiteindelijke gunningcriteria worden aspecten als social return, lokale (regionale) ondernemers en duurzaamheid meegenomen naast specifieke kwaliteitseisen De gemeente gaat nog verder nadenken over de juiste weegfactoren voor de verschillende gunningcriteria, waarbij vanuit de eigen organisatie zal moeten worden vastgesteld wat het belang wordt van de daadwerkelijke prijs (bezuinigingen) in relatie tot de uiteindelijke gunningaspecten die van belang worden gevonden door de gemeente. De gemeente Leudal wil een traject in stappen met bepaalde kwaliteitscondities, waaraan KPI’s worden gerelateerd met als doel de beoogde en aangeboden kwaliteitscondities tijdens de contractevaluatiebesprekingen te monitoren en te borgen met de uiteindelijke (hoofd)aannemers en diens onderaannemers. Afsluiting Johan van Loenhout en Wethouder Smolenaars bedanken de aanwezigen namens de gemeente Leudal en de wethouder voegt er aan toe dat het een aardige discussie was. Verder ligt de wethouder nog eens toe; Leudal voor deze aanbesteding bewust heeft gekozen voor Social Return, het belang voor het lokale en regionale MKB en duurzaamheidaspecten. Het is de bedoeling om samen een goed product af te leveren en dat Leudal gaat voor Kwaliteit en niet alleen voor kwantiteit. Vervolg procedure Aansluitend aan deze marktconsultatie is er overleg gevoerd met de projectgroep om de bemerkingen, adviezen en aanbevelingen door te spreken. Dit heeft er toe geleidt dat de aanbesteding niet zal worden gepubliceerd in 2011, maar de verwachting is dat dit medio januari 2012 zal plaats vinden. Met vriendelijke groet Namens de projectgroep
Johan van Loenhout Inkoopadviseur Gemeente Leudal
Pag. 4 van 6
Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
Bijlage aanwezige deelnemers: Bedrijf
Plaatsnaam
Deelnemer
A&R Allround
Haelen
de heer L.G.M. Seerden
Arlis Facility Services
Valkenswaard
de heer Ron Wennekes
Arlis Facility Services
Valkenswaard
de heer H.M. Walvius
BAM Utiliteitsbouw bv
Roermond
de heer ir. Stefan Bos
Beelen Dakbedekkingen Ittervoort BV
Ittervoort
de heer P.M.J. (Paul) Beelen
Beelen Dakbedekkingen Ittervoort BV
Ittervoort
de heer ing. L.T.M. (Leon) Beelen
Boots Haelen BV
Haelen
de heer ir. R.T.W.H. (Robert) Boots
Burgtbouw
Deurne
de heer H.W. (Jurgen) van der Steijn
Cofely Zuid-Oost B.V.
Maastricht-Airport
de heer A. Leeggangers
Complan B.V.
Eindhoven
de heer P.C.L.M.Verkooijen RVGME
DHV BV Vastgoedmanagement
Maastricht-Airport
de heer N. Daemen
DHV BV Vastgoedmanagement
Maastricht-Airport
de heer Ben Geeve
Geelen Vastgoed & Bouw
Neer
de heer Stefan Habets
Geelen Vastgoed & Bouw
Neer
de heer R. Franssen
Installatiebedrijf Bert Gijbels
Neeritter
de heer Bert Gijbels
Haegens Bouw Horst bv
Horst
de heer H.W. van Eck
Heijmans Utiliteitsbouw BV
Geleen
de heer PPJM Bertram
Heijmans Utiliteitsbouw BV
Geleen
Mevrouw Y.P.G. Naaijkens
Bouwbedrijf van Heur
Kelpen-Oler
de heer Ton van Heur
Bouwbedrijf van Heur
Kelpen-Oler
de heer Robert Seunis
Van Heur Bouwservice Baexem B.V.
Baexem
de heer H. Zegveld
HOMIJ / IT² Installatiegroep bv
Ittervoort
de heer John Hoebers
HOMIJ / IT² Installatiegroep bv
Ittervoort
de heer E.J.G. (Ed) Janssen
HVL B.V.
Eindhoven
de heer B. van Griethuysen
HVL B.V.
Eindhoven
de heer R. Vos
Imtech Building Services
Kerkrade
de heer Roland G.B. Griek
Imtech Building Services
Kerkrade
de heer H.G.E.M. Engwegen
JP Dakservice
Ittervoort
de heer Jos Peeters
Schildersbedrijf Kerbel Koolen
Baexem
de heer Ron Kerbel
Schildersbedrijf Kerbel Koolen
Baexem
De heer Jan Koolen
Liebregts Schilderwerken
Eindhoven
de heer P. Postma
Aannemersbedrijf Louis Scheepers BV
Roermond
de heer F.W.L. (Frank) Caris
Loven Vastgoedservice
Roermond
de heer Tom Loven
Luijten - Electro
Neer
de heer Piet Luijten
Novisec Security Systems
Roermond
de heer Mark Brouwer Pag. 5 van 6
Verslag Marktconsultatie 10 november 2011. MOP Gebouwen gemeente Leudal
Bedrijf
Plaatsnaam
Deelnemer
Novisec Security Systems
Roermond
de heer Henri Reinders
Reijnen Beheer BV
Maasbracht
de heer Jan Reijnen
Jac Ruyters Groep
Echt
de heer Jamaick Ruyters
Jac Ruyters Groep
Echt
de heer Jos Timmermans
Bouwbedrijf Schroen B.V.
Heythuysen
de heer F. Schonkeren
SGS INTRON B.V.
Sittard
de heer Harrie Janssen
Smeets Schilderwerken Horn
Horn
de heer G.A.L.M. Smeets
Unica-Thissen BV
Geleen
de heer Jan-Jozef Thissen
Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V.
Maastricht-Airport
de heer C.J.C.M. Bremen
Pag. 6 van 6
