Verlofbeheersysteem. Projectdossier

Navission Verlofbeh heersyssteem

Prroject aangeboden doo or Go oerlandt Frederik vo oor het behalen van dee graad van Bachelor in n de Multimedia e en Commun nicatie Tech hnologie Accademiejaaar 2006‐200 07

Verlofbeheersysteem Projectdossier

Voorwoord

Voorwoord Als laatstejaarsstudent Multimedia & Communicatietechnologie (MCT) aan de hogeschool West‐ Vlaanderen Departement PIH te Kortrijk, heb ik de voorbije twaalf weken stage gelopen bij het bedrijf Young & Partners in Harelbeke. Young & Partners is een gespecialiseerd bedrijf op internationaal gebied in back‐office software voor logistieke dienstverleners op basis van Microsoft Dynamics Nav, beter gekend als Navision. Zowel over Young & Partners als Navision vindt u verder in dit dossier meer uitgebreide informatie. Als opdracht van Young & Partners werd er gevraagd om een verlofbeheersysteem te maken voor intern gebruik, zodat het beheer en het aanvragen van verlof makkelijker en meer geautomatiseerd kan verlopen. Frederik Goerlandt Kortrijk, juni 2007

Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007

Projectdossier Stage

Pagina 3 van 74

Dankwoord

Dankwoord Graag zou ik een dankwoord willen richten tot een aantal mensen die mij gedurende de stage, maar ook daarbuiten, hebben gesteund. Zonder hen was ik misschien nooit zover gekomen. Als eerste zou ik graag mijn ouders bedanken die mijn studies hebben mogelijk gemaakt en die mij gedurende mijn hele studiecarrière hebben gesteund, en altijd in mij hebben geloofd. Ten tweede zou ik Dhr. Gregory Deprez, mijn stagebegeleider bij Young & Partners,van harte willen bedanken voor de vlotte begeleiding waardoor mijn stage goed verlopen is. Ook wil ik graag alle andere collega’s van Young & Partners bedanken voor de raadgevingen en de tips tijdens de ontwikkeling van het systeem. Ik mag natuurlijk ook mijn stagecoach, Lies Pinket, niet vergeten. Het is namelijk dankzij haar lessen en die van gastdocent Pascal Alderweireldt rond Navision in het eerste semester dat ik er interesse in had gekregen en waardoor ik dan de beslissing had genomen om daar rond mijn stage te doen. Als laatste wil ik ook alle docenten van MCT bedanken voor de kennis die ze mij gedurende die drie jaar hebben bijgebracht. Bedankt, Frederik Goerlandt



Pagina 4 van 74

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Voorwoord ....................................................................................................................................................... 3 Dankwoord ...................................................................................................................................................... 4 Inhoudsopgave ................................................................................................................................................. 5 Bedrijfsvoorstelling ‐ Wie, Waar, Wat, … ? ........................................................................................................ 9 1.

Inleiding ............................................................................................................................................. 10

2.

Young & Partners ............................................................................................................................... 10

a.

Profiel ............................................................................................................................................ 10

b.

Huidige ligging ............................................................................................................................... 11

c.

Producten ....................................................................................................................................... 11

d.

Bedrijfsstructuur ............................................................................................................................ 12

Wat is Navision? .............................................................................................................................................. 13 1.

Inleiding ............................................................................................................................................. 14

2.

Geschiedenis Navision ....................................................................................................................... 14

3.

Navision vandaag............................................................................................................................... 15

4.

Navision in de toekomst .................................................................................................................... 16

5.

Enkele grote klanten van Navision ...................................................................................................... 17

Verlofbeheersysteem ‐ Inleiding ..................................................................................................................... 18 1.

Inleiding ............................................................................................................................................. 19

2.

Probleemschets ................................................................................................................................. 19

a.

Probleem ....................................................................................................................................... 19

b.

Oplossing ...................................................................................................................................... 19

3.

Vereisten ........................................................................................................................................... 19

Verlofbeheersysteem ‐ Functionele analyse ................................................................................................... 21 1.

Aanvraagprocedure ........................................................................................................................... 22

2.

Goedkeuringsprocedure .................................................................................................................... 22

3.

Andere functies.................................................................................................................................. 23

4.

Rechten en rollen ............................................................................................................................... 23

5.

Schema .............................................................................................................................................. 23

Verlofbeheersysteem ‐ Technische analyse .................................................................................................... 25 1.

Inleiding ............................................................................................................................................. 26

2.

Fase 1 ................................................................................................................................................. 26

3.

Fase 2 ................................................................................................................................................ 27

4.

Fase 3................................................................................................................................................. 28

5.

Fase 4 ................................................................................................................................................ 29

6.

Schema .............................................................................................................................................. 30



Pagina 5 van 74

Inhoudsopgave

Installatie en handleiding................................................................................................................................ 32 1.

Inleiding .............................................................................................................................................. 33

2.

Installatie ............................................................................................................................................ 33

a.

1ste manier: volledige database ....................................................................................................... 33

b.

2de manier: integratie ................................................................................................................... 34

3.

Handleiding ....................................................................................................................................... 36

a.

Configuratie................................................................................................................................... 36

b.

Verlof aanvragen ........................................................................................................................... 43

c.

Een aanvraag annuleren ................................................................................................................ 45

d.

Een aanvraag wijzigen ................................................................................................................... 45

e.

Een aanvraag goed –of afkeuren .................................................................................................... 45

f.

Rapporten bekijken / afdrukken ..................................................................................................... 47

Besluit ............................................................................................................................................................ 49 Persoonlijke conclusie .................................................................................................................................... 50 Bronnen ......................................................................................................................................................... 51 Planning, verslagen, … ................................................................................................................................... 52 Inhoudsopgave bijlagen ................................................................................................................................. 53



Pagina 6 van 74

Projectsaamenvatting

Stages voor l aatstejaarsstu udenten

Multime edia & Com mmunicattie Techno ologie Academ miejaar :2006‐2007 Student : ndt Frederik Goerlan Ganzendries 35, 8790 0 Waregem [email protected] / freederik.goerlan [email protected] Email: f Optie: O OA Stagetitel : Navision Verlofbeheer‐systeem Stageomschrijving : or het aanvrag gen en goed ‐o of Het ontwikkelen van een verlofbeheersysteem in Navision die instaat voo moet gekoppe eld zijn met een automatissche mailing. E Er moet afkeuren van verlofaaanvragen. Het aanvragen m n synchronisattie voorzien zijn met Outlo ook die de aan nvragen gaat t toevoegen in de agenda vaan de ook een werknemers.

In same enwerking me et : Young & & Partners Kortrijksesteenweg 3 321/16 8530 Haarelbeke

Externe e stagebegele eider : Deprez Gregory

Stagecoach h PIH : Pinket Lies

Frederik Goerlandt MCT – Offfice Automattion Academiejaar 2006‐20 007

Projectdossie er Stage

Pagin na 7 van 74

Projectfiche

Projectfiche Stage Multimedia & Communicatietechnologie 2006-2007 1. Projectmedewerker(s): Naam: Goerlandt Voornaam: Frederik Optie OA

802

ProjectID :

2. Begeleiders: Naam bedrijf : Young & Partners Begeleider van het bedrijf : Naam: Deprez Voornaam: Gregory Coach van MCT: Naam: Pinket Voornaam: Lies 3. Projecttitel: Verlofbeheersysteem in Navision

4. Projectopgave: Het ontwikkelen van een verlofbeheersysteem in Navision die instaat voor het aanvragen en goed -of afkeuren van verlofaanvragen. Het aanvragen moet gekoppeld zijn met een automatische mailing. Er moet ook een synchronisatie voorzien zijn met Outlook die de aanvragen gaat toevoegen in de agenda van de werknemers.

5. Input: /

6. Output: Werkend verlofbeheersysteem voor het aanvragen en goed -of afkeuren van verlofaanvragen.

7. Criteria om succes te meten: Het afleveren van een werkende applicatie die kan ingezet worden voor dagdagelijks gebruik in het bedrijf die zonder fouten de verlofaanvragen kan beheren.

8. Wat het project niet realiseert: /

10. Planning: ID 1

Milestones Inwerken in bedrijf en aanleren Navision aan de hand van boeken

Verantwoordelijk Timing (einddatum) 23/mrt Frederik

2

Maken van een functionele en technische analyse

Frederik

30/mrt

3

Ontwikkelen van het systeem + eerste evaluatie van realisatie

Frederik

11/mei

4

Afleveren werkend resultaat van het systeem

Frederik

25/mei

5

Eventueel andere opdrachten indien tijd dit toelaat.

Frederik

15/jun



Pagina 8 van 74

Bedrijfsvoorstelling

Bedrijfsvoorstelling Wie, Waar, Wat, … ?



Pagina 9 van 74


1. Inleiding In dit hoofdstuk zal ik u het bedrijf voorstellen waar ik 12 weken stage heb gelopen. Op deze manier zal u een beter beeld kunnen scheppen van wat mijn stagebedrijf precies doet.

2. Young & Partners a. Profiel Young & Partners: De specialist in back‐office software voor logistieke dienstverleners Young & Partners heeft sinds zijn oprichting in 1999 één duidelijke lijn aangehouden: FOCUS ! Concreet betekent dit dat Young & Partners hen van in het begin toegelegd heeft op het ontwikkelen van oplossingen voor een welbepaalde doelgroep, met een welbepaald product. Op basis van het huidige Microsoft Navision (vroeger Navision Financials) slagen ze er in high‐end oplossingen aan te bieden, en dit ondersteund door een team van 30 professionals met jarenlange ervaring, ieder met zijn eigen specialiteit. Reeds heel vroeg werd duidelijk dat de competenties van hun medewerkers er zich ideaal toe leenden om ons naar de logistieke sector te richten. Ook de vroegere ervaringen van het management sloten hier naadloos op aan. Internationaal Door te doen waar ze best in zijn, is hun productsuite uitgegroeid tot een referentie in de logistieke markt. In zoverre zelf dat zij ook vragen vanuit het buitenland begonnen te krijgen. Het business model van Microsoft Dynamics (vroeger Microsoft Business Solutions – MBS) leent zich ideaal tot het opzetten van een dealernetwerk, daar men per land kan werken met gelokaliseerde versies die aan de lokale wetgeving aangepast zijn, maar bovenliggend met één en dezelfde logistieke modules van Young & Partners kan blijven werken. Op deze wijze worden de producten van Young & Partners op dit ogenblik verdeeld in binnen veel landen in de Europese Unie en zelf tot in de Verenigde Staten. Samenwerken met Young & Partners biedt op deze wijze 2 grote voordelen. Ten eerste profiteert zowel Young & Partners als hun producten van de input die wij krijgen van onze buitenlands partners en klanten, waardoor hun klanten in de thuismarkt hier ook beter van worden. Ten tweede biedt dit voor alle klanten een garantie van evolutie en consistentie van hun investering. Andere projecten Doordat alle medewerkers van Young & Partners stuk voor stuk specialisten zijn in hun vakgebied, zijn ze ook de perfecte partner voor bedrijven die slechts een beperkt of totaal geen logistiek vraagstuk hebben. Hun ervaring met het opzetten van geautomatiseerde administraties en het implementeren van Microsoft Dynamics Nav (Navision) als ERP‐systeem maakt van hen de ideale gesprekspartner voor tal van ICT‐ projecten. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 10 van 74


b. Huidige ligging België Kortrijksesteenweg 321/16 8530 Harelbeke Vlaamse Kaai 90 2000 Antwerpen Nederland Verlengde Poolseweg 34‐46 4818 Breda

c. Producten

Transport Management Software die de volledige administratieve flow beheert voor alle types transport, van orderingave over planning tot financiële verwerking. Volledig modulaire oplossingen vertrekkende van de basistypes transport (volle –en deelvrachten, distributie, groupage) tot uitgewerkte submodules waaronder: wagenparkbeheer, personeelsbeheer, fuelbeheer, beheer onderaannemers, grafische planning, boordcomputer‐integratie, internetconnectie, nacalculatie en randabiliteit, … Zowel voor grotere als kleinere ondernemingen. Uitgebreide rapportage en analyse mogelijkheden.

Workflow‐gestuurd dossierbeheer die de logistieke dienstverlener begeleidt in de complexe procedure van goederenbehandeling en transport. Volledige financiële opvolging met vergelijking tussen budgetten, waarbij op elk ogenblik een overzicht behouden blijft op winst/verlies van een dossier. Volledig integreerbaar met andere modules zoals TMS, WMS, 3th party inventory, douanedeclaratie, financiële modules, enz. Centraal staat de geautomatiseerde communicatie met zakenrelaties en klanten.



Pagina 11 van 74


Warehouse‐oplossing die toelaat zowel de eigen warehouse activiteiten te beheren als deze van derden. Zowel manuele ingaven als geautomatiseerde ingaven via scanning. Geschikt voor elk type, zowel paletgoederen als bulkproducten, al dan niet serienummer gebaseerd. Zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig te parametreren.

Administratief beheer van afvalcontainers, met aandacht voor contracten, ad hoc opdrachten en de gerealiseerde planning. Geautomatiseerde facturatie en planning. Beheer van goederentypes en verwerkingsplaats van relaties. Elektronische communicatie met de wagens. Link met weegbrug.

d. Bedrijfsstructuur



Pagina 12 van 74


Navision Wat is Navision?



Pagina 13 van 74


1. Inleiding Als men mij een jaar terug zou gevraagd hebben of ik wist wat Navision was dan zou ik toch wel even met mijn ogen gefronst hebben. Nu enkele maanden heb ik gerealiseerd dat Navision toch wel een veel gebruikt pakket is die op de dag van vandaag in veel bedrijven onmisbaar is geworden.

2. Geschiedenis Navision In 1970 startte SAP in Duitsland met de grondlegging van ERP. SAP ontwikkelde systemen die binnen bedrijven de planning van voorraad en productie automatiseerden. Al snel bleek dat steeds hetzelfde maatwerk gevraagd werd. SAP is toen gestart met een standaardversie die aan meerdere klanten kon worden verkocht en toch slechts éénmalige ontwikkeling nodig had. Navision werd opgericht in 1983 door Jesper Balser, Peter Bang en Torben Wind in Denemarken (Vedbæk). In 1984 kwam het product als PCPlus op de markt in Denemarken en Noorwegen. Het pakket was character based en bedoeld als accounting software voor de SOHO‐markt (Small Office‐Home Office). De slogan was “Beauty of Simplicity”. In 1987 veranderde het pakket van naam en heette toen Navigator. In 1990 kwamen de grote veranderingen. Navision 3.0 (MS‐DOS) werd gelanceerd en het marktgebied werd uitgebreid met Zweden, Finland, Duitsland, Spanje, Verenigd Koninkrijk en zelfs de Verenigde Staten. Om stand te houden op de Amerikaanse markt werden er enorme verbeteringen doorgevoerd:

Betere afdruk‐ en rapporteringsmogelijkheden Betere terminologie Starten met de ontwikkeling van een Windows‐versie Geen onderliggende aanpassingen, enkel “cosmetische” correcties

In 1995 werd de eerste Windows‐versie gelanceerd op de Amerikaanse markt. Het systeem werd ontwikkeld voor Windows 95 en Windows NT‐platform. Daaropvolgend werden extra functionaliteiten ingevoerd: Contact Management (1997), Manufacturing (1998) en Advanced Distribution (1999). 2000, niet alleen een nieuw millennium, maar ook een jaar van grote veranderingen. Ondertussen heet het pakket Navision Financials (reeds versie 2.1) en behaalde Navision het Microsoft Windows 2000 Professional‐certificaat en ook het Microsoft Windows 2000 Server‐certificaat. Navision Commerce Gateway werd op de markt gebracht en was wereldwijd de eerste oplossing gebaseerd op Microsoft Biztalk Server. Idem voor Navision User Portal gebaseerd op Microsoft Digital Dashboard. Net daarna nam Navision zijn Deense rivaal Damgaard Software over. De reden van overname is te lezen in volgende uitspraak: “Both products were developed in Denmark and both products maintained US operations in Atlanta, Georgia. As a result, the management of both companies frequently sat next to one another in First Class when traveling between Denmark and Atlanta. This merger literally emerged on Delta airplanes” Dit had volgende impact tot gevolg in 2001:



Pagina 14 van 74


Navision Financials werd omgedoopt tot Navision Attain en Damgaard Axapta tot Navision Axapta. Commerce Gateway en Commerce Portal (e‐commerce) werd in beide pakketten geïntegreerd. Introductie van User Portal (een browser‐based toegang voor gebruikers) in beide systemen Nieuwe functionaliteiten voor distributie/logistiek, productie en boekhouding. Ontvangst van Designed for Windows XP‐logo.

In 2002 liet Microsoft zijn oog vallen op het sterk gegroeide Navision. Microsoft wou ook intrede maken in de ERP‐business, maar deze markt was al enorm geëvolueerd met sterke spelers. Een nieuwe ontwikkeling zou teveel geld kosten en dan zou het nog niet zeker zijn dat men marktaandeel zou winnen. Als een bedrijf klant wordt als ERP‐koper, dan zal het bedrijf hoogstwaarschijnlijk ook moeten investeren in nieuwe servers en pc’s. Die klanten zouden dan ook alles bij Microsoft kunnen kopen. Navision was tot voor kort Microsofts duurste acquisitie ooit, namelijk 1,4 miljard dollar. (In mei 2007 nam Microsoft het advertentiebedrijf aQuantive over voor een bedrag van 6 miljard dollar.) Tot op vandaag (2007) is Navision het snelst groeiende (32% ‐ 2001) accounting systeem van Microsoft, desondanks dat andere aanbieders enorme klappen hebben gekregen door millenniumbugs en het invoeren van de Euro.

3. Navision vandaag De kaap van 35 000 klanten en 400 000 gebruikers is reeds overschreden (wereldwijd). De kracht van Navision was de lage prijs voor het basispakket, samen met de modulaire opbouw en gemakkelijke manier om de functionaliteit uit te breiden of aan te passen. De database van de character‐based‐versie is door Navision zelf ontworpen. De Windowsversie heeft ook een eigen databaseformaat genaamd C/SIDE ( Client/Server Integrated Development Environment ), maar kan ook draaien onder een SQL‐database. In Navision kan men op een heel eenvoudige manier aanpassingen uitvoeren via de object designer, in de versies lager dan 4.0 waren dat Tables, Forms, Reports, Dataports en Codeunits. Vanaf versie 4.0 komen XmlPorts en de Menusuite erbij. De codeunits kunnen vergeleken worden met classes of modules. De dataports zijn bedoeld voor het importeren/exporteren van gegevens in/uit Navision. XmlPorts zijn dan weer soortgelijk aan dataports, maar exporteren in xml‐formaat. De Menusuite is iets nieuws en typisch voor Microsoft. In versie 4 is nu een menu geïmplementeerd dat de Outlook‐stijl heeft. Via de Menusuite kan deze worden aangepast. Navision heeft een eigen programmeertaal die C/AL wordt genoemd. Microsoft heeft zijn ERP‐structuur volledig heringedeeld. Microsoft is eigenaar van nog andere Amerikaanse ERP‐systemen: GreatPlains en Solomon. De volledige productlijn krijgt de noemer Dynamics, elk pakket draagt een afkorting. Zo komt men tot de producten Dynamics NAV (Navision), Dynamics AX (Axapta), Dynamics GP (GreatPlains), Dynamics SO (Solomon) en Dynamics CRM (frontoffice CRM). Dynamics NAV en Dynamics AX worden volledig geïntegreerd met andere Microsoft‐producten zoals Office, SharePoint, MapPoint, Microsoft.NET en Windows Server‐systemen.



Pagina 15 van 74


4. Navision in de toekomst Op 31 maart dit jaar werd reeds in de Verenigde Staten en veel andere grote landen de nieuwe versie (5.0) van Navision gelanceerd. Voor België is dit iets later gepland, namelijk op 26 juni dit jaar. Deze versie is een tussenstap om later over te stappen naar versie 5.1. Deze was normaal voorzien om uit te komen eind dit jaar maar er is reeds bekend gemaakt dat deze uitgesteld zal zijn tot ergens in de helft van 2008. Versie 5.0 zou slechts enkele minieme nieuwigheden bevatten (ondersteuning van de nieuwe Office 2007 en dergelijke) terwijl de 5.1 al reeds meer cruciale veranderingen zou gaan bevatten. Zo zou de motor van Navision .net worden (3‐tier) en zal deze voorzien zijn van een volledig nieuwe interface (Office 2007 look). Er zal ook meer mogelijkheden voorzien zijn naar communicatie met andere programma’s en het web door de integratie van webservices. Wat de toekomst verder zal brengen is niet zeker. Microsoft brengt weinig naar buiten over toekomstige plannen voor Dynamics Nav. Wat wel zeker is, is dat Navision op latere termijn volledig .net zal worden en de C/AL programmeertaal zal vervangen. Maar wanneer dit zal gebeuren is tot nu toe nog onbekend. Ook zou men op latere termijn (ergens rond 2013) de verschillende Microsoft Dynamics producten (Nav, Ax, CRM, …) willen bundelen onder één systeem die de naam van de groep zou dragen, Microsoft Dynamics. Deze samensmelting tot één systeem loopt onder de naam “Project Green”.



Pagina 16 van 74


5. Enkele grote klanten van Navision Enkele referenties van Young & Partners:

Enkele andere grote namen die gebruik maken van Navision:

Adidas Bosto Bridgestone Deltalight Duvel Fun Fujifilm Kia Motors Sensotec Securitas Systems …

Dit is slechts een greep uit enkele van de bedrijven die gebruik maken van Navision. Voor meer referenties kunt u surfen naar http://www.microsoft.com/belux/nl/dynamics/partners.aspx. Daar vindt u de verschillende Microsoft Certified Partners van Navision. U kunt dan doorklikken naar hun website waar u hun referenties kan terugvinden.



Pagina 17 van 74

Verlofbeheersysteem – Inleiding

Verlofbeheersysteem Inleiding



Pagina 18 van 74


1. Inleiding In dit hoofdstuk gaan we iets dieper in op wat precies de noden zijn voor het systeem en hoe we deze kunnen oplossen. In de volgende twee hoofdstukken gaan we dieper in op deze oplossing aan de hand van een functionele en technische analyse.

2. Probleemschets a. Probleem Wanneer er nu iemand binnen het bedrijf verlof wil aanvragen moeten daarvoor op dit moment verschillende stappen doorgaan worden. De aanvrager moet eerst een mail sturen naar zijn verantwoordelijke. De verantwoordelijke moet dan op zijn beurt contact opnemen met de personeelsdienst om te controleren of de aanvragen nog resterende verlofdagen heeft. In sommige gevallen moet er zelf nog contact met een andere verantwoordelijke gemaakt worden. Wanneer alles dan uiteindelijk rond zou zijn mag de aanvrager dan terug op de hoogte gebracht worden. Het is duidelijk dat er heel wat kan foutlopen in de communicatie tussen de verschillende partijen en dat het een hele rompslomp kan worden om een simpele verlofaanvraag te doen.

b. Oplossing Hiervoor willen ze een systeem uitwerken in Navision dat kan geïntegreerd worden binnen hun bestaand systeem die ze nu gebruiken om hun dagrapporten in te vullen. De gebruiker zal een aanvraag moeten kunnen indienen via een formulier waarna er verschillende controles kunnen worden gedaan om te controleren naar beschikbaarheid van verlofdagen en dergelijke. Indien dit mogelijk is zal de aanvraag geregistreerd moeten worden in de agenda van Outlook en zullen de verantwoordelijken die moeten goedkeuren verwittigd worden via email dat er aan aanvraag wachtende is voor goedkeuring. Indien de verantwoordelijken goed –of afgekeurd hebben wordt de aanvrager in kwestie terug op de hoogte gebracht van de beslissing van de aanvraag en wordt die persoon zijn agenda terug aangepast. Dit is natuurlijk een sterk ingekorte versie van wat het systeem moet doen. Voor een uitgebreide uitleg wil ik graag doorverwijzen naar het volgende hoofdstuk (Functionele analyse).

3. Vereisten Alvorens te beginnen aan het echte werk moet er natuurlijk een uitgebreide analyse gebeuren. Daarvoor heeft mijn stagebegeleider Gregory Deprez een lijstje opgesteld wat er allemaal moet voorzien worden in het systeem:

Formulier voor aanvragen van verlof Overzicht verlofdagen inclusief overgedragen verlof Overzicht feestdagen Weekkalender Synchronisatie met Microsoft Outlook Goedkeuringsprocedure (reden van weigering) Mail communicatie (Notifications) Historisch maken Controle dat bepaalde mensen niet samen in verlof gaan



Pagina 19 van 74


Soort verlofdag Verlof kunnen annuleren Rechten en rollen voor wijzigen en goedkeuren Ziekmelding

Deze vereisten zijn uitgebreid geanalyseerd in de functionele en technische analyse. Deze volgen hier verder in dit document.



Pagina 20 van 74

Verlofbeheersysteem – Functionele analyse

Verlofbeheersysteem Functionele analyse



Pagina 21 van 74


1. Aanvraagprocedure Voor de werknemers moet het mogelijk zijn om in het systeem via een formulier een verlofaanvraag in te dienen. Daarbij moet het mogelijk zijn om te specificeren van wanneer tot wanneer het verlof zal duren, de reden en het soort verlof die de werknemer wenst op te nemen. Bij het soort verlof moet er rekening gehouden worden dat overgedragen verlof prioritair moet opgenomen worden en dan pas de andere soorten verlof. Er moet natuurlijk ook gecontroleerd worden of de werknemer nog genoeg verlof over heeft van het type verlof dat hij wenst op te nemen. De werknemer moet ook wanneer hij een aanvraag wil indienen, een overzicht kunnen bekijken van hoeveel dagen hij gebruikt heeft en nog over heeft per soort verlof. Wanneer een verlofaanvraag werd ingediend moet er een verwittiging gestuurd worden via email naar alle bevoegde personen die hun goedkeuring moeten geven. De email bevat enige korte informatie omtrent de aanvraag en bevat ook een snelkoppeling of link naar het gewenste formulier zodat met eenvoudig op de juiste plaats terechtkomt en niet meer hoeft te zoeken naar de juiste werknemer. Gelijktijdig met het versturen van de verwittiging moet er ook in de agenda van Microsoft Outlook van de desbetreffende werknemer een agenda‐item toegevoegd worden met daarin de aanvraag van het verlof. Op het moment dat een werknemer het aanvraagformulier heeft ingevuld en de aanvraag wil doorvoeren moet er gecontroleerd worden of hij niet samen met een directe collega op verlof wil gaan. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld niet een heel team van dezelfde afdeling gelijktijdig op verlof gaat zodat de planning voor een project niet in het honderd loopt. Dus als er op voorhand rekening mee wordt gehouden kan dit ook vlotter gaan op een planning op te maken. Wanneer dit wel het geval is, moet er gevraagd worden aan de werknemer of hij wil doorgaan of niet met de aanvraag. Indien hij ervoor kiest om de aanvraag toch in te dienen moet hij ervan uitgaan dat er een grotere kans is dat de aanvraag wordt afgekeurd. Indien het niet wenst door te gaan kan de werknemer de datums van de verlofaanvraag wijzigen en dan opnieuw proberen in te dienen. Omdat bijvoorbeeld iemand van het secretariaat en een developer geen directe collega’s zijn doet dit er waarschijnlijk niet toe dat deze samen op verlof gaan. Omdat we daar niet zouden moeten op controleren zal het mogelijk zijn om per werknemer verschillende andere werknemers toe te kennen waarmee dan rekening wordt gehouden of dat deze gelijktijdig verlof willen nemen. Het moet ook mogelijk zijn voor een werknemer die verlof heeft aangevraagd, om die aanvraag terug te annuleren. Net als bij de aanvraag zelf moet er dan een verwittiging gestuurd worden via email naar alle bevoegde personen. Ook moet de verlofaanvraag van de werknemer terug verwijderd worden uit zijn agenda.

2. Goedkeuringsprocedure Zoals reeds hierboven vermeld wordt bij het aanvragen van verlof een verwittigingemail verstuurd naar de bevoegde personen met daarin een snelkoppeling of link naar het formulier waarin de aanvraag kan worden doorgenomen. Hier wordt ook terug gecontroleerd of er gelijktijd een aanvraag is wanneer een andere werknemer op verlof gaat, zodat de bevoegde personen hier niet zouden moeten op zoeken in de lijst met verlofaanvragen. Indien alle bevoegde personen de aanvraag goedkeuren wordt de werknemer in kwestie terug verwittigd via email en wordt de eerder geplaatste aanvraag in zijn agenda als goedgekeurd aangeduid. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 22 van 74


Op het moment dat de aanvraag door één van de bevoegde personen wordt afgekeurd of nog niet alle bevoegde personen hebben gereageerd, dan wordt de aanvraag op on hold geplaatst. Indien de status van de aanvraag op on hold staat doordat er één of meerdere personen (maar niet allemaal) de aanvraag heeft afgekeurd of niet iedereen heeft kunnen antwoord geven door afwezigheid, dan kan een bevoegd persoon (na eventueel intern overleg) zijn definitieve keuze laten gelden. Omdat niet iedereen het uiteindelijke beslissingsrecht zou hebben zal kunnen worden aangeduid worden in het systeem wie dat wel of niet mag doen. Indien de aanvraag wordt afgekeurd moet de bevoegde persoon ook een reden doorgeven waarom de aanvraag afgekeurd werd. Deze kan dan meegegeven worden in de email naar de werknemer op het moment hij verwittigd wordt van de afkeuring. Indien meerdere personen hebben afgekeurd moeten ook hun redenen mee worden verstuurd in de email. De aanvraag wordt dan op dat moment ook verwijderd uit de agenda van de werknemer in kwestie. Omdat door de hiërarchie binnen een bedrijf niet voor iedere werknemer bij dezelfde personen om een goedkeuring moet gevraagd worden zal het mogelijk zijn om per werknemer een bepaalde groep te definiëren. Deze groep bevat een lijst van bevoegde personen. Dus kan er simpelweg voor bijvoorbeeld alle developers een groep gemaakt worden met daarin dezelfde personen die hun goedkeuring moeten geven. Zo moeten deze niet opnieuw voor alle werknemers worden toegekend.

3. Andere functies Nieuwe soorten verlofdagen Indien er later andere soorten verlofdagen bijkomen moet deze via een formulier kunnen worden toegevoegd worden in het systeem. Ziekmelding Wanneer men op de personeelsdienst op de hoogte wordt gebracht van ziekte van één van de werknemers moet die ook kunnen geregistreerd worden. Dit kan eventueel gebeuren via de reeds bestaande module Afwezigheidsregistratie.

4. Rechten en rollen Het systeem moet voorzien worden van rechten en rollen zodat niet iedereen zomaar alles kan bekijken of wijzigen. Zo moet het mogelijk zijn dat een werknemer enkel een verlofaanvraag voor zichzelf kan indienen en annuleren en niet voor andere werknemers. Ook mag een gewone werknemer geen toegang hebben tot modules voor goedkeuring of soorten verlof. Personen die bevoegd zijn om aanvragen goed te keuren mogen enkel de personen zien waarvoor zij goedkeuring mogen geven.

5. Schema Dit schema toont de requirements van het verlofsysteem binnen het huidige systeem. Aangezien het huidige systeem enkele gelijkenissen vertoont met wat we willen realiseren kunnen we enkele bestaande tabellen gebruiken mits eventuele toevoeging van enkele nieuwe velden. Deze zijn aangeduid met een rode gestreepte pijl. (Schema op volgende pagina) Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 23 van 74




Pagina 24 van 74

Verlofbeheersysteem – Technische analyse

Verlofbeheersysteem Technische analyse



Pagina 25 van 74


1. Inleiding Voor de realisatie van het verlofsysteem heb ik de realisatie zelf opgedeeld in 4 fases. Onder de uitleg over de uitwerking van de verschillende fases kan je een databaseschema terugvinden met de verschillende fases er op aangeduid.

2. Fase 1 Hier gaan we enkele bestaande tabellen uitbreiden zodat we deze verder kunnen gebruiken in het systeem. In deze fase gaat het over de tabel Cause of Absence (5206) en de tabel Employee Absence (5207). In de tabel Cause of Absence (5206) gaan we een veld Vacation toevoegen van het type Boolean. Indien de waarde van dit veld op Yes staat dan betekent dat de reden van afwezigheid uit deze tabel een soort van verlof is. In alle andere gevallen staat dit veld op No. Even verduidelijken meet een voorbeeld: Type

Vacation (Boolean) (Yes = is verlof, No = geen verlof)

Ziek

Geen verlof

Jeugdvakantie

Is verlof

Cursus

Geen verlof

in de tabel Employee Absence (5207) voegen we 3 nieuwe velden toe, namelijk Approved, Disapproved en On Hold. Allemaal van het type Boolean. Indien alle bevoegde personen uit fase 3 de aanvraag goedkeuren, dan zal Approved op Yes, Disapproved op No en On Hold op No komen te staan. In het geval dat alle personen de aanvraag afkeuren dan komt Approved op No, Disapproved op Yes en On Hold op No te staan. Maar indien er één of meerdere personen (maar niet allemaal) de aanvraag afkeuren of niet iedereen heef reeds gereageerd dan komt Approved en Disapproved op No en On Hold op yes te staan. In dat geval kan met intern te aanvraag bespreken of kan er unaniem door iemand beslist worden om de aanvraag goed –of af te keuren. De persoon of personen die daartoe gemachtigd zijn worden ook vastgelegd (zie ook fase 3). Field

Omschrijving

Approved

Duidt aan dat de aanvraag goedgekeurd is.

Disapprovred

Duidt aan dat de aanvraag afgekeurd is.

On Hold

Duidt aan dat de aanvraag op on hold geplaatst is.

Deze tabel zal zo geprogrammeerd worden dan Approved, Disapproved en On Hold nooit tezelfdertijd op Yes kunnen staan. Er zal dus altijd maximum één van deze drie velden op hetzelfde moment op Yes kunnen staan. We maken ook nog een nieuwe tabel aan, namelijk Vacation Days (…). Deze bevat volgende velden: Field

Omschrijving

Employee No.

Code van de werknemer, in relatie met tabel 5200 (Employee)

Vacation Type

Code van het soort verlof, in relatie met tabel 5207 (Employee)



Pagina 26 van 74


Absence), gefilterd op Vacation = Yes Year

Jaar waarin de telling van de vakantiedagen gebeurt, er wordt dus meestel maar gewerkt met het huidige jaartal.

Amount

De hoeveelheid van dat type verlof

Amount Used

De gebruikte hoeveelheid van dat type verlof

Amount Remaining

De resterende hoeveelheid van dat type verlof

De waarde van het Amount Used veld wordt berekent aan de hand van de waarden uit de tabel Employee Absence waarbij de waarden van Employee No. en Vacation Type overeenkomen. De waarde van het veld Amount Remaining wordt berekent aan de hand van Amount en Amount Used. Amount Remaining is het verschil van deze twee. In deze fase worden naast de gewone lookup formulieren ook nog de volgende formulieren gemaakt: Form

Omschrijving

Vacation Request

Met dit formulier zal een werknemer een aanvraag kunnen indienen

Vacation Cancel Request

Met dit formulier zal een werknemer zijn aanvraag kunnen annuleren

Vacation Approval

Met dit formulier kunnen bevoegde personen een aanvraag goed –of afkeuren

ook zal in het formulier Employee Card (5200) een tabblad bijgemaakt worden waarin we een overzicht krijgen van de verlofaanvragen en ook de soorten verlof en het aantal die hij in het totaal heeft, al opgebruikt en nog over heeft. Het is mogelijk dat in de toekomst tijdens het ontwikkelen van het systeem er nog formulieren zullen bijkomen naargelang dat nodig zou zijn. Er zullen ook enkele rapporten gemaakt worden zodat we gemakkelijk een overzicht kunnen krijgen van de verlofaanvragen:

Per werknemer Globaal overzicht Goed –of afgekeurde aanvragen …

3. Fase 2 In deze fase maken we nog een tabel bij, namelijk Employee Colleagues. Deze tabel bevat twee velden: Employee No. en Colleague No., beiden liggen in relatie met de tabel Employee (5200) met het veld No.. Deze tabel zal de directe collega’s bevatten van een bepaalde werknemer. Hiermee zullen we dan gaan controleren dat wanneer een werknemer een aanvraag indient, dat geen van zijn directe collega’s op hetzelfde moment op verlof gaat of voor hetzelfde moment reeds een aanvraag heeft ingediend. Indien dit het geval is zal de werknemer een waarschuwing te zien krijgen op het scherm met de vraag of hij wil doorgaan of niet. Het is dan aan de personen die de goedkeuring moeten geven om te beslissen of hij wel of niet samen op verlof kan gaan als zijn collega. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 27 van 74


Field

Omschrijving

Employee No.

Code van een werknemer, in relatie met tabel 5200 (Employee)

Colleague No.

Code van een werknemer die een collega is van de werknemer in bovenstaande veld, in relatie met tabel 5200 (Employee)

4. Fase 3 In deze fase zullen we het goedkeuringsproces realiseren. Dit betekent dat als een werknemer een aanvraag indient dat de goedkeuring door de verschillende bevoegde personen kan gegeven worden. Bij een aanvraag wordt er een email verstuurd naar de verschillende personen die dan via een snelkoppeling of link in de email naar het gewenste formulier doorgestuurd worden. Uiteraard kan deze groep variëren naargelang de functie binnen het bedrijf. Zo zullen niet alle aanvragen door dezelfde groep van bevoegde personen moet worden goedgekeurd. Daarom breiden we het systeem uit met de tabellen Vacation Approval Group, Vacation Approval Group Entries en Vacation Approval Entries. De tabel Vacation Approval Group bevat de volgende items: Field

Omschrijving

Code

Een code die wordt toegewezen aan een bepaalde groep.

Name

Een naam voor de groep

Description

Een omschrijving van de groep.

Deze tabel bevat de lijst met de verschillende groepen waarvan er één kan aan toegekend worden aan een werknemer. De tabel Vacation Approval Group Entries bevat de volgende items: Field

Omschrijving

Vac. App. Group Code

De code van een vacation approval Group, in relatie met Vacation Approval Group

Employee No.

Code van een bevoegde werknemer, in relatie met tabel 5200 (Employee)

Final Decision Right

Indien dit veld op Yes staat, dan heeft deze persoon het de mogelijkheid om zijn keuze als uiteindelijke keuze te laten gelden.

Deze tabel bevat de bevoegde personen binnen een groep zoals hierboven vermeld. Een Vacation Approval Group zal kunnen gecreëerd worden via een formulier waarin je een groep kan aanmaken en bevoegde werknemers kan toevoegen binnen deze groep. Het zal mogelijk zijn op de groep voor een werknemer in te stellen via de Employee Card. Daarvoor moeten in de tabel Employee een veld bijmaken, namelijk Vac. App. Group Code. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 28 van 74


Wanneer er nu een aanvraag voor verlof gebeurt zal het systeem per bevoegde persoon die in de groep zit die werd toegekend aan de werknemer die verlof aanvraagt, in de tabel Vacation Approval Entries een record aanmaken. De tabel bevat volgende items: Field

Omschrijving

Employee Absence No.

De code van een aanvraag voor verlof, in relatie met tabel 5207 (Employee Absence)

App. Employee No.

Code van een bevoegde werknemer, in relatie met tabel 5200 (Employee)

Approved

Duid aan of de aanvraag door de bevoegde persoon is goedgekeurd

Disapproved

Duid aan of de aanvraag door de bevoegde persoon is afgekeurd

Overruled

Duid aan of de aanvraag door de bevoegde persoon overruled is, dit betekent dat hij unaniem heeft beslist.

Comment

Opmerking bij de goed –of afkeuring

Opmerking: de tabel zal zo geprogrammeerd worden dat Approved en Disapproved nooit tezelfdertijd op Yes staan. Indien beide velden op No staan betekent dit dat de bevoegde persoon nog niet gereageerd heeft.

5. Fase 4 De vierde fase bestaat uit verschillende onderdelen. Email Notification Op verschillende stappen in het systeem zal het nodig zijn dat bepaalde personen verwittigd worden via email. Hieronder vind u een overzicht van de verschillende mogelijkheden: Situatie

Omschrijving

Aanvraag verlof

Wanneer een werknemer verlof aanvraagt, wordt iedereen binnen zijn aangeduide groep met bevoegde personen verwittigd.

Annuleren aanvraag

Wanneer een werknemer een aanvraag annuleert, wordt iedereen binnen zijn aangeduide groep met bevoegde personen verwittigd.

Goedkeuring aanvraag

De werknemer die verlof aangevraagd heeft wordt verwittigd.

Afkeuring aanvraag

De werknemer die verlof aangevraagd heeft wordt verwittigd.

Outlook synchronisatie Bij de situaties hierboven beschreven moet er ook synchronisatie gebeuren met Outlook. In onderstaande tabel vind u een overzicht: Field

Omschrijving

Aanvraag verlof

In de agenda wordt de aanvraag toegevoegd met de status op



Pagina 29 van 74


aanvraag. Annuleren aanvraag

Bij het annuleren moet de aanvraag terug uit de agenda verwijderd worden.

Goedkeuring aanvraag

De aanvraag in de agenda krijgt de status goedgekeurd.

Afkeuring aanvraag

De aanvraag wordt terug uit de agenda verwijderd.

6. Schema (Schema op volgende pagina)



Pagina 30 van 74




Pagina 31 van 74

Verlofbeheersysteem – Installatie en handleiding

Verlofbeheersysteem Installatie en handleiding



Pagina 32 van 74

Verlofbeheersysteem – Installatie en handleiding

1. Inleiding In dit hoofdstuk tonen we u hoe het systeem te installeren op een Navision Client. Volg zorgvuldig de stappen in dit document zodat het systeem feilloos kan werken. Ik ga ervan uit dat u reeds ervaring hebt omtrent het gebruikt van Microsoft Dynamics Navision. En dat u bekent bent met de voornaamste acties en termen: zoals het gebruik van het menu, het navigeren door de records, het gebruiken van een lookup –en drilldownfield,…

2. Installatie Alvorens te beginnen moet je natuurlijk de client van Navision geïnstalleerd staan. Indien u nog niet beschikt over Navision kan u dit aankopen via een Officiële Microsoft Partner. Dit product is niet te koop in een gewone winkel. Voor meer informatie omtrent Microsoft Dynamics Nav of kortweg Navision kan u terecht op de website (http://www.microsoft.com/belux/nl/dynamics/nav/default.aspx). Hier vindt u onder andere ook terug waar u precies het product kan aankopen. De installatie van het verlofbeheersysteem zelf kan op twee manieren gebeuren. Dit hangt af van de situatie waarvoor je het wilt gebruiken. De eerste manier en ook de eenvoudigste is om de volledige database te gebruiken. Dit is een standaard database (Cronus) waarin het verlofbeheersysteem geïntegreerd is. De tweede manier om de installatie te doen is door de verschillende fob‐files te importeren in een bestaande database die u misschien op dit moment reeds gebruikt. De database is ontwikkeld in versie 4.0 van Navision. Om geen comptabiliteitsproblemen te hebben is het best dat u ook gebruik maakt van versie 4.0 of hoger. Indien u niet weet welke versie u op dit moment gebruikt kunt u dit opvragen door te kijken in de client bij Help > Info…

a. 1ste manier: volledige database U hebt de keuze uit twee databases. Een database met enkel de aanpassingen en zonder data of een database met reeds demo –en testdata in. De bestanden kunt u terugvinden op de cd/dvd onder de namen: database_clean.fdb en database_demo.fdb. Kopieer de gewenste database lokaal anders zal het onmogelijk zijn om enige toevoeging of aanpassing te doen van de data. Open nu de Navision client en volg onderstaande stappen. Ga naar Bestand > Database > Openen… Daarna krijgt u onderstaand venster te zien. Bij Databasenaam vult u de locatie in van de database. U kunt ook het bestand selecteren door gebruik te maken van deze knop in het veld. Zorg er tevens voor dat de verificatie staat ingesteld op Databaseverificatie. Druk vervolgens op OK.



Pagina 33 van 74

Verlofbeh heersysteem – Installatie e en handleiding g

alles goed is gegaan krijgt u u nu het aanm meld venster te e zien. Typ daaar de gebruikkersnaam “Ad dmin” in Als a en laaat het wachtw woord blanco o en druk vervo olgens terug o op OK.

U bent nu succesvvol aangemeld d op de datab base. U kunt nu kiezen om e een bedrijf te openen. > Bedrijf > Openen… Uit on nderstaand ve enster kiest u dan “CRONUS BELGIË NV V” en klik Ga naar Bestand > olgens op OK K. Het bedrijf w wordt geopen nd en het men nu komt te voo orschijn. U beent nu klaar om m van vervo startt te gaan met het verlofbeh heersysteem. U kan daarvo oor doorgaan naar het volgende stuk.

b. 2de man nier: integratie In deeze manier gaan we het maaatwerk integreren in een r reeds bestaan nde database. Hiervoor gaaan we de verscchillende tabeellen, formulieeren, rapporteen, … importe eren in de database. Deze b bestanden zijn als fob‐ bestaanden terug t te vinden op d de dvd. Maar o opgelet! Enke ele bestaandee tabellen en fformulieren zu ullen word den overschreeven. Controleeer dus alvoreens te beginne en goed welkee van de files overschreven n of toegevoegd zullen n worden. In d de bijlagen vin ndt u een lijst met de verschillende fob‐b bestanden die e mporteerd moeten worden.. geïm Zorg g ervoor dat u ingelogd op u uw database e en open dan d de Object Dessigner. U kan dit doen doorr te gaan naar Extra > Objecct Designer off toets de com mbinatie Shiftt+F12 in. Let w wel, u moet to oegang hebbe en tot Frederik Goerlandt MCT – Offfice Automattion Academiejaar 2006‐20 007


Paginaa 34 van 74


dezee module om v verder te kunn nen gaan. U m moet zorgen d dat uw licentiee dit toelaat o of dat u genoe eg rechtten hebt om d deze te benad deren. Indien alles goed gaat krijgt u nu o onderstaand scherm te zie en:

Ga nu naar Bestan nd > Import… Ga naar de m map met de fob‐bestanden op de dvd. U zal zien dat d de bestaanden geordeend zijn in verrschillende maappen: Tabless, Forms, Codeunits, Reporrts en Menu Suites. Het is best dat u de veerschillende beestanden uit d de mappen im mporteert in d de volgorde als hierboven vernoemd.

wenste fob‐bestand en klik op openen. H Het systeem zaal dan een con ntrole uitvoerren op Seleccteer het gew conflicten, indien alles goed gaat krijg je volg gende boodscchap:



Paginaa 35 van 74


Klik v vervolgens op p “Ja” om doo or te gaan. U z zult een scherm zien versch hijnen die de v voortgang too ont van het i mporteren en n wanneer hett importeren b beëindigt is krijgt u één van n de volgendee schermen te e zien, s dat vervange en werd (replaaced) of het e een nieuw volledig afhankelijk van off het een bestaaand object is w object is (crreated). nieuw

Wanneer je dit voor alle fob‐beestanden gedaaan hebt kan j je van start gaaan. De uitleg g die je nodig hebt om nd je in het volgende stuk. verder te gaan vin

3. Haandleid ding a. Configurratie De eerste stappen n naar het geb bruik van het v verlofbeheerssysteem zijn d door enkele dingen in te ste ellen. We nstellen van de verloftypes. Het formulieer voor deze i nstellingen vind je zulleen van start gaaan met het in terug g onder Perso oneel > Instellingen > Verlof goedkeurde ersgroepen. D Daar kan u de v velden Code (Verp plicht), Naam m en Omschrijvving invullen e en opslaan. D Doe dit eventu ueel nog voor andere goed dkeuringsgroeepen. Aangezzien we nog geeen nieuwe w werknemers heebben toegevvoegd in het s ysteem kunn nen we voorlo opig geen werknemers aan de groepen k koppelen. Daaar komen we l ater op terug.



Pagina 36 van 74


e vind je terug g onder Perso oneel > Instellingen > In dee volgende staap gaan we de verloftypes instellen deze Afweezigheidsredeenen / Verloftyypes. Zoals jee zal zien zijn h hier reeds enkkele waarden aanwezig aan ngezien dezee tabel reeds g gebruikt word d voor andere afwezigheidssredenen in tee vullen. We gaan nu enkele e verlo oftypes toevoegen. Wanneer je een nieu uw type toevo oegt moet je e er voor zorgen n dat Verlof aaangevinkt staatt, zo weten we of het om een verloftypee gaat of om e een gewone affwezigheidsreeden. Bij het toevoegen van eeen nieuwe lijn zal Verlof auttomatisch aan ngevinkt staan n. Vul de codee en de omsch hrijving in nummer van d de prioriteit m mag niet 0 zijn, dit is voor niiet‐verloftype es. Hoe en kiies dan een prrioriteit. Het n lagerr het nummerr, hoe hoger d de prioriteit. D Dus 1 heeft een hogere prio oriteit dan 2. H Het is niet mogelijk om meerdere keren dezelfde prioriiteit in te stelllen.

We g gaan nu over n naar het insteellen van de w werknemers. D Dit kan je doen n via Personeeel > Werknem mers. We gaan n nu een voorb beeld uitwerkken maar we g gaan natuurlijk niet alle insttellingen van de werkneme er overlopen want diit zijn er heel w wat. We gaan n enkel de geg gevens invulleen die belangrrijkst zijn voorr het ofbeheer te ku unnen gebruikken. verlo Wanneer je het fo ormulier geopend hebt, klikk dan op F3 om m een nieuwee record toe tee voegen en zo org dat je ositioneerd beent op het eerrste tabblad (A Algemeen). V Vul de velden i n die in de afb beelding hier onder gepo ook i ingevuld zijn. U mag natuu urlijk kiezen w welke gegeven ns u invoert.



Paginaa 37 van 74


oor dat daar z zeker het veld Email ingevu uld is met Ga naar het volgende tabblad ( (Communicatie). Zorg er vo geldig email‐aadres. een g

Ga nu ook terug n naar het volgende tabblad ( (Administratie e). Plaats de s status van de w werknemer op Actief ul de velden V Verlof Goedkeeuringsgroep in. Kies daar é één van de gro oepen die je z zopas aangem maakt en vu hebtt. Vul dan ook dan het veld Basis Kalendeer Code in. De e waarde in diit veld moet a afhangen van de locatie waarr de werknem mer ingeschrevven is. Is dit in n België, kies d dan voor de Belgische kalender (BE) en bijvo oorbeeld voor Nederland (N NL). Dit om errvoor te zorge en dat er rekening gehoudeen wordt met de juiste wetttelijke feestdaagen. U kan naatuurlijk ook z zelf andere kaalenders defin niëren indien u u dit wenst.



Paginaa 38 van 74


tabblad Perso oonlijk mag je overlaten en doorgaan naar het tabblad d Collega’s. In ndien dit misschien de Het t eerstte werknemer is die u in heet systeem steeekt zal het niet mogelijk ziijn om reeds c collega’s te de efiniëren. We z zullen er nu vaanuit gaan datt u wel reeds e enkele werknemers toegevvoegd hebt en n dan kan u de eze insteellen als in ond derstaande affbeelding. Je k kan gewoonw weg de code van een werkn nemer invullen n of je kan zoekken naar een w werknemer do oor op de kno op te klikkken in het veld d. De functie v van het instellen van de colleega’s is om later bij een aan nvraag te conttroleren of er een overlapping is met een n collega zijn v verlof. Dit is alss hulp voor de verantwoord delijken zodatt ze niet iedere een op het zelfde moment op verlof late en gaan.

Ga nu door naar h het volgende ttabblad (Vakaantiedagen). D Daar kunt u dee types verlof f toevoegen w waarover werknemer besschikt. Vul nu u enkele typess in. Selecteerr eerst het typ pe verlof en tyyp vervolgens het de w jaarttal en het aanttal in waaroveer de werknem mer beschikt. In dit tabblad d kunt ook ach hterna bekijke en hoevveel verlof hij reeds opgebrruikt heeft en hoeveel hij no og resterend heeft per typee verlof.



Pagina 39 van 74


or naar het laaatste tabblad (Werkschema). Hier kunt u u voor elke weerkdag de ure en Ga vervolgens doo de werknemer werkt. Vul d de velden Dag, Vanaf en To ot in. De duur w wordt dan insteellen waarop d automatisch berekend.

Wanneer dit alles gebeurt is mo oet er nog een n belangrijke stap gedaan w worden. Aang gezien we Outtlook‐ synchronisatie enkel kunnen instellen op nivveau van een v verkoper moeeten we voor e elke werknem mer een oper aanmakeen. De Outloo ok‐synchronissatie vereist echter ook een n database‐aaanmelding. Aaangezien verko het v veel werk zou zijn om dit oo ok weer per w werknemer in t te stellen is er een functie v voorzien die v voor de werkknemer autom matisch een veekoper en een n databaseaan nmelding zal aanmaken. D De databaseaanmeld ding krijgt stan ndaard de recchten All. de Menubutto on Werknemer onderaan reechts op het scherm en Ga voor de geseleecteerde werkknemer naar d kies dan de onderste optie “Verrkoper/inkopeer‐entry en daatabaseaanmelding aanmaaken” of maakk gebruik van d de sneltoesten Ctrl+F10. Err zal u dan om m een bevestig ging gevraagd d worden, klikk daar op Ja.



Pagina 40 van 74


oper en datab baseaanmelding succesvol w was aangemaaakt krijgt u onderstaand sccherm te Wanneer de verko Verkoop & Maarketing > Verkoop > Verko opers en bij Exxtra > Beveilig ging > zien.. Dit kan u ookk nakijken in V Dataabaseaanmeld dingen.

De laaatste stap vo oor het instelleen van de synchronisatie m moet lokaal geebeuren op dee computer vaan de gebrruiker/werkneemer aangezieen we enkele mappen in Ou utlook moeten kunnen seleecteren. Voorr het mom ment zullen wee dit lokaal do oen op onze d database maar in de praktijk zal men waaarschijnlijk ge ebruiken makeen van een seerver waar verrschillende geebruikers op aangemeld zijn n. Ga naar Verkoop & & Marketing > > Verkoop > V Verkopers en s selecteer dan het tabblad O Outlook‐integ gratie. Ondeerneem nu dee volgende staappen:

Synchron nisatie inschakelen aanvinkken Gebruikeers‐ID Navision instellen. Seelecteer de bijjhorende acco ount voor de w werknemer en verkoperr die zopas auttomatisch aan ngemaakt waaren via het werknemer‐sch herm. Outlook‐‐profiel instellen: dit zou Ou utlook moete en zijn. Stel de veerschillende m mappen in voo or contacten, taken en ageenda in door teelkens de map p te selectereen via het vensster (zie ondeeraan) dat te v voorschijn kom mt door op dee knop bladere en te klikken naast het veld..



Paginaa 41 van 74


Wanneer alles goeed ingevuld zo ou het scherm m er ongeveerr als volgt moeeten uitzien.

Nu u weet hoe u e een werknemeer volledig mo oet configureren kunt u dezze stappen evventueel enke ele keren herhalen en nog e een paar werkknemers instellen. Nadat u dit gedaan heeeft kunnen w we even terug komen op heet instellen vaan de Goedkeeurdersgroepeen. Als u u nu terug gaaat naar Person neel > Instellin ngen > Verlof goedkeurdersgroepen. Kan u in het sub bformulier voor elke groep dee verantwoordelijken insteellen die u wen nst zoals u kan n zien op onderstaande afb beelding. de verantwoordelijken toevvoegen aan de e hand van heet Werknemer Nr. en u kan n aan één U kan verschillend de verantwoo ordelijk het uitteindelijke beslissingsrechtt geven. Dit beetekent dat d deze persoon d dan van d unan niem kan beslissen of hij weel of niet de aaanvraag goed dkeurd.



Pagina 42 van 74


b. Verlof aa V anvragen n Op d dit moment ku unnen we effeectief van starrt gaan met het invoeren vaan een verlofaaanvraag. Ga naar Personeel > Werknemeer Verlof. Je kkrijgt onderstaaande vensterr te zien:

een nieuwe aaanvraag te do oen moet je err eerst voor zo orgen dat u als werknemerr geselecteerd d bent Om e wantt u kan enkel e een aanvraag indienen voo or jezelf. Indie en je op een an ndere werkneemer staat zal je merkken dat je nietts kan wijzigeen of toevoegeen. Indien je n niet op uzelf s taat als werkn nemer druk dan F5 en seleccteer je uit de lijst. Op dit m moment kunneen we een nie euwe aanvraag indienen. V Vul de datums in waarrvoor je een aanvraag wilt i indienen. Hett zal niet moge elijk zijn om v verkeerde datums in te voe eren, het systeeem is zodanig ontworpen dat de datum ms aan verschiillende contro oles moeten vvoldoen. Hiero onder ziet u een n voorbeeld vvan zo’n waarsschuwing.



Paginaa 43 van 74


Wanneer je de dattums correct ingevuld hebtt zal het syste eem voor jou b bepalen welk soort verlof e er eerst moet opgenomen n worden. Indiien u geen verlofdagen me eer over hebt z zal het systeeem u daar van op de gte brengen. O Ook het aantaal dagen die v van uw verlof w wordt opgebrruikt wordt au utomatisch be erekent hoog aan d de hand van d de werkkalend der en de kaleender met de v vrije dagen.

U kan nu de aanvrraag doorvoerren door gewo oon met de m muis op met heet toetsenborrd te navigere en naar andere record d. Op dat mom ment wordt dee aanvraag ve erwerkt. Het s systeem zal op dat momen nt een een a mail verzenden naaar iedereen b binnen de goeedkeurdersgro oep en zal de aanvraag in d de agenda plaatsen.



Pagina 44 van 74


c. Een aanvvraag annuleren Om e een aan vraag g te annuleren n gaat u terug g naar hetzelfd de scherm alss hierboven. In ndien u een aaanvraag wilt a annuleren selecteert u de r rij met de aanvvraag die u wenst en klik dan op de knop p “Aanvraag annu uleren”. Er zal dan om een b bevestiging gevraagd word den en indien u op “Ja” klikkt zal de annullatie verder gaan. Let w wel, u kan enkkel aanvragen annuleren waaarvan de startdatum niet in het verlede en ligt. Zo niet, krijgt u volgeende waarschuwing te zien.

d. Een aanvvraag wijjzigen Om eeen aanvraag te wijzigen m moet u terug g gaan naar hetzelfde scherm m. Daar selectteert u de aanvraag die u wilt wijzigen en verandert u d de datums. Hier gelden ookk dezelfde voo orwaarden alss hierboven. T Ten eerstte moet u ingelogd zijn als deze werknemer en de dattum van de aaanvraag die u wilt wijzigen mag niet in heet verleden lig ggen.

Wanneer de wijzig gingen wordeen doorgevoerrd wordt er op pnieuw naar a alle goedkeurd der een nieuw we mail onden om hen n op de hoogtte te brengen van de wijzig gen en worden n alle reeds geenomen beslissingen verzo van g goedkeurderss terug op de s startwaarde g geplaatst. Ook wordt de ag genda geüpdaate.

e. Een aanvvraag go oed –of afkeuren In ééén van de voorrgaande stapp pen heeft u geezien hoe een n aanvraag in zijn werk ging g. Toen de aanvraag werd d verwerkt kreegen alle goed dkeurders een n mail in hun p postvak. In diee mail staat een hyperlink e en wann neer men daaar op klikt worrdt men autom matisch naar h het scherm geestuurd waar de aanvraag kan word den goed –of aafgekeurd. Frederik Goerlandt MCT – Offfice Automattion Academiejaar 2006‐20 007


Pagina 45 van 74


e volgend sch herm te zien: Na het klikken op de link krijg je

gende mogeliijkheden: Hier heb je de volg

Je keurt d de aanvraag g goed Je keurt d de aanvraag a af. Let wel, je moet eerst in het veld opm merking de red den van afkeu uring invullen. Indien je dit n niet doet zal e er een waarsch huwing vragen om dit wel t te doen. Indien je rechten hebt binnen de go oedkeurdersgroep kan je evventueel je beeslissing laten gelden boven alle andere doo or het veld oveerruled aan te e vinken.

Ditzeelfde kan je oo ok doen via eeen ander scheerm. Ga daarvvoor naar Perssoneel > Verlo ofgoedkeuring gen per goed dkeurder. Hier kan je alle aaanvragen zien n die specifiekk voor jou zijn. Indien de go oedkeurder in het scherm niet op uw w naam staat kan je uw naaam terug seleccteren uit het lijstje door op p F5 te klikken n. Je kan ok voor kiezen n om alle aanvvragen te bekkijken of enkeel de onbeantw woorde te bekkijken in ditt scherm er oo doorr gebruik te m maken van de k knoppen ondeeraan. Indieen er een colleega voor dezeelfde periode e een aanvraag heeft ingedieend en deze o overlapt dan z al in de kolom overlapping g een vinkje a aanstaan.



Pagina 46 van 74


Wanneer elke goeedkeurder nu bijvoorbeeld zou beslist he ebben dat de a aanvraag goeed is zal de aan nvrager g op de hoogtte gebracht w worden via mail en zijn agen nda zal (bij volgende synchronisatie) teru ug terug aang gepast worden n.

f. Rapporten bekijkken / afdrukken Er zijjn in het systeeem twee rapporten voorzien. Één in Naavision zelf en één via Excell. Je kaan beide rappo orten openen n via Personeeel > Lijsten > V Verlof Overziccht Navision o of Verlof Overrzicht Exceel.



Paginaa 47 van 74


zijn nog niet vvolledig afgew werkt of voorzzien van een deftige lay‐outt.) (Dezze rapporten z .



Pagina 48 van 74

Besluit

Besluit Toen ik begon met werken in Navision zowel functioneel als de technische kant (het ontwikkelen) was dit iets volkomen nieuw voor mij. Hiervoor had ik nog geen ervaring met enig ERP‐pakket. Ook de achterliggende technologie was ook volledig nieuw voor mij. Alhoewel het een Microsoft product is, is het nog gebaseerd op de taal van de vroegere ontwikkelaar van voor de overname. De programmeertaal die gebruikt word: C/AL is een niet object georiënteerde programmeertaal, wat wel een hele aanpassing was voor mij want gedurende de opleiding MCT hebben we altijd leren nadenken en ontwikkelen in een object georiënteerde zin. Dit bemoeilijkt in het begin wel wat het ontwikkelen omdat het een heel andere manier van nadenken is. Telkens ik iets wil ontwikkelen ga ik in mijn hoofd dit automatisch object georiënteerd gaan analyseren. Daardoor is mijn planning ook een beetje verkeerd ingeschat aangezien ik wat meer tijd nodig had om mij aan te passen aan deze nieuwe denkwijze bij elk onderdeel dat ik ontwikkelde. Het duurde dus eventjes voor ik het onder de knie had. Maar eenmaal je dit door hebt gaat het een heel stuk rapper. Dit heb ik ervaren toen mijn database corrupt was geworden en ik werk kwijt was van meer dan een week. Dit werk heb ik terug kunnen herstellen met een back‐up in de helft minder tijd dan dat ik de vorige keer heb nodig gehad. Ook is mijn planning een beetje uitgelopen doordat ik een aantal dagen vast gezeten heb op een probleem met de synchronisatie tussen Outlook en Navision. Dit is tot op heden nog niet opgelost, hopelijk vind ik in de laatste dagen van de stage nog de oplossing hiervoor. Het systeem dat ik nu tijdens mijn stage gemaakt heb is wel redelijk gefixeerd op een bedrijfsstructuur die gebaseerd is op deze van Young & Partners. Deze zou dus gemakkelijk kunnen toegepast worden op bedrijven met dezelfde structuur en grootte en met eventueel werknemers uit meerde landen. Voor grotere bedrijven zou er terug een andere manier moeten uitgedacht worden aangezien we nu met een kleiner aantal werknemers zitten en deze allemaal over een eigen computer beschikken met een eigen Navision client en Outlook. In grotere bedrijven met meer werknemers (bijvoorbeeld fabrieksarbeiders) zou het niet mogelijk zijn om iedereen over een eigen systeem te laten beschikken. Dus daar zouden we al niet kunnen beschikken over de synchronisatiefunctionaliteit, we zouden hier alles terug moeten leiden tot de administratie –of personeelsdienst. Over het algemeen ben ik zeer tevreden over het resultaat en over de werking ervan.



Pagina 49 van 74

Persoonlijke conclusie

Persoonlijke conclusie Gedurende de voorbije twaalf weken van de stage heb ik heel wat ervaring opgedaan. Ik heb veel kunnen bijleren op verschillende gebieden. Niet alleen technisch, hoe bijvoorbeeld een programma in elkaar zit of het aanleren van een nieuwe programmeertaal. Maar ook functioneel heb ik veel bijgeleerd, onder andere hoe het bedrijfsleven precies in zijn werk gaat en hoe het is om eens echt aan het werk te zijn. Zo heb ik al kunnen leren hoe het zal zijn om na de studies het werk aan te vatten. Ik ben zeker tevreden dat ik voor mijn stage bij Young & Partners heb gekozen om de ERP kant op te gaan met Microsoft Dynamics Navision. Ik ben zeker ook van plan om in de toekomst verder te gaan in het Microsoft Dynamics verhaal. Het grote voordeel ervan is dat je niet gebonden bent aan één bepaalde markt, je kan je richten tot gelijk welke sector, van logistiek tot farmacie, en dat is wat het boeiend maakt! En op dit moment is er heel wat toekomst in deze IT‐branche. De vraag naar personeel is enorm, daarom vind ik het belangrijk dat ook medestudenten warm gemaakt worden voor deze sector. Dan heb ik het niet specifiek op Navision maar op het hele gamma (Microsoft Dynamics, SAP, …). In deze sector ga je verder dan IT alleen. Zowel als developer of als consultant word je ondergedompeld in het reilen en zeilen van verschillende branches, wat alweer een mooie wegen opent in de evolutie van je carrière. Persoonlijk heb ik ook ondervonden wat de waarde is van een hoger diploma. Het is je visitekaartje naar de markt toe. Wanneer je een bedrijf binnenstapt met een bepaald diploma die binnen hun profiel past weet men al rap wat men in huis heeft. Men weet dat je de basis onder de knie hebt die men u gedurende enkele jaren heeft aangeleerd. Maar dan begint het pas, zeker in onze branche! Men heeft je tijdens de opleiding geleerd hoe je omgaat met v IT‐zaken, met heeft je bepaalde manieren van denken aangeleerd en enkele technologiën. Maar dit is slechts een greep uit wat we nog allemaal zullen leren, en dit begint vanaf de eerste dag dat je een bedrijf binnenstapt. Ik heb alvast genoten van mijn stage bij Young & Partners en hoop dat er de volgende jaren meer mensen zijn die mij er mogen opvolgen voor een boeiende, leuke en leerrijke stage.



Pagina 50 van 74

Bronnen

Bronnen Boeken:

Microsoft Business Solutions: Training 8359B: Navision 4.0 Development 1 – C/SIDE Introduction Microsoft Business Solutions Navision 4.0: Cursus 8483A: Inleiding

Internet:

http://www.mibuso.com : online community rond alles wat te maken heeft met Microsoft Business Solutions: forum, downloads, knowledge base, … http://www.microsoft.com/belux/nl/dynamics/nav/default.aspx : Officiële Nederlandstalige website van Microsoft Dynamics Nav. http://www.microsoft.com/presspass/press/2005/mar05/03‐07Convergence05UmbrellaPR.mspx : informatie over Project Green

Cursus school: lesmateriaal gastdocent Pascal Alderweireldt



Pagina 51 van 74

Bijlagen

Bijlagen

Planning, verslagen, …



Pagina 52 van 74

Bijlagen

Inhoudsopgave bijlagen Te importeren fob‐bestanden ........................................................................................................................ 54 Planning ......................................................................................................................................................... 55 Stageverslag week 1 ....................................................................................................................................... 56 Stageverslag week 2 ....................................................................................................................................... 58 Stageverslag week 3 ....................................................................................................................................... 60 Stageverslag week 4 ....................................................................................................................................... 61 Stageverslag week 5 ....................................................................................................................................... 63 Stageveslag week 6 ........................................................................................................................................ 64 Stageverslag week 7 ....................................................................................................................................... 66 Stageverslag week 8 ....................................................................................................................................... 68 Stageverslag week 9 ....................................................................................................................................... 69 Stageverslag week 10 ...................................................................................................................................... 71 Stageverslag week 11 ...................................................................................................................................... 73 Stageverslag week 12 ..................................................................................................................................... 74



Pagina 53 van 74

Bijlagen ‐ Algemeen

Te importeren fob‐bestanden Bestand

ID

Naam

Actie

370 ‐ Excel Buffer.fob

370

Excel Buffer

Vervangen

5200 ‐ Employee.fob

5200

Employee

Vervangen

5206 ‐ Cause of Absence.fob

5206

Cause of Absence

Vervangen

5207 ‐ Employee Absence.fob

5207

Employee Absence

Vervangen

Tables

50000 ‐ Vacation Days.fob

50000

Vacation Days

Toevoegen

50001 ‐ Employee Colleagues.fob

50001

Employee Colleagues

Toevoegen

50002 ‐ Work Scheme.fob

50002

Work Scheme

Toevoegen

50003 ‐ Vacation Approval Group.fob

50003

Vacation Approval Group

Toevoegen

50004 ‐ Vacation App. Group Entries.fob

50004

Vacation App. Group Entries

Toevoegen

50005 ‐ Vacation Approval Entries.fob

50005

Vacation Approval Entries

Toevoegen

5200

Employee Card

Vervangen

Forms 5200 ‐ Employee Card.fob 5210 ‐ Causes of Absence.fob

5210

Causes of Absence

Vervangen

5211 ‐ Employee Absences.fob

5211

Employee Absences

Vervangen

50000 ‐ Vacation Days List.fob

50000

Vacation Days List

Toevoegen

50001 ‐ Employee Colleagues Subform.fob

50001

Employee Colleagues Subform

Toevoegen

50003 ‐ Vacation Approval Group List.fob

50003

Vacation Approval Group List

Toevoegen

50004 ‐ Vacation Approval Group.fob

50004

Vacation Approval Group

Toevoegen

50005 ‐ Vacation App. Group Subform.fob

50005

Vacation App. Group Subform

Toevoegen

50006 ‐ Employee Vacation Days Subform.fob

50006

Employee Vacation Days Subform

Toevoegen

50007 ‐ Vacation Approval.fob

50007

Vacation Approval

Toevoegen

50008 ‐ Vacation Approval Subform.fob

50008

Vacation Approval Subform

Toevoegen

50009 ‐ Employee Work Scheme Subform.fob

50009

Employee Work Scheme Subform

Toevoegen

50010 ‐ Employee Vacations.fob

50010

Employee Vacations

Toevoegen

50011 ‐ Employee Vacations Subform.fob

50011

Employee Vacations Subform

Toevoegen

50012 ‐ Vacation Approval By Approver.fob

50012

Vacation Approval By Approver

Toevoegen

50013 ‐ Vacation App. by App. Subform.fob

50013

Vacation App. By App. Subform

Toevoegen

50000 ‐ Employee Vacations.fob

50000

Employee Vacations

Toevoegen

50001 ‐ Vacation Overview Excel.fob

50001

Vacation Overview Excel

Toevoegen

397

Mail

Vervangen

90

Company

Vervangen

Reports

Codeunits 397 ‐ Mail.fob Menu Suites 90 ‐ Company.fob



Pagina 54 van 74

Bijlagen ‐ Planning

Planning Omschrijving: Inwerken in bedrijf en aanleren Navision aan de hand van boeken Duur: 2 weken Einddatum: 23 maart Conclusie: Deze einddatum werd vlot bereikt. Omschrijving: Maken van een functionele en technische analyse Duur: 1 week Einddatum: 30 maart Conclusie: Deze einddatum werd vlot bereikt. Omschrijving: Ontwikkelen van het systeem + eerste evaluatie van realisatie Duur: 4 weken Einddatum: 11 mei Conclusie: Deze einddatum werd met vertraging van een kleine week bereikt. De omschakeling van object georiënteerd programmeren naar gewoon programmeren is iets minder vlot gegaan dan ik had gedacht waardoor ik hier en daar op een vertraging kwam. Omschrijving: Afleveren werkend resultaat van het systeem Duur: 2 weken Einddatum: 25 mei Conclusie: Ook hier redelijk wat vertraging opgelopen. Door een corrupte database moest ik een week werk terug inhalen, gelukkig ging dit vlot in enkele dagen. Dan ben ik ook nog vastgelopen op de synchronisatieproblemen met Outlook waardoor ik inclusief de vorige vertraging op 2 weken vertraging uitkwam. Omschrijving: Eventueel andere opdrachten indien tijd dit toelaat. Duur: 3 weken Einddatum: 15 juni Conclusie: Door de reeds opgelopen vertragingen bleef er slechts een grote week over die ik gebruikt heb om onder andere mijn dossier en presentatie verder op te bouwen.



Pagina 55 van 74

Bijlagen – Wekelijkse stageverslagen

Stageverslag week 1 Maandag 12 maart Bij aankomst kreeg ik onmiddellijk mijn plaats aangewezen waar ik de komende drie maanden zal mogen werken. Ik kreeg een bureau naast dat van de stagebegeleider (Gregory Deprez) zodat ik gemakkelijk naar hem kan gaan indien er vragen zijn of hulp nodig heb. Daarna zijn we gestart met een rondleiding in het bedrijf en heb ik reeds kennis gemaakt met enkele personen. Een heel aantal van de personeelsleden is voor het moment op verplaatsing dus zal ik later op de week met hen kennis maken. Na de rondleiding heeft Gregory me nog wat praktische info gegeven en heeft hij ook voor mij een account aangemaakt zodat ik kan inloggen op het domein. Dit hoofdzakelijk om gebruik te kunnen maken van de interne mail. Verder hebben we ook nog afspraken gemaakt voor wat er op de planning staat voor de komende dagen. Dit omdat Gregory dinsdag en woensdag in Nederland zal zijn voor een klant. De komende dagen zal ik verder lezen in een cursus die ik reeds gekregen had bij het ondertekenen van het stagecontract. Daarin had ik al ongeveer zo’n 300 pagina’s van doorgenomen en heb er nog zo’n 200 te gaan tegen woensdag. De cursus (Microsoft Business Solutions: Training 8359B: Navision 4.0 Development 1 – C/SIDE Introduction) bestaat telkens uit theorie gevolgd door enkele oefeningenreeksen om alles te verduidelijken.

Dinsdag 13 maart Vandaag heb ik de ganse dag verder geleerd aan de cursus. Indien er moeilijkheden waren of iets dat ik niet goed verstond heb ik de hulp ingeroepen van een van de developers (Immanuel).

Woensdag 14 maart Zoals gepland heb ik vandaag de laatste pagina’s van de cursus doorgenomen. Gregory had me maandag gevraagd om wanneer ik klaar was, een oefening uit te werken. De oefening hield in om in Navision een systeem te ontwikkelen voor het bijhouden van films en er moest de mogelijkheid zijn om deze te verhuren. Voor de rest van de voormiddag heb ik gewerkt aan een database schema en daarvan ben ik dan gestart met het aanmaken van de tabellen. Na de lunch ben ik verder gegaan met het afwerken van de tabellen voor de videotheekoefening. Daarna heb ik de lookupforms aangemaakt. Dit zijn formulieren die gebruikt worden om indien er een relatie ligt binnen de tabel naar een andere tabel om via deze form de waarde uit die andere tabel op te zoeken. Daarna heb ik enkele formulieren gemaakt. Één voor het opzoeken van films en te zien aan wie en wanneer deze film werd uitgeleend, één voor het ingeven van nieuwe verhuringen of het aanduiden van teruggave van een gehuurde film. Om gemakkelijk een overzicht te krijgen van de films en hun verhuringen ben ik nog een rapport beginnen maken.

Donderdag 15 maart Vandaag ben ik begonnen met het afwerken van het rapport van gisteren. Aangezien Gregory vandaag terug is, kan ik hem het resultaat tonen van de videotheekoefening die ik heb gemaakt. Gregory had enkele opmerking rond het geen ik gemaakt had. Zo gaf hij mij de vuistregel mee om altijd de bestaande structuur te gebruiken binnen mijn forms (de knoppen onderaan, titels, sneltoetsen, …). Ook gaf hij de raad om veel dieper te gaan kijken voor het maken van een toepassing. Dus zorgen dat er rekening kan gehouden worden met boetes, verlengingen en andere transcaties. De opmerkingen hoeven niet meer verder geïmplementeerd te worden.



Pagina 56 van 74


Om nog beter de structuur van Navision en de opbouw van de database te begrijpen heb ik nog een cursus gekregen om door te nemen. Terwijl de vorige cursus hoofdzakelijk handelde over het ontwikkelen binnen Navision gaat deze cursus (Microsoft Business Solutions Navision 4.0: Cursus 8483A: Inleiding) vooral over de gebruikerskant van Navision. Dus het invoeren, verwerken, bewerken, … van gegevens zoals klanten, leveranciers, offertes, orders, facturen, productie, …

Vrijdag 16 maart De hele dag heb ik mij verder verdiept in de cursus die ik gisteren gekregen heb van Gregory. De cursus is bijna uitgeraakt behalve nog het laatste hoofdstuk. Dit hoofdstuk bevat onder andere een deeltje over personeel, wat zeer belangrijk is om eens door te nemen aangezien mijn project die ik zal maken tijdens de stage, verder zal bouwen op het deel van het personeel. Doordat het nog een belangrijk hoofdstuk is zal ik dit verder dit weekend afwerken.



Pagina 57 van 74


Stageverslag week 2 Maandag 19 maart Vandaag ben ik gestart met het afwerken van het laatste hoofdstuk van mijn boek te lezen. Deze was tegen de middag afgewerkt. Na de middag konden we dan starten met het project, natuurlijk moet er eerst een analyse gemaakt worden. Dit zal volgens Gregory toch wel een groot deel van de week in beslag nemen. Ik ben eerst samen gaan zitten met Gregory zodat hij me precies kon uitleggen wat de bedoeling is en wat de vereisten zijn. Ik zal hier nu niet uit de doeken doen wat de vereisten zijn en hoe ik ze zal uitwerken. Dit alles zal dan te lezen zijn in de analyse. Na de uitleg van Gregory ben ik dan van start gegaan met enkele dingen in klad op papier neer te zetten.

Dinsdag 20 maart Deze morgen ben ik verder van start gegaan met het maken van de analyse. De analyse zelf moet in twee delen opgesplitst zijn, namelijk de functionele analyse en de technische analyse. Ik moest al rap mijn werk eventjes langs de kant leggen want Gregory had me nodig om vlug eens een rapport te maken. Het rapport moest dienen om bepaalde open rekeningen te kunnen bekijken. Daar heb ik tot de middag aan gewerkt. Na de middag kon ik dan mijn werk aan mijn analyse hervatten. De rest van de middag heb ik de functionele vereisten uitgetypt voor de analyse.

Woensdag 21 maart Vertrekkende van de functionele analyse die ik gisteren uitgetypt heb, ben ik vandaag begonnen met het in klad neerpennen van een schema. Er komt heel wat bij kijken bij een systeem voor de verlofaanvragen dus hier en daar kwam er wel nog iets bij dat ik er tussen mocht zien te krijgen. Na dat mijn kladversie klaar was, heb ik deze eens proper gemaakt in Microsoft Visio. Navision zou geen Navision zijn als het niet de bedoeling was om daarop maatwerk te doen, daarmee wil ik dus zeggen uitbreidingen. Tabellen zoals die van werknemers en dergelijke zijn natuurlijk al aanwezig in het systeem, deze moeten dus niet meer zelf aangemaakt worden. In deze volgende stap ga ik dus kijken wat er reeds allemaal aanwezig is in Navision of wat ik enkel maar hoef uit te breiden. Dit heb ik dan ook aangeduid op het schema die ik deze morgen gemaakt had in Visio. Voor de resterende tijd ben ik dan begonnen met het reeds gemaakte schema in de vorm van een er‐diagram te steken.

Donderdag 22 maart Deze morgen heb ik vlug het er‐diagram afgewerkt waar ik gisteren nog mee begonnen was. Nadat dit klaar was kon ik nu volledig de technische analyse ook uitschrijven. Vertrekkende van mijn schema’s heb ik de analyse in 4 fases opgedeeld zoals in de volgorde dat ik ze dan ook zal ontwikkelen. De rest van de dag heb ik dan gewerkt aan de technische analyse. Per fase heb ik dan uitgeschreven welke tabellen er nodig zijn en welke velden deze hebben, waarvoor ze dienen en de relatie met andere tabellen. Ook heb ik per fase genoteerd welke formulieren er zullen nodig zijn.

Vrijdag 23 maart Deze morgen heb ik de analyse eens gaan voorleggen maar aangezien het erg druk is had hij niet veel tijd om ze helemaal te bekijken. Hij vroeg dan om ze nog een beetje uit te breiden en hier en daar nog beetje specifieker in detail te gaan. Hiermee ben ik de rest van de voormiddag bezig geweest en nog een klein Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 58 van 74


beetje na de middagpauze. Voor de resterende tijd van de dag heb ik enkele dingen uitgetest in Navision om te kijken of ze wel mogelijk zijn op de manier zoals ik me in gedachten had.



Pagina 59 van 74


Stageverslag week 3 Maandag 26 maart Vandaag ben ik van start gegaan met de ontwikkeling van het verlofsysteem. Alvorens ik kon beginnen heb ik er opnieuw een propere versie van de Cronus database bijgenomen. Aangezien ik voor sommige dingen ook beperkt ben met de licentie die ik had staan van school voor Navision heb ik aan Gregory gevraagd of hij mij een versie kon bezorgen waar ik geen beperking had. Vandaag heb ik fase 1 uitgewerkt. Deze fase omvat de tabellen en de code om ervoor te zorgen dat we kunnen instellen welke soorten verlof iemand van het personeel heeft, hoeveel ze er hebben en hoeveel er reeds van gebruikt zijn.

Dinsdag 27 maart Vandaag was ik niet aanwezig op stage omwille van de Jobhappening in school.

Woensdag 28 maart Vandaag heb ik ervoor gezorgd dat er een controle op zit dat 2 directe collega’s niet terzelfdertijd op verlof kunnen gaan (dit om ervoor te zorgen dat een project niet stil komt te liggen bijvoorbeeld) (fase 2 van de analyse). Dus heb ik daarvoor een extra tabel aangemaakt en ervoor gezorgd dat je via het bestaande formulier van werknemers nu ook kan instellen wie de directe collega’s zijn van de werknemer. Daarbij heb ik dan ook de code moeten schrijven die de controle deed dat als er een aanvraag ingediend werd. Daarnaast heb ik nog verschillende stukjes code geschreven die een stuk van controle doen bij het indienen van een aanvraag. Zoals kijken of er genoeg dagen over zijn voor het type verlof dat hij aanvraagt of bijvoorbeeld controleren of de startdatum niet groter is dan de einddatum enzovoort.

Donderdag 29 maart Niet aanwezig op stage omwille van reis naar San Francisco.

Vrijdag 30 maart Niet aanwezig op stage omwille van reis naar San Francisco.



Pagina 60 van 74


Stageverslag week 4 Maandag 16 april Na twee weken vakantie mogen we terug van start gaan dus om de dag te beginnen heb ik eens de analyse van voor de vakantie erbij genomen en die nog eens grondig doorgenomen om alles nog eens op te frissen zodat ik dan zeker geen dingen vergeet. Na dit heb ik ook nog eens alles wat ik voor de vakantie reeds gemaakt heb nog eens bekeken en enkele kleine correcties doorgevoerd. Voor de vakantie had ik reeds geprogrammeerd dat voor het aantal dagen hij het verschil moest nemen van einddatum en startdatum. Maar op die manier zal dit nooit kloppen want hij rekent bijvoorbeeld weekend mee of als iemand slechts 4 dagen in de week werkt houdt hij daar ook geen rekening mee. Dus heb ik het systeem uitgebreid zodat je per werknemer kan instellen welke dagen hij werkt. Dus als een werknemer 2 weken verlof neemt zal hij het weekend die erbij zit niet meetellen als opgenomen dagen aangezien dat hij dan sowieso niet zou werken. Deze verandering zal ik dan later eens aanpassen in de analyse als er eens wat tijd over is.

Dinsdag 17 april Vandaag ben ik van start gegaan met fase 3. Deze fase omvat het systeem die ervoor zal zorgen dat de juiste bevoegde personen hun goedkeuring moeten/kunnen geven op een aanvraag. Per werknemer kunnen we dus een groep toekennen die een aantal “goedkeurders” bevat. Ik heb gekozen om met groepen te werken omdat voor een heel aantal werknemers de mensen die moeten goedkeuren dezelfde zullen zijn. Zo moeten we niet voor elke werknemer opnieuw alle personen instellen en om de gegevens consistent te houden. Ik heb daarbij dan ook gezorgd dat men dit kan instellen via het bestaande werknemersformulier. Ik heb er ook nog voor gezorgd dat we het werkschema die ik gisteren gemaakt heb ook via het formulier kan instellen.

Woensdag 18 april Wanneer er een aanvraag wordt ingediend moet er per goedkeurder een entry worden toegevoegd in de ‘Vacation Approval Entries’‐tabel. Dit moest volledig via code gebeuren. Dus bij het indienen van de aanvraag wordt er gekeken welke groep van goedkeurders er bij de werknemer toebehoort en dan kijken we welke goedkeurders allemaal tot die groep behoren. En dan gaan we per goedkeurder een lijn toevoegen waarin we kunnen bijhouden wat de goedkeurder heeft beslist voor een welbepaalde aanvraag. Daarna heb ik nog wat achterliggende code bijgevoegd die bepaalde controles doet. Zo kan je bijvoorbeeld niet afkeuren zonder eerst een reden daarvoor in te vullen. En je kan ook niet overrulen indien je daar geen rechten voor hebt. Er wordt dus een controle gedaan of je daarvoor rechten hebt gekregen in de goedkeurdersgroep.

Donderdag 19 april Vandaag heb ik uitgezocht wat de mogelijkheden waren die reeds in Navision aanwezig zijn om e‐mails te versturen. Daar was reeds een Code‐unit voor aanwezig in Navision maar deze had wel nog enkele beperkingen die moesten opgelost worden. Het was onder andere niet mogelijk om een body toe te voegen en het was ook niet mogelijk om de email naar meerdere personen te verzenden in één keer. Je moest per ontvanger een keer de email versturen. Met de bestaande code‐unit ben ik er niet geraakt maar heb toen even rondgevraagd en men had in het bedrijf reeds zelf een aangepast mail code‐unit gemaakt die gebruikt maakt van outlook‐objecten. Daarvan heb ik dan de code gekregen en heb deze geïntegreerd in het systeem. Heb de functie in de code‐unit om de mail op te stellen nog een klein beetje uitgebreid zodat het ook mogelijk is om mails te versturen in HTML‐formaat. Deze functie heb ik dan gebruikt in de Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 61 van 74


code wanneer een aanvraag wordt ingediend of wanneer deze geannuleerd wordt dat de goedkeurders verwittigd worden dat er een nieuwe aanvraag is met in de body van de email een link naar het gewenste formulier en de gewenste record.

Vrijdag 20 april Deze morgen ben ik gestart met de afwerking en testen van de email‐functie van gisteren. Daarna ben ik eens diep gaan rondneuzen in Navision om uit te zoeken hoe de hele agenda‐systeem inclusief de synchronisatie met Outlook in elkaar zit. Hier ben ik wel eventjes zoet mee geweest. Ik heb ook aan Frederik (collega) wat uitleg omtrent dat gevraagd omdat ik de synchronisatie niet aan de praat kreeg. Na dat de synchronisatie werkte, heb ik even manueel de mogelijkheden uitgetest en het leek me dus het beste om gebruik te maken van wat er in Navision aanwezig is want dit is voldoende voor wat ik nodig heb.



Pagina 62 van 74


Stageverslag week 5 Maandag 23 april Deze morgen heb ik de agendasynchronisatie verder uitgewerkt. Concreet heb ik er dus voor gezorgd dat bij het invoegen van een aanvraag in de database, er in de agenda een nieuw item met als onderwerp “verlof (in aanvraag)” wordt toegevoegd en gesynchroniseerd met outlook. Ook als de aanvraag terug geannuleerd wordt zal het item uit de agenda verdwijnen en via de synchronisatie ook uit Outlook. Indien de aanvraag wordt goed –of afgekeurd dan wordt de agenda ook aangepast en wordt deze opnieuw gesynchroniseerd om het onderwerp in de Outlook te wijzigen naar “Verlofaanvraag (goedgekeurd)” of “Verlofaanvraag (afgekeurd)”. Voor de rest van de dag heb ik het email ‐en synchronisatiesysteem getest.

Dinsdag 24 april Vandaag heb ik nog enkele formulier aangemaakt en aangepast zodat de gebruiker op een vlotte manier kan een aanvraag indienen. Zo heb ik onder andere een formulier bijgemaakt waar de gebruiker kan bekijken welke verlofaanvragen hij reeds ingediend heeft en hoeveel verlofdagen hij nog over heeft. Hier kan hij dan ook op een knop drukken die een nieuw formulier opent om een verlofaanvraag in te dienen of hij kan ook een reeds bestaande aanvraag selecteren en deze terug annuleren.

Woensdag 25 april Deze voormiddag heb ik nog wat verder de puntjes van gisteren afgewerkt en in de namiddag heb ik dan met Gregory eens bekeken om mijn systeem van workschedule uit te breiden en efficiënter te maken. Gregory had reeds een voorbeeld eens uitgewerkt van hoe ik te werk moet gaan, het is dus een soort werkkalender die hij gemaakt heeft waar er per dag staat van wanneer tot wanneer de werknemer werkt. Dit zou dus inderdaad veel beter zijn dan het geen wat ik reeds had voorzien. Ik kon enkel ingeven of hij een bepaalde dag werkte of niet. Dus er kon geen rekening gehouden worden met halve dagen. Gregory heeft me ook getoond dat er in Navision reeds een kalendersysteem aanwezig is waar we weekends, feestdagen en andere vrije dagen kunnen ingeven. Deze kunnen we zelf instellen naar eigen wens. Je kan bijvoorbeeld de datum van Nieuwjaar toevoegen en zeggen dat deze jaarlijks terugkeerd en dat dit een vrije dag is. Aan de hand van deze kalender en de werkkalender kunnen we gemakkelijk het aantal dagen berekenen die moet afgetrokken worden van het verlof van een werknemer. Zo hebben we bijvoorbeeld een werknemer die van maandag 30 april tot vrijdag 4 mei verlof aanvraagt. De werknemer werkt volgens een 4/5‐regeling en is altijd de woensdag thuis. Dan moeten we berekenen dat er slechts 3 dagen van zijn verlof afgaan in plaats van vijf want dinsdag 1 mei is feestdag en woensdag werkt hij sowieso niet. Morgen ga ik dit realiseren in het systeem.

Donderdag 26 april Vandaag heb ik de hele dag gewerkt aan het systeem waar ik het gisteren over had. Dus de integratie met een werkkalender (Workschedule) en kalender met vrije dagen.

Vrijdag 27 april Vandaag was ik niet aanwezig op stage omwille van ziekte.



Pagina 63 van 74


Stageveslag week 6 Maandag 30 april Ook vandaag heb ik verder gewerkt aan het systeem van donderdag.

Dinsdag 1 mei Dag van de arbeid

Woensdag 2 mei Deze morgen heb ik de e‐mails nog wat uitgebreid zodat er onder andere wordt vermeld om welke redenen bijvoorbeeld een aanvraag werd afgekeurd. Daarna ben ik eens van start gegaan met te bekijken wat er allemaal nodig is om de security in te stellen op de formulieren en tabellen zodat er geen onrechtmatige acties kunnen worden gedaan op de verlofaanvragen. We willen er dus voor zorgen dat een gewone werknemer enkel kan zien wat voor hem van belang is en dat hij enkel een aanvraag kan indienen voor hemzelf. Terwijl een goedkeurder alweer wat meer informatie moet zien te krijgen en de mensen van de administratie zo goed als alles mogen zien. Deze namiddag verder gefocust op de security. Om een login te maken moeten we verschillende stappen ondernemen. We moeten eerst onze werknemer aanmaken maar aangezien de outlooksynchronisatie van Outlook enkel kan ingesteld worden op niveau van een verkoper moeten we dus voor de werknemer ook een verkoper aanmaken en dan kunnen we een database‐aanmelding aanmaken die we koppelen aan een verkoper. Wanneer we een database‐aanmelding hebben gecreëerd kunnen we aan deze aanmelding één of meerdere rollen toekennen en daarvan de rechten instellen. Het grootste deel van de namiddag heb ik wat zitten spelen met de rechten maar dit blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn. Het is namelijk gemakkelijk om iemand rechten te geven tot bepaalde dingen zoals alle formulieren, alle tabellen, etc. maar het is een heel stuk moeilijker om deze rechten te beperken. Er moet ook voor gezorgd worden dat het menu aangepast wordt naargelang welke rol er ingesteld is.

Donderdag 3 mei Deze ochtend verder het hoofd gebroken op het hele security‐systeem en ook eens wat hulp gevraagd aan enkele collega’s maar die konden mij ook niet verder gaan aangezien men nauwelijks moet werken met de security. Voor de systemen dat men bij Young & Partners ontwikkeld maakt men gebruik van de standaard rollen die voorzien zijn in Navision aangezien de mensen het systeem gebruiken meestal toch alle rechten krijgen omdat zij toch van de administratie zijn en alles mogen zien. Ik heb voor de middag eens gezocht op internet en op de site van mibuso (http://www.mibuso.com – een online community rond alles wat te maken heeft met Microsoft Business Solutions: forum, downloads, knowledge base, …). Daar heb ik een presentatie gevonden van ongeveer 1 uur en 10 minuten (powerpoint + video) (http://mibuso.com/dlinfo.asp?FileID=606 – Convergence 2006: Microsoft Dynamics NAV ‐ How to Setup Security). Deze heb ik laten downloaden tijdens de middagpauze. Deze middag heb ik op een sneltempo eens de presentatie overlopen maar deze maakte mij ook niets wijzer. Deze beschreef namelijk enkel hoe je de security kon instellen met de reeds in Navision voorgedefinieerde rollen. Gregory heeft me dan gezegd dat ik de security mocht laten voor wat het was en verder doen met de rest. Alvorens verder te gaan heb ik nog eens de analyse bij de hand genomen en overlopen om te kijken wat er nog ontbreekt en een to‐do‐lijstje op te stellen.



Pagina 64 van 74


Vrijdag 4 mei Vandaag heb ik het to‐do‐lijstje overlopen die ik gisteren had opgesteld. Enkele van die dingen zijn de volgende:

Alle captions goedzetten voor de forms en tables: Nederlands, Engels en Frans. Een rapport met overzicht van de aanvragen per werknemer Zorgen voor dat de goedkeurders onmiddellijk kunnen zien of er een overlapping is met een Andere werknemer zonder dat ze zelf moeten gaan kijken.



Pagina 65 van 74


Stageverslag week 7 Maandag 7 mei Deze morgen heb ik nog een bug gevonden bij het testen. Wanneer ik een aanvraag annuleerde ging hij blijkbaar niet automatisch uit de agenda. Hij verwijderde wel het item uit de database maar niet uit Outlook. Deze verwijderde hij dan pas bij het opnieuw opstarten van Navision. Dit doordat hij bij het opstarten een volledige synchronisatie doet en tijdens het werken in Navision doet hij enkel synchronisatie van een item apart. Om de aanvraag onmiddellijk uit de agenda te kunnen verwijderen moest ik eerst in de desbetreffende record het veld canceled op true plaatsen. Op dat moment verwijderde hij het item uit Outlook en kon ik de record verwijderen uit de database. In de namiddag ben ik met eens met Gregory gaan samen zitten om alles te overlopen wat ik gemaakt heb. Al snel heb ik gemerkt dat als je zelf voortdurend bezig bent met het project dat er vele dingen over het hoofd worden gezien en dat het dus beter is om altijd eens “een buitenstaander” het project te bekijken. Ik heb dan dus samen met Gregory een lijstje opgesteld met de tekorten en de dingen die aangepast moeten worden.

Dinsdag 8 mei Deze morgen ben ik gestart met de uitbreidingen en aanpassingen die ik gisteren met Gregory besproken heb. Enkele van die puntjes die ik in de voormiddag aangepast heb zijn:

Drilldown‐field non‐editable maken. Een berekend veld bijmaken aan de hand van 2 andere velden (resterende verlofdagen) De sortering van de vakantiedagen aanpassen (moet gesorteerd worden per jaar en per werknemer)

In de namiddag heb ik het systeem aangepast die het aantal dagen berekende aan de hand van de werkkalender en de kalender met de vrije dagen. Daar zat namelijk een fout in. In Young & Partners wordt er in de voormiddag 3, 5 uur gewerkt en in de namiddag 4,5 uur en op vrijdag in de namiddag 3,5 uur. In Navision staat er geconfigureerd dat een werkdag 8 uur duurt, terwijl een voormiddag of namiddag overeenkomt met een halve dag en niet perse met 4 uur. Zo kwam ik soms op dagen uit van 0,875 of 0,750. Deze moesten dus gecorrigeerd worden.

Woensdag 9 mei Ik ben de dag gestart met het afwerken van de afrondingsfouten waarmee ik gisteren begonnen was. Één van de puntjes die ik maandag genoteerd heb met Gregory is de synchronisatie met Outlook. De synchronisatie gebeurt namelijk lokaal en dit zou eventueel via het netwerk moeten gebeuren zodat van op een andere computer ook kan aangemeld worden en verlof aangevraagd worden. Want zoals eerder al eens vermeld is een werknemer gekoppeld aan een verkoper en een verkoper op zijn beurt aan een database‐aanmelding. Bij de instellingen van de verkoper kan je dan de Outlooksynchronisatie instellen. Hierbij moet je bladeren via een speciaal venster naar de gewenste mappen. Er moet een map ingesteld worden voor de contacten, de taken en de agenda. Dit gebeurt echter lokaal en indien je op een andere pc inlogt en een aanvraag indient zal deze niet onmiddellijk in je agenda terechtkomen.

Donderdag 10 mei Vandaag heb ik de hele dag gezocht naar alternatieve manieren op de agenda te benaderen zonder de gebruik te maken van de Navision agenda‐synchronisatie. Ik heb ook eens geprobeerd wat er mogelijk is Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 66 van 74


in .Net door gebruik te maken van de Microsoft Office Library en Outlook objecten. Het is me gelukt om lokaal een nieuw agenda‐item toe te voegen maar dit is dan hetzelfde als wat Navision doet en komt dus op het zelfde neer.

Vrijdag 11 mei Ik heb vandaag verder gekeken wat mogelijk is voor de agenda in .Net en het verste dat ik daarmee kon geraken is een aanvraag versturen voor de agenda (zoals een vergaderverzoek) en daarmee geraak ik dus ook niet verder want de gebruiker moet dan nog eens op accepteren klikken het moet automatisch gebeuren. Gregory had me er maandag ook op gewezen dat het verloftype prioritair moet gemaakt worden. Het mag dus niet meer mogelijk zijn dat een werknemer wanneer hij een aanvraag indient zelf kan kiezen welk soort verlof hij opneemt. Het systeem moet dus zelf kijken welk type de grootste prioriteit en genoeg dagen heeft. Daarvoor moeten we de tabel met de afwezigheidredenen aanpassen zodat we een prioriteit kunnen instellen. Daarna moeten we er ook voor zorgen dat het systeem de controle doet welk type moet genomen worden bij een aanvraag maar dat zal voor maandagochtend zijn.



Pagina 67 van 74


Stageverslag week 8 Maandag 14 mei, dinsdag 15 mei en woensdag 16 mei De voorbije drie dagen heb ik gewerkt aan een “intelligent” systeem die ervoor zorgt dat er automatisch een verloftype wordt gekozen zoals ik vrijdag beschreven heb in mijn verslag.

Donderdag 17 mei Hemelvaarstdag

Vrijdag 18 mei Vandaag heb ik alle tabellen en formulieren hernummert. Die hanteerden eerst een nummering van 123456700, 123456701, … Dit kwam omdat ik eerst gebruik maakte van de Navision‐licentie die we in school kregen. Aangezien ik bepaalde aanpassingen niet kon doen met die licentie had ik van Young & Partners een nieuwe licentie ontvangen. De tabellen en formulieren waren aangemaakt met de oude licentie waardoor dit geen propere nummering is. Deze heb ik nu aangepast met de nieuwe licentie naar een reeks van 50000, 50001, … Dit was een hele karwei want als je bijvoorbeeld eerst een tabelnummer aanpast kan je de bijhorende formulieren niet meer in design openen. Dus moest ik eerst alle formulieren in design openen die bij een bepaalde tabel horen en dan de tabel hernummeren en dan alle datasources terug goed zetten. Daarna heb ik in alle formulieren en tabellen de relaties getest of deze nog juist waren en indien nodig deze gecorrigeerd naar de nieuwe tabelnummers. Ook in de code heb ik de globals en locals terug moeten instellen. Dit bij de velden van het type record of form. Ook moesten de eigenschappen van de sneltoetsen F5 en Shift+F5 terug ingesteld worden.



Pagina 68 van 74


Stageverslag week 9 Maandag 21 mei Aangezien er vandaag een nieuwe consultant aan de slag ging en deze een eigen bureau nodig had heb ik deze morgen plaats moeten maken en ben ik verhuisd naar de ruimte waar verschillende developers samen zitten. Ik ben de dag gestart met het oplossen van een klein probleempje. Één van die probleempjes was dat wanneer men een aanvraag annuleerde er niet werd gecontroleerd of de aanvraag uit het verleden was. Zo kon men oude aanvragen annuleren en verlofdagen recupereren. Ook heb ik nog verschillende bugs gevonden en gecorrigeerd in de code die ontstaan waren door de wijziging van de tabel –en formuliernummers. Er bestond reeds een formulier waar je per aanvraag de goedkeurders kon bekijken en wat hun beslissing was op de goedkeuring. Ik heb nu een nieuw formulier gemaakt die de gegevens op een andere manier benadert, namelijk per goedkeurder alle aanvragen of degene die hij nog moet beantwoorden. Deze middag wilde Gregory eens even een testje doen en liet mij volgende oefening eens maken. Hij wilde een formulier waar je 2 bereiken kon invullen en wanneer je dan een knop indrukte moesten alle priemgetallen berekend worden binnen dit bereik. Deze priemgetallen moesten dan opgeslagen worden in een tabel en per priemgetal hun faculteit. Daarna moest ook per run worden bijgehouden wanneer deze gebeurde en tussen welke bereiken. Al snel kwam ik het probleem tegen dat de datatypes te klein werden om de oplossingen van de faculteit op te slaan indien het getal groter werd dan 23. Hier moest ik niet verder rekening met houden. Samen met Gregory hebben we dan eens de code bekeken en gekeken op welke stukken we deze nog konden optimaliseren inzake performantie van het programmatje. Daarna heb ik verder afgewerkt waar ik deze ochtend mee bezig was.

Dinsdag 22 mei Aangezien er controle wordt gedaan op het werkschema en kalender om te zien wanneer een werknemer normaal gezien werkt en om te zien wanneer het algemeen vrije dagen zijn moeten we de kalender koppelen aan een bepaalde werknemer. Je kan namelijk meerdere kalenders instellen in het systeem, zo zullen er bij Young & Partners twee kalenders gedefinieerd zijn. Één voor de Belgische werknemers en één voor de Nederlandse werknemers. Daarna heb ik de database eens voorbereid voor een iets meer uitgebreide en realistische test. Daarvoor heb ik eerst de alle oude testdata uit het systeem verwijderd en daarna nieuwe testdata ingevoerd. Bij het invoeren van verschillende werknemers viel het mij op dat er veel dezelfde gegevens ingevuld moesten worden per werknemer die ik toevoegde: in de tabel Employee, salesperson/purchaser en user (en het instellen van de standaard rechten). Daarvoor heb ik dan besloten om een automatisatie te maken voor deze acties. Deze zal kunnen uitgevoerd worden vanuit het formulier van de werknemer wanneer je een nieuwe werknemer hebt toegevoegd. Deze zal dan voor deze specifieke werknemer de gegevens toevoegen in de andere tabellen. Nadat ik deze automatisatie gemaakt had en verder ging met het testen was er blijkbaar een probleem ontstaan in de synchronisatie met Outlook. Het duurde even voor ik de oorzaak kond vinden. In plaats van automatisch de volledige synchronisatie te laten lopen heb ik elke stap van de synchronisatie apart uitgetest. De agenda bleek in beide richtingen goed te werken en het probleem lag dus aan de synchronisatie van de contractpersonen. Door eens alle contactpersonen uit Outlook te verwijderen was dit probleem opgelost. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 69 van 74


Woensdag 23 mei Normaal gezien was er gepland dat mijn stagecoach, Lies Pinket, deze middag eens zou komen kijken op mijn stage om te evalueren. Dit moesten we echter afzeggen doordat Gregory dringend en door onvoorziene omstandigheden naar een klant in Nederland moest gaan. Ik heb er ook voor gezorgd dat wanneer een werknemer zijn aanvraag annuleert dat de verantwoordelijken daar ook van op de hoogte gebracht worden door middel van een mail. Bij het verder testen ontstond er terug een synchronisatieprobleem tussen Outlook en Navision. Deze keer lag het niet aan de contactpersonen maar aan de agenda. Dit kon ik oplossen door de agenda items voor de gebruiker die gekoppeld is aan de lokale Outlook te verwijderen uit de Navision database (niet uit Outlook !). Een clean‐up dus zoals bij de contactpersonen. Dit probleem is waarschijnlijk ontstaan door foutieve testdata of dergelijke. Bij definitief gebruik zal dit probleem dus normaal gezien niet voorkomen. Vervolgens ben ik eens beginnen testen wat de mogelijkheden zijn om een rapport te maken in Excel. Hiervoor heb ik gewerkt met Automations binnen Navision. Dit is een beetje te vergelijken met de manier waarop de in .Net te werk gingen om een Excel‐document te maken. Zo ging ik eerst een macro maken in Excel zelf om dan aan de hand van de achterliggende code mijn code op te stellen voor gebruik in Navision. Joachim (collega) wees er mij dan echter op dat dit niet de beste manier was, aangezien er reeds functies voorzien zijn in Navision om dit te doen, namelijk door gebruik te maken van de Excel Buffer tabel. Deze tabel kan je naar eigen believen uitbreiden naar gelang wat je nodig hebt van opmaak binnen Excel. Joachim had reeds van een ander project een Excel Buffer met meer mogelijkheden en hebben deze geëxporteerd om dan terug te importeren in mijn database. Na het importeren van de geëxporteerde fob ontstond er wel een groot probleem. De database was corrupt geworden. Samen met enkele collega’s hebben we dan bijna de hele namiddag gezocht naar een oplossing om hem eventueel te herstellen. Online ook gezocht op de site van Mibuso naar gelijkaardige problemen en daar vond ik enkele gelijkaardige gevallen. Men zou het kunnen oplossen met een tool die je speciaal moet aanvragen bij Microsoft maar daar zouden ze een serieus bedrag voor aanrekenen wat niet te doen is voor mijn stageopdracht. Er zal dus niets anders opzitten om vanaf morgen te beginnen met de schade te herstellen vanaf mijn laatste back‐up, deze dateert wel reeds van begin vorige week.

Donderdag 24 mei Vanaf deze morgen ben ik van start gegaan met herstellen van het verloren werk. Aan de hand van mijn weekverslagen overloop ik alles wat ik gedaan had en herstel ik deel per deel. Ondertussen heb ik ook geleerd dat het niet meer voldoende is om wekelijks eens een back‐up te nemen maar per deeltje die ik gemaakt heb.

Vrijdag 25 mei Om zo vlug mogelijk terug op planning te komen door de corrupte database heb ik gisterenavond toch nog een heel eindje doorgewerkt. Voor de rest van de dag heb ik ook verder gewerkt aan het herstel en zal dit ook in het verlengde weekend doen zodat ik maandag terug het andere werk kan hervatten.



Pagina 70 van 74


Stageverslag week 10 Maandag 28 mei Tweede Pinksterdag

Dinsdag 29 mei In het verlengde weekend heb ik zo goed als alle schade kunnen herstellen en alvorens verder te gaan heb ik nog eens een extra back‐up genomen en opnieuw geprobeerd om de Excel buffer te importeren. Dit gaf deze keer geen problemen. Ik heb ook nog een probleem gevonden bij een calc‐field van Amount Used. Hij telde alle aanvragen samen van voor alle jaren, er werd dus geen onderscheid gemaakt met het jaar van het type verlof. Indien voor het type ‘recup’ in 2006 5 dagen opgenomen waren en in 2007 3 dagen dan stond in overzicht met vakantiedagen en aantal verbruikt bij 2006 en 2007 telkens 8 dagen. Hij ging ze dus telkens samentellen. Dit kon ik oplossen door bij de tabel met de aanvragen een veld toe te voegen die ook het jaartal registreert en dan de filter van de calc‐field aan te passen zodat het jaar in rekening werd gebracht. Ik heb nu ook de mogelijkheid ingestoken dat men een aanvraag kan wijzigen. Op het moment dat men nu dus een aanvraag zal wijzigen, zal er terug een mail verstuurd worden naar de verantwoordelijken en zullen de reeds genomen beslissingen terug geïnitialiseerd worden. Ook wordt de agenda door middel van synchronisatie terug aangepast.

Woensdag 30 mei Vandaag heb ik vooral gewerkt aan het stagedossier: vooral opzoekingswerk gedaan.

Donderdag 31 mei Ik heb nog een extra datum veld bijgevoegd om zo te kunnen zien wanneer de aanvraag het laatst goed – of afgekeurd of overruled is geweest. Dus bij één van deze acties wordt de datum automatisch opgeslagen in de database. Ik heb ook nog eventjes geholpen bij Timothy die een probleem had met MapPoint in .Net. De oplossing voor het probleem is op volgende site terug te vinden: http://msdn2.microsoft.com/en‐ us/library/aa493317.aspx, het betrof een probleem met het formaat van de tijd, deze was fractioneel ingedeeld.

Vrijdag 1 juni Vandaag heb ik enkele kleine aanpassingen gedaan, onder andere het editable en niet editable maken van bepaalde velden in formulier ‘verlofgoedkeuringen per goedkeurder’, afhankelijk van wie ingelogd is. Dus indien je ingelogd bent als gebruiker ‘FGOT’ zal je enkel de goedkeuringen van FGOT kunnen goed of afkeuren en die van andere goedkeurders niet. Er is nu terug een synchronisatieprobleem opgetreden, dit had ik al eerder opgemerkt maar niet echt belang aan gehecht omdat ik dacht dat het terug lag aan de data zoals in voorgaande gevallen van synchronisatieproblemen. Wanneer ik nu een aanvraag die bvb goedgekeurd was terug op afkeuren zet (indien deze natuurlijk nog niet voorbij is of begonnen is – is controle op voorzien) dan zou hij bepaalde conflicten geven en dan past hij het item niet aan in de agenda. Hij geeft namelijk het conflictenvenster van Navision maar het rare er aan is dat dit venster leeg is, er worden geen conflicten getoond. Frederik Goerlandt MCT – Office Automation Academiejaar 2006‐2007


Pagina 71 van 74

Bijlagen –– Wekelijkse s stageverslageen

Na enkele uren geezocht te hebb ben naar het p probleem heb b ik nog steed ds geen oplosssing gevonden. De gende week verder gaan. zoekktocht zal volg Even n een opmerking terzijde: w wat me opviel en soms vervvelend kan zijn is dat je slecchts een bepe erkt aantal prop perties van bijvvoorbeeld forrmulieren at ru untime kan aaanpssen, In teegenstelling to ot .Net waar j je slechts een h heel beperkt a aantal niet kan aanpassen.



Paginaa 72 van 74


Stageverslag week 11 Maandag 4 juni & dinsdag 5 juni De voorbije twee dagen heb ik continue zitten zoeken naar het probleem van de synchronisatie. Ik heb alles geprobeerd. Onder Andere heb ik eens een standaard database genomen en alles aanpassingen er opnieuw in geïmporteerd, ook heb ik eens Outlook eens volledig opnieuw ingesteld en nog vele andere dingen geprobeerd. Voorlopig ga ik het probleem eventjes laten rusten en verder doen met iets anders.

Woensdag 6 juni Vanaf vandaag ga ik eventjes de tijd nemen om het stagedossier te vervolledigen. Vandaag heb ik het deel van de bedrijfsvoorstelling gemaakt. Aan de hand van de website en enkele brochures heb ik de teksten opgesteld voor voorstellen van het bedrijf en de producten.

Donderdag 7 juni Vandaag heb ik het gedeelte over Navision samengesteld voor het stagedossier. Dit deel legt uit wat Navision is, de geschiedenis ervan, wat Navision is op de dag van vandaag en hoe de toekomst er zal uitzien. Ik heb contact opgenomen met Pascal Alderweireldt, dit is iemand van het bedrijf Qurius die enkele lessen over Navision is komen geven op school, om toestemming te vragen voor het gebruik van bepaalde dingen uit zijn cursusmateriaal. Ook heb ik reeds een deel van de handleiding gemaakt, namelijk het deel van de installatie. Hiervoor heb ik screenshots gemaakt en bijhorende tekst geschreven. Tijdens het maken van de screenshots heb ik ook nog enkele bugs ontdenkt en deze opgelost. Als laatste voor vandaag heb ik een achtergrond gemaakt voor de PowerPoint‐presentatie van de stageverdediging.

Vrijdag 8 juni In de voormiddag heb ik vooral verder gewerkt aan de PowerPoint‐presentatie. Ik heb de grove structuur samengesteld en reeds duidelijk gemaakt welke topics ik in de presentatie zal behandelen. In de namiddag heb ik verder gewerkt aan de handleiding voor in het dossier. Het deel dat ik gemaakt heb ging vooral over de instellingen die je moet doen om er mee van start te kunnen gaan. Werknemers toevoegen en configureren, verloftypes toevoegen, etc. Daarvoor ben ik gestart van een nieuwe database en de fob‐bestanden erin geïmporteerd om zo te kunnen starten van een “nette” database zonder testgegevens en dergelijke.



Pagina 73 van 74


Stageverslag week 12 Maandag 11 juni Deze ochtend ben ik naar het Hiepso gegaan in Kortrijk om daar eens een proefpresentatie te doen voor Lies Pinket. Aangezien ik niet veel tijd had en de presentatie inhoudelijk toch nog niet veel bevatte heb ik enkel eens het systeem uitgetest op het netwerk van het Hiepso en zoals ik reeds had verwacht worden mails tegengehouden en lukt het dus niet voor mails te versturen bij aanvragen en dergelijke. Daarom heb ik besloten om in plaats van een live demo te geven deze op voorhand te maken en te tonen door middel van een video waar ik dan wel live commentaar zal bij geven. Na de proefpresentatie ben ik teruggegaan naar de stageplaats en heb ik daar de rest van de dag de laatste afwerkingen gedaan aan het projectdossier. Aangezien ik morgen in de loop van de dag mijn dossier moet indienen zal dit de laatste dag van het weekverslag zijn. Wat er nog van taken uit de bus zullen komen na het indienen van het project en dossier ben ik nog niet zeker.



Pagina 74 van 74

Verlofbeheersysteem. Projectdossier

Recommend Documents