Nieuwbouw gemeentehuis Haren PROJECTDOSSIER

Nieuwbouw gemeentehuis

PROJECTDOSSIER

Haren

Groningen Augustus 2007

1. RUIMTELIJK EN FUNCTIONEEL PROGRAMMA VAN EISEN GEMEENTEHUIS

2. STRUCTUURPLAN GEMEENTEHUIS

I N H O U D S O P G AV E

3. GEBOUWPROFIEL GEMEENTEHUIS

4. PLAN VAN AANPAK

5. COMMUNICATIEPLAN

Haren, nieuwbouw gemeentehuis Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen gemeentehuis Groningen, 16 augustus 2007 07/JJ/cw/070028/rap/0365b

bezoekadres Leonard Springerlaan 37 postadres Postbus 436, 9700 AK GRONINGEN telefoon 050-524 46 66 fax 050-525 89 82 KvK nr. 02047928 mail [email protected] bezoekadres Kosterijland 46-E postadres Postbus 63, 3980 CB BUNNIK telefoon 030-659 23 33 fax 030-659 23 45 bankrek.nr. 46.94.21.193 internet www.draaijerpartners.nl Op alle door ons aanvaarde opdrachten is van toepassing de ‘Regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau RV0I 2001’.

INHOUD 1.

INLEIDING

1

1.1

Proces

2

2.

ORGANISATIEBESCHRIJVING

3

2.1

De organisatie

3

2.2

Bedrijfsprocessen

4

2.3

Toekomstperspectief

5

2.4

Openingstijden

6

3.

TE HUISVESTEN FUNCTIES

7

3.1

Centrale publiekshal

7

3.2

Centraal vergadercentrum

12

3.3

Bedrijfskantine

18

3.4

Kantoorruimte

19

3.5

Centraal ondersteunende ruimten (facilitaire ruimten)

21

3.6

Parkeervoorzieningen en terreinvoorzieningen

25

4

RUIMTELIJKE UITGANGSPUNTEN

27

4.1

Algemeen

27

4.2

Totale ruimtebehoefte

28

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5.

organogram ruimtestaat oppervlaktebegrippen werkplekberekening kantoorconcepten

1.

INLEIDING

In 1886 liet de gemeente Haren een eigen raadhuis bouwen op de hoek van de Meerweg en de Rijksstraatweg. Het kreeg er in de twintigste eeuw nog een verdieping bij, maar in de jaren zeventig bleek het echt te klein. Er werd vervolgens aan de overkant van de Rijksstraatweg een geheel nieuw gemeentehuis gebouwd (1975). Inmiddels is de gemeente Haren 32 jaar lang gehuisvest in dit gebouw. Reeds een tiental jaren is duidelijk dat er iets moet gebeuren met de huidige huisvesting van het gebouw. Het gebouw voldoet niet meer aan de wettelijke eisen. In 2006 is besloten een nieuw gemeentehuis te realiseren op de locatie van het huidige postkantoor. De gemeente Haren wil een goede en centrale huisvesting voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie realiseren. Nieuwbouw geeft de kans een ingetogen en voor de burger herkenbaar huis der gemeente te realiseren. Het zal een bijdrage leveren aan het beleven van het Harense centrum/de Harense dorpskom. Het nieuwe gemeentehuis moet een plek zijn waar alle burgers en groeperingen uit de gemeente zich welkom voelen. Het is een centrale ontmoetingsplaats en heeft een eenduidige sfeerbeleving. Daarnaast biedt het nieuwe gemeentehuis kansen om in een nieuw gebouw vorm te geven aan de verschillende werksoorten en vormen van de organisatie. De aanpak van het project is zodanig, dat maatwerk zal ontstaan op basis van een sterke betrokkenheid van bestuur, management en medewerkers. Er wordt uitgegaan van een bouwoppervlak van circa 3.875m2 brutovloeroppervlak. De gemeente wil de nieuwe huisvesting eind 2010 in gebruik nemen. In dit Programma van Eisen wordt aangegeven welke activiteiten in het nieuwe gebouw zullen plaatsvinden en welke functionele, ruimtelijke en technische eisen deze stellen aan het ontwerp. In het totale ontwikkelingsproces vormt het Programma van Eisen de belangrijkste input van de te huisvesten organisatie. Het document is bedoeld om de opdrachtgever een overzicht te geven van de uitgangspunten van het gebouw en om de ontwerpers voldoende informatie en inspiratie te geven. Het geeft bovendien een basis om vroegtijdig een budgetraming op te kunnen stellen en het ontwerp kwalitatief te toetsen. Het uitwerkingsniveau van dit Programma van Eisen is toereikend voor het opstellen van een Voorlopig Ontwerp. Ten behoeve van het Definitief Ontwerp zal op onderdelen nadere uitwerking noodzakelijk zijn. Ten aanzien van de kantoorfuncties laat het Programma van Eisen bewust ruimte voor nadere uitwerking. In een later stadium van de planontwikkeling zullen de uitgangspunten voor wat betreft de situering van de afdelingen en de toe te passen kantoorconcepten worden bepaald. De stuurgroep draagt de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van het Programma van Eisen. De input is, onder aanvoering van de projectgroep, geleverd door de verschillende werkgroepen: de werkgroep Bestuurs- & Publiekruimten, de

1

werkgroep Facilitair & Techniek en de werkgroep Kantoorconcepten. Na deze inleiding volgt in hoofdstuk 2 een schets van de te huisvesten organisatie. In hoofdstuk 3 worden de te huisvesten functies omschreven. Hoofdstuk 4 bevat de ruimtelijke uitgangspunten.

1.1

Proces Nu de locatie bekend is, wil de gemeente graag haast maken met het bouwproces. De plannen voor de bouwwerkzaamheden worden ter goedkeuring aan de gemeenteraad in juli/augustus 2007 voorgelegd. Indien dit raadvoorstel wordt goedgekeurd door de gemeenteraad, zal worden begonnen met het Voorlopig Ontwerp. Het Definitief Ontwerp zal medio september 2008 gereed zijn. Daarna zullen de bestekken worden geschreven, waarna de bouwvoorbereiding en uitvoering naar verwachting zullen starten in januari 2009. De oplevering van het nieuwe gemeentehuis staat eind 2010 gepland. In hoofdstuk 6 van het Projectdossier wordt het Plan van Aanpak voor de voorbereidingsfase nader beschreven.

2

2.

ORGANISATIEBESCHRIJVING

De vroegste sporen van bewoning op het grondgebied van de huidige gemeente Haren gaan terug tot zo'n 4500 jaar geleden. Archeologische opgravingen legden grafheuvels, een bekergraf en een hunebed bloot. Haren, Onnen, Glimmen en Noordlaren waren in die middeleeuwen afzonderlijke buurschappen. Nu vormen de vier dorpen samen de gemeente Haren. De gemeente Haren is een gemeente in de provincie Groningen en telt 18.830 inwoners. Het bestuur neemt in iedere gemeente een prominente plaats in. Het bestuur neemt de besluiten die direct gevolgen hebben voor de gemeente zelf. De voorbereiding hiervan vindt grotendeels plaats binnen de ambtelijke organisatie. In dit hoofdstuk wordt de organisatie van de gemeente Haren toegelicht. Daarbij opgemerkt dat het huidige VVV-kantoor niet tot de organisatie van de gemeente Haren behoort en na de verhuizing extern wordt gehuisvest.

2.1

De organisatie Binnen de gemeente Haren is de gemeenteraad de "baas" en verantwoordelijk voor alle belangrijke beslissingen. Zo stelt de gemeenteraad ieder jaar de begroting en het jaarverslag vast. Ook alle gemeentelijke verordeningen en plannen worden door de gemeenteraad vastgesteld. De gemeenteraad van Haren telt zeventien raadsleden. De gemeenteraad telt zes fracties, welke wordt vertegenwoordigd door verschillende politieke partijen. Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks bestuur. Het college is belast met de dagelijkse gang van zaken en bereidt de besluitvorming in de gemeenteraad voor. Het college bestaat uit de burgemeester en drie wethouders. De gemeentesecretaris ondersteunt het college. De directie bestaat uit drie directieleden. De ambtelijke organisatie wordt aangestuurd door zes afdelingshoofden. Onder de directie staan zes afdelingen. Binnen de afdelingen wordt onderscheid gemaakt tussen één of meerdere teams. De huidige formatie bedraagt op dit moment circa 96 fte (peildatum april 2007). Het totaal aantal medewerkers komt op 117 personen (bron P&O). De organisatie kent de volgende afdelingen met de volgende teams: •

Afdeling Bestuurs- en Management Ondersteuning (BMO) team Personeelszaken team Openbare Orde en Veiligheid team Communicatie team Bestuurssecretariaat team (Financieel) Beleid/Control

3

•

•

•

•

•

Afdeling Informatiebeheer, Systemen & Administraties (ISA) team Financieel Beheer team Belastingen team Tekstverwerking team Automatisering team Archief team Beheer Vastgoed en Geoinformatie Afdeling Dienstverlening team Publiekszaken Frontoffice team Publiekszaken Backoffice team Facilitaire Dienst team ’t Clockhuys-CKC team docenten ’t Clockhuys-CKC Afdeling Vergunningverlening & Handhaving (V&H) team Vergunningverlening team Handhaving team Fiscale en Juridische Zaken Afdeling Beheer Openbare Ruimte & Gebouwen (BORG) team Beleid en Projecten team Civiele Techniek team Bouwkunde team Woonomgeving team Brandweer Afdeling Ruimtelijke & Maatschappelijke zaken (RMZ) team Onderwijs, Sport en Welzijn team Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting team Sociale Zaken

De organogram van de gemeente Haren wordt nog eens schematisch weergegeven in bijlage 1.

2.2

Bedrijfsprocessen Het gemeentehuis huisvest grofweg twee verschillende bedrijfsprocessen: het politieke bestuur van de gemeente Haren en de ambtelijke organisatie. Het politieke bestuur bestaat uit de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders is dagelijks aanwezig in het gemeentehuis. Daarnaast worden ook vergaderingen met de gemeenteraad ’s avonds bijgewoond. De ambtelijke organisatie zorgt met name voor de dienstverlening aan de bewoners en bedrijven van de gemeente Haren. Dit varieert van direct contact aan de balies (de frontoffice) tot het maken van beleidskaders voor ontwikkelingen in de gemeente (backoffice). Hierdoor is een grote variëteit aan bedrijfsprocessen aanwezig, die

4

onderling sterk kunnen verschillen. Ook de samenwerkingsverbanden onderling en met anderen fluctueren en verschillen sterk. Tot de secundaire bedrijfsprocessen behoren naast het management en de staffuncties (secretariaten, personeel en organisatie, financiën, communicatie en juridische zaken) ook de facilitaire dienstverlening en de ICT-ondersteuning. Deze ondersteunen zowel de bestuurlijke, politieke als de ambtelijke organisatie. De gemeente Haren is als organisatie de afgelopen jaren qua inrichting veranderd van een productgerichte organisatie naar een procesgerichte organisatie. Dit houdt in dat het proces en het projectmatig werken centraal staan. De afdelingen zijn daarbij, zoals in de vorige paragraaf te zien is, georganiseerd naar de rollen die de gemeente Haren speelt in haar prestaties naar de burgers. Burgers, die daarbij op hun beurt ook in diverse hoedanigheden met de organisatie van gemeente Haren te maken hebben: Organisatieonderdeel Bestuur/Directie/BMO Dienstverlening RMZ V&H Bestuur/projecten IS&A BORG

Rol gemeente vertegenwoordiger dienstverlener regeltoepasser regeltoepasser ontwikkelaar beheerder beheerder

Burgerrol kiezer/belastingbetaler klant onderdaan onderdaan partner gebruiker (basisgegevens) gebruiker (openbare ruimte)

Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen de volgende groeperingen van de functies: leidinggeven, specialistisch medewerker, beleidsmedewerker, administratief medewerker en vaktechnisch medewerker. Het procesgerichte werken zal voor de toekomst een steeds duidelijker vorm krijgen binnen de gemeente Haren. Dit krijgt dan ook zijn weerslag in het huisvestingsconcept van het nieuwe gebouw.

2.3

Toekomstperspectief De gemeente Haren verwacht op langere termijn (circa tien jaar) een vraagverandering van de klanten. Door de toenemende digitalisering en grotere beschikbaarheid van informatie, weten klanten zich steeds beter en sneller zelf te redden. Dit zal met name gelden voor de relatief eenvoudige/eenduidige diensten. De baliecontacten voor de toekomst worden wellicht intensiever dan nu: de relatief eenvoudige producten worden dan thuis afgehandeld en de relatief moeilijke producten aan de balie of elders in het gemeentehuis. Deze vraagverschuiving wordt meegenomen in het huisvestingsconcept van het nieuwe gebouw. De verwachting is dat de gemeente zich meer als een netwerkorganisatie gaat gedragen. Dit betekent dat de medewerkers niet per se meer alleen op de afdelingen werkzaam zullen zijn, maar zich meer in multidisciplinaire teams gaan bewegen.

5

Op deze wijze kan er beter worden ingespeeld op de (veranderende) behoeften van de klant (klantgerichtheid), kan makkelijker geanticipeerd worden op nieuwe ontwikkelingen bij de gemeente (flexibiliteit) en worden meerdere kennisgebieden gebundeld (kennisoverdracht). Daarnaast is de verwachting dat klanten een hogere kwaliteit van dienstverlening gaan verlangen. De vraagstukken zijn veelal complex van aard en de rol van de gemeente kan per vraagstuk wijzigen (initiator, faciliterend, ondersteunend, et cetera). Dit zal in toenemende mate vragen om multidisciplinaire teams met specialisten uit verschillende vakgebieden. Binnen het te realiseren nieuwe gemeentehuis wordt geen rekening gehouden met de groei van de organisatie. Eventuele groei moet worden opgevangen door het toepassen van alternatieve kantoorconcepten waarbij de vaste werkplek ter discussie staat. Daarnaast kan groei worden opgevangen door rekening te houden met uitbreidingsflexibiliteit in het ontwerp.

2.4

Openingstijden Het gemeentehuis kent een diversiteit aan openstelling door de verschillende doelgroepen zoals bezoekers, medewerkers, gemeenteraad, fractieleden, et cetera. Voor de bezoekers van de gemeentewinkel gelden de volgende openingstijden: van maandag tot en met vrijdag van 8.00 – 13.00 uur maandagmiddag van 16.00 – 18.00 uur De receptie en de toegang voor medewerkers zijn geopend tijdens de kantooruren. Daarnaast is het gemeentehuis in de avonduren beschikbaar voor vergaderingen, zoals de raadsvergaderingen en fractievergaderingen. Voor de toekomst wordt geen verandering in de openingstijden verwacht. In de opzet van het nieuwe gebouw wordt rekening gehouden met de diversiteit van de verschillende doelgroepen. Naast de hoofdentree voor bezoekers en de medewerkers komt er een aparte entree voor de medewerkers en een aparte entree voor het vergadercentrum. De entree voor het vergadercentrum fungeert overdag als de entree voor de externe partijen waaronder de raadsleden, de fractieleden en bezoekers voor de trouwerijen. In de avonduren is deze entree toegankelijk voor de raadsleden en fractieleden en andere bezoekers voor de vergaderingen die hier worden gehouden. In het structuurplan, hoofdstuk 2 van het Projectdossier, worden de relaties tussen de verschillende onderdelen van het gemeentehuis nader weergegeven.

6

3.

TE HUISVESTEN FUNCTIES

In dit Programma van Eisen worden de te huisvesten functies verdeeld over een aantal ruimtelijke clusters. In de navolgende paragrafen worden per cluster de daarin opgenomen ruimten beschreven. Een overzicht van de ruimtebehoefte is opgenomen in bijlage 2. De volgende clusters worden onderscheiden: • centrale publiekshal • centraal vergadercentrum • bedrijfskantine • kantoorruimte • centraal ondersteunende ruimten (facilitaire ruimte) • parkeer- en terreinvoorzieningen

3.1

Centrale publiekshal De publiekshal is een open, representatieve en uitnodigende ontmoetingsplek, waarin service en informatie aan het publiek wordt verleend. De hal is vrij toegankelijk voor alle bezoekers door middel van de hoofdentree. Deze hoofdentree is gesitueerd aan de kant van het Raadhuisplein en voor een ieder duidelijk als hoofdentree te herkennen. Bij entree meldt de bezoeker zich bij de receptie of bij de informatiezuil in de hal. Vanuit hier wordt de bezoeker verder geholpen en doorverwezen naar één van de loketten, de spreekkamers of het vergadercentrum. De bezoeker heeft nooit onbegeleid toegang tot de beveiligde zone van het gebouw. Als de bezoeker wordt ontvangen in het beveiligde gedeelte van het gemeentehuis wordt zij terug geleid naar de publiekshal. Indien de bezoeker moet wachten, kan dit in de daarvoor bestemde open wachtruimte. De publiekshal is voor grote bijeenkomsten tot en met 150 personen te gebruiken als ontvangstruimte. Er is een koppeling door middel van een draai- of schuifdeur tussen de raadzaal en de centrale publiekshal. Op deze manier kan de raadzaal betrokken worden als ontvangstruimte voor een bijeenkomst tot en met 250 personen. Dit betekent voor de inrichting van de publiekshal dat elementen eenvoudig kunnen worden verplaatst of afgeschermd, zonder dat het afbreuk doet aan het gebruik van deze ontvangstruimte. In de vormgeving en inrichting zal hiermee rekening moeten worden gehouden. De lay-out en de inrichting van de publiekshal moeten nadrukkelijk worden afgestemd op specifieke functionele eisen, in verband met de bedrijfsvoering en het dienstverleningsconcept. De visie op deze zaken dient in de ontwerpfase nader te worden uitgewerkt.

7

De mate en soort beveiliging van de multifunctionele centrale publiekshal is van groot belang. De wens om zoveel mogelijk openheid en transparantie na te streven, dient met een goed beveiligingsbeleid en –techniek te worden aangevuld. Dit wordt nader toegelicht in het Technisch Programma van Eisen, hoofdstuk 3 van het Projectdossier. Voor sfeer en uitstraling is het wenselijk beelden kunstwerken te plaatsen buiten het gebouw, in de centrale hal of in één van de ruimten die toegankelijk zijn voor het publiek, zoals de raadzaal. Voor beelden kunstwerken worden echter in het ontwerp geen extra vierkante meters gereserveerd, maar dit wordt eventueel geïntegreerd in het ontwerp. Binnen de gemeente Haren wordt een kunstcommissie samengesteld, die onder begeleiding van een externe adviseur de randvoorwaarden van de opdracht (het toevoegen van beelden kunstwerken in het nieuwe gebouw) bepaald. Dit krijgt nader vorm in de ontwerpfase van het gemeentehuis. Op basis van een inventarisatie van de functies die in de publiekshal moeten worden gehuisvest (zie hierna), is de totale ruimtebehoefte van de centrale publiekshal bepaald op 243 m2 nuttig vloeroppervlak. Daarbij is rekening gehouden met circa 60 m2 nuttig vloeroppervlak aan circulatieruimte in de publiekshal. Deze ruimte is bedoeld als bewegingsruimte tussen de balies en voor looproutes naar de verschillende functies. 3.1.1

Receptie Bij de entree van het gemeentehuis is duidelijk dat de bezoeker zich moet melden bij de centrale receptie of dat de bezoeker zich zelfstandig kan laten bedienen door de elektronische informatiezuil. Van de informatiezuil wordt gebruik gemaakt indien de bezoeker een doorverwijzing wil naar een bepaald loket en daarbij geen hulp nodig heeft. In alle andere gevallen zal de bezoeker zich melden bij de receptie. De receptiebalie is voorzien van een elektronisch klantgeleidingssysteem en helpt de medewerkers de vraag van de bezoekers te specificeren en te controleren of alle benodigde gegevens zijn meegenomen. Vervolgens zorgt het klantgeleidingssysteem voor een verwijzing van de bezoekers naar het desbetreffende loket, spreekkamer of vergaderruimte. Bezoekers die komen voor een afspraak worden opgehaald door een medewerker van de gemeente Haren. In de huidige situatie van de gemeente Haren wordt geen gebruik gemaakt van een klantgeleidingssysteem. De gemeente hoopt hiermee de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers verder te kunnen verbeteren en de klantstromen bij de publieksbalies beter te beheersen. In het rapport startnotitie en financiën, hoofdstuk 4 van het Projectdossier, wordt deze voorziening meegenomen in de begroting. De receptie heeft een representatief uiterlijk en is gelegen in de centrale publiekshal geïntegreerd met de baliefuncties. De receptiebalie kent een verhoging, zodat een gelijkwaardig gezichtsveld ontstaat tussen de bezoeker en de medewerker (zitwerkplek). De receptie is voorzien van drie werkplekken: twee werkplekken

8

gericht op de frontoffice en één werkplek gericht op de backoffice (telefonie). De werkplek gericht op de backoffice is afgescheiden van de frontoffice van de receptie, zodat een rustige werkplek wordt gecreëerd. Deze werkplek heeft een directe verbinding met de frontoffice van de receptie. De receptie is na openingstijden afsluitbaar. De receptie heeft een ruimtebeslag van circa 24 m² nuttig vloeroppervlak. Het telefonisch meldpunt bevindt zich extern van het gemeentehuis. 3.1.2

Wachtruimte Onderscheid wordt gemaakt in een wachtruimte voor bezoekers die geholpen willen worden door een medewerker aan één van de balies (loketten) en een wachtruimte voor de bezoekers die op afspraak komen. Als bezoekers moeten wachten om geholpen te worden aan een van de balies kan dit in de open, representatieve wachtruimte die is geschikt voor circa tien zitplaatsen. De wachtruimte beschikt over een koffiecorner. De wachtruimte heeft een totaal oppervlak van circa 10 m2 nuttig vloeroppervlak. Bij deze wachtruimte is tevens een speelhoekje van circa 6 m2 nuttig vloeroppervlak voor de kinderen gecreëerd. Daarnaast is een directe koppeling met het informatieplein en de wachtruimte voor de bezoekers die op afspraak komen. Als bezoekers moeten wachten voor een afspraak met één van de medewerkers van de gemeente Haren kan dit in de daarvoor bestemde open wachtruimte. De wachtruimte heeft een relatie met de wachtruimte voor de bezoekers die geholpen willen worden aan één van de balies, de speelhoek, de koffiecorner en het informatieplein. De wachtruimte is geschikt voor vijf bezoekers en heeft een nuttig vloeroppervlak van circa 5 m² nuttig vloeroppervlak.

3.1.3

Informatieplein Het informeren van de burger kan op verschillende manieren gebeuren. Zo is het informatieplein voorzien van een leestafel waaraan de bezoeker informatiecampagnes en foldermateriaal kan bestuderen. Ook staan in deze ruimte twee computers die gemakkelijk verplaatst kunnen worden. Daarnaast is ruimte opgenomen voor de opstelling van foldermateriaal. De ruimte is geschikt voor tijdelijke opstellingen en het inzien van gemeentelijke informatie, zoals maquettes, stands en bestemmingsplannen. In deze ruimte zijn voorzieningen getroffen voor een beeldkrant, mocht dit in de toekomst gewenst zijn. Het informatieplein beslaat circa 15 m² nuttig vloeroppervlak. Er is een directe relatie met de wachtruimten en de koffiecorner in de centrale publiekshal.

3.1.4

Centrale balie In de centrale publiekshal wordt naast de receptie een centrale balie met vier loketten gerealiseerd. Voor de bezoekers is niet duidelijk welk loket bij welke soort dienstverlening hoort. Op deze manier wordt de anonimiteit van de klanten

9

gewaarborgd. Het klantgeleidingssysteem zorgt voor een juiste verwijzing naar de loketten. Door één ruimtelijke balie te maken, kunnen medewerkers makkelijker bijspringen als wachttijden te snel oplopen. Dit betekent ook dat de loketten die normaal door een afdeling worden gebruikt tijdens piekmomenten ook door andere afdelingen kunnen worden gebruikt. De loketten hebben zoveel mogelijk hetzelfde voorzieningenniveau, zodat multifunctioneel gebruik mogelijk is. De zitbalies zijn verhoogd, zodat een gelijkwaardig gezichtveld ontstaat tussen de bezoeker en de medewerker. Bij de vier balies in het nieuwe gemeentehuis wordt rekening gehouden met de privacy van de klanten. Dit kan door het creëren van ruimte en afstanden bij de balies door het verspringen van de balies en/of het aanbrengen van scheiding tussen de balies. Tevens is één van de balies in hoogte verstelbaar voor mindervalide personen. De balies zijn na openingstijden afsluitbaar. Naast de balies moet ruimte worden vrij gehouden om eventuele toekomstige uitbreiding te kunnen realiseren. De vier balies zijn vertegenwoordigd door de volgende afdelingen: • Dienstverlening, drie balies • Vergunningsverlening & Handhaving, één balie Door de bundeling van expertise door het creëren van eigen loketten en de mogelijkheid te bieden bij te springen daar waar het nodig is, wordt een balans gezocht tussen een efficiënte en flexibele dienstverlening die multidisciplinaire vragen goed kan beantwoorden en voldoende aanwezigheid van specialisten op specifieke gebieden biedt. Het totaal aantal vloeroppervlak van de balies bedraagt circa 40 m² nuttig vloeroppervlak. Nabij de centrale balie is de ruimte voor de kantoorwerkzaamheden van het team Publiekszaken-frontoffice. Deze is, gescheiden door een wand, direct achter de centrale balie gesitueerd. Naast deze ruimte is de werkruimte gesitueerd voor het team Publiekszaken-backoffice. Zowel de werkruimte voor de Publiekszaken-frontoffice als de werkruimte van Publiekszaken-backoffice heeft een relatie met de kluis (zie ook paragraaf 3.1.8). Tot slot heeft de werkruimte Publiekszaken-backoffice een relatie met de werkruimte van de chefmanagement/het afdelingshoofd. In paragraaf 3.1.7 wordt hier dieper op ingegaan. De wijze waarop de beveiliging wordt geregeld, wordt nader gespecificeerd in het Technisch Programma van Eisen. Ook wordt bij de nadere uitwerking voldoende aandacht gegeven voor de techniek die het comfort van het klimaat regelt. 3.1.5

Zorgloket Het Zorgloket, ook wel het WMO-loket genoemd, is bereikbaar vanaf de centrale publiekshal en krijgt een afgescheiden kantoorruimte die is geschikt voor twee werkplekken. Deze werkplekken zijn groter dan de standaard werkplekken (circa 12 m² nuttig vloeroppervlak per werkplek), gezien de toegankelijk voor mindervalide personen. De twee werkplekken zijn voorzien van een computer met draaibare beeldschermen, zodat de bezoeker en de medewerker tegelijk naar het scherm kunnen kijken. Het Zorgloket heeft een minimale relatie met de centrale balie.

10

Daarnaast vertegenwoordigt het Zorgloket een spreekkamer. De spreekkamer grenst naast de kantoorruimte en heeft een relatie met de overige spreekkamers. De spreekkamer is toegankelijk voor mindervalide personen. De kantoorruimte wordt bij piekmomenten gebruikt als tweede spreekkamer. Het Zorgloket is op werkdagen in de ochtend geopend. Indien de ruimten niet worden bezet zijn de werkplekken en de spreekkamer beschikbaar voor gebruik voor de medewerkers van de gemeente Haren. 3.1.6

Spreekkamers De spreekkamers zijn geschikt om vertrouwelijke gesprekken te voeren met maximaal vier personen. Meestal worden de spreekkamers gereserveerd voor afspraken die of enige tijd vergen of een bijzonder karakter hebben. Uitgegaan wordt van vijf spreekkamers gerelateerd aan de afdelingen. Hiervan zijn vier spreekkamers ten behoeve van de verschillende afdelingen en publiekszaken. Eén spreekkamer is ten behoeve van het Zorgloket. De spreekkamers hebben een relatie met de centrale balie. Tevens zijn de spreekkamers beschikbaar voor incidenteel niet geplande overleggen. Hierdoor krijgen de spreekkamers een multifunctioneel karakter. Als alle spreekkamers zijn bezet kan worden uitgeweken naar het vergadercentrum. Volstaan kan worden met vier normale spreekkamers van elk circa 8 m2 nuttig vloeroppervlak. Ten behoeve van het Zorgloket komt er een spreekkamer van circa 12 m² nuttig vloeroppervlak. Het totaal aantal vloeroppervlakte bedraagt circa 44 m² nuttig vloeroppervlak.

3.1.7

Werkplekken backoffice Nabij de centrale balie zijn ruimten gesitueerd voor de kantoorwerkzaamheden voor de Publiekzaken-frontoffice, Publiekszaken-backoffice en een werkruimte ten behoeve van de chef-management/het afdelingshoofd. Hieronder worden de ruimten nader beschreven. Hierbij opgemerkt dat een nadere uitwerking van de indeling van de werkplekken aan de orde komt in een later stadium van het project (uitwerking kantoorconcepten). Werkplekken Publiekszaken-frontoffice De werkruimte voor Publiekzaken-frontoffice is direct achter de centrale balie gepositioneerd. De ruimte is gescheiden door een wand en is daarmee uit het zicht van het publiek. De werkruimte is geschikt voor circa zeven werkplekken. De werkruimte heeft een relatie met de kluis en de werkruimte ten behoeve van de Publiekszaken-backoffice. Werkplekken Publiekszaken-backoffice De werkruimte is geschikt voor de werkplekken van Publiekszaken-backoffice (burgerzaken) en heeft een relatie met de werkruimte voor Publiekzaken-frontoffice. Er is een scheiding tussen deze twee werkruimten door middel van een glaswand. De ruimte wordt apart beveiligd en is geschikt voor circa vier werkplekken.

11

De werkruimte heeft een relatie met de werkruimte voor Publiekzaken-frontoffice, de kluis en de werkplek van de chef/het afdelingshoofd. Werkruimte chef/afdelingshoofd In de backoffice komt naast de bovengenoemde werkruimten een werkruimte voor de managementfunctie. De werkplek heeft een relatie met de werkruimte van Publiekszaken-backoffice. 3.1.8

Kluisruimte In de backoffice van de centrale baliefunctie komt een kluis voor het bewaren van onder andere paspoorten en rijbewijzen. Ook zal hier het chartale geld worden ontvangen en uitgegeven. De kluisruimte is een verstevigde inpandige berging, die is beveiligd volgens de regels die zijn opgesteld door het ministerie. De kluis heeft een relatie met de werkruimten van Publiekszaken-frontoffice en van Publiekszakenbackoffice. De omvang van de kluis bedraagt circa 20 m² nuttig vloeroppervlak.

3.1.9

Sanitaire voorzieningen bezoekers Nabij de wachtruimten en het informatieplein zijn de toiletten voor de bezoekers gesitueerd. Deze toiletgroep meet circa 15 m² nuttig vloeroppervlak en is voorzien van circa één à twee toiletten voor de heren en de dames met een voorruimte. Er wordt een mindervalide toilet van circa 5 m² gecreëerd, dat tevens is voorzien van een kindertoilet. Een voorziening voor het verschonen van baby’s wordt opgenomen in het mindervalidentoilet.

3.2

Centraal vergadercentrum In het centrale vergadercentrum worden alle vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen vanaf vier personen gehouden. In de raadzaal van het vergadercentrum kunnen geregeld trouwerijen plaatsvinden. ’s Avonds vinden de raadsvergaderingen, de fractievergaderingen en de overige bijeenkomsten plaats. Het vergadercentrum krijgt dan ook een aparte entree voor de avondfuncties. Het centrale vergadercentrum is een verzameling van diverse ruimten die sterk variëren in grootte en opzet, waarbij zoveel mogelijk multifunctioneel gebruik wordt nagestreefd. De volgende functies komen in het vergadercentrum: • separate (avond)entree • een raadzaal, geschikt voor honderd personen • twee algemene representatieve vergaderruimten, geschikt voor 25 personen die gekoppeld kunnen worden door middel van een schuifwand/draaideur als één grote vergaderzaal, ten behoeve van bijvoorbeeld een ondertrouwzaal en de zogenoemde rondetafelgesprekken. • vier algemene (multifunctionele) vergaderruimte geschikt voor vijftien personen voor de volgende functies:

12

fractiekamer, geschikt voor vijftien personen bibliotheek/leeskamer, geschikt voor vijftien personen calamiteitruimten geschikt voor vijftien personen(beleidsruimte, vergaderruimte, berichtencentrum) een pantry een rookruimte sanitaire voorzieningen -

• • •

Hieronder worden de ruimten nader omschreven waarbij de te combineren functies worden genoemd. 3.2.1

Entree vergadercentrum Het vergadercentrum heeft een eigen entree voor extern bezoek zoals fractieleden, raadsleden en bezoekers voor vergaderingen en trouwerijen van de gemeente Haren. De entree is tevens de avondentree voor de fractieleden en raadsleden voor de vergaderingen die in de avonduren plaatsvinden.

3.2.2

Raadzaal De raadzaal wordt niet alleen gebruikt voor de raadsvergaderingen, maar is ook geschikt voor trouwerijen. Daarnaast kan de ruimte worden gebruikt als grote vergaderzaal, voor conferenties en informatiebijeenkomsten. Het is een representatieve zaal voor tot en met 100 personen. De raadzaal kan gekoppeld worden met de centrale publiekshal voor grotere bijeenkomsten tot en met 250 personen. Voor het goed functioneren van een raadsvergadering zijn de volgende voorzieningen nodig: • Een flexibele vergaderopstelling met een open communicatieve relatie met het publiek. Het publiek mag niet op de rug kijken van de raadsleden. • Vaste zitplaatsen voor de voorzitter van de Raad, de griffier, drie wethouders, zeventien raadsleden, vijf ambtenaren/gasten en drie vertegenwoordigers van de pers. De zitplaatsen van de ambtenaren dienen achter de zitplaatsen van de wethouders te worden gesitueerd. De vaste zitplaatsen voor de pers dient een aparte tafel te zijn aan de zijkant van de opstelling. • De publieke tribune is voor maximaal vijftig personen en er wordt geen gebruik gemaakt van een oplopend publiek. • Faciliteiten voor de media/pers. • Voorzieningen voor audiovisuele hulpmiddelen. • Ringleiding. Ten behoeve van de ‘trouwfunctie’ van deze ruimte zijn de volgende voorzieningen nodig: • een representatieve opstelling voor het bruidspaar en de ambtenaar • een muziek- en opname-installatie • regelbare verlichting en zonwering • vijftig (zit)plaatsen

13

De raadzaal kan worden gekoppeld met de twee algemene representatieve vergaderruimten ten behoeve van de zogenoemde rondetafelgesprekken. Voor het nieuwe gemeentehuis geldt een centraal draadloos bedieningssysteem voor de raadzaal en de twee algemene representatieve vergaderruimten. Nadere uitwerking van de technische voorzieningen komt aan de orde in het Technisch Programma van Eisen, hoofdstuk 3 van het Projectdossier. Tevens dient de raadzaal als persconferentie ruimte. Ten aanzien van deze functie wordt in paragraaf 3.2.2 ingegaan op de gestelde eisen hiervoor. Voor de raadzaal wordt een ruimte van circa 120 m² nuttig vloeroppervlak gereserveerd. Bij de raadzaal is een regiekamer gesitueerd. De regiekamer is gelegen aan de raadzaal, ten behoeve van de licht- en geluidsregeling. In de regiekamer vindt de bediening plaats van: • de verduistering en zonwering • het projectiescherm • audiovisuele middelen ten behoeve van de publiekshal en de raadzaal • de geluidsopnameapparatuur • de ringleiding • inpandig raam met uitzicht op de raadzaal Het oppervlak van deze ruimte bedraagt circa 6 m² nuttig vloeroppervlak. De bovenstaande licht- en geluidsregeling komen nader aan de orde in het Technisch Programma van Eisen, hoofdstuk 3 van het Projectdossier. De stoelen en audiovisuele middelen die worden gebruikt bij grote evenementen worden in de raadzaalberging opgeborgen. De berging is gekoppeld aan de raadzaal en bedraagt circa 15 m² nuttig vloeroppervlak. 3.2.3

Twee algemene representatieve vergaderruimten In het vergadercentrum komen twee representatieve ruimten ten behoeve van vergaderingen van 25 personen. Hiervoor worden twee ruimten gereserveerd, omdat deze primair zijn bedoeld voor het accommoderen van twee parallelle zogenoemde rondetafelgesprekken van de raad. Daarnaast, indachtig de doelstelling van multifunctionaliteit, zijn de vergaderruimten geschikt voor de ontvangst van bezoek voor het college van burgermeester en wethouders. De ruimten kunnen worden samengevoegd tot één grote vergaderruimte. Hierdoor is de ruimte geschikt voor kleine trouwerijen of voor bezoekers die in ondertrouw gaan en rondetafelgesprekken. De volgende voorzieningen zijn benodigd: • een flexibele vergaderopstelling • voorzieningen voor audiovisuele hulpmiddelen

14

• • •

ringleiding regelbare verlichting en zonwering vijftig (zit)plaatsen

De twee vergaderzalen tellen afzonderlijk een vloeroppervlakte van circa 50 m² nuttig vloeroppervlak. Wanneer de vergaderzalen worden samengevoegd is de zaal circa 100 m² nuttig vloeroppervlak groot. Tevens kunnen de twee vergaderruimten afzonderlijk worden gekoppeld aan de raadzaal voor de rondetafelgesprekken. Nabij deze vergaderzaal is de kleedruimte voor de ambtenaar van de burgerlijke stand gesitueerd. Ten behoeve van de ambtenaar van de burgerlijke stand is een ruimte nodig met een kast voor het opbergen van de toga’s en de mogelijkheid zich te verkleden. De ruimte heeft een oppervlak van circa 6 m² nuttig vloeroppervlak. 3.2.4

Vier algemene (multifunctionele) vergaderruimten Naast de bovengenoemde twee representatieve vergaderruimten komen in het vergadercentrum vier algemene (multifunctionele) vergaderruimten. De vergaderruimten zijn geschikt voor circa vijftien personen en bedragen circa 30 m2 nuttig vloeroppervlakte. De vergaderruimten zijn ten behoeve van de volgende functies: De eerste vergaderruimte is geschikt als fractiekamer. De fractiekamer is een ruimte ten behoeve van de vergaderingen van de fractieleden voor circa vijftien personen. Naast deze functie is de vergaderruimte geschikt voor vergaderingen van de medewerkers van de gemeente. De tweede vergaderruimte is geschikt als leesruimte/bibliotheekruimte. De leesruimte/bibliotheek is geschikt voor de raadsleden en fractieleden om stukken in te lezen en te bestuderen. De leesruimte is niet bedoeld voor het inlezen van de stukken door de burger. Het inzien van archiefstukken (aktes en dergelijke) door de burger vindt namelijk plaats in de backoffice van het gebouw. Ten aanzien van calamiteiten is deze ruimte tevens geschikt voor crisisvergaderruimten. Welke eisen hieraan worden gesteld komt later in deze paragraaf aan de orde. De derde vergaderruimte is een algemene vergaderruimte die tevens geschikt is voor crisisvergaderruimten. Daarnaast kan deze ruimte worden gebruikt als opleidingsruimte ten aanzien van ICT. Dit komt nader aan de orde in paragraaf 3.5.5. De vierde vergaderruimte is een algemene vergaderruimte die tevens dient als berichtencentrum van de gemeente Haren. Welke eisen aan het berichtencentrum wordt gesteld komt later in deze paragraaf aan de orde. Hieronder wordt nog eens schematisch een overzicht weergegeven van de vergaderruimten in het vergadercentrum.

15

Vergaderruimte: raadzaal, tevens persconferentieruimte representatieve vergaderruimte representatieve vergaderruimte algemene vergaderruimte, tevens fractiekamer algemene vergaderruimte, tevens leesruimte/bibliotheek en crisisvergaderruimte algemene vergaderruimte, tevens crisisvergadercentrum en ICT opleidingsruimte algemene vergaderruimte, tevens berichtencentrum

Aantal personen: 100 25 25 15

Aantal m² nvo: 120 50 50 30

15

30

15

30

15

30

Calamiteitenruimten Zoals is beschreven, worden de ruimten ten aanzien van calamiteiten geïntegreerd in de algemene vergaderruimten. Dit vanuit de doelstelling om zoveel mogelijk multifunctioneel gebruik van de ruimten na te streven. Het betreft de volgende calamiteitenruimten: • een ruimte die is geschikt voor het houden van persconferenties (geïntegreerd in de raadzaal) • twee ruimten die tevens geschikt zijn voor crisisvergaderruimte (geïntegreerd in twee algemene vergaderruimten) • een ruimte geschikt als berichtencentrum (werkplek geïntegreerd in vergaderruimte) De gestelde eisen ten aanzien van de genoemde calamiteitenruimten zijn als volgt: De persconferentieruimte is geïntegreerd in de raadzaal en biedt plaats aan bestuurders/gezagsdragers, operationele hulpdiensten en journalisten met hun apparatuur. De beheersing van bezoekersstromen is zodanig geregeld, dat journalisten niet door het gemeentehuis kunnen zwerven maar zich uitsluitend kunnen verplaatsen tussen de hoofdingang en de persconferentieruimte. De ruimte is in de buurt van de entree van het vergadercentrum voor de vertegenwoordigers van het college van B&W en de operationele hulpdiensten. De inrichting en belichting van de persconferentieruimte ondersteunen een vertrouwenwekkende en rustgevende beeldvorming over de wijze waarop de crisis wordt gemanaged. De ruimte beschikt over presentatiemateriaal. De ruimte moet snel en goed kunnen worden ingericht voor een persconferentie. De twee crisisvergaderruimten zijn geïntegreerd in twee van de vier genoemde algemene vergaderruimten. Indien er geen crisis is, worden de ruimten gebruikt als normale vergaderruimten. De crisisvergaderruimten zijn zodanig gesitueerd en/of afgeschermd dat media geen film- en/of geluidsopnamen (eventueel met richtmicrofoons) van de crisisbesluitvorming kunnen maken. De ruimten liggen

16

tenminste op de eerste verdieping of hoger. De ruimten zijn geschikt voor tien personen en beschikken over presentatiemateriaal, ICT-aansluitingen, kabelaansluitingen, video-opnameapparatuur, kaartmateriaal, lichtdimmers, zonwering en klimaatbeheersing. De inrichting van de ruimten is rustgevend en ondersteunend voor de besluitvorming onder (tijds)druk. De ruimten zijn afsluitbaar en de ruimten beschikken niet over een telefoon c.q. een aanwezige telefoon moet snel kunnen worden afgesloten/verwijderd. De crisisvergaderruimten beschikken over tenminste drie netwerkaansluitingen (e-mail/internet) en een kabelaansluiting. Het berichtencentrum bestaat uit een werkplek en wordt gesitueerd in één van de vier genoemde algemene vergaderruimten. Idealiter is het berichtencentrum gelegen tussen beide crisisvergaderruimtes. In ieder geval is het berichtencentrum zodanig gesitueerd dat beide crisisvergaderruimtes snel en makkelijk te bereiken zijn. Het berichtencentrum beschikt over twee normale telefoonlijnen met telefoon en fax, over twee noodnetlijnen waarvan één met telefoon en één met (noodnet)fax en over een netwerk/e-mail aansluiting met personal computer. Het berichtencentrum is geschikt voor een werkkamer voor twee personen. 3.2.5

Rookruimte Voor de externe bezoekers wordt in het vergadercentrum een rookruimte gerealiseerd. Door het realiseren van deze tweede rookruimte (de andere rookruimte voor de medewerkers is gepositioneerd op de bovenste bouwlaag nabij bedrijfskantine, zie paragraaf 3.5.10) hoeft in de avonduren de centrale publiekshal en andere delen van het gemeentehuis niet toegankelijk te zijn. Dit vanuit het kader van de beveiliging. In tegenstelling met de eerdere genoemde andere rookruimte voor de medewerkers is deze rookruimte toegankelijk voor externe bezoekers. De rookruimte heeft een vloeroppervlakte van circa 12 m² nuttig vloeroppervlak.

3.2.6

Pantry Het vergadercentrum kent een eigen pantryvoorziening. Op deze manier hoeft in de avonduren de centrale publiekshal en andere delen van het gemeentehuis niet toegankelijk te zijn. De pantry beschikt over de volgende faciliteiten: ruimte keuken (ten behoeve van grote ontvangsten), koffie- en theeautomaat, spoelbak met koud/warmwater, printer, kopieerapparaat, papiervoorraad, koelkast, afvalemmer, postvakken van de fractie- en raadsleden en opslagruimte voor het materiaal van de raadsleden. De vloeroppervlakte voor deze voorziening is circa 30 m² nuttig vloeroppervlak.

3.2.7

Sanitaire voorzieningen vergadercentrum Het vergadercentrum kent een toiletgroep, die is voorzien van twee damestoiletten, twee herentoiletten en een mindervalidentoilet van circa 5 m² nuttig vloeroppervlak. Het toilet voor mindervalide personen is tevens voorzien van een kindertoilet en een voorziening voor het verschonen van baby’s. De toiletgroep is gesitueerd nabij de pantry en bedraagt circa 20 m² nuttig vloeroppervlak.

17

3.3

Bedrijfskantine In het nieuwe gemeentehuis komt een aantrekkelijke en ontspannen ruimte om te lunchen. De bedrijfskantine is niet publiekstoegankelijk en zal in de backoffice gesitueerd worden. De positionering is op de bovenste verdieping van het gebouw gecombineerd met een dakterras. De bedrijfskantine is een plek voor alle medewerkers om de lunchpauze door te brengen en is daarmee niet publiekstoegankelijk. Onder begeleiding van de medewerkers is de bedrijfskantine toegankelijk voor externen. Uitgangspunt is dat in de bedrijfskantine tussen 12.00 en 14.00 uur simpele lunches zijn te verkrijgen. Tevens zijn warme en koude dranken verkrijgbaar. De bedrijfskantine vraagt om voldoende zitplaatsen, een uitgiftegebied en een keuken plus ondersteunende ruimten. De huidige biljarttafel wordt meegenomen in het nieuwe ontwerp. De grootte van de bedrijfskantine, inclusief bijbehorende ruimten, wordt in hoge mate bepaald door het aantal zitplaatsen. Op basis van de hierna volgende kengetallen en berekeningswijze, komt de gewenste capaciteit uit op 43 zitplaatsen. • totaal aantal medewerkers circa 117 • gemiddeld aantal aanwezige medewerkers 80% van 117 = 94 • aantal te verwachten lunchgebruikers 80% van 94 = 75 • gemiddelde lunchtijd 24 minuten • lunchpiektijd 60 minuten • marge voor niet-bezette stoelen 17% van 75 = 13

Capaciteit = (aantal lunchgebruikers x (gemiddelde lunchtijd: lunchpiektijd)) + marge

Benodigde capaciteit = 75 x (24 : 60) + 13 = 43 personen De ruimtebehoefte wordt gesteld op 43 x 3,5 = circa 150 m² nuttig vloeroppervlak. Aangezien het huidige biljart wordt meegenomen naar het nieuwe gebouw, wordt een extra nuttig vloeroppervlak van circa 10 m2 gereserveerd. De totale ruimtebehoefte van de bedrijfskantine komt dan op circa 160 m2 nuttig vloeroppervlak. Dit vloeroppervlak is inclusief ruimte voor de looppaden, het uitgiftegebied, de keuken, de spoelkeuken en de opslagruimte. Het zitgedeelte zal circa 75% (= circa 120 m2 nuttige vloeroppervlak) van het totale vloeroppervlak bedragen. Voor de aan- en afvoer van goederen en levensmiddelen naar de bedrijfskantine kan gebruikt worden gemaakt van de goederen- en personenlift. De opslagruimte van de bedrijfskantine heeft dan ook een relatie met de goederen- en personenlift. De situering van de bedrijfskantine binnen het gebouw zal in een vroegtijdig stadium van het ontwerpproces definitief moeten worden bepaald. Dit in verband met de diverse logistieke relaties (komen en gaan van medewerkers in de lunchtijd, aan- en afvoer van levensmiddelen, afval en catering in de rest van het gebouw) en de

18

inpassing van specifieke technische installaties met bijbehorende bouwkundige voorzieningen. Bij het realiseren van het restaurant dient rekening te worden gehouden met de gebruiksvergunning, de milieuvergunning en eventueel een horecavergunning.

3.4

Kantoorruimte Ten aanzien van de indeling, inrichting en vormgeving van de kantoorruimten, zullen in de volgende fasen van het project tal van keuzen worden gemaakt. Deze keuzen moeten weloverwogen worden gemaakt, om een optimale afstemming te realiseren tussen de werkomgeving en de werkprocessen en organisatiecultuur. Op basis van het gehouden werkstijlonderzoek, de beeldvorming en richtlijnen van het management, zal per afdeling een passend kantoorconcept worden ontwikkeld. In dit Programma van Eisen worden slechts de randvoorwaarden omschreven die van belang zijn voor het casco-ontwerp. Het gaat hierbij om de benodigde hoeveelheid kantoorruimte en de indeelbaarheid. Als uitgangspunt voor de benodigde hoeveelheid kantoorruimte geldt dat de medewerkers een eigen werkplek krijgen met uitzondering van de medewerkers met een aanstelling van zestien uur of minder. In de ontwerpfase wordt het kantoorconcept nader vormgegeven evenals de soorten werkplekken, de verdeling van de werkplekken en de wijze waarop gewerkt gaat worden. Het ruimtebeslag per afdeling is opgenomen in bijlage 2. Een nadere toelichting op de berekening van de werkplekken is opgenomen in bijlage 4. Ter informatie zijn diverse verschijningsvormen van kantoorconcepten opgenomen in bijlage 5.

3.4.1

Voorzieningen per afdeling Per afdeling is ruimte gereserveerd voor de kantoorwerkplekken, inclusief ruimte voor een werkkast en overleg bij de werkplekken. Hiertoe zijn ruimtenormen gehanteerd die onderscheid maken naar functiegebonden behoeften, conform NEN 1824. Een en ander is terug te vinden in bijlage 4. Het betreft nadrukkelijk een rekenkundige benadering, die uitsluitend is bedoeld om het vloeroppervlak per afdeling te kunnen bepalen. De verdeling van de ruimte binnen een afdeling (mix van soorten werkplekken, archiefruimten, et cetera) volgt in een later stadium uit de ontwikkeling van de kantoorconcepten. Functionarissen kunnen derhalve geen persoonlijke rechten ontlenen aan de gehanteerde werkpleknormen. Bij een aantal afdelingen dient rekening te worden gehouden met ruimte voor specifieke voorzieningen die in de directe nabijheid van de werkplekken moeten worden gesitueerd. Het gaat om de volgende voorzieningen: • CAD-werkplekken • grotere werkplek ten behoeve van het uitleggen van kaarten • paternosterkasten voor het archief

19

• 3.4.2

lichtdruk-/plotapparatuur voor de repro

Voorzieningen per bouwlaag Het maximaal aantal bouwlagen voor het nieuwe gemeentehuis zal circa vijf bouwlagen zijn. Uitgaande van dit gegeven kent het gemeentehuis naar alle waarschijnlijkheid een kelder, begane grond en een drietal verdiepingen. Voor het kantoorgedeelte ofwel de kantoorfuncties van het gemeentehuis wordt in eerste instantie uitgegaan van een ontwerp bestaande uit een gedeelte van de begane grond, de eerste en de tweede verdieping en beslaat dus drie kantoorzones. Voor deze zones (bouwlaag) is een inschatting gemaakt van de voorzieningen, tenzij anders vermeld: • spreekkamers (per bouwlaag twee) geschikt tot vier personen • sanitaire voorzieningen • een pantry • een patchkast • een werkkast Hieronder worden de voorzieningen nader toegelicht. Spreekkamers Per bouwlaag met uitzondering van de kelder, de begane grond en de derde (bovenste) bouwlaag worden twee spreekkamers gesitueerd als overlegruimte geschikt tot vier personen. Er komen dus op de eerste en tweede verdieping twee spreekkamers van circa 6 à 8 m² nuttig vloeroppervlak. In totaal wordt circa 24 à 32 m² nuttig vloeroppervlak gereserveerd voor de spreekkamers. In de volgende fase zal dit nader worden uitgewerkt. Sanitaire ruimten Uitgangspunt is één toiletgroep per bouwlaag, met uitzondering van de kelder. Dit leidt tot vier toiletgroepen van drie damestoiletten en drie herentoiletten met bijbehorende voorruimte. De vloeroppervlakte van iedere toiletgroep bedraagt circa 20 m² nuttig vloeroppervlak. Pantry Per bouwlaag (met uitzondering van de kelder en de derde (bovenste) bouwlaag (bedrijfskantine)) is een pantry van circa 25 m² nuttig vloeroppervlak. Er wordt geen ruimte gereserveerd voor zithoekjes. De pantry’s hebben de volgende faciliteiten: koffie/theeautomaat, spoelbak met koud en warm water, printer, kopieerapparaat, koelkast, postvakjes, afvalemmer en papiervoorraad. Patchkast/verdeelkast Per bouwlaag wordt een patchkast voorzien. Hiervoor wordt circa 6 m2 nuttig vloeroppervlak aangehouden. Werkkast Per bouwlaag wordt een werkkast van circa 5 m² nuttig vloeroppervlak gerealiseerd, inclusief een kleine opslagmogelijkheid en uitstortmogelijkheid.

20

3.5

Centraal ondersteunende ruimten (facilitaire ruimten) De volgende ruimten behoren tot de centraal ondersteunende ruimten (facilitaire ruimten) en komen nader aan de orde: • bodekamer • EHBO/BHV/gebeds- en kolfkamer • postkamer • reproruimte • ICT ruimte • ICT opleidingsruimte • Archief • paternosterkastenruimte • werkplek inlezen burger • rookruimte • goederenontvangst, opslagruimte en bergruimte • kleed-/doucheruimte • schoonmaakruimte • entree medewerkers • noodstroomaggregaat (NSA) ruimte

3.5.1

Bodekamer De bode zorgt onder andere voor de veiligheid in het gemeentehuis. De bodekamer is op die manier gepositioneerd zodat deze voldoende zicht heeft op de centrale publiekshal. De bodekamer is voorzien van alle technische regelfuncties. De bodekamer heeft een relatie met de kantoorwerkplekken in de backoffice en is dus niet gesitueerd in de centrale publiekshal. Daarnaast heeft de bodekamer een relatie met de postkamer en het dynamisch archief. In deze ruimte zijn drie werkplekken gecreëerd (zie afdeling Facilitaire Dienst in het Ruimtebehoefteoverzicht, bijlage 3)en bedraagt circa 30 m² nuttig vloeroppervlak.

3.5.2

EHBO-, BHV-kamer, gebeds- en kolfkamer Deze ruimte dient als EHBO-, BHV-post, gebeds- en kolfkamer. De benodigde artikelen hiervoor worden in deze ruimte opgeborgen. In de ruimte is een (opklapbare) rusttafel en een wastafel met warm en koud water aanwezig. De ruimte is een ontspannen en sfeervolle ruimte, heeft geen inkijk en is geluidsdicht. Daarnaast kan de ruimte van binnenuit op slot. De ruimte is circa 12 m² nuttig vloeroppervlak groot.

3.5.3

Postkamer Ten behoeve van de postkamer wordt een ruimte van circa 20 m² nuttig vloeroppervlak gereserveerd. De postkamer heeft een relatie met de bodekamer en met de werkplekruimte ten behoeve van het team Tekstverwerking binnen de afdeling Informatiebeheer, Systemen & Administratie.

21

3.5.4

Reproruimte Voor onder andere het uitvoeren van grootschalig kopieerwerk, is een ruimte benodigd voor het reproduceren, afdrukken en inbinden van documenten. De apparatuur voor het kopiëren en inbinden is in deze ruimte opgesteld. In de reproruimte worden materialen opgeslagen die onder de juiste omstandigheden moeten worden bewaard (goede luchtvochtigheid en temperatuur en afgesloten opslag van chemische materialen voor de kopieerapparaten). Ook een goede ventilatie van de ruimte is, in verband met de warmteproductie van de apparaten en de afvoer van gassen, essentieel. De reproruimte heeft een oppervlak van circa 40 m² nuttig vloeroppervlak inclusief opslagruimte. Tevens is de reproruimte geschikt als plotterruimte. De reproruimte dient bij voorkeur in de kelder of op de begane grond gesitueerd te zijn, in verband met de aan- en afvoer van goederen. Daarnaast heeft de reproruimte een relatie met de overige facilitaire ruimten, zoals post- en opslagruimte en de bodekamer.

3.5.5

ICT-ruimte In de centrale ICT-ruimte komen de servers met bijbehorende apparatuur te staan. De ruimte moeten worden voorzien van specifieke voorzieningen, zoals een computervloer, toegangsbeveiliging, brandmeld- en blusvoorzieningen, airconditioning, vochtdetectie en noodstroom. Met het oog op de beveiliging tegen inbraak, gaat de voorkeur uit naar situering inpandig en op een verdieping. De ICTruimte heeft een relatie met de werkplekruimte van team Automatisering binnen de afdeling Informatiebeheer, Systemen & Administratie. De omvang van de ICT-ruimte bedraagt circa 15 m² nuttig vloeroppervlak.

3.5.6

ICT-Opleidingsruimte Voor het geven van ICT-instructies, cursussen en opleidingen kan gebruik worden gemaakt van een vergaderruimte in het vergadercentrum. De ruimte is geschikt voor vijftien personen en beschikt over presentatiemateriaal en extra netwerkaansluitingen.

3.5.7

Archief De ruimte voor het archief wordt in de kelder van het gebouw gesitueerd. Het archief bevat de volgende ruimten: • statisch archief, circa 83 m² nuttig vloeroppervlak • archief Civiel Techniek, circa 5 m² nuttig vloeroppervlak • kluis Bouw en Woningtoezicht, circa 30 m² nuttig vloeroppervlak • ruimte voor Ruimtelijke Ordening en Bouwkunde, circa 30 m² nuttig vloeroppervlak • archief Financiën, circa 15 m² nuttige vloeroppervlak • archief Publiekszaken en Burgerzaken, circa 15 m² nuttig vloeroppervlakte Voor het statisch archief moet rekening worden gehouden met de hoogte voor het plaatsen van de kasten. Deze hoogte moet minimaal 3 meter zijn. Uitgaande van de bestaande situatie kent de gemeente Haren twaalf dubbele kanten (aan beide kanten

22

gevuld met archiefdozen). Elke dubbele kast kan 53 meter strekkend archief bevatten. Daarnaast kent de gemeente Haren nog een enkele kast, die 26,5 meter archief kan opslaan. Voor de specifieke regelgeving die geldt voor deze archiefbewaarplaatsen wordt verwezen naar de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Ten aanzien van de indeling van het archief moet de Archiefinspectie betrokken worden. Uitgegaan moet worden van twee losse archiefruimten met dezelfde installatie en welke geschakeld kunnen worden. Het dynamisch archief staat daarbij apart. Nadere toelichting van de technische aspecten voor de archiefruimte komt aan de orde in het Technisch Programma van Eisen, hoofdstuk 3 van het Projectdossier. 3.5.8

Paternosterkastenruimte De paternosterkasten behoren tot het archief van de gemeente Haren en worden gesitueerd nabij de werkplekruimte van het team Archief binnen de afdeling Informatiebeheer, Systemen & Administratie. Hiervoor wordt circa 20 m² nuttig vloeroppervlak gereserveerd.

3.5.9

Werkplek inlezen burger Ten behoeve van het inlezen van stukken door de burger wordt in de werkplekruimte van team Archief binnen de afdeling Informatiebeheer, Systemen & Administratie een werkplek gecreëerd. De werkplek is afgeschermd, zodat de burger op een rustige manier de (persoonlijke) stukken kan inzien. De werkruimte bedraagt circa 8 m² nuttig vloeroppervlak. De stukken die kunnen worden ingelezen zijn in sommige gevallen van grote historische en kostbare waarde. Daarom is deze plek dan ook in het beveiligde gebied gepositioneerd.

3.5.10

Rookruimte In het gebouw wordt een rookruimte gerealiseerd. Deze is toegankelijk voor de medewerkers en voor de bezoekers die verblijven in de bedrijfskantine (nooit onbegeleid toegang). Deze rookruimte voldoet aan de wettelijke eisen, zodat overlast voor niet-rokers zoveel mogelijk wordt beperkt. De ruimte wordt gesitueerd op de derde (bovenste) bouwlaag van het gebouw nabij de bedrijfskantine. De rookruimte is uit het zicht van het publiek. De rookruimte heeft een oppervlak van circa 12 m² nuttig vloeroppervlak.

3.5.11

Goederenontvangst, opslagruimte en bergruimten Goederenontvangstruimte De goederenontvangstruimte bevindt zich op de begane grond en heeft een aparte ingang voor leveranciers. In deze ruimte worden goederen ontvangen, zoals papier, kantoorartikelen, emballage, etenswaren en dergelijke. Het vloeroppervlak bedraagt circa 12 m2 nuttig vloeroppervlak en de goederenontvangst heeft een relatie met de reproruimte en de liftschacht voor de toevoer ten behoeve van de bedrijfskantine.

23

Opslagruimte algemeen Dit magazijn is een combinatie van verschillende magazijnen voor kantoorbehoefte, meubilair en huishoudelijke voorzieningen. Ten behoeve van het onderhoud van de apparaten wordt in deze opslagruimte een kleine werkruimte gecreëerd van circa 2 m² nuttig vloeroppervlak. De opslagruimte omvat een totale oppervlakte van circa 30 m² nuttig vloeroppervlak. Opslag verkiezingen In deze ruimte worden de artikelen opgeborgen die worden gebruikt ten behoeve van verkiezingen, zoals stemkasten. Voor de opslag van het materiaal wordt een opslagruimte gecreëerd van circa 10 m² nuttig vloeroppervlak. Opslag ICT De ruimte voor opslag voor ICT wordt apart van de ICT-ruimte (serverruimte) gesitueerd, bij voorkeur in de kelder van het nieuwe gebouw. De opslagruimte is ten behoeve van de opslag van computerapparatuur, netwerkvoorzieningen en overig materiaal. De opslagruimte bedraagt 10 m². Bergruimte communicatie Voor de voorraden van foldermateriaal, brochures et cetera voor de afdeling Communicatie wordt een bergruimte gecreëerd van circa 10 m² nuttig vloeroppervlak. De opslagruimten en bergruimten worden zoveel mogelijk geclusterd in de kelder. 3.5.12

Kleed-/doucheruimte Er wordt een ruimte gecreëerd voor kleed-/doucheruimte voor de medewerkers. Deze ruimte is gesitueerd nabij de ingang van de medewerkers en de fietsenstalling. Er komt één doucheruimte voor zowel dames als heren. Bij voorkeur worden de genoemde ruimten in de kelder van het nieuwe gebouw gepositioneerd. De totale ruimte bedraagt circa 7,5 m² nuttig vloeroppervlak.

3.5.13

Schoonmaakruimte Er is een ruimte nodig als uitvalbasis voor het schoonmaakpersoneel. Hierin staan alle voorzieningen ten behoeve van de schoonmaak. De ruimte is circa 10 m² nuttig vloeroppervlak groot en wordt bij voorkeur in de kelder gesitueerd.

3.5.14

Entree medewerkers Aan de achterzijde van het gebouw komt een entree voor de medewerkers. Bij de entree zijn de kasten gepositioneerd voor de dektelefoons van de medewerkers. Daarnaast heeft de entree voor medewerkers een relatie met de fietsenstalling en de lift.

3.5.15

Noodstroomaggregaatruimte Ruimte voor de noodstroomaggregaat wordt geplaatst in de kelder van het gebouw. De ruimte bedraagt circa 16 m² nuttig vloeroppervlak. In het

24

Technisch Programma van Eisen, hoofdstuk 3 van het Projectdossier, worden de eisen ten aanzien van deze voorziening toegelicht.

3.6

Parkeervoorzieningen en terreinvoorzieningen In deze paragraaf komen de parkeervoorzieningen en terreinvoorzieningen voor de medewerkers en de bezoekers aan bod.

3.6.1

Parkeren Parkeervoorzieningen voor het parkeren van motorvoertuigen van bezoekers en van het personeel worden op maaiveldniveau gerealiseerd, zoals dit in de huidige situatie ook het geval is. De ruimte biedt voldoende parkeergelegenheid. Het realiseren van een parkeerkelder biedt niet een haalbare mogelijkheid, aangezien een kelder van maximaal circa 1.200 m² brutovloeroppervlak kan worden gerealiseerd en deze ruimte voor circa 790 m² brutovloeroppervlak wordt ingericht voor de functies uit het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen. Om deze redenen en vanuit economisch oogpunt is afgezien van een parkeergarage onder het gemeentehuis. In een volgende fase van het project zullen de parkeervoorzieningen een verdere invulling krijgen.

3.6.2

Parkeren trouwauto’s Voor het parkeren van trouwauto’s en volgauto’s dienen parkeerplaatsen te worden voorzien op het Raadhuisplein. De locatie van deze parkeerplaatsen en de logistieke aspecten van trouwerijen zullen tijdens de ontwerpfase in nauw overleg met de gemeente Haren moeten worden uitgewerkt.

3.6.3

Fietsenstalling Ten behoeve van het personeel is een fietsenstalling nodig voor circa zestig fietsen. Deze stalling dient een overzichtelijke indeling te hebben en is voorzien van toegangscontrole. De fietsenstalling is bij voorkeur ondergronds gesitueerd nabij de personeelsentree en heeft een vloeroppervlakte van circa 100 m² nuttig vloeroppervlak. Bij deze ruimte is ook een garderobe gewenst voor het drogen van natte (regen)kleding. Deze ruimte bedraagt circa 3 m² vloeroppervlakte, die is opgenomen in de genoemde 100 m² nuttig vloeroppervlak van de fietsenstalling.

3.6.4

Containerberging De containerberging is een geconditioneerde, afgesloten berging voor de afvalcontainers en de containers voor het oudpapier. De berging wordt bij voorkeur in de kelder gepositioneerd en is geschikt voor minimaal zes grote containers. De ruimte bedraagt circa 25 m² nuttig vloeroppervlak.

25

3.6.5

Aan- en afvoer goederen Voor de aan- en afvoer van goederen en afval dient er voldoende ruimte te zijn. Het laden en lossen alsmede het in- en uitrijden van vrachtwagens mogen geen overlast of onveilige situaties veroorzaken voor de omgeving en de werknemers. Aan- en afvoer heeft betrekking op de goederenontvangst en de containerberging.

26

4

RUIMTELIJKE UITGANGSPUNTEN

4.1

Algemeen De in hoofdstuk 3 omschreven functionele uitgangspunten kunnen worden vertaald in uitgangspunten ten aanzien van de ruimtebehoefte. Een overzicht van alle benodigde ruimten met bijbehorende oppervlakten is opgenomen in bijlage 2. In de voorgaande paragrafen werd uitgegaan van het nuttig vloeroppervlak (de functionele ruimten). Om de bruto-omvang van het gebouw te kunnen bepalen, zal het nuttig vloeroppervlak worden vermeerderd met: • indelingsverliezen de oppervlakte die bij het ontwerp extra beschikbaar komt; het ontwerp zal nooit exact overeenkomen met de gestelde normen in het Programma van Eisen • verkeersoppervlak horizontale en verticale verkeersruimten • installatieoppervlak oppervlak benodigd voor de technische ruimten • constructieoppervlak gevels, wanden, kolommen, et cetera Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met de bovengenoemde punten, resulteert in het brutovloeroppervlak. Voor het gemeentehuis wordt een bruto/nuttig factor van 1,4 gehanteerd. Dit houdt in een toeslag van 40% op het totale nuttig vloeroppervlak. In bijlage 3 is een overzicht gegeven van de verhouding tussen het bruto- en het nuttig vloeroppervlak. De bruto/nuttig factor van 1,4 waar de gemeente Haren voor heeft gekozen, betekent dat de te selecteren architect zeer efficiënt moet ontwerpen en dat er minimale ontwerpverliezen mogen zijn. Een hogere factor, van bijvoorbeeld 1,5, is wel mogelijk alleen zal dit dan ten koste gaan van de programmatische uitgangspunten. Dit betekent dat er dus concessies moeten worden gedaan binnen het programma. Een hogere bruto/nuttig factor betekent in algemene zin meer transparantie en openheid in het ontwerp. Het advies van bureau Draaijer & Partners in deze is dan ook geweest een factor van 1,5 toe te passen in plaats van 1,4.

27

4.2

Totale ruimtebehoefte De totale ruimtebehoefte is samengevat in de ruimtestaat, bijlage 2. onderdeel

nuttig vloeroppervlak

brutovloeroppervlak

centrale publiekshal

243 m²

340 m²

centraal vergadercentrum

429 m²

600 m²

bedrijfskantine

160 m²

224 m²

kantoorruimten

1146 m²

1.604 m²

ondersteunende ruimten voor kantoren

234 m²

328 m²

centraal ondersteunende ruimten

556 m²

778 m²

2.7683m²

3.875 m²

totale ruimtebehoefte

Uit onderzoek van de projectgroep nieuwbouw is geconcludeerd dat het vergadercentrum (bestuursruimten), zoals omschreven in het Projectdossier, niet in het naastgelegen ‘t Clockhuys hoef te worden ondergebracht. De reden om dit vergadercentrum niet extern te plaatsen heeft te maken met het feit dat de ruimtelijke omvang van het vergadercentrum kan worden opgevangen in het totale programma, zonder dat dit tot een overschrijding leidt van het totaal te realiseren programma. Tevens kwam uit de werkgroep Bestuur- en Publiekruimten de sterke wens naar voren het vergadercentrum te integreren in de organisatie, aangezien dit onderdeel een wezenlijk deel uitmaakt van het dagelijkse proces van de gemeente Haren en niet moet worden gezien als een extern instrument. De prognose van het totale brutovloeroppervlak bedraagt circa 3.875 m².

28

BIJLAGE 1 ORGANOGRAM

Organogram

Directie Bestuurs- en Management ondersteuning

Regeltoepassers 1 (RMZ)

DATUM: mei 2007

Regeltoepassers 2 (V&H)

Dienstverleners

Beheerders openbare ruimte (BORG)

Beheerders data (IS&A)

Ontwikkelaars (Projectmatig, zonder vaste bezetting)

DTP/070028/proj/organogram

BIJLAGE 2 RUIMTESTAAT

BEPALING RUIMTEBEHOEFTE (complete programma) Nieuwbouw gemeentehuis Haren

Datum: 5 juni 2007 ALGEMENE GEGEVENS

Functietypering/ nr. Ruimtebeschrijving

Per functie benodigde opp. m² n.o.

VERZAMELSTAAT TOTALE RUIMTEBEHOEFTE 1 BESTUUR & GRIFFIE

32

2 COLLEGE B&W

54

3 DIRECTIE 4 CHEFS MANAGEMENTTEAM/HOOFDEN (zie ook directie)

54 108

5 AFDELING BESTUURS- EN MANAGEMENT ONDERSTEUNING

120

6 AFDELING INFORMATIEBEHEER, SYSTEMEN & ADMINISTRATIE

200

7 AFDELING DIENSTVERLENING

118

8 VERGUNNINGVERLENING & HANDHAVING

158

9 AFDELING BEHEER OPENBARE RUIMTE & GEBOUWEN

108

10 AFDELING RUIMTELIJKE & MAATSCHAPPELIJKE ZAKEN

194

11 CENTRALE HAL

243

12 CENTRAAL VERGADERCENTRUM

429

13

160

BEDRIJFSKANTINE

14 ONDERSTEUNENDE RUIMTEN T.B.V. KANTOREN

234

15 CENTRAAL ONDERSTEUNENDE RUIMTEN

556

Totalen

m² n.o. = nuttige vloeroppervlakte volgens NEN 2580 bruto/netto factor = 1,4

2.768 Prognose ruimtebehoefte in m² nuttige oppervlakte (n.o.):

2.768

Prognose ruimtebehoefte in m² bruto vloeroppervlakte (b.v.o.):

3.875


Datum: 5 juni 2007 ALGEMENE GEGEVENS Per functie benodigde opp. m² n.o.


1 BESTUUR & GRIFFIE Burgermeester Griffie

3 wethouders

54,0

3 directieleden

54,0

6 chefs/hoofden

108,0

Basiswerkplek team Personeelszaken

4 medewerkers

32,0

Basiswerkplek team Openbare Orde en Veiligheid

1 medewerker

8,0

Basiswerkplek team Communicatie

2 medewerkers

16,0

3 DIRECTIE Basiswerkplek

4 CHEFS MANAGEMENTTEAM/HOOFDEN (zie ook directie) Basiswerkplek

5 AFDELING BESTUURS- EN MANAGEMENT ONDERSTEUNING

Basiswerkplek team Bestuurssecretariaat

2 medewerkers

16,0

Basiswerkplek team (Financieel) Beleid/Control

6 medewerkers

48,0

Basiswerkplek team Financieel Beheer

7 medewerkers

56,0

Basiswerkplek team Belastingen

3 medewerkers

24,0

Basiswerkplek team Tekstverwerking

4 medewerkers

32,0

Basiswerkplek team Automatisering

4 medewerkers

40,0

Basiswerkplek team Archief

2 medewerkers

20,0

Basiswerkplek team Vastgoed en Geoinformatie

3 medewerkers

28,0

7 medewerkers

56,0

6 AFDELING INFORMATIEBEHEER, SYSTEMEN & ADMINISTRATIE

7 AFDELING DIENSTVERLENING Basiswerkplek team Publiekzaken Frontoffice

32

Totaal:

54

Totaal:

54

Totaal:

108

Totaal:

120

Totaal:

200

Totaal:

118

8,0

2 COLLEGE B&W Basiswerkplek met overlegvoorziening vier personen

Totaal: 24,0

Basiswerkplek team Publiekzaken Backoffice

4 medewerkers

32,0

Basiswerkplek Facilitaire Dienst (bodekamer)

3 medewerkers

30,0




8 VERGUNNINGVERLENING & HANDHAVING Basiswerkplek team Vergunningverlening

11 medewerkers

104,0

Basiswerkplek team Handhaving

3 medewerkers

30,0

Basiswerkplek Fiscale en Juridische zaken

3 medewerkers

24,0

Basiswerkplek team Beleid en Projecten

5 medewerkers

48,0

Basiswerkplek team Civiele Techniek

4 medewerkers

40,0

Basiswerkplek team Bouwkunde

2 medewerkers

20,0

Basiswerkplek team Onderwijs, Sport en Welzijn

8 medewerkers

64,0

Basiswerkplek team Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting

6 medewerkers

58,0

Basiswerkplek team Sociale Zaken

9 medewerkers

72,0

9 AFDELING BEHEER OPENBARE RUIMTE & GEBOUWEN

10 AFDELING RUIMTELIJKE & MAATSCHAPPELIJKE ZAKEN

11 CENTRALE HAL Burgerzaal

120,0

Receptie, drie baliewerkplekken

24,0

Wachtruimte, tien zitplaatsen

10,0

Wachtruimte vijf zitplaatsen

5,0

Speelhoek

6,0

Informatieplein

15,0

Circulatieruimte centrale hal

60,0

Centrale balie; vier loketten

4

10,0

40,00

Spreekkamers

4

8,0

32,0

Spreekkamer Zorgloket/WMO

1

12,0

12,0

Zorgloket

Toiletgroep bezoekers (inclusief mindervalidentoilet)

24,0

15,0

Totaal:

158

Totaal:

108

Totaal:

194

Totaal:

243




12 CENTRAAL VERGADERCENTRUM Raadzaal

Totaal:

429

Totaal:

160

Totaal:

234

120,0 15,0

stoelenberging

6,0

regiekamer

Algemene representatieve vergaderzaal

50,0

Algemene representatieve vergaderzaal

50,0 6,0

kleedruimte ambtenaar Burgerlijke Stand

Vier algemene (multifunctionele vergaderruimten)

120,0

Rookruimte

12,0

Toiletgroep (inclusief mindervalidentoilet)

20,0

Pantry

30,0

13 BEDRIJFSKANTINE Zitgedeelte kantine

120,0

Keuken & opslag

40,0

14 ONDERSTEUNENDE RUIMTEN T.B.V. KANTOREN Aanname aantal kantoorzones: Toiletgroep (drie damestoiletten, drie herentoiletten, voorruimte) Spreekkamer, 6 m² per spreekkamer x 2 per verdieping = 12m² per kantoorzone (exclusief bovenste etage en begane gro

20,0

4,0

12,0

2,0

80,0 24,0

Pantry (koffie/thee automaat, kopieer- printhoek inclusief kantoorartikelen en dergelijke) (exclusief bovenste etage)

25,0

3,0

75,0

Ruimte patchkast/verdeelkast

6,0

5,0

30,0

Werkkast (inclusief opslag-/uitstortmogelijkheden en dergelijke)

5,0

5,0

25,0

15 CENTRAAL ONDERSTEUNENDE RUIMTEN

Totaal:

Postkamer

20,0

Reproruimte (inclusief opslag)

40,0

ICT ruimte (inclusief opslag)

25,0

Archief

178,0

Paternostenkasten (afdeling ISA, team Archief)

20,0

Werkplek t.b.v. inlezen stukken burger

8,0

Rookruimte

12,0

Kluisruimte t.b.v. publiekszaken

20,0

EHBO/BHV/Gebeds-/kolfkamer

12,0

Goederenontvangstruimte

12,0

Opslagruimte algemeen

30,0

Opslag verkiezingen

10,0

Bergruimte communicatie Kleed- en doucheruimte, heren & dames Stalling voor fietsen en mortoren inclusief droogruimte

10,0 nabij fietsenstalling

7,5 100,0

NSA

16,0

Schoonmaakruimte

10,0

Vuilcontainerruimte

25,0

556

BIJLAGE 3 OPPERVLAKTEBEGRIPPEN

BIJLAGE 4 WERKPLEKBEREKENING

Werkplekberekening volgens NEN 1824 Voor de werkplekberekening is uitgegaan van de NEN 1824 norm, ‘ergonomie – ergonomische eisen voor de oppervlakte van kantoorwerkplekken’. De minimaal benodigde oppervlakte wordt bepaald door de ruimte voor de medewerker, inclusief de circulatieruimte op de werkplek, het meubilair, de apparatuur en de benodigde kasten. Elk kantoorvertrek moet voldoen aan minimumafmetingen die zijn te berekenen uit de sommering van de verschillende elementen in de ruimte, zoals de aanwezige personen, het kantoormeubilair, de kasten en de vergadervoorziening.

Element

Minimumoppervlakte

de medewerkers

4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan twee uur per dag door één of meer medewerkers wordt gebruikt, inclusief kantoorwerkstoel en circulatieruimte op de werkplek

de kantoorwerktafel

1 m² voor een werkplek met plat (TFT) beeldscherm 2 m² voor een werkplek met CRT-beeldscherm 1 m² voor een lees/schrijfvlak 2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen

de kasten

1 m² voor elke vrijstaande of verrijdbare (lade)kast

de vergadervoorziening

2 m² per persoon

Circulatieruimte De breedte van de doorgangen in een kantoorvertrek moet minimaal 600 mm bedragen. Indien personen elkaar regelmatig moeten passeren, moet deze breedte minimaal 900 mm bedragen. Indien de doorgang als looproute wordt gebruikt, moet de minimale breedte 1.200 mm bedragen. De gemeente Haren heeft aangegeven welke medewerkers in aanmerking komen voor welke grootte van de werkplek. Uitgangspunt voor iedere basiswerkplek is een bureau inclusief een TFT-beeldscherm, een bureaustoel en een staande archiefkast/ladekast. Voor een vergadervoorziening voor twee personen wordt een norm van 2 m² per persoon aangehouden. Voor een vergadervoorziening voor zes personen wordt een norm van 2,5 m² per persoon aangehouden. Dit komt alleen bij het bestuur en de secretaris voor.

Afhankelijk van de functie zijn voor de diverse medewerkers de volgende netto oppervlakten aangehouden: Basiswerkplek iedere werkplek TFT-beeldscherm lees/schrijfvlak vrijstaande kast circulatieoppervlak om de werkplek

Basiswerkplek met uitlegvlak voor tekeningen basis werkplek uitlegvlak voor tekeningen circulatieoppervlak om de werkplek

Basiswerkplek met extra computer basis werkplek extra pc circulatieoppervlak om de werkplek

4 m² 1 m² 1 m² 1 m² 1 m² 8 m²

7 2 1 10

m² m² m² m²

7 m² 2 m² 1 m² 10 m²

Basiswerkplek met overlegvoorziening voor twee personen basiswerkplek 7 m² overlegvoorziening twee personen 4 m² circulatieoppervlak om de werkplek 1 m² 12 m² Basiswerkplek met overlegvoorziening voor zes personen basiswerkplek 7 m² overlegvoorziening zes personen 15 m2 circulatieoppervlak om de werkplek 5 m² 27 m² CAD-werkplek basiswerkplek groot beeldscherm uitlegtafel grote tekeningen circulatieruimte om de werkplek

7 m2 1 m2 1 m2 1 m2 10 m2

BIJLAGE 5 KANTOORCONCEPTEN

Kamer-/ Cellenkantoor In een kamer-/cellenkantoor zijn de kamers alleen aan de gevel geconcentreerd, waarbij daglicht toetreedt via de ramen. Een kamerkantoor bevat meestal vertrekken van verschillende grootte, afhankelijk van het aantal daarin werkzame personen, hun status en hulpmiddelen. Het aantal mensen per kamer varieert van één tot vier medewerkers.

1

Coconkantoor Cocon staat voor concentratie en communicatie. Bij een coconkantoor wordt uitgegaan van afgescheiden werkplekken gesitueerd aan de gevel rond een gemeenschappelijk middengebied. De kamers zijn meestal ingericht als relatief kleine eenpersoonskamers en het middengebied fungeert als vergaderruimte en is bestemd voor afdelingsarchieven, fax, printer en overige gemeenschappelijke functies. In de middenzone die breder is dan bij een kamerkantoor zijn doorgaans geen vaste werkplekken gerealiseerd. Een coconkantoor vereist een duidelijke scheiding van publieke- en werkfuncties. Dit komt doordat de gemeenschappelijke ruimten geen verkeerszones zijn, maar werkgebieden voor groepen medewerkers.

2

Groepen-teamkantoor Het groepenkantoor bestaat uit middelgrote kamers die ruimte bieden aan vier tot tien personen. De ruimten zijn gesitueerd aan de gevel. Het concept is een verbeterde variant van de kantoortuin; er wordt meer tegemoet gekomen aan de wens naar privacy. Een groepenkantoor is geschikt voor groepen medewerkers die dezelfde aard werkzaamheden verrichten, of bijvoorbeeld in een projectteam werken.

3

Combinatiekantoor Dit concept is een combinatie van een kamerkantoor, coconkantoor en groepenkantoor. Het voordeel van een combinatiekantoor is, dat een veelheid aan soorten werkzaamheden kan worden uitgevoerd, van individueel denkwerk tot het werken in groepen van maximaal tien personen. Per bedrijfsonderdeel zullen de benodigde soorten en hoeveelheden ruimten benoemd moeten worden.

4

Kantoortuin De kantoortuin is het meest open concept van kantoorinrichting. In een ruimte werken tenminste tien personen. Het principe van bouwkundig afgescheiden vertrekken en verlichting van de werkplekken door daglichttoetreding is verlaten. De vermindering van de privacy is het voornaamste argument tegen de kantoortuin. Bij hoge mate van interactie kan een dergelijk concept nuttig zijn.

5

Kloosterkantoor Het spiegelbeeld van het coconkantoor is het kloosterkantoor. De naam van dit inrichtingsconcept verwijst naar het idee van een klooster waar de monniken gezamenlijk veel activiteiten hebben en zich voor de rust en meditatie kunnen terugtrekken in hun cel. Lag bij het coconkantoor de nadruk op het concentratie-element, bij het kloosterkantoor wordt meer aandacht geschonken aan het element onderlinge communicatie. Werkzaamheden die veel overleg en persoonlijk contact vereisen, kunnen goed uitgevoerd worden binnen een kloosterkantoor. Bij dit concept wordt de kantoortuin aangevuld met een aantal kantoorkamers. Deze zijn beschikbaar voor geconcentreerd werk, persoonlijk overleg en kleine werkgroepen (vier à vijf personen).

6

Haren, nieuwbouw gemeentehuis Structuurplan gemeentehuis Groningen, 16 augustus 2007 07/JJ/cw/070028/rap/0367b

bezoekadres Leonard Springerlaan 37 postadres Postbus 436, 9700 AK GRONINGEN telefoon 050-524 46 66 fax 050-525 89 92 KvK nr. 02047928 mail [email protected] bezoekadres Kosterijland 46-E postadres Postbus 63, 3980 CB BUNNIK telefoon 030-659 23 33 fax 030-659 23 45 bankrek.nr. 46.94.21.193 internet www.draaijerpartners.nl Op alle door ons aanvaarde opdrachten is van toepassing de “Regeling van de verhoudingen tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau RV01 2001”.

INHOUD 1.

STRUCTUURPLAN

1

1.1

Bezoekers

1

1.2

Personeel

1

1.3

Goederen

2

1.4

Transparantie gebouw

2

1.5

Toelichting vlekkenplannen

2

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

structuurplan gemeentehuis structuurplan centrale hal structuurplan centraal vergadercentrum vlekkenplan, vlek 1 vlekkenplan, vlek 2 vlekkenplan, vlek 3 vlekkenplan, vlek 4 vlekkenplan, vlek 5

1.

STRUCTUURPLAN

De schema’s aan het eind van dit Structuurplan (bijlagen 1,2 en 3) geven inzicht in de belangrijkste relaties tussen de in het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen omschreven functies. Het Structuurplan geeft met name de stromen van klanten, bezoekers en personeel weer (goederenstromen zijn niet afzonderlijk zichtbaar gemaakt). Met een maanteken is aangegeven welke functies in de avonduren, buiten de reguliere openingstijden, toegankelijk dienen te zijn. Met het teken van een slotje is aangegeven welke functies alleen toegankelijk zijn na toegangscontrole. De centrale hal en het vergadercentrum zijn de ruimten die vrij toegankelijk zijn voor bezoekers en klanten. Aanvullend op het Structuurplan zijn als bijlage ook een vijftal vlekkenplannen opgenomen. Deze vlekkenplannen geven met name de onderlinge relaties weer tussen de huidige afdelingen en zijn een doorvertaling van de voorliggende Structuurplannen.

1.1

Bezoekers De bezoekers maken gebruik van de hoofdentree, die is gesitueerd aan het Raadhuisplein. De bezoekers van de gemeente Haren worden onderscheiden in verschillende doelgroepen. De bezoekers voor de verschillende balies melden zich bij de receptie of laten zich bedienen door de informatiezuil. Vervolgens worden de bezoekers door het elektronisch klantgeleidingssysteem doorverwezen naar de geschikte balie of naar de wachtruimte. Bezoekers met een afspraak melden zich bij de receptie en worden vervolgens naar de wachtruimte in de publiekshal doorverwezen. Onder begeleiding van een van de medewerkers van de gemeente Haren wordt de bezoeker opgevangen en begeleid naar een van de spreekkamers, overlegruimte op de kantoorwerkplek, bedrijfskantine of het vergadercentrum. De verwachting is dat er voldoende capaciteit in de centrale publiekshal voorhanden is. Trouwerijen vinden plaats in de raadzaal. De wijze waarop trouwerijen zullen plaatsvinden (inclusief vervoer) dient nader te worden uitgewerkt. Bij trouwerijen wordt gebruik gemaakt van de entree van het vergadercentrum. Publieksfuncties moeten bij voorkeur worden gesitueerd op de begane grond.

1.2

Personeel Het personeel kan gebruik maken van de hoofdingang én van de personeelsingang. De personeelsingang moet dichtbij de fietsenstalling gelegen zijn.

1

De personeelsingang dient ook vanaf het openbare gebied voor het personeel goed bereikbaar te zijn.

1.3

Goederen Voor goederen moet een aparte ingang worden gecreëerd nabij of gecombineerd met de entree voor de medewerkers. Vanuit deze goedereningang kan eenvoudig het gehele gebouw worden voorzien van de noodzakelijke goederen. Met name de positionering van het restaurant, de repro en de decentrale voorzieningen op elke verdieping ten opzichte van de verticale verkeersvoorzieningen, dient goed te zijn. De plaats van de goedereningang dient te worden afgestemd met de mogelijkheden van een kelder.

1.4

Transparantie gebouw Het nieuwe gemeentehuis moet bij voorkeur een open en transparant gebouw zijn. Het bestuur is op die manier gesitueerd dat zij toezicht houdt op de centrale hal en het Raadhuisplein. Daarnaast is het bestuur op korte afstand gesitueerd van het vergadercentrum. Het is wenselijk dat vanaf de kantoorwerkplekken van de bestuurders een doorkijk (door middel van bijvoorbeeld vides) in de organisatie mogelijk is.

1.5

Toelichting vlekkenplannen Aanvullend op het Structuurplan zijn als bijlagen ook een vijftal vlekkenplannen opgenomen (bijlagen 4, 5, 6, 7 en 8). Deze vlekkenplannen geven enerzijds de onderlinge relaties weer tussen de huidige afdelingen en zijn anderzijds een doorvertaling van de voorliggende Structuurplannen. Tevens is in de vlekkenplannen gedeeltelijk rekening gehouden met het bestemmingsplan, ofwel het toegestane bebouwingsoppervlak. Deze vlekken zijn bedoeld als richtlijnen, maar geven niet expliciet het aantal bouwlagen weer. In vlek 1 is een algemene weergave gegeven van de gewenste publieksfuncties, die bij voorkeur moet worden gesitueerd op een begane grond situatie. Vlek 2 geeft de relatie weer tussen een drietal belangrijke bedrijfsonderdelen. Mocht het zo zijn dat binnen het ontwerp een knip moet worden gemaakt tussen de verschillende bedrijfsonderdelen, omdat het bebouwingsoppervlak dit vraagt, dan moeten de bedrijfsonderdelen zoals benoemd in vlek 2 bij elkaar gepositioneerd worden evenals de bedrijfsonderdelen zoals benoemd in vlek 3. Op basis van de wens van de organisatie heeft het de voorkeur het restaurant op het dak te positioneren. Deze situatie is weergegeven in vlek 4. Alle ondersteunende ruimten zoals beschreven in het Ruimtelijk & Functioneel Programma van Eisen moeten bij voorkeur gesitueerd worden op de begane grond of kelderniveau. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat voor kantoorachtige ruimten als de repro en postkamer daglicht moet zijn. Dit is tot slot weergegeven in vlek 5.

2

BIJLAGE 1 STRUCTUURPLAN GEMEENTEHUIS

STRUCTUURPLAN Restaurant

Gemeentehuis Haren Kantoren Fietsenstalling

Entree personeel Entree

Entree goederen Ondersteunende ruimten

Centrale publiekshal Centraal vergadercentrum Entree

Entree

Entree personeel/ fractieleden

Bezoekers DATUM: augustus 2007

DTP/070028/proj/structuurplan

BIJLAGE 2 STRUCTUURPLAN CENTRALE HAL

Spreekkamers Bodekamer CENTRALE PUBLIEKSHAL Backoffice Centrale balie (frontoffice)

Informatieplein

Wachtruimte

Receptiebalie

Spreekkamers

Centraal vergadercentrum

Entree

Entree

STRUCTUURPLAN Centrale Hal Gemeentehuis Haren DATUM: augustus 2007

Bezoekers


BIJLAGE 3 STRUCTUURPLAN CENTRAAL VERGADERCENTRUM

STRUCTUURPLAN Centraal vergadercentrum Gemeentehuis Haren

Sanitaire voorzieningen Pantry Rookruimte

Algemene multifunctionele vergaderruimte




Representatieve Vergaderzaal

Stoelenberging Raadzaal/ Trouwzaal

Representatieve Vergaderzaal

Regiekamer

Entree Vergadercentrum

DATUM: augustus 2007


BIJLAGE 4 VLEKKENPLAN, VLEK 1 PUBLIEKSFUNCTIES

Vlek 1 Vergadercentrum, Raadzaal, Trouwzaal Ontvangsthal en Frontoffice WMO loket

VERGADER CENTRUM

Backoffice: Gemeentewinkel, Burgerzaken, WVG Facilitair: Bodekamer, Postkamer, Archief, Repro

CENTRALE HAL RECEPTIE/BALIE Frontoffice functies Facilitaire afdelingen

WMO Loket

Backoffice Dienstverlening

DATUM: 6 april 2007

NAS2/070028/vlekkenplan

BIJLAGE 5 VLEKKENPLAN, VLEK 2 RELATIE BEDRIJFSONDERDELEN IS&A, BM, SOZA, V&H

Vlek 2 Bestuur (BMO): Management, College, Griffie en Secretariaat Afdelingen SOZA, V&H Afdeling IS&A: Financiën, Computerbeheer, IZV

Bestuur (BMO)

Afdeling IS&A

DATUM: 6 april 2007

SOZA, V&H


BIJLAGE 6 VLEKKENPLAN, VLEK 3 RELATIE BEDRIJFSONDERDELEN BORG & RMZ

Vlek 3 Afdelingen: BORG Afdelingen: RMZ

Afdeling BORG

DATUM: 6 april 2007

Afdeling RMZ


BIJLAGE 7 VLEKKENPLAN, VLEK 4 RELATIE RESTAURANT EN DAKTERRAS

Vlek 4

Kantine

Rookruimte

Dakterras

Dakterras

Sanitaire voorzieningen Kantine

DATUM: 6 april 2007


Bestuur (BMO): Management, College, Griffie en Secretariaat Afdelingen SOZA, V&H Afdeling IS&A: Financiën, Computerbeheer, IZV Afdelingen: BORG

Bestuur (BMO) Afdelingen: RMZ

Afdeling IS&A

DATUM: 6 april 2007

SOZA, V&H

Afdeling BORG

Afdeling RMZ


BIJLAGE 8 VLEKKENPLAN, VLEK 5 RELATIE ONDERSTEUNENDE RUIMTEN

Vlek 5 Goederenontvangstruimte Personen- en goederen Lift Entree medewerkers Fietsenstalling

Entree medewerkers Fietsenstalling

Personen- en goederen Lift

Goederenontvangstruimte

Kleed- en doucheruimte Fitnessruimte Repro

Kleed- en doucheruimte

Archief Opslag- ruimte/ berging Container berging Schoonmaak ruimte

Repro

DATUM: 6 april 2007

Archief

Opslagruimte/ berging

Container berging

Schoonmaak ruimte


Haren, nieuwbouw gemeentehuis Gebouwprofiel gemeentehuis Groningen, 16 augustus 2007 07/JJ/cw/070028/rap/0366c


INHOUD 1.

INLEIDING

1

2.

GEBOUWPROFIEL

2

2.1

Beeldverwachting

2

2.2

Toegankelijkheid en beveiliging

2

2.3

Flexibiliteit

3

2.4

Duurzaamheid

4

3.

BOUWFYSISCHE UITGANGSPUNTEN

6

3.1

RGD-richtlijnen en Bouwbesluit

6

3.2

Energieverbruik

7

3.3.

Thermische behaaglijkheid/luchtvochtigheid

7

3.4

Ventilatie

9

3.5

Condensvorming

11

3.6

Koudebrugvorming

12

3.7

Waterdichtheid

12

3.8

Geluid/trillingen

13

3.9

Daglicht

16

3.10

Verlichting

16

3.11

Windhinder en windgevaar

17

4.

ONDERHOUDS- EN BEHEERASPECTEN

19

5.

BOUWKUNDIGE ONTWERPUITGANGSPUNTEN

21

5.1

Materialen

21

5.2

Constructieve opzet

21

5.3

Vrije hoogte

22

5.4

Vloeren

22

5.5

Gevels

24

5.6

Buitenzonwering

24

5.7

Wanden

24

5.8

Daken

25

5.9

Plafonds

26

5.10

Gevelopeningen

26

5.11

Hang- en sluitwerk

26

5.12

Trappen en liften

26

5.13

Hellingen

27

5.14

Vaste inrichting

27

6.

INSTALLATIETECHNISCHE EISEN

28

6.1

Algemene uitgangspunten

28

6.2

Regelbaarheid installaties

29

6.3

Flexibiliteit en uitbreidbaarheid

31

6.4

Duurzaam Bouwen

32

6.5

Werktuigkundige installaties

35

6.6

Elektrotechnische installaties

37

6.7

Transportinstallaties

51

Bijlage: -

verklarende woordenlijst

1.

INLEIDING

De in dit document genoemde uitgangspunten gelden als minimale eis ten aanzien van het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis en de installaties. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de geldende nationale en lokale weten regelgeving, voorschriften en richtlijnen. Dit document dient tevens om de opdrachtgever een indruk te geven van de technische installaties die het gebouw zal krijgen. De uitgangspunten die zijn vermeld gelden als grondslag voor de budgetraming. Wanneer uit het oogpunt van duurzaamheid, exploitatie, ontwerp of anderszins alternatieven worden voorgesteld, zullen deze beoordeeld worden ten opzichte van het in dit document opgegeven minimum. Tijdens de ontwerpfase, voorafgaande aan de bestekfase, zullen op tal van onderdelen nadere afspraken worden gemaakt met betrekking tot de uitgangspunten van het ontwerp.

1

2.

GEBOUWPROFIEL

2.1

Beeldverwachting Een belangrijke functie van de gemeente Haren is de publieksfunctie. Voor de cliënten zal het gebouw een herkenbare uitstraling moeten hebben, waarbij de architectuur spraakmakend kan zijn, maar wel passend in de dorpskern. Het gebouw dient een open karakter te hebben en dient goed te kunnen communiceren met haar omgeving. De samenwerking en communicatie binnen het gebouw dienen te worden bevorderd door een open c.q. transparante structuur en vormgeving. Het gewenste beeld is representatief en doelmatig, ingetogen, maar niet sober. Het gemeentehuis dient transparant te zijn in de relaties: • bestuur <-> klant • organisatie <-> klant • bestuur <-> organisatie Het kwaliteitsniveau van de vloer-, wanden plafondafwerking is goed. In verband met de publieksfuncties moet het gebouw, en met name het entreegebied, laagdrempelig en uitnodigend zijn. De nadruk op de begane grond zal liggen bij een optimale invulling van de publieksfuncties, zowel qua uitstraling en sfeer als qua functionaliteit en logistiek. In de beeldverwachting van het nieuwe gemeentehuis speelt de invulling van de omgeving een belangrijke rol. De stedenbouwkundige randvoorwaarden zijn verwoord in hoofdstuk 4 van het Projectdossier.

2.2

Toegankelijkheid en beveiliging De nieuwbouw moet goed toegankelijk zijn voor allerlei gebruikers. In het gebouw zal ter plaatse van de publieksfuncties een goede toegankelijkheid moeten zijn, waarbij een goede bewegwijzering en een logische situering van de ruimten noodzakelijk zijn. Uiteraard is het gebouw ook zeer goed toegankelijk voor mindervaliden; zowel mindervalide bezoekers als medewerkers. Mindervalide medewerkers moeten zelfstandig het gebouw kunnen binnenkomen en in beginsel gebruik kunnen maken van alle ruimten en voorzieningen. Een en ander zal moeten worden uitgevoerd, zoals voorgeschreven in het handboek Toegankelijkheid. Het handboek Toegankelijkheid bevat richtlijnen voor de toegankelijkheid (doorgankelijkheid, bruikbaarheid en aanpasbaarheid) van gebouwen. Bezoekers moeten zich makkelijk kunnen oriënteren in de publiekshal. Dit moet in de eerste plaats worden bereikt door een overzichtelijke lay-out. In de tweede plaats

2

dienen balies op strategische plekken te worden opgesteld (goede zichtlijnen) en dient voldoende bewegwijzering te worden aangebracht. Het nieuwe gemeentehuis kent drie niveaus op het gebied van beveiliging: • De publiekshal is vrij toegankelijk. • Het vergadercentrum is beperkt toegankelijk (inclusief het bestuurscentrum). Uitsluitend als mensen zijn uitgenodigd kan gebruik worden gemaakt van deze ruimten. • Voor het bedrijfsrestaurant geldt hetzelfde als voor het vergadercentrum. • De kantoren zijn in principe niet toegankelijk voor bezoekers. Het toegangscontrolesysteem en het inbraakbeveiligingssysteem zullen hierop afgestemd moeten zijn. Delen van het gebouw moeten afsluitbaar en beveiligd kunnen worden, terwijl andere delen nog in gebruik zijn. Op welke wijze en op welke plaats de beveiliging wordt toegepast zal nader worden uitgewerkt. De mate van beveiliging bepaalt in grote mate de mogelijke functie en het gebruik van de ruimte. Gastvrijheid is een belangrijk begrip, burgers moeten zich welkom voelen in het gemeentehuis. De beveiliging mag dit niet in de weg staan. Ook voor het personeel mag de beveiliging niet ‘beklemmend’ zijn. Voor het personeel wordt een separate ingang gerealiseerd, waarbij oneigenlijk gebruik (meelopers) door middel van bouwkundige en technische maatregelen voldoende beheerst moet worden. Het bestuurcentrum (vergadercentrum) krijgt tevens een separate ingang, die tijdens de avonduren gebruikt kan worden. Daarnaast moet in het ontwerp nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de ontsluiting van het gemeentehuis vanuit de onderliggende kelder, de ontsluiting voor de leveranciers, de routing van de trouwerijen en het parkeren voor mindervaliden en de trouwauto’s.

2.3

Flexibiliteit Met het oog op toekomstige veranderingen in de omvang en de aard van de te huisvesten functies, moet in het ontwerp op verschillende manieren huisvestingsflexibiliteit worden ingebouwd. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen interne flexibiliteit en externe flexibiliteit. Interne flexibiliteit • multifunctionele gebruiksmogelijkheden van de publiekshal, de ruimten in het vergadercentrum en het restaurant • optimale indelingsmogelijkheden van het kantorendeel van het gebouw, waardoor verschillende kantoorconcepten kunnen worden toegepast

3

Externe flexibiliteit • met het oog op de mogelijke toekomstige krimp van de organisatie zal rekening moeten worden gehouden met de mogelijkheid tot het eventueel splitsen van (delen van) het gebouw • als ontwerpuitgangspunt geldt dat indien gewenst het onbebouwde deel van het dak nog kan worden bebouwd Door middel van efficiënt ruimtegebruik wordt voorkomen dat ruimten leeg staan of dat (extern) ruimten gehuurd of extra gerealiseerd moeten worden.

2.4

Duurzaamheid In de projectdefinitie zijn de ambities omschreven ten aanzien van duurzaamheid. De gemeente Haren heeft daarin niet expliciet aangegeven dat het nieuwe gemeentehuis een voorbeeld zal zijn op het gebied van duurzaam bouwen. Om toch zoveel mogelijk aandacht te besteden aan duurzaam bouwen is een aantal duurzame maatregelen in het programma voorgesteld, te weten: • • • • • • •

toepassing hoogrendementsbeglazing (HR++ glas) met een Uglas ≤ 1,2 W/m2K Rc gevel ≥ 3,5 en Rc dak ≥ 4 elektrisch bedienbare buitenzonwering (indien van toepassing) optimale terugwinning van warmte en vocht uit af te voeren ventilatielucht toepassing energiezuinige verlichtingssystemen toepassing van het gebouwbeheer- en registratiesysteem ontwikkeling van een installatieconcept dat bij een vergelijkbaar comfort een circa 3% lagere EPC oplevert

Het betreft hier bekende en bewezen maatregelen. Indien er een meer vooruitstrevend en innovatief programma met minder economisch rendabele voorzieningen op het gebied van duurzaamheid gewenst is, dan is hiervoor extra budget noodzakelijk. Voor de technische invulling worden verder in paragraaf 6.4 nadere onderwerpen beschreven. Een duurzame oplossing is warmtekoudeopslag. Na gedegen onderzoek is gebleken dat een warmtekoudeopslagsysteem niet is toegestaan op de locatie van het nieuwe gemeentehuis, aangezien deze locatie valt in een grondwaterbeschermingsgebied. Een grondwaterbeschermingsgebied grenst aan een waterwingebied. Deze beschermingszones rondom waterwinningen zijn vastgesteld door de Provincie. Voor deze gebieden gelden regels om het grondwater niet te vervuilen. Mocht er iets misgaan (bijvoorbeeld door landbouwbestrijdingsmiddelen die in de grond komen), dan is er voldoende tijd om maatregelen te nemen om de zuivering van het water aan

4

te passen. Binnen deze gebieden zijn woningen, wegen en bedrijven toegestaan, maar gelden wel wettelijke regels om vervuiling van het grondwater te voorkomen. Warmtekoudeopslag maakt derhalve geen deel uit van dit Technisch Programma van Eisen (gebouwprofiel). In dit Projectdossier opgenomen stichtingskostenoverzicht is een budget van € 150.000,- gereserveerd voor het realiseren van een duurzame oplossing, als alternatief voor de warmtekoudeopslag.

5

3.

BOUWFYSISCHE UITGANGSPUNTEN

Het betreft hier de eisen met betrekking tot energieverbruik, behaaglijkheid, luchtvochtigheid, ventilatie, luchtkwaliteit, luchtverversing, geluid, licht en windhinder. In algemene zin dient voor wat betreft de bouw en inrichting van het archief en de archiefbewaarplaatsen te worden voldaan aan de eisen, zoals gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

3.1

RGD-richtlijnen en Bouwbesluit Bouwbesluit Het Bouwbesluit bevat bouwtechnische voorschriften waaraan alle bouwwerken, zoals woningen, kantoren, winkels en dergelijke in Nederland minimaal moeten voldoen. Ook verbouwingen vallen onder het Bouwbesluit. De eisen hebben betrekking op veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, energiezuinigheid en milieu. Het eerste Bouwbesluit is in 1992 in werking getreden en daarmee werden de technische bouwvoorschriften voor het hele land gelijk. Op 1 januari 2003 is een nieuw Bouwbesluit in werking getreden (Bouwbesluit 2003). De laatste wijzigingen van het Bouwbesluit 2003 zijn van 1 september 2005 en van 1 januari 2006. RGD-richtlijnen De RGD-richtlijnen richten zich op niet tot bewoning bestemde gebouwen met als zwaartepunt de kantorenbouw. De RGD-richtlijnen moeten worden gelezen als aanbevelingen. Zij hebben dus geen bindend karakter, zoals het Bouwbesluit. De RGD-richtlijnen omschrijven de volgende onderwerpen: 1. stedenbouwfysisch comfort 2. thermohygiënisch comfort 3. luchtkwaliteit 4. energiezuinigheid 5. dichtheid 6. visueel comfort 7. akoestisch comfort In dit Gebouwprofiel is aangegeven dat te allen tijde voldaan dient te worden aan het Bouwbesluit. Daar waar het Bouwbesluit niet voldoende zware eisen omschrijft, wordt uitgegaan van de RGD-richtlijnen.

6

3.2

Energieverbruik Het energieverbruik van het kantoor moet laag liggen. Er moet voldoende aandacht worden besteed aan warmte-isolatie, kierdichting, energiebesparende maatregelen en energiebeheer. EP-eis Het bouwbesluit stelt eisen aan het energieverbruik van een gebouw. Deze eisen zijn weergegeven door middel van de zogenaamde Energie Prestatie Eis (EP-eis). Voor elk gebouw is een Energie Prestatie Norm van toepassing. Op het moment van het opstellen van dit rapport Gebouwprofiel is een EP van 1,5 van toepassing. Het ontwerp en de bouwfysische en installatietechnische eigenschappen erin dienen als resultaat te hebben dat de EP-eis, conform de ‘regeling bouwbesluit energiezuinigheid’, circa 3% minder bedraagt.

3.2.1

Energiebesparende maatregelen Aandacht moet worden besteed aan energiebesparende maatregelen, zoals een optimale keuze van de isolatiewaarde waarbij eventueel mogelijke subsidies worden benut.

3.3.

Thermische behaaglijkheid/luchtvochtigheid Met betrekking tot thermisch comfort worden de richtlijnen van de Rijksgebouwendienst aangehouden (Ministerie van VROM, ‘Wettelijke eisen en RGD-richtlijnen voor bouwfysica’, september 1999). Onderstaand worden deze beknopt weergegeven. Een TO-berekening zal door de installatieadviseur gemaakt worden van een vijftal representatieve ruimten. Voor de archiefbewaarplaatsen gelden andere normen ten aanzien van temperatuur en luchtvochtigheid. Deze elementen dienen geregeld te worden door een zelfstandige klimaatbeheersinginstallatie, los van het centrale systeem. Deze installatie is zodanig dat per archiefbewaarplaats kan worden beheerst en geregeld. De installatie dient buiten de archiefbewaarplaatsen geplaatst te worden. De norm voor de temperatuur in de archiefbewaarplaatsen is 18ºC, met een marge van 2ºC (+/-). De relatieve vochtigheid in de archiefbewaarplaatsen dient 50% te zijn, met een marge van 5% (+/-). Daarnaast dient de lucht in een archiefbewaarplaats gezuiverd te worden. Onderhavig Technisch Programma van Eisen (gebouwprofiel) wordt voorgelegd aan de archiefinspecteur. Deze inspecteur zal tevens tijdens het project op de hoogte worden gehouden.

7

Thermisch comfort wordt bepaald door klimaatgrootheden, zoals lucht- en stralingstemperatuur, relatieve vochtigheid en luchtsnelheid, samen met het fysieke activiteitenniveau (metabolisme) en de kledingweerstand (theorie van Fanger, beschreven in NEN-ISO 7730, september 1989). Uit deze factoren wordt de zogenaamde Predicted Mean Vote (PMV) bepaald, waarmee de mate van de overschrijdingen van de comfortgrenzen worden gewogen. De PMV (conform NEN-ISO 7730) dient tussen –0,5 en +0,5 te liggen, om het percentage te verwachten ontevredenen aanvaardbaar te houden (berekeningswijze conform NEN-ISO 7730). De maximale overschrijding voor ruimten met kantoorfuncties (uitgaande van 2.000 gebruiksuren/jaar, klimaatjaar 1964, De Bilt): Het streven is: • zomerperiode 100 overschrijdingsweeguren • winterperiode 100 onderschrijdingsweeguren De eis is: • zomerperiode 150 overschrijdingsweeguren • winterperiode 150 onderschrijdingsweeguren Voor de meest kritische kantoorruimten en kantoorachtige vertrekken dient, tijdens de ontwerpfase, door middel van berekeningen aangetoond te worden dat het aantal hierboven genoemde uren niet overschreden wordt. Er dient in ieder geval voor de kantoren rekening te worden gehouden met de volgende interne warmtebelasting: • één PC met TFT-flatscreen per werkplek • personen: 80 Watt/persoon • verlichting: volgt uit het ontwerp De volgende waarden dienen als uitgangspunt gehanteerd te worden: • kantoorruimten 21 graden • sanitaire ruimten 20 graden • verkeersruimten 18 graden • publieksruimten 18 graden 3.3.1

Behaaglijkheid in de winter Bij lichte, hoofdzakelijk zittende activiteit in de wintersituatie (stookseizoen) • de operatieve temperatuur ligt tussen 20ºC en 24ºC • het luchttemperatuurverschil tussen 1,1 en 0,1 meter boven de vloer (niveau van het hoofd en niveau van de enkels) moet kleiner zijn dan 3ºC • de oppervlaktetemperatuur van de vloer moet onder normale omstandigheden liggen tussen 19ºC en 26ºC • de gemiddelde luchtsnelheid moet kleiner zijn dan 0,15 m/s • de stralingsasymmetrie ten gevolge van ramen of andere koude verticale vlakken, moet kleiner zijn dan 10ºC (ten opzichte van een klein verticaal vlak, 0,6 meter boven de vloer)

8

•

3.3.2

de stralingsasymmetrie ten gevolge van een door de omgeving opgewarmd plafond moet kleiner zijn dan 5ºC (ten opzichte van een klein verticaal vlak, 0,6 meter boven de vloer)

Behaaglijkheid in de zomer Bij lichte, hoofdzakelijk zittende activiteit in de zomersituatie • de operatieve temperatuur moet liggen tussen 23º en 26ºC • het luchttemperatuurverschil tussen 1,1 en 0,1 meter boven de vloer (niveau van het hoofd en niveau van de enkels) moet kleiner zijn dan 3ºC • de gemiddelde luchtsnelheid moet kleiner zijn dan 0,20 m/s

3.3.3

Relatieve vochtigheid (R.V.) Tussen de toe- en afvoerventilatielucht dient warmte-uitwisseling te worden opgenomen, bijvoorbeeld door middel van een warmtewiel met zowel uitwisseling van warmte als vocht. De toevoerventilatielucht wordt in de winterperiode wel aanvullend bevochtigd. De relatieve vochtigheid zal moeten bedragen: kantoor : minimaal 30% serverruimte : 50% + 10% Voor de zomerperiode geldt dat er geen maximumeis is ten aanzien van de relatieve vochtigheid (topkoeling, ontvochtiging). In de luchtbehandelingssystemen dient een reservesectie te worden opgenomen, voor het eventueel later aanbrengen van stoombevochtiging. De waarden genoemd leefzones: hoogte : vanaf gevel : vanaf binnenwand :

3.4

in paragrafen 3.3.1, 3.3.2 en 3.3.3 gelden voor de volgende 0 – 1,8 m1 0,5 m1 0,3 m1

Ventilatie Het gebouw moet voldoende geventileerd worden. Alle toegevoerde lucht moet verse buitenlucht zijn (geen recirculatie). De minimale verse luchttoevoer bedraagt 50 m³/uur per persoon, waarbij per vertrek het maximale aantal personen geteld wordt op basis van 8 à 10 m² per persoon. Tevens moet deze voldoen aan de eisen conform het Bouwbesluit. Er is een aparte afzuiging gewenst bij emissiebronnen, zoals kopieermachines, faxen, printers en rookruimten. In verband met de flexibiliteit dient hiervoor voldoende capaciteit aanwezig te zijn zodat, waar nodig, afzuiging aangebracht kan worden (ook later). Uitgangspunt voor het gebouw is een rookverbod, met uitzondering van de ruimten die als rookruimte bestemd zijn. Buiten gebruiksuren dient ventilatie plaats te vinden in verband met extra koeling van de bouwmassa (nachtventilatie). De mechanische afzuiging dient te worden voorzien van warmteterugwinning. Er dient geen

9

recirculatie toegepast te worden. Inzake de ontwerpuitgangspunten voor ventilatie is de RGD-richtlijn maatgevend. Installaties met verschillende bedrijfsuren dienen separaat regelbaar te zijn. Bij het ontwerpen van de installaties moet worden uitgegaan van een energiezuinig gebouw, dat tevens een laag onderhoudsbudget nodig heeft. Daarom zullen bij elke mogelijke afweging voor het kiezen van een systeem en/of fabrikant, behalve de energiekosten, ook de onderhoudskosten worden meegewogen. Bij de presentatie van het installatieontwerp moet zichtbaar zijn wat het te verwachten energiegebruik zal worden. De installaties moeten een grote mate van samenhang hebben met de overige gebouwkenmerken, zoals zonwering, verlichting, te openen ramen en dergelijke. Al deze invloeden moeten duidelijk worden omschreven. Ten aanzien van de luchtkwaliteit in het gebouw is de luchtaanzuig van de luchtbehandelingskast bepalend. De plaats van de luchtaanzuig dient zorgvuldig gekozen te worden. Er moet minimaal worden voldaan aan het bouwbesluit en NEN 1087. Overige aandachtspunten: • Balies gegarandeerd tochtvrij uitvoeren. • Ruimten met lucht- en/of geurverontreinigingen (bijvoorbeeld het restaurant) voorzien van een eigen luchtbehandelingsinstallatie die betreffende ruimten in onderdruk houden, zodat verspreiding van deze verontreinigingen naar de overige ruimten voorkomen wordt. • De aanzuigopeningen regen- en stuifsneeuwvrij aanbrengen, rekening houdende met de uitblaasopeningen voor verontreinigde lucht. Deze openingen niet boven platte daken en bij voorkeur aan de noordzijde van het gebouw aanbrengen. • Buitenluchtaanzuigroosters niet in de nabijheid van luchtverontreinigende bronnen aanbrengen, zoals schoorstenen, condensors, de afvoer van de NSA, de ontluchting van het riool, et cetera. Hierbij ook op de meest voorkomende windrichting letten. • Op regelmatige plaatsen goed bereikbare inspectieopeningen in de ventilatiekanalen aanbrengen, voor controle op inwendige vervuiling; zeer goede luchtdichtheid is vereist. De ventilatiekanalen dienen zoveel mogelijk te worden geclusterd. • De toe te passen luchtfilters moeten voldoen aan de volgende kwaliteitseisen: verlangde rendementen volgens de ASHRAE voorschriften, minimaal EU-7. • Voor de archiefbewaarplaatsen gelden specifieke normen ten aanzien van ventilatie en luchtkwaliteit (artikel 37-40 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen).

10

Luchtdichtheid (infiltratie) Gezien de hoge eisen ten aanzien van energiebesparing, wordt geadviseerd de luchtdichtheid van het gebouw te voldoen aan de eisen zoals gesteld door de Rijksgebouwendienst in de Wettelijke eisen en Richtlijnen Rgd (1999). Er zijn eisen gesteld aan de gevels van het gebouw. Deze eisen zijn in onderstaande tabel opgenomen. De luchtvolumestroom dient bepaald te worden overeenkomstig de NEN 2686. Tabel: eisen luchtdichtheid conform richtlijnen Rijksgebouwendienst Geveldeel Gevel als geheel - met te openen ramen - zonder te openen ramen

1,8 x 10-3 m3/(s x m2 geveloppervlakte) 0,5 x 10-3 m3/(s x m2 geveloppervlakte)

Kieren bij bewegende delen - kierlengte Ik ≤ 0,6 m1/m2 - kierlengte Ik > 0,6 m1/m2

2,5 x 10-3 m3/(s x m1 kierlengte) 0,6/Ik x 10-3 m3/(s x m1 kierlengte)

Naden in gevelelementen en bij bouwkundige aansluitingen

0,05 x 10-3 m3/(s x m1 naadlengte)

Ventilatieroosters in gesloten toestand

Toetsingsdruk Gebouwhoogte tot 15 m1 B15 Gebouwhoogte tot 40 m1 B40

3.5

Maximaal toelaatbare luchtdoorlaat bij de toetsingsdruk

Av/10 m3/s (Av is de netto ventilatieopening in m2)

150 Pa 200 Pa

Condensvorming Condensvorming op gevel-, vloeren dakdelen moet worden voorkomen, zodat de kans op schimmelgroei zoveel mogelijk wordt vermeden. Allereerst gelden hier de eisen conform het Bouwbesluit. Inwendige condensatie Inwendige condensatie in de gevelconstructies dient te worden vermeden en is slechts acceptabel indien op langere termijn geen accumulatie van vocht optreedt. Tevens mag er geen sprake zijn van overlast, schade, of een nadelige beïnvloeding van de gezondheid. Het vocht, dat in de condensatieperiode in de constructie komt, moet er in de drogingsperiode weer uit verdampen. Tevens mag er geen schade aan de bouwconstructies optreden. Bij kritische details dienen hiertoe ontwerpberekeningen gemaakt te worden.

11

De jaarlijks maximaal optredende condenshoeveelheid mag niet meer bedragen dan: • steenachtige, poreuze materialen : 0,5 kg/m2 • houtachtige en overige materialen : 0,1 kg/m2

3.6

Koudebrugvorming Bij archiefruimten, serverruimte en reproruimten mag bij de volgende condities geen oppervlaktecondensatie ontstaan: Tbu : - 10°C Wind : 6 à 8 m/s Tbi : 20°C RV : zoals geëist Voor de overige ruimten: zie Bouwbesluit.

3.7

Waterdichtheid De waterdichtheid van de daken, gevels en vloeren dient te voldoen aan de NEN 2778. De vloeren, de wanden en de plafonds en alle daarin aangebrachte voorzieningen van de archiefbewaarplaatsen dienen waterdicht uitgevoerd te worden en dienen bestand te zijn tegen de druk bij de maximaal optredende waterstand, ook bij calamiteiten. Zoals het er naar uitziet zal de archiefbewaarplaats in de kelder worden gesitueerd. Aangezien hier een overstromingsrisico bestaat, dienen eveneens de deuren en doorvoeringen van leidingen et cetera waterdicht te worden uitgevoerd en dient een pomp geïnstalleerd te zijn, aangesloten op de noodstroomvoorziening. Deze pomp zou op het diepste punt onder de transportinstallatie (lift) kunnen worden geplaatst. Er mogen in de archiefruimte alleen de noodzakelijke leidingen lopen. Stellingen mogen niet onder watervoerende leidingen staan en de leidingen moeten zoveel mogelijk als opbouw uitgevoerd zijn (artikel 3.7. van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.) Dit geldt ook voor de archiefbewaarplaats. Om overstromingsrisico te vermijden dient het laagste punt van een archiefbewaarplaats die gepositioneerd is op maaiveldhoogte, 20 à 30 cm boven het niveau te worden geplaatst van waaraf een vrije afloop van water is verzekerd, of dient een waterkering tot 20 à 30 cm boven dat niveau geplaatst te worden.

12

3.8

Geluid/trillingen Er moet ruim aandacht worden besteed aan het voorkomen van geluidshinder. Aandachtspunten zijn onder andere: • omgevingsgeluid (verkeer en dergelijke) • intern geluid (hinderlijk loopgeluid) • ruimteakoestiek • installatiegeluid, waaronder: toiletten/afvoeren hemelwaterafvoeren geluid via ventilatiekanalen geluid via schachten cv-installatie (tikken en dergelijke) geluidbelasting op de gevel (ten gevolge van eigen gebouwinstallaties zoals NSA) en omliggende gevels Voor de bepaling van het installatiegeluidsniveau in de verschillende ruimten en de interne luchtgeluidsisolatie moeten de volgende geluidsoverdrachtwegen meegenomen worden: • Directe geluidsoverdracht via de scheidingsconstructie. • Flankerende geluidsoverdracht (flankerend geluid wordt overgedragen via de structuur van het gebouw. Wanneer er in een muur wordt geboord, geeft de muur de trillingen door aan aangrenzende bouwelementen zoals de vloer en het plafond. Ook wanden die door luchtgeluid aan het trillen worden gebracht, geven de trillingen door aan aangrenzende constructies.). • Omloopgeluid (verwijst naar geluid dat van de ene naar de andere ruimte wordt overgedragen via gemeenschappelijke gangen, verluchtingskokers, valse plafonds, et cetera.)

3.8.1

Omgevingsgeluid De geluidswering van de gebouwomhulling moet zodanig zijn dat, ongeacht de bron van het geluid en/of de onderhavige locatie, voldaan wordt aan de eisen gesteld in het Bouwbesluit. Dit betekent dat het maximaal toelaatbare geluidsniveau in verblijfsruimten 40 dB(A) bedraagt. Voor ruimten als vergaderruimten, raadzaal, bestuursruimten, et cetera geldt een maximaal toelaatbaar geluidsniveau van 35 dB(A).

3.8.2

Ruimteakoestiek Ten behoeve van een goede spraakverstaanbaarheid, zijn de gemiddelde gewenste nagalmtijden in het frequentiegebied 500 tot en met 1.000 Hz voor lege ruimten: kantoorruimten : tot 0,8 seconden vergaderruimten : tot 0,8 seconden bedrijfsrestaurant : 0,8 – 1,0 seconden keuken : 0,6 – 0,8 seconden gangen, publiekshal : 1,0 – 1,5 seconden kantoortuin : maximaal 0,6 (ingericht)

13

print- en reproruimte

:

tot 0,6 seconden

Voor de overige frequentiebanden geldt een maximale afwijking van 20%. De waarde van de nagalmtijd in de publiekshal dient, in overleg met een bouwfysisch adviseur, nader afgestemd te worden op de functies, afhankelijk van vorm en volume (mogelijk plaatselijk extra absorptie). De ruimteakoestiek in de publiekshal moet zodanig zijn dat de diverse daarin ondergebrachte functies voor elkaar geen overlast veroorzaken en dat de privacy van klanten voldoende gewaarborgd is (mogelijk voorzieningen in de vorm van extra absorptieafscherming). In het raadzaal-/trouwzaalcomplex dient een goede spraakverstaanbaarheid (elektrische versterking) in relatie tot het volume en de inrichting gerealiseerd te worden. Nagalmtijd 0,6 – 0,8 seconden (niet ingericht). Ook zonder elektrische versterking dient in het raadzaal-/trouwzaalcomplex een goede spraakverstaanbaarheid gerealiseerd te worden. Om de versterking van geluid in de technische ruimte, sanitaire ruimte en het trappenhuis te beperken dienen, indien niet aan de eis (ten aanzien van installatiegeluid) wordt voldaan, de plafonds van deze ruimten te worden bekleed met geluidsabsorberend materiaal. 3.8.3

Geluidsisolatie Minimaal vereiste Ilu en Ico dB(A) (lucht- en contactgeluidenindex) tussen twee vertrekken gemeten in de praktijk (referentie nagalmtijd 0,8 seconden): Ilu Ico • gelijksoortige normale kantoorvertrekken/-tuinen -14 0 • tussen kantoorvertrekken en vergaderkamer -8 0 en vergaderkamers onderling • kantoorvertrekken waar privacy gewenst is -8 0 (dit geldt voor kamers van B&W, chefs en EHBO/ Kolfkamer/gebedsruimte) • vertrekken waar grote privacy gewenst is 2 0 (dit geldt voor spreekkamers P&O) • ruimten met hogere geluidsproductie tot 62 dB(A) -8 */ (typemachines, printers, servers en dergelijke) • vertrekgang bij minimale eisen (kantoor et cetera) -26 -10 • vertrekgang overige categorieën -20 -10 (vergaderruimten, bestuursruimten, spreekkamer) • raadzaal – andere ruimten -2** 0 • restaurant – verblijfsruimte -8 0 */: na bronanalyse of in overleg met installatieadviseur **: naar publieke gangen betekent dit het toepassen van sluisconstructies Controlemetingen dienen te worden uitgevoerd volgens NEN 1070.

14

3.8.4

Installatiegeluid Bij de opzet van de installaties dient ruim aandacht te worden besteed aan contactgeluid, stromingsgeluid en dergelijke. Ruim aandacht moet worden besteed aan de opstelling van installaties en aan akoestische maatregelen. De technische ruimten moeten naar de omgeving voldoende akoestisch worden geïsoleerd. Maximaal toelaatbaar achtergrondniveau ‘L95’ in dB(A) ten gevolge van installatiegeluid: • vergaderruimten, bestuursruimten 35 dB(A) • raadzaal-/trouwzaalcomplex 30 dB(A) • kantoorruimten, spreekkamers 35 dB(A) • publiekshal, bedrijfsrestaurant 45 dB(A) • ruimten voor computerapparatuur 60 dB(A) • gangen 40 dB(A) • technische ruimten 70 dB(A) Toiletten/sanitair De geluidsafstraling van de sanitaire installaties, zoals het doorspoelen van de toiletten, moet in de geluidsgevoelige ruimten zodanig worden beperkt dat het ‘onhoorbaar’ is.

3.8.5

Windgeluid De gevel en het dak van het gebouw moeten zodanig worden gedetailleerd dat bij kieren en naden geen hinderlijk windgeluid optreedt.

3.8.6

Intern geluid Intern geluid betreft behalve installatiegeluid ook geluid dat wordt veroorzaakt door de gebruikers zelf. Bij de vaststelling van eisen ten aanzien van luchtgeluidsisolatie en contactgeluidsisolatie voor de scheidingswanden en vloeren, moet voldoende rekening worden gehouden met geluidsniveaus van aanliggende ruimten (bijvoorbeeld hinderlijk loopgeluid in de gangen).

3.8.7

Geluidsbelasting op de eigen gevel en omliggende gevels Voor de geluidsoverlast door de technische installatie in of aan het gebouw naar de omliggende gebouwen worden de maximaal toelaatbare waarden aangehouden zoals deze worden vereist in de Wet Milieubeheer, gemeten op één meter voor de dichtstbijzijnde gevel: Etmaalwaarde 50 dB(A): • 07.00 uur – 19.00 uur 50 dB(A) • 19.00 uur – 23.00 uur 45 dB(A) • 23.00 uur – 07.00 uur 40 dB(A)

15

3.9

Daglicht Er moet ruim aandacht worden besteed aan daglichttoetreding. De daglichttoetreding per verblijfsruimte moet voldoen aan de eisen van het Bouwbesluit en het Arbobesluit. Naast deze eis wordt aandacht gevraagd voor de benutting van daglicht. In archiefbewaarplaatsen mag geen daglichttoetreding plaatsvinden. Indien de archiefbewaarplaats daadwerkelijk in de kelder wordt gesitueerd, is deze eis goed haalbaar.

3.9.1

Lichttoetreding, gevelbeglazing, verlichting en zonwering Gestreefd moet worden naar zoveel mogelijk daglicht in de werkvertrekken. De gevelbeglazing dient minimaal aan de volgende criteria te voldoen: Heldere beglazing : HR++ U-waarde : ≤ 1,2 W/m²K Kleurindex : ≥ 95% LTA : ≥ 60% ZTA : ≤ 30% Vervolgens dienen de volgende uitgangspunten te worden gehanteerd: • Daglichtfactor 3% op de werkplek en 1% in het midden van het vertrek. • Oppervlakte en breedte van de lichtopeningen dienen te voldoen aan artikel 5 VBR 1990. • De bovenkant van het glas in de kozijnen relatief zo hoog mogelijk plaatsen. • De situering van de werkplekken ten opzichte van de daglichtopeningen moet zodanig zijn dat het mogelijk is helderheidsverschillen (bijvoorbeeld door hoge luminescentie van een heldere hemel), verblinding (bijvoorbeeld door zonlicht) en hinderlijke reflecties (bijvoorbeeld op het beeldscherm) te voorkomen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van centraal en individueel bedienbare zonwering. • Tijdens de ontwerpfase kan onderzoek worden gedaan naar de toepasbaarheid van meekleurende beglazing. De luminantieverhouding raam : nabije omgeving : werkblad dient te zijn

3.10

10

:

3

:

1.

Verlichting Ruimten moeten doelmatig worden verlicht, waarbij benutting van het buitenlicht moet worden meegenomen. Zie paragraaf 6.6 ‘elektrotechnische installaties’.

16

Reflectiefactoren scheidingsconstructies Uitgangspunt bij de hieronder vermelde reflectiefactoren is het feit dat de wanden worden geschilderd in lichte kleuren. De aan te houden reflectiefactoren zijn: • wanden 0,6 • vloer 0,2 • plafond 0,7 Voor de plaats, het aantal en de kwaliteit van de verlichtingsarmaturen en lampen geldt (in overleg met de installatieadviseur): • kleurweergave-index Ra > 85% • gelijkmatigheidsindex g > 0,75 • nieuwwaarde-index ni = 1,15 Voor de bediening van de verlichting zie paragraaf 6.6.6. 3.10.1

Beeldschermgebruik Uitgangspunt is dat in alle kantoorachtige ruimten en vergaderruimten en in de publiekshal (receptie en balies) gebruik wordt gemaakt van computers. De zonlichtwering en verlichting moeten hierop worden afgestemd.

3.10.2

Lichtkleur Bij selectie van de lichtkleur van de verlichting moet rekening worden gehouden met de gebruiksfunctie van de ruimte. De definitieve keuze van de lichtkleur dient nog te worden bepaald in overleg met de opdrachtgever.

3.11

Windhinder en windgevaar

3.11.1

Windsnelheid De opzet van het gebouw moet zodanig zijn dat geen hinder en gevaar ontstaat van de windsnelheid in en rond het gebouw. Tijdens het ontwerp moet hieraan ruim voldoende aandacht worden besteed. Om het aspect windhinder/-gevaar toetsbaar te maken, wordt geadviseerd toetsingswaarden aan te houden (op basis van de in het ontwerp zijnde normering ten aanzien van wind). Voor de toetsingswaarden geldt het volgende (gedefinieerd naar de kans P op een bepaalde windsnelheid):

17

Windhinder P(Vped> 5 m/s) P(Vped > 5 m/s) < 0,025 0,025 – 0,050 0,050 – 0,10 0,10 – 0,20 > 0,20 G M S

Activiteitsniveau I G G G M S

Activiteitsniveau II G G M S S

Activiteitsniveau III G M S S S

Goed Matig Slecht

Activiteitsniveau I Activiteitsniveau II Activiteitsniveau III

Doorloopgebied Wandelgebied Zitgebied

Windgevaar P(Vped> 15 m/s) P(Vped > 15 m/s) 0,000 0,000 – 0,002 0,002 – 0,005 > 0,005

Kwalificatie (gebied onafhankelijk) Geen gevaar Acceptabel Nog net toelaatbaar Gevaarlijk

18

4.

ONDERHOUDS- EN BEHEERASPECTEN

De motieven om het onderhoud in de gebruikersfase uit te voeren zijn: 1. functioneel (gebouw geschikt houden voor haar doel: het primaire proces huisvesten) 2. esthetisch (bepaald niveau van uitstraling bewaken) 3. wettelijk (blijven voldoen aan de weten regelgeving) 4. economisch (waarde van het gebouw behouden) Op deze vier gebieden dient de planvorming constant getoetst te worden. Voorbeelden van toetsingscriteria zijn: 1.

2. 3. 4.

Welke materialen worden toegepast, wat is in de toekomst nodig om de functie van deze materialen te waarborgen en zijn er alternatieve materialen? Hierbij is het zinvol alleen de belangrijkste kostendragers te beschouwen: • buiten- en binnenwanden • buiten- en binnenwandopeningen • buiten- en binnenwandafwerkingen • vloerafwerkingen • plafondafwerkingen • schilderwerk (interieur en exterieur) • dakafwerkingen Welke invloed hebben de gebouwvorm en de toegepaste materialen op het gewenste esthetisch niveau? Kan het onderhoud volgends de geldende weten regelgeving (bijvoorbeeld arbo en milieu) uitgevoerd worden? Welke investeringen zijn nodig om een gebouw op het gewenste niveau te houden?

Deze toetsingscriteria kunnen invloed hebben op de te kiezen gebouwvorm, materialen en overige voorzieningen. Afgewogen moet worden of de (extra) investeringen in de nieuwbouw voordelen in de gebruikersfase opleveren. Bij deze afwegingen dienen de volgende uitgangspunten te worden meegenomen: • Representativiteit en lage onderhoudskosten zijn beide uitgangspunt. Er zal een goede balans gevonden moeten worden. • In volgorde van belangrijkheid: wettelijk - functioneel – economisch – esthetisch. Hierin zijn esthetisch en economisch functieafhankelijk, waardoor ze van plaats kunnen wisselen. • Een meerinvestering moet maximaal terugverdiend worden in de levensduur van het element of kostenreductie op exploitatie. Voor het materiaalgebruik van de vloeren, de wanden en de plafonds voor archiefbewaarplaatsen wordt verwezen naar de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De volgende materialen worden aangeraden voor een goed te onderhouden gebouw:

19

Buitenwanden

:

steenachtige materialen

Buitenwandopeningen

:

weinig te openen delen, aluminium, verduurzaamde houtsoorten

Buitenwandafwerkingen

:

aluminium, steenachtig, duurzaam onbehandeld hout met keurmerk, kunststeen, volkern kunststof

Dakafwerkingen

:

hellend aluminium, keramische pannen, sedum, bitumineus met glasvlies inlage (kunststof)

Binnenwanden

:

harde materialen, systeemwanden metaal/glas, metselwerk

Binnenwandopeningen

:

aluminium, kunststof deuren, vuren kozijnen

Binnenwandafwerkingen

:

glasweefsel (in combinatie met een watergedragen wandafwerking), tegelwerk, harde materialen, spackwerk

Vloerafwerkingen

:

natuursteen, tegels, tarkett, harde materialen, kunststof vloeren, epoxy vloeren, tapijt met geluste pool (niet gesneden laagpolig)

Plafondafwerkingen

:

systeemplafond minerale platen

schilderwerk (interieur en exterieur)

:

lichte kleuren, afwasbaar systeem, toepassen bescherming (lambrisering, hoekbeschermers, schopplaten)

Bij het ontwerp dient rekening te worden gehouden met de bereikbaarheid van de installaties. De installaties dienen zodanig bereikbaar te zijn dat mogelijke reparaties en/of vervangingen goed en zonder veel aanpassingen uitgevoerd kunnen worden.

20

5.

BOUWKUNDIGE ONTWERPUITGANGSPUNTEN

5.1

Materialen Uitgangspunten zijn: • alle materialen dienen onbrandbaar te zijn • toepassen van aanbevolen materialen zoals genoemd in het Nationaal Pakket Duurzaam Bouwen Woningbouw en Utiliteitsbouw Bij het ontwerp zal worden uitgegaan van onderhoudsarme materialen. Dit betekent dat zo min mogelijk materialen worden toegepast die zeer periodiek moeten worden behandeld. Materialen die snel vervuilen, zullen eenvoudig en snel schoon te maken moeten zijn. Bij de toepassing van bouwkundige materialen moet aandacht worden besteed aan de daaraan gekoppelde straling, bijvoorbeeld radon.

5.2

Constructieve opzet Het gebouw dient een uniforme en marktconforme hoofdconstructie te hebben ten behoeve van de uitwisselbaarheid. Flexibiliteit is een aandachtspunt, echter een hoge mate van herindeling behoeft niet mogelijk te zijn.

5.2.1

Stramienmaten De stramienen dienen zodanig gekozen te worden dat overal vertrekken van verschillende grootte, passend binnen het gewenste kantoorconcept, gemaakt kunnen worden. Men dient uit te gaan van te plaatsen wanden om de 1,8 m¹ loodrecht op de gevel, waarbij ruimten met een breedte van 1,8 m¹, 3,6 m¹ en 5,4 m¹ kunnen worden gerealiseerd en parallel aan de gevel op afstanden van circa 3,6 m¹ en 5,4 m¹ vanaf de gevel. Zie de tekeningen van bureau Vijn in bijlage 2 van hoofdstuk 5, van het Projectdossier.

5.2.2

Fundering Uitgangspunt is een fundering op palen, waarbij voor de paallengte een aanname is gedaan van 16,5 m¹. Ten aanzien van de fundering voor de kelder gelden specifieke eisen voor de archiefbewaarplaatsen. Zie ook paragraaf 3.7.

21

5.3

Vrije hoogte • •

• • •

De vrije hoogte in de werkruimten en gangen dient minimaal 3,0 m¹ te zijn. Grotere ruimten dienen bij voorkeur hoger te zijn. De paternosterkasten die op het archiefkantoor geplaatst dienen te worden (circa twee exemplaren) hebben een hoogte van 2,7 m¹. Er moet rekening worden gehouden met de vrije hoogte ter plaatse van de paternosterkasten. Het restaurant dient minimaal 3 m¹ hoog te zijn. De raadzaal dient minimaal 4 m¹ hoog te zijn. Split level in het gebouw is niet wenselijk, onder andere in verband met het bereik van de transportinstallatie. De publiekshal zal een ruimtelijk karakter krijgen en de vrije hoogte zal afwijken van de standaard verdiepingshoogte.

5.4

Vloeren

5.4.1

Vloeren De eisen voor de vloeren zijn: • de vloeren moeten voldoen aan de nog te bepalen geluidsisolatie-eisen • de diffuse lichtreflectiefactor van de vloeren in kantoorruimten en vergaderruimten dient ten minste 0,2 te zijn

5.4.2

Vloerbelasting In afwijking van de NEN 6700 en NEN 6702 moet voor kantoorruimten gerekend worden op een gelijkmatig verdeelde belasting van 4 kN/m², inclusief 0,5 kN/m² ten behoeve van lichte scheidingswanden. Overige aspecten: • Vloerbelasting voor archieven: bij toepassing van archiefstellingen 10 kN/m² bij toepassing van verrijdbare stellingen 12 kN/m² • Ter plaatse van de technische ruimten dient gerekend te worden op een nuttige vloerbelasting van 10 kN/m². • Daar waar kluizen worden geplaatst, dient de nuttige vloerconstructie op 10 kN/m² te worden afgestemd (plaats tijdig aangeven). • Door middel van een berekening dient aangetoond te worden of de nuttige vloerbelasting overschreden wordt. Op basis hiervan zonodig de constructie plaatselijk verzwaren. • Voor het restaurant en de publiekshal dient gerekend te worden op een nuttige vloerbelasting van 5 kN/m². • Er zullen twee paternosterkasten op één verdieping van het nieuwe gemeentehuis komen, op één van de verdiepingen. De vloer zal alleen op deze aan te wijzen locatie worden verzwaard. • Ter plaatse van de noodstroomaggregaat dient gerekend te worden met een hogere vloerbelasting (indien de bestaande NSA wordt meegenomen, dient te worden uitgegaan van een gewicht van de NSA van circa 1.750 kg.)

22

5.4.3

Afwerking Ten aanzien van de vloerafwerkingen geldt het volgende: • De vloeren in de technische ruimten en patchpanelruimten moeten stofwerend worden afgewerkt. • In kantoorruimten, vergaderruimten, spreekkamers, raadzaal, vergadercentrum en bestuursruimten moet een vloerbedekking van projecttapijt met kwaliteit A worden gelegd. • Entrees worden voorzien van vuilvangmatten. • In de publiekshal en het restaurant moet een harde vloerafwerking van steenachtig materiaal (tegels of natuursteen), met hoge slijtvastheid en goede stroefheid worden gelegd. De vloerafwerking dient representatief te zijn en geschikt te zijn voor het berijden met kleine wagentjes (voor koffie, magazijngoederen en schoonmaak). • De te kiezen vloerbedekking dient antistatisch, slijtvast en goed te reinigen te zijn. De vloerbedekking mag daarnaast geen hinder opleveren voor cara- en astmapatiënten. De gewenste duurzaamheid voor antistatische eigenschappen en reinigbaarheid bedraagt bij normaal gebruik tien jaar. • De vloerbedekking moet doorlopen onder de vouwwanden. • De computerruimte dient te worden voorzien van een computervloer. Deze vloer dient verdiept te zijn (waardoor er geen verhoging is tussen de gangen en de computerruimte. Er is dus sprake van een verlaagde verdiepingsvloer.) • De sanitaire ruimten, keuken en werkkasten dienen te worden voorzien van tegels met een hoge slijtvastheid en goede stroefheid (geen ongeglazuurde tegels toepassen). • Overige ruimten dienen te worden voorzien van een vloerafwerking die is afgestemd op het gebruik van de betreffende ruimte (bij voorkeur tegels). • Dorpels van hardsteen worden toegepast waar sprake is van verschillende vloerafwerkingen ter plaatse van sanitaire ruimten. In plaats van een dorpel kan een strip worden toegepast bij de overgang van overige materialen. • De vloerafwerkingen mogen geen hinder opleveren voor cara- en astmapatiënten. • Alle vloerafwerkingen dienen antistatisch en rolstoelvast te zijn. • Voor de archiefbewaarplaatsen gelden specifieke voorschriften ten aanzien van het materiaalgebruik en de afwerking van de vloeren. Hiervoor wordt verwezen naar de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

23

5.5

Gevels Bij het ontwerp van de gevels moet rekening worden gehouden met de volgende punten: • De binnenspouwbladen dienen aan de interieurzijde vlak afgewerkt te worden ter plaatse van mogelijke binnenwandaansluitingen. De binnenspouw dient vlak afgewerkt te worden voor een eenvoudige doorvoering van wandgoten. • De binnenspouw dient voldoende mogelijkheden te hebben voor de bevestiging van installatieonderdelen, vensterbanken en dergelijke. • Anti-graffiti afwerking op de buitenmuren van de onderste bouwlaag aanbrengen indien het toe te passen materiaal daar om vraagt. Voor de ramen in de buitengevels geldt: • per minimaal travee (van 3,60 m¹) één te openen raam ten behoeve van natuurlijke ventilatie, te borgen in een ventilatie(kiep)stand • de vanaf maaiveld bereikbare beglazing molestbestendig uitvoeren, klasse A1 (DIN 52290) • maximaal daglicht in de werkvertrekken

5.6

Buitenzonwering Zonwering kan worden verkregen door bij het ontwerp rekening te houden met bouwkundige oplossingen zoals overstekken. Indien het ontwerp dit niet toelaat, dienen de zonbeschenen raampartijen te worden voorzien van elektrisch, weersafhankelijke individuele en centraal (bodekamer) bedienbare buitenzonwering. Bij specifieke ruimten dient de zonwering (bijvoorbeeld ten behoeve van presentaties) individueel bedienbaar te zijn. Bouwkundig opgenomen zonwering is niet wenselijk.

5.7

Wanden Voor de binnenwanden gelden de volgende eisen: • De keuze voor de binnenwanden is mede afhankelijk van het te kiezen kantoorconcept. Uitgangspunt is het plaatsen van metal studwanden als tussenwanden tussen de kantoren. • Bij de toepassing van kantoor-/spreekkamerscheidende wanden, worden deze samengesteld door het zogenaamde gipsmontagesysteem en afgewerkt met glasvlies en latex (wandspecificatie 2.125 A 2.125, afhankelijk van de eis Ilu). • Er is een mogelijkheid dat de gangwanden worden samengesteld uit een combinatie van glas/gesloten systeem. • De kantoor-/spreekkamerscheidende wanden en de gangen worden van een rail voorzien voor het ophangen van schilderijen, et cetera. • Er dient rekening te worden gehouden met het realiseren van circa drie schuifwanden inclusief akoestische voorzieningen boven het plafond.

24

• • •

• •

•

5.8

De afwerking van de wanden dient licht van kleur te zijn voor gelijkmatigheid van de verlichting en ter voorkoming van hinderlijke helderheidsverschillen. De diffuse lichtreflectiefactor van de binnenwanden dient bij een vervuilingsfactor van 10% te liggen tussen 0,3 en 0,7 (RDG ≥ 0,5). De binnenwanden moeten zodanig worden uitgevoerd, dat de ruimte-indeling kan worden gewijzigd zonder aanpassing van de draagconstructie van het gebouw. Het verdient de voorkeur geen plofpakketten tussen de kantoren toe te passen. Naast de deuren dient aan de sluitzijde een glasstrook in de wand te worden aangebracht. De betegelde wanden in sanitaire ruimten, de keuken, werkkasten, et cetera worden over de gehele hoogte betegeld; uitwendige hoeken worden voorzien van metalen tegelhoekprofielen. Er moeten in deze ruimten vloertegels worden gelegd met een hoge slijtvastheid en goede stroefheid. Voor de archiefbewaarplaatsen gelden aanvullende constructieve eisen, waarbij onderscheid wordt gemaakt in buitenwanden en binnenwanden (zie Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen).

Daken De dakvloeren dienen uitgevoerd te worden in steenachtige materialen: gasbeton of prefab beton (in overleg met alle ontwerpende partijen). Hierdoor wordt een hoge massa gecreëerd, hetgeen gunstig is voor de totale warmtebalans van het gebouw. De warmtedoorgifte naar de direct onder het dak gelegen ruimten wordt vertraagd en het thermisch accumulatievermogen wordt vergroot. De warmteweerstand van de dakconstructie dient tenminste te voldoen aan het Bouwbesluit. De toe te passen isolatiematerialen dienen CFK-vrij te zijn. Naast de thermische kwaliteit dient ook de bouwfysische en hygrische kwaliteit optimaal te worden uitgewerkt. De temperatuurfactor van de binnenoppervlakte van de scheidingsconstructie (ter voorkoming van het ontstaan van schimmels en dergelijke) mag niet lager zijn dan 0,5 berekend volgens de NEN 2778. De architect dient bij het ontwerp van de dakconstructies uit te gaan van een zogenaamde ‘warm dak constructie’. Een sedum dakbedekking behoort tot de mogelijkheden. De dakconstructies moeten worden gerealiseerd met een blijvend afschot van tenminste 10 mm/m1. De dakopstanden moeten voldoende hoog zijn (minimaal 120 mm). Glasopeningen dienen uit oogpunt van onderhoud en inbraakrisico te worden vermeden. Een glazen lichtstraat op de bovenste verdieping behoort tot de mogelijkheden. Indien lozing van het regenwater plaatsvindt op het oppervlaktewater, dienen de daken geen zware metalen te bevatten zoals koper, zink en lood, in verband met het verontreinigen van het oppervlaktewater.

25

Indien zonnecollectoren worden toegepast dienen deze esthetisch in het dakvlak te worden ingepast. Ten aanzien van het onderhoud en de inspectie aan de daken dienen er voorzieningen te worden opgenomen. Deze voorzieningen dienen aan de wettelijke (arbo) voorschriften te voldoen.

5.9

Plafonds Algemene eisen ten aanzien van plafonds: • lichtreflectie van minimaal 0,7 (zie paragraaf 3.10) • zo hoog mogelijke geluidsabsorptie • goede uitneembaarheid ter plaatse van de installatie(onderdelen) • representatieve plafonds in de publiekshal, raadzaal, vergadercentrum en het restaurant • systeemplafonds in kantooreenheden; een lichtreflectiefactor van minimaal 0,5 (RDG ≥ 0,7) • uitneembare en vochtbestendige plafonds in de toiletten en andere natte ruimten (afhankelijk van de situering ook absorberend) • hoge akoestische waarde van de systeemplafonds • de metal studwanden lopen door tot de bovengelegen verdiepingsvloer (geen plofpakketten)

5.10

Gevelopeningen Het aantal toe te passen ramen per ruimte is afhankelijk van de uiteindelijk toe te passen stramienmaat. Per travee (van 3,60 m¹) dient ten behoeve van natuurlijke ventilatie minimaal één te openen raam te worden geplaatst en te worden geborgen in een ventilatie(kiep)stand, mits het klimaatsysteem dit toelaat.

5.11

Hang- en sluitwerk Hang- en sluitwerk SKG ‘zwaar’, bij beveiligde ruimten ‘zeer zwaar’.

5.12

Trappen en liften In het ontwerp zal rekening moeten worden gehouden met een efficiënt gebruik van de liften, zodat het aantal liften kan worden beperkt. Tevens dienen er voldoende trappen aanwezig te zijn, die eventueel ook als noodtrappen kunnen worden gebruikt. Zie paragraaf 6.7 ‘transportinstallaties’. Er dient in ieder geval een trap te worden gerealiseerd tussen de afdeling V&H en de frontoffice (of in combinatie met een algemeen trappenhuis).

26

5.13

Hellingen De noodzakelijke hellingen zullen moeten worden uitgevoerd zoals voorgeschreven in het handboek Toegankelijkheid.

5.14

Vaste inrichting

5.14.1

Grootkeukenvoorziening De inrichting zal in een later stadium worden bepaald. Uitgangspunt is een benodigde capaciteit van circa 37 personen. Rekening houdend met de uitgifte van eenvoudige warme en koude maaltijden, de keuken, de spoelkeuken en de opslagruimte. Voorzieningen in keuken volgens Warenwet (koel- en vriesruimte).

5.14.2

Vaste sanitaire voorzieningen De volgende uitgangspunten gelden voor de sanitaire voorzieningen: • de toiletruimten zijn op een functionele manier over het gebouw te verdelen, uitgaande van drie damestoiletten per verdieping en drie herentoiletten per verdieping (waarvan één urinoir), geclusterd met één voorportaal per drie toiletten • gescheiden toiletten voor dames en heren met royale voorruimten • tenminste één babyverzorgingsruimte (combinatie met mindervalidentoilet in de publiekshal) • één mindervalidentoilet in de publiekshal en één in het vergadercentrum (met signaleringssysteem) • aparte publiekstoiletten geplaatst in de hal • hangende toiletpotten en urinoirs met inbouwreservoirs • toiletten met infrarood spoelmechanismen • kranen voorzien van waterbesparende knoppen • rekening houden met de toiletvoorziening van diverse functies tijdens afzonderlijk gebruik • doucheruimten bij de kleedruimten, twee douches (legionellaproof) • kleedruimten voorzien van totaal circa twintig lockers

5.14.3

Vaste meubilering • • • •

balies pantry’s vast meubilair overige nader te bepalen onderdelen

27

6.

INSTALLATIETECHNISCHE EISEN

In dit hoofdstuk worden de installatietechnische eisen omschreven. Het betreft hier eisen die aanvullend zijn ten opzichte van eerdergenoemde eisen.

6.1

Algemene uitgangspunten Voor het gebouw geldt dat de eisen goed moeten worden afgestemd op het gebouw en de specifieke functies van de afzonderlijke ruimten, waarbij er een goede afstemming moet zijn tussen de bouw en installaties. Ten aanzien van de indeelbaarheid van de kantoorruimte, kan worden gesteld dat verschillende lay-outconcepten moeten kunnen worden toegepast. Op grond van deze uitgangspunten wordt de voorkeur gegeven aan een gebouwdiepte (afstand gevel tot gevel) van circa 14,4 meter, met de volgende mogelijkheden tot het plaatsen van binnenwanden: • om de 1,8 meter loodrecht op de gevel, waarbij ruimten met een breedte van 1,8 meter, 3,6 meter en 5,4 meter kunnen worden gerealiseerd • parallel aan de gevel op afstanden van circa 3,6 meter en 5,4 meter vanaf de gevel Het ontwerp van de installaties dient hierop afgestemd te zijn en/of gemakkelijk aanpasbaar. In het ontwerp dient ervoor te worden gezorgd dat de ruimtetemperatuur per ruimte geregeld kan worden, door het verstellen van de ruimtethermostaat. In de bouwdelen met grote glazen buitenwanden of glaskappen zal, naast verwarming door middel van lucht, extra verwarming in de vorm van bijvoorbeeld vloerverwarming en/of stralingspanelen ter plaatse van de in glas uitgevoerde buitengevel moeten worden meegenomen, om koudeval te voorkomen. In ruimten met een zeer hoge interne warmteproductie, zoals patchpanelruimten en computerruimten, dient additionele koeling in de vorm van splitkoelsystemen te worden aangebracht. De centrale hal met balies dient te worden voorzien van een klantgeleidesysteem met een informatiezuil bij de receptiebalie. Er komt een verhoogde vloer achter de balies waar technische voorzieningen in kunnen worden aangebracht. De balies zijn na sluitingstijd afsluitbaar. De algemene regels voor toegankelijkheid van het gebouw worden gehanteerd. De hiervoor benodigde voorzieningen dienen te worden meegenomen.

28

6.1.1

Voorschriften Naast de eerdergenoemde algemene eisen, zoals het Bouwbesluit, gelden alle specifieke eisen op het gebied van installaties. Van de te kiezen maatregelen in het kader van de arbowetgeving zal een overzicht moeten worden gemaakt. (Bijlage volgt in een later stadium)

6.1.2

Onderlinge afstemming/integraal ontwerp De opzet van de installaties en de keuze van de installatiedelen zullen in nauw overleg tussen de architect en de elektrotechnisch en werktuigkundig adviseur bepaald moeten worden. Uitgangspunt daarbij moet zijn dat de totaalkeuze van bouw en installaties een optimaal eindresultaat moet geven.

6.1.3

Onderhoud De keuze voor de installatieopzet, materialen, fabrikaten, et cetera moet mede worden bepaald aan de hand van het noodzakelijk onderhoud. Gestreefd moet worden naar minimalisering van het onderhoud. Bij de opzet van de installatie en de wijze van montage moet daarmee rekening worden gehouden.

6.1.4

Bereikbaarheid installaties De installaties, met name de centrale voorzieningen en de bedieningsorganen, moeten zodanig worden geïnstalleerd dat efficiënt en doelmatig onderhoud en/of vervanging mogelijk is. Hierbij moet onder andere worden gedacht aan het inwendig reinigen van de ventilatiekanalen.

6.2

Regelbaarheid installaties De klimaatregelinstallatie uitvoeren in Priva of gelijkwaardig. De regeltechnische installaties omvatten de volgende onderdelen: • regelapparatuur (veldapparatuur) • schakelkasten (regelkasten) • DDC-regelen besturingseenheden • lokale naregelingen

6.2.1

Regelapparatuur Voor het regelen en besturen van de installaties zal gebruik worden gemaakt van elektronische DDC-regelen besturingseenheden (DDC = Direct Digital Control).

29

6.2.2

Schakelkasten In de schakelkasten worden de DDC-regelen besturingseenheden ondergebracht. Ook vindt in de schakelkast de schakeling en beveiliging plaats van de 3 fasen 400 V, 50 Hz krachtstroom ten behoeve van de door een elektromotor aangedreven pompen en ventilatoren.

6.2.3

DDC-eenheden De DDC-eenheden dienen door middel van een datatransmissielijn onderling met elkaar te zijn gekoppeld. De DDC-eenheden moeten in staat zijn per schakelkast geheel stand-alone te functioneren. Via de genoemde datatransmissielijn zijn de DDC-regeleenheden in staat te communiceren met externe systemen (GBS). De GBS-computer en de DDC-onderstations worden uitgerust met een UPS met een autonomie van tien minuten.

6.2.4

Naregelingen Ten behoeve van de flexibiliteit bij de inrichtingen worden de naregelingen op lokaal niveau (servomotoren, temperatuuropnemers en verstelorganen) aangesloten op een adresseerbaar bussysteem. Toe te passen bekabeling voor de sterkstroomgevoerde installaties, type YmvK-mb (mb = moeilijk brandbaar). Indien de fabrikant van specifieke apparatuur (regelapparatuur en dergelijke) een speciaal kabeltype voorschrijft (afgeschermde kabel of zwakstroomkabel), zal deze worden toegepast. De kabelselectie zal volgens de laatste versie van de NEN 1010 plaatsvinden. In het gebouw zijn buiten de technische ruimten kabelbanen opgenomen voor verlichting en dergelijke. De werktuigkundig aannemer zal deze banen voor zijn kabels buiten de technische ruimte benutten. De schakelkastvoedingen worden door de elektrotechnisch aannemer aangeleverd tot aan de schakelkast. De werktuigkundig aannemer sluit deze aan. De voeding wordt aangesloten op het preferente voedingssysteem, waarbij softwarematig installatiedelen worden af- en ingeschakeld. Door effectief onderhoudsbeheer hebben de installaties een langere levensduur en bestaat er minder kans op storingen (en is er een hogere bedrijfszekerheid). Het gebouwbeheerssysteem (GBS) bepaalt de onderhoudsbehoefte aan de hand van een gebruiksurentelling van de installaties en installatieonderdelen. Door verwerking van meetgegevens van installaties, wordt het energiegebruik bepaald en wordt door de analyse van dit energiegebruik inzicht verkregen in het energiegebruik van de afzonderlijke installaties. Per kantoorruimte, vergaderruimte en dergelijke is de ruimtetemperatuur te regelen met een ruimtebedieningsapparaat met een systeemsetpoint van 21°C, waarbij de temperatuur wordt aangepast aan de aanwezigheid van mensen in de ruimte door middel van aanwezigheidsdetectie of door lokale verstelling. Indien gedurende een

30

periode van dertig minuten in een ruimte geen beweging wordt waargenomen, zal het systeem de verwarming terugschakelen van een bepaald maximumniveau (bijvoorbeeld 21°C tot een minimumniveau, bijvoorbeeld 18°C). Dit systeem van bewegingsmelders ook benutten voor de verlichting en eventueel voor het signaleren van inbraak. Nachtverlaging wordt verkregen door een centrale voorregeling. 6.2.5

Dagbedrijf In dagbedrijf of overwerk (tijdens de looptijd van de overwerktimer) wordt de ruimtetemperatuur geregeld op een systeemsetpoint van 21°C (instelbaar) die gecorrigeerd wordt door middel van lokale setpointverstelling en zomercompensatie.

6.2.6

Nachtbedrijf In nachtbedrijf blijft de ruimteregeling normaal in bedrijf. Zodra de ruimtetemperatuur onder de minimumtemperatuur van 16°C zakt, treedt de bewaking van de minimale ruimtetemperatuur in bedrijf. Indien de verlichting niet door een aanwezigheidsensor wordt in –en uitgeschakeld, dient dit op het ruimtebedieningsapparaat te gebeuren. Tevens dient op het ruimtebedieningsapparaat de open neerschakeling van de buitenzonwering te worden geïntegreerd. In grote ruimten dienen meerdere ruimtetemperatuuropnemers te worden geplaatst. De temperatuur ’s nachts dient circa 16°C te zijn.

6.3

Flexibiliteit en uitbreidbaarheid Naast een bepaalde overmaat in het aantal vertrekken, ten behoeve van de flexibiliteit en (personele) uitbreidbaarheid, is het van groot belang dat het gebouw een grote mate van indelingsflexibiliteit heeft. In principe dienen meerdere kantoorconcepten mogelijk te zijn. De installaties en de bouwkundige invulling dienen zodanig te zijn, dat wanden snel en eenvoudig verplaatst kunnen worden, zonder de hulp van technische specialisten en met behoud van akoestische en klimatologische eigenschappen. Het ligt in de lijn der verwachting dat in een gebouw waarvan de indeling nog niet geheel vaststaat en het mogelijk moet zijn toekomstige ontwikkelingen te volgen, uitbreidingen of inkrimpingen aan de installaties zullen plaatsvinden, meestal voortkomend uit de wens om een functiewijziging van een ruimte door te voeren of anderzijds de processen vanuit een functie te intensiveren. Het installatieconcept dient zodanig flexibel te zijn, dat genoemde ontwikkelingen zonder fysieke aanpassingen boven het plafond inpasbaar zijn. Dit vraagt om een modulaire opzet van installaties in schachten, gangen en technische ruimten met een zekere overmaat. Voor de luchtkanaalsystemen dient te worden gerekend met een overmaat van 10% tot en met de luchtkanalen in de gangen.

31

Om de flexibiliteit zoveel mogelijk te waarborgen, dient rekening te worden gehouden met de volgende uitgangspunten: • Door lokale voorzieningen ten behoeve van een bepaald gebouwdeel zoveel mogelijk onder te brengen in dat bouwdeel, wordt onderlinge overlast bij storing, onderhoud of wijziging zoveel mogelijk beperkt. • Alle installaties moeten in beginsel, waar mogelijk, worden aangelegd binnen het gebied dat zij verzorgen. • Leidingsystemen, voedingen en dergelijke moeten afsluitbaar respectievelijk afschakelbaar zijn per bouwdeel, per vleugel en per verdieping een en ander conform de bouwkundige structuur. • Met het oog op de mogelijkheid tot gevarieerde gebruikstijden van verschillende bouwdelen, dient het totale gebouw zodanig ontworpen te worden, dat delen van het gebouw zelfstandig kunnen functioneren. Hieronder wordt verstaan dat het betreffende bouwdeel in gebruik kan zijn zonder dat dit invloed heeft op de overige bouwdelen. • Voor een goede functionele compartimentering is het noodzakelijk dat de afzonderlijke gebouwdelen beschikken over zelfstandig te gebruiken en te regelen installaties ten behoeve van beveiliging, verwarming, elektravoorziening, verlichting, et cetera. • Voor ICT dient te worden uitgegaan van een glasvezelnetwerk. De voorbereidingen voor een geheel draadloos netwerk dienen te worden meegenomen. • In verband met de gewenste flexibiliteit zullen voorzieningen getroffen moeten worden door op iedere plek netvoedingsaansluitingen te maken. De plaats van de werkplekken moet te allen tijde snel en eenvoudig gewijzigd kunnen worden. Hiertoe kunnen flexibele voorzieningen zowel in de vloer als in het plafond worden opgenomen. • Er dient geen verhoogde vloer te worden toegepast, met uitzondering van patchruimten. In de computerruimte wordt een verlaagde vloer toegepast.

6.4

Duurzaam Bouwen Eén van de aandachtspunten van de gemeente Haren is het inpassen van technieken voor Duurzaam Bouwen. Duurzaam Bouwen dient meer te zijn dan het opstapelen van een aantal milieumaatregelen uit een checklist. Reductiemogelijkheden van initiële en toekomstige investeringskosten en van energie- en onderhoudskosten zijn belangrijke aandachtspunten. In deze paragraaf wordt het ambitieniveau voor het te realiseren gemeentehuis Haren beschreven. Daaruit voortkomend wordt een aantal mogelijke maatregelen voorgesteld. Deze dienen te worden bezien als minimum. Wanneer uit het oogpunt van duurzaamheid, exploitatie, milieu of anderszins alternatieven aangedragen worden, zullen deze worden beoordeeld ten opzichte van het beschreven minimum. Voor de vertaalslag van Duurzaam Bouwen naar een installatieconcept, dient te worden uitgegaan van: • het realiseren van een gebouw met een zo laag mogelijke energievraag waarbij, energiebesparing in relatie is/moet zijn met de investeringen

32

• •

het toepassen van opwekkers met hoge opwekkingsrendementen een CO2 neutraal gebouw

Andere aandachtspunten van Duurzaam Bouwen betreffen het materiaalverbruik, waterbesparing, energie-efficiënte verlichting en dergelijke. In dit kader worden de volgende maatregelen voorgesteld: • • • • • • • • • • • •

• 6.4.1

de toepassing van hoogrendementsbeglazing (HR++ glas) met een Uglas ≤ 1,2 W/m2K Rc gevel ≥ 3,5 en Rc dak ≥ 4 elektrisch bedienbare buitenzonwering beperking van glaspercentages in de buitenschil eventuele optimale terugwinning van warmte en vocht uit af te voeren ventilatielucht beperking van interne warmtelast door de toepassing van PC’s met flatscreens toepassing van energiezuinige verlichtingssystemen toepassing van een gebouwbeheer- en registratiesysteem ontwikkeling van een installatieconcept dat bij een vergelijkbaar comfort een lagere EPC oplevert nastreven van een optimale integratie van gebouwen installatieontwerp zorgen voor een groot warmteaccumulerend vermogen in het gebouw aansluiting van de energiemeters met pulsgevers (momentaan en cumulatief) op het GBS ten behoeve van het verbruik van gas, water, elektra (kantoor/techniek) en water en energie uit de bodem toepassing van een automatisch aangedreven tourniquet in de hoofdentree

Warmtekoudeopslag Een duurzame oplossing is warmtekoudeopslag. Na gedegen onderzoek is gebleken dat een warmtekoudeopslag systeem niet is toegestaan op de locatie van het nieuwe gemeentehuis, aangezien deze locatie valt in een grondwaterbeschermingsgebied. Warmtekoudeopslag maakt derhalve geen onderdeel uit van dit Technisch Programma van Eisen (gebouwprofiel).

6.4.2

Trendregistratie De trendregistratie dient bij de oplevering te worden voorzien van: • alle relevante bedrijfsmeldingen of uitsturingen, zoals: ketel(s) toevoerventilator(en) pompen eventueel zaterdagbedrijf en/of overwerkbedrijf • alle storingsmeldingen • alle relevante metingen, zoals: buitentemperatu(u)r(en) ruimtetemperatu(u)r(en) lokale setpointverstellingen alle analoge ingangen

33

• • • • • • 6.4.3

centrale aanvoertemperatuur warmteopwekking centrale retourtemperatuur warmteopwekking aanvoertemperatu(u)r(en) cv-water (centrale) inblaasluchttemperatuur (centrale) retourluchttemperatuur retourwatertemperatuur verwarmerbatterij inblaastemperatu(u)r(en) secundaire systemen uittredetemperatuur bron aanvoertemperatuur koelconvectoren buitenvocht

Grafische dynamische menuplaatjes Van elk installatiedeel dient een grafisch en dynamisch menuplaatje te worden gemaakt. De basis hiervan wordt gevormd door de principeschema's van de betreffende installatieonderdelen (systemen), waarbij de voor de regelinstallatie niet-relevante onderdelen dienen te worden weggelaten (denk aan aanwijzende meters, filters, overdruk-overstortvoorzieningen, et cetera). De menuplaatjes per systeem dienen te zijn voorzien van: • buitentemperatuur • ingesteld setpoint • berekend setpoint • actuele waarden van klepsturingen (in %) van alle zogenaamde analoge uitgangen • uitsturingen en bedrijfs- en storingsmeldingen van pompen, ventilatoren, et cetera (alle zogenaamde digitale uitgangen); bedrijfs- en storingsmeldingen worden door verschillende kleuren onderscheiden • alle gemeten waarden (alle zogenaamde analoge ingangen) • alle keuzeschakelaars, bedieningsschakelaars, overwerktimers, et cetera (alle zogenaamde digitale ingangen) • alarmmeldingen weergegeven in rood Tevens een grafische weergave van alle stooklijnen plaatsen, met daarin de actuele, gewenste en gemeten temperaturen. Voor de naregelingen (zoals ruimteregelingen) dienen de plaatjes per ruimte te worden opgesteld. De ruimten per verdieping, zoveel mogelijk op basis van de geldende plattegrond, dienen gecombineerd te worden tot een overzichtelijk geheel.

6.4.4

Milieu/DuBo Bij de keuze van de materialen moet rekening worden gehouden met een verantwoorde milieubelasting ten gevolge van productie, gebruik en verwijdering van de betreffende materialen. Voorstellen hieromtrent moeten worden uitgewerkt. Voor maatregelen die zich binnen vijf jaar terugbetalen, is in beginsel, afhankelijk van het beschikbare budget en de gewenste exploitatiekosten, een extra investering mogelijk.

34

6.4.5

Arbo De opzet van installaties moet zodanig zijn, dat het gebruik, het beheer en het onderhoud bij gebruik van normale hulpmiddelen niet strijdig zijn met de arbo-eisen.

6.4.6

Standaardisering In de jaarlijkse exploitatiekosten van de nieuwbouw zullen de kosten voor energie en onderhoud een belangrijke rol spelen. Om deze kosten te beheersen, zal het ontwerp gebaseerd dienen te zijn op de toepassing van onderhoudsarme installaties en materialen, waarbij de installaties op overzichtelijke wijze in het gebouw worden aangebracht, zodanig dat ze goed bruikbaar zijn en blijven ten behoeve van montage, onderhoud, uitbreiding en vervanging. Bij het onderzoek naar kostenreducerende maatregelen zal telkens de verwachte terugverdientijd betrokken moeten worden. Hierbij moet gestreefd worden naar standaardisering van uitvoeringsvormen en materialen, vooral gezien vanuit onderhoud en voorraadbeheer van reserveonderdelen.

6.4.7

Informatieoverdracht Teneinde een bruikbaar informatiebestand beschikbaar te krijgen, zal alle informatie met betrekking tot revisiegegevens op een uniforme tekenwijze aangeleverd moeten worden. Voorstellen daaromtrent moeten worden uitgewerkt.

6.5

Werktuigkundige installaties In overleg met de opdrachtgever en de architect moeten de installaties worden ontworpen met de daarvoor benodigde technische ruimten en schachten. De opzet hiervan moet helder en structuurmatig zijn.

6.5.1

Verwarmingsinstallatie Verwarming De volledige verwarmingsinstallatie moet centraal regelbaar zijn, met de mogelijkheid voor decentrale regeling voor gebruik van ruimten buiten de normale werktijden. De ruimten die buiten normale kantoortijden gebruikt kunnen worden, zijn: • publiekshal • centraal vergadercentrum (inclusief bestuursruimten) • bedrijfsrestaurant/keuken • bodekamer • kantoorruimten (voorzien van aparte groepen) De klimaatbeheersinginstallatie van de archiefbewaarplaats – in de kelder - dient continue (dus ook buiten kantooruren) te functioneren.

35

Uitgangspunt voor de verwarmingsinstallatie is het toepassen van radiatoren, convectoren, vloerverwarming of een combinatie hiervan. 6.5.2

Water Watergebruik in het gebouw beperken door bijvoorbeeld waterbesparende toiletten met aangepaste riolering, WSS (watersavingsystem), decentrale boilers, doorstroombegrenzers, et cetera. Warmwater alleen gewenst in: • mindervalidentoiletten • werkkasten • pantry’s • keuken • doucheruimten • werkplaats onderhoud • kleedruimten • EHBO/BHV-ruimte/gebeds-/kolfruimte Koudwatertappunten aanbrengen: • in de toiletten • ten behoeve van gevelreiniging (gevelkom) • in de cv-ruimte • ten behoeve van brandslanghaspels In de publiekshal een tweetal voorzieningen opnemen voor de aansluiting van verplaatsbare meubels met aansluiting voor elektra, water en afvoer in verband met de catering bij festiviteiten. Het volledige waterleidingnet wordt in kunststof uitgevoerd, bij voorkeur in PP voor in ieder geval het koude water. Op een nog nader te bepalen aantal plekken in het gebouw (zowel in publieksruimten als nabij werkruimten) moeten uitgiftepunten voor gekoeld en gezuiverd water komen, bij voorkeur in combinatie met andere faciliteiten. Bij het hoogstgelegen tappunt moet voldoende voordruk aanwezig zijn, conform de eisen van het waterleverend bedrijf en/of de brandweer.

6.5.3

Riolering Op het bouwterrein dient een gescheiden rioolstelsel te worden aangelegd. Dit gescheiden rioolstelsel wordt een meter buiten de gevel samengevoegd en aangesloten op het hoofdriool.

36

6.5.4

Luchtbehandelingsinstallatie Luchtbehandeling De volledige luchtbehandelingsinstallatie moet centraal regelbaar zijn, met de mogelijkheid voor een decentrale regeling voor het gebruik van ruimten buiten de normale werktijden. De ruimten die buiten normale kantoortijden gebruikt kunnen worden, zijn: • publiekshal • centraal vergadercentrum (inclusief bestuursruimten) • bedrijfsrestaurant/keuken • bodekamer • kantoorruimten (aparte groepen) In alle verblijfruimten gebalanceerde ventilatie toepassen met voldoende ventilatievoud qua bezettingsgraad. Minimale eisen hiervoor zijn arbo en bouwbesluit. Per ruimte een individuele regeling toepassen die in de ruimte bediend kan worden. De sanitaire ruimten en overige ‘niet’-verblijfruimten ventileren middels mechanische afzuiging. Toetreding van verse lucht geschiedt middels spleten onder de deur of te plaatsen overstroomroosters. Luchttoevoerinstallatie berekenen met voldoende capaciteit om de ‘niet’-verblijfruimten van lucht te voorzien. De kanalen dienen aangebracht te worden in de daarvoor ontworpen technische schachten en boven de verlaagde plafonds. Hiervoor dient voldoende ruimte aanwezig te zijn. Op de bovenste bouwlaag dient een rookruimte gerealiseerd te worden die separaat geconditioneerd wordt. Tevens komt er op de begane grond in het vergadercentrum een separaat geconditioneerde rookruimte. Het restaurant en de spoelkeuken worden zodanig geventileerd, dat er in de andere ruimten van het gemeentehuis geen overlast van is. De inpandige containerruimte op de begane grond uitvoeren als geconditioneerde ruimte. De ruimte is zowel van buiten als van binnen toegankelijk.

6.6

Elektrotechnische installaties

6.6.1

Elektrotechnische voorzieningen In het gebouw moet een installatietechnische infrastructuur worden gerealiseerd, ten behoeve van het aanleggen, onderhouden en/of uitbreiden van data-, beveiligings-, licht- en krachtinstallaties, telefoon- en communicatiesystemen en dergelijke. De infrastructuur binnen het gebouw dient te worden aangesloten op de voorzieningen van de nutsbedrijven. Een overzichtelijk kanalisatiesysteem dient te worden aangebracht voor de benodigde energie- en informatiedragers en voor alle elektrische apparatuur en installaties.

37

De volgende uitgangspunten worden aangehouden: • Vullingsgraad bij oplevering maximaal 60%. • Dient geschikt te zijn voor glasvezelkabels met buigstraal 70 mm. • Er dient zoveel mogelijk rekening te worden gehouden met eventuele toepassing van draadloze systemen (bijvoorbeeld infrarood, blue tooth, et cetera). • Gekozen wordt voor een UTP- en glasvezelbekabelingssysteem, dit dient te voldoen aan de geldende industriestandaard (EIA/TIA-568, ISO-11801 en EN-50173 standaard of hoger zoals die geldt bij aanbesteding). Bouwkundig kan dit onder andere betekenen dat afhankelijk van de afstanden tot de centrale computerruimte per verdieping patchpanelkasten moeten worden aangebracht. • De infrastructuur (bekabeling en ingebrachte apparaten) dient te voldoen aan de EMC-richtlijn (Elektromagnetische Compatibiliteit). • De vier balies zijn multifunctioneel inzetbaar en dienen ook allemaal dezelfde voorzieningen qua data en elektra te hebben. Eén balie is specifiek voor mindervaliden en zodanig ook uitgevoerd. • De inpandige kluis ten behoeve van de opslag van waardepapieren (in de backoffice van Burgerzaken) dient spanningsloos te zijn indien de kluis gesloten is. 6.6.2

Lichtinstallatie Visueel comfort (kunstlicht) De nieuwe NEN-EN-12464-1 norm dient van kracht te worden verklaard. Sfeerverlichting (aangevuld met basisverlichting) in de volgende ruimten: • vergadercentrum (inclusief bestuursruimten, ruimten nader te bepalen) • publiekshal • bedrijfsrestaurant • bestuurskamers (nader te bepalen) • boven de balies

6.6.3

Praktijkverlichtingssterkte Praktijkverlichtingssterkte (depreciatie) met een gelijkmatigheid van 0,7 Egem. • kantoorruimten 500 lux • op verticale beeldschermvlak maximaal 200 lux • vergaderruimte 400 lux • in de publiekshal, het restaurant en de verkeersruimten algemene verlichting 200 - 300 lux • keuken boven de kookinstallatie 400 – 500 lux • archiefruimte 200 lux en inzageruimte 400 lux • installatieruimten 250 lux • sanitaire ruimten 200 lux • verkeersruimten 200 lux • kleureigenschappen verlichting 3.300 - 4.000 K

38

6.6.4

Uitgangspunten armaturen • • • • • • •

6.6.5

afschermhoek van de (plafond)armaturen moet zijn ≥ 40º C zijdelingse luminiscenties 200 à 400 cd/m² kleureigenschappen: kleurtemperatuur 3.300 - 4.000 K kleurweergave-index ≥ 85 individuele instelbaarheid per zone, dimbare aanwezigheidsschakeling dienen eenvoudig vervangbaar te zijn er dient onderzocht te worden of ledverlichting toepasbaar is

Toe te passen verlichtingsarmaturen • • • • • • •

afschermhoek in langs- en dwarsrichting van 40º afmeting afstemmen op de gekozen plafondtegelafmeting een hoogfrequent elektronisch voorschakelapparaat energiezuinige en beeldschermvriendelijke inbouwarmaturen, met een hoge Im/watt-verhouding Pl/tl-armaturen toepassen met hoogfrequente voorschakelapparatuur subsidiemogelijkheden voor energiebesparende armaturen benutten gloeilampen en halogeenverlichting zijn in principe niet toegestaan (met uitzondering van specifieke functies)

Ten behoeve van tentoonstellingen en exposities in de publiekshal waar nodig in het plafond een spanningsrail aanbrengen, waaraan spots gemonteerd kunnen worden. (Opbouw is niet noodzakelijk) 6.6.6

Schakelingen • •

•

•

•

•

De gangen en trappenhuizen schakelen via een centrale bediening in de bodekamer. Lokale schakelingen toepassen in algemene ruimten, zoals vergaderruimten, en dergelijke. De wijze van schakeling en de verlichtingssterkte dienen per ruimte te worden bepaald. De schakeling in toiletten en technische ruimten lokaal uitvoeren door middel van bewegingmelders, waarbij de mogelijkheid bestaat tot centrale overruling vanuit de bodekamer. Toepassing van een centraal schakelsysteem, waarin een daglichtafhankelijke regeling is opgenomen voor de armaturen in de kantoren aan de gevelzijde en de vergaderruimten. Daarenboven de verlichtingsarmaturen in de kantoren te schakelen door middel van bewegingssensoren. In de vergaderzalen een handgeschakelde verlichting en dimregeling plaatsen, in verband met beamerpresentaties en dergelijke. Slagvaste buitenverlichting ter plaatse van de ingangen, voor zover nodig uit veiligheidsoverwegingen. Tevens slagvaste buitenverlichting bij de vluchtuitgangen. Buiten kantoortijden zal het gemeentehuis ook soms toegankelijk zijn. Bepaalde gedeelten van het gemeentehuis dienen apart geschakeld te kunnen worden (zie paragraaf 6.5.1).

39

•

•

6.6.7

Er dient een ‘verklikker’ te worden aangebracht buiten de archiefbewaarplaats (kelder) en de kluis, om van buitenaf te kunnen zien of binnen in de ruimte het licht in- of uitgeschakeld is. Het schakelen in de raadzaal en de vergaderruimten dient tevens te kunnen plaats vinden middels afstandsbediening.

Beveiligingsvoorzieningen De installaties ten behoeve van de toegangscontrole, inbraakbeveiliging en brandmeld- en ontruimingsinstallatie, worden bepaald door de eisen neergelegd in het beveiligingsplan dat nader zal worden uitgewerkt aan de hand van het ontwerp voor het gebouw. Uitgangspunten voor beveiliging en toegangscontrole Veiligheid, beveiliging en toegangsbeheer hebben betrekking op het maximaliseren van het veiligheidsgevoel van personen in het gebouw en op het terrein, door het voorkomen van inbreuken op de persoonlijke veiligheid en het voorkomen van fysieke en psychische overlast door niet-gewenste bezoekers. Het uitsluiten en/of minimaliseren van de risico's die door criminaliteit of vandalisme tot schade kunnen leiden aan de eigendommen van de gebruikers en de bezoekers van het gebouw en aan de bedrijfsprocessen. Voor de beveiliging zal een keuze/een mix gemaakt moeten worden uit verschillende (tussen)vormen en (technische en organisatorische) maatregelen. Het gebouw moet zodanig worden gesitueerd, dat de sociale controle vanuit de omgeving zo optimaal mogelijk wordt benut. Dit impliceert het creëren van goed overzichtelijke toegangen naar het gebouw, het zoveel mogelijk vermijden van inspringende geveldelen en het aanbrengen van buitenverlichtingsarmaturen op alle plaatsen waar dit uit een oogpunt van sociale veiligheid en controle nodig is, zowel op het terrein als aan de gevel en bij de entrees van het gebouw. Nissen zijn niet toegestaan. De in- en overklimbaarheid van het gebouw moet worden tegengegaan en buitentrappen naar hoger gelegen bouwdelen moeten worden vermeden. De beveiligingsmaatregelen tegen inbraak, diefstal en vandalisme kunnen worden gerubriceerd op: • organisatorische maatregelen • planologische aspecten • bouwkundige maatregelen en compartimentering • elektronische maatregelen Organisatorische maatregelen: a. bewaking b. toegangsprocedure c. sleuteldiscipline d. personele en mentale beveiliging e. actie na gesignaleerde inbreuken op de beveiliging f. actie met betrekking tot de te verwachten inbreuken op de beveiliging g. het duidelijk vastleggen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden

40

h.

onderhoud van de totale beveiligingsvoorziening

Planologische aspecten a. ‘sluizen’ voor toegangsprocedures en/of andere hulpmiddelen b. verlichting c. communicatie-installaties, zoals: dect-telefoons of piepers alarmen oproepmeldsystemen intercominstallaties Daarnaast rekening houden met: • het in het donker aankomen en vertrekken van personeel en bezoekers • verkeers- en sociale veiligheid op het terrein en de beveiliging van de parkeerplaats • terreinverlichting/gevelverlichting en verlichting bij het parkeren van de auto en fiets • goede verlichting van de route van de parkeerplaats naar de entree, ook bij calamiteiten • voor wat betreft de toegang tot het gebouw zal gewerkt worden met een detectiesysteem ofwel een pas die bepaalt/registreert wie wel en wie niet toegang heeft tot bepaalde ruimten Er dienen bouwkundige maatregelen te worden getroffen die binnendringen kunnen vertragen en wel door bijzondere aandacht te besteden aan de volgende punten: a. afdichting respectievelijk afsluiting van openingen, zoals: deuren ramen lichtkoepels ventilatieopeningen kruipluiken b. constructie van wanden, vloeren en plafonds c. compartimentering d. terreinafscheidingen e. deugdelijk, inbraakbestendig hang- en sluitwerk, minimaal klasse SKG** 6.6.8

Elektronische maatregelen Aanbrengen van een doelmatig detectie-/observatiesysteem, veelal als aanvulling op reeds aangebrachte fysieke voorzieningen. Het gebouw dient voorzien te worden van een systeem van leidingen, inclusief installatievoorzieningen ten behoeve van de detectie van inbraak. In ieder geval moeten alle verkeerswegen op de begane grond, alle grote ruimten op de begane grond, alle trappenhuizen, de ruimten met computerapparatuur en waardepapieren en dergelijke worden beveiligd. Voorts dienen ten behoeve van ruimten die door hun ligging, bereikbaarheid van buitenaf en door de aanwezige inventaris als inbraakgevoelig aangemerkt kunnen worden, inbraakdetectievoorzieningen aangebracht te worden. Deze inbraakdetectievoorzieningen dienen in het gehele gebouw in zones

41

aangebracht te worden. Dit kan worden gerealiseerd door infrarode bewegingsmelders of door inbraakdetectie door eindcontacten en/of glasbreukmelders bij gevelopeningen (ramen en deuren). Bij gedetecteerde braak dient melding mogelijk te zijn bij een beveiligingsinstantie. Er dient bij detectie van braak voorts een signaal in het gebouw hoorbaar te zijn en de verlichting dient ingeschakeld te worden. De inbraakdetectievoorzieningen dienen voorzien te zijn van anti-mask en de gehele beveiligingsinstallatie dient NCP Borg-gecertificeerd te zijn (afhankelijk van de eis van de verzekeringsmaatschappij). Beveiligde ruimten zijn toegankelijk door middel van kaartlezers. In overleg met de opdrachtgever wordt bepaald welke deuren al dan niet elektrisch bedienbaar uitgevoerd moeten zijn(sluitplan). Indien besloten wordt deuren niet te voorzien van elektrisch bedienbare sloten, dienen toch ledige buisleidingen aangebracht te worden (bij voorkeur in het kozijn), voor het eventueel later aanbrengen van deze sloten. De elektrisch bedienbare deuren dienen tevens handmatig bedienbaar te zijn. De deuren dienen voorzien te zijn van een deurdranger. Tevens dienen een deurstand- en schootsignalering te worden aangebracht. Elektrisch te ontsluiten en/of te vergrendelen deuren dienen bij stroomuitval gesloten te blijven (werkend op arbeidsstroom). In deze situaties moeten de deuren mechanisch bedienbaar zijn. De sloten dienen volgens de eisen van de leverancier gemonteerd te worden. De elektrische sloten en magneetcontacten dienen door de elektrotechnisch installateur geleverd te worden aan de bouwkundig aannemer. De bouwkundig aannemer dient het beslag, de cilinders, de snoerdoorvoeringen en de deurdrangers te leveren en deze samen met het slot te monteren in de deuren en kozijnen. De elektrotechnisch installateur dient alle componenten aan te sluiten en in bedrijf te stellen. 6.6.9

Compartimentering In het gebouw zijn op de begane grond, in het vergadercentrum, diverse functionele afdelingen te onderscheiden. Tussen deze gebieden dienen in het algemeen scheidingen aanwezig te zijn die slechts gecontroleerd kunnen worden gepasseerd. De zo ontstane compartimentering dient zodanig bepaald te worden, dat enerzijds zo min mogelijk de dagelijkse gang van zaken wordt gehinderd en dat anderzijds deze niet tot onaanvaardbare beveiligingsrisico's leidt. In het algemeen moeten scheidingen van compartimenten voldoen aan het volgende: ze moeten braakwerend van kwaliteit zijn de doorgangen in de scheiding moeten ver-/ontgrendelbaar zijn en bedienbaar zijn door middel van een passysteem; het niet afgesloten zijn van zo'n doorgang dient gemeld te worden in de receptie en zichtbaar te zijn op een sign-optisch paneel/beeldscherm (op dit scherm dient tevens zichtbaar te zijn welke vluchtdeuren geopend zijn)

42

De toegangsdeuren van de hierna genoemde ruimten dienen voorzien te worden van een toegangscontrole: • computerruimte • patchruimten • inpandige kluis ten behoeve van de opslag van waardepapieren (in de backoffice van Burgerzaken) • personeelsingang • deuren in scheiding tussen de front- en backoffice • archiefbewaarplaatsen • archief afdeling Burgerzaken ten behoeve van brondocumenten • entree vergadercentrum • entree naar elke verdieping • de opslagruimten • de technische ruimten 6.6.10

Crisismanagement/crisisruimtes: Het gemeentehuis beschikt over: • een ruimte die geschikt is voor het houden van persconferenties • twee crisisvergaderruimten (GBT en GCC), beide kunnen als vergaderruimte worden gebruikt. • een berichtencentrum, gecombineerd in een andere vergaderruimte De ruimte die is bestemd voor persconferenties dient voorzien te zijn van voldoende aansluitpunten voor elektra en data en een losse CAI aansluiting. De twee crisisvergaderruimten beschikken over tenminste drie netwerkaansluitingen (e-mail/internet/TV-ontvangst). Ze beschikken over presentatiemateriaal, ICTaansluitingen, klokken, video-opnameapparatuur, kaartmateriaal, lichtdimmers, zonwering en klimaatbeheersing. Het berichtencentrum beschikt over twee normale telefoonlijnen met telefoon en fax, over twee noodnetlijnen met telefoon en (noodnet)fax en over een netwerk/emailaansluiting met PC (voor de afgeschermde en beveiligde oov-emailverbinding). Een kopieerapparaat/printer bevindt zich nabij het berichtencentrum. De genoemde ruimten kunnen als normale werkruimte worden gebruikt (als er geen crisis is) en dienen als zodanig ook voorzien te zijn van de benodigde technische voorzieningen.

6.6.11

Persoonsbeveiliging De primaire functie van de persoonsbeveiligingsinstallatie is alarmering. Iedere werkplek waar werkzaamheden worden verricht waarbij intimidatie en geweld kunnen plaatsvinden, dient te zijn voorzien van een nooddrukknop. De nooddrukker moet de medewerker bij calamiteiten direct in staat stellen een (alarm)signaal af te geven aan de centrale receptie en de daarvoor opgeleide personen en meldt het signaal automatisch door naar de meldkamer en/of de politie, of zoals is omschreven in het protocol van de gemeente Haren.

43

Ieder personeelslid dat bij de opvolging van een alarm is betrokken, moet in het bezit zijn van een oproepapparaat waardoor hij/zij bij een calamiteit direct via dit apparaat kan worden gealarmeerd en geïnformeerd over de plaats van de calamiteit. Vaste • • •

alarmknoppen aanbrengen in de volgende ruimten: spreekkamers receptie balies van de frontoffice

Opberg-/laadrekken De opberg-/laadrekken voor de oproepapparaten en een dect telefoniesysteem dienen te worden ondergebracht nabij de personeelsingang. Toegangscontrole Het gemeentehuis wordt voorzien van een geautomatiseerd aanwezigheidsregistratieen toegangscontrolesysteem. Toegang tot het gebouw kan op vier manieren gebeuren, te weten: a. de toegang voor het personeel via de personeelsingang of de centrale entree b. het bezoek via de centrale entree; bij bezoek op de kamer wordt de bezoeker opgehaald door het personeel c. de leveranciers via de goedereningang; melding geschiedt via de deurtelefoon d. via het vergadercentrum Het personeel dient, om toegang te verkrijgen tot het gebouw, in het bezit te zijn van een pas en/of sleutel. Daarmee kan het personeel toegang krijgen tot de fietsenberging/motorberging en de personeelsentree. In de personeelsingang en in de publiekshal dient een kaartlezer te worden aangebracht om het personeel te registreren. Aan het systeem dient tevens de werktijdenregistratie te kunnen worden gekoppeld. De kaartlezers moeten proximity-kaarten met een maximale leesafstand van 15 cm kunnen lezen. De kaartlezer moet voorzien zijn van drie status-leds en een zoemer met de volgende aanduiding: • rood geen toegang • geel communicatie • groen toegang Bij een calamiteit moet het mogelijk zijn een vrij te definiëren status aan de lezer te geven (zoals bijvoorbeeld rood knipperend bij brandalarm). De lezer moet voor binnen- en buitenopstelling toegepast kunnen worden (-20 tot +50°C). Voor fysiekveilige elektronica moet deze volledig ingegoten zijn (IP65). De toegangscontrolemodule Iedere toegangscontrolemodule moet geschikt zijn voor het autonoom kunnen besturen van een toegangsdeur. Derhalve moet deze module minimaal worden voorzien van: • twee onafhankelijke aansluitingen voor een lezer (in-/uitlooprichting controle)

44

• • • • •

twee onafhankelijke potentiaalvrije uitgangen voor grendelsturing (no-p-nc, maximaal 250 V/8 Amp) instelbare grendelvoeding 12Vac, 12Vdc, 24Vac, 24Vdc vier onafhankelijke ingangen voor signaleringen deurstand, deuropendrukker, grendelstand en dergelijke interne signaleringsvoeding voor het direct aansluiten van signaleringcontacten directe aansluiting voor 230 Vac of 24 Vac voeding

De toegangscontrolecentrale De centrale moet worden ondergebracht in een plaatstalen 19"-kast. Alle toegangscontrolemodulen moeten middels een busbekabeling gekoppeld kunnen worden met een centrale personal computer, voor programmering, processing en logging. De centrale moet gekoppeld kunnen worden met het gebruikers-PC-LAN, zodat vanaf iedere werkplek de controlefunctie kan worden uitgevoerd. Software De gebruikerssoftware voor het door de gebruiker definiëren van de toegangsautorisatie en de controle daarover, moet minimaal aan onderstaande wensen voldoen (andere systemen zijn niet toegestaan): • WINDOWS XP Professioneel/NT. • Multi-user-applicatie, met een individuele rechtenstructuur. • In de Nederlandse taal, waarbij alle items/eigenschappen door de gebruiker vrij te benoemen, te configureren zijn en als zodanig zich laten presenteren. • Het systeem moet minimaal 250 personen en vijftig deuren kunnen ondersteunen. Per persoon en deur kan de gebruiker minimaal twintig eigenschappen vrij definiëren. • Iedere persoon kan worden ingedeeld in een vrij te bepalen groep deuren, waarvoor toegangscontrole van toepassing zal zijn. • Kalender voor het per dag kunnen definiëren van een dagtype (werkdag/weekend/feestdag en dergelijke) in relatie tot personen en toegang. • Tijdzone, zodat per persoon per dag tijdzones kunnen worden gedefinieerd waarin deze wel/geen toegang heeft. Zones en Anti-pass-back: • Het moet mogelijk zijn het gebouw in zones te verdelen, waarbij men per zone zich kan in- dan wel uitboeken door de kaart bij bepaalde lezers voor toegang aan te bieden. • Indien eenmaal in een zone aanwezig, kan alleen in de betreffende zone toegang worden verleend middels de kaart. In andere zones is toegang dan niet mogelijk. Heeft men eenmaal ingeboekt en een zone betreden (deur geopend), dan kan men niet nogmaals toegang krijgen tot dezelfde zone. Laatste locatie, aanwezigheid Vanaf de centrale personal computer en/of een gebruikersstation bij de receptie en de bodes, moet het mogelijk zijn de laatst gemelde locatie of zone per persoon op te vragen. Ook moet het mogelijk zijn in een direct overzicht te kunnen zien welke personen aanwezig zijn.

45

Gebouw • aparte personeelsingang met toegangscontrole, zodat geen vermenging van publiek en personeel kan plaatsvinden; publiek dient de backoffice slechts onder begeleiding te kunnen betreden • toegangscontrole op rechtstreeks van buiten te benaderen ruimten (bestuurskamers, fietsenstalling, et cetera) • rekening houden met voldoende en logische segmentering • nooduitgangen dienen van buitenaf toegankelijk te zijn en van binnenuit te openen middels panieksluitingen; deuren dienen te zijn voorzien van standsignalering • de entreedeuren dienen automatisch te worden geopend in het geval van brand • een intercominstallatie op de toegangsdeur naar de publiekshal; deze aansluiten op het systeem van de toegangscontrole. Tevens een intercominstallatie bij de goederenontvangst. In het gebouw • niet voor publiek toegankelijke ruimten middels een toegangscontrole aan de publiekszijde afschermen voor publiek (gangen op de begane grond waaraan afdelingen zijn gesitueerd afschermen van de publiekshal) Ruimten • diverse ruimten dienen middels toegangscontrole te worden beveiligd, in ieder geval betreft dit de ruimten zoals voorgeschreven in de Paspoortuitvoeringsregeling (PUN) en de computerruimte 6.6.12

Brandpreventie Als leidraad voor brandpreventie worden aangehouden de ‘Eisen voor de Brandveiligheid’ van kantoor- en logiesgebouwen (VNG, uitgeverij) en ‘Een brandveilig gebouw installeren’ (VNG, uitgeverij). • gebruikelijke voorzieningen zoals droge blusleiding, brandslanghaspels en poederblussers • automatische brandmeldinstallatie conform NEN 2535 • ontruimingsinstallatie gekoppeld aan de brandmeldcentrale • vluchtwegaanduiding De brandmeldinstallatie dient aangesloten te zijn op de noodstroomvoorzieningen. Als leidraad voor de brandpreventie van de archiefbewaarplaatsen wordt gehanteerd de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (ministerie van OC&W). Het betreft voorschriften inzake de brandbestrijdingsmiddelen, de constructieve eisen en de bouwkundige afwerking. De brandweer zal veelvuldig worden betrokken bij de brandpreventiemaatregelen en -voorzieningen.

46

6.6.13

Brandmeld-/ontruimingsinstallatie (NEN 2535)- zie ook brandpreventie. Volledige detectie dient in het gehele gebouw plaats te vinden. Er vindt automatische doormelding plaats naar de meldkamer van de alarmcentrale. De geldende normen zijn NEN 2335 en de onderhoudsnorm NEN 2654.

6.6.14

Sprinklerinstallatie In archiefbewaarplaatsen met een oppervlak zoals is voorgesteld, dient geen sprinklerinstallatie te worden geïnstalleerd. Plaatsing van koolzuursneeuwblussers en een brandslanghaspel in de directe nabijheid volstaat. Als alternatief voor een sprinklerinstallatie bestaat de mogelijkheid tot plaatsing van een gasblusinstallatie (gericht op zuurstofverdrijving).

6.6.15

Telefonie en data Het netwerk is geïntegreerd volgens de laatste standaard (level 7 of hoger). Telefooncentrale aanbrengen in de computerruimte. Er komt een DECT systeem. Statische no-break-installatie (UPS), ten behoeve van de automatiseringsapparatuur en telefooncentrale in de computer/serverruimte. Voor de in- en externe communicatie komt een glasvezelkabel. Voor de inrichting van de databekabeling wordt er uitgegaan van patchruimtes op het gebouwdeel/de verdieping. Vanuit deze ruimten zullen de accespoints van het wireless systeem zullen worden bekabeld. Incidenteel zal er ook voor werkplekken met zwaardere applicaties bekabeling nodig zijn. De locatie van deze plekken is nog niet bekend. In elke archiefbewaarplaats en in de technische ruimten dient een telefoon geïnstalleerd te zijn.

6.6.16

Centrale antenne-installatie Aansluitingen in raadzaal-/trouwcomplex, drie vergaderruimten, rampenstafruimte (GRS), publiekshal, expositieruimte, leeskamer, restaurant en computerruimte.

6.6.17

Presentatievoorzieningen Ten behoeve van presentaties en vergaderingen dienen de volgende ruimten te zijn voorzien van audio-, video- en multimedia voorzieningen: • raadzaal • trouwzaal • vergaderzaal in combinatie met calamiteitenvoorzieningen • restaurant • publiekshal • de twee grote vergaderruimten (ten behoeve van de rondetafelgesprekken)

47

6.6.18

Geluidsinstallatie De centrale hal en raadzaal voorzien van een ringleiding voor doven en slechthorenden. De raadzaal voorzien van een discussiesysteem met voorzieningen voor meeluisteren via de geluidsinstallatie in nader te bepalen ruimten. In de grootste vergaderruimte komt tevens een mobiel discussiesysteem. In het restaurant dient een geluidsinstallatie te komen waarmee muziek kan worden afgespeeld en de mogelijkheid is om mensen toe te spreken.

6.6.19

Klantgeleidingssysteem Een klantgeleidingssysteem dient te worden geïnstalleerd in de publiekshal. Hiervoor dient ook een ringleiding te worden aangelegd.

6.6.20

Aardingsinstallaties Aarding aanbrengen conform de richtlijnen van het energiebedrijf. Specifieke aandacht geven aan de apparatuur in de computerruimte, de reproruimte (kopieerapparaten), paternosterkasten (krachtstroom, 360 volt) en de rampenstafruimte. Alle netvoedingsaansluitingen voorzien van randaarde.

6.6.21

Netvoedingsinstallatie Ter voorkoming van storingen en piekspanningen, dienen systemen die bij inschakelen veel vermogen opnemen (of door ander systemen gestoord kunnen worden) op een aparte groep geplaatst te worden. Dit betreft in ieder geval systemen ten behoeve van verwarming en ventilatie, kopieerapparaten, paternosterkasten (krachtstroom, 360 volt), minicomputer en fileservers. Voorts dient een evenwichtige verdeling van het aantal apparaten per groep gemaakt te worden, rekening houdend met het op te nemen vermogen van de opgestelde apparatuur per kamer (personal computers en printers). De volgende losse groepen moeten worden gecreëerd: • verlichting • overig • personal computers • pantry • sanitair • technische ruimten en installatieonderdelen Alle werkplekken uitvoeren met driedubbele wandcontactdozen.

6.6.22

Bliksemafleiderinstallatie Volgens NEN 1014.

48

6.6.23

Overspanningsbeveiliging (categorie LP3) Alle installaties voorzien van een overspanningsbeveiliging (catgorie LP3). Bijzondere aandacht geldt hierbij voor de installaties in de rampenstafruimte en de computerruimte en de automatiseringsapparatuur in het algemeen.

6.6.24

Noodstroomvoorziening (aggregaat) Het gehele gemeentehuis wordt gevoed door een NSA. Er wordt geen onderscheid gemaakt in preferente en niet-preferente groepen. Uitgegaan wordt van het hergebruik (er is sprake van verhuiskosten!) van de bestaande NSA (indien zwaar genoeg). De huidige NSA staat op een sokkel. Het gewicht van de bestaande NSA is 1750 kilo en heeft minimaal de ruimte nodig van 3,0 m x 4,5 m met een minimale hoogte van 2,8 m. Het moet grenzen aan een buitengevel met de mogelijkheid tot luchtinlaat en luchtuitblaas. De huidige roosters hebben de volgende afmetingen per stuk: 1,30 m x 1,80 m. In totaal zijn er nu twee roosters. Ook moet het zijn voorzien van een mogelijkheid tot het afvoeren van rookgassen.

6.6.25

Gevelverlichting, naamborden en bewegwijzering Duidelijke en doelmatige bewegwijzering voor binnen en buiten. De bewegwijzering binnen door middel van printkaartsysteem (met bijbehorende printsoftware) voor de kamerborden en pictogramborden, infozuilen, verwijsborden en plattegrondborden met aanduiding van vluchtwegen en brandbestrijdingsmiddelen (NEN 3011). Buiten het gebouw aandacht besteden aan de bewegwijzering, afzonderlijk toegankelijke functies en de route van/naar de parkeerterreinen.

6.6.26

Gebouwbeheerssysteem (GBS) Het gebouwbeheerssysteem voor alle installaties in DPC-techniek (Priva of gelijkwaardig). De signalering én bediening vanuit de bodekamer. Het gebouwbeheerssysteem heeft de volgende supervisiefuncties: • bedienen • monitoren • trenden • bewaken Met het gebouwbeheerssysteem worden verder de volgende beheerfuncties uitgevoerd: • onderhoudsbeheer • energiebeheer Bedienen Via het gebouwbeheerssysteem moeten de installaties bediend kunnen worden. Bovendien moeten de setpoints en parameters van de regelingen veranderd kunnen worden.

49

Monitoren Via het gebouwbeheerssysteem moeten de actuele waarden van de installatiegegevens (temperaturen en dergelijke) in tekst en dynamische beelden op het scherm gepresenteerd kunnen worden. Trends Ook moeten de setpoints en parameters van regelingen opgevraagd kunnen worden. Het gebouwbeheerssysteem moet van tevoren gespecificeerde installatiegegevens verzamelen en deze opslaan op een niet-vluchtig geheugen (harde schijf), zodat deze historische gegevens later bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Bewaken Het gebouwbeheerssysteem moet een systeembewakingsfunctie bezitten, waarmee snel storingen en bedrijfsalarmen kunnen worden gesignaleerd, zodat snel actie kan worden ondernomen om deze storingen en alarmen op te heffen. Hiertoe moet het gebouwbeheerssysteem automatische instructies geven aan de GBS-gebruiker. Storingen aan de installaties op een centrale beheerspost (bodekamer) optisch en akoestisch signaleren door middel van een (extern) waarschuwingsprotocol. Overzicht van het regelgedrag en de regelingen, alsmede het energiebeheer op afstand met behulp van een modem afleesbaar. Storingsmeldingen via het centrale computernetwerk naar een printer bij de boderuimte. Tevens is een telefonische melding naar de onderhoudsinstallaties gewenst. Het GBS dient de volgende kenmerken te hebben: • het systeem moet gebruikersvriendelijk zijn • gewerkt moet worden met grafische schermen voor het verrichten van wijzigingen, controles en aflezingen, et cetera • het systeem moet een programma hebben dat de invoering van Energie Management ondersteunt • bij calamiteiten of storingen in de centrale verwerkingseenheid, moeten de onderstations de basisinstellingen garanderen • de pompen, ventilatoren en andere energiegebruikende toestellen dienen bestuurd te worden door tijdschakelklokken uit het GBS • buiten bedrijfstijd moeten gebouwdelen en/of zones apart regelbaar zijn voor verschoven werktijden, vergaderingen, gebruik leeskamer voor raadsleden en dergelijke; overwerkschakeling voor verwarming/koeling en ventilatie voor separate eenheden, zoals de raadzaal/het trouwcomplex, de publiekshal, de fractiekamers en dergelijke • de regelinstallatie voor de warmteopwekking moet voorzien zijn van een gebouwadaptieve regeling, die garandeert dat de vereiste condities binnen de aangegeven bedrijfstijden heersen Via het GBS kunnen de installaties, die op zichzelf automatisch werken, gekoppeld worden voor wat betreft het uitlezen van status en instellingen: • toegangscontrole • brandbeveiliging

50

• • •

inbraakbeveiliging zonwering no-break

Voorts dient het systeem de volgende kenmerken bezitten: • bedrijfsurenregistratie • organisatie voor storingsmeldingen • uitgebreid tijdprogramma • gebeurtenisafhankelijk programma • beveiliging tegen van buiten komende storingen • zelfstandig bedrijf van de onderstations, in het geval dat de vaste communicatie met de hoofdcomputer is uitgevallen

6.7

Transportinstallaties

6.7.1

Liftinstallatie • • • • • • • •

indien mogelijk een machinekamerloze installatie toepassen de kooi vandaalbestendig uitvoeren (roestvrijstalen deur en muuromvattend kozijn) de liftkooi dient te worden voorzien van een telefoon met automatische doormelding naar de liftleverancier bij brand dient de lift naar de begane grond gestuurd te worden en de deuren geopend te worden in de liftkooi dient een noodverlichting opgenomen te worden, met een autonomietijd van één uur de liftinstallatie moet voldoen aan alle voorschriften, zoals deze door de daartoe bevoegde instanties bepaald zijn bij de oplevering wordt het keuringscertificaat aan de opdrachtgever overhandigd bij de oplevering dient aan de opdrachtgever in drievoud te worden overhandigd: in de Nederlandse taal geschreven onderhouds- en bedieningsvoorschriften een onderdelenlijst met naam en telefoonnummer van de fabrikant/leverancier een liftenboek

Er dient een personen-/goederenlift te worden gerekend die is geschikt voor brancardvervoer. • type lift: elektrische tractielift, frequentiegeregelde aandrijving, machinekamerloos • hefvermogen: dertien personen, 1.000 kg • liftsnelheid: 1,0 m/s • aantal stopplaatsen: vijf bouwlagen

51

• • • 6.7.2

cabineafmetingen brancardlift (inwendig): 1.100 (B) x 2.100 (D) x 2.300 (H) mm deuren: automatisch centraal openend, vrije doorgang 1.100 (B) x 2.300 (H) mm besturing: duplex, dienstschakeling

Gevelonderhoudsinstallatie Indien deze installatie wordt aangebracht, dient de installatie te voldoen aan de arbovoorschriften. Indien mogelijk dient deze installatie te worden voorkomen.

52

BIJLAGE 1 VERKLARENDE WOORDENLIJST

Verklarende woordenlijst

EP EPN EPC RGD RV DDC GBS HR-glas U-waarde Rc HR-107 DuBo UTP NEN C.C.T.V

Energie Prestatie Energie Prestatie Normering Energie Prestatie Coëfficiënt Rijksgebouwendienst Relatieve Vochtigheid Direct Digital Control Gebouwen Beheer Systeem Hoogrendementglas Warmtedoorgangscoëfficiënt Warmte-isolatiecoëfficiënt Keurmerk hoogrendementketel Duurzaam Bouwen Unshielded Twisted Pair (niet afgeschermde, per twee aders getwiste databekabeling) Norm opgesteld door het Nederlands normalisatie-instituut Camera beveiliging (Close Circuit TV)

Haren, nieuwbouw gemeentehuis Plan van Aanpak voorbereidingsfase Groningen, 16 augustus 2007 07/JJ/cw/070028/rap/0370b


INHOUD 1.

INLEIDING

1

1.1

Aanleiding project

1

1.2

Het Plan van Aanpak

1

1.3

Documentversie

1

1.4

Voorbereidingsfase

1

2.

PROJECTUITGANGSPUNTEN

3

2.1

Projectopdracht

3

2.2

Informatiebasis

3

2.3

Projectdefinitie

4

3.

PROJECTORGANISATIE

5

3.1

Interne projectorganisatie

5

3.2

Externe projectorganisatie

8

3.3

Betrokken partijen en overlegstructuur

9

3.4

Bouworganisatievorm en selectie uitvoerende partijen

11

3.5

Architectenselectie

11

4.

PROCESSEN, FASERING EN BESLUITVORMING

13

4.1

Processen en fasering

13

4.2

Besluitvorming en rapportage

17

5.

PLANNING EN TIJDSASPECTEN

18

5.1

Planning

18

5.2

Risico’s

18

Bijlagen: 1 2 3

tijdstroomschema Plan van Aanpak tekeningen bureau Vijn processchema kantoorconceptontwikkeling

1.

INLEIDING

1.1

Aanleiding project De gemeente Haren wil een goede en centrale huisvesting voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie realiseren. De huidige huisvesting kent een groot aantal knelpunten. Deze knelpunten zijn onder andere verwoord in het rapport ‘Inventarisatie knelpunten gemeentehuis’, d.d. 10 april 2003 en het Gebouwprofiel van dit Projectdossier. Op 17 juli 2006 is door de gemeenteraad het besluit genomen op de locatie van het aangekochte postkantoor een nieuw gemeentehuis te realiseren.

1.2

Het Plan van Aanpak Om te komen tot de realisatie van het project nieuwbouw gemeentehuis Haren is een tal van zaken nodig. Dit Plan van Aanpak beschrijft de volgende onderwerpen: • de projectuitgangspunten • de projectorganisatie • de processen, de fasering en de besluitvorming • de planning en de tijdsaspecten Het Plan van Aanpak beschrijft de activiteiten per fase en zal een draaiboek zijn voor de planontwikkeling. Het is de bedoeling de activiteiten in de tijd te benoemen en de interne en externe besluitvormingsmomenten te bepalen, rekening houdend met hun onderlinge afhankelijkheden. In bijlage 1 is een tijdstroomschema weergegeven, waarin de processen en fasering in de tijd zijn uitgezet.

1.3

Documentversie Dit Plan van Aanpak is een vervolg op het eerder verschenen Projectplan, d.d. december 2006. Dit Plan van Aanpak zal zich richten op de voorbereidingsfase van het project.

1.4

Voorbereidingsfase Eind 2006 is de definitiefase voor de nieuwbouw van het gemeentehuis van Haren gestart. Inmiddels is deze fase bijna afgerond. Tijdens de definitiefase zijn de uitgangspunten voor het nieuwe gemeentehuis bepaald. Er volgen nu nog twee hoofdfasen die nodig zijn om het project te realiseren. Deze fasen betreffen de voorbereiding en de uitvoering (de bouw) van het project.

1

Tijdens de voorbereidingsfase zal het ontwerp worden gemaakt en wordt het vervolgens technisch uitgewerkt. Tevens zullen het kantoorconcept en de facilitaire voorzieningen nader worden uitgewerkt. Om de uitvoering te kunnen laten starten zullen (tijdelijke) maatregelen getroffen moeten worden en worden, indien noodzakelijk, delen van het bestaande postkantoor al gesloopt. Tijdens de voorbereidingsfase zal dit proces al beginnen. Een ander traject, dat tijdens de definitiefase is begonnen en dat tijdens de voorbereidingsfase doorloopt, is de procedure voor het bestemmingsplan en de bouwaanvraag. De voorbereidingsfase eindigt als met alle partijen overeenstemming is bereikt over het ontwerp, de technische uitwerking, de kosten en het ontwerp van de inrichting van het gebouw. Ook de bouwvergunning zal aan het einde van deze fase afgegeven moeten zijn om met de uitvoering te kunnen starten.

2

2.

PROJECTUITGANGSPUNTEN

Dit hoofdstuk beschrijft de opdracht en de uitgangspunten van het project nieuwbouw gemeentehuis. De gemeente Haren heeft besloten een nieuw gemeentehuis te bouwen op de locatie van het oude postkantoor aan het Raadhuisplein in Haren. Er zal een gemeentehuis moeten worden gerealiseerd met circa honderd werkplekken (er zullen eventueel meer werkplekken worden gerealiseerd). Het parkeren zal worden opgelost op maaiveld nabij het gemeentehuis. Het huidige gemeentehuis zal worden gesloopt.

2.1

Projectopdracht De opdracht van de nieuwbouw gemeentehuis Haren luidt: ‘het definiëren, ontwerpen en bouwen van een nieuw gemeentehuis voor de gemeente Haren, naast de huidige plaats van het gemeentehuis op de oude locatie van het postkantoor in het centrum van Haren’.

2.2

Informatiebasis Als uitgangspunten voor het project hebben gediend: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

rapport ‘Inventarisatie knelpunten gemeentehuis’, d.d. 10 april 2003 rapport ‘Vernieuwing van het raadswerk in de gemeente Haren’, d.d. februari 2007 bouwstenennotitie verbouw gemeentehuis Haren, d.d. 11 mei 2005 brief, d.d. 7 juli 2006, van college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad onderzoek gemeentehuis Haren van Team4 Architecten met dertien studies naar ruimtelijke invulling kosten/opbrengstenmatrix van Team4 Architecten publicatie nieuwsbericht op 7 juli 2006 vragen van raadslid Visser en antwoorden van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 25 september 2006 brief, d.d. 13 oktober 2006, van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad vragen van raadslid Valkema en antwoorden van het college van burgemeester en wethouders, d.d 30 oktober 2006 notulen gemeenteraadvergadering, d.d. 30 oktober 2006

3

12. 13. 14.

2.3

projectplan nieuwbouw gemeentehuis, d.d. 18 december 2006 concept projectdefinitie van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 2006 Programma van Eisen, d.d. 27 februari 2001, met kenmerk 101164104/20010227005/Tan van Deloitte & Touche

Projectdefinitie In de initiatieffase zijn de uitgangspunten bepaald. Tijdens de definitiefase zijn deze punten verder uitgewerkt en met elkaar in lijn gebracht door de werkgroepen. De verschillende onderdelen zijn op elkaar afgestemd en zo is er een verzameling documenten die samen een haalbaar project weergeeft en een basis vormt voor een haalbaar, succesvol project. Het ambitieniveau en de uitgangspunten zijn bepaald met daarbij een heel aantal oplossingen en uitwerkingen. Deze uitwerkingen kunnen veranderen mits deze binnen het ambitieniveau en de uitgangspunten vallen. Dit biedt het ontwerpteam ruimte voor creativiteit. Wijzigingen zullen worden beoordeeld en periodiek zal de voortgang en planontwikkeling aan de uitgangspunten worden getoetst. De financiële randvoorwaarden van het project zijn vastgelegd in de stichtingskostenraming. Deze raming vormt de onderbouwing van het vast te stellen budget voor het totale project. Slechts in drie gevallen kan het budget door de opdrachtgever worden aangepast: • Indien een budgetpost niet binnen redelijke grenzen kan worden ingeschat of als dekking van een bijzonder risico dient, zal deze post apart worden vermeld met een beste inschatting van de bijbehorende kosten. Vaststelling zal dan later of na afronden van de werkzaamheden op basis van nacalculatie plaatsvinden. • Indien gedurende het project aangetoond kan worden dat deze meerinvestering zich binnen afzienbare termijn terugverdient door reductie van de exploitatiekosten. • Indien gedurende het project aangetoond kan worden dat door wijzigingen in het concept de functionaliteit of kwaliteit kan worden vergroot, waardoor een betere prijs-/kwaliteitverhouding ontstaat.

4

3.

PROJECTORGANISATIE

3.1

Interne projectorganisatie Bij de start van het project ‘nieuwbouw gemeentehuis’ is gekozen voor een bepaalde opzet van de projectstructuur. Grofweg bestaat die structuur uit vier lagen: gemeenteraad, stuurgroep, projectgroep en werkgroepen. Deze lagen hebben ieder voor zich en op een toepasselijk niveau relaties met de formele bestuurlijke (gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders) en ambtelijke (chefs MT, afdelingen en ondernemingsraad) organisatie. Stuurgroep De stuurgroep blijft tijdens de voorbereidingsfase ongewijzigd. De stuurgroep bestaat uit de volgende leden: • mevrouw E.W. Boekel wethouder (voorzitter) • de heer J. Niezen wethouder • de heer P. van den Bosch directie • nader te bepalen burgemeester • de heer F. Kamminga projectleider Projectgroep De projectgroep wijzigt tijdens de voorbereidingsfase ten opzichte van de definitiefase. De deelnemers zullen een portefeuille voor het project beheren. De projectgroep bestaat uit de volgende leden: • projectleiding • OR • bouwzaken • facilitaire zaken/interne zaken • arbo/P&O • financiën • communicatie • ICT/computerbeheer en archief • projectmanagement • externe huisvestingsadviseur kantoorconcepten en facilitaire zaken Werkgroepen In de afgelopen periode is ten behoeve van het bepalen van het ambitieniveau en de uitgangspunten gewerkt met drie werkgroepen: (1) Kantoorconcepten, (2) Facilitair & Techniek en (3) Publieks- en Bestuursruimten.

5

1. Kantoorconcepten De werkgroep Kantoorconcepten gaat in de volgende fase het nog te definiëren kantoorconcept nader uitwerken. Concreet betekent dit dat in deze fase per afdeling het aantal beschikbare vierkante meters en het kantoorconcept per afdeling wordt vastgesteld. Daarnaast worden ontwerpuitgangspunten en uitgangspunten voor het gebruik vastgesteld. De werkgroep Kantoorconcepten blijft tijdens de voorbereidingsfase ongewijzigd. De werkgroep bestaat uit directieleden en hoofden van afdelingen. 2. Facilitair & Techniek De werkgroep Facilitair & Techniek zal verdere technieken en concepten uitwerken voor de volgende aandachtsgebieden: • veiligheid • data en telefonie • beveiliging en toegangscontrole & bewegwijzering • restaurant, koffievoorziening en catering • informatievoorziening (archief, post, reproductie) • vergadercentrum • facilitaire voorzieningen en interieur (boderuimten, goederenontvangst, fietsenstalling, opslag, groenvoorziening, et cetera) • energie en duurzaamheid De werkgroep Facilitair & Techniek blijft tijdens de voorbereidingsfase ongewijzigd. Wel kan in deze fase op ad-hoc basis gebruik worden gemaakt van externe adviseurs op de beschreven deelgebieden. De werkgroep bestaat uit de volgende leden: • • • • • • • • •

bouwzaken civiele techniek computerbeheer/ICT facilitaire dienst/interne zaken/publiekszaken archief milieu arbo/P&O rampenplan externe huisvestingsadviseur

3. Publieks- en Bestuursruimten De werkgroep Publieks- en Bestuursruimten zal in deze fase het Programma van Eisen aangaande de beschreven publieks- en bestuursruimten per ruimte nader gaan uitwerken. Deze uitwerking zal in de basis geschieden met de huidige werkgroepleden aangevuld met gebruikers van de publieks- en bestuursruimten. Deze invulling moet nog nader worden ingevuld, maar zal wel op ad-hoc basis gaan plaatsvinden. Daarnaast zal de werkgroep ontwerpuitgangspunten ten aanzien van het gebruik vaststellen.

6

De werkgroep Publieks- en Bestuursruimten bestaat in eerste instantie uit dezelfde deelnemers als de voorgaande fase. Zoals reeds is aangegeven zal deze op ad-hoc basis worden aangevuld met gebruikers die functioneren binnen de publieks- en bestuursruimten. De werkgroep bestaat uit een drietal raadsleden, het college van burgemeester en wethouders, de verantwoordelijke medewerker voor interne zaken/facilitaire zaken/publiekszaken en de externe huisvestingsadviseur. Kunstcommissie Op verzoek van de gemeente Haren wordt een kunstcommissie gevormd. Deze commissie zal zich met name bezighouden met het opstellen van uitgangspunten voor de toe te passen kunst in en rondom het gemeentehuis van Haren. De kunstopdracht voor het nieuwe gemeentehuis draagt in belangrijke mate bij aan de identiteit van de gemeente. In dit geval gaat het om een monumentale opdracht. Deze kan zowel geïntegreerd in het gebouw als autonoom zijn. Het gaat dus niet om de aanschaf van schilderijen of losse beelden. Uit de diverse geledingen van het gemeentehuis (de gebruiker van het gebouw) wordt een kunstcommissie samengesteld. Om de rollen helder te houden wordt voorgesteld de commissie in eerste instantie te beperken tot een ambtelijke afvaardiging; de raad moet immers beslissen over het Programma van Eisen. Mogelijk krijgt de commissie in een later stadium een andere samenstelling. De commissie bepaalt onder begeleiding van een externe adviseur de randvoorwaarden van de opdracht (voor de burger? voor de werknemers? geïntegreerd of autonoom?). Als adviseur heeft de gemeente Haren de heer Kie Ellens uit Groningen aangezocht. Deze adviseur heeft een lange staat van dienst als beeldend kunstenaar en adviseur van overheden, op het gebied van kunst in de openbare ruimte (onder andere bij het Atelier Rijksbouwmeester, het CBK Groningen en de Kunstraad Groningen). De adviseur komt met een longlist van kunstenaars die aan deze eisen voldoet. Aan de hand van de longlist wordt een selectie gemaakt en ontstaat een shortlist. Met de kunstenaars van de shortlist wordt een atelierbezoek gemaakt dan wel kunnen ze worden uitgenodigd voor een presentatie en een gesprek. Na de definitieve selectie door de kunstcommissie (gemandateerd door de gemeenteraad/het college) wordt aan drie kunstenaars een schetsopdracht gegeven. Voor een gering bedrag krijgt men zo inzicht in de uitgangspunten. Als niet voldaan wordt aan de verwachtingen hoeft men niet verder te gaan met deze kandidaat. Als dat wel het geval is volgt de opdracht tot een definitief ontwerp. Hierin zitten ook alle definitieve offertes, sterkteberekeningen, et cetera.

7

Na goedkeuring volgt de uitvoering van de opdracht. Tijdens de uitvoering houden opdrachtgever en opdrachtnemer regelmatig contact over de voortgang. De gemeente kan ervoor kiezen ook de architect zitting te laten nemen in de kunstcommissie. Dit is mede afhankelijk van de inhoud van de opdracht. De adviseur begeleidt de hele procedure. Hij staat garant voor de kwaliteit, de gebruiker geeft daarvoor de inhoud aan. Communicatie Voor de externe communicatie wordt de projectorganisatie geadviseerd door de interne communicatieadviseur Projectleider De projectleider stuurt de externe adviseurs aan. Hij stelt, ondersteund door de externe projectmanager, periodiek de voortgangsrapportage op en rapporteert aan de stuurgroep en het college van burgemeester en wethouders over de stand van zaken, aandachtspunten en beslispunten. De projectleider is verantwoordelijk voor het voorbereiden van opdrachten, het registreren van opdrachten en facturen en het bewaken van het budget. Het voorbereiden van de opdracht betreft het selecteren van partijen, het opvragen en beoordelen van offertes en deze met een opdrachtadvies aan de stuurgroep voorleggen. De opdracht wordt verstrekt door de projectleider, volgens de reguliere procedures.

3.2

Externe projectorganisatie De externe projectorganisatie bestaat gedurende de voorbereiding uit een ontwerpteam en later een interieurteam. Ontwerpteam Het ontwerpteam zal zich bezighouden met het ontwerpen en uitwerken van het gebouw, zoals omschreven in paragraaf 4.1.1. In het ontwerpteam hebben zitting: • de projectleider • de extern projectmanager • de architect • de constructeur • de bouwfysische adviseur • de installatieadviseur Tijdens de ontwerpfase zullen ook de uitvoerende partijen worden toegevoegd aan dit team.

8

Interieurteam Het interieurteam zal zich bezighouden met het ontwerp en de uitwerking van het interieur, zoals beschreven in paragraaf 4.1.2. In het interieurteam hebben zitting: • de projectleider • medewerker facilitaire zaken/interne zaken • de extern projectmanager • de (interieur)architect • vertegenwoordigers werkgroepen (nader te bepalen)

3.3

Betrokken partijen en overlegstructuur Interne partijen Gemeenteraad De gemeenteraad is uiteindelijk verantwoordelijk voor de middelen ten behoeve van het gemeentehuis. De gemeenteraad zal de fasedocumenten Structuurontwerp en Prijs- & Contractvorming als concept besluit ter beoordeling voorgelegd krijgen. College van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is de feitelijke opdrachtgever voor de ontwikkeling van het gemeentehuis. Zij heeft de stuurgroep gemandateerd om het gemeentehuis te ontwikkelen. Stuurgroep De stuurgroep is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het gemeentehuis, zoals opgedragen door het college van burgemeester en wethouders. Projectgroep De projectgroep coördineert de activiteiten van de werkgroepen en bereidt, op basis daarvan, de besluitvorming door de stuurgroep voor. Werkgroepen De werkgroepen werken opdrachten van de stuurgroep uit tot concrete voorstellen voor onderwerpen op het gebied van eigendom, gebruik en beheer. Externe partijen Projectmanagement, huisvestingsadvies en onderhoudsadviezen Het externe projectmanagementbureau is belast met het projectmanagement, huisvestingsadvies en onderhoudsadviezen, zal de definitieve stukken vervaardigen en zal een intensieve rol hebben in het bewaken van vastgestelde uitgangspunten. Het projectmanagement en huisvestingsadvies voor de definitiefase is uitbesteed aan Draaijer & Partners.

9

Bouwkostenadviesbureau Het bouwkostenadviesbureau zal onder verantwoordelijkheid van de projectmanager de kostenramingen opstellen. Bouwkundig adviseur Een bouwkundig adviseur zal onder verantwoordelijkheid van de projectmanager de ontwerpen toetsen op bouwkundige kwaliteit en wettelijke voorschriften. Architect (wordt geselecteerd eind 2007) De architect is verantwoordelijk voor de esthetische uitwerking van het gebouw en is belast met de hoofduitgangspunten van het ontwerp en de technische coördinatie daarvan en de benodigde vergunningsaanvragen. Aan de architect zal mogelijk ook gevraagd worden interieuradviezen te geven. Door middel van een niet-openbare Europese aanbesteding1 zal eind oktober 2007 de architect worden geselecteerd. Constructeur (nog te selecteren eind 2007) De constructeur is verantwoordelijk voor de hoofduitgangspunten van het ontwerp van de bouwkundige constructies en de draagstructuur van het gebouw. Installatieadviseur (nog te selecteren eind 2007) De installatieadviseur is verantwoordelijk voor de systeemkeuze en het ontwerp van de werktuigbouwkundige installaties, de elektrotechnische installaties, de transportinstallaties en de brandpreventievoorzieningen. Bouwfysisch adviseur (nog te selecteren eind 2007) De bouwfysisch adviseur is verantwoordelijk voor de toetsing en het advies met betrekking tot het klimaat en het geluid. Bouwkundige aannemer (nog te selecteren in 2008) De bouwkundige aannemer is verantwoordelijk voor de technische uitwerking van het ontwerp, de bouwvoorbereiding en de complete bouwkundige uitvoering. Werktuigkundig- en elektrotechnisch installateur (nog te selecteren in 2008) De werktuigkundig- en elektrotechnische installateur zijn verantwoordelijk voor het uitwerken, leveren, aanbrengen en eventueel onderhouden van de technische installaties.

1

Niet-openbare Europese aanbesteding

Bij de niet-openbare procedure mogen alle belangstellenden zich aanmelden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, waarna een selectie plaatsvindt op basis van selectiecriteria. De aanbestedende dienst nodigt vervolgens minimaal vijf geselecteerde bedrijven uit een offerte in te dienen. In de bekendmaking moet de opdracht zodanig worden omschreven dat bedrijven uit alle lidstaten een offerte kunnen indienen. Er mogen dus geen eisen in worden gesteld waaraan alleen nationale bedrijven kunnen voldoen. Ook mag in de opdrachtomschrijving niet worden verwezen naar bepaalde merken, zodat gelijkwaardige producten van andere merken uitgesloten worden.

10

3.4

Bouworganisatievorm en selectie uitvoerende partijen De gemeente Haren wil invloed houden op het proces van de nieuwbouw van het gemeentehuis, eventueel wijzigingen kunnen doorvoeren in een relatief laat stadium en de gemeente Haren wil reeds in een vroeg stadium inzicht krijgen in de stichtingskosten. De financiering en exploitatie van het nieuwe gemeentehuis zullen ook door de gemeente zelf worden verzorgd. Door deze mate van invloed op het proces wordt geadviseerd de bouwteammethode toe te passen. De aanbesteding zal geschieden op basis van de ‘Europese richtlijn werken’ Bouwteammethode: Bij de bouwteammethode heeft de opdrachtgever gedurende het gehele proces de regie zelf in handen. Dit betekent dat hij onder andere verantwoordelijk is voor het aansturen van de voorbereidende en uitvoerende partijen. Bij de bouwteammethode worden de uitvoerende partijen reeds in de voorbereiding bij het project betrokken. Hierdoor wordt hun kennis van de uitvoering optimaal gebruikt. Bij de oorspronkelijke vorm van het bouwteam worden de uitvoerende partijen betrokken bij de voorbereiding van een project. Vaak zal de architect namens de opdrachtgever het toezicht, de controle en de coördinatie binnen het team verzorgen. Het bouwteam wordt in dit geval gevormd door de architect of aannemer. Reden hiervan is dat zij het risico over de verschillende partijen willen spreiden. Tijdens de ontwerpfase zal ook worden gestuurd op de te verwachten exploitatiekosten van het ontwerp.

3.5

Architectenselectie Het opgestelde voorlopig Programma van Eisen voor de nieuwbouw van het nieuwe gemeentehuis van Haren gaat uit van een gebouwvolume van circa 3.875 m² brutovloeroppervlak exclusief parkeerplaatsen. De gemeente Haren dient de architect Europees aan te besteden volgens de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG voor ‘diensten’, omdat het honorarium boven het Europese drempelbedrag van € 211.000,- uitkomt. Dat betekent dat alle architecten in Europa de gelegenheid krijgen mee te doen aan de selectieprocedure. Wij stellen voor de architect te selecteren volgens de niet-openbare procedure (ook wel bekend als procedure met voorafgaande selectie). Bij de niet-openbare procedure mogen alle belangstellenden zich aanmelden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, waarna er een voorselectie plaatsvindt op basis van selectiecriteria. De aanbestedende dienst nodigt vervolgens minimaal vijf geselecteerde bedrijven uit om een offerte in te dienen. Wij raden voor dit

11

onderhavige project een openbare procedure af. Onze ervaring is dat een nietopenbare procedure leidt tot een efficiëntere selectie met behoud van objectiviteit. Na de voorafgaande selectie stellen wij voor de architect te selecteren middels visiepresentaties eventueel voorzien van een schetsontwerp. Visiepresentaties Het doel van de architectenselectie is het vinden van de juiste persoon die wensen en eisen van de gemeente Haren op een juiste wijze ruimtelijk, technisch en esthetisch weet te vertalen. Er zijn meerdere manieren om een architect te selecteren. Wij adviseren de selectie uit te voeren middels een visiepresentatie. Bij een visiepresentatie wordt een van te voren vastgesteld aantal architecten uitgenodigd voor het geven van hun presentatie (minimaal vijf architecten). De visiepresentatie heeft tot doel een ‘goed gevoel’ te krijgen bij het bureau en de projectarchitect. De ‘ontwerpen’ zijn in dit stadium van iets minder belang. Met ‘visie’ wordt met name gedoeld op een mondelinge overdracht, ondersteund met ter plaatse gemaakte visualisaties (schetsontwerp). Eventueel kan de architect ervoor kiezen (of: door de gemeente Haren vriendelijk verzocht te worden) zijn of haar visie te verduidelijken door bijvoorbeeld met schetsen (schetsontwerp) en/of maquettes. Om een duidelijke visie op het project te kunnen ontwikkelen moeten de gegadigden worden voorzien van een voorlopig Programma van Eisen. Zij zullen bovendien circa zes weken de tijd moeten krijgen om presentaties voor te bereiden. Onderdeel van deze periode is een informatieronde. Al naar gelang de mate van gedetailleerdheid van de gevraagde informatie kan worden besloten voor de architecten een vergoeding beschikbaar te stellen. De gehele selectieprocedure zal circa drie maanden in beslag nemen. Het grote voordeel van het selecteren middels visiepresentaties is dat de opdrachtgever na opdrachtverstrekking de visie van de architect nog lichtelijk kan beïnvloeden, terwijl de architect wel uitgebreid heeft nagedacht over zijn visie die kan worden gezien als een eerste schetsontwerp.

12

4.

PROCESSEN, FASERING EN BESLUITVORMING

De voorbereiding wordt gefaseerd om op cruciale momenten te kunnen toetsen of de ontwerpen en technische uitwerkingen voldoen aan de door de gemeente vastgestelde uitgangspunten. Verder is er bij de fasering op gelet dat de fasen aansluiten bij de momenten dat besluitvorming wenselijk is. Gedurende de voorbereiding zullen de ontwerpen van grof naar fijn worden uitgewerkt. Navolgend zal de gekozen fasering worden toegelicht. Er zal regelmatig verwezen worden naar het tijdstroomschema (bijlage 1).

4.1

Processen en fasering Tijdens de definitiefase zijn de gebouweisen en -wensen integraal benaderd. Voor de uitwerking zullen drie processen ontstaan, namelijk ‘casco’, ‘inbouw’ en ‘kantoorconcept’. Verder is er nog een proces dat parallel meeloopt, namelijk het bestemmingsplan. Deze vier processen zijn qua besluitvorming en uitwerking op elkaar afgestemd. Casco Het cascoproces zal het gebouw ontwikkelen conform de kwantitatieve en kwalitatieve eisen. Het gaat hierbij om de indeling en opbouw van het gebouw, de gevels en de draagstructuur. Aan het einde van de voorbereiding is het gebouw technisch uitgewerkt in zogenaamde bestekken en bestektekeningen. Inbouw Het inbouwproces zal de facilitaire en vaste inrichting van het gebouw ontwikkelen. Hierbij moet worden gedacht aan de uitwerking van de publiekshal, de archieven, het bedrijfsrestaurant en andere facilitaire voorzieningen. Het resultaat van de voorbereidingen is dat de facilitaire uitgangspunten en het ontwerp van de vaste inrichting gereed is. Kantoorconcept Het kantoorconcept wordt ontwikkeld in het derde proces. In de definitiefase zijn de hoofduitgangspunten bepaald. Tijdens de voorbereidingsfase zullen de uitgangspunten voor de verschillende typen werkplekken en overlegruimten verder worden uitgewerkt. Bestemmingsplan en bouwvergunning Voor de locatie wordt een nieuw bestemmingsplan opgesteld. Hiervoor wordt de procedure doorlopen van ontwerp, besluitvorming en goedkeuring. Na goedkeuring van het bestemmingsplan kan de bouwaanvraag voor het gemeentehuis worden ingediend.

13

4.1.1

Fasering cascoproces De doorlooptijd van het casco bepaalt in wezen de hoofdfasering van het project. Dit komt enerzijds door de benodigde tijdsduur en anderzijds geeft dit proces de input voor de andere processen. De vorm van het gebouw is bijvoorbeeld nodig om het te kunnen indelen. Voorgesteld wordt bij het ontwerp en de ontwikkeling van het project de volgende fasen op hoofdlijn te hanteren; fase Schetsontwerp/Voorlopig Ontwerp, fase Definitief Ontwerp, fase bestek & tekeningen en fase uitvoering. De contracten met de ontwerpers zullen op deze fasen worden afgestemd, conform de DNR 2005 (voorheen SR 1997). Navolgend zal worden aangeven wat de hoofdactiviteiten en resultaten per fase zijn. Fase Schetsontwerp/Voorlopig Ontwerp Gedurende het Schetsontwerp/Voorlopig Ontwerp zal door de architect in beeldvormend overleg met de opdrachtgever het gebouwvolume, het uiterlijk worden bepaald. Naast het volume zal ook een indeling van het gebouw worden gemaakt voor de bijzondere, facilitaire en ondersteunende ruimten en ontsluitingen. De hoofdvormen worden bepaald. Het Voorlopig Ontwerp wordt getoetst aan het Programma van Eisen en het taakstellende budget. Definitief Ontwerpfase Tijdens de ontwerpfase heeft de geselecteerde architect het initiatief om het Programma van Eisen te vertalen naar technische hoofduitgangspunten. De constructeur, de installatieadviseur en de bouwfysisch adviseur adviseren de architect met betrekking tot de gebouwopzet en bepalen hun ontwerpuitgangspunten. Indien wordt gekozen voor de bouwteammethode, zal de aannemer naar aanleiding van het Voorlopig Ontwerp worden geselecteerd en zal direct aan het ontwerpteam worden toegevoegd. Prijs- en contractvorming uitvoerende partijen Deze fase vindt plaats tijdens de ontwerpfase. Op basis van de Voorlopig Ontwerpstukken zullen de uitvoerende partijen op basis van met name de prijs worden geselecteerd. Bij een passende prijs kan worden overgegaan tot het gunnen van het werk. Na overeenstemming zullen de uitvoerende partijen het ontwerpteam versterken en hun (technische) kennis inbrengen om tot het uiteindelijke ontwerp te komen. Fase bestek & tekeningen Gedurende deze fase wordt het ontwerp technisch uitgewerkt door de uitvoerende partijen. Nauwkeurige detaillering, materiaalkeuze en bevestigingen en uitvoeringsvoorschriften worden gemaakt. Het resultaat wordt nog éénmaal aan de opdrachtgever voorgelegd ter toetsing. Na akkoord kunnen de uitvoerende partijen starten met de werkvoorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden. Met dit akkoord eindigt de fase bestek en tekeningen.

14

Tijdens deze fase zal de architect de bouwvergunningsaanvraag voorbereiden en zullen de uitvoerende partijen deze verder uitwerken en indienen, zodat aan het eind van de fase de bouwvergunning is verleend. 4.1.2

Fasering inbouwproces De fasering van het inbouwproces bestaat uit drie fasen. Voor de verschillende faciliteiten en facilitaire ruimten zullen de uitgangspunten worden opgezet. Op basis van de uitgangspunten zullen vervolgens specificaties voor de ontwerpers worden gemaakt. De ontwerpers zullen vervolgens inrichtingselementen uitwerken. De volgende onderwerpen zullen worden uitgewerkt: • data en telefonie • veiligheid • beveiliging en toegang bewegwijzering • restaurant, koffievoorziening en catering • informatievoorziening (archief, post, reproductie) • vergadercentrum • facilitaire voorzieningen en interieur (boderuimten, goederenontvangst, fietsenstalling, opslag, groenvoorziening, kunst, et cetera) • publiekshal en dienstverlening Plan van Aanpak en uitgangspunten In de eerste fase zullen de uitgangspunten worden bepaald en zal worden overlegd met de lijnorganisatie in verband met de werkwijze. Aan de hand van de goedgekeurde uitgangspunten kan een inventarisatie worden gemaakt van de benodigde faciliteiten of systemen. Specificaties De benodigde voorzieningen of systemen worden gespecificeerd door middel van een Programma van Eisen, zodat ontwerpers kunnen starten met het ontwerp en de uitwerking. Ontwerp inrichting De vaste inrichting, of specifieke systemen worden bepaald of ontworpen. Tijdens de Voorlopig Ontwerpfase wordt de plaats van de vaste inrichting bepaald (middels een vlekkenplan), in het Definitief Ontwerp wordt de vaste inrichting met de voorzieningen gedetailleerd in kaart gebracht. De voorbereidingsfase is afgerond op het moment dat de voorzieningen zijn bepaald en geïnventariseerd. Deze zullen vervolgens gedurende de uitvoeringsfase worden verdeeld naar percelen en worden aanbesteed en opgedragen.

4.1.3

Fasering proces kantoorconcept Bij de ontwikkeling en implementatie van het kantoorconcept zal nadrukkelijk aandacht worden besteed aan beeldvorming en betrokkenheid van het management en de medewerkers. Per afdeling zal een concept worden uitgewerkt dat optimaal is

15

afgestemd op de betreffende werkprocessen, rekening houdend met de ruimtelijke en budgettaire kaders. Binnen de voorbereidingsfase zullen onderstaande stappen worden doorlopen. In bijlage 3 is het processchema voor de kantoorconceptontwikkeling schematisch weergegeven. Onderzoek en beeldvorming In de eerste fase is reeds middels een schriftelijke enquête een beeld gevormd van de werkprocessen, de werkstijlen, de functionele relaties en de ideeën die binnen de organisatie leven ten aanzien van de nieuwe werkomgeving. In deze fase zal aanvullend met een vertegenwoordiging van de organisatie een bezoek worden gebracht aan enkele gemeentehuizen (of andere kantoorgebouwen) om de beeldvorming te stimuleren. Doelstellingen en randvoorwaarden Het management van de gemeentelijke organisatie zal, op basis van de uitkomsten van de voorgaande stap, uitspraken moeten doen over de doelstellingen en randvoorwaarden, die leidend zullen zijn bij de uitwerking van de kantoorconcepten per afdeling. Onderdeel hiervan is het vaststellen van een ‘definitief vlekkenplan’, waarin de ruimte van elke afdeling wordt aangegeven op de plattegrond van het gebouw. Conceptontwikkeling per afdeling Door middel van workshops zal per afdeling een passend kantoorconcept worden uitgewerkt. Aan deze workshops nemen vertegenwoordigers van de afdelingen deel. Behalve aan de indeling, de inrichting en de vormgeving van de werkomgeving (de ‘hardware’) zal ook aandacht worden besteed aan de uitgangspunten met betrekking tot het gebruik van ruimten en voorzieningen (de ‘software’). 4.1.4

Bestemmingsplan De stedenbouwkundige randvoorwaarden voor het gemeentehuis (maximale bouwhoogte en bouwoppervlak en benodigde parkeerplaatsen) zijn inmiddels globaal vastgelegd en worden op korte termijn aan de omwonenden voorgelegd. Na dit meespraaktraject kan het bestemmingsplan worden opgesteld. Aan de hand van de globale stedenbouwkundige randvoorwaarden wordt een driedimensionale schets van het nieuwe gemeentehuis en de directe omgeving gemaakt. Deze schets wordt in mei 2007 vervaardigd en daarna besproken met de omwonenden. Na het overleg met omwonenden kan het concept bestemmingsplan worden opgesteld, bestaande uit een toelichting, voorschriften en een plankaart. In de toelichting van het bestemmingsplan wordt een motivering gegeven van het voorgenomen plan in relatie tot de geldende beleidskaders en in relatie tot de omgeving. Daarbij moet ook aandacht worden besteed aan de diverse relevante omgevingsaspecten zoals luchtkwaliteit, archeologie en water. Hierna wordt het bestemmingsplan eventueel aangepast en definitief afgerond.

16

4.2

Besluitvorming en rapportage Er worden twee typen besluitvorming onderscheiden: 1. de besluitvorming binnen de projectorganisatie 2. de besluitvorming door de opdrachtgever (college van burgemeester en wethouders/gemeenteraad) 1.

Besluitvorming en rapportage projectorganisatie Besluitvorming binnen de projectorganisatie vindt na elke (casco)fase plaats. De projectmanager zal de ontwerpen en uitgangspunten (laten) toetsen en de projectgroep en stuurgroep adviseren. Door middel van een fasedocument zal gerapporteerd worden over de financiën, de kwaliteit, de voortgang en de risico’s. Tevens vindt deze besluitvorming plaats voorafgaande aan de besluitvorming door de opdrachtgever.

2.

Besluitvorming opdrachtgever Besluitvorming door de opdrachtgever vindt plaats na het Voorlopig Ontwerp (hoofdopzet en uiterlijk van het gebouw). De ondernemingsraad zal eveneens de stukken als voorgenomen besluit voorgelegd krijgen. Tevens zullen de Milieuadviesraad, de Archiefinspecteur en de Brandweer het Voorlopig Ontwerp ter advisering voorgelegd krijgen. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de chefs MT zullen door de stuurgroepleden worden geïnformeerd, als eerste inzake het Voorlopig Ontwerp. Gedurende de besluitvorming zal verder worden gewerkt aan de volgende fase om voortgang te houden. Bij een (deels) negatief besluit over de voorgenomen plannen, worden financiële en tijdconsequenties vertaald naar nieuwe projectuitgangspunten. Op basis van het fasedocument Voorlopig Ontwerp zal aan het college gehoord de gemeenteraad worden gevraagd in te stemmen met het ontwerp en de bijbehorende kosten. Het Voorlopig Ontwerp zal worden getoetst aan de door de gemeenteraad vastgestelde uitgangspunten. Periodiek (per halfjaar) zal de stuurgroep het college en de gemeenteraad informeren en rapporteren over de algehele voortgang en mogelijke wijzigingen. De stuurgroep bepaalt welke onderwerpen aan het college en de gemeenteraad worden teruggekoppeld.

17

5.

PLANNING EN TIJDSASPECTEN

5.1

Planning Voor de planning (bijlage 1) is uitgegaan van een definitieve goedkeuring eind 2007 en een ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis uiterlijk eind 2010. Op dit moment wordt verwacht dat deze gehele termijn is benodigd. De totale doorlooptijd biedt geen ruimte voor tegenslagen of vertraging als gevolg van bezwaarprocedures en niet passende besluitvorming. De besluitvormingsmomenten tijdens de voorbereiding verwachten wij als volgt: • goedkeuring Voorlopig Ontwerp college mei 2008 • goedkeuring Definitief Ontwerp en bestek stuurgroep eind 2008 • goedkeuring prijs- en contractvorming uitvoering maart/april 2009

5.2

Risico’s Projectmatig werken en projectmanagement als taak houdt onder andere in het zoveel mogelijk sturen op vastgestelde uitgangspunten en het elimineren van mogelijke risico’s die in de toekomst van het project opdoemen. Naast een projectinhoudelijke taak om de activiteiten van betrokken derden in het project op elkaar af te stemmen en periodiek te toetsen, zal eveneens periodiek gekeken worden of afwijkingen dreigen. Met de huidige kennis van het project zijn de volgende onderwerpen als belangrijkste potentiële risico’s te benoemen: • bezwaren inzake procedures • geen passende besluitvorming over voorgaande fases • sterke wijzigingen in bedrijfsprocessen binnen de gemeente • verschil in verwachting bij verschillende belanghebbenden • beschikbaarheid medewerkers • marktontwikkeling (nog meer aantrekkende markt)

18

BIJLAGE 1 TIJDSTROOMSCHEMA PLAN VAN AANPAK

2 0 0 7

2 0 0 8

2 0 0 9

2 0 1 0

JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI D e f i n i t i e f a s e

V o o r b e r e i d i n g s f a s e

U i t v o e r i n g s f a s e

UITVOERING

TOETSING

UITLOOP

SELECTIE

GOEDKEURING

BOUWVAK

Goedkeuring Projectdossier

Nieuwbouw gemeentehuis Haren PROCESSCHEMA bouwteam

: Mei 2007 Datum Kenmerk : NAS1/070028/org/V4

CONTRACTVORMING

Selectie architect (Europees) Selectie overige ontwerpende partijen (evt. Europees)

Goedkeuring gemeenteraad Voorlopig Ontwerp

Plan van Aanpak Vlekkenplan alg. ruimten Uitwerken uitgangsp. Opstellen startdocument

Aanvraag sloopvergunning

Uitvoering casco (oplevering eind 2010) & verhuizing (eind 2010)

Goedkeuring Stuurgroep

Prijs- & contractvorming

Bestekken

Goedkeuring gemeenteraad uitvoeringscontracten

Sloop postkantoor

Bouwrijp maken

CASCO Uitwerken algemene ruimten en voorzieningen

Ontwerp inrichting


Toetsing VO aan: • Budget & PvE

Definitief Ontwerp

Toetsing bestek aan: • Budget & PvE

Voorlopig Ontwerp


Kick-off

• aankondiging • groslijst • preselecties

Definitieve selectie uitnodiging calculatieschema’s toetsing

Toetsing DO aan: • Budget & PvE

Voorselectie (Europees) uitvoer. partijen

Uitvoeringscontracten • stuurgroep

PROJECTDOSSIER

toetsing

• Stuurgroep • Gemeenteraad

Bestekken inbouwpakket

Aanbestedingen inbouwpakket • selectie/contract

Voorbereiden productie

Levertijd • binnenwanden • vloerbedekking

Uitvoering inbouwpakket tot eind 2010

INBOUW Voorbereiding Verkenning

• onderzoek & beeldvorming • doelstellingen & randvoorwaarden

Ontwikkeling UITWERKEN KANTOORCONCEPT PER AFDELING

Specialistisch inbouwpakket

Implementatie VOORBEREIDING ORGANISATIE TOT EIND 2010

KANTOORCONCEPT Reguliere bestemmingsplanwijziging

Aanvraag bouwvergunning

PROCEDURES

JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MRT APR MEI

BIJLAGE 2 TEKENINGEN BUREAU VIJN

bouwblok ca. 30 x 47 m

1

hoogte ca. 14,5 m

ca 7

.4

1

m

3

0 .3

ca

3

m

2

uitbreiding gemeentehuis haren

4


1


2


3

BIJLAGE 3 PROCESSCHEMA KANTOORCONCEPTONTWIKKELING

Processchema kantoorconceptontwikkeling gemeente Haren oktober 2005 - januari 2006

februari 2006 - juli 2006

LEIDINGGEVENDEN

MANAGEMENT

Managementsessie

Managementsessie

Interview- & vragenlijst resultaten

Ontwerp kantoorconcept

Interviews Ingrediënten & Voorwaarden

Vragenlijst resultaten

MEDEWERKERS

Presentatie

DATUM: mei 2007

augustus 2006 - oktober 2006

Vragenlijst

Excursie

FASE I - onderzoek & beeldvorming

Workshops (twee per afdeling)

FASE II - ontwikkeling

Vastgesteld ontwerp kantoorconcept & voorstel implementatie

Presentatie

FASE III - afronding DTP/070028/proj/processchema

COMMUNICATIEPLAN

O n d er w e rp / p ro j ec t V era nt woord e lijk e afd e ling /a dv is eur V era nt wo o r d e l ij k w et ho ud er p ro j ec t Gezien door communicat ie ( paraaf) Dat um plan

: : : : :

Nieuwbouw gemeentehuis F. Ka mm inga E.W . Bo ek el 7 sept ember 2007

P ro j e ct o m sc h r ij v ing : H et o u d e g e m ee n t eh u is v o ldo et n ie t me e r aan de crit eria voo r het verkrijg en van een g ebruiksvergunning. D erha lve heeft de raad in juni 2006 beslot en ov er t e gaan tot de bouw van een nieuw gemeenthuis o p de plek van het voorma lig e po st kantoo r op het Raadhuisplein 9 te Ha ren. D o e lst e l l in g en p ro j e ct : H et realis eren van e en nie uw g eme e nt e hui s b i n n e n het doo r de raad va stg est elde prog ramma van e i s en . A cht erg rond /aa n le id ing: H et o u d e g e m ee n t eh u is v o ldo et n ie t me e r a a n d e e i se n v a n d e ze t i j d . V e e lv u ld ig o n d er zo ek h eeft er u it e ind e lijk to e g e leid dat de keu ze is g eva llen o p een n ieu w te bo u wen g emeent eh u is. Zie oo k onze website www. haren.nl o nd er h et i co o n t j e n i eu w bo uw g em e ent eh u is . D o e lg ro ep en : • I n t er n : P er so n e e l, g em e en t e ra a d , co l l eg e, man a g em en t , o n d er n e m in g s ra a d en f a m i l ie . • E x t er n : Inw o n e rs v a n Har en , in won e rs v a n de g em ee nt e, o m won en de n( be l end en de bederijven en particulieren) , ondernemersv erenig ing , andere overheden , milieuadv iesraad e n o v e r ig e r e la t i e s. Contexta nalyse: • B i n nen h et p la n v a n a a n pak i s re ke n ing gehou den met een t ijdpa d waa rb in nen de r ea lisat ie afg ero nd moe t zijn . • D e g em ee nte raa d h e eft e en f inan c ie e l kad e r ge st e ld waarb inn en he t p roj ec t g ere a lis ee rd d i ent t e wor d en. • A spect en van ruimt e lij ke o rdening zoa ls hoogt e, roo ilijnen, uit zicht, inkijk, t ra n spa ra nt i e, t o ega nk e l ij k he i d, v o o r zi en i nge nn iv ea u , g e b ru ik sv r i en de l ij kh e id e. d.. • C o mmu n icat i e met b et r o kk en en o p ma a t zoa ls r ek en i ng ho ud end me t d e sp e c if i e k e b e lang en . • C o mmu n icat i e wo rdt g e o rg a n is ee rd o p de nu g eb ru ik e l ij k e w ij ze , v o lg ens h et a cv o du t i j m et hod e(act i ef, vo l le dig, du i de l ij k en t ijd ig) . Co mmu n icat iedo e lst e lling en : • Iedereen mo et op de hoogt e kunn en zijn van de planvo rming. • Beg r ip vrag en en creëren voo r het feit dat de g emeent e ov ergaat tot nieuwbo uw. • Po sit ief draagv lak creëren (public pro udness, t rot s). • B e t ro kk enhe i d /h u lp b ij de r ea l isa t i e .

Bood schap: • Ha ren • Ha ren • Ha r en • Ha ren

bouwt bouwt bouwt bouwt

een een e en een

n ieuw g emeent eh u is . o ntmo et ingsple k voo r de in wo ners (huis va n/voor de g emeenschap) . eff icië nt e en v e ilig e wer komg ev ing voo r haa r med e wer ke rs e n be stu ur . tra ns pa rant e raad zaa l d ie tevens kan dien en a ls t rou wzaa l.

M id de len en Me d ia: • D e g em ee n t e p a g i n a in h et H a r en er W e ekb la d . • D e int e rn ets ite www.ha ren.n l • I nfo rmat ieb ij e enko mst en. • R o n d le i d ing en. • O pe n h u is . • Fa miliedag. • Kleurplaat /p rij svraag voo r de j eugd. • A f sc he i d n em en v a n het o ud e g ebou w . • F e est e lij ke op en ing. Tijd pad pro cedu re: D e rea lisat ie van het plan za l vo lgens de va stg est elde planning va n december 2006 ( zie www. haren. nl). De doelstelling en ambitie is om in 2010 te v erhuizen naar het nieuwe g em ee n t eh u i s . W e zu l l en v o lge n s d e com mu n i ca ti e a f sp rak en b ij e lke s t a p i n h et pro c es c o m mu n i c er e n m et d e b et re f f e n d e d o e lg ro ep en . Organisat ie: Aan sp r eekp unt namens d e g emeen te is de p r oj ec t le ide r n ieu wbou w g em ee nt ehuis d e he er F. Ka mminga (050 -5339931). In ov erleg zullen de v erschillende werkzaamhe den worden uitg ezet b ij d e v er s c h i l l e n d e d is c i p l in e s . F inan c iën: D e nieuwbouw van het g emeent ehuis dient binnen het door de raad in juni 2006 va stg est elde f ina nc ië le kad e r t e wo rd en ge r ea lis e er d. Binne n d it b udge t za l vo ldoe nd e ru imte mo et en wo rd en g ereserveerd voor het on derdeel communicat ie. Monito ren: G ed ur en de h et pro je ct za l in d e gat en word en g eho ud en of de co mmu n icat ie het r es u ltaat b e re ikt h e eft wat we voo r og en hadd en . Eva luatie: Aan h et e ind e va h et pr oje ct za l he t on de rd e el com mu n icat ie af zon de r lij k wo rde n g e ëva lu ee r d.

Nieuwbouw gemeentehuis Haren PROJECTDOSSIER

Recommend Documents