Verkenning tot samenwerking van
gemeente Delft
en het
Hoogheemraadschap Delfland
op het gebied van archiefbeheer
versie juli 2012
1
Auteur: Bennie Blom, gemeentearchivaris Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland, In samenwerking met: Hans van Rijn, adviseur team DIV, Hoogheemraadschap Delfland Bert Klapwijk, chartermeester, Hoogheemraadschap Delfland Carla Lourens, sector hoofd middelen, Hoogheemraadschap Delfland Delft, juli 2012
2
1. Inleiding Archief Delft (AD), onderdeel van de gemeente Delft en het onderdeel Oud Archief en Bibliotheek (OAB) van het Hoogheemraadschap Delfland zijn al sinds de jaren vijftig van de vorige eeuw buren. De gebouwen waar de beide archiefinstellingen in gevestigd zijn grenzen ook aan elkaar. Samenwerking ligt erg voor de hand. Het werkgebied van de instellingen overlapt elkaar, inhoudelijk voeren zij dezelfde werkzaamheden uit en de uitdagingen waar zij voor staan zijn dezelfde. In dit document wordt beschreven op welk terrein beide archiefinstellingen zouden kunnen samenwerken en op welke manieren dit zou kunnen gebeuren.
2. Korte beschrijving Archiefinstellingen 2.1. Archief Delft Met de benoeming van mr. J. Soutendam tot gemeentearchivaris in 1859 wordt een start gemaakt met het professioneel beheer van het archief van de gemeente Delft. Ruim 150 jaar later maakt Archief Delft onderdeel uit van Erfgoed Delft eo. Naast het beheer van de archieven van de gemeente Delft is de gemeentearchivaris van Delft eveneens gemeentearchivaris van de gemeenten Rijswijk, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp. Deze samenwerking gebeurt op basis van een lichte gemeenschappelijke regeling. Hiermee heeft Archief Delft nadrukkelijk een regionale functie met een verzorgingsgebied van ruim 200.000 inwoners. Archief Delft beheert ruim 4500 strekkende meter archief en heeft formatie 9,5 fte en beschikt over circa 30 vrijwilligers. Naast deze archieven worden nog circa 30.000 boeken en circa 100.000 foto’s en vele prenten, prentbriefkaarten etc. beheerd. Via een aantal websites zijn inmiddels veel bronnen digitaal beschikbaar. In het collegeprogramma is opgenomen dat Erfgoed Delft in deze collegeperiode zou verzelfstandigen. Daarnaast wordt al enige jaren gewerkt aan een voorstel voor nieuwe huisvesting. Planning is om in 2015 in een geheel nieuwe huisvesting het Archief van de gemeente Delft te kunnen beheren en beschikbaar te stellen. Vooralsnog is in het bedrijfsplan Erfgoed Delft aangegeven dat er een voorkeur is voor bouw op het terrein van het bedrijvenschap Harnaschpolder, topografisch gezien het centrum van Delfland! Het beheer van de archiefbewaarplaats wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris. Het bestuur van de gemeente is gedualiseerd zodat besluitvorming over de uitvoering van het archiefbeheer is voorbehouden aan het college1.
2.2. Oud Archief en Bibliotheek Hoogheemraadschap Delfland Het Hoogheemraadschap van Delfland bezit 115 archieven, waarvan het oudste archief begint in de veertiende eeuw. In de archieven is een schat aan geografische, bestuurlijk-juridische, genealogische
1
In sommige gevallen is instemming nodig van de gemeenteraad, die zulks slechts kunnen toetsen aan strijdigheid met de wet of met het algemeen belang.
3
en technische informatie in te zien. Belangrijk onderdeel van Delflands archieven zijn de kaarten en tekeningen. De archieven bevatten kaartmateriaal vanaf midden zestiende eeuw. Aan een aantal van de archieven is een inventaris gekoppeld, die veelal ook via het internet toegankelijk zijn. Zijn de inventarissen nog alleen op papier beschikbaar dan kunnen ze worden geraadpleegd bij de studiezaal van Delfland, waar de archieven ook kunnen worden ingezien. Naast archieven en kaarten biedt het OAB een verzameling van ongeveer 1.900 foto's en een bibliotheek bevattende 9000 titels op het gebied van waterstaat, zowel van historische als moderne aard. Veel foto's en kaarten zijn inmiddels gescand (gedigitaliseerd) en dus voorbereid op publicatie op het internet. Verschillende boeken en kaarten kunnen gekocht worden bij OAB, ook rechtstreeks via het internet. OAB heeft vier medewerkers. Het beheer van het archief wordt uitgevoerd door de secretaris-directeur.
3. Activiteiten Kerntaken archiefbeheer Informatie- en Archiefbeheer heeft een meervoudig doel. Allereerst is het nodig voor een consistente bedrijfsvoering. In het archief worden activiteiten en besluiten vastgelegd. Welk besluit is toen genomen, wat waren de voorwaarden en waarom zijn specifieke activiteiten verricht. Een ander belang is de mogelijkheid die het archief biedt tot verantwoording van genomen beslissingen voor het eigen bestuur en in geval van de overheid ook voor de maatschappij. Tot slot is het archief het geheugen van een organisatie en kan het nageslacht dit raadplegen en onderzoeken. Bij het Hoogheemraadschap is vooral de relatie met de bedrijfsvoering erg nauw. Met regelmaat worden, soms eeuwenoude, besluiten geraadpleegd om de juridische status te kunnen achterhalen. De wetgever heeft gemeend gezien deze belangen de werkzaamheden rondom Archiefbeheer bij de overheid te reguleren en vast te leggen in de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling. In de Archiefverordening kunnen decentrale overheden invulling geven aan hun verplichting. Daaruit volgen de wettelijke taken voor die gemeente en Hoogheemraadschap moeten uitvoeren. Naast deze wettelijke taken bestaan er aanverwante taken die enerzijds tot doel hebben de mogelijkheden van het gebruik van archief te promoten.
3.1. Wettelijke taken Uit de Archiefwet 1995 (AW) volgen een drietal hoofdtaken voor gemeente en waterschap namelijk: het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarin overgebrachte archieven (art. 32 lid 1 en art. 37 lid 1 AW ) het (kosteloos) ter beschikking stellen van archiefbescheiden die zich in de archiefbewaarplaats bevinden (art. 17 lid 1 jo. art. 14 AW), zowel intern als extern
4
het toezicht, onder bevelen van het dagelijks bestuur, op het beheer van de nog nietovergebrachte archieven (art. 32 lid 2 en art. 37 lid 2 AW) Zowel gemeente als waterschap hebben een zogenaamde archiefverordening die ingevolge art. 30 lid 1 en ar. 35 lid 1 AW is voorgeschreven. In deze verordeningen staan ook nog een paar taken die aan de beheerder van de archiefbewaarplaats worden toebedeeld namelijk onderzoek voor derden in de archieven op basis van een onderzoekstarief (art. 11 en 12 Archiefverordening Delft 1996 en art. 11 lid 1 en 2 Archiefverordening Delfland 2011) het opnemen van archiefbescheiden en documentaire verzamelingen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht (art. 10 Archiefverordening Delft 1996 en art. 10 Archiefverordening Delfland 2011)
3.2. Bovenwettelijke taken Deze taken zijn niet vastgelegd in wet en regelgeving maar kunnen essentieel zijn om kennis en kunde over de archiefcollectie te vergroten en het publieksbereik te verbreden. Ook is het mogelijk dat zo’n bovenwettelijke taak een wettelijke taak invult, bijvoorbeeld bij het digitaal beschikbaar stellen. het verzorgen van educatieve programma’s voor scholen (meestal door invulling van het cultuurmenu dat in een onderwijsprogramma is opgenomen) die ten eerste inzicht geven in het belang van archieven voor de samenleving en als bron voor een (wetenschappelijk) onderzoek. het op zodanige wijze beschikbaar stellen van de beheerde archieven dat het benutten ervan voor een breder publiek mogelijk is. Bijvoorbeeld door digitalisering en beschikbaar stellen via internet waardoor deze 24/7 beschikbaar zijn. het opzetten van een onderzoeksprogramma, het meewerken met publicaties waardoor de kennis van en over het archief wordt vergroot. het verzorgen van historische rondleidingen het beheren (fysiek en intellectueel) van corporele documenten (museale stukken).
5
4. Uitdagingen 4.1.
Beheer: Een e-depot, het archief van morgen
De Archiefwet 1995 is niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden maar op alle archiefbescheiden ongeacht hun vorm dus ook bijvoorbeeld digitale informatie. De opkomst van het nieuwe werken, zaakgericht werken en de daarmee gepaard gaande toename van digitalisering van werkprocessen vergt een specifieke kennis van de archivaris, zowel als toezichthouder maar ook als beheerder. Een aanzienlijk gedeelte van de digitale documenten zal na verloop van tijd moeten worden ondergebracht in de archiefbewaarplaats. Om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te houden zullen maatregelen en voorzieningen nodig zijn om de digitale bescheiden in beheer te nemen. Al enige jaren wordt daarom gesproken van de nodige ontwikkeling van het zogenaamde e-depot. Er zijn momenteel een aantal grote archiefinstellingen bezig met deze ontwikkelingen (enerzijds het Nationaal Archief en het gemeentearchief Rotterdam en anderzijds het stadsarchief Amsterdam). In de onlangs uitgebrachte archiefvisie van de staatssecretaris van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen wordt deze ontwikkeling als belangrijk speerpunt gezien. Het is evident dat grote instellingen een e-depot voorziening kunnen ontwikkelen. Delft en HH Delfland zijn zelf te klein deze voorziening te ontwikkelen. Samenwerking zorgt voor een zodanige schaalvergroting dat het volgen en aansluiten op deze ontwikkelingen beter mogelijk is.
4.2.
Toezicht: De revitalisering van het archieftoezicht
Momenteel is de wet revitalisering generiek toezicht in behandeling bij de eerste kamer. Deze wet veroorzaakt een wijziging in de structuur van het archiefwettelijk toezicht. Het toezicht op de zorg zal door de provincie meer op afstand plaats gaan vinden volgens de methodiek die deze wet biedt. Dit houdt in dat het toezicht op het beheer door de archivaris/secretaris zwaarder wordt. Zo zal de archivaris voor de provincie het aanspreekpunt worden als het gaat om het aanleveren van gegevens. De archivaris zal dus zelf het toezicht moeten houden op bijvoorbeeld de archiefruimten. Inmiddels is een instrument ontwikkeld om de zogenaamde horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen handvaten te geven. Door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) is er tevens een model gemaakt om te berekenen hoeveel formatie inspectie bij een gemeente cq waterschap aanwezig zou moeten zijn. Toezicht op enige afstand, bijvoorbeeld door een zelfstandige organisatie is onafhankelijker en komt de kwaliteit van het toezicht en uiteindelijk de kwaliteit van het onder toezicht staande ten goede. Toezicht staat niet op zichzelf maar is onderdeel van het gehele kwaliteitszorgsysteem dat rond archief- en informatiebeheer moet zijn getroffen.
4.3.
Beschikbaarstelling: Open DATA en HERGEBRUIK van INFORMATIE
Een belangrijke taak van een archiefbeherende instelling is het beschikbaar stellen van informatie. Steeds vaker wordt gevraagd om analoge informatie te digitaliseren en vervolgens via bijvoorbeeld het web beschikbaar te stellen. Op die manier is het mogelijk om 24 uur / 7 dagen dienstverlening te bieden. Op die manier ontstaat er ook een mogelijkheid om informatie met behulp van het publiek 6
op gedetailleerd niveau te ontsluiten. Een voorbeeld hiervan is het project velehanden.nl waar zogenaamde militieregisters toegankelijk worden gemaakt. Een andere ontwikkeling is de zogenaamde open overheid en open data. Archiefinstellingen zijn informatie beherende instellingen en hebben dus veel overheidsdata, al dan niet digitaal. Door het beschikbaar stellen kunnen gebruikers informatie hergebruiken. Gebruikers kunnen op die manier bijvoorbeeld applicaties ontwikkelen waarin die data gebruikt worden. Met deze digitale mogelijkheden verandert ook de traditionele fysieke studiezaal. Bezoekers komen beter voorbereid naar de studiezaal en kunnen gerichte vragen stellen. Bezoekersaantallen dalen maar aanvragen uit archieven nemen juist toe. De digitale mogelijkheden bieden ook de mogelijkheid om op andere plaatsen en op afstand diensten te verlenen. Een voorbeeld is het inrichten van een Historisch Informatiepunt in een bibliotheek (Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp) en het gebruik van de chatfunctie (RA Tilburg, BHIC) om op avonduren gebruikers behulpzaam te zijn bij hun digitale zoektocht.
4.4.
Depot
Hoewel digitalisering zal bijdragen aan een lagere fysieke depotbehoefte blijven vooralsnog de fysieke archieven bestaan. De huidige archiefbewaarplaats van Archief Delft aan de Oude Delft is weliswaar goedgekeurd door Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland (18 november 1957) bij de oplevering maar is inmiddels meer dan 50 jaar oud en voldoet niet meer aan de huidige regelgeving. Voor wat betreft HHD dateert de goedkeuring voor de archiefbewaarplaats door Gedeputeerde Staten die dateert uit 1971.
4.5.
Personeelsbeleid
De markt voor deskundig archiefpersoneel is schaars. De verwachting voor studenten die afstuderen met een diploma Archivistiek worden steeds lager. Bij Archief Delft is er momenteel sprake van situatie waarop er een één medewerker één functie wordt uitgeoefend en er vaak geen vervanging is indien deze medewerker uitvalt. Aan sommige taken wordt helemaal niet meer toegekomen (educatie, inspectie). Schaalvergroting zou hier voor enige lucht kunnen zorgen. Niet alleen om het huidige takenpakket aan te kunnen maar ook om de uitdagingen die hierboven beschreven staan het hoofd te kunnen bieden.
7
5. vormen van Samenwerking Samen staan de beide archiefinstellingen sterker. Er zijn verschillende samenwerkingsvormen mogelijk. Hieronder volgen de vormen die momenteel in gebruik zijn en waaraan gedacht kan worden:
5.1.
Dienstverleningsconcept vanuit gemeente Delft
De gemeente Delft is als ‘centruminstelling’ (Archief Delft) Archief Delft voert de archiefwettelijke taken van HHD uit op basis van een overeenkomst. Dit kan zowel een privaatrechtelijke overeenkomst zijn als een (lichte) gemeenschappelijke regeling. Beide vormen worden toegepast. De publiekrechtelijke samenwerking heeft voor de gemeente ingevolge onder andere art. 160 lid 2 Gemeentewet een voorkeur. In deze overeenkomst cq regeling kunnen dan diverse zaken worden geregeld in een basispakket: de bewaring van overgebracht, fysiek archiefmateriaal, conform artikel 3 Archiefwet 1995; de opslag van overgebracht digitaal archief, gedigitaliseerd archief- en collectiemateriaal; de opslag en het beheer van de beheers- en ontsluitingsgegevens van de overgebrachte archieven, conform artikel 3 Archiefwet 1995 en Ministeriele regeling 2010; presentatie van de ontsluitingsgegevens van de overgebrachte archieven via internet; de tijdelijke uitleen van overgebrachte archieven of onderdelen daarvan; de dienstverlening uit de overgebrachte archieven aan raadplegers daarvan in de studiezaal, conform artikel 14 Archiefwet 1995; uitlening uit in bewaring gegeven archieven voor eigen organisatie; het toezicht op het beheer van de nog niet-overgebrachte archieven conform artikel 32 Archiefwet 1995; het verlenen van advies en ondersteuning in de documentaire informatievoorziening en vorming en beheer van de nog niet overgebrachte fysieke en digitale archieven en collecties.
Naast het basispakket zijn er aanvullende de diensten, die op basis van offerte of werkplan kunnen worden ingevuld, men kan hierbij denken aan: de actieve acquisitie van archieven en collecties van derden; de uitvoering van ontsluiting en conservering conform eisen van de gemeentearchivaris van over te brengen archieven en collecties, voor zover deze nog niet aan die eisen voldoen; de uitvoering van aanvullende conservering en restauratie van de overgebrachte archieven boven de wettelijke eis van goede staat; 8
de uitvoering van aanvullende ontsluiting van de overgebrachte archieven boven de wettelijke eis van geordende en toegankelijke staat, de reproductie op microfilm, microfiche of andere fotografische drager van onderdelen van de archieven en collecties, dan wel de coördinatie van de uitbesteding daarvan; de digitalisering van onderdelen van de archieven en collecties, dan wel de coördinatie van de uitbesteding daarvan; het voorbereiden van, medewerken aan en/of uitvoeren van de presentatie of uit de archieven en collecties in publicaties, rondleidingen, tentoonstellingen op internet of anderszins; het beheren van de museale collectie, die wat HHD betreft nauw verbonden is aan de archiefcollectie. Voorwaarden voor dit model zijn dat de archiefbewaarplaats van de gemeente Delft wordt aangewezen als archiefbewaarplaats van het Hoogheemraadschap en de gemeentearchivaris van Delft wordt aangewezen als waterschapsarchivaris van het Hoogheemraadschap Delfland. De bibliotheek en de topografisch historische atlas kunnen conform dit model worden meegenomen in het beheer. Er zijn werkzaamheden van het OAB Hoogheemraadschap die vallen in het aanvullende pakket en door middel van een werkplan kunnen worden ingevuld: de inventarisatie van enkele nog niet geïnventariseerde archieven. het voor internet geschikt maken van een tiental archiefinventarissen, historische kaarten, tekeningen en perkamenten akten. Voor de totstandkoming van historische publicaties leveren van informatie en actieve medewerking. Niet al het archief is in goede staat. In de ongeveer 190 strekkende meter polderarchief bevinden zich nog stukken met schade, die gerestaureerd moeten worden. Hiervan is een schadeoverzicht aanwezig. In de polderarchieven bevinden zich enkele honderden historische kaarten en tekeningen die nader toegankelijk gemaakt moeten worden en gedigitaliseerd om op het internet beschikbaar te hebben.
Aan deze vorm van samenwerking zitten de hier na volgende voor- en nadelen: Voordelen er kan gedifferentieerd worden in dienstverlening is laagdrempelig en kan dienen als opmaat voor een organisatorisch samengaan 9
Nadelen versnippering in beheer mogelijk omdat er geen sprake is van uniformiteit (bijvoorbeeld twee studiezalen, twee beheerssystemen) maar ook omdat er verschillende diensten kunnen worden afgenomen. geen of minder beleidsinvloed van dienst vragende partij indien het gaat om een overeenkomst zonder bestuurscommissie. minder slagvaardig meer administratief werk, geen volledige synergie. Voldoet niet aan de verzelfstandiging zoals in het huidige collegeprogramma (2010-2014) van de gemeente Delft is opgenomen.
5.2.
Organisatorisch samengaan
AD en OAB in één organisatie samenvoegen (Regionaal Archief Delfland) Deze nieuwe organisatie voert de archiefwettelijke taken uit van zowel HHD als de gemeente Delft. Daartoe dient een gemeenschappelijke regeling te worden aangegaan op het gebied van archiefbeheer. Een veel beproefd concept dat goed werkt op het gebied van Archiefbeheer. Ook is hier ervaring met regelingen tussen gemeente(n) en waterschap(pen). Bijvoorbeeld Regionaal Archief West Brabant, waarin waterschap Brabantse Delta deelneemt. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van een gemeenschappelijke regeling het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, AW); het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, AW); de benoeming van de (directeur van die dienst die als) gemeente-/waterschapsarchivaris (gaat functioneren), artikel 32, derde lid (voor gemeente) en artikel 37, derde lid (voor waterschap), AW; het aanwijzen van de gemeentelijke/waterschaps archiefbewaarplaatsen, artikel 31 (gemeente) en artikel 36 (waterschap) AW; het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid (voor gemeente) en art. 37, tweede lid (waterschap) Archiefwet 1995. De in 5.1. genoemde taken worden dan automatisch door het gemeenschappelijk orgaan uitgevoerd. Aan deze vorm van samenwerking zitten de hier na volgende voor- en nadelen:
10
Voordelen de voorgenomen verzelfstandiging, opgenomen in het huidige collegeprogramma (20102014), van o.a. Archief Delft kan hiermee worden ingevuld de inspectie komt op een onafhankelijker positie te staan t.o.v. de deelnemende organisaties; bedrijfsvoering kan efficiënter worden ingevuld. Archief Delft heeft door haar specifieke taak binnen de gemeente een zelfstandige positie waarop bijvoorbeeld de standaard ICT voorzieningen niet zijn afgestemd. het gemeentebestuur en het waterschapsbestuur wordt beter betrokken bij de invulling van de archiefwettelijke taak. Begroting, Jaarplan en Rekening passeren de besluitvormende onderdelen (bestuur HHD en gemeenteraad). Beleidsmatig is er meer invloed via het bestuur van de organisatie.
Nadelen bestuurder dient zitting te nemen in het bestuur, dat overigens niet heel vaak per jaar bij elkaar hoeft te komen. archiefbeheer komt verder van de organisatie af te staan. Dienstverlening zal meer via concrete afspraken tot stand moeten komen. alle aspecten van beheer dienen te worden overgedragen aan de nieuwe organisatie (depot, beheerder, personeel)
5.3.
Conclusie
Hoewel een organisatorisch samengaan een voorkeur heeft is dit wellicht nog een te grote stap. Erfgoed Delft en Archief Delft zijn zich momenteel aan het oriënteren op een verzelfstandiging. Omdat er meerdere partners betrokken zijn is het goed gelijk op te trekken. Daarom zou in eerste aanzet gekozen kunnen worden voor een lichte gemeenschappelijke regeling waarbij Delft als dienstverlener optreed, gelijk dat nu ook voor de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland gebeurt. Het aangaan van welke vorm van samenwerking ook heeft financiële gevolgen. Daarnaast zijn er personele gevolgen voor de medewerkers bij het Hoogheemraadschap. Deze zijn in dit document niet meegenomen. Er is een kostenplaatje te maken voor het basispakket en op basis van de bestaande notitie uit 2010 en nadere gegevens van het Hoogheemraadschap Delfland kan invulling worden geven aan een concept werkplan. De gemeente Delft is bereid in gesprek te gaan met het Hoogheemraadschap op welke (juridische, arbeidsrechtelijke) vorm het huidige personeel onderdeel kan blijven bij deze samenwerking. Hun inzet zou dan kunnen worden verrekend in het werkplan en een klein deel van het basispakket (als het gaat om dienstverlening). 11
Bijlage: kengetallen
Beheerde strekkende meters
Werkgebied
Archief Delft
OAB HHDelfland
4.500 m1
Periode 1319-1989
(oudste 1246)
1.550 m1
219.000 inwoners
41.000 hectare 1.400.000 inwoners
Medewerkers2
13 (9,4 fte)
5 (1 medewerker voor bibliotheek/semistatisch archief) totaal 4,6 fte
Bezoekers 2011
1.780
700 (intern en extern samen)
Bezoek website 2011
151.131
193.369
Informatieverzoeken 2011
4.570 archief
500 (mail)
350 bibliotheek 406 onderzoeksaanvragen
2
Exclusief overhead PIOFAH
12
