Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam Eindejaarsverslag bestuur 13 Bestuursjaar 2013-2014
Inhoudsopgave 1 Introductie
4
2 Bestuur
5
3 Beleid 3.1 Organisatie der via . . 3.1.1 Doelstellingen . 3.2 Archivaris . . . . . . . 3.2.1 Doelstellingen . 3.3 Commissaris onderwijs 3.3.1 Doelstellingen . 3.4 Sponsoring . . . . . . 3.4.1 Doelstellingen . 3.5 Alumni . . . . . . . . 3.5.1 Doelstellingen . 3.6 Vrienden van via . . . 3.6.1 Doelstellingen . 3.7 Informatiekunde . . . 3.7.1 Doelstellingen .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
6 6 6 7 7 7 7 8 8 9 9 9 9 9 9
4 Behaalde resultaten buiten het beleidsplan 4.1 Werk voor de UvA . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Professionaliteit . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Amsterdam Faculty of Science . . . . . . . . 4.4 Verenigingskamers & B`etabar . . . . . . . . 4.5 Eindeprojectmaand borrel . . . . . . . . . . 4.6 Masternieuwsbrief . . . . . . . . . . . . . . 4.7 B`etadagen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
11 11 11 11 11 12 12 12
5 Stichtingen 5.1 Overzicht . . . . . . . . . . 5.2 Stichting VER . . . . . . . 5.2.1 Reiscommissieleden . 5.2.2 Organisatie . . . . . 5.2.3 Kennisoverdracht . . 5.3 Stichting AWESOME IT . . 5.3.1 De stichting . . . . . 5.3.2 Doelstellingen . . . . 5.3.3 Toelichting . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
13 13 13 13 13 14 14 14 14 15
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
6 Commissies 16 6.1 Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 6.2 Actiecommissie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 6.2.1 Doelstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
6.2.2 Toelichting . . . . . . Barcommissie . . . . . . . . . 6.3.1 Doelstellingen . . . . . 6.3.2 Toelichting . . . . . . Boekencommissie . . . . . . . 6.4.1 Doelstellingen . . . . . 6.4.2 Toelichting . . . . . . Caviacommissie . . . . . . . . 6.5.1 Doelstellingen . . . . . 6.5.2 Toelichting . . . . . . Congrescommissie . . . . . . 6.6.1 Doelstellingen . . . . . 6.6.2 Toelichting . . . . . . Eerstejaarscommissie . . . . . 6.7.1 Doelstellingen . . . . . 6.7.2 Toelichting . . . . . . Feestcommissie . . . . . . . . 6.8.1 Doelstellingen . . . . . 6.8.2 Toelichting . . . . . . Gamingcommissie . . . . . . . 6.9.1 Doelstellingen . . . . . 6.9.2 Toelichting . . . . . . ICT-commissie . . . . . . . . 6.10.1 Doelstellingen . . . . . 6.10.2 Toelichting . . . . . . Informatiekundigencommissie 6.11.1 Doelstellingen . . . . . 6.11.2 Toelichting . . . . . . Keldercommissie . . . . . . . 6.12.1 Doelstellingen . . . . . 6.12.2 Toelichting . . . . . . Marketingcommissie . . . . . 6.13.1 Doelstellingen . . . . . 6.13.2 Toelichting . . . . . . Onderwijscommissie . . . . . 6.14.1 Doelstellingen . . . . . 6.14.2 Toelichting . . . . . . Reiscommissie . . . . . . . . . 6.15.1 Doelstellingen . . . . . 6.15.2 Toelichting . . . . . . Vrouwencommissie . . . . . . 6.16.1 Doelstellingen . . . . . 6.16.2 Toelichting . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18 18 18 18 19 19 19 19 19 20 20 20 20 21 21 21 21 21 21 22 22 22 23 23 23 24 24 24 24 24 24 25 25 25 26 26 26 27 27 27 27 27 27
Bestuur 13
1
1
INTRODUCTIE
Introductie
In dit eindejaarsverslag zullen wij, het 13e bestuur der via, het volledige bestuursjaar van februari 2013 tot februari 2014 evalueren.
4
Bestuur 13
2
2
Bestuur • Voorzitter: Fokke Dekker. • Vicevoorzitter & Penningmeester: Tijmen Zwaan. • Secretaris: Jelte Fennema. • Commissaris Acquisitie: Jonas Lodewegen. • Commissaris Onderwijs: Victor den Haan. • Algemeen bestuurslid: Julien van der Werve.
5
BESTUUR
Bestuur 13
3
3
BELEID
Beleid
3.1 3.1.1
Organisatie der via Doelstellingen
• De commissiedraaiboeken laten overzetten door de co¨ordinatoren. • Draaiboeken voor de commissaris onderwijs en archivaris opzetten. • Een beschermde omgeving op de wiki opzetten voor bestuur en co¨ ordinatoren. • De rekeningen van de stichtingen in gebruik nemen. • Kelderleden breder inzetten bij verkoop. • Een standaard verkoopmodel voor kelderleden opzetten, te gebruiken door de commissies. • De statuten en het huishoudelijk reglement vernieuwen. • De meeste externe vergaderingen van stichtingen en verenigingen waarbij via is aangesloten bezoeken. • De meeste bezittingen van via inventariseren. Het overzetten van de draaiboeken naar het nieuwe wiki-systeem heeft een fatale klap gekregen bij het verlies van data en daarmee de oude website. Hierdoor zijn veel draaiboeken verloren gegaan. Deze zijn nog niet volledig hersteld en dit is dus een taak die we overdragen aan het volgende bestuur. Het wiki-systeem is inmiddels in een vergevorderde staat en zal zeer waarschijnlijk komend jaar opgeleverd worden. Er zijn draaiboeken voor de commissaris onderwijs gemaakt, deze zijn niet volledig omdat commissaris onderwijs een brede taak is die op verschillende manieren ingevuld kan worden. Toekomstige commissarissen onderwijs zullen dit dus moeten bijwerken. De rekeningen van de stichtingen zijn in gebruik genomen. Alle financiele transacties van deze stichtingen verloopt nu via de juiste rekeningen. Daarnaast zijn er bij elke rekening spaarrekeningen aangemaakt om reserveringen op weg te schrijven. Het standaard verkoopmodel zoals het ge¨ıntegreerd was op de oude website is met het verlies daarvan mede verloren gegaan. Op de nieuwe website is een alternatief ontwikkelt, wat nog verder uitgewerkt moet worden om volledig in ere hersteld te worden. De ict-commissie zal dit verder ontwikkelen. Het wijzigen van de statuten is opgestart. Dit is een langdurig proces en het is 6
Bestuur 13
3
BELEID
dan ook nog niet afgerond. De eerste algemene ledenvergaderingen voor de statuutswijzigingen zijn geweest. De meest basale veranderingen zijn geformuleerd en worden de komende periode verder uitgewerkt. Wij zullen dit overdragen aan het nieuwe bestuur en hebben er alle vertrouwen in dat zij dit tot een goed einde zullen brengen. Er is een inventaris gemaakt van alle bezittingen van via. Er is vanwege de hoge inkomsten van de vereniging ervoor gekozen om alleen de bezittingen met een hoge aanschafwaarde op de balans te zetten. Denk hierbij aan de koelkasten of de computer. Voor deze producten word er een bedrag gereserveerd om te zorgen dat als er iets onverwachts kapot gaat een toekomstig bestuur niet met onverwachte kosten komt te zitten. Het zou verstandig zijn voor toekomstige besturen om hier mee door te gaan.
3.2 3.2.1
Archivaris Doelstellingen
• De ledendatabase generaliseren. • De oude digitale archieven doorlopen en herschikken. • De fysieke archieven doorlopen, herschikken en digitaliseren. • Een inventaris van bezittingen van via maken. • Zorg dragen voor het opstellen van de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement. Vanwege persoonlijke redenen hebben we een gedeelte van het jaar met een bestuurslid minder gewerkt. Hierdoor zijn de doelstellingen van de archivaris als lage prioriteit beschouwd, waardoor ze niet allemaal zijn gedaan. De ledendatabase is gegeneraliseerd, mede doordat we nu een nieuwe website gebruiken. De aanzet voor het veranderen van de statuten en het huishoudelijk regelement is gegeven en wordt doorgegeven aan het volgende bestuur. Het wegvallen van een bestuurslid heeft er ook voor gezorgd dat de archieven nog maar deels zijn gedigitaliseerd. Verder is er een inventarisatie van de bezittingen van via gemaakt.
3.3 3.3.1
Commissaris onderwijs Doelstellingen
• De boekenverkoop leiden. • Onderwijsgerelateerde commissies co¨ordineren. • Overzicht houden over alle onderwijsgerelateerde zaken binnen via.
7
Bestuur 13
3
BELEID
• Als contactpersoon optreden tussen via en de universiteit. De commissaris onderwijs fungeert als verzamelpunt van alle onderwijsgerelateerde zaken binnen en rond via. Dit is erg voordelig gebleken en we zijn tevreden met het opnieuw aanstellen van een bestuurslid met deze functie. Alle onderwijsgerelateerde informatie bij ´e´en persoon hebben, heeft als grootste voordeel dat alle opgedane kennis en vaardigheid in alle richtingen kan worden gebruikt. Het leiden van de boekenverkoop gaat goed, maar is wel te veel werk voor ´e´en persoon. Er is daarom als advies doorgegeven aan het nieuwe bestuur om weer een boekencommissie te gebruiken. Het versturen van een nieuwsbrief met informatie uitsluitend over de boekenverkoop is bevallen, dit kan gemakkelijk doorgezet worden. via heeft een nieuwe boekenleverancier, daarmee is ook het systeem van boeken verkopen veranderd. Er wordt via de webshop bestelt aan het begin van het semester, waarna de boeken in de kelder kunnen worden opgehaald. De commissaris onderwijs de co¨ordinatie van de Onderwijscommissie toevertrouwen is erg voordelig gebleken, omdat door het overzicht eenvoudig de haalbaarheid en noodzakelijkheid van activiteiten kan worden bepaald. Dit is niet meer noodzakelijk voor komende jaren, gezien er nu een goed lopende commissie is. Het als contactpersoon optreden tussen via en de universiteit is ook erg nuttig, echter alleen wat betreft de onderwijsgerelateerde zaken. Alle andere communicatie vanuit de universiteit wordt door de secretaris opgepakt.
3.4 3.4.1
Sponsoring Doelstellingen
• Een formule opstellen om kortingen voor sponsoren te berekenen. • Zorg dragen voor het bijhouden van huidige contacten. • Zoeken naar nieuwe samenwerkingsmogelijkheden met het bedrijfsleven. De inbegrote sponsorinkomsten zijn ruim behaald en ook de verhoging als onderdeel van het halfjaarsverslag is behaald. Ook zijn er een handvol nieuwe samenwerkingen opgestart. Het opstellen van een formule is gebeurd, maar vrijwel onmiddelijk bleek dit niet een gewenste manier van werken op te leveren. Hierdoor is deze niet meer in gebruik. Gedurende het jaar hebben er verschillende educatieve en ontspannende activiteiten plaatsgevonden.
8
Bestuur 13
3.5 3.5.1
3
BELEID
Alumni Doelstellingen
• Een alumnivereniging opzetten. • De UvA betrekken bij het opzetten van de alumnivereniging. De UvA heeft dit jaar het 2e lustrum van alle Bachelor- en Masteropledingen binnen het Informatiewetenschappen domein gevierd. Tijdens deze dag was er een programma met onder andere lezingen en workshops, waarbij veel alumni aanwezig waren. via werd hier gerepresenteerd door een stand met promoters, waar aanwezige alumni zich konden inschrijven voor de alumni mailinglijst, welke de basis zal vormen voor de alumnivereniging. Verder zal deze lijst actief bijgehouden moeten worden door middel van het toevoegen van afgestudeerde studenten. De eerste gesprekken over een eventueel vaker plaatsvindend alumni event hebben plaatsgevonden. Dit geeft een mooi opstapje voor het volgende bestuur om dit voort te zetten.
3.6 3.6.1
Vrienden van via Doelstellingen
• Vrienden van via opzetten. • De Cavia naar Vrienden van via opsturen. • Een borrel voor Vrienden van via organiseren. Vrienden van via is opgezet en de eerste inschrijvingen zijn geschied. Zij zullen dan ook de cavia ontvangen en zal er ook een borrel ter ere van hen worden georganiseerd. We kunnen stellen dat er minder vraag blijkt te zijn naar een dergelijke dienst voor niet-leden dan verwacht. Na evaluatie blijkt dat het waarschijnlijker is dat deze dienst meer gebruikt wordt voor vrienden/relaties van leden die mee willen op een activiteit van via .
3.7 3.7.1
Informatiekunde Doelstellingen
• Een commissie voor informatiekundigen opzetten. • Een activiteit gericht op informatiekundigen organiseren. • Meer informatiekundigen actief laten zijn binnen de vereniging.
9
Bestuur 13
3
BELEID
De commissie voor informatiekundigen is aan het begin van het jaar opgezet. Daarnaast namen er twee informatiekundigen plaats in de commissie. Een opgezette activiteit trok niet het gewenste aantal informatiekundigen Ondanks de tegenvallende resultaten van het oprichten van de commissie zijn er sinds dit collegejaar wel meer actieve informatiekundigen, mede door een actievere houding van het bestuur en de eerstejaarscommissie aan het begin van het jaar. Daarom is er besloten voorlopig niet verder te gaan met de informatiekundigencommissie.
10
Bestuur 13
4 4.1
4
BEHAALDE RESULTATEN BUITEN HET BELEIDSPLAN
Behaalde resultaten buiten het beleidsplan Werk voor de UvA
Wij hebben ons dit jaar meer gericht op activiteiten vanuit de universiteit, door onder andere borrels en verscheidene activiteiten zoals het IW1010 lustrum mede te organiseren. Hierdoor hebben we een zeer gewaardeerde positie binnen de UvA verkregen en is het mogelijk geweest om onze ledendatabase te herstellen.
4.2
Professionaliteit
Om er voor te zorgen dat het aanstellen van co¨ordinatoren eerlijk en soepel verloopt hebben wij besloten om sollicitatie´s voor de co¨ordinatoren in te voeren. Na het sturen van een motivatie en eventueel cv wordt de sollicitant uitgenodigd voor een gesprek met, naast een ander bestuurslid, de toezichthouder en de oud-co¨ ordinator van de betreffende commissie. Vervolgens wordt door deze drie personen de beste kandidaat gekozen en, na goedkeuring van het bestuur, aangesteld als nieuwe co¨ ordinator. Hierna worden alle sollicitanten en de leden ingelicht over de nieuwe aanstelling. Tevens hebben alle bestuursleden een kleine cursus EHBO, aangeboden door de UvA, gevolgd. Dit zorgt voor een veiligere omgeving bij activiteiten. Bovendien hebben wij een herziening van de verkiezingsprocedure voor nieuwe besturen in gang gezet.
4.3
Amsterdam Faculty of Science
Op 20 december 2013 heeft de Gezamenlijke Vergadering niet ingestemd met de plannen over de AFS. Hierdoor is de situatie ontstaan waarin ´e´en decaan drie faculteiten bestuurt. Hier wordt druk over gediscussieerd. Naast het in de gaten houden van deze situatie, is het ook van belang dat er wordt gekeken naar en meegedacht over de toekomst van de FNWI, opdat er niet opnieuw een inhoudsloos plan geforceerd zal worden. In intensieve samenwerking met studentenpartijen, studentenraden en zusterverenigingen hebben wij veel energie gestopt in het uitoefenen van invloed over de uitkomst. Er is hieraan erg veel tijd besteed door de commissaris onderwijs, dit heeft de uiteindelijke stemming – naar onze mening positief – be¨ınvloed.
4.4
Verenigingskamers & B` etabar
Niet lang na het aantreden van het 13e bestuur werd er gedreigd met het opheffen of samenvoegen van de verenigingskamers. Wij als bestuur hebben ons daar hard tegen verzet. Dit heeft uiteindelijk geleid tot het aanleggen van een
11
Bestuur 13
4
BEHAALDE RESULTATEN BUITEN HET BELEIDSPLAN
b`eta-brede bar die onder het beheer van de studieverenigingen valt. Het schoonmaakprotocol en het huishoudelijk regelement is hier inmiddels voor opgesteld. Ook is er een commissie gevormd die zorg draagt voor het verdelen van de borreldagen.
4.5
Eindeprojectmaand borrel
Ook dit jaar is er weer een borrel georganiseerd aan het einde van de project maand. Dit heeft er vorig jaar voor gezorgd dat via in een positiever daglicht kwam te staan bij veel studenten die ons nog niet echt kende. Of dit dit jaar ook weer het geval is zullen we de komende maanden gaan merken. Wij raden alle komende besturen aan om dit soort borrels te blijven organiseren.
4.6
Masternieuwsbrief
Dit jaar zijn wij begonnen met het versturen van een masternieuwsbrief. Deze nieuwsbrief heeft dezelfde look and feel als de gewone nieuwsbrief maar is dan in het engels geschreven en bevat PhD en research job openings. Vanuit de opleiding is hier heel positief op gereageerd en wordt het zeer gewaardeerd.
4.7
B` etadagen
De B`etadagen zijn een landelijk initiatief waarbij middelbare scholieren van 3 VWO en 2 HAVO voor hun profielkeuze langskomen bij universiteiten door het hele land. Hierbij zullen workshops worden gegeven binnen de verschillende domeinen van de b`etafaculteiten. De UvA doet hier in samenwerking met de studieverenigingen aan mee. Wij hebben hiervoor opdrachten gemaakt voor de deelnemende scholieren. Daarnaast zullen wij de uva helpen bij het geven van rondleidingen op de dag zelf. De betadag zal ongeveer 120 scholieren aantrekken.
12
Bestuur 13
5
5
STICHTINGEN
Stichtingen
5.1
Overzicht
• Stichting VER (via Excursies en Reizen) Voorzitter: Kees Halvemaan Secretaris: Micha de Groot Penningmeester: Sanne Verhoeven Toezichthouder: Fokke Dekker • Stichting AWESOME IT Voorzitter: Robbert van Ginkel Secretaris: Jorn Wilhelmus Timoteus Peters Penningmeester: Sanne Verhoeven Toezichthouder: Victor den Haan
5.2
Stichting VER
Op het moment van schrijven is de stichting nog in handen van Kristien Bende. Fokke Dekker is bezig met het omvormen van de stichting, hij en Tijmen Zwaan zullen tijdelijk de stichting overnemen om de statuten in orde te maken. Deze reis zullen we de stichting niet meer in gebruik nemen, aangezien we deze niet meer op tijd in handen kunnen krijgen. 5.2.1
Reiscommissieleden
Er zijn twee eerstejaars leden bij de commissie gekomen.
5.2.2
Organisatie
• De reis staat dit jaar gepland in week 19. • Er is met het docententeam overlegd of er rekening mee gehouden kan worden met afwezigheid van deelnemers. De vraag vanuit het docententeam kwam of we een lijst met namen konden doorgeven van de mensen die meegingen, welke zal worden verschaft. • We zullen een week in Praag doorbrengen. • Het doel van de reis is om 60 mensen mee te nemen.
13
Bestuur 13
5
STICHTINGEN
• Bij de vorige reis zijn er twee colloquiumpunten beschikbaar gesteld voor alle deelnemers. Het is de bedoeling om dit jaar ook weer colloquiumpunten te verschaffen. 5.2.3
Kennisoverdracht
De oude versie van het witboek is sterk verourderd, er zal aan het einde van de geplande reis een nieuw witboek worden opgezet voor de volgende jaren. Dit jaar is er bij het kiezen van de locatie van de reis gebruik gemaakt van zogenaamde ’bids’, dit zijn korte documenten waarin een mogelijke reisbestemming omschreven staat waarna er tussen de verschillende bids gekozen wordt door de commissie. Door deze te bewaren en bij te werken met bijvoorbeeld contact gegevens na een reis, kunnen toekomstige reizen naar dezelfde locatie gaan en de commissie gemakkelijker dingen regelen. Daarnaast ontstaat er een archief met al gemaakte reizen, iets wat nu ontbreekt.
5.3
Stichting AWESOME IT
Voorzitter: Robbert van Ginkel Secretaris: Jorn Wilhelmus Timoteus Peters Penningmeester: Sanne Verhoeven Toezichthouder: Victor den Haan 5.3.1
De stichting
Stichting AWESOME IT is verantwoordelijk voor het opzetten van het jaarlijkse congres van via: het Amsterdams Wetenschappelijk-Educatief Symposium Over Mens En InformatieTechnologie (AWESOME IT). Het congres wordt elk jaar door enkele honderden bezoekers bijgewoond en komt tot stand door nauwe samenwerking tussen de verschillende teams binnen de commissie: Algemeen, ICT, Locatie, Promotie, Sponsoring en Sprekers. 5.3.2
Doelstellingen
• Een nieuw congres organiseren. • Zorg dragen voor een zo volledig mogelijke kennisoverdracht door de commissie. • Huidige samenwerkingen met bedrijven, organisaties en de universiteit in stand houden. • Nieuwe samenwerkingen tot stand brengen. • In samenwerking met het bestuur van via op tijd een nieuw bestuur vinden voor de stichting.
14
Bestuur 13
5.3.3
5
STICHTINGEN
Toelichting
AWESOME IT 2013 De voorbereiding voor AWESOME IT 2013 heeft grotendeels plaatsgevonden in het bestuursjaar van bestuur 12. Omdat het congres heeft plaatsgevonden in het huidige bestuursjaar wordt hier toch kort op teruggekeken. Op 12 april 2013 heeft de derde ditie van AWESOME IT plaatsgevonden in Casa400 te Amsterdam. Het thema van deze editie was ‘Yes, I Agree’ en belichtte recente ontwikkelingen in de digitale en fysieke wereld die gebruik maken van verzamelde informatie over de mens en zijn omgeving. Op de dag zelf hebben acht sprekers een lezing gegeven vanuit hun expertise. Hoewel AWESOME IT 2013 een succes genoemd kan worden, zijn er uit de evaluatie wel verbeterpunten naar voren gekomen. De belangrijkste hiervan worden hieronder kort genoemd: (1) Er is te veel geld uitgegeven, dit kwam doordat zowel de sponsoring als kaartverkoop tegenviel ten opzichte van de begroting; (2) Er is te laat gekozen voor een thema waardoor de gehele organisatie pas laat op gang kwam; (3) De commissie bestond voor een te groot deel uit bestuursleden waardoor te veel actiepunten bleven liggen. De kennis van de commissie voor AWESOME IT 2013 is via Victor den Haan en Jorn Peters overgedragen aan de commissie voor AWESOME IT 2014. Er is geen witboek geschreven. AWESOME IT 2014 In juni 2013 is er een nieuwe commissie gevormd voor AWESOME IT 2014. Deze commissie bestaat grotendeels uit nieuwe leden ten opzichte van het voorgaande jaar. AWESOME IT 2014 zal plaatsvinden op 4 april 2014 in het Concern Congres Centrum aan de Weesperstraat te Amsterdam en heeft als thema ‘Controlling the Machine’. Op dit moment is de commissie druk bezig met het zoeken van sprekers en de invulling van de dag. De promotie is al begonnen en de kaartverkoop zal binnenkort beginnen.
15
Bestuur 13
6
6
COMMISSIES
Commissies
6.1
Overzicht
• Actiecommissie Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Jelte Fennema • Barcommissie Co¨ ordinatoren: Fokke Dekker & Jonas Lodewegen Horecatechnisch: Harm Manders Toezichthouder: Julien van der Werve • Caviacommissie Co¨ ordinator: Merijn van Wouden Toezichthouder: Tijmen Zwaan • Congrescommissie Co¨ ordinatoren: Robbert van Ginkel & Jorn Wilhelmus Timoteus Peters Toezichthouder: Victor den Haan • Eerstejaarscommissie Co¨ ordinator: Jonas Lodewegen & Bram van den Akker Toezichthouder: Fokke Dekker • Gamingcommissie Co¨ ordinator: Micha de Groot Toezichthouder: Tijmen Zwaan • ICT-commissie Co¨ ordinatoren: Maarten Inja Toezichthouder: Tijmen Zwaan • Keldercommissie Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Jelte Fennema • Marketingcommissie Co¨ ordinator: Timo Mulder Toezichthouder: Jonas Lodewegen • Onderwijscommissie Co¨ ordinator: Victor den Haan Toezichthouder: Julien van der Werve
16
Bestuur 13
6
• Reiscommissie Co¨ ordinator: Kees Halvemaan Toezichthouder: Fokke Dekker • Vrouwencommissie Co¨ ordinator: Elise van der Pol Toezichthouder: Victor den Haan
17
COMMISSIES
Bestuur 13
6.2
6
COMMISSIES
Actiecommissie
Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Jelte Fennema 6.2.1
Doelstellingen
• Elke maand een activiteit organiseren, naast de borrels. • Aan het begin van het blok een gratis lunch organiseren. • Elke borrel een thema geven. • Eens per kwartaal een grote activiteit organiseren. 6.2.2
Toelichting
Over het algemeen functioneert de actiecommissie naar tevredenheid. Het voornemen om elke borrel een thema te geven is goed gelukt, en dit lijkt ook goed ontvangen te worden door de leden van via . Er is per maand in ieder geval ´e´en ontspannende activiteit. De activiteiten vallen niet heel erg binnen het standaard repertoire van de activiteitencommissie, maar er wordt aan gewerkt om de reguliere activiteiten als lasergamen en karten terug te brengen. Tot nog toe is er ieder blok een gratis lunch georganiseerd en deze zijn elke keer druk bezocht geweest.
6.3
Barcommissie
Co¨ ordinatoren: Fokke Dekker & Jonas Lodewegen Horecatechnisch: Harm Manders Toezichthouder: Julien van der Werve 6.3.1 Doelstellingen • De commissie opzetten • Een systeem opzetten voor tappers en avond verantwoordelijken • Een kassa systeem aanschaffen 6.3.2
Toelichting
De commissie is gevormd en bestaat inmiddels uit 8 leden. Al deze leden worden eens in de zo veel tijd ingedeeld om te tappen. Naast de commissie is er een lijst met mensen die wel af en toe willen tappen, maar niet deel willen uitmaken van de commissie. Alle tappers krijgen eerst een cursus van de horeca technisch
18
Bestuur 13
6
COMMISSIES
co¨ ordinator over hoe fatsoenlijk te tappen. Dit om het tapverlies te minimaliseren. Tijdens het project software engineering is er in samenwerking met een van de projectgroepjes begonnen met het ontwikkelen van een eigen kassasysteem. Dit is in een vergevorderd stadium en hopelijk kan het systeem in februari gefaseerd in gebruik genomen worden. Na het project software enginering zal de ict commissie zich verder ontfermen over dit systeem.
6.4
Boekencommissie
Co¨ ordinator: Victor den Haan Toezichthouder: Jonas Lodewegen 6.4.1
Doelstellingen
• De taken van de co¨ ordinator van de boekencommissie over laten nemen door de commissaris onderwijs. • De verkoop van boeken overhevelen naar de keldercommissie. • De boekencommissie ontbinden. 6.4.2
Toelichting
De boekencommissie is opgeheven. Het bestellen van de boeken is een taak geworden van de commissaris onderwijs. De verkoop van de boeken is onderverdeeld bij de keldercommissie.
6.5
Caviacommissie
Co¨ ordinator: Merijn van Wouden Toezichthouder: Tijmen Zwaan 6.5.1
Doelstellingen
• Meer informatieve artikelen publiceren. • Een breder publiek aanspreken. • Vaste data aanhouden voor uitgaven en dit aan het begin van het jaar bekendmaken. • Vlak na elke uitgave een brainstorm houden voor de volgende uitgave. • Een bijeenkomst tussen twee uitgaven organiseren om de voortgang te bespreken. • De opmaak in InDesign maken. 19
Bestuur 13
6.5.2
6
COMMISSIES
Toelichting
De meeste doelstellingen die voor de Cavia gesteld waren voor dit jaar zijn behaald. Dat zijn: • Vaste data aanhouden voor uitgaven en dit aan het begin van het jaar bekendmaken. • Vlak na elke uitgave een brainstorm houden voor de volgende uitgave. • Een bijeenkomst tussen twee uitgaven organiseren om de voortgang te bespreken. • De opmaak in InDesign maken. Het wordt nu ook duidelijker welke advertenties in de Cavia moeten komen. De doelstelling voor meer inhoud van buiten de commissie is maar gedeeltelijk behaald. In de vorige Cavia waren meerdere artikelen door leden van buiten de commissie aangeleverd. Echter is dat voor de komende Cavia tegengevallen. Op het moment van schrijven is de almanak nog niet gemaakt, maar we willen hier een mooiere druk van maken dan de reguliere Cavia. Hier wordt onder andere een hardcover van gemaakt.
6.6
Congrescommissie
Co¨ ordinatoren: Robbert van Ginkel & Jorn Peters Toezichthouder: Victor den Haan 6.6.1
Doelstellingen
• Zorg dragen voor een zo volledig mogelijke kennisoverdracht aan de stichting. • De commissie ontbinden. 6.6.2
Toelichting
De congrescommissie is zo goed als opgeheven. Het afronden van de oprichting van de stichting ligt op dit moment bij de notaris.
20
Bestuur 13
6.7
6
COMMISSIES
Eerstejaarscommissie
Co¨ ordinator: Jonas Lodewegen Toezichthouder: Fokke Dekker 6.7.1
Doelstellingen
• Het Eerstejaarsweekend organiseren. • De Eerstejaarsbarbecue organiseren. • Stricter omgaan met inschrijvingen. 6.7.2
Toelichting
Voor de eerstejaarscommissie begon het jaar met twee zeer grote barbecues. In opdracht van de universiteit werd dit jaar niet alleen de barbecue tijdens de Facultaire Introductie van de bachelors georganiseerd, maar ook die van de masters. Door de groei van alle studies van via ontvingen wij in totaal zo’n 500 personen. De barbecues zijn relatief vlekkeloos verlopen en zijn ge¨evalueerd. Het eerstejaarsweekend van dit collegejaar ligt ook alweer achter de rug en het was een zeer geslaagde editie. Binnen een dag was het oorspronkelijke aantal deelnemers uitverkocht. Gelukkig konden we extra plaatsen regelen om ook de wachtlijst uit te kunnen nodigen. Doordat alle deelnemers bij hun inschrijving direct moesten betalen, hadden we minder problemen met het ophalen van het inschrijvingsgeld. Toch waren er weer een aantal personen die op het laatste moment hebben afgezegd of bij vertrek niet op kwamen dagen.
6.8
Feestcommissie
Co¨ ordinator: David van Erkelens Toezichthouder: Julien van der Werve 6.8.1
Doelstellingen
• Nieuwe, enthousiaste leden vergaren voor de commissie. • Minimaal ´e´en feest organiseren. 6.8.2
Toelichting
De feestcommissie is opgeheven maar zal in geest doorleven binnen de actiecommissie. Er is voor deze manier van werken gekozen omdat de co¨ordinator zich wilde focussen op zijn studie en de rest van de commissieleden ook al lid waren van de actiecommissie. Binnen de actiecommissie vormt deze groep een interne
21
Bestuur 13
6
COMMISSIES
commissie die zorgdraagt voor het feest. Er is voor een gala gekozen en het was zeker geslaagd. Er kwamen een boel mensen op af die normaal gesproken niet naar veel activiteiten van via komen. Dit is dus zeker voor herhaling vatbaar
6.9
Gamingcommissie
Co¨ ordinator: Micha de Groot Toezichthouder: Tijmen Zwaan 6.9.1
Doelstellingen
• Maandelijks een bordspelavond organiseren. • Elk semester een toernooi organiseren. • Nieuwe laddercompetities opzetten. • Een videogame-avond vergelijkbaar met de bordspelavond opzetten. • Tijdsintensieve spellen bij mensen thuis organiseren. 6.9.2
Toelichting
De gamingcommissie is het afgelopen jaar flink gegroeid en heeft nu een redelijk pakket met activiteiten die georganiseerd worden. We hebben elke maand een bordspelavond georganiseerd waar elke keer andere spellen gespeeld werden. Er kwam dus ook steeds een ander publiek op af. Wat betreft spellen die via bezit heeft de commissie ze ge¨ınventarisserd en aangevuld, zowel met nieuwe spellen als oude die kwijt of beschadigd zijn geraakt. Het afgelopen semester is er voor het eerst een LAN-toernooi samen met de NSA1 georganiseerd, waarbij een wisselbeker is ingevoerd. Dit zal dus zeker in de toekomst worden voortgezet. Dungeons and Dragons bij mensen thuis is dit jaar goed op gang gekomen en het wordt steeds meer gespeeld. Genoeg Dungeon Masters vinden is hierbij het grootste obstakel en het is een blijvende bezigheid van de commissie om er meer te vinden. Het is helaas niet gelukt om een laddercompetitie op te zetten. De reden hiervoor is dat er niet lang genoeg animo achter elkaar was voor een bepaald spel om een competitie op te zetten. 1 Natuurwetenschappelijke
Studievereniging Amsterdam
22
Bestuur 13
6.10
6
COMMISSIES
ICT-commissie
Co¨ ordinatoren: Maarten Inja Toezichthouder: Tijmen Zwaan 6.10.1
Doelstellingen
• Een goede samenwerking bewerkstelligen. • Site-gerelateerde problemen oplossen. • De vacaturebank verbeteren. • De opmaak van de site consistent maken. • Het PimPy-systeem afmaken en in gebruik nemen. • De samenwerking met de UvA opstarten. 6.10.2
Toelichting
De ingestelde maandelijkse werkdagen werken zeer goed. Er zijn een hoop problemen met de site verholpen, maar er zijn ook een hoop nieuwe problemen bijgekomen. Het ontwikkelen van de site blijft een doorlopend proces. De nieuwste versie van de vacaturebank staat op het moment van schrijven bijna online. De opmaak van de site is consistenter gemaakt onder andere door het gebruik van bootstrap. Het PimPy-systeem is in gebruik genomen en er wordt nog aan geknutseld. Er is nu een groep studenten die in samenwerking met de UvA een systeem voor de bar bouwt, welke daarna in beheer van de ICT-commissie zal komen. Verder is er gepraat met docenten van verschillende vakken over mogelijke samenwerking. Ook zijn er andere dingen gebeurd die niet in het beleidsplan stonden die te maken hebben met het uitbreiden van de site. Zo is er een iDeal-module gemaakt, en kunnen er nu formulieren gemaakt, ingevuld en ingezien worden. De tentamenbank is terug en er is een mailserver opgezet en getest. Ook is de gebruikers-pagina uitgebreid zodat mensen meer informatie kunnen inzien over henzelf en zelfs profielplaatjes kunnen uploaden. Er zijn over het algemeen veel fouten opgelost en verbetering gemaakt.
23
Bestuur 13
6.11
6
COMMISSIES
Informatiekundigencommissie
Interim-co¨ ordinator: Fokke Dekker Toezichthouder: Victor den Haan 6.11.1
Doelstellingen
• Informatiekundigen betrekken bij andere commissies. • Co¨ ordinatorschap overdragen aan een informatiekundige. • Evalueren of de commissie nog nodig is. 6.11.2
Toelichting
Er is na een evaluatie binnen het bestuur besloten dat deze commissie niet levensvatbaar is en daarom is deze opgeheven, zoals eerder beschreven.
6.12
Keldercommissie
Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Jelte Fennema 6.12.1
Doelstellingen
• Strenger optreden tegen kelderleden die zich niet inzetten voor de kelder. • Een grote schoonmaak houden. • Speciaalbieren in het assortiment integreren. • Een aantal eerstejaars toevoegen aan de keldercommissie. • Zorgen dat het kelderbeleid actiever wordt gehandhaafd. 6.12.2
Toelichting
De Kelder is nog altijd een leuke en gezellige plek om de tijden tussen de colleges door te brengen. Of je nou even een kopje koffie komt halen, wat huiswerk maakt of hulp vraagt aan iemand anders die aanwezig is, er is altijd wat te doen. Dit jaar is er een strengere controle op de leden van de commissie, om ervoor te zorgen dat de Kelder netjes en schoon blijft. De weekverantwoordelijke heeft hierom een duidelijker takenpakket gekregen waardoor de kamer over het algemeen netter blijft. Ook zijn alle commissieleden er nog een keer op aangesproken dat eenieder er zorg voor moet dragen dat de doelstellingen behaald worden.
24
Bestuur 13
6
COMMISSIES
De speciaalbieren worden niet bijzonder veel gedronken, maar er is op elk moment een gevarieerde keuze aan bier. Ook de andere consumpties zijn bijna altijd wel op voorraad. Na het halfjaarverslag is een nieuwe co¨ordinator aangesteld. Er wordt nu aan het einde van elke week geteld hoeveel van alles wat we verkopen er nog is, en aan de hand van die telling wordt een bestelling voor de volgende maandag geplaatst. De weekverantwoordelijke is niet doorgezet, hier moet een goed alternatief voor gevonden worden.
6.13
Marketingcommissie
Co¨ ordinator: Timo Mulder Toezichthouder: Jonas Lodewegen 6.13.1
Doelstellingen
• Vier maal per jaar merchandise bestellen. • Promotie voor alle andere commissies verzorgen. • In elke commissie een vertegenwoordiger plaatsen. 6.13.2
Toelichting
De marketingcommissie kan tevreden terugkijken op het afgelopen jaar. Het verzorgen van merchandise gebeurde het meerendeel op tijd. Het was zo nu en dan lastig de commissieleden enthousiast te krijgen om altijd maar posters te maken, maar dit is uiteindelijk wel telkens gelukt. Ook de samenwerking met de andere commissies verliep goed. Intussen hebben de VOC, de vrouwencommissie, de activiteitencommissie en de feestcommissie met enige regelmaat gebruik gemaakt van de commissie. Met name de samenwerking met de feestcommissie was hierbij belangrijk en verliep goed. De commissie is namelijk relatief klein momenteel en het was fijn dat de commissieleden van feest zelf ook hun steentje bijdroegen. Tot nu toe zijn er zonnebrillen besteld, we hebben een mooie bierkar voor op de barbeques en er zijn shirts besteld. Verder zouden er commissieshirts besteld worden vanuit marketing, er waren wat problemen wat betreft duidelijkheid en de communicatie. Uiteindelijk is er een besluit genomen en een template doorgestuurd, maar er is nog geen ´e´en commissie die hier gebruik van heeft gemaakt. Hier moet dus misschien komend bestuursjaar iets aan gebeuren. De marketingcommissie sluit het jaar af met een behoorlijk positieve balans.
25
Bestuur 13
6.14
6
COMMISSIES
Onderwijscommissie
Co¨ ordinator: Victor den Haan Toezichthouder: Julien van der Werve 6.14.1
Doelstellingen
• Enthousiaste leden vinden voor de commissie. • De mailinglijst voor lezingen uitbreiden en bijhouden. • Studie-ondersteunende activiteiten organiseren. • De ouderavond organiseren. • Lezingen organiseren. • De tentamenbank bijwerken. • Een samenwerkingsprogramma met het ICTO bewerkstelligen. 6.14.2
Toelichting
De Onderwijscommissie is een gezonde commissie en telt op dit moment acht leden. De mailinglijst voor lezingen wordt nog steeds regelmatig verstuurd, in samenwerking met de universiteit. De nieuwsbrief wordt zeer goed gelezen. Er is een begin gemaakt met een systeem voor bijles geven en krijgen. Er is na evaluatie besloten dat de energie die in tentamenleermiddagen gestoken werd beter te besteden is, namelijk door meer uitgewerkte tentamens aan te bieden. In februari zal de volgende ouderavond plaatsvinden. Na een succesvolle Hackathon in de AWESOME-week, zal er 11 februari een hacking workshop plaatsvinden. Verder staan er nog wat lezingen en workshops op de agenda van de commissie. Er wordt gewerkt aan het vullen van de tentamenbank met de ingeleverde tentamens uit de map. Verder is de commissie bezig met het langzaam maar gestaag (laten) uitwerken van de beschikbare tentamens, zodat er van elk tentamen een uitwerking beschikbaar is. Een samenwerkingsprogramma met het ICTO is nog niet begonnen en zal er waarschijnlijk ook niet komen binnen afzienbare tijd. Bovendien is de commissie voortdurend bezig met het plaatsen van allerlei studierelevante informatie op de website.
26
Bestuur 13
6.15
6
COMMISSIES
Reiscommissie
Co¨ ordinator: Kees Halvemaan Toezichthouder: Fokke Dekker 6.15.1
Doelstellingen
• Zorg dragen voor een zo volledig mogelijke kennisoverdracht aan de stichting. • De commissie ontbinden. 6.15.2
Toelichting
De overdracht naar de stichting verloopt minder soepel dan gedacht. Alle documenten benodigd om de stichting weer onder beheer van via te krijgen liggen klaar voor verzending. Kristiene Bende is middels een procedure aangeraden door de notaris uit haar functie gezet. Hiermee heeft het bestuur van via de stichting overgenomen. Er is besloten om te wachten met het veranderen van de statuten totdat de congresstichting helemaal is afgerond. Dit met de reden dat de statuten voor beide stichtingen vrijwel identiek zullen zijn. Wij zullen zorgdragen voor een goede overdracht naar het volgende bestuur zodat zij zonder al te veel moeite dit kunnen afronden.
6.16
Vrouwencommissie
Co¨ ordinator: Elise van der Pol Toezichthouder: Victor den Haan 6.16.1
Doelstellingen
• Door het organiseren van activiteiten gericht op vrouwen diversiteit cre¨eren in het aanbod van de vereniging. • Bewustwording van de positie van vrouwen in de IT-wereld faciliteren en ondersteuning bieden bij het versterken van deze positie. 6.16.2
Toelichting
via heeft zeker een meer divers aanbod gekregen het afgelopen halfjaar: denk aan een filmavond met discussie, een genderbenderborrel en een cocktailworkshop. Hoewel wij zeker niet pretenderen te weten wat de gemiddelde vrouw leuk vindt, hebben we het idee dat via veel leden heeft die het leuk vinden om af en toe buiten de gebaande paden te treden. Daarnaast organiseren we activiteiten die meer gericht zijn op vrouw-zijn en een IT-carriere. Denk hierbij aan de mini-conferentie met vrouwelijke sprekers die in juni gepland is, of een uitje naar RailsGirls (Ruby on Rails workshop voor vrouwen).
27
