Bestuursjaar! Informatiepakket ZaZa-bestuur

Bestuursjaar! Informatiepakket ZaZa-bestuur 2012-2013

ZaZa Instituutsvereniging Nederlands Postbus 716 9700 AS Groningen [email protected]

Voorwoord Lief lid, Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie binnen ZaZa, de studievereniging voor studenten Nederlands in Groningen. Dit document is bedoeld om je te informeren over een bestuursfunctie binnen ZaZa. In dit informatiepakket vind je meer informatie over de vereniging zelf, het bestuur in het algemeen en we hebben de verschillende bestuursfuncties beschreven. Tot slot vind je hierin de gang van zaken bij de sollicitatieprocedure. Wij hopen je hiermee een duidelijker beeld te geven van wat een bestuursfunctie inhoudt. Heb je na het lezen nog vragen? Vraag dan een interessegesprek aan (ook als je niet direct nog vragen hebt raden wij je aan om toch een interessegesprek aan te vragen)! Dat kan door één van de huidige bestuursleden aan te spreken op een borrel, activiteit of in de gangen van de Harmonie, of je kunt een mail sturen naar [email protected]. Daarnaast kun je op maandagmiddag (meestal tussen 14.00-15.00u in zaal 1312.0122) even binnenlopen om al je overige vragen te laten beantwoorden! Liefs namens het 20e ZaZa-bestuur, Sietse Manning

Voorzitter

Yvonne Staal

Secretaris

Jeanine Hofsteenge

Penningmeester/Commissaris Extern

Julia van Leeuwen

Commissaris Intern

Kamer van Koophandel Groningen: 40026300 ABN AMRO Groningen: 508602114


Over ZaZa ZaZa is opgericht op 5 oktober 1992 door een aantal enthousiaste studenten. De afgelopen 18 jaren kenden pieken en dalen. Tussen oktober 1998 en juni 2006 waren er officieel geen bestuursfunctionarissen meer ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In juni 2006 heeft ZaZa een herstart gemaakt en nu, ruim vijf jaar later, is de vereniging weer in bloei en volop in ontwikkeling! Als studievereniging Nederlands beroepen wij ons graag op de klassiekers van ons vakgebied. Er is geen vrouw die zoveel heeft bijgedragen aan de literaire ontwikkeling van kinderen als Annie M.G. Schmidt. Deze oermoeder is de schepster van de Heilige Graal voor koters: Pluk van de Petteflet. Met haar prachtige verhalen heeft zij via Pluk onze harten verlicht en de liefde en passie voor de Nederlandse taal aangewakkerd. Maar waarom dan ZaZa? ZaZa is de kleine kakkerlak uit Pluk van de Petteflet die een vriendschap sluit met Pluk. De overeenkomsten tussen ZaZa en onze studievereniging? Klein, gezellig, onverschrokken, niet weg te branden, overleeft een kernramp, lust bier en houdt van taal. Dat houden van taal blijkt alleen al uit het feit dat deze wonderlijke kakkerlak kan praten. Bovenal is ZaZa het orgaan dat de studenten Nederlands een beetje ontspanning bij het studeren aanbiedt, maar tegelijkertijd het studeren veel makkelijker maakt. Naast borrels worden boekverkopen georganiseerd en studiegerelateerde excursies bestaan naast leuke themafeestjes. Kortom: bij een studievereniging als ZaZa is er voor ieder wat wils!



ZaZa-bestuursjaar Een ZaZa-bestuursjaar bestaat uit een jaar lang nieuwe ervaringen, contacten en inzichten opdoen. Als bestuurslid ben je het gezicht van de vereniging en daardoor zul je zelf ook met heel veel verschillende aspecten van de vereniging in contact komen; je zult ervan versteld staan hoe divers ZaZa kan zijn! Een bestuursjaar is een uitdaging, maar daarnaast is het ontzettend leerzaam en vooral gezellig. Dat komt ook terug in de hoeveelheid nieuwe contacten die je op zult doen; borrels met andere verenigingen, contact met de eigen commissies en hun leden, maar ook bedrijven en de faculteit. En niet geheel onbelangrijk, een bestuursjaar staat prachtig op je CV (al moet dat niet de enige reden zijn om in het ZaZa-bestuur te stappen). Het bestuur dient (volledig of met een afvaardiging) bij alle ZaZa-activiteiten aanwezig te zijn. Op deze momenten maak je namelijk makkelijk en snel contact met je leden, zodat je te allen tijde weet wat er zoal binnen de vereniging speelt. Naast het contact met leden, zul je tijdens constitutieborrels, maar ook andere borrels en feesten van andere verenigingen, contact hebben met andere verenigingen. Naast dat het heel gezellig is, doe je op dat soort momenten vaak ideeën op voor je eigen vereniging. Een ZaZa-bestuursfunctie is parttime; dat betekent dat je het naast je studie doet en niet een jaar ertussenuit gaat. Met goed plannen is het echter prima te combineren, daar kunnen wij je van alles over vertellen! Beleid Na de aanstelling als kandidaatsbestuur is de eerste stap die gezet wordt het schrijven van een beleidsplan. Daarin staat de richting die de vereniging inslaat voor het nieuwe jaar uitgelegd en worden enkele punten genoemd die gedurende het jaar meer aandacht gaan verdienen. Tot op heden stonden er vooral dingen in die opgezet dan wel vernieuwd moesten worden in, maar aangezien de vereniging nu bijna helemaal opgebouwd is zullen jullie je vooral op de verbetering van hetgeen er nu is gaan richten. Uiteraard is het huidig bestuur nog volop in het zicht en helpt het kandidaatsbestuur waar nodig. In- en uitgaande post Een bestuursjaar bestaat ook uit heel veel corresponderen - intern en extern. De secretaris is verantwoordelijk voor het postvakje en de algemene mail en Kamer van Koophandel Groningen: 40026300 ABN AMRO Groningen: 508602114


zorgt ervoor dat deze beantwoord wordt of wordt doorgestuurd naar het verantwoordelijke bestuurslid. Elk bestuurslid heeft zijn/haar eigen emailadres en is daardoor verantwoordelijk voor het op tijd beantwoorden of versturen van mails. De mailbox staat centraal in de bereikbaarheid van het bestuur. Commissies ZaZa heeft, met het lustrum in het vooruitzicht, inmiddels 12 commissies en 1 ondersteunend orgaan. Commissies hebben een eigen budget en worden aangesteld voor een commissiejaar (vaak van oktober tot juli). De RvA is het ondersteunend orgaan voor gevraagd (en ongevraagd) advies aan het bestuur en bestaat uit oud-bestuursleden van minstens twee verschillende besturen. Als bestuur zorg je ervoor dat deze verschillende organen van ZaZa goed naast elkaar functioneren. Het BB is voor de desbetreffende commissie het aanspreekpunt binnen het bestuur. Diegene is er voor het beantwoorden van vragen en zorgt ervoor dat de samenwerking binnen de commissies soepel verloopt. Hieronder staan alle commissies van ZaZa. Studiegerelateerde-activiteitencommissie ‣Aagje College-Carrouselcommissie ‣Dollie Eerstejaarsfeestcommissie ‣Duizeltje Reiscommissie ‣Heen-en-weerwolf Introductiecommissie ‣KOE Activiteitencommissie ‣Krullevaar Almanakcommissie ‣Langhors ICT-commissie ‣Lispeltuut Verenigingsbladcommissie ‣Meneer Pen Kascontrolecommissie ‣Kluizelaar Lustrumcommissie ‣De Petteflet Lustrumreiscommissie ‣Het Kraanwagentje Tijdsbesteding Een bestuursjaar betekent een jaar lang bezig zijn met het besturen van de vereniging. Als bestuur vergader je tenminste één keer per week en daarnaast voer je je bestuurstaken uit. Afhankelijk van je functie zijn deze bij de een wat makkelijker in je eigen tijd in te delen dan bij de ander. Naast deze bestuurstaken zijn er ook nog de commissieactiviteiten, feesten en borrels. Kamer van Koophandel Groningen: 40026300 ABN AMRO Groningen: 508602114


Functieverdeling ZaZa heeft vijf verschillende bestuursfuncties, die ieder hun eigen taken hebben, maar er zijn ook een groot aantal gedeelde taken. Zo draagt iedereen zorg voor zijn mailbox en het uit te voeren beleid en wordt elk bestuurslid BB (Begeleidend Bestuurslid) van één of meerdere commissies. Daarnaast is er elke week een bestuursvergadering (BV) waarin de zaken die op dat moment aan de orde zijn of in de nabije toekomst aan de orde moeten komen, besproken worden. Hiertoe behoren elke week de ingekomen stukken (van binnen of buiten de vereniging), de commissievoortgang en het bespreken van de actiepunten van de voorgaande vergadering. Daarnaast worden tijdens de BV vaak algemene besluiten genomen. Hieronder zullen de bezigheden van de verschillende taken per functie worden genoemd. Op basis hiervan kun je alvast bedenken welke functie(s) jou het meest aanspreekt/aanspreken, zodat je wat gerichter vragen kunt stellen. Voorzitter Als voorzitter zorg je ervoor dat alles in goede banen loopt en probeer je op alle zaken goed zicht te houden. Je bent het gezicht van de vereniging, wat onder andere inhoudt dat jij de collegepraatjes houdt, een praatje houdt bij kennismakingsactiviteiten en tijdens de borrel altijd even een update geeft over wat er zoal te beleven valt bij ZaZa in die periode. Je zit de BV’s, Algemene Ledenvergaderingen (ALV’s) en commissievoorzittersvergaderingen (CVV’s) voor en maakt hiervoor de agenda. Hiervoor is het belangrijk dat je als voorzitter weet wat er speelt binnen de vereniging en daarvoor heb je als voorzitter heel veel contact met de leden. Daarnaast onderhoudt de voorzitter contact met de RvA, stelt hij het algemeen jaarverslag op en draagt zorg voor de ZaZa-hamer. Buiten de vereniging heb je contacten met het FVOG (FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen). Het FVOG behartigt de belangen van vele studieverenigingen in Groningen en heeft hiervoor enkele keren per jaar een overleg. Ook naar andere externe verenigingen is de voorzitter degene die de vereniging vertegenwoordigt.



Secretaris Als secretaris mag je je een heel jaar bezighouden met de administratie van de vereniging. Hierbij moet je denken aan het verzorgen van het ledenbestand en de archivering van belangrijke stukken. Daarnaast ben je als secretaris verantwoordelijk voor de notulen van de ALV’s, BV’s, CVV’s en acquisitieoverleggen, de behandeling van zowel inkomende als uitgaande post en e-mail, het opstellen en verzenden van de tweewekelijkse nieuwsbrief en de nieuwsbrief voor de Vrienden van ZaZa, het schrijven van het secretarieel jaarverslag en zorg je ervoor dat iedereen ook via de sociale media op de hoogte is van alle activiteiten en mededelingen van ZaZa. Daarnaast organiseer je twee keer per jaar de boekverkoop. De taken van secretaris zijn goed te plannen en kunnen veelal uitgevoerd worden wanneer jou dat uitkomt. Vaak is de secretaris ook degene die de functie van vice-voorzitter op zich neemt. Penningmeester De penningmeester is belast met het beheer van de financiën van de vereniging, het opstellen van de begroting - die je op de Najaars-ALV presenteert - en de financiële verslagen, het innen van de contributie en andere vorderingen. Alle transacties houd je bij in het kasboek. Daarnaast onderhoud je als penningmeester het contact met de Kamer van Koophandel en het contact met kascontrolecommissie de Kluizelaar. Daarnaast controleer je de financiën van commissies binnen ZaZa. Tevens fungeer je als penningmeester samen met de commissaris extern als contactpersoon voor bedrijven en ben je verantwoordelijk voor het opstellen alsmede het handhaven van het acquisitiebeleid. Commissaris Intern Als commissaris intern heb je de meeste commissies onder je hoede als BB en houd je verder alle andere commissies ook een beetje in de gaten doordat je hun notulen doorneemt. Daarnaast los je als intern de dingen op die niet tussen de commissie en BB geregeld kunnen worden. Daarnaast draag je zorg voor alle interne beleidsdocumenten, zoals de commissiehandleiding en het HR. Vervolgens begeleid je commissies in het uitvoeren van dit beleid, door het organiseren van de commissieopstartavond en de CVV’s, waarvoor je ook de agenda’s opstelt. Kamer van Koophandel Groningen: 40026300 ABN AMRO Groningen: 508602114


Ook is onderhoudt de intern contact met de afdeling Nederlands en brengt de commissies in contact met docenten, indien nodig. Ten slotte organiseer je de actieve-ledendag en zorg je ervoor dat het ZaZa-bord er te allen tijde mooi bij hangt. Commissaris Extern Als bestuurslid externe contacten zorg je voor alle contacten buiten ZaZa. Je bent, samen met de voorzitter, het gezicht van de vereniging naar buiten toe. Je onderhoudt contacten met het FVOG, de zusterverenigingen in het land en alle broertjes in Groningen. Je bezoekt de constitutieborrels en organiseert in samenwerking met de Krullevaar alle jaarlijks terugkerende feesten met externe verenigingen (o.a. Alfabetfeest, Gala met Francken, de pubquiz) Ook ontwikkel je, samen met de penningmeester, het acquisitiebeleid van ZaZa. Jullie zorgen samen voor de werving van sponsoren en onderhouden het contact met hen.



Sollicitatieprocedure Ben je na het lezen van bovenstaande informatie en het interessegesprek enthousiast geworden? Solliciteer dan voor een functie binnen het ZaZabestuur 2012-2013! De deadline voor het sturen van de sollicitaties is op woensdag 28 maart 2012 om 17.00u. Je kan je sollicitatiebrief opsturen naar [email protected]. Je brief zal dan besproken worden en je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Deze zullen plaatsvinden op 6 april 2012 (mocht je dan echt niet kunnen, dan zoeken we naar een ander moment). Tijdens het gesprek heb je de mogelijkheid je brief toe te lichten. Op 27 maart zal tijdens het almanakfeest het kandidaatsbestuur bekend worden gemaakt! Nadat je bent aangenomen zul je al gaan meedraaien en begint de overdrachtsperiode. En eind mei zal de daadwerkelijke overdracht plaatsvinden, zodat je begin juni daadwerkelijk als bestuur aan de slag kunt. Belangrijke data 1, 2 en 5 maart 16 maart om 17.00u 22 en 23 maart 27 maart

Interessegesprekken Deadline sollicitaties Sollicitatiegesprekken KB-bekendmaking

(tijdens Almanakrelease)

Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om te solliciteren voor een ZaZabestuursjaar en dat wij jouw aanmelding tegemoet kunnen zien! Mocht je vragen hebben, je twijfels willen uiten of over onze ervaringen willen horen (buiten bovenstaande data om), schroom niet contact met ons op te nemen! Contactgegevens Sietse Manning

06 416 80 383

[email protected]

Yvonne Staal

06 506 22 151

[email protected]

Jeanine Hofsteenge

06 510 33 844

[email protected]

Julia van Leeuwen

06 181 18 108

[email protected]


Bestuursjaar! Informatiepakket ZaZa-bestuur

Recommend Documents