Bestuursinformatiepakket Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten
Voorwoord Beste geïnteresseerde, Wat ontzettend fijn dat je geïnteresseerd bent in het doen van een bestuursjaar! Slechts een jaar geleden heb ik zelf dit boekje opgehaald in de MFAS-kamer en nu is het al weer tijd om op zoek te gaan naar opvolgers. Ik moet zeggen dat de tijd echt belachelijk snel is gegaan. Ons kleine aandeel in de rijke geschiedenis van de MFAS van 118 jaar is alweer bijna voorbij! Een bestuursjaar brengt ontzettend veel met zich mee, het zal je laten lachen en laten huilen. Je zult ontzettend veel over jezelf (en je bestuursgenootjes) komen te weten en je zult ontzettend veel leren. Niet alleen zul je bij de MFAS zelf bij alles betrokken zijn, maar ook zul je het hele land door reizen om naar gala’s, constitutieborrels en feesten van de zusterverenigingen te gaan. Het is een zwaar jaar, maar ook ontzettend leuk en het is het zeker dubbel en dwars waard! Ik hoop dat dit informatieboekje je goed op weg kan helpen bij het maken van je besluit. We hebben geprobeerd zo overzichtelijk mogelijk uit te leggen wat een bestuursjaar allemaal precies inhoudt. Mocht je alsnog vragen hebben kun je altijd even langskomen in de MFASkamer of gewoon mailen! Heel veel succes. Namens het 118de bestuur der MFAS, Nikki Walraven Voorzitter
Voorzitter De functie voorzitter is de leukste, meest veelzijdige, maar ook de meest vage functie van de acht. Hoe jij je functie gaat bekleden staat niet exact op papier, het ligt er namelijk aan hoe je bestuursjaar loopt, wat op je pad komt en hoe je eigen bestuur in elkaar zit. Natuurlijk heb je als voorzitter wel drie grote taken, ‘de grote drie’. Je geeft namelijk leiding, bent eindverantwoordelijk en het aanspreekpunt van de vereniging. Het is aan jou de taak als voorzitter om het overzicht te houden binnen je bestuur, iedereen moet immers individueel en als team een jaar goed blijven functioneren, en de vereniging. En dit doe je dan ook door mensen een duwtje te geven in de goede richting, streng op te treden als dit nodig is en natuurlijk mensen er op wijzen hoe goed ze eigenlijk bezig zijn! De naam zegt het al; als voorzitter ben je ook bezig met het voorzitten van vergaderingen. Je zit wekelijks de bestuursvergadering (BV) voor en ongeveer 6 keer per jaar de algemene ledenvergadering(ALV). Je maakt voor zo’n vergadering een agenda met daarop de punten die besproken moeten worden en tijdens de vergadering structureer je discussie die ontstaat tussen de mensen. Tijdens een bestuursvergadering structureer je de vergadering dus tussen acht mensen en tijdens de algemene leden vergadering dus al tussen 30 a 40 mensen! Om de 6 weken ga je, met je secretaris aan je zij, naar het Landelijk Organisatie voor Geneeskundige Studenten Organisaties (LOGSO). Dit is een overleg waarbij alle voorzitters en secretarissen van de geneeskunde faculteitsverenigingen samen komen om problemen te bespreken waar zij tegen aanlopen. Zo leer je ontzettend veel van elkaar, maar het is natuurlijk ook heel erg gezellig! Ook zal je een keer dit LOGSO voorzitten. Als voorzitter hoef je niet alleen een mooi hoofd te hebben als gezicht van de vereniging, maar ook een overontwikkeld gebied van Broca en Wernicke. Als voorzitter schrijf je namelijk bijdragen voor de almanak, iedere Emphasis en ieder boekje van activiteiten, maar houd je ook speeches na afloop van een activiteit om de commissie en deelnemers te bedanken. In het begin is dat even wennen en eerlijk gezegd best eng. Maar na verloop van tijd wen je hier aan en wil je om het minste geringste een zogenaamde “lullepot” houden. Je moet presentaties houden, maar ook het gesprek aangaan met onderwijssupport, professoren en leden van de Raad van Bestuur. Het is aan jou de taak om te zorgen dat de MFAS een goede positie blijft behouden binnen het AMC, maar ook om als onderhandelaar op te treden. Dat is toch iets heel anders dan een adtje in de bar, want je moet je ontzettend professioneel opstellen. Voorzitter is, zoals je waarschijnlijk al door hebt, een functie met niet echt duidelijke zware piekmomenten. Alles kabbelt een beetje door en je weet nooit wat er precies op je pad komt. Je hebt de meest veelzijdige functie, want je weet van alles een beetje af en houdt het overzicht wat iedereen doet. Het is, zoals ik al eerder noemde, de leukste functie! Je zult je dan ook niet vervelen en de vaardigheden die je opdoet met deze functie komen in het verdere leven sowieso nog van pas!
Functieomschrijving secretaris Ja, wat doet die secretaris nou eigenlijk? Nou, van alles! Hieronder staan de belangrijkste dingen op een rijtje. Zonder de secretaris weet niemand meer wat er nou precies is gezegd, wat ze moeten doen die week en welke leuke activiteiten er zijn en wanneer! De secretaris zorgt er namelijk voor dat alles wat in belangrijke vergaderingen, zoals de bestuursvergadering en de algemene ledenvergadering (ALV), wordt gezegd netjes in de notulen komt. Alle belangrijke afspraken en beslissingen, moeten terug te vinden zijn in de notulen en zo nodig verwerkt in een protocol. Daarom is het belangrijk dat een secretaris goed kan luisteren. Als prettige bijkomstigheid leer je als secretaris dat lang niet alles wat iedereen zegt nuttig is en dat sommige argumenten sterk lijken, maar als ze eenmaal op papier staan behoorlijk tegenvallen. Elke ochtend rond een uur of 11 komt de post binnen. Dan is het voor de secretaris tijd om de post te sorteren en af te leveren aan het bestuurslid of de commissie waar deze voor bedoeld is. Naast de post die binnenkomt, houd je je ook bezig met de uitgaande post. Omdat de meeste post tegenwoordig via internet binnenkomt en de secretaris verantwoordelijk is voor de inkomende post, beheer je het e-mailadres
[email protected]. Hier komen vragen binnen van leden en verzoeken van organisaties, waarna het jouw taak is dezen vriendelijk te woord moet staan. Een andere bron die voor veel post zorgt, zijn de “zusjes”. Dit zijn de andere geneeskundefaculteiten in Nederland en hiermee de zusterverenigingen van de MFAS. In principe loopt al het contact met de zusjes via de secretaris. Dit is heel leuk, omdat je zo een beetje op de hoogte blijft van de verenigingen in de rest van het land. Ook ga je samen met de voorzitter eens in de 6 weken naar het LOGSO (Landelijk Overleg der Geneeskundige Studenten Organisaties) in Utrecht. Dit is een overleg tussen alle zusjes, waarin problemen worden besproken waar verenigingen tegen aanlopen. Hier kan je enorm veel van leren, en daarnaast is het ook heel gezellig! Naast deze taken waarmee het bestuur voorzien wordt van de nodige orde in de chaos, is de secretaris er ook voor de leden. Je beheert de ledenadministratie en zal er dus voor zorgen dat ieder MFAS-lid geregistreerd staat. Met dit lidmaatschap heeft iedereen het recht om deel te nemen aan alle leuke activiteiten en lid te worden van een commissie. Ook mag je helemaal zelf een MFAS-pas ontwerpen en geven aan alle nieuwe leden. Een andere taak waar je al je creativiteit in kwijt kan, is het schrijven van een beleidsplan. Aan het begin van het bestuursjaar ga je brainstormen over al de goede ideeën en speerpunten die er heersen binnen het bestuur. Het is aan jou dan de taak om dit goed geformuleerd en zo mooi mogelijk op te schrijven in een beleidsplan, zodat iedereen van deze ideeën op de hoogte is. De secretaris zorgt er niet alleen voor dat iedereen op de hoogte is van wat er op dit moment speelt, maar zorgt er ook voor dat het verleden goed bewaard blijft. In de 118 jaar dat de MFAS bestaat heeft zij een rijke geschiedenis opgebouwd. Al de mooie herinneringen (en belangrijke documenten) zijn opgeslagen in een archief. De MFAS heeft een papieren en een digitaal archief,
waarin foto’s, posters, verslagen en andere verenigingsstukken worden bewaard. Het archiveren hoef je gelukkig niet in je eentje te doen, maar je bent er wel verantwoordelijk voor dat het gebeurt. Samen met de CIA (Commissie ter Inventarisatie van het Archief) kom je een paar keer per jaar bij elkaar om te zorgen dat het archief van de MFAS overzichtelijk blijft. Daarnaast stimuleer je ook commissies om alles netjes op te slaan op de server, zodat de commissies na hen er ook nog iets aan hebben. Tot slot ben je als secretaris officieel verantwoordelijk voor de inventaris van de MFAS kamer. Een paar keer per jaar kan je je helemaal uitleven bij het Office Centre voor nieuw printerpapier, plakband, posterbuddies, nietjes en meer heerlijke kantoorartikelen waar een secretaris blij van wordt! Kortom, secretaris lijkt in eerste instantie misschien een beetje een onzichtbare functie, maar het is zeker niet onbelangrijk en bovendien erg leuk om te doen. Als secretaris leer je luisteren, structureren, formuleren, communiceren, en nog veel meer dingen die in je verdere carrière zeker nog van pas komen. Zoals je ziet is het takenpakket van de secretaris heel gevarieerd, waardoor het nooit saai wordt!
Penningmeester De functie van penningmeester is in tegenstelling tot wat veel mensen denken één van de meeste veelzijdige functies binnen het bestuur. De afwisseling waar je als penningmeester mee te maken krijgt is enorm, ik zal proberen een overzicht te schetsen van wat de taken van de penningmeester zijn. Hierdoor zal je zien dat het de leukste functie van de MFAS is en dat je zeker niet alleen maar met je neus in de cijfers zit. Allereerst de dagelijkse taken van een penningmeester. Een van de belangrijkste taken is het onderhouden van contacten met penningmeesters van commissies. Zodra iemand benoemd is tot penningmeester van een commissie organiseer ik een overleg met diegene waarin ik de belangrijkste dingen vertel over het penningmeesterschap. Van declaratieformulieren tot het maken van een begroting, alles komt hierin aan bod. Vervolgens gaan ze aan de slag met het maken van een begroting en zodra deze klaar is sturen ze hem naar mij op zodat ik hem kan bekijken en goed kan keuren. Goede penningmeesters die de begroting nauwlettend in de gaten houden kan je veel tijd en ellende schelen. Daarna blijf ik contact onderhouden om te vragen hoe het gaat en of er nog grote veranderingen zijn. Zo houd je overzicht over alle uitgaven die gedaan zijn en in de planning staan. Je bent op deze manier met bijna elke commissie in contact en weet je waar de commissies mee bezig zijn. Zo is de penningmeester het belangrijkst binnen de vereniging, alles wat er binnen de vereniging gebeurt moet langs jou en je moet alles goedkeuren. Daarnaast leer je zo alle commissieleden goed kennen en ben je vaak het aanspreekpunt. Een tweede taak is iets praktischer: het controleren en betalen van binnenkomende facturen. Álles wat betaald wordt door de MFAS zie jij langskomen. Soms krijg je facturen per post/mail maar ook krijg je vaak declaratieformulieren in je postvakje van commissies. Deze controleer je, geef je een eigen nummer, stop je in je map en betaalt ze vervolgens! Daarnaast maakt de Commissaris Acquisitie facturen voor de sponsoren, waarvan jij controleert of deze netjes op tijd worden betaald. Het is leuk om op deze manier ook de andere kant van facturen te zien en zelf achter wanbetalers aanmoet, in plaats van dat je zelf te laat bent met een factuur. Verder heb je als penningmeester natuurlijk een enorme kluis tot je beschikking. Hier haal je geld uit voor contante betalingen maar het belangrijkste is dat je de kluisjes voor commissies met wisselgeld vult. Na de kaartverkoop leeg je het kluisje weer en houd je in je kasboek goed bij hoeveel geld er binnen is gekomen en voor welke commissie. Hierna kan je de commissie altijd blij maken met de precieze opbrengst van de kaartverkoop. Na verloop van de tijd heb je dus een aantal overzichten van je uitgaven en inkomsten: je map met al je uitgaven, een map met facturen die je zelf hebt verstuurd, je kasboek en natuurlijk je bankafschriften. Deze informatie zet je vervolgens over in een boekhoudprogramma, waardoor je uiteindelijk een verslag krijgt met een overzicht van alle geldstromen. Dit is het echte serieuze werk. Hierin houd je precies bij waar al het geld heen is gegaan en waar het vandaan komt! Naast de dingen die je dagelijks als penningmeester doet heb je ook nog een paar taken die je een of een aantal keer per jaar uitvoert.
Het eerste waar je mee begint als penningmeester is meteen ook één van de leukste dingen, het maken van een begroting voor jouw jaar. Als bestuur beslis je aan het begin van het jaar wat jullie gezamenlijk belangrijk vinden, hier pas jij de begroting op aan. Wil je bepaalde commissies meer aandacht geven dan dat je voorganger deed? Je bent volledig vrij om deze commissie dan bijvoorbeeld meer geld te geven. Daarnaast bekijk je de uitgaven van afgelopen jaar goed om te kijken of bepaalde uitgaven erg hoog of laag zijn uitgevallen, ook hier pas je de begroting op aan. Tijdens de wissel ALV zullen de aanwezigen de begroting bekijken en (als het goed is) goedkeuren. Nu kun je gaan beginnen met uitgeven! Een andere taak is het doen van een belastingaangifte in maart. Belasting en btw is iets ontzettend lastigs maar heel interessants als je het eenmaal een beetje begrijpt! We hebben dit jaar met behulp van een belastingadviseur alle geldstromen inzichtelijk proberen te maken voor de belastingdienst. Als het goed is zal er in jouw jaar dan ook een duidelijk overzicht zijn van hoe de aangiftes precies gedaan moeten worden. Tot slot maak je financiële verslagen. Als je alles hebt ingeboekt kun je uit het boekhoudprogramma overzichtjes printen en deze in Excel achter elkaar zetten, dan krijg je een totaal overzicht van hoeveel je nou eigenlijk hebt uitgegeven en hoeveel geld er is ontvangen. Hier kunnen nog wel eens fouten in zitten waardoor het bedrag wat er van je bankrekening is afgegaan/bijgekomen niet gelijk is aan wat je verslag zegt. Op dit moment wordt het maken van het verslag een soort puzzel waarin je de fout moet zoeken. Uiteindelijk is het doel dit verschil zo klein mogelijk te maken, dus zo veel mogelijk foutjes uit je verslag te halen! Je maakt minimaal 3 verslagen per jaar: een kwartaalverslag na 1 januari, een halfjaarverslag na 1 april en een jaarverslag na 1 oktober. Kortom, als penningmeester zijn je taken erg divers. Houd je van het maken van overzichtjes/verslagen? Kun je nauwkeurig werken? Kun je goed overleggen en afspraken maken met anderen? En vind je vooral al het voorgaande super leuk klinken? Dan is de functie van Penningmeester zeker wat voor jou!
Commissaris Activiteiten en Interne PR Mijns inziens is dit de functie waarin je de meeste creativiteit kwijt kunt. Dus als je er van houdt om creatief bezig te zijn past deze functie hoogstwaarschijnlijk bij jou. Het is voor deze functie ook heel handig als je een beetje stressbestendig bent. Nog voordat het bestuur is gewisseld, begin jij al in de introductieweek met alle nieuwe eerstejaars enthousiasmeren voor de MFAS. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat iedereen niet alleen algemeen lid wordt, maar ook gaat solliciteren voor een commissie! Nadat je in de introductieweek zoveel mogelijk eerstejaars enthousiast hebt gemaakt voor de MFAS begint voor jou de drukste periode van het hele jaar. Als commissaris Activiteiten en Interne PR ben je namelijk verantwoordelijk voor het vormen van alle commissies die zorgen voor alle leuke en leerzame activiteiten binnen de MFAS. Er zijn in totaal 29 commissies waar allemaal aanmeldingen voor zijn. Het is jouw taak om al deze aanmeldingen in te plannen en vervolgens alle sollicitaties af te nemen. Na afloop van de sollicitaties ga je de commissies vormen, erg leuk en uitdagend, je wilt natuurlijk wel goed functionerende commissies neerzetten die hard aan de slag gaan om een geweldige activiteit te organiseren. Als je de commissie hebt gevormd, moet je iedereen gaan bellen met de uitslag van hun sollicitatie. Het is erg leuk om mensen op te bellen met goed nieuws, het slechte nieuws brengen is minder leuk, maar je leert er wel veel van. Door al de sollicitaties die je afneemt, leer je veel mensen kennen en daarnaast doe je ook een hoop mensenkennis op. Als commissaris Activiteiten & Interne PR denk ik ook dat je vanuit je functie, van iedereen binnen je bestuur, de meeste mensen kent en dat mensen jou ook kennen. Verder beheer je ook de jaarkalender. Jij plant aan het begin van het jaar, eigenlijk al in de zomervakantie terwijl je nog geen bestuur bent, alle activiteiten in zodat alles een beetje mooi verdeeld is. Het is aan jou om de jaarkalender gedurende het jaar bij te houden en commissies op de hoogte te houden welke activiteit wanneer is en ook bijvoorbeeld de promotie van activiteiten in drukke periodes te coördineren. Dit vergt tijdens drukke periodes soms wat inzicht, maar je leert er zeker door plannen. Dit is allemaal slechts de helft van je functie, de andere helft is Interne PR. Iedereen moet op de hoogte zijn van wat er gaat gebeuren bij de MFAS. Het is aan jou om dit met collegezaalpraatjes, posters, plasmaschermen, Facebook, twitter en de site voor elkaar te krijgen. De eerste keer photoshoppen en indesignen voor de boekjes en posters kan een waar gevecht zijn, maar als je met het nodige gevloek op de computers en de hulp van iemand die het goed kan je eerste product af hebt is dat zo’n fijn gevoel dat je langzaam verslaafd raakt aan de programma’s. Een van de vele andere spannende eerste keren is je eerste collegezaalpraatjes. Ik begaf me vol stress naar de collegezaal maar het viel gelukkig erg mee. Uiteindelijk is het elke keer toch weer heel leuk om te doen. Je kunt je voorstellen dat je hier mee wel leert praten voor grote groepen. Verder help je de PR leden van de commissie met het maken van de posters en programmaboekjes. Vanuit je functie is het in het begin van het jaar erg druk, maar moet ik eerlijk zeggen dat ik het de rest van het jaar ook zeker niet rustig heb gehad.
Commissaris Acquisitie Bij de functienaam Commissaris Acquisitie ziet niet iedereen gelijk iets voor zich. Acquisitie betekend letterlijk “het werven”. Dit is dan ook de belangrijkste taak van de Commissaris Acquisitie: het werven van sponsoren. Aan het begin van het jaar houdt dat vooral in dat je contracten met vaste sponsoren gaat evalueren en hopelijk verlengd, met eventuele aanpassingen of wijzigingen. Dit gebeurd vaak onder het genot van een kopje koffie bij de sponsor, dé gelegenheid om een keer de MFAS-kamer uit te komen. Je gaat langs bij verschillende bedrijven, en maakt kennis met de gang van zaken in zo’n grote organisatie. Van je weg vinden in een immens gebouw vol mannen in pak, tot zien wat bedrijven precies doen en waarom ze (vaak maar al te graag) geneeskunde studieverenigingen willen sponsoren. Je bespreekt voor wel bedrag ze de MFAS willen sponsoren en wat ze daar precies voor terug krijgen. Dit kan zijn een advertentie in de Emphasis of een stand op de Medische Carrière Dag, maar ook zijn er nog veel leukere dingen mogelijk. Zo is er in het verleden weleens sushi gesponsord voor een gala of een vliegreis verloot onder de deelnemers van een actie. Behalve een leerzaam kijkje in de keuken van een grote instantie is het ook leerzaam voor jezelf. Je leert jezelf professioneel te presenteren en zelfverzekerd een gesprek aan te gaan, met mensen die op bepaalde gebieden veel ervarener zijn dan jij. Je leert hoe je met verschillende type mensen moet omgaan, en hoe je keer op keer de beste overeenkomst kan sluiten. Niet elk gesprek of mail contact zal even soepel verlopen, maar daaruit leer je juist zelf extra goed communiceren. Buiten het verlengen van contracten moeten er natuurlijk ook nieuwe sponsoren worden binnengehaald. Soms klopt er letterlijk een nieuwe sponsor aan de deur van de MFAS kamer, en soms krijg je op een mailoffensief alleen maar nee te horen. Het is dus niet altijd even makkelijk, maar met de mogelijkheid om zaken onder de aandacht te brengen bij 2500 toekomstige artsen heb je een goede onderhandelingspositie. Als je altijd vriendelijk en hulpverlenend bent, met een vleugje assertiviteit en standvastigheid, kom je heel ver. Daarnaast ben jij ook degene die ervoor zorgt dat alle afspraken die in de sponsorovereenkomsten zijn verzorgd, worden nageleefd. Zo zorg jij dat alle advertenties goed geplaatst worden, dat je sponsor een goede stand krijgt, dat de banners goed zichtbaar zijn en doorlinken en vacatures op tijd op de site komen. Ook is het jouw verantwoordelijkheid om tegen het einde van de overeenkomst de sponsor te factureren voor de gemaakte afspraken. Hiervoor heb je binnen de MFAS kamer extra overleg met de commissaris Activiteiten en Interne PR en de Penningmeester. Verder help je de commissies, of ze een lid-sponsoring hebben of niet, met hun sponsoring. Van tips over hoe je de goodiebag het beste vol kan krijgen tot wat de mogelijkheden zijn om extra geld binnen te halen voor de commissie. Het helpen verzorgen van goodiebags is ook heel dankbaar, omdat dit één van dingen is die zichtbaar is voor leden en altijd zeer wordt gewaardeerd. Al met al is de functie uitdagend, afwisselend, gezellig, leerzaam en ontzettend voldoendingsgevend, niets geef een lekkerder gevoel dan een contract sluiten wat je weer een stukje dichter bij je target brengt!
Commissaris Onderwijs Jij bent de reden dat MFAS een studievereniging is en geen studentenvereniging! Als Commissaris Onderwijs ben je de schakel tussen de studenten, de MFAS en de onderwijsorganisaties binnen het AMC. Je leert in je bestuursjaar onwijs veel mensen binnen het AMC kennen die met het onderwijs te maken hebben. Van mensen die bij Onderwijssupport werken tot het stafbureau van de Raad van Bestuur. Een groot deel van de tijd door het jaar heen ben je bezig met de Jaarvertegenwoordigingen. Daarnaast heb je ook de studentenraadsverkiezingen en de onderwijsprijzen (op het AMC en die van de gehele UvA). Maar ook extra projecten, zoals denksessies over nieuwe onderwijsonderdelen, nemen veel tijd in beslag. Wat betreft de Jaarvertegenwoordiging ben je heel nauw betrokken bij de evaluaties van en inspraak in al het onderwijs. Je hebt de Jaarvertegenwoordigingen (JVT) van jaar 1 t/m 3 onder je hoede en hoort via hen wat er dit jaar weer allemaal mis gaat of juist heel goed loopt. Als jij een uitdaging ziet in het verbeteren van onze studie, dan is dit zeker iets voor jou. Want iedere Lijn, Rode Draad of Blok wordt nabesproken met de coördinatoren en de JVT’s en daar ben jij bij. Aan de hand van de nabesprekingen worden verbeterpunten besproken zodat het onderwijs voor het komende jaar in samenwerking met de coördinatoren verbeterd kan worden Naast de nabesprekingen houd je ook nauw contact met de Studentenraad(SR). Zodoende heb jij een heel goed overzicht van wat er speelt binnen het onderwijs en dat is heel waardevol voor de inspraak van de MFAS binnen onze studie. In mei zijn de studentenraadsverkiezingen. Natuurlijk strijdt ook de MFAS in deze week om plaatsen (zetels) in de StudentenRaad om ook via die weg zoveel mogelijk inspraak in het onderwijs te krijgen. Als Commissaris Onderwijs ben jij verantwoordelijk voor de werving van nieuwe leden en de campagne van partij MFAS-UVASOCIAAL. Voor de campagne kun je samen met je kieslijst hier een geheel eigen draai aan geven, denk aan een thema, acties, posters, gadgets enzovoort. Deze periode is chaotisch maar ook ontzettend uitdagend en gezellig! Gedurende het jaar wordt er ook twee keer gestemd voor de onderwijsprijzen van AMC-UvA. De Commissaris Onderwijs doet de coördinatie voor deze verkiezingen. Het is erg leuk om te zien dat de docenten erg gedreven zijn om deze prijs in de wacht te slepen! Op de congresdag in februari mag de Commissaris Onderwijs vervolgens de prijzen uitreiken voor beste blok, beste docent, beste vakgroep en natuurlijk niet te vergeten: de juryprijs. Ook doet de MFAS elk jaar mee met de docent van het jaar verkiezing van de UvA. Dit is een prijs voor de beste docent van de UvA. Omdat je als Commissaris Onderwijs van heel veel dingen af weet, word je bij veel projecten betrokken waar het OWI-GEN, de SR en de MFAS samen aan werken. Lopende projecten zijn bijvoorbeeld: individuele docenten evaluatie, knelpuntenanalyse van de bachelor en de vernieuwing van de bachelor en het laatste deel van de master. Als Commissaris Onderwijs moet je dus veel coördineren en organiseren. Je hebt het overzicht over veel verschillende projecten. Verder ben je veel bezig met overleggen met verschillende commissies en organen, daardoor leer je ontzettend veel in dit jaar maar moet je ook leren
welke informatie je aan wie weer moet doorgeven. De werkdruk is op sommige momenten hoog, maar het blijft door de verschillende projecten heel afwisselend. Verder is het fantastisch om te merken dat je als Commissaris Onderwijs op sommige vlakken echt dingen kan veranderen aan het onderwijs in het AMC-UvA!
Commissaris Faciliteiten De Faciliteiten van de MFAS is voor veel studenten van het AMC de voornaamste reden om lid te worden van de MFAS. Als commissaris Faciliteiten heb je dan ook een verantwoordelijke taak om te zorgen dat alle leden goed geholpen kunnen worden, er komt namelijk nogal wat bij kijken. Het is een veelzijdige functie waarbij dingen leert van problemen oplossen tot het bijhouden van financiën, en waarbij je zelf alle creativiteit hebt om de Faciliteiten op je eigen manier in te vullen. Het voornaamste is natuurlijk het verkopen van boeken. Je bestelt alle boeken bij de boekenleverancier StudyStore, maar voor dat je dat doet moet je natuurlijk weten welke boeken er nodig zijn. Hiervoor neem je contact op met de coördinatoren van de verschillende blokken, die kunnen je dan vertellen wat de verplichte studiestof voor het volgende blok zal zijn. Omdat wij overgestapt zijn op de webshop komt er niet meer iemand van Studystore langs om de boeken af te leveren en de boeken te tellen. In plaats daarvoor geef je een bestelling door voor de boeken die op de webshop terecht komen. Ook verkoop je natuurlijk instrumenten in de boekenserivce, dit bestel je bij verschillende leveranciers. En niet te vergeten de tentamenbundels en de samenvattingen die er verkocht worden. De samenvattingen bestel je bij SlimStuderen.nl. De tentamenbundels zijn altijd een winnaar, iedereen wil er een. Je maakt ze allemaal zelf en dat kost soms wel veel tijd, maar veel mensen zijn heel erg blij met het werk wat jij er aan besteedt. Om het assortiment te verkopen heb je draaiers nodig die in de boekenservice willen draaien. Iedere maand plan je ze in, aan de hand van hun beschikbaarheid. De draaiers moeten tijdens het draaien het geld tellen en alle bonnetjes bewaren, want die informatie heb jij namelijk weer nodig voor je financiële verslagen. Die financiële verslagen horen bij je taak als deel van het financieel trio, dat samen met de penningmeester en de commissaris Epsteinbar gevormd wordt. Dit zijn de mensen die verstand hebben van het geld. Per jaar maak je 3 financiële verslagen, om voor jezelf, je bestuur en ook de rest van de leden inzichtelijk te houden wat er met het geld van de MFAS gebeurt. Het is in het begin een lastig klusje, maar je hebt het al gauw onder de knie. Omdat wij dit jaar zijn overgestapt op een webshop is er wel een deel van de taken, die de commissaris Boekenservice eerst had, weggevallen. Om dit gat op te vullen zal de commissaris Faciliteiten volgend jaar ook verantwoordelijk zijn voor de MFAS site. Je zal deze site ten allen tijden up to date houden, op zoek gaan naar vernieuwingen en kijken hoe de gebruiksvriendelijkheid bevordert kan worden. Voor de rest zijn er altijd dingen die je moet regelen, want helaas gaat er altijd wel iets mis. Of het nu aan de techniek, de levering of de drukker ligt, jij bent de gene die het moet oplossen. En dat vergt een hoop van je creativiteit en je geduld. En natuurlijk blijf je als commissaris Faciliteiten altijd zorgen voor innovatie in de boekenservice en voor de site. Het kan natuurlijk altijd beter. Je kan het zoeken bijvoorbeeld zoeken in de producten die je aanbiedt, of in het verbeteren van de techniek, of misschien wel de aankleding, er zijn genoeg dingen om je nog bezig mee te houden.
Kortom, als Commissaris Faciliteiten heb je een verantwoordelijke, uitdagende en veelzijdige taak. Alle leden rekenen op de boeken, instrumenten en tentamenbundels, je hebt dus ook contact met leden die niet zo actief zijn bij de MFAS. Verder ben je aan het prutsen met de pinautomaten, het zoeken van je bonnetjes, je vrijwilligers uitbetalen, contact houden met je leveranciers en zorgen dat de tentamenbundels er op tijd zijn. En je zal je dit jaar dus ook bezig gaan houden met de MFAS site. Het is een functie waarbij je al je kwaliteiten uit de kast kunt halen en allerlei nieuwe vaardigheden leert.
Commissaris Epsteinbar De Epsteinbar, voor veel (actieve) leden toch de leukste plek binnen het AMC, en ook een van de meest druk bezochte plekken. Elke donderdag komen de leden een biertje en soms een frisje drinken ter ontspanning van weer een heftige week studie. Ze vieren dat de collegeweek weer bijna voorbij is en doen erg hun best al de geleerde stof weer te vergeten, door het drinken van glazen vol spa goud. Van 16:30 uur tot 22:30 uur ben je in de weer met tappen en de zaken onder controle te houden, maar gelukkig doe je dit niet alleen; je geliefde Epsteinbarcommissie helpt je daarbij. Na in het begin van het jaar samen met de Commissaris Acitviteiten en Interne PR sollicitaties te hebben afgenomen vorm jij je commissie, met zijn zevenen voorzien jullie de menigte van drank en nootjes. Doordat je in de bar zoveel contact hebt met iedereen, leer je heel veel leden kennen. De eindverantwoordelijkheid over de bar ligt als Commissaris Epsteinbar bij jou. Mocht alles niet helemaal 100 procent verlopen, trekken hogere instanties bij jou aan de bel. Jij zorgt voor het contact met de afdelingen in het AMC, de beveiliging en Onderwijssupport over de zaken omtrent de Epsteinbar. Je bent echter niet alleen op donderdag bezig, maar ook de rest van de week. Afdelingen binnen het AMC en andere externe partijen kunnen namelijk de bar huren om een borrel of lunch te organiseren. Deze borrels of lunches worden ook wel externe borrels genoemd. Hiervoor heb je natuurlijk mensen nodig die deze mensen van drankjes kunnen voorzien en ervoor kunnen zorgen dat alles goed verloopt. Dit doe je samen met je commissie, bestuur en je tappers. Voor deze borrels maak je dan ook elke maand een rooster, zodat er mensen in de bar aanwezig zijn op het moment van de borrel. Dat is natuurlijk wel zo handig. Naast externe borrels, die verassend leuk kunnen zijn, maakt de MFAS ook nog vaak gebruik van jouw bar. Zo organiseren de verschillende commissies vaak borrels zoals de Pre-BuReCo borrel, after-liftweekendborrel enzovoort. Na al deze taken ben je als Commissaris Epsteinbar ook verantwoordelijk voor de financiën van de bar. Met behulp van een boekhoudprogramma documenteer je netjes waar al je geld heen gaat en vandaan komt. Na een kwartjaar maak je een kwartaalverslag. Dit is een goede oefening voor de verslagen die je hierna moet maken namelijk het halfjaarverslag en het jaarverslag. Deze moeten goed gekeurd worden door de ALV en dienen dus zo goed en netjes mogelijk te zijn. Op deze manier kan iedereen zien wat jij met het geld van de bar doet. Kortom; een afwisselende functie, maar zeker de leukste: verantwoordelijkheid, je eigen commissie, geld, heel veel bier en gezelligheid tegelijk. En dan komt daarbij nog de rest van je bestuursjaar kijken, iets wat je niet wilt missen!
Vice voorzitter Als Vicevoorzitter ben je de steun en toeverlaat van de voorzitter. Je zal vaak met hem of haar overleggen over zowel zaken binnen je bestuur als daarbuiten. Wanneer de voorzitter een keer afwezig is, zal jij de taken overnemen. Dit betekent dat jij dan de vergadering mag voorzitten, of op constitutieborrels de lullepot mag houden. Hier moet je dus altijd, in overleg met je voorzitter op voorbereid zijn. Het leuke hieraan is dat je van alles op de hoogte bent en ook vaak mee mag beslissen met welke vervolgstappen er zullen komen. Verder ga jij om de 6 weken naar het studieverenigingen (SVO) overleg van de ASVA. Hier zijn veel andere studieverenigingen van de UvA aanwezig, en samen met hun bespreek je verschillende dingen. Problemen waar je tegen aanloopt als bestuur van een vereniging, maar je wisselt er ook leuke nieuwe ideeën uit voor nieuwe activiteiten of feestlocaties. Daarna is er altijd een borrel, zodat je ook een idee krijgt hoe het studeren buiten het AMC is, en ik kan je vertellen, op alle faculteiten gaat het er heel anders aan toe dan hoe wij het in het AMC doen. Vicevoorzitter is geen volledige functie en hier kun je dus ook niet voor solliciteren. Het is een functie die je naast een van de overige 8 functies bedrijft.
Ingezonden brief
Beste geïnteresseerde, Het bestuursjaar van de MFAS is een van de mooiste jaren van m’n studietijd geweest! Een jaar lang naast de vrij schoolse studie hele andere dingen doen. De jaren ervoor heb ik in diverse commissies van alles georganiseerd. In het bestuursjaar kwam het goed van pas om daar al ervaring in te hebben en een paar commissies en het reilen en zeilen al iets beter te kennen. Noodzakelijk was het niet trouwens. Nog steeds denk ik met veel plezier terug aan dat jaar. Het is heel bijzonder om met een paar enthousiaste, actieve medestudenten een organisatie te laten draaien, soms nieuwe dingen te verzinnen en uit te voeren, soms oude methodes te vervangen door nieuwe (de ene keer geslaagder dan de andere keer - maar ook dat is heel leerzaam). Je leert goed te luisteren, met elkaar te overleggen, een pleidooi te houden, tot overeenstemming te komen, vergaderen, efficiënt(er) met je tijd omgaan. En dan natuurlijk wat misschien nog wel het allerbelangrijkst is: vaak hou je er hele goede vrienden aan over, je leert allerlei bestuursleden uit de rest van het land kennen, je hebt de mogelijkheid om dingen te (proberen te) veranderen. Deze maanden ben ik aan het solliciteren omdat m’n opleiding bijna is afgelopen, dan is het ook een pre op je CV. Het is iets wat je naar mijn idee bij voorkeur tijdens je studietijd zou moeten doen omdat je dat tijdens je opleiding of erna moeilijker opstart, vanwege bijvoorbeeld tijdgebrek. Dat het je extra tijd kost of je jouw tentamens niet haalt vanwege het bestuursjaar, die ervaring heb ik absoluut niet. Sterker nog, ik heb het idee dat je jouw tijd efficiënter gebruikt en omdat je al op andere vlakken actief bent, je makkelijker het tempo erin houdt. Bovendien ben je vaak ook gemotiveerder als je iets anders erbij doet wat weer andere aandacht vraagt. Kortom: als je de kans krijgt in het bestuur van de MFAS te komen, DOEN!!! Wat je erin stopt aan energie en tijd komt er ruimschoots uit. Ik zie geen reden om het niet te doen. Groeten, Esther Moerman Secretaris van het 93e bestuur der MFAS Nu werkzaam op de afdeling plastische reconstructieve chirurgie
Het sollicitatieformulier is te vinden in dit boekje en op www.mfas.net. Samen met een motivatiebrief en je CV dien je dit formulier uiterlijk 9 mei in te leveren. Dat kan persoonlijk in de MFAS kamer, of via de mail naar
[email protected]. Na het inleveren van deze documenten zal je worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Deze gesprekken zijn van 16 tot en met 23 mei. Aan de hand van de brieven en het gesprek zal het komende bestuur der MFAS worden vastgesteld en ter goedkeuring aan de ALV worden voorgelegd. De bekendmaking zal zijn op 16 juni en de kandidaats- ALV, zal plaatsvinden op 25 juni. Vragen, een gesprekje of een keertje meekijken? Dan ben je van harte welkom één (of meerdere) van ons aan te spreken door langs te komen, te bellen (020-5664674) of te mailen naar de volgende:
Nikki W:
[email protected]
Janneke:
[email protected]
Pepijn:
[email protected]
Romein:
[email protected]
Brenda:
[email protected]
Remy:
[email protected]
Jacintha:
[email protected]
Nikki L:
[email protected]
Aanmeldingsformulier Bestuursollicitatie
Naam en voorletters:…………………………………………………………………………………………………...
Adres:…………………………………………………………………………………………………………………………………
Postcode en Woonplaats:…………………………………………………………………………………………..
Telefoonnummer:…………………………………………………………………………………………………………
E-mailadres:………………………………………………………………………………………………………………………
Jaar:………………………………………………………………………………………………………………………………………
Practicumgroepje:………………………………………………………………………………………………………….
Voorkeur Functie: Handtekening: 1)…………………………………………..
2)…………………………………………..
……………………………………………..
3)…………………………………………..
Lever dit formulier samen met je CV en een motivatiebrief in voor 9 mei in de MFAS kamer of via
[email protected]. Kijk voor het informatiepakket op www.mfas.net.
