Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam Beleidsplan bestuur 14 Bestuursjaar 2014-2015
1
Inhoudsopgave 1 Introductie 2 Het 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
3
Bestuur Taakverdeling . . . . . . Voorzitter . . . . . . . . Commissaris acquisitie . Secretaris . . . . . . . . Penningmeester . . . . . Commissaris Onderwijs
3 Algemeen Beleid 3.1 Contact met de leden . 3.2 Contact met de UvA . 3.3 Leden werven . . . . . 3.4 Witboeken . . . . . . . 3.5 Stichtingen . . . . . . 3.6 Statuten en HR . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
4 4 4 5 5 6 7
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
8 8 8 9 9 10 10
4 Stichtingen 11 4.1 Stichting VER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4.2 Stichting AWESOME IT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5 Commissies 5.1 Activiteitencommissie 5.2 Barcommissie . . . . . 5.3 Boekencommissie . . . 5.4 Cavia-commissie . . . 5.5 Eerstejaarscommissie . 5.6 Feestcommissie . . . . 5.7 Gamingcommissie . . . 5.8 ICT-commissie . . . . 5.9 Kelder-commissie . . . 5.10 Marketingcommissie . 5.11 Onderwijscommissie . 5.12 Vrouwencommissie . . 5.13 Wintersportcommissie
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
2
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
13 13 13 14 15 15 16 17 17 18 19 20 20 21
Bestuur 14
1
1
INTRODUCTIE
Introductie
Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam, verder via genoemd, is de studievereniging voor de studenten Informatica, Informatiekunde en Kunstmatige Intelligentie en de daar bij aansluitende masterstudies van de UvA. De belangrijktste officiele doelstelling van via zoals vernoemd in de statuten en het huishoudelijk regelement is het behartigen van de belangen van deze studenten. Dit doet de vereniging door de studenten ontspannende of extracurriculaire mogelijkheden te bieden en mogelijkheden te bieden voor studiegenoten om elkaar te ontmoeten of op een informele plek te spreken. De studievereniging faciliteert zowel studiegerelateerde activiteiten als niet-studiegerelateerde activiteiten, zoals het onderhouden van een tentamenbank, studieboeken verkopen, een reis organiseren en een congres. De studievereniging bestaat uit een bestuur en meerdere commissies, die ieder een deel van de taken op zich nemen. Wie wat organiseert en welke commissies bestaan wordt in dit beleidsplan nader toegelicht.
3
Bestuur 14
2
2
HET BESTUUR
Het Bestuur
2.1
Taakverdeling
Het veertiende bestuur van via heeft zich als volgt geconstitueerd: • Voorzitter: Iris Meerman • Vice-Voorzitter en Commissaris Acquisitie: Bram van den Akker • Secretaris: Victor Azizi • Penningmeester: Micha de Groot • Commissaris Onderwijs: Bas van den Heuvel
2.2
Voorzitter
De voorzitter zit onder andere de vergaderingen voor met het bestuur, is het contactpersoon naar de UvA vanuit via en is het gezicht van de vereniging. Hiernaast zal de voorzitter het dossier ’ABC’1 op zich nemen. Een verantwoordelijkheid en taak van de voorzitter is om actief in deze discussie deel te nemen en veel met de leden hierover te communiceren. Op deze manier kan de voorzitter de mening van via goed uitdragen. De intensieve betrokkenheid die de voorzitter heeft bij de centrale- en facultaire studentenraad zal hierbij worden benut. Naast deze zaken zal de voorzitter ook zorg dragen voor het communiceren over andere zaken die spelen bij de informatiewetenschappen-studies, denk aan de Intake en Matchingprocedure en de Bindende Studieadviezen (BSA’s). Er zal gebruik gemaakt worden van verschillende communicatiekanalen, zoals updates op de website of het organiseren van brainstorms. 2.2.1
Doelstellingen
• Gezicht van de vereniging zijn. • Contactpersoon naar de UvA zijn. • Leden informeren over zaken over de informatiewetenschappen-studies en de faculteit (indien relevant). • Mening van leden over relevante onderwerpen in kaart brengen. 1 Amsterdams B` eta Cluster, de nieuwe benaming voor de samenwerking tussen de b` etafaculteiten van de VU en UvA
4
Bestuur 14
2.3
2
HET BESTUUR
Commissaris acquisitie
Een groot deel van het inkomen van via komt voort uit de sponsoring. Het komende jaar willen we de huidige contacten goed onderhouden en nieuwe interessante partners aantrekken. Met bijvoorbeeld de Cavia- en marketingcommissie zal goed gecommuniceerd moeten worden om te garanderen dat alle sponsoren goed onder de aandacht worden gebracht. De sponsoring van het congres zal dit jaar worden opgepakt door de commissaris acquisitie. Dit zorgt voor een betere, eenduidige communicatie naar sponsoren en een verlichting van de taken van de stichting AWESOME IT. Om het congres goed onder de aandacht te brengen bij bedrijven worden een beschrijving en kosten-indicatie toegevoegd aan het samenwerkingsdocument. Ook zal de nieuwe bedrijven- en vacaturebank op de website in gebruik worden genomen. Dit maakt een groter aanbod aan vacatures en bedrijfsprofielen mogelijk. Een nieuwe sponsormogelijkheid die dit jaar ge¨ıntroduceerd gaat worden is het weergeven van partners op de nieuwe informatieschermen van via. 2.3.1
Doelstellingen
• Contact met onze huidige partners onderhouden. • Minimaal ´e´en keer per maand op gesprek met potentiele nieuwe partners. • Sponsoring van het congres oppakken. • Goede communicatie met commissies onderhouden. • De nieuwe bedrijven- en vacaturebank in gebruik nemen. • Partners onder de aandacht brengen door weergave op de informatieschermen van via.
2.4
Secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van via. De site van via (svia.nl ) bevat belangrijke informatie voor leden en nietleden, bijvoorbeeld de agenda met activiteiten en de vacaturebank. Om er voor te zorgen dat deze informatie up-to-date blijft en de juiste informatie beschikbaar is, zal de inhoud van de site de verantwoordelijkheid van de secretaris zijn. Ook zal de secretaris zich bezig houden met kijken wat er verbeterd kan worden aan de site om deze informatievoorziening te verbeteren, dit zal worden gecommuniceerd met de ICT-commissie. Het bestuur van via is er voor al haar leden. Het is daarom belangrijk dat leden ook inzicht hebben in wat het bestuur voor hen betekent en waar het bestuur mee bezig is. Dit gaan we onder andere doen door de bestuursblog te gebruiken. Dit is de verantwoordelijkheid van de secretaris. Actieve communicatie naar leden toe zorgt voor betrokkenheid van de leden. Deze actieve communicatie gebeurt in de vorm van nieuwsbrieven. De secretaris
5
Bestuur 14
2
HET BESTUUR
is er verantwoordelijk voor dat deze nieuwsbrieven worden verstuurd. Ook zullen er dit jaar voor het eerst informatieschermen beschikbaar zijn voor via in de kelder en in de nieuwe bar. De secretaris is verantwoordelijk voor de media die op deze schermen worden getoond. De actieve leden van via maken gebruik van de mailinglijsten op svia.nl om met elkaar te communiceren. De secretaris draagt er zorg voor dat deze mailinglijsten up-to-date zijn en goed werken. 2.4.1
Doelstellingen
• Twee keer per maand een algemene nieuwsbrief uitsturen in het Engels en Nederlands. • Minimaal ´e´en keer per maand een nieuwsbrief over lezingen uitsturen. • Zorgen dat de informatievoorziening vanuit svia.nl up-to-date en compleet is. • Minimaal ´e´en keer per maand zorg dragen voor een nieuw artikel op de bestuursblog. • Mailinglijsten van svia.nl up-to-date houden. • Er zorg voor dragen dat de media die zichtbaar zijn op de informatieschermen up-to date zijn.
2.5
Penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van de kas en betalingen van via. Dit zal gebeuren door middel van het gebruiken van gerichte boekhoudsoftware, zodat alle facturen en declaraties in ´e´en overzicht staan en er per commissie beter bijgehouden wordt hoe het met het budget staat. Om er voor te zorgen dat commissies optimaal hun budget gebruiken, zal de penningmeester de commissies bijstaan in het maken van sub-begrotingen en bijhouden van de uitgaven van de commissies. Behalve inkomsten van de sponsoring en kaartverkoop van activiteiten krijgt via ook inkomsten vanuit de UvA. De penningmeester zal er op toezien dat deze subsidie tijdig en in correcte hoeveelheden wordt uitbetaald. 2.5.1
Doelstellingen
• Het betalingsverkeer van via beheren. • Overstappen naar software die is gericht op boekhouden. • Er op toezien dat elke commissie een kloppende sub-begroting heeft. • Inkomsten vanuit de UvA regelen.
6
Bestuur 14
2.6
2
HET BESTUUR
Commissaris Onderwijs
De commissaris onderwijs is verantwoordelijk voor alle onderwijsgerelateerde zaken binnen via, in samenwerking met de onderwijscommissie en Awesome IT (als toezichthouder). Hierbij zal er rekening mee gehouden worden dat de onderwijscommissie ruimte nodig heeft om haar eigen idee¨en uit te voeren. De commissaris onderwijs is verantwoordelijk voor onderwijsgerelateerde activiteiten die voor de UvA georganiseerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld de Landelijke B`etadag, Intake & Matching en bulborrels. Hij is ook verantwoordelijk voor activiteiten die in samenwerking met externe partijen worden georganiseerd, zoals de BAPC (Benelux Algorithm Programming Contest) en de SNiC (Stichting Nationaal Informatica Congres). De commissaris onderwijs zorgt daarnaast voor de voorbereiding en uitvoering van de boekenverkoop met de boekencommissie. 2.6.1
Doelstellingen
• Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde zaken binnen via. • Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde activiteiten die voor de UvA georganiseerd moeten worden. • Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde activiteiten die in samenwerking met externe partijen worden georganiseerd. • De boekenverkoop met de boekencommissie voorbereiden en uitvoeren.
7
Bestuur 14
3
3
ALGEMEEN BELEID
Algemeen Beleid
3.1
Contact met de leden
Om het bestuur transparant te houden en de leden goed ge¨ınformeerd te houden over de zaken die spelen binnen via zullen er een aantal middelen worden ingezet. Dit wordt onder andere gedaan door het schrijven van een maandelijkse bestuursblog. Daarnaast worden naar behoefte van de co¨ordinator of het bestuur ´e´en op ´e´en gesprekken met de co¨ordinatoren gehouden. Ook zullen er lezingen gegeven en brainstorms gehouden worden, indien nodig, over zaken die belangrijk zijn voor de leden om informatie te verschaffen en input te verkrijgen. 3.1.1
Doelstellingen
• Maandelijks een bestuursblog schrijven. • Naar behoefte van de co¨ordinator of het bestuur ´e´en op ´e´en gesprekken met de co¨ ordinator houden. • Indien nodig mini-lezingen geven of brainstorms houden. • Een idee¨enbus ophangen in de kelder en feedback op deze idee¨en geven.
3.2
Contact met de UvA
De studievereniging heeft veel te maken met zaken die de faculteit organiseert. Dit kan universiteits- of faculteitsbreed zijn, maar ook studie- of domeinspecifiek. Het bestuur wil zich graag actief mengen in de discussies en activiteiten waar via invloed op kan uitoefenen, om op te komen voor haar leden en goed contact met de UvA te onderhouden. Denk aan de Intake & Matchingprocedure, waar via haar mening over kan uiten en bij kan helpen organiseren, of de invoering van BSA’s op ´e´en of meerdere van de drie studies horend bij via. Daarnaast is er veel contact over het alumnibeleid. Voor zowel de faculteit als voor via is het voordelig om alumni aan te trekken, omdat zij ervaren zijn in het vakgebied en bijvoorbeeld lezingen kunnen geven, of via kunnen promoten binnen het bedrijfsleven. 3.2.1
Doelstellingen
• Meer alumni aantrekken, bijvoorbeeld door een evenement met de UvA te organiseren dat interessant is voor alumni. • Contact met de UvA onderhouden en waar mogelijk versterken. • Betrokken zijn bij belangrijke beslissingen en veranderingen die van invloed zijn op de leden.
8
Bestuur 14
3.3
3
ALGEMEEN BELEID
Leden werven
We willen graag meer leden motiveren actief te worden bij de vereniging. Werving is belangrijk als er een bindend studieadvies (BSA) komt bij de drie bachelorstudies, omdat we mogelijk minder leden krijgen. Tevens zullen er potenti¨ele actieve leden afvallen tijdens de Intake & Matching-week. Om meer actieve leden te krijgen, zal er dus actief moeten worden gepromoot. We zullen ons inzetten om de bachelorstudenten, masterstudenten, b`eta-gamma’ers met een informatiewetenschappen major en studenten die een gerelateerde minor volgen actief te krijgen bij via. De acties die wij hiervoor zullen ondernemen staan vernoemd bij de doelstellingen. 3.3.1
Doelstellingen
• In de gaten houden hoe de sfeer in de kelder overkomt op studenten. • Actief leden werven tijdens onder andere de facultaire introductie, Intake & Matching-dagen en gratis lunches, door bijvoorbeeld met studenten te praten en flyers uit te delen. • Leden makkelijker met commissies kennis laten maken, door bijvoorbeeld commissieshirts te dragen. • De intreeweekgroepjes laten begeleiden door actieve leden. • Masterstudenten aantrekken door een barbecue voor de eerstejaars masterstudenten te organiseren, de via website (deels) Engelstalig aan te bieden en Engelstalige nieuwsbrieven te sturen. • Rekening houden bij het plannen van activiteiten met masterstudenten en b`eta-gamma’ers die een major bij een informatiewetenschappenstudie doen.
3.4
Witboeken
Om het proces van het organiseren van activiteiten te stroomlijnen zijn witboeken essentieel. Daarom zal het bestuur dit gaan stimuleren bij alle commissies en co¨ ordinatoren. Om te zorgen dat deze taak voor hen zo min mogelijk moeite kost, zal er een standaardformaat worden ontwikkeld. Om de overdracht van deze witboeken te verzekeren, komt er een centrale plek om deze te beheren. Om een soepele overdracht te bevorderen, zullen we stimuleren dat nieuwe co¨ ordinatoren worden ingewerkt door de oude co¨ordinatoren. 3.4.1
Doelstellingen
• Witboeken laten maken voor grote activiteiten en commissies. • Een template voor witboeken opstellen.
9
Bestuur 14
3
ALGEMEEN BELEID
• Witboeken beschikbaar stellen op een toegankelijke locatie. • Oude co¨ ordinatoren stimuleren om nieuwe co¨ordinatoren in te werken.
3.5
Stichtingen
Bestuur 13 heeft veel tijd gestoken in het oprichten van stichting AWESOME IT2 en in het in bezit komen van stichting VER3 . Waar nodig zullen wij dit met zorg afronden. Na de overdracht van stichting VER en de oprichting van stichting AWESOME IT zullen wij de stichtingen in gebruik gaan nemen. 3.5.1
Doelstellingen
• De VER stichting overdracht waar nodig afronden. • De oprichting van stichting AWESOME IT waar nodig afronden. • De stichtingen in gebruik nemen.
3.6
Statuten en HR
Bestuur 13 is begonnen aan een proces om de statuten en het HR te wijzigen. Deze zijn namelijk op veel plekken onduidelijk of verouderd. We zullen dit proces waar nodig afronden en er voor zorgen dat het voorafgaande werk niet verloren zal gaan. 3.6.1
Doelstellingen
• De wijzigingen in de statuten en het HR afronden. 2 Amsterdams 3 Via
Wetenschappelijk Educatief Symposium Over Mens En Informatie Techniek Excursies en Reizen
10
Bestuur 14
4
4
STICHTINGEN
Stichtingen
4.1
Stichting VER Voorzitter: Kees Halvemaan Secretaris: Fokke Dekker Penningmeester: Sanne Verhoeven Toezichthouder: Micha de Groot
4.1.1
Omschrijving
Stichting VER organiseert jaarlijks een studiereis van een week naar het buitenland voor de via-leden, met meerdere educatieve activiteiten. 4.1.2
Beleid
Dit jaar zal de stichting een reis voor minimaal 40 leden organiseren. Er zullen verscheidene educatieve activiteiten zijn, zodat de deelnemers net als eerdere jaren twee colloquiumpunten zullen krijgen. De educatieve activiteiten zullen bestaan uit het bezoeken van de universiteit van de bezochte stad, waar een studiegerelateerde lezing zal zijn. Ook zullen verschillende ICT-bedrijven bezocht worden. Verder zal de stichting zich bezig houden met kennisoverdracht door middel van het verzamelen van informatie over mogelijke reislocaties, die eventueel al eerder bezocht zijn. Dit zal het in de toekomst makkelijker maken om een geschikte locatie te kiezen, en om bij het begin van het opzetten van de reis al een aanknopingspunt te hebben. 4.1.3
Doelstellingen
• Een studiereis organiseren voor minimaal 40 leden. • Een document met potenti¨ele reislocaties opzetten ter bevordering van de kennisoverdracht. • Zorgen dat de deelnemers van de reis minimaal twee colloquiumpunten krijgen. • Opzetten van een archief met informatie van eerdere reizen.
11
Bestuur 14
4.2
4
STICHTINGEN
Stichting AWESOME IT Voorzitter: Robbert van Ginkel Secretaris: Jorn Peters Penningmeester: Sanne Verhoeven Toezichthouder: Bas van den Heuvel
4.2.1
Omschrijving
Stichting AWESOME IT is verantwoordelijk voor het opzetten van het jaarlijkse congres van via. Het congres wordt elk jaar door meer dan honderd bezoekers bijgewoond. Het congres is binnen via ´e´en van de hoogtepunten van het jaar op het gebied van onderwijs. Het is een nationaal evenement dat interessant is voor niet alleen de leden en de universiteit, maar ook voor sponsoren en bedrijven. Om elk jaar weer een succesvol congres te kunnen waarborgen, zijn goede kennisoverdracht en gemotiveerde leden essentieel. 4.2.2
Beleid
Via is gebaat bij een goed georganiseerd congres omdat het educatief en leuk voor alle leden is. Het congres moet hiervoor onder andere relevant en goed toegankelijk zijn voor een breed publiek. Ook is het professioneel kunnen opzetten van een congres een voorwaarde. Het bestuur draagt er samen met de stichting zorg voor dat dit dit jaar weer gerealiseerd kan worden. De stichting is in principe zelfstandig, maar kan bij problemen en vragen altijd terecht bij het bestuur. Het bestuur zal altijd proberen om voldoende middelen beschikbaar te stellen aan de stichting, zodat een goed congres organiseren mogelijk is. 4.2.3
Doelstellingen
• Het organiseren van een jaarlijks educatief congres. • Het gebruiken van een huisstijl voor de promotie en aankleding van het congres, deze is eventueel bruikbaar voor volgende jaren. • Nauwe samenwerking met de commissaris acquisitie voor het werven van sponsoren. • Het werven van een prominente spreker voor een keynote van het congres.
12
Bestuur 14
5
5
COMMISSIES
Commissies
5.1
Activiteitencommissie Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Micha de Groot
5.1.1
Omschrijving
De activiteitencommissie organiseert activiteiten voor de leden van via. 5.1.2
Beleid
De commissie zal tenminste ´e´enmaal per maand een activiteit organiseren, naast de wekelijkse borrels. Deze activiteiten kunnen uiteenlopen van bekende activiteiten, zoals karten en lasergamen, tot bijzondere dingen, zoals een manhunt. Daarnaast zal de commissie borrels een thema geven, zoals de Sinterklaasborrel en de Franse borrel. Als versiering relevant is voor het thema zal de commissie deze verzorgen. Ook zal de commissie zorgen voor hapjes tijdens de borrel, al dan niet in thema. Andere, grotere activiteiten die de commissie zal organiseren zijn het Algemene Leden Weekend en de eindejaarsbarbecue. 5.1.3
Doelstellingen
• Minimaal ´e´en keer per maand een activiteit organiseren. • Aan het begin van elk blok een gratis lunch organiseren. • Tenminste ´e´en keer per drie maanden een activiteit organiseren waar minimaal 20 leden aanwezig zijn. • Borrels een thema geven, en deze van versiering voorzien. • Voor elke borrel van het jaar hapjes verzorgen, al dan niet in thema. • Het Algemene Leden Weekend organiseren. • De eindejaarsbarbecue verzorgen.
5.2
Barcommissie Co¨ ordinator: Fokke Dekker & Jonas Lodewegen Toezichthouder: Bas van den Heuvel
5.2.1
Omschrijving
De barcommissie is verantwoordelijk voor het beheren van de bar tijdens de borrels en het schoonmaken na de borrels.
13
Bestuur 14
5.2.2
5
COMMISSIES
Beleid
De barcommissie zorgt er voor dat er elke borrel leden, die bekwaam zijn in het tappen, achter de bar staan. Deze tappers zullen vooral bestaan uit leden van de commissie; de commissie houdt ook een lijst bij van leden die zich hebben aangemeld om te tappen, die op oproepbasis achter de bar staan. Verder zorgt de commissie er voor dat het bier op tijd koud staat en de bar onderhouden is. Tijdens de borrel is de barcommissie verantwoordelijk voor de bar en achteraf voor de schoonmaak. Verder zal de barcommissie ingezet worden te helpen met tappen op andere activiteiten waar dit nodig is, bijvoorbeeld bij bulborrels. 5.2.3
Doelstellingen
• Elke borrel zorgen voor genoeg tappers. • De bar onderhouden. • Het tapverlies minimaliseren. • Na de borrel schoonmaken.
5.3
Boekencommissie Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Iris Meerman
5.3.1
Omschrijving
De boekencommissie zorgt ervoor dat alle studenten die vakken volgen aan een van de informatiewetenschappen-studies hun boeken bij via kunnen kopen. Hiervoor moet goed worden uitgezocht welke boeken er precies nodig zijn voor de studies. De commissie wordt opgericht, omdat het een grote taak is om de boeken voor zowel de bachelor- als masterstudies uit te zoeken. 5.3.2
Beleid
De commissaris onderwijs zal deze commissie opzetten en leiden. De commissie verzorgt de juiste boeken en verkoopt deze samen met de keldercommissie. Tijdens de facultaire introductie wordt dit gedaan samen met de eerstejaarscommissie. De lijst met boeken zal worden bewaard om werk te besparen in de komende jaren. 5.3.3
Doelstellingen
• De boekencommissie opzetten. • Er voor zorgen dat de boekenverkoop soepel verloopt. • De lijsten met boeken maken en bewaren. 14
Bestuur 14
5.4
5
COMMISSIES
Cavia-commissie Co¨ ordinator: Merijn van Wouden Toezichthouder: Iris Meerman
5.4.1
Omschrijving
De Cavia-commissie is verantwoordelijk voor het uitbrengen van ´e´en Cavia per kwartaal. De Cavia is het verenigingsblad van via. De Cavia bestaat al 14 jaar en is daarmee even oud als de via zelf. De Cavia verschaft een inzicht in wat er in een kwartaal is gebeurd en is daarom leuk en informatief om te lezen voor alle betrokkenen bij via. Met de Cavia wordt er een mogelijkheid gecre¨erd voor leden om laagdrempelig een artikel te publiceren voor de rest van de vereniging. Ook is er in de Cavia plaats voor stukken die een informatieve, amuserende of educatieve insteek in de informatiewetenschappen hebben. Als laatste is er ook plaats voor sponsoren om gericht de doelgroep van de Cavia te bereiken. 5.4.2
Beleid
De Cavia is er van leden, voor leden. Daarom willen wij er voor zorgen dat er meer artikelen van een diverse groep leden komen. Hierdoor wordt de Cavia nog meer een afspiegeling van de gehele vereniging. Het is belangrijk dat de Cavia-commissie zich volledig kan bezig houden met het maken van de Cavia. Doordat er dan meer tijd aan de Cavia besteed kan worden zal dit uiteindelijk de kwaliteit van de Cavia ten goede komen. 5.4.3
Doelstellingen
• Het uitbrengen van ´e´en Cavia per kwartaal, waarvan ´e´en almanak. • Een zo breed mogelijk publiek binnen via aanspreken. • Een zo divers mogelijk aanbod van artikelen publiceren. • Vlak na elke uitgave een brainstorm houden voor de volgende uitgave.
5.5
Eerstejaarscommissie Co¨ ordinator: Bram van den Akker & Jonas Lodewegen Toezichthouder: Micha de Groot
5.5.1
Omschrijving
De eerstejaarscommissie (EJC) is verantwoordelijk voor het werven en bij via betrekken van eerstejaarsstudenten. De EJC organiseert de eerstejaarsbarbecue en het eerstejaarsweekend (EJW). Eerstejaars vertrouwd laten raken met de
15
Bestuur 14
5
COMMISSIES
nieuwe omgeving, contact laten leggen met ouderejaars en betrekken bij via staat hier centraal. 5.5.2
Beleid
De commissie zal dit jaar opnieuw gevormd worden naar een kleine commissie met een grote crew. Deze crew zal op het EJW en de barbecues aan het begin van het jaar worden ingezet. Naast de eerstejaarsbarbecue wil de commissie dit jaar ook op de mastersbarbecue in de Intreeweek actief via gaan promoten om te trachten meer masterstudenten te betrekken bij de vereniging. In het verleden is er op het EJW een commissiespel gespeeld. In dit spel werden verschillende commissies onder de aandacht gebracht. Dit jaar willen we het commissiespel opnieuw uitwerken en op het EJW herintroduceren. Afgelopen jaren waren er op het EJW veel last-minute deelnemers die afhaken. De commissie wil proberen dit aantal terug te dringen door bijvoorbeeld goede communicatie met deelnemers. 5.5.3
Doelstellingen
• Het EJW organiseren. • Twee barbecues in de facultaire introductie organiseren. • Werken met een kleinere, effici¨enter werkende commissie van maximaal 7 mensen waaronder de co¨ordinatoren. • Het commissiespel herintroduceren op het EJW. • Het aantal afhakers beperken tot maximaal 15%.
5.6
Feestcommissie Co¨ ordinator: Positie vacant Toezichthouder: Victor Azizi
5.6.1
Omschrijving
De feestcommissie organiseert feesten voor via. 5.6.2
Beleid
De feestcommissie organiseert ten minste ´e´en keer per jaar een feest en ´e´en keer per jaar een gala voor de leden van via. In de huidige vorm is de feestcommissie een subcommissie van de activiteitencommissie. Dit jaar zal de feestcommissie losgekoppeld worden van de activiteitencommissie. Dat betekent dat er via sollicitaties een nieuwe co¨ordinator zal worden aangesteld. De commissie zal komend jaar minstens ´e´en feest organiseren en ´e´en gala, wegens het succes van het gala afgelopen jaar. 16
Bestuur 14
5.6.3
5
COMMISSIES
Doelstellingen
• De commissie opnieuw oprichten. • Tenminste ´e´en feest organiseren per jaar. • E´en gala organiseren per jaar.
5.7
Gamingcommissie Co¨ ordinator: Micha de Groot Toezichthouder: Victor Azizi
5.7.1
Omschrijving
De gamingcommissie organiseert verschillende activiteiten die te maken hebben met bordspellen, videogames en tabletopgames voor leden. 5.7.2
Beleid
De commissie organiseert maandelijks een bordspelavond op het Science Park. Ook organiseert de commissie tweemaal per jaar een LAN-toernooi in samenwerking met de NSA en tweemaal per jaar een toernooi in combinatie met een borrel. Dit laatste gebeurt in samenwerking met de activiteitencommissie. In kleinere groepen worden ook Dungeons & Dragons-sessies georganiseerd. Tevens is de commissie verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de spellenkast en de spellen in het opberghok. 5.7.3
Doelstellingen
• Maandelijks een gaming gerelateerde activiteit organiseren. • Tweejaarlijks een LAN-toernooi met/tegen de NSA. • Tweejaarlijks een toernooi tijdens een borrel. • Dungeons & Dragonsssessies organiseren. • De spellenkast up-to-date houden.
5.8
ICT-commissie Co¨ ordinator: Maarten Inja Toezichthouder: Bram van den Akker
17
Bestuur 14
5.8.1
5
COMMISSIES
Omschrijving
Na de server crash van afgelopen jaar heeft de ICT-commissie ongelofelijk veel gedaan. De belangrijkste taak van de ICT-commissie is het bouwen en onderhouden van de via website, svia.nl met het onderliggende systeem, Viaduct. Dit wordt op dit moment gedaan door ongeveer elke maand een werkmiddag te houden. Verschillende onderdelen van de site waaronder Pimpy, het activiteitenoverzicht en de tentamenbank worden actief door de vereniging gebruikt. 5.8.2
Beleid
Om Viaduct ook voor de komende jaren te kunnen blijven gebruiken, moet er gezorgd worden voor continu¨ıteit. Dit zal de commissie waarborgen door middel van het schrijven van documentatie voor gebruik en onderhoud, en het up-to-date maken van libraries, frameworks en software. Om ook van buiten de ICT-commissie hulp de krijgen bij het bouwen en onderhouden van de website zal Viaduct open-source worden gemaakt. Samen met docenten gaat de commissie proberen om projecten op te zetten waar studenten in samenwerking met de ICT-commissie voor studiepunten aan een systeem voor via kunnen werken. Een paar voorbeelden voor projecten kunnen een smartphone app of een gebruikers management systeem in Viaduct zijn. 5.8.3
Doelstellingen
• Alle libraries, frameworks en software up-to-date maken. • Documentatie voor het gebruik en onderhoud van Viaduct uitbreiden. • Viaduct open-source maken. • Kijken naar de projecten die door studenten voor EC gedaan kunnen worden. • Het wiki-systeem uitbreiden en in gebruik nemen. • Het eigen mailsysteem voor Viaduct afmaken.
5.9
Kelder-commissie Co¨ ordinator: Bas van den Heuvel Toezichthouder: Bram van den Akker
5.9.1
Omschrijving
De Kelder-commissie is verantwoordelijk voor het onderhouden en bevoorraden van de kamer van via, ook wel de Kelder genoemd. Leden van de Keldercommissie hebben als taak goederen (zoals frisdrank, chips en bier) aan leden van
18
Bestuur 14
5
COMMISSIES
via te verkopen. Daarnaast moeten ze helpen bij het vullen van de koelkasten en het netjes houden van de kamer. Kelder-leden hebben toegang tot de kamer. 5.9.2
Beleid
De Kelder-commissie bestaat uit actieve leden. Deze leden zorgen er samen voor dat de Kelder zo vaak mogelijk open is voor alle leden. Voor het netjes houden van de kamer is op dit moment de weekverantwoordelijke ingesteld. Voor de overige plichten en taken van de Kelder-commissie is er een Kelder-beleid opgesteld. De co¨ ordinator is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de Kelder-lijst. Op de Kelder-lijst staan alle leden van de commissie. 5.9.3
Doelstellingen
• Het Kelder-regelement naleven. • Het Kelder-regelement updaten en up-to-date houden. • Een beter alternatief vinden voor weekverantwoordelijke.
5.10
Marketingcommissie Co¨ ordinator: Timo Mulder Toezichthouder: Bram van den Akker
5.10.1
Omschrijving
De marketingcommissie verzorgt promotie omtrent via. Voorbeelden hiervan zijn merchandise en t-shirts. De commissie kan ingezet worden door andere commissies om zo tot heldere en doelgerichte promotie te komen. 5.10.2
Beleid
Voor het komende jaar willen we de marketingcommissie meer inzetten voor het promoten van via op verschillende activiteiten en persoonlijk contact aangaan met minder actieve leden. Door promotie ook meer te richten op niet-actieve via leden zal de marketingcommissie trachten deze leden meer te betrekken bij de vereniging. De marketingcommissie is onder andere verantwoordelijk voor het drukken van commissieshirts voor elke commissie voor de uitstraling van via. 5.10.3
Doelstellingen
• Directe promotie doen op evenementen van via. • Commissieshirts bestellen. • Via promoten bij niet-actieve via leden. 19
Bestuur 14
5
COMMISSIES
• Minimaal vier keer per jaar merchandise bestellen. • Vertegenwoordigers in elke commissie houden. • Goede communicatie met commissie over de promotie-acties.
5.11
Onderwijscommissie Co¨ ordinator: Victor den Haan Toezichthouder: Bas van den Heuvel
5.11.1
Omschrijving
De onderwijscommissie houdt zich bezig met het organiseren van onderwijsgerelateerde evenementen, zoals lezingen en workshops. Ook regelt de commissie de ouderavond. Daarnaast is de onderwijscommissie het eerste aanspreekpunt voor studenten die bijles willen nemen en houdt zij de tentamenbank up-to-date. 5.11.2
Beleid
Dit jaar zal de onderwijscommissie weer zorg dragen voor de bovengenoemde activiteiten. Er zal worden gestreefd naar ´e´en lezing of workshop per maand. 5.11.3
Doelstellingen
´ en keer per maand een lezing of workshop organiseren. • E´ • Bijles co¨ ordineren. • De tentamenbank up-to-date houden.
5.12
Vrouwencommissie Co¨ ordinator: Elise Koster Toezichthouder: Victor Azizi
5.12.1
Omschrijving
Het doel van de vrouwencommissie is via toegankelijker maken voor vrouwen en meer bonding cree¨eren tussen vrouwen van via onderling. Afgelopen jaar zijn er al vrouwen actief geworden bij deze commissie, die nog niet actief waren bij de vereniging.
20
Bestuur 14
5.12.2
5
COMMISSIES
Beleid
Via heeft een groot scala aan commissies die activiteiten organiseert; in samenwerking met deze commissies kan de vrouwencommissie activiteiten organiseren. De commissie ziet er ook op toe dat hun input serieus wordt genomen. Om meer draagvlak te cre¨eren binnen de vereniging en om de doelstellingen te bereiken, is samenwerking met andere commissies essentieel. 5.12.3
Doelstellingen
• Vrouwen motiveren om aanwezig te zijn bij via activiteiten. • Vrouwen motiveren lid te worden van (andere) commissies van via. • Er op toe zien dat er serieus wordt omgegaan met input van vrouwen. • E´en keer per twee maanden samen met een andere commissie ´e´en activiteit voor via organiseren.
5.13
Wintersportcommissie Co¨ ordinator: Positie vacant Toezichthouder: Iris Meerman
5.13.1
Omschrijving
Het doel van de wintersportcommissie is om een wintersportreis voor de leden te organiseren. 5.13.2
Beleid
Er zullen voor de zomer ´e´en of twee co¨ordinator(en) worden aangesteld en daarna zal de commissie gevormd worden. In september zal de commissie beginnen met het organiseren van de reis. Deze zal plaatsvinden in de winter. 5.13.3
Doelstellingen
• De commissie oprichten. • Een wintersportreis voor minimaal 15 mensen organiseren.
21
