Witboek 2011 der Studievereniging Informatiewetenschappen Amsterdam Bestuur X Rammend Woest February 8, 2011
Contents 1 Secretaris 1.1 Stukjes Schrijven . . . . . . . . . 1.2 Nieuwsbrief Maken . . . . . . . . 1.3 Post . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1 Hardware Post . . . . . . 1.3.2 Software Post . . . . . . . 1.4 Ledenmanagement . . . . . . . . 1.4.1 PIMP . . . . . . . . . . . 1.4.2 Maillijsten . . . . . . . . . 1.4.3 WIKI . . . . . . . . . . . 1.4.4 Site (DE TOEKOMST!!)
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 4
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de site . . . nieuwsbrief . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
5 5 5 5 6 6 7 7
3 Overige 3.1 Duimregel Lidmaatschap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8 8
2 Sponsoring 2.1 contacten . . . . . . . . . . . 2.2 Mail ontvangen en sturen . . 2.2.1 Mail over grote zaken 2.2.2 Mail over vacatures op 2.2.3 Mail over stukjes in de 2.2.4 Zelf mensen mailen . . 2.3 Contracten . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
1
1
Secretaris
Voor een informatiekundige studie werkt de secretaris met belachelijke outdated tools! De ICT commissie is er druk en hard mee bezig om dit allemaal te combineren in 1 systeem. Dan valt er een hele last van jou af. Jou taak word dan echt eeeaasssy!
1.1
Stukjes Schrijven
Als secretaris schrijf je stukjes voor almanaken van andere studieverenigen en onze eigen bestuursblog. Hier staat bijna nooit iets serieus in en kan met behulp van veel bier geschreven worden. Doorgaans schreef ik gewoon wat ik dacht, want het is nog best lastig iets te schrijven over helemaal niets.
1.2
Nieuwsbrief Maken
c een draft die ik elke Op het moment is ons nieuwsbrief systeem zeer naar. Daarom heb ik in gmail keer aanpas. Als ie klaar is laat ik em door de rest van het bestuur goedkeuren. Wanneer de rest van het bestuur em net zo prachtig vind als ikzelf kopieer ik de inhoud ervan naar nieuwsbrief.svia.nl. Het is allemaal maar een vervelende zaak, zo moet ik eerst testverzenden naar mijzelf om te kijken of het er een beetje uitziet. Als dat niet het geval is maak ik minimale aanpassingen (doorgaans alleen een newline of een stukje bold maken, zoiets) en test het opnieuw net zo lang tot ie er niet verschrikkelijk meer uitziet. Vervolgens check ik php.svia.nl, table nieuwsbrief, of deze vol staat met al onze leden. Als dit niet het geval is, truncate (zie query 1) ik de table, exporteer ik de table nieuwsbrieftest (op een paar knopjes drukken) en importeer ik dat in the table nieuwsbrief (nogmaals op een paar knopjes drukken). Nu kan je op VERZEND ALLE EMAILS en vervolgens op OK drukken. Hij gaat dan live verzenden en dat gaat supertraag. Wanneer je de error krijgt (na ongeveer 150 verzendingen) moet je even checken bij welk id hij gestopt is. Onthou dat als ID en voer sql query 2 uit. Herhaal dit totdat alle emails verzonden zijn en ga dan bier drinken. Als het goed is duurt het niet heel lang voordat er een nieuw systeem is dan kan je gewoon stukjes van de site in een editor knallen en op VERZEND ALLE EMAILS drukken... and that’s it!
1.3 1.3.1
truncate table nieuwsbrief
(1)
delete from table nieuwsbrief where id < ID
(2)
Post Hardware Post
Hardware post (zoals brieven) ophalen doe je bij de balie, vraag: ”Is er nog post voor studievereniging VIA ?”. Hoe ze weten dat die post voor jou bestemt is en dat je ook echt bij VIA hoort weet natuurlijk bijna niemand, maar ach ja. Bij de hardware post zit bijna nooit iets echts interessants, misschien voor sponsoring. Sorteer de troep op voor wie het bestemd is en gooi het in hun postvakjes en hang de constitutiekaartjes boven de deur.
1.3.2
Software Post
Software post, zoals mail, is wel interessant. Je leest in principe alle mailtjes die je krijgt omdat je eigenlijk de menselijke emailfilter van het bestuur bent. Iets wat sponsoring betreft forward je naar
[email protected], iets anders interessants label ik via, bespreken. Omdat je op de vergadering niet eerst de mail wilt lezen moet je of onthouden wat er allemaal instaat of, wat ik doe, in een draft opslaan waar het om gaat (een kleine samenvatting) en wat er besproken moet worden.
2
1.4 1.4.1
Ledenmanagement PIMP
pimp.svia.nl is waar commissieleden notullen uploaden en van de lijst van actiepuntjes kunnen genieten. Nieuwe gebruikers aanmaken is naar want je moet het account aanmaken (inclusief wachtwoord etc.) en dan een mailtje naar de gebruiker sturen. De site is grafisch ingesteld dus het is zoeken geblazen naar de knopjes. In het mailtje moet staan; de username, het wachtwoord instructies hoe dat aanpast. Ik c canned response en die staan hieronder. Vergeet overigens niet om de gebruiker aan de heb een Gmail commissies toe te voegen waar ze in zitten. Hey, ho, Op pimp.svia.nl kan je nu inloggen om de hipshaps te checken bij <je commissie>! username: <username> password: 123 Rechts boven in kan je bij My Account dingen aanpassen. Cheers, Maarten 1.4.2
Maillijsten
Dit houden we bij met Google. Bij groups staan de maillijsten die jij kan aanpassen. Je mag zelf oordelen welke je er wel en niet in wilt houden. 1.4.3
WIKI
wiki.svia.nl is nu nog onze wiki. Het hele systeem werkt nogal naar. Als je in logt zie je rechts bovenin (maar niet helemaal rechts bovenin) ”Admin” staan. Als je daar op klikt kan je links onder het kopje Accounts op Users klikken. Daar kan je dan nieuwe users toevoegen, en oude verwijderen (en als iemand zijn wachtwoord vergeten is, deleten en een nieuw account aanmaken met dezelfde naam). Ik heb weer een canned response staan met een standaard mailtje om te versturen naar de gelukkig nieuwe bezitter van een wiki account. Vroeger was het zo dat elke username met lower case begon. Inmiddels niet meer. Dat is jammer want het werkt super verwarrend. Ik raad aan om alsnog zo veel mogelijk usernames met een lowercase te laten beginnen. Dit is voornamelijk het geval omdat als je iemand permissions wil geven tot de pagina van een bepaalde commissie je eerste naar de pagina van die commissie moet gaan. Om permissions te wijzigen moet je vervolgens rechts bovenin op ”Admin” klikken en dan onder het kopje General op permissions klikken. Je kan daar dan Grant Permission klikken of Add Subject To Group. Wat ik doe een username toevoeg aan een group (add subject to group). Per group kan je dan gewoon permissions toekennen (bij grant permission), zoals WIKI VIEW als je alleen wilt dat zo een group een pagina kan lezen. Volgens mij zit het allemaal wel snor op dat gebied, but just so you know. Ghallo
! Hoe cool is dit? JIJ hebt nu een account op wiki.svia.nl. Nu kan je inloggen en de documentatie van de commissie inspecteren. wiki.svia.nl username: <username> password: 123 Je kan je password veranderen rechtsbovenin veranderen bij "My Account" Cheers, Maarten
3
1.4.4
Site (DE TOEKOMST!!)
Bij dashboard staat er iets van ”Users and groups”. Daar kan je zoeken naar users en rechten toekennen etc. Helaas kan je hier geen uitdraai krijgen van alle leden. Dit was handig geweest toen Rooijmans vroeg: ”Ik wil van alle leden het studentnummer en de achternaam hebben”, want toen moest ik gaan kloten met tricky SQL queries (als je dit ooit nodig hebt kan je me wel even mailen, das wel zo handig). Als het goed is gaat dit in de toekomst het meest belangrijke worden! Mailen gaan we zelf doen, de user kan dan zijn eigen emailadres aanpassen (waar de nieuwsbrief naar verzonden word, mailings van commissies). PIMP word vervangen door TODO, dus daar heb je niets mee te maken. WIKI staat al op de site. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is aanklikken welke groepen (commissies) een gebruiker lid van is en met een beetje mazzel kunnen coordinatoren dat zelf gewoon doen.
4
2
Sponsoring
2.1
contacten
Er is een oud bestand met allerlei contacten. Dit bestand is te vinden in dit google doc. Dit bestand werd vooral door Christel van den Oever gebruikt en is, als ik me niet vergis, ooit door Bas opgesteld. Ik zelf gebruik vaak onze bestuursmail om oude contacten terug te vinden. Veel bedrijven hebben ons namelijk al eens benaderd, en dan heb je meteen wat inside informatie. Die bestuursmail is [email protected] en daar kun je als bestuurslid op inloggen. Mocht er nou nog steeds geen contactpersoon zijn, dan kun je natuurlijk altijd info@[bedrijfsnaam].nl proberen, of een telefoonnummer op de site.
2.2
Mail ontvangen en sturen
Er zijn veel bedrijven die mailen. Hier is het belangrijk erachter te komen hoeveel je er waarschijnlijk uit kunt halen en wat het bedrijf van je wil. Sommige bedrijven hebben wat meer geld, of willen een evenement promoten. Het kan slim zijn om dan een afspraak met ze te maken en ze even face-to-face te spreken. Hierbij lever ik altijd het “samenwerkingsdocument” (vroeger “sponsorpropositiedocument”, maar dit klinkt vriendelijker en is dus beter). Dit document is hier te downloaden. De tex staat hiero. 2.2.1
Mail over grote zaken
Als je bereikt wordt door een “groot” bedrijf, begint het leukste spelletje. Je moet van begin af aan al proberen er zo veel mogelijk uit te slepen. Het is slim om je mailtje alsvolgt op te bouwen: • Bedankje over de interesse in de vereniging en een klein verhaaltje over wie we zijn • Wat jij wilt • Eventueel wat onzin • Korte samenvatting • Nette groet waarin je je contactinformatie verwerkt De korte samenvatting dient als herhaling. Herhaling is belangrijk in sponsorgesprekken. De vissenkomtheorie leert ons dat je alles 3 keer aan mensen moet vertellen voordat ze het onthouden. Herhaling kan voor jezelf vervelend zijn, omdat je steeds hetzelfde zegt, maar als je het steeds anders formuleert of brengt hoeft het voor de ander niet zo te zijn. Bedenk wel dat dit slechts richtlijnen zijn. Ga je er niet te veel aan houden. Met veel huidige contacten zit er veel nutteloos gepraat tussen alle sponsorpraat. Twee voorbeelden zijn Barbara Engel van Infosupport en Myrthe van Doesburg van OGD. Die praten meer over ditjes en datjes dan over hun bedrijf, en dat is goed, want dan vergeten ze (hopelijk) dat jij er bent om geld van ze te krijgen. Een goed contact en goede indruk kan schelen met hoeveel geld ze voor je over hebben. De nette groet ziet er bij mij zo uit: Groetjes, Maarten de Waard, Assessor acquisitie van studievereniging via 020-5257880 Bezoeken: Science Park 904 kamer A0.10 Amsterdam Post: Studievereniging VIA Postbus 94216 1090 GE Amsterdam Hierbij is VIA natuurlijk dikgedrukt en Trebuchet MS. Het is makkelijk om dit in een canned response te zetten (gmail lab). Dan hoef je het hele verhaal niet de hele tijd te typen. 5
2.2.2
Mail over vacatures op de site
Veel bedrijven mailen ons omdat ze een vacature op de site willen zetten. Dit kunnen uiteenlopende bedrijven zijn. ING of Essent zijn hierbij bijvoorbeeld ook klanten geweest, dus niet alleen onze “standaard sponsors”. Ook veel kleine of beginnende bedrijfjes bereiken ons voor een stagair of werknemer. Bestuur X Rammend Woest Hoog BAM heeft een regeling verzonnen om ieder bedrijfje een kans te geven op onze site te staan en er eventueel nog geld aan te verdienen. Wat hierbij het belangrijkst is, is dat we graag een grote vacaturebank willen. Hier hoef je dus niet al te streng in te zijn. De regeling wordt duidelijk uit mijn standaard antwoord op mailtjes over vacatures: Beste (Vul naam in), Allereest bedankt voor uw interesse in onze vereniging en studenten! Het is mogelijk om een vacature op de site te zetten. Voor de eerste maand kan dat gratis zijn, zodat we onze studenten een variabel aanbod kunnen bieden. Vanaf de tweede maand vragen we 100 euro per maand voor het plaatsen van een vacature. Het is ook mogelijk om het een en ander onder de aandacht te brengen via onze nieuwsbrief, die ongeveer eens per twee weken wordt verzonden. Dit kost per keer 70 euro. Voordat we aan betaalde zaken gaan beginnen vragen we natuurlijk eerst per e-mail uw akkoord. U kunt er ook voor kiezen vanaf de eerste maand te betalen. Deze betaalde vacature heeft een paar voordelen boven de gratis vacature, zoals dat uw bedrijfsnaam in de titel mag worden verwerkt en er een logo bijgevoegd mag worden in het stukje. Bij dezen dus de vraag of u voor een betaalde vacature wilt kiezen (en zo ja: Wilt u dan een logo meesturen dat we kunnen plaatsen?) of dat u een maandje gratis op de site wilt staan. Groetjes, Maarten de Waard, Assessor acquisitie van studievereniging VIA 020-5257880 Bezoeken: Science Park 904 kamer A0.10 Amsterdam Post: Studievereniging VIA Postbus 94216 1090 GE Amsterdam
Voor het gemak hier ook de engelse canned response: Dear (vul naam in), We have two possibilities: We can post your vacancy on the website without a logo of your organisation, and without mentioning the organisation name in the title for free for one month. Starting the second month, we will ask you if you want to pay 100 euros per month to keep it on the site, or if you want to drop it. Payed vacancies are allowed to have a company logo and the name of the company in the title. Kind regards, Maarten de Waard Assessor acquisitie of students union VIA
2.2.3
Mail over stukjes in de nieuwsbrief
Verder worden we vaak gemaild over promotie van dingen. Het makkelijkste is om het in de nieuwsbrief te knallen. Dit kost mensen 70 euro per keer en voor meerdere keren zijn kortingen (kijk maar in het
6
samenwerkingsdocument). Veel bedrijven hebben deze 70 euro ervoor over, dus attendeer ze er op en hoop dat ze er in willen. Ik stuur de dingen die in de nieuwsbrief moeten altijd door naar de secretaris, met als subject [nieuwsbrief (nogiets)], maar je moet als bestuur zelf kijken wat je het makkelijkst vindt. Let wel op dat je controlleert dat alles erin staat en zorg dat je de nieuwsbrief waar mensen voor hebben betaald ook naar hen stuurt. Dit stellen ze op prijs en motiveert ze om nog een keer contact met ons op te nemen. 2.2.4
Zelf mensen mailen
Dan kun je zelf nog mensen mailen. Hier zijn een paar punten waar je op moet letten: • Hou het kort! Als mensen een heel verhaal willen lezen gaan ze wel naar de bibliotheek • Vertel de belangrijkste punten: – Wie ben je? – Wat wil je van het bedrijf? – Waarom is dat goed voor het bedrijf? – Samenvatting • Zorg ervoor dat je geen taalfouten hebt gemaakt. Laat het desnoods even lezen door een medebestuurslid • Zorg ervoor dat je nette taal gebruikt. Stem het ook een beetje af op je indruk van het bedrijf Verder moet je hier je eigen draai aan geven.
2.3
Contracten
Tegenwoordig is een mailtje al een wettelijke afspraak. Als jij dus een mailtje hebt waarin staat dat mensen akkoord gaan met een bepaald bedrag voor een bepaalde dienst, is dat al goed genoeg. Dit geldt vooral voor de kleine dingen. Je gaat dus geen contract opstellen voor iemand die 1 keertje in de nieuwsbrief wil. We hebben echter ook grotere sponsoren. Hiermee hebben we jaarcontracten. Deze contracten staan allemaal op de Windows Server in de VIA kamer. Ze zijn ook te vinden in de witte map waar “Sponsoring” op staat, in de archiefkast in de VIA kamer. Op de windows server staat ook het standaard contract. Kijk deze door en pas hem aan naar de juiste bedrijfsnaam, datum, diensten en bedrag. Dit kan heel gemakkelijk door alle rode dingen die bovenaan staan te search-replacen. Vaak laten we een bedrijf een bedrag vooraf en achteraf betalen. Let er dus op dat deze bedragen ook worden gefactureerd (met Jeroen deed ik dat met een google doc’je, deze heb ik inmiddels ook met Eszter gedeeld). Het factureren wordt gedaan door de penningmeester. De contracten maak je zelf. Overigens is het zo dat contracten volgens onze statuten alleen geldig zijn wanneer ze zijn ondertekend door 2 bestuursleden met een statutaire titel. Alleen commissaris sponsoring is dus niet genoeg. Let hierop bij het ondertekenen. Als alles aan onze kant gedaan is stuur je twee ondertekende contracten op, waarbij je met een brief vraagt of je een getekend exemplaar terug mag.
7
3 3.1
Overige Duimregel Lidmaatschap
Om lid te worden bij de VIA moet iemand eenmalige lidmaatschapskosten betalen. De filosofie van de kosten zijn zodanig: lid zijn van VIA kost 5 Euro per jaar en een nieuw lid betaald voor het aantal jaren dat verwacht word dat deze nog een der onze studies doet. Dit betekent dat Eerstejaars bachelorstudenten 20 Euro betalen voor een drie jarige bachelor en een masterstudie. Masterstudenten betalen aan de hand van hun 1 of 2 jarige studie. Het komt bijna nooit voor dat een lid stopt met een der onze studies en daarom geld terug vraagt en lidmaatschap beeindigt. Mocht dit wel voorkomen dan kan het bestuur beslissen over mogelijke restitutie van het lidmaatschapsgeld. Er word dan aangeraden om eenzelfde stijl aan te houden en per niet gevolgde jaar 5 Euro terug te geven.
8
