Beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid Dienst Milieu-, Natuur- en Energiebeleid Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking van diensten
Bestek nr. AMNE-LNE_AMNE_APRIL2014_001-F02_0
COMMUNICATIEOPDRACHT: HET VERHAAL
Uiterste indieningsdatum offertes: Woensdag 11 juni 2014 om 11 uur
2
I. ALGEMENE BEPALINGEN ______________________________________ I.1.
AANBESTEDENDE OVERHEID
1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de secretaris-generaal van het departement Leefmilieu, Natuur en Energie, Jean-Pierre Heirman; 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Overheid Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu- natuur- en energiebeleid Dienst Beleidsvoorbereiding en -evaluatie Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna. De contactpersoon voor de opdracht is Jasperina Deforce (
[email protected]). 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven.
I.2.
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT
COMMUNICATIEOPDRACHT: HET VERHAAL Het Milieubeleidsplan geniet bekendheid bij de beleidsdomeinen, milieuorganisaties en grote bedrijven, maar de inhoud van het plan bereikt een groot deel van de burgerbevolking niet. In het kader van het nieuwe Milieubeleidsplan 5 willen we deze keer, parallel aan dit plan, een grote communicatiecampagne opzetten met specifieke acties voor de burger. Deze communicatiecampagne staat daarmee naast het drukken van een ontwerpplan en brochures, die dienstig zijn bij het openbaar onderzoek van het politieke document. De bedoeling is om allerhande milieuboodschappen die in lijn liggen met de inhoud van het MINA-plan maar ook breder gaan, op een toegankelijke manier over te brengen aan de burger. Het hoofddoel is de burger teasen en inspireren, en hem op een ongedwongen en niet-belerende wijze en via positieve boodschappen in de richting van milieu-respecterend gedrag duwen. De burger moet daarbij het gevoel behouden dat het een keuze is die hij kan maken. Deze campagne moet ook de moeheid die er soms hangt rond klimaat, milieu en duurzaamheid kunnen doorbreken.
3
We zijn op zoek naar een duurzame en niet-klassieke campagne die verrassend en origineel uit de hoek komt. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht beantwoordt aan de categorie 75130000-6 – “ondersteunende diensten voor de overheid” van de CPV-classificatie.
I.3.
GUNNINGSWIJZE
De gunning van deze opdracht gebeurt via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 2 1° d) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en artikels. 2, § 1, 3°, 32 en 105, § 2, 1° van het KB Plaatsing.
I.4.
TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);
-
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing)1;
-
Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering).
-
Wet betreffende de motivering, de informatie, en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten
I.5.
TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN
Om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren kunnen de inschrijvers de volgende documenten en bronnen raadplegen: -
1
studie ‘Monitoring evolutie maatschappelijk gedrag en perceptie milieubeleid’:
Merk op dat artikel 57 KB Plaatsing in principe niet van toepassing is op de onderhandelingsprocedure met bekendmaking, behoudens andersluidende bepalingen in de opdrachtdocumenten. Dit modelbestek bevat een bepaling aangaande het artikel 57 onder A.3.6 (verbintenistermijn), waardoor het van toepassing wordt verklaard. U kunt dit artikel 57 weglaten, indien u geen verbintenistermijn wenst te hanteren.
4
http://www.lne.be/themas/beleid/mina4/leeswijzer/projecten/perceptie/ monitoring-perceptie-en-maatschappelijk-gedrag
I.6.
-
studie ‘Toekomstverkenningen rond ervaren leefkwaliteit’: lopende; voor meer info: http://www.lne.be/themas/beleid/mina4/leeswijzer/projecten/langetermijn
-
brainstorm mogelijke activiteiten (bijlage 1)
-
visuele identiteit & stijlgids Vlaanderen ‘Vlaanderen verbeelding werkt’ (bijlage 2)
-
referentietaak VITO: instrument voor burgers die hen info verschaft over de lokale milieudata. (nog geen documenten beschikbaar – nog in opmaak)
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1. De opdracht heeft een geschatte looptijd van 16 maanden. De timing van de opdracht is opgenomen als een van de gunningscriteria. 2. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen
I.7.
LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING
De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn: - 45
5
II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ___________________________________________________
A.
PLAATSING VAN DE OPDRACHT
A.1. SELECTIE A.1.1.
UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62 EN 64 KB PLAATSING)
Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, § 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2. Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.
A.1.2.
KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING)
De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's. De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: - ervaring met het communiceren naar burgers/consumenten - ervaring met consumentenmarketing en PR - capaciteit om een grote en brede communicatieopdracht te realiseren
De inschrijver toont dit aan door het voorleggen van: - uitgebreide persoonlijke cv's met aanduiding van relevante persoonlijke ervaring van elk teamlid - een lijst met recent uitgevoerde communicatieopdrachten die relevant zijn in het kader van deze opdracht (gelijkaardig type van opdracht, milieugerelateerd,…) met vermelding van bedrag, datum, contactpersoon en telefoonnummer van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren; de gegeven voorbeelden moeten een duidelijk idee/beeld geven van de opdracht (kan via een link naar een website,…)
A.1.3.
BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING)
6
a)
De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver.
b)
De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.
A.2. MODALITEITEN A.2.1.
VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING)
Het indienen van vrije varianten is verboden.
A.2.2.
OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING)
Het indienen van vrije opties is toegestaan. Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat.
A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1.
OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 KB PLAATSING)
De uiterste indieningsdatum van de offertes is woensdag 11 juni 2014 om 11 uur. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd, via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB plaatsing.
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding e-tendering.
7
Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.
A.3.2.
VORM EN INHOUD OFFERTE
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen documenten: - uitgebreide persoonlijke cv's met aanduiding van relevante persoonlijke ervaring van elk teamlid - een lijst met recent uitgevoerde communicatieopdrachten die relevant zijn in het kader van deze opdracht (gelijkaardig type van opdracht, milieugerelateerd,…) met vermelding van bedrag, datum, contactpersoon en telefoonnummer van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren; de gegeven voorbeelden moeten een duidelijk idee/beeld geven van de opdracht (kan via een link naar een website,…) - Onder meer van blz. 20 t.e.m. blz. 23 vindt men uitgebreide informatie over aspecten die in de offerte moeten worden opgenomen, waarbij een gedetailleerde opgave van de prijzen aanbeveling verdient.
A.3.3.
VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.
A.3.4. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtwintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
A.4. PRIJS A.4.1.
PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)
Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs.
A.4.2.
PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)
8
a)
Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
b)
De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.
A.4.3.
PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)
Een prijsherziening voor deze opdracht die voor het leeuwendeel uit loonkost bestaat is mogelijk op uitdrukkelijke tijdige schriftelijke vraag van de opdrachtnemer en dit op basis van de gezondheidsindex gezien er geen passende prijsherzieningsformule mogelijk is op basis van andere objectieve en controleerbare parameters. Dit kan enkel bij saldobetaling voor zoverre deze tijdens de uitvoeringstermijn van de opdracht cumulatief de kaap van 3% heeft overschreden. Dit moet ook aangetoond worden door de opdrachtnemer. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule gebruikt : P = P (0.8 index/index -1 + 0.2) Index = van de maand voorafgaand aan de maand waarin de opdracht wordt beëindigd Index -1 = van de maand waarin de opdracht werd gesloten
A.4.4.
PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.
A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1.
ONDERHANDELINGSPROCEDURE – GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING)
De offerte zal beoordeeld worden op basis van de volgende gunningscriteria, in volgorde van afnemend belang: 1. Prijs 40% a. Marktconforme prijs voor concept, draaiboek, sleutelacties + uitvoering, ondersteuning 2. Kwaliteit van concept en voorstel van (sleutel)acties 40% a. Creativiteit en originaliteit b. Potentieel aan bereik en overtuigingskracht c. Keuze en haalbaarheid van sleutelacties en andere acties d. Inhoudelijke aansluiting bij de thematiek (milieu,…) 3. Plan van aanpak en samenstelling projectteam 20%
9
a. Inzetbaarheid van het team in functie van de voorgestelde aanpak en praktische uitvoering b. Realistische timing
10
B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1.
UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)
De uitvoeringstermijn van deze opdracht wordt geschat op 16 maanden. Gedurende deze periode zijn er een viertal piekmomenten (het maken van het draaiboek, de uitvoering van minstens drie acties); gedurende deze periode wordt er dus niet telkens een even hoog activiteitsniveau verwacht. B.1.3.
LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)
De leidend ambtenaar voor deze opdracht is Jasperina Deforce. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a)
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;
b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen;
f)
het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
B.1.4.
BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)
a)
Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW.
b)
De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.
11
c)
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van sluiting van de opdracht.. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.
d)
De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering.
B.2. BETALINGEN B.2.1.
WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING)
Tenzij anders voorgesteld door de opdrachtnemer, worden de diensten in globo betaald na de definitieve oplevering op voorwaarde dat het bestuur in het bezit is van alle deliverables evenals van een rechtsgeldige factuur. Dit voorstel moet realistisch en redelijk zijn en dient uitdrukkelijk door de opdrachtgever te worden weerhouden. Anders blijft de betaling in globo van toepassing.
B.2.2.
PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING)
Art. 150. De diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken worden aan controles onderworpen teneinde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van de opdrachtdocumenten. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De factuur geldt als schuldvordering. Art. 160. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 150. Indien de aanbestedende overheid niet beschikt over een factuur tijdens de verificatietermijn, vindt de betaling plaats 30 dagen na de datum van ontvangst door de aanbestedende overheid van de factuur. De verzending van de facturen moeten worden geadresseerd aan: Vlaamse Overheid Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu- natuur- en energiebeleid Dienst Beleidsvoorbereiding en –evaluatie Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel Facturen moeten verder de volgende gegevens bevatten: BIC-code (SWIFT-adres of SWIFT-code van de bank) IBAN-code (identificatiecode van de individuele bankrekening) Factuurnummer Factuurdatum
12
Btw-tarief
De datum van binnenkomen van de betalingsaanvraag en van de factuur is slechts geldig voor het verdere verloop van het dossier als de adressering dezelfde is als deze hierboven vermeld. Bij foutieve adressering zal de uitvoeringsdienst de datum van de werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend beschouwen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de betaling moet gebeuren.
B.2.3.
OVERIGE BEPALINGEN
a)
Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.
b)
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.
B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1.
INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)
a)
Alle uitgangsproducten, tussenproducten en eindproducten voor deze opdracht worden bij de oplevering de uitsluitende eigendom van de opdrachtgever. De opdrachtgever kan vrij gebruik maken van dit intellectuele recht zonder hiervoor aan de opdrachtnemer verantwoording te moeten afleggen. De dienstverlener mag deze, na voorafgaandelijke toestemming van de opdrachtgever gebruiken mits vermelding van “titel van opdracht” en “uitgevoerd in opdracht van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse Overheid”. Op alle communicatiedragers (publicaties, websites, artikels in vakbladen,…) dient het logo van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie vermeld te worden. Zonder voorafgaandelijke schriftelijke toelating is het de dienstverlener verboden om artikels of documenten te publiceren die betrekking hebben op de opdracht.
b)
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het vertrouwelijke karakter van de gegevens en onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang toe heeft en gebruikt alle gegevens en inlichtingen die hem verstrekt werden door de opdrachtgever enkel in het kader van deze opdracht. Vrijgave of gebruik van de onderzoekresultaten door de opdrachtnemer, kan enkel mits expliciete schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. c) De aanbestedende overheid verkrijgt de rechten op de methodes en knowhow die gedaan, verworven, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.
13
B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.
B.3.3.
VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. a)
STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.
b)
De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.
Het voorgestelde team, door de dienstverlener in de offerte voorgesteld, dient gedurende de volledige uitvoeringstermijn van het project behouden te blijven,
14
zodat de kwaliteit van het project wordt gevrijwaard en de mededinging niet in het gedrang komt. Als er in loop van de uitvoering van de opdracht door omstandigheden toch een wijziging gebeurt in het personeel dat de opdracht uitvoert, moet het nieuwe personeel beantwoorden aan de minimale kwalificaties van het te vervangen personeelslid. Een personeelswijziging wordt voorgelegd aan de aanbestedende overheid, die zich voorafgaandelijk schriftelijk akkoord moet verklaren met het voorstel. Indien de opdracht uitgevoerd wordt door niet goedgekeurde teamleden of teamleden die niet weergegeven zijn in de offerte, wordt door het bestuur een forfaitaire straf opgelegd of kan het bestuur de door deze teamleden uitgevoerde opdrachten weigeren te vergoeden.
B.4.2.
VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.
B.4.3.
RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.
B.5. KEURINGEN EN OPLEVERING B.5.2.
OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)
De opdracht wordt als voltooid beschouwd na de volledige uitwerking van een draaiboek, de uitvoering van een aantal acties en het bieden van de nodige ondersteuning gedurende de afgesproken periode (zie deliverables). Het draaiboek en mogelijke andere eindproducten worden afgeleverd in een vorm die af te spreken valt met de opdrachtgever. Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie wil papierverspilling tegengaan en vraagt daarom haar opdrachtnemers om bij het opmaken van documenten te kiezen voor een milieuvriendelijke lay-out. Door een normale lettergrootte te kiezen, de regelafstand te beperken en geen onnodige witruimtes of volvlakdrukken te gebruiken kan de milieu-impact heel wat teruggedrongen worden. Binnen de 30 kalenderdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt er een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Naar aanleiding van het PV van oplevering, zal op vraag van de dienstverlener de borgtocht vrijgegeven worden en kan de eindfactuur worden opgemaakt. Wanneer de diensten worden beëindigd vóór of na deze datum is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar met een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot oplevering over te gaan. Binnen de 30 kalenderdagen die volgen op de ontvangst van de
15
aanvraag van de dienstverlener, wordt er een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
B.5.3.
KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)
De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.
16
III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ____________________________________ FUNCTIONELE EN TECHNISCHE ASPECTEN
1. Achtergrond Om de vijf jaar wordt er door het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie een milieubeleidsplan geschreven, het MINA-plan genaamd. Het milieubeleidsplan bepaalt de hoofdlijnen van het milieubeleid dat door het Vlaamse Gewest, de provincies en de gemeenten in aangelegenheden van gewestelijk belang moet worden gevoerd. De functie van het plan is het bevorderen van de doeltreffendheid, de efficiëntie en de interne samenhang van het milieubeleid op alle niveaus en terreinen. Daarnaast biedt het een kader van waaruit samenwerking kan ontstaan met de ministers bevoegd voor andere beleidsdomeinen en de andere administraties. Bovendien geeft het plan duidelijkheid aan burgers, bedrijven, organisaties wat ze in de planperiode mogen verwachten. Dit plan wordt altijd gepresenteerd onder de vorm van een publicatie. Deze publicatie geniet een zekere bekendheid onder de beleidsdomeinen, milieuorganisaties en grote bedrijven, maar de inhoud van het plan bereikt een groot deel van de burgerbevolking niet. Met het oog op de regeerperiode 20162020 willen we een nieuwe aanpak. Enerzijds behouden we het politiek document (d.i. het MINA-plan) dat invulling geeft aan de bepalingen van het Decreet houdende Algemene Bepalingen inzake Milieubeleid (DABM van 5 april 1995). Anderzijds willen we, parallel aan dit plan, deze keer een grote communicatiecampagne opzetten met specifieke acties voor de burger. Deze nieuwe communicatiecampagne staat naast de acties en producten die dienen voor de bekendmaking van het politieke document en het openbaar onderzoek.
2. Doel van deze opdracht Dit bestek is volledig gericht op het communicatiegedeelte naar de burger toe. De bedoeling is om allerhande milieuboodschappen die in lijn liggen met de inhoud van het MINA-plan maar ook breder gaan dan dit plan, op een toegankelijke manier over te brengen aan de burger. Het hoofddoel is de burger wakker maken door deze te teasen en te inspireren, en hem op een ongedwongen en niet-belerende wijze en via positieve boodschappen een bewuste keuze te laten maken in de richting van milieu-respecterend gedrag. De burger moet daarbij het gevoel behouden dat het een keuze is die hij kan maken. Deze campagne moet ook de moeheid die er soms hangt rond klimaat, milieu en duurzaamheid kunnen doorbreken. De focus van dit bestek ligt op het aantrekkelijk maken van een nieuwe levensstijl die milieubewust en ecologisch is en dit via een spervuur van acties. Aangetoond moet worden dat de burger van de 21ste eeuw anders leeft dan die van de vorige eeuw. De boodschapper van deze campagne is de Vlaamse overheid.
17
3. Deliverables We verwachten van de opdrachtnemer dat deze volgende elementen uitwerkt: 1) een gedetailleerde communicatiestrategie en -plan met een uitgewerkt voorstel voor een originele en onverwachts uit de hoek komende campagne a. Die tijdens 2015 moet lopen b. Met een concept dat burgers aanspreekt c. Met een draaiboek dat een spervuur aan acties bevat die gedurende 2015 zullen plaatsvinden d. Met een zo precies mogelijke kostprijsraming e. Met een goed uitgewerkte timing die handig inspeelt op enkele belangrijke politieke momenten (zie lager) f. Met een screening van bestaande interessante initiatieven/sterke verhalen binnen en buiten de Vlaamse overheid en het uitdokteren van een vlotte aansluiting 2) de volledige uitwerking en uitvoering van minimum drie acties die een sleutelrol spelen in de campagne, gekozen uit het draaiboek dat door de opdrachtnemer wordt opgesteld 3) een ondersteunende rol voor het ganse traject, m.n. voor de acties, die hij zelf niet uitwerkt en uitvoert Deze deliverables en onze hieraan gekoppelde verwachtingen worden hieronder uitgebreider uiteengezet.
3.1. COMMUNICATIESTRATEGIE EN -PLAN
ACHTERLIGGEND IDEE Het achterliggende idee is dat zorg dragen voor het milieu belangrijk is; belangrijk voor de gezondheid en de leefkwaliteit van mensen, belangrijk voor de intrinsieke waarde van de natuur en voor de overlevingskansen van mensen, dieren en planten. Het milieu staat nog steeds sterk onder druk, maar iedere burger kan de situatie verbeteren door er zelf aan te werken en anderen te bewegen om er iets aan te doen. Ons heden en onze toekomst worden bepaald door de keuzes die we nu maken.
DE BOODSCHAP Het achterliggend idee duidt op de gedragsverandering die we bij de mensen willen bekomen. Al zijn we ons bewust dat gedragsverandering bij mensen slechts moeilijk wordt bereikt; dit is wel ons ultieme streefdoel. Simultaan willen we mikken op gedragsbevestiging voor diegenen die goed bezig zijn. Bovenstaand achterliggend idee zo brengen, is wellicht geen optie. Het moet verpakt zitten in allerlei concretere boodschappen die op hun beurt positief worden gebracht en zin geven om er mee aan de slag te gaan. Het mag niet belerend overkomen en bij elke boodschap moet duidelijk zijn dat de burger er iets aan heeft; zij het om economische, sociale, esthetische redenen, omdat het gezond of gewoon hip is, … De boodschappen draaien rond het promoten van de thema’s ‘wonen’, ‘transport’ en ‘voeding’. De boodschappen en de acties die het communicatiebureau hieraan koppelt, moeten gedrag sturen, engageren, activeren, uitdagen, enthousiasmeren, informeren, confronteren, shockeren en
18
inspireren. Wij noemen dit de ‘functionaliteiten’. We geven hieronder een indicatie van welke functionaliteiten belangrijk zijn bij elke boodschap, maar dat neemt niet weg dat de opdrachtnemer de vrijheid heeft om de focus wat anders te leggen. Wat achter het ‘doel’ beschreven staat is wat we er mee willen bereiken. Deze achterliggende doelen moeten niet allemaal gecommuniceerd worden; aan het bureau om uit te maken welke doelen al dan niet interessante argumenten bevatten om mensen mee te overtuigen. Voordelen, naast milieu, verbonden aan onderstaande boodschappen die burgers interesseren zijn wellicht onder meer: goedkoper, gezonder, sportiever, mooier, warmer, rustiger, minder stresserend, sociaal, innovatief, modern.. De nieuwe mens/ low impact generation/ de bewuste burger… …woont…
in een buurt waar men in groep huizen duurzamer maakt (op straatniveau waterput aanleggen, samen contract afsluiten bij groene energieleverancier, samen isolatie aanvragen) o doel: eerste stap zetten in de richting van een smart city model, waarbij men ook verduidelijkt dat de mens van de toekomst in een woonkern woont, eerder dan geïsoleerd in het laatste stuk groen om zo stedelijke nevel tegen te gaan). o mogelijke functionaliteiten: mensen informeren over het smart city model (via multimedia, filmpje) en vervolgens hen overtuigen om de eerste stappen te zetten (datgene wat vandaag al kan, namelijk de sterkte halen uit groepsaankopen op straatniveau) Compacter o Doel: Tegen 2050 zullen 1 miljoen extra Vlamingen in de Vlaamse steden wonen. Om dit leefbaar te houden, moeten mensen compacter gaan wonen, zonder daarom aan comfort in te boeten. Alleen zo kan men daarnaast voldoende publieke open ruimtes voorzien. o Mogelijke functionaliteiten: informeren, doen begrijpen, inspireren, motiveren, engageren In een groene omgeving (waar hij zelf toe bijdraagt) o Doel: Investeren in groen maakt wijken aantrekkelijker, creëert waardevermeerdering voor de woning, vermindert stress, agressie, criminaliteit, verbetert de sociale cohesie, de gezondheid, zet aan tot sporten, … Toffe ideeën zijn gedeelde ecologische tuincomplexen, groendaken, oude bomen adopteren, stads- en dorpsbossen, stadsboerderijen, het gebruik van waterdoorlatende verharding voor terrassen, opritten, op eigen initiatief lelijke ooit groene hoekjes aanpakken. Het idee hierbij is niet om de laatste groene open ruimtes vol te bouwen. Wel om kernverdichting te laten samengaan met nabij en toegankelijk groen. o Mogelijke functionaliteiten: overtuigen van voordelen, inspireren, amuseren, ideeën voor vrije tijd, informeren, engageren, motiveren
19
In een huis dat milieuvriendelijker is gemaakt mbv de bestaande premies o Doel: premies op andere manieren gaan belichten: maak er gebruik van omdat het achteraf comfortabeler is, aangenamer,… o Functionaliteiten: informeren, overtuigen
… verplaatst zich … Over korte afstand met de fiets, rollerblades, step, te voet, skateboard, andere gekke niet gemotoriseerde voertuigen o Doel: Eigen buurt aangenamer en veiliger maken, tijdsbesparing, minder CO2 en PM in hun eigen buurt, sportiever, gezonder, socialer, het feit aan de dag brengen dat men in andere culturen (vb. New York) veel grotere afstanden wandelt dan hier,… o Mogelijke functionaliteiten: informeren over wat er allemaal al bestaat aan niet gemotoriseerde voertuigen/ verplaatsingstechnieken, over de streep trekken Na het maken van de juiste voertuigkeuze: pak niet uit automatisme de eigen auto omdat je er een hebt: o Doel: minder auto’s, minder file, minder CO2 en PM in de lucht, gezondere leefomgeving, aangenamere en veiligere omgeving o Voorstel voor focus bij burger: 50 manieren om je te verplaatsen (openbaar vervoer, Zen car, autodelen, carpoolen, taxidelen, …) Met een milieuvriendelijk transportmiddel voor lange afstanden. En als zij een auto koopt, koopt ze een milieuvriendelijke wagen (benzine, CNG, hoge Ecoscore o Doel: minder CO2 en PM in de lucht, gezondere leefomgeving, respect voor je omgeving o Mogelijke functionaliteiten: mensen zin doen krijgen in de aankoop van elektrische wagens, scooters, moto’s … voedt zich …
Op flexitarische wijze: duidelijk maken dat het geen evidentie hoeft te zijn dat we elke dag vlees of vis eten. lekkere gerechten zonder dieren in, kleinere porties vlees en vis, maar focus op lekker en gezond (bio, probeer al eens insecten). o Onderliggend doel: gezonder, ecologisch haalbaarder, dierenwelzijn, minder methaanuitstoot, minder velden louter voor veeteelt, druk verminderen op visbestanden, bedreigde diersoorten (vb. tonijn) beschermen o Mogelijke functionaliteiten: informeren, enthousiasmeren, overtuigen om dit te doen Via lokale keten: voedselteams, plukboerderijen, eigen moestuin, gemeenschapstuinen, pluktuinen, boerenmarkten, seizoensgroenten, vergeten groenten/vis terug op de agenda, permacultuur voor de grenzeloze groenen o Doel: vermindering uitstoot, afval, versterking eigen economie, sociale cohesie en kennis rond deze thema’s
20
o Mogelijke functionaliteiten: informeren, enthousiasmeren, overtuigen om dit te doen o Voorstel voor focus bij burger: op authentieke voeding Zonder overconsumptie: koop niet te veel o Doel: vermijden dat teveel voedingswaren thuis worden weggegooid, wegens teveel gekocht, obesitas tegengaan, verschil duidelijk maken tussen THT-datum en TGT-datum, koken met restjes o Mogelijke functionaliteiten: sensibiliseren, shockeren,…
DOELGROEP We beogen om de ganse Vlaamse bevolking te bereiken vanaf de leeftijd van 16 jaar. De door de Vlaamse Overheid uitgevoerde consumentenstudie (zie lager) biedt nuttige informatie over het adequaat bereiken van verschillende segmenten van de Vlaamse bevolking wanneer het gaat over milieuthema’s. We wensen bij het overbrengen van de boodschappen rekening te houden met de levensfases van mensen en zo de mensen te treffen met de juiste boodschap op het juiste moment. Zo is een tiener wellicht minder geïnteresseerd in het thema ‘wonen’, maar een dertigjarige op zoek naar een huis om te kopen juist wel. We vragen aan de opdrachtnemer om in te spelen op deze scharnierpunten in mensen hun leven (interesses ontwikkelen, starten met hobby’s, op kot gaan/alleen gaan wonen, een huis kopen, kinderen krijgen, op pensioen gaan,…). Daarnaast vragen we van het bureau om ervoor te zorgen dat de campagne ook verschijnt op dat moment en op die plaatsen waar door de burger cruciale keuzes m.b.t. wonen, voeding en transport worden gemaakt.
TIJDSLIJN: TWEE MOMENTEN OM MEE REKENING TE HOUDEN De ganse communicatiecampagne zal zich afspelen van begin 2015 tot maximum in het voorjaar van 2016. Er zijn twee politieke momenten waarop we als Vlaamse overheid naar buiten treden met het politieke document, het MINA 5-plan. Voor deze momenten is ook communicatie voorzien die geen deel uitmaakt van dit bestek. We willen enkel meegeven dat dit twee momenten zijn die ook voor deze campagne strategisch kunnen worden aangegrepen. Het eerste is het moment waarop het MINA-plan in openbaar onderzoek (OO) gaat. Deze procedure is decretaal bepaald en duurt standaard twee maanden. Verwacht wordt dat deze periode rond april en mei 2015 valt, maar ze kan ook wat eerder of later vallen. Het tweede moment is wanneer het MINA 5-plan officieel door de regering wordt goedgekeurd en gelanceerd. Dit zal eind 2015 of in het voorjaar van 2016 vallen. Rond deze lanceringsperiode dient de campagne tot een einde te komen. Hier is wat speling mogelijk.
IN HET VERHAAL OP TE NEMEN ELEMENTEN De drie thema’s kunnen aan elkaar gelijmd worden door een overkoepelend concept (à la new lifestyle). Dat wil niet zeggen dat dit zo aan de burger moet worden meegedeeld. Het kan, maar het kan ook het verborgen bindmiddel zijn. We hebben het hier over de rode draad doorheen de campagne. Naast het feit dat we milieuvriendelijk gedrag nastreven, is het belangrijk een luchtig,
21
aangenaam en aantrekkelijk concept uit te denken dat focust op andere aspecten die gemakkelijker verkopen (mooi, gezond, goedkoop, sociaal,...). De opdrachtgever vraagt van de opdrachtnemer om een draaiboek uit te werken met een spervuur van acties (multimedia, PR, kunst, een milieucafé, bestaande sterke verhalen binnen en buiten de Vlaamse overheid, …) die gedurende gans 2015 (en mogelijk begin 2016) zullen plaatsvinden. Hierbij stellen we een variëteit aan acties/initiatieven op prijs. Bijlage 1 vormt een ideeënlijst. Dit zijn enkel voorbeelden om aan te geven in welke richting we denken. Het kan beschouwd worden als een moodboard. Aan het bureau wordt de vrijheid gelaten welke acties ze geschikt vinden. Belangrijk is dat het bureau daarnaast ook gaat kijken naar initiatieven die bestaan bij partners binnen en buiten de Vlaamse overheid (zie partnerschappen), zodat deze desgevallend geïntegreerd kunnen worden. De Vlaamse overheid heeft een voorbeeldrol te vervullen. De campagne moet dan ook in al haar aspecten zelf milieuvriendelijk zijn. Dat houdt in dat er bij de uitvoering van de campagne zo weinig mogelijk afval wordt gecreëerd, zoveel mogelijk wordt gewerkt met tweedehands materialen, er verantwoord wordt omgesprongen met natuurlijke hulpbronnen. De opdrachtnemer dient rekening te houden met de vernieuwde huisstijl van de Vlaamse Overheid. In het huisstijlhandboek dat eveneens in bijlage (bijlage 2) gaat, kan men hiervoor de nodige richtlijnen vinden. Dit handboek gaat nader in op de nieuwe filosofie inzake beeldvorming, identiteit en merkbeleid in Vlaanderen en op de concrete uitwerking ervan. Voorbeelden van “verhalen” vindt men op www.ditisvlaanderen.be.
VOORSTELLEN Wij geven er de voorkeur aan dat volgende elementen in de campagne worden opgenomen. Indien het bureau dit toch anders ziet, kan dit gemotiveerd worden en staan we hiervoor open. We wensen een actief aspect in de campagne te integreren. Er mag daarom een doe-het-zelf-aspect inzitten. Graag zien we vele geestige, inspirerende, verrassende goede voorbeelden m.b.t. voeding, wonen en transport, die aan de burger worden voorgesteld. Aan het bureau om de beste voorbeelden te selecteren (in overleg met de opdrachtgever) en 101 manieren te bedenken om deze aan de burgers aan te bieden. Dit mag geen klassieke campagne worden. We willen buiten de lijnen denken van flyers, posters, affiches. Deze kunnen er bij horen, maar we denken aan een opmerkelijke campagne die aangenaam is en verrassend uit de hoek komt en voldoende gebruik maakt van PR en sociale media. Om zo veel mogelijk te kunnen doen met het budget dat we hebben, wensen we het niet volledig te spenderen aan één tv-spot of één reclamepagina in de krant. In bijlage 1 staat een onderdeel ‘Het Boek’. Het is ‘Boek’ met grote ‘B’ waarmee we willen zeggen dat het niet noodzakelijk een boek in zijn klassieke vorm moet zijn (een projectie? Een audioboek? …). Het lijkt de opdrachtgever wel iets om een product te ontwikkelen dat tegen het eind van de campagne bij de burgers rond kan gaan en dat een soort bestendiging van de campagne vormt. Ook kan
22
het gezien worden als een soort aandenken en terugkoppeling naar de campagne.
PARTNERSCHAPPEN De opdrachtnemer wordt verwacht rekening te houden met sterke verhalen die vandaag al gebracht worden door beleidsdomein LNE. Deze campagne moet, indien mogelijk, aansluiten op dergelijke relevante sterke verhalen (vb. Dag van het park, dikke truiendag), zodat de Vlaamse overheid zichzelf niet tegenspreekt en alles een geheel vormt. De stuurgroep kan daarbij helpen. Ook in andere beleidsdomeinen buiten LNE en in besturen op andere niveaus (lokale, provinciale overheden) kunnen relevante sterke verhalen uitgedacht zijn die in 2015 zullen lopen. Van het bureau wordt verwacht op verkenning te gaan naar dergelijke sterke verhalen. Ten derde is het aan de opdrachtnemer om te bekijken en in het draaiboek aan te geven welke initiatieven daar bestaan van andere partners buiten de overheid (NGO’s, VZW’s,…) die ook interessant zouden kunnen zijn. Ook kunnen sportclubs, culturele centra, bibliotheken, scholen, universiteiten, bakkers, etc. ons helpen de burger te bereiken. We verwachten van de opdrachtnemer dat hij hiervan gebruik maakt in het communicatieplan.
RELEVANTE STUDIES VOOR OPDRACHTNEMER De Vlaamse overheid beëindigde recent het onderzoek ‘Monitoring evolutie maatschappelijk gedrag en perceptie milieubeleid‘. Hierin wordt de bevolking in Vlaanderen opgedeeld in zes segmenten die elk anders tegenover het milieu staan op vlak van consumptie. Elk van deze segmenten dient op een andere manier benaderd te worden met het oog op een optimaal resultaat in gedragsen attitudeverandering. LNE verwacht dat de opdrachtnemer het advies uit deze studie ter harte neemt bij het uitwerken van de campagne.
MOGELIJK IN HET VERHAAL OP TE NEMEN INVALSHOEKEN Momenteel loopt er een studie rond Toekomstverkenningen. Hierin zullen een tweetal toekomstscenario’s worden uitgewerkt rond het begrip ‘ervaren leefkwaliteit’. Deze scenario’s zullen een archetypisch, eerder visionair karakter hebben. Van deze uitgeschreven toekomstbeelden kunnen onder meer beelden gemaakt worden die erg geschikt kunnen zijn voor sensibiliseringsacties in deze campagne waarbij men de burger actief wil laten nadenken of inspireren. De toekomstscenario’s worden verwacht tegen eind april 2014. VITO werkt momenteel aan een online instrument dat burgers directe toegang moet geven tot lokale milieudata en dit via kaarten en andere gebruiksvriendelijke methoden. Dit of gelijkaardige instrumenten kunnen, indien tijdig klaar, worden verwerkt in activiteiten van de campagne, om mensen er mee bekend te maken, zodat ze er gebruik van gaan maken.
3.2. EEN GEDEELTELIJKE UITVOERING VAN HET DRAAIBOEK We verwachten dat de opdrachtnemer van het door hem uitgewerkte draaiboek minimum drie acties, die belangrijke sleutelpunten vormen in de campagne, zelf in de diepte uitwerkt en uiteindelijk ook uitvoert. De overige voorstellen worden geleidelijk aan tijdens de campagne uitbesteed in nieuwe opdrachten.
23
3.3. EEN ONDERSTEUNENDE ROL De opdrachtnemer zal het volledige draaiboek uitdenken. Hoewel hij niet alle elementen uit de door hem bedachte campagne zelf zal uitvoeren, is het wel de bedoeling dat hij een ondersteunende rol blijft opnemen gedurende de ganse campagne. Op die manier moeten acties, die niet door deze opdrachtnemer worden uitgevoerd, voldoende aansluiting vinden bij het concept van deze campagne. De opdrachtnemer dient aan de opdrachtgever duidelijk te maken hoe hij deze ondersteunende rol concreet zal opnemen.
4. Offerte De opdrachtnemer werkt in zijn offerte een plan van aanpak uit waarin de deliverables (draaiboek en concept, uitgewerkte acties en ondersteuning) aan bod komen en waarbij rekening wordt gehouden met bovenstaande vereisten en momenten. De offerte moet al een duidelijk beeld geven van een (overkoepelend) concept waar de opdrachtnemer aan denkt, maar ook van de planning en de timing voor de voorbereiding en de campagneperiode en een gedetailleerd beeld van de prijzen. We verwachten dat een drietal acties waarmee de campagne staat of valt al vrij concreet in de offerte worden uitgetekend, met een precieze kostenraming. Daarnaast moet er al een ruw idee worden gegeven van mogelijke andere acties. Deze ‘andere acties’ omvatten dan zowel acties die het bureau zelf bedenkt, maar niet zelf zal uitvoeren (hier moet door het bureau een ruwe prijsraming op geplakt worden) als bestaande sterke verhalen en evenementen waar men gebruik van wil maken. In de offerte moet duidelijk worden op welke manier de opdrachtnemer zijn ondersteunende rol/procesbegeleiding zal opnemen bij de acties die hij niet zelf zal uitvoeren. Het bureau geeft duidelijk aan wat het zelf zal uitvoeren en wat eventueel in onderaanneming gebeurt. Ter info: media-aankoop behoort niet tot de opdracht, want dit gebeurt via een raamcontract.
5. Tijdsplanning en Projectbegeleiding Deze opdracht zal lopen tijdens 2015. De voorbereidingen moeten starten in 2014 na toekenning van de opdracht. Een stuurgroep wordt opgericht om deze opdracht te begeleiden en zal bestaan uit een aantal personen van de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer. Na aanvang van de opdracht vindt de startvergadering van de stuurgroep plaats. Hier presenteert de opdrachtnemer een plan van aanpak, dat vier werkdagen voor de startvergadering wordt bezorgd aan de stuurgroep. Op de startvergadering wordt het plan van aanpak uitgebreid besproken met de opdrachtgever en wordt de te volgen werkwijze meer in detail vastgelegd. Ook in de volgende stuurgroepvergaderingen heeft de opdrachtnemer automatisch zitting. De stuurgroep dient samen te komen in overleg met de opdrachtgever maar de opdrachtnemer wordt verwacht een voorstel te doen
24
van de timing en het aantal stuurgroepvergaderingen. Wanneer het wenselijk is wordt door de opdrachtnemer een verslag opgesteld van de vergadering dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde. Voorbereidende documenten voor een stuurgroepvergadering moeten ten laatste 7 werkdagen op voorhand digitaal bezorgd worden aan de opdrachtgever zodat deze ze tijdig aan de stuurgroepleden kan bezorgen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij of zij op geregelde basis (vb. om de twee weken) contact opneemt met de opdrachtgever om te informeren over het verloop.
25
OFFERTEFORMULIER ________________________ Communicatieopdracht Het Verhaal Bestek nr. AMNE-LNE_AMNE_APRIL2014_001-F02_0 Het Milieubeleidsplan geniet bekendheid bij de beleidsdomeinen, milieuorganisaties en grote bedrijven, maar de inhoud van het plan bereikt een groot deel van de burgerbevolking niet. In het kader van het nieuwe Milieubeleidsplan 5 willen we deze keer, parallel aan dit plan, een communicatiecampagne opzetten met specifieke acties voor de burger. Deze communicatiecampagne staat daarmee naast het drukken van een ontwerpplan en brochures, die dienstig zijn bij het openbaar onderzoek van het politieke document. De bedoeling is om allerhande milieuboodschappen die in lijn liggen met de inhoud van het MINA-plan maar ook breder gaan, op een toegankelijke manier over te brengen aan de burger. Het hoofddoel is de burger teasen en inspireren, en hem op een ongedwongen en niet-belerende wijze en via positieve boodschappen in de richting van milieu-respecterend gedrag duwen. De burger moet daarbij het gevoel behouden dat het een keuze is die hij kan maken. Deze campagne moet ook de moeheid die er soms hangt rond klimaat, milieu en duurzaamheid kunnen doorbreken. We zijn op zoek naar een duurzame en niet-klassieke campagne die verrassend en origineel uit de hoek komt. A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL
2
De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):
OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL
2
Doorhalen wat niet van toepassing is.
26
De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:
verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro):
(in letters, inclusief BTW, in euro):
B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
- RSZ-nummer:
C. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE3 3
Doorhalen wat niet van toepassing is.
27
(Facultatief: onderstaande passages enkel aan het offerteformulier toevoegen indien u bij A.3.4. naar het gedeelte in onderaanneming en naar de identiteit van de onderaannemers vraagt:) Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:
D. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE4
Het betreft volgende EU-lidstaat:
E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van ..........................................................................
F. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest of een verklaring in de zin van art. 62, § 2 van het KB Plaatsing.
4
Doorhalen wat niet van toepassing is
28
G. BIJLAGEN Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen.
Gedaan te .................................................. op .......................................
De inschrijver(s),
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende.
