BIJZONDER BESTEK LEVERINGEN LEVEREN VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR THUISVERPLEGING VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING

Vzw Thuiszorg Bond Moyson West – Vlaanderen

Ref.: 2014/002 TVP

BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR

LEVERINGEN MET ALS VOORWERP

“LEVEREN VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR THUISVERPLEGING”

VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur

Vzw Thuiszorg Bond Moyson West- Vlaanderen Ontwerper Dienst Overheidsopdrachten, Tom Van Hostauijen Sint-Bernardsesteenweg 200 te 2020 Antwerpen

Blz. 1


Ref.: 2014/002 TVP

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT.................................................................................................. 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 5 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 7 I.9 VERBINTENISTERMIJN................................................................................................................. 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN................................................................................................................. 8 I.12 VARIANTEN ............................................................................................................................ 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ................................................................................................................ 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ......................................................................................... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ................................................................................................................ 9 II.2 VERZEKERINGEN ...................................................................................................................... 9 II.3 BORGTOCHT ........................................................................................................................... 9 II.4 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN ................................................................................................. 9 II.5 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................. 9 II.6 TESTVERSIE EN OPLEVERING ......................................................................................................10 II.7 FACTURATIE ..........................................................................................................................10 II.8 PRIJSBESTANDDELEN ...............................................................................................................10 II.9 OPZEGMODALITEITEN...............................................................................................................11 II.10 GARANTIE ...........................................................................................................................11 II.11 VERTROUWELIJKHEID - BEKENDMAKING ......................................................................................11 II.12 PERSOONLIJKE LEVENSSFEER ....................................................................................................12 II.13 STRAFFEN ...........................................................................................................................12 II.14 WAARBORGEN ......................................................................................................................13 II.15 BEDRIJFSCONTINUÏTEIT: SOURCE CODE ESCROW ...........................................................................14 II.16 ONDERHOUDSCONTRACT .........................................................................................................14 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................................... 15 III.1 INHOUDELIJKE VEREISTEN ........................................................................................................15 III.1.1 Patiëntenplanning .......................................................................................................15 III.1.2 Zorgdossier .................................................................................................................16 III.1.3 Toepassing voor facturatie ...........................................................................................16 III.1.4 Beleidsinformatie .........................................................................................................17 III.2 TECHNISCHE VEREISTEN ..........................................................................................................17 III.3 BEGELEIDING EN ONDERSTEUNING .............................................................................................19 III.4 OPLEIDING ..........................................................................................................................19 III.5 TEST, ACCEPTANCE EN PRODUCTIE .............................................................................................20 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER ....................................................................................... 21 BIJLAGE B: INVENTARIS .................................................................................................... 23 BIJLAGE C: SCORINGSTABEL ............................................................................................. 24

Blz. 2


Ref.: 2014/002 TVP

Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Thuisverpleging vzw Thuiszorg Bond Moyson West - Vlaanderen Adres: President Kennedypark 2, 8500 Kortrijk Contactpersoon: Mevrouw Julie Wyffels Telefoon: 056/528 791 E-mail: [email protected] Ontwerper Naam: Dienst Overheidsopdrachten Adres: Sint-Bernardsesteenweg 200 te 2020 Antwerpen Contactpersoon: De heer Tom Van Hostauijen Telefoon: 03 285 42 83 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 Er wordt geen borgtocht gevraagd, hoewel dit wettelijk verplicht is. Rechtvaardiging: Aangezien er voorzien wordt in een maandelijkse facturatie lijkt het niet aangewezen een borgtocht te vragen omdat het risico gespreid is over de gehele looptijd van de opdracht. Bij het niet naleven van de contractvoorwaarden wordt voorzien in een schadebeding.

Blz. 3


Ref.: 2014/002 TVP

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: Leveren van een softwarepakket voor thuisverpleging. Toelichting: Dienst Thuisverpleging van de vzw Thuiszorg Bond Moyson West- Vlaanderen is een organisatie die instaat voor het organiseren van thuisverplegingsdiensten in de provincie West Vlaanderen. Hiervoor stelt deze vzw een 220 zorgen verpleegkundigen te werk, die dagelijks huisbezoeken doen. Voor de ondersteuning van deze dienstverlening is de bestellende entiteit op zoek naar een softwarepakket, opgebouwd volgens de noden van de thuisverpleging. Om de mobiliteit van de thuisverpleegkundigen niet in het gedrang te brengen is het noodzakelijk dat de software ontwikkeld is voor gebruik vanop een tablet. In een notendop is het de bedoeling dat de software kan instaan voor de patiëntenplanning, opvolgen van het zorgdossier en tevens de facturatie en de nodige beleidsinformatie aanlevert. Hierover kan meer informatie teruggevonden worden onder rubriek III, Technische vereisten. Het is de bedoeling dat de aanbestedende overheid het gebruiksrecht van de software verwerft gedurende de looptijd van de overeenkomst en hiervoor maandelijks een vergoeding betaalt. Leveringsplaats: Divers

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Vzw Thuiszorg Bond Moyson West – Vlaanderen President Kennedypark 2 8500 Kortrijk

I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, § 2, 1° d (limiet van € 207.000,00 excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

Blz. 4


Ref.: 2014/002 TVP

I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Bovendien levert de inschrijver volgend attest op: * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar de werknemers gevestigd zijn. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) De recentste jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat of inschrijver deze neerlegging voorschrijft, waaruit de gezonde financiële situatie blijkt. Minimumeisen: Minimaal 2 recente jaarrekeningen waaruit een gezonde financiële situatie blijkt Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De leveringen worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of, in geval van leveringen voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de leverancier. Minimumeisen: Opgave van minstens 3 relevante ervaringen of zo mogelijk, vergelijkbare projecten of ervaringen. * Een lijst met de namen en de beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht.

Blz. 5


Ref.: 2014/002 TVP

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het besteknummer (2014/002 TVP) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De offerte wordt geadresseerd aan: Dienst Thuisverpleging vzw Thuiszorg Bond Moyson West - Vlaanderen Mevrouw Patricia Normon President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Alternatief overhandigt de drager de offerte, indien gewenst, aan het onthaal van Bond Moyson WestVlaanderen, President Kennedypark 2, 8500 Kortrijk tijdens de werkuren vanaf maandag tot en met donderdag tussen 9 en 16:00 uur en op vrijdag tussen 9 en 12 uur. Bij de afgifte van de offerte zal de drager een ontvangstbewijs ontvangen. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken ten laatste op de in de aankondiging van opdracht bepaalde datum, hetzij bij gewone of aangetekende zending, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. Het indienen van een elektronische offerte wordt uitdrukkelijk niet aanvaard. Bij het indienen van de offerte wordt een opleverbare, van alle functionaliteiten voorziene versie van het programma ter beschikking gesteld met het oog op een doorgedreven testing. Bij voorkeur wordt deze online ter beschikking gesteld en kan deze gedownload worden. De ter beschikking gestelde versie van het programma zal beoordeeld worden en deel uitmaken van de gunningscriteria. Niet oplevering van de testsoftware, uiterlijk op het laatste moment van indienen van de offertes, zal leiden tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte. Bij de offerte zal ook een overzicht gevoegd worden van de technische specificaties die nodig zijn om

Blz. 6


Ref.: 2014/002 TVP

de toepassing te laten werken. Tot slot voegt de inschrijver bij de offerte een overzicht met de nieuwe homologatiecriteria, geldend vanaf 1 juni 2014. Hierbij wordt ook een plan van aanpak + timing voorzien om te blijven voldoen aan de homologatiecriteria. Het e-Health platform, opgericht bij Wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het eHealth-platform en diverse bepalingen, is verantwoordelijk voor het opstellen van deze homologatiecriteria. Voor meer uitleg en de laatste versie van de homologatiecriteria: https://www.ehealth.fgov.be/nl/ehealth-de-praktijk/registratie-van-de-medische-softwarepakketten.

I.8 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes.

I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:

Nr. 1

Beschrijving

Gewicht

De mate waarin de ter beschikking gestelde testsoftware voldoet aan de in “III.1 Inhoudelijke vereisten”, “III.2 Technische vereisten” en “III.5 Test, acceptance en productie” beschreven technische en operationele functionaliteiten.

50

De software, ter beschikking gesteld bij het indienen van de offerte, wordt beoordeeld op ergonomie, look and feel, responstijd, synchronisatie- of doorstroomtijd, werking van het berichtensysteem, stabiliteit en de mate waarin voldaan wordt aan de technische bepalingen (zie deel III). De software moet zowel back-office op de pc als op tablet functioneren. De opgeleverde testversie(s) moet de aanbestedende overheid toelaten beiden optimaal te testen. De quotering gebeurt door een jury, die het programma zal uittesten. 2

Dienst na verkoop

25

De inschrijver specifieert in de offerte wat er aangeboden wordt inzake dienst na verkoop (bereikbaarheid, beschikbaarheid, volgens de beschreven SLAs in het bestek etc.), zoals omschreven in de titels “III.3 Begeleiding en ondersteuning” en “III.4 opleiding”. 3

Prijs

25

Prijs (dit is zowel de prijs van de leverancier in de offerte als de noodzakelijke kosten binnen de organisatie inherent aan de softwaretoepassing). Indien een lokale dan wel combinatieoplossing aangeboden wordt zal de forfaitaire kost zoals bepaald in titel II.8 prijsbestanddelen toegevoegd worden aan de maandprijs per verpleegkundige. De maandprijs per verpleegkundige zal geëvalueerd worden volgens de regel van drie: (laagste maandprijs/maandprijs offerte)* weging gunningscriterium Totaal gewicht gunningscriteria:

100 Blz. 7


Ref.: 2014/002 TVP

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Bijlage C bij het bestek bevat een uitgebreide scoringstabel. Deze geeft de weging weer die door het selectiecomité gehanteerd zal worden.

I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.

I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. Door de indiening van zijn offerte doet de inschrijver automatisch afstand van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs als deze worden vermeld in eender welke bijlage bij zijn offerte, of in eender welk document tijdens de uitvoering van de opdracht

Blz. 8


Ref.: 2014/002 TVP

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: mevrouw Normon Patricia Adres: President Kennedypark 2, 8500 Kortrijk Telefoon: 056/230 363 E-mail: [email protected]

II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.

II.3 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.

II.4 Looptijd en leveringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 36 maanden De aanbestedende overheid specifieert geen leveringstermijn. Bijgevolg moet de leverancier zelf een leveringstermijn voorstellen in zijn offerte (in kalenderdagen).

II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de Blz. 9


Ref.: 2014/002 TVP

aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.

II.6 Testversie en oplevering Een opleverbare en van alle functionaliteiten voorziene versie van het programma moet tegen uiterlijk de laatste dag waarop de offertes mogen ingediend worden, én samen met de offerte aangeleverd worden om door 5 veldwerkers en 5 testgebruikers back office gedurende de volledige gunningsperiode te laten testen. De gunning zal deels op testresultaten gebaseerd worden. De functionaliteiten zijn ondermeer, alles wat betreft de homologatiecriteria, een correcte facturatie, waarbij ook de integratie van de zorgkundigen is inbegrepen. Hierbij dient de leverancier te voorzien in een gebruiksvriendelijke handleiding én een opleiding voor een selectiegroep. De reprise van de aangeleverde gegevensbestanden is 14 dagen na de dag van sluiting van het contract.

II.7 Facturatie De factuur dient in twee exemplaren opgemaakt te worden, conform de wettelijke facturatievereisten, met duidelijke vermelding van: -

de naam van de bestellende entiteit ondernemingsnummer van de bestellende entiteit nummer van het bestek en de benaming van de overheidsopdracht maatstaf van heffing, btw-bedrag en bedrag inclusief btw datum en factuurnummer een detail van het gefactureerde bedrag

De facturen dienen per post bezorgd te worden op het postadres van de bestellende entiteit. De facturatie zal op maandelijkse basis gebeuren voor het gebruik van de software in de maand voorafgaand op de facturatie. De facturen zullen betaald worden voor geleverde en aanvaarde diensten na verificatie. Bij niet correcte levering of indien de diensten niet aanvaard zijn, zal er ook geen betaling plaats vinden. De aannemer zal hiervan via aangetekend schrijven op de hoogte gebracht worden, zodat deze de nodige stappen kan ondernemen om zich terug in regel te stellen.

II.8 Prijsbestanddelen In de opgegeven maandelijkse aangerekende prijs voor het gebruik van de software zijn inbegrepen: alle kosten en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, rekening houdend met alle in de opdracht beschreven functionaliteiten. Er worden geen extra regiekosten aangerekend. In de aangerekende periode worden enkel de facturerende medewerkers aangerekend aan de opdrachtgever. Dit wil zeggen dat de prijs voor het gebruiksrecht van het programma mag aangerekend worden per individu dat gebruik maakte van de facturatiemodule in de aangerekende periode. Het aantal facturerende gebruikers kan maandelijks variëren. Dit lastenboek omvat geen regiewerk. Er wordt geen afzonderlijke synchronisatiekosten aangerekend.

Blz. 10


Ref.: 2014/002 TVP

Het staat de inschrijver vrij om een cloud applicatie of een lokaal geïnstalleerde oplossing aan te bieden. Ook een combinatie van de oplossingen is mogelijk. Indien het een cloud oplossing betreft, worden volgende prijsbestanddelen op een transparante manier in de offerte vermeld: Eventuele kosten voor het opzetten van een private cloud Kost per facturerende gebruiker per maand Overige kosten eigen aan de oplossing maar vreemd aan de licentie Indien het een lokaal geïnstalleerde of gecombineerde oplossing betreft, worden de prijsbestanddelen die ten laste vallen van de aanbestedende overheid mee verrekend in de prijsvergelijking volgens volgende forfaitaire bedragen: Kosten lokale server (inclusief onderhoudscontract) Backup voorziening server (Backupserver + LTO) Installatiekosten server Installatiekost en updatekost aangeleverde software tabletversie Installatiekost en updatekost aangeleverde software PC (backoffice)

3.500,00 7.000,00 1.000,00 1.200,00 1.200,00

euro euro euro euro euro

Dit vertaalt zich in een forfaitaire prijs van 1.75 € per maand, per verpleegkundige op basis van een vermoedelijke hoeveelheid van 220 eenheden. Alle vermelde prijzen zijn exclusief BTW.

II.9 Opzegmodaliteiten Elke partij kan een einde stellen aan de overeenkomst, zonder dat dit aanleiding geeft tot enige schadeloosstelling, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij gebeurt via een aangetekend schrijven. Dit schrijven dient uiterlijk 12 kalendermaanden voor de gewenste opzegdatum betekend te zijn aan de tegenpartij.

II.10 Garantie In dit gedeelte verwijst het begrip "element" naar elke methodologie, uitrusting of software; en bij uitbreiding naar alles wat onder de periode van garantie en / of onderhoud valt en wat werd ontwikkeld / geleverd door de aannemer en deel uitmaakt van deze opdracht. De garantietermijn van elk element van de opdracht wordt bepaald op de looptijd van de overeenkomst, te rekenen vanaf de datum van de oplevering. Als elementen gebreken vertonen, als de functies en / of prestaties het respect voor de technische vereisten, voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de aannemer, niet of slechts gedeeltelijk volstaan, in de mate dat de tekortkomingen niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de aannemer zich ertoe voor eigen rekening zo snel mogelijk alle noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of zo nodig de defecte elementen te vervangen. De dienstverlener moet erop letten de elementen te updaten tijdens de garantieperiode. Deze updates houden zowel verband met eventuele correcties als met evoluties van het geïnstalleerde element.

II.11 Vertrouwelijkheid - Bekendmaking Alle informatie, ongeacht de wijze van communicatie en de media, die de aanbestedende overheid levert of heeft geleverd aan de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht, wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie (hierna te noemen "Vertrouwelijke Informatie"). Dit is niet van toepassing op informatie die de partijen uitdrukkelijk kwalificeren als niet-vertrouwelijk.

Blz. 11


Ref.: 2014/002 TVP

De opdrachtnemer zal alle informatie als strikt vertrouwelijk behandelen. Hij zal deze informatie alleen gebruiken in de mate dat deze nodig is voor de uitvoering van deze opdracht en zal deze niet bekend maken aan derden zonder voorafgaande formele, schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer zorgt ervoor dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers zijn gebonden door dezelfde geheimhoudingsplicht door middel van een schriftelijke verbintenis. De opdrachtnemer zal enkel die Vertrouwelijke Informatie bekendmaken aan zijn werknemers, agenten en onderaannemers die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Vertrouwelijke Informatie mag enkel openbaar gemaakt worden indien vereist door de wet of een regelgevende instantie. In dit geval moet de opdrachtnemer onmiddellijk de aanbestedende overheid hiervan schriftelijk op de hoogte stellen om hem in staat te stellen een dergelijke openbaarmaking met alle mogelijke rechtsmiddelen te voorkomen. Wanneer Vertrouwelijke Informatie wordt verkregen door onbevoegde personen of entiteiten, moet de opdrachtnemer zodra hij zich hiervan bewust wordt, de aanbestedende overheid hiervan onmiddellijk eerst via telefoon, fax of e-mail en vervolgens schriftelijk op de hoogte brengen. Zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid mag over deze opdracht geen publiciteit gevoerd worden.

II.12 Persoonlijke levenssfeer Wanneer en in de mate dat de dienstverlener in het kader van deze opdracht persoonsgegevens afkomstig van de aanbestedende overheid verwerkt, treedt hij op als onderaannemer van persoonsgegevens overeenkomstig zijn verplichtingen uit hoofde van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, en dit ten opzichte van de aanbestedende overheid of een partner die optreedt als verantwoordelijke van deze gegevensverwerking. In dergelijke gevallen zal de dienstverlener de persoonsgegevens alleen verwerken op verzoek van de aanbestedende overheid en in overeenstemming met zijn instructies. Rekening houdende met de stand van de techniek en de aard van de te beschermen gegevens, evenals de mogelijke risico's, zal de dienstverlener op eigen kosten de passende technische en organisatorische maatregelen treffen, die nodig zijn voor de optimale beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, tegen onopzettelijk verlies, tegen wijziging van of toegang tot persoonsgegevens en tegen iedere andere vorm van nietgeautoriseerde verwerking van persoonsgegevens. De dienstverlener zal de aanbestedende overheid permanent op de hoogte houden van deze maatregelen. De dienstverlener zal zich ervan onthouden persoonsgegevens te verwerken of voor verwerking buiten de Europese Unie te versturen in het kader van deze opdracht, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid of een partner (voor wat hem betreft).

II.13 Straffen Conform artikel 45 van het KB 14 januari 2014 zal elke inbreuk waarvoor geen bijzondere straf is voorzien en waarvoor geen rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, aanleiding geven tot een algemene straf:

Blz. 12


Ref.: 2014/002 TVP

die eenmalig is en 0,07% bedraagt van de oorspronkelijke aannemingssom met een minimum van 40 euro en een maximum van 400 euro. die dagelijks is en 0,02% bedraagt van de oorspronkelijke aannemingssom per dag, met een minimum van 20 euro en een maximum van 200 euro, indien de overtreding onmiddellijk behoort te worden hersteld. Deze laatste straf wordt toegepast vanaf de derde dag na de datum van de afgifte van de aangetekende brief waarmee het proces-verbaal aan de opdrachtnemer werd betekend, tot en met de dag waarop aan de inbreuk door toedoen van de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid zelf, een einde werd gesteld. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel maal toe te passen als de inbreuk is gepleegd; er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, vermenigvuldigd met het aantal malen dat de inbreuk werd vastgesteld.

II.14 Waarborgen De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om een gebruikslicentie betreffende de intellectuele eigendomsrechten toe te staan aan de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de aanbestedende overheid alle nodige bijstand te leveren, formaliteiten te vervullen en stappen te ondernemen teneinde de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten en belangen te verzekeren en te bewijzen. De opdrachtnemer staat ervoor in en maakt zich sterk dat deze verplichting eveneens wordt nageleefd door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers. De opdrachtnemer verzekert de aanbestedende overheid dat het gebruiksrecht op de licentie zich eveneens uitstrekt op de tijdens de looptijd van de overeenkomst gemaakte updates, bugfixes en eventuele wijzigingen in de broncode als gevolg van een preventief dan wel correctief onderhoud. De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in het kader van deze opdracht geen inbreuk zullen uitmaken op de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een beweerde inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie als gevolg van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en bijstand verlenen (onder andere het vrijwillig tussenkomen in een procedure op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid) om de aanbestedende overheid in staat te stellen haar verdediging daartegen daadwerkelijk en efficiënt te organiseren. De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een dergelijke aantijging dragen (advocatenkosten daarbij inbegrepen). Indien de aanbestedende overheid als gevolg van een dergelijke eis een boete en/of schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen. Indien als gevolg van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol gepresteerd kunnen worden of een gepresteerde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de opdrachtnemer na overleg met de aanbestedende overheid op zijn kosten instaan voor het herstel daarvan. Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van de opdrachtnemer om de opdracht en de vertrouwelijke informatie confidentieel te houden, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of ervaring die de opdrachtnemer heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht te hergebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht.

Blz. 13


Ref.: 2014/002 TVP

II.15 Bedrijfscontinuïteit: source code escrow Teneinde de bedrijfscontinuïteit van de aanbestedende overheid te garanderen wordt de opdrachtnemer verplicht om na de sluiting van het contract de broncode van het aangeboden softwarepakket te deponeren bij, naar eigen keuze, een notaris of een escrow agent. De opdrachtnemer brengt de aanbestedende overheid onverwijld in kennis van haar keuze. Omdat software een evolutief gegeven is, zal de broncode tijdens de duur van de overeenkomst wijzigen. Daarom zal de opdrachtnemer telkens een nieuwe release doorgevoerd wordt een aangepaste versie van de broncode deponeren. In volgende gevallen zal de aanbestedende overheid toegang krijgen tot de broncode: • Faillissement van de opdrachtnemer • Stopzetten van bedrijfswerkzaamheden • Niet langer in staat is in het onderhoud van de software te voorzien • Stopzetting van het onderhoudscontract door de leverancier • Of telkens wanneer een ander, aantoonbaar, gegeven zich voordoet waardoor de stabiliteit niet langer gegarandeerd kan worden. Deze toegang beperkt zich tot de delen van het auteursrecht die de aanbestedende overheid in staat moet stellen om het programma, uitsluitend voor zichzelf, te gebruiken, te verbeteren en eventueel functionaliteiten toe te voegen. De deponering van de broncode zal in onderling overleg gebeuren met de opdrachtnemer na de sluiting van de overeenkomst. Na afloop van het contract zal de broncode vrijgegeven worden. De kosten voor de escrow dienst worden gedragen door de opdrachtnemer. Deze overeenkomst valt uitdrukkelijk niet onder de algemene toepassing van artikel 1944 van het Burgerlijk Wetboek.

II.16 Onderhoudscontract De opdracht behelst niet alleen het leveren van de software as is, maar ook in een onderhoudscontract betreffende de software. Onder dit onderhoud wordt minimaal verstaan: 1° preventief en correctief onderhoud 2° updates van de software 3° bug fixes

Blz. 14


Ref.: 2014/002 TVP

III. Technische bepalingen III.1 Inhoudelijke vereisten De aangeboden software is Nederlandstalig en houdt, waar van toepassing, rekening met de Belgische Wetgeving. In het bijzonder verwijzen we hierbij naar de geldende riziv-wetgeving en de daaraan verbonden homologatiecriteria. Het e-Health platform, opgericht bij Wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het eHealth-platform en diverse bepalingen (https://www.ehealth.fgov.be/nl/over-het-ehealth-platform/wetgeving/wet), is, ondermeer, verantwoordelijk voor “het nagaan of softwarepakketten voor het beheer van elektronische

patiëntendossiers voldoen aan de vastgelegde ICT-gerelateerde functionele en technische normen, standaarden en specificaties, en het registreren van deze softwarepakketten (artikel 5)”. U vindt de

laatste stand van zaken betreffende de homologatie op volgende link: https://www.ehealth.fgov.be/nl/ehealth-de-praktijk/registratie-van-de-medische-softwarepakketten.

De geleverde software moet hier te allen tijde aan voldoen, en indien nodig bijgewerkt worden naarmate de wetgeving en homologatiecriteria evolueren. De opgeleverde software dient reeds gehomologeerd zijn conform de homologatiecriteria vastgelegd voor de registratie van de beheersoftwarepakketten van patiëntendossiers in 2013, goedgekeurd door de overeenkomstencommissie verpleegkundigen. Het niet voldoen aan deze bepaling leidt tot de onregelmatigheid van de offerte. De inschrijvers bieden bij hun offerte documenten aan ter staving van deze eis. Eenmaal het contract gesloten neemt de opdrachtnemer de nodige maatregelen om zijn homologatie te behouden dan wel te voldoen aan nieuwe homologatiecriteria. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om inhoudelijke vragen te stellen over het programma in geval van onduidelijkheden etc. Al de hieronder opgesomde functies moeten kunnen getest worden in de testversie van de software. Indien dit niet het geval is, maar de productieomgeving daartoe wel in staat is, voegt de inschrijver een voorbeeld toe van de functionaliteiten van deze productieomgeving zodat de aanbestedende overheid een oordeel kan vellen over de kwaliteit daarvan. De software zal minstens voor volgende doeleinden ingezet worden: - Patiëntenplanning - Zorgdossier - Facturatie - Beleidsinformatie

III.1.1 Patiëntenplanning Volgende zaken moeten mogelijk zijn inzake patiëntenplanning: - Onder 1 groepsnummer is het mogelijk om visueel een verdeling te maken in verschillende regio’s. Deze regio’s kunnen op hun beurt onderverdeeld worden in verschillende teams. Teams zijn een verzameling van rondes. Via een filter is het mogelijk om zelf te bepalen wat er op het planbord. -

De rondes kunnen opgeroepen worden per team en volgens ochtend, middag, avond. Personeel en rondes kunnen in eigen beheer gekoppeld worden aan een team De organisatie kan in eigen beheer personeel aanmaken. Blz. 15

Vzw Thuiszorg Bond Moyson West – Vlaanderen -

-

-

-

Ref.: 2014/002 TVP

Planborden: 8 rondeplanningen naast elkaar dient beschikbaar te zijn op 1 scherm. De info die op de rondeplanningen dient zichtbaar te zijn is: naam patiënt, verzorging. Op de rittenlijsten die voortvloeien uit de planning is volgende informatie noodzakelijk: naam patiënt, adres, contactgegevens, verzorgingscode. On – the- fly worden gegevens automatisch en voortdurend doorgegeven van backoffice naar de veldwerker en omgekeerd. Deze gegevens zijn zowel nieuwe zorgen, aanvullingen in het patiëntendossier, het bevestigen van uitgevoerde zorgen. De verpleegkundige kan haar planning raadplegen volgens de modaliteiten beschreven in de meest actuele versie van de geformaliseerde homologatiecriteria. Het terugsturen van de rittenlijst gebeurt zonder interferentie van de verpleegkundige. Het berichtensysteem werkt op patiëntniveau en op zorgniveau van backoffice naar veldwerker en omgekeerd, alsook tussen veldwerkers onderling. De doorstroming van deze berichten is on – the –fly Via het importeren van een extern bestand (.csv of .xml-formaat) kunnen de beschikbare verpleeg- en zorgkundigen geïmporteerd worden Door ons aangeleverde gegevensbestanden, wat betreft de reprise, worden zonder meerkost, geïmporteerd en geïmplementeerd.

III.1.2 Zorgdossier -

Het zorgdossier biedt een voor tablets gemaakte user-interface”.

-

Het zorgdossier moet te raadplegen zijn volgens de modaliteiten vervat in de meest recente geformaliseerde homologatiecriteria. De synchronisatie van de aangepaste gegevens in het zorgdossier, gebeurt on – the-fly én automatisch of bij het ogenblik van een online connectie. Verpleegdiagnostiek van Gordon is geïmplementeerd De opmaak van de KATZ-score gebeurt met zichtbaarheid van de interpretatieregels De veiligheid van goedkeuring backoffice bij de aanvragen My CareNet is ingebouwd

-

Er is een alarmfunctie bij te vervallen aanvragen én voorschrift voor veldwerkers. Deze alarmfunctie kan ook backoffice opgevolgd worden.

-

De zorgkundigen moeten per ronde en per dag gelinkt kunnen worden aan verschillende verpleegkundigen.

III.1.3 Toepassing voor facturatie -

Fouten capteren, lijst beschikbaar stellen met fouten en de mogelijkheid om deze fouten op een eenvoudige manier op te lossen door de backoffice. Lijst moet op ieder ogenblik raadpleegbaar zijn. Het aanmaken en afdrukken van een factuur van het remgeld en niet-nomenclatuurprestaties moet mogelijk zijn. Link met MyCareNet moet ten allen tijde gegarandeerd zijn. Mogelijkheid om per derdebetalersnummer 500 verpleegkundigen te factureren. Lijst met ontbrekende voorschriften genereren. Lijst met te vervallen voorschriften en vervallen voorschriften. Lijst met niet-gefactureerde zorgen.

Blz. 16

Vzw Thuiszorg Bond Moyson West – Vlaanderen -

Ref.: 2014/002 TVP

Zorgkundigen moeten per dagdeel gelinkt kunnen worden aan verschillende verpleegkundigen. Uitgevoerde zorgen dienen back-office goedgekeurd te worden alvorens door te stromen naar de facturatie.

III.1.4 Beleidsinformatie -

Kilometerregistratie gekoppeld aan de nummerplaat van het dienstvoertuig. Lijst per verpleegkundige, nummerplaat, kilometers per dag. De lijst moet op ieder ogenblik raadpleegbaar zijn. Lijsten met W-waarde, omzet, aantal prestaties, aantal patiënten,… per verpleegkundige en per team. Deze zijn aan te leveren in excel / csv. De lijsten moeten op ieder ogenblik raadpleegbaar zijn. Logging via het gebruik van e-ID met het uur van inlezen. De lijst hiervan moet beschikbaar zijn per gebruiker en per dag. Gegevens dossier specifieke kosten: moet volledig aangeleverd worden door de leverancier volgens de geldende reglementering. De verantwoordelijke verpleegkundigen moeten manueel en per kwartaal aanpasbaar zijn. Mogelijkheid om externe bestanden in- en uit te lezen in de formaten .CSV en .XML. Reportgenerator die voorgedefinieerde lijsten kan beschikbaar stellen.

III.2 Technische vereisten Veiligheidsvoorwaarden als de applicatie en/of gegevens ondergebracht zijn in onze eigen interne infrastructuur: Item

Voorwaarden

Desktop

-

Tablet

-

Server

-

Authentification Acces Management

-

Data

-

Business Continuity

-

Applicatie moet draaien op Windows 7 desktop Geen admin rights toegelaten voor het draaien van de toepassing op desktop niveau Het mobiele onderdeel van de applicatie moet draaien op Windows 8 Pro tablets met een schermgrootte van 8” tot 10” en te bedienen via touchscreen (geen extern klavier of pointer toestel) Geen domain admin rechten toegelaten voor het draaien van de toepassing op server niveau Gelegaliseerde Windows vereist voor toegang tot de toepassing Uitgesproken paswoordpolitiek vereist Bij voorkeur toegangsbeleid met AD-groepen, waarbij verschillende groepen van gebruikers verschillende rechten krijgen in functie van de graad van vertrouwelijkheid van de gegevens Logging van de toegang tot de gegevens: de applicatie moet toestaan om te controleren wie wanneer gebruik maakte van de toepassing om gegevens te consulteren of te wijzigen Duidelijke procedure voor overdracht van broncode van de applicatie in het geval de externe partner de ondersteuning niet kan verder zetten (bijvoorbeeld opslag van de broncode bij de notaris)

Veiligheidsvoorwaarden als de applicatie en/of gegevens ondergebracht zijn in een externe infrastructuur (bij de provider of in een cloud systeem): Item Data

Voorwaarden -

Lokalisering van de gegevens op een server in Europa Blz. 17

Vzw Thuiszorg Bond Moyson West – Vlaanderen Toegang tot de externe site

-

Authentification Acces Management

-

Business Continuity

-

Change Management

-

Ref.: 2014/002 TVP

Logging van de toegang tot de gegevens: de applicatie moet toestaan om te controleren wie wanneer gebruik maakte van de toepassing om gegevens te consulteren of wijzigen De toegang tot de externe site moet mogelijk zijn voor desktops met Windows 7 en Internet Explorer 9/10/11, en voor tablets met Windows 8 Pro en Internet Explorer 10/11. Ook Google Chrome wordt toegelaten als webbrowser. De toegang tot de externe site moet gebeuren via een toegangsgericht en beveiligd kanaal (VPN, HTTPS, Firewall, …) Uitgesproken paswoordpolitiek vereist Bij voorkeur toegangsbeleid met AD-groepen, waarbij verschillende groepen van gebruikers verschillende rechten krijgen in functie van de graad van vertrouwelijkheid van de gegevens Aanwezigheid van duidelijke procedures om de beschikbaarheid van gegevens en de continuïteit van de service te verzekeren (Backup-procedure, …) Duidelijke procedure voor overdracht van broncode van de applicatie in het geval de externe partner de ondersteuning niet kan verder zetten (bijvoorbeeld opslag van de broncode bij de notaris) Voorzien in een en Business Continuity Plan (BCP) om ingeval van calamiteiten, de continuïteit van de business applicatie te kunnen blijven waarborgen. Het netwerk, de dataconnectie alsook de serverinfrastructuur dienen voldoende gesized te worden om vlotte antwoordtijden te garanderen. Tevens moet er voorzien worden in een disaster recovery plan. (vb. Ontdubbeling serverinfrastructuur) Aanwezigheid van duidelijke procedures voor wijzigingen aan de infrastructuur Aanwezigheid van duidelijke procedures voor wijzigingen aan programma’s en databestanden (release management) Een test-, acceptance- en productieomgeving wordt ter beschikking gesteld.

Windows App’s-vereisten: Indien de toepassing een Windows App betreft, dan dient deze te voldoen aan de certificatievereisten voor de Windows Store

Item

Voorwaarden

Windows App

De Windows 8 App Certificatievereisten voor de Windows Store zijn beschikbaar op:

App certification requirements for the Windows Store http://msdn.microsoft.com/en-us/library/windows/apps/hh694083.aspx De certificatiekit en –testen voor de Windows App zijn beschikbaar via: Windows App Certification Kit

Download & info: http://msdn.microsoft.com/en-US/windows/apps/bg127575 Windows App Certification Kit tests: http://msdn.microsoft.com/enus/library/windows/apps/jj657973.aspx Windows security features test: http://msdn.microsoft.com/enus/library/windows/apps/hh920280.aspx

Blz. 18


Ref.: 2014/002 TVP

III.3 Begeleiding en ondersteuning De inschrijver voorziet in een centrale servicedesk die 7/7, tussen 6 uur en 22.30 uur, bereikbaar is en instaat voor: -

Van maandag tot en met donderdag van 8.00 uur tot 16.30 en vrijdag van 8.00 uur tot 12.00 uur: ondersteuning door de inschrijver van de bedrijfseigen ICT-diensten van de afnemer (tweedelijnsondersteuning). Van maandag tot en met donderdag van 6.00 uur tot 8.00 uur en van 16.30 uur tot 22.30 uur. Op vrijdag van 6.00 uur tot 8.00 uur en van 12.00 uur tot 22.30 uur, en op zater- zon- en feestdagen en op collectieve sluitingsdagen van de bedrijfseigen ICT-diensten van de afnemer telkens van 6u tot 22u30: rechtstreekse ondersteuning van de eindgebruikers (eerstelijnsondersteuning).

Aangezien de eindgebruikers niet over doorgedreven informaticakennis beschikken, kunnen ook meldingen gemaakt worden van problemen die niet eigen zijn aan de toepassing, maar door externe factoren veroorzaakt worden. Dit mag geen meerkost betekenen voor de klant. De inschrijver duidt een SPOC aan, die als rechtstreeks aanspreekpunt kan dienen en de hierboven omschreven eerste- en tweedelijnsondersteuning kan bieden. -

De SLA van de inschrijver voorziet tijdens de eerstelijnsondersteuning, minimum dat de klant die een probleem wil melden, binnen de dertig minuten te woord gestaan wordt en hulp krijgt. Tijdens de periodes dat de aanbieder fungeert als tweedelijnsondersteuner, wordt er een onmiddellijke reactie van hen verwacht.

-

Bij nieuwe functionaliteiten of nieuwe versies moet de klant steeds tijdig geïnformeerd worden, zodat deze de tijd heeft om zijn medewerkers te informeren.

-

De inschrijver voorziet in een logging van alle oproepen met vermelding van het probleem, tijdstip, oplossing en afhandelingstijd. Deze gegevens zijn op eenvoudige manier opvraagbaar in elektronische vorm. (bv. XLSX, CSV)

III.4 Opleiding -

Ter beschikking stellen van digitale handleidingen en hulpschermen. Voor de implementatie van de toepassing voorziet de inschrijver:  1 opleiding voor 11 personen - backoffice (patiëntenplanning, zorgdossier, facturatie en beleidsinfo)  1 opleiding voor 10 personen – Mobiele applicatie. (principe Train-The-Trainer)

-

Voor nieuwe functionaliteiten of nieuwe versies van het programma moet een kosteloze opleiding voorzien worden, indien de klant dit wenst, en volgens het hierboven vermelde principe.

Blz. 19


Ref.: 2014/002 TVP

III.5 Test, acceptance en productie Vooraleer een update of aanpassing doorgevoerd wordt naar de eindgebruikers, dient deze eerst in een testomgeving voorgelegd te worden aan de aanbestedende overheid. Van zodra de test gunstig is verlopen, en er akkoord is van de aanbestedende overheid, kan de update geactiveerd worden naar alle gebruikers van de aanbestedende overheid. De leverancier kan nooit een wijziging aan de software doorvoeren naar alle gebruikers van de aanbestedende overheid zonder voorafgaandelijk proefdraaien in een testomgeving en zonder akkoord van de verantwoordelijke, die hiervoor is aangeduid. De opdrachtnemer voorziet in een testomgeving. Het staat hem vrij te kiezen hoe hij dit organiseert, maar hij maakt dit duidelijk in zijn offerte.

Blz. 20


Ref.: 2014/002 TVP

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “LEVEREN VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR THUISVERPLEGING” Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage. Leveringstermijn (in kalenderdagen): ...................................................................................................................................................

Blz. 21


Ref.: 2014/002 TVP

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

Blz. 22


Ref.: 2014/002 TVP

BIJLAGE B: INVENTARIS “LEVEREN VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR THUISVERPLEGING”

Nr. 1

Beschrijving

Type Eenh. Hoev.

Kostprijs voor het gebruiksrecht van de software voor 1 maand voor 1 facturerende gebruiker, inclusief bijhorende diensten

VH

stuk

EHP. in cijfers excl. btw

Totaal excl. btw

220 Totaal excl. btw :

De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

Blz. 23


Ref.: 2014/002 TVP

BIJLAGE C: scoringstabel parameters

weging

Patiëntenplanning

30

opmaak regio's en teams (organisatie middenkader)

10

oproepen van de rondes per team en volgens ochtend, middag, avond

10

personeel en rondes kunnen in eigen beheer gekoppeld worden aan een team

10

in eigen beheer personeel aanmaken

10

planborden: 8 rondeplanningen naast elkaar op 1 scherm

10

info op de rittenlijsten

5

synchronisatie van de gegevens

10

raadplegen van de planning

10

terugsturen van de rittenlijsten Geautomatiseerd

10

berichtensysteem

5

importeren van de verpleeg- en zorgkundigen

5

aangeleverde gegevensbestanden voor reprise

5

Zorgdossier

30

Zorgdossier is ergonomisch aangepast aan tabletgebruik

25

zorgdossier is mobiel consulteerbaar en aanpasbaar

20

de synchronisatie van de aangepaste gegevens in het zorgdossier gebeurt on - the - fly en automatisch

20

verpleegdiagnostiek van gorden is geïmplementeerd

5

opmaak KATZ - gebeurt met zichtbaarheid van de interpretatieregels

10

veiligheid van goedkeuring backoffice bij de aanvragen My CareNet is ingebouwd

15

alarmfunctie bij te vervallen aanvragen én voorschrift voor veldwerkers. Deze alarmfunctie kan ook backoffice opgevolgd worden

5

Toepassing voor facturatie

10

fouten capteren, lijst beschikbaar stellen met fouten en op ieder ogenblik raadpleegbaar

25

mogelijkheid voor het aanmaken en afdrukken van een factuur van remgeld en niet-nomenclatuurprestaties

5

permanente gegarandeerde link met MyCareNet

5 Blz. 24


Ref.: 2014/002 TVP

mogelijkheid om per 3de betalersnummer 220 verpleegkundigen te factureren

5

lijst met ontbrekende voorschriften genereren

10

lijst met te vervallen voorschriften en vervallen voorschriften

10

lijst met niet - gefactureerde zorgen

10

zorgkundigen moeten per dagdeel gelinkt kunnen worden aan verschillende verpleegkundigen

30

beleidsinformatie

30

kilometerregistratie gekoppeld aan de nummerplaat van het dienstvoertuig

5

lijst per verpleegkundige, nummerplaat, kilometers per dag. De lijst moet op ieder ogenblik raadpleegbaar zijn

5

lijsten met W-waarde, omzet, aantal prestaties, aantal patiënten,… per verpleegkundige en per team.

25

logging via het gebruik van e-ID met het uur van inlezen. De lijst hiervan moet beschikbaar zijn per gebruiker en per dag

10

gegevens dossier specifieke kosten: moet volledig aangeleverd worden door de leveranciers volgens de geldende reglementering. De verantwoordelijke verpleegkundigen moeten manueel en per kwartaal aanpasbaar zijn.

45

mogelijkheid om externe bestanden in- en uit te lezen.

10

TOTAAL beoordeling testers

50

Technische vereisten Begeleiding en opleiding

25

de inschrijver voorziet in een centrale servicedesk die 7/7, tussen 6uur en 22u30 bereikbaar is bieden

De inschrijver duidt een SPOC aan die als rechtstreeks aanspreekpunt kan dienen én die de hierboven beschreven eerste en 2de lijnssupport kan

60 15

De SLA van de inschrijver voorziet tijdens de eerstelijnsondersteuning, minimum dat de klant die een probleem wil melden, binnen de 30 minuten te woord gestaan wordt en hulp krijgt. Tijdens de periodes dat de aanbieder fungeert als tweedelijnsondersteuner, wordt er een onmiddellijke reactie van hen verwacht 25 TOTAAL support en begeleiding

25

Blz. 25

BIJZONDER BESTEK LEVERINGEN LEVEREN VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR THUISVERPLEGING VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING

Recommend Documents