BESTEK LEVERINGEN LICENTIES LOTUS NOTES : AANKOOP, ONDERHOUD EN DIENSTENPAKKET VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR

LEVERINGEN MET ALS VOORWERP

“LICENTIES LOTUS NOTES : AANKOOP, ONDERHOUD EN DIENSTENPAKKET”

VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING

Opdrachtgevend bestuur

OCMW Brussel

Ontwerper Dienst Informatica en methoden, Michaël Van Ro Hoogstraat 298a te 1000 Brussel

Blz. 1

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT.................................................................................................. 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 7 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 7 I.9 GESTANDDOENINGSTERMIJN ........................................................................................................ 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 8 I.11 VASTLEGGEN EN PRIJSHERZIENINGEN............................................................................................ 8 I.12 VARIANTEN ............................................................................................................................ 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ................................................................................................................ 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ......................................................................................... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ................................................................................................................ 9 II.2 BORGTOCHT ........................................................................................................................... 9 II.3 LEVERINGSTERMIJN .................................................................................................................. 9 II.4 FACTURATIE EN BETALINGSTERMIJN.............................................................................................10 II.5 WAARBORGTERMIJN ................................................................................................................10 II.6 OPLEVERING ..........................................................................................................................10 II.7 ONDERAANNEMERS ..................................................................................................................11 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................................... 12 III.1 BESCHRIJVING VAN DE CONTEXT VAN DE VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING ................................................................................................................................................12 III.2 VOORWERP, AARD EN DRAAGWIJDTE VAN HET BASISPROJECT EN VAN DE VERPLICHTE VARIANTE..................13 III.2.1 Basisproject ................................................................................................................13 III.2.2 Verplichte variante ......................................................................................................15 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 17 BIJLAGE B : ETHISCHE CLAUSULE - VERKLARING ............................................................. 20 BIJLAGE C : INVENTARIS ................................................................................................... 21 BIJLAGE D: OMZETCIJFER EN LIJST VAN BELANGRIJKSTE LEVERINGEN GEDURENDE DE AFGELOPEN DRIE JAAR (MODEL) ....................................................................................... 25

Blz. 2

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Ontwerper Naam: Dienst Informatica en methoden Adres: Hoogstraat 298a te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Michaël Van Ro Telefoon: +32 2/543.62.76 Fax: +32 2/543.61.10 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.

Forum Vragen/Antwoorden Alle eventuele vragen en antwoorden met betrekking tot deze opdracht zullen behandeld worden via het forum dat geactiveerd wordt op de site e-betekening: https://enot.publicprocurement.be/changeLanguage.do?language=nl-NL. Het is nodig zich aan te melden op de site om uw vragen te kunnen publiceren. Er dient een e-mailadres meegedeeld te worden tijdens de inschrijving, teneinde verwittigd te worden van iedere nieuwe mededeling met betrekking tot de opdracht.

Blz. 3

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: Licenties Lotus Notes : aankoop, onderhoud en dienstenpakket. Leveringsplaats: OCMW Brussel, Hoogstraat 298a te 1000 Brussel

I.2 Identiteit van de opdrachtgever OCMW Brussel Hoogstraat 298a 1000 Brussel

I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 207.000,00 € excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden.

Blz. 4

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * Na onderzoek van de offertes zal de aanbestedende overheid uitsluitend aan de inschrijver dat best wordt ingedeeld, vragen om : 1. In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de inschrijver bij zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver is het attest door FOD Financiën afgeleverd en zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid geraadpleegd worden. 2. een uittreksel van het strafregister (afgeleverd binnen een termijn van 12 maanden voorafgaand de datum van opening van de offertes) of een gelijkwaardig document te overleggen die door een rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong oh herkomst worden verstrekt en waaruit blijkt dat de betrokken inschrijver: -

-

-

niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;

* Bovendien zal de aanbestedende overheid er zich van vergewissen dat de inschrijver : -

in beroepszaken geen ernstige fout begaan heeft, naar behoren vastgesteld door ieder middel dat de aanbestedende overheid zal kunnen rechtvaardigen; zich niet ernstig schuldig gemaakt heeft aan valse verklaringen

Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) Een verklaring betreffende het globale zakencijfer van de onderneming en het zakencijfer dat specifiek verbonden is aan dit type van opdracht tijdens de laatste drie boekjaren (bijlage D). Deze verklaring mag vervangen worden door het voorleggen van een verzekeringspolis die de beroepsrisico’s dekt, verbonden aan dit type van opdracht. Minimumeisen: Het jaarlijkse zakencijfer specifiek verbonden aan dit type van opdracht – of de verzekering die de beroepsrisico’s dekt – dient voor de laatste drie jaar een totaal bedrag te bereiken van 300.000 €.

Blz. 5

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) *De inschrijver zal door IBM moeten erkend zijn als " Premier Business Partner". Hij zal eveneens bij IBM moeten beschikken over de rol van “Erkende Verdeler/gecertificeerd IBM” voor het product "Lotus e-mails en samenwerking". *De lijst met de voornaamste diensten die tijdens de laatste drie jaar uitgevoerd werden, hun bedragen, hun data en de gegevens van hun openbare of privé bestemmelingen, teneinde aan de aanbestedende overheid toe te laten, desgevallend, om met deze contact op te nemen (bijlage D). Minimumeisen: het totaal van het bedrag van de referenties die voor deze opdracht aangegeven worden, moet het bedrag bereiken van 190.000 €. BELANGRIJKE OPMERKING : De inschrijver zal zijn documenten met hoofding samenvoegen in een deel met als titel: KWALITATIEVE SELECTIE – INLICHTINGEN, zodanig dat dit de administratie toelaat om tot de kwalitatieve selectie over te gaan vooraleer de offerte zelf te onderzoeken.

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Frans in twee exemplaren op standaard A4 papier gedrukt en vult de samenvattende opmeting of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.

Blz. 6

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting en het besteknummer (14-SIM-0052) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: Mevrouw Carine Elst Generaal secretaris OCMW van Brussel- ANTICHAMBRE - 4de verdieping Hoogstraat, 298A 1000 Brussel De drager overhandigt de offerte aan mevrouw Carine Elst of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. BELANGRIJK : Naast de papieren offerte(verplicht), moedigt de toewijzende overheid de inschrijvers aan om: • De offerte per elektronische weg in Excelformaat (of gelijkwaardig) naar het volgende adres : [email protected] door te sturen of • Een elektronische kopie van hun offerte op CD-Rom of via USB- stick te laten geworden. De toewijzende overheid wijst er op dat , in geval van verschil of betwisting, enkel de offerte op papier als referte zal gebruikt worden

I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: OCMW van Brussel ANTICHAMBRE - 4de verdieping, Hoogstraat, 298A te 1000 Brussel Datum: Zie aankondiging van opdracht.

I.9 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

Blz. 7

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

I.10 Gunningscriteria Prijs is het enige gunningscriterium. N° 1

Beschrijving Prijs

Gewicht 100

I.11 Vastleggen en prijsherzieningen In de voorgestelde prijzen moeten alle kosten en heffingen inbegrepen zijn, met uitzondering van de BTW (Bvb : verpakkingskosten, laadkosten, vervoerkosten, overlaadkosten, de monteerkosten, de tolrechten, verzekering, de documentatiekosten).

De prijsherziening wordt berekend met volgende formule:

P2= P1*k Où P1 = het ontvangen bedrag volgens de offerte (basisbedrag excl BTW) P2 = het nieuwe bedrag dat dient gestort te worden aan de aanbestedende overheid (nieuwe prijs excl BTW) k = revisiecoëfficient =0,8 (herzienbaar gedeelte)* ipc/IPC + 0,2 (niet herzienbaar gedeelte) IPC = index consumptieprijzen op de dag van de opening van de offertes (09.1.3.3. informaticasoftware zoals berekend op de site van de FOD economie). ipc = zelfde index de zesde maand volgend op de maand van de dag van het openen van de offertes (09.1.3.3. informaticasoftware zoals berekend op de site van de FOD economie). De prijzen mogen herzien worden, 6 maand na het begin van de uitvoering van de opdracht. De inschrijver zal indien hij het wenst overgaan tot de herziening van de prijzen ons per aangetekende brief binnen de twee weken toe te sturen van deze datum een nieuwe inventaris met het detail van iedere herziening volgens de hierboven vermelde formule. Ieder van de termen wordt berekend tot op 4 decimalen. Het vijfde cijfer wordt afgerond naar boven als het zesde cijfer hoger is of gelijk aan 4.

I.12 Varianten Er is een verplichte variant voorzien (cf. punt III. 2.4 ).

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de meest voordelige regelmatige offerte.

Blz. 8

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: mijnheer Michel DOGOT Adres: Dienst Informatica en methoden, Hoogstraat 298a te 1000 Brussel Telefoon: 02/543.61.70 Fax: 02/543.61.10 E-mail: [email protected]

II.2 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd, behalve als de offert van de aannemer hoger zijn dan € 50.000 exclusief BTW. Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het aankoopcentrale van de aanbestedende overheid : Béatrice GARCIA PEREZ Hoogstraat 298 A, 1000 Bruxelles Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht.

II.3 Leveringstermijn De leveringstermijn bedraagt 3 jaar, vanaf de eerste bestelling die uit deze opdracht voortvloeit (schatting 1/07/2014).

Blz. 9

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

II.4 Facturatie en Betalingstermijn De facturatie dient naargelang de vooruitgang van de uitvoering van de opdracht De facturen dienen VERPLICHT: - uitgetypt te zijn; - verzonden te worden in één exemplaar naar het op de bestelbon of in de gunningsbrief vermelde facturatieadres; - vergezeld te zijn van het dubbele exemplaar van de bestelbon, of de volledige referenties van de bestelbon, de referenties van het dossier van de opdracht, evenals de referenties van de afnemende dienst te vermelden; - voorzien te zijn van de vermelding “voor waar en voor echt voor de som van . . . . . . .EUR” (voluit geschreven) en ondertekend door de persoon die hiervoor bevoegd is of met vermelding van het nr. en de datum van de toestemming van vrijstelling van echtverklaring. Elk document dat niet aan deze vereisten beantwoordt, zal worden geweigerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.

II.5 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing.

II.6 Oplevering Bij de levering, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

Blz. 10

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

II.7 Onderaannemers De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. Het feit dat de aannemer alle of een deel van zijn verplichtingen aan onderaannemers toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid jegens et OCMW van Brussel. Deze laatste ziet zich op generlei wijze verbonden met derden. Ingeval het opdrachtnemer op een onderaannemer moet beroep doen, zal laatstgenoemde slechts met het akkoord van de aanbestedende overheid kunnen tussenkomen en zal aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen dan deze vereist in het hoofd van de inschrijver in verhouding tot het eventueel toegeleverde deel van de opdracht.

Blz. 11

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

III. Technische bepalingen III.1 Beschrijving van de context van de Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Het OCMW van Brussel beschikt op het ogenblik over een AS/400 i5 9406-520 (V5R4M0) die hij gebruikt, • •

enerzijds voor het onderbrengen van zijn platform Lotus Notes Domino, anderzijds voor het onderbrengen van een toepassing voor voorraadbeheer RPG/COBOL die geacht wordt te verdwijnen tegen eind 2015.

Het platform Lotus Notes Domino, buiten het feit gebruikt te worden voor de e-mails, wordt eveneens gebruikt voor: • • •

Een workflow bestemd voor het beheer van de verslagen aan de raad. Deze workflow, oorspronkelijk ontwikkeld voor een extern bedrijf werd overgenomen zowel op het vlak van de ontwikkeling als op het vlak onderhoud door ons intern team. Een workflow van goedkeuring van de binnenkomende facturen, ontwikkeld en onderhouden specifiek voor de behoeften van het OCMW door een externe leverancier. Verschillende kleine workflows intern ontwikkeld en op het punt om in productie genomen te worden.

Wij beschikken op het ogenblik over • •

650 licenties Lotus Notes/Domino Enterprise Client Access 8.5.3 en over 100 licenties PVU Lotus Notes/Domino Enterprise Server 8.5.3

Het onderhoud hardware en software van deze infrastructuur vervallen 31/12/2014. Het OCMW plant om het platform Lotus Notes Domino OS/400 naar een platform Windows 2008R2 64bits over te brengen, dat draait op een omgeving VMware ESX 4.1U3. Deze overbrenging zal in vier fasen gebeuren: 1. Overbrenging van de 2. Overbrenging van de virtuele machine 3. Overbrenging van de 4. Overbrenging van de

e-mails Lotus Notes naar een virtuele machine. workflow bestemd voor het beheer van de verslagen aan de raad op een verschillende intern ontwikkelde workflows op een virtuele machine. workflow voor behandeling van de facturen op een virtuele machine.

Deze 4 virtuele machines zullen elk samengesteld zijn uit 2 vCPU en 16GB RAM. Deze virtuele machines zullen ondergebracht zijn op een blade van een chassis blade HP C7000. Deze blade bestaat uit 2 CPU Intel E5-2660 en uit 128GB RAM. Overigens voorzien wij eveneens tegen eind 2014 om op dezelfde hardware een virtuele machine te testen en te implementeren die een Lotus-Notes Traveler server onderbrengt. Gezien de groeiende kritische factor van bepaalde workflows, overwegen wij bovendien het plaatsen van een server voor de ontwikkeling en de test van nieuwe functionaliteiten ervan. Een project binnen de 3 jaar, gericht op het beschermen van een deel van de hierboven beschreven virtuele machines, via een technologie van het type clustering, kan niet uitgesloten worden.

Blz. 12

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Tenslotte, gezien recente wijzigingen op wettelijk val (vb : regels voor uitsluiting van de werkloosheid), bestaat er een bepaald risico dat het aantal gebruikers blijft stijgen in de loop van de volgende jaren. In het kader van deze opdracht, dient er een schatting van de jaarlijkse aangroei van 50 licenties per jaar in rekening gebracht te worden tiijdens de komende jaren, in de keuze van de voor te stellen tariefregeling.

III.2 Voorwerp, aard en draagwijdte van het basisproject en van de verplichte variante. De inschrijvers worden gesolliciteerd over de 4 hierna beschreven posten, voor welke een offerte dient voorgesteld te worden op straffe van onregelmatigheid. De laatst beschreven post is nochtans optioneel, in die zin dat het OCMW zich het recht voorbehoudt om hem al dan niet te onderschrijven en dit zonder een rechtvaardiging te moeten verstrekken.

III.2.1 Basisproject Post1. Hulp bij het overbrengen van de e-mails Domino/Lotus Notes • •

•

De overbrenging van de workflow bestemd voor het beheer van de verslagen aan de raad, evenals de kleine intern ontwikkelde workflows zal gebeuren door de teams van het OCMW De overbrenging van de extern ontwikkelde workflow voor de behandeling van de facturen zal gebeuren met de hulp van de maatschappij die hem ontwikkeld heeft. Dti te wijten aan het feit dat er aanpassingen zullen moeten plaats hebben tijdens de overbrenging. (vb: interfaces met het boekhoudkundig programma), aanpassingen die enkel de maatschappij die de workflow ontwikkeld heeft, gemachtigd is uit te voeren om redenen van exclusiviteit van onderhoud. De bijstand van de inschrijver van de opdracht zal daarentegen vereist zijn voor wat betreft de overbrenging van de e-mails. Een pakket van maximum 10 dagen prestaties zal voorbehouden worden aan deze bijstand. Enkel de uitgevoerde prestaties zullen gefactureerd worden.

Post2. Aankoop en onderhoud van de noodzakelijke licenties Lotus Notes Rekening houdend met de hierboven beschreven omvormingen dienen de servers licenties zowel als de klantenlicenties geherkwalificeerd te worden. Het OCMW wenst van de gelegenheid gebruik te maken om zich 250 bijkomende klantenlicenties aan te schaffen, teneinde het hoofd te bieden aan de stijging van de gebruikers, voornamelijk vanwege het kortelings in exploitatie nemen van verschillende kleine workflows, ontwikkeld onder Notes door een intern ontwikkelingsteam dat recent samengesteld werd Het is de wens van het OCMW om een onderhoud van 3 jaar te onderschrijven, met inbegrip van het aankoopjaar. De inschrijver wordt uitgenodigd om een tarificering voor te stellen : • die beantwoordt aan de behoeften van het OCMW • die aankoop en onderhoud dekt • en deze boekjaar na boekjaar te formuleren vanaf de S2 2014 tot inbegrepen de S1 van 2017. Post 3.

Aankoop van een jaarlijks dienstenpakket voor ondersteuning Lotus Notes

Met het oog om het hoofd te kunnen bieden aan verschillende problemen die kunnen opduiken bij het exploiteren van de licenties Domino/Lotus, wenst het DIM zich de mogelijkheid aan te verschaffen om , op aanvraag, een beroep te doen op de expertise van de inschrijver.

Blz. 13

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Een jaarlijks pakket van 20 dagen over de 3 boekjaren 2014-2017 wordt voldoende geacht. De niet verbruikte uren op het einde van een jaar zullen aan het pakket voor het volgende jaar toegevoegd worden. Enkel de bestelde en gepresteerde uren zullen gefactureerd worden..

Blz. 14

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Post 4 (verplichte optie) Exploitatie van de toepassing Goederen en Diensten « Goederen en diensten » is een toepassing voor voorraadbeheer, intern ontwikkeld een dertigtal jaar geleden, onder RPG/COBOL. Er bestaat praktisch geen interne expertise meer om de ondersteuning van deze toepassing te verzekeren. De functionele perimeter van deze toepassing werd drastisch verminderd sinds een tiental jaren. De vervanging van deze toepassing is sinds enkele jaren voorzien, maar kon nog niet volledig gerealiseerd worden. Er wordt nochtans aangenomen dat ze eind 2015 definitief en volledig gedeclasseerd zal zijn. De documentatie van deze toepassing, hoewel ze bestaat, is niet meer up to date.

Voorwerp, aard en draagwijdte van de verplichte optie Daar de huidige versie van de OS van de AS/400 niet meer onderhouden is, staat het OCMW voor de volgende keuze : • Ofwel het status quo behouden en het onderhoud van de AS/400 verlengen onder zijn huidige OS, wat eventuele meerkosten kan meebrengen (deze oplossing maakt de verplichte optie uit in de basisofferte). • Ofwel de huidige versie van de OS upgraden naar een versie die door IBM onderhouden wordt en met aanvaardbare prestaties ondersteund door onze AS/400 (deze oplossing houdt de verplichte optie in, in de verplichte variante). Voor wat de basisofferte betreft, zal de inschrijver prijs overmaken voor : • het « status quo » scenario, namelijk de kost van het onderhoud hardware/software voor de periode van 1 januari tot 31 december 2015. In toepassing van artikel 10, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 is de aanbestedende overheid nooit verplicht om een optie te lichten, noch bij het afsluiten, noch tijdens de uitvoering van de opdracht.

III.2.2 Verplichte variante De verplichte variante is samengesteld uit de eerste 3 posten van de basisofferte waarnaar er verwezen wordt (punt III.2.A (posten 1 tot 3), evenals uit post 4 samengesteld uit de haalbaarheidsanalyse en de schatting van de tijd nodig voor het updaten van de OS zoals hieronder beschreven. Post 4 (verplichte optie) Exploitatie van de toepassing Goederen en Diensten « Goederen en diensten » is een toepassing voor voorraadbeheer, intern ontwikkeld een dertigtal jaar geleden, onder RPG/COBOL. Er bestaat praktisch geen interne expertise meer om de ondersteuning van deze toepassing te verzekeren. De functionele perimeter van deze toepassing werd drastisch verminderd sinds een tiental jaren. De vervanging van deze toepassing is sinds enkele jaren voorzien, maar kon nog niet volledig gerealiseerd worden. Er wordt nochtans aangenomen dat ze eind 2015 definitief en volledig gedeclasseerd zal zijn. De documentatie van deze toepassing, hoewel ze bestaat, is niet meer up to date.

Voorwerp, aard en draagwijdte van de verplichte optie Daar de huidige versie van de OS van de AS/400 niet meer onderhouden is, staat het OCMW voor de volgende keuze :

Blz. 15

OCMW BRUSSEL

• •

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

OS, wat eventuele meerkosten kan meebrengen (deze oplossing maakt de verplichte optie uit in de basisofferte). Ofwel de huidige versie van de OS upgraden naar een versie die door IBM onderhouden wordt en met aanvaardbare prestaties ondersteund door onze AS/400 (deze oplossing houdt de verplichte optie in, in de verplichte variante).

Voor wat de verplichte versie betreft, zal de inschrijver prijs overmaken voor : • de analyse van de haalbaarheid en de schatting van de tijd nodig voor het updaten van de OS. In toepassing van artikel 10, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 is de aanbestedende overheid nooit verplicht om een optie te lichten, noch bij het afsluiten, noch tijdens de uitvoering van de opdracht.

Blz. 16

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “LICENTIES LOTUS NOTES : AANKOOP, ONDERHOUD EN DIENSTENPAKKET” Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw) ................................................................................................................................................... Blz. 17

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

(in letters, inclusief btw) ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... (in cijfers, exclusief btw) ................................................................................................................................................... (in letters, exclusief btw) ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Voorgestelde onderaannemers

Verklaring op eer Verklaart (verklaren) op eer kennis genomen te hebben van artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en diens latere wijzigingen, en geen toestand van belangenconflict geïdentificeerd te hebben.

Blz. 18

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te .................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

Blz. 19

OCMW BRUSSEL

BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Ref.: 14-SIM-0052

BIJLAGE B : Ethische clausule - Verklaring

Ik, ondergetekende, Mevrouw, De Heer ……………………………, als vertegenwoordiger van de onderneming ……………………………………………, verklaar op eer en geweten dat de producten voor zover ik weet afkomstig zijn van bedrijven die hun filialen, contractanten en onderaannemers de volgende criteria laten naleven: - Vrijheid van vakvereniging, Conventie van de IAO nr. 87; - Vrijheid van onderhandelen, Conventie van de IAO nr. 98; - Verbod van dwangarbeid, Conventie van de IAO nrs. 29 en 105; - Gelijke beloning en niet-discriminatie, Conventies van de IAO nrs. 100 en 111; - Geleidelijke afschaffing van kinderarbeid, Conventie van de IAO nr. 138; - Verbod van de ergste vormen hiervan, Conventie van de IAO nr. 182; - Het vastleggen van minimumlonen, Conventie van de IAO nrs. 26 en 131; - Het beperken van het aantal werkuren, Conventie van de IAO nr. 1; - De veiligheid en gezondheid van de werknemers, Conventie van de IAO nrs. 155 en 164; - De formalisering van het arbeidscontract tussen de werkgever en de werknemer, Conventie van de IAO nr. 122. Indien ik verneem dat deze conventies worden geschonden, dan doe ik er alles aan om de nodige maatregelen te nemen om aan deze situatie te verhelpen of om mijn producten elders aan te kopen. Ik stem ermee in dat de aankoopverantwoordelijke of zijn vertegenwoordiger mij mag vragen mijn registers te raadplegen waarin mijn verschillende contractanten, filialen en onderaannemers staan vermeld die een verband hebben met het betrokken product.

Datum en handtekening.

Blz. 20

CPAS DE BRUXELLES

REGION DE BRUXELLES CAPITALE

Réf.: 14-SIM-0052

BIJLAGE C : INVENTARIS “LICENTIES LOTUS NOTES : AANKOOP, ONDERHOUD EN DIENSTENPAKKET”

BASISOFFERTE:

Posten

1

Kost van het pakket met betrekking tot de bijstand bij het overbrengen van de emails(2014) 2 Totale kost (aankoop en onderhoud) van de licenties lotus notes voor de omgeving server en gebruikers beschreven, en onderverdeeld als volgt : (berekeningsnota bijvoegen) 2a Totale kost 2014 (op basis van 900 gebruikers, op 1/07/2014, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen) 2b Totale kost 2015 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2015, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen) 2c Totale kost 2016 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2016, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen 2d Totale kost 2017 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2017, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen

A Aantal Eenheidskost Totale kosten excl BTW 10 d.

P. 21

B Kosten excl BTW gefactureerd in 2014

C Kosten excl BTW gefactureerd in 2015

D E Kosten excl Kosten excl BTW BTW gefactureerd in gefactureerd 2017 in 2016

CPAS DE BRUXELLES

3

4

REGION DE BRUXELLES CAPITALE

Kost van het dienstenpakket (op basis 10d in 2014, 5d in 2015, 5d in 2015, 3d in 2016 en 2d in 2017) Verplichte optie Kost van het onderhoud AS/400 voor het jaar 2014

Réf.: 14-SIM-0052

20 d.

1

Totaal excl BTW per jaar Disconteringsvoet in eur 2017 (2% per jaar)

6,12%

TOTAAL excl BTW = Totaal excl BTW jaarlijks * (disconteringsvoet + 1 ) BTW 21% TOTAAL incl BTW A = B+C+D+E

P. 22

4,4%

2%

0%

CPAS DE BRUXELLES

REGION DE BRUXELLES CAPITALE

Réf.: 14-SIM-0052

VERPLICHTE VARIANTE : Opmerking : de prijzen van de posten 1 tot 3 moeten identiek zijn aan die welke in de basisofferte overgemaakt werden.

Posten

1

Kost van het pakket met betrekking tot de bijstand bij het overbrengen van de emails(2014) 2 Totale kost (aankoop en onderhoud) van de licenties lotus notes voor de omgeving server en gebruikers beschreven, en onderverdeeld als volgt : (berekeningsnota bijvoegen) 2a Totale kost 2014 (op basis van 900 gebruikers, op 1/07/2014, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen) 2b Totale kost 2015 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2015, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen) 2c Totale kost 2016 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2016, onderhoud tot het einde van de opdracht inbegrepen 2d Totale kost 2017 (op basis van een jaarlijkse stijging van 50 gebruikers, aankoop geschat op 1/07/2017, onderhoud tot het einde van de

A Aantal Eenheidskost Totale kosten excl BTW 10 d.

P. 23

B Kosten excl BTW gefactureerd in 2014

C Kosten excl BTW gefactureerd in 2015

D E Kosten excl Kosten excl BTW BTW gefactureerd in gefactureerd 2017 in 2016

CPAS DE BRUXELLES

3

4

REGION DE BRUXELLES CAPITALE

opdracht inbegrepen Kost van het dienstenpakket (op basis 10d in 2014, 5d in 2015, 5d in 2015, 3d in 2016 en 2d in 2017) Verplichte optie Kost analyse haalbaarheid upgrade OS/400 in 2014

Réf.: 14-SIM-0052

20 d.

1

Totaal excl btw per jaar Disconteringsvoet in eur 2017 (2% per jaar)

6,12%

TOTAAL excl BTW = Totaal excl BTW jaarlijks * (disconteringsvoet + 1 ) BTW 21% TOTAAL incl BTW A = B+C+D+E

P. 24

4,4%

2%

0%

CPAS DE BRUXELLES

REGION DE BRUXELLES CAPITALE

Réf.: 14-SIM-0052

BIJLAGE D: OMZETCIJFER EN LIJST VAN BELANGRIJKSTE LEVERINGEN GEDURENDE DE AFGELOPEN DRIE JAAR (MODEL) 1. OMZETCIJFER MET BETREKKING TOT DE DRIE LAATSTE BOEKJAREN

20…

20…

20…

GLOBAAL OMZETCIJFER OMZETCIJFER VAN OPDRACHTGERELATEERDE ACTIVITEITEN

2. LIJST VAN DE BELANGRIJKSTE LEVERINGEN VAN DE AFGELOPEN DRIE JAAR

BELANGRIJKSTE KLANTEN (+ GEGEVENS)

PRIVÉPUBLIEK

AANVANG EN EINDE

BEDRAGEN VAN HET DEEL VAN DE OPDRACHT /LEVERING UITGEVOERD DOOR DE INSCHRIJVER

ATTEST VAN GOEDE UITVOERING

Herinnering : Het totale bedrag van de vermelde referenties moet gelijk zijn aan 190.000 € minimum over de laatste 3 jaren.

......

.....

....

P. 25

....

.....