ADDENDUM dd 16/03/2016: - Aanvullingen - Gewijzigde selectietiming - Antwoord op vragen tot en met 16/03/2016
VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VAN DIENSTEN AID INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM Implementatie en ondersteuning van een informatiesysteem voor de administratieve en financiële opvolging van programma’s, projecten en partnerorganisaties in het Zuiden, waarbij eveneens informatie met betrekking tot Monitoring & Evaluatie wordt georganiseerd.
Bestek nr. BD/2016/01
Broederlijk Delen vzw AANGEPAST! OFFERTES IN TE DIENEN UITERLIJK OP 14/04/2016 OM 15.00U
Gelieve de informatie in dit document en in de bijlagen vertrouwelijk te behandelen en niet te verspreiden.
I.
AANVULLINGEN
A. VORM OFFERTE Gelieve de ingevulde Excel-bijlagen (functionele vereisten, systeemvereisten leveranciersvragenlijst), ook in Excel-vorm te bezorgen om de scoring ervan te faciliteren.
en
B. VERDUIDELIJKING DOELSTELLING SYSTEEM
Zoals in hoofdstuk III van het bestek is uitgeschreven, is de primaire doelstelling van het systeem de administratieve en financiële opvolging van de projecten van onze partnerorganisaties. Waarbij met financiële opvolging niet het voeren van de boekhouding van Broederlijk Delen wordt bedoeld. Zie meer toelichting hierover in volgende paragraaf. Inhoudelijke monitoring is ook eerder beperkt, we willen immers niet al de operationele activiteiten van onze partners opvolgen, maar eerder op programmaniveau informatie verzamelen en organiseren over de outcomes. Bv: welk type doelgroep, welke thema’s, …. En verder moeten ook het logische kader kunnen geregistreerd worden: programma, specifieke doelstelling, resultaten, outcomes, indicatoren. Deze informatie zal eerder op programmaniveau worden georganiseerd, waaraan projecten kunnen deelnemen.
C. VERDUIDELIJKING VERWACHTINGEN ROND FINANCIËLE INFORMATIE De projecten en programma’s worden binnen Broederlijk Delen opgevolgd door de Dienst Internationale Programma’s (DIP), ook de financiële opvolging verloopt door deze dienst en niet door de dienst boekhouding. De dienst boekhouding zorgt wel voor het weerspiegelen van de financiële verplichtingen tegenover partnerorganisaties (globale budget per project) in de boekhouding en voor de effectieve uitbetaling aan partnerorganisaties op basis van instructies (“betaalopdracht/formulier”) van de DIP. De medewerkers van de DIP doen de financiële opvolging buiten het boekhoudpakket VERO, zij hebben ook geen toegang tot het boekhoudpakket. Financiële informatie die enkel door DIP wordt opgevolgd (en waarover de boekhouding niet beschikt), is: - Budgetverdeling per budgetrubriek - Ontvangsten in lokale/andere munt - Bestedingen in lokale/andere munt - Saldo in lokale/andere munt - Besteding omgerekend naar Euro’s - Saldo omgerekend naar Euro’s - Overzicht over budget: bv. verdeling over landen, thema’s, … Wij wensen geen financiële opvolging vanuit het boekhoudpakket, wel willen we een aantal financiële getallen kunnen opvolgen in AIMS (cfr. Functionele vereisten). De figuur rechts geeft een overzicht van de verwachte financiële informatie in het systeem. De groene tekst zijn saldi die door het systeem berekend moeten kunnen worden.
De minimale terugkoppeling van het boekhoudpakket naar AIMS die we verwachten is de terugkoppeling van uitgevoerde betalingen op partnerrekeningen. De betaalopdracht zelf kan eventueel een eenvoudig elektronisch ‘rapport’ of ‘formulier’ zijn waarmee wordt aangetoond dat aan een aantal formaliteiten werd voldaan door de partnerorganisatie en dat de boekhouding kan overgaan tot uitbetaling van een bedrag.
D. Procesflow financiële en administratieve organisatie projecten In bijlage vinden jullie de huidige procesflow voor de financiële en administratieve organisatie van projecten bij Broederlijk Delen. Deze procesflow zal zeker gewijzigd worden door de implementatie van AIMS aangezien alle registraties in één systeem zullen verlopen alsook verwacht wordt dat validaties die nu op papier gebeuren elektronisch worden georganiseerd. Deze bijlage is dus louter informatief. Elk project verloopt gelijkaardig, afhankelijk van het type financiering zal het project zijn samengesteld uit één (eigen middelen) of meerdere (DGD) financieringscycli. Aan het begin van een meerjaren project: - Meerjaren plan voor elke partner die samen het programma vormen o Zowel logisch kader met verwachte resultaten op jaarbasis o Als meerjaren budget Voor elke financieringscyclus binnen een project: - Bij de start van een financieringscyclus (wordt ontvangen in Jan jaar N): o Operationeel plan: verfijning of bijsturing meerjaren plan, inclusief bijstellen indicatoren o Budget (kan bijgestuurd zijn ten opzichte van meerjaren budget) - Bij afsluiten financieringscyclus (wordt ontvangen in Jan-Feb jaar N+1): o Narratief verslag: omschrijving realisaties van jaar, inclusief rapportering over indicatoren o Financieel verslag: afrekening en vergelijking tegenover budget o Auditverslag (wordt ontvangen in aug jaar N+1)
II.
GEWIJZIGDE SELECTIETIMING EN PROCEDURE
Om leveranciers meer tijd te geven om tot een kwalitatieve offerte te komen, wordt aan leveranciers 2 weken extra gegeven om een offerte in te dienen, tot 14/04/2016. De timing van de selectieprocedure in bijlage I werd bijgevolg gewijzigd. Eveneens worden vóór de demosessies geen bezoeken aan het kantoor van de kandidaat-leverancier meer georganiseerd. De demosessies zullen plaats vinden op 9 of 10 mei 2016 in de plaats van 2 of 3 mei 2016. De voorziene startdatum van het project wordt behouden op 15/06/2016. Planned timing (dd/mm/jjjj)
Activity
31/03/2016
Deadline for requesting further information
14/04/2016
Deadline for submitting final proposals
28/04/2016
First selection
09-10/05/2016 10/05/2016 16-19/05/2016
On site demo’s at BD: 2 days Second selection Visits/skype to reference customers
22/05/2016
Deadline for submitting BAFO via e-mail
24/05/2016
Final selection
31/05/2016
Envisioned date of contract signing
15/06/2016
For info: Envisioned start of implementation
01/12/2016
For info: Envisioned completion of testing
01/01/2017
For info: System Live date (provisional acceptance)
30/06/2017
For info: post implementation support phase ends (final acceptance)
III.
ANTWOORDEN OP VRAGEN TOT EN MET 16/03/2016
Sommige vragen die we hebben ontvangen, vragen echter meer tijd voor een antwoord. Deze vragen werden nog niet opgenomen in het document in bijlage. Deze vragen worden zo spoedig mogelijk beantwoord in een volgend addendum. Nr Vraag Antwoord 1 In het bestek staat dat: Er wordt effectief aan de inschrijver gevraagd “Om het bewijs te leveren dat hij zich niet in om zelf deze documenten aan te leveren. een toestand van uitsluiting bevindt, moet de inschrijver volgende documenten voorleggen bij het indienen van de offerte: - Een uittreksel uit het strafregister voor ondernemingen - Een attest van de directe belastingen en van de BTW – administratie Een origineel RSZ-attest met droogstempel “ Vraag: dienen wij deze expliciet op te nemen in ons antwoord of vraagt de aanbestedende dienst deze zelf op? 2
Is de opening van de offertes op 31 maart De opening van de offertes werd verschoven 2016 om 15u een publieke opening of niet? naar 14/04/2016 om 15u. Kandidaatleveranciers hebben dus tot ten laatste dit moment de tijd om een offerte in te dienen. De openingszitting is publiek en vindt plaats op het kantoor van Broederlijk Delen. Kandidaatleveranciers mogen zich aanmelden aan het onthaal.
3
Is het mogelijk eventueel toe te lichten hoe de puntenverdeling wordt gedaan in verband met de gunningscriteria? Bvb. 4 x 25 punten of andere verdeling?
Voor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure die niet aan de Europese drempel komt, is het niet verplicht om de weging van de verschillende gunningscriteria mee te geven in het bestek.
4
In verband met de voorgestelde betalingsschijven zouden wij graag een eigen voorstel formuleren met meerdere schijven. Wij veronderstellen dat dit geen probleem kan vormen?
Het uitgangspunt voor de voorgestelde schijven is dat er betaald wordt in functie van de opgeleverde prestaties. Meer schijven zijn toegestaan, zolang het niet nadeliger is voor de aanbestedende overheid.
5
Jullie spreken van 30 simultane gebruikers. Dat er effectief 30 gebruikers simultaan zullen Maar hoeveel effectieve gebruikers zouden werken zal eerder uitzonderlijk zijn. Maar het er zijn? moet wel mogelijk zijn. Gemiddeld gezien wordt ingeschat dat er tijdens de kantooruren 10 simultane gebruikers zijn. Je mag de 30 genoemde gebruikers als effectieve gebruikers rekenen: - 4 Projectbeheerders - 6 Programma-verantwoordelijken - 11 Lokale vertegenwoordigers - 2 à 3 gebruikers op boekhouding - 1 voor Komyuniti-coördinator
-
2 directiefuncties 1 leesgebruiker voor de rest van de organisatie - 2 ICT gebruikers Een omschrijving van elk van deze gebruikersgroepen vinden jullie terug in het bestek hoofdstuk VI.B.2. 6
Dienen we partners toegang te verlenen tot Partners zullen initieel geen toegang hebben tot de toepassing of niet? En indien niet hoe het systeem. Echter, op termijn is het zien jullie dit dan à portaal? interessant moesten zij inderdaad via een soort portaal informatie kunnen raadplegen (bv. budget, betalingen, contactgegevens, informatie over doelgroep,…) en op nog langere termijn zelfs rapporteren via het systeem zodat de afzonderlijke word-documenten kunnen vervangen worden.
7
Onder Functional Requirement 1,7 – Google Google is niet verplicht, een andere toepassing Maps overview of projects, partners and met gelijkaardige functionaliteiten is ook prima. programmes. Is Google-Maps verplicht of mogen wij bijvoorbeeld ook Bing Maps voorstellen?
8
Kan u ons een beschrijving bezorgen van de U vindt een procesbeschrijving in bijlage. werkprocessen met betrekking tot Echter, dit is een beschrijving zoals de partneropvolging? processen nu georganiseerd zijn en dit kan zeker efficiënter met het nieuwe systeem. Gelieve hiervan abstractie te maken en eerder de grote terugkerende blokken te zien in het tijdsschema.
9
Kunnen we zowel Huur als Aankoop opties voorstellen aan Broederlijk Delen? Twee verschillende Inventarissen zullen dan voorgesteld worden, zodat Broederlijk Delen in de mogelijkheid is om te kiezen tussen deze twee opties.
Dit is mogelijk, maar zorg ervoor dat het verschil tussen beide opties duidelijk is.
10 Kunnen bijkomende items toegevoegd worden aan de table “Inventaris” in Appendix C?
Nee, de inschrijver wordt gevraagd zich te houden aan de vooropgestelde structuur.
11 Moeten wij de volgende kosten toevoegen in de items van de tabel “Inventaris” (Appendix C) of moeten we ze apart oplijsten? - de kosten voor de te leveren producten en diensten; - de kosten voor de documentatie, modellen of testopstellingen, die eventueel door de opdrachtgever worden gevraagd; - de kosten voor verplaatsingen; - de tol- en accijnsrechten; alle andere kosten die betrekking hebben op het leveren van de gevraagde diensten.
Alle kosten, en dus ook de opgelijste kosten, moeten deel uitmaken van de inventory table (appendix C) en mogen niet apart gefactureerd worden aan Broederlijk Delen. Alle kosten moeten vervat zitten in de rubrieken van de Inventaris.
12 Als we een offerte indienen dat producten van Socialware behelsen, kunnen we dan de prijzen gebruiken van op de website?
Aangezien de aankoop van de Socialware producten rechtstreeks door Broederlijk Delen zal moeten verlopen, moet de leverancier in zijn bestek duidelijk oplijsten welke producten nodig zijn, maar hoeft de prijs NIET in de inventaris opgenomen te worden. De prijs ervan zullen wij zelf berekenen en toevoegen op basis van de prijzen op de website.
13 In het bestek wordt vermeld dat het contract eenmalige training van administrators en eenmalige training van kerngebruikers moet bevatten, inclusief documentatiemateriaal,. Wat is ongeveer het aantal administrators dat getraind moeten worden in het kader van het project?
Er zullen 4 tot 5 administrators zijn en 6 tot 7 kerngebruikers.
14 Is er een geschat budget voor het project en kan dit gedeeld worden?
We kunnen het voorziene budget niet openbaar maken.
15 Moeten we de offerte maar in één fysiek exemplaar indienen?
Ja, één fysiek exemplaar is voldoende, maar het is belangrijk om een digitale kopie toe te voegen. Gelieve te controleren dat de digitale kopie ook een Excel-versie van de ingevulde Excel-bestanden bevat en niet enkel een PDF versie.
16 Kan het bewijs van de laatste betaling door een klant dienen als vervanging voor het in appendix D gevraagde “certificate of good performance signed by the client”?
Bij voorkeur worden effectief certificaten van goede prestaties toegevoegd. Indien dit niet beschikbaar is, kan een bewijs van de laatste betaling ook voldoen. In dit geval willen we wel graag bij het evalueren van de selectiecriteria telefonisch contact opnemen met de klant.
