BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST AANBESTEDENDE OVERHEID……. Bijzonder bestek voor een opdracht van diensten : afsluiten van leningen1 voor de financiering van de buitengewone dienst van het dienstjaar …..
Onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Hoofdstuk I : Administratieve bepalingen 1. Toepasselijke reglementering De opdracht wordt afgesloten op basis van a) De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten evenals de wijzigende besluiten; b) het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren alsmede de wijzigende besluiten;
De elektronische versie van de overheidsopdrachtenreglementering kan geraadpleegd worden op www.16procurement.be.
2. Voorwerp van de opdracht De opdracht heeft als voorwerp leningen bestemd ter financiering van de uitgaven die werden ingeschreven of die zullen ingeschreven worden voor het dienstjaar ….. Deze leningen zullen afgesloten worden op verschillende tijdstippen en in voorkomend geval na het afsluiten van het desbetreffende dienstjaar en kunnen een verschillende looptijd hebben. Nadere aanduidingen komen voor onder hoofdstuk II : technische bepalingen. Naast de eigenlijke financiële operatie heeft de opdracht ook betrekking op een administratieve en technische dienstverlening die moet toelaten dergelijke operaties op optimale wijze te integreren in het beheer van de aanbestedende overheid. Bijgevolg zal de offerte eveneens rekening houden met alle diensten die in onderhavig bijzonder bestek beschreven zijn. In dit oogpunt dient verwezen te worden naar artikel 6, §1 van de voormelde wet en inzonderheid de verplichting tot forfaitaire grondslag. Bijgevolg zal de aanbestedende overheid geen andere kosten ten laste nemen dan deze die 1
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid niet kan gehouden worden tot andere verplichtingen of waarborgen dan deze die in het onderhavige bestek worden beschreven.
Versie 2013
2
uitdrukkelijk beschreven zijn in onderhavig bijzonder bestek en in de offerte die er uit voortvloeit en die in voorkomend geval gewijzigd werd na onderhandeling. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om een of meerdere afzonderlijke procedures uit te schrijven voor de financiering van de verrichtingen die ze zal bepalen en die niet in onderhavig bijzonder bestek inbegrepen zijn. 3. Aanbestedende overheid……………………………………………………………… Adresgegevens ………………………………………………………………………………………………
4. Gunningswijze De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
5. Wijze van vaststellingen van de prijzen Onderhavige opdracht is een opdracht volgens prijslijst in de zin van de artikelen 2, §1, 5° en 13 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, d.w.z. dat enkel de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Zoals gepreciseerd in artikel 1 van hoofdstuk II (technische bepalingen) geeft de aanbestedende overheid immers geen globale bestelling bij de betekening van de opdracht, maar naargelang zijn behoeften en door gedeeltelijke bestellingen; bijgevolg is de opdracht een opdracht volgens prijslijst. De eenheidsprijzen bevatten alle kosten en heffingen die op de diensten wegen overeenkomstig art. 19, §3 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Er kunnen dus geen dossier-, waarborg of beheerskosten gevraagd worden. 6. De inschrijvers worden verzocht hun offerte in te dienen op het formulier en de inventaris die gevoegd zijn bij onderhavig bijzonder bestek. In voorkomend geval dient rekening gehouden te worden met de bepalingen van artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, meer bepaald dat wanneer dit formulier niet gebruikt wordt, het perfect overeenstemmen van het ter beschikking gestelde document en de documenten die hij zelf ingediend heeft, onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver valt.. De omslag met het inschrijvingsformulier, de inventaris en het attest van de R.S.Z. overeenkomstig art. 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dienen afgegeven te worden bij de aanbestedende overheid … .....bureel.....toegankelijk alle werkdagen van.....u. tot.....u. ten laatste op...... Opgelet : de offertes die met de post opgestuurd worden alsmede de offerte die na deze datum ingediend worden, worden niet aanvaard. 7. De offertes worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Versie 2013
2
3
8. Verbintenistermijn van de offertes: 120 kalenderdagen
Versie 2013
3
4
9. Gunningscriteria De prijs De performativiteit
70 punten 20 punten
Om de aanbestedende overheid toe te laten dit criterium te evalueren wordt de inschrijver verzocht om een beschrijvende verklaring voor te leggen aangaande zijn voorstellen wat betreft de flexibiliteit op het gebied van de mogelijkheden van de lening ( inbegrepen de reserveringscommissie en de voorwaarden voor de vervroegde terugbetaling), het opvolgen van de financiële markten alsmede het opmerken van gunstige voorwaarden en de dynamische beheerstechniek van de leningen. De bijkomende diensten betreffende financiële ondersteuningen en ondersteuning op gebied van de informatica 10 punten 10.Onderhandelingen. De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat het niet in de bedoeling ligt van de aanbestedende overheid de aangeboden marges te onderhandelen. Deze mogelijkheid zal enkel overwogen worden bij gelijkwaardige offertes. Verder zullen de onderhandelingen enkel slaan op elementen uit de eigen offerte van elke inschrijver en niet op variante oplossingen aangeboden door andere inschrijvers. Het is bijgevolg voor de inschrijvers van het grootste belang alle voor de aanbestedende overheid interessante oplossingen onder de vorm van varianten in de offerte aan te bieden vermits dit de gunning van de opdracht zal beïnvloeden. Hoofdstuk II: Technische bepalingen 1. De leningen De leningen worden ingedeeld in categorieën volgens hun duur. Categorie 1 : leningen op.....jaar : Globale raming :........... in iedere categorie kunnen twee mogelijkheden worden onderscheiden. 1.1. de categorie heeft één enkele herzieningsmodaliteit : vaste rentevoet jaarlijkse herziening driejaarlijkse herziening vijfjaarlijkse herziening tienjaarlijkse herziening 1.2. de categorie heeft meerdere herzieningsmodaliteiten en is onderverdeeld in maximum 5 ondercategorieën : ondercategorie 1 : vaste rentevoet : raming : .......... ondercategorie 2 : jaarlijkse herziening : raming : .......... ondercategorie 3 : driejaarlijkse herziening : raming : .......... ondercategorie 4 : vijfjaarlijkse herziening : raming : .......... ondercategorie 5 : tienjaarlijkse herziening : raming : .......... Versie 2013
4
5
categorie 2 : leningen op.........jaar. Globale raming : .......... enz aantal categorieën en/of ondercategorieën volgens de noodwendigheden telkens gevolgd door de aanduidingen zoals in categorie 1. In iedere categorie en tijdens de duur van de uitvoering van de opdracht zullen meerdere leningen kunnen worden afgesloten. De beoogde leningen zijn enkel bestemd voor de financiering van de uitgaven ingeschreven en vastgelegd op de buitengewone dienst (met inbegrip van de begrotingswijzigingen) van het dienstjaar.......... en onder voorbehoud van de bepalingen van hoofdstuk I, punt 2. De ramingen binden de aanbestedende overheid derhalve niet en een vermindering van de geraamde hoeveelheden geeft geen recht tot schadevergoeding van de dienstenverlener. Het totaal van alle categorieën kan beschouwd worden als een maximum. Bij overschrijding zal een nieuwe onderhandeling en desgevallend een nieuw beroep op de mededinging plaatsvinden.
2. Uitvoering van de opdracht De betekening van de afsluiting van leningen, eventueel voorafgegaan door een voorafname, zoals gepreciseerd in punt 5, in het kader van onderhavig bijzonder bestek zal gebeuren ten laatste op 31 december van het volgend jaar (bijvoorbeeld de leningen betreffende het dienstjaar 2013 kunnen ten laatste betekend worden op 31 december 2014). De hierboven vermelde globale ramingen zijn gebaseerd op de begrotingsinschrijvingen zoals die gekend zijn bij het opmaken van dit bijzonder bestek. Daarenboven dient rekening gehouden te worden met een gemiddeld realisatiepercentage dat kan vastgesteld worden op..........% (eventueel gespecificeerd per categorie). De dienstenverlener kan vanaf 31 maart van het volgend dienstjaar (d.w.z. in het gegeven voorbeeld op 31.3. 2014) informatie inwinnen over het maximum volume aan leningen dat nog zou besteld worden in de loop van dit tweede dienstjaar. Deze informatie zal zo snel mogelijk ter beschikking gesteld worden en brengt geen verplichtingen mee voor de aanbestedende overheid. Voorbeeld : Begrotingsjaar 2013 Categorie 1 : leningen op 5 jaar. Globale raming :.500 000 Euro De leningen van deze categorie gebeuren tegen een vaste rentevoet. Categorie 2 : leningen op 15 jaar. Globale raming .10 000 000 Euro ondercategorie 1 : driejaarlijkse herziening. Raming.3 500 000 Euro ondercategorie 2 : vijfjaarlijkse herziening. Raming .3 500 000 Euro ondercategorie 3 : tienjaarlijkse herziening. Raming 3 000 000 Euro Gemiddeld realisatiepercentage : 70 %
De gunning van de opdracht wordt aan de dienstenverlener betekend op 10.01. 2013 Volgende operaties :
Versie 2013
5
6
02.03.2013: bestelling lening 700 000 Euro. categorie 2 ondercategorie 1 15.03.2013: bestelling lening.1 000 000 Euro categorie 2 ondercategorie 3 01.04.2013: bestelling lening 50 000 Euro categorie 1 …………………………. (zie ook de mogelijkheid tot opnameperiode in punt 5) 15.4.2014: de dienstenverlener bevraagt zich over het maximum aan leningen dat nog zou kunnen besteld worden. 31.12.2014 laatste bestelling :… De praktische modaliteiten van de communicatie tussen de aanbestedende overheid en de dienstenverlener mogen voorgesteld worden in de offerte en zullen ten laatste bepaald worden op het moment van de notificatie van de gunning.
3. Ter beschikking stelling voor elke categorie en/of ondercategorie a) De inschrijvers zullen in hun offerte de nodige termijn opgeven voor de ter beschikking stelling van de geleende gelden en eventueel de nodige termijn voor latere voorafname indien een opnameperiode werd gevraagd. Deze termijn mag niet meer bedragen dan 8 kalenderdagen. De inschrijver mag eventueel meerdere termijnen voorstellen in functie van de bedragen die hij voorstelt zonder het maximum van 8 kalenderdagen te overschrijden. b) Het ter beschikking stellen zal gebeuren op de meest geschikte wijze die de aanbestedende overheid moet toelaten om vanaf de terbeschikkingstelling de facturen met betrekking tot de kwestieuze investering te vereffenen. De praktische modaliteiten zullen bepaald worden na onderhandeling.
4. Wijze van prijsbepaling voor de leningen De rentevoet van de lening is de rentevoet tegen de welke de som van de geactualiseerde kasstromen op basis van de Euribor of IRS ask zéro-coupon rentevoeten gelijk is aan het initieel ontleende kapitaal, aangepast met de aangeboden plus/min marge uitgedrukt in basispunten (=0,01%). Deze marge blijft vast tot de eindvervaldag van de lening. De actualisatierentevoeten worden SPOT gefixeerd, dit betekent twee bankwerkdagen voor de consolidatie van de lening of de omzetting van de kredietopening in een lening, op basis van de IRS ASK rentevoeten, dagelijks afgebeeld op de website www.gottex.com op de pagina IRS quotes EUR FIXING of de EURIBOR rentevoeten, dagelijks gepubliceerd op het Reuterscherm op de pagina EURIBOR01. De rentevoet van de lening wordt op consolidatie- en iedere herzieningsdatum berekend, conform de volgende formule: n C = ∑ CF t * df t
Versie 2013
6
7
t=1 CFt=Kt+It voor t
5. Bijzondere modaliteit : opnameperiode
Versie 2013
7
8
Voor de leningen die ze zal aanduiden en in afwachting van omzetting in lening mag de aanbestedende overheid gedeeltelijke opnameperiodes vragen. De aanbestedende overheid zal deze bijzondere modaliteit specificeren bij elke bestelling. De ter beschikking stelling zal gebeuren overeenkomstig punt 3 van dit hoofdstuk. De opnameperiode bedraagt maximum 1 jaar en kan een maal verlengd worden op vraag van de aanbestedende overheid. De opnameperiode is niet inbegrepen in de duur van de lening. De opname wordt gebruikt voor de betaling van de facturen tijdens de uitvoering van de opdrachten van werken, leveringen of diensten waarvoor de financiering gevraagd is. De opname wordt afgesloten ofwel op vraag van de aanbestedende overheid vóór de uiterste datum van een jaar of twee jaar indien de verlenging gevraagd werd; ofwel automatisch op de uiterste datum van een jaar of twee jaar. Indien op de uiterste datum van een of twee jaar niet opgenomen bedragen overblijven kan de aanbestedende overheid beslissen het beschikbaar saldo geheel of gedeeltelijk op te nemen om de betaling van de investeringen die gedekt zijn door de lening, verder te zetten; de opname te beperken tot het werkelijk opgenomen bedrag. De betaling van de intresten gebeurt bij het einde van de termijn en trimestrieel.
6. Wijze van prijsbepaling voor de opnameperiode A. Gedurende de opnameperiode De mededinging heeft betrekking op een vast percentage (marge) tijdens de duur van de opname ten opzichte van een schommelende rentevoet. Deze intrestvoet gedurende de opnameperiode is de dagelijks gepubliceerde EURIBOR (Euro Interbank Offered Rate) 3 maanden aangepast met de marge in meer of in min. De dagelijkse intrestvoet die toepasselijk is op elk dagelijks debet saldo van de rekening « opname » zal telkens vastgesteld worden op basis van de EURIBOR 3 maanden op basis ACT/360 die dagelijks gepubliceerd wordt op het Reutersscherm op de pagina EURIBOR01 . De inschrijvers worden verzocht in hun offerte de modaliteiten mee te delen die moeten toelaten een gemakkelijke controle uit te voeren van de toepassing van de rentevoet tijdens de uitvoering van de opdracht. Het door de inschrijver opgegeven percentage zal uitgaan van de betaling der intresten op het einde van de termijn en per trimester (data : 1 april, 1 juli, 1 oktober en 31 december). Voor de berekening der intresten zal de formule rekening houden met het werkelijk aantal dagen op basis van een jaar van 360 dagen (ACT/360). B. Omzetting in voorschot op vaste termijn (straight loan) gedurende de opnameperiode De intrestvoet zal uitgedrukt worden in verhouding tot de EURIBOR (Euro Interbank Offered Rate) van overeenstemmende duur op basis ACT/360, die dagelijks gepubliceerd wordt op het Reutersscherm op de pagina EURIBOR01 twee
Versie 2013
8
9
bankwerkdagen voor elke omzetting of vernieuwing van een straight loan aangepast met het toegestaan percentage (marge). Elke straight loan zal minimum 250 000 Euro bedragen en een minimum duur van een week hebben. De inschrijvers worden verzocht hun voorstellen te laten kennen inzake de toepasselijke referentievoet in geval de duur van de straight loan niet overeenstemt met een gepubliceerde duur zoals hierboven aangegeven.
7. Terugbetaling van het kapitaal van de lening in schijven en betaling van de intresten. Iedere schijf stemt overeen met het gedeelte van het kapitaal begrepen in een constante annuïteit berekend tegen de rentevoet toegepast op de lening. De eerste schijf zal vervallen een jaar na omzetting van de opname in lening op een der volgende data: 1 april, 1 juli, 1 oktober of 31 december. De volgende schijven volgen elkaar op met een jaar interval. De intresten van de lening, berekend tegen de rentevoet zoals bepaald in hoofdstuk II, artikel 4 zullen semestrieel betaald worden op 1 juli en 31 december. De praktische modaliteiten die de aanbestedende overheid moeten toelaten te gepaste tijde alle nodige maatregelen te nemen om aan zijn verplichtingen te voldoen zullen vastgesteld worden na onderhandeling en kunnen, in voorkomend geval, de diensten die beoogd worden in punt 11 vervolledigen. 8. Reserveringscommissie Een reserveringscommissie op het niet opgenomen gedeelte kan gevraagd worden tijdens de opnameperiode. De inschrijver vermeldt de gevraagde rentevoet berekend op jaarbasis. De betaling van de reserveringscommissie gebeurt na het vervallen van de termijn. De reserveringscommissie zal gelijktijdig aangerekend worden met de intresten op de kredietopening. De berekeningswijze is “actual/360”.
9. Vervroegde terugbetaling van het geheel of een gedeelte van de lening. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor op een vervroegde terugbetaling van het kapitaal. De inschrijvers worden uitgenodigd om de modaliteiten van dergelijke terugbetaling mee te delen zoals opzegtermijn - vergoeding en de berekeningswijze ervan.......... Dergelijke mogelijkheid van vervroegde terugbetaling is in elk geval mogelijk op de eventuele herzieningsdata.
10)Varianten/Opmaken van de offertes De varianten zijn toegelaten voor zover de inschrijver tenminste een offerte aanbiedt voor de voorziene prestaties. Zoals vermeld in Hoofdstuk I punt 9 zullen de voor de
Versie 2013
9
10
aanbestedende overheid interessante varianten een beslissende factor vormen bij de gunning van de opdracht. De inschrijvers moeten prijs indienen voor alle categorieën van leningen die in het bestek werden opgenomen en in voorkomend geval specifieke modaliteiten voorzien indien verscheidene categorieën worden gegund. Er wordt aan herinnerd dat de aanbestedende overheid van zijn kant in het kader van een onderhandelingsprocedure het recht heeft een dienstenverlener per categorie van lening aan te duiden.
11)Administratieve en technische ondersteuning Minimaal gewenste dienst 11.1. het leveren, tijdens de opnameperiode, van een op ieder ogenblik bijgewerkte stand van het krediet en een globale maandelijkse staat van alle, niet afgesloten, individuele rekeningen. 11.2. het leveren samen met de offerte van een aflossingstabel voor een lening van 100 000 Euro (omzetting van de lening op 1/7, eerste betaling van de intresten na 6 maanden, eerste terugbetaling van kapitaal na 12 maanden) die volledig integreerbaar is in de budgettaire en boekhoudkundige organisatie van de aanbestedende overheid. Basis voor de berekening van de intresten: 5% 11.3. het leveren, bij elke interestafrekening tijdens de opnameperiode, van een gedetaillerd overzicht van de te betalen interesten. 11.4. het leveren, per lening, van een aflossingstabel die volledig kadert in het begrotingsen boekhoudkundig systeem van het bestuur zoals vastgelegd in de reglementering. Dit gebeurt onverwijld na de omzetting in een lening. Deze aflossingstabel bevat minstens volgende gegevens : het identificatienummer, de economische en functionele codificatie, de aanvangs- en einddatum van de lening, hert aanvangskapitaal, de duur van de lening, de rentevoet, een tabel met per resterend jaar : de te betalen kapitaaltranche, de te betalen interesten, de totale lasten en het resterend saldo 11.5. het leveren tegen uiterlijk einde augustus ten behoeven van de opmaak van de begroting en van de begrotingswijziging, van een tabel van de leningen en van de evolutie van de schuld. De evolutie van de schuld moet minstens een periode van zeven jaar beslaan (het dienstjaar, de twee voorafgaande jaren en de vier volgende jaren). De tabel van de leningen bevat minimaal de gegevens zoals vermeld in de aflossingstabel, gesorteerd per functionele code, met dien verstande dat de toestand op 1 januari van het betrokken dienstjaar wordt geschetst. 11.6. het leveren, elk jaar in de loop van januari, van een vooruitzicht van de leningslasten van het lopend dienstjaar per vervaldag en per functie en, ten laatste 5 werkdagen na de vervaldag, van een gedetailleerd overzicht van de werkelijk betaalde intresten en aflossingen 11.7. het leveren, zodra het bestuur hierom verzoekt, van de gegevens voor : A. het geautomatiseerd boeken van interesten en aflossingen B. het automatisch bijhouden van de leningeninventaris
Versie 2013
10
11
ter beschikking gesteld via informatorische wijze. Deze gegevens kaderen in het begrotings- en boekhoudkundig systeem van het bestuur, zoals vastgelegd in de reglementering. 11.8. Een contactpersoon belast met het opvolgen van de lening is permanent ter beschikking van de aanbestedende overheid. 11.9. Het leveren, in de loop van de maand januari, ten behoeven van de opmaak van de jaarrekening, van een controletabel van de leningen. Deze tabel bevat per 31 december van het dienstjaar : het identificatienummer, het bedrag van de lening, het omgezet bedrag van de lening, het resterend verschuldigd saldo, de voorziene schijven van het afgelopen dienstjaar, de werkelijk betaalde schijven van het afgelopen dienstjaar, het verschil tussen de voorziene en betaalde schijven van het lopend dienstjaar en de schijven die in het volgend dienstjaar voorzien zijn. 11.10. Overzicht van de intresten en de terug te betalen schijven door de subsidiërende overheid. Voor de leningen waarvoor de tussenkomst van een derde in de laste is voorzien, zal een overzicht opgemaakt worden van de te recupereren bedragen (zowel globaal als gedetailleerd). Al de hierboven vermelde gegeven dienen te worden overgemaakt in een vorm die verenigbaar is met de programmatuur die door de aanbestedende overheid wordt gebuikt. De noodzakelijke protocollen voor het overmaken van de gegevens aan de informaticacentra zijn op eenvoudige aanvraag beschikbaar. De inschrijver garandeert in zijn offerte de beschikbaarheid van de gewenste minimale dienst punt per punt. De inschrijver voegt als bijlage bij zijn offerte een model van elke gevraagde lijst/tabel met een beschrijving die de aanbestedende overheid moet toelaten de kwaliteit ervan te evalueren. Deze bepaling is niet meer van toepassing in geval het model reeds in het bezit is van de aanbestedende overheid. In geval de inschrijver gedurende de periode van het contract niet meer in staat is de minimale dienstverlening waartoe hij zich verbonden heeft, te leveren, heeft de aanbestedende recht, na vaststelling bij aangetekende brief, het contract eenzijdig te verbreken mits een opzeg van een maand en de vervroegde terugbetaling van het resterend verschuldigd saldo zonder wederbeleggingsvergoeding. De bijkomende dienst De inschrijver kan eveneens in zijn offerte de diensten die hij kan aanbieden en die betrekking hebben op de kredieten en die verder gaan dan de gewenste minimale diensten opgeven.
12) Dossier-, waarborg en beheerskosten Er kunnen geen dossier-, waarborg of beheerskosten gevraagd worden.
Versie 2013
11
12
Bijlagen: - Offerteformulier - Inventaris
Versie 2013
12
