ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING
BIJZONDER BESTEK nr. 2007/ Consultancy voor de opstart en begeleiding van de herstructurering van de directie gebouwen binnen de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN
Meer inlichtingen kunnen ingewonnen worden bij Eric VERREPT, leidend ambtenaar van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Datum indiening offerte: …………………………………………………….19 januari 2007
1
DEEL 1.
VOORWERP VAN DE OPDRACHT
Situering van de opdracht 1.
Het bestuurlijk kader van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
Via de grondwetsherziening van 1988 en de bijzondere wet van 12 januari 1989 (de Brusselwet) werd aan Brussel een definitief statuut toegekend. In dat kader moet de oprichting van drie instellingen met rechtspersoonlijkheid voor de gemeenschapsaangelegenheden gesitueerd worden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is hier één van. Zij heeft dezelfde bevoegdheden als de andere inrichtende machten met betrekking tot cultuur, onderwijs en persoonsgebonden aangelegenheden en heeft tot taak een programmering uit te werken en uit te voeren voor de infrastructuur met betrekking tot deze aangelegenheden, de nodige instellingen op te richten, ze te beheren en te subsidiëren, aan de betrokken overheden aanbevelingen en adviezen te richten en initiatieven inzake culturele en persoonsgebonden aangelegenheden te nemen en aan te moedigen. Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College, wordt gevormd door 3 Collegeleden. Deze Collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en staatssecretaris van de Regering van het Brussels Gewest. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling en derhalve kan men de essentie van haar opdracht formuleren in termen van wettelijke bepalingen: 1.
de Vlaamse Gemeenschapscommissie is bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid) binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan optreden als inrichtende macht binnen alle gemeenschapsaangelegenheden en kan op zelfstandige wijze een infrastructuurbeleid voeren.
2.
2. vlak
De strategische doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie op het van patrimonium en investeringsbeleid
Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie dat na de verkiezingen van 13 juni 2004 werd gevormd heeft haar strategische doelstellingen op het vlak van het patrimonium en het investeringsbeleid neergeschreven in een beleidsnota 2005 – 2010. Hierin werden volgende algemene principes opgenomen. Algemeen De plaats van het Nederlandstalig gemeenschapsbeleid in Brussel wordt bepaald door de kwaliteit van het aanbod en de kwaliteit van onze gebouwen. De kwaliteit van een gemeenschapsbeleid wordt het zichtbaarst in zijn infrastructuur. Het is voor de 2
gebruikers ervan vaak de eerste kennismaking. Het fysieke visitekaartje. Op dat kaartje (moeten) staan: intensiteit en efficiëntie van gebruik, bereikbaarheid en toegankelijkheid, schoonheid en zichtbaarheid en duurzaamheid. Gemeenschapsinfrastructuur, of het nu gaat om culturele, welzijns-, sport-, jeugd- of onderwijsinfrastructuur moet ingebed worden in een concept over de publieke ruimte als gemeenschapsruimte in plaats van als louter transitruimte … Dat betekent ondermeer dat schoolsportinfrastructuur zich openstelt naar de buurt, dat bij de verbouwing van gemeenschapscentra de blik ook naar buiten gekeerd is, door bijvoorbeeld in de buitenkant van het gebouw kunst in de publieke ruimte te integreren, dat cultuurhuizen ook openstaan voor buurtfeesten … Eigendom en bestemming -
-
De Vlaamse Gemeenschapscommissie beperkt het eigen patrimonium best tot de huisvesting van eigen diensten, instellingen en voorzieningen, of tot organisaties met een convenant, die een exclusieve opdracht uitvoeren voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Gebouwen in eigendom van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, waar nu een derde exclusief gebruiker is, worden, via verkoop of erfpacht, na overleg overgedragen naar de gebruiker.
Polyvalentie en rendement Het investeringsbeleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie is steeds vraaggestuurd geweest. Vaak werd ingespeeld op opportuniteiten van het moment, waardoor afwegingen niet steeds in een ruimer kader bekeken werden. Zo worden we geconfronteerd met gemeenschapscentra die gedeeltelijk omgevormd zijn tot bioscopen, leslokalen, initiatieven voor buitenschoolse opvang, … met hoge verbouwingskosten voor infrastructuur die ongeschikt is voor de toegewezen functie, met uitbreidingen van scholen, die verenigingen verdringen, met huurtoelagen voor sportinfrastructuur die aanleiding geven tot verhoging van de huurprijzen, met investeringssubsidies waarvan de voorwaarden niet of niet meer vervuld zijn … We willen daarom: -
-
-
bij elk investeringsdossier niet alleen een meting van het verwachte rendement, maar ook een “gemeenschapsparagraaf”, waarbij op zijn minst de overweging gemaakt wordt of deze investering niet gebruikt kan worden voor andere noden. Monofuncties moeten waar mogelijk doorbroken worden, zodat scholen ook gemeenschapscentra kunnen worden, gemeenschapscentra eveneens dienstencentra en omgekeerd … met terugwerkende kracht tot tien jaar geleden het gebruik van de infrastructuur waarvoor de Vlaamse Gemeenschapscommissie subsidies gaf, aftoetsen aan de voorwaarden die bij de subsidie gesteld werden. Waar nodig moeten subsidies geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden. het gebruik van infrastructuur in eigendom van de Vlaamse Gemeenschapscommissie mag geen ongelijkheid creëren tussen de gebruikers van dezelfde categorie … De reguliere beleidsdomeinen zullen daarom een 3
objectieve berekening maken van de huisvestingkost van gelijkaardige organisaties en instellingen. Die kost zal aan exclusieve gebruikers van infrastructuur van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aangerekend worden. Toegankelijkheid -
-
-
-
De gemeenschapscentra moeten een open gemeenschapsinfrastructuur zijn, een soort permanente cultuurmarkt, waar ontmoeting, uitwisseling en confrontatie mogelijk zijn. Dat veronderstelt een vrijplaats voor de plaatselijke culturele en educatieve dynamiek, zonder exclusieven, en een (multi)functionele invulling van de infrastructuur die slechts voor een klein deel mono-functionele bestemmingen kan verdragen. Een Brusselse invulling van het begrip ‘brede school’ zou de omvangrijke, terechte en noodzakelijke investeringen in schoolgebouwen laten renderen voor bredere maatschappelijke opdrachten. Dat gebeurt al in beperkte mate voor het openstellen van schoolsportinfrastructuur maar kan uitgebreid worden naar andere functies: speelpleinwerking, taallessen Nederlands, deeltijds kunstonderwijs op verplaatsing … Nederlandstalige scholen kunnen in Brussel op die manier niet alleen vorm geven aan leerlingen, maar ook aan een gemeenschap en aan een omgeving. Omgekeerd kan de functionele invulling van bibliotheekinfrastructuur naar para- en postscolaire activiteiten of naar vorming omschreven worden als “brede” bibliotheek. Zowel bij investeringen in eigen gebouwen als bij investeringssubsidies zal toegezien worden op de toegankelijkheid voor minder mobiele mensen. Een jeugdparagraaf moet op zijn minst de reflex creëren om het gebruik van de infrastructuur te bekijken door kinderogen.
Zichtbaarheid -
Kwaliteit die we willen onderlijnen met een samenhangende promotie, en een gemeenschappelijke aankleding. De gemeenschapsinfrastructuren moeten zowel inhoudelijk als visueel niet alleen een sterker deel zijn van de lokale gemeenschap, maar ook van het grotere geheel van de Vlaamse instellingen in Brussel. We willen, in samenspraak met de Vlaamse Gemeenschap en in harmonie met de ontwikkeling van het communicatiehuis Monnaie, de gebouwen zichtbaar maken, met minstens 1 gemeenschappelijk beeld en via een wedstrijd voor kunstenaars. Dit project wil geenszins de plaats innemen van de eigen instellingsgebonden of sectoriële communicatie, maar er een gemeenschappelijke herkenning aan toevoegen.
-
De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft tot op heden op bescheiden wijze getracht haar groeiende belangstelling voor de sector beeldende kunsten in de openbare ruimte te vertalen in concrete projecten bij nieuwbouw, renovaties of aankopen. Daartoe werden kunstenaars betrokken die een kunstwerk konden maken voor de artistieke verfraaiing van nieuwe of gerenoveerde gebouwen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie zal in overleg met de cultuurraad de procedure vastleggen voor de integratie van kunstwerken in de gebouwen van 4
de VGC en de door haar gesubsidieerde instellingen. Bij het vastleggen van de budgetten moet hier rekening mee gehouden worden. De artistieke keuzes worden daarbij technisch begeleidt door de directie Gebouwen en Logistiek, die de kunstenaar alert kan maken voor eventuele technische beperkingen (bijvoorbeeld incomptabiliteit van materialen, materiaalspanningen enz.). -
Een gericht en ondersteunend beleid dat door het duurzaam bouwen en door kwaliteitsvolle architectuur te promoten, een belangrijke bijdrage levert tot de verrijking van het Vlaams cultureel erfgoed binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest, zou steeds moeten nagestreefd worden.
Duurzaamheid Bij de aanbesteding zal de Vlaamse Gemeenschapscommissie rekening houden met de duurzaamheid van de investeringen. Die keuze heeft niet alleen betrekking op de levensduur van de gebouwen, maar ook op de kwaliteit ervan, in globale zijn. Op de conferenties van Rio en Kyoto werd duurzame ontwikkeling (sustainability) als volgt gedefinieerd: “een ontwikkeling die voorziet in de behoefte van de huidige generatie zonder daarmee voor de toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeftes te voorzien”. Concrete maatregelen voor de VGC- dossiers zijn: -
3.
het voorzien van water- en energiebesparende maatregelen bij het opmaken en uitvoeren van de investeringsplannen; het inschrijven van FSC- gecertifeerd hout binnen de lastenboeken. Een FSClabel op een product toont aan dat dit product uit een verantwoord beheerd bos afkomstig is. Dit betekent dat men rekening houdt met het milieu, dat het economisch haalbaar is en dat men respect heeft voor de sociale rechten van lokale gemeenschappen en bosarbeiders. Patrimoniumbeheer
Het opstellen van een kadaster van het eigen patrimonium De inventaris van het eigen patrimonium wordt op dit ogenblik opgemaakt en zal in de toekomst de mogelijkheid bieden om een analytisch en rationeel infrastructuurbeleid te voeren via een gestructureerd beheer van data: eigendomsakten, digitale grondplannen, installaties, contracten … Gelet op de globale achterstand op het vlak van informatisering, op de complexiteit en op de expansieve groei van de investeringsdossiers, willen we tijdens deze legislatuur een instrument ontwikkelen voor een rationeel beheer van de eigen investeringen. -
-
Een aangepast softwarepakket wordt aangekocht, geïntegreerd in het bestaande netwerk, klantvriendelijk, compatibel met de te ontwikkelen analytische boekhouding moet hieraan verhelpen. Analyses van de kostenstromen moet een betere besteding van de beschikbare financiële middelen toelaten. Hierbij rekenen we ook op een centralisatie van de verzekeringen op onroerende goederen.
5
-
-
-
-
Een actieve inventaris is ook een belangrijk en essentieel instrument voor het voeren van een efficiënt preventiebeleid (verhogen van de veiligheid of verminderen van de risico’s). Een doorlichting van de infrastructuur op het vlak van energiebeheer (bijvoorbeeld beheersen van warmteverliezen …), toestand (bouwfysisch, technisch, brandveiligheid), organisatie (circulatie, gebruik), ruimtebezetting (wat kan waar), fasering van werken op basis van een totaalplan (voor de grote investeringen) en waterbeheer (bijvoorbeeld gebruik van regenwater voor sanitaire toestellen) zijn voorwaarden voor een rationeel investeringsbeleid. Simultaan met de inventarisatie wordt een opvolgingssysteem (onderhoudsplanning) ontwikkeld, waardoor een snellere dienstverlening en een beter gebruik van het beschikbaar personeel mogelijk wordt. Daardoor voorkomt men klantontevredenheid, verhoogt men het begrip en creëert men juiste verwachtingen (duidelijk maken wat kan en niet kan en tegen wanneer). Door een permanent inzicht in de evolutie van de opdrachten, kan een vlotte klachtenafhandeling gerealiseerd worden. In opvolging van de Welzijnswet van 4 augustus 1996 en het uitvoeringsbesluit van 27 maart 1998 dient de werkgever, in overleg met de leden van de hiërarchische lijn en de diensten voor Preventie en Bescheming op het werk, een globaal preventieplan op te stellen voor een termijn van vijf jaar. Dit plan omvat actiepunten op het gebied van arbeidsveiligheid (waarin de brandpreventie in al zijn aspecten absoluut prioritair is), arbeidshygiëne, arbeidsgeneeskunde, ergonomie, psychosociale belasting, de maatregelen van de organisatie inzake leefmilieu, wat betreft hun invloed op de vorige punten. Uit de verslagen van de preventieadviseur blijkt dat in de meeste gebouwen van de VGC, zeker die met een intensief publieksgebruik, een belangrijke inspanning moet geleverd worden op het vlak van de brandpreventie en evacuatie.
Een globaal investeringsbeleid Om de uitgaven voor een meerjarenplanning voor investeringen beheersbaar te houden, moeten enerzijds de behoeften geobjectiveerd worden en anderzijds de effecten van elke investering op een tijdsbalk gezet worden: -
-
-
nieuwe infrastructuur of de uitbouw van bestaande infrastructuur wordt onderworpen aan een objectief behoeftenonderzoek, dat de verwachtingen van de instellingen aftoetst aan de noden van de gebruikers van die instellingen; nieuwe initiatieven worden pas genomen indien uit een tijdsbalk blijkt dat er op het juiste moment de nodige financiële en personele middelen beschikbaar zijn; bij elk nieuw initiatief wordt een volledige analyse gemaakt van alle occasionele en recurrente uitgaven. Een dergelijke analyse moet duidelijk maken of het initiatief financieel haalbaar is.
6
Een efficiënter investeringsbeleid -
-
-
Omwille van transparantie wordt de financiële opvolging van de totale buitengewone begroting gecentraliseerd. Enkel dan kunnen de consequenties van elders genomen engagementen duidelijk ingeschat worden. De ambtenaren belast met de opvolging van infrastuctuurdossiers in de verschillende beleidsdomeinen zullen een pool vormen binnen de directie Gebouwen en Logistiek. In het kader van het personeelsplan en binnen de marges van de begroting zal een beperkte bijkomende omkadering nodig zijn om dit investeringsplan tot een goed einde te brengen. Voor grote dossiers wordt bovendien externe opvolging aangesteld. Op termijn wordt er naar gestreefd om het beheer van het patrimonium via verzelfstandiging efficiënter en daadkrachtiger te maken. Er zal onderzocht worden welke structuur, naar analogie met autonome gemeentebedrijven, hiervoor het meest aangewezen is en op welke manier de band met het algemeen infrastructuurbeleid van de VGC en van de Vlaamse Gemeenschap wordt uitgewerkt.
Co- financiering -
-
-
4.
Diverse beleidsdomeinen stemmen hun investeringsbeleid af op een cofinanciering met diverse Vlaamse infrastuctuurfondsen. Die afstemming is heterogeen en niet steeds duidelijk op een tijdsbalk te merken. In het kader van de implementatie van de 300.000- norm, en het toetsingsinstrument dat hiervoor door Brio ontwikkeld wordt, moet een lange termijnafstemming mogelijk zijn. Gewestelijke programma’s voor sociale stadsontwikkeling bieden mogelijkheden tot financiering. De VGC heeft een vaste vertegenwoordiging in de PCGO’s. Ook Europese investeringsprogramma’s kunnen mogelijkheid bieden tot cofinanciering. Hiervoor zal de Vlaamse Gemeenschapscommissie een beroep doen op zowel de expertise van het Gewestelijk Secretariaat voor Stedelijke Ontwikkeling, als op het toekomstige expertisecentrum Stedenbeleid van de Vlaamse Gemeenschap. Financiële basismiddelen
De orde van grootheid van de middelen beschikbaar voor de jaren 2007 – 2010 kan als volgt bepaald worden: -
reserve binnen het onderwijsfonds middelen uit het stedenfonds verkoop van eigendommen geldmarkten (leningen) dotatie van de Vlaamse Gemeenschap voor de gemeenschapscentra
52,1 miljoen EUR 22,4 miljoen EUR 1,7 miljoen EUR 20,0 miljoen EUR 4,5 miljoen EUR
7
Deze middelen worden aangewend zowel voor de investeringen aan eigen patrimonium als voor het geven van investeringssubsidies. 5.
De structuur van de werkeenheid gebouwen
Deze werkeenheid is vandaag ondergebracht in de directie gebouwen en logistiek. 6.
Lopende grote dossiers
BOUWDOSSIER
AARD VAN HET GEBOUW / BESTEMMING / WERKEN
GC De Pianofabriek
Gemeenschapscentrum Æ verbouwing – voorbouw – fase 2 : Gemeenschapscentrum Æ verbouwing : Gemeenschapscentrum Æ verbouwing : Gemeenschapscentrum Æ uitbreiding & vernieuwing keuken + verbouwing loods tot berging en stookplaats : Gemeenschapscentrum Æ verbouwing bouwvallig pand nr. 80 : Gemeenschapscentrum Æ slopen bestaande bouwvallige gebouwen + polyvalente zaal Æ nieuwbouwproject (equivalent van het gesloopt volume) – conceptfase : Gemeenschapscentrum Æ slopen bouwvallige woningen StJozefstraat en Pastorijstraat Æ nieuwbouwproject (equivalent van het gesloopt volume) - conceptfase : Gemeenschapscentrum Æ verbouwing : Onderwijsinstelling Æ nieuwbouw internaat : Onderwijsinstelling Æ nieuwbouw – renovatie & restauratie – fase 1 (zonder sporthal, inkompaviljoen en
GC De Kroon GC Nekkersdal GC De Zeyp
GC De Kriekelaar GC De Rinck
GC De Vaartkapoen
GC Elzenhof Kasterlinden Elishout-Coovi
parking)
Huis voor het Nederlandstalig Onderwijs Vlaams Communicatiehuis Brussel Bronks
KDV De Zonnebloem
Steunpunt voor Nederlandstalig onderwijs (verbouwing van een kantoorgebouw) Monnaie-house Æ verbouwing en renovatie : Jeugdtheater Æ nieuwbouw theaterzaal + bijhorende logistiek : Kinderdagverblijf
GERAAMDE KOSTPRIJS (werken & studies) 2.468.097,00 EUR* 3.119.904,91 EUR° 3.321.000,00 EUR°
354.001,03 EUR* 590.478,17 EUR*
4.528.846,00 EUR°
3.825.437,00 EUR° 4.847.127,60 EUR° 3.220.009,55 EUR°
27.034.452,97 EUR¨ 3.358.179,96 EUR*
9.705.020,00 EUR°
9.047.957,00 EUR*
8
Æ verbouwen van een burgerhuis met industriële hal tot kinderdagverblijf : KDV Mallemuis Kinderdagverblijf Æ verbouwing & inrichting kinderdagverblijf : Centrum Ten Nude Polyvalente sport- en vrije tijdsinfrastructuur Æ verbouwing van een centrum : Æ speelplaats&spelmateriaal : * betrekkelijk juiste inschatting van de kostprijs (in uitvoering) ¨ actuele inschatting ( nog niet aanbesteed) ° ruwe inschattingen (programma nog niet bepaald)
2.598.072,00 EUR*
1.197.811,51 EUR*
2.794.174,61 EUR* 279.465,96 EUR*
Voorwerp van de opdracht De opdracht van de consultant zal er in bestaan de opstart en de begeleiding van de herstructurering van de werkeenheid gebouwen te verzekeren door middel van: 1. 2.
een doorlichting van de procedures en een voorstel tot remediëring; een doorlichting van de workload en een eraan gekoppeld voorstel van organigram en organisatiestructuur; een onderzoek naar de mogelijkheden van outsourcing en publiek-private samenwerking; de ontwikkeling van een voorstel voor intern/extern projectmanagement voor grote dossiers met het oog op timemanagement en budgetbeheersing; een analyse van de lopende dossiers, zowel de eigen projecten als de investeringsdossiers en een advisering voor de verdere afhandeling.
3. 4. 5.
DEEL 2.
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 Artikel 1.BESTEK – BERICHTEN EN VERBETERDE BERICHTEN – INSCHRIJVINGEN BESCHEIDEN
A.
BESTEK
Op de aanneming zijn de voorschriften van dit bestek van toepassing alsmede, voor zover er door voornoemde bestekken niet wordt van afgeweken, de bepalingen en voorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. Zijn eveneens van toepassing: 9
1.
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
2.
Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.
3.
Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
B.
WIJZE WAAROP DE OVEREENKOMST WORDT GESLOTEN
De overeenkomst wordt gesloten ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. C.
PRIJSBEPALING
De aanneming betreft een opdracht voor een globale prijs die alle prestaties dekt, met inbegrip van alle kosten en zonder mogelijkheid van prijsherziening. De prijzen dienen opgegeven in Euro. Het bedrag van de BTW wordt afzonderlijk vermeld. De inschrijver voegt een gedetailleerde kostprijsberekening toe die aan de opdrachtgever toelaat zich een duidelijk beeld te vormen over de wijze van besteding van de middelen. De inschrijver vermeldt de voorgestelde wijze tot betaling van de geleverde prestaties.
D.
INSCHRIJVINGEN
Het inschrijvingsbiljet en de prijsopgaven moeten worden opgemaakt op het model gevoegd bij het huidig bestek (1 origineel + 1 fotokopie). De inschrijvingen wordt gericht aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie – de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel. De envelop draagt behalve het hoger vermeld adres eveneens OFFERTE CONSULTANCY GEBOUWEN in de linkerbovenhoek. De inschrijving dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. E.
GUNNINGSCRITERIA
Bij de toewijzing van de opdracht zal met de volgende gunningscriteria rekening gehouden worden: 10
1.
De door de consultant voorgestelde methodologie en werkmethode. Meer bepaald wordt een overzicht gevraagd van de werkwijze en de planning. De inschrijver vermeldt op welke periodieke basis verslag zal worden uitgebracht.
2.
De ervaring van de consultant bij doorlichting en herstructurering van werkprocessen en -procedures, samen met de namen van de consulenten die in het kader van een mogelijke opdracht zullen ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht met inbegrip van de curricula vitae waaruit het profiel van de voorgestelde consulenten blijkt.
3.
Indien de inschrijver een beroep wenst te doen op een consultant in onderaanneming zullen alle gegevens zoals gevraagd in punt 2 eveneens meegedeeld worden.
F.
UITVOERINGSTERMIJN
De voorgestelde uitvoeringstermijn bedraagt maximum 65 werkdagen. Binnen de 5 werkdagen na toewijzing van de opdracht zal de consultant een eerste schema van zijn werkzaamheden voorleggen aan de stuurgroep die de opdracht zal begeleiden. Na 30 werkdagen wordt een eerste tussentijds verslag voorgelegd. De uitvoeringstermijn kan indien de opdrachtgever het opportuun vindt met 65 dagen verlengd worden. G.
STUKKEN TE VOEGEN BIJ DE INSCHRIJVING
De inschrijver is verplicht de volgende stukken bij zijn inschrijving te voegen: 1. 2.
het inschrijvingsformulier; al de stukken die worden geëist in het bijzonder bestek (zie E: gunningscriteria).
BELANGRIJKE OPMERKING: De Vlaamse Gemeenschapscommissie behoudt zich het recht voor een onvolledige inschrijving zonder meer te weren bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving.
H.
OPDRACHTGEVER
De opdrachtgever is de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel.
11
I.
GELDIGHEIDSDUUR DER INSCHRIJVINGEN
De bepalingen van artikel 116 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 zijn van toepassing.
J.
KENNISGEVING VAN DE KEUZE VAN DE INSCHRIJVER
De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving. Deze kennisgeving geschiedt bij een aangetekende brief.
K.
EIGENDOM VAN DE STUDIE EN VERTROUWELIJKHEID
De opdrachtgever heeft en behoudt het exclusief eigendomsrecht over de resultaten van de in het kader van onderhavige opdracht uitgevoerde studie. De opdrachtnemer kan op geen enkele wijze over de resultaten beschikken en mag ze onder geen enkele vorm geheel of gedeeltelijk publiceren zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het eindrapport zal ingediend worden in 6 exemplaren. Uitvoeringsregels – het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 Artikel 5, §1. Bedrag van de borgtocht De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, §1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Artikel 5, §3. Borgtochtstelling en bewijs van borgtocht Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, §3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Artikel 9, §1. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt vrijgegeven na ontvangst van het eindrapport. Artikel 15 – Betaling der werken De betalingen geschieden overeenkomstig de voorgestelde betalingswijze door de inschrijver.
12
De betalingen voor de opdracht geschieden slechts tegen voorlegging van een gedagtekende en ondertekende factuur vergezeld van een gedetailleerde staat van prestaties, die zijn inziens, de gevraagde betaling rechtvaardigt. De factuur gestaafd door de gedetailleerde staat van prestaties dient uitsluitend verstuurd te worden naar volgend adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Lombardstraat 41 1000 Brussel
13
INSCHRIJVINGSFORMULIER BIJZONDER BESTEK NR. 2007/ Consultancy voor de opstart en begeleiding van de herstructurering van de directie gebouwen binnen de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
Ondergetekende(n) (Naam en voornamen, hoedanigheid, adres)
Handelend in persoonlijke naam of in naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) + adres:
Tel.:
Fax:
Handelsregister (plaats, nummer):
RSZ-nummer: BTW-nummer:
verbind(t)en zich ertoe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. 2007/Consultancy voor de opstart en begeleiding van de herstructurering van een directie gebouwen binnen de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie mits de som van
in letterschrift ……………………………………………………… EUR, inclusief 21% BTW in cijfers …………………………………………………………… EUR, inclusief 21% BTW A.
BETALINGEN
De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer …………………………… op naam van ………………………………………………………
14
B.
DOORHALINGEN, TOEVOEGINGEN OF WIJZIGINGEN
Alle doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht (zoals de prijzen, de termijnen of methodiek) vormen, moeten ONDERTEKEND worden door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Dit geldt eveneens indien gebruik gemaakt is van correctievloeistof of gelijkaardige correctiemiddelen.
C.
BIJ DEZE INSCHRIJVING ZIJN EVENEENS GEVOEGD:
-
de stukken gedateerd en ondertekend overeenkomstig het bijzonder bestek onder deel II, Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, artikel 1, F.
Gedaan te ………………………………………………….. op ………………………………..
De inschrijver(s), Gezien om gevoegd te worden bij collegebesluit nr. 06/540 van 22 december 2006 houdende de goedkeuring van het bestek voor de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor consultancy voor de opstart en begeleiding van de herstructurering van de directie gebouwen binnen de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Collegeleden,
Brigitte GROUWELS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL
15
16
