Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Ontwikkelen van de website

BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het ontwikkelen van de website www.vgc.be

OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN BESTEK NR. DLA/COM/13. 02 Onderhandelingsprocedure VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE zonder bekendmaking DIENSTEN VAN DEvan LEIDEND Ontwikkelen de AMBTENAAR website www.vgc.be COMMUNICATIE, MEDIA EN ICT

INHOUDSTAFEL DEEL 1: Administratief gedeelte 1.1. Algemene bepalingen 1.2. Administratieve voorschriften A. Plaatsing van de opdracht B. Uitvoering van de opdracht DEEL 2: Technische voorschriften 2.1. Vernieuwing van vgc.be 2.2.Ontwikkeling van een nieuwe corporate website 2.3. Planning 2.4. Algemene kenmerken nieuwe website 2.5. Taken, documenten en overlegmomenten 2.6. Eisen en voorwaarden met betrekking tot de uitvoering 2.7. Eisen betreffende maatwerk en projectaanpak 2.8. Eisen betreffende onderhoud 2.9. Functionele en technische eisen

BIJLAGE I. KENMERKEN VAN DE TE REALISEREN WEBSITES BIJLAGE II. OFFERTEFORMULIER EN INLICHTINGENBLAD

2

DEEL 1: ADMINISTRATIEF GEDEELTE 1.1. ALGEMENE BEPALINGEN 1.1.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. 2. De volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Diensten Leidend Ambtenaar Communicatie, Media en ICT Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd. Bijkomende inlichtingen betreffende de opdracht kunnen worden opgevraagd via het volgende emailadres: [email protected] 1.1.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht betreft de technische ontwikkeling van een nieuwe website voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie ( www.vgc.be) – CPV-code: 72000000-5. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De te leveren diensten worden gedetailleerd beschreven in deel 2 van dit bijzonder bestek: technische voorschriften en in BIJLAGE I (kenmerken van de te realiseren websites). 1.1.3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1°, a van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. 1.1.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:  Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);  Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);  Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering). 1.1.5. TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN 3

 

Onderhavig bestek nr. DLA/COM/13.02 met de bijlagen De goedgekeurde offerte

1.1.6. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE

BEPALINGEN

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 1.1.7. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn: - 154; er wordt afgeweken van dit artikel inzake de boetes voor laattijdige uitvoering in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boetes per kalenderdag en van het maximum percentage van de boetes berekend op de waarde van de diensten wegens het belangrijk nadeel voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie die de laattijdige uitvoering van de diensten met zich meebrengt. 1.2. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT A.1. RSZ-VERPLICHTINGEN (ART. 61, §1 & §2,5° EN 62 KB PLAATSING) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61, §1 & §2,5°. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2. A.2. MODALITEITEN A.2.1. PERCELEN (ART. 11 KB PLAATSING) Deze opdracht bestaat uit 1 perceel. A.2.2. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is verboden. A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1. OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES De offertes moeten uiterlijk op vrijdag 30 augustus 2013, voor 14 u, ingediend worden. Ofwel:  

4

via de post, de poststempel geldt als bewijs voor de verzendingsdatum door persoonlijke neerlegging bij de aanbestedende overheid (Vlaamse Gemeenschapscommissie, Administratiehuis Renaissance, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel).

Op deze omslag moeten de volgende vermeldingen worden aangebracht:  de volledige identiteit van de aanbestedende overheid;  het referentienummer van het bestek; De inschrijver moet de offerte in een definitief gesloten envelop steken en daarop in grote drukletters vermelden: OFFERTE – NIET OPENEN. A.3.2. VORM EN INHOUD OFFERTE De offerte moet ingevuld worden op het formulier dat zich achteraan in dit bestek bevindt. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als die op de een of andere bijlage in de offerte vermeld zijn. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen. De offerte wordt in 3 exemplaren ingediend. Daarnaast wordt één digitale kopie op een usb-stick bezorgd. De digitale versie moet exact dezelfde structuur en inhoudhebben als de papieren versie. Hierna volgt een overzicht van alle documenten die bij de offerte moeten gevoegd worden: Tab blad 1

Omschrijving

2

Document met eisen en voorwaarden, vragen en wensen uit het bestek Deel II van dit lastenboek bevat de technische voorschriften. Daarin zijn reeksen voorwaarden, eisen, wensen en vragen schematisch opgenomen. Vul deel II volledig in en voeg het als bijlage bij uw offerte.

3

Plan van aanpak Het plan van aanpak moet minimaal de volgende onderdelen bevatten:  Projectplanning Gedetailleerde planning van de werkzaamheden die tijdens de duur van het project uitgevoerd zullen worden, met de vooropgestelde mijlpalen: opleveringen, valideringen door de VGC, testen, correctieve acties, projectopvolgingsvergaderingen, opleidingssessies, enzovoort De mijlpalen zijn te vinden in deel II (‘Technische voorschriften’).

Offerteformulier Voeg achter tabblad 1 een volledig ingevuld offerteformulier toe. De opmaak van dat offerteformulier mag u niet veranderen. Als u die opmaak toch verandert, dan wordt de offerte onvergelijkbaar. Met die offerte kan dan geen rekening meer gehouden worden.



5

Doel: aftoetsen haalbaarheid voorgestelde planning, evaluatie ingebouwde veiligheidsmechanismen om de deadline te halen …

Projectteam Gedetailleerde beschrijving van het projectteam dat de coördinatie en de uitvoering van de werkzaamheden zal doen, met vermelding van hun ervaring en rol/profiel, inclusief back-upmedewerkers. Voeg voor alle leden van het projectteam en voor alle back-upmedewerkers een curriculum vitae toe. Geef voor alle leden van het projectteam en voor alle back-upmedewerkers ook 3 referenties aan: projecten die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Voeg voor elke referentie een projectfiche toe te voegen alsook de url waarop de website bekeken kan worden.



Projectmanagement: Gedetailleerde beschrijving van de coördinatie die voor dit project voorgesteld wordt, met een omschrijving van de manier waarop de communicatie met de klant verloopt, informatie over de bereikbaarheid van de projectmanager, informatie over reactiviteit in geval van vragen of problemen met werkzaamheden die aan de gang zijn of die al uitgevoerd zijn enzovoort.



Risicoanalyse en -beheer: Gedetailleerde beschrijving van de risicoanalyse die uitgevoerd werd en de maatregelen die getroffen zullen worden om deze risico’s te beheren. Dit onderdeel moet de VGC alle nodige garanties geven dat het project binnen de voorziene projecttermijn uitgevoerd zal worden en volledig zal beantwoorden aan de vooropgestelde specificaties.



Technische methodologie Gedetailleerde beschrijving van de uitvoering van de verschillende projecttaken, zoals vermeld in de projectplanning, inclusief support en opleiding. Deze methodologie moet onder meer in detail beschrijven wat de technische aanpak zal zijn voor elk van de uit te voeren projecttaken, hoe de website geconfigureerd zal worden binnen Drupal, welke test- en kwaliteitsprocedures er voorzien worden, welke onderdelen van de website out-of-the-box geïmplementeerd kunnen worden en welke onderdelen maatwerk zijn. Als het gaat om maatwerk, geef dan ook aan waarom maatwerk noodzakelijk is en hoe het zal worden geïmplementeerd.

A.3.3. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. A.3.4. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van zestig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. A.4. PRIJS A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs. Het voorziene budget bedraagt maximum 80.000 EUR exclusief btw. A.4.2. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. A.4.3. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. 6

De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. A.5. OVERZICHT PROCEDURE - GUNNINGSCRITERIA A.5.1. OVERZICHT PROCEDURE In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de administratieve regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. De administratief regelmatige offertes zullen in een tweede fase op inhoudelijk vlak worden onderzocht door een evaluatiecommissie. Dit onderzoek heeft tot doel een shortlist samen te stellen van inschrijvers waarmede onderhandelingen zullen worden gevoerd. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een gewijzigde offerte indienen of bijkomende stukken bij hun offerte voegen. Na het afsluiten van de onderhandelingen, zullen de definitieve versies van de offertes worden getoetst aan de gunningcriteria. De inschrijver met de economisch voordeligste offerte (dus deze die het best scoort op basis van de hieronder vermelde gunningcriteria) zal voor deze opdracht als dienstverlener worden aangeduid. A.5.2. GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING) De gunningscriteria zijn:  kwaliteit van het aanbod, de dienstverlening en de kwalificaties van het project team – 70 %  de prijs – 30 % De quotaties voor de 2 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: -

Evaluatie van gunningscriterium 1: kwaliteit De score kwaliteit wordt opgebouwd uit de verschillende deelaspecten als benoemd in onderstaande tabel. Op elk deelaspect is een score van 0 t/m 10 punten te behalen. Na toepassing van de wegingsfactoren is de totaalscore op ‘kwaliteit’ in het bereik 0 t/m 10 punten. Aspecten 1. Plan van aanpak a) Project planning b) Project team c) Project management d) Risicoanalyse- en beheer e) Technische methodologie 2. Specifieke eisen, vragen en wensen van het lastenboek a) Onderhoud en dienstverlening na oplevering b) Functionele en technische specificaties

Weging 40%

Subweging

60 % 30% 70%

Eindbeoordeling Kwaliteit Ten behoeve van de eindwaardering van inschrijvers op het gunningscriterium 'Kwaliteit' zal de hoogste gewogen totaalscore een waardering van 10 punten krijgen. De eindwaarderingen van de overige inschrijvers zullen hieraan pro rata worden gerelateerd (normalisatie van de kwaliteitscore). 7

-

Evaluatie van gunningscriterium 2: prijs Ten behoeve van de eindwaardering van inschrijvers op het gunningscriterium Prijs zal de hoogste gewogen totaalscore een waardering van 10 punten krijgen. De eindwaarderingen van de overige inschrijvers zullen hieraan pro rata worden gerelateerd (normalisatie van de prijsscore).

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) De uitvoeringstermijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de leverancier de kennisgeving van de sluiting van de opdracht heeft ontvangen en bedraagt 4,5 maanden. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd op 10 februari 2014. De garantieperiode van 12 maanden maakt geen deel uit van de uitvoeringstermijn. B.1.2. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) De leidende ambtenaar, bedoeld in artikel 11 van het KB van 14 januari 2013, is de heer Erik Hulsbosch, deskundige-coördinator Communicatie, Media en ICT. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen; f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. B.1.3. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) b)

Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder btw. De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

c)

d) 8

Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. . De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de voorlopige oplevering.

B.2. BETALINGEN B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) De diensten worden in globo betaald na de voorlopige oplevering. B.2.2. PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) De dienstverlener zendt de factuur (in één exemplaar) en het proces-verbaal van voorlopige oplevering (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat. B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING) In afwijking van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wordt de boete wegens laattijdige uitvoering van de diensten vastgesteld op 0,5 % per kalenderdag met een maximum van 10 % van het bedrag van de uitgevoerde diensten. Er wordt afgeweken van de bepalingen van artikel 154 inzake de boetes wegens laattijdige uitvoering van de diensten wegens het belangrijk nadeel voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie die de laattijdige uitvoering van de diensten met zich meebrengt. B.4.2. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Brussel, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. B.5. KEURINGEN EN OPLEVERING B.5.1. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER (ART.

152 EN 153 KB UITVOERING)

De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden

9

herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico’s van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. B.5.2. OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING) Bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. De aanbestedende overheid kan gedurende de waarborgtermijn van één jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats, van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. De definitieve oplevering: na een waarborgperiode van 12 maanden volgt een definitieve acceptatie door de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

10

DEEL 2: TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 2.1. Vernieuwing van vgc.be 2.1.1. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een instelling met rechtspersoonlijkheid. Ze werd opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen (artikel 60 e.v.), de zogenaamde “Brusselwet”. De VGC is bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden (welzijn en gezondheidszorg) materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Ze heeft voor deze gemeenschapsaangelegenheden de bevoegdheid van inrichtende macht. De VGC is enkel bevoegd voor instellingen die uitsluitend ressorteren onder de Vlaamse Gemeenschap. Niet voor personen, want de Brusselaars kunnen immers nooit verplicht worden een keuze te maken tussen één van beide gemeenschappen om in aanmerking te komen voor de diensten van deze gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap houdt toezicht op de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De voorbije bestuursperiodes werd de wettelijke opdracht van de VGC inhoudelijk vertaald in de hiernavolgende missie:

“De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid en dit alles aangestuurd vanuit Nederlandstalig perspectief. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.” 2.1.2. De huidige website (vgc.be) De website van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, bereikbaar via www.vgc.be, werd in 2004 conceptueel uitgewerkt en ging in 2005 in productie. Het is het belangrijkste digitale communicatiekanaal van de VGC. Sinds het online gaan werd de website technisch en structureel niet fundamenteel aangepast. Een grondige vernieuwing van deze bijna 10 jaar oude website is dan ook dringend aan de orde. Tijdens de voorbereiding van de vernieuwing van de website van de VGC werden volgende initiatieven genomen:

  

analyse van de huidige website om de primaire knelpunten te bepalen; analyse van de bezoekersstatistieken om de vaakst geconsulteerde inhoud op te lijsten; bevragingen (met de bevoegde kabinetten, de aanspreekpunten van de verschillende VGC-

directies, vertegenwoordigers van het middenveld en burgers) om de noden en wensen voor de vernieuwde website in kaart te brengen;

11

 

SWOT-analyse (stakeholdersbevraging, overleg met directies en entiteiten, doorlichting

communicatieproducten VGC, doorlichting beleidsdocumenten) om een overzicht op te stellen van de voornaamste sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten van/voor vgc.be

onderzoek naar de gekendheid en het imago van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (uitgevoerd door een extern marktonderzoekbureau)

De resultaten van deze initiatieven leidden tot een concreet voorstel voor de vernieuwing van de huidige website. De nieuwe informatiearchitectuur en een reeks representatieve wireframes zijn te vinden in bijlage. 2.1.3. Themasites De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft themasites laten ontwikkelen bestemd voor specifieke doelgroepen. Het gaat specifiek over:

   

cultuurcentrumbrussel.be (online sinds 18/12/2012) brusselbazaar.be (online sinds 20/02/2013) onderwijsinbrussel.be (vernieuwde versie nog niet online) opgroeieninbrussel.be (nog niet online)

In de nabije toekomst wordt dit aanbod nog uitgebreid, onder andere met een themasite rond sport. Deze sites hebben een specifieke positionering ten aanzien van vgc.be en zijn in het kader van deze opdracht één van de informatiebronnen voor de vernieuwde VGC-website. 2.1.4. Webstatistieken De VGC gebruikt Google Analytics voor de registratie en analyse van bezoekersstatistieken. In 2012 bezochten 118.290 unieke bezoekers vgc.be (= gemiddeld 323 unieke bezoekers per dag). Er werden 204.519 bezoeken geregistreerd en in totaal werden 1.043.735 pagina’s bekeken. De gemiddelde bezoekduur bedroeg 3 min. 05 sec. Per bezoek werden gemiddeld 5 pagina’s bekeken en het bouncepercentage lag vrij laag (onder de 40%). We verwachten voor de vernieuwde vgc.be dat het aantal geregistreerde bezoeken met zo’n 25 à 50% zal stijgen. 2.2. Ontwikkeling van een nieuwe corporate website 2.2.1. Inleiding Deze offerteaanvraag handelt over de technische ontwikkeling en oplevering van een nieuwe corporate website voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, gevolgd door een garantieperiode. De nieuwe website zal de huidige vervangen op het webadres www.vgc.be. De opdracht omvat Fase 1 van het vernieuwingsproces: de ontwikkeling van een informatieve website met beperkte interactiviteit. De ontwikkeling van een uitgebreider aanbod aan interactieve toepassingen zal het onderwerp vormen van een volgende fase. De nieuwe website moet in Drupal 7 ontwikkeld worden, hetzelfde platform dat voor de themasites gebruikt wordt. 12

De VGC zoekt hiervoor een webontwikkelaar die een zeer ruime en aantoonbare ervaring heeft met Drupal 7 en sterke garanties kan bieden op het vlak van:

             

gebruiksvriendelijkheid (front en back end) webtoegankelijkheid (front end) zoekmachineoptimalisatie (front end) respect voor webstandaarden (front end) bedrijfsinterne kwaliteitsprocedures een flexibel en performant issue tracking systeem oog voor detail (esthetisch, grafisch, technisch, functioneel) meedenken met de opdrachtgever, zin voor initiatief innoverende ideeën beschikbaarheid technische flexibiliteit en performantie kwaliteitsvolle en gedetailleerde documentatie reactiviteit op het vlak van support en communicatie met de aanbestedende overheid (vergaderverzoeken, e-mails …)

beschikbaarheid en reactiviteit tijdens de garantieperiode

De vernieuwde VGC-website zal bij Anysurfer aangemeld worden voor het behalen van het Anysurferlabel. Het voldoen aan de Anysurfernormen is een absolute vereiste. De nieuwe website wordt intern gehost op de VGC en moet uiterlijk einde januari 2014 voorlopig opgeleverd worden. 2.2.2. Communicatieconcept Doelgroepen De doelgroepen van www.vgc.be zijn de doelgroepen van het beleid van de VGC: - rechtstreeks belanghebbenden o inwoners (kiezers); o Nederlandstalige organisaties in het Brusselse gewest (en hun personeelsleden). o gebruikers van Brussel; - onrechtstreeks belanghebbenden: o andere overheden (en hun personeelsleden). o samenwerkende partners (en hun personeelsleden). Inhouden “Overheidsinformatie van de VGC ” is de noemer: - beleid; - administratie; - dienstverlening; - operationele projecten. Doelstellingen -

-

13

inhoudelijk: o op niveau van het beleidsproces: de burger betrekken bij en informeren over de VGC en haar beleid; o op niveau van de participatie aan de beleidsproducten: actief informeren over het aanbod (subsidies, producten, diensten); functioneel: o het optimaliseren van de externe communicatie en de interactie;

de website “vgc.be” als katalysator voor overheidsinformatie en interactie aanwenden (binnen een geïntegreerde communicatiewerking). gewenste effecten: o kennis: de doelgroepen kennen de VGC: de organisatie (identiteit en imago), de beleidskeuzes, de subsidie- en ondersteuningsmogelijkheden, het operationeel aanbod o attitude: de doelgroepen waarderen de VGC in haar diverse aspecten o gedrag: de doelgroepen geven inbreng en feedback op beleidsniveau en maken gebruik van ondersteuningsmogelijkheden en operationeel aanbod o

-

Pijlers van de vernieuwde website



  

Er komt een communicatie in 3 lagen:

1. Voor iedereen toegankelijk/begrijpbaar 2. Voor specifieke doelgroepen 3. Voor een gespecialiseerd publiek

De nadruk wordt gelegd op wat de VGC zelf doet: resultaatgericht, via haar beleid, aanbod en ondersteuning.

De nieuwe informatiearchitectuur is taakgericht: bezoekers hebben concrete doelen bij het bezoeken van vgc.be.

De gebruiker staat permanent centraal.

2.3. Planning 2.3.1. Start operationele activiteiten De operationele activiteiten starten op maandag 23 september 2013 . 2.3.2. Mijlpalen De Inschrijver moet rekening houden met de volgende mijlpalen:

    

half november 2013: de website is volledig geconfigureerd en de eerste testperiode (op basis van voorlopige inhoud) start

half december 2013: eerste acceptatie (na correcties voortvloeiend uit de eerste testperiode) en transfer naar de productieomgeving van de VGC

half januari 2014: tweede testperiode (op basis van definitieve inhoud) start eind januari 2014: voorlopige oplevering en start garantieperiode eind januari 2015: definitieve oplevering

2.4. Algemene kenmerken nieuwe website 2.4.1. Grafisch ontwerp Er wordt een nieuw grafisch ontwerp voor vgc.be ontwikkeld, op basis van het 960 grid system (http://960.gs/). De geselecteerde webontwikkelaar ontvangt bij de start van de opdracht:

 

alle grafische elementen die noodzakelijk zijn voor de Drupal theming en de ontwikkeling van de website, inclusief een collectie iconen

gedetailleerde instructies over kleurgebruik, typografie, afmetingen, enz.

2.4.2.ICT-omgeving: ontwikkeling en hosting De ontwikkeling van de website moet gebeuren op de servers van de ontwikkelaar. 14

De VGC krijgt een beveiligde, permanente en performante toegang tot een testomgeving zodat testen vlot en efficiënt kunnen gebeuren. Half december installeert de ontwikkelaar de volledige website op de productieomgeving. Dit wil zeggen op de servers van de ICT-Dienst van de VGC. Vanaf dat ogenblik synchroniseert de ontwikkelaar wekelijks de 2 omgevingen (overdracht wijzigingen van test- naar productieomgeving). De testomgeving van de ontwikkelaar moet tot aan het eind van de garantieperiode beschikbaar blijven voor het valideren van bug fixes. 2.4.3. Inhoud De inhoud van de huidige website wordt volledig herschreven, er wordt geen automatische migratie gepland van bestaande content. Op de nieuwe website wordt zowel inhoud getoond die rechtstreeks in het CMS is ingebracht (met behulp van de Drupal GUI) als onrechtstreeks (gegevens aangebracht via interfaces). De interface gegevens worden aangeleverd door interne VGC databronnen en dienen de mogelijkheid te hebben om in Drupal gegevens te lezen, nieuwe gegevens aan te leveren, bestaande gegevens aan te passen en bestaande gegevens te verwijderen voor enkelvoudige gegevens (= singleton CRUD). Bestaande oplossingen doen dit reeds via RESTful Web Services/JSON met NodeId als identificatie (dit is een standaard, actief onderhouden module van Drupal). De oplossing dient een aantal services te onderhouden namelijk, contactgegevens, activiteiten en collegebesluiten. De gegevens komen uit een databank of zijn documenten. Het resultaat van deze gegevens kan op verschillende pagina’s komen zoals beschreven in de wireframes. Er moet eveneens een mogelijkheid bestaan om het resultaat van meerdere CRUD operaties te controleren. Dit kan door het definiëren van een view met parameters (zoekfunctie) die de resultaten beschikbaar stelt via een interface (zelfde principe als het singleton lezen via NodeId, maar nu via view name) of via een zoekpagina met zoekresultaten. De zoekmogelijkheden moeten minimaal toelaten op de volledige naam te zoeken of een deel ervan en bijkomend voor activiteiten op een begindatum en einddatum. 2.4.4. Meertaligheid De website moet als een volwaardige meertalige site gebouwd worden met als hoofdtaal het Nederlands. Een deel van de inhoud wordt ook in het Frans en het Engels aangeboden. Het gaat specifiek over algemene informatie over de Vlaamse Gemeenschapscommissie. 2.4.5.Mobiele versie De ontwikkeling van een mobiele versie van vgc.be is geen onderdeel van deze opdracht. Dat wordt het onderwerp van een toekomstig project. De VGC stelt wel als voorwaarde dat de website perfect bruikbaar is op tablet pc’s. 2.5. Taken, documenten en overlegmomenten 2.5.1. Taken De opdracht omvat de volgende taken: A. De configuratie van een testomgeving (server webontwikkelaar) B. Het bepalen en vastleggen van alle technische en functionele vereisten en keuzes 15

C. De ontwikkeling van een nieuw (of de aanpassing van een bestaand) Drupal theme op basis van een aangeleverd grafisch ontwerp D. De bouw van een nieuwe corporate website voor vgc.be volgens de overeengekomen specificaties (incl. configuratie, parametrering en uitbouw van het framework) E. De ontwikkeling van een nieuwsbrief voor de site (incl. beheer- en verzendingssysteem) F. De configuratie van de Drupal back office G. De installatie van de “website in ontwikkeling” binnen de testomgeving (regelmatige updates) H. De installatie/configuratie van de afgewerkte website op de productieomgeving (binnen de VGC) I. De regelmatige synchronisatie van de test- en productieomgeving J. Het verzorgen van 2 opleidingssessies (intern op de VGC):





1 opleidingssessie voor webmasters en ICT beheerders (max. 5 personen)

Webmasters moeten in staat zijn om de nieuwe website volledig zelfstandig te beheren en aan te passen/uit te breiden, in de ruimste zin van het woord. En nieuwe of afgeleide websites te ontwikkelen op basis van het toegepaste grafische concept. ICT beheerders moeten in staat zijn om de technische omgeving volledig zelfstandig te beheren en aan te passen/uit te breiden, in de ruimste zin van het woord.

1

opleidingssessie

voor

web(hoofd)redacteurs

(max.

10

personen)

De web(hoofd)redacteurs moeten in staat zijn om de webpagina’s te beheren (aanmaken, verwijderen) en om de inhoud van deze pagina’s aan te passen, binnen het kader van de interne webredactieregels. K. Het verlenen van technische support tijdens de garantieperiode De volgende taken behoren niet tot deze opdracht:

   

Webredactie Taalrevisie Vertalingen Ontwikkeling van een specifieke mobiele versie

2.5.2. Documenten De opdracht omvat de volgende documenten: A. Gedetailleerde technische en functionele documentatie over de bouw, structuur en werking (incl. onderhoud) van de nieuwe website B. Testrapport waaruit blijkt dat de website conform de geldende W3C webstandaarden en AnySurferrichtlijnen ontwikkeld werd C. Opstellen van een testrapport waarin de gedetailleerde resultaten van de technische performance en compatibiliteitstesten opgenomen worden D. Opstellen van gedetailleerde technische documentatie ten behoeve van de dienst Communicatie, Media en ICT E. Opstellen van een gedetailleerde handleiding ten behoeve van de web(hoofd)redacteurs (als ondersteuning voor hun opleidingssessie) F. (wekelijks door te geven) Voortgangsrapport: een overzicht van de uitgevoerde taken tijdens de voorbije week, de planning voor de komende week, eventuele incidenten die zich voordeden, wijzigingen t.a.v. de oorspronkelijke planning, correctieve acties, enz. 2.5.3. Overlegmomenten De opdracht omvat, minimaal, de volgende overlegmomenten (deze vinden plaats in het administratiehuis van de VGC in Brussel): A. Opstartvergadering. Tijdens dit eenmalig overleg:

   

16

stelt de Vlaamse Gemeenschapscommissie het project voor stelt de webontwikkelaar zijn plan van aanpak voor wordt de planning besproken worden er praktische afspraken gemaakt over:  de agenda voor de volgende overlegmomenten;  de bilaterale communicatie;

 de projectopvolging;  de organisatie van/procedures voor de testperioden;  enz.

B. Opvolgingsvergaderingen. Tijdens dit wekelijks overleg wordt de voortgang van het project bilateraal besproken. C. Stuurgroepvergaderingen. Op de stuurgroepvergaderingen worden de fundamentele beslissingen ivm het project (uitgangspunten, scope, budget, mijlpalen, acceptatie en oplevering, …) behandeld. D. Afsluitingsvergadering. Tijdens dit eenmalig overleg:

 

worden het volledige project en de samenwerking geëvalueerd worden er praktische afspraken gemaakt over de projectopvolging tijdens de afgesproken garantieperiode

Aan de inschrijvers wordt gevraagd om op basis van de in dit document en de bijlage beschreven specificaties een offerte uit te brengen. De inschrijver houdt hierbij rekening met:

 

de specificaties en modellen die toegevoegd werden in bijlage 1 - “Kenmerken van de te realiseren website”.

een onderhouds- en garantieperiode die aangewend zal worden voor het kosteloos oplossen, door

de ontwikkelaar, van technische fouten, onvolkomenheden of niet gerespecteerde criteria met betrekking tot het design, de functionaliteiten, de technische performantie/stabiliteit en/of de gevraagde conformiteitseisen of voor het uitvoeren van noodzakelijke en/of nuttige software updates. 2.6. Eisen en voorwaarden met betrekking tot de uitvoering

De inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

In dit hoofdstuk staan eisen en voorwaarden met betrekking tot de te ontwikkelen website. Deze uitgangspunten gelden als minimumeisen. Aandacht! Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende overheid van verdere evaluatie uitgesloten worden. Toelichting Vw

Voorwaarde

E

Eis

Akkoord

Ja Nee

17

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat. Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen. Als u Ja antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel voldoet aan de gestelde eis. Als u Nee antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel niet voldoet aan de gestelde eis.

Algemene eisen en voorwaarden Vw

Omschrijving eis

E

10

Na de voorlopige oplevering verkrijgt de VGC de beschikking over de broncode van alle scripts die op maat ontwikkeld werden en over de te produceren documentatie. Toelichting: De voorlopige oplevering is de oplevering van de volledig afgewerkte website, inclusief het volledig afgewerkt hebben van eventuele resterende correctieve acties voortvloeiend uit een voorgaande acceptatietesten. De voorlopige oplevering dient plaats te vinden uiterlijk einde januari 2014.

E

20

Na de definitieve oplevering verkrijgt de VGC alle rechten betreffende het (intellectueel) eigendom op deze onderdelen. Toelichting: De definitieve oplevering is de definitieve acceptatie en aanvaarding van de website door de VGC. Deze gebeurt op het eind van de overeengekomen garantieperiode die 12 opeenvolgende kalendermaanden duurt, te rekenen vanaf de dag volgend op de formele acceptatie van de voorlopige oplevering. Indien de VGC niet de volledige toegang krijgt tot de broncode van de in voorwaarde 10 vermelde scripts dan dient de Inschrijver voor eigen rekening gebruik te maken van een broncode escrowregeling en ervoor te zorgen dat de VGC er vrije toegang toe heeft.

Akkoord (Ja/Nee)

E

E Prijzen en tarieven Vw

Omschrijving eis

E

10

De opgegeven prijzen en tarieven voor de te bouwen en leveren website dienen vast te zijn tot aan het eind van de garantieperiode (= 12 opeenvolgende kalendermaanden te rekenen vanaf de dag volgend op de formele acceptatie van de voorlopige oplevering ). Deze prijs bevat alle kosten die verbonden zijn aan de uitvoering van de opdracht, inclusief de garantieperiode. De Inschrijver verklaart de totstandkoming van deze prijs door middel van een transparante begroting. Voor het door de Inschrijver in te zetten personeel dient een opgave te worden verstrekt van de tariefstelling (per uur en per dag) per profiel.

E

20

Akkoord (Ja/Nee)

E

Projectorganisatie Vw

Omschrijving eis

E

10

Binnen de projectorganisatie gelden volgende definities: 1) De VGC is de grootste belanghebber bij het projectresultaat. De VGC is tevens budgethouder en voorzitter van de Stuurgroep. 2) De vertegenwoordiger van de Inschrijver is een vertegenwoordiger van het management van de Inschrijver. Hij is bevoegd om overeenkomsten aan te gaan en om medewerkers aan het project toe te wijzen.

E

18

Akkoord (Ja/Nee)

3) De projectmanager (PM) is een vertegenwoordiger van de VGC

4)

5)

6) 7)

die de andere projectmedewerkers van de VGC aanstuurt, contacten onderhoudt met de projectleider van de Inschrijver en verantwoording aflegt aan de Stuurgroep. De projectleider (PL) is een medewerker van de Inschrijver die de andere medewerkers van de Inschrijver aanstuurt, contacten onderhoudt met en verantwoording aflegt aan de projectmanager van de VGC. De VGC stelt de Stuurgroep samen. Deze bestaat minstens uit:  de verantwoordelijke ambtenaar van de VGC  de projectmanager van de VGC  de projectleider van de Inschrijver De Inschrijver heeft als organisatie de verantwoordelijkheid op zich genomen om de door de VGC gewenste website te realiseren. Het project is een samenwerkingsverband waarin op basis van een overeenkomst tussen de VGC en de Inschrijver het in de projectopdracht overeengekomen resultaat binnen de overeengekomen randvoorwaarden wordt gerealiseerd.

20

Om aan de vooropgestelde planning te kunnen voldoen geldt ten aanzien van de Inschrijver dat deze voldoende personen en middelen vrijmaakt om een vlekkeloze realisatie van het project te kunnen waarborgen, met inbegrip van voldoende back-upmaatregelen.

E

30

Conflicten die voortvloeien uit onduidelijkheden over de projectopdracht kunnen in een uitzonderlijk projectoverleg behandeld worden. Dit overleg bestaat minimaal uit één vertegenwoordiger van de VGC (PM) en de Inschrijver (PL) zodat de lopende werkzaamheden niet verstoord worden. De uitkomst van dit overleg wordt voorgelegd aan de Stuurgroep.

E

40

De projectopvolgingsvergaderingen waarin minimaal de PM en de PL zitting hebben dienen ervoor te zorgen dat de voortgang van de werkzaamheden nauwgezet opgevolgd kunnen worden en dat eventuele afwijkingen in de planning meteen besproken en aangepakt kunnen worden. Dit overlegmoment dient minimaal 1 keer per week plaats te vinden binnen de gebouwen van de VGC.

E

Tussentijdse opleveringen en acceptatietesten Vw

Omschrijving eis

E

10

Tussentijdse opleveringen en acceptatietesten De partijen komen overeen dat er tussentijdse opleveringen gebeuren voor de voorlopige oplevering van de website. Deze tussentijdse opleveringen worden telkens gevolgd door een acceptatietest, uitgevoerd door de VGC.

E

Beide partijen maken uiterlijk 20 werkdagen voor een tussentijdse oplevering plaatsvindt, in onderling overleg, afspraken ten aanzien van het doel, de opzet, de werkwijze, de duur en de planning van de acceptatietest. Deze afspraken worden vastgelegd in een testplan. Het testplan bevat alle relevante informatie die de VGC nodig heeft om de acceptatietest vlekkeloos uit te kunnen voeren. 19

Akkoord (Ja/Nee)

De VGC organiseert de acceptatietest binnen de 3 werkdagen volgend op de dag van de tussentijdse oplevering en het formele sein van de Inschrijver dat de installatie geslaagd was en de test in optimale omstandigheden en volgens het testplan kan doorgaan. De Inschrijver dient minstens 15 werkdagen voor de geplande datum van de tussentijdse oplevering alle documentatie die nodig is om de acceptatietest vlekkeloos te kunnen uitvoeren, aan de VGC over te maken, met inbegrip van het testplan. De acceptatietesten hebben betrekking op het geheel van de website, inclusief de onderdelen die via maatwerk toegevoegd werden. De VGC kan, in uitzonderlijke gevallen, verlangen dat delen van de in ontwikkeling zijnde website afzonderlijk getest worden, los van een tussentijdse oplevering van de gehele website. 20

Werkzaamheden Inschrijver voor Acceptatietesten

E

Indien voor de uitvoering van een acceptatietest de medewerking van de Inschrijver vereist is, of de Inschrijver specifieke werkzaamheden dient te verrichten, dan moeten de kosten van deze medewerking inbegrepen zijn in de totaalprijs van de offerte. 30

Acceptatietestverslag

E

Binnen de 3 werkdagen nadat een acceptatietest heeft plaatsgevonden wordt door de Inschrijver een acceptatietestverslag opgesteld. Dit wordt door beide partijen gedateerd en ondertekend. In dit verslag worden de eventuele gebreken vastgelegd die de website (of een deel ervan) tijdens de acceptatietest vertoonde en of de website (of een deel van) door de VGC is goedgekeurd (“geaccepteerd”), dan wel is afgekeurd (“niet geaccepteerd”). Gebreken die uit de acceptatietest blijken, worden ondergebracht in de volgende categorieën: a) Blocking issues Gebreken die het gebruik van de website onmogelijk maken of een zodanig nadelige invloed op (een deel van) de website hebben dat het normale gebruik ervan in ernstige mate wordt verstoord; b) Major issues Gebreken die het gebruik van de website als geheel, of essentiële functies daarvan, niet onmogelijk maken, maar die dat gebruik wel nadelig beïnvloeden; c) Minor issues De overige gebreken die het gebruik van (een deel van) de website slechts in lichte mate beïnvloeden. 40

Oplostijd gebreken a)- en b)-categorie Acceptatie Indien bij de acceptatietest gebreken van de a)- en/of b)-categorie naar voren komen dan herstelt de Inschrijver deze gebreken binnen de 10 werkdagen na ondertekening van het acceptatietestverslag en stelt de Inschrijver de website opnieuw ter beschikking van de VGC voor een globale hertest.

20

E

De VGC kan aan de Inschrijver voor bepaalde gebreken van de a)- en/of b)-categorie een langere hersteltermijn verlenen. 50

Oplostijd gebreken c)-categorie Acceptatie

E

Gebreken van de c)-categorie zijn voor de VGC geen reden om de website niet te accepteren. Zulke gebreken worden door de Inschrijver zo spoedig mogelijk opgelost, in ieder geval voor het online gaan van de website. 60

Herkansing Acceptatie Indien de VGC (een deel van) de website niet heeft geaccepteerd bij de eerste uitvoering van een acceptatietest als bedoeld onder voorwaarde 10, dan wordt uiterlijk binnen 10 werkdagen na de datum waarop het acceptatietestverslag als bedoeld onder voorwaarde 30 is ondertekend, de acceptatietest herhaald door de VGC. In het acceptatietestverslag dat van deze herhaalde acceptatietest wordt opgemaakt wordt vastgelegd of de in het vorige acceptatietestverslag opgenomen gebreken zijn verholpen, of nieuwe gebreken zijn geconstateerd en of de website thans is geaccepteerd.

70

Herstel gebreken

E

Indien de Inschrijver, nadat deze daartoe door de VGC andermaal in de gelegenheid is gesteld om de gebreken te herstellen niet binnen 5 werkdagen voldoet aan zijn verplichting tot herstel van de gebreken, dan is de VGC, onverminderd zijn verdere rechten, bevoegd om deze gebreken na voorafgaande kennisgeving op kosten van de Inschrijver, hetzij zelf, hetzij door derden te doen verhelpen. De Inschrijver is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen en alle daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken. 80

Aanpassingen

E

Mocht blijken dat bepaalde aanpassingen, door de VGC gevraagd, niet overeenstemmen met de in dit lastenboek gevraagde specificaties, dan brengt de Inschrijver de PM van de VGC hier zo snel als mogelijk van op de hoogte. De VGC zal dan nagaan of de aanpassing inderdaad afwijkt van de overeengekomen specificaties. Afhankelijk van de resultaten van dit onderzoek worden de aanpassingen onverkort doorgevoerd door de Inschrijver of wordt er overgegaan, door de VGC, tot de intrekking van de gevraagde aanpassing. Voorlopige en definitieve oplevering Vw

Omschrijving eis

E

10

Voorlopige oplevering

E

De definitie van “voorlopige oplevering” staat vermeld in voorwaarde 10 van de “Algemene eisen en voorwaarden”. 21

Akkoord (Ja/Nee)

Tesamen met de voorlopige oplevering moet ook alle documentatie die nog niet geleverd werd, of die aangepast moest te worden na een eerdere levering, in een definitieve versie aan de Opdrachtgever overhandigd worden. 20

Definitieve oplevering

E

De definitie van “definitieve oplevering” staat vermeld in voorwaarde 10 van de “Algemene eisen en voorwaarden”. 30

Waarborg

E

De Inschrijver garandeert gedurende 12 maanden na het verstrijken van de overeengekomen uitvoeringstermijn van de opdracht de deugdelijke werking van de website en dat deze werking in overeenstemming is met alle aangegeven specificaties die ten grondslag liggen aan het project, en de gebreken in de website voor zijn rekening oplost. Documentatie Vw

Omschrijving eis

E

10

De website dient te worden opgeleverd met de broncode van het maatwerk, een uitvoerige systeemdocumentatie, een installatiehandleiding en documentatie over gegevensbeheer, applicatiebeheer en de configuratiebestanden.

E

20

De systeemdocumentatie bevat een nauwkeurige, begrijpelijke en volledige beschrijving van de structuur en werking van alle aspecten van de website. De documentatie wordt opgesteld in de Nederlandse taal. De documentatie heeft tot doel de VGC voldoende informatie te verschaffen over de volgende onderwerpen: a) De werking van de website en bijbehorende componenten; b) De bediening van de website en bijbehorende componenten; c) Het onderhoud van de website en bijbehorende componenten; d) De installatie van de website en bijbehorende configuratiebestanden e) De onderbouw van de website en de bijhorende componenten

E

Akkoord (Ja/Nee)

Een totaaloverzicht van de op te leveren documentatie, inclusief een voorstel voor de inhoudstafel van elk document en een beschrijving van de inhoud van de verschillende hoofdstukken, wordt door de Inschrijver bij de offerte gevoegd. Voorbeeldsjablonen strekken tot aanbeveling. In te zetten personeel Voor deze opdracht vragen we 3 verschillende profielen: - Project Manager - Drupalontwikkelaar - Webdesigner/ergonoom Vw

Omschrijving eis

E

10

De VGC hanteert de volgende minimumeisen ten aanzien van projectleider:

E

22

Akkoord (Ja/Nee)

20

30

  

Minimaal 3 jaar ervaring in Drupalprojecten Minimaal 3 jaar ervaring in project management PMI of Prince2 certificaat is een voordeel De VGC hanteert de volgende minimumeisen ten aanzien van Drupalontwikkelaar(s):  Minimaal 2 jaar ervaring in de ontwikkeling van Drupal websites (incl. versie 7.x)  Ruime ervaring met Custom en Core Drupalmodules De VGC hanteert de volgende minimum eisen ten aanzien van webdesigner/ergonoom:  Minimaal 2 jaar ervaring als analyst voor Drupal websites  Ruime ervaring met gebruiksvriendelijkheid van GIU’s

E

E

Opleverdatum Vw

Omschrijving eis

E

10

De voorlopige oplevering van de nieuwe website moet voltooid zijn uiterlijk op 31 januari 2014. Indien Opdrachtnemer kan aantonen dat de in voorwaarde 10 vermelde opleverdatum niet gehaald kan worden door een vertraging die te wijten is aan Opdrachtgever dan wordt de opleverdatum opgeschoven met het aantal dagen opgelopen vertraging.

E

20

Akkoord (Ja/Nee)

E

2.7. Eisen betreffende maatwerk en projectaanpak

De inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

In dit hoofdstuk worden de minimumeisen betreffende maatwerk en eventuele aanpassingen van het CMS beschreven. Aandacht! Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden. Toelichting gehanteerde afkortingen Vw

Voorwaarde

E

Eis

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat. Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen.

Algemene richtlijnen Er zal in hoofdzaak met “Core” en “Contributed” Drupalmodules gewerkt worden. Het gebruik van “Custom” modules wordt enkel toegestaan indien er geen Core of Contributed module beschikbaar is. A priori worden er geen modules gebruikt die nog in “dev”-fase zitten. Indien toch nodig dan kan dit enkel na grondig testen en dit moet case per case voorgelegd worden aan VGC. 23

De VGC ontvangt een lijst van alle modules, met inbegrip van het type (Core, Contributed of Custom) en de Drupalversie waarmee ze compatibel zijn. Voor de custom modules is uitleg gewenst over het waarom en de verschillende implementaties met de voorgestelde oplossing. Modules die beschikbaar zijn in versie 7, moeten ook in versie 7 worden aangeboden. De implementatie van het systeem moet voldoen aan best practices op het gebied van beheer en beveiliging. De hieronder genoemde items worden geacht daar niet aan te voldoen en zijn daarom niet toegestaan: o

Software waarbij de Inschrijver of producent een zogenaamde backdoor voor eigen gebruik heeft ingebouwd.

o

Applicaties of services die alleen functioneren onder het Administrator account of waarvan door beheer het wachtwoord niet gewijzigd kan worden

o

Applicaties gebaseerd op Microsoft SQL server die alleen functioneren wanneer ze gebruik maken van het SA account

o

Software waarvoor het voor het correct functioneren noodzakelijk is om de default beveiligingsinstellingen van het Operating System, de webserver, firewall, applicatie server of database server te verlagen

o

Applicaties die geen gebruik kunnen maken van een proxy server met authenticatie of gebruik maken van andere poorten dan 80, 443 of 21.

o

Systemen die gebruik maken van LM authenticatie

o

Peer to Peer software die niet centraal te beheren is

o

Software die zichzelf of clients kan voorzien van updates, zonder dat dit uit te schakelen is of die op enige andere manier in strijd is met het ITIL Release beheer proces

o

Authenticatie mechanismen waarbij er geen beperking mogelijk is op het aantal foutieve inlog pogingen binnen een bepaalde tijd.

o

Authenticatie mechanismen waarbij het wachtwoord niet gewijzigd kan worden, of in clear text verzonden wordt zonder deugdelijke vorm van encryptie. Bijvoorbeeld: http Basic Authentication zonder SSL, Telnet Software waarbij de wachtwoorden zonder encryptie worden opgeslagen binnen de applicatie

o

Software die niet correct functioneert in combinatie met de door de Inschrijver van het Operating System, Webserver, Applicatie server of Database aanbevolen security patches.

o

Software die niet correct functioneert in combinatie met een virusscanner of firewall

o

Applicaties die niet netwerk aware zijn. De applicatie functioneert bijvoorbeeld niet met UNC paden of het is niet mogelijk om de data op het netwerk op te slaan in plaats van op de client.

o

Applicaties of systemen die het netwerk bovenmatig belasten

o

Applicaties die geen mogelijkheid bieden om de locatie van de data in te stellen.

o

Applicaties die alleen correct functioneren bij 1 bepaalde scherm resolutie

Maatwerk Vw

Omschrijving

10

Op basis van de functionele en technische eisen beschreven in dit document en de bijlage inventariseert de Inschrijver welk maatwerk voorzien is. Toelichting:

24

E/ V E+ V

Akkoord (Ja/Nee)

20

De Inschrijver zal het functioneel ontwerp van de website dat door de Opdrachtgever samen met dit document wordt afgeleverd (bijlage) als basis gebruiken voor het inschatten en begroten van deze aanbesteding. De Inschrijver zal bijkomende gedetailleerde functionele en/of technische analyses voorzien. Deze analyses moeten eveneens in de offerte opgenomen worden. Toelichting:

E+ V

30

De Inschrijver zal een vaste prijs opgeven voor al het te leveren maatwerk. De offerte dient alle kosten tot en met definitieve acceptatie van de te implementeren website te bevatten. Specifiek dienen de volgende aspecten onderdeel van de offerte uit te maken: o Projectmanagement (planning en opvolging van de projectactiviteiten, scopebewaking, budgetbewaking, change management, issue management, rapportering) o Alle werkzaamheden betreffende ontwerp en bouw van de website o Alle testwerkzaamheden (voorbereiding, uitvoering, rapportering en correcties) o Alle werkzaamheden in het kader van de acceptatietest o Alle werkzaamheden betreffende in productiestellen o Materiaal- en licentiekosten o Documentatie o Kennisoverdracht (opleiding)

E

Opdrachtgever is gerechtigd om de offerte ter toetsing voor te leggen aan een derde partij.

E

40

50

E

Meerwerk ten gevolge van wijzigingen Vw

Omschrijving

E/V

10

Indien tijdens de uitvoering van het project door hernieuwde inzichten / situaties afgeweken wordt van het technisch en/of functioneel ontwerp dan kan meerwerk alleen in rekening gebracht worden indien voorafgaande aan de werkzaamheden er een afzonderlijk transparante begroting met een vaste prijs wordt ingediend bij de Opdrachtgever. Voor elke wijziging zal de Inschrijver een impactanalyse uitvoeren zodat eventuele gevolgen van de implementatie van de aanpassing(en) ten aanzien van het CMS-systeem geïdentificeerd kunnen worden. Het meerwerk mag pas aanvangen nadat de Opdrachtgever (eventueel na toetsing bij derden) akkoord heeft gegeven op de meerwerkbegroting en de eventuele gevolgen van de wijzigingen formeel aanvaard heeft.

E

20 30

Akkoord (Ja/Nee)

E E

Acceptatie van een wijziging Vw

Omschrijving

E/V

10

De acceptatieprocedure als eerder beschreven is van toepassing op alle uit te voeren maatwerk en wijzigingen tenzij anders overeengekomen.

E

25

Akkoord (Ja/Nee)

Bedrijfsklare oplevering in productie-omgeving Vw

Omschrijving

E/V

10

De voorlopige oplevering: Na succesvolle acceptatie in de Test- en Acceptatie-omgeving is het maatwerk gereed voor implementatie in de productie-omgeving.

E

20

De definitieve oplevering: na een waarborgperiode van 12 maanden volgt een definitieve acceptatie door de VGC.

E

Akkoord (Ja/Nee)

Bijkomende diensten door derden Vw

Omschrijving

E/V

10

Indien specifiek diensten van andere derden bijkomend ingeroepen worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : - Identificatie van de derde partij - Waarom wordt beroep gedaan op die partij? - Wat houden die diensten in? - Wanneer worden ze uitgevoerd?

E+ V

Akkoord (Ja/Nee)

Projectaanpak Vw

Omschrijving

10

Een projectplan met aangeduide milestones maakt deel uit van de offerte. Bij elke milestone wordt er duidelijk aangegeven welke de delivrables zijn, ook en in het bijzonder als het over documentatie of analyse gaat. De Inschrijver doet ook een voorstel naar projectstructuur, projectcommunicatie en issue- of problemmanagement.

20 30

E/ V E

Akkoord (Ja/Nee)

E E

2.8. Eisen betreffende onderhoud De inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte. In dit hoofdstuk worden de eisen betreffende het onderhoud van het CMS systeem beschreven. Aandacht! Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden. Toelichting gehanteerde afkortingen Vw

Voorwaarde

E

Eis

V

Vraag

26

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat. Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen. De antwoorden op de vragen worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling.

Eisen betreffende correctief onderhoud Opmerking: De Inschrijver mag voor het onderstaande een alternatief voorstel uitwerken. Vw

Omschrijving

E/V

10

In het geval van incidenten onderscheiden we 3 situaties: a) Het incident is blokkerend en dient onmiddellijk te worden opgelost. Er is sprake van een hoge prioriteit. b) Het incident betreft een beveiligingsprobleem. Het systeem is kwetsbaar voor aanvallen van buiten en binnen en dient onmiddellijk aangepast te worden ten einde de beveiligingsdreiging weg te nemen. c) Alle incidenten die niet onder a) of b) vallen. In het geval van een incident van de categorie a) als bedoeld in voorwaarde 10 dient de Inschrijver de navolgende response/oplostijden te realiseren: 1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 30 minuten; 2. Terugkoppeling probleem: binnen 4 kantooruren na melding; 3. Probleemoplossing: binnen 16 kantooruren na melding In het geval van een incident van de categorie b) als bedoeld in voorwaarde 10 dient de Inschrijver de navolgende response/oplostijden te realiseren: 1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 4 kantooruren 2. Probleemoplossing: binnen 48 kantooruren na melding In het geval van een incident van de categorie c) als bedoeld in voorwaarde 10 dient de Inschrijver de navolgende response/oplostijden te realiseren: 1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 24 kantooruren; 2. Probleemoplossing: binnen 5 werkdagen na melding tenzij anders overeengekomen; Incidenten van de categorie b) en c) als bedoeld in voorwaarde 10 dienen tijdens Kantooruren gemeld te kunnen worden. Inschrijver dient alle updates en/of upgrades met goed gevolg te testen in de Test & Acceptatie omgeving Inschrijver dient in staat te zijn om incidenten, voor zover mogelijk, doormiddel van remote beheer op te lossen. De Inschrijver dient ten behoeve van incidenten van de categorie a) en b), als bedoeld in voorwaarde 1, op werkdagen tijdens Kantooruren ondersteuning te bieden bij het analyseren en oplossen van storingen. Geef een exhaustieve lijst van de diensten die u onder de vorm van een onderhoudscontract kan aanbieden. Antwoord:

E

Gelieve een voorstel uit te werken waarbij VGC na definitieve oplevering diensten op afroep kan vragen (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van kleine aanpassingen) Antwoord:

E+ V

20

30

40

50 60 70 80 90

100

E

E

E

E E E E E+ V

2.9. Functionele en technische eisen

De inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

27

Akkoord (Ja/Nee)

In dit hoofdstuk worden de functionele en technische eisen, wensen en vragen ten aanzien van de websitebeschreven. Aandacht! Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven elementen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden. Toelichting gehanteerde afkortingen Vw

Voorwaarde

E

Eis

W

Wens

V

Vraag

Antwoord Akkoord

Ja Nee

Toelichting

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat. Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de geformuleerde eisen voldoen niet 100 %. Tenzij grondige en afdoende verantwoording daarvan door de Inschrijver, kan de VGC beslissen tot uitsluiting van verdere evaluatie van de offerte. De mate van voldoen aan de wensen wordt meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling. Per wens dient u een zo bondig mogelijke (zo mogelijk als opsomming) toelichting te verstrekken op welke wijze u voldoet aan de wens. De antwoorden op de vragen worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling. U wordt verzocht zo kort en bondig mogelijk te antwoorden. Als u Ja antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel 100% voldoet aan de gestelde eis, wens of vraag. Als u Nee antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel niet 100% voldoet aan de gestelde eis, wens of vraag. Wanneer u het nodig acht, geef een beknopte, verklarende beschrijving om uw voorstel toe te lichten. Dit kan u doen zowel bij Ja- als bij Nee-antwoorden.

Randvoorwaarden Vw

Toegankelijkheid

E/W/V

10

De website ondersteunt de W3C-standaarden met betrekking tot browser- en platformonafhankelijkheid Toelichting:

E

20

Structuur en vormgeving worden steeds gescheiden via CSS Toelichting:

E+V

30

De website heeft de beschikking over webbased interfaces voor de verschillende functionaliteiten, zoals editing en beheer, die platform- en browseronafhankelijk zijn. Toelichting:

E

40

De website moet beantwoorden aan het Anysurfer-label. De VGC wenst dit label te behalen. Toelichting:

E

50

De website gebruikt ‘userfriendly’ urls. Toelichting:

W+V

60

De gebruikersinterface moet van het grafische type zijn (GUI

E

28

Akkoord (Ja/Nee)

interface) waarbij de functies zowel muisgestuurd kunnen verlopen als via klavier Toelichting: 70

De website ondersteunt het gebruik van diverse webbrowsers door de bezoeker. In de bijlage worden de maatstaven opgesomd. Toelichting:

E

Vw

Architectuur

E/W/V

80

Wat is de interactie met andere software componenten en infrastructuurlaag (webserver, clientserver, middleware, database, active directory, …). Antwoord:

V

90

De VGC wenst naast de eigen productieomgeving ook een test- en acceptatieomgeving te gebruiken (gehost bij de Opdrachtnemer). De architectuur moet erop voorzien zijn dat een geaccepteerde versie van het systeem van de testacceptatie omgeving naar de productie omgeving kan overgezet worden. Toelichting:

E+V

100

Vermeld de server- en netwerkarchitectuur die de website vereist. Toelichting:

V

110

Geef de specificaties voor de serverconfiguratie, software, het netwerk en andere noodzakelijke infrastructuur- en softwarecomponenten aan server zijde, rekening houdend met de volumes, aantal gebruikers en de gevraagde functionaliteiten. Toelichting:

V

120

Vermeld, indien u dit nodig acht, welke bijkomende specifieke onderdelen vereist zijn zoals fail-over systemen, redundante opstelling, load balancing. Antwoord:

V

130

Welke databanken worden ondersteund? Antwoord:

V

140

Welke faciliteiten worden door het systeem verwacht op het vlak van mail server? Antwoord:

V

150

Bijkomende producten derden: Indien specifieke software of hardware van derden bijkomend dient geïnstalleerd te worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : - Identificatie en versie van het product - Het waarom, welke functionaliteit dekt het product af? - Licentie politiek van het bijkomende product - Kostprijs licentie – onderhoud - Is de component optioneel of noodzakelijk? Indien optioneel, dan wordt deze ook bij de optionele onderdelen van de inschrijving vermeld.

V

29

Akkoord (Ja/Nee)

Vw

Archivering en versiebeheer

E/W/V

160

Geautomatiseerde archivering: na verloop van geldigheid van de content volgt automatisch opname in het archief. Bestanden (images, documenten, webpagina’s…) waar niet meer naar gelinkt wordt moeten opgelijst en verwijderd kunnen worden. Dit om te vermijden dat na enkele jaren een enorm aantal verouderde bestanden in het systeem blijven hangen. Toelichting:

W+V

170

Beschrijf de wijze waarop assets en content (al dan niet in de webcontext) door het systeem worden gearchiveerd Antwoord:

V

180

Geautomatiseerd versiebeheer voor alle typen objecten Toelichting:

W+V

Vw

Beveiliging en bedrijfszekerheid

E/W/V

190

Beschrijf de beveiligingsaspecten van de website op de volgende punten: Gebruikersbeheer, Autorisatiebeheer, Authenticatiebeheer, Provisioning (implementatie rollen in objecten), Monitoring en auditing van wijzigingen in gebruikers, autorisaties en authenticaties. Antwoord:

V

200

De website is beveiligd tegen SQL injectie en Cross-site scripting.

E

Toelichting: 210

Beschrijf op welke wijze deze beveiliging gewaarborgd wordt Antwoord:

V

220

De website garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm.

E

Dit betekent ook verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De website werkt met andere woorden transactioneel. Toelichting: 230

De Inschrijver moet een geschreven procedure afleveren waarin de disaster – recovery verrichtingen zijn beschreven. Toelichting:

E+V

240

De offerte moet vermelden welke back-up en restore faciliteiten er mogelijk zijn: - Totale disaster recovery: vertrekkende van een basis infrastructuur omgeving terug de software up and running te krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn). - Andere backup-restore mogelijkheden.

E+V

30

Akkoord (Ja/Nee)

Akkoord (Ja/Nee)

Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de software. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. Toelichting: 250

De software moet voorzien in een back-up en restore procedure van: o De CMS software: de laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft. o De data: naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien, waarbij minimaal dagelijks back-up (optioneel online of offline) kan worden genomen via een automatische procedure

E+V

De restore procedure moet eveneens geautomatiseerd en gedocumenteerd zijn. Ook indien de procedure gebruik maakt van standaard functionaliteit die heden ten dage aanwezig is in database systemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd. Toelichting: Vw

Identificatie, authenticatie en autorisatie

E/W/V

260

Beschrijf welke authenticatiemethoden het systeem ondersteunt Antwoord:

V

270

Autorisatie kan worden ingesteld per gebruiker of gebruikersgroep via een rol. Autorisatie is mogelijk zowel voor eindgebruikers als webmasters en webredacteuren op verschillende niveaus (repository, folder, item) Het is mogelijk rollen en de daaraan gekoppelde autorisatieprofielen zelf te definiëren. Toelichting:

E

290

Privacy wordt gewaarborgd wanneer bezoekers persoonlijke gegevens doorgeven via de site. Antwoord:

V

Vw

Sharing

E/W/V

300

Kunnen extra sites rond dezelfde content opgebouwd worden (content sharing)? Toelichting:

V

Vw

Metadata, Taxonomy en Thesaurus

E/W/V

310

Het systeem beschikt over een module (component) die het beheer van de Vocabulary (Taxonomy en Thesaurus) op een eenvoudige manier mogelijk maakt. Het thesaurusbeheer moet gekoppeld zijn aan het rechtenbeheer (enkel bevoegde gebruikers kunnen de thesaurus beheren)

E

280

320 31

Akkoord (Ja/Nee)

W+V

E

Akkoord (Ja/Nee)

Akkoord (Ja/Nee)

330

De website werkt zoveel mogelijk met gecontroleerde velden (velden met een keuzelijst om vervuiling te voorkomen) De website zal gebruik maken van de Dublin Core metadata. Toelichting:

E

350

De website biedt de mogelijkheid om informatie over auteursrechten op te nemen in de metadata van de gekoppelde mediabestanden Toelichting

W+V

Vw

Ondersteuning datatypes

E/W/V

360

De website biedt de mogelijkheid om de volgende bestandstypes in te voeren en te beheren: platte tekst, rich text, afbeeldingen (jpg, gif, png, svg), PDF, ODF, MSWord, Excel, Flash, geluidsfragmenten (WMA, MP3, WAV), videofragmenten (MPG, flashvideo) De website kan streaming content weergeven Toelichting:

E

340

370

W

V

Vw

Documentatie

E/W/V

380

De gevraagde documentatie wordt onder gedrukte vorm en onder elektronische aanpasbare vorm (Word) geleverd. De website moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. het mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn. De offerte vermeldt wat er bij de oplevering(en) aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel als voorbeeld (minstens 1 voorbeeldtemplate). Toelichting:

E

410

Gebruikersdocumentatie wordt in de Nederlandse taal opgesteld en is actueel met betrekking tot de gebruikte versie van Drupal Toelichting:

E+V

420

De exploitatiedocumentatie omvat de vereiste basisconfiguratie van de hardware en van de software om de website te kunnen gebruiken, en eventueel met de algoritmen om de capaciteit van de configuraties te kunnen berekenen (centraal geheugen in functie van het aantal gebruikers, berekening van de schijfruimte in functie van de volumes) Toelichting:

E+V

430

De exploitatiedocumentatie omvat de procedure die moet worden gevolgd voor het installeren van software Toelichting:

E+V

440

De exploitatiedocumentatie beschrijft de wijze waarop men na een incident kan terugkeren naar de normale toestand Toelichting:

E+V

450

De exploitatiedocumentatie beschrijft de systeemopdrachten en functies en de menustructuur Toelichting:

E+V

390 400

32

Akkoord (Ja/Nee)

E E+V

Akkoord (Ja/Nee)

460

De exploitatiedocumentatie beschrijft de wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd Toelichting:

E+V

470

De exploitatiedocumentatie bevat een duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen. Toelichting:

E+V

480

Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: o Per interface beschrijving van de procedure o Per interface beschrijving van de foutafhandeling o Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking Toelichting:

E+V

490

Gelieve als bijlage aan de offerte een exhaustieve lijst toe te voegen van alle documentatie die bij het systeem zal worden geleverd of tijdens het traject ontwikkeld inzake o.a.: Functionele en content analyses Technische analyses Architectuur Framework Gebruikersdocumentatie Exploitatiedocumentatie.

E+V

Antwoord: Vw

Rapportering, logging en statistische informatie

E/W/V

500

Beschrijf de rapporteringsmogelijheden die het systeem biedt mbt aantal bezoekers, bezoekersgedrag, site content, storingen en beschikbaarheid Antwoord:

V

510

Het systeem kan een overzicht geven van de objecten die niet gelinkt zijn.

E+V

Akkoord (Ja/Nee)

Toelichting: 520 530

Het systeem ondersteunt Google Analytics Het systeem biedt een overzicht van de gedefinieerde gebruikers en de toegewezen autorisaties. Toelichting:

E W+V

Vw

Gebruikersgemak en efficiency

E/W/V

10

De opbouw van de schermen moet hoe dan ook uniform zijn over alle modules van de software. Hierbij dient vooral te worden benadrukt dat

E+V

Beheer

33

Akkoord (Ja/Nee)

o Een knop (button) op een eenduidige manier gedefinieerd is;

het gebruik en het soort verwerking is maw. dezelfde doorheen de toepassing. o Uniform gebruik van sneltoetsen, indien van toepassing o De enige taal die wordt gebruikt op de schermen is het Nederlands, zowel voor de teksten op het scherm, als hoofdingen, foutmeldingen, … o Overal op de schermen wordt hetzelfde lettertype gebruikt, afwijkingen hiervan worden per categorie toegelicht Toelichting: 20

Het is mogelijk om objecten (resources, pagina’s, site-onderdelen) te kopiëren Toelichting:

W

30

Het systeem beschikt over uitgebreide functionaliteit om de content repository te beheren (copy/paste, zoeken, zoeken en vervangen…) Toelichting:

E+V

40

Het systeem biedt de mogelijkheid om zoeken en vervangen toe te passen per veld, met de mogelijkheid om de gebruiker te laten bevestigen per gevonden item Toelichting:

W

50

Beschrijf de mogelijkheden voor het beheer van de content repository. Assets worden automatisch in de content repository opgeslagen en geordend op een logische en gestructureerde manier, de assets moeten makkelijk teruggevonden kunnen worden via een zoekmodule Antwoord:

V

60

Link checker : het systeem biedt de mogelijkheid om interne en externe links te checken. Toelichting:

W

70

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch een sitemap te genereren. Toelichting:

E+V

80

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch een broodkruimel te genereren. Toelichting:

90

Een webredacteur moet in staat zijn op een laagdrempelige wijze content aan een site toe te voegen, aan te passen en te verwijderen. Beschrijf op welk mogelijkheden van laagdrempelige contentcontributie standaard in het systeem aanwezig zijn en welke mogelijkheden in de vorm van maatwerk kunnen worden geleverd: o Webredacteur: kan pagina’s toevoegen en bewerken: tekst, afbeeldingen, documenten, video o Webmaster: kan de lay-out en structuur van de site wijzigen

34

E+V

o Maatwerk door programmeurs: extra functionaliteit,

modules, links met databanken, webservices, in bepaalde gevallen structuur en lay-out Toelichting: 100

In alle soorten pagina’s waar beelden kunnen geuploaded worden E+V moet bij de configuratie ervan voor de beelden (images) een vaste breedte en/of lengte (naargelang de pagina) kunnen ingesteld worden. De herschaling gebeurt automatisch bij het opladen, met een thumb en een groot beeld. De verhoudingen van het beeld moeten uiteraard ook behouden blijven. De grootte van het klein en groot beeld worden per pagina-sjabloon vastgelegd bij de configuratie ervan. De beelden moeten bewaard worden voor het web. Toelichting:

110

Het is mogelijk om tijdens het Online editen van content, assets (foto, logo, videofragment) die nog niet in het systeem staan, rechtstreeks toe te voegen aan de tekst. De asset wordt wel automatisch in de repository van het systeem opgeslagen. (enkel met bepaalde rechten) Toelichting:

120

De opmaakmogelijkheden moeten per sjabloon kunnen vastgelegd E+V worden bij de configuratie door de webmaster. Lettertype, lettergrootte, kleur enz. worden door de sitebeheerder op siteniveau ingesteld, de webredacteur kan dit niet aanpassen. De webredacteur kan beperkte voorgedefiniëerde opmaakelementen op een gebruiksvriendelijke manier kiezen om de content aan te maken. (“css-class” kiezen of “paragraaf stijl” (h1, h2, p, lijst …) Toelichting:

130

Het moet mogelijk zijn om van de content-pagina’s een “preview” te zien Toelichting:

E

140

Het is mogelijk om tekst vanuit MS Word te plakken in een pagina, waarbij alle opmaakkenmerken worden verwijderd Toelichting:

E

150

Het systeem biedt inzicht in lopende en afgeronde zaken. Het systeem biedt de mogelijkheid tot uitgebreide staging binnen de workflow. In ieder geval moet het mogelijk zijn de volgende fasen te ondersteunen: “Gepubliceerd”, “Ter goedkeuring”, “In herziening”, “In voorbereiding”. In elke fase is een previewmogelijkheid beschikbaar. Toelichting:

E

160

Het systeem kan een rapport maken van alle content die wacht op goedkeuring (per goedkeurder/groep). Toelichting:

E

170

Het is mogelijk om aan een gebruikersrol een specifieke workflow te koppelen. Beschrijf de mogelijkheden die het systeem biedt tav het definiëren van rollen, het inrichten van workflow en de stadia van publicatie.

W+V

35

W

Toelichting: 180

De Inschrijver zal VGC adviseren en ondersteunen bij het optimaliseren van het redactieproces en het mappen van processen en functies binnen het systeem. Toelichting:

W

190

Het systeem biedt de mogelijkheid tot een HTML tag filter (zwarte lijst met niet te gebruiken HTML tags) per gebruikersgroep en beheerrol, in de editor omgeving Toelichting:

W

200

Hoe kan content die van buiten het CMS wordt opgehaald, verrijkt worden? Het betreft hier informatie die via synchronisatie in CMS geladen wordt en die vóór de publicatie moet verrijkt worden. Welke mogelijkheden biedt het systeem? Toelichting:

E+V

Vw

Publicatie

E/W/V

210

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch en handmatig content uit het CMS te publiceren en te beheren Toelichting:

E

220

De getoonde gegevens op een scherm dienen steeds de actuele toestand van de gevalideerde gegevens in de databank te reflecteren Toelichting:

E

230

Het systeem kan content publiceren op basis van publicatiedatum (begin en einddatum). Een publicatiedatum kan ook in het verleden of in de toekomst liggen Toelichting:

E

240

Het is mogelijk om (een selectie van) nieuwsberichten die voor een bepaalde periode zijn gepubliceerd, automatisch in een nieuwsarchief te plaatsen. Toelichting:

E

250

Bij de publicatie van meerdere content items op een pagina (of binnen een portlet) kan de chronologische volgorde worden ingesteld (Keuze om het nieuwste bericht of het oudste bericht bovenaan te plaatsen) Toelichting:

E

260

Het moet mogelijk zijn om gepubliceerde pagina’s niet in de navigatie te laten verschijnen (hide when published) Toelichting:

E

270

Content moet via XML-feeds (RSS) beschikbaar kunnen worden gesteld Toelichting:

E

280

Mogelijkheid tot weergeven datum van laatste wijziging van gepresenteerde content Toelichting:

E

36

Akkoord (Ja/Nee)

290

Het is mogelijk meerdere RSSfeeds te definiëren Toelichting:

W

300

Het systeem kan dynamische overzichten genereren van hyperlinks naar ‘meest gezochte’ items en deze in een portlet presenteren Toelichting:

W

310

Het systeem kan gesegmenteerde e-mails versturen op basis van de informatie uit de bezoekersprofielen en statistische gegevens over bezoekersgedrag. Toelichting:

W

Modulariteit en integratie Vw

Integratie met gestructureerde data en data uitwisseling

E/W/V

10

Beschrijf op welke manier het systeem de gegevens uit de database kan halen rekening houdend met het dynamisch karakter van de data, volumes en de wachttijden voor de bezoeker Antwoord:

V

Akkoord (Ja/Nee)

Functionaliteit en personalisatie Vw

Gebruikersregistratie

E/W/V

10

De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn. Als richtlijn wordt 0.5 sec. genomen voor statische websites, met en maximum van 3 sec. Wanneer een gebruiker langer dan 5 seconden moet wachten op het resultaat van een actie (navigatie, zoeken, op een knop geklikt, eens...) dan moet het systeem een boodschap tonen zodat de gebruiker weet dat het systeem bezig is. Dit om te vermijden dat een gebruiker een bepaalde actie voor de tweede keer lanceert wanneer hij geen feedback van het systeem krijgt. Toelichting:

W+V

Vw

Functionaliteit en personalisatie

E/W/V

20

Het systeem biedt de mogelijkheid om op de website een nieuwsrubriek aan te bieden en daar een archief van bij te houden.

E

30

Het systeem biedt de mogelijkheid om sociale media links te integreren (Facebook, Twitter, ...) Het systeem beschikt over een Sitemap. Een dynamisch overzicht van de hele website, een soort index die automatisch wordt gegenereerd op basis van de structuur van de website De website moet ontwikkeld worden om meertaligheid toe te laten waarbij de verschillende taalversies van een pagina aan elkaar gelinkt zijn

E

Vw

Meta-data en Content classificatie

E/W/V

60

Het systeem kan metadata toekennen aan de content en assets

E

40 50

37

Akkoord (Ja/Nee)

Akkoord (Ja/Nee)

E E

Akkoord (Ja/Nee)

70

Het systeem biedt de beheerder (webmaster) de mogelijkheid om zelf contenttypes te definiëren.

E

Vw

Zoeken

E/W/V

80

Het systeem biedt uitgebreide mogelijkheden voor (fulltext) zoeken en ondersteunt de mogelijkheid om te zoeken op basis van metadata: zoeken over alle velden heen of op één bepaald veld Het systeem ondersteunt zoeken in PDF bestanden gegenereert vanuit Microsoft Office bestanden Mogelijkheden gebruiken door het systeem voor search-engine optimalisatie (SEO) (http://drupal.org/project/seo_checklist) Betreffende SEF/SEO, biedt het systeem:  Mogelijkheid om de