Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland September 2011

Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland September 2011

1

Toolbox Bedrijfs Opvang Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool Tool

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Schokkende gebeurtenis Nabespreking volgens niveau 0 zonder BOT-evaluatie Vervangende inzet Gereedmaken opvangruimte Oproepen en informeren opvangers, BOT-lid Oproepen professionele hulpverleners Nabespreken niveau 1. Inzet met (meerdere) slachtoffer(s), licht letstel van eigen leden of persoonlijke betrokkenheid Nabespreken niveau 2. Grootschalige inzet met meerdere slachtoffers Nabespreken niveau 3. Inzet met ernstig letsel of doden van eigen personeel Eerste opvanggesprek Tweede opvanggesprek Vervolggesprekken Vervolggesprekken o.l.v. een deskundige uit de eigen wereld Consultatie en doorverwijzing Protocol bij lichtgewonde collega’s Protocol bij ernstig gewonde collega’s Protocol bij overlijden collega’s Opvang en informeren directe familie en thuisfront Informeren collega’s Inlichten Inspectiediensten - ARBO Informeren crisisorganisatie Bijeenkomst alle hulpverleners Begeleiding medewerkers bij externe onderzoeken


2

1 Tool 01: Schokkende gebeurtenis Actie: Kijk op basis van de schokkende gebeurtenis, welk traject ingezet gaat worden.

Actie door : Leidinggevende(operationeel), bevelvoerder of officier van dienst

Checklist Is er sprake van een normale inzet ?

Niveau 0

Evaluatie na een ‘normale’ inzet

Is er sprake van (meerdere) slachtoffers ?

Niveau 1

Evaluatie na een inzet met (meerdere) slachtoffer(s), licht letsel van eigen leden of persoonlijke betrokkenheid

Is er sprake van grootschalig incident met meerdere slachtoffers ? Niveau 2

Evaluatie na een grootschalig incident met meerdere slachtoffers

Is er sprake van ernstig letsel of doden eigen personeel ?

Evaluatie na een inzet met ernstig letsel of doden van eigen personeel.

Niveau 3

Toelichting : Niveau 0

Na een ‘normale’ inzet. Wat door de een als normaal wordt afgedaan, kan door een ander als

Ja

schokkend worden ervaren.

Nee

Om iedereen in de gelegenheid te stellen uiting te geven aan zijn de gevoelens moet na een bijzondere inzet een nabespreking plaatsvinden. Deze onderlinge informatie uitwisseling heeft verder tot doel het optreden in de toekomst bij soortgelijke inzetten te verbeteren. De nabespreking vind plaats met directe collega’s en chefs (en evt. partners).

Vanaf Niveau 1

Bij dit niveau staat ons een calamiteit voor ogen, waarbij een of meerdere slachtoffers zijn gevallen. Met ernstige

Ja

verwondingen, dodelijke afloop, persoonlijke betrokkenheid of bij een inzet waarbij men onverwacht is geconfronteerd met een

Nee

risicovolle en/of onoverzichtelijke situatie al dan niet met lichte verwondingen van eigen hulpverleners. De gebeurtenis, of het emotionele gevolg daarvan is zo ernstig dat hulp van een speciaal daartoe opgeleide collega wenselijk is.


3

2 Tool 02: Nabespreking volgens niveau 0 zonder BOT-evaluatie Actie: Het leiden van de nabespreking, optreden als gespreksleider door de bevelvoerder. De bevelvoerder vervult in deze situatie een elementaire rol. Van hem/haar wordt verwacht dat deze op grond van zijn ervaring en opleiding kan optreden als gespreksleider.

Actie door : Bevelvoerder, direct leiding gevende (operationeel)

Checklist

Ja / Nee

Wie

Nabespreking direct na de inzet

Ja / Nee

Direct leidinggevende /Bev.v./OvD

Moet er vervangende inzet geregeld worden?

Ja, Tool 03 / Nee


Moet opvangruimte gereed gemaakt worden?

Ja, Tool 04 / Nee

Direct leidinggevende /Bev.v.

Wanneer de nabespreking plaats gevonden heeft, en er geen vervolg nodig is, sluit de interventie af.

Ja, Tool 20 / Nee


Toelichting : De aandachtspunten voor een nabesprekingen zijn: zorg altijd voor de mogelijkheid om te praten (ook voor mensen, die 's nachts terugkeren na een inzet, slapende organisatie) deelname aan de nabespreking is niet verplicht wel wenselijk er moet in ieder geval besproken worden of een door dienst georganiseerde BOT evaluatie moet worden opgestart

1.1. Nabespreking Als een incident daartoe aanleiding geeft of iemand daaraan behoefte heeft, wordt direct na terugkomst een nabespreking in eigen ploeg gehouden. Deelname aan de nabespreking is vrijwillig en de ploegchef/direct leidinggevende is ervoor verantwoordelijk. In principe zijn hier geen extra bedrijfsopvangers bij, maar als de aard van het incident daarom vraagt kan de officier van dienst / bevelvoerder / direct leidinggevende daarvoor zorgen. Hij zal dit tevens doorgeven aan het hoofd repressie. Actie door:

Ploegleden, ploegchefs, plaatsvervangers of OVD.


4

1.2. Evaluatie Indien blijkt, dat een nadere evaluatie met de ploeg gewenst is, geeft de ploegchef/direct leidinggevende dit door aan de OvD. Deze neemt contact op met het hoofd repressie, die zal zorg dragen voor de volgende zaken: - Nabespreking direct na de inzet. - Evaluatie op de eerstvolgende werkdag. (evaluatie is in deze uitgebreider dan alleen de nabespreking). - Vrijmaken voor de evaluatie van alle aanwezigen bij het incident. - Oproepen van 2 gespreksleiders van het bedrijfsopvangteam. - Dekking eerste uitruk. - Geschikte locatie - Koffie, thee, soep en eventueel broodjes - Kennisgeving aan de Cdt of leidinggevende Actie door:

PC, OvD, OCDT, direct leiding gevende en/of BOT

Als wordt besloten om een BOT evaluatie op te starten, dan moet de bevelvoerder of iemand van het bedrijfsopvangteam dit doorgeven aan de officier van dienst, die contact opneemt met de commandant van dienst, zodat de nodige voorbereidingen getroffen kunnen worden. Ook leden van het bedrijfsopvangteam kunnen, via de bevelvoerder, aangeven dat een nabespreking zinvol of noodzakelijk is. Maak hierbij nooit het verwijt, dat iemand ten onrechte heeft aangegeven een evaluatie te willen. Eenzelfde gebeurtenis kan door de één als schokkend ervaren worden en door een ander minder schokkend. Dit is afhankelijk van plaats waar men werkte bij het incident en de persoonlijke achtergronden.


5

3 Tool 03: Vervangende inzet regelen Actie : De OvD leidinggevende (operationeel), realiseert zo snel mogelijk de randvoorwaarden voor de start van de bedrijfsopvang en de evaluatie, zoals het vrijmaken van eerste uitruk en de logistieke verzorging.

Actie door: OvD / leidinggevende (operationeel)

Checklist :

Ja / Nee

Wie

Is een (tijdelijke) overname bezetting uitrukploeg nodig?

Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.v./OvD

Is opvang van leden ploeg na inzet elders (nacht/overdag) nodig?

Ja / Nee


Is het nodig om op plaats incident collega’s af te lossen?

Ja / Nee


Ja / Nee

CvD.

Ja / Nee

Direct leidinggevende /OvD

Let er op dat mensen niet te vroeg maar ook niet te laat worden afgelost. Moet er dekking geregeld worden van het getroffen verzorgingsgebied? Denk aan bijstand uit de omliggende korpsen Bij incident betrokken personeel in de gelegenheid stellen om naar huis te bellen, of namens hen zelf bellen.


6

4 Tool 04: Gereedmaken opvangruimte Actie : Delegeren van actie voor gereedmaken van opvangruimte aan kantine verantwoordelijke door bevelvoerende of OvD.

Actie door : Kantineverantwoordelijke

Checklist

Ja / Nee

Wie

Moet een ruimte worden geregeld?

Ja / Nee


Moet koffie, thee, fris, soep, broodjes worden geregeld?

Ja / Nee


Ja / Nee


toegankelijk is die deelnemen aan de evaluatie.

Ja / Nee


Zorg dat er mensen aanwezig zijn die onbevoegden buiten kunnen houden!

Ja / Nee


nodig mensen zonodig specifiek uit.

Ja / Nee


Zijn er de nodige communicatiemiddelen aanwezig?

Ja / Nee


Is het regelen van overnachting wenselijk?

Ja / Nee


Is het nodig dat het thuisfront geïnformeerd wordt?

Ja / Nee


Alternatieve locatie?

Ja / Nee


Is er iemand die in de ruimte het bovenstaande kan verzorgen? Moeten er extra zitplaatsen geregeld worden? Maak duidelijk dat de ruimte op dit moment alleen voor mensen

Is het voor alle betrokkenen duidelijk waar de opvang plaats gaat vinden,


7

5 Tool 05: Oproepen en informeren opvangers, BOT-lid Actie: Het BOT-lid dat de nazorg verleent, begeleidt zonodig het verwerkingsproces en signaleert eventuele verwerkingsstoornissen.(Tool 15-16)

Actie door: BOT-lid

Checklist oproep

Ja / Nee

Wie

Waarschuwen van niet bij het incident betrokken BOT-leden

Ja / Nee


Waarschuwen van eventuele RCBOT

Ja / Nee

Cdt./OvD

Waarschuwen Cdt/Post Cdt/ Ploegchef/Leidinggevende

Ja / Nee


OT-lid waarschuwt externe hulpverleners

Ja / Nee

BOT

Ja / Nee

Wie

Zijn alle betrokken personen en partijen aanwezig?

Ja / Nee

BOT

Is er behoefte aan info van politie en GGD?

Ja / Nee

BOT

Ja / Nee

BOT

aanwezig is?

Ja / Nee

BOT

Moeten externe hulpverleners gewaarschuwd worden?

Ja / Nee

BOT

Het informeren van familie en het thuisfront?

Ja, Tool 18 / Nee

BOT

Is opvang van familie noodzakelijk?

Ja, Tool 18 / Nee

BOT

Alternatieve opvang locatie noodzakelijk?

Ja / Nee

BOT

Checklist opvang

Is er behoefte aan andere deskundigen, die info kunnen geven over specifieke onderwerpen? Is het wenselijk dat er een vertegenwoordiger van de leiding


8

6

Tool 6: Oproepen professionele hulpverleners Actie : Maak per gebied een adressenbestand met de nodige gegevens. Deze lijst kan aangelegd worden door de Botcoördinator i.s.m. iemand van personeelszaken en de eigen bedrijfsmaatschappelijk werker

Checklist

Ja / Nee

Wie

Oproepen professionele hulpverleners

Ja / Nee

BOT-lid

Denk hierbij aan: Huisarts Geestelijke Bedrijfsmaatschappelijk werk Psycholoog Maatschappelijk werk gemeente Zorgloket gemeente Thuiszorg Vrij gevestigde therapeuten Lotgenotengroepen GGZ Overzichten therapeuten via ziektekosten verzekeraar Bureau Slachtofferhulp, voor de burger


9

7

Tool 7: Nabespreken volgens niveau 1: Inzet met (meerdere) slachtoffer(s), licht letsel van eigen leden of persoonlijke betrokkenheid Actie: Kijk op basis van de schokkende gebeurtenis, welk traject ingezet gaat worden.

Actie door: door bevelvoerder of officier van dienst

Niveau 1

Bij dit niveau is er sprake van een gebeurtenis, waarbij één of meerdere slachtoffers zijn gevallen. Met ernstige verwondingen,

Ja

dodelijke afloop, persoonlijke betrokkenheid of een inzet waarbij men onverwacht is geconfronteerd met een risicovolle en/of

Nee

onoverzichtelijke situatie al dan niet met lichte verwondingen van de eigen hulpverleners. De gebeurtenis, of het emotionele gevolg daarvan is zo ernstig dat hulp van een speciaal daartoe opgeleide collega gewenst is.

De primaire verantwoordelijkheid voor opvang en nazorg berust bij niveau nul. Het eerste niveau ondersteunt het niveau nul. In de daarop volgende niveaus ontstaat de verantwoordelijkheid voor meer professionele emotionele opvang en diagnosticeren en doorverwijzing als sluitstuk.


10

8

Tool 8: Nabespreking volgens niveau 2: Grootschalige inzet met meerdere slachtoffers Actie: Kijk op basis van de schokkende gebeurtenis, welk traject ingezet gaat worden.

Actie door: door officier van dienst of commandant

Niveau 2

Bij dit niveau is er sprake van een extreme gebeurtenis. Een grootschalig incident met meerdere slachtoffers. Op voorhand is

Ja

duidelijk dat de begeleiding van het verwerkingsproces de krachten van de BOT-leden te boven gaat.

Nee

Externe, professionele hulpverleners begeleiden betrokkenen in het verwerkingsproces.


Voorbeelden incidenten: - brand Volendam - vliegtuigramp Bijlmermeer - kettingbotsing Prinsenbeek - spoorwegongevallen

- Koninginnedag 2009


11

9

Tool 9: Nabespreking volgens niveau 3: Inzet met ernstig letsel of doden onder eigen personeel. Actie: Kijk op basis van de schokkende gebeurtenis, welk traject ingezet gaat worden.

Actie door: door officier van dienst of commandant

Niveau 3

Bij dit niveau is er sprake van een extreme gebeurtenis met ernstige verwondingen en/of dodelijke afloop voor eigen personeel.

Ja

Op voorhand is duidelijk dat de begeleiding van het verwerkingsproces de krachten van de BOT-leden te boven gaat.

Nee

Externe, professionele hulpverleners begeleiden betrokkenen in het verwerkingsproces.


Voorbeelden incidenten: - Brand politiecellencomplex Den Haag - Oefening Rosmalen - Vuurwerkramp Enschede - Brand Harderwijk - Brand Haarlem - Brand de Punt


12

10

Tool 10: Eerste opvanggesprek Eerste gesprek, binnen 24 tot 48 uur. Kort na de gebeurtenis: stabiliseren, praktische hulp bieden, emotioneel steunen, structureren. De opvangers vragen de deelnemers allereerst hun verhaal te vertellen over wat zij allemaal hebben meegemaakt (reconstructie) . Het verhaal moet door ieders handelen en beslissingen compleet en “sluitend” worden gemaakt; De opvangers leggen uit dat een verwerkingsproces na een schokkende ervaring normaal is; De opvangers zullen proberen de emoties te bespreken voor zover die in het verhaal niet zijn genoemd. De opvangers zullen het normale van deze emoties benadrukken; De opvangers geven advies, raden de betrokkenen aan om ook met anderen, zoals collega’s of familieleden over de gebeurtenis en ervaring te praten. Zij leggen uit dat anderen soms niet weten hoe te reageren; De opvangers zullen alle moeite doen praktische problemen op te lossen welke naar aanleiding van het gebeurde zijn ontstaan.

Beginfase taken: -

Reconstrueren van de gebeurtenis d.m.v. het houden van een debriefing, vaak moet men tot creatieve oplossingen komen om de gehele ploeg bij elkaar te houden.

-

Voorlichting geven over verwerkingsprocessen.

-

Normaliseren van het bestaan en de dagelijkse gang van zaken.

-

Advies geven

In principe wordt de nabespreking in de ploeg gehouden met de bedrijfsopvangers uit deze ploeg. Indien nodig roepen zij één of meer bedrijfsopvangers op. Actie door:

BOT, PC , direct leidinggevende

Bij aankomst op de locatie waar de bedrijfsopvang plaatsvindt nemen de bedrijfsopvangers contact op met de ploegchef/direct leidinggevende. Samen met deze persoon en de OVD bespreekt men in het kort de te voeren strategie waarbij de rolverdeling wordt afgestemd. Actie door:

BOT, PC, direct leidinggevende en OVD


13

11

Tool 11: Tweede opvanggesprek Tweede gesprek, tussen de 48 uur tot 3 weken Afhankelijk van de situatie gebeurt dit persoonlijk of collectief. De datum hiervan wordt bepaald aan het einde van het eerste opvang gesprek. Aan het eind van dit gesprek wordt een datum bepaald voor het 3e gesprek, of vervolggesprekken.

De betrokkenen komen weer samen, met dezelfde bedrijfsopvangers; Het tweede gesprek bevat voor een deel dezelfde elementen als het eerste gesprek; De opvangers geven informatie van Brandweer, GGD en politie door, over hoe het met eventuele slachtoffers is; Er wordt met elkaar besproken of stressreacties zijn afgenomen, hoe het verwerkingsproces is verlopen, wat de (eventuele) symptomen zijn en wat er aan gedaan kan worden.

Middenfase taken: -

Exploreer het verloop van het verwerkingsproces.

-

Exploreer bejegening van de betrokkene.

-

Inventariseren van de stressreacties.


14

12

Tool 12: Vervolggesprekken Vervolggesprekken, rond 2 / 3 maanden Afhankelijk van de situatie gebeurt dit persoonlijk of collectief. De datum hiervan wordt bepaald aan het einde van het tweede opvang gesprek. Aan het eind van dit gesprek wordt in principe naar een afronding van het nazorg traject gewerkt. Indien er emotioneel nog veel leeft kan overwogen worden om individueel gesprekken te voeren of een groepsgesprek te organiseren. Overweeg dit laatste in ieder geval tegen de tijd dat de ingrijpende gebeurtenis bijna een kwartaal verstreken is. (Tool 14).

Het is de taak van de opvangers om na twee à drie maanden na te gaan in hoeverre de hulpverleners last hebben van stressreacties; met andere woorden: zijn moeten signaleren of er sprake is van een verwerkingsstoornis en zorgen voor doorverwijzing indien dat nodig is; Indien er maar twee opvanggesprekken zijn gehouden, zullen de opvangers na drie maanden dus altijd moeten vaststellen hoe het met de hulpverleners gaat N.B. Naast de groepsgesprekken vindt individuele hulpverlening plaats. De hulpverleners reageren op verzoeken en zijn alert op signalen.

Eindfase taken: -

Taxeer verloop van de verwerking.

-

Sluit de interventie af.

-

Zo nodig: verwijzen.

Indien er geen verwerkingsproblemen meer zijn, sluit dan de interventie af (Einde Procedure).


15

13

Tool 13: Vervolggesprekken o.l.v. een deskundige uit de eigen wereld Vervolggesprekken, na 3 maanden Afhankelijk van de situatie gebeurt dit persoonlijk of collectief. De datum hiervan wordt bepaald aan het einde van het derde opvang gesprek. Er kan worden doorverwezen naar een bedrijfsarts, bedrijfspsycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werk, vertrouwenspersoon, etc.

Checklist

Ja / Nee

Wie

doorverwijzing wenselijk is.

Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.v./BOT-lid

Maak samen met de betrokkene een afspraak

Ja / Nee


afspraak aanwezig bent

Ja / Nee


Maak afspraken omtrent terugkoppeling aan de dienst

Ja / Nee


Ja / Nee


In overleg met de betreffende persoon bepalen of

Overleg of de betrokkene wil dat je zelf bij de eerste

Zorg dat de hulpvraag en de betrokkene netjes overgedragen wordt, sluit dan de interventie af.

(Einde Procedure)


16

14

Tool 14: Consultatie en doorverwijzing Indien een bedrijfsopvanger vindt dat externe professionele ondersteuning gewenst is neemt hij in overleg met de betrokkene contact op met de desbetreffende externe hulpverlener, respectievelijke specialist. Voor een overzicht van externe hulpverleners (zie Tool 6).

Checklist

Ja / Nee

Wie

doorverwijzing wenselijk is.

Ja / Nee


Maak samen met de betrokkene een afspraak

Ja / Nee


afspraak aanwezig bent

Ja / Nee


Maak afspraken omtrent terugkoppeling aan de dienst

Ja / Nee


Ja / Nee


In overleg met de betreffende persoon bepalen of

Overleg of de betrokkene wil dat je zelf bij de eerste

Zorg dat de hulpvraag en de betrokkene netjes overgedragen wordt, sluit dan de interventie af.

(Einde Procedure)


17

15 Tool 15: Protocol bij lichtgewonde collega´s Actie : Opstarten protocol bij lichtgewonde collega’s

Actie door: Dienstleiding voert handleiding: `Hoe te handelen bij ernstige ongevallen en overlijden’ uit

Protocol bij lichtgewonde collega’s Checklist

Ja / Nee

Wie

Commandant & Commandant van dienst informeren

Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.v / O.v.D

Informatie aan gezinsleden (i.o. met betrokkene zo nodig

Ja / Nee

gewonde zelf

vervoer regelen om naar ziekenhuis, huisarts te gaan)

Ja / Nee

O.v.D.

Vervanging regelen dienstopvang

Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.v / O.v.D.

Zo nodig informeren Burgemeester

Ja / Nee

CdT (C.v.D.) / O.v.D.

Personeelszaken informeren

Ja / Nee

Leidinggevende.

ter plaatse (indien nodig)


18

16 Tool 16: Protocol bij ernstig gewonde collega´s Actie : Opstarten protocol bij ernstig gewonde collega’s


Protocol bij ernstig gewonde collega’s Checklist

Ja / Nee

Wie


Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bevelv.v / O.v.D

Informeren Burgemeester

Ja / Nee

CdT (C.v.D.)

Informatie aan gezinsleden

Ja / Nee

CdT of O.v.D., & BOT-lid.

Thuis familieleden op hoogte brengen van het voorval.

Ja / Nee

Vervoer regelen om naar het ziekenhuis te gaan.

Ja / Nee

In overleg met familie regelen: (aandachtspunten)

Ja / Nee

-of nog meer mensen gewaarschuwd dienen te worden -de kinderen opgevangen worden Vervanging regelen dienstopvang ter plaatse

Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.v / O.v.D.

Professionele hulp waarschuwen

Ja / Nee

Coördinator B.O.T.

Opvangplaats gereedmaken, voor nabespreking van de ploeg

Ja / Nee

B.O.T.-leden

Informatie aan media

Ja / Nee

CvD / O.v.D. / persvoorlichter

Nazorg slachtoffers / als korps aandacht blijven besteden

Ja / Nee

B.O.T.-leden / professionele hulpverleners

Ja / Nee

Leidinggevende

(in overleg met de aanwezige ploeg de beslissing nemen of de inzet door de ploeg wordt afgemaakt of dat de ploeg wordt vervangen).

(ongeveer na een jaar de afgelopen periode evalueren, bij blijvende invaliditeit het gehele leven van de betrokkene.) Personeelszaken informeren


19

17 Tool 17: Protocol bij overlijden collega´s Actie : Opstarten Protocol bij overlijden collega’s


Protocol bij overlijden collega’s Checklist

Ja / Nee

Wie


Ja / Nee

Direct leidinggevende/Bev.vr / O.v.D

Oproepen Begrafenis Bijstands Team (BBT) indien wenselijk

Ja / Nee

CdT / HOVD

Informeren Burgemeester

Ja / Nee

CdT / HOVD

Informatie aan gezinsleden

Ja / Nee

CdT & BOT-lid.

Thuis familieleden op hoogte brengen van het voorval.

Ja / Nee

Vervoer regelen om naar het ziekenhuis te gaan.

Ja / Nee

In overleg met familie regelen: (aandachtspunten)

Ja / Nee

-of nog meer mensen gewaarschuwd dienen te worden -de kinderen opgevangen worden

Vervanging regelen dienstdoende ploeg ter plaatse.

Ja / Nee

De complete bezetting van de posten vervangen.

Ja / Nee

Opvangplaats gereedmaken voor nabespreking van de ploeg

Ja / Nee

BOT-leden

Professionele hulp waarschuwen

Ja / Nee

Coördinator BOT

Bedrijfs maatschappelijk werkster &

Ja / Nee

Coördinator BOT

ARBO-dienst waarschuwen


20

Leidinggevende/OvD

Informatie aan alle mensen uit de organisatie (gezamenlijk)

Ja / Nee

Leidinggevende/CdT

Informatie aan media

Ja / Nee

CvD/OvD/persvoorlichter

Contacten met de familie over verdere afhandeling

Ja / Nee

Leidinggevende/CdT

Afhandeling m.b.t. “organisatie aangelegenheden” t.b.v. de begrafenis / crematie

Ja / Nee

Leidinggevende/CdT

Regelen paraatheid (vervanging) tijdens de begrafenis / crematie

Ja / Nee

Leidinggevende/CdT / C.v.D.

Nazorg nabestaanden . Als korps aandacht blijven besteden.

Ja / Nee

Leidinggevende/CdT & B.O.T-lid

Personeelszaken informeren

Ja / Nee

Leidinggevende.

Voor meer achtergrondinformatie

info zie tekst:

- Handleiding, hoe te handelen bij ernstige ongevallen en overlijden personeel. - Draaiboek uitvaart met korpseer NVBR


21

18

Tool 18: Opvang en informeren directe familie en thuisfront Actie: opvang en informeren directe familie en thuisfront. Checklist informeren Checklist eerste contactpersoon Checklist ziekenhuis contactpersoon Checklist familie contact persoon

Checklist informeren

Ja / Nee

Wie

Ja / Nee

1e C.P./CdT

bij afwezigheid familieleden laten zoeken.

Ja / Nee

1e C.P./CdT

Bij meerdere families, meerdere eerste contactpersonen aanwijzen.

Ja / Nee

1e C.P./CdT

Aankondigingen / mededelingen over het ongeluk of de dood doen.

Ja / Nee

1e C.P./CdT

Gegevens verzamelen: familie, ongeluk, overlijden.

Ja / Nee

1e C.P./CdT

Burgemeester informeren.

Ja / Nee

CdT.

NA informeren familie, schriftelijk persbericht uit laten gaan.

Ja / Nee

voorlichter /CdT

Persconferentie beleggen

Ja / Nee

voorlichter /CdT

Familie kent betreffende contactpersonen? Eerste contactpersoon blijft bij de familie,


22

Checklist eerste contactpersoon

Ja / Nee

Wie

Bied ondersteuning aan familie

Ja / Nee

1e C.P.

Is hulp bij opvang kinderen nodig

Ja / Nee

1e C.P.

Adviseer niet te liegen over verwonding/dood aan kinderen

Ja / Nee

1e C.P.

Kinderen moeten de basisgegevens weten evenals de partner

Ja / Nee

1e C.P.

Biedt hulp bij het voeren van telefoongesprekken

Ja / Nee

1e C.P.

Stel zo nodig telefoonlijsten samen

Ja / Nee

1e C.P.

Ga mee naar het ziekenhuis

Ja / Nee

1e C.P.

Biedt bescherming tegen opdringerige media

Ja / Nee

1e C.P.

Breng geen persoonlijke bezittingen mee bij het eerste contact

Ja / Nee

1e C.P.

Ja / Nee

1e C.P.

Ja / Nee

1e C.P.

Ja / Nee

1e C.P.

Ja / Nee

Wie

Communicatie tussen ziekenhuis, familie en hulpverleningsorganisatie

Ja / Nee

Z.C.P.

Regelen van passende wachtruimte voor familie

Ja / Nee

Z.C.P.

organisatie i.p.v. aan de familie

Ja / Nee

Z.C.P.

Ondersteuning familie bij het invullen van formulieren e.d.

Ja / Nee

Z.C.P.

Wees eerlijk over omstandigheden

Ja / Nee

Z.C.P

Bezoek familie van het slachtoffer desgewenst (in uniform en auto van de organisatie) Roep eventuele hulp in van huisarts, geestelijke, maatschappelijk werk, GGZ In overleg bepalen van een familiecontactpersoon (zelf of een andere kandidaat)

Checklist ziekenhuis contactpersoon

Afspraken over verzending medische rekeningen aan de


23

Checklist familie contactpersoon

Ja / Nee

Wie

De persoon moet 100% achter zijn taak kunnen staan.

Ja / Nee

CT/CdT

Belangen van de familie krijgen prioriteit boven die van de organisatie

Ja / Nee

FCT

Taken familiecontactpersoon

Ja / Nee

FCT

Ja / Nee

FCT

Crisisteam overlegt met de persoon die de voorkeur van de familie heeft.

Ondersteuning Emotionele opvang Informeren over voortgang onderzoek Informeren over persuitingen Assisteren t.a.v. de uitvaart Nauwe samenwerking met begrafeniscontactpersoon Kinderen erbij betrekken en ondersteunen Nooit iets laten doen wat ze niet willen Enkele weken na de begrafenis worden taken door anderen overgenomen voor de lange termijn

Voor meer achtergrondinformatie zie tekst: - Handleiding, hoe te handelen bij ernstige ongevallen en overlijden personeel. - Draaiboek uitvaart met korpseer NVBR


24

19

Tool 19: Informeren collega’s Actie : Het informeren van de collega’s.

Actie door: door de leiding gevende van de organisatie.

Checklist

Ja / Nee

Wie

met de familiecontactpersoon

Ja / Nee

Leidinggevende/Cdt

Zorgt voor de interne en externe voorlichting en regelt voorzieningen

Ja / Nee

Leidinggevende/Cdt

Behartigt belangen personeel na het incident (in nauwe samenwerking

Informeren van al het betrokken personeel (direct na incident en later over het onderzoek) Informeren ploegschefs en afdelingshoofden (denk ook aan ziek en op vakantie zijnde personeel) Zorgen voor opvangruimtes en randvoorwaarden (Tool 04) Overleg met personen die de “informatietelefoon” bemensen Contacten met de pers (allemaal via de contactpersoon, voorlichter) Aparte ruimte regelen voor pers en personeel Recente foto’s Bij evt. interview van de familie aanwezigheid gemeentevoorlichter regelen De zorg voor het plaatsen van advertenties Informeren van hoogwaardigheidsbekleders Zorg voor de bezorging van persoonlijke bezittingen aan de familie Archief bijhouden (persberichten, artikelen, foto’s, toespraken, video’s, etc)

Voor meer info zie tekst: - Handleiding, hoe te handelen bij ernstige ongevallen en overlijden personeel. - Handleiding formaliteiten rond overlijden


25

20

Tool 20: Inlichten Inspectiediensten en ARBO Actie:

Actie door: Commandant/directie

Overzicht diverse inspectiediensten: •

Algemene Inspectiedienst

•

Arbeidsinspectie

•

Gezondheidsinspectie

•

Inspectie Verkeer en Waterstaat,

•

Inspectie Rijkswaterstaat,

•

VROM-Inspectie,

•

Voedsel en Warenautoriteit,

•

Douane,

•

Koninklijke Marechaussee,

•

KLPD

•

Milieu Inspectie


26

Tool 21: Informeren Crisisorganisatie

21

Actie: informeren en contact onderhouden

Actie door: RCBOT / Commandant

Checklist

Ja / Nee

Wie

Ja / Nee

Cdt / C.v.D

Het informeren en contact onderhouden met één van de crisisteamleden

Het team bepaalt het beleid en de gang van zaken voor de afhandeling van het incident en de nazorg. Het crisisteam zorgt tevens voor het beheer van informatie en het verstrekken van informatie aan bijvoorbeeld de pers.


27

22

Tool 22: Bijeenkomst alle hulpverleners Deelname aan deze evaluatie is wel verplicht. Deze is namelijk niet alleen gericht op het verwerken van de eigen beleving, maar ook op het helpen van elkaar daarbij en op het uitwisselen van alle beschikbare informatie. Door niet mee te doen aan de evaluatie zou het kunnen dat belangrijke informatie niet volledig op tafel komt, terwijl het essentieel is dat een ieder precies weet wat zich heeft afgespeeld om een goed verwerkingsproces mogelijk te maken.

Opzet van een evaluatie Tijdens de evaluaties worden de leden van het bedrijfsopvangteam, die ervaring hebben in het leiden van gesprekken, als gespreksleider ingezet. De afspraken over de evaluatie zijn: De evaluatie wordt door de sector georganiseerd. De evaluatie wordt gehouden op de eerst volgende gelegenheid binnen één of hooguit twee dagen na het incident. De evaluatie wordt geleid door 1 of 2 gespreksleiders van het bedrijfsopvangteam, die niet zelf bij het incident betrokken zijn geweest. Alleen de direct bij het incident betrokken medewerkers zijn bij de evaluatie aanwezig. Deze kunnen ook op afstand direct betrokken zijn geweest. Andere hulpdiensten kunnen uitgenodigd worden voor de evaluatie als zij een belangrijke bijdrage kunnen geven aan het totaalbeeld. Zij worden dan door de bedrijfsopvangers uitgenodigd. Bij uitzondering kan iemand anders uitgenodigd worden, maar dan moeten alle aanwezigen daarmee instemmen. De ondercommandant zorgt er voor, dat de mensen niet paraat hoeven te staan voor uitruk en de evaluatie niet gestoord wordt door telefoontjes of andere zaken. Er worden geen notulen of geluidsopnames gemaakt, maar belangrijke punten uit de evaluatie kunnen worden genoteerd op een flap-over. De sector vraagt bij de RAC een chronologisch overzicht aan van berichten tijdens de inzet. BOT en sector bereiden samen de evaluatie voor. Een evaluatie duurt afhankelijk van de groepsgrootte 2 à 3 uur.


28

Doel en inhoud van een evaluatie Het doel van de evaluatie is om met alle aanwezigen het incident van minuut tot minuut door te spreken, waardoor gaten in de informatie worden gedicht en onduidelijkheden worden opgehelderd. Gedurende dit proces wordt op ongedwongen wijze de mogelijkheid geboden om gevoelens en emoties te uiten, waarmee een stap wordt gezet om het effect van de schokkende gebeurtenis zo goed mogelijk te verwerken.

Dus na een schokkende gebeurtenis op het werk wordt een technische evaluatie gehouden met ruimte voor gedachten en gevoelens van de hulpverleners.

Het is belangrijk om aan het begin van de evaluatie spelregels af te spreken. De belangrijkste regels zijn: vertrouwelijkheid iedereen vertelt wat hij weet functie of rang speelt geen rol.

Vervolgens doet de eerst aankomend bevelvoerder zijn verhaal over de toestand bij aankomst en zijn eerste inzet. Daarna volgen de anderen aan de hand van de aankomsttijden tijdens het incident. Het draaiboek bedrijfsopvang bevat een opsomming met aandachtspunten Aan het eind van de evaluatie moet voor iedereen het verloop van het incident volkomen duidelijk zijn en moeten alle vragen beantwoord zijn. Als er nog zaken zijn, die nader uitgezocht moeten worden dan neemt het bedrijfsopvangteam die taak op zich en belooft om de aanwezigen op de evaluatie hierover later te informeren. Zonodig kan hiervoor na ongeveer 3 tot 6 weken en na 3 maanden een vervolggesprek worden georganiseerd. (Tool 12 en 13).

Het vervolggesprek Bij een groot en ingewikkeld incident kan het goed zijn om na het gesprek in de eigen ploeg en de evaluatie na een paar maanden een vervolggesprek te organiseren. In dit gesprek wordt informatie over de vorderingen van het onderzoek en over de eventuele slachtoffers gegeven. Daarnaast wordt afgetast of de hulpverleners het incident goed verwerkt hebben. Tot slot kan niet genoeg benadrukt worden dat het hierbij gaat om:

'NORMALE MENSEN, DIE NORMAAL REAGEREN OP ABNORMALE SITUATIES'


29

23

Tool 23: Begeleiding medewerkers bij externe onderzoeken Actie: het ondersteunen van medewerkers die worden geconfronteerd met extern onderzoek naar hun handelen

Actie door: VNOG / Regisseur per kolom

Checklist VNOG

Ja / Nee

Wie

Ja / Nee

directeur brandweer /directeur GHOR

Checklist regisseur: centraal aanspreekpunt voor de geïnterviewde

Ja / Nee

Wie

Van te voren doorspreken van de procedure met de geïnterviewde.

Ja / Nee

regisseur

Aangeven wat er verwacht kan worden aan de geïnterviewde.

Ja / Nee

regisseur

De regisseur realiseert zich dat de interviewen kunnen

Ja / Nee

regisseur

Het aanstellen van een regisseur per kolom.

Taak regisseur Centraal aanspreekpunt voor de geïnterviewde. Organisatie, begeleiding voor, tijdens en na interviews, gesprekken en verhoren. Conceptrapportages beoordelen

o

Waar gaat de interviewer over spreken.

o

Welke afspraken kunnen gemaakt worden over de inhoud van het gesprek.

o

Meldt wanneer een andere onderzoeker gebruik wil maken van het verslag.

worden ervaren als een verhoor.


30

Checklist regisseur: organisatie, begeleiding en nazorg van interviews

Ja / Nee

Wie

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Indien wenselijk juridische bijstand toevoegen.

Ja / Nee

regisseur

Streeft ernaar om van iedereen maar één interview af te nemen.

Ja / Nee

regisseur

Let op dat de vragen passen binnen de onderzoeksvragen

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

Wie

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Ja / Nee

regisseur

Draagt zorg voor het regelen van ruimten en faciliteiten waar de onderzoekers hun werkzaamheden kunnen verrichten en de geplande gesprekken worden gehouden. Streeft ernaar dat er één vast persoon ter ondersteuning bij de interviews zit, ter ondersteuning van de geïnterviewde en procesbewaking.

en/of het plan van aanpak van de onderzoekende instantie. Let op dat de vragen zo gesteld worden dat ze voldoen aan de gangbare normen en waarden. Let op dat de geïnterviewde beseft dat hij/zij alleen antwoord kan geven omtrent gebeurtenissen waar hij/zij zelf bij was. Zeker in het geval van veel media aandacht kan er beïnvloeding plaats vinden van de mediabeelden op de eigen herinnering. Organiseer een bijeenkomst na afsluiting van het onderzoek, dit kan gecombineerd worden met een presentatie van het onderzoek.

Checklist regisseur:beoordelen conceptrapportage De conclusies in de verslagen moeten logisch en eenduidig zijn, en te herleiden naar de (genoemde) feiten. De conclusies in de verslagen moeten passen binnen de gangbare procedures en/of referentiekaders of daarmee kunnen worden vergeleken. De conclusies in de verslagen moeten redelijk en billijk zijn, en passen binnen de huidige contexten. De regisseur kan overwegen om een klankbordgroep in te stellen.


31

Lijst met afkortingen

Bev.v. =

Bevelvoerder

OvD

=

Officier van Dienst

CvD

=

Commandant van Dienst

CDT

=

Commandant

OCDT = e

Ondercommandant

1 C.P =

1e contactpersoon

Z.C.P =

Ziekenhuis contactpersoon

F.C.P

Familie contactpersoon

=

NAMEN EN TELEFOONNUMMERS

-

BOT-leden

-

Bedrijfsarts

-

Bedrijfsmaatschappelijk werk(st)er

-

Specialist(en)

-

Crisisteamleden

-

Interne organisatie


32

Bijstandverlenende organisatie en relaties

Externe diensten -

politie

-

GGD

-

Milieudiensten

-

Ziekenhuizen

Interne organisatie -

Directie

-

Juridische zaken

-

P&O, inclusief de verantwoordelijke voor personeelsgegevens

-

Interne zaken

-

Afdelingshoofden inclusief automatisering, archief, financiële administratie

-

Veiligheidsdienst

-

Overige intern

-

Freelancers

Relaties -

financiële relaties

-

organisatie werkgevers

-

organisatie werknemers

-

belangenorganisaties


33

Lijst van publieksgroepen -

Burgemeester en wethouders

-

Politici en ambtenaren

-

Omliggende bedrijven

-

Omwonenden

Lijst van Media Lokale media -

regionale bladen

-

regionale radio

-

regionale televisie

-

regionale persbureaus

Landelijke media -

persbureaus

-

ANP

-

Dagbladen

-

Radio

-

Televisie

-

Vakbladen

-

Andere publicaties


34

Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland September 2011

Recommend Documents