VASt-project Kappersbranche fase III Ontwikkeling websites ‘Veiligheid Haarcosmetica’ Projectplan op hoofdlijnen 18 mei 2004 1. Inleiding Dit projectplan ‘op hoofdlijnen’ voor de ontwikkeling van twee websites is onderdeel van het VAStproject “Stoffen-informatiesysteem kappersbranche”, dat op 1 januari 2003 van start is gegaan. Tijdens een vergadering van de begeleidingscommissie van het VASt-project op 10 mei 2004 zijn gezamenlijk de hoofdlijnen van dit projectplan geformuleerd. Dit voorstel is gebaseerd op het projectplan van het VASt-project kappers, zoals geformuleerd in de subsidieaanvraag van de Vakraad voor het kappersbedrijf “Voorstel pilot stoffeninventarisatie en informatiesysteem kappers” uit november 2002. “ Het VASt-project kappers bestaat uit drie fasen: 1. Vaststelling plan van aanpak 2. Inventarisatie informatiebehoefte en meerwaarde database 3. Invulling database en websites. De eerste twee fasen zijn in principe afgerond. Daarin is de meerwaarde van twee websites voor enerzijds kappers en anderzijds medici en arboprofessionals aangetoond. In het onderstaande worden de geformuleerde hoofdlijnen voor het fase-III project beschreven. Vervolgens wordt een tijdsplanning uitgewerkt, en wordt een begroting gegeven. Dit projectplan voor fase III van het VASt-project zal ter besluitvorming worden voorgelegd aan de vergadering van de Vakraad op 10 juni a.s. en worden besproken bij de NCV. In de VASt-werkgroepbijeenkomst van 14 juni kan dan een gezamenlijk besluit over de voortgang van het VASt-project worden genomen. 2. Hoofdlijnen fase III project - ontwikkeling websites ‘haarcosmetica in de kappersbranche’ Hieronder wordt eerst het projectplan kort samengevat. Aansluitend wordt elk punt nader toegelicht. 2.1 Samenvatting hoofdlijnen project websites ‘haarcosmetica in de kappersbranche’ I.
II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.
Er worden twee websites gebouwd: 1. Voor de hoofd-doelgroep “kappers”: informatie over ‘haarcosmetica & gezondheid’ en ‘tips & trucs’, op een toegankelijke en aantrekkelijke wijze gepresenteerd; 2. Voor de hoofd-doelgroep “deskundigen”: meer diepgaande informatie over de gezondheidsaspecten, preventieve maatregelen etc. De websites geven informatie en aanbevelingen per type product (b.v. haarspray). Actuele informatie over samenstelling van specifieke producten is verkrijgbaar via de ‘Ingrediëntenmanagers’ die de Cosmeticavereniging (NCV) introduceert. Beide websites krijgen eenzelfde structuur en dezelfde ‘host’ als de bestaande website www.isditproductveilig.nl (over schoonmaakmiddelen). De ‘kappers’-site wordt extra aantrekkelijk vormgegeven m.b.v. de lay-out van de site ‘healthyhairdresser.nl’. NCV en IVAM maken samen een voorstel voor de keuze van een websitebouwer. Een extern communicatie -adviesbureau wordt ingeschakeld voor advies over de structuur van de websites, over de concept-teksten en over de proef-website. Ook de doelgroepen van de websites (‘kappers’, ‘deskundigen’) worden benaderd om de proef-websites te testen, op o.a. gebruikersvriendelijkheid. Vakraad en NCV voeren gezamenlijk de eindredactie over de inhoud van de websites. De inhoud wordt afgestemd met de Kapperspoli. De Vakraad delegeert deze redactiefunctie aan een extern, deskundig bureau, zoals de IVAM. Over de exploitatie van de websites (eigendom, beheer en onderhoud) moeten nog nadere afspraken worden gemaakt. Er wordt aan het eind van het project een implementatieplan opgesteld, waarin de wijze van introductie en promotie van de websites wordt beschreven.
2.2 Nadere toelichting hoofdlijnen project websites ‘haarcosmetica in de kappersbranche’ I. Ontwikkeling van twee sites: “kappers” en “deskundigen” Voor een website waarin informatie wordt opgenomen over haarcosmetica-producten en de wijze waarop hiermee veilig kan worden gewerkt - teneinde o.m. huidaandoeningen te voorkomen - zijn vele doelgroepen te onderscheiden. Deze kunnen worden ingedeeld in twee ‘hoofdgroepen’, die sterk verschillen in niveau en informatie -behoefte. Vandaar dat ervoor is gekozen om twee (sub) websites te ontwikkelen (zie ook pt. VI, Inhoud): a. “Kappers”: Kappers, leerling-kappers, werkgevers, docenten van kappersscholen, vakbond, werkgeversorganisatie, KOC. b. “Deskundigen” Arbeidshygiënisten, bedrijfsartsen, dermatologen, huisartsen, arbo-adviseurs. De leveranciers van haarcosmetica zijn deels zelf ‘providers’ van de informatie op de website, maar zullen deels ook in beide websites informatie kunnen vinden die zij zoeken. Ook staat het b.v. geïnteresseerde kappers uiteraard vrij om dieper-gravende informatie te zoeken op de ‘deskundigensite’. De sites worden wat dat betreft niet ‘afgeschermd’. II. Websites op basis van informatie per product-type. Een website die informatie bevat over de samenstelling van individuele producten wordt niet haalbaar of zinvol geacht. Het zou zeer lastig zijn de informatie actueel te houden, aangezien voortdurend nieuwe producten op de markt komen, en de samenstelling van de bestaande producten kan wijzigen. Vaak bestaan onder eenzelfde productnaam producten met een verschillende samenstelling op de markt, a.g.v. het circuleren van ‘oudere’ voorraden. Ook in kapsalons zijn vaak nog ‘oude’ producten aanwezig, waarop de informatie op een website niet van toepassing is. Om deze redenen is gekozen voor het presenteren van informatie per type product: samenstelling (‘richtrecepturen’), voornaamste allergenen, aanbevelingen voor een veilig gebruik, etc. etc. Specifieke informatie omtrent de samenstelling van individuele producten staat vermeld op het etiket van het product. Daarnaast heeft de Cosmeticavereniging het initiatief genomen om voor elke leverancier een zgn ‘Ingrediëntenmanager’ aan te wijzen. De Ingrediëntenmanager is een contactpersoon bij iedere leverancier van professionele haarcosmetica (voorlopig bij alle NCV-leden), die direct telefonisch te benaderen is door de gebruiker die vragen heeft over de samenstelling van specifieke producten. De lijst met Ingrediëntenmanagers wordt o.m. vermeld op de website van de Cosmeticavereniging, en daarnaast op zo veel mogelijk andere relevante sites in de kappersbranche. III.
- Hosting en structuur zoals “Isditproductveilig.nl” voor beide websites. - Extra aantrekkelijke layout voor de kappers-site (zoals site Healthy Hairdresser). Om niet opnieuw het wiel uit te vinden, worden onderdelen gebruikt van twee bestaande websites: - www.isditproductveilig.nl: een website voor consumenten en ‘ambachtelijke schoonmakers’ over de gezondheids- en milieu-aspecten van reinigingsmiddelen, opgezet door de NVZ i.s.m. IVAM en Milieu Centraal i.h.k.v. een SOMS-project (zie ook het voorstel van augustus 2003). - www.healthyhairdresser.nl: de website van het arboconvenant kappers. Het is de bedoeling dat www.isditproductveilig.nl een ‘paraplusite’ wordt, waaronder vele subsites komen te hangen: nu alleen nog reinigingsmiddelen, als tweede productgroep waarschijnlijk haarcosmetica, en in de toekomst idealiter nog (veel) meer productgroepen. Overeengekomen is, dat zowel de ‘kappers’ site als de ‘deskundigen’ site onder de site “isditproductveilig.nl” komen te hangen. Dit betekent twee dingen: - De ‘hosting’ (fysieke locatie) wordt dezelfde - De structuur en opzet wordt overeenkomstig. De site ‘www.isditproductveilig.nl’ heeft in principe een goede structuur, die ook voor de sites over haarcosmetica kan worden overgenomen (zie ook voorstel aug.’03). Op basis van deze structuur is door de NCV al een voorzet gemaakt voor de structuur en de inhoud van de ‘kappers’-site (zie bijlage). Deze opzet wordt als uitgangspunt genomen bij de ontwikkeling van de ‘kappers’-site. De ‘deskundigen’ site kan als afgescheiden ‘afdeling’ onder dezelfde hoofdsite worden geplaatst (dat is
2
bij de reinigingsmiddelensite ook gedaan), en zal eenzelfde structuur hebben, maar een afwijkende inhoud (zie pt. VI). De VASt-werkgroep heeft tevens vastgesteld, dat “isditproductveilig.nl” voor de doelgroep “kappers” een te “saai” ontwerp heeft. Daarom is overeengekomen dat de lay-out van de site van Healthy Hairdresser wordt overgenomen op de ‘kappers’-site onder ‘isditproductveilig.nl’, voor zover technisch mogelijk. Hierover wordt overlegd met de ontwikkelaar/ programmeur. De lay-out van Healthy Hairdresser is ‘eigendom’ van de Vakraad, zodat op dit vlak geen probleem bestaat. Voor de ‘deskundigen’-site is aanpassing van de lay-out van ‘isditproductveilig.nl’ niet nodig. IV. Keuze host en websitebouwer van ‘isditproductveilig.nl’ Voor de definitieve keuze van de host en de websitebouwer (programmeur) maken NCV en IVAM in overleg een voorstel. NCV en IVAM leggen aan de websitebouwer een “Programma van Eisen” voor de websites voor, waarna een offerte wordt gevraagd. De offerte zal binnen de oorspronkelijke begroting van het VASt-project dienen te blijven. De meest waarschijnlijke keuze is die voor de bouwer van Isditproductveilig.nl (‘Jools’). Tevens wordt dan dezelfde host gekozen, hetgeen overigens al automatisch voortvloeit uit het feit dat de beide haarcosmetica-sites onder ‘isditproductveilig.nl’ wordt gehangen. V. Inschakeling communicatie -adviseurs DST Bij de ontwikkeling van de websites wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de communicatie expertise die zowel binnen de NCV als binnen IVAM aanwezig is. Daarnaast wordt (eveneens binnen de oorspronkelijke begroting van het VASt-project) een communicatie -adviesbureau ingeschakeld voor enkele specifieke adviestaken: 1.) Toets opzet/inhoudsopgave site(s) (structuur, geplande inhoud) 2.) Toets teksten websites (stijl, toegankelijkheid,…) 3.) Toets van de proefsite (‘gebruikersvriendelijkheid’). Voor deze toetsing zal DST Experience communicatie worden benaderd: het bureau dat tot nu toe de meeste communicatie -activiteiten i.h.k.v. het arboconvenant uitvoert. VI. Inbreng doelgroepen websites De doelgroepen van de websites krijgen een inbreng bij het ontwerp van de websites en bij het testen van de proef-websites. Er worden drie zgn. ‘klankbordgroepen’ aangezocht, met de volgende taken: - ‘Leveranciers’ (GPD): min of meer ‘automatisch’ betrokken. Tezamen met NCV en IVAM ontwikkelen van product-informatie voor de websites. - ‘Kappers’: de ‘proef-website’ testen (1 test). - ‘Deskundigen’: opzet van structuur/ inhoud én een proef-website testen (2 testen). De tests zullen zo veel mogelijk per E-mail worden afgehandeld, zodat geen bijeenkomsten nodig zijn. Hierdoor zal het gemakkelijker zijn personen voor de tests te vinden. T.b.v. de tests van de proefsites, zullen de testers m.b.v. een wachtwoord toegang krijgen, en a.d.h.v. een vragenlijst de test uitvoeren. Hiermee is bij de ontwikkeling van ‘isditproductveilig.nl’ al ervaring opgedaan. VII. Inhoud: ‘Kapperssite’ en ‘Deskundigensite’: Besloten is, dat de gezamenlijke (eind)redactie over de inhoud wordt gevoerd door de Vakraad en de NCV. De Vakraad delegeert deze taak aan de IVAM. Tevens vindt afstemming met het Centrum voor Huid en Arbeid plaats, m.n. ten aanzien van de ‘deskundigen’-site. Er wordt géén informatie opgenomen waarover onenigheid bestaat (besloten op VASt-overleg 11/3/’04). Wel bevatten de websites links naar de websites van betrokken partijen, waarin eigen informatie en opvattingen kunnen staan van de afzonderlijke partijen. De opzet voor de inhoud van de kapperssite die de NCV in een eerder stadium heeft gemaakt (bijlage) is uitgangspunt voor de kapperssite. Ook de inhoud van de deskundigen-site wordt op deze opbouw aangesloten. De inhoud van de twee sites overlapt deels (product-informatie) en verschilt deels (de meeste overige informatie). NCV en IVAM overleggen bilateraal over de exacte taakverdeling m.b.t. de productie van teksten e.d.
3
XIII. Exploitatie van de websites Over het formele eigendom, het beheer en het onderhoud van de websites moeten nadere afspraken worden gemaakt. In het kader van de subsidieverlening door SZW aan de Vakraad kan het formeel, juridisch niet zo zijn dat de Vakraad het resultaat van het project in eigendom geeft van de NCV. De Vakraad en de NCV treden hierover in overleg. De NCV biedt aan, het onderhoud van de site na afloop van het VASt-project op zich te nemen. De eindredactie over de inhoud vindt ook in dat geval echter plaats in overleg met de Vakraad of een door de Vakraad aan te wijzen derde partij. IX. Implementatie en promotie van de websites Voor de introductie en promotie van de websites stellen de Vakraad en de NCV in overleg een ‘Implementatieplan’ op. De Vakraad delegeert aan IVAM. Het opstellen van dit implementatieplan zal plaatsvinden tegen het eind van fase III (zie ‘planning en tijdschema’). Ook de vraag wie de website onderhoudt en beheert zal in dit Implementatieplan aan de orde komen.
3. Planning en tijdschema Als deadline voor de afronding van het project, en dus de oplevering van de websites, wordt 31/12/2004 voorgesteld. Wanneer zich verder geen onvoorziene omstandigheden voordoen, moet dit een haalbare deadline worden geacht. De planning is echter ambitieus. Met name de maand juni 2004 is cruciaal, omdat in deze periode vele zaken in gang moeten worden gezet. Wanneer hierbij onverhoopt vertraging ontstaat zal - ook i.v.m. de zomervakantie - de planning in gevaar komen. Tabel 1 – Tijdsplanning (2004) Mei Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Vaststelling Plan van Aanpak (Vakraad 10/6; beg.cie 14/6) Voorstel keuze host en websitebouwer; offerte (NCV/IVAM) Overleg taakverdeling NCV/IVAM (schrijven teksten) Overleg IVAM-CHA inhoud deskundigen-site Offerte DST (3 toetsmomenten) Toets DST: structuur/inhoud kapperssite Toets klankbordgroep deskundigen: structuur deskundigen-site Schrijven structuur en inhoud websites op papier (NCV/IVAM) Toets DST: teksten kapperssite Aanpassing teksten Verzamelen illustraties voor de website (allen) Omzetten papieren site naar proefsite (Jools?) Tests proefsite door proefgebruikers (klankbordgroepen) & DST Aanpassing en vaststelling site Productie en vaststelling implementatieplan website
IVAM UvA BV Jeroen Terwoert 18 mei 2004
4
Projectplan fase III VASt Kappers (18/5/’04) Aanvullende notitie redactieraad en exploitatiefase, 2e versie, 30 juni 2004, JT/TS De Vakraad heeft 10 juni j.l. het projectplan “VASt-project Kappersbranche fase III – Opzet websites Veiligheid Haarcosmetica”1 besproken. In de daaropvolgende vergadering van de VASt-werkgroep op 14 juni is vastgesteld dat op twee onderdelen een verduidelijking nodig is, voordat de Vakraad definitief groen licht kan geven voor fase III van het project. Deze notitie heeft tot doel deze verduidelijking te geven. Deze notitie is een aanvulling op het projectplan van 18 mei j.l.
Op de onderdelen Redactie (pt. VII projectplan) en Exploitatie (pt. VIII projectplan) volgt hieronder een korte verduidelijking, die tijdens de vergadering van de VASt werkgroep op 14 juni j.l. besproken en waarop nadien amendering heeft plaatsgevonden.
1 – Redactie punt VII projectplan: a. Er wordt een redactie geformeerd, die beslist over de inhoud van de twee websites. b. In de redactie zitten inhoudsdeskundigen namens de verschillende betrokken partijen: § 1 afgevaardigde van de ANKO § 1 afgevaardigde van de Kappersbond FNV/FNV Schoonheidsverzorging § 1 afgevaardigde van de CNV Kappers § 1 afgevaardigde van de IVAM § 3 afgevaardigden van de NCV § ad hoc aangevuld met een gastexpert voor bepaalde specialistische kennis (zoals dr. van der Walle van het CHA) c. De betrokken partijen mogen afzien van hun recht om een inhoudsdeskundige af te vaardigen. d. De redactie beslist over opzet/inhoudsopgave, inhoud en layout van de websites, produceert teksten en voert de eindredactie over de websites. e. Alleen teksten waarover unanimiteit bestaat, worden op de website geplaatst. f. Indien dat door partijen wordt gewenst, kan een Redactieraad worden gevormd met vertegenwoordigers van de Vakraad en de NCV op bestuurlijk niveau. Deze redactieraad zou een adviserende functie hebben naar de redactie. g. De Redactie wordt ingesteld tijdens Fase III van het projectplan (realiseren van de websites) en continueert haar werkzaamheden in de exploitatiefase. h. Alle partijen staan achter de informatie zoals gepubliceerd op de website; partijen zijn vrij om daarnaast via andere media aanvullende informatie te publiceren. Er komen links naar de websites van betrokken partijen. 2 – Exploitatiefase aanvulling op pt. VIII projectplan: Voor de periode na het VASt-project, als de websites in de lucht zijn, is er een partij nodig die het onderhoud op zich neemt, en de kosten voor de ‘hosting’. Het volgende voorstel wordt door de VASt-werkgroep gedaan: a. De NCV neemt het onderhoud en het beheer van de websites op zich; b. De NCV neemt de kosten voor het onderhoud en voor de hosting op zich, binnen nader door de NCV te bepalen voorwaarden (met name ten aanzien van de hoogte van kosten). Uiterlijk eind augustus 2004 worden daar afspaken over gemaakt. c. Evaluatie: eind 2005/ begin 2006, d.w.z. als de websites een jaar in de lucht zijn, evalueert de Redactie, de Vakraad en de NCV de inhoud van de websites. Met name wordt beoordeeld of de websites voldoende informatief zijn voor de doelgroepen (effectiviteit) en of de Redactieraad en website exploitatie efficient en werkbaar zijn georganiseerd (efficiency); 1
IVAM; 18 mei 2004
5
d. Eigendomsrechten: § Het format van de websites komt in eigendom van Milieu-Centraal, § De layout van de websites is eigendom van de Vakraad voor het Kappersbedrijf. § De inhoud van de websites is eigendom van de NCV en de IVAM Dit betekent dat de genoemde partijen over hun eigen onderdeel ook zonder toestemming van andere betrokken partijen kan exploiteren of doorontwikkelen, wanneer de samenwerking wordt verbroken.
6
