1
Ontwikkeling ‘Programmamaker’ websites Offerte
voor Instituut voor Publiek en Politiek (IPP) Amsterdam
door
Contactivity bv Stationsweg 28, 2312 AV Leiden KvK Rijnland 28093100
Leiden, 28 April 2010
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
2
1
Introductie
IPP heeft Contactivity bv verzocht een prijsindicatie te geven voor het ontwikkelen van twee ‘Programmamaker’ websites op basis van eZ publish. Deze prijsindicatie is gebaseerd op het volgende document: “programmamaker voorstel” (23/04/2010) en telefonisch overleg met Coen Gelinck. Dit document geeft een overzicht van onze aanpak, de ‘deliverables’ en het bijbehorende budget. Contactivity is een Community Partner in Nederland van eZ systems. Dit Noorse IT bedrijf heeft eZ publish ontwikkeld, het zeer succesvolle open source Entreprise Content Management System. Contactivity is al sinds 2002 een actief lid binnen de gemeenschap rond eZ publish. Contactivity heeft ruim 25 sites ontwikkeld op basis van eZ publish 3.x and 4.x, zowel voor not-for-profit als commerciele klanten. Contactivity draagt actief bij aan de promotie van eZ publish door de ontwikkeling van vele extensies, de publicatie van diverse artikelen, en actieve participatie tijdens gebruikersconferenties en partnerbijeenkomsten. Alle ontwikkelaars die bij Contactivity in dienst zijn, worden opgeleid tot certifitied eZ publish ontwikkelaars. We zouden het op prijs stellen om dit voorstel met u te mogen bespreken en in te gaan op eventuele inhoudelijke vragen van uw kant naar aanleiding van deze prijsindicatie.
2
Onze aanpak
Contactivity ondersteunt klanten in het doorontwikkelen van bestaande websites en het ontwikkelen van nieuwe websites en webtoepassingen. Hierbij adviseren we onze klanten in het gehele traject met betrekking tot: ● ● ● ● ● ●
conceptontwikkeling; projectmanagement; design van de user interface; eZ publish installatie, configuratie en training; technische ontwikkeling en implementatie; ondersteuning en evaluatie.
We vinden een optimale betrokkenheid van onze klanten bij de ontwikkeling of vernieuwing van hun website erg belangrijk. Zonder dergelijke input zal het moeilijk zijn om de nieuwe website ‘in te lijven’ in de eigen organisatie en werkprocessen. Bovendien, gedurende het ontwikkelingsproces komen er altijd nieuwe ideeën omhoog en steken onverwachte problemen de kop op. Wij bevelen onze klanten daarom aan een projectteam te vormen, voor de duur van het project. We adviseren graag over de samenstelling van dit team In het gehele traject gebruiken wij een pragmatische projectmethodologie. In de eerste stadia van een project investeren we tijd in een heldere beschrijving van de projecteisen, reikwijdte, op te leveren producten, rollen en verantwoordelijkheden. Hiermee zijn we in staat: •
multidisciplinaire projecten te managen waarbij meerdere partners of afdelingen binnen een organisatie betrokken zijn; Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
3
• • • •
project overhead tot een minimum te beperken; werkzaamheden efficiënt te plannen en duplicatie van werkzaamheden te voorkomen; afgesproken mijlpalen en deadlines na te komen; en ons flexibel aan te passen aan de behoeften van het projectteam van de klant.
Onze projecten omvatten een aantal vooraf gedefinieerde stadia met heldere doelstellingen en op te leveren producten (N.B. de precieze invulling van dit traject zal per project verschillen) : Fase 1: Project definitie 1. project intake (communicatie strategie, doelstellingen, doelgroepprofiel, content planning, functionele eisen) – geen onderdeel van deze prijsindicatie; 2. projectplan (reikwijdte en randvoorwaarden, op te leveren producten, planning, rollen en verantwoordelijkheden); en 3. technische intake (CMS platform, content class definities, extensies, etc.). Fase 2: Design van de gebruikersinterface 1. ‘Wire frames’ van de homepagina, index en content pagina’s– geen onderdeel van deze prijsindicatie;; 2. Grafisch ontwerp van de homepagina, index en content pagina’s en de diverse losse design elementen, zoals headers, factboxes, links, etc. – geen onderdeel van deze prijsindicatie; en 3. Omzetten van het grafisch ontwerp naar cross-browser compatible HTML. Fase 3: eZ publish installatie, configuratie en training 1. Installatie en configuratie van eZ publish en de ondersteunende applicaties; 2. Opzetten site structuur; 3. Coordinatie content migratie/content opladen; en 4. Training. Fase 4: Technische ontwikkeling en implementatie 1. template ontwikkeling; 2. extensie installatie en ontwikkeling; 3. integratie met externe applicaties/sites; en 4. testen; Fase 5: Ondersteuning en evaluatie 1. garantie en ondersteuning; en 2. projectevaluatie. Indien gewenst kunnen we in elk van deze stadia via ons partnernetwerk beschikken over aanvullende specialistische kennis en ondersteuning.
Projectintake De project intake markeert de start van onze betrokkenheid in een project. Gedurende deze bespreking(en) gaan we in op relevante onderwerpen zoals doelstellingen, verwachtingen, communicatiestrategie, doelgroep(en), (functionele) eisen en randvoorwaarden. De uitkomst van deze bespreking(en) helpt ons bij het in kaart brengen van eventueel ontbrekende informatie, benodigde expertise en rollen en verantwoordelijkheden binnen het project.
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
4
Projectplan Het projectplan bevat de overeengekomen projectaanpak. Hierin opgenomen zijn: doelstellingen, reikwijdte, randvoorwaarden, op te leveren producten, rollen en verantwoordelijkheden, tijdslijnen, mijlpalen, en communicatie/rapportage afspraken.
Technische intake De technische intake heeft als doel om de exacte rijkwijdte van het project vanuit technisch perspectief in kaart te brengen. Het gaat hierbij om afspraken met betrekking randvoorwaarden, mijlpalen en op te leveren producten. Verder worden uitgangspunten vastgelegd met betrekking tot de technische ontwikkeling in termen van functionaliteit, site map en typen content. Het technisch intake rapport bevat informatie over de installatie en configuratie van de server en het content mangement systeem, de content structuur (site map), het content class model, de templates, benodigde extensies, workflows, rollen en rechten in het content mangement systeem, etc.
Design van de gebruikers interface Het grafisch ontwerp van de verschillende onderdelen van de website start met wire-frames, een eenvoudige visuele hulp om snel verschillende functionele en content elementen in de lay-out te positioneren. De wire-frames vormen samen met een design brief het uitgangspunt voor een grafisch ontwerper en/of interaction-designer voor het grafisch ontwerp van de website. Nadat het grafisch ontwerp is opgeleverd wordt dit door een front-end developer omgezet in crossbrowser compatible html en stylesheets.
eZ publish installatie en configuratie De installatie en configuratie van eZ publish is de volgende stap in het proces. De benodigde hardware om websites met een content management systeem te laten draaien is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het gemiddeld aantal gebruikers, de omvang van de templates, gebruik van grafische elementen en de manier hoe met caching wordt omgegaan. Het installeren en configureren van het systeem omvat de volgende stappen: 1. installatie van benodigde software om het content management systeem te kunnen laten functioneren, zoals een webserver (Apache), scripting taal (PHP) en database (MySQL); 2. installatie en configuratie van het content management systeem; 3. instellen van server-side caching; en 4. testen van de server performance.
Opzetten site structuur/Content migratie en implementatie Content migratie en implementatie kan direct na de eZ publish installatie worden gestart. Vanwege een strikte scheiding van content, ontwerp en functionaliteit in het content management systeem waar wij mee werken (eZ publish), kunnen content editors parallel aan webontwikkelaars te werken. Deze aanpak leidt tot aanzienlijke tijdsbesparing in de benodigde implementatietijd. Content editors worden op weg geholpen met een korte introductiecursus, tevens is er voor hen ondersteuning beschikbaar gedurende dit traject.
Training Er zijn twee typen training beschikbaar: • een content management training voor web editors en andere personen die betrokken zijn bij het aanleveren en onderhouden van content. Deze training biedt deelnemers alle
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
5
•
kennis en vaardigheden voor het toevoegen en beheren van content in het content management systeem. een technische training voor IT medewerkers/webmasters gericht op technisch onderhoud en kleine aanpassingen in het content management systeem en de beschikbare templates.
Documentatie Tijdens de training en na oplevering van het project wordt documentatie beschikbaar gemaakt met betrekking tot het onderhoud en beheer van de website in het content management systeem. Indien gewenst kan er na oplevering documentatie worden opgeleverd die specifiek ingaat op de website en extensies zoals deze zijn opgeleverd.
Technische ontwikkeling en implementatie De technische ontwikkeling en implementatie start na het afronden en goedkeuren van het projectplan en de technische intake. In de ontwikkelcyclus worden drie producten opgeleverd: • • •
alfa versie, bestaat uit een functionale back-end van eZ publish (inclusief site structuur en content klasse definitie) en de bijbehorende page -layout en content klasse templates. beta versie, bestaat uit de geupdate templates en alle maatwerk functionaliteit, inclusief extensies en integratie met externe applicaties/sites. de release kandidaat, de complete oplossing na het oplossen van geconstateerde fouten en na toevoeging van content.
Garantie en ondersteuning Na oplevering van de finale versie gaat een vooraf overeengekomen garantieperiode van start. Gedurende deze periode worden eventueel geconstateerde fouten kostenloos hersteld. Daarnaast kan, gebaseerd op specifieke behoeften, een onderhouds- en support contract worden afgesloten.
Evaluatie Ongeveer drie maanden na oplevering van de website plannen we een evaluatie bijeenkomst in. In deze bespreking komen ervaringen en feedback aan bod. Indien nodig, worden vervolgstappen voor verbetering of verdere ontwikkeling gedefinieerd.
3
Deliverables
De te leveren producten voor dit project omvatten: • • • • •
3.1
de technische intake meeting; installatie van de site in eZ publish; het omzetten van het grafisch design naar HTML code; het ontwikkelen van de benodige CMS templates; en het ontwikkelen van de benodigde extensies.
De technische intake meeting
De technische intake meeting wordt gebruikt om de opdracht en het gewenste resultaat verder af te bakenen. Het project wordt verder gespecificeerd in termen van budget, planning, creatieve
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
6
input, technische vereisten en de omvang van het project in het algemeen (zo precies mogelijk gedefinieerd als mogelijk op basis van de beschikbare informatie). Naar aanleiding van de technische intake kan het noodzakelijk zijn de oorspronkelijke offerte bij te stellen. Het technisch intake rapport voor dit specifieke project zal als volgt worden ingedeeld: • • • •
3.2
content structuur (sitemap); content klassen model; benodigde eZ publish extensions; en gedetailleerde planning, inclusief deadlines.
Installatie van de site in eZ publish
Er zal gebruik worden gemaakt van een bestaande eZ publish installatie van IPP (bij voorkeur eZ publish versie 4.3). Voor beide ‘Programmamakers’ websites zal worden aangemaakt: een aparte siteaccess (frontend en backend) en een aparte database. Wij gaan er in deze offerte vanuit dat IPP deze installatie zelf klaar zal zetten.
3.3
Omzetten grafisch design naar HTML code
Nadat het grafisch ontwerp is opgeleverd wordt dit door een front-end developer omgezet in cross-browser compatible html en stylesheets. Van belang hierbij is dat IPP vooraf alle eisen met betrekking tot de toegankelijkheid van de website formuleert. Het kan hierbij gaan om toegangelijkheid met betrekking tot mensen met een functiebeperking of senioren, maar ook om toegankelijkheid van de site voor mensen met weinig bandbreedte. Ook de eisen met betrekking tot de ondersteunde browsers en browser versies, het gebruik van Flash objecten, frames, Javascript, etc. dienen vooraf te worden geformuleerd, zodat de front-end developer hiermee rekening kan houden.
3.4
CMS templates
In content management systemen zijn content en design van elkaar gescheiden. Terwijl content betrekking heeft op het opslaan en structureren van informatie, is het doel van het design om vast te leggen hoe de content wordt weergegeven. Het eZ publish content management systeem gebruikt templates om het gewenste design aan de web pagina mee te geven. De ontwikkeling van templates in eZ publish heeft betrekking op de integratie van de HTML codes en de functies om de content dynamisch uit de database op te halen. De specifieke template code van eZ publish maakt het mogelijk informatie uit het content management systeem op te halen. Het grootste deel van het ontwikkelingsproces bestaat uit het schrijven van de template code voor de weergave van de homepagina, landing pagina’s, content pagina’s en de verschillende content types. Voor deze sites zijn twee layout templates nodig: een ‘stellingen pagelayout (inclusief thema menu)’ en content page (zonder thema menu). Daarnaast zal het content management system een aantal content typen middels templates moeten kunnen weergeven. Voor de meeste content types moeten drie templates worden ontwikkeld: voor de weergave van de item in een listing (‘line’), voor de weergave van het volledige item (‘full’), en voor de weergave van een item in een Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
7
rich-text veld (‘embedded’). Voor de volgende content klassen moeten templates worden ontwikkeld: (sub-)thema, stellingen en resultaat.
3.5
eZ publish Extensies
Voor dit project site zijn twee nieuwe eZ publish extensies nodig: een extensie waarmee geselecteerde stellingen tijdelijk kunnen worden opgeslagen in een ‘shopping cart’ en daarna definitief in een ‘resultaat’ object. Een tweede extensie moet het mogelijk maken om de stellingen ook verplicht lineair te kunnen doorlopen, op basis van de sortering van de items op de backend. Het gaat hierbij om een lineair pad dat niet afhankelijk is van antwoorden op eerdere vragen, i.e. alle gebruikers doorlopen hetzelfde pad. De site en extensies zullen zodanig worden ontwikkeld dat deze in de toekomst ook voor andere sites kunnen worden gebruikt. De derde extensie moet het mogelijk maken een link naar de resultaat pagina (met een overzicht van alle stellingen per deelnemer) te plaatsen in Hyves, Facebook of Twitter.
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
8
4
Tentatieve Planning
Een tentatief overzicht van taken en mijlpalen wordt gepresenteerd in de onderstaande tabel.
Taak
Eigenaar
Deadline
1. Intake 1.1 technisch intake overleg
IPP /Contactivity
05/05/2010
1.2 aanlevering additionale informatie
IPP
05/ 05/2010
1.3 oplevering technische intake
Contactivity
05/ 05/2010
1.4 goedkeuring van het technisch intake rapport
IPP
06/05/2010
2.2 omzetting grafisch design naar HTML
??
07/05/2010
2.3 integratie HTML in de CMS templates
Contactivity
11/05/2010
3.1 installatie/configuratie eZ publish op ontwikkelserver
Contactivity
07/05/2010
3.2 installatie/configuratie eZ publish op de productieserver
IPP/Contactivity
07/05/2010
3.3 testen van de productieserver
Contactivity
07/05/2010
4.1 opzetten site structuur en content klassen
Contactivity
07/05/2010
4.2 maatwerk ontwikkeling
Contactivity
20/05/2010
4.3 integratie met externe applicaties (Hyves,Facebook, Twitter)
Contactivity
24/05/2010
5.1 oplevering plan voor content
IPP
07/05/2010
5.2 content migratie/opladen
IPP
17/05/2010
6.1 Alfa versie
Contactivity
16/05/2010
6.2 Beta versie
Contactivity
20/05/2010
6.3 Launch
IPP /Contactivity
21/05/2010
2. Grafisch design/front-end ontwikkeling
3. Installatie/configuratie
4. Back-end ontwikkeling
5. Content
6. Oplevering
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
9
5
Budget
De begroting voor het ontwikkelen van twee ‘Programmamaker’ websites in eZ publish 4.x zijn naar schatting minimaal € 4.866,94 (excl. BTW en optionals) per site en maximaal € € 8.551,94 (excl. BTW, inclusief optionals) per site, en bestaat uit de volgende posten. Kosten Site 1
Kosten Site 2
uren
fee
1,5 1,5
€ 93,75
Total
€ 85,00 € 68,75 € 93,75 € 93,75
Total
16 12 8 24 60
€ 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75
Total
2 16 8 8 8 8 50
Euro
Gem. kosten per site
uren
fee
€ 140,63 € 140,63
1,5 1,5
€ 93,75
€ 1.360,00 € 825,00 € 750,00 € 2.250,00 € 5.185,00
16 12 8 24 60
€ 85,00 € 68,75 € 93,75 € 93,75
€ 187,50 € 1.500,00 € 750,00 € 750,00 € 750,00 € 750,00 € 4.687,50
2 0 0 0 0 0 2
€ 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75 € 93,75
Euro
Euro
1 Project Management 1.1 technische intake meeting 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Front-end ontwikkeling Grafisch design (optioneel) Omzetten grafisch design naar HTML (optioneel) Ontwikkelen pagelayout template Ontwikkelen content templates
€ 140,63 € 140,63
€ 140,63
€ 1.360,00 € 825,00 € 750,00 € 2.250,00 € 5.185,00
€ 5.185,00
€ 187,50 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 187,50
€ 2.437,50
Back-end development opzetten content klassen en site structuur ontwikkelen 'shopping cart' extensie voor stellingen ontwikkelen 'lineair model' stellingen (optioneel) API integratie FaceBook (optioneel) API integratie Twitter (optioneel) API integratie Hyves (optional)
5 Overige kosten 5.1 reis en andere kleine uitgaven 5.2 management fee (10% over total fees) Total
Totaal exclusief optionals Totale kosten optionals* Totaal inclusief alle optionals
111,5
€ 25,00
€ 0,00
€ 1.001,31
€ 551,31
€ 1.026,31
€ 5.854,44 € 5.185,00 € 11.039,44
63,5
€ 551,31
€ 3.879,44 € 2.185,00 € 6.064,44
€ 788,81
€ 4.866,94 € 3.685,00 € 8.551,94
Alle genoemde bedragen zijn excl. 19% btw en gebaseerd op de thans beschikbare informatie. * optionals zijn: grafisch design, omzetten naar HTML, lineair model, API integratie Facebook/Twitter/Hyves
Alle totaalbedragen zijn een aanneemsom voor de ontwikkeling van twee websites in publish 4.x. Op basis van additionele documentatie en verder overleg tussen IPP en Contactivity is het mogelijk dat deze offerte bijgesteld moeten worden. Bij het opstellen van dit budget zijn we ervan uitgegaan dat • De site zal worden gehost op de bestaande eZ publish installatie van IPP; • Een extern grafisch bureau waarschijnlijk het grafisch design zal aanleveren; • IPP zelf zal zorgdragen voor de eventuele migratie van content vanuit andere systemen naar het eZ publish content management systeem, dan wel het handmatig aanmaken en invoeren van content items (behalve de sitemap en content met een voorbeeld functie); • IPP de template teksten zal aanleveren; en • IPP verantwoordelijk zal zijn voor het contact/management naar de klanten. Op verzoek kan een additionele offerte worden uitgebracht voor elk van deze posten. Contactivity’s betalingsvoorwaarden zijn: 50% van de aanneemsom bij de ondertekening van het contract; 50% van de aanneemsom na de afronding van het project. Betalingen dienen plaats te vinden binnen de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de rekening.
Contactivity bv - Stationsweg 28 – 2312 AV – Leiden – T: +31 71 514 11 66 KvK Rijnland 28093100
