Offerte accountantsdiensten

Offerte accountantsdiensten

Inhoudsopgave 1:

Inleiding

3

2:

Onze organisatie

12

3:

Controlevisie en –aanpak

18

4:

Ons team

34

5:

Prijs

40

1.

Randvoorwaarden voor de controle

46

2.

Deloitte

49

3.

Bewijs vergunning AFM

54

4.

ISO-certificaat

55

5.

Model Auditplan

56

Bijlagen:

1 Inleiding

3

Gemeente Woensdrecht: “de groene gemeente aan de Brabantse Wal” Wij willen ons verdiepen in uw doelstellingen, uitdagingen en de risico’s die ermee samenhangen. Deze kennis maakt ons een volwaardig gesprekspartner voor de raad, het college en het ambtelijk management.

“De groene gemeente van de Brabantse Wal” De gemeente Woensdrecht presenteert zich al de groene gemeente aan de Brabantse Wal, waar het goed wonen, werken en recreëren is. Op het terrein van de recreatie denken wij meteen aan dé fietsgemeente van Nederland, met in het bijzonder het veldrijden. Het wereldkampioenschap cycle cross in januari 2009 is een voorbeeld van niet alleen het maken van ambitieuze plannen, maar deze ook waarmaken. Op het gebied van werken denken wij meteen aan Maintenance Valley, een bedrijventerrein gericht op de luchtvaarttechnologie. De vliegbasis Woensdrecht is daarbij het middelpunt. Ook hier liggen de nodige ambitieuze plannen, die de gemeente voor de nodige uitdagingen stelt. De combinatie van zoveel verschillende elementen vraagt veel, heel veel, van een gemeente met ruim 21.750 inwoners. En dan bedoelen wij niet alleen de (specialistische) deskundigheid van medewerkers onder meer op het gebied van veiligheid, maar zeker ook de (doelmatige) inzet van toch altijd schaarse financiële middelen. Uit de programmabegroting 2009 en de meerjarenraming 2009-2012 blijkt deze afweging te zijn gemaakt. Daarnaast blijft de gemeente investeren in grote projecten, ondanks de huidige kredietcrisis. Voor wegen, groen en riolering wordt bijna € 1,5 mln. geïnvesteerd. Daarnaast is een half miljoen euro uitgetrokken voor gemeentelijke sport en verenigingsgebouwen. Zo wil de gemeente Woensdrecht komen tot een Brede Welzijnsinstelling (BWI), loopt het bunkerproject rondom de Randweg te Hoogerheide en staan herstraatwerkzaamheden in de Raadhuisstraat in de planning. Uitdagingen die natuurlijk financiële middelen vragen. Ondanks deze investeringen blijven de gemeentelijke lasten op een acceptabel niveau. De gemeentelijke belastingen zijn in 2009 ten opzichte van 2008 met minder dan 2% gestegen. Deze stijging ligt onder het inflatiepercentage.

4

Verder zal ook de economische crisis niet aan Woensdrecht voorbijgaan. Het is de vraag hoe de beschikbare middelen zich ontwikkelen als op rijksniveau (aanzienlijke) bezuinigingen aan de orde zijn. Daartegenover staat het risico dat vanwege bijvoorbeeld een oplopende werkeloosheid het beroep op uitkeringen ten laste van de gemeente toeneemt. Positief is dat het geïnvesteerd bedrag aan onderhanden werk grondexploitaties (gebaseerd op de jaarrekening 2008) voor een bedrag van circa € 900.000 negatief is, waardoor extra rentelasten vanwege een vraaguitval in de woningmarkt met als gevolg een stagnatie van de grondverkopen, niet aan de orde lijken te zijn. Uit de kadernota 2010, zoals in juli 2009 aan de raad is gepresenteerd, blijkt dat de economische crisis ook zijn impact heeft op het meerjarenbeleid van de gemeente Woensdrecht. Zo wordt vanaf 2011 een daling van de algemene uitkering uit het gemeentefonds voorzien en zal het beroep op de sociale uitkeringen stijgen. De gemeente Woensdrecht zal hierdoor belangrijke beslissingen moeten nemen over o.a. nieuw beleid, investeringen en de inzet van bestaande reserves. De verdeling van beschikbare middelen vraagt, mede in het licht van het voorgaande, een adequate beheersing, met dito planning- en controlcyclus. Een cyclus waarin de raad de kaders stelt en waarin het college verantwoording aflegt, zodat de raad kan sturen en toezicht houden. Uw gemeente heeft een dergelijke cyclus waarbij kritisch naar de opbouw en invulling van de verschillende instrumenten wordt gekeken. De planningen controlcyclus vormt bij de gemeente Woensdrecht terecht geen doel op zich maar een middel. Een middel waarbij aandacht is voor de menselijke maat in de gemeentelijke organisatie en daarbuiten. De korte lijnen met de samenleving betekenen verder dat het vraaggericht werken meer centraal staat dan een gestructureerde planning. De gemeente Woensdrecht heeft de laatste jaren een behoorlijke ontwikkeling doorgemaakt in de planning en control. Zo is recent de opzet van de begroting 2009 aangepast, die de leesbaarheid en de informatiewaarde versterken en wordt meer inzicht gegeven in de politieke, sociale, fysieke en financiële structuur van de organisatie. Ook is een meerjarenperspectief opgenomen en een overzicht van eigen financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen). Verder krijgt de controle op getrouw en rechtmatig handelen meer een plaats in de gemeentelijke organisatie en bent u voornemens binnen afzienbare termijn een gestructureerde vorm van risico-management te introduceren. Rekening houdend met de wensen, ambities en ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente is dit van belang. Uiteraard werkt de gemeente volgens de regels, maar blijft daarbij wel (terecht) oog houden voor het doel dat bereikt moet worden. Efficiency, effectiviteit, praktisch en vraaggericht vormen sleutelbegrippen. De interne regelgeving moet niet belemmerend werken, maar de nodige flexibiliteit mogelijk maken. In die zin is het de bedoeling de gemeentelijke verordeningen hierop steeds meer aan te passen. Ook de belastingdienst onderkent de positieve grondhouding van de gemeente Woensdrecht op het gebied van de (interne) controle en transparantie. De gemeente is door de Belastingdienst uitgenodigd mee te doen aan de pilot “Horizontaal Toezicht”. Met gemeenten die daar aan toe zijn, wil de Belastingdienst afspraken maken om geen controles achteraf meer uit te voeren.

5

In de plaats daarvan vindt overleg vooraf plaats en wil men steunen op een zogenoemd Tax Control Framework. Een dergelijk framework en de benadering van de Belastingdienst past prima in de ambities van de gemeente Woensdrecht. De gewenste ontwikkelingen zijn natuurlijk niet in één keer te realiseren. Als accountant weten wij dat ook en kunnen wij ons ook uitstekend verplaatsen in de gemeente Woensdrecht en de ambitie die zij nastreeft. Reële en praktisch hanteerbare afspraken met beide voeten in de Brabantse wal zijn nodig om de gemeente Woensdrecht nog verder te ontwikkelen in het licht van haar ambities, in al haar contrasten! Wij als Deloitte willen u graag verder ondersteunen in uw ontwikkelingen, gebaseerd op uw visie en ambities. Onze controlefilosofie is daar ook op gebaseerd: samen werken aan de doelen die de gemeente Woensdrecht voor ogen staat. Wij beginnen met aan te geven hoe de gemeente Woensdrecht bij ons op het netvlies staat, wat de ambities zijn en hoe wij daar door onze controle, en de kennis delend die bij de gemeente Woensdrecht aanwezig is, aan bijdragen.

De kwaliteit van de beheersorganisatie van de gemeente Woensdrecht In control volgens Deloitte Als huisaccountant weten wij dat de gemeente Woensdrecht er naar streeft verder “in control” te raken, waarbij wordt erkend dat “de burger” voorop dient te staan. De planning en control is geen doel op zich, maar ondersteunend aan de primaire doelen en bedrijfsprocessen van de gemeente. Onder “in control zijn” verstaan wij dat uw organisatie over een beleids- en beheersinstrumentarium en over procesbeheersingsmethodieken beschikken die u in staat stellen kansen en bedreigingen (risico‟s) tijdig te signaleren en hierop in termen van sturing alert te reageren om uw doelstellingen te realiseren of zonodig bij te stellen. Het Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO) heeft een raamwerk “Internal Control-Integrated Framework” (COSO-model) ontworpen waarmee organisaties hun interne beheersingsorganisatie kunnen vaststellen, beoordelen én versterken. Deze filosofie aan de basis voor onze dienstverlening. Dit model bestaat uit de volgende vijf componenten Beheersomgeving (controleomgeving) De controleomgeving vormt de basis van het COSO-model. De controleomgeving geeft de sfeer aan die binnen de gemeente bestaat en waarin werknemers hun taken uitvoeren en hun verantwoordelijkheden nemen (bevoegdhedenstructuur, delegatie, budgethouderschap, integriteit, cultuur etc.).

6

Risicobeheersing (risico-inschatting) Risico-inschatting is het proces waarin de leiding van de organisatie zich op gestructureerde wijze bezig houdt met het onderkennen van risico‟s en het vertalen van de risico‟s in mogelijke gevolgen voor uw gemeente, zowel financieel als maatschappelijk. Informatie en communicatie Informatie & Communicatie is een belangrijke component die zorgt voor een continu betrouwbare informatievoorziening binnen een bepaalde tijd en vorm, waarbij rekening wordt gehouden met de informatiebehoeften van de diverse belanghebbenden (raad, college, externen). Controleactiviteiten (procedures) Controleactiviteiten moeten waarborgen dat de door het management bepaalde doelen en activiteiten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Zij helpen verzekeren dat de nodige acties worden ondernomen om de risico‟s te beheersen teneinde de organisatiedoelstellingen op het gebied van uitvoerende activiteiten en financiële verslaglegging te realiseren. Hier gaat het om de interne beheersmaatregelen die binnen uw organisatie aanwezig zijn en de mate waarin deze worden nageleefd. Toezicht houden c.q. bewaking (monitoring) Monitoring is het proces waarin periodiek wordt geëvalueerd of de interne beheersingsmaatregelen nog effectief zijn. Het monitoren van de interne controlemaatregelen is noodzakelijk omdat de omstandigheden veranderen. Via monitoring wordt vastgesteld of de interne beheersing effectief blijft opereren.

Hoe is het met control in de gemeente Woensdrecht? Uit de door u in het programma van eisen, aanvullend verstrekte informatie en onze kennis van uw gemeente, hebben wij ons een beeld gevormd van het feitelijke niveau van uw organisatie. Wij hebben op basis van de door u verstrekte informatie een overzicht gemaakt van het beheersinstrumentarium volgens het COSO-model. Onderstaand hebben wij de stand van zaken schematisch weergegeven. Beheersomgeving Er staat een adequate planning- en controlcyclus (kadernota, begroting, meerjarenraming, bestuursrapportages, jaarverslag en jaarrekening). Het collegeprogramma is in de jaarlijkse begroting vertaald naar bestaand beleid en speerpunten. Elk speerpunt kent een beoogd maatschappelijk effect en een beoogd doel, waarbij is aangegeven wat nodig is om het doel te bereiken en welke indicator, effect of bron wordt nagestreefd. Op onderdelen is een verdere ontwikkeling mogelijk om doelen en prestaties nader te concretiseren, uiteraard binnen de door u gestelde ambities. De gemeente Woensdrecht is voornemens op korte termijn voor verschillende afdelingen procesbeschrijvingen te vervaardigen.

7

Risicomanagement Risicobeheersing (risico-inschatting) is naast een goed functionerende beheersomgeving een kritische succesfactor voor de gemeente Woensdrecht. Zeker in tijden van economische crisis kan stagnatie van bedrijvigheid de nodige gevolgen hebben. Het signaleren, vastleggen, bewaken en monitoren van risico‟s is dan ook essentieel. In het komende jaar zal een verdere invulling van het begrip risicomanagement ervoor zorgen dat de gemeente Woensdrecht in termen van COSO op risicomanagement groener zal worden. Het borgen van het risico-denken in de gemeentelijke organisatie, “bewustwording”, is daarbij essentieel, meer nog dan een (geautomatiseerd) registratiesysteem. Informatie en communicatie Het erkennen van risico‟s is natuurlijk al belangrijk maar erkennen alleen is niet genoeg. Het college en de gemeenteraad zullen ook geïnformeerd moeten worden zodat zij beheersmaatregelen kunnen treffen waar mogelijk. Communicatie moet er dus zijn! Overigens geldt dat niet alleen voor risico‟s. Ook over de voortgang van de verschillende in de begroting benoemde programma‟s moet worden gecommuniceerd. Hiervoor heeft u verschillende instrumenten in handen. Zo is er een kadernota, een begroting en meerjarenraming en zijn er bestuursrapportages van college aan raad. Deze instrumenten zijn op onderdelen verder te ontwikkelen door doelen en prestaties nader te concretiseren, waardoor op een eenvoudige wijze verantwoording kan worden afgelegd. Controleactiviteiten en toezicht en bewaking Betrouwbare informatie kan alleen worden gegenereerd indien deze in voldoende mate is gecontroleerd. Onze slogan is dan ook: “Vertrouwen is goed, controle is beter”. Het gestructureerd uitvoeren van interne controles, zowel op getrouwheid als rechtmatigheid, is een belangrijke bijdrage aan de control van de gemeente Woensdrecht. Uiteraard kunnen controlehandelingen verbijzonderd en achteraf worden uitgevoerd, maar om onjuistheden en onrechtmatigheden te voorkomen zijn wij voorstander van het inbedden van interne controles in de individuele werkprocessen. De concerncontroller kan dan monitoren in hoeverre de interne beheersingsmaatregelen nog steeds effectief en efficiënt zijn. Een kwaliteitsreview waarbij aspecten als aard en inhoud regelgeving, doelmatigheid van processen een rol krijgen. Het gaat er bij (interne) regelgeving immers om het uiteindelijke doel dat wordt bereikt. Het doelmatig invullen van de regelgeving is naar onze mening dan ook van belang.

En wat hebt u daaraan? Wij willen graag samen met u en binnen de door u gestelde ambities verder werken aan het in COSO-termen nog groener maken van uw gemeente. Een bijkomend voordeel van een groen COSO-model is dat wij als accountant beter in staat zijn om op uw bedrijfsprocessen te steunen, waardoor minder controleactiviteiten nodig zijn. Uw zelfcontrolerend vermogen bepaalt dus feitelijk onze controlekosten. Wij als Deloitte zijn daar heel erg helder over. Wij zullen dan ook jaarlijks vooraf de stand van zaken van de administratieve organisatie en interne controle in beeld brengen en deze met u via een auditplan communiceren.

8

Ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden zullen wij u behulpzaam zijn met het ter beschikking stellen van onze documentatie zoals werklijsten en checklisten. Indien de werkelijke situatie afwijkt van de situatie zoals beschreven in deze offerte (zie bijlage 1) zullen wij u de keus laten. U kunt dan aangeven of u de benodigde werkzaamheden alsnog zelf uitvoert of door uw accountant laat doen. Voordat onze werkzaamheden plaatsvinden is derhalve duidelijkheid over wie wat doet. In onze controle nemen wij verder specifieke aandachtspunten mee. Het is natuurlijk niet zo dat wij de wijsheid in pacht hebben en op basis van voorgaande inschatting exact weten wat dé aandachtspunten voor onze controle zijn. Die bepalen we graag samen met u. Waar zouden wij op voorhand de accenten willen leggen? In lijn met wat hiervoor is geconstateerd en gegeven de ambities van de gemeente Woensdrecht (aandacht voor wettelijke vereisten met nadruk op de menselijke maat: eerder vraaggericht werken dan gestructureerd planmatig):





Verdere uitwerking van risicomanagement en flexibiliteit van sturing. De flexibiliteit van sturing heeft ons inziens zowel betrekking op het waar nodig bijstellen van kaderstellende interne regelgeving als de financiële ruimte in de begroting. Er zijn namelijk veel ontwikkelingen in de gemeente Woensdrecht. Het flexibel inspelen op vragen van burgers en bedrijven en zicht hebben op de risico‟s is van belang. Wij bieden u aan in het kader van deze offerte kosteloos een workshop met als onderwerp risicomanagement te organiseren. De zichtbare borging van de getrouwheid en rechtmatigheid in de processen. Hierbij is te denken aan de aard en inhoud van de regelgeving, de effectiviteit en efficiency van de processen en de bewustwording van direct betrokkenen. De rol van de concerncontroller muteert dan van uitvoerend naar kwaliteitsbewakend. Vragen als: Bereiken wij wat we willen?,Doen we dat op een efficiënte wijze? Is de regelgeving toereikend? komen dan meer naar voren. Hierbij stellen wij onze cliënten werklijsten, checklisten etc. ter beschikking met betrekking tot de geldende wet- en regelgeving, waardoor effectief, maar ook efficiënt het naleven van wet- en regelgeving kan worden vastgesteld.

Kortom, als we samen over de gemeente Woensdrecht discussiëren, biedt onze aanpak een uitstekende opmaat om de interne beheersing, rekening houdend met uw ambities, nog verder te versterken. Onze controlevisie en controleaanpak zijn daarvoor gemaakt. In voorbeelden van onze managementletters en jaarrekeningrapportages, opgenomen in hoofdstuk 3, laten wij dat zien. Een keuze voor Deloitte betekent dat wij continue u zullen monitoren in de ontwikkeling van een zelfcontrolerende en zelfcorrigerende organisatie, waarbij uw ambities centraal staan. Wij zullen daarbij niet alleen de vinger op de zere plek leggen, maar ook passende oplossingen aandragen.

9

Samenwerking Woensdrecht maakt periodiek de afweging in welke vorm de aansturing van activiteiten het best kan plaatsvinden waarbij het belang van de inwoner voorop staat. Samenwerking wordt hierbij niet geschuwd; wij denken hierbij aan de samenwerking met de gemeenten in de samenwerkingsverbanden Regionale Milieudienst West-Brabant, N.V. Saver, de Onroerendgoedmaatschappij Hoogerheidsche Plantage B.V., de Hoef en natuurlijk de samenwerking op het gebied van sociale werkvoorziening in het Werkvoorzieningschap West Noord-Brabant. Deze samenwerkingsverbanden maken wel dat een deel van de gemeentelijke verantwoording door samenwerkingsverbanden tot stand komt. De gemeente zal zekerheid moeten hebben over de activiteiten die plaatsvinden buiten de gemeente; de betrouwbaarheid van de informatievoorziening is dus van belang. De gemeente zal op een adequate wijze verantwoording van de samenwerkingsverbanden moeten ontvangen.

Uw verwachtingen en onze bijdrage als accountant De beschreven uitdagingen vragen van uw accountant oog te hebben voor de organisatie, de processen en het ambitieniveau van de gemeente Woensdrecht, uiteraard binnen de kaders van de beschikbare financiële positie. In onze controleaanpak staan al deze elementen centraal. Op een praktische wijze zullen wij u scherp houden om uw ambities te bereiken. Uiteraard is daarbij aandacht voor het borgen in en bewustworden van de organisatie op de aspecten getrouwheid, rechtmatigheid en risicomanagement, maar wel op een effectieve en efficiënte wijze! Alleen dan kan naar onze mening een zoveel mogelijk zelfcontrolerende gemeentelijke organisatie worden bereikt. Voor de relatie met de samenwerkingsverbanden is het van belang dat wij de meeste van deze samenwerkingsverbanden controleren. Voor de accountant van de gemeente is het immers van belang dat zekerheid wordt verkregen uit de controle bij de samenwerkingsverbanden gezien het relatieve financiële belang van de geldstromen. Hoewel onze controle bij de samenwerkingsverbanden uiteraard onafhankelijk van de controle van de gemeente Woensdrecht plaatsvindt, is het, doordat wij Deloittebreed dezelfde controlemethodiek hanteren, mogelijk dat wij efficiënt de vereiste controle-informatie vanuit de controle van de samenwerkingsverbanden kunnen verkrijgen. Reviews bij de accountant van het samenwerkingsverband - wat normaliter wel dient te gebeuren en kostenverhogend werkt - zijn daarom efficiënt en effectief uitvoerbaar. De ontwikkelingen bij de lokale overheid gaan erg snel. Deloitte heeft oog voor deze ontwikkelingen en participeert vaak al aan de voorkant van deze ontwikkelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de invoering van rechtmatigheid en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, waarbij wij diverse handige publicaties hebben uitgebracht en onze cliënten nog voordat de wet werd ingevoerd met checklisten hebben bijgestaan, waardoor zij zich tijdig hebben kunnen voorbereiden.

10

Daarnaast organiseren wij regelmatig bijeenkomsten ten aanzien van actualiteiten, met betrekking tot de veranderingen in de Wet Sociale Werkvoorziening en wijzigingen ten aanzien van rechtmatigheid en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Voor ons is dat een onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie, waarin wij zoveel mogelijk in samenwerking met onze cliënten anticiperen op ontwikkelingen. Wij zien dat processen steeds sterker beoordeeld worden op de criteria doelmatigheid en doeltreffendheid tegen de achtergrond van rechtmatigheid. Onze controlebenadering berust in belangrijke mate op risicoanalyse en beoordeling van de kracht van de interne organisatie van uw gemeente. Aandacht voor doelmatig en doeltreffend handelen is daar een onderdeel van. In deze offerte werken wij de Deloitte controlemethodiek nader voor u uit. De aansluiting op elkaar van de intern verrichte werkzaamheden en onze controleaanpak leidt ertoe dat wij optimaal kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de interne organisatie als geheel, waardoor de organisatie haar cliënten (burgers, bedrijven, raad, bestuur) optimaal kan bedienen.

11

2 Onze organisatie

12

Deloitte is al bijna een eeuw actief op de gemeentelijke markt en rekent deze dynamische markt tot zijn kernactiviteiten. Onze organisatie staat tot de beschikking van de gemeente Woensdrecht.

Onze organisatie Alles in één huis Deloitte heeft als enige kantoor gekozen voor het in stand houden van een breed adviesapparaat, waardoor wij ons op unieke wijze onderscheiden van uw concurrenten.

Deloitte behoort wereldwijd tot de grootste zakelijke dienstverleners. Als wereldwijde accountants- en adviesorganisatie biedt Deloitte hoogstaande dienstverlening zowel aan (inter)nationale beursgenoteerde ondernemingen als aan cliënten in het midden- en kleinbedrijf, de overheid en not-for-profitorganisaties. De dienstverlening vanuit Deloitte vindt plaats vanuit regionale kantoren met medewerkers die op de hoogte zijn van wat er in de regio gebeurt. De gemeente Woensdrecht wordt al jaren bediend door onze kantoren in Breda en Middelburg, vanuit multidisciplinaire kantoren die inspelen op uw wensen. Kantoren met medewerkers die in de regio wonen en werken en op de hoogte zijn van alles wat er in Zeeland en West Brabant speelt. Onze kantoren bevinden zich op nog geen dertig minuten rijden van uw gemeentehuis, terwijl het merendeel van de teamleden nog dichter bij uw gemeente wonen. Hierdoor zijn wij, van het hoogste tot het laagste niveau van het controleteam, beschikbaar en bereikbaar, ook voor ad-hoc vragen. Onze ervaring leert dat, hoewel tegenwoordig elektronische communicatie een belangrijk hulpmiddel is, juist door mondeling overleg en discussie toegevoegde waarde kan worden geleverd. Indien zinvol kunnen wij een beroep doen op onze andere kantoren binnen de regio of binnen Nederland. In bijlage 2 hebben wij nadere informatie over de gehele Deloitte organisatie opgenomen en de disciplines die ook voor uw gemeente ter beschikking staan.

Onze ervaring en deskundigheid Wij staan voor kwaliteit. Deloitte beschikt over een brede ervaring op het vlak van accountantsdiensten in het algemeen en bij Nederlandse gemeenten in het bijzonder. Voor Deloitte is sec deskundigheid en ervaring niet genoeg. Het gaat er ook om dat deze voor de gemeente beschikbaar en bereikbaar is. Daarom bedienen wij onze Westbrabantse cliënten vanuit Middelburg waardoor het controleteam naast gemeentelijke ervaring ook kennis heeft van wat lokaal gebeurt. Een gedegen kennis van wat de actuele problematiek in Woensdrecht is, is naar onze mening niet alleen noodzakelijk voor een efficiënte, maar vooral ook voor een effectieve dienstverlening.

13

Het adviespotentieel waarop Deloitte in zijn eigen organisatie kan terugvallen voor zijn gemeentelijke controlepraktijk vinden wij van groot belang. Het gaat hierbij om de deskundigheid die nauw samenhangt met de externe controle, vaak voortvloeiend uit de controlebevindingen en onze rapporten. Denk daarbij aan deskundigheid op het gebied van bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, grondexploitaties, diepteonderzoeken naar bijvoorbeeld rechtmatigheid, administratieve organisatie, belastingrecht, automatisering, EDP-audits, sociale zekerheid, onderwijs, gezondheidszorg enzovoort. In bijlage 2 hebben wij deze deskundigheden nader voor u uitgewerkt. Deloitte heeft als enige kantoor gekozen voor het in stand houden van een breed adviesapparaat waardoor wij ons op unieke wijze onderscheiden van onze concurrenten. Een groot voordeel is ook dat wij deze kennis feitelijk benutten in onze controleaanpak.

lokale controleteams Deloitte heeft als filosofie dat de controle van gemeenten door regionale teams wordt uitgevoerd. Hiermee wordt bereikt dat naast een brede kennis van gemeenten tevens kennis beschikbaar is van wat lokaal speelt. Dit is naar onze mening essentieel voor een op de gemeente afgestemde controle. Voor de gemeente Woensdrecht wordt dan ook een controleteam ingezet dat volledig vanuit Middelburg en Breda werkt.

Voor de uitvoering van opdrachten beschikt Deloitte over een uitgebreid systeem van kwaliteitsbeheersing en interne kwaliteitbewaking. De belangrijkste maatstaven, regels en procedures hieromtrent zijn vastgelegd in het Deloitte Policy Manual (DPM). Om er zeker van te zijn dat het kwaliteitssysteem naar behoren functioneert, er intern toezicht bestaat op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften en dat het beleid omtrent het bijhouden en ontwikkelen van vakkennis door onze professionals op succesvolle wijze is geïmplementeerd, vindt jaarlijks een evaluatie plaats. De gedragscode van Deloitte dient als aanvulling op de reglementen van de beroepsverenigingen en voorziet onze professionals in hun dagelijkse praktijk van richtlijnen om de grenzen van hun professionele betrokkenheid te bepalen. Onze accountants werken conform de eisen en richtlijnen van de diverse beroepsorganisaties, zoals bijvoorbeeld de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS), de Verordening Gedrags Code (VGC) en andere richtlijnen van het Koninklijk NIVRA. De Autoriteit Financiële Markten heeft Deloitte de vergunning verleend voor de uitvoering van wettelijke controles bij o.m. Organisaties van Openbaar Belang (zie bijlage 3). Aan deze vergunning zijn zeer strenge regels verbonden. Verder is Deloitte Accountants B.V. gecertificeerd volgens het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001:2000 (zie bijlage 4). Ieder element van het kwaliteitssysteem wordt tenminste éénmaal per jaar vanuit zowel onze internationale als nationale organisatie gereviewd. Bij deze reviews wordt nagegaan of en in hoeverre onze professionals de procedures op het gebied van de beroepsuitoefening hebben ingevoerd en nageleefd (practice review). Ook worden al onze professionals op jaarlijkse basis beoordeeld op de door hen afgeleverde dienstverleningskwaliteit. Onze medewerkers worden geacht zelf te werken aan hun eigen professionele ontwikkeling. In het verlengde van de door het Koninklijk NIVRA voorgeschreven Permanente Educatieplicht, biedt Deloitte haar medewerkers een uitgebreid cursussenpakket. Verplichte cursussen worden hierbij gegeven tijdens de landelijke „study weeks‟ of als verplicht onderdeel van de vele decentrale opleidingen in de vorm van vaktechnisch overleg.

14

De kwaliteit van onze adviesproducten wordt in de eerste plaats geborgd door de inzet van deskundige en ervaren medewerkers. Om er voor te zorgen dat hun kennis en ervaring zo efficiënt mogelijk wordt ingezet, is het van belang dat de kwaliteit binnen het dienstverleningsproces wordt bewaakt door middel van uniforme werkwijzen en procedures. Alle controle- en adviesopdrachten worden derhalve uitgevoerd in overeenstemming met de DTT International Audit Approach Auditsystem/2. Op deze wijze kan de kwaliteit van onze dienstverlening op het gebied van zekerheid over auditsystemen, processen en integriteit aan cliënten in zowel de private als de publieke sector worden gegarandeerd. Op alle stukken met een standpunt van Deloitte (waaronder accountantsverklaringen, conceptrapportages, managementletters etc.), wordt een tweede kwaliteitslezing uitgevoerd door een professional die niet bij de werkzaamheden betrokken is geweest, maar wel over ruime kennis van en ervaring met de publieke sector beschikt. Hierbij worden de werkzaamheden en de bevindingen van het controleteam gereviewd en afgestemd op de afgegeven verklaring c.q. rapportage. Deloitte is als grote zakelijk dienstverlener in zowel de publieke als private sector vrijwel dagelijks onderhevig aan externe controles. Departementale auditdiensten en andere grote accountantsorganisaties voeren regelmatig controles uit op de kwaliteit van onze dienstverlening. Zo reviewen alle ministeries de accountantsverklaringen die wij afgeven. Daarnaast voeren de beroepsorganisaties zoals het NIVRA en de Autoriteit Financiële Markten op periodieke basis onafhankelijke audits uit om de naleving van de voorschriften te controleren. Tevens vindt er voortdurend overleg met de gebruikers van onze accountantsverklaringen plaats. Voor u zijn dit garanties dat de uitgevoerde controles voldoen aan de hoogste kwaliteitseisen. Uw oordeel omtrent de kwaliteit van de door ons geboden dienstverlening is hierbij van onschatbare waarde. Op basis van uw inbreng en relevante ontwikkelingen in het vakgebied voeren wij voortdurend verbeteringen door in onze aanpak. Uw ambities vormen daarbij onze uitdaging. Hierbij behoort ook als vanzelfsprekend een jaarlijkse evaluatie van ons functioneren dat wij in samenspraak met u willen vormgeven.

15

Onze positie bij gemeenten Onze vooraanstaande positie in de Nederlandse markt blijkt onder meer uit ons marktaandeel en onze ervaring in de gemeentemarkt. Voor bijna 55% van de Nederlandse gemeenten controleren wij de jaarrekening, declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen, wat blijkt uit onderstaande tabel. Aantal inwoners

Aantal gemeenten

Deloitte

%

294

160

54

30.000 - 50.000

83

44

53

50.000 - 75.000

24

12

50

75.000 - 100.000

17

13

76

> 100.000 - 200.000

19

10

53

6

2

33

443

241

54

< 30.000

> 200.000 Totaal

Van de 377 gemeenten met een inwonertal van minder dan 50.000 inwoners zijn wij bij 204 gemeenten de controlerende accountant. In Brabant zijn onder meer de gemeenten Bergen op Zoom, Roosendaal, Halderbergen, Reimerswaal, Rucphen en Breda cliënt. Meer dan marktleider Marktleider zijn is niet genoeg. De publieke sector is een sector die voortdurend verandert en waarin continu moet worden geïnvesteerd. Wij willen daarom niet alleen dat de cijfers zeggen dat wij marktleider zijn, maar dat de markt ons erkent als de beste professionele multidisciplinaire serviceverlener in de publieke sector. En daar werken we hard aan. We houden trends en ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. Verder houden wij een eigen vaktechnisch bureau gericht op de publieke sector in stand die snel in staat in te spelen op ontwikkelingen en deze te vertalen naar onze gemeenten. Dit geeft ons een voorsprong. In combinatie met onze kennis en ervaring en de betrokkenheid van onze mensen, stelt dit Deloitte in staat zijn cliënten optimaal van dienst te zijn. Marktleider zijn betekent voor ons iets anders dan alleen de grootste zijn. Daarom loopt Deloitte voorop waar het gaat om vernieuwingen in de publieke sector. Vernieuwingen die tot uitdrukking komen in aansprekende initiatieven. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

 

Trendbericht Inzicht Prestaties Gemeenten (IPG), het jaarlijkse trendonderzoek voor gemeenten dat een verband legt tussen actuele ontwikkelingen en de gevolgen hiervan voor de gemeentelijke organisaties. Ingaan op de belangrijkste wijzigingen in beleidsregels en de wet- en regelgeving en de impact voor de toekomst.

16

Themabijeenkomsten Wij organiseren voor onze cliënten themabijeenkomsten in de regio rondom actualiteiten, zoals de invoering van Single information single audit, de lokale rekenkamer en de andere gevolgen van de Wet dualisering gemeentebestuur, de verbeterde verankering van rechtmatigheid en de gevolgen van de invoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv).



  

   

Publicaties als “Dwars door dualisering”, “Raad en Daad; de gemeenteraad in het dualistisch bestel”, “Op zoek naar nieuw evenwicht. Toezicht en controle in het duale stelsel”, “Een boekje „open‟ over Rechtmatigheid”, “Vooruit met Rechtmatigheid” en een mailing over de Wet Werk en Bijstand (WWB). Bijeenkomsten als Dualisering en Controle, over Dualisering en Financiën en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Aangeven relevante wijzigingen in de jaarverslaggevingregels. Een nieuwsbrief over de Wmo en onderhouden van een internetsite Wmo en een publicatie “Verschuivende panelen binnen Wonen, Welzijn en Zorg”. Ook is er een quick scan ontwikkeld waarmee gemeenten kunnen toetsen hoe ver zij staan met de voorbereiding van de invoeringen van de Wmo. Attenderen op (project)subsidiemogelijkheden. Boekje over de invoering van de omgevingsvergunning (WABO). Gratis nieuwsbrief Publieke Zaken. Themaonderzoeken op het gebied van governance bij gemeenten leidend tot publicaties zoals: “Handboek Verbonden partijen. Twee voeten in één sok” “Fraude. Managen van frauderisico‟s geeft voorsprong!”

Als marktleider beschikken wij ook over een groot relatienetwerk. Onze belangrijke relaties rondom de (lokale) overheid worden gecoördineerd vanuit de industry group Lokaal Bestuur. Vanuit deze industry group bestaan contacten met tal van koepel- en belangenorganisaties, waaronder NGB, Famo, VGS en VNG. De industry group ondersteunt onze professionals met informatie over bijvoorbeeld de nieuwste ontwikkelingen, kansen en bedreigingen. Via ons intranet is altijd rechtstreeks actuele informatie voor onze medewerkers beschikbaar. Deze informatie bestrijkt diverse terreinen binnen de gemeentelijke overheid, zoals de dualisering, de ontwikkelingen rondom de sociale zekerheid of grondexploitaties, maar ook de laatste actualiteiten op het gebied van gemeentelijke bedrijfsvoering (planning en control), verslaggeving (Bbv), ICT, fiscaliteiten, de laatste wijzigingen in specifieke voorschriften en wet- en regelgeving (Wet maatschappelijke ondersteuning en Single information, single audit). Dit stelt ons in staat als adviseur betrokken te zijn bij de nieuwste ontwikkelingen en om bij onze controlewerkzaamheden deze kennis voor u aan te wenden. Van belang is natuurlijk dat deze kennis beschikbaar komt bij onze medewerkers. Wij delen de beschikbare kennis snel met onze medewerkers via maandelijkse nieuwsbrieven, vaktechnische opleidingen en een vaktechnische afdeling waarop kan worden teruggevallen. Hierdoor kunnen zij onze cliënten tijdig behulpzaam zijn. Een voorbeeld is het hanteren van checklists met aandachtspunten bij de invoering van nieuwe wetgeving (zoals bij de Wet maatschappelijke ondersteuning). Dit pro-actief handelen en meedenken stelt ons in staat uw gemeente al voor de feitelijke invoering van een wet handreikingen te geven en mee te denken met de inrichting van de financiële bedrijfsprocessen.

17

3 Controlevisie en -aanpak

18

Onze rol in de samenwerking is gericht op het leveren van meerwaarde voor u. Wij dragen bij aan de sturing en beheersing van uw organisatie, uiteraard met behoud van onze onafhankeijke en kritische rol. Uiteraard rekening houdend met de ambities van de gemeente Woensdrecht.

Controlevisie en -aanpak De hoofdkenmerken van onze controlevisie en -aanpak zijn: Methoden en technieken Voor het plannen, uitvoeren en vastleggen van onze controle hanteren wij AuditSystem/2. Via deze controlesoftware hebben al onze medewerkers: • direct toegang tot alle actuele informatie over de gemeente- en overheidssector; • de beschikking over een volledig ICT-ondersteunde controleaanpak;

•







de mogelijkheid alle relevante informatie op te nemen in een volledig elektronisch dossier.

  

 

Wij zijn de accountant voor de gehele gemeente. Primair leggen wij verantwoording af aan onze opdrachtgever, de gemeenteraad. Daarnaast leveren wij toegevoegde waarde aan het college van burgemeester en wethouders, het management en de ambtelijke organisatie. Een uitgebreide analyse van risico‟s en kansen en de door Woensdrecht genomen beheersingsmaatregelen om deze te beperken of te benutten, is een van de belangrijkste pijlers van onze controleaanpak. Onze controleaanpak en risicoanalyse richten daarbij op de punten die van belang zijn. Getrouwheid en rechtmatigheid gaan daarbij hand in hand. Wij bespreken voorafgaand aan onze controles de controleplanning en vernemen graag de specifieke behoeftes van de raad, het college en de ambtelijke leiding. De wensen van de raad zijn, uiteraard met behoud van onze eigen verantwoordelijkheid, leidend. Zoals in uw programma van eisen is opgenomen, zullen wij rekening houden met de specifieke eisen van de gemeente ten aanzien van rechtmatigheid. Dit betekent dat wij maximaal tien specifieke zaken, aan te geven door de gemeenteraad, zullen betrekken in onze controle. Wij zijn proactief, alert op de gevolgen van ontwikkelingen in wet- en regelgeving (fiscaal, wettelijk, subsidiemogelijkheden) voor Woensdrecht, nemen kennis van uw plannen en benaderen u actief voor afspraken. Wij maken bij onze controle gebruik van geavanceerde automatiseringshulpmiddelen, die specifiek worden toegesneden en die de kwaliteit en de efficiency van de controle optimaliseren. Wij zijn bereid u alle informatie (waaronder controleprotocollen en werklijsten) ter beschikking te stellen en uw medewerkers te instrueren en te ondersteunen bij het uitvoeren van interne controles. Daarmee bereikt u een kwalitatief hoog niveau van interne controle, tijdige signalering van fouten en onrechtmatigheden én een effectieve en efficiënte inzet van uw externe accountant. Met onze rapportage geven wij u inzicht in de risicobeheersing van Woensdrecht, de toereikendheid van de informatievoorziening (aan de Raad), de kwaliteit van de interne beheersing en de ontwikkeling daarin. Adviezen die wij geven sluiten aan op uw bedrijfsfilosofie en bedrijfsconcept en zijn vooral praktisch, mede gericht op de realisatie van uw ambities.

Ter bevordering van een efficiënte accountantscontrole zullen wij periodiek (afstemmings)overleg voeren.

19

Controlevisie De gemeente Woensdrecht streeft naar een gemeentelijke organisatie die in control is: een organisatie die zodanig is ingericht dat verrassingen worden voorkomen en tijdig acties worden genomen om bij te sturen en door de bevoegde gremia besluiten worden genomen. In deze offerte gaan wij uit van een als zodanig adequaat werkend stelsel. Jaarlijks overleggen wij met u voorafgaand aan de controle de feitelijke situatie. Mogelijke afwijkingen en de gevolgen ervan bespreken wij op voorhand zodat onze werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. De feitelijke situatie wordt verwerkt in het jaarlijkse auditplan. Een format hiervan hebben wij in bijlage 5 opgenomen. De afstemming tussen controlefilosofie en besturings- en bedrijfsvoeringsfilosofie volgt de gedachte van public governance. Om het voor de raad mogelijk te maken deze governance uit te voeren, is het belangrijk dat zij hierbij kan steunen op een evenwichtig stelsel van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden, zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven. Dit stelsel is verankerd in de planning-en-controlcyclus van uw gemeente. Volksvertegenwoordiging

Gemeenteraad Kaders stellen

Controleren College van B&W

(Initiëren) en uitvoeren

Verantwoorden

De controlefilosofie van Deloitte is erop gericht de hoogste gremia van een organisatie zekerheid te bieden bij de verantwoording over de uitkomsten van de activiteiten en processen. Daarom zoeken wij in onze filosofie aansluiting bij de governancecyclus; sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Dit sluit ook aan op onze visie op modern functioneel overheidsbestuur, die wij verder in dit hoofdstuk hebben uitgewerkt. Interactieve aanpak Wij hanteren een interactieve controleaanpak, waarbij wij met behoud van onze eigen verantwoordelijkheid, samen met u de accenten in de controle bepalen.

Wij sluiten onze werkzaamheden aan op de gemeentelijke planning- en controlcyclus. In onze tijdsplanning wordt hiermee ook rekening gehouden. In het kader van onze accountantscontrole mag u van ons verwachten dat wij bij onze controles de vereiste aandacht zullen geven aan de verdere kwaliteitsverbetering van het instrumentarium voor planning en control en de beheersing van strategische en operationele risico‟s. Wij zullen bijvoorbeeld beoordelen in hoeverre de te bereiken maatschappelijke effecten en doelen zodanig zijn geformuleerd dat hierover in termen van indicator, effect en bron kan worden gerapporteerd. Bij onze controle maken wij, waar mogelijk, gebruik van de informatie uit uw planning en controlcyclus, zoals de kadernota, de bestuursrapportages en de (concept)begroting inclusief financiële meerjarenplanning.

20

De kerntaak van uw externe accountant is het certificeren van de jaarrekening en, indien van toepassing, incidentele andere verantwoordingen van de gemeente Woensdrecht. Wij vinden dat de accountantscontrole een grotere toegevoegde waarde heeft als deze ook leidt tot signalering van strategische en operationele risico‟s en advisering over mogelijkheden tot verdere ontwikkeling van de beheersing van de organisatie. Het college van burgemeester en wethouders en het management zijn verantwoordelijk voor de inrichting van de gemeentelijke organisatie en het waarborgen van de controles die op de activiteiten die binnen de gemeente plaatsvinden. De controllingfunctie speelt een belangrijke rol in het adviseren van het management, maar ook in het toetsen of iedereen doet wat is afgesproken. Het spreekt voor zich dat wij gebruik maken van de interne controles die (zullen) worden uitgevoerd. Sterker nog, dat is speerpunt in onze aanpak. Wij investeren in de versterking van de interne controles op zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij baseren onze controle op een breed inzicht in de risico‟s van uw organisatie. Om, naast het certificeren van de jaarrekening, optimaal invulling te geven aan onze natuurlijke adviesfunctie, vinden wij het essentieel op de hoogte te zijn van de specifieke wensen van de diverse betrokkenen binnen de gemeente Woensdrecht. Dit inzicht in risico‟s en wensen stelt ons in staat intensief met uw gemeente samen te werken en onze bevindingen op alle relevante niveaus te communiceren. Wij vinden het belangrijk dat onze adviezen zijn afgestemd op de risico‟s en uw wensen. Doel is om risico‟s, interne audits en onze controle zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. Als rechtmatigheid een geaccepteerd onderdeel is van het interne beheerssysteem en daarmee is ingebed in het zelfcontrolerende vermogen van de gemeente Woensdrecht, heeft de rechtmatigheidscontrole door onze geïntegreerde controleaanpak een beperkte invloed op de kosten van de accountantscontrole.

Getrouwheid en rechtmatigheid Bij de controle van de jaarrekening verschaft de accountant zekerheid ten aanzien van de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie en de baten en de lasten van uw gemeente, door aan de hand van de gegevens die in de financiële administratie zijn vastgelegd de opstelling en presentatie van de gegevens te evalueren. Wij controleren hierbij de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en de overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De jaarrekening kan om twee redenen geen getrouw beeld geven, namelijk indien de jaarrekening materiële fouten of materiële onzekerheden bevat. In uw programma van eisen heeft u, overeenkomstig het BAPG, aangegeven wanneer sprake is van materiële fouten of onzekerheden. Onderstaand hebben wij de te hanteren percentages weergegeven.

Gemeente Woensdrecht

Goedkeurend

Met beperking

Fouten in de jaarrekening (in % van de totale lasten)

≤ 1%

> 1% en < 3%

Onzekerheden in de jaarrekening (in % van de totale lasten)

≤ 3%

> 3% en < 10%

Oordeelonthouding

Afkeurend ≥ 3%

≥ 10%

21

De rapporteringstolerantie is in overeenstemming met uw programma van eisen gelijk gesteld aan de goedkeuringstoleranties. Jaarlijks zal worden bezien in hoeverre een lagere rapporteringstolerantie is gewenst. De accountant heeft krachtens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten expliciet de taak gekregen te rapporteren over de rechtmatigheid van de bedragen die in de jaarrekening worden verantwoord. In de accountantsverklaring bij de jaarrekening geven wij daarom een oordeel over de (financiële) rechtmatigheid. Over de niet-financiële rechtmatigheid rapporteert de accountant alleen in hoeverre uw gemeente beschikt over een adequaat systeem van risicoafweging. Deze werkzaamheden hebben in principe geen gevolgen voor de strekking van de accountantsverklaring. Wat is rechtmatigheid? Rechtmatigheid is eigenlijk niets anders dan voldoen aan wetten en regels. Burgers, bedrijven en overheden rekenen erop dat uw gemeente wetten en regels naleeft. De raad en het college willen er uiteraard van verzekerd zijn dat dit ook echt zo is. Rechtmatig handelen begint met het goed op de hoogte zijn van de geldende wetten en regels en de veranderingen hierin. Deze kennis moet vervolgens op zodanige wijze worden vertaald naar de dagelijkse werkprocessen, dat een rechtmatige uitvoering van activiteiten is gewaarborgd. Een goede (administratieve) organisatie is dus van belang om als gemeente doorlopend aan alle bestaande wetten en regels te kunnen voldoen. Maar minstens zo belangrijk is, dat medewerkers op vrijwel alle punten in de organisatie het vanzelfsprekend vinden dat regels zijn verankerd in de primaire bedrijfsprocessen en als zodanig worden gevolgd. Ook de kwaliteit van de regelgeving is te bezien: hanteren wij de juiste regels met voldoende flexibiliteit. Met behulp van een effectieve interne controle moet worden bewaakt of de rechtmatigheid in de praktijk inderdaad wordt gewaarborgd. Visie en aanpak Ons uitgangspunt is, dat financiële rechtmatigheid het voldoen is aan regels en dat rechtmatigheid van handelen een onderdeel vormt van het interne beheersysteem. Zo was het en zo zal het ook blijven. De gemeente zal aan regelgeving moeten voldoen, maar het moet geen doel op zich zijn. Wij vinden dat een gemeente kritisch moet zijn ten aanzien van rechtmatigheid. Met name ten aanzien van de eigen regelgeving van de gemeente. Dit wordt des te belangrijker als de toets op rechtmatig handelen in de gemeentelijke organisatie wordt gelegd. Medewerkers kunnen dan alleen gemotiveerd blijven indien nut en noodzaak van regelgeving ter discussie kan worden gesteld. De accountantscontrole van de financiële rechtmatigheid bestaat, evenals de controle van de getrouwheid van de jaarrekening, uit organisatie en gegevensgerichte controles. Wij combineren zoveel mogelijk onze werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid met onze werkzaamheden ten aanzien van de getrouwheid. Dit betekent dat aanvullende werkzaamheden in het kader van rechtmatigheid vooral zijn gericht op de begrotingsrechtmatigheid, het naleven van het voorwaardencriterium en het beoordelen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

22

Voor de feitelijke invulling van de rechtmatigheidscontrole zijn wij – zoaqls u van ons gewend bent - bereid u alle informatie (waaronder controleprotocollen en werklijsten) ter beschikking te stellen en uw medewerkers te instrueren en te ondersteunen bij het uitvoeren van interne controles op het gebied van rechtmatigheid. Daarmee bereikt u een kwalitatief hoog niveau van interne controle, tijdige signalering van fouten en onrechtmatigheden én een effectieve en efficiënte inzet van uw externe accountant. Controleaanpak Om onze controlevisie uit te voeren hanteren wij de volgende controleaanpak:

De genoemde data zijn in overeenstemming met de controlemomenten, zoals door u zijn benoemd in het programma van eisen. Uiteraard zijn deze voor ons niet allesbepalend. Mocht blijken dat om welke reden dan ook geplande opleverdata niet worden gehaald, zullen wij altijd - binnen onze mogelijkheden - ons zo flexibel mogelijk opstellen. Omdat wij werken vanuit onze regio met een relatief groot aantal mensen kunnen wij op deze manier opereren en zijn wij ook gewend u op deze wijze van onze dienstverlening te voorzien. Vaststellen controleplan (Fase 1) Voorafgaande aan de start van de controle stellen wij jaarlijks een concept controleplan op. In dit plan maken wij de totale auditactiviteiten zichtbaar, afgestemd op de risico‟s die wij samen met u onderkennen. Conform het gestelde in het programma van eisen zal de controle worden uitgevoerd met goedkeuringstoleranties van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Alvorens het controleplan definitief wordt vastgesteld, wordt dit in een preauditgesprek met het audit committee, de wethouder financiën en het managementteam besproken. Hierbij worden de uit te voeren controleactiviteiten en de gezamenlijk onderkende risico‟s besproken en komen actuele ontwikkelingen binnen de gemeente Woensdrecht aan de orde. Wij hechten veel waarde aan uw wensen en bieden u om die reden dan ook alle ruimte om deze in het preauditgesprek met uw auditcommissie aan ons kenbaar te maken.

23

Uw wensen die passen binnen de uiteindelijke controle van de jaarrekening en de vastgestelde goedkeuringstoleranties en die eenduidig en helder zijn af te bakenen zullen wij meer meenemen in ons controleproces. Risico-evaluatie (Fase 2)

Methoden en technieken Voor het plannen, uitvoeren en vastleggen van onze controle hanteren wij AuditSystem/2. Via deze controlesoftware hebben al onze medewerkers: • direct toegang tot alle actuele informatie over de gemeente- en overheidssector. • de beschikking over een volledig ICT-ondersteunde controleaanpak. • de mogelijkheid alle relevante informatie op te nemen in een volledig elektronisch dossier. • toegang tot best practices op het gebied van beheersmaatregelen van alle relevante processen in de gemeentelijke sector.

Wij stellen onze elektronische werklijsten graag aan u ter beschikking voor het uitvoeren van uw interne audits

Het beheersen van risico‟s neemt zoals vermeld in onze controlefilosofie en –aanpak een cruciale plaats in. Risico‟s die uw doelstellingen in de weg kunnen staan en risico‟s die wij zien bij de borging van een betrouwbare informatievoorziening. Onze controleaanpak is mede gericht op het onderkennen van frauderisico‟s in de verschillende financiële processen. Als accountants zijn wij dat ook verplicht. In de planningsfase als ook in de uitvoeringsfase en bij de evaluatie en het rapporteren van de controlebevindingen besteden wij aandacht aan het risico dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van mogelijke fraude of onjuistheden. Op basis van de uitkomsten van het pre-auditgesprek en de inventarisatie van de controleomgeving actualiseren wij onze risico-inschatting per bedrijfsproces en jaarrekeningpost. De uitkomsten van de risicoanalyse zijn bepalend voor de aard en omvang van de organisatiegerichte (systeemgerichte) en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Uitvoeren en vastleggen werkzaamheden en bevindingen Onze controle richt zich op het diepgaand beoordelen van de cijfers van de jaarrekening en de interne beheersingsmaatregelen die samenhangen met de totstandkoming van de cijfers en de jaarrekening zelf. De interne beheersingsmaatregelen moeten ervoor zorgen dat risico‟s optimaal worden beheerst en de informatievoorziening op bestuurs- en managementniveau betrouwbaar plaatsvindt. In onze controle wordt veel aandacht besteed aan de beheersmatige risico‟s waarmee de gemeente Woensdrecht wordt geconfronteerd. De belangrijke bestaande interne beheersingsmaatregelen worden door ons beoordeeld, waarbij wij gebruik maken van de interne controlebevindingen van de gemeente Woensdrecht. Verder toetsen wij het interne systeem van risicoafweging (met name ook de niet-financiële risico‟s). Onze controlemaatregelen zullen bij voorkeur organisatie(systeem)gericht zijn. Daar waar wij onvoldoende op de organisatie kunnen steunen dan wel om aanvullende zekerheid te krijgen ten opzichte van de organisatiegerichte controles, zullen wij gegevensgericht controleren. Door het toetsen van de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen wordt niet alleen een oordeel gegeven over de betrouwbaarheid van de verslaggeving, maar wordt ook advies gegeven ter verbetering.

24

Interim-controle: testen bedrijfsprocessen (Fase 3) Om voldoende zekerheid te krijgen over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, testen wij jaarlijks tijdens de interim-controle uw bedrijfsprocessen. Wij beoordelen de opzet van een bedrijfsproces, controleren of het bedrijfsproces ook daadwerkelijk bestaat en correct werkt en we beoordelen de governance-structuur van uw gemeente. Het gaat hierbij om de kwaliteit van de interne beheersing: sturen, uitvoeren, verantwoording afleggen en toezicht houden. In de interim-controle beoordelen wij in hoeverre de interne controlemaatregelen op getrouwheid en rechtmatigheid bestaan en werken. Wij nemen kennis van de resultaten van de interne controles, maar nemen ook zelfstandig waarnemingen om de interne controles te testen. Naast de benoemde specifieke aandachtspunten en uw specifieke wensen staan hierbij de financiële verordening (ex. artikel 212 Gemeentewet) en de inrichting van het planning-en-controlinstrumentarium centraal. Bij onze controle maken wij gebruik van op de gemeente toegesneden werkprogramma‟s. Wij betrekken de bedrijfsprocessen in principe roulerend in de controle, zodanig dat in een cyclus van enkele jaren alle processen worden gecontroleerd. Daarnaast streven wij ernaar de werkzaamheden zodanig te dynamiseren (= verdelen over het jaar) dat een piekbelasting op het moment van het samenstellen en controleren van de jaarrekening zoveel mogelijk wordt beperkt. Indien uit de interim-werkzaamheden blijkt dat de gemeente Woensdrecht „in control‟ is, zullen de controlewerkzaamheden op een zeer efficiënte wijze kunnen worden uitgevoerd. De controle zal dan voornamelijk bestaan uit systeemcontroles en de gegevensgerichte werkzaamheden kunnen tot een minimum beperkt blijven.

De rapportages, zowel de managementletter als het verslag van bevindingen, kenmerken zich door hun bondigheid, kleurrijke illustraties en concrete adviezen.

De managementletter wordt uiterlijk binnen twee weken na afloop van de interim-controle uitgebracht. De conceptversie van de managementletter en de bevindingen die daaraan ten grondslag zijn worden uiteraard voorbesproken. De bevindingen worden tijdens de interim-controle voorgelegd aan het betreffende afdelingshoofd en de concerncontroller, waarbij afstemming plaatsvindt over de juistheid van de bevindingen en de eventueel te nemen maatregelen. De managementletter wordt eerst in concept met de secretaris en het college besproken, waarnaar deze definitief aan het college van B&W en in afschrift aan de gemeenteraad wordt uitgebracht.

In onze rapportages geven wij u een helder beeld van of uw gemeente „in control‟ is. Zoals gezegd hanteren we daarbij het COSOmodel. Daarnaast geven wij via een gekleurd dashboard weer in hoeverre de onderliggende processen op orde zijn. En zo niet, wat er dan nog moet gebeuren.

In de managementletter wordt ingegaan op verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget- en kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning-en-controlinstrumenten, het risicomanagement en de bedrijfsvoering (van organisatorische en procedurele aard), aangevuld met zaken die van belang zijn voor de jaarrekening. Dit kunnen zowel gemeentebrede verbeterpunten zijn als verbeterpunten per afdeling c.a. In de managementletter zal, overeenkomstig artikel 7 lid 2 van uw controleverordening en in aanvulling op het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten voorgeschreven verslag, ook worden gerapporteerd over onze bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

Managementletter en verslag van bevindingen

25

Daarnaast wordt specifiek aandacht besteed aan de onderwerpen benoemd door de auditcommissie in het pre-auditgesprek. Ook belangrijke positieve ontwikkelingen worden gerapporteerd. Tot slot behandelen we de follow-up die is gegeven aan aanbevelingen uit vorige managementletters. Omdat uw bedrijfsvoering en uw planning-en-controlinstrumentarium een centrale plaats innemen in ons op risico‟s gerichte controleaanpak besteden wij ook expliciet aandacht aan de ontwikkeling van uw bedrijfsvoering en uw instrumentarium. U mag van ons dan ook ten aanzien van deze onderwerpen gerichte verbeterpunten en adviezen verwachten. Hetzelfde geldt voor de wijze waarop uw gemeente met risico‟s omgaat, ze signaleert, beheert en erover rapporteert. Een goed functionerend risicomanagement is naar onze mening van cruciaal belang voor een gemeente. In onze managementletter geven wij een overzicht van de ontwikkelingen die wij in de onderscheiden processen constateren. Vervolgens rapporteren wij onze bevindingen, de daarbij behorende aanbevelingen en geven wij de prioriteit aan. Wij achten het zinvol dat hieraan een reactie van het management wordt toegevoegd. De aanbevelingen kunt u desgewenst opnemen in een concreet plan van aanpak. Dit maakt het voor u én ons mogelijk om afspraken en de voortgang van de opvolging goed te bewaken en voorkomt (onnodige) herhaling van bevindingen. Wij zullen in ieder geval jaarlijks in de managementletter de follow-up van punten van het voorgaande jaar in een matrix samenvatten en bezien in hoeverre deze zijn afgewikkeld. Controle jaarrekening (Fase 4) Wij gaan ervan uit dat tijdig een jaarrekening beschikbaar is die voldoet aan de daaraan te stellen eisen voor onze controlewerkzaamheden en dat een adequaat balansdossier ter onderbouwing van de jaarrekening aanwezig is. De omvang van de (gegevensgerichte) werkzaamheden gericht op de jaarrekening zijn mede afhankelijk van de onderkende risico‟s en de uitkomst van de organisatiegerichte werkzaamheden. Indien de organisatiegerichte werkzaamheden, waaronder de uitgevoerde interne controlemaatregelen op getrouwheid en rechtmatigheid, effectief zijn, zullen de gegevensgerichte werkzaamheden minimaal zijn. In deze fase worden verder de volgende aanvullende specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd:

    

De naleving van in- en externe verslaggevingsvoorschriften. De waardering en onderbouwing van balansposten. Juiste en volledige verwerking van de voor de jaarverslaggeving relevante besluiten (gemeenteraad/college). Juiste en volledige verwerking van risico‟s. Kwaliteit van de toelichtingen.

26

Afronding (Fase 5), eindbespreking en evaluatie Na afloop van de controle van de jaarrekening wordt, overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, een accountantsverklaring afgegeven en een rapport van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad. De accountantsverklaring geeft aan dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen, dat de baten en lasten alsmede balansmutaties rechtmatige tot stand zijn gekomen en dat de jaarrekening is opgesteld overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het rapport van bevindingen is primair gericht op de vraag of de inrichting van het financiële beheer en organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast rapporteren wij onze bevindingen ten aanzien van verslaggeving, financiering en risicobeheersing. Uiteraard worden de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening die de rapporteringstolerantie overschrijden, gerapporteerd. Mocht bij het evalueren van onze controlebevindingen of eerder onverhoopt blijken dat er aanleiding is te veronderstellen dat wij geen goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening kunnen afgeven, dan zullen wij dit meteen schriftelijk melden aan de raad met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Wij zullen onze controlewerkzaamheden uiterlijk drie weken na aanlevering van de concept-jaarrekening afronden. De conceptversie van het rapport van bevindingen bespreken wij binnen één week na afronding van de controlewerkzaamheden met het managementteam alsmede met het college van burgemeester en wethouders. Uiteraard leggen wij ook onze bevindingen in concept voor aan de relevante functionarissen binnen de gemeente (afdelingshoofden en concerncontroller) ter voorkoming van misverstanden of onjuiste interpretaties. De concept-accountantsverklaring en het concept-rapport van bevindingen worden vervolgens besproken met het audit committee. Binnen één week na afronding van de behandeling in het audit committee brengen wij de definitieve accountantsverklaring en rapport van bevindingen uit aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Samenhang jaarrekeningcontrole en controlewerkzaamheden Sisa en overige verantwoordingen De regelingen opgenomen onder single information, single audit controleren wij als een integraal onderdeel van de interim- en jaarrekeningcontrole (risico-analyse inclusief opzet, bestaan en werking van de interne beheersingsmaatregelen alsmede de voorgeschreven deel waarnemingen). Ons AuditSystem/2 is daarvoor specifiek ingericht. Indien gewenst kunnen wij u ondersteunen bij het uitvoeren van de interne controle op de sisa-regelingen door onze audit software aan u beschikbaar te stellen.

27

Bij de controle van overige deelverantwoordingen maken wij gebruik van de bevindingen uit de reeds uitgevoerde tussentijdse en jaarrekeningcontroles. De in de gemeente gebleken waarborgen (bijvoorbeeld het proces van tijdschrijven en boeken en betalen van facturen) worden dan ook uitgangspunt gehanteerd voor de individuele deelverantwoordingen waardoor de uiteindelijke controlewerkzaamheden zo efficiënt mogelijk kunnen plaatsvinden. Omdat wij ook het Werkvoorzieningschap West Noord-Brabant controleren, krijgen wij via ons controlesysteem de vereiste documentatie waardoor wij op een zeer efficiënte wijze de Wet Sociale Werkvoorziening controleren. Naast de structurele regelingen zijn er tal van andere subsidieregelingen met een (meer) incidenteel karakter, waarvan de verantwoording van een accountantsverklaring moet worden voorzien. Gezien onze schaalgrootte zijn wij in staat ook van deze regelingen de nodige kennis via de genoemde tools te verspreiden en de controle op een efficiënte wijze uit te voeren. Om de uiterste inzenddatum van de (structurele en incidentele) verantwoordingen te kunnen garanderen, hanteren wij als richtlijn dat deze uiterlijk vier weken voor de indieningsdatum controlegereed moeten zijn. Mocht uw organisatie onverhoopt problemen hebben met deze termijn, dan zullen wij alles in het werk stellen om deze uiterste inzenddatum alsnog te behalen. In veel gevallen wordt een verantwoording (zowel structureel als incidenteel) deels afgeleid uit de financiële administratie. Wij maken bij de controle van deze verantwoordingen gebruik van de bevindingen uit de reeds uitgevoerde tussentijdse en jaarrekeningcontroles, waardoor controles zo efficiënt mogelijk kunnen zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor tijdschrijven. Tijdens controles van structurele en incidentele rijksbijdragen zullen wij niet alleen beoordelen of verantwoordingen voldoen aan de subsidievoorwaarden, maar ook of deze volledig zijn, of met andere woorden, dat alle kosten zijn meegenomen ter volledige benutting van aan de gemeente Woensdrecht toegekende subsidies. Wij rapporteren de bevindingen van zowel de structurele als de incidentele verantwoordingen duidelijk en consistent, ook aan de verantwoordelijke budgethouder. Zowel de positieve als de meer kritische noten zullen hierbij worden betrokken. De adviezen om te komen tot verbeteringen zullen helder en duidelijk zijn met een praktische inslag, zodat deze zoveel mogelijk op een eenvoudige manier in het reeds bestaande proces kunnen worden ingepast. Informatietechnologie Informatietechnologie (IT) speelt een steeds belangrijkere rol bij gemeenten. Waar nog maar enkele jaren geleden de IT met name werd gebruikt voor interne ondersteuning van de verschillende gemeentelijke processen en de burger nog steeds fysiek naar de balie moest komen om geholpen te worden, is de tendens dat gemeenten steeds meer diensten elektronisch beschikbaar stellen. Ook de mate waarin interne processen worden ondersteund met behulp van IT heeft een vlucht genomen. Denk bijvoorbeeld alleen maar aan het digitaliseren van inkoopfacturen, document management, steeds verder geïntegreerde financiële informatie systemen, enzovoorts.

28

Woensdrecht zal hier zeker niet in achterblijven met de verdere ontwikkeling van het E-loket alsmede de digitalisering van de archieven. Deze verandering is natuurlijk voor de gemeente zelf een grote stap, die gepaard gaat met allerlei nieuwe vraagstukken rondom informatiebeveiliging en interne beheersing. Voor de accountant betekent deze wijziging ook het nodige. Het is logisch dat waar de processen steeds meer ondersteund worden door IT, ook steeds meer interne beheersingsmaatregelen in de applicaties en netwerken van de gemeente worden afgedekt. Om hier goed bij aan te kunnen sluiten, maken wij bij onze controle gebruik van IT-auditors. Deze IT-auditors hebben ervaring in de gemeentemarkt en zijn goed thuis in de specifieke uitdagingen die hier spelen, zoals midoffice, document management, workflow management, shared services (binnen de gemeente of breder) en kennen de meest gebruikte applicaties. Zij kennen ook de applicaties waarvan de gemeente Woensdrecht gebruik maakt, zoals de applicatie voor de financiële administratie FISH4ALL en sociale zaken GWS4ALL. Door de inzet van deze IT-auditors verschuift het accent van onze controle gradueel naar een meer automatiseringsgerichte benadering. Dat wil zeggen dat wij ons minder richten op het controleren van de handmatige beheersmaatregelen, zoals procedures, werkinstructies en parafen en ons meer richten op de wijze waarop de applicaties zekerheid geven over de betrouwbare werking van de processen.

Het voordeel daarvan voor uw gemeente is tweeledig; Ten eerste zijn wij in staat om een zeker efficiency voordeel te bereiken en ten tweede voorzien wij u in het kader van onze jaarrekeningcontrole van waardevolle adviezen die u helpen uw IT zodanig op orde te krijgen dat dit een goede en betrouwbare basis vormt voor verdere uitbreidingen.

Communicatie Wij hechten bij onze controleaanpak veel belang aan de inbreng van wensen en accenten door de gemeenteraad en door het college in de preauditbijeenkomsten. Andere natuurlijke momenten van overleg zijn de bespreking van de managementletter en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Maar ook tussentijds stellen wij het op prijs contact met u te onderhouden. Als dit zinvol is, zullen wij ook „aan de bel trekken‟ zonder dat er op dat moment sprake is van een specifieke controle.

29

Met de medewerkers van uw gemeente spreken wij regelmatig over relevante ontwikkelingen in en rondom uw gemeente. Dat kan op natuurlijke momenten van overleg maar wij vinden het ook belangrijk om tussentijds contact met u en uw medewerkers te onderhouden. In onze optiek is dit een randvoorwaarde om de accountantsrol op proactieve wijze in te vullen. Vanuit Middelburg zijn wij „stand-by‟ voor tussentijds overleg en afstemming. De „vaste‟ communicatiemomenten zijn in het onderstaande schema weergegeven. Uiteraard is het mogelijk om, aanvullend op de eisen in het bestek van aanbesteding, momenten van informatie-uitwisseling af te spreken. Gemeente Woensdrecht Audit Committee

Frequentie Ten minste twee keer per jaar

Onderwerp - Pre-audit lopend boekjaar: overleg over controleplan, risicoanalyse en goedkeuringstoleranties - Presentatie van de samenvatting van de managementletter in de vorm van een voortgang van de actiepunten - Bespreken van de jaarrekening en verslag van bevindingen - Afstemming met andere onderzoeken (interne audits, rekenkameronderzoek) - Evaluatie van de met de accountant afgesloten overeenkomst Diverse

Portefeuillehouder Financiën

Minstens twee keer per jaar.

Managementteam

Twee keer per jaar

- Managementletter - Verslag van bevindingen afgelopen boekjaar

Concerncontroller

Veelvuldig

Diversen, rapportages

Serviceteam Audit Partner en Audit Manager

Audit Partner en/of Audit Manager Audit Partner en /of Audit Manager

Audit Partner en /of Audit Manager

Ook zijn wij altijd bereid om anderszins onze bijdrage te leveren. Bij meerdere van onze cliënten is de wens geuit om voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening in de raad een informeel vragenuurtje met de accountant en de financiële ambtenaren te organiseren. Dit bieden wij ook bij u aan. Dit bedoelen wij met het maatwerk, waar wij elkaar kunnen vinden en wat een kwestie is van voortschrijdend inzicht en niet van starre offerteafspraken.

30

Natuurlijke adviesfunctie Selectie overige opdrachten in uw sector • Advisering project controlling.

• • • • • • • • • • • • • • • • •

Implementatie borging rechtmatigheidscontrole. Implementatie intern beheersplan. Coaching/begeleiding interne controleafdeling. Begeleiding uitvoeren thema-audits. Fiscale advisering (zoals BTW- en loonbelastingvraagstukken). Implementatie project kostenbeheersing. Opstellen planning-encontrolcyclus in het kader van dualisme. Advisering organisatieverbetertraject. Onderzoek financiële positie. Advisering inrichting afdeling belastingen. EDP-audit WOZbestand. Ondersteuning opstellen jaarrekening. Doelmatigheidsonderzoeken. Onderzoeken voor verbetering van administratieve organisatie. Advisering omvang weerstandsvermogen gemeente. Onderzoek naar financiële positie van een grondbedrijf. Beoordeling kostprijsberekeningen gronden.

Onze visie is dat ook de natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente een toegevoegde waarde moet leveren. Het houdt ons inziens niet op bij het signaleren van actuele ontwikkelingen voor uw gemeente en ontwikkelmogelijkheden bijvoorbeeld in de planning- en controlcyclus. Onze kracht is juist de ontwikkelingen en verbetermogelijkheden te vertalen naar de praktijk, naar de specifieke situatie van de gemeente Woensdrecht, rekening houdend met de geldende ambities. Wij willen u hierbij niet alleen naar aanleiding van de controle (dus re-actief) van dienst zijn, maar juist ook pro-actief. Immers voorkomen is beter dan genezen. Zo hebben wij bijvoorbeeld bij al onze gemeenten de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning op praktische wijze ondersteund, door middel van vooraf middels checklisten op kritische punten de invoering te beoordelen. Ook bij andere wet- en regelgeving zoals het BTWcompensatiefonds hebben wij soortgelijke acties ondernomen. De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie. Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Onderwerpen die in het kader van onze adviesfunctie aan de orde kunnen komen, zijn:

    

De inrichting van de planning-en-controlcyclus. Financiële positie, risicomanagement en weerstandsvermogen. De aard en opzet van onderzoek vanuit de Rekenkamerfunctie. Fiscaliteiten (bijvoorbeeld BTW-Compensatiefonds). Invoering van nieuwe dan wel gewijzigde wet- en regelgeving.

Tijdens de pre-audit meeting zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader wilt worden geadviseerd. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van de gemeente Woensdrecht, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren als hiertoe aanleiding bestaat. De invulling van de natuurlijke adviesfunctie door Deloitte is verder gebaseerd op drie pijlers: 1. Controle gericht op de organisatie De controleaanpak van Deloitte is erop gericht de zelfcontrolerende organisatie optimaal te ondersteunen. Deloitte is daarmee niet alleen uw certificerende controleur, maar ook uw adviseur die vanuit de controle het verder verbeteren van de interne beheersing ondersteunt. Een belangrijk onderdeel van de controleaanpak vormt een controleplan dat vooraf is afgestemd op uw wensen en dat we jaarlijks achteraf met u evalueren. Een controleaanpak, waarbij de accenten niet alleen liggen op betrouwbaarheid en rechtmatigheid, maar ook op risicobeheersing én planning en control.

31

2. Kennis van de gemeentemarkt Als marktleider in de gemeentelijke markt beschikken wij over een aantal unieke tools. Twee daarvan zijn ons elektronische dossier (AS/2) en de database Inzicht Prestaties Gemeenten: een database met gemeentelijke gegevens die wij gebruiken voor initiële cijferbeoordeling en een eerste benchmark van uw cijfers. In het specifiek op de gemeenten toegesneden AS/2-dossier zijn best practices opgenomen op het gebied van beheersmaatregelen ten aanzien van alle (financiële) processen die de gemeente kent. Maar het belangrijkste zijn onze mensen, die stuk voor stuk ruime ervaring hebben met de natuurlijke advisering van gemeentelijke organisaties. Via ons intranet is altijd rechtstreeks actuele informatie beschikbaar voor onze medewerkers. Deze informatie bestrijkt diverse terreinen binnen de gemeentelijke overheid, zoals dualisering, Single information single audit, ontwikkelingen rondom de sociale zekerheid of grondexploitaties, maar ook de laatste actualiteiten op het gebied van gemeentelijke bedrijfsvoering (planning en control), verslaggeving, ICT, fiscaliteiten en de laatste wijzigingen in specifieke voorschriften en wet- en regelgeving. 3. Kennis van de regio Door onze regionale Brabantse en Zeeuwse verankering en ons marktleiderschap in de gemeentemarkt, maar ook in de rest van de publieke sector (bijvoorbeeld woningcorporaties, zorginstellingen, onderwijsorganisaties, culturele instellingen) en in het MKB, weten wij als geen ander wat er in uw gemeente speelt. Deze lokale kennis maakt dat wij op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen die van belang zijn om tijdig mee te kunnen denken. 4. Het in te zetten team De partner en de audit manager behoren tot de kern van het serviceteam. Zij zijn het vaste aanspreekpunt voor onze dienstverlening bij uw gemeente. Het voorgestelde team is een vast team dat reeds bij een groot aantal cliënten samenwerkt. Zij kennen elkaar goed en zijn dus goed op elkaar ingespeeld, waardoor de interne communicatie is gewaarborgd. De heldere en korte communicatielijnen zorgen voor een korte responstijd. Het team dat de interim-controle uitvoert zal ook de jaarrekeningcontrole uitvoeren. Indien daar aanleiding toe bestaat, zullen wij de personele bezetting in overleg met u aan de gewijzigde situatie aanpassen. Ook op aangeven van uw gemeente kan een personele wisseling in het serviceteam worden doorgevoerd. In onze visie bestaat de (vertrouwens)relatie met u uit drie pijlers: kwaliteit, klantgerichtheid en een open communicatie. Dit stelt eisen aan onze kennis, maar zeker ook aan onze houding. Klanttevredenheid, klantgerichtheid, samenwerking, et cetera mogen immers de vereiste kritische, onafhankelijke rol niet in de weg staan. Al naar gelang uw behoeften worden, naast de accountants, ook andere disciplines (zoals EDP-auditors en fiscalisten) in het team opgenomen. Deze vier pijlers stellen ons in staat om niet alleen te voorzien in de natuurlijke adviesfunctie, maar u ook oplossingsgericht en toegesneden op de gemeente Woensdrecht te adviseren.

32

Onze visie op het “wat” en “hoe” van een modern functioneel overheidsbestuur “Kwaliteit naar buiten begint bij kwaliteit van binnen”. Een moderne gemeentelijke organisatie anno 2009 is een organisatie die duidelijke (maatschappelijke) doelen voor ogen heeft. In de gemeentevisie, missie en strategie wordt duidelijk aangegeven welke doelen men nastreeft, wat dat mag kosten en wat men gaat doen om deze doelen te realiseren. Deze basisprincipes vinden hun weerslag in een programmabegroting en productenplan.

Een adequate controllingfunctie ziet toe op een juiste werking van de instrumenten en de kwaliteit van de informatie. Met andere woorden: de governance (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden) moet voldoen aan een aantal belangrijke randvoorwaarden. De keten is net zo sterk als de zwakste schakel.

Doelen van de gemeente komen tot stand in een volwassen dialoog tussen burgers, gemeentebestuur en ambtenaren. Actieve interactie van burgers met de raad en ambtenaren over de te bereiken doelen of het bediscussiëren van dilemma‟s leidt tot kwalitatief goede besluiten die draagvlak vinden in de samenleving. Ook het meten van de klanttevredenheid bij onder meer burgers, instanties en bedrijven kan hiertoe bijdragen. Doelen worden niet vanzelf gerealiseerd. Daarvoor zijn middelen nodig. Schaarse middelen zoals financiën en kwalitatief goed personeel. Dienstverlening van de gemeentelijke organisatie wordt geleverd tegen een kwaliteitsniveau dat door de raad is vastgesteld. Binnen dit kwaliteitsniveau wordt zo effectief en efficiënt mogelijk samengewerkt, binnen de gemeentelijke organisatie zelf, maar ook met derde, al dan niet verbonden partijen. Het adagium is om met zo min mogelijk middelen zoveel mogelijk effect te bewerkstelligen. Bedrijfsmatige principes worden toegepast, de informatievoorziening wordt toegespitst op het afleggen van verantwoording over de bereikte resultaten of het ontbreken daarvan, open en transparant. Informatievoorziening bij de overheid moet passen in een afgewogen planning-en-controlcyclus. Instrumenten die daarbinnen worden gebruikt, moeten op een logische wijze met elkaar samenhangen en aansluiten op de behoeften van de diverse participanten voor het waarmaken van hun verantwoordelijkheden in alle onderdelen van het informatievoorzieningproces (kaderstellend en controlerend). Rode draad door deze instrumenten is risicomanagement. Gemeenten worden geconfronteerd met vele financiële en niet-financiële risico‟s die niet altijd (rationeel) kunnen worden afgedekt. Bovendien hebben risico‟s het kenmerk niet stabiel te zijn. Een goede interne beheersing van deze risico‟s is een absolute voorwaarde. Tot slot moeten gemeentelijke organisaties flexibel zijn om te kunnen inspelen op de vele veranderingen die in de maatschappij en bij de Rijksoverheid plaatsvinden, met behoud van een gedegen financiële positie die eventuele risico‟s kan opvangen.

33

4 Ons Team

34

Het voorgestelde team werkt vanuit de volgende basisprincipes: „uitstekende en langjarige kennis en ervaring in de publieke sector‟, „onafhankelijke en opbouwend kritische adviezen over het optimaliseren van het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie in alle geledingen‟, „keihard werken om dit doel in samenwerking met de gemeente Woensdrecht te bereiken‟.

Accountancy is mensenwerk. Het voorgestelde team bestaat dan ook uit professionals die garant staan voor het leveren van hoge kwaliteit. Deskundigheid, adviesvaardigheid en klantgerichtheid zijn dé selectiecriteria voor het serviceteam.

Teamsamenstelling Wij hebben voor de gemeente Woensdrecht een uitgebalanceerd team samengesteld met ruime kennis van de publieke sector en de regionale ontwikkelingen. Het is een vast (bezetting), maar flexibel (houding) team met een duidelijke rolverdeling. Tussentijdse controles en eindcontroles worden uitgevoerd door dezelfde personen. Wijzigingen in de teamsamenstelling worden zoveel mogelijk vermeden. Hierna hebben wij van de teamleden een korte beschrijving opgenomen.

W.A. (Wim) de Leeuw MGA RA

Audit Partner De controlewerkzaamheden worden uitgevoerd onder leiding van de Cliënt Service Partner, Wim de Leeuw MGA RA (1962). Wim is eindverantwoordelijk en voor u het centrale aanspreekpunt voor de totale dienstverlening door Deloitte aan uw gemeente. Wim heeft ruime ervaring in de dienstverlening aan verschillende West Brabantse en Zeeuwse gemeenten van verschillende omvang. Samen met een drietal collega-partners geeft Wim leiding aan de Public Sector praktijk in de regio Zuid-West, die Zeeland en West-Brabant omvat. Vanuit kantoor Middelburg bedient hij behalve gemeentelijke cliënten ook andere cliënten in de publieke sector waaronder diverse bedrijven in de branche Sociale Werkvoorziening. Wim bedient daarnaast cliënten in de profitsector, met name energiebedrijven en het midden- en kleinbedrijf. Hij heeft hierdoor zowel kennis van de profit als not for profit.

Telefoon: Mobiel: Email:

088 2881224 06 55 85 35 88 [email protected]

Opleiding:  NIVRA Registeraccountant  Master of Government Accountancy

Naast de opleiding tot registeraccountant heeft hij de post-doctorale opleiding overheidsaccountancy gevolgd. Gemeentelijke cliënten:  Breda  Geertruidenberg  Borsele  Middelburg  Vlissingen

  

Roosendaal Veere Noord-Beveland

Een greep uit de overige cliënten:  Sabewa  De Betho  Sociale Dienst Walcheren

35

R. (Roel) Korsmit RA

Audit Manager

Roel is sinds 1991 in de public sector werkzaam. Hij is namens Wim verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle en is voor het management en het college het eerste aanspreekpunt. Roel heeft ruime ervaring met de dienstverlening aan gemeenten en aan gemeenten gelieerde instellingen zoals gemeenschappelijke regelingen en sociale diensten. Het klantenpakket van Roel bestaat verder uit zorginstellingen en Wsw-bedrijven. Daarnaast is hij jarenlang actief geweest als medewerker van onze centrale afdeling vaktechniek. Voorts is Roel landelijk actief op het gebied van de sociale zekerheid. Als lid van de landelijke branchegroep Sociale Zekerheid heeft hij contacten met het Ministerie SZW en diverse belangenorganisaties, geeft hij externe cursussen en draagt hij bij aan de kwaliteitsbewaking van dienstverlening op dit gebied. Om de aansluiting met de uitvoeringspraktijk te houden, voert hij op dit gebied ook de nodige consultantsopdrachten uit. Telefoon: Mobiel: Email:

088 2881050 06 21 27 29 10 [email protected]

Opleiding:  Registeraccountant (VU Amsterdam)  HEAO Breda

Gemeentelijke klanten:  Woensdrecht (audit)  Bergeijk (audit)  Rotterdam (overige dienstverlening)  Schiedam (overige dienstverlening)  Veenendaal (overige dienstverlening)  Hulst (overige dienstverlening)  Hellevoetsluis (overige dienstverlening) Een greep uit de overige klanten:  tanteLouise-Vivensis  IBN  Atlant  WAA  INTOS  Regionale Sociale dienst Hoekse Waard (overige dienstverlening)  Sociale Dienst Walcheren (overige dienstverlening)

36

A. (André) Riemens

Audit Senior Staff André (1978) is sinds 2000 werkzaam in de publieke sector en studeert voor registeraccountant en is momenteel bezig met het schrijven van de masterscriptie. André houdt zich voornamelijk bezig met de reguliere accountantscontrole van jaarrekeningen en specifieke verantwoordingen. Zijn klanten bestaan met name uit gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en stichtingen. Daarnaast heeft hij ervaringen in Audit Related services op het gebied van interne controles bij sociale zaken. Vanuit de controle is André vanaf het boekjaar 2008 betrokken geweest bij uw gemeente en is bekend met uw organisatie. André heeft de benodigde kennis van gemeenten op het gebied van verslaggeving en rechtmatigheid. Verder heeft hij ervaring met (Europese) subsidieregelingen.

Telefoon: Mobiel: Email:

088 2880054 06 12 01 07 13 [email protected]

Opleiding:  

Hogeschool Zeeland (Heaobedrijfseconomie) NIVRA Registeraccountant (in opleiding, Masterfase)

R. (Rinze) Porte

Gemeentelijke cliënten:  Terneuzen  Woensdrecht  Kapelle Een greep uit de overige cliënten:  Waterschap Zeeuws Vlaanderen  Sociale Dienst Walcheren  Kredietbank Walcheren  GGD Zeeland

Audit Assistent Rinze Porte (1987) is sinds 2007 werkzaam in de publieke sector en bedient diverse gemeenten in Zeeland. Rinze studeert voor registeraccountant en houdt zich voornamelijk bezig met de reguliere accountantscontrole van jaarrekeningen en specifieke verantwoordingen. Rinze heeft tevens ervaring met het opstellen van jaarrekeningen in het midden- en kleinbedrijjf. Ook Rinze is vanaf het boekjaar 2008 betrokken geweest bij uw gemeente en is bekend met uw organisatie Gemeentelijke cliënten:  Noord-Beveland  Hulst  Woensdrecht

Telefoon: Mobiel: Email:

088 2884422 06 19 57 65 36 [email protected]

Opleiding:  NIVRA Registeraccountant (in opleiding)

Een greep uit de overige cliënten:  Provincie Zeeland  Museum voor Noord- en Zuid-Beveland  Terra Maris  Calvijn College  Nehalennia

37

Onze medewerkers zullen worden bijgestaan Maarten Coenen en Ton Janse. Maarten is verbonden aan Deloitte Enterprise Services. Als IT-auditor draagt hij zorg voor de communicatie, het plannen en de kwaliteit van de uitvoering van de IT-audit werkzaamheden bij cliënten in de Public sector. Ton is verbonden aan Deloitte Management Support B.V. (DMS). DMS verricht werkzaamheden op het gebied van interim-management, detachering, bestuurs- en beleidsondersteuning, onderzoek & advies en administratieve dienstverlening. Beide medewerkers staan bij de ondersteuning kort bij het controleteam. Het voorgestelde serviceteam is een hecht team. De in het team opgenomen professionals werken reeds veelvuldig samen, zowel in het kader van de accountantscontrole bij (gemeentelijke) cliënten, als op vaktechnisch niveau. Mede omdat zij werken vanuit één kantoor, kennen zij elkaar goed en zijn de lijnen kort, wat een optimale communicatie mogelijk maakt.

Continuïteit van onze dienstverlening De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee mag worden verwacht dat de betrokken accountant/adviseur de gemeentelijke overheid als één van zijn primaire specialisaties zal beschouwen. Binnen Deloitte wordt deze continuïteit in hoge mate gewaarborgd, omdat Deloitte de gemeentelijke markt tot zijn kernactiviteiten rekent. In onze regio zijn dan ook 60 professionals werkzaam in de publieke sector. Het serviceteam bestaat uit medewerkers die terdege zijn opgeleid voor hun taak binnen uw gemeente. De medewerkers zullen bij alle controleopdrachten worden ingezet, zodat zij regelmatig in uw organisatie aanwezig zijn en zo bekend zijn met uw medewerkers en werkmethoden. Het voorgestelde team voor de gemeente Woensdrecht is een vast team. Tussentijdse controles en eindcontroles worden uitgevoerd door dezelfde personen. Onze bedrijfsfilosofie is dat wijzigingen in de teamsamenstelling zoveel mogelijk worden voorkomen. Mocht in geval van ziekte en dergelijke dit helaas niet mogelijk zijn dan dragen wij zorg voor een zo goed mogelijke vervanging. Onverhoopte personele wijzigingen zullen uitsluitend plaatsvinden na overleg met u. Zoals hiervoor aangegeven willen wij jaarlijks de controle over het dan afgelopen boekjaar evalueren, waarbij de teamsamenstelling nadrukkelijk aan de orde wordt gesteld. Indien het kritisch vermogen naar uw mening onvoldoende uit de verf komt dan wel anderszins personele wisselingen gewenst zijn, worden wijzigingen in het controleteam doorgevoerd.

Kennis en ervaring Al onze professionals beschikken over ruime kennis van wet- en regelgeving, kennen het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en houden deze kennis permanent bij. Vanuit ons Accounting & Auditing Center en door middel van een permanent educatieprogramma worden partners en medewerkers continu op de hoogte gehouden van voor hen relevante ontwikkelingen op het gebied van vaktechniek, markt en wet- en regelgeving. In maandelijkse nieuwsbrieven, periodieke vaktechnische bijeenkomsten en via ons intranet worden onze medewerkers up-to-date gehouden. Onze omvang in de gemeentelijke markt maakt het mogelijk dit te realiseren.

38

Onze medewerkers controleren ook altijd meer dan één gemeente, zodat zij breed ervaring opdoen en elders opgedane ervaringen anoniem kunnen delen met de gemeente Woensdrecht. Met het doornemen van gemeentelijke documenten en het voeren van gesprekken met het audit committiee, leidinggevenden en medewerkers van uw gemeente blijven wij op de hoogte van de ontwikkelingen bij uw gemeente. In interne preaudit meetings en werkoverleggen wordt deze kennis binnen het team uitgewisseld. Daarnaast wordt relevante informatie over uw organisatie vastgelegd in ons controledossier, zodat alle teamleden hiervan kennis kunnen nemen. Zoals hiervoor is aangegeven, worden teamwisselingen zoveel mogelijk vermeden, zodat de overdracht van kennis over en ervaring met uw gemeente zo beperkt mogelijk zal zijn. Tot slot hanteren wij een dossierstructuur en –indeling die uniform is voor de controle van gemeenten waardoor dossiers altijd transparant en toegankelijk zijn, ook voor medewerkers die niet in het desbetreffende controleteam zijn opgenomen.

39

5 Prijs

40

Deloitte wil graag uw accountant zijn en samen met u de verdere ontwikkeling van uw organisatie vormgeven. Onze prijs-kwaliteitverhouding illustreert dit. De gemeente Woensdrecht wil een overeenkomst aangaan voor de boekjaren 2009 en 2010 voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: De certificerende functie:

 

Wij delen uw ambitie met betrekking tot de ontwikkeling van het zelfcontrolerend vermogen. Wij helpen u deze te realiseren via het beschikbaar stellen van modellen en methoden, onze inhoudelijke advisering en bovenal de persoonlijke inzet van onze teamleden. Uw en onze inzet op dit gebied betaalt zich ook uit in lagere kosten voor onze dienst.

Het controleren van de jaarrekening van de gemeente Woensdrecht met bijlagen. Het afgeven van een verklaring over de jaarrekening van de gemeente Woensdrecht, inclusief Sisa-bijlage en het afgeven van specifieke verklaringen bij deelverantwoordingen.

De natuurlijke adviesfunctie/bestuurlijke ondersteuning:



 

Het naar aanleiding van de interim-controle jaarlijks uitbrengen van de managementletter aan het managementteam respectievelijk het college van burgemeester en wethouders en indien gewenst een samenvatting in de vorm van een boardletter aan de gemeenteraad. Het naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uitbrengen van het rapport van bevindingen aan de gemeenteraad met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders Het voeren van overleg met het audit committee, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en sector- en afdelingshoofden en het adviseren en informeren van het College van B&W en het MT.

De kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van de gemeente Woensdrecht bepalen de omvang van de controlewerkzaamheden die wij verrichten. Wij gaan ervan uit dat die kwaliteit toereikend is om een oordeel te kunnen vormen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Gezien het vertrouwen dat wij hierin hebben, spreken wij een (scherpe) vaste prijs voor onze accountancydienstverlening met u af.

Kosten accountantsdiensten jaarrekening De kosten verbonden aan de controle van de jaarrekening (inclusief interim-controle) voor het jaar 2009 zijn: Controle jaarrekening inclusief natuurlijke adviesfunctie en reviews en de kosten van de controle van de Sisa regelingen

€ 22.150

Bij onze prijsstelling gelden verder de volgende uitgangspunten:



Onze offerte betreft de kosten voor de controle van de jaarrekening met inbegrip van de managementletter, het rapport van bevindingen bij de jaarrekening en de werkzaamheden die voortvloeien uit de met controle en certificering samenhangende natuurlijke adviesfunctie. Tevens zijn inbegrepen de kosten van reviews.

41















Deloitte heeft de werkafspraken uitgewerkt in bijlage 1. In onze prijsaanbieding gaan wij ervan uit dat uw gemeente aan deze afspraken voldoet. Hierbij kunt u rekenen op een goede begeleiding van ons controleteam. Het gaat hier overigens om werkzaamheden die in het kader van het samenstellen van de jaarrekening normaliter al door de organisatie wordt verricht. De goedkeuringstolerantie conform Besluit Accountantscontrole Provincie en Gemeenten wordt gehanteerd (1% voor fouten en 3% voor onzekerheden). De rapportagetoleranties beïnvloeden de inrichting van onze controle niet. Richtinggevend daarvoor is de goedkeuringstolerantie. Eventueel meerwerk wordt slechts dan gefactureerd indien vooraf een gemotiveerd voorstel is ingediend waarin de noodzaak van dit meerwerk is onderbouwd en gespecificeerd en dit voorstel schriftelijk is geaccordeerd door de gemeentesecretaris. Wij kunnen onze controlewerkzaamheden efficiënt uitvoeren. Dat betekent onder andere dat uw medewerkers tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen en dat we tijdig een reactie krijgen op de door ons uitgezette vragen. Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie voor het uitvoeren van de controle, zoals aansluitingen van subadministraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening. Bij de jaarrekening een kwaliteitstoets heeft plaatsgevonden op het naleven van de wet- en regelgeving en de toereikendheid van de onderliggende documentatie. Hiertoe ontvangt u van ons jaarlijks de benodigde checklists en documentatie. Voor de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole hanteren wij een doorlooptijd van 5 weken vanaf de start van de controle (dit is het moment waarop de jaarrekening controlegereed wordt aangeboden) tot en met het opleveren van de accountantsverklaring. Om de gewenste einddata te kunnen garanderen, moeten de planning van de jaarrekeningcontrole en de gewenste contactmomenten uiterlijk in november van het lopende verantwoordingsjaar aangemeld worden.

Indien u strengere goedkeuringstoleranties gaat hanteren, zal dit een verhogend effect hebben op onze controlekosten. Indien de interne controlewerkzaamheden, voortvloeiend uit het controleprotocol, niet zijn uitgevoerd zullen wij samen met u bezien op welke wijze alsnog hieraan invulling kan worden gegeven. U kunt dan aangeven of u de benodigde werkzaamheden alsnog zelf uitvoert of uw accountant laat uitvoeren. Laat u de werkzaamheden aan ons over dan zullen wij vooraf een raming maken van de kosten die deze werkzaamheden met zich meebrengen.

42

Bij onze prijsstelling van de controle van de Sisa regelingen gelden verder de volgende uitgangspunten:



 

 

Deloitte heeft de werkafspraken uitgewerkt in de bijlage bij deze offerte. In onze prijsaanbieding gaan wij ervan uit dat uw gemeente aan deze afspraken voldoet. Hierbij kunt u rekenen op een goede begeleiding van ons controleteam, onder meer door het aan u beschikbaar stellen van onze controleinformatie. De goedkeuringstolerantie conform Besluit Accountantscontrole Provincie en Gemeenten wordt gehanteerd (1% voor fouten en 3% voor onzekerheden). De specifieke regelingen en de in de Sisa-bijlage opgenomen regelingen zijn gebaseerd op de huidige beschikbare informatie. Indien de van toepassing zijn regelingen afwijken van bovenstaande opstelling, zullen wij op voorhand het gevolg voor het te verrekenen minder- of meerwerk samen met u bepalen. Bij het vervallen van regelingen zullen uiteraard de daarop betrekking hebbende controlekosten niet in rekening worden gebracht. Voor meer- en minderwerk van onderdelen van Sisa die niet zijn voorzien respectievelijk niet meer nodig blijken zullen de hieronder genoemde tarieven per functieniveau worden gehanteerd. Eventueel meerwerk wordt slechts dan gefactureerd indien vooraf een gemotiveerd voorstel is ingediend waarin de noodzaak van dit meerwerk is onderbouwd en gespecificeerd en dit voorstel schriftelijk is geaccordeerd door de gemeentesecretaris.

Inhuur overige deskundigheid Als, ondanks de restrictie met betrekking tot het verstrekken van extra opdrachten buitenom de accountantscontrole die u heeft opgenomen in het programma van eisen, naar aanleiding van onze controlebevindingen of op uw verzoek aanvullende opdrachten aan de orde komen handelen wij als volgt. In situaties waarbij de desbetreffende opdracht uit het oogpunt van onafhankelijkheid door ons kan worden aanvaard, zullen wij vooraf met u een kostenbegroting afstemmen. Daarbij zullen steeds vooraf afspraken over de te hanteren tarieven worden gemaakt. Als richtlijn gelden onze gebruikelijke tarieven, zoals hieronder vermeld.

Tarieven en indexering Onze offerte omvat de kosten voor de controle van de jaarrekening met inbegrip van het afgeven van de accountantsverklaring, het naar aanleiding hiervan uit te brengen jaarrekeningrapport (rapport van bevindingen), de managementletter en de controle van de Sisa-bijlage. Verder hanteren wij de volgende uitgangspunten:

 

Alle bedragen zijn exclusief BTW en inclusief reis- en verblijfkosten. De prijzen zijn vast voor het boekjaar 2009 en kunnen vanaf het boekjaar 2010 worden geïndexeerd tot een maximum conform het CBS prijsindexcijfer voor accountancydiensten. De prijs- en tariefsaanpassingen zullen alleen plaatsvinden aan de start van de dienstverlening voor een nieuw boekjaar. Prijs- en tariefsaanpassingen zullen uiterlijk op 1 juli van dat boekjaar kenbaar worden gemaakt. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsen tariefsaanpassingen zijn niet mogelijk.

43

De gehanteerde tarieven voor 2009 (in €) zijn:

Functieomschrijving

Tarief

Partner

265 - 320

(Senior) Manager

190 - 245

(Senior) staff

100 - 140

(Senior) Assistenten (gemiddeld)

65 - 90

Termijnen facturering De facturering vindt plaats bij wijze van voorschot, op basis van verrichte werkzaamheden. Een maand na het afgeven van de accountantsverklaring zal een eindafrekening worden gemaakt gebaseerd op de contractprijs. De facturering van eventuele overige werkzaamheden vindt plaats na afloop van desbetreffende werkzaamheden.

44

Bijlagen

45

Bijlage 1: controle

Randvoorwaarden voor de

Werkafspraken voor de controle van de jaarrekening De randvoorwaarden voor de controle van de jaarrekening hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. Wij onderscheiden in een gemeente verschillende stadia van control. In onderstaand schema hebben wij deze zichtbaar gemaakt.

Ontwikkelstadia control-organisatie Business partner: ambitie is een financiële functie die actief participeert als adviseur van het lijnmanagement Management Control: ambitie is een financiële functie met aandacht voor koppeling van financiële gegevens aan niet-financiële gegevens (beleid en bedrijfsvoering). Beleidscontrolling neemt in belang toe. Financial control: ambitie is een efficiënte registratieve functie, waaruit tijdig financiële informatie beschikbaar is voor lijnmanagement. Een duidelijke taak en verantwoordelijkheidsverdeling tussen lijn en staf is belangrijk Scorekeeper: ambitie is om registratieve functie op orde te hebben (goed en betrouwbaar)

Business partner

Management Control

Financial Control

Scorekeeper

De gemeente Woensdrecht heeft op een adequate wijze invulling gegeven aan de registratieve functie waaruit tijdig financiële informatie beschikbaar is voor het lijnmanagement (financial control). De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de gemeente Woensdrecht is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze offerte zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle, voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste „voldoende tot goed‟ zal zijn.

46

Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moeten binnen de onderkende processen:

         





De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen (zowel gericht op getrouwheid en rechtmatigheid) binnen de processen volledig zijn uitgevoerd en vastgelegd. Zowel voor een goed financieel-administratief beheer als voor een efficiënte interne en externe controle is het volgende van belang: Binnen de gemeente wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan met vorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan opgeboekt. Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheel gespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijk vastgelegd. De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerd en geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastleggingen gemaakt. De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) de aanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiële administratie stringent beoordeeld. Bij opvallende zaken wordt contact opgenomen met de budgethouder. Ter bewaking van de (voorgenomen en uitgevoerde) belangrijke investerings- en onderhoudsprojecten worden aanvullende en systematische controles verricht voor het proces van voor- en nacalculatie. De resultaten hiervan (onder meer de maatregelen tot bijsturing) worden goed vastgelegd. Bij de samenstelling van de jaarrekening worden de jaarlijks door het college vastgestelde data gevolgd.

Voor de jaarrekeningcontrole is voorts het volgende van belang:

 

De jaarrekening wordt op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. De jaarrekening wordt opgeleverd met een samensteldossier met daarin alle relevante achterliggende stukken voor de onderbouwing van de jaarrekeningposten. Voor opgenomen ramingen worden de onderbouwingen bijgevoegd. Voor debiteuren- en crediteurenstanden en overige transitoria wordt een overzicht verstrekt van de samenstelling daarvan (oorzaken, actuele stand, wijze waarop en tijdstip van afwikkeling). Daarnaast blijkt uit het samensteldossier de zichtbare toets van de samengestelde jaarrekening en de naleving van de verslaggevingvoorschriften (BBV).

In een vroegtijdig stadium zullen wij met de controller overleggen over de inhoud van het aan te leveren samensteldossier van de jaarrekening. Wij zullen de controller hierbij met onze kennis en ervaring ondersteunen bij het verder optimaliseren van het samenstel- en controleproces. Hierdoor beogen wij een concrete bijdrage te leveren aan de zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie.

47

Werkafspraken voor de controle van deelverklaringen Voor een effectieve en efficiënte controle van structurele en incidentele afrekeningen en de regelingen in de SiSa-bijlage gaan wij uit van de volgende randvoorwaarden:





In het algemeen zullen subsidieverantwoordingen, waarbij een deelverklaring moet worden afgegeven, eerst intern moeten worden beoordeeld op rechtmatigheid, getrouwheid, financiële consequenties en gevolgen voor de financiële administratie, voordat deze stukken aan externe instanties ter beschikking worden gesteld. Voor de uitvoering hiervan stellen wij voor dat controller hiervoor een coördinator aanwijst. Deze coördineert en bewaakt tevens de tijdige gereedmelding van de subsidieverantwoordingen voor de accountantscontrole en de tijdige indiening van de gecontroleerde subsidieverantwoording bij de subsidiërende instantie. Het aanwijzen van een coördinator heeft als voordelen dat het samenstel- en controleproces efficiënt verloopt en dat kritische indieningtermijnen worden gehaald. Van het samenstellen en intern controleren van de subsidieverantwoordingen is een samensteldossier aangelegd, dat beschikbaar is bij de start van de accountantscontrole. In het samensteldossier zijn onder meer opgenomen:

-

De eventuele subsidieaanvraag en onderbouwing daarvan.

-

De zichtbare aansluiting tussen de subsidieverantwoording en de financiële administratie en eventuele subadministraties (bijvoorbeeld de uitkeringenadministratie).

-

Specificaties en analyses van relevante vorderingen, schulden en tussenrekeningen.

-

De relevante brondocumenten zoals facturen en andere uitgaafstukken of een verwijzing daarnaar.

De subsidietoezegging/-beschikking. Beschikking van eventuele subsidievoorschotten. De relevante regelgeving c.q. een verwijzing daarnaar. De zichtbare interne controle op de getrouwheid van de subsidieverantwoording en de naleving van de subsidievoorschriften en controleprotocollen.

Zoals gezegd, zullen wij in een vroegtijdig stadium overleggen over de inhoud van het samensteldossier per subsidieverantwoording. Wij zullen de organisatie met onze kennis en ervaring van de desbetreffende subsidieverantwoording ondersteunen bij het verder optimaliseren van het samenstel- en controleproces.

48

Bijlage 2:

Deloitte

Deloitte Nederland bestaat uit een holding met afzonderlijke besloten vennootschappen, die deelnemingen vormen van Deloitte Holding BV. De accountantscontrole vindt plaats vanuit Deloitte Accountants BV. Deloitte Accountants B.V. heeft ruim 2.100 medewerkers en een totale omzet van ruim € 313 miljoen. Daarnaast heeft deze B.V. een geplaatst kapitaal van € 4,45 miljoen. Derhalve is sprake van een vennootschap vol activiteiten, mensen en middelen. Deloitte behoort wereldwijd tot de grootste zakelijke dienstverleners. Als wereldwijde accountants- en adviesorganisatie biedt Deloitte hoogstaande dienstverlening zowel aan (inter)nationale beursgenoteerde ondernemingen als aan cliënten in het midden- en kleinbedrijf, de overheid en not-for-profitorganisaties. To be the standard of excellence Als wereldwijde accountants- en adviesorganisatie biedt Deloitte het breedst denkbare dienstenpakket. Wereldwijd zijn 165.000 professionals actief in meer dan 140 landen. Met een totale omzet van 23,1 miljard US dollar richt Deloitte zich op excellente dienstverlening, de ontwikkeling van nieuwe diensten en het werven en behouden van de beste talenten, waarbij het streven is de „standard of excellence‟ te zijn. Wij willen onze cliënten meetbaar toegevoegde waarde bieden via een wereldwijd netwerk van professionals. Voor meer informatie over Deloitte verwijzen wij u naar de website, www.deloitte.com. Deloitte Nederland is een onafhankelijke memberfirm van Deloitte Touche Tohmatsu. Met ongeveer 5.000 medewerkers, en kantoren door heel Nederland is Deloitte de grootste organisatie op het gebied van accountancy, belastingadvies, consulting en financiële advisering. Deloitte werkt primair vanuit de volgende servicelijnen: 

Accountancy



Belastingadvies



Consulting



Financieel advies

49

De afzonderlijke besloten vennootschappen zijn deelnemingen van Deloitte Holding B.V. De hoofddisciplines worden vakmatig onafhankelijk aangestuurd waarbij verantwoordelijkheden voortvloeiend uit die dienstverlening worden beperkt tot de betrokken discipline.

Deloitte Holding B.V.

Deloitte MKB Accountancy & Advies B.V.

Deloitte Consultancy Holding B.V.

Deloitte Business Process Outsourcing B.V.

Deloitte Belastingadviseurs B.V.

Deloitte Consulting B.V.

Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies B.V.

Deloitte Accountants B.V.

Ctrl B.V.

Deloitte Financial Advisory Services B.V.

Deloitte Group Support Center B.V.

Deloitte Management Support B.V.

Specifieke branchekennis Naast de verschillende disciplines binnen onze organisatie worden kennis en ervaringen in een specifieke branche gebundeld in zogenaamde „industry groups‟. Deze multidisciplinaire groepen bestaan uit professionals die vanuit verschillende invalshoeken naar een branche en kijken. Een industry group onderhoudt onder andere de contacten met relevante organisaties, reageert op actuele ontwikkelingen, initieert de ontwikkeling van nieuwe producten, publiceert over recente onderwerpen en doet onderzoek in de branche. Voor de gemeente Woensdrecht is de industry-group lokaal bestuur van belang, waarin alle kennis omtrent lager overheden, waaronder gemeenten, provincies en waterschappen, is gebundeld. Deloitte Management Support Dit omvat eerstelijnsconsultancy en administratieve dienstverlening, met name voor de not-for-profitmarkt. De professionals verlenen diensten op diverse niveaus: van procesmodellering, begeleiding bij het opstellen van ondernemingsplannen, benchmarking, implementatie van de balanced scorecard tot operationele werkzaamheden, zoals het opstellen van jaarrekeningen en interim-controlling werkzaamheden of opdrachten op het gebied grondexploitatie, sociale zaken, onderwijs, welzijn en subsidiëring. Enterprise Risk Services Enterprise Risk Services (ERS) houdt zich bezig met risicomanagement rond de geautomatiseerde informatievoorziening. In zulke onderzoeken, EDP-audits genoemd, komen onderwerpen aan de orde als de beheersing van verwerkingen met behulp van geautomatiseerde systemen, inclusief de aanpalende administratieve organisatie en interne controle in het vooren natraject van deze systemen, de inrichting van de (toegangs)beveiliging en de waarborgen voor de continuïteit van deze systemen. Waar nodig zullen wij voor de uitvoering van onze reguliere controle terugvallen op deze deskundigheid.

50

Ook kunnen door ERS bestandsonderzoeken, bijvoorbeeld een afstemming van belastinggegevens met de GBA, worden uitgevoerd. Landelijk beschikt Deloitte over een grote groep (120) specialisten. Consulting Bedrijven en organisaties die hun (markt)positie willen behouden en uitbouwen, ontkomen niet aan ingrijpende veranderingsprocessen. In die situatie wordt vaak een beroep gedaan op externe consultants. Deloitte heeft een brede consultancypraktijk. De advisering van de consultants strekt zich uit over meerdere terreinen, van strategie tot operations management en van management control tot ICT-consulting, maar ook bijvoorbeeld het advies en begeleiding op het gebied van complexe huisvestings-, vastgoed- en organisatievraagstukken. Deloitte heeft deze kennis beschikbaar in vrijwel alle sectoren. Deloitte Consultancy bestaat uit vijf adviesgroepen: Custom Development Integration Deloitte ontwikkelt maatwerksoftware op projectbasis voor profit- en notfor-profitorganisaties. We ontwikkelen websites, verbeteren uw kennismanagement of stroomlijnen uw managementinformatie of bedrijfsprocessen. Door gebruik te maken van gebruiksklare componenten realiseren wij in korte tijd complete oplossingen op maat. Enterprise Applications Deloitte biedt u een breed scala van adviesdiensten voor SAP-, PeopleSoft-, JDEdwards- en Oracle-implementaties aan. Wij implementeren applicaties op basis van „best practices‟ bedrijfsprocessen en diepgaande kennis van de industrie. Deloitte is zowel nationaal als internationaal een van de marktleiders in het realiseren van succesvolle ERP-implementaties. Financial Management & Control Deloitte biedt u diverse oplossingen op het gebied van financieel management: van strategie naar uitvoering, van ontwikkeling naar invoering van systemen of processen en van opzet naar borging. Verschillende oplossingen met een zelfde doel: het aantoonbaar verbeteren van de financiële beheersing en sturing van uw organisatie. Onze dienstverlening ligt op het gebied van bijvoorbeeld: business control, performance management, cost management, financial decision support en selectie en implementatie van financiële systemen. Strategy & Operations Deloitte biedt een breed pakket aan diensten die u ondersteunen bij het nemen van belangrijke strategische bedrijfsbeslissingen. Deloitte biedt naast deze diensten ook diensten aan op het gebied van bedrijfsvergelijkingen, het optimaliseren van uw opslag en distributie, programma- en verandermanagement, business process redesign en business intelligence.

51

Organisatie, Ruimte & Vastgoed Deloitte helpt zijn cliënten bij aankoop, beheer, (her)ontwikkeling en/of afstoting van vastgoed. Onze expertise beslaat onder andere de vakgebieden milieuzaken, projectontwikkeling, vastgoedbelasting en vastgoedmanagement. Deloitte heeft ruime ervaring in de controle van en advisering aan (gemeentelijke) grondbedrijven, ontwikkelingsmaatschappijen en publiek-private samenwerkingsvormen. De kennis over deze branche is binnen Deloitte gebundeld in de Adviesgroep Organisatie, Ruimte & Vastgoed en strekt zich uit tot onderwerpen als governance, grondbeleid, risicoanalyse en risicomanagement, planeconomie, organisatiestructurering, planning & control, juridische en fiscale advisering, subsidieadvies en verslaggeving. De Adviesgroep Organisatie, Ruimte & Vastgoed publiceert elk kwartaal in de Grexpert over actualiteiten op het gebied van grondexploitatie. Bijzonder Onderzoek & Integriteit De accountants van Bijzonder Onderzoek & Integriteit zijn speciaal getraind en opgeleid voor forensische opdrachten. Dit kunnen zowel repressieve als preventieve werkzaamheden zijn. In de repressieve opdrachten verricht de forensisch accountant (financieel) onderzoek naar feiten en omstandigheden ten behoeve van de bewijsvoering in rechtsgedingen, geschillen en procedures. Ook kan de forensisch accountant als adviseur van de „huisaccountant‟ optreden of worden ingeschakeld voor een second opinion. Bij de dienstverlening van Bijzonder Onderzoek & Integriteit gaat het in het algemeen om hoogwaardige expertise, die veelal snel moet worden geleverd en waarbij sprake is van vertrouwelijkheid. Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteit werkt overeenkomstig een gedragscode en alle medewerkers zijn lid van hun respectieve beroepsorganisaties. Uit dien hoofde zijn zij onderworpen aan tuchtrecht. Fiscale advisering Onze belastingadviseurs zijn actief op alle terreinen van het (inter)nationale belastingrecht. De dienstverlening richt zich op advisering, begeleiding en planning van de fiscale zaken van instellingen, bedrijven en particulieren. Deloitte Belastingadviseurs beschikt mede over BTW-specialisten, alsmede deskundigen op het gebied van overdrachtsbelasting, vennootschapsbelasting, loonbelasting en sociale verzekeringswetten. Deze specialisten opereren regionaal. Door de gecompliceerde en snel veranderende fiscale wetgeving bestaat er grote behoefte aan adviseurs die, op basis van uitgebreide expertise, optimale resultaten voor hun cliënten kunnen behalen. De dienstverlening omvat tevens de ondersteuning bij belastingprocedures. Daartoe behoort eveneens het overleg met de fiscale autoriteiten en het opstellen van bezwaar- en beroepschriften.

52

Financial Advisory Services Financial Advisory Services (FAS) richt zich op advisering van complexe financiële transacties en structuren. Er zijn zes gespecialiseerde business units actief:

     

Transaction Services Corporate Finance Treasury & Capital Markets Real Estate Subsidie Adviseurs Pensioen & Actuariaat Consultants

53

Bijlage 3:

Bewijs vergunning AFM

54

Bijlage 4:

ISO certificaat

55

Bijlage 5: Model Auditplan

Gemeente Woensdrecht Auditplan Jaarrekeningcontrole 2009

56

2

Inhoud 1

Inleiding

1

2

Opdracht

2

2.1 2.2 2.3 2.4

2 2 3 3

3

4

Actualiteiten en speerpunten in de controle 2009

4

3.1 3.2 3.3 3.4

4 4 4 5

Onderwerpen pre-audit meeting Interne beheersing WMO Rechtmatigheid

Controleaanpak 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Opdrachtomschrijving Materialiteit en tolerantie Fraude Onafhankelijkheid

Inleiding Fase 1: Voorbereiding controle Fase 2: Interimcontrole Fase 3: Jaarrekeningcontrole

5 5 6 7 15

Rechtmatigheid

16

5.1 5.2

16 17

Het normen en toetsingskader Interne organisatie

6

Verbijzonderde interne controle

18

7

Communicatie en rapportage

20

8

Prijsafspraken

20

9

Evaluatie kwaliteit dienstverlening

21

1 Inleiding De raad van de gemeente Woensdrecht heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Met dit controleplan geven wij u inzicht in onze controle-aanpak, geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Bij dit plan zijn de volgende bijlagen gevoegd: 

Een overzicht met relevante en actuele ontwikkelingen.



Een overzicht met de risico-inschatting voor uw gemeente

Daarnaast doen wij u separaat een opdrachtbevestiging toekomen. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteiten van uw gemeente, die door de snelle ontwikkelingen in de omgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Tussentijdse controlebevindingen kunnen aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling zal plaatsvinden. Het controleplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 gaan we in op een korte omschrijving van de opdracht, de materialiteit en de tolerantie, gebaseerd op uw raadsbesluiten. Daarnaast besteden wij in dit hoofdstuk aandacht aan de eisen die aan ons worden gesteld met betrekking tot onze onafhankelijkheid en behandelen wij onze aanpak en verrantwoordelijkheid op het gebied van fraude. De met u afgesproken specifieke attentiepunten voor de controle op basis van de pre-audit meeting en de actualiteiten komen in hoofdstuk 3 aan de orde. In hoofdstuk 4 komt vervolgens de controleaanpak aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze controleaanpak vormt de selectie van de bedrijfsprocessen die in de controle worden betrokken. Tevens wordt ingegaan op de beschikbare hulpmiddelen bij de uitvoering van de controle. Een specifiek aandachtspunt bij de controle van gemeenten is nog steeds rechtmatigheid. In hoofdstuk 5 geven wij onze visie over de inrichting en uitvoering weer. In hoofdstuk 6 gaan wij nader in op de samenwerking en uitgangspunten met betrekking tot de verbijzonderde interne controle. In hoodstuk 7 besteden we aandacht aan de communicatie en rapportage gedurende de controle-opdracht. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op de prijsafspraken en de randvoorwaarden daarbij. Als laatste, maar zeker niet minst belangrijke onderdeel, besteden wij in hoofdstuk 9 aandacht aan de (periodieke) evaluatie. Hierbij stellen wij, samen met de gemeente Woensdrecht na afloop van de controle vast of de in het controleplan (en de jaarlijkse uitwerking hiervan) geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of er aan de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input voor de afspraken van het volgende jaar.

2

2 Opdracht 2.1 Opdrachtomschrijving Door middel van de opdrachtbevestiging d.d. heeft u ons opdracht gegeven de jaarrekening 2009 van de gemeente Woensdrecht te controleren. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening van uw gemeente en over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. In het kader van ons onderzoek naar de getrouwheid van de jaarrekening voeren wij een (interim-)controle waarbij wij onder andere de adequate opzet, het bestaan en de effectieve werking van de administratieve organisatie en interne beheersing onderzoeken. Deze werkzaamheden voeren wij uit voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht tot controle van de jaarrekening. Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie. In onze certificerende rol beoordelen wij betrouwbaarheids- en rechtmatigheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze wijze zijn wij in staat relevante knelpunten in een vroegtijdig stadium te signaleren en onder uw aandacht te brengen. De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die in het kader van de certificerende functie worden verricht. Wij streven naar uniformiteit en continuïteit in de aanpak van de controle, aandachtsgebieden en structuur van rapportage en overleg. Een follow-up lijst van de eerder geconstateerde bevindingen maakt daarom altijd deel uit van onze rapportage.

2.2 Materialiteit en tolerantie Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Woensdrecht. De accountantsverklaring geeft geen absolute zekerheid, maar een getrouw beeld van de realisatie. Dat betekent dat de jaarrekening binnen vooraf gestelde marges (= materialiteit) aan de daaraan te stellen eisen voldoet. De materialiteit bepaalt in belangrijke mate dan ook de omvang van onze werkzaamheden. Hoe lager de materialiteit hoe meer werkzaamheden wij moeten verrichten. Deloitte berekent de materialiteit conform het Bapg - rekening houdend met de mogelijk aanvullende eisen in het door uw raad vastgestelde controleprotocol - op basis van de totale lasten van de gemeente en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het Bapg een percentage van 3%. Uit voorzichtigheidsoverwegingen verlaagt Deloitte Accountants de aldus berekende materialiteit met minimaal 10%. De inschatting van het exacte percentage is afhankelijk van de uitkomsten uit de interim-controle en de verwachtingen op basis van kennis uit voorgaande jaren ten aanzien van verwachte fouten in de jaarrekening. Dit percentage, ook wel de verwachte fout genoemd, wordt voorafgaand aan de controle op de

3

jaarrekening berekend. Voor de planning van onze werkzamheden gaan we derhalve uit van de materialiteit minus de verwachte fout. Dit bedrag noemen we de controletolerantie. Deloitte zal erop aandringen dat alle geconstateerde fouten - ook die onder de goedkeuringstolerantie blijven - worden gecorrigeerd. De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het rapport van bevindingen. Bij de rapportering wordt conform het controleprotocol een rapporteringstolerantie in acht genomen van <€ XX.XXX>.

2.3 Fraude Op grond van onze beroepsregels en de internationale afspraken moeten wij bij de uitvoering van onze controle aandacht besteden aan signalen met betrekking tot fraude. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude risicofactoren genoemd. Fraude risicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Belangrijk is dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woensdrecht verantwoordelijk is voor de beheersing van frauderisico‟s. Daarom gaan we met uw college en het management in gesprek over de door hen getroffen maatregelen. Wij vragen daarbij ondere andere inzicht in de interne frauderisico-analyse. Fraude risicofactoren kunnen in verschillende fases van onze controleopdracht en uit verschillende bronnen worden gesignaleerd, zoals: 

Tussentijdse cijfers



Initiële uitkomsten van ons onderzoek naar de interne beheersingsmaatregelen



Externe informatiebronnen



Overleg tussen teamleden en relevante bevindingen gedurende de fases van de controleopdracht

Wij zullen u in onze formele rapportages informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden, inclusief eventuele fraude risicofactoren en onze controleaanpak hierop.

2.4 Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn door de beroepsorganisatie van registeraccountants (het NIVRA) opgenomen in de „Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant‟ (hierna NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het „normenkader‟ waaraan een accountant moet voldoen.

4

Het vaststellen van onze onafhankelijkheid ten opzichte van u is een onderdeel van de werkzaamheden die uitgevoerd voor de daadwerkelijke start van onze controlewerkzaamheden, en is ook gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden punt van aandacht. Ook voor het boekjaar 2009 zijn wij nagegaan of er bedreigingen ten aanzien van onze onafhankelijkheid bestaan, die uitvoering van onze controlewerkzaamheden in de weg zouden kunnen staan of die om extra waarborgen vragen om onze onafhankelijkheid te kunnen handhaven. Wij hebben hierbij geen bedreigingen voor onze onafhankelijkheid geconstateerd. Mochten er zich na het uitbrengen van dit auditplan veranderingen voordoen, dan zullen wij u daarvan in kennis stellen.

3

Actualiteiten en speerpunten in de controle 2009

Met u hebben wij een pre-audit gesprek gehouden. Tijdens de pre-audit meeting hebben wij de accenten voor de tussentijdse controle voor het jaar 2009 besproken. Daarnaast is er een aantal ontwikkelingen in gemeenteland in de afgelopen maanden en de ons bekende verbetermogelijkheden die voor u relevant kunnen zijn. In deze paragraaf worden die zaken nader uitgewerkt ten behoeve van de uitvoering van de controle.

3.1 Onderwerpen pre-audit meeting BENOEMEN AAN DE HAND VAN AFSPRAKEN

3.2 Interne beheersing Naast de beheersing binnen de processen, is er ook sprake van een meer algemeen intern beheersingskader. Wij stellen voor op de volgende gebieden een nadere analyse uit te voeren: 1. Financiële positie 2. Projectcontrol 3. Programmabegroting Ter informatie zullen wij u bij aanvang van de controle een aantal relevante artikelen overhandigen.

3.3 WMO Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden 2008 hebben wij geconstateerd dat de processen rondom de WMO nog uw aandacht behoeven. Naar aanleiding van onze managementletter 2008 is er een verbetertraject opgestart. Mede op basis van onze ervaringen, stellen wij voor bij uw gemeente de huidige stand van zaken na te gaan.

5

3.4 Rechtmatigheid Met alle uitspraken van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Germeenten van voor 15 oktober 2009 van het lopend verantwoordingsjaar moet rekening worden gehouden. Wij zullen tijdens de uitvoering van onze controle nagaan in hoeverre hiermee rekening is gehouden.

4

Controleaanpak

4.1 Inleiding De controle van de jaarrekening bestaat uit de voorbereiding van de controle, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Bij de voorbereiding van de controle bekijken wij vanuit uw specifieke situatie en de door u aangedragen suggesties hoe we de controle vorm en inhoud geven. Daarbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met de samen met u geselecteerde speerpunten voor 2009 en de actuele ontwikkelingen zoals beschreven in hoofdstuk 3. De doelstelling van de interimcontrole is de controle van de jaarrekening te dynamiseren, waardoor wij in relatief korte tijd in het voorjaar van 2010 de controle van de jaarrekening 2009 kunnen afronden. Daarnaast vloeien uit de interimcontrole aanbevelingen voort voor mogelijke kwaliteitsverbeteringen rondom de bedrijfsvoering en concrete acties ten behoeve van de jaarrekening. In het volgende figuur hebben wij onze controle-aanpak gevisualiseerd. Controle-aanpak Risico-analyse

Kennis van de huishouding & sector, interne risico-analyse Interviews + onderzoek documentatie

Inventarisatie inrichting interne beheersing Toereikend?

Nee

Controleren werking inrichting interne beheersing

Alternatieve controleaanpak: nader overleg

Ja Testwerkzaamheden (factuurcontroles, dossiercontroles, etc)

Nee

Toereikend?

Management-letter

Ja

Controleplan jaarrekening Uitkomsten interim controle, actuele ontwikkelingen + initiële cijferbeoordeling jaarrekening

Controleplan jaarrekening

Aansluitingen, cijferanalyses & detailcontroles Toets naleving verslaggevingsregels

Gedetailleerd werkprogramma per jaarrekeningpost Ja

Fouten? Gebeurtenissen na balansdatum, afsluitende cijferbeoordeling, Bevestiging bij de jaarrekening

of

Nee

Afsluitende werkzaamheden

Accountantsverklaring + rapport

Aanpassing

Fouten-evaluatie

Toets aan materialiteit ©Deloitte 2007

6

In onderstaande paragrafen geven wij een nadere toelichting op de in het schema geconcretiseerde aanpak. De aanpak bestaat feitelijk uit 3 fasen: 1. Voorbereiding controle 2. Interimcontrole 3. Jaarrekeningcontrole

4.2 Fase 1: Voorbereiding controle De werkzaamheden in de voorbereidende fase richten zich op het verkrijgen van relevante informatie om de risico-analyse uit te kunnen voeren. Doel

Rol gemeente

Rol accountant

Opdrachtbevestiging

Bevestigen controle-opdracht

Voorbereiden controle-opdracht

Concretisering uit te voeren werkzaamheden

Specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole benoemen

Inventarisatie van de (wijzigingen in) organisatie en de omgevingsfactoren.

Inzicht geven in de follow-up van de adviezen

Pre-audit met audit committee en management; verwachtingen op elkaar afstemmen.

Inzicht geven in actuele ontwikkelingen en intern uitgevoerde onderzoeken

Concrete planning van de werkzaamheden

Een adequate voorbereiding zorgt ervoor dat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn, waardoor een effectieve planning mogelijk is en de controle-uitkomsten goed kunnen worden teruggekoppeld. Een goed begin, is immers het halve werk! In deze fase bepalen wij in overleg met u het risicoprofiel als vertrekpunt voor onze accountantswerkzaamheden. Het risicoprofiel voor de gemeente Woensdrecht ziet er als volgt uit:

7

Laag

IMPACT

Hoog

Risicokaart

Hoog

Laag WAARSCHIJNLIJKHEID 12

©Deloitte 2007

4.3 Fase 2: Interimcontrole De interimcontrole richt zich op het in beeld brengen en het testen van de kwaliteit van de interne beheersing. Het risicoprofiel uit fase 1 geldt daarbij als uitgangspunt. Het doel van onze controle is te komen tot een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Voor het verkrijgen van die zekerheid maken wij optimaal gebruik van de zekerheden zoals die binnen uw gemeente aanwezig zijn. Wij onderkennen daarbij 3 zekerheidsniveaus:

8

Zekerheidsniveau’s:

• Inherente zekerheid

1

In de organisatie aanwezige kennis voor de uitvoering van de taken. Een risico ontstaat bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving.

• Organisatiegerichte zekerheid

2

De in de organisatie verankerde maatregelen van interne controle, functiescheidingen en procesbeschrijvingen, gericht op een betrouwbare gegevensverwerking.

• Gegevensgerichte zekerheid

3

De werkzaamheden die wij zelf als accountant uitvoeren als finale check op de cijfers in de eindverantwoording.

efficiënt niet efficiënt

efficiënt niet efficiënt

Resultante stap 1 en 2

©Deloitte 2007

Deze niveaus zijn bepalend voor de aard en omvang van onze werkzaamheden. De gegevensgerichte zekerheid moet worden verkregen via eigen onderzoek door de accountant. De relatie tussen de inherente zekerheid en de organisatiegerichte zekerheid enerzijds en de gegevensgerichte zekerheid anderzijds, laat zich als volgt vertalen:

9

Zekerheidsniveaus in relatie tot accountantswerkzaamheden: 100% 90% 80% 70% 60% 50%

Gegevensgerichte zekerheid Organisatiegerichte zekerheid

40%

Inherente zekerheid

30% 20% 10% 0% Variant 1 Variant 2 Variant 3 Variant 4 ©Deloitte 2007

In variant 1 wordt geen inherente en organisatiegerichte zekerheid verkregen, waardoor het voor de accountant noodzakelijk is via relatief veel eigen werkzaamheden de nodige zekerheid te verkrijgen. In variant 4 beschikt uw organisatie over een zodanig intern beheersingssysteem dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering van een hoog niveau is en is de betrouwbaarheid van de informatievoorziening geborgd (met andere woorden: uw organisatie is “in control”). In die situatie kan de accountant optimaal gebruik maken van die zekerheden zodat de accountantswerkzaamheden het meest efficiënt zijn. De varianten 2 en 3 zijn een mix van de genoemde twee uitersten. Ter illustratie geven we vorm en inhoud geven aan de genoemde zekerheden, geven wij voor het proces belastingen het volgende voorbeeld: Inherente zekerheid

Interne controlezekerheid

Gegevensgerichte zekerheid

Beschikbaarheid van actuele wet- en regelgeving Voldoende deskundig personeel en het actueel houden van die kennis door (bij)scholing Actuele procesbeschrijvingen Aanwezige functiescheidingen In de applicatie ingebouwde zekerheden (autorisaties / invoercontroles) Adequate opbouw van begroting en tarieven Onafhankelijke taxaties Invoercontroles Inzichtelijk maken van onderlinge verbanden en bestandsanalyses (zoals afstemming met het Kadaster) Analyse van verschillen Vaststellen dat het juiste tarief is gehanteerd Vaststellen dat de juiste grondslag voor de heffing is gebruikt Aansluiten van de subadministraties op de financiéle administratie

10

Analyse niet aangeslagen en vrijgestelde objecten Bij onze accountantscontrole kennen wij zoveel mogelijk zekerheden toe aan de hiervoor genoemde aspecten. Indien een gemeente hieraan niet kan voldoen, zukllen wij als accountant meer zekerheid moeten verkrijgen uit onze eigen werkzaamheden. Wij zullen dan bijvoorbeeld zelf de bestandsanalyses en verbandscontroles uitvoeren voor het verkrijgen van de vereiste zekerheid ten behoeve van de af te geven accountantsverklaring.

Tijdens de interimcontrole verrichten we die werkzaamheden die inzicht geven op de hiervoor genoemde zekerheidsniveaus, ten behoeve van de uiteindelijk te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Tevens worden de verbetermogelijkheden voor uw interne beheersingsorganisatie inzichtelijk gemaakt. Tijdens de interimcontrole worden de volgende stappen onderkend: Stappen interimcontrole:

stap 1

stap 2

Stap 3

• Inventarisatie interne beheersing

• Effectiviteit van de beheersingsmaatregelen

• Terugkoppeling en vervolgacties

©Deloitte 2007

Stap 1: Inventarisatie interne beheersing Wij stellen idealiter in overleg met u vast in hoeverre uw gemeente „in control” is. Op basis van een aantal aspecten beoordelen wij de kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem. Op basis van deze inventarisatie wordt de controle nader uitgewerkt. De effectiviteit van het intern beheersingssysteem wordt op de volgende aspecten bezien:

11

Aspecten van interne beheersing Toezicht

Proces waarin periodiek wordt geëvalueerd of de interne beheersmaatregelen gegeven de – al dan niet gewijzigde – omstandigheden nog effectief zijn.

Informatie & Communicatie

Component die zorgt voor een continu betrouwbare informatievoorziening en deze communiceert binnen een bepaalde tijd en vorm, rekening houdende met de behoefte per echelon.

Controle-activiteiten

Systematische waarborgen dat de door het management bepaalde doelen en activiteiten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd

Risco-inventarisatie

Het (continu) proces waarin de leiding zich bezighoudt met het identificeren en analyseren van risico’s (zowel in- als externe)

Controle-omgeving

De “sfeer” binnen de organisatie waarin medewerkers hun taken uitvoeren

-

©Deloitte 2007

Op verzoek stellen wij u een scan beschikbaar, zodat u op basis hiervan de kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem zelf inzichtelijk kunt maken. De uitkomsten hiervan zijn mede bepalend voor de mate waarin wij gebruik kunnen maken van de effectiviteit van de in uw organisatie verankerde organisatorische maatregelen van interne beheersing (ook wel genoemd de maatregelen in het kader van de AO/IB). De resultaten van de scan worden als volgt schematisch inzichtelijk gemaakt:

12

©Deloitte 2007

Stap 2: Effectiviteit beheersingsmaatregelen Op basis van de hiervoor genoemde inventarisatie, stellen we vast in hoeverre de benoemde maatregelen ook feitelijk effectief zijn geweest gedurende de verantwoordingsperiode. Indien een proces aan de daaraan te stellen eisen voldoet, wordt eens in de drie jaar de effectiviteit ervan onderzocht. Wel wordt jaarlijks vastgesteld dat er zich geen majeure wijzigingen hebben voorgedaan. Voor uw gemeente ziet het rotatieplan er als volgt uit:

13

Proces

Rotatieplan

Effectief?

Administratie en vastlegging

Jaarlijks

/ /

Investeringen

Jaartal

/ /

Grondexploitatie

Jaartal

/ /

Treasury

Jaarlijks

/ /

Salarissen

Jaartal

/ /

Inkopen

Jaartal

/ /

Subsidieverstrekkingen

Jaartal

/ /

Uitkeringen (al dan niet gesubsidieerd)

Jaartal

/ /

Belastingen en heffingen

Jaarlijks

/ /

Leges

Jaarlijks

/ /

Inkomensoverdrachten (w.o. Alg. Uitk.)

Jaarlijks

/ /

Overige opbrengsten

Jaarlijks

/ /

Rechtmatigheid

Jaarlijks

/ /

 = deels  = effectief  = niet effectief

(Deels) niet effectieve bedrijfsprocessen leiden tot een opmerking in onze rapportage(s) en aanvullende werkzaamheden. De aard en omvang hiervan wordt vooraf met u besproken. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het ontbreken van een adequate projectbeheersing bij investeringen. Met aanvullende controle-werkzaamheden wordt onderzocht of het ontbreken van effectieve maatregelen niet heeft geleid tot feitelijke tekortkomingen. Op basis van internationale controlestandaarden zijn wij verplicht jaarlijks aandacht te besteden aan de processen die aan de opbrengsten ten grondslag liggen. Ook de administratie c.a. is uiteraard jaarlijks object van onderzoek. Bij ons onderzoek naar de effectiviteit van de beheersingsmaatregelen in de primaire processen, houden wij tevens rekening met een aantal processen van meer algemene aard. Dit zijn:

14

Factor Automatiseringsomgeving

Applicationcontrols Servicebureaus Uitbestede taken (onder verantwoordelijkheid gemeente)

Rechtmatigheid Fraude

Ondersteunt?

Effectief?

Conclusie

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

 /  /

Stap 3: Terugkoppeling en vervolgacties De bevindingen uit de controle zullen met u worden besproken en gerapporteerd. De volgende items kunt u in de managementletter verwachten: 

Algemene beschouwing over de ontwikkelingen in relatie tot de interne beheersing en de relatie met de externe controle.



In hoeverre de organisatie adequaat inspeelt op in- en externe ontwikkelingen.



Een overzicht en nadere analyse van de niet effectieve beheersingsmaatregelen.



Een follow-up lijst van eerdere bevindingen.



Nadere actiepunten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole.

Samenvattend: De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven stappen kunnen als volgt worden samengevat: Doel

Rol gemeente

Rol accountant

Inventarisatie AO/IB

Inzichtelijk maken van de beheersingsmaatregelen

Vaststellen dat de maatregelen de risico‟s afdekken

Effectiviteit AO/IB

Zorgdragen dat de beschreven maatregelen in de dagelijkse praktijk toegepast worden.

Vaststellen dat de maatregelen gedurende het controlejaar effectief zijn geweest.

Terugkoppeling

Zorgdragen voor een adequate follow-up van de bevindingen.

Terugkoppeling van nieteffectieve maatregelen.

Mogelijk aanvullende werkzaamheden uitvoeren

Benoemen van verbetervoorstellen voor de

15

voor de jaarrekeningcontrole

toekomst. Benoemen van herstelaacties voor de jaarrekeningcontrole.

4.4 Fase 3: Jaarrekeningcontrole De laatste fase in het controleproces is de jaarrekeningcontrole. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen: Stappen jaarrekeningcontrole

•

Gegevensgerichte werkzaamheden • • •

Stap 1

verslaggevingsvoorschriften waardering en presentatie aanvullende controles n.a.v. bevindingen interimcontrole

• Oordeelsvorming • •

Stap 2

recapitulatie fouten en onzekerheden weging fouten en onzekerheden t.o.v. BAPG/protocol

• Afsluitende werkzaamheden • • • •

Stap 3

relevante gebeurtenissen na balansdatum bevestiging bij de jaarrekening accountantsverklaring en rapport van bevindingen kwaliteitscontrole

• Terugkoppeling

Stap 4

• •

Bespreking college en ambtelijke top (hoor - wederhoor) Bespreking in Audit Committee

©Deloitte 2007

De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven is als volgt: Doel Gegevensgerichte werkzaamheden

Oordeelsvorming

Rol gemeente

Rol accountant

Zorgdragen voor naleving afspraken n.a.v. interimcontrole

Vaststellen dat de jaarrekening aan de daaraan te stellen eisen voldoet.

Zorgdragen voor adequate verslaggeving met onderliggende documentatie.

Vaststellen dat bij de interimcontrole voorgestelde herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd.

Geconstateerde fouten en onzekerheden corrigeren.

Wegen van de gevonden fouten en onzekerheden t.b.v. het accountantsoordeel en het rapport van bevindingen.

16

Afsluitende werkzaamheden

Inzicht geven in de gebeurtenissen na balansdatum, die mogelijk effect hebben op de jaarrekening.

Voorbereiden van de bevestiging bij de jaarrekening. Zorgdragen voor een adequate en tijdige afronding van de controle

Duidelijke afgrenzing van de jaarrekening. Terugkoppeling

Duidelijke en concrete planning van de behandeling van de jaarrekening bij de diverse gremia.

Terugkoppeling van de belangrijkste bevindingen met het management, het college en het audit committee.

5 Rechtmatigheid Naast de controle op getrouwheid, maakt de controle op de rechtmatigheid integraal onderdeel uit van onze accountantscontrole. Het uitgangspunt is dat rechtmatigheid integraal in de primaire bedrijfsprocessen is verankerd. Wel merken wij op dat het rechtmatigheidsbegrip continu onderhevig is aan veranderingen. Het is daarom essentieel de ontwikkelingen in dit kader blijvend te volgen. Vanuit onze verantwoordelijkheid zullen wij u de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van de accountantscontrole jaarlijks melden. Uit bijgaand overzicht blijkt dat de aanpak van rechtmatigheid uit 2 pijlers bestaat:

2 pijlers rechtmatigheid Rechtmatigheid

Normen- en toetsingskader

Welke regels

Wat toetsen

Interne organisatie Kwaliteit eigen regels

AO/IC

Soft controls

8

5.1 Het normen en toetsingskader Via het controle- en rapportageprotocol en een normen- en toetsingskader wordt hieraan invulling gegfeven. Het normen- en toetsingskader bepaalt WAT er getoetst moet worden.

17

Het Platform Rechtmatigheid provincies en Gemeenten (PRPG) heeft aangegeven hoe het normen en toetsingskader inzichtelijk moet worden gemaakt. In onderstaand schema is dat nader uitgewerkt. Begrippen samengevat Onderwerp

Instrument

Verplicht Optioneel

Domein

Inrichting rechtmatigheidsbeheer

Verordening Ex. Artikel 212

Verplicht

Gemeenteraad

Inrichting accountantscontrole

Verordening Ex. Artikel 213

Verplicht

Gemeenteraad

Opdrachtverstrekking accountant

Raadsbesluit

Verplicht

Gemeenteraad

Inventarisatie wet- en regelgeving

Normenkader

Verplicht

1. College 2. Gemeenteraad (minimaal ter kennisneming)

Operationaliseren rechtmatigheidsbeheer

Toetsingskader

Vrijwillig

College

Beheersmaatregelen (o.a. controleplan en werkprogramma’s)

Verplicht

College

(Bijvoorbeeld via een controleprotocol)

5.2 Interne organisatie Ons uitgangspunt is dat in de interne beheersingsorganisatie de relevante rechtmatigheidsvereisten zijn verankerd. Concreet wil dit zeggen dat duidelijk is welke aspecten getoetst moeten worden op rechtmatigheid, interne controle wordt uitgevoerd op de relevante aspecten en vanuit het primaire proces door de organisatie verantwoording wordt afgelegd over het al dan niet rechtmatig handelen. De verbijzonderde interne controle (zie hoofdstuk 6 hierna) stelt periodiek vast dat de verantwoordingsinformatie vanuit het primaire proces voldoende betrouwbaar is. In schema ziet dat er als volgt uit:

18

Pijler 2: interne organisatie Betreft:

Adequate Interne organisatie

Kwaliteit eigen regelgeving AO/IC: - procedures - functiescheiding - vastleggingen - procesbewaking - (tussen)rapportages Softcontrols: -Opleiding -Cultuur -Gedrag (leiding) Verbijzondere interne controle

10

6 Verbijzonderde interne controle Een van de mogelijkheden om de vereiste zekerheid te verkrijgen is het steunen op een onafhankelijke interne controle. Het voordeel van een dergelijke onafhankelijke interne controle is, dat u als organisatie in continuïteit de betrouwbaarheid van de informatievoorziening kunt waarborgen. Daarnaast kunnen wij bij onze werkzaamheden gebruik maken van die bevindingen. Het controleproces kan dan nog efficiënter plaatsvinden. De verbijzonderde interne controle moet aan de volgende eisen voldoen: Eisen aan de verbijzonderde interne controle:

Onafhankelijk

• • • •

Status in de organisatie Reikwijdte van de functie Competenties Professionele borging

Inhoudelijk

• • • • • •

Controleprogramma’s Documentatie Adequate grondslag Consistent Oordeelsvorming Follow-up van bevindingen

©Deloitte 2007

In de organisatie zijn in deze situatie de volgende waarborgen verankerd:

19

1. De maatregelen in het primaire proces, zoals functiescheidingen, procedures en formulieren. 2. De mogelijke kwalitietscontrole ten behoeve van het lijnmanagement. Te denken valt dan aan de in het proces verankerde controle op besluiten. Een dergelijke toets vindt veelal bij uitkeringen en subsidieverstrekkingen plaats. Ook bij andere processen is een dergelijke kwaliteitstoets denkbaar. 3. De verbijzonderde interne controle die vanuit een onafhankelijke status in de organisatie vaststelt dat de beheersingsmaatregelen in het primaire proces als zodanig hebben gefunctioneerd en dat de uiteindelijke output betrouwbaar is. Teneinde optimaal gebruik te maken van alle in de organisatie aanwezige controlemaatregelen en redundantie te voorkomen, is het essentieel dat de diverse controlelagen goed op elkaar aansluiten. Hiertoe is het wenselijk tussen en met de diverse “controlelagen” nadere afspraken maken over de uit te voeren en vast te leggen werkzaamheden. Zo ontstaat een efficiënt en effectief stelsel aan controlemaatregelen, waarbij ook de accountantscontrole inbegrepen is. Het idee is dat de mate van detaillering van de controlewerkzaamheden verder afneemt, naarmate men “hoger” in de controlepiramide komt, terwijl de betrouwbaarheid van de einduitkomst verder toeneemt. De controlepiramide ziet er dan als volgt uit

externe controle interne controle (t.b.v. het college)

kwaliteitscontrole (t.b.v. het lijnmanagement))

procescontroles (t.b.v. het lijnmanagement) ©Deloitte 2007

Het spreekt voor zich dat de accountantskosten af kunnen nemen naarmate de verbijzonderde interne controle adequaat wordt ingevuld. Bij onze werkzaamheden gaan wij van de meest optimale situatie uit. Dat betekent dat wij ervan uitgaan dat zowel de primaire processen als de verbijzonderde interne controle aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Om de afstemming te bevorderen ondersteunen wij u met de nodige hulpmiddelen in de vorm van checklisten en werkafspraken.

20

7 Communicatie en rapportage Zoals uit bovenstaande blijkt, hebben wij regelmatig overleg met de vertegenwoordigers uit uw organisatie. Wij vatten de communicatiemomenten voor u samen in onderstaande tabel. Communicatiematrix en tijdspad Activiteit

Tijdspad

Contact

Pre-auditmeeting

Augustus 2009

Audit Committee

Uitvoering van de interimcontrole

Periode 2009

Operationeel management

Bespreking bevindingen en concept managementletter

Periode 2009

College & management

Behandeling van de managementletter in het Audit Committee

Datum in 2009

Audit Committee

Uitvoering van de jaarrekeningcontrole

Periode 2010

Operationeel management

Bespreking bevindingen concept accountantsrapport

Datum in 2010

College & management

Behandeling van het accountantsrapport in het Audit Committee

Datum in 2010

Audit Committee

Product Plan van aanpak audit 2009

Managementletter

Accountantsverklaring + accountantsrapport

©Deloitte 2007

8 Prijsafspraken Wij kunnen onze controle uitvoeren voor een bedrag van € 22.150. Naast hetgeen wij in dit auditplan hebben verwoord, gaan wij er daarbij vanuit dat: 

De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen voor ons toetsbaar en verifieerbaar zijn.



Er een effectieve verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden.



Wij onze controlewerkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Dat betekent onder andere dat uw medewerkers tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen.



Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van subadministraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen an andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening.

21



Het rechtmatigheidsbegrip nader is uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader. Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken.



Bij de jaarrekening een kwaliteitstoets heeft plaatsgevonden op de naleving van de wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie. Hiertoe ontvangt u van ons te zijner tijd de checklist jaarverslaggeving en de checklist op te leveren stukken bij de jaarrekening.

9 Evaluatie kwaliteit dienstverlening Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de gemeente Woensdrecht is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk gericht op: 

het optimaal houden van de communicatie tussen de gemeente Woensdrecht en Deloitte Accountants;



het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst;



het handhaven van de betrokkenheid bij de gemeente Woensdrecht en de te leveren kwaliteit.

Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van de gemeente Woensdrecht en overige betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Wij geven hieraan op de volgende wijze invulling: 

Via cliëntservicegesprekken met medewerkers die onafhankelijk zijn van het controleteam.



Via periodiek overleg met het audit committee en het management, waarbij naast controlespecifieke punten ook jaarlijks de opdracht wordt geëvalueerd.



Door mogelijk noodzakelijk uit te voeren extra werkzaamheden vooraf met u te communiceren en hierover nadere afspraken te maken.

Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

22