Offerte Kerntakendiscussie

Offerte Kerntakendiscussie Provincie Fryslân

Provincie Fryslân Drs. A. Oortgiessen Griffier Provinciale Staten Postbus 20120 8900 HM Leeuwarden T. 058-2925057 E. [email protected]

Contactpersoon: W.M. de Jong T. 06 – 49014764 E. [email protected] Kenmerk: PA 13231 Datum: 21-06-2012

Offerte kerntakendiscussie, Provincie Fryslân

Inhoudsopgave BEOOGD RESULTAAT

1

1 Onze visie en aanpak

2

1.1 / Waarom een kerntakendiscussie door PS?

2

1.2 / Doelstelling

3

1.3 / Wat moet een kerntakendiscussie opleveren?

3

1.4 / Het eindproduct: de gereedschapskist

4

1.5 / Externe communicatie

6

1.6 / Afstemming tussen provincie Fryslân en Necker van Naem

6

2 Vier fasen

7

2.1 / Fase 1: Startbijeenkomst

7

2.2 / Fase 2: Informatie en analyse

8

2.3 / Fase 3: Rondgang fracties

9

2.4 / Fase 4: Opstellen eindrapport

9

3 Inzet van Necker van Naem

10

3.1 / Onze adviseur

10

3.2 / Onze ondersteuning

10

4 Overleg en afstemming

12

4.1 / Contact

12

4.2 / Afspraken voor u

12

4.3 / Evaluatie

12

5 Planning, tijdsbesteding en kosten

13

6 Tot slot

15

Bijlagen

16

Bijlage 1. Necker van Naem

16

Bijlage 2. Curriculum Vitae

17

Offerte Kerntakendiscussie, Provincie Fryslân

i

BEOOGD RESULTAAT Deze offerte laat zien hoe wij een kerntakendiscussie vormgeven voor de provinciale staten van Fryslân Hiermee geven wij invulling aan de wens om op basis van deze discussie weloverwogen besluiten te kunnen nemen over de toekomstige uitvoering van provinciale taken. We maken de kerntakendiscussie concreet, zodat u als Provinciale Staten van Fryslân niet alleen weet wat u wilt, maar ook wat het kost en welk processtappen u vervolgens kunt zetten om dit kerntakenpakket te implementeren. Onderscheidend van onze aanpak is dat we niet een herhaling van zetten doen van het hele proces van visievorming dat vanaf 2009 in diverse notities is uitgewerkt. We maken de discussie vanaf de start praktisch doordat we de programmabegroting 2012 als uitgangspunt nemen en op basis hiervan op hoofdlijnen de financiële en formatieve consequenties van verschillende keuzes inzichtelijk maken. Wij nemen de verantwoordelijkheid voor de rapportage, maar streven ernaar dat aan het eind van het traject de provincie zelf de vervolgstappen kan zetten. Daarom streven we er in onze werkwijze naar dat voor eenieder navolgbaar is welke stappen we zetten en welke informatie die stappen opleveren. Wij kiezen dus niet voor ingewikkelde en afgeschermde rekenmodellen. Dit past bij onze bureaufilosofie (zie bijlage 1) en het past bij onze keuze voor kennisoverdracht. Kiezen voor Necker van Naem betekent dat u eind september 2012 beschikt over een discussienotitie die Provinciale Staten in staat stellen om concrete keuzes te maken over de kerntaken van de provincie Fryslân. Wij voeren dit traject voor u uit voor de prijs van € 39.600,-.


1

1 Onze visie en aanpak 1.1 / Waarom een kerntakendiscussie door PS? Naar aanleiding van het rapport van de commissie Lodders en het bestuursakkoord Rijk – IPO van 2008 voeren de Provinciale Staten van Fryslân sinds 2009 discussie over de kerntaken. Deze discussie mondde uit in de notitie Op Maat uit 2010. In deze visie formuleerde Gedeputeerde Staten aanvankelijk drie scenario’s op basis van de door de commissie Lodders aangegeven kernopgaven voor provincies (‘ruimte’, ‘economie’ en ‘sociaal cultureel’). Hier voegde Provinciale Staten nog een vierde scenario aan toe. Dit leverde de onderstaande scenario´s op: 1.

Back to basics – Beperking tot, en versterking van de kerntaken zoals deze door de commissie Lodders zijn omschreven;

2.

Lodders plus – Scenario 1, maar dan aangevuld met vaste taken die voortvloeien uit het ‘Fryske eigene’ op het gebied van onder meer de Friese taal en cultuur, waterrecreatie en -toerisme en het uitgesproken plattelandskarakter;

3.

De thematische provincie – Naast het basispakket uit scenario 1 vult de provincie haar takenpakket aan met incidentele werkzaamheden die voortvloeien uit concrete vraagstukken;

4.

Samen sterk – Voor dit scenario geldt het uitgangspunt ´lokaal, tenzij…´. Vaststelling van het takenpakket vindt plaats door afstemming van een dynamische beleidsagenda tussen overheden waar organisatie op een zo laag mogelijk niveau de voorkeur geniet.1

Provinciale Staten namen deze visie op 21 april 2010 geamendeerd aan. Bij de behandeling van de begroting 2011 riepen Provinciale Staten met een motie op om voor het einde van 2010 met een notitie naar de staten te komen op basis waarvan de staten een hernieuwde takendiscussie konden voeren. Hierop volgde een nadere uitwerking van scenario 4 in de notitie Een maatpak voor de regisseur. In het hierop volgende coalitieakkoord gaven de coalitiepartners op hoofdlijnen een visie op kerntaken die weer neigde naar het scenario ‘thematische provincie’ uit de notitie Op Maat uit 2010.

“als primaire kerntaken van de provincie zien we taken als de regie op het fysieke domein (infrastructuur, water en ruimte), het aanjagen en faciliteren van de regionale economie en daaraan gekoppeld het hoger onderwijs, en het stimuleren van de Friese taal en cultuur, Incidenteel kunnen wij op die gebieden waar wij een tijdelijk provinciaal belang zien, ook al behoren ze niet tot de bovengenoemde kerntaken, een tijdelijke aanjagende en stimulerende rol vervullen”.2

1

Gedeputeerde Staten van Fryslân (2010), Op Maat. Visie op kernopgaven, rol en taken van de Provincie Fryslân in 4 scenario´s, 19 januari 2010.

2

PvdA, CDA en FNP, Nije enerzyi foar Fryslân. Coalitieakkoord 2011-2015, pg. 24.


2

Bij de eerstvolgende begrotingsbehandeling riepen Provinciale Staten opnieuw op om op basis van een notitie keuzes te maken over de kerntaken ten aanzien van budgetten en activiteiten. Hierop stelden Gedeputeerde Staten een volgende notitie op (Van waarde voor Fryslân Fryslân), waarin het vierde scenario verder werd uitgewerkt. Bij de behandeling van deze notitie op 7 maart 2012 concludeerde de gezamenlijke commissie Boarger en Mienskip en Lân, Loft en Wetter dat deze notitie geen goede basis vormde voor het voeren van een kerntakendiscussie en adviseerde Provinciale Staten om zo snel mogelijk zelf een notitie op te stellen. Met Gedeputeerde Staten sprak de commissie af dat zo snel mogelijk opnieuw een lijst zal worden voorgelegd met de wettelijke taken van de provincie Fryslân.3 Tevens werd een voorstel van Grien Links door alle partijen ondersteund dat de staten zelf een voorstel voor de kerntaken gaan opstellen. Deze offerte geeft aan op welke wijze de staten daaraan met begeleiding van een externe adviseur invulling zouden kunnen geven.

1.2 / Doelstelling Op basis van de eerdere keuzes in de visiestukken die Provinciale Staten hebben vastgesteld, willen Provinciale Staten op 1 oktober 2012 beschikken over een concrete discussienotitie op basis waarvan ze keuzes kunnen maken over de gewenste kerntaken. Deze notitie moet inzicht geven in de financiële, maatschappelijke en organisatorische aspecten van keuzes voor kerntaken. Door het inbouwen van een gelegenheid voor Gedeputeerde Staten om zijn zienswijze te geven en het opnemen van de benodigde besluitvormingsprocedures door Gedeputeerde en Provinciale Staten, moet deze notitie een handvat zijn om de visie op kerntaken zoals die sinds 2009 is bediscussieerd daadwerkelijk om te zetten in concrete keuzes binnen de programmabegroting. Tevens moet zicht geboden worden op de wijze waarop de Friese samenleving betrokken kan worden bij de afwegingen.

1.3 / Wat moet een kerntakendiscussie opleveren? Ons voorstel is dat de discussie over kerntaken van de provincie gestructureerd kan worden met behulp van een ‘gereedschapskist’ met varianten4 voor de toekomstige taakuitoefening, inclusief financiële en formatieve consequenties. Daarmee kan het politieke bestuur (beter) in staat worden gesteld om keuzes te maken inzake de uit te oefenen taken en de intensiteit en vorm waarmee die taken worden uitgeoefend. Zo’n gereedschapskist en de keuzen die daaruit worden gemaakt leiden tot een voorspelbaar bestuur: Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie hebben een kader waarmee focus is ontstaan. Minstens even belangrijk is de voorspelbaarheid voor de Friese maatschappij: inwoners, maatschappelijke organisatie, bedrijfsleven, de Koöperaasje. Voorspelbaarheid van het openbaar bestuur is voor die partners van groot belang, omdat ze de maatschappelijke (veer-)kracht bevordert. Behalve de uitkomst (‘de gereedschapskist’) heeft ook het proces om tot kerntaken te komen zelfstandige betekenis. Een kerntakendiscussie kan een vruchtbare katalysator zijn om commitment, enthousiasme en motivatie voor de publiek-provinciale zaak op te leveren bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie. Als die discussie plaatsvindt in interactie met de maatschappij - burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven- ontstaat meerwaarde. Het is als een reis die samen is

3

Steatekommisjes Boarger en Mienskip en Lân, Loft en Wetter (2012), Koart ferslach fan de gearkomste op 7 maart 2012 yn it Provinsjehûs, pg. 2.

4

Wij kiezen hier bewust voor de term ‘variant’ in afwijking van de offerte-aanvraag. Dit doen wij om verwarring te voorkomen, aangezien in het hele proces van de afgelopen jaren er al sprake is geweest van scenario’s en een keus voor de verdere uitwerking van scenario 4 is gemaakt.


3

ondernomen; ondanks de eigen positie van de partijen is er iets ontstaan dat blijvend kan leiden tot wederzijds begrip en mede-verantwoordelijkheid. Overigens denken wij dat de periode van eind juli tot eind september te kort is om een volwassen maatschappelijke discussie over provinciale kerntaken te organiseren. In ons eindrapport zullen wij wel een voorstel doen op welke wijze externe inbreng op de discussienotitie na 1 oktober kan worden georganiseerd. Fryslân heeft een groot deel van de kerntakendiscussie al achter de rug. Het is niet het doel van onze voorgestelde aanpak om de diverse scenario’s waarover de discussie in de afgelopen jaren is gevoerd aan te vullen met ‘nieuwe’ opties. Het gaat niet om aanvullen, maar om invullen en concretiseren. Middels onze aanpak worden de budgettaire, organisatorische en maatschappelijke consequenties van de diverse scenario’s inzichtelijk. Uiteindelijk is ons doel Provinciale Staten in staat te stellen om tijdens het proces hierop te reflecteren en op basis van het eindproduct keuzes te maken. Dit is de kern van de kerntakendiscussie: product en proces zijn beide essentieel. Dat is ook een van de redenen dat we liever niet meer over scenario’s spreken, maar over varianten. Het is waarschijnlijk dat op basis van de door ons aangeleverde bouwstenen en de consequenties daarvan, een beperkt aantal varianten zal ontstaan waarover vervolgens politieke stellingname zal moeten plaatsvinden. De Provincie heeft open huishouding, dus Provinciale Staten hebben primaat in het bepalen van wat wel en niet ‘kern’ is. Dit houdt in dat politieke visie een belangrijke rol speelt. Daarnaast hebben echter ook andere spelers zoals andere overheden, burgers en maatschappelijke organisaties opvattingen over wat de kern is van de provinciale taken. Ook financiën spelen een rol. De provincie krijgt immers een uitkering uit het Provinciefonds waarbij verondersteld wordt dat de provincie hiervoor een zeker aantal taken uitvoert. Naast het Provinciefonds krijgt de provincie ook geoormerkte gelden van de Europese- en de Rijksoverheid voor specifieke taken. Er zijn dus veel bepalende factoren, maar cruciaal blijft de eigen visie op taak en rol van de provincie Fryslân. De Provincie heeft ook eigen (belasting-)inkomsten en ander publiek instrumentarium (verordeningen, inpassingsplannen, woningbouwprogrammering etc.) dat ingezet kan worden voor de uitoefening van taken. Een positiebepaling ten aanzien van kerntaken zal ook deze zaken betrekken in de afwegingen. Het gaat dus niet alleen om geld.

1.4 / Het eindproduct: de gereedschapskist Het product dat we opleveren is de gereedschapskist, die bestaat uit een notitie met verschillende varianten voor de uit te oefenen taken, elk met financiële en formatieve gevolgen en maatschappelijke (daarmee bedoelen we ook de gevolgen voor andere overheden) en organisatorische aspecten. Hierbij zullen we ons baseren op de scenario’s aan de hand waarvan Provinciale Staten sinds 2009 de kerntakendiscussies hebben gevoerd. Uit de procesgang tot nu toe lijkt een eerste keuze voor het vierde scenario ‘lokaal, tenzij..’ naar voren te komen. Toch bevat het coalitieakkoord ook belangrijke elementen uit het scenario thematische provincie. Wij willen voorkomen dat bij de start van dit project een principiële discussie over de scenariokeuze de voortgang bepaalt, maar snel in een pragmatische aanpak op varianten uitkomen die recht doen aan de eerdere keuzes van de Staten. Wij stellen ons daarbij de volgende werkwijze voor: Aan de hand van een analyse van de Programmabegroting 2012, de Kadernota en andere nader te bepalen documenten willen we een eerste versie van het document opstellen dat, na raadpleging van ambtelijke deskundigen, wordt voorgelegd aan de statenleden (naar keuze de fractievoorzitters dan wel de commissieleden / fractiespecialisten).


4

Vooralsnog denken wij ten behoeve van dit document te gaan werken met een ‘afpel’ mechanisme, waarbij we de programmabegroting en het huidige takenpakket van de provincie op de volgende wijze benaderen: / /

/

/

Allereerst ontleden we de programmabegroting in bouwstenen van min of meer afgebakende taken; In de tweede plaats inventariseren we de mate van keuzevrijheid die de provincie heeft in het uitoefenen van taken uit deze bouwstenen. Hierbij verdelen we de bouwstenen in een drietal categorieën: 1) geen keuzevrijheid; geen keuze in vorm of intensiteit; 2) geen keuzevrijheid, beïnvloedbaar in vorm en/of intensiteit; 3) keuzevrijheid; beïnvloedbaar in vorm en/of intensiteit); Van al deze bouwstenen maken we ‘fiches’ met daarop een matrix met keuzemogelijkheden en gevolgen daarvan. Naarmate de keuzeruimte toeneemt is het ook belangrijker om financiële, organisatorisch / formatieve en maatschappelijke gevolgen aan te geven. Omdat met name in de derde categorie de keuzemogelijkheden groot zijn kunnen wij die nog ordenen langs de assen: impact of provinciale begroting en organisatie (groot ↔ klein); impact op samenleving (groot ↔ klein); Tenslotte kleuren wij een aantal varianten voor kerntaken in vanuit de eerdere geschetste scenario’s. In overleg met de begeleidingscommissie kan in dit stadium bezien worden aan welke ‘kleuren’ behoefte is.

Onze werkwijze is schematisch weergegeven in figuur 1. Figuur 1 'Afpelmethode' takenpakket Provincie Fryslân

Na consultatie van de begeleidingscommissie stellen wij de varianten vast en geven mede op basis van input vanuit de organisatie een indicatie van de procedures/processen die nodig zijn om per taak te komen tot realisering van het gewenste beleid. Hierbij besteden we ook aandacht aan de beslismomenten waarop Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten kunnen sturen om het gewenste kerntakenpakket te realiseren. In hoofdstuk twee hebben wij de verschillende stappen uitgewerkt waarmee wij dit proces willen begeleiden. Hierbij vindt u ook de planning, die erop is gericht om op 1 oktober 2012 de discussienotitie op te leveren.


5

1.5 / Externe communicatie Na de indiening van de notitie en becommentariëring door Gedeputeerde Staten ligt het voor de hand dat, voordat Provinciale Staten besluiten, de samenleving / Fryske Koöperaasje intensief wordt betrokken in de discussie. Gezien de korte doorlooptijd en de wens om op 1 oktober over een notitie te beschikken, stellen wij voor om deze fase buiten de periode van deze opdracht te plaatsen. In de discussienotitie zal wel een voorstel voor dit proces worden gedaan. Dit communicatievoorstel zal mogelijk de onderstaande middelen behelzen: / de opening van een website waarop de voorstellen worden opgenomen met gelegenheid voor ieder(e) Fries (e) burger/instelling/bedrijf om te reageren; / directe interactie met relevante actoren; / één of meer specifieke bijeenkomsten met maatschappelijke organisaties en/of burgers.

1.6 / Afstemming tussen provincie Fryslân en Necker van Naem Wij staan als bureau voor onze rapportage en nemen hiervoor verantwoordelijkheid. Om goede analyses te kunnen maken, moeten wij wel beschikken over juiste, volledige, overzichtelijk geordende en tijdig aangeleverde informatie. In ons plan van aanpak hebben we daarom nadrukkelijk ruimte genomen voor communicatie met de ambtelijke organisatie. In totaal gaan we voor het aanleveren van informatie en afstemming en verificatie uit van effectief ongeveer vijf werkdagen, verdeeld over leidinggevenden en medewerkers. De huidige kerntakendiscussie is een discussie van Provinciale Staten. In het traject willen wij daarom gebruik maken van een begeleidingscommissie van statenleden om ervoor te zorgen dat het traject in lijn blijft lopen met de wensen en verwachtingen van Provinciale Staten. In het plan van aanpak in hoofdstuk twee leest u ons voorstel voor de samenstelling van deze groep. De wensen wat betreft informatievoorzieningen en de beschikbaarheid van de begeleidingscommissie in het reces bespreken we in de startbijeenkomst. Voor de startbijeenkomst en de bespreking van het conceptrapport samen rekenen we op twee dagdelen per deelnemer aan de begeleidingscommissie.


6

2 Vier fasen We stellen voor om het proces van het opstellen van de discussienotitie onder te verdelen in vier fasen.

2.1 / Fase 1: Startbijeenkomst Gezien de korte doorlooptijd van het onderzoek stellen we voor om zo snel mogelijk na het beslismoment over gunning een startbijeenkomst te plannen. Aangezien Provinciale Staten opdrachtgever zijn, stellen we voor om een begeleidingscommissie te vormen waarin uit iedere fractie één tot twee leden zitting hebben. Deze begeleidingscommissie is ons klankbord tijdens het proces en met hen zullen we aan het eind van het traject ook de conceptnotitie afstemmen. We stellen voor de startbijeenkomst in twee delen te houden. In het eerste deel geeft onze adviseur een toelichting op het onderzoek. Samen met de begeleidingscommissie spreekt hij de criteria door waarmee hij in fase twee van het onderzoek de programmabegroting in bouwstenen zal gaan onderverdelen. Daarnaast zal de adviseur ook kort reflecteren op de gevoerde kerntakendiscussie tot nu toe en bespreken op welke wijze de eerder gekozen scenario’s in het huidige traject kunnen worden meegenomen. Onze visie daarop is in paragraaf 1.4 opgenomen. Het in paragraaf 1.4 omschreven ‘afpel’ mechanisme zal met de begeleidingscommissie worden besproken. Daarbij zullen we in ieder geval ingaan op de de werking van het afpelmechanisme in relatie tot de volgende onderwerpen: / / / / / /

Wettelijke taken – taken uit medewind – autonomie; Typering van intensiteit en vorm; Hoe de beoordelingsmatrix op de fiches gaat werken; Onderscheid in kernopgaven en overige opgaven binnen de criteria van Lodders; Op welke wijze de gevolgen voor begroting/organisatie en samenleving/andere overheden zullen worden getypeerd; Wat we op voorhand kunnen doen met taken die raken aan het Fryske DNA etc.

In het tweede deel stellen we voor om een delegatie uit de ambtelijke organisatie uit te nodigen. In de tweede fase van het traject zullen we immers intensief samenwerken met de organisatie om de onderverdeling van de begroting in de bovenstaande bouwstenen te realiseren. Door met hen vooraf de onderzoeksopzet door te spreken, weten zij wat in de diverse processtappen van hen zal worden verwacht. Daarnaast biedt het Provinciale Staten ook de mogelijkheid om aan de voorkant van het proces de kennis en beschikbare informatie binnen de organisatie te benutten, zodat geen ‘dubbel werk’ wordt gedaan. Resultaat fase 1 /

Onderlinge werkafspraken en verwachtingen zijn vastgesteld

/

Provinciale organisatie is op de hoogte van doel en werkwijze

Gehanteerde methode: /

Startbijeenkomst met statenleden

/

Introductiebijeenkomst tevens met ambtelijke organisatie

Periode: /

Juli 2012


7

2.2 / Fase 2: Informatie en analyse Om daadwerkelijk keuzes voor te kunnen leggen voor varianten, is het van belang om inzicht te geven in de uitgaven en organisatorische / formatieve gevolgen die met de uitvoering van de afzonderlijke provinciale taken samenhangen. Hiervoor zullen we – mede op basis van het door Gedeputeerde Staten toegezegde overzicht van wettelijk taken – de begrotingsprogramma’s 2012 onderverdelen in afzonderlijk ‘bouwstenen’ waaraan Provinciale Staten een weging kunnen geven op basis van de in de startbijeenkomst vastgestelde criteria. Hiervoor zullen we ons in eerste instantie baseren op de programmabegroting en de onderliggende beheersbegroting / productenraming. Onze adviseur zal, met ondersteuning door Necker van Naem, de aparte ‘bouwstenen’ van taken koppelen aan de lasten (en eventuele baten) per taak, en de hiervoor aangehouden formatie. Ook nemen we toerekening van eventuele overhead mee in onze berekening. Hiermee kunnen we aan het eind van deze exercitie op hoofdlijnen aangeven welk ‘prijskaartje’ en gevolgen er hangen aan de diverse taken. Zoals in 1.4 toegelicht, pellen we de begroting en de provinciale taken wel zo af dat we snel tot de kern van de discussie kunnen komen. Immers, die onderdelen van het takenpakket waar geen of vrijwel geen provinciale keuzevrijheid is, zullen ook niet veel discussiemateriaal op hoeven te leveren. Om de invloed van Provinciale Staten maximaal te houden zullen wij wel steeds transparant aangeven op welke wijze wij tot een plaatsing van een bouwsteen in de categorie ‘niet beinvloedbaar, geen keuzeruimte’ zijn gekomen.

Samenspel organisatie Een goede inventarisatie kan alleen plaatsvinden in goed overleg met de organisatie. Het geheel zelfstandig uitvoeren van deze exercitie heeft als risico dat de inventarisatie een hoog ‘theoretisch’ gehalte krijgt, en leidt tot een keuze voor kerntaken die zich lastig laat vertalen in de volgende begroting. Daarom zullen wij de organisatie verzoeken om per programma een (financieel) contactpersoon aan te wijzen zodat wij onze afbakening kunnen verifiëren en toegang hebben tot de achtergronden bij de programma’s. Resultaat fase 2 /

Inzicht in de baten en lasten, overheaddekking en formatie per afzonderlijke taak


Documentanalyse

/

Verificatie bij ambtelijke contactpersonen

Periode: /

Augustus 2012


8

2.3 / Fase 3: Rondgang fracties Met de uit de begroting gedestilleerde ‘bouwstenen’ gaat onze adviseur het gesprek aan met de diverse statenfracties. In deze gesprekken zal onze adviseur met de fracties bespreken: /

In hoeverre een taak in de toekomst ook uitgevoerd moet worden, of in hoeverre deze kan vervallen;

/

In hoeverre een taak in dezelfde intensiteit behouden moet blijven, of dat deze juist geïntensiveerd of geëxtensiveerd moet worden of in een andere vorm kan worden uitgevoerd.

Deze gesprekken bieden uiteindelijk input om in de discussienotitie een aantal ‘pakketten’ van bouwstenen aan te geven waarover Provinciale Staten de discussie aan kunnen gaan en waarvan zij uiteindelijk tot variantenkeuze zal komen. Bij het uitwerken van de varianten proberen we zoveel mogelijk recht te doen aan de verschillende posities binnen het politieke spectrum. Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van provinciale staten om vanuit de politieke afweging de keuze te maken voor de resulterende varianten.

Resultaat fase 3 /

Inzicht in de heersende opvatting binnen Provinciale Staten met betrekking tot de kerntaken.


Gesprekken

Periode: /

September 2011

2.4 / Fase 4: Opstellen eindrapport In deze fase stellen wij een conceptversie op van ons eindrapport. Het integrale concept-rapport (dus inclusief conclusies en aanbevelingen) bespreken we in eerste instantie met de begeleidingsgroep. Daarna bespreken wij de conceptversie met Provinciale Staten. Bij voorkeur doen we dit per werkterrein van de afzonderlijke Statencommissies. Na deze besprekingen passen wij feitelijke onjuistheden en onduidelijkheden aan in een definitieve versie van het eindrapport. Na vaststelling van het eindrapport is het aan de Staten te bepalen op welke wijze en wanneer maatschappelijke reacties en de mening van Gedeputeerde Staten worden gevraagd. Wij zullen daar in ons rapport wel een voorstel voor doen. Ook zullen we een voorstel opnemen met betrekking tot de verdere externe communicatie. Resultaat fase 4 /

Bespreking van conceptrapportage met begeleidingsgroep en PS

/

Afgerond eindrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen

Periode: /

September 2011


9

3 Inzet van Necker van Naem 3.1 / Onze adviseur Voor het begeleiden van het traject vraagt u een adviseur met een grondige kennis van provincies en met het vermogen om discussie en besluitvorming te begeleiden. Vanuit Necker van Naem stellen we daarom Herman Sietsma voor als adviseur voor dit project. Herman Sietsma is een zeer ervaren en ook geëngageerd adviseur en publiek manager, die vele jaren heeft gewerkt in het regionale en provinciale bestuur op het snijvlak van ambtelijke en bestuurlijke verantwoordelijkheid. Zijn kracht ligt in zijn analyserend en realiserend vermogen. Als secretaris-directeur van het Bestuur Regio Utrecht (stadsregio) (1995-2000) heeft hij de regionale samenwerking rond Utrecht mede gebouwd, als provinciesecretaris-directeur (tot 2003 ook griffier) van Utrecht (2000-2011) werd hij aangetrokken om de provinciale realisatiekracht te versterken. Momenteel voert hij specifieke projecten uit, zoals secretaris/coördinator van de Vlaams-Nederlandse Delta (een samenwerkingsverband van 3 Nederlandse en 3 Vlaamse provincies). Herman heeft veel kennis van het politieke proces (is raadslid en griffier geweest) en tevens van de provinciale ambtelijke organisatie en de processen die daar spelen. Hij kan goed en snel formuleren en inspelen op groepsprocessen. Hij is als geen ander in staat zich in een proces van meningsvorming en informatie dienstbaar op te stellen. Hij is bij uitstek in staat om zich krachtig en tegelijk dienstbaar op te stellen in politieke processen.

3.2 / Onze ondersteuning In de uitvoering van zijn werkzaamheden maakt Herman gericht gebruik van de kennis en ervaring van het bureau Necker van Naem. Daarom zal Wouter de Jong als supervisor bij de project worden betrokken. Gezien de korte doorlooptijd van het project en het belang van een grondige analyse van de begroting als basis voor de discussienotitie stellen we voor om naast Herman en Wouter ook Tom Smolders in te zetten binnen het project.


10

Drs. W.M. (Wouter) de Jong is directeur bij Necker van Naem. Hij heeft gewerkt als onderzoeker, ondernemer, ambtenaar, wethouder, gedeputeerde en toezichthouder. Hij kent de provinciale bestuurspraktijk van binnenuit in Utrecht en in het IPO. Hij kan zich daardoor goed in verschillende posities en belangen verplaatsen. Management, toekomst-onderzoek, beleidsadvies, toezicht en democratische verantwoording hebben voor hem weinig geheimen. Als gemeente- en provinciebestuurder is hij verantwoordelijk geweest voor grote ruimtelijke (her)ontwikkelingsprojecten, zowel in de stedelijke omgeving als in het landelijk gebied. Wouter heeft een trackrecord in het oplossen van lastige politiek-maatschappelijke puzzels en in het verwerven van draagvlak in controversiële projecten. Hij kan goed luisteren, spiegelen en verbindingen leggen en door omdenken nieuwe openingen creëren. Zijn overtuiging is dat aanstekelijk (politiek) leiderschap altijd samen gaat met transparantie over doelen, middelen en risico’s. Op dit moment is Wouter o.a. betrokken bij een aantal Staten- en Raadsonderzoeken; hij is ingeschakeld bij een onderzoek naar de uitvoerbaarheid van rijksregelgeving en betrokken bij de versterking lokale bestuurskracht in verband met de decentralisatie van het sociale domein. Hij is ook voorzitter van het experteam kantorentransformatie van BZK. T.A.J.M. (Tom) Smolders MA MSc is bestuurskundige met overheidsfinanciën als voornaamste aandachtsgebied. In meerdere detacheringen begeleidde hij de gemeente Leiden bij het opstellen van de financiële beleidskaders en hij adviseerde de gemeente bij meer ‘technische’ vraagstukken zoals de toepassing van balansverkorting in de Perspectiefnota 2012 en het instellen van gesloten financiële systemen. Ervaring met de provinciale overheid heeft Tom vanuit een detachering bij de dienst G.Z-H van de provincie Zuid-Holland. Tom voerde sinds 2008 vele raads- en rekenkameronderzoeken uit op het gebied van gemeentefinanciën naar onderwerpen als (strategische) financiële besluitvorming, reserves en voorzieningen en risicomanagement. Op dit moment is Tom onderzoeker en projectleider van een onderzoek naar het risicomanagement en weerstandsvermogen van de gemeente Midden-Drenthe en adviseert hij de rekenkamercommissie Dordrecht bij het opstellen van een onderzoeksopzet naar het grondexploitatiebeleid. Het is de verantwoordelijkheid van Herman om zijn ondersteuning vanuit Necker van Naem te organiseren en wel op zodanige wijze dat u hiervan geen enkele ‘hinder’ ondervind. Herman is en blijft uw uitvoerende adviseur en aanspreekpunt. Bijlagen 1 en 2 geven een introductie van ons bureau en de ervaring van Herman Sietsema weer.


11

4 Overleg en afstemming Opleveren van een notitie over kerntaken vormt een eindpunt, maar vooral een startpunt. Het markeert de afronding van een intensief traject Wellicht belangrijker nog is dat de uitkomsten de basis leggen voor verbeteringen in sturing op capaciteit en beheersing van capaciteit in een dynamische omgeving. Om deze redenen stellen wij tussentijds overleg en afstemming als nadrukkelijke voorwaarden in de samenwerking.

4.1 / Contact Wij stellen voor ongeveer tweemaal per maand contact te hebben met de interne begeleidingsgroep. Dit hoeft niet perse altijd een fysieke vergadering te zijn. Naast de gebruikelijke communicatie voor dit project, willen we u regelmatig een voortgangsbericht sturen met daarin de stand van zaken van het onderzoek. Daarnaast kunnen we elkaar via e-mail en telefoon bereiken en informeren en kunnen we u treffen bij de interviews, mocht u daarbij aanwezig willen zijn. U heeft het mobiele nummer van onze adviseur zodat u hem gemakkelijk en direct kunt bereiken. Onze ervaring is dat de dagelijkse afstemming het beste werkt wanneer onze adviseur één contactpersoon heeft uit de interne begeleidingsgroep. Zij hebben als duo regelmatig contact en nemen in voorkomende gevallen contact op met de voorzitter van de begeleidingsgroep en/of de gehele begeleidingsgroep. U mag van ons verwachten dat wij: /

naar onze beste vermogens het onderzoek uitvoeren;

/

de planning en voortgang van het onderzoek bewaken;

/

regelmatig rapporteren over de voortgang van het onderzoek;

/

u tijdig inlichten als er vertraging of andere knelpunten zijn.

4.2 / Afspraken voor u Om het onderzoek van u zo goed mogelijk uit te voeren, verwachten wij van u: /

een actieve rol bij het verkrijgen van de benodigde dossiers en beleidsstukken;

/

een actieve rol bij het maken van afspraken en het plannen van de interviews;

/

het nemen van verantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid en overzichtelijke aanlevering van gevraagde informatie;

/

eventuele verslaglegging van bijeenkomsten van de interne begeleidingsgroep;

/

praktische en logistieke organisatie van werkbijeenkomsten;

/

bundeling van reacties van de interne begeleidingsgroep of andere gremia op concepten, itemlijsten, etc.;

/

communicatie via één overall aanspreekpunt binnen de provincie Fryslân, zodat contacten snel en efficiënt plaatsvinden;

4.3 / Evaluatie Aan het einde van onze samenwerking in dit project, tijdens de rapportagefase, zullen wij een afspraak met u maken voor een evaluatiegesprek over het proces en de samenwerking.


12

5 Planning, tijdsbesteding en kosten Onze planning gaat uit van een startbijeenkomst vóór 20 juli 2012. Ook is onze planning afhankelijk van tijdige en volledige aanlevering van alle gevraagde informatie en tijdige beschikbaarheid van personen voor interviews, bijeenkomsten en terugkoppelingen. Onze ervaring is dat een kerntakendiscussie een doorlooptijd kent van drie tot vier maanden. In het licht van uw gelaagde vraagstelling en de zomerperiode is uw planning voor oplevering van het eindrapport voor 1 oktober 2012 ambitieus. Mede om deze reden betrekken wij meerdere adviseurs van ons bureau in de uitvoering (zie de toelichting in hoofdstuk 4). Een andere consequentie is dat verscheidene werkzaamheden parallel aan elkaar plaatsvinden. De periode juli – medio augustus zal vooral in het teken staan van informatieaanlevering. Daarna ligt het zwaartepunt op het plegen van inhoudsanalyses. Hieronder leest u de beoogde doorlooptijd en de benodigde tijdsinzet in dagdelen: Fase

Doorlooptijd

Herman Sietsma

Tom Smolders

Wouter de Jong

Adviseur

Ondersteuner

Supervisie

3

4

-

Augustus

8

20

1

Juli / augustus

10

10

-

Opstellen eindrapportage

Begin september

6

10

2

Bespreken van concept en uitbrengen definitief rapport

Medio en eind september

3

-

2

30

44

5

Fase 1 Voorbereiding Startbijeenkomst met begeleidingsgroep en organisatie (inclusief voorbereiding)

Juli

Fase 2 Informatie en analyse Documentanalyse Oriënterende interviews Fase 3 Rondgang fracties Gesprekken Fase 4 Rapportage

Totaal

Met de gepresenteerde tijdsbesteding willen we dit onderzoek voor u uitvoeren voor de prijs van € 39.800,-. Bij meerwerk rekenen wij een dagdeeltarief van € 600 euro.


13

Met betrekking tot de facturatie zijn de volgende bepalingen van toepassing:

Facturatie Termijnen en betaalmomenten

Facturatie vindt plaats in drie termijnen door middel van twee voorschotnota’s en een eindafrekening. Bij aanvang en halverwege het onderzoek factureren wij veertig procent van de totale kosten van de opdracht. De resterende twintig procent brengen wij in rekening na afronding van het onderzoek.

Tijdsbesteding en meerwerk

De eindafrekening is gebaseerd op bovenstaande planning. Het aantal te besteden dagdelen zullen wij niet overschrijden zonder vooraf overleg met de opdrachtgever.

Bijkomende

De door Necker van Naem in rekening gebrachte tarieven zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals reis- en verblijfkosten. Wij sturen rapportages digitaal toe.

Kosten Betalingstermijnen

Necker van Naem hanteert een betalingstermijn van vier weken.

BTW

Het vermelde bedrag is exclusief btw.

Contactpersoon financiële afhandeling

Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van ontvangen facturen kunt u contact opnemen met Cloudia Schuurman, 030 233 44 29 of [email protected].


14

6 Tot slot Herman Sietsma wil graag voor u aan de slag en kijkt uit naar een nadere kennismaking op 4 juli. Deze offerte is geldig tot 20 juli 2012.

Met vriendelijke groet,

Voor akkoord:

Necker van Naem

Wouter de Jong Directeur


15

Bijlagen Bijlage 1. Necker van Naem Necker van Naem ondersteunt overheid en (maatschappelijke) partners met onderzoek, advies, training en implementatie. Wij werken voor politici, bestuurders en managers en versterken hun ondersteuning. Met onze dienstverlening dragen wij bij aan een efficiënte en transparante overheid, met een sterke volksvertegenwoordiging en een krachtig bestuur. In onze werkwijze staat ambitie, vernieuwing en kwaliteit voorop. Ons team van adviseurs bestaat onder meer uit bestuurs- en bedrijfskundigen, historici, juristen, politicologen, economen en planologen. Naast Necker van Naem kent u ons van onze kennisplatforms: gemeenteraad.nl, delokalerekenkamer.nl, griffie.nl, overheid-integriteit.nl en collegebenw.nl. Meer informatie vindt u op www.necker.nl. Ons bureau, opgericht in 2004, is vernoemd naar en geïnspireerd door de historische figuur Jacques Necker (1732 – 1804). Hij was bankier, publicist en bestuurder en werd in 1776 minister van Financiën in Frankrijk. In die rol benadrukte hij het belang van een transparante overheidsbegroting en riep hij voor het eerst in 150 jaar de Staten-Generaal bijeen. In 2010 is Van Naem & Partners onderdeel geworden van Jacques Necker en zijn wij samen verder gegaan als Necker van Naem. In 2011 hebben wij Segment Personeel overgenomen en is onze dienstverlening aan gemeenten en provincies nog completer. Onze werkwijze kenmerkt zich door te beginnen bij het vraagstuk in de samenleving en met de opdrachtgever te kijken welke werkwijze in die specifieke situatie het beste past: onderzoek, advies, implementatie of training/coaching. Wij zijn een sterke organisatie van ongeveer 55 professionals die staan voor ervaring en innovatie. De combinatie geeft ons die kracht. De groei van onze organisatie komt niet zomaar. Externe bureaus werkend in de overheidsmarkt zijn volop in beweging. De markt wordt opnieuw verdeeld. Makkelijk scoren is er niet meer bij, en dat is maar goed ook. Wij geloven in de toegevoegde waarde die wij kunnen bieden. Onze missie is glashelder: een bijdrage leveren aan een betere overheid.


16

Bijlage 2. Curriculum Vitae Herman Sietsma (adviseur) Persoon Naam

Drs. H.H. (Herman) Sietsma MPA

Geboortedatum

15 september 1953

Woonplaats

Ermelo

Telefoon

06 – 490 147 64

Opleiding 1972

Gemeenteadministratie I

1973

MO Staatsinrichting

1977

Gemeenteadministratie II

1978 – 1983

Rechten / bestuurswetenschappen (RU Leiden en RU Utrecht)

2000

Master of public administration (MPA)

2011 – heden

Promotietraject ‘het midden bestuur in een netwerksamenleving’.

Vrije Universiteit Werk 2011 – heden Vlaams Nederlandse Delta

Secretaris – coördinator van een samenwerkingsverband tussen Nederlandse en Vlaamse provincies.

2000 – 2011 Provincie Utrecht

Provinciesecretaris – algemeen directeur

1995 - 2000 Stadsregio Utrecht

Secretaris – directeur


17

1988 – 1994 Samenwerkingsorgaan Oost-Veluwe


1979 – 1988 Streekverband Zuidoost Utrecht


1977 – 1979 Groen van Prinsterer Stichting

Wetenschappelijk medewerker

1975-1977 Gewest Kennemerland

Beleidsmedewerker

1970 – 1975 Gemeente Adorp

Beleidsmedewerker

Relevante projecten en activiteiten Herman Sietsema (met Arno Seinstra:) Provincies van binnen en van buiten, Uitg. Réunion, 2012. In dit boek wordt zowel de geschiedenis als de huidige bestuurlijke positie en de (mogelijke) toekomst van provincies beschreven. Voorts wordt ingegaan op kwaliteit en ontwikkeling van de provinciale organisaties.

Nevenfuncties / / / / / / /

Voorzitter stichting Zaterdagmiddagmuziek Domkerk; Lid Raad van advies International Justice Mission (IJM); Hoofdredacteur Denkwijzer, wetenschappelijk tijdschrift Christenunie; Lid Raad van advies Hartmans, inspiratienetwerk jonge ambtenaren; Lid Raad van advies PM, magazine voor de overheid; Voorzitter begeleidingscommissie governance commissie Samson (minsterie VWS); Voorzitter Oekraïne commissie, een profesionele stichting voor hulpverlening en zending in Oost-Europa vanuit de gereformeerde kerken.


18

Wouter de Jong (supervisor) Persoon Naam

Drs. W.M. de Jong (Wouter)

Geboortedatum

30 januari 1960

Woonplaats

Houten

Telefoon

06 – 490 147 64

Opleiding 1998 – 1999 Nederlandse School voor Openbaar Bestuur

Interdepartementale Management Leergang (2-jarige deeltijdopleiding)

1978 – 1985 Rijksuniversiteit Groningen

Sociale geografie, Ontwikkelingsgeografie

Werk 2011 – heden Necker van Naem

Directeur

2008 – 2011 Provincie Utrecht

Gedeputeerde namens de ChristenUnie

2002 – 2008 Gemeente Houten

Wethouder namens de ChristenUnie

1999 – 2002 Ministerie VROM/DG Wonen

Plaatsvervangend directeur Strategie

1996 – 2002 Ministerie VROM

Projectmanager diverse interdepartementale beleidsprojecten


19

1988 – 1998

Diverse lijnmanagement functies

Rijksplanologische Dienst 1986 – 1988

INRO TNO, Delft: Wetenschappelijke medewerker

Relevante projecten en activiteiten Wouter de Jong Wouter is vier jaar voorzitter geweest van de gebiedscommissie Kromme Rijnlandschap, hij is projectgedeputeerde geweest van het Natuurontwikkelingsproject Groot Mijdrecht Noord. Naast zijn werkzaamheden als directeur van Necker van Naem is hij voorzitter van de raad van commissarissen van Woningbouwvereniging Nijestee, voorzitter van het Platform Duurzame Gebiedsontwikkeling en medeeigenaar van BV Boerenverstand, organisatie voor kringlooplandbouw. Hij is verder betrokken bij verschillende rekenkamer- en raadsonderzoeken die door Necker van Naem worden uitgevoerd. Gespreksleider / voorzitter Wouter zit regelmatig forumdiscussies voor en is dagvoorzitter van seminars, workshops en discussiebijeenkomsten van bestuurders en managers


20

Tom Smolders (ondersteuner) Persoon Naam

T.A.J.M. (Tom) Smolders MA MSc

Geboortedatum

28 maart 1983

Woonplaats

Nijmegen

Telefoon

06 172 887 64

Opleiding 2005-2008 Radboud Universiteit Nijmegen

Master Bestuurskunde

2011-2007 Radboud Universiteit Nijmegen

Master Geschiedenis

Werk 2008 – heden Necker van Naem

Adviseur en onderzoeker

Relevante projecten en activiteiten Tom Smolders In vele raads- en rekenkameronderzoeken heeft Tom ervaring met onderzoeken naar de meest uiteenlopende onderwerpen met een financiële component: /

Reserves en voorzieningen;

/

Risicomanagement en weerstandsvermogen;

/

Beheersing grote projecten;

/

Sturing en controle op de gemeentefinanciën.

Daarnaast heeft Tom vanuit meerdere detacheringen als financieel beleidsmedewerker ruime ervaring met de toepassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in de praktijk. Voor de gemeente Leiden was hij betrokken bij trajecten rondom het opstellen van de financiële beleidskaders voor Reserves en voorzieningen, Investeringen, Onderhoud kapitaalgoederen en Lokale heffingen. Ook schreef hij adviezen voor de introductie van een nieuwe plankostensystematiek, de toepassing van balansverkorting en het oprekken van de planningshorizon van de investeringsplanning. Hierdoor heeft hij niet alleen inzicht in de ‘voorkant’ van de begroting (het statenperspectief), maar kent hij ook de ‘achterkant’ en de processen die achter een begroting schuilgaan.


21

Offerte Kerntakendiscussie

Recommend Documents