Van papier naar digitaal in 2013

DDi B.V. Binnenweg 18 2132 CT Hoofddorp T +31 (88) 567 2000 [email protected] www.ddi.nl Rabobank 34.58.63.003 K.v.K. Haarlem 34081856

Van papier naar digitaal in 2013

DDi Van papier naar digitaal in 2013 5 juni 2013

DDi Document Software is op de Benelux markt al twee decennia toonaangevend binnen haar vakgebied document proces optimalisatie en data capture. “Het is al heel lang onze passie organisaties te helpen hun documentprocessen effectiever te maken. Dat wil zeggen, snellere afhandeling, minder inspanning, beter inzicht, minder fouten. Graag willen wij onze klanten altijd weer van de beste diensten en adviezen voorzien. Om deze redenen, volgen wij met plezier alle document ontwikkelingen op de voet en delen wij deze samen met onze kennis en ervaring aan een ieder die hierin is geïnteresseerd”.

van Papier naar Digitaal in 2013 Dankzij het internet en daarmee het gepaard gaande gebruik van e-mail heeft iedere organisatie eindelijk na vele decennia overladen te zijn met papier - de gelegenheid haar documentprocessen te automatiseren en daarmee te optimaliseren. Facturen niet meer in tweevoud uitprinten, één exemplaar in een envelop naar de klant en de andere opbergen op volgorde in ordners is hiervan een mooi voorbeeld. Printen naar pdf, via de mail digitaal versturen en direct elektronisch bewaren is het moderne alternatief. De kosten- en inspanningsbesparing is evident. Nog even afgezien van de kwaliteitsverbetering die hiermee hand in hand gaan. Ondanks alle te behalen voordelen, versturen organisaties elkaar nog steeds heel veel papier. De enige wijze om binnen organisaties het gebruik van papier te elimineren is deze direct bij ontvangst te digitaliseren. Hiermee wordt vooral voorkomen dat het ongewenst uitprinten van elektronische post weer snel een gewoonte wordt. Het uitprinten van digitaal ontvangen facturen, omdat ze samen met de andere facturen nog verwerkt moeten worden, klinkt niet logisch. De inrichting van een “digitale postkamer” zorgt ervoor dat papier gedigitaliseerd wordt en direct samen met de reeds elektronisch ontvangen post aan het juiste proces gekoppeld wordt en/of bij de juiste afdeling/medewerker(s) wordt bezorgd. Via herkentechnieken kunnen gegevens automatisch van de documenten/formulieren worden ingelezen in de desbetreffende ERP/CRM/DMS/Database systemen. Het vastleggen van alle documenten en alle inhoudelijke informatie direct bij ontvangst, maakt dat informatie veel sneller toegankelijk is, zorgt ervoor dat processen sneller worden opgestart, reduceert veel handmatig werk en maakt de uitvoering van het werk v.w.b. waar, door wie en wanneer flexibel. Met als bron een onderzoek dat recent is uitgevoerd onder zowel Europese als Amerikaanse bedrijven informeert DDi u in samenvatting over de laatste stand van zaken. Waar zijn organisaties tot op heden succesvol om papier terug te dringen en op welke plekken lekt het papier nog de organisatie in. Aan het onderzoek is zowel meegewerkt door profit en non-profit organisaties in omvang variërend van 10 tot meer dan 5.000 medewerkers. Op de volgende pagina hebben we allereerst een overzicht opgenomen van de belangrijkste uitkomsten. In de pagina’s daarop zal worden ingezoomd op voor u – naar onze mening – relevante informatie. Mocht u kopij willen van het volledige onderzoek, vraag deze dan gerust aan bij ons via [email protected].

van Papier naar Digitaal in 2013

2

Uitkomsten op hoofdlijnen1



Er gaat minder papier door de organisatie heen – met name in grotere organisaties. 35% van de organisaties geeft aan dat het aantal prints en het aantal fotokopieën aan het krimpen is. In 32% van de gevallen geeft men aan dat deze nog steeds toeneemt.



Door alle documenten alleen elektronisch te bewaren neemt de totale opslagruimte met 50% af in 5 jaar. Gemiddelde verhouding kantoor / opslagruimte 6 / 1 (ca. 15% van totale m2 wordt gebruikt voor opslag). Door alle documenten alleen digitaal in verwerking te nemen en te beheren krimpt het percentage naar ca. 7,2% in vijf jaar.



Gemiddeld 45% van alle documenten die worden gescand, waren oorspronkelijk digitaal. Betekent dat heel veel documenten bij de verzender digitaal worden gemaakt, geprint en fysiek worden verstuurd. Dit percentage zou nog veel hoger liggen, wanneer een document niet van een fysieke handtekening voorzien zou moeten worden.



77% van alle facturen die als PDF (digitaal) worden ontvangen, wordt geprint om verder verwerkt te worden. Ca. 30% van alle facturen wordt inmiddels digitaal ontvangen.



Bijna 40% van de geïnterviewde organisaties heeft een bepaalde vorm van een digitale postkamer. De term digitale postkamer is breed gedefinieerd. Als de beperking wordt opgelegd tot één centrale digitale postkamer dan loopt het percentage terug tot 16,3%.



20% van de organisaties scant meer dan de helft van hun inkomende post direct bij ontvangst. Nog eens 20% scant de papieren documenten op het moment dat een proces wordt gestart en 29% scant de documenten als deze gearchiveerd moeten worden.



De mogelijkheid om informatie sneller en beter te delen alsmede het snel en makkelijk kunnen vinden van informatie zijn de belangrijkste drijfveren om te scannen. Gevolgd door toename van productiviteit en krimpen van benodigde opslagruimte.



Van de organisaties die al hun documenten digitaal behandelen schat in dat zij gemiddeld 6 keer sneller kunnen reageren dan daarvoor naar hun klanten, leveranciers, burgers, etc. 70% van hen geeft aan dat zij 3x sneller kunnen reageren terwijl 29% aangeeft 10 keer sneller te zijn.



42% van de respondenten beweert dat zij de investering in maximaal 12 maanden hebben terugverdiend. 57% geeft aan dat dit tussen de 18 en 24 maanden is. Ruim 38% van de organisaties geeft aan dat hun medewerkers ook onderweg informatie en documenten direct al digitaal vastleggen. Een deel (14%) gebruikt hiervoor mobiele scanners, 6% gebruikt de smartphone of tablet.





De helft van deze organisaties gebruikt mobiele apparatuur om een handtekening vast te leggen. Door deze te scannen (30%), m.b.v. een stylus (11%) of via speciale apparatuur (20%).



12 % van de respondenten geeft aan dat zij overwegen om het gehele documentbeheer via een Cloud oplossing te willen organiseren. Daarentegen is 18% van de respondenten een vel tegenstander van Cloud oplossingen. 39% Van de deelnemende bedrijven geeft aan dat zij geen beslissing hebben genomen en/of hier niet mee bezig te zijn. Er bestaat een hoge bereidheid om de komende 12 maanden serieus te investeren in een digitale document omgeving. Circa 23% van de deelnemende organisaties beweert dat zij de komende 12 maanden nieuwe stappen willen maken bij de verdere inrichting van een gecentraliseerde digitale postkamer.



1

 Bron AIIM – The Global Community of Information Professonials  Uitkomsten op hoofdlijnen

3

Belangrijkste ontwikkelingen op een rij Uit het rapport en overige informatie bronnen hebben wij voor u de belangrijkste ontwikkelingen kort op een rij gezet. Hoe verhouden kleinere en grote organisaties zich tot elkaar voor wat betreft document proces optimalisatie. Wat zijn nu precies hun drijfveren en wat levert het deze organisaties dan op. Welke type documenten lenen zich er goed voor om te digitaliseren. Wat zijn nieuwe functionele en technologische ontwikkelingen. We sluiten af met enkele korte conclusies.

Kleine of grote organisaties Het belangrijkste waar te nemen verschil tussen grotere en kleinere (10-100 medewerkers) organisaties, is dat vooral de laatste groep - ruim 40% - een groei verwacht in het aantal papieren documenten. Bij de grotere organisaties ligt deze verwachting een stuk lager. Dit beeld zien we bevestigd bij de verwachting van krimp. Van de grotere organisaties (> 1.000 medewerkers) verwacht ruim 40% een krimp in papier. Bij kleinere organisaties ligt deze verwachting op 20%. De meeste organisaties blijken er van overtuigd dat zij substantieel kantoorruimte kunnen besparen als ze structureel kiezen voor een papierarme (een geloof in een papierloos kantoor is onterecht) kantooromgeving. Dit is slecht nieuws voor de eigenaren van kantoorpanden. De leegstand in Nederland is al groot, maar zal door een papierarm kantoor groter worden. Bedrijven schatten in dat zij gemiddeld 7,4% minder kantoorruimte nodig hebben bij een papierarme omgeving.

Papierarm, hoever zijn we al? Interessante kop. Met de grote penetratie van MFP/MFD apparatuur is de verwachting dat organisaties grootschalig kiezen voor een digitale document omgeving en alle bijbehorende voordelen. De resultaten vallen anno 2013 wat tegen. Een derde van de onderzochte bedrijven werken hoofdzakelijk nog met papier. In plaats van dat zij papieren documenten scannen, besluiten zij om digitale documenten te printen. Anders gezegd, een derde van alle bedrijven werken hoofdzakelijk nog traditioneel. Van de organisaties die hun papieren documenten wel scannen doet ruim de helft dit bij gelegenheid. Bijvoorbeeld bij uitvoerende kantoortaken, zoals “scan to mail”. Een derde van alle ondervraagde organisaties zet document scanning deels – en slechts een klein deel volledig – in om document intensieve bedrijfsprocessen te digitaliseren en daarmee hun bedrijfsprocessen te automatiseren. Voorbeelden van document intensieve bedrijfsprocessen zijn onder meer:   

Papieren formulieren met allerlei gegevens die moeten worden ingevoerd. Bijvoorbeeld, vragenlijsten, orders, meterstanden, onderzoeken, etc. Scannen van documenten aan einde van keten t.b.v. elektronisch archiveren van alle documenten. Het verwerken van inkomende homogene documentsoorten, zoals facturen, verwijzingen, contracten, uitslagen, opdrachten, etc.

4

Document proces optimalisatie Van de organisaties die hun documenten scannen doet het merendeel van hen dit nog steeds achteraf. Voor archiefdoeleinden en het makkelijk kunnen terugvinden van documenten in het digitale archief. De besparingen die hiermee worden bereikt zij met name materieel uit te drukken. Een veel kleiner deel besluit haar documenten al direct bij ontvangst op een centraal punt (bijvoorbeeld postkamer) te digitaliseren dan wel op de specifieke interne afdeling waartoe de documenten behoren. Hiermee missen toch nog steeds vele organisaties de mogelijkheid om ook hun interne document processen te optimaliseren. Besparingen op sorteren, routeren, manuele handelingen en bijvoorbeeld kopieën blijft hiermee buiten bereik van deze organisaties. De inkoopfactuur is een goed voorbeeld van een document dat op de afdeling gedigitaliseerd wordt en waarmee een belangrijk stuk document proces optimalisatie is te bereiken. Facturen (mochten ze al niet digitaal worden ontvangen) worden gescand, via herkenning automatisch geboekt in het ERP systeem, digitaal ter fiattering aangeboden en na betaling 7 jaar digitaal bewaard. Vele stappen in het proces zijn hiermee geautomatiseerd. Besparingen in aantal handelingen en gepaard gaande kosten zijn evident. Ruim 50% van alle ondervraagden print de ontvangen digitale facturen nog steeds uit om deze traditioneel te verwerken.

Document digitaliseren, drijfveren Het makkelijk terugvinden en het delen van documenten zijn de meest voorkomende argumenten van bedrijven om hun documenten te digitaliseren. Ingegeven door het feit dat het kantoor steeds mobieler is geworden en documenten bijna 24/7 beschikbaar moeten zijn. Daarna geven de respondent aan dat het verbeteren van interne bedrijfsprocessen en de besparing van kantoorruimte een belangrijke reden is om hun documenten te scannen en digitaal te verwerken. Dit overigens in schril contrast tot de organisaties die hebben aangeven dat zij daadwerkelijk hun documenten in een vroeg stadium al digitaliseren t.b.v. proces optimalisatie. Grote organisaties hanteren t.o.v. kleinere organisaties nog een aantal opvallende argumenten om de documenten en onderhavige processen te digitaliseren c.q. optimaliseren. Zij geven aan dat een snellere communicatie met hun cliënten, medewerkers en andere belanghebbende een grote invloed heeft op hun behoefte aan digitaliseren. Terwijl kleinere organisaties aangeven dat het op afstand kunnen werken van hun medewerkers een extra reden/drijfveer is om te digitaliseren.

Wat levert het op Maar al te vaak beperkt deze vraag zich tot directe – in geld uit te drukken – besparingen, terwijl organisatie afhankelijk belangrijke neveneffecten zijn waar te nemen. In de B2C markt is het steeds wezenlijker om snel en digitaal te communiceren met je klanten. Op z’n minst biedt je vaste klanten een zogenaamde “mijn omgeving”. Deze moet onder meer gevuld kunnen worden met documenten. Ook met documenten die oorspronkelijk als hard copy zijn ontvangen. 70% van de respondenten geeft aan dat het vroegtijdig digitaliseren van documenten een belangrijke bijdrage biedt voor effectieve communicatie met klanten. Ruim 60% van hen geeft aan dat zij minimaal 3x sneller kunnen communiceren met hun klanten door het digitaliseren van documenten en bijbehorende data. Vanzelfsprekend en zeker in deze tijden is een snelle terugverdientijd een harde eis. 45% van de respondenten geeft aan dat zij hun investering in document digitaliseren en/of document proces optimalisatie binnen een periode van 12 maanden hebben terugverdiend. Toch nog 13% geeft aan dat de investering pas na meer dan 3 jaar is terugverdiend.

Document proces optimalisatie

5

Wat brengt de nabije toekomst Het proces van digitalisering is onomkeerbaar. Digitaal krijgt de overhand, wat betekent dat bedrijven hun interne processen moeten laten aansluiten op een digitale document omgeving. Respondenten beamen dit in grote getalen. Langzamerhand stellen steeds meer organisaties dat ze hun documentprocessen niet alleen moeten digitaliseren, maar tevens moeten centraliseren. De techniek moet hierbij helpen. Organisaties geven daarbij aan dat ze behoefte hebben aan slimme herkentechnieken, alsmede technieken om documenten automatisch te classificeren. De komende jaren zal met name in dergelijke technieken worden geïnvesteerd. Met als belangrijkste doel/uitkomst; alle documenten (ook digitale) centraal ontvangen, inhoudelijk toegankelijk maken en op basis van de inhoud bepalen wat de vervolgstappen zijn.

DDi Document Software Binnenweg 18 2132 CT Hoofddorp T. 088 – 567 2000 www.ddi.nl [email protected]

Wat brengt de nabije toekomst

6