“Van Alckmaer in beweging”
Werkplan 2015
Januari 2015
Kernthema’s Van Alckmaer heeft voor 2015 op basis van de missie, kernthema’s benoemd, waar vanuit de maatschappelijke opgave wordt bekeken. De diverse activiteiten en projecten sluiten bij deze kernthema’s aan. De kernthema’s zijn: betaalbaarheid, duurzaamheid, beschikbaarheid, gedifferentieerde wijken en monumenten. Met deze thema’s reageren wij op de ontwikkelingen die op ons afkomen en waar wij als VA een ‘passend’ antwoord op willen geven. De kernthema’s zijn als volgt gedefinieerd; • Vergroten van de betaalbaarheid van de woonlasten voor lage inkomens • Vergroten van de duurzaamheid (energiezuinigheid) van woningen • Verbeteren van de kwantitatieve en kwalitatieve match tussen vraag en aanbod (beschikbaarheid; voldoende en passend aanbod voor huidige en toekomstige klanten) • Verbeteren van de differentiatie van het woningaanbod in de wijken voor een mix van huishoudens (levensloopgeschikte wijken) • Verbeteren en behouden van het aanbod aan monumentale woningen en panden voor de stad Alkmaar. Naast deze inhoudelijke kernthema’s, is voor 2015 één belangrijk onderwerp toegevoegd: • Een flexibele LEAN organisatie en gezonde bedrijfsvoering; de zogenaamde ‘wensorganisatie’ Vanuit de kernthema’s zijn de activiteiten en projecten geformuleerd die op (in)directe wijze bijdragen aan de maatschappelijke opgave van VA in 2015.
2. Activiteiten en projecten in 2015 Hieronder zijn de specifieke activiteiten/projecten weergegeven vanuit de afdelingen Wonen, Vastgoed, Financiën en Algemene Zaken. Deze zijn op basis van de kernthema’s ingedeeld.
2
1 Organisatie en bedrijfsvoering Nr
Activiteit/project 1 Kanteling organisatie
2 Risico beheersing
3 Ondernemingsplan
4 Woningwet
5 Optimaliseren Vastgoed onderhoud
6 Maandrapportage organisatie 7 Procedures
8 Externe communicatie
Wat (doel) De organisatie voorbereiden op de toekomst (lean, mean, flexibel en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving). Risico beheersing d.m.v. Corporatie Control Monitor (CCM). Nieuw ondernemingsplan 2016 – 2020.
Hoe Een werkgroep van medewerkers maakt een grof ontwerp voor de inrichting van de organisatie. In 2016 wordt dit grof ontwerp uitgewerkt in een fijn ontwerp (nieuwe organisatiestructuur en besturingsmodel). M.b.v. CCM module controle op bedrijfsrisico's en toetsing van processen / rapportages TLO en RvC.
Sessie met medewerkers en stakeholdersbijeenkomst organiseren (September/oktober) om thema's en insteek te bepalen. Implementatie gevolgen In kaart brengen van de consequenties voor VA, herziening woningwet. strategische keuzes maken, eventuele wetswijzigingen doorvoeren en implementeren . Kaders voor het onderhoud Definiëren van heldere doelstellingen voor opnieuw formuleren teneinde de vastgoedonderhoud, werkwijze en contracten onderhoudslasten te verlagen met aannemers en inkoop daarvan aanpassen. waarbij het “sociaal” opdrachtgeverschap niet uit het oog wordt verloren. Kwaliteit verbetering Navragen bij andere corporaties/organisaties. maandrapportage TLO. Verbeteringsvoorstellen aan TLO presenteren. Optimaliseren procedures Actualiseren en vaststellen procedure. Aanpassen afdelingen Wonen, Financiën , in Sensus. Vastgoed en Alg. Zaken. Laten zien waar VA voor staat; alle projecten en activiteiten promoten.
Datum 3e en 4e kw ’15
Wie* DB**
1e en 2e kw ’16
Jan - sept '15
Financiën
Jun-Dec '15
DB/Staf
Jan-Dec '15
Financiën
Mrt- Okt '15
Vastgoed
Jan-Mrt '15
Financiën
Jan-Dec '15
Financiën (trekker), Wonen en Vastgoed
Uitvoering geven aan het nieuw opgestelde Jan-Dec '15 communicatiebeleidskader; aandacht aan opleveringen en projecten. Jaarbeeld 2015 opstellen voor stakeholders (overzicht wat VA aan projecten in 2015 oppakt).
Staf
9 Interne communicatie 10 Governance 11 Visitatie
Optimaliseren van de interne communicatie. Actualiseren reglementen / statuten. VA visiteren.
Onderzoek naar de kosten en baten van intranet.
Jan-Mrt '15
Alg Zaken
Afstemmen op nieuwe wet- en regelgeving (woningwet). Selectie visitator en uitwerking conform opgave visitatie commissie.
Jan - dec '15
DB/Staf
Jan-Nov '15
Financiën
Operationeel niveau 12 Vastgoed registratie Een helder en overzichtelijk Onderzoeken welk systeem het meest geschikt is, Jan-Dec '15 systeem voor vastgoedregistratie vervolgens implementeren en beheren . (nu verspreid over diverse systemen). 13 Database Opschonen Database. Plan van Aanpak opstellen en uitvoeren. Juni-okt '15 14 Klantvenster
Optimaliseren klantvenster .
15 VVE beheer
Actualiseren beleid t.a.v. VVE beheer. Kwaliteitsverbetering externe correspondentie en klantcontacten . Vernieuwing jaarverslag.
16 Kwaliteitscontrole
17 Jaarverslag 18 Automatisering
19 Fusie
4
Automatiserings- en informatiebeleid opstellen en implementeren. Fusie realiseren Burg Peeckstichting, De Sanderij en VA.
Vastgoed
Alg. Zaken/Financiën Alg. Zaken
Projectplan uitwerken voor verbeteren contactbeheer, contractbeheer, standaardisatie brieven en digitaliseren post. Bestaande VVE contracten en organisatie beoordelen en wellicht herzien. Aanpak en procedure ontwikkelen en uitvoering.
Juni-dec '15
Nieuw format opzetten en opstellen jaarverslag in nieuwe vorm. Visiedocument opstellen.
Jan - Juli '15 Mrt-Juni '15
Staf Financiën
Automatisering uitrollen. Implementatie administratie Burg Peeckstichting per 1 augustus 2015.
Juli-Dec ‘15 Jan-Sept '15
Financiën
Jan - Juni '15 doorlopend
Wonen (trekker) en Vastgoed Alg. Zaken
2 Betaalbaarheid Nr Activiteit/project 20 Leegstandsderving
Wat (doel) Minimaliseren kosten leegstandsderving . De norm is € 72.000/0,5% t.o.v. reguliere verhuur activiteiten.
Datum Jan- Dec '15
Wie* Wonen
Jan-Dec '15
Wonen
Onderzoek naar de betaalbaarheid in Alkmaar en Jan-Okt '15 afstemming met collega corporaties, formuleren uitgangspunten huurbeleid op basis van PFM (gereed in 2015). Gevolgen aanpassing in kaart brengen, kaders Feb-Okt ’15 opstellen, relatie huurbeleid PFM leggen, zodra WOZ gegevens beschikbaar zijn implementeren. Structurele verbeterslagen maken in de Jan-Juni '15 administratie en uitvoering.
Wonen
Hoe Wekelijks overleg over stand van zaken verhuringen en afstemming met betrokkenen.
21 Huurachterstanden
Terugdringen huurachterstanden. Huisbezoeken buiten kantoortijden, afspraken De norm is 128.000,-/0,76% van deurwaarder bewaken en verscherpen afspraken de totale huursom. m.b.t. ontruimingen.
22 Huurbeleid
Ontwikkelen nieuw huurbeleid 2016 (streefhuren en uitgangspunten bepalen). Aanpassen WWS met WOZ waarden.
23 Afrekening servicekosten
5
Verbeteren afrekening servicekosten.
Financiën
Nr Activiteit/project 24 Duurzaamheid
3 Beschikbaarheid (match vraag en aanbod) 4. duurzaamheid Wat (doel) Hoe Duurzaamheids PvE voor Visie formuleren op duurzaamheid wat betreft onderhoud en projecten. materiaal-, gas- en elektragebruik, HVC toepassing etc. Vervolgens concretiseren en implementeren.
Datum Jan-Dec '15
25 Strategisch portefeuille management Van Alckmaer
Opstellen en implementeren van het strategisch portefeuillemanagement.
26 Portefeuille management Alkmaarse corporaties
Gezamenlijke Gezamenlijke visie op Alkmaar uitwerken en jan-dec’15 portefeuillestrategie met presenteren aan de wethouders van de Alkmaarse corporaties uitwerken. Gemeente Alkmaar (basis voor prestatieafspraken). Dit vormt de basis voor het opstellen van gezamenlijke wijkstrategiën voor de wijken waar wij gezamenlijk bezit hebben.
6
Uitwerken van de wijk- en complex strategieën op Jan-december basis waarvan verhuur- en beheerplannen '15 gerealiseerd kunnen worden.
Wie Vastgoed
Staf
DB**
5 Gedifferentieerde (levensloopbestendie/leefbare) wijken Nr Activiteit/project 27 Bewonersparticipatie
Wat (doel) Herformuleren bewonersparticipatie (mede n.a.v. de nieuwe woningwet).
28 Verkoopstrategie
Ontwikkelen verkoopstrategie 2016 – 2020.
29 Klanttevredenheid meten
Periodieke meting Onderzoeken geschikte methoden door overleg klanttevredenheid. Van Alckmaer met extern bureau en ophalen informatie bij streeft naar gemiddeld een 7 collega corporaties. Uitvoeren meting. voor het klanttevredenheidsonderzoek.
7
Hoe In samenwerking met werkgroep van bewoners en de HBVA nieuw beleid uitwerken (ook kennis collega corporaties benutten). Proefproject zelfbeheer starten en organiseren van buurtschouwen. Vaststellen verkoopstrategie op basis van PFM.
Datum Jan-Dec '15
Wie Wonen
Okt - dec '15
Wonen
Mrt-Juli '15
Wonen
6 Monumenten Wat (doel) Ontwikkelen, vaststellen, implementeren monumentenbeleid 2015 – 2020
Hoe Ontwikkelen beleidsplan, vaststellen en implementeren
Datum Jan - Juli '15
Wie Vastgoed/DB
31 Communicatie
Versterken communicatie monumenten
Communicatie vakbladen, lokale pers
Jan-Dec '15
Vastgoed/DB
32 Innovatie
Onderzoek naar innovatieve toepassingen monumenten landelijk/Europees niveau
Deelname EFL en monumentennetwerken
Jan-Dec '15
Vastgoed/DB
33 Duurzaamheid
Innoveren financiële middelen om monumenten te verduurzamen Positioneren VA ihkv beheer/bundelen krachten wcp's met monumenten NHN, bij Gemeente Alkmaar en Gemeenten NHN
Draagvlak creëren bij OCS, RCE, SVN, Provincie/EU, EFL/EU
Jan-Mrt '15
Vastgoed/DB
Inventarisatie, gesprekken over samenwerking, terugkoppeling BZK, OCW, marketingplan, afspraken en implementeren
Jan-Dec '15
Vastgoed/DB
Nr Activiteit/project 30 Monumenten beleid
34 Beheer monumenten
* Wie = Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering activiteit **DB = Directeur Bestuurder ***TLO = Team Leiders Overleg
8
