“Van Alckmaer in beweging” Werkplan 2015
Januari 2015
Inhoudsopgave INLEIDING....................................................................................................................................... 3 WERKWIJZE .................................................................................................................................................. 3 1. STRATEGISCHE UITGANGSPUNTEN ................................................................................. 4 MISSIE .......................................................................................................................................................... 4 KERNTHEMA’S ............................................................................................................................................... 4 2. ACTIVITEITEN EN PROJECTEN IN 2015 ........................................................................ 4 BIJLAGE I ACTIVITEITEN/PROJECTEN ............................................................................... 5 BIJLAGE II ORGANOGRAM ..................................................................................................... 12
2
Inleiding Van Alckmaer heeft in 2014 veel zaken in beweging gezet; zowel in- als extern. In een jaar waarin het economisch minder ging en politiek gezien de corporaties het vuur aan de schenen werd gelegd, moest een ieder een tandje bijzetten. Daarnaast zien wij dat de samenleving volop in beweging is, waarbij de decentralisatie van een aantal overheidstaken en de nadruk op de nieuwe ‘participatiemaatschappij’, ofwel het nemen van meer eigen individuele verantwoordelijkheid, grote gevolgen heeft voor onze klanten. Wij hebben dan ook niet stil gezeten, maar zijn bezig om orde op zaken te stellen en hebben onder meer de bedrijfslasten naar beneden gebracht. Zo hebben we o.a. geen managersfuncties meer, is de leegstandsderving verlaagd en worden processen en procedures tegen het licht gehouden. Vanuit het adagium ‘Van binnen naar buiten’, zijn de deuren geopend voor wat betreft kennisverbreding en kennisuitwisseling van de medewerkers. De medewerkers gaan ook buiten kantoortijden bij klanten langs om de huurachterstanden te bespreken en te bezien of andere hulpinstanties ingeschakeld moeten worden. Een aanpak die nu al zijn vruchten afwerpt. In 2015 zetten wij deze ingeslagen weg voort en intensiveren wij de klantcontacten en samenwerking met onze stakeholders. De stakeholders geven input over wat gewenst en nodig is in de Stad Alkmaar. Daarnaast krijgen de huurders met de nieuwe woningwet die eind 2014 door de 2e kamer is aangenomen, een grotere stem. Iets wat wij gezamenlijk in 2015 met onze huurdersvereniging graag nader vorm willen geven. 2015 wordt dan ook het jaar van “Van Alckmaer in beweging”. In dit jaar wordt alles in de steigers gezet om de organisatie klaar te stomen voor de toekomst en de zogenaamde wensorganisatie te realiseren. De contouren van de wensorganisatie zullen per 1 juli 2015 een feit zijn. Dit betekent, heldere organisatorische keuzes maken, in een omgeving die voortdurend in beweging is. Implementatie is voorzien op 1 januari 2016.
Werkwijze In het voorliggende werkplan “Van Alckmaer in beweging” zijn de activiteiten/projecten voor 2015 weergegeven, die aan de ‘beweging’ bijdragen. Uiteraard is dit werkplan niet statisch en zullen wij deze halverwege het jaar op basis van nieuwe input, aanscherpen. Wij hebben er bewust voor gekozen om geen lijvig document, maar een beknopt werkplan op te stellen waarin alleen de specifieke projecten en activiteiten zijn benoemd die bijdragen aan de ‘wensorganisatie’. Alle reguliere activiteiten en projecten, ofwel ‘going concern’ (planmatig onderhoud, begroting opstellen, jaarverslag, treasury jaarplan, jaarlijkse huurverhoging etc.) zijn hier niet in opgenomen. De vier afdelingen binnen Van Alckmaer (zie bijlage II organogram); Wonen, Vastgoed, Financiën en Algemene Zaken hebben dit uiteraard in hun specifieke afdelingsplannen wel gedetailleerd in kaart gebracht. In het Teamleidersoverleg (TLO) wordt de voortgang en uitvoering van de activiteiten/projecten gemonitord m.b.v. een stoplichtenoverzicht; zitten wij nog op koers of is bijstelling noodzakelijk (Groen; in de pas met de planning. Oranje; net uit de pas met de planning, opletten. Rood; vertraging, bijstelling noodzakelijk). In de volgende paragraaf, wordt ingezoomd op onze strategische uitgangspunten voor 2015. Het herziene ondernemingsplan 2014–2015 vormt de basis voor de kernthema’s. Vervolgens worden de voorgenomen activiteiten/projecten voor 2015 weergegeven.
3
1. Strategische uitgangspunten De basis voor het voorliggende werkplan is Het Historisch Toekomstperspectief, het herziene ondernemingsplan 2014-2015. De hierin benoemde speerpunten; terug naar de kerntaken, versterken van de klantbinding, specialist in monumenten, inzetten op leefbaarheid, innovatief in duurzaamheid, verlaging van de woonlasten en gezond financieel beleid (verlaging bedrijfslasten) zijn nog steeds actueel. In het kader van het strategisch portefeuillemanagement heeft VA eind 2014 haar missie en kernthema’s ge(her)formuleerd. Deze vormen tezamen met het ondernemingsplan de kapstok, ofwel het kader waarbinnen de werkplannen zijn opgesteld. Hieronder een korte schets van de missie en de kernthema’s.
Missie Van alckmaer verhuurt: Voor onze primaire doelgroep van huishoudens met een laag inkomen Voldoende en passende woningen van goede kwaliteit In levensloopbestendige wijken in regio Alkmaar Wij hebben daarbij een sterke focus voor het beheer en behoud van monumentale panden
Kernthema’s Van Alckmaer heeft voor 2015 op basis van de missie, kernthema’s benoemd, waar vanuit de maatschappelijke opgave wordt bekeken. De diverse activiteiten en projecten sluiten bij deze kernthema’s aan. De kernthema’s zijn: betaalbaarheid, duurzaamheid, beschikbaarheid, gedifferentieerde wijken en monumenten. Met deze thema’s reageren wij op de ontwikkelingen die op ons afkomen en waar wij als VA een ‘passend’ antwoord op willen geven. De kernthema’s zijn als volgt gedefinieerd; Vergroten van de betaalbaarheid van de woonlasten voor lage inkomens Vergroten van de duurzaamheid (energiezuinigheid) van woningen Verbeteren van de kwantitatieve en kwalitatieve match tussen vraag en aanbod (beschikbaarheid; voldoende en passend aanbod voor huidige en toekomstige klanten) Verbeteren van de differentiatie van het woningaanbod in de wijken voor een mix van huishoudens (levensloopgeschikte wijken) Verbeteren en behouden van het aanbod aan monumentale woningen en panden voor de stad Alkmaar. Naast deze inhoudelijke kernthema’s, is voor 2015 één belangrijk onderwerp toegevoegd: Een flexibele LEAN organisatie en gezonde bedrijfsvoering; de zogenaamde ‘wensorganisatie’ Vanuit de kernthema’s zijn de activiteiten en projecten geformuleerd die op (in)directe wijze bijdragen aan de maatschappelijke opgave van VA in 2015.
2. Activiteiten en projecten in 2015 Hieronder zijn de specifieke activiteiten/projecten weergegeven vanuit de afdelingen Wonen, Vastgoed, Financiën en Algemene Zaken. Deze zijn op basis van de kernthema’s ingedeeld.
4
Bijlage I Activiteiten/Projecten
1 Organisatie en bedrijfsvoering Nr
Activiteit/project
Wat (doel)
Hoe
Datum
Wie*
De organisatie voorbereiden op de toekomst (lean, mean, flexibel en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving). Risico beheersing d.m.v. Corporatie Control Monitor (CCM). Nieuw ondernemingsplan 2016 – 2020.
Wensorganisatie formuleren
Jan-Juli ’15
TLO***
Wensorganisatie implementeren
Juli-Dec ‘15
Strategisch niveau
1 Kanteling organisatie
2 Risico beheersing
3 Ondernemingsplan
4 Woningwet
Implementatie gevolgen herziening woningwet.
M.b.v. CCM module controle op Jan '15 bedrijfsrisico's en toetsing van processen / rapportages TLO en RvC. Sessie met medewerkers en Jun-Dec '15 stakeholdersbijeenkomst organiseren (juni) om thema's en insteek te bepalen. In kaart brengen van de Jan-Dec '15 consequenties voor VA, strategische keuzes maken, eventuele wetswijzigingen doorvoeren en implementeren .
Financiën
Definiëren van heldere doelstellingen voor vastgoedonderhoud, werkwijze en contracten met aannemers en inkoop daarvan aanpassen.
Vastgoed
DB/Staf
Financiën
Tactisch niveau
5 Optimaliseren Vastgoed onderhoud
Kaders voor het onderhoud opnieuw formuleren teneinde de onderhoudslasten te verlagen waarbij het “sociaal” opdrachtgeverschap niet uit het oog wordt
Mrt- Okt '15
Opmerkingen
6 Maandrapportage organisatie
7 Procedures
8 Externe communicatie
verloren. Kwaliteit verbetering maandrapportage TLO. Optimaliseren procedures afdelingen Wonen, Financiën , Vastgoed en Alg. Zaken. Laten zien waar VA voor staat; alle projecten en activiteiten promoten.
Navragen bij andere corporaties/organisaties. Verbeteringsvoorstellen aan TLO presenteren. Actualiseren en vaststellen procedure. Aanpassen in Sensus.
Jan-Mrt '15
Financiën
Jan-Dec '15
Financiën (trekker), Wonen en Vastgoed
Uitvoering geven aan het nieuw Jan-Dec '15 opgestelde communicatiebeleidskader; aandacht aan opleveringen en projecten. Jaarbeeld 2015 opstellen voor stakeholders (overzicht wat VA aan projecten in 2015 oppakt). 9 Interne communicatie Optimaliseren van de Onderzoek naar de kosten en baten Jan-Mrt '15 interne van intranet. communicatie. 10 Governance
11 Visitatie
Operationeel niveau 12 Vastgoed registratie
6
Actualiseren reglementen / statuten.
Afstemmen op nieuwe wet- en regelgeving (woningwet).
VA visiteren.
Selectie visitator en uitwerking Jan-Nov '15 conform opgave visitatie commissie.
Een helder en Onderzoeken welk systeem het overzichtelijk systeem meest geschikt is, vervolgens voor implementeren en beheren . vastgoedregistratie
Staf
Staf
Juli '15 DB/Staf
Jan-Dec '15
Financiën
Vastgoed
13 Database
(nu verspreid over diverse systemen). Opschonen Database. Plan van Aanpak opstellen en uitvoeren.
Jan-Mrt '15
Alg. Zaken
Projectplan uitwerken voor verbeteren contactbeheer, contractbeheer, standaardisatie brieven en digitaliseren post. Bestaande VVE contracten en organisatie beoordelen en wellicht herzien.
Jan-Apr '15
Alg. Zaken
Juni '15
Wonen (trekker) en Vastgoed
Jan-Juli '15
Alg. Zaken
14 Klantvenster
Optimaliseren klantvenster .
15 VVE beheer
Actualiseren beleid t.a.v. VVE beheer.
16 Kwaliteitscontrole
Kwaliteitsverbetering externe correspondentie en klantcontacten . Vernieuwing jaarverslag.
Aanpak en procedure ontwikkelen en uitvoering.
Nieuw format opzetten en opstellen Jan - Juli '15 jaarverslag in nieuwe vorm.
Staf
Automatiserings- en informatiebeleid opstellen en implementeren. Fusie realiseren Burg Peeckstichting, De Sanderij en VA.
Visiedocument opstellen.
Mrt-Juni '15
Financiën
Automatisering uitrollen.
Juli-Dec ‘15
17 Jaarverslag
18 Automatisering
19 Fusie
7
Implementatie administratie Burg Jan-Sept '15 Peeckstichting per 1 augustus 2015.
Financiën
2 Betaalbaarheid Nr Activiteit/project 20 Leegstandsderving
21 Huurachterstanden
22 Huurbeleid
23 Afrekening servicekosten
8
Datum Jan- Dec '15
Wie* Wonen
Huisbezoeken buiten kantoortijden, Jan-Dec '15 afspraken deurwaarder bewaken en verscherpen afspraken m.b.t. ontruimingen.
Wonen
Onderzoek naar de betaalbaarheid Jan-Okt '15 in Alkmaar en afstemming met collega corporaties, formuleren uitgangspunten huurbeleid op basis van PFM (gereed in 2015). Feb-Okt ’15 Aanpassen WWS met Gevolgen aanpassing in kaart WOZ waarden. brengen, kaders opstellen, relatie huurbeleid PFM leggen, zodra WOZ gegevens beschikbaar zijn implementeren. Verbeteren Structurele verbeterslagen maken in Jan-Juni '15 afrekening de administratie en uitvoering. servicekosten.
Wonen
Wat (doel) Minimaliseren kosten leegstandsderving . De norm is € 72.000/0,5% t.o.v. reguliere verhuur activiteiten. Terugdringen huurachterstanden. De norm is 128.000,/0,76% van de totale huursom. Ontwikkelen nieuw huurbeleid 2016 (streefhuren en uitgangspunten bepalen).
Hoe Wekelijks overleg over stand van zaken verhuringen en afstemming met betrokkenen.
Financiën
Opmerkingen
Nr Activiteit/project 24 Duurzaamheid
25 Strategisch portefeuille management Van Alckmaer 26 Portefeuille management Alkmaarse corporaties
9
3 Beschikbaarheid (match vraag en aanbod) 4. duurzaamheid Wat (doel) Hoe Duurzaamheids PvE Visie formuleren op voor onderhoud en duurzaamheid wat betreft projecten. materiaal-, gas- en elektragebruik, HVC toepassing etc. Vervolgens concretiseren en implementeren. Opstellen en Uitwerken van de wijk- en implementeren van complex strategieën op basis het strategisch waarvan verhuur- en portefeuillemanage- beheerplannen gerealiseerd ment. kunnen worden. Gezamenlijke Gezamenlijke visie op Alkmaar portefeuillestrategie uitwerken en presenteren aan met Alkmaarse de wethouders van de corporaties Gemeente Alkmaar (basis voor uitwerken. prestatieafspraken). Dit vormt de basis voor het opstellen van gezamenlijke wijkstrategiën voor de wijken waar wij gezamenlijk bezit hebben.
Datum Jan-Dec '15
Wie Vastgoed
Jan-Juni '15 Staf
Jan-Feb '15
Mrt-Sept ’15
DB**
Opmerkingen
5 Gedifferentieerde (levensloopbestendie/leefbare) wijken Nr Activiteit/project Wat (doel) 27 Bewonersparticipatie Herformuleren bewonersparticipatie (mede n.a.v. de nieuwe woningwet).
28 Verkoopstrategie
Ontwikkelen verkoopstrategie 2016 – 2020.
29 Klanttevredenheid meten
Methode ontwikkelen voor periodieke meting klanttevredenheid. Van Alckmaer streeft naar gemiddeld een 7 voor het klanttevredenheidsonderzoek.
10
Hoe Datum In samenwerking met werkgroep Jan-Dec '15 van bewoners en de HBVA nieuw beleid uitwerken (ook kennis collega corporaties benutten). Proefproject zelfbeheer starten en organiseren van buurtschouwen. Vaststellen verkoopstrategie op Feb-Juni '15 basis van PFM.
Wie Wonen
Onderzoek naar geschikte methoden door overleg met extern bureau en ophalen informatie bij collega corporaties. Uitvoeren meting.
Wonen
Mrt-Juli '15
Wonen
Opmerkingen
6 Monumenten Nr Activiteit/project 30 Monumenten beleid
31 Communicatie
32 Innovatie
Wat (doel) Ontwikkelen, vaststellen, implementeren monumentenbeleid 2015 – 2020 Versterken communicatie monumenten
Onderzoek naar innovatieve toepassingen monumenten landelijk/Europees niveau 33 Duurzaamheid Innoveren financiële middelen om monumenten te verduurzamen 34 Beheer monumenten Positioneren VA ihkv beheer/bundelen krachten wcp's met monumenten NHN, bij Gemeente Alkmaar en Gemeenten NHN
Datum Jan - Juli '15
Wie Vastgoed
Communicatie vakbladen, lokale Jan-Dec '15 pers
Vastgoed
Deelname EFL en monumentennetwerken
Jan-Dec '15
Vastgoed
Draagvlak creëren bij OCS, RCE, SVN, Provincie/EU, EFL/EU
Jan-Mrt '15
Vastgoed
Inventarisatie, gesprekken over samenwerking, terugkoppeling BZK, OCW, marketingplan, afspraken en implementeren
Jan-Dec '15
Vastgoed
Hoe Ontwikkelen beleidsplan, vaststellen en implementeren
* Wie = Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering activiteit **DB = Directeur Bestuurder ***TLO = Team Leiders Overleg 11
Opmerkingen
Bijlage II Organogram
Raad van Commissarissen
Directeur/bestuurder
Algemene Zaken (staf)
Wonen
Financiën
Vastgoed
