PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering ‘De route voor de toekomst’ 2013-2015
Vaals, juni 2013 Versie 1.2
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 – Plan van aanpak 1.1 Inleiding
3
Hoofdstuk 2 – Actiepunten (planning en kostenraming) 2.1 ICT doel 1
4
Het Document Management Systeem wordt versneld ingericht om digitaal werken te implementeren
2.2
ICT doel 2
4
De sjablonenapplicatie wordt ingericht en organisatiebreed voorzien van sjablonen om digitaal te kunnen werken
2.3
5
ICT doel 3 De huidige kantoorapplicatie wordt vervangen in het streven naar een uniforme digitale werkplek
2.4
ICT doel 4
5
Om gebruik te kunnen maken van beschikbare informatie worden de primaire applicaties gekoppeld zodat digitaal werken mogelijk wordt
2.5
ICT doel 5
5
De technische infrastructuur wordt geoptimaliseerd door de implementatie van Virtual Desktop Infrastructure
2.6
ICT doel 6
6
De overgang van de analoge omgeving naar een digitale omgeving wordt georganiseerd
2.7
ICT doel 7
7
De BAG en GEO worden in orde gebracht zodat objectgerichte informatie beschikbaar kan worden gesteld
2.8
ICT doel 8
7
Het opleiden en ondersteunen van gebruikers in de overgang naar digitaal werken
2.9
ICT doel 9
8
Het beschrijven van de informatie-architectuur om o.a. inzicht te krijgen in informatiesystemen, informatiestromen en processen
2.10
ICT doel 10
8
Het afronden van de projecten voortvloeiend uit het I-Nup
2.11
ICT doel 11
8
Het actualiseren van het beveiligingsplan
Hoofdstuk 3 – Noodzakelijke investering 2014 3.1 Eenmalige investeringen 3.2 Structurele kosten
9 9
2
1. Plan van aanpak 1.1 Inleiding In de visie Informatievoorziening & Automatisering zijn bij de conclusie actiepunten opgenomen voor de komende periode. De actiepunten worden in een plan van aanpak in de komende periode verder geconcretiseerd. In deze eerste fase is het vooral belangrijk inzicht te krijgen in de globale planning en kostenraming voor de komende periode zodat dit kan worden meegenomen in de bestuursopdracht richting de gemeenteraad. De verdere concretisering van de actiepunten zal in de loop van 2013 worden uitgewerkt.
3
2.1
Het Document Management Systeem wordt versneld ingericht om digitaal werken te implementeren
Omschrijving
Kosten
Planning
Inrichten en implementatie van de webbased cliënt van het
Reeds verwerkt via A05.04.010
Medio 2013
Document Management Systeem
Documentaire informatievoorziening
Webbased applicatie inrichten en gereed maken voor
Reeds verwerkt via A05.04.010
centrale documentopslag
Documentaire informatievoorziening
Inrichten en implementatie van de BAG-koppeling met het
€ 10.000
Najaar 2013
Document Management Systeem (nog in ontwikkeling bij
Reeds opgenomen in bestaande
/ Voorjaar
de leverancier)
krediet Doc. Informatievoorziening
2014
Actualiseren adressenbestand organisaties i.v.m. centraal
Niet van toepassing
gebruik.
Medio 2013
Najaar 2013 / Voorjaar 2014
Opbouw digitale dossierstructuur
Vooralsnog niet van toepassing.
Medio 2014
Technische mogelijkheden via DMS Inrichten en implementatie van een zaaktypecatalogus
Nog onbekend, wordt meegenomen
Najaar 2014
in begroting 2015
/ Voorjaar 2015
2.2
De sjablonenapplicatie wordt ingericht en organisatiebreed voorzien van sjablonen om digitaal te kunnen werken
Omschrijving
Kosten
Planning
Samenstellen en implementeren van de standaard
Niet van toepassing
Medio 2013
Samenstellen en implementeren van de WMO sjablonen
Niet van toepassing
Medio 2013
Samenstellen en implementeren van de BAG sjablonen
Niet van toepassing
Medio 2013
Samenstellen en implementeren van de Squit XO sjablonen
Koppeling is nog in ontwikkeling,
Voorjaar
kosten zijn nog onduidelijk.
2014
sjablonen
Afhankelijk van hoogte verwerken via bestaande krediet Doc. Informatievoorziening of opnemen in begroting. Samenstellen en implementeren overige sjablonen
Nog onbekend, eventueel ondersteuning noodzakelijk
4
2014
2.3
De huidige kantoorapplicatie wordt vervangen in het streven naar een uniforme digitale werkplek
Omschrijving
Kosten
Planning
Het vervangen van de huidige kantoorapplicatie
€ 9.000 jaarlijks
Medio 2013
Reeds verwerkt in begroting
De nieuwe kantoorapplicatie inrichten en gereed maken
Niet van toepassing
voor centrale documentopslag en sjablooncreatie
Medio 2013 / Najaar 2013
2.4
Om gebruik te kunnen maken van beschikbare informatie worden de primaire applicaties gekoppeld zodat digitaal werken mogelijk wordt;
Omschrijving
Kosten
Planning
Implementatie van de Makelaar Suite
Reeds verwerkt via
Medio 2013
Inrichten en implementeren koppeling Makelaar Suite /
Niet van toepassing
Medio 2013
Document Management Systeem / Document Creatie applicatie
2.5
De technische infrastructuur wordt geoptimaliseerd door de implementatie van Virtual Desktop Infrastructure
Omschrijving
Kosten
Planning
Onderzoek naar mogelijkheden implementatie VDI
€ 5.000
Medio 2013
Nog niet verwerkt Implementatie VDI (na positief akkoord gemeenteraad)
€ 180.000 Verwerken via raadsvoorstel / investering begroting / bestuursopdracht
5
2014
2.6
De overgang van de analoge omgeving naar een digitale omgeving wordt georganiseerd
Omschrijving Het digitaliseren van de bouwvergunningdossiers
Kosten
Planning
Vooralsnog worden de jaarlijkse
Najaar 2013
kosten (€ 20.000) opgenomen t/m
t/m 2015
2015 in de begroting opgenomen. Het digitaliseren van de facturen
Deze kosten worden opgenomen in
Najaar 2014
de begroting 2015
/ Voorjaar 2015
Het verder digitaliseren van de inkomende, interne en
Deze kosten zijn nog onbekend, maar
2013 t/m
uitgaande documentstromen
zullen voornamelijk bestaan uit
2015
ondersteuning/advisering ten aanzien van dit traject Implementatie van het digitaal vergaderen
Indien na de proef wordt besloten om
Najaar 2013
digitaal vergaderen in te voeren bedragen de jaarlijkse kosten circa € 4.000,- Dit moet nog verwerkt worden in de begroting. Afhankelijk van de keuze kan het noodzakelijk zijn om een koppeling met het DMS te realiseren. Deze eenmalige kosten zullen circa € 10.000 euro bedragen. Aanwijzen van een archiefinspecteur n.a.v. de Wet
Deze nieuwe wet vereist dat er
Revitalisering Generiek Toezicht
jaarlijks verantwoording wordt afgelegd richting de provincie over het archiefbeheer. De VNG adviseert hiervoor een archiefinspecteur aan te stellen / in te huren. Dit traject moet nog opgestart worden, waardoor de kosten op dit moment nog onbekend zijn.
6
Najaar 2013
2.7
De BAG en GEO worden in orde gebracht zodat objectgerichte informatie beschikbaar kan worden gesteld
Omschrijving
Kosten
Planning
Inrichten en implementatie van de BAG-koppeling met het
€ 10.000
Najaar 2013
Document Management Systeem (nog in ontwikkeling bij
Reeds opgenomen in krediet
/ Voorjaar
de leverancier)
31350001 Documentaire
2014
Informatievoorziening (zie 2.1) Inrichten en implementatie van de GEO-koppeling met het
Onbekend
Onbekend
Document Management Systeem (status onbekend)
2.8
Het opleiden en ondersteunen van gebruikers in de overgang naar digitaal werken
Omschrijving
Kosten
Planning
De omslag van analoog naar digitaal werken kan voor
De kosten voor dit onderdeel zijn nog
Najaar 2013
sommige medewerkers lastig zijn. Het kan noodzakelijk zijn
niet in te schatten. Zo is bijvoorbeeld
om hiervoor gerichte trainingen te organiseren.
nog onduidelijk of, en zo ja, aan welke training behoefte is. De kosten
Daarnaast zal met het management een discussie gevoerd
hiervoor kunnen verwerkt worden via
worden over de invulling van gebruikersondersteuning,
het opleidingsbudget of als aparte
welke ICT basiskennis mag je van de medewerker zelf
post in de begroting.
verwachten, welke gebruikersondersteuning mag verwacht worden van I&A, en op welke wijze wordt invulling gegeven aan deze ondersteuning.
7
2.9
Het beschrijven van de informatie-architectuur om o.a. inzicht te krijgen in informatiesystemen, informatiestromen en processen
Omschrijving
Kosten
Planning
Het beschrijven in grafische plaatvorm van de
Geen
2014
informatiearchitectuur op basis van Gemma.
2.10
Het afronden van de projecten voortvloeiend uit het I-Nup
Omschrijving
Kosten
Planning
Zie projectbundel I-nup
Reeds in begroting
Afgerond 2015
2.11
Het actualiseren van het beveiligingsplan
Omschrijving
Kosten
Planning
De wijzigingen in de technische infrastructuur alsmede de
Nog nader te bepalen (eventueel in
Vanaf 2015
digitalisering van de informatievoorziening maken het
samenwerking met Regio-IT), na
noodzakelijk om het beveiligingsplan te actualiseren
afronding implementatie technische infrastructuur en digitalisering informatievoorziening.
8
3. Noodzakelijke investering 2014 3.1 Eenmalige investeringen Samenvattend zijn voor 2014 de onderstaande eenmalige investeringen noodzakelijk voor de realisatie van de visie en het plan van aanpak Informatievoorziening & Automatisering. Onderzoek VDI Implementatie VDI Digitaliseren archiefbescheiden Implementatie digitaal vergaderen Totale investeringskosten 2014
€ 5.000 € 180.000 € 40.000 € 10.000 € 235.000
De investeringskosten van hardware (€ 185.000) worden in 5 jaar afgeschreven, de investeringskosten van software (€ 50.000) in 7 jaar. De jaarlast bedraag € 50.000. 3.2 Structurele kosten Samenvattend zijn vanaf 2014 de onderstaande extra structurele kosten van toepassing voor de realisatie van de visie en het plan van aanpak Informatievoorziening & Automatisering. Digitaal vergaderen Totale structurele kosten
€ 4.000 € 4.000
9
