Plan van Aanpak toekomst kerkgebouwen

Plan van Aanpak toekomst kerkgebouwen 1. Inleiding De kerkenraad van de Protestantse Gemeente Maasdijk (PGM) heeft de Commissie Toekomst Kerkgebouwen (CTK) gevraagd een advies op te stellen op basis waarvan zij een besluit kunnen nemen over de toekomst van de kerkgebouwen. Ook heeft de kerkenraad de CTK gevraagd een advies op te stellen over het communicatietraject met de gemeente over dit onderzoek en over de besluitvormingsfase. De CTK heeft een Plan van Aanpak (PvA) inclusief communicatieplan opgesteld op welke wijze zij dit advies zullen gaan realiseren. In dit PvA is opgenomen: • • • •

De opdrachtomschrijving De werkwijze over de verschillende onderzoeksgebieden Het communicatieplan De planning

De CTK verzoekt de kerkenraad akkoord te gaan met de voorgestelde aanpak.

2. Opdracht De CTK zal onderzoeken hoe het gebouw ‘de Hoeksteen’en ‘het Kruispunt’ op basis van het Programma van Wensen/Eisen (PvWE) zijn in te richten1. Wat de technische en financiële consequenties zijn en wat de gevolgen zijn voor de exploitatie voor de komende 15 jaar. Ook worden de huidige technische en financiële beheersituatie van beide gebouwen voor de komende 15 jaar met elkaar vergeleken evenals de markwaarden vrij van huur en gebruik (in de huidige staat conform de huidige bestemming) en na wijzigen van de ‘bestemming’ (indien mogelijk). Ook wordt voor beide panden onderzocht of en in hoeverre dit gunstig is, als deze als bouwrijpe grond worden verkocht. Tevens zal de CTK een communicatieplan opstellen over hoe de verschillende geledingen in de gemeente inclusief externe partijen geïnformeerd en betrokken kunnen worden tijdens het onderzoeken besluitvormingstraject naar de toekomst van de kerkgebouwen. De CTK zal met het oog op de begroting 2015 van de kerk in oktober/november 2014 aangeven welk budget zij denkt nodig te hebben voor het opstellen van haar advies. Wat wel is gevraagd maar na overleg met de kerkenraad niet wordt meegenomen zijn: • Het onderzoeken van de verschillende mogelijkheden die ontstaan wanneer één van de kerkgebouwen aan de eredienst wordt onttrokken (in eigen beheer / in stand houden voor alternatieven). Dit is voor de CTK binnen het gevraagde tijdpad niet te realiseren • Communicatieplan over het uitvoeringstraject. Is afhankelijk van het uiteindelijke besluit van de kerkenraad en kan pas daarna worden opgesteld.

3. Werkwijze De kerkgebouwen ‘het Kruispunt’ en ‘de Hoeksteen’ (exclusief de beide pastorieën)worden afzonderlijk op onderstaande punten onderzocht. De resultaten worden met elkaar vergeleken en op basis hiervan zal een advies worden opgesteld welk kerkgebouw het meest geschikt is voor de Protestantse Gemeente Maasdijk .

1

De kerkenraad heeft het aantal bezoekers aan de kerkdiensten naar beneden toe bijgesteld. Van maximaal 400 bezoekers voor een ‘gewone dienst’ naar 350 bezoekers, en van maximaal 550 bezoekers voor een bijzondere dienst naar 500 bezoekers. De Commissie Toekomst Kerkgebouwen zal van deze cijfers uitgaan bij het opstellen van haar advies.

Plan van Aanpak Toekomst kerkgebouwen P.G.M.

Pagina 1

3.1.Vergelijking op basis van het PvWE  Per eis(wens) en voor ieder gebouw afzonderlijk aangeven of:  de voorziening aanwezig is. (aanwezig / niet aanwezig)  Niet aanwezig; of de voorziening gerealiseerd kan worden. (ja / nee)  Ja; Inschatting maken van de kosten. (euro’s)  Nee; zijn er alternatieven (ja / nee)  Ja; beschrijf het alternatief en geef aan wat de voor- en nadelen zijn en de eventuele financiële consequenties.  Nee; kan de gemeente beslist zonder (ja / nee)  Ja; contra-indicatie  Nee; showstopper  Aanwezig; of de voorziening voldoet. (voldoet wel / voldoet niet)  Voldoet wel; oké.  Voldoet niet; is de voorziening ‘oké’ te maken. (ja /nee)  Ja; Inschatting maken van de kosten.  Nee: zijn er alternatieven (ja / nee)  Ja; beschrijf het alternatief en geef aan wat de voor- en nadelen zijn en de eventuele financiële consequenties.  Nee; kan de gemeente beslist zonder (ja / nee)  Ja; contra-indicatie  Nee; showstopper  Resultaat is een overzicht dat per gebouw aangeeft in welke mate aan het PvWE wordt voldaan en/of hoeveel er geïnvesteerd moet worden om er aan te voldoen. Het geeft tevens aan, of aan het PvWE niet kan worden voldaan en of hier alternatieven voor zijn en wat daarvan de (financiële) consequenties zijn.  Op basis hiervan kan een keuze gemaakt worden welk gebouw het meest voldoet aan het PVE(W).

3.2.Vergelijking onderhoud situatie:  Opstellen van een onderhoudsbegroting per gebouw voor de komende 15 jaar inclusief de extra onderdelen uit ‘vergelijking op basis van het PvWE’. Uitgangspunt is dat de gebouwen over deze periode in de zelfde functionele en technische staat worden gehouden zoals deze nu zijn. Dit geldt zowel voor de technische installaties, de buiten – en binnenkant van de gebouwen alsmede de ‘aard en nagelvaste voorzieningen’ in de gebouwen, (dus exclusief de ‘roerende goederen’).  Resultaat is een totaal bedrag per gebouw van wat de onderhoudskosten voor de komende 15 jaar zijn.  Op basis hiervan blijkt welk gebouw het goedkoopst is in onderhoud.

3.3.Vergelijking van de beheerkosten:  Beheerkosten zijn:  Hypotheek kosten (gemiddeld per jaar)  Belastingen  Energie kosten  Facilitaire kosten  Personele kosten (koster, e.d.)  Enz.  Het resultaat is een totaalbedrag per gebouw van wat de beheerkosten per jaar zijn.  Op basis hiervan blijkt welk gebouw het goedkoopst is in beheer.


Pagina 2

3.4.Vergelijking marktwaarden:  Marktwaarden uitgedrukt in:  Verkoopopbrengst gebouwen, vrij van huur en gebruik (in de huidige staat conform de huidige bestemming).  Verkoopopbrengst gebouwen, na wijzigen van de ‘bestemming’ (indien mogelijk).  Verkoopopbrengst bouwrijpe grond. (na sloop gebouwen).  Het resultaat is een overzicht per gebouw in drie varianten van wat de opbrengst zal zijn.  Op basis hiervan wordt inzichtelijk welk gebouw/variant het meeste oplevert.

3.5.Conclusie: Sommatie van de resultaten 3.1. t/m 3.4. met als resultaat welk gebouw het beste in de toekomst gebruikt kan worden en welke gebouw het beste afgestoten kan worden.

4. Communicatie 4.1.Doelgroepen en kenmerken Primaire doelgroepen: A. Gemeenteleden PGM: de Protestantse Gemeente Maasdijk telt 1738 leden (oktober 2013). De grootste groep belijdende leden zit in de leeftijdsklasse 66-70 jaar: ~ 100 leden. De grootste groep doopleden zit in de leeftijdsklasse 11-15 jaar: ~ 100 leden. Inzet van communicatiemiddelen zal dienen aan te sluiten bij de verscheidenheid aan leeftijdsgroepen binnen de gemeente. B. Kerkenraad: de kerkenraad wordt onderverdeeld in de kleine kerkenraad en de grote kerkenraad. De kleine kerkenraad vormt het dagelijks bestuur van de PKM. Hierin hebben zitting de preses, 2e preses, scriba, Predikanten, college van diaconie / kerkrentmeesters / jeugdouderlingen/pastorale raad: totaal 10 ambtsdragers. In de grote kerkenraad hebben zitting de predikanten, voorzitter, vicevoorzitters, scriba, ouderlingen, pastoraal scriba, jeugdouderlingen, diakenen en ouderling kerkrentmeesters: totaal 42 ambtsdragers. Secundaire doelgroepen: C. Inwoners Maasdijk: de gemeente Maasdijk heeft 5.805 inwoners D. Gemeenteraad Gemeente Westland E. PKN

4.2.Doelstellingen Doelstelling Gemeenteleden: Volledig, regelmatig en tijdig informeren van gemeenteleden over het proces en voortgang voorafgaand en tijdens de besluitvormingsfase van fase 2 van de opdrachtformulering Commissie Toekomst Kerkgebouwen en dit communicatieplan vastleggen in de tijdslijn van het plan van aanpak. Doelstelling Kerkenraad: De kerkenraad volledig en regelmatig informeren over het proces en voortgang van fase 2 van de opdrachtformulering Commissie Toekomst Kerkgebouwen en voorafgaand goedkeuring vragen op plannen en financiën, alvorens stappen te nemen in het proces.


Pagina 3

Doelstelling Secundaire doelgroepen: Na informatievoorziening aan de primaire doelgroepen proactief informeren van secundaire doelgroepen teneinde een uniforme communicatie over de besluitvorming en uitvoering van fase 2 te waarborgen.

4.3.Boodschappen De doelgroep bij elk onderdeel van het proces informeren over de activiteiten die plaatsvinden op een eenduidige en uniforme wijze.

4.4.Middelen/media Beschikbare middelen voor communicatie aan de gemeente: A. Weekblad Samen B. PG Maasdijk Nieuwsbrief C. Website Protestantse Kerk Maasdijk www.pgmaasdijk.nl D. Gemeente-avonden E. Mail via gemeentegroepen F. Whatsapp via gemeentegroepen G. 1-op-1 communicatie via de (jeugd)ouderlingen, wijkdames Beschikbare middelen voor communicatie aan de kerkenraad: A. Geplande kerkenraadsvergaderingen (zie jaaroverzicht) B. Ingelaste kerkenraadsvergaderingen C. Mail D. Telefoon Beschikbare middelen voor communicatie aan de Secundaire doelgroepen: Informatievoorziening naar de secundaire doelgroepen via o.a. regionale media als De Maasbever, Groot Westland, Hele Westland etc. verloopt via de voorzitter van de Kerkenraad.

4.5.Planning 4.5.1. Communicatieplan t.b.v. gemeente Onderzoektraject: regelmatige plaatsing in Samen over de start en voortgang van het onderzoek  1e plaatsing medio/eind oktober: start van de commissie  2e plaatsing: externe partijen nemen deel aan het onderzoek  3e plaatsing : opdrachtverstrekking aan derden , PvA goedkeuring  verdere plaatsingen: voortgang uitvoering PvA Gemeenteavond medio maart 2015: planning voor afronding onderzoekstraject en besluitvorming als agendapunt opvoeren en meenemen in de communicatie over de Gemeenteavond Besluitvormingstraject:  Plaatsing in Samen en Nieuwsbrief voor Gemeenteavond over eindrapport  Belangrijkste doelgroepen gemeente meenemen in de communicatie: Jeugd, Ouderen  Gemeenteavond presentatie eindrapport in juni/juli – CTK volledig aanwezig  Na gemeenteavond eindrapport plaatsen op website PKM


Pagina 4

4.5.2. Communicatieplan t.b.v. kleine & grote kerkenraad Onderzoektraject:  update in elke maandelijkse vergadering van de Kleine kerkenraad van november t/m maart  PvA aanbieden in vergadering kleine kerkenraad 25 november  update in 4-jaarlijkse vergaderingen van de grote kerkenraad startend februari 2015 ter voorbereiding van gemeenteavond Besluitvormingstraject:  aankondiging definitieve planning voor het inleveren van het eindrapport in vergadering van de kleine kerkenraad in april  presentatie en inleveren eindrapport in vergadering kleine kerkenraad juni – CTK voltallig aanwezig  presentatie eindrapport in vergadering grote kerkenraad juli – CTK voltallig aanwezig  vaststelling eindrapport na gemeenteavond in vergadering kleine kerkenraad – september 2015  informatievoorziening naar secondaire doelgroepen in juli 2015: voorzitter interview in locale media, waaronder Maasbever, gesprek met Gemeente Westland, PKN

4.6.Organisatie Communicatie naar de gemeenteleden wordt door CTK gepland en uitgevoerd conform het plan van aanpak. Communicatie naar de kerkenraad wordt door de (vice)voorzitter CTK uitgevoerd. Communicatie naar secundaire doelgroepen verloopt via de voorzitter van de Kerkenraad.

4.7.Financiën De kostenbegroting voor het uitvoering van het communicatieplan is als PM post opgenomen. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten voor het organiseren van een gemeenteavond, kosten van vervaardiging en productie van herinneringsmaterialen (fotoboek, video..), media interviews, onvoorziene kosten.

4.8.Monitoring Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kunnen we kijken of de communicatie activiteiten conform de doelstellingen worden toegepast en zo niet bijgesteld dienen te worden. Deze meetpunten zullen in het plan van aanpak worden meegenomen.


Pagina 5

5. Planning Actie Nr.

Omschrijving activiteit

10.

Opstellen Plan van Aanpak (P.v.A.) en Communicatieplan

10.1

Opstellen P.v.A. onderzoek

AV / KvdL

10.2

Opstellen communicatieplan gemeente en kleine kerkenraad

MD / AB

10.3

P.v.A. incl. communicatieplan voorleggen aan kleine kerkenraad (10.1 en 10.2)

AB

10.4

Akkoord kleine kerkenraad voor 10.1 en 10.2

KK

20. 20.1 20.2 20.3

Offerteaanvraag en opdrachtverstrekking onderhoudssituatie en potentiele verkoopopbrengst per gebouw Opdrachtomschrijving t.b.v. opstellen onderhoudssituatie per gebouw door externe partij Opdrachtomschrijving t.b.v. opstellen potentiele verkoopopbrengst per gebouw door externe partij Opdrachtomschrijving binnen commissie bespreken en goedkeuren

houder

KvdL KvdL Allen

20.4

Offerteaanvraag voor opstellen onderhoudssituatie per gebouw

JV / CvdK

20.5

Offerteaanvraag voor opstellen potentiele verkoopopbrengst per gebouw

JV / CvdK

20.6

Offerte voor opstellen onderhoudssituatie per gebouw

JV / CvdK

20.7

Offerte voor opstellen potentiele Verkoopopbrengst per gebouw

JV / CvdK

20.8

Goedkeuring vragen aan kleine kerkenraad voor in opdrachtgeven 20.6 en 20.7

AB

20.9

Akkoord kleine kerkenraad

KK

20.10 Opdracht verstrekking aan derden

CvdK

30.

Vergelijking beide gebouwen op basis van het PVE

30.1

Voorbereidend werk punt 30

30.2 30.3

Per eis(wens) en voor ieder gebouw afzonderlijk aangeven of voorziening aanwezig is Bij niet aanwezig; of de voorziening gerealiseerd kan worden en wat de kosten zijn

AV / KvdL AV / KvdL AV / KvdL

30.4

Onderzoek eventuele alternatieven en wat de kosten daarvan zijn

AV / KvdL

30.5

Resultaat: ovz per gebouw in welke mate aan PVE wordt voldaan + ovz investeringen

AV / KvdL

40.

Opstellen onderhoudssituatie per gebouw door externe partij


2014 2015 Sep. Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Mrt. Apr. Mei Jun. juli wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk wk 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Pagina 6

Actie Nr. 40.1 40.2

Omschrijving activiteit Opstellen van een onderhoudsbegroting per gebouw voor de komende 15 jaar Resultaat: totaal onderhoudskosten per gebouw voor de komende 15 jaar

houder CvdK CvdK

50.

Opstellen van de beheerskosten per gebouw

50.1

Voorbereidend werk punt 40

JV

50.2

Eventuele bestaande hypotheek kosten (gemiddeld per jaar)

JV

50.3

Belastingen

JV

50.4

Energie kosten

JV

50.5

Facilitaire kosten

JV

50.6

Personele kosten (koster, e.d.)

JV

50.7

Resultaat: totaal beheerskosten per gebouw

JV

60. 60.1

Opstellen potentiele Verkoopopbrengst per gebouw door externe partij Varianten hierbij verkoop gebouw + grond versus sloop gebouw en verkoop grond

CvdK

60.2

Resultaat: verkoopopbrengst per gebouw

70.

Sommatie resultaten van 20 t/m 50

70.1

Sommatie: welke gebouw kan het beste in de toekomst gebruikt worden en welk gebouw afgestoten worden

80.

Eindrapport

80.1

Opstellen eindrapport

80.2

Inleveren eindrapport bij kleine kerkenraad

90.

Communicatiemomenten t.b.v. gemeente

90.1

Onderzoektraject: (‘in ‘Samen’): Start van de commissie

AB / MD

90.2

Onderzoektraject: (‘in ‘Samen’): Externe partijen nemen deel aan het onderzoek

AB / MD

90.3

Onderzoektraject: (‘in ‘Samen’): Opdrachtverstrekking aan derden

AB / MD

90.4

Onderzoektraject: (‘in ‘Samen’): Voortgang uitvoering PvA

AB / MD

90.5

Gemeenteavond

AB / MD

90.6

Besluitvormingstraject: (in ‘Samen’ en in Nieuwsbrief) Gemeenteavond over eindrapport

AB / MD



CvdK

Allen

allen AB

Pagina 7

Actie Nr. 90.7

Omschrijving activiteit Besluitvormingstraject: Communicatietraject met o.a jeugd(whatsapp) en ouderen

houder AB / MD

90.8

Gemeenteavond. Presentatie eindrapport

AB / MD

90.9

Besluitvormingstraject: Eindrapport publiceren op website PKM

AB / MD

100.

Communicatiemomenten t.b.v. kleine kerkenraad

100.1 Onderzoektraject: Update Onderzoektraject: Onderzoektraject: PvA + Communicatieplan aanbieden in 100.2 vergadering kleine kerkenraad Onderzoektraject: Financiën plan met offertes externe partijen 100.3 aanbiedingen.


AB / MD AB / MD AB / MD

100.4 Onderzoektraject: Update voorbereiding gemeenteavond

AB / MD

100.5 Aankondiging definitieve planning inleveren eindrapport

AB / MD

100.6 Presentatie eindrapport in vergadering grote kerkenraad juli

AB / MD

100.7 Informatievoorziening naar secondaire doelgroepen

AB / MD

De commissieleden,

G. Oosterwijk (voorzitter commissie) A. Beekenkamp (vicevoorzitter kerkenraad C. v.d. Kruk (voorzitter kerkrentmeesters) M. Dieben (gemeentelid) A. Vellekoop (gemeentelid) J. Vreugdenhil (gemeentelid) K. v.d. Lugt (gemeentelid)


Pagina 8

Plan van Aanpak toekomst kerkgebouwen

Recommend Documents