Hoofdlijnen Plan van aanpak Integratie taken Sectorinstituut Openbare Bibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek
Versie 3.0 (definitief) 12 juni 2013
INHOUDSOPGAVE
Bladzijde INLEIDING
3
I.
WAAROM
4
I.1 I.2
Context, trends en achtergrond Stand van zaken wetgevingsproces
4 4
II.
WAT
5
II.1 II.2 II.3 II.4
Doelstelling Randvoorwaarden Rollen en verantwoordelijkheden Hoofdlijnen nieuwe organisatie
6 6 7 7
III.
HOE
9
III.1 III.2 III.3 III.4
Reikwijdte Fasering Governance van het project, aanpak Risico’s en beheersingsmaatregelen
9 10 11 12
BIJLAGEN 1 2 3
Stappenplan integratie HRM Visiedocument Uitgangspunten kennismaking
2
INLEIDING Op 1 januari 2015 zal naar verwachting de nieuwe bibliotheekwet in werking treden. Op grond van deze wet worden per genoemde datum de taken die door het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) worden uitgevoerd, geïntegreerd met de taken van de Koninklijke Bibliotheek (KB). Over de voorgenomen integratie hebben verschillende gesprekken tussen de betrokken organisaties en het ministerie van OCW plaatsgevonden, met name over het proces. In goed overleg zijn voorwaarden geformuleerd voor de integratie van de SIOB-taken in de KB. Deze zijn vastgelegd in de randvoorwaardenbrief van OCW d.d. 16 april 2013. In opdracht van het Ministerie van OCW is conform de randvoorwaarden het voorliggende plan van aanpak op hoofdlijnen opgesteld. Dit plan van aanpak wordt in een vervolgstadium uitgewerkt in een gedetailleerd projectplan. Het projectplan zal uiterlijk 1 oktober 2013 beschikbaar zijn. Het plan van aanpak brengt in beeld welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden om de voorgenomen integratie van taken van het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) en de Koninklijke Bibliotheek (KB) te realiseren. Het plan van aanpak op hoofdlijnen werkt drie kernonderdelen uit: I.
Waarom: Achtergrond en voorgeschiedenis
II.
Wat:
Doelstelling van de integratie, randvoorwaarden, contouren van de nieuwe organisatie
III.
Hoe:
Aanpak en fasering van het proces van samenvoeging.
3
I. WAAROM I.1 Context, trends en achtergrond De nieuwe bibliotheekwet die naar verwachting op 1 januari 2015 van kracht wordt, vormt het kader voor de voorgenomen integratie van de taken van het SIOB in de KB. De toelichting op de voorgenomen integratie in deze en de hiernavolgende paragraaf is rechtstreeks ontleend aan de Memorie van Toelichting bij de concept wetstekst en de reeds genoemde randvoorwaardenbrief van het ministerie van OCW d.d. 16 april 2013. De motivatie voor de voorgenomen integratie is dat concentratie van de SIOB-taken bij een nationale bibliotheekorganisatie perspectief biedt op meer samenhang, kwaliteit en efficiency in het stelsel van (openbare) bibliotheekvoorzieningen. De KB ontwikkelt zich hiermee tot de nationale bibliotheek van Nederland in brede zin, werkzaam voor en in de wetenschap en voor en in het openbare bibliotheekveld. De Staatssecretaris van OCW heeft in zijn brief aan de Tweede Kamer, Herstructurering openbaar bibliotheekwerk d.d. 7 december 2011, de hoofdlijnen van zijn voorstel tot wetgeving beschreven. Daarin constateert hij dat het huidig wettelijk kader voor het openbaar bibliotheekwerk (Wet specifiek cultuurbeleid) niet meer voldoet. Het digitale domein ontbreekt en de maatschappelijke functie van de openbare bibliotheek is onvoldoende gedefinieerd. Bovendien constateert de Staatssecretaris in deze brief dat er onvoldoende samenhang is in het bibliotheekstelsel onder de huidige wetgeving. Gezien de digitale ontwikkelingen moeten stappen gezet worden voor de langere termijn. Bestuurlijke afspraken tussen VNG, IPO en OCW zijn in dat proces ontoereikend. Een wettelijk kader is nodig, met name voor het digitale domein. De Raad voor Cultuur heeft eerder geadviseerd dat de verschillende spelers die zich met de digitale bibliotheek bezighouden, moeten worden samengebracht; bovendien vindt de Raad dat er meer centrale regie nodig is voor het opbouwen en beheren van de digitale bibliotheek. Het SIOB zou daarbij, naar zijn oordeel, een sterkere rol moeten hebben. Bij het verder uitwerken van de wettekst is gekozen voor een centrale rol van de Koninklijke Bibliotheek bij het realiseren van deze doelstellingen. Integratie van de huidige SIOB-taken binnen de KB zorgt voor een heldere en sterke positie in het bibliotheekveld en biedt kansen voor het digitale domein. De KB heeft als missie het samenbrengen van mensen en informatie. Dit doet zij door het duurzaam opslaan en beschikbaarstellen van publicaties. De KB biedt iedereen, overal toegang tot alles wat in en over Nederland is gepubliceerd. De KB vervult eveneens een innovatieve nationale en internationale rol, onder meer op het gebied van duurzame opslag van digitale informatie. Meerwaarde van de integratie (synergie) De integratie van SIOB-taken in de KB is in de eerste plaats een operatie die wettelijk is bepaald. De waarom-vraag zou daarmee zijn beantwoord, maar er is meer. Van meet af aan zijn zowel de KB als de OB-wereld ervan overtuigd dat samengaan een meerwaarde heeft voor de gebruiker: het beste van twee werelden wordt verenigd. Enerzijds de KB met een indrukwekkende wetenschappelijke collectie en een solide bolwerk van kennis en ervaring en anderzijds een netwerk van openbare bibliotheken dat zowel digitaal en fysiek meer dan 4 miljoen leden bereikt. Behalve de formele motivering is er derhalve ook een ideële: beide partijen zien goede kansen en mogelijkheden om tot synergetische samenwerking te komen. Hierbij ‐ ‐ ‐ ‐
valt te denken aan de volgende thema’s: Bundelen van onderzoeksterreinen Digitale innovatie bestrijkt een breed terrein Context gebaseerd op populaire en wetenschappelijke bronnen Verbreding van aandacht voor speciale doelgroepen
4
‐
Nationale bundeling mediawijsheid.
van
taken
op
het
gebied
van
leesbevordering
en
I.2. Stand van zaken wetgevingsproces Het wetgevingsproces start met de Kamerbrief Herstructurering openbaar bibliotheekwerk van 7 december 2011. Daarin worden de hoofdlijnen vastgelegd. Het huidige stelsel kent onvoldoende samenhang met veel spelers in een decentraal stelsel. De KB heeft als belangrijke speler geen formele relatie tot de openbare bibliotheken. De nieuwe wet wil zorgen voor een netwerk van bibliotheekorganisaties, waarin de KB een duidelijke, centrale positie heeft. De KB als nationale bibliotheek krijgt in de beoogde hoedanigheid van regisseur én partner in het landelijk bibliotheeknetwerk een aantal nieuwe taken. Deze taken omvatten niet alleen de huidige (stelsel)taken van het SIOB, maar tevens een aantal wezenlijk nieuwe taken voortvloeiend uit die nieuwe rol. De belangrijkste daarvan is het verder ontwikkelen en in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek. Naast taken op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening zal de KB eveneens taken gaan vervullen ten behoeve van het openbare bibliotheekveld (lokaal en regionaal) en ten slotte ook (meer) taken ten behoeve van het algemene publiek van de openbare bibliotheken. Dit Plan van Aanpak richt zich allereerst op integratie van de stelseltaken (SIOB) in de KB, maar maakt tevens inzichtelijk welke nieuwe inhoudelijke taken er uit de wet volgen, wie daarbij betrokken zijn en hoe de verantwoordelijkheden liggen. De routing van het wetgevingstraject is als volgt: ‐ Op 19 april 2013 is de wettekst beschikbaar gekomen voor internetconsultatie en formele advisering van de Raad voor Cultuur. ‐ Voor de zomer van 2013 wordt de wet voorgelegd aan de Ministerraad ‐ Daarna volgt de advisering van de Raad van State ‐ In het najaar zal de wet worden aangeboden aan de Tweede Kamer ‐ In 2014 volgt behandeling in de Eerste Kamer ‐ Op 1 januari 2015 treedt de wet in werking.
5
II. WAT II.1 Doelstelling Door de integratie van de SIOB-taken en expertise in de Koninklijke Bibliotheek ontstaat een nationale bibliotheekorganisatie die zich richt op de verbinding van dienstverlening aan een algemeen publiek en aan de wetenschap, waarbij de kwalitatief hoogwaardige kennis en kunde van beide organisaties elkaar versterken. Dit komt het gehele bibliotheekstelsel ten goede; het zorgt voor meer samenhang, eenduidigheid, continuïteit en innovatie in de openbare bibliotheeksector. De SIOB-taken zullen op een herkenbare en zichtbare wijze worden geborgd in de KB-organisatie. Met de incorporatie van de stelseltaken en de bijkomende taken volgens de wet zal de KB zorg dragen voor de openbare bibliotheeksector en eveneens een professionele invulling blijven geven aan de wetenschappelijke functie die zij al jarenlang vervult. Deze functies en taken zullen elkaar zoveel mogelijk aanvullen, versterken, stimuleren en inspireren. Hierdoor zullen er vernieuwende vormen van samenwerking en innovatieve diensten ontstaan. Dit alles wordt uiteraard uitgeoefend in het licht van een landelijke digitale bibliotheek die toegankelijk is voor alle Nederlanders. II.2 Randvoorwaarden Met ingang van 1 januari 2015 zullen de taken van het SIOB worden geïntegreerd met vergelijkbare taken van de KB in de KB-organisatie 1 . ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
‐ ‐
KB en SIOB formeren een stuurgroep onder voorzitterschap van een procesbegeleider. Het Ministerie van OCW is opdrachtgever op afstand en de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) is betrokken bij het proces. Essentieel is continuïteit van stelseltaken van het SIOB. Kennis en expertise van het SIOB op het terrein van OB dienen behouden te blijven. De functies die daarmee verbonden zijn worden bekend gemaakt in een formele reorganisatie SIOB [en een organisatiewijziging KB]: het principe ‘mens volgt werk’ is van toepassing. De SIOB-activiteiten moeten herkenbaar en zichtbaar gepositioneerd worden binnen de KB (voor het openbare bibliotheekveld). Uitvoering van een due diligence onderzoek vormt onderdeel van het integratieproces.
Op 15 juni 2013 moet een Plan van Aanpak aan de Minister worden voorgelegd. Belangrijke aandachtspunten voor het vervolgtraject zijn: -
1
Het mandaat voor (nieuwe) taken en verantwoordelijkheden van de KB als nationale bibliotheek wordt bij wet geregeld, maar de bijbehorende bevoegdheden en handhavingsinstrumenten dienen nader te worden geëxpliciteerd. Vormgeving van de wijze waarop afstemming plaatsvindt tussen de KB en de openbare bibliotheekbranche. Uitwerking van de wijze waarop de KB verantwoording aflegt aan het Ministerie. In de nieuwe constellatie krijgt de KB te maken met verschillende directoraten van OCW (OWB, DCE, MLB). Het verdient de voorkeur dat die verantwoording te zijner tijd via één loket verloopt.
Zie Randvoorwaardenbrief OCW d.d. 16 april 2013
6
II.3 Rollen en verantwoordelijkheden Op hoofdlijnen worden hier de rollen en verantwoordelijkheden van de bij het integratieproces betrokken partijen vermeld. Ministerie van OCW Procesbegeleider
KB
SIOB VOB
OCW is opdrachtgever en volgt het proces op afstand. De procesbegeleider treedt op als onafhankelijke procescoördinator. De procesbegeleider is gedurende het hele proces procedureel voorzitter van de stuurgroep, bestaande uit de directeur van de KB en de directeur van het SIOB, en rapporteert periodiek aan OCW. De procesbegeleider is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het plan van aanpak en het projectplan. De KB krijgt naast haar huidige taken additionele stelsel- en openbare bibliotheektaken op grond van de nieuwe bibliotheekwetgeving. De KB is de ontvangende partij in het integratieproces en via de directeur vertegenwoordigd in de stuurgroep. Het SIOB is de te integreren partij en via de directeur vertegenwoordigd in de stuurgroep. De VOB wordt als brancheorganisatie geïnformeerd over het verloop van het integratieproces. De VOB wordt geconsulteerd over het aspect van zichtbare en herkenbare positionering van SIOB-taken binnen de KB en over het beleggen van taken volgens de nieuwe wet bij de KB (collectieplan, inkoop, tarifering en lidmaatschap). Bij de uitwerking van deze taken wordt de VOB tevens inhoudelijk betrokken.
Momenteel worden de taken, rollen en verantwoordelijkheden van KB en SIOB (en betrokkenheid van de VOB) op de diverse onderdelen in het proces nader gedefinieerd, mede in samenhang met de verdere bemensing van de projectorganisatie (zie ook hoofdstuk III.3 Governance). II.4 Hoofdlijnen nieuwe organisatie Het proces van integratie betekent voor de KB een organisatiewijziging en voor het SIOB een formele reorganisatie. Daarnaast vloeien er uit de wetgeving taken voort die nieuw zijn voor beide organisaties en die eveneens organisatorische consequenties kunnen hebben. In het traject Integratie SIOB/KB zullen de technische en juridische aspecten in kaart worden gebracht door beide partijen (los van het due diligence onderzoek). Daarnaast is het dienstig de belangrijkste principes te noteren die richting geven aan het proces. Het gaat in dit Plan van Aanpak nog om de hoofdlijnen - de nadere uitwerking volgt in het Projectplan en het vervolgtraject -, maar het speelveld moet helder zijn. SIOB en KB zijn beide verantwoordelijk voor het opstellen van het Plan van Aanpak. Er wordt gestreefd naar commitment. In de voorwaardenbrief ligt het accent bij integratie op de volgende onderdelen: continuïteit van stelseltaken SIOB bewaken, behoud van kennis en expertise van het SIOB garanderen (de daarmee verbonden functies worden in een nieuwe constellatie bekend gemaakt. Personeel SIOB verbonden aan deze functies volgt principe “mens volgt werk”),
7
herkenbaarheid en zichtbaarheid van SIOB-activiteiten blijvend borgen binnen de KB.
Bij het beschrijven van het vervolgtraject zullen de volgende principes als uitgangspunt dienen. Principe 1: de KB heeft formeel het voortouw bij de organisatiewijziging (KB) / formele reorganisatie (SIOB). Het SIOB spreekt mee bij het in kaart brengen van opties, met name waar het gaat om de integratie van specifieke SIOB-activiteiten (zie ook 2). De KB neemt uiteindelijk de benodigde eindbeslissingen in afstemming met het SIOB. De OR binnen de KB kent een eigen traject; het SIOB regelt medezeggenschap via zijn personeelsvertegenwoordiging. Principe 2: er wordt rekening gehouden met de gestelde randvoorwaarden in de OCWbrief (continuïteit, zichtbaarheid, borgen van kennis en expertise). Principe 3: de KB geeft het huidige personeel van het SIOB zoveel mogelijk een plaats in de nieuwe organisatie. Principe 4: er komt een goed doortimmerd sociaal plan (door SIOB). Wellicht zullen namelijk niet alle huidige personeelsleden, ondanks alle inspanningen, in het nieuwe functiegebouw passen. Principe 5: in het Algemeen Bestuurscollege moeten kennis van en affiniteit met de openbare bibliotheeksector voldoende vertegenwoordigd zijn met het oog op een goede borging van de belangen van de sector 2 . Principe 6: het proces van integratie is een groeiproces. Het zal tijd kosten de diverse aandachtsgebieden op elkaar af te stemmen en een plaats te geven in een nieuwe organisatie. Bovendien is het bibliotheekveld voortdurend in beweging. Gestart wordt met een structuur op basis van de huidige inzichten. Maximaal twee jaar na de start van de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 wordt in ieder geval geëvalueerd of de componenten integratie enerzijds en herkenbaarheid / zichtbaarheid van de SIOB-taken anderzijds binnen de KB voldoende tot hun recht komen. Ook andere elementen en onderwerpen kunnen daarbij aan de orde komen. Waar nodig wordt bijgesteld.
2
Dit punt vereist nog overleg met OCW en het huidige ABC.
8
III. HOE III.1 Reikwijdte
Traject van formele / procedurele integratie: de stappen die gezet moeten worden om de procedurele integratie te realiseren. Noodzakelijke onderdelen daarin zijn: o Geïntegreerd en gedetailleerd stappenplan voor de integratie o Missie, visie en beleid (conform visietraject) o Due diligence onderzoek o Organisatie- en personeelsplan (stelseltaken, opdracht-taken, nieuwe taken volgens de wet), o Organisatiewijziging KB / formele reorganisatie SIOB (Sociaal plan) o Advisering medezeggenschap (KB: OR en SIOB: personeelsvertegenwoordiging) o Vergelijking CAO KB / SIOB o Overleg vakbonden o Financieel plan: vaststellen frictiekosten integratie (niet voor 1 oktober 2013); begroting 2015/2016 o Huisvesting en facilitaire dienstverlening
Traject van inhoudelijke samenwerking. Hieronder vallen a) te integreren taken SIOB, b) taken die voortvloeien uit de nieuwe wetgeving en c) overige concrete samenwerkingsprojecten (nog nader te benoemen). KB en SIOB hebben een eerste inventarisatie gemaakt van onderwerpen die snel resultaat kunnen opleveren (zgn. ‘quick wins’) en die de wederzijdse kennismaking kunnen bespoedigen. Tot slot zijn er de eerder genoemde bredere thema’s die een bijdrage kunnen leveren aan de beoogde synergie tussen beide organisaties (zie p. 4). a te integreren taken SIOB en huidige taken KB o Stelseltaken SIOB (afstemming en coördinatie; educatie, informatie en reflectie; vertegenwoordiging en promotie 3 ) en KB (nationale en wetenschappelijke bibliotheek); opstellen strategische agenda o Kernfuncties SIOB: Lezen, leren & informeren; Beleid, kennis & (digitale) Innovatie o Instandhouden bibliotheekvoorziening voor personen met een leesbeperking o Digitale bibliotheek/beheerplan b. o o o o o
Taken volgens de wet in wording Collectieplan Inkoop Lidmaatschap Tarifering Gegevens verzamelen/data-warehouse
c. o o o o
Overige te benoemen samenwerkingsprojecten 4 Merkpositionering Auteursrecht, e-lending, open access Diensten en marketing, vergelijken dienstenportfolio’s Maatschappelijk ondernemerschap
3
Wetvoorstel, art. 8. Zie ook bijlage 3 (Uitgangspunten kennismaking en quick wins). De daarin vermelde onderwerpen zullen in het vervolgtraject op (snelle) uitvoerbaarheid worden getoetst en geconcretiseerd.
4
9
III.2 Fasering Hieronder wordt een globale fasering aangegeven van de belangrijkste organisatorische en personele aspecten. Wat
Wanneer
Inrichten projectorganisatie, gedetailleerd projectplan Due diligence onderzoek Opstellen begroting frictiekosten Voorbereidingsfase organisatiewijziging (KB) / reorganisatie (SIOB) Opstellen / voorbereiden Sociaal Plan SIOB en vormgeven medezeggenschap SIOB Plannen overleg VOB over nieuwe taken CAO-vergelijking KB-SIOB Opstellen Organisatie- en Formatieplan (OFP) Vaststelling OFP Uitvoering OFP Bemensingsfase (ten minste 17 weken) Opstellen gezamenlijke begroting 2015 Opstellen gezamenlijk beleidsplan (volgend op visietraject) Integratie Bedrijfsvoering (ondersteunende systemen en huisvesting) Openingsbalans Verwachte ingangsdatum wetgeving Start nieuwe organisatie
Voor 01.10.2013 Voor 01.09.2013 Voor 15.10.2013 01.07.2013 – 31.12.2013 Zomerperiode 2013 01.09.2013 – 31.12.2013 Zomerperiode 2013 Voor 01.04.2014 Voor 01.07.2014 01.07.2014 – 20.12.2014 01.07.2014 – 20-12-2014 01.06.2014 – 01.10.2014 Gaat in per 01.01.2015 01.06.2014 – 20.12.2014 01.01.2015 01.01.2015 01.01.2015
Voor een gedetailleerd stappenplan voor de organisatiewijziging (KB) / reorganisatie (SIOB) zie bijlage 1. In de verschillende werkgroepen (Financiën, Organisatie & Personeel, Visietraject, Inhoud en Kennismaking & Communicatie) zullen op basis van dit Plan van Aanpak uitvoeringsplannen worden opgesteld met de bijbehorende fasering, planning en mijlpalen. Deze worden geïntegreerd in het projectplan.
10
III.3 Governance in het project, aanpak a. Projectorganisatie Minister en Staatssecretaris OCW (formele opdrachtgever) Stuurgroep: directeur KB, directeur SIOB en procescoördinator (vz.) (opdrachtnemer) Regiegroep Procescoödinator, secretaris, vertegenwoordiger SIOB en vertegenwoordiger KB Werkgroepen KB – SIOB 1. WG Financiën, Organisatie en Personeel 2. WG Visieontwikkeling 3. WG Inhoud, met aandacht voor stelseltaken SIOB: Lezen, leren & informeren, Aangepast lezen en digitale innovatie (in vervolg op het visietraject) 4. WG Communicatie en Kennismaking In de werkgroepen zal sprake zijn van gelijkwaardige vertegenwoordiging vanuit de betrokken organisaties. De stuurgroep beslist over de bemensing van de werkgroepen. Vanuit de stuurgroep ontvangen de werkgroepen voorts een formele opdracht die door de deelnemers van de betreffende werkgroep gezamenlijk wordt uitgewerkt en uitgevoerd.
Betrokkenheid VOB De betrokkenheid van de VOB wordt geborgd door de VOB uit te nodigen bij bespreking van relevante onderwerpen (zie II.3) in de stuurgroep. In de werkgroepen zal per onderdeel worden vastgesteld waar en op welke wijze de VOB wordt ingeschakeld. Terugkoppeling daarvan verloopt via de regiegroep en de stuurgroep. Integratie KB – BNL Het integratietraject KB – BNL (uitvoering digitale bibliotheek), dat binnen afzienbare tijd zal starten, zal in beginsel losstaan van het traject KB – SIOB. Waar nodig en gelet op de formele verantwoordelijkheid van het SIOB voor BNL zal de procesbegeleider (die beide integratietrajecten begeleidt) zorg dragen voor de noodzakelijke afstemming. Indien wenselijk kan op termijn worden besloten activiteiten op werkgroepniveau te combineren. In elk geval zullen relevante onderdelen en tijdpaden in beide processen zoveel mogelijk parallel moeten lopen. b. Rollen en verantwoordelijkheden 1. De rollen en verantwoordelijkheden van de bij het integratieproces betrokken partijen zijn op hoofdlijnen vermeld in paragraaf II.3. 2. De procesbegeleider zorgt in de periode tussen oplevering van het plan van aanpak en projectplan in goed overleg met beide directeuren voor de verdere invulling van de projectorganisatie en bewaakt de voortgang. 3. De projectorganisatie zal aansluitend op het opleveren van het plan van aanpak verder worden ingevuld.
11
4. De rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende werkgroepen en verhoudingen ten opzichte van elkaar zullen nader worden uitgewerkt. De werkgroepen starten hun werkzaamheden z.s.m. na 15 juni (indiening PvA bij OCW). c. Visieontwikkeling In de komende maanden zal een kort en krachtig visiedocument over de openbare bibliotheek in relatie tot de KB – met haar nieuwe taken volgens de Bibliotheekwet – worden opgesteld. Deze visie gaat in op een drietal onderwerpen: ‐ de maatschappelijke functie van de openbare bibliotheek (concretisering van de maatschappelijke waarden); ‐ de landelijke digitale bibliotheek en welke domeinen deze voorziening bestrijkt; ‐ de rollen en verantwoordelijkheden tussen partijen in het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen (conform de nieuwe wet). De visie bouwt voort op bestaande visiestukken, en geeft ook nieuwe ontwikkelingen en samenwerkingen aan die voortvloeien uit de nieuwe Bibliotheekwet. Zie bijlage 2 voor het te volgen proces ‘Visieontwikkeling openbare bibliotheek’. d. Interne communicatie en kennismaking De interne en externe communicatie over het integratieproces neemt een belangrijke plaats in het project in. Ten behoeve van het integratieproces worden 3 trajecten c.q. plannen onderscheiden: ‐ een intern communicatieplan, gericht op de integratie van de SIOB-taken in de KB-organisatie; ‐ een extern communicatieplan, gericht op de omgeving van KB en SIOB; ‐ een kennismakingstraject tussen KB/SIOB en het openbare bibliotheekveld en vice versa. Bijgevoegd is het startdocument met de belangrijkste uitgangspunten voor het kennismakingstraject (bijlage 3, Uitgangspunten kennismakingstraject openbare bibliotheeksector). De interne communicatie richt zich op kennismaking en –deling over en weer op basis van gezamenlijk vast te stellen onderwerpen. Er wordt een pragmatische en schaalbare interne communicatiestrategie gehanteerd. De communicatie wordt per fase geconcretiseerd en ingevuld. Ook is het belangrijk dat stakeholders (openbare bibliotheekveld, onderwijs, ministeries/overheid, cultuur, uitgeverijen, wetenschappelijke instellingen etc.) in het externe netwerk van beide instellingen geïnformeerd worden, zodat ook zij op de hoogte zijn van plannen en de betekenis daarvan voor hun ‘belangen’. In het visietraject (zie onder punt c.) zullen zij ook worden geconsulteerd, waarmee zij geïnformeerd en betrokken worden over de koers van de nieuwe organisatie. e. Medezeggenschap De Ondernemingsraad (OR) van de KB is formeel betrokken bij het integratieproces en heeft een adviserende rol bij de aanstaande organisatiewijziging. De formele betrokkenheid verloopt via vastgestelde procedures en termijnen. Het SIOB heeft geen Ondernemingsraad. Het organiseren van personeelsvertegenwoordiging wordt in gang gezet. III.4 Risico’s en beheersingsmaatregelen 1. Het wetgevingstraject duurt langer. Desondanks hechten SIOB en KB eraan om 1 januari 2015 aan te houden als ingangsdatum voor de nieuwe organisatie. De consequenties daarvan zullen tijdig worden geïnventariseerd en onderzocht.
12
2. Complicerende factoren zoals integratie BNL. Omwille van de transparantie is ervoor gekozen de integratieprocessen KB-SIOB en KB-BNL te scheiden. Wel staan beide trajecten onder leiding van dezelfde procesbegeleider. In het projectplan zal een nader uitgewerkte risicoanalyse worden opgenomen. .-.-.-.-.-.-.-.-.-.
13
