Hoofdlijnen Plan van aanpak Integratie Stichting Bibliotheek.nl in de Koninklijke Bibliotheek
Versie 3.0 (definitief) 9 oktober 2013
INHOUDSOPGAVE
Bladzijde INLEIDING
3
I.
WAAROM
4
I.1 I.2 I.3
Context, trends en achtergrond Stand van zaken wetgevingsproces Kenschets Stichting Bibliotheek.NL
4 5 5
II.
WAT
7
II.1 II.2 II.3 II.4
Doelstelling Randvoorwaarden & principes Rollen en verantwoordelijkheden Inventarisatie huidige activiteiten en voorlopige analyse
7 7 10 11
III.
HOE
12
III.1 III.2 III.3 III.4
Reikwijdte Fasering Governance van het project, aanpak Risico’s en beheersingsmaatregelen
12 13 14 16
BIJLAGEN 1 2.
Stappenplan integratie HRM (concept; apart bijgevoegd) Aanpak integratie activiteiten BNL in de KB
17
2
INLEIDING Op 1 januari 2015 zal naar verwachting de Wet stelsel openbare Bibliotheekvoorzieningen (Wsob) in werking treden. Op grond van deze wet worden per genoemde datum de taken die door Stichting Bibliotheek.nl (BNL) worden uitgevoerd, geïntegreerd met vergelijkbare taken van de Koninklijke Bibliotheek (KB) in de KBorganisatie. Integratie van BNL-taken in de KB sluit aan op het reeds gestarte integratieproces van de taken van het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) in de KB, dat eveneens per 1 januari 2015 zijn beslag moet krijgen. Over de voorgenomen integratie hebben gesprekken plaatsgevonden tussen de betrokken organisaties en OCW. In goed overleg zijn de voorwaarden opgesteld waaronder het integratieproces moet plaatsvinden. De afspraken zijn vastgelegd in de randvoorwaardenbrief van OCW d.d. 30 juli 2013. In opdracht van het Ministerie van OCW is conform de randvoorwaarden het voorliggende plan van aanpak op hoofdlijnen opgesteld, waarin wordt aangegeven welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden om de voorgenomen integratie van taken van het BNL en de KB te realiseren. Het plan van aanpak op hoofdlijnen werkt drie kernonderdelen uit: I.
Waarom: Achtergrond en voorgeschiedenis en kenschets BNL
II.
Wat: Doelstelling van de integratie, randvoorwaarden en principes
III
Hoe: Aanpak en fasering van het proces van samenvoeging.
Vervolgstappen In vervolg op dit globale plan van aanpak zullen meer gedetailleerde uitvoeringsplannen worden opgesteld met bijbehorende fasering, planning en mijlpalen. Deze worden geïntegreerd in een voortgangsrapportage per 15 december 2013. De eerstvolgende relevante stappen zijn het vaststellen van het dienstenportfolio in samenhang met de uitkomsten van het due diligence onderzoek en het opstellen van een begroting voor de frictiekosten. Met inachtneming van de benodigde zorgvuldigheid zal hier in de maand november meer concreets over te melden zijn.
3
I.
WAAROM
I.1
Context, trends en achtergrond
De Wet stelsel openbare bibliotheken (Wsob) vormt het kader voor de voorgenomen integratie van de taken van BNL in de KB. De toelichting op de voorgenomen integratie in deze en de hiernavolgende paragraaf is rechtstreeks ontleend aan de Memorie van Toelichting bij de concept wettekst 1 en de eerdergenoemde randvoorwaardenbrief van het ministerie van OCW d.d. 30 juli 2013. Concentratie van de BNL taken bij de KB draagt bij aan de door de wet beoogde samenhang, kwaliteit, efficiency en synergie in het stelsel van openbare bibliotheekvoorzieningen. De KB ontwikkelt zich hiermee tot de nationale bibliotheek van Nederland in brede zin, werkzaam voor en in de wetenschap en voor en in het openbare bibliotheekveld. De Staatssecretaris van OCW heeft in zijn brief aan de Tweede Kamer, Herstructurering openbaar bibliotheekwerk d.d. 7 december 2011, de hoofdlijnen van zijn voorstel tot wetgeving beschreven. Daarin constateert hij dat het huidige wettelijke kader voor het openbaar bibliotheekwerk (Wet specifiek cultuurbeleid) niet meer voldoet. Het digitale domein ontbreekt en de maatschappelijke functie van de openbare bibliotheek is onvoldoende gedefinieerd. Bovendien constateert de Staatssecretaris in deze brief dat er onvoldoende samenhang is in het bibliotheekstelsel onder de huidige wetgeving. Gezien de digitale ontwikkelingen moeten stappen gezet worden voor de langere termijn. Bestuurlijke afspraken tussen VNG, IPO en OCW zijn in dat proces ontoereikend. Een wettelijk kader is nodig, met name voor het digitale domein. De Raad voor Cultuur heeft eerder geadviseerd dat de verschillende spelers die zich met de digitale bibliotheek bezighouden, moeten worden samengebracht. Bovendien vindt de Raad dat er meer centrale regie nodig is voor het opbouwen en beheren van de digitale bibliotheek. Bij het verder uitwerken van de wettekst is gekozen voor een centrale rol van de Koninklijke Bibliotheek bij het realiseren van deze doelstellingen. Integratie van de BNL taken binnen de KB zorgt voor een heldere en sterke positie in het bibliotheekveld en biedt kansen voor het digitale domein. De KB heeft als missie het samenbrengen van mensen en informatie. Dit doet zij door het duurzaam opslaan en beschikbaarstellen van publicaties. De KB biedt iedereen, overal toegang tot alles wat in en over Nederland is gepubliceerd. De KB vervult eveneens een innovatieve nationale en internationale rol, onder meer op het gebied van digitale duurzaamheid. Onder het motto van haar lange termijn strategie ‘De toekomst van de KB is digitaal’’ koerst de KB versneld op de ontwikkeling van de digitale bibliotheek. Via het in 2010 ingerichte Programma Digitale Bibliotheek worden tal van infrastructurele, digitaliserings- en beschikbaarstellingsprojecten aangestuurd 2 . Integratie van BNL-taken in de KB sluit aan op het integreren van de taken van het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) in de KB. Aangezien via BNL momenteel ook de landelijke digitale component van de Centrale Discotheek Rotterdam (CDR) wordt ondersteund, is het de bedoeling ook deze component te betrekken bij de integratie van BNL in de KB-organisatie. SIOB en BNL zullen hiervoor in goed overleg met CDR een plan van aanpak opstellen op basis van een scenarioverkenning 3 .
1
Voor deze aanpak is gebruik gemaakt van concept-versie W8319.K-1. Zie o.m. het KB Beleidsplan 2010-2013 ‘Het weten waard’, de lange termijn strategie ‘De toekomst van de KB is digitaal’ (2011) en het KB Jaarverslag 2012. 3 Zie Randvoorwaardenbrief OCW, p. 2. 2
4
Meerwaarde van de integratie (synergie) De integratie van BNL-taken in de KB is in de eerste plaats een operatie die wettelijk is bepaald, maar daarenboven zijn zowel de KB als het OB-veld ervan overtuigd dat samengaan een duidelijke meerwaarde heeft voor de gebruiker, waarbij het beste van twee werelden wordt verenigd. Enerzijds de KB met een indrukwekkende wetenschappelijke collectie en een solide bolwerk van kennis en ervaring en anderzijds een netwerk van openbare bibliotheken dat zowel digitaal en fysiek meer dan 4 miljoen leden bereikt. Behalve de formele motivering is er derhalve ook een ideële: beide partijen zien goede mogelijkheden om tot synergetische samenwerking te komen.
efficiencywinst op lange termijn bij de innovatie en ontwikkeling van nieuwe diensten nadere focus in taken en activiteiten vanuit een heldere, breed gedragen visie trendsettend bij internationale ontwikkelingen, showcase voor Library Capital of the World samenbrengen van erfgoed-, wetenschappelijke en bibliotheekcollecties voor een breed publiek en het onderwijs.
1.2. Stand van zaken wetgevingsproces Het wetgevingsproces start met de Kamerbrief Herstructurering openbaar bibliotheekwerk van 7 december 2011. Daarin worden de hoofdlijnen vastgelegd. Het huidige stelsel kent onvoldoende samenhang met veel spelers in een decentraal stelsel. De KB heeft als belangrijke speler geen formele relatie tot de openbare bibliotheken. De nieuwe wet wil zorgen voor een netwerk van bibliotheekorganisaties, waarin de KB een duidelijke, centrale positie heeft. De KB als nationale bibliotheek krijgt in de beoogde hoedanigheid van regisseur én partner in het landelijk bibliotheeknetwerk een aantal nieuwe taken. Een belangrijke taak is het verder ontwikkelen en in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek. De status van het wetgevingstraject is als volgt: april-mei 2013: internetconsultatie heeft plaatsgevonden en de Minister heeft een formele adviesvraag uitgezet bij de Raad voor Cultuur; 6 juni 2013: publicatie advies Raad voor cultuur heeft plaatsgevonden; 6 september 2013: de Ministerraad heeft ingestemd met het wetsvoorstel Advisering door de Raad van State; Najaar 2013: aanbieding wetsvoorstel aan de Tweede Kamer; 2014: behandeling wetsvoorstel in de Tweede en Eerste Kamer 1 januari 2015: WSOB treedt in werking. 1.3. Kenschets stichting Bibliotheek.NL BNL is eind 2009 opgericht met het doel om (artikel 1.3 statuten BNL) ‘in opdracht van en ten behoeve van de gezamenlijke openbare bibliotheken in Nederland zonder winstoogmerk een landelijke digitale bibliotheek op internet in stand te houden’ 4 . Dat dient BNL te realiseren door (artikel 3.2 statuten BNL) 5 : a. het ontwikkelen, exploiteren en in stand houden van een landelijke portal voor de gezamenlijke presentatie van de openbare bibliotheken op internet; b. het ontwikkelen en in stand houden van de gemeenschappelijke informatie infrastructuur voor de digitale bibliotheek; 4
Statuten BNL
5
Aandachtspunt: de status van de statuten in relatie tot het overdragen van taken aan de KB. In de statuten staat bv. veel over de rol van de VOB bij ontbinding van BNL en over eigenaarschap. Hoe hiermee om te gaan?
5
c. het ontwikkelen, verwerven en in stand houden van de digitale producten en diensten en de inhoud (content) ervan. Het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) is namens de minister van OCW gemandateerd tot het verstrekken van projectsubsidies aan BNL. Tevens speelt de Vereniging Openbare Bibliotheken (VOB) een belangrijke rol. Enerzijds als opdrachtgever voor een aantal BNL-diensten, anderzijds als vertegenwoordiger van de collectieve belangen van bibliotheken die BNL ook bedient. Bij BNL ligt er dus druk om naast operationeel voortgang te boeken en diensten op te leveren en te beheren ook een kader te scheppen waarin de belangen van haar stakeholders herkenbaar en op een goede wijze geborgd zijn en blijven binnen de nieuwe KB-organisatie. Dit vergt goed overleg tussen de KB, BNL, en VOB. Ook hecht de VOB aan een bestendige interactie tussen de landelijke digitale bibliotheek en de openbare bibliotheekbranche. De activiteiten van BNL zijn, zoals in het door SIOB vastgelegde beleidskader steeds genoemd, gericht op het bijdragen aan de drie lange termijn doelen die bibliotheken in 2008 hebben geformuleerd in de Agenda voor de Toekomst: 1. het vergroten van het bereik onder het publiek: meer gebruikers en een intensiever gebruik van (fysieke en digitale) diensten van de bibliotheek; 2. het verbeteren van het aanbod en de dienstverlening: dit komt tot uiting in gebruik van het aanbod en de tevredenheid van gebruikers; 3. het bieden van toegang tot content en context via de digitale bibliotheek. De nieuwe bibliotheekwet is geen aanleiding tot herziening van de lange termijn koers van digitale innovatie van de sector, maar juist een bestendiging en nadere vastlegging daarvan. De nieuwe bibliotheekwet betekent geen wijziging van het ‘wat’ (het streven naar een digitale bibliotheek’) maar van het ‘hoe’ (de KB wordt verantwoordelijk). De digitale bibliotheek die BNL ontwikkelt is: Online: een online ontmoetingsplaats voor alle Nederlanders waar gebruikers Centraal: via een gebruiksvriendelijke portal met aantrekkelijke diensten Compleet: informatie kunnen zoeken in, over en rond (context) de volledige Collectie Nederland Direct beschikbaar: en rijke digitale content direct kunnen gebruiken (vrij, binnen lidmaatschap of al dan niet tegen additionele betaling), De digitale bibliotheek bestaat uit een infrastructuur (software, hardware, koppelingen) en de content (metadata, databestanden en -bronnen, digitale en gedigitaliseerde publicaties) die via deze infrastructuur wordt ontsloten. De infrastructuur bestaat uit een back-end (de infrastructuur componenten) en front-end (de diensten en de portal) die de gebruiker toegang bieden. De aangeboden content kan nog nader ingedeeld worden naar afzender en bestaat zogezegd uit creatie (redactionele content), inkoop (gebruikslicenties van ingekochte e-books, e-muziek en andere digitale content) en een archief voor gedigitaliseerde publicaties (zoals bijvoorbeeld het krantenarchief en BKT-platform van de KB). infrastructuur
content
Gebruikers
Content Crea e Front‐end infrastructuur
Front‐end infrastructuur
Back‐end infrastructuur
Portal
Diensten
Componenten
Content Inkoop Content Archief
6
II.
WAT
II.1 Doelstelling In de Wsob wordt vastgelegd dat de KB per 1 januari 2015 verantwoordelijk is voor het realiseren van een digitale bibliotheek voor alle Nederlanders. De integratie van activiteiten van BNL in de KB ondersteunt dit doel. Het bundelen van de ontwikkelde infrastructuur en diensten, de expertise en de beschikbare middelen van KB en BNL moeten zorgen voor: 1. consistente en voortvarende doorontwikkeling van de digitale bibliotheek en versnelling van innovatie bij bibliotheken; 2. een rijkere, kwalitatief hoogwaardiger digitale bibliotheek, toegankelijk voor alle Nederlanders; 3. slagvaardig, kostenefficiënt (door)ontwikkelen en beheren van de landelijke digitale bibliotheek; 4. verbreding OB-sector en KB, mogelijk op termijn ook UB’s, erfgoedsector, mogelijk tevens in internationale context. Hierdoor wordt een bibliotheekinstantie gecreëerd voor heel Nederland, waarbij het opdrachtgeverschap van het Rijk wordt belegd bij een organisatie die zowel beleid en regie als uitvoering ter hand neemt. En die zowel content als diensten beheert en deze via één ingang aan een breed publiek aanbiedt. II.2
Randvoorwaarden en principes
Met ingang van 1 januari 2015 zullen de taken van BNL worden geïntegreerd 6 met vergelijkbare taken in de KB-organisatie. Daartoe is een aantal randvoorwaarden opgesteld en principes afgesproken 7 . Deze vormen gezamenlijk het kader waarbinnen de integratie door de KB en BNL zal worden vormgegeven. Randvoorwaarden OCW 8 1. De integratie moet een zorgvuldig proces zijn. Het Ministerie van OCW is opdrachtgever op afstand, d.w.z. zonder directe betrokkenheid bij het operationele proces. OCW toetst het plan van aanpak aan de geformuleerde randvoorwaarden. 2. KB en BNL formeren een stuurgroep, voorgezeten door een onafhankelijk procesbegeleider. Het SIOB wordt tijdig betrokken bij besluitvorming die samenhangt met zijn opdrachttaak. 3. De Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) wordt via de stuurgroep nauw en op zorgvuldige wijze betrokken bij het proces. De CDR wordt – via het SIOB en BNL – eveneens nauw en op zorgvuldige wijze betrokken bij het proces. 4. De integratie moet versterking van de synergie bewerkstellingen tussen de opgebouwde infrastructuur en digitale diensten van BNL en die van de KB met het oog op 6
Formeel worden de taken herbelegd: van het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) die de uitvoering van de bouw en beheer van de digitale bibliotheek en bijbehorende infrastructuur bij BNL heeft belegd, naar de KB. De KB verwerft tevens het bijbehorende budget van het ministerie van OCW als eind-opdrachtgever. 7 De hier opgenomen randvoorwaarden zijn een nadere concretisering van en aanvulling op de door OCW in haar brief van 30 juli 2013 geformuleerde randvoorwaarden. 8 Randvoorwaardenbrief OCW d.d. 30 juli 2013, p. 3.
7
het ontwikkelen van een kwalitatief hoogwaardige digitale bibliotheek, met een rijk en toegankelijk ontsloten aanbod voor zoveel mogelijk gebruikers. 5. Continuïteit van de BNL-taken is essentieel. In verband hiermee zijn de financiën van BNL voor de periode 2013-2014 geborgd in de subsidiebeschikking van de opdrachttaak digitale innovatie 2013-2014, die aan het SIOB als regievoerder van de digitale innovatie is toegezonden. Financiering nadien zal plaatsvinden op basis van de Wsob. 6. Specifieke kennis en expertise van BNL (incl. CDR 9 ), die direct verbonden en benodigd zijn voor het realiseren van een duurzame digitale infrastructuur voor het algemene publiek en de bibliotheeksector en de daarbij behorende diensten dienen behouden te blijven. 7. Bij de voorbereiding van de formele reorganisatie van BNL wordt bepaald welke functies direct verbonden zijn met het op efficiënte en samenhangende wijze realiseren van een duurzame digitale infrastructuur en digitale diensten voor het algemeen publiek en de bibliotheeksector. 8. Bij de voorbereiding van de formele reorganisatie wordt bekendgemaakt welke functies hieraan verbonden zijn. Voor medewerkers in dienst van BNL in een dergelijke functie geldt het principe van ‘mens volgt werk’. 9. De thans beschikbare budgetten voor de betreffende taken van BNL dienen herkenbaar door de KB voor die taken te worden ingezet. 10. De streefdatum van de integratie van de organisaties is vastgesteld op 1 januari 2015. Hierbij is rekening gehouden met de tijd die nodig is om de nieuwe bibliotheekwetgeving tot stand te brengen. 11. Het plan van aanpak voor integratie van BNL dient uiterlijk 1 oktober 2013 te zijn toegezonden aan de Minister van OCW. 12. Een due diligence onderzoek met betrekking tot BNL maakt deel uit van het integratieproces. Opdrachtgever van dit onderzoek is de KB. Verdere uitgangspunten KB-BNL 13. De integratie van BNL binnen de KB is niet bedoeld als bezuinigingsoperatie. Uiteraard wordt waar mogelijk efficiencywinst gerealiseerd, met het oog op het realiseren van een optimale, dus ook kostenefficiënte, digitale bibliotheek. 14. Het due diligenceonderzoek met betrekking tot BNL is gericht op financiële, juridische, ICT- en HRM-aspecten. De due diligence levert onder andere input voor het voorliggende plan van aanpak, het bepalen van de frictiekosten van de transitie en t.z.t. voor het opstellen van de begroting 2015 e.v. Op het due diligence onderzoek is een non-disclosure agreement (NDA) van toepassing. Tevens zijn spelregels opgesteld voor de periode daarna, waar beide partijen zich aan committeren. De planning van het traject is voor zover mogelijk in onderling overleg bepaald 10 . 15. Het proces van integratie betekent voor de KB een organisatiewijziging en voor BNL een formele reorganisatie. 9
Centrale Discotheek Rotterdam. Het ligt in de lijn der verwachting dat het CDR ook integreert in de nieuwe opzet van de KB en dat zij daartoe een separaat traject doorloopt waar ook BNL bij betrokken is c.q. welke via BNL gaat verlopen. 10 BNL int namens de VOB de omslaggelden voor digitale content. Deze worden in de eigen exploitatie van BNL verwerkt, maar maken geen deel uit van de vermogenspositie.
8
16. De KB heeft formeel het voortouw bij de organisatiewijziging van de KB. De formele reorganisatie van BNL is conform de CAO Openbare bibliotheken, de verantwoordelijkheid van BNL als werkgever. BNL spreekt mee bij het in kaart brengen van opties, als het gaat om de integratie van specifieke BNL-activiteiten (zie ook 2). De KB neemt uiteindelijk de benodigde eindbeslissingen in afstemming met BNL. De OR binnen de KB kent een eigen traject; BNL regelt medezeggenschap via een personeelsvertegenwoordiging (formeel of informeel; nog nader uit te werken). 17. De KB geeft het huidige personeel van BNL, dat gekoppeld is aan het dienstenportfolio 11 , zoveel mogelijk een plaats in de nieuwe organisatie volgens het principe ‘mens volgt werk’. Aan de vaststelling van het portfolio van digitale diensten en projecten gaat een grondige analyse vooraf. Er komt een sociaal plan (BNL) voor personeelsleden die ondanks alle inspanningen niet bij de KB geplaatst worden. 18. Een inventarisatie en inhoudelijke analyse van de activiteiten van BNL en (relevante) activiteiten bij de KB moeten uitwijzen om hoeveel diensten en projecten het gaat, waar deze kunnen worden samengevoegd en welke mogelijkerwijs nog ontbreken. In eerste instantie zullen alle BNL-activiteiten overgaan naar de KB12 De analyse wordt uitgevoerd door een team van deskundigen van KB en BNL op basis van vooraf gedefinieerde criteria (in ieder geval wet en financieel kader). De VOB en het SIOB zullen nauw bij deze analyse betrokken worden. Voor een nadere uitwerking van het proces van de analyse met bijbehorende stappen, tijdslijnen en beslismomenten zie bijlage 2. Aandachtspunt: BNL voert momenteel het beheer uit van diensten waar rechten van anderen (bijv. VOB) op rusten. Deze afspraken zullen te zijner tijd tegen het licht worden gehouden en daarvoor zal een toekomstbestendige oplossing moeten worden uitgewerkt (binnen of buiten de KB-organisatie). 19. Voor diensten waarvan onderbrenging bij de KB niet direct voor de hand ligt, zal in overleg met de branche gezocht worden naar een adequate oplossing (zie ook noot 12). 20. Op basis van bovenvermelde –nog lopende- inventarisatie en analyse van de huidige projecten en dienstenportfolio’s van KB en BNL (zie ook paragraaf II.4) zijn KB en BNL tot de voorlopige conclusie gekomen dat: a. er een nader inzichtelijk te maken (beperkte) overlap is in de door de KB en BNL ontwikkelde infrastructuur voor de digitale bibliotheek; b. technische integratie en migratie van de over te nemen diensten en projecten (‘infrastructuur’) een (technisch en juridisch) ingrijpend en complex proces is dat enige jaren kan duren; c. de twee infrastructuren in aanvang (deels) naast elkaar zullen bestaan en gefaseerd geïntegreerd zullen worden; d. dat dit proces voorafgegaan moet worden door een architectuurvisie, beslag moet krijgen in een plateauplanning en ingebracht moet worden in (onder regie van KB) op te zetten Programma Digitale Bibliotheek (zie bijlage 2); e. dat de ‘visie op de openbare bibliotheek’ die op dit moment wordt ontwikkeld door de KB en SIOB (met input van BNL) richting geeft aan het op te zetten Programma Digitale Bibliotheek 2. 21. BNL levert voor 1-10-2013 een jaarplan 2014 op. Formeel blijft het SIOB in 2014 namens het ministerie van OCW nog opdrachtgever van BNL, maar ook de KB heeft dan al een rol van groot belang, als toekomstig ‘opdrachtgever’ en budgethouder.
11
BNL is een projectorganisatie en onderscheidt als zodanig drie categorieën medewerkers: 1) personeel in dienst (vaste kern), 2) inhuur (eerste schil), 3) extern (tweede schil). 12 Een uitzondering hierop vormen activiteiten die voor 100% in opdracht van derden (d.w.z. niet zijnde OCW) en met eigen middelen (dus ongesubsidieerd door/via OCW) worden uitgevoerd.
9
Het jaarplan en de uitvoering daarvan blijft echter formeel de verantwoordelijkheid van SIOB en BNL. Om de gewenste resultaten in 2014 te realiseren streven KB en BNL ernaar om de stuurgroep KB BNL al tijdens het proces te informeren over het jaarplan en de mogelijkheid te bieden om input te leveren. Algemene aandachtspunten voor het vervolgtraject zijn: a. Het mandaat voor (nieuwe) taken en verantwoordelijkheden van de KB als nationale bibliotheek wordt bij wet geregeld. De bijbehorende bevoegdheden zijn echter niet in de wet geëxpliciteerd. Over de mogelijkheden voor handhaving zal nog nader gesproken moeten worden. b. Vormgeving van de wijze waarop afstemming plaatsvindt tussen de KB vanaf 2015 en de openbare bibliotheekbranche. c. Uitwerking van de wijze waarop de KB-organisatie vanaf 2015 verantwoording aflegt aan het Ministerie. In de nieuwe constellatie krijgt de KB te maken met verschillende directoraten van OCW (OWB, DCE, MLB). Het verdient de voorkeur dat die verantwoording te zijner tijd via één loket verloopt. Hierover zal nader overleg worden gevoerd met het Ministerie van OCW. II.3
Rollen en verantwoordelijkheden
Op hoofdlijnen worden hier de rollen en verantwoordelijkheden van de bij het integratieproces betrokken partijen vermeld. Ministerie van OCW Procesbegeleider
KB
BNL
SIOB
VOB CDR
13
OCW is opdrachtgever en volgt het proces op afstand. De procesbegeleider treedt op als onafhankelijke procescoördinator. De procescoördinator is gedurende het hele proces procedureel voorzitter van de stuurgroep, bestaande uit de directeur van de KB en de directeur van BNL en rapporteert periodiek aan OCW 13 . De KB krijgt naast haar huidige taken additionele stelsel- en openbare bibliotheektaken op grond van de nieuwe bibliotheekwetgeving. De KB is de ontvangende partij in het integratieproces en via de directeur vertegenwoordigd in de stuurgroep. BNL is de te integreren partij. De directeur heeft als vertegenwoordiger van het stichtingsbestuur zitting in de stuurgroep en is als zodanig gemandateerd om namens het bestuur op te treden. Wel dient het bestuur van BNL formeel diverse milestones (zoals o.a. PvA, reorganisatie, overname diensten) te bekrachtigen. Het SIOB, waarvan de taken eveneens worden geïntegreerd in de KB-organisatie is opdrachtgever van BNL. De directeur/bestuurder van het SIOB maakt geen deel uit van de stuurgroep, maar wordt indien relevant en conform haar mandaat geconsulteerd, geïnformeerd en tijdig en betrokken bij besluitvorming. De VOB treedt in voorkomende gevallen op als opdrachtgever van BNL en wordt als brancheorganisatie geconsulteerd, geïnformeerd en waar nodig uitgenodigd bij de stuurgroep. De Centrale Discotheek Rotterdam, tevens te integreren partij via BNL.
Randvoorwaardenbrief OCW d.d. 30 juli 2013 , Procedure en rol procesbegeleider, p. 4.
10
Op specifieke onderdelen zullen de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen in het vervolgtraject (uitvoeringsplannen) nog worden gedefinieerd. Daarnaast is nadere afstemming van de integratieprocessen van SIOB en BNL, die aanvankelijk als gescheiden trajecten zijn opgestart, een aandachtspunt. 11.4
Inventarisatie huidige activiteiten en voorlopige analyse
In de afgelopen maanden heeft een regiegroep bestaande uit materiedeskundigen van KB en BNL gewerkt aan een inventarisatie van de diensten en projecten portfolio’s van de beide organisaties op het gebied van de digitale bibliotheek. Deze analyse zal 22 oktober 2013 worden opgeleverd, waarna verdere bespreking en besluitvorming zullen plaatsvinden in samenhang met de uitkomsten van het due diligence onderzoek. De koppeling met de uitkomsten van het due diligence onderzoek zal plaatsvinden aan de hand van de belangrijkste contracten van BNL. Een besluit over de definitieve lijst van diensten en projecten zal voor 1 januari 2014 genomen zijn. Daarmee wordt ook de grondslag gelegd voor de uitvoering van de punten 7 en 8 van de randvoorwaardenbrief. SIOB en VOB zullen bij de besluitvorming betrokken worden. Voor de aanpak en de planning zie bijlage 2.
11
III.
HOE
III.1 Reikwijdte
Traject van formele / procedurele integratie: de stappen die gezet moeten worden om de procedurele integratie te realiseren. Noodzakelijke onderdelen daarin zijn: o Geïntegreerd en gedetailleerd stappenplan voor de integratie (incl. inrichting van een programma digitale bibliotheek 2, start per 1-1-2014 o Missie, visie en beleid (conform reeds ingezet visietraject KB-SIOB, waarbij VOB en BNL tijdig zullen worden betrokken) o Due diligence onderzoek o Organisatie- en personeelsplan Organisatiewijziging KB / formele reorganisatie BNL (Sociaal plan) o Advisering medezeggenschap (KB: OR en BNL personeelsvertegenwoordiging) o Vergelijking CAO KB / BNL o Overleg vakbonden o Financieel plan: vaststellen frictiekosten integratie (november 2013); begroting 2015/2016 o Huisvesting en facilitaire dienstverlening p.m.
Traject van inhoudelijke samenwerking: o Inventarisatie en vergelijking van activiteiten, diensten en producten (zie II.4). Vaststellen diensten- en projectenportfolio (voor 1 januari 2014) o Inrichting van een programma digitale bibliotheek 2, start per 1-12014; (zie ook bijlage 2)
12
III.2
Fasering
Hieronder wordt een globale fasering aangegeven van de belangrijkste organisatorische en personele aspecten. Wat
Wanneer
Opstellen gedetailleerde planning* Due diligence onderzoek
aug-sept 2013
Opstellen begroting frictiekosten
november 2013
Voorbereidingsfase organisatiewijziging (KB) / reorganisatie (BNL) Opstellen / voorbereiden Sociaal Plan BNL en vormgeven medezeggenschap BNL Plannen (momenten van) betrokkenheid SIOB en VOB CAO-vergelijking KB-BNL
01.07.2013–31.12.2013
Besluitvorming diensten- en projectenportfolio**
22.10.2013-31.12.2013
Opstellen programmadefinitie en inrichten programma digitale bibliotheek 2 Opstellen Organisatie- en Formatieplan (OFP)
01.09.2013–31.12.2013 voor 01.04.2014
Vaststelling OFP
voor 01.07.2014
Uitvoering OFP
01.07.2014–20.12.2014
Bemensingsfase (ten minste 17 weken)
01.07.2014–20-12-2014
Opstellen gezamenlijke begroting 2015
01.06.2014–01.10.2014
Opstellen gezamenlijk beleidsplan (volgend op visietraject) Integratie Bedrijfsvoering (ondersteunende systemen) Openingsbalans
gaat in per 01.01.2015
Verwachte ingangsdatum wetgeving
01.01.2015
Start nieuwe organisatie
01.01.2015
najaar 2013 01.09.2013–31.12.2013 augustus 2013
01.06.2014–20.12.2014 01.01.2015
*Voor een gedetailleerd stappenplan voor de organisatiewijziging (KB) / reorganisatie (BNL) zie bijlage 1. **Voor de verdere aanpak en planning zie bijlage 2. Op basis van dit Plan van Aanpak zullen de benodigde uitvoeringsplannen worden opgesteld met de bijbehorende fasering, planning en mijlpalen. Deze zullen worden geïntegreerd in op te stellen voortgangsrapportages.
13
III.3 Governance in het project, aanpak a. Projectorganisatie integratie Minister en Staatssecretaris OCW (formele opdrachtgever) Stuurgroep: directeur KB (Bas Savenije) en directeur BNL (Diederik van Leeuwen), procesbegeleider (Ton Brandenbarg vz.) (opdrachtnemer) Regiegroep a. Algemeen: procesbegeleider (Ton Brandenbarg), secretaris (Martina Borghmans, vertegenwoordiging KB (Mireille Kok) en vertegenwoordiging BNL (Marjolein Berends) b. Regiegroep Inventarisatie en analyse (tijdelijk): Hans Jansen, Astrid Verheusen en Elsbeth Kwant (KB), Dennis Eijsten en Marjolein Berends (BNL) Werkgroepen KB –BNL 1. Financiën, Personeel en Organisatie (FPO): Reinier Groen en Rinske de Haan (KB); Dennis Weggeman en Irmgard Troon (BNL) 2. Juridische zaken: Reinier Groen en vertegenwoordiger afdeling Inkoop (KB), Clementine Bevers (BNL) 3. Werkgroep Diensten en ICT (dezelfde samenstelling als de regiegroep Inventarisatie en analyse) 4. Visie traject KB-SIOB (BNL levert input op onderdeel landelijke digitale bibliotheek) 5. Kennismaking en Communicatie: verloopt vooralsnog vooral via concrete projecten. Op termijn sluit BNL aan bij WG KB-SIOB 6. Tijdelijke werkgroep / studiemiddagen Methoden en technieken programma- en procesmanagement b. Rollen en verantwoordelijkheden 1. De rollen en verantwoordelijkheden van de bij het integratieproces betrokken partijen zijn op hoofdlijnen vermeld in paragraaf II.3. 2. De procesbegeleider zorgt in de periode tussen oplevering van het plan van aanpak en projectplan in goed overleg met beide directeuren (Stuurgroep) voor besluitvorming m.b.t. de verdere invulling van de projectorganisatie en bewaakt de voortgang. 3. Regiegroep a. Algemeen: bereidt stuurgroepvergaderingen en besluitvorming voor. b. Regiegroep inventarisatie met tijdelijke opdracht voor inventarisatie en analyse van de diensten- en projectenportfolio’s van de KB en BNL op het gebied van de landelijke digitale bibliotheek (zie ook paragraaf II.4). Deze regiegroep gaat na afronding van de inventarisatie verder als werkgroep diensten en ICT met als opdracht het uitwerken van de consequenties van de integratie voor de diensten en de ICT-infrastructuur.
14
c. Werkgroepen In het kader van het reeds gestarte integratietraject KB SIOB zijn verschillende werkgroepen ingesteld, te weten Financiën, Personeel en Organisatie (FPO), Visietraject en Kennismaking & Communicatie. Waar mogelijk zullen activiteiten op werkgroepniveau worden gecombineerd. In elk geval zullen relevante onderdelen en tijdpaden in beide processen zoveel mogelijk parallel moeten lopen. Daarnaast vereist het integratietraject KB BNL enkele werkgroepen op specifieke onderwerpen (zie ook hierboven). Werkgroep Financiën, Personeel en Organisatie (FPO) Opdracht: de werkgroep stelt een gedetailleerde planning op en op bereidt alle formele en procedurele stappen voor, die op het gebied van financiën, organisatie (incl. juridische aspecten, huisvesting, facilitaire dienstverlening en inrichting ICT) en personeel gezet moeten worden om het integratieproces te realiseren. Tevens zal de werkgroep zich bezighouden met eventuele vervolgvragen n.a.v. het due diligence onderzoek en het koppelen van de uitkomsten van de due diligence aan de inhoudelijke inventarisatie a.h.v. de belangrijkste contracten. Vanwege de personele aspecten en de daarmee samenhangende privacy issues is ervoor gekozen deze werkgroep niet samen te voegen met de reeds bestaande en gelijknamige werkgroep KB-SIOB. Er zal een (sub)werkgroep Juridische zaken worden geformeerd, specifiek op het terrein van dienstverlening (i.v.m. intellectueel eigendom, privacy-aspecten, aanbestedingen, algemene- en gebruiksvoorwaarden, SLA’s e.d.). Ook zal apart aandacht geschonken worden aan diensten en ICT-infrastructuur (niet de kantoorautomatisering). Het ligt voor de hand dit onderwerp te beleggen bij de tijdelijke regiegroep inventarisatie en analyse dienstenportfolio. Werkgroep Visie ontwikkeling Deze werkgroep wordt getrokken door KB en SIOB met als opdracht het opstellen van een kort en krachtig visiedocument over de openbare bibliotheek, waarin op hoofdlijnen een visie wordt gegeven over de maatschappelijke functie van de openbare bibliotheek, de landelijke digitale bibliotheek (vanuit gezichtspunt van de gebruiker/burger), en de taken en rollen op basis van de nieuwe (concept)Bibliotheekwet. BNL levert t.z.t. samen met de VOB input op het onderdeel ‘landelijke digitale bibliotheek’. Werkgroep Kennismaking en Communicatie Vanaf het moment dat dit opportuun is zal de bestaande werkgroep KB-SIOB worden uitgebreid met vertegenwoordiging van BNL. Vooralsnog verloopt de wederzijdse kennismaking via concrete projecten en samenwerking. Informele kennismaking en – uitwisseling tussen KB- en BNL medewerkers heeft al plaatsgevonden op de volgende gebieden: Infrastructuur (BNL); Enterprise Architecture (KB) Portfolio Digitale diensten Administraties / registraties Tijdelijke werkgroep Methoden en technieken projectmanagement De opdracht van deze tijdelijke werkgroep is bij te dragen aan een goede balans tussen de uitgangspunten van de projectmanagement methodieken in de KB (MSP) en bij BNL door het geven van feedback en een eventueel gezamenlijk te ontwikkelen projectaanpak. In plaats van een tijdelijke werkgroep kan ook gekozen worden voor een praktische invulling door middel van een of meerdere studiemiddagen.
15
d. Medezeggenschap De Ondernemingsraad (OR) van de KB is formeel betrokken bij het integratieproces en heeft een adviserende rol bij specifieke onderdelen in de aanstaande organisatiewijziging. De formele betrokkenheid verloopt via vastgestelde procedures en termijnen (zie ook bijlage 1). Personeelsvertegenwoordiging BNL zal in het najaar van 2013 worden ingericht. III.4 Risico’s en beheersingsmaatregelen I. Vertraging bij de oplevering van de digitale bibliotheek KB en BNL zien een risico op vertraging in de oplevering van de digitale bibliotheek. De integratie KB/BNL is een ingrijpend en tijdrovend proces voor beide partijen: 1. bestuurlijke en management aandacht is afgeleid van de operatie 2. een nieuwe koers moet uitkristalliseren (met bijbehorend verlies van momentum op de door KB en BNL reeds ingeslagen wegen) 3. er mogelijk een complexe technische migratie volgt (die mogelijk tijd en resources wegneemt van innovatie (dit zijn wellicht frictiekosten?) 4. personeel in de nieuwe situatie op elkaar ingespeeld moet raken 5. mogelijk verlies van key personeel en expertise Aandachtspunt voor het vervolg is de mitigatie van risico;'s op de 5 genoemde terreinen. Pas na analyse van activiteiten kunnen ten aanzien van dit risico conclusies worden getrokken. II. Onduidelijke definiëring van de digitale bibliotheek in de wet en mogelijke consequenties daarvan voor de lokale bibliotheken. III. BTW problematiek IV Cultuurverschillen
16
Bijlage 2 Aanpak integratie activiteiten BNL in de KB Op grond van de ‘Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen’ 14 worden naar verwachting per 1 januari 2015 de activiteiten van de Stichting Bibliotheek.nl (BNL) en die van het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) geïntegreerd met activiteiten van de Koninklijke Bibliotheek (KB). De concentratie van activiteiten bij de KB kan bijdragen aan meer samenhang, kwaliteit, efficiency en synergie 15 . Om de integratie van activiteiten te kunnen realiseren én om aan de verwachtingen te voldoen richt de KB een programma in. Het programma wordt uitgevoerd volgens de methodiek Managing Successful Programmes (MSP) 16 . MSP beschrijft de aanpak voor het gecoördineerd aansturen van strategische veranderingen en het realiseren van doelen door een portfolio van projecten. Bij de KB is in 2010 het programma Digitale Bibliotheek gestart volgens de methodiek van MSP. Het programma is erop gericht de vastgestelde lange termijn visie en de doelstellingen uit het Beleidsplan 2010-2013 te realiseren en ondersteunt daarmee de transitie naar een digitale bibliotheek. Eind 2013 is het programma volop op stoom maar nog niet afgerond. Door de uitbreiding van haar taken en de ontwikkeling naar een ‘nationale bibliotheek in brede zin’ zal de KB nog een transitie ondergaan. Het programma Digitale Bibliotheek wordt hiervoor aangepast en zal verder gaan onder de naam ‘programma Digitale Bibliotheek 2’. Voor het programma Digitale Bibliotheek 2 wordt in nauwe samenhang- en tegelijkertijd met het visietraject een programmadefinitie opgesteld. De doelstellingen uit de visie worden overgenomen in de programmadefinitie. Om de doelen te kunnen bereiken heeft de KB bepaalde bekwaamheden nodig, die nu nog niet - of slechts ten dele - aanwezig zijn. Deze bekwaamheden kunnen zich manifesteren als kennis, vaardigheden en diensten die de KB moet verwerven en operationaliseren. Het Programma Digitale Bibliotheek 2 is het instrument waarmee de bekwaamheden - en daarmee de visie kunnen worden gerealiseerd. Voor BNL betekent de nieuwe situatie ook een transitie van de organisatie van de activiteiten. De programmadefinitie wordt daarom in nauwe samenwerking met BNL opgesteld. Specifieke activiteiten van BNL, die benodigd zijn voor het beheer en de ontwikkeling van de digitale bibliotheek, worden door toepassing van MSP in kaart gebracht en daarmee zeker gesteld. In dit proces zal door middel van het organiseren van feedback (tijdelijke WG Methoden en technieken proces- en projectmanagement) worden gezorgd voor een goede balans tussen de uitgangspunten van de projectmanagement methodieken van de KB (MSP) en BNL. In een latere fase worden de digitale taken van de Centrale Discotheek Rotterdam ook meegenomen in het op te stellen programma. In MSP worden verschillende typen programma’s onderscheiden, afhankelijk van de motivatie voor het inrichten van een programma. Het programma Digitale Bibliotheek 2 kan het best worden omschreven als een programma dat wordt geleid door het nieuwe strategisch beleidsplan van de KB (waarin de gemeenschappelijke lange termijn visie voor de openbare bibliotheekvoorzieningen is opgenomen). Dit type programma heeft vaak een mix van ambiguïteit en helderheid. Aan de start van het programma is nog niet
14
Voor deze aanpak is gebruik gemaakt van conceptversie W8319.K-1. Zie brief OCW aan het bestuur van de Stichting Bibliotheek.nl, 30 juli 2013. 16 MSP is ontwikkeld door het Office of Government Commerce dat ook Prince2 heeft ontwikkeld. Zie: www.apmgroup.co.uk/MSP/MSPHome.asp. 15
17
alles duidelijk en de scope kan in de eerste fase regelmatig worden bijgesteld als gevolg van nieuwe inzichten en ideeën. Het programma wordt stapsgewijs uitgevoerd vanuit de situatie van vandaag. Door uitvoering in tranches kunnen lopende processen en projecten in beide organisaties doorgang vinden. Vanaf januari 2014 zullen projecten worden gestart om activiteiten stapsgewijs over te brengen. De benodigde kosten hiervoor worden opgenomen in de programmadefinitie. Programmadefinitie De programmadefinitie wordt opgesteld in het derde kwartaal van 2013 en beschrijft de volgende onderdelen: 1. Doelen, baten, bekwaamheden 2. Scope 3. De oplossing op hoofdlijnen: IST, SOLL en GAP-analyse 4. Randvoorwaarden en afhankelijkheden 5. Programmaorganisatie (veranderstrategie, taken, verantwoordelijkheden, overlegstructuren) 6. Stakeholders 7. Beheerprocessen en kwaliteitsbewaking 8. Communicatie 9. Risico’s 10. Planning 11. Business Case (inclusief begroting voor de integratie van taken) Stappenplan In mei-september 2013 heeft een eerste inventarisatie plaatsgevonden van activiteiten, projecten en diensten bij de KB en BNL. Voor de KB zijn alleen projecten uit het programma Digitale Bibliotheek opgenomen. Voor andere projecten en lijnactiviteiten is ervan uitgegaan dat deze worden uitgevoerd in het kader van de Wet op het hoger onderwijs. In de inventarisatie zijn 119 projecten en activiteiten opgenomen. De activiteiten zijn gerelateerd aan de lijst met doelen en bekwaamheden voor de periode na 1 januari 2015 om te toetsen of ze bijdragen aan de uitvoering van het programma. Zo kunnen activiteiten die hier niet aan bijdragen worden geïdentificeerd en kan worden gesignaleerd voor welke bekwaamheden nog geen projecten of activiteiten zijn gedefinieerd. In de analyse van activiteiten worden ook de benodigde kosten voor ontwikkeling en beheer meegenomen. Met deze analyse kunnen uiteindelijk keuzes worden gemaakt op basis van inhoud en financiën. De uiteindelijke inventarisatie wordt aan de stuurgroep voorgelegd en zal vroegtijdig worden besproken met het SIOB en de VOB. Voor een aantal activiteiten en projecten van de KB en BNL is een overlap in doelen en bestaat de mogelijkheid voor synergie. Deze activiteiten en projecten worden onder de loep genomen en worden - voor zover haalbaar qua inzet en resources - omgezet in voorbereidende projecten die starten in 2014. Planning Voor het opstellen van de programmadefinitie is de volgende planning opgesteld: juni-september 2013 Inventarisatie doelen en bekwaamheden juni-september 2013 Inventarisatie lopende taken en projecten 22 oktober 2013 Oplevering analyse, interne accordering KB en koppeling aan uitkomsten due diligence (op basis van de belangrijkste contracten) 22-31 oktober 2013 Bespreking in stuurgroep; vervolgens met SIOB en VOB oktober-december Opstellen Programmadefinitie en nadere uitwerking portfolio november-december Besluitvorming over dienstenportfolio
18
1 januari 2014 januari 2014 januari-februari
Definitieve lijst van diensten- en projectenportfolio Start programma Digitale bibliotheek 2 Projectorganisatie uitwerken conform beschreven formele proces
19
