V-ICT-OR begeleidt besturen in hun informatiehuishouding voor optimaal verloop van samenvoeging gemeente en OCMW

V-ICT-OR begeleidt besturen in hun “informatiehuishouding” voor optimaal verloop van samenvoeging gemeente en OCMW

‘De informatica’ in steden en gemeenten groeide sinds de jaren 80 organisch. Dat stapje bij stapje groeien zorgde helaas niet voor een heldere structuur. Systemen zijn niet op elkaar ingespeeld met verkokering en inefficiënte dienstverlening tot gevolg. Men durft de achterliggende informatiearchitectuur van onze besturen wel eens vergelijken met de typische Vlaamse koterijen. Na al die jaren is het nu tijd voor een grondige renovatie. Jammer maar helaas zijn er echter niet veel dienstverleners die met kennis van zaken én objectief aan de verbouwingen kunnen beginnen. Om die reden wil V-ICT-OR zijn leden bijstaan om mee te helpen tekenen aan de verbouwingsplannen. Als bezieler van VlaVirGem en OSLO menen wij uitermate goed geplaatst te zijn voor deze opdracht. Een ‘architecten’opdracht die net als bij de bouw van een huis van cruciaal belang is voor de verdere werking. Het is voor iedereen ondertussen duidelijk: het uittekenen van een informatiearchitectuur van een bestuur is niet vrijblijvend. Integendeel, hoe precies informatiefuncties, gegevens, applicaties en Vlaamse en federale voorzieningen worden ingezet bij de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen is de sleutel tot succes. Informatiearchitectuur gaat over alle componenten die nodig zijn voor het verzamelen en beheren van de gegevens die voor deze dienstverlening nodig zijn. Zowel lokaal, Vlaams of federaal. Belangrijk is dat de architectuur geënt is op het Vlaamse en federale beleid en planning voor de e-overheid (zoals Radicaal Digitaal). Het vormt de domeinarchitectuur voor gemeenten. De procesarchitectuur bepaalt de informatiearchitectuur en daarmee de behoefte aan informatievoorzieningen. In de ontwerpfase wordt daarom van boven (organisatie, diensten/producten, processen) naar beneden geredeneerd (applicaties, gegevens, informatie). Andersom bepaalt de informatiearchitectuur, en in het verlengde daarvan de gegevensen berichtenstandaarden, de inhoud en de mogelijkheden van de bedrijfs- en procesarchitectuur. Net daarom is het belangrijk om de processen in beeld te krijgen. Aanhaking bij het overkoepelende proceshuis is in deze een must. De informatiearchitectuur wordt gestandaardiseerd. Daarnaast wordt deze verbreed en in samenhang gebracht met de procesarchitectuur, om zo een integraal beeld te schetsen van de gemeentelijke architectuur. Daarbij uiteraard ook de verbinding leggend met de Producten en Dienstencatalogus (IPDC). De informatiearchitectuur is een kader voor de gemeentelijke informatievoorziening. De doelgroep bestaat uit al degenen die zich bezig houden met het thema elektronische overheid (e-overheid). Dat kunnen secretarissen, ICT-, kwaliteits-, automatisering ambtenaren, ontwerpers, adviseurs, projectleiders en proceseigenaren zijn. De Informatiearchitectuur is als een referentie ontwikkeld. Het is een generieke architectuur die door de gemeente moet worden vertaald naar de eigen lokale situatie. De gemeentelijke vertaling resulteert idealiter in een eigen gemeentelijke informatiearchitectuur als kader waarbinnen projecten worden gepositioneerd. Om deze vertaling te ondersteunen bieden wij als V-ICT-OR een aantal hulpmiddelen: • het document informatiearchitectuur in de gemeentelijke praktijk, • een handige tool: met de Softwarecatalogus maken we een eigen applicatielandschap. o U kunt deze Softwarecatalogus gebruiken bij ICT-vervangingen of investeringsvraagstukken binnen uw gemeente. Zo kan u het ingevoerde applicatielandschap vergelijken met andere gemeenten en contact zoeken met die gemeenten. Dit is uitermate handig bij:  marktoriëntatie voor nieuwe of vervangende software;  vergelijken met andere gemeenten;  contact leggen met gemeenten met interessant productportfolio;  het plannen van ICT vervangingen;  het opstellen van een programma van eisen  het beoordelen van offertes;  het bespreken van meningsverschillen met uw leverancier over wat is afgesproken en wat is geleverd;  ICT-leveranciers kunnen dankzij de Softwarecatalogus hun aanbod op elkaar afstemmen en inspelen op ondersteuning van nieuwe standaarden.

V-ICT-OR vzw – ICL – Industriezone E17/3 – Mosten 13 – 9160 Lokeren – 093052028 – [email protected] 16 maart 2015

INTEGRATIE OCMW EN GEMEENTE Om de integratie tussen gemeente en OCMW goed te laten verlopen op informatiekundig gebied biedt V-ICT-OR u een dienst aan om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen. In 5 dagen (10 dagdelen) zorgen wij dat u een helder beeld hebt hoe u de samensmelting van beide informatiesystemen kan realiseren. De doorlooptijd van het programma wordt in overleg met u vastgesteld. Deskundige begeleiding vanuit V-ICT-OR wordt uiteraard gegarandeerd. In 5 dagen (10 dagdelen) zorgt V-ICT-OR ervoor dat u de samensmelting van de informatiesystemen volledig in beeld hebt gebracht en kan realiseren. Voor een vaste prijs van € 7.500, exclusief BTW, garanderen wij u de volledige begeleiding naar de nieuwe situatie.

Ons

plan van aanpak



Actiepunten informatievoorziening algemeen o o o o

Bepaal welk type voor uw gemeente van toepassing is Bepaal de prioriteiten in informatiebeheer Stel vast welke functionaliteit uw gemeente/OCMW al in huis heeft Stel vast welke functionaliteit nog ontbreekt en opmaken plan



Actiepunten Beleidsinformatie o Bepaal welke punten zullen wijzigen in mijn beleid bij de samenvoeging



Actiepunten Keteninformatisering o Richt berichtuitwisselingen in



Actiepunten Privacy o

o 

Doe een scan en stel actiepunten vast Stel convenanten op met alle ketenpartners

Actiepunten Informatiebeveiliging o o

Voer een GAP-analyse en impactanalyse uitvoeren Stel vast of de informatiebeveiliging voldoende is voor alle domeinen en alle nieuwe taken

Uiteraard kunnen voor uw bestuur meer aandachtspunten aan de orde zijn. Deze lijst is een handreiking voor u als gemeente en OCMW om uw informatie echt onder controle te hebben binnen de nieuwe situatie, dus inclusief het sociale domein. Elke gemeente en OCMW blijft uiteraard zelf verantwoordelijk tijdig te voldoen aan de verplichtingen en afspraken.

V-ICT-OR biedt u daarom volgend

programma aan:


Programma Begeleiding “Informatiehuishouding”

Dag 1

A. Workshop “Vaststellen inrichtingskeuze en types” (dagdeel 1) B. Gezamenlijke uitwerking van de resultaten van de workshop en toetsing in uw bestuur (dagdeel 2)

1.A. Workshop “Vaststellen inrichtingskeuze en types” (dagdeel 1) Welk type bestuur/gemeente/OCMW ben ik? Door het invullen van een korte vragenlijst ziet u welk type voor uw gemeente het meest van toepassing is en welke componenten van informatiebeheer voor uw gemeente prioriteit hebben. Deze typen zijn inrichtingsmodellen voor het gemeentelijke informatiebeheer. De indeling in typen gebruiken we om overeenkomsten tussen gemeenten beter zichtbaar te maken. Ook de ondersteuning van uw gemeente kunnen we zo beter vorm geven. De modellen bieden geen normatief kader. Voor de gemeente is de typering een kader voor het stellen van prioriteiten in de aanpassing en inrichting van hun informatiebeheer. Voorbeeld van het type: 1. 2. 3. 4. 5.

Transitie-proof Totaal integraal Geclusterd integraal Integraal in tweede instantie Geclusterd integraal elders

1.B. Gezamenlijke uitwerking van de resultaten van de workshop en toetsing in uw bestuur (dagdeel 2) De resultaten van de workshop worden verwerkt en getoetst in uw organisatie op de juiste niveaus. Zo krijgen we een gevalideerde basis om verder te gaan. Dit wordt tevens gevalideerd met de (nieuwe) beleidsuitgangspunten van uw bestuur.


Dag 2

2. Architectuur Sociaal Domein (dagdeel 3) 3.A. Applicaties op referentiecomponentenkaart (dagdeel 4) 3.B. Document koppelingen in de informatieketen (dagdeel 4)

2. Architectuur Sociaal Domein (dagdeel 3) Voor de samenvoeging is een aangepaste informatiearchitectuur nodig. Op de referentiearchitectuur die wordt gebruikt is een uitbreiding nodig. Wij zorgen dat u een compleet beeld krijgt van uw informatiestromen vanut de oude naar de nieuwe situatie. 3.A.. Applicaties op referentiecomponentenkaart (dagdeel 4) Via de V-ICT-OR softwarecatalogus brengen we met uw medewerkers en de business gebruikers de bestaande applicaties in beeld. Daarna heeft u een overzicht van de prioriteiten voor de inrichting van uw informatiebeheer. Hierbij hoort een toelichting van de stappen die u moet nemen om uw eigen “informatie- en softwarekaart” verder te beheren. Deze heeft u dus na deze workshop onder handbereik. 3.B. Document koppelingen in de informatieketen (dagdeel 4) Ieder OCMW heeft koppelingen in ketens zoals de KSZ, maar ook naar RR die ook bij de gemeente actief zijn. We inventariseren de overlap aan gebruik van bronnen en gaan deze terugbrengen naar een minimaal aantal aansluitingen.

Dag 3

4. Dossiergericht werken in het sociaal domein (dagdeel 5) 5. Informatiebeveiliging en privacy in het sociaal domein (dagdeel 6)

4. Dossiergericht werken in het sociaal domein (dagdeel 5) Dossiergericht werken ondersteunt de regiefunctie van gemeenten. Alhoewel dit voor veel gemeenten relatief nieuw is, is dit het moment om in uw gemeente te bepalen hoe u dossiergericht gaat werken en de bijbehorende standaarden optimaal inzet. Daarmee zorgt u ervoor dat u als gemeente samen met het OCMW de regie houdt over het informatieproces. 5. Informatiebeveiliging en privacy in het sociaal domein (dagdeel 6) De samenvoeging gemeente en OCMW zorgt ervoor dat de dienstverlening beter, meer integraal en meer in samenhang te organiseren is, maar dit moet natuurlijk wel veilig worden gedaan en binnen de eisen die op het gebeid van de privacy worden gesteld. Vanuit V-ICT-OR gaan wij samen met uw informatieveiligheidsconsulent (een opleiding die wij u van harte aanbevelen als er nog niemand binnen uw gemeente of OCMW deze rol heeft) de juiste aandacht geven aan de gewenste en noodzakelijke beveiligingseisen. Hiertoe maken wij gebruik van een door V-ICT-OR opgestelde handreiking Informatieveiligheid Sociaal Domein.


Dag 4

6. Informatiekundige kosten efficiëntie-analyse (dagdeel 7) 7. Workshop sturing en bekostiging (dagdeel 7) 8. Applicatiearchitectuur (dagdeel 8) 9. Klantbeeld (dagdeel 8)

6. Informatiekundige kosten efficiëntie-analyse (dagdeel 7) Om inzicht te verschaffen in de kosten voor ICT-ondersteuning voeren wij met alle deelnemende gemeenten een analyse uit. In dat onderzoek zijn de typen en de referentiecomponenten het uitgangspunt. Voor de verschillende ICT-componenten wordt per type een inschatting gemaakt van de kosten. Dit is een continu proces waarbij uiteraard geldt dat hoe meer gemeenten en OCMW’s deelnemen, hoe beter de kosten gedeeld worden. 7. Workshop sturing en bekostiging (dagdeel 7) Als gemeente krijgt u nieuwe taken die vanuit het OCMW komen. Hoe gemeenten de dienstverlening na de samenvoeging in het sociaal domein gaan inrichten is van invloed op de gemeentelijke bedrijfsvoering. In de workshop leggen wij de begrippen sturing en bekostiging verder uit en kunt u dit gebruiken voor de verdere uitwerking van uw plannen. In sturing en bekostiging is er een onderscheid te maken tussen de nulde-, eerste- en tweedelijnsondersteuning. Ook wordt gekeken naar de inrichtingsmodellen en uitvoeringspraktijken bij andere gemeenten. En er is aandacht voor het instrumentarium en de functionaliteit voor sturing en bekostiging. 8. Applicatiearchitectuur (dagdeel 8) Op basis van alle voorgaande informatie zijn de relevante processen geïdentificeerd van de gemeentelijke taken in het sociaal domein. Wij maken gezamenlijk het document Applicatiearchitectuur dat de bedrijfsarchitectuur en applicatiearchitectuur beschrijft voor het sociaal domein. Er zijn verschillende inrichtingsscenario’s mogelijk waar gemeenten voor kunnen kiezen. De keuzes hebben gevolgen voor de applicatiearchitectuur. Dit document is bedoeld voor informatiemanagers, strategische en informatieadviseurs en –architecten. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de bestekteksten vanuit het OSLO-project. Duidelijk wordt hier hoe de bestaande programmatuur geïntegreerd kan worden of hoe nieuwe aangeschaft gaat worden. 9. Klantbeeld (dagdeel 8) Hier wordt een beeld geschetst van de klantbeeldfunctionaliteit die in de eerste lijn aan de professional aangeboden wordt. We beschrijven de plaats van het klantbeeld in de afhandeling van de bedrijfsprocessen. Tevens behandelen we de gegevens die het klantbeeld inzichtelijk maken. Dit document is bedoeld voor gemeenten en leveranciers. Binnen gemeenten is het van belang voor informatiemanagers, projecten programmaleiders en informatiearchitecten. Bij leveranciers is de informatie interessant voor functioneel ontwerpers, architecten en product managers.


10. Implementatieplan (dagdeel 9) 11. Afronding (dagdeel 10)

Dag 5

10. Implementatieplan (dagdeel 9) Er komt een implementatieplan voor de invoering van de nieuwe situatie. Vanuit het project geven we hier de implementatiestart vorm met een kick-off. Vervolgens kan het implementatie/transitieteam aan de slag. 11. Afronding (dagdeel 10) Samen met uw bestuur en OCMW evalueren we het project, kijken we wat de openstaande acties zijn en hoe we deze gaan afronden.

De dagen kunnen ook als

dagdelen afgenomen worden.

Interesse? Ben je geïnteresseerd in deze begeleiding of wens je meer informatie? Meld je dan aan via [email protected]


V-ICT-OR begeleidt besturen in hun informatiehuishouding voor optimaal verloop van samenvoeging gemeente en OCMW

Recommend Documents