BBC als hefboom voor organisatieontwikkeling van gemeente en OCMW
PIERRE RYCKEWAERT Secretaris GE en OCMW Middelkerke JOHAN DE COOMAN/KLAARTJE HUYGE BDO Management Advisory
Enkele korte reflecties Vanuit de werkvloer • •
de filosofie van de BBC is nuttig ! BBC = doorlichting focus en kerntaken / besparingen
enkele “wins” •
enkele “valkuilen”
een relatief groot aantal besturen grijpen • het BBC echt aan tot verdere • professionalisering • • •
leidt tot focus – mede door het criterium ‘financieel evenwicht’ werkt zeer motiverend à change of andere manier van denken managementteams denken meer overkoepelend Studiedag ABB Page 2
• •
men bekijkt het louter ‘boekhoudkundig’ men werkt veel te detaillistisch / men wil alle acties vertalen in EUR softwarehuizen moeten verder blijven investeren change management is niet aan iedereen gegeven
1. Inleiding: BBC fase I als hefboom voor organisatieontwikkeling
Studiedag ABB Page 4
De beleids- en beheerscylcus (BBC) De planningsfase • Het doel is duidelijk:
“We moeten de top bereiken = vanaf 2014 werkzaam zijn in de BBC” • Daarvoor hebben we nodig: • Traject- / projectplan • Missie & visie • Een omgevingsanalyse • Doelstellingen, actieplannen, acties • Indicatoren • Een strategisch meerjarenplan financieel in evenwicht • Nieuwe budgetsleutels (beleidsvelden,…) • … Studiedag ABB Page 5
Studiedag ABB Page 6
De beleids- en beheerscylcus (BBC) De planningsfase • Opstart fase of onderdeel BBC bijvoorbeeld: • Omgevingsanalyse • Missie, visie en doelstellingen • Financieel evenwicht ~ besparingen • … • Zeer interessant, MAAR te weinig tijd om de zaken ten gronde uit te voeren • Prioriteit geven aan goedkeuring SMJP & budget
“Eens het SMJP en budget zijn goedgekeurd zullen we ten gronde werk maken van … vanaf 2014” Studiedag ABB Page 7
2010 - 2013 zaadjes werden gezaaid
2014 - 2019 groeien en oogsten
Studiedag ABB Page 8
BBC fase 1
• • • •
Organisatiescan IC Sterkte/zwakte analyse Zelfevaluatie Bottom-up draagvlak
Opmaak SMJP & budget
Interne omgevingsanalyse
Financieel evenwicht
BBC als motor voor organisatieverandering
• • • •
Financiële beleidsruimte Kerntakendebat Doordacht investeren Invoeren besparingen
Missie, visie & beleidsdoelstellingen • • • • •
Studiedag ABB Page 9
Samenwerking CBS-MAT Strategisch MAT Transversale werking Participatie & inspraak Synergie GE-OCMW
Externe omgevingsanalyse • • • •
Doelgericht beleid Basis, bron indicatoren Synergie GE-OCMW Benchmarking
BBC fase 1 Ruwe uitwerking opgenomen in SMJP & budget
BBC fase 2 Verdere verdieping Interne omgevingsanalyse
• Zelfevaluatie • Interne Controle • HR Scan • Organisatiedoorlichting
Studiedag ABB Page 10
Externe omgevingsanalyse
• Samenwerking gemeente & OCMW • Benchmarking • Indicatoren
Missie, visie & beleidsdoelstellingen
• Opvolging & rapportering SMJP/budget • Indicatoren
Financieel evenwicht
• Kerntakendebat • Besparingen? • Financieel bewustzijn
2. Praktijkvoorbeeld: BBC in Middelkerke
WZC DE RIL
Studiedag ABB Page 12
• Inwoners: 19.083 • Tweedeverblijvers: + 15.000 • 9 deelgemeenten: • •
kust en polders Middelkerke, Wilskerke, Leffinge, Mannekensvere, Schore, Sint-Pieters-Kapelle, Slijpe, Lombardsijde, Westende
• Toerisme: • • • •
Weekendverblijven (31) Camping (20) Hotel (21) Restaurants (107)
• 7.706 Ha • Gemiddelde leeftijd: 47,5 Studiedag ABB Page 13
De BBC in Middelkerke CENTRALE ROL VOOR HET MANAGEMENTTEAM
Gemeente Middelkerke – Doelstellingen als werkinstrument Page 14
BBC in Middelkerke • Van bij de start was het duidelijkheid: • BBC als project op zich
• BBC als een TOTAAL project
• Koppeling van BBC aan inhoudelijk groeitraject MANAGEMENTTEAM:
MAT 2.0 Studiedag ABB Page 15
BBC in Middelkerke MAT als centrale actor implementatie BBC Politiek
MAT als tussenorgaan
Agenda traject MAT 2.0 • Missie en visie • Afsprakennota • Omgevingsanalyse • Beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties • Interne controle Studiedag ABB Page 16
Administratie
Burgemeester beleid
BBC in Middelkerke Staf ter ondersteuning
Secretaris
KENMERKEN MAT MIDDELKERKE
• Slank
Financieel beheerder
Vrije tijd
• Slagvaardig • Spreiding organisatie • Soepel beslissen • Strategisch
Studiedag ABB Page 17
Welzijn
Interne zaken Technische afdeling
De BBC in Middelkerke STAP VOOR STAP OP WEG NAAR 2014
Studiedag ABB Page 18
BBC in Middelkerke Projectfasen • I.f.v. de invoering van de BBC doorliep het MAT volgende stappen: 1. Opmaak projectplan d.m.v. organisatiescan 2. Opstart interne controle d.m.v. zelfevaluatie 3. Opmaak Missie en Visie 4. Opmaak afsprakennota 5. Opmaak omgevingsanalyse (i.s.m. diensten en OCMW) 6. Opmaak beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties (i.s.m. diensten) 7. Financieel-technisch luik: a) b) c) d)
Berekening financieel evenwicht Financiële vertaling van de doelstellingen, actieplannen en acties Terugdringen van de exploitatiekosten ‘het vet van de soep halen’ …
8. Consolidatie en finalisering in opmaak SMJP en budget Studiedag ABB Page 19
BBC in Middelkerke (1) projectplan
Studiedag ABB Page 20
BBC in Middelkerke (2) Interne Controle Zelfevaluatie in functie van interne controle Analysemodel: Bespreking huidige situatie per thema
Beleid & organisatie Financieel beheer
Personeel
Formulering beheersmaatregelen
Dienstverlening Beheer operationele werking
Wetgeving
IT
Studiedag ABB Page 21
Bepaling risico’s
Concrete aanbeveling in actieplan Koppelen timing en verantwoordelijke aan het actieplan
Voorbeeld Interne Controle Beleid & organisatie
Studiedag ABB Page 22
Voorbeeld Interne Controle Beleid & organisatie
Studiedag ABB Page 23
BBC in Middelkerke (3) Missie & visie Middelkerke, toeristische gemeente op de grens van kust en polders, wenst een plaats te zijn waar inwoners en vakantiegangers zich veilig en thuis kunnen voelen. Het gemeentebestuur van Middelkerke wil daarom meebouwen aan een samenleving waarin: • kwaliteit en leefbaarheid centraal staan en waarbij iedereen de kans krijgt om zich persoonlijk en professioneel te ontplooien, • respect bestaat voor de diversiteit en identiteit van de negen deelgemeenten en de mensen die er wonen, werken en ondernemen, • de overheid luistert naar wat er leeft en geeft bijzondere aandacht aan participatie van diverse doelgroepen, • open agrarische en groene ruimte als schaarse goederen erkenning en gepaste bescherming verdienen. Het gemeentebestuur van Middelkerke stelt hierbij een kwalitatieve dienstverlening centraal en springt zuinig en efficiënt om met de beschikbare middelen. Studiedag ABB Page 24
BBC in Middelkerke (4) Afsprakennota • De afsprakennota werd opgefrist en aangepast: • • • •
Deontologie De geldende beleidscyclus Doel, bevoegdheden & samenstelling MAT Werking van het MAT
• De relatie tussen politiek en administratie werd formeel vastgelegd
“Goede afspraken maken goede vrienden…”
Studiedag ABB Page 25
BBC in Middelkerke (5) Omgevingsanalyse 7S model - Interne analyse
DESTEP model - Externe analyse
BASIS SWOT analyse: Interne analyse: sterktes en zwaktes Externe analyse: kansen en bedreigingen Studiedag ABB Page 26
BBC in Middelkerke (6) Doelstellingen Voorbereiding adminstratie
Uitgangspunt: RESPECT voor eenieders rol en verantwoordelijkheid binnen de beleidscyclus Evaluatie Politiek
Bepaling politiek
Uitvoering administratie
‘De administratie bereidde een keuzemenu voor met beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die werd voorgelegd aan de politiek’ Studiedag ABB Page 27
BBC in Middelkerke (7) Financieel technisch
TOENAME KWALITEIT VAN DE “CIJFERS” NAAR 2014 TOE Studiedag ABB Page 28
De BBC in Middelkerke SPECIFIEKE KENMERKEN DIE DE BBC TEN GOEDE KWAMEN
Studiedag ABB Page 29
BBC in Middelkerke Gezond evenwicht formele & informele werking FORMEEL • • • • • • •
Overlegmomenten (CBS, MAT, …) Opnemen verantwoordelijkheid Duidelijke taakverdeling Gestructureerde communicatie Erkenning verschillende partners Ruimte inspraak & participatie Gebruik documenten
Studiedag ABB Page 30
INFORMEEL • • • • • • •
Persoonlijk contact Open vizier Contact GE-OCMW Afzondering op locatie Kennis historiek organisatie Beperkte afstand tussen CBS - MAT Ruimte voor initiatief
BBC in Middelkerke Samenwerking Gemeente - OCMW Geleidelijke toenadering: • Gemeenschappelijke workshops: omgevingsanalyse, doelstellingen • Proactieve rol OCMW-voorzitter in CBS • Vanaf januari 2014 1 secretaris voor gemeente en OCMW • Ook verdichting met brandweer, politie en AGB
Studiedag ABB Page 31
De BBC in Middelkerke EEN DOORSTART VANAF 2014: BBC FASE II
Studiedag ABB Page 32
BBC in Middelkerke FASE II: werken aan HRM VASTSTELLING BBC FASE I: • Interne controle: resultaat = focus op: • Beleid & organisatie • Personeel • Omgevingsanalyse: • aandachtspunten bloot gelegd op vlak van organisatiestructuur en personeelsbeleid
Studiedag ABB Page 33
VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: Optimalisatie HRM • Aanwerving verantwoordelijke HR • Functioneren en evalueren • Competentiemanagement • Leiderschapstraject • Organisatiestructuur en personeelsformatie
BBC in Middelkerke FASE II: Opvolging en rapportering VASTSTELLING BBC FASE I: • BBC zorgt voor nieuwe noden: • Opvolging beleidsdoelstellingen op basis van indicatoren • Consolidatie van beschikbaar gegevens en informatie • Vraag naar managementinformatie • Interesse naar tevredenheid van alsmaar mondigere burger
Studiedag ABB Page 34
VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: Opvolging en rapportering • In kaart brengen rapporteringsbehoeften • Bepalen systeem ter rapportering • Vastleggen proces ter rapportering • Proces rapportering: wie, wat, wanneer?
Balansindicatoren Periode
Maand
11 / 2013
Vorig jaar
Doel
Solvabiliteit
Liquiditeit in ruime zin
Liquiditeit in enge zin
Aantal dagen klantenkrediet
55%
0,9%
1,4%
45 dagen
Eigen vermogen
XXXX €
Vlottende activa
XXXX €
Vlottende activa
XXXX €
Doel
XX dagen
Totaal vermogen
XXXX €
Schulden KT
XXXX €
Schulden KT
XXXX €
Verschil
- XX dagen
Netto werkkapitaal
Aflossingsduur vreemd vermogen LT
Financiële schuld per inwoner
2,5 jaren
XXXXX €
25k €
Aantal dagen leverancierskrediet
82 dagen
Vlottende activa
XXXX €
Vr. vermogen LT
XXXX €
Financiële schuld
XXXX €
Doel
XX dagen
Schulden KT
XXXX €
Cash flow
XXXX €
Inwoner
XXXX €
Verschil
+ XX dagen
Studiedag ABB Page 35
Personeelsstructuur Periode
Maand
11 / 2013
Bezetting
Geslacht
VTE
Bezetting
XX
VTE
XX
Formatie
XX
Verschil
-XX
XX
Burgergerichte zaken
XX XX XX
XX
Bezetting
XX
personen
XX XX
A
XX
B
XX
C
Maandelijkse evolutie XX
XX
NIVEAU
XX
Gesubsidieerd
personen
<25
Decretale graad
XX
Contractuelen Art. 60’s
XX
personen
Statutairen
XX
V
XX
25-30
STATUUT XX
XX
30-40
Beleidsonderst. & kwaliteit
M
XX
40-55
Technische zaken
Anciënniteit
XX
>60 55-60
XX
Financiële dienst
Geslacht
Reden All Leeftijd
Personeel & onderwijs
D
XX XX XX XX
E
XX
XX
XX
XX
All
Statuut All Graad All
Leeftijd All Anc. All Afdeling All
AFDELING Personeelsstructuur
Breuk
All
XX
XX
XX
personen
XX
BREUK XX
FTE
XX
4/5
01/13
Page 36
02/13
03/13
XX
3/5
Studiedag ABB 04/13
05/13
06/13
07/13
08/13
09/13
10/13
11/13
<3/5
XX personen
BBC in Middelkerke FASE II: Interne Controle VASTSTELLING BBC FASE I: • Zelfevaluatie met inschatting risico’s en selectie relevante beheersmaatregelen • De oefening risico-analyse resulteerde in een concreet actieplan met verbetervoorstellen • Goedkeuring besluit externe audit waaraan vanaf 1 januari 2014 moet worden gewerkt
Studiedag ABB Page 37
VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: Interne Controle • Opstart procesmanagement (vb. projectmanagement) • Procesbeschrijving – en visualisatie • Uitvoering, opvolgaudit, evaluatie • Voorbereiding in kader van externe audit
Studiedag ABB Page 38
Bedankt voor jullie aandacht! Zijn er nog vragen?
