Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD)

1.0 PENDAHULUAN Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) merupakan salah satu bahagian yang bertanggungjawab di dalam aktiviti memprosesan bahan dan maklumat bahan untuk pembangunan koleksi Perpustakaan UTM dan juga aktiviti proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM. BPT terdiri daripada 2 (dua) Unit utama iaitu :  

Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD).

Unit Pengurusan Teknikal (UPT) merupakan unit yang dipertanggungjawabkan untuk memproses bahan yang diterima dari Bahagian Pembangunan Sumber serta Unit Galerium dan dikatalog, dilabel dan seterusnya dihantar ke Bahagian / Unit serta perpustakaan cawangan bagi tujuan peminjaman dan rujukan. Manakala Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD) pula bertanggungjawab untuk melakukan proses pendigitalan bahan dari Unit Koleksi Khas UTM, serta memastikan maklumat bahan boleh diakses secara atas talian dan juga sebagai medium alternatif penyimpanan maklumat. 2.0 STRUKTUR ORGANISASI BPT yang terdiri daripada 2 unit utama, iaitu UPT dan UPDD diterajui oleh Ketua Bahagian Pemprosesan Teknikal (KPT), dan disokong oleh seorang Pustakawan Kanan, 4 orang Pustakawan, seorang Pembantu Perpustakaan Kanan, 7 orang Pembantu Perpustakaan, 2 orang Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan seorang Pembantu Am Pejabat. Dari segi pecahan staf mengikut unit, UPT mempunyai 10 orang staf untuk mengendalikan aktiviti pengkatalogan bahan, manakala UPDD pula mempunyai 4 orang staf bagi aktiviti pendigitalan bahan. Dua orang staf berkhidmat secara gunasama di antara kedua-dua Unit iaitu Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan Pembantu Am Pejabat. Struktur lengkap carta organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) seperti di Rajah 1 & 2.

Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013

1

Rajah 1

: Hirarki Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) 2013

Rajah 2

: Carta Organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal 2013


2

3.0 STAF Sehingga Disember 2013, secara keseluruhannya BPT mempunyai 17 orang staf yang bertanggungjawab untuk mengendalikan proses pengkatalogan bahan yang lengkap bagi seluruh koleksi perpustakaan induk dan perpustakaan cawangan. Bermula Mac 2013, BPT mendapat 3 orang Pustakawan lantikan baru (Gred S41 kontrak) dan dalam masa yang sama mengalami pertukaran bagi Pustakawan sedia ada. Bermula dari Mac hingga September 2013, BPT telah mengalami pertukaran staf antara Unit, Bahagian dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang melibatkan seramai 5 orang staf dari pelbagai jawatan tetap. Jadual 1 menunjukkan pecahan terkini bagi tahun 2013 jumlah staf BPT mengikut kod jawatan dan gred. Jadual 1 :

BIL.

Pecahan Staf Mengikut Jawatan, Kod Jawatan, Gred dan Jumlah 2013 JAWATAN

1. 2.

Ketua Bahagian Pustakawan Kanan

3.

Pustakawan

4.

Pembantu Perpustakaan Kanan

5.

Pembantu Perpustakaan

6.

Pembantu Perpustakaan

7. 8.

Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi Pembantu Am Pejabat

KOD JAWATAN

GRED

JUMLAH

KPT P(PT1) P(PT2) - P(PT4) P(PD)

S48 S44

1 1 3 1

PmPK(PT)

S22

1

PmP(PT1) & PmP(PT2) PmP(PD1) PmP(PT3) & PmP(PT4) PmP(PD2) & PmP(PD3)

S22 (KUP)

2 1 2 2

PT(P/O)PT1 - PT(P/O)PT2*

N17

2

PAP(PT)

N4

1

JUMLAH KESELURUHAN STAF

Nota :

S41

S17

17 orang

* Staf gunasama antara BPT dan BRI.

Berikut pula merupakan senarai staf BPT yang terlibat dengan pertukaran staf dan penerimaan staf baru. a. Penerimaan staf lantikan baru (Kontrak) : i.

Norashikin Johari

- Pustakawan (S41) di UPT mulai Mac 2013.

ii.

Mohd. Fahiezan Md. Zan - Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013.

iii.

Norhafisah Zakaria

- Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013.


3

b. Pertukaran staf antara Unit, Bahagian & PTJ : i.

Nabilah Jamil

- Pustakawan (S41) berpindah ke Unit Koleksi Khas, Bahagian Pembangunan Sumber mulai Mac 2013.

ii.

Habibah Gono

- PT(P/O) berpindah ke Unit Sukan, Pejabat HEMA, UTMJB mulai Mei 2013.

iii.

Nazatulhisma Ahmad

- PT(P/O) berpindah ke Unit Pengurusan Teknikal, Bahagian Pemprosesan Teknikal mulai Mei 2013, menggantikan Sdr. Habibah Gono.

iv.

Syazwani Syamimi Mat Pauzi

- Pustakawan (S41) di UPDD bertukar ke Bahagian Perkhidmatan Maklumat mulai September 2013.

v.

Noor Effendy Hamzah

- Pustakawan (S41) di UPT di pindahkan ke UPDD bermula pada September 2013.


4

4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) 4.1 Objektif 4.1.1 Memproses katalog bahan yang diterima oleh Perpustakaan UTM dan memastikan ia mempunyai rekod bibliografi dan ‘holdings’ di dalam Sistem Katalog Berkomputer Perpustakaan (LMS). 4.1.2 Mengkatalog bahan mengikut piawaian pengkatalogan antarabangsa dan dasar yang dipraktikkan di Perpustakaan UTM bagi memastikan kualiti bahan yang diproses serta paparan rekod bahan yang dimuatkan di dalam Sistem Perpustakaan LESTARI adalah komprehensif dan tepat. 4.1.3 Membuat pembetulan dan kemaskini bahan yang diterima daripada Unit Sirkulasi dan daripada lain-lain Bahagian dan Unit di Perpustakaan UTM, dan memastikan maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan adalah betul dan tepat. 4.1.4 Menyelenggara rekod melalui semakan fail kuasa bagi memastikan keseragaman rekod serta bagi membolehkan rujukan rekod yang komprehensif kepada pengguna. 4.2 Aktiviti UPT 4.2.1 Menerima bahan untuk diproses katalog daripada Bahagian Pembangunan Sumber yang terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Jurnal dan Media Elektronik, Unit Koleksi Khas serta Unit Hadiah dan Pertukaran. UPT bertanggungjawab untuk memproses kesemua bahan perpustakaan melalui proses pengkatalogan dengan memberi bidang perkara dan nombor panggilan serta mengemaskini maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan. UPT juga turut menerima bahan dari Unit Galerium untuk mengkatalog bahan relia yang berkaitan dengan UTM. 4.2.2 Semua bahan yang diproses ditampalkan dengan tag RFID melainkan bahan naskhah Koleksi Khas yang disimpan di dalam Koleksi Khas UTM. 4.2.3 Bertanggungjawab memproses bahan bagi koleksi di Perpustakaan UTM Kampus Johor Bahru, Perpustakaan UTM Cawangan Kuala Lumpur, Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber, koleksi PESISIR serta lain-lain Pusat Kecemerlangan. 4.2.4 Turut bertanggungjawab untuk mengawasi semua aktiviti pengkatalogan dan prosesan bahan yang dilaksanakan di Perpustakaan UTM – Perpustakaan Sultanah Zanariah Cawangan Kuala Lumpur, perpustakaan cawangan UTMSPACE, Perpustakaan Fakulti / Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013

5

Pusat Sumber dan juga pemprosesan bahan untuk koleksi UTM-RS. Memastikan aktiviti pengkatalogan di Perpustakaan Cawangan dan Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber mengikuti dasar seperti yang telah ditetapkan untuk tujuan keseragaman. 4.3 Pencapaian UPT 4.3.1 Aktiviti Pengkatalogan dan Kemaskini Data Bibliografik (Input Ringkas) Perbandingan 2011 – 2013 Aktiviti pengkatalogan bahan di UPT adalah merujuk kepada 3 proses yang dilakukan oleh Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan yang merangkumi : Kemaskini data bibliografik Input Ringkas (IR) oleh Pembantu Perpustakaan. Pengkatalogan Salin (CIP) oleh Pembantu Perpustakaan. Pengkatalogan Bahan Asal (Original Cataloging) oleh Pustakawan. Bagi aktiviti pengkatalogan salin (CIP), bahan yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan akan terus diproses, dan Pustakawan bertanggungjawab untuk menyemak rekod di dalam sistem bahan yang telah dikatalog oleh Pembantu. Manakala bagi aktiviti pengkatalogan bahan asal, Pustakawan bertangungjawab sepenuhnya untuk mengkatalog bahan yang telah dikemaskini rekod bibliografik bahan berkenaan oleh Pembantu Perpustakaan melalui aktiviti kemaskini data bibliografik (IR). Jadual 2 menunjukkan aktiviti pengkatalogan bahan di UPT yang merangkumi ketiga-tiga aktiviti seperti yang dinyatakan di atas. Secara perbandingan, pencapaian pada 2013 menunjukan peningkatan sebanyak 1.9% berbanding tahun 2012. Untuk tempoh 3 tahun terkini, jumlah keseluruhan aktiviti pengkatalogan bahan dilihat semakin meningkat.


6

Jadual 2 : Perbandingan Hasil Pencapaian bagi Tempoh 3 Tahun Dari 2011 – 2013 TAHUN 2011 2012 2013

JUMLAH

JUMLAH

(JUDUL) 23,815 26,012 26,514

(NASKHAH) 26,376 26,941 27,104

PERBANDINGAN HASIL PENCAPAIAN (JUDUL) (NASKHAH) 2197 / 9.2% 565 / 2.1% 502 / 1.9% 163 / 0.6%

Rajah 3 : Perbandingan Hasil Pencapaian Bagi Tempoh 3 Tahun Mulai 2011 – 2013 JUDUL NASKHAH

JUMLAH 28,000 26,941

27,000 26,000

26,376

26,012

27,104 26,514

25,000 24,000

23,815

23,000 22,000 2011

2012

2013 TAHUN

4.3.2 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Keseluruhan Secara keseluruhan, pada tahun 2013, sejumlah 26,514 judul (27,104 naskhah) telah berjaya diproses. Daripada jumlah ini, sejumlah 11,176 judul merupakan bahan katalog asal manakala 5786 judul pula adalah bahan CIP yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan. Sejumlah 9552 judul pula adalah bahan IR telah diproses untuk dikatalog oleh Pustakawan mengikut staf seliaan masing-masing. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 3 Dan Rajah 4.


7

Jadual 3 : Jumlah Keseluruhan Aktiviti Pengkatalogan Bahan di UPT

JENIS BAHAN

PUSTAKAWAN

PEMBANTU PERPUSTAKAAN

BAHAN ASAL

CIP

IR

JUMLAH

J

N

J

N

J

N

J

N

BUKU

3379

3632

5318

5451

2791

2961

11,488

12,044

C/P

3589

3596

468

470

3267

3267

7324

7333

TESIS

2600

2615

0

0

2069

2069

4669

4684

PSM

1258

1259

0

0

1425

1425

2683

2684

PETA

272

279

0

0

0

0

272

279

JURNAL (T) DOKUMEN KONTRAK JUMLAH

60

62

0

0

0

0

60

62

18

18

0

0

0

0

18

18

11,176

11,461

5786

5921

9552

9722

26,514

27,104

Rajah 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Mengikut Jenis Bahan - 2013 BUKU C/P

7324, 28%

TESIS PSM 4669, 18%

11488, 43%

PETA JURNAL (T) DOKUMEN KONTRAK

2683, 10%

272, 1% 18, 0%

60, 0%


8

4.3.3 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan CIP Bagi tahun 2013, sejumlah 16,962 judul bahan telah diproses katalog (katalog asal dan CIP). Daripada jumlah tersebut, 8697 judul merupakan bahan buku, diikut dengan cakera padat (4057 judul), tesis (2600 judul), bahan Projek Sarjana Muda (PSM) (1258 judul), peta (272 judul), jurnal teks (60 judul) dan dokumen kontrak (18 judul). Jumlah ini meliputi koleksi Perpustakaan UTM iaitu PSZJB, PRZS, PSZKL, Perpustakaan Fakulti serta lain-lain perpustakaan Cawangan. Untuk tahun 2013, menunjukan penurunan jumlah bahan yang diproses katalog sebanyak 1.3% judul dan 10.8% naskhah. Penurunan ini disebabkan oleh pengurangan bilangan Pustakawan, pertukaran dan kemasukan Pustakawan baru yang memerlukan masa untuk kompeten. Sehingga Disember 2013, jumlah Pustakawan di UPT hanyalah 4 orang sahaja. Pergerakan staf ini turut memberi kesan dari segi pencapaian produktiviti bahagian. Bagaimanapun , aspek kualiti data tetap diberi keutamaan dan maklumat rekod di dalam sistem sentiasa diberi perhatian utama untuk memastikan paparan rekod di dalam sistem perpustakaan sentiasa dalam keadaan yang memuaskan. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 4 dan Jadual 5. Jadual 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan Bahan CIP – 2013

JENIS BAHAN

BAHAN ASAL

JUMLAH

CIP

J

N

J

N

J

N

BUKU

3379

3632

5318

5451

8697

9083

C/P

3589

3596

468

470

4057

4066

TESIS

2600

2615

0

0

2600

2615

PSM

1258

1259

0

0

1258

1259

PETA

272

279

0

0

272

279

JURNAL (T) DOKUMEN KONTRAK

60

62

0

0

60

62

18

18

0

0

18

18

JUMLAH

11,176

11,461

5786

5921

16,962

17,382


9

Jadual 5 : Perbandingan Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan Bahan CIP – 2012 & 2013 JUMLAH BAHAN DIKATALOG JUDUL NASKHAH

2012

2013

17,187 19,259

16,962 17,382

PERBANDINGAN HASIL PENCAPAIAN - 225 (-1.3%) -1877 (-10.8%)

Rajah 5 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal Dan CIP – 2013 BUKU CAKERA PADAT

4057, 24%

TESIS 2600, 15%

PSM

8697, 51%

PETA (HELAIAN)

1258, 8%

JURNAL (T)

18, 0%

DOKUMEN KONTRAK 272, 2% 60, 0%

4.3.4 Statistik Penerimaan Bahan Daripada Bahagian Pembangunan Sumber Sepanjang 2013 sebanyak 20,417 naskhah telah diterima Bahagian Pembangunan Sumber terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Koleksi Khas, Unit Hadiah dan Pertukaran serta Unit Jurnal dan Media Elektronik untuk diproses katalog. Menunjukkan penurunan dari segi jumlah penerimaan bahan berbanding tahun 2012. Penurunan sebanyak 3% atau kurang 628 naskhah berbanding tahun sebelumnya (21,045 naskhah). Berikut ialah pecahan jumlah penerimaan bahan mengikut Unit yang diterima oleh UPT.


10

Jadual 6 : Jumlah Penerimaan Bahan – 2013 BIL. 1

UNIT UNIT PEROLEHAN Buku/bahan media UNIT KOLEKSI KHAS Tesis (T) Tesis (CP) PSM (T) PSM (CP) Bahan Koleksi Khas UNIT HADIAH DAN PERTUKARAN Buku / Jurnal Bahan Canselor (PRZS) UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK Jurnal teks

2

3

4

JUMLAH (N)

PERATUS

8,721

43%

1691 1782 1455 1647 1569

8% 9% 7% 8% 8%

712 2601

4% 13%

4

0.02%

JUMLAH KESELURUHAN

20,417

Rajah 6 : Penerimaan Bahan Mengikut Unit Dan Jenis Bahan - 2013 712, 4% 2601, 13% 1596, 8% 1647, 8%

UP- Buku / Bahan Media UKK - Tesis (T)

4, 0%

UKK - CP Tesis

1455, 7%

UKK - PSM (T)

1782, 9%

8721, 43%

UKK - CP PSM UKK - Bahan Khas

1691, 8%

UHP - Buku / Jurnal UP - Bahan PRZS UJME - Jurnal (T)


11

4.3.5

Statistik Penghantaran Bahan Oleh Bahagian Pembangunan Sumber Sepanjang tahun 2013, sejumlah 18,935 naskhah bahan telah berjaya diuruskan untuk penghantaran ke Perpustakaan UTM–PSZJB, Perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur serta Perpustakaan UTM– PRZS dan Perpustakaan Fakulti. Daripada jumlah ini, 16,100 naskhah adalah jumlah terbesar yang dihantar di Perpustakaan UTM – PSZJB, diikuti dengan 1685 naskhah dihantar ke Perpustakaan-perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur, dan 1150 naskhah dihantar ke Perpustakaan UTM – PRZS serta Perpustakaan Fakulti. Analisa ini adalah merujuk kepada data di Jadual 7 dan Rajah 7. Berdasarkan jumlah penerimaan (20,417 naskhah) dan jumlah penghantaran bahan (18,935 naskhah) pada 2013, UPT telah berjaya memproses 93% daripada jumlah keseluruhan yang meliputi pelbagai jenis bahan dan diedarkan ke pelbagai lokasi yang telah ditentukan. Jadual 7 : Pecahan Jumlah Penghantaran Bahan Mengikut Lokasi – 2013 BIL.

LOKASI

JUMLAH (NASKHAH)

A PERPUSTAKAAN UTM - PSZJB 1 Unit Sirkulasi (Buku) 7686 2 Unit Sirkulasi (Tesis/PSM) 3680 3 UMPP (Cakera Padat) 4046 4 UJME 3 5 Unit Runding Maklumat 50 6 UHP 29 7 Bahan Segera (URM) 467 8 UKK 139 JUMLAH (A) 16,100 B PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KUALA LUMPUR 1 PSZ KL 464 2 Razak School 409 3 MJIIT 25 4 Perdana School 9 5 AIS 18 6 IBS 730 7 PESISIR (KL) 30 JUMLAH (B) 1685 C PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI 1 PFAB 23 2 PFKK 1 3 PRZS 1126 JUMLAH ( C ) 1150 JUMLAH KESELURUHAN 18,935


12

Rajah 7 : Penghantaran Bahan Mengikut Lokasi - 2013 PSZJB 1150, 6% 1685, 9%

PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KL PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI 16100, 85%

4.3.6

Tindakan Maklumbalas Borang Permintaan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6)

Tindakan

Bagi maklumbalas dan tindakan kepada proses kerja yang tidak memenuhi kepatuhan yang disalurkan melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6), UPT telah menerima sejumlah 5 siri borang yang melibatkan 41 rekod bahan dengan 49 jenis pembetulan telah dilaksanakan oleh PmPK(PT) sepanjang tahun 2013. Jumlah ini merupakan bilangan yang diterima dalam tempoh Ogos hingga Oktober sahaja, di mana sepanjang 7 bulan pertama 2013, pihak UPT tidak menerima sebarang borang PSZ 27.6 untuk tindakan. Daripada jumlah ini, jenis kesilapan pada bahan dan rekod di dalam sistem mendominasi dengan jumlah sebanyak 26 pembetulan (53.1%) daripada jumlah keseluruhan. Manakala Ogos dan September mencatatkan jumlah tindakan pembetulan yang paling kerap dilaksanakan, iaitu sebanyak 19 pembetulan (38.8%) masing-masing. Antara kesilapan yang dikategorikan di dalam kategori ini adalah : i. ii. iii. iv.

Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN. Label bagi naskhah adalah sama Tiada rekod bahan di dalam sistem Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza.

Manakala kesilapan nombor panggilan pula merupakan kesilapan yang kedua kerap berlaku dengan jumlah sebanyak 13 pembetulan, iaitu 26.5% Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013

13

dari jumlah keseluruhan. Kesilapan maklumat simbol pada bahan pula merupakan kesilapan paling kecil dilakukan dengan jumlah pembetulan sebanyak 10, iaitu 20.4%. Untuk kesemua kesilapan yang telah dikenalpasti ini, pihak UPT telah menguruskan tindakan pembetulan dan telah diselesaikan. Kesemua 5 siri borang yang diterima oleh UPT adalah permohonan dari Unit Sirkulasi (USK). Analisa adalah merujuk kepada data di Jadual 8.


14

Jadual 8

: Statistik Penerimaan Kes Melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan [PSZ 27.6] - 2013

3.



Rekod tidak lengkap.



Maklumat bahan lampiran tidak diinput. Tiada rekod bahan di dalam sistem. Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza.

 

Lain-lain Tidak menukar status bahan.  Silap lokasi penghantaran.  Bahan pembetulan tidak dihantar.  Tiada pembetulan pada bahan. JUMLAH KESELURUHAN PEMBETULAN 

4.

PERATUS PEMBETULAN (%)

DIS

2.

NOV

1.

Judul berbeza, nombor panggilan sama.  Judul sama, nombor panggilan berbeza. Kesilapan maklumat simbol pada bahan  Bahan bukan dalam kategori bahan bersimbol.  Bahan bersimbol tidak diletakkan maklumat simbol pada bahan.  Bahan silap dilabel oleh P/O. Pembetulan maklumat pada bahan dan rekod di dalam sistem  Kesilapan pengkelasan bahan.  Kesilapan tahun terbitan bahan.  Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN.  Label bagi naskhah adalah sama. 

OKT

Kesilapan no. panggilan

SEPT

JENIS KESILAPAN

OGOS

BIL.

JUL

BULAN JUMLAH (PEMBETULAN)

0

6

4

3

0

0

13

26.5

-

2

3

2

-

-

7

53.8

-

4

1

1

-

-

6

46.2

0

7

0

3

0

0

10

20.4

-

-

-

2

-

-

2

20

-

7

-

1

-

-

8

80

-

-

-

-

-

-

-

-

0

6

15

5

0

0

26

53.1

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

5

3

-

-

-

8

30.8

-

1

2

-

-

-

3

11.5

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

4

2

-

-

6

23.1

-

-

6

3

-

-

9

34.6

0

0

0

0

0

0

0

0

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

0

19

19

11

0

0

49

100

0

38.8

38.8

22.4

0

0

N/A

N/A


PERATUS (%)

15

4.3.7 Lain-lain aktiviti Median Time Processing (MTP) adalah mekanisme pengukuran bagi tempoh memproses bahan bermula daripada penerimaan bahan pesanan dari pembekal sehingga bahan disusun di rak, selaras dengan keperluan di dalam piawaian BS 11620 : Information and Documentation – Library Performance Indicators. Bagi Fasa pertama ini perlaksanaan pengiraan MTP di Perpustakaan UTM - PSZJB hanya melibatkan bahan belian sahaja. Projek ini kelak akan melibatkan bahan-bahan lain di perpustakaan. Unit Pengurusan Teknikal bertanggungjawab untuk menganalisa MTP berdasarkan data yang telah direkodkan pada Slip Pemprosesan Bahan. Data yang dicatatkan pada slip ini terdiri daripada 3 peringkat pemprosesan yang dikendalikan oleh 3 Bahagian yang berbeza. Ia melibatkan aktiviti penerimaan bahan oleh Bahagian Pembangunan Sumber (BPS), pengkatalogan bahan oleh Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT), dan penghantaran bahan yang melibatkan Bahagian Pengurusan Koleksi (BPK) selaku Bahagian yang menerima bahan siap diproses dari BPT. Pihak BPK akan mengumpul dan menyerahkan slip yang telah selesai dibuat catatan kepada BPT untuk tujuan analisa data. Melalui data yang dikumpulkan secara bulanan, analisa dibuat berdasarkan kepada jangkamasa pemprosesan terpantas, terlewat, terawal dan terpanjang. Bagi memenuhi keperluan piawaian BS 11620, Perpustakaan UTM telah menetapkan sasaran untuk mencapai tempoh MTP selama 40 hari bermula dari bahan diterima sehingga siap disusun di rak. Bermula 2014, data pengiraan akan disediakan pada setiap awal bulan untuk dilaporkan melalui Laporan Pencapaian Bulanan. Data di Jadual 9 menunjukkan sebanyak 5250 judul bahan telah diproses sepanjang tahun 2013. Dalam tempoh 12 bulan ini, sebanyak 9 pencapaian sepanjang tahun 2013 berjaya mencapai sasaran tempoh MTP selama 40 hari. Pencapaian bagi 2013 ini turut digambarkan melalui Rajah 8 berdasarkan data dari Jadual 9.


16

Jadual 9 : Pencapaian Tempoh Memproses Bahan Bermula dari Penerimaan Bahan Sehingga Bahan Disusun Di Rak - 2013 MEDIAN

BILANGAN HARI MENGKATALOG / MEMPROSES BAHAN

BULAN

JUM. BAHAN DIPROSES

KEDUDUKAN BIL.

BIL. HARI MENGKATALOG

TERPANTAS

TERLEWAT

TERAWAL

TERPANJANG

JAN

345

172 / 173

44

9

122

62

214

FEB

479

239 / 240

10

7

156

27

232

MAC

345

172 / 173

36

7

100

15

226

APR

258

129

76

7

185

18

270

MEI

408

204

14

8

224

27

336

JUN

377

188 / 189

28

8

270

25

330

JUL

399

199 / 200

26

7

240

35

349

OGOS

335

167 / 168

19

7

358

36

387

SEPT

776

388

19

6

349

23

429

OKT

383

191 / 192

42

7

332

29

444

NOV

542

271

21

7

404

24

478

DIS

603

301 / 302

28

14

78

29

102

JUM

5250

Nota :Terpantas Terlewat Terawal

: Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling cepat. : Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling lama. : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang mengambil masa paling singkat. : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang mengambil masa paling lama.

Terpanjang

Rajah 8

: Jumlah Pengurusan Borang Slip Pemprosesan Bahan Oleh Bahagian Pemprosesan Teknikal

JUMLAH 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0

776 542

479 345

345

408

377

MEI

JUN

399

258

JAN

FEB

MAC

APRIL

JUMLAH BORANG


383

335

JULAI OGOS

603

SEPT

OKT

NOV

DIS

BULAN

17

4.4 Ulasan Pencapaian UPT sentiasa peka dan berusaha untuk meningkatkan lagi kualiti dan aktiviti pemprosesan bahan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Sehingga Disember 2013 beberapa penambahbaikan telah dilaksanakan. Antaranya ialah : 

Memberi nombor panggilan lokal bagi bahan koleksi khas Dokumen Kontrak. Sebanyak 59 judul (74 naskhah) bahan telah diproses dengan menggunakan nombor panggilan lokal. Bagi bahan lama, masih dikekalkan dengan nombor panggilan LC. Ini adalah untuk memberi kemudahan bagi memproses dan tujuan menyusun bahan di rak.



Beberapa bahan lain daripada Koleksi Khas UTM juga telah dicadangkan untuk memberikan nombor panggilan lokal seperti bahan Minit Mesyuarat dan bahan MoU dan MoA. Perlaksanaan sepenuhnya akan dibuat pada tahun 2013 setelah mendapat kelulusan daripada pengurusan atasan PSZ.



bahan backlog yang terdiri daripada DVD dan CD-ROM telah selesai diproses katalog.


18

5.0

UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL (UPDD) 5.1

Objektif Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan-bahan terbitan UTM seperti tesis, kertas projek, makalah, artikal daripada jurnal dan bahan daripada keratan akhbar. Unit ini juga bertanggungjawab memastikan bahan yang telah dibuat proses pendigitilan dapat diakses secara atas talian oleh pengguna UTM. Unit ini bertanggungjawab untuk memproses digital bahan-bahan Koleksi Khas UTM disamping bahan-bahan lain yang dipohon oleh pihak UTM.

5.2

Staf UPDD Unit ini terdiri daripada seorang Pustakawan dan 3 Pembantu Perpustakaan. Sila rujuk carta hirarki di Rajah 1.

5.3

Aktiviti UPDD 5.3.1 Proses Imbasan Bahan Proses imbasan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak, seperti tesis, kertas projek, kertas soalan, bahan makalah dan artikal daripada jurnal terbitan UTM. Bahan ini perlu diimbas dengan menggunakan mesin imbasan atau scanner dan perlu dibuat proses editing dan OCR (optical character recognition) untuk memastikan bahan tersebut boleh diakses secara atas talian. 5.3.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk soft copy (CDROM) perlu membuat converting dan dikemaskini ke dalam format PDF dan di upload ke dalam server Document Management System (DMS). Jadual 10 menunjukkan senarai bahan yang melalui proses imbasan scanning, tukar format atau converting mengikut kategori bahan.


19

Jadual 10

: Aktiviti Pendigitalan Bahan Mengikut Jenis Bahan

JENIS BAHAN Tesis PSM Kertas soalan Makalah Keratan akhbar

IMBASAN (SCANNING) (JUDUL) 432 698 134 694

CONVERT FILE (JUDUL) 1828 3216 -

JUMLAH KESELURUHAN 2260 3216 698 134 694

1958

5044

7002

JUMLAH

Rajah 9

: Jumlah Bahan Yang Diproses Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Imbasan (scanning)

JUMLAH (J)

Convert file

3500 3216

3000 2500 2000 1828

1500 1000 500 0

698 432 Tesis

0

694 0

PSM

Kertas soalan

134

0

0

Makalah

Keratan akhbar JENIS BAHAN


20

Rajah 10

: Pecahan Aktiviti Pendigitalan Bahan

5044, 72%

Imbasan (scanning)

5.4

1958, 28%

Convert File

Proses muat naik ke dalam DMS (Document Management System) Bermula daripada September 2013, Perpustakaan telah mula menggunapakai sistem baru Pengurusan Dokumen Digital (DMS). Oleh itu, UPDD juga telah memulakan aktiviti muatnaik rekod dokumen digital ke dalam DMS, terdiri daripada bahan terkini dan juga bahan kebelakangan. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf terlibat untuk memastikan aktiviti muatnaik dokumen digital berjalan dengan lancar. Proses kerja staf UPDD juga turut mengalami perubahan di mana mereka perlu membuat proses muatnaik disamping tugas harian mereka seperti membuat imbasan, converting, editing, OCR, pemadatan atau optimization. Pertambahan tugas ini turut mengakibatkan pencapaian sasaran bilangan bahan yang diproses digital.

5.5

Statistik UPDD 5.5.1 Pendigitilan bahan Secara perbandingan proses pendigitilan bahan sepanjang 5 tahun iaitu bermula dari tahun 2009– 2013 adalah seperti data di Jadual 11. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan koleksi khas, seperti bahan tesis, kertas projek, kertas soalan, artikal jurnal, keratan akhbar dan lain-lain lagi. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan


21

kesemua bahan yang telah dibuat pendigitilan boleh diakses secara atas talian. Aktiviti pendigitilan ini juga meliputi proses edit, compressed dan membuat proses OCR, untuk memastikan fail mengikut kualiti yang ditetapkan. Pencapaian pendigitilan bahan pada 2013 telah menunjukkan penurunan di mana sejumlah 7002 bahan telah berjaya dibuat proses pendigitilan berbanding dengan 9979 judul pada 2012. Penurunan sebanyak 29% ini juga antaranya adalah disebabkan staf turut menumpukan kepada aktiviti muatnaik bahan digital ke dalam sistem DMS. Walau bagaimanapun jumlah tersebut telah melebih daripada sasaran KPI sebanyak 5000 judul bahan(tesis dan Kertas Projek). Keutamaan UPDD ialah untuk memproses digital bagi bahan tesis, kertas soalan dan juga keratan akhbar berkaitan UTM. Ketiganya merupakan bahan rujukan utama pelajar terutama kertas soalan yang sering dirujuk. Tesis juga kerap dirujuk oleh pelajar terutama pelajar yang membuat penyelidikan. Manakala bahan keratan akhbar mengenai UTM pula merupakan tanggungjawab perpustakaan untuk mengumpul bahan yang mengandungi berita berkaitan dengan aktiviti UTM sebagai salah sebuah universiti terunggul di Malaysia. Kekerapan berita berkaitan UTM di paparan akhbar merupakan promosi yang baik untuk universiti. Juga tanggungjawab UPDD memastikan kesemua berita berkaitan UTM tidak terlepas pandang. UPDD juga bertanggungjawab untuk memproses digital terbitan yang dihasilkan oleh ahli akademik di dalam terbitan dalam dan luar Negara. Senarai ini diperolehi daripada pengumpulan maklumat daripada ELPPT semasa proses mengumpul data RU. Proses ini akan ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2014. Jadual 11

: Proses Pendigitalan : Perbandingan 2009 – 2013

TAHUN

2009

2010

2011

2012

2013

Jumlah Pendigitilan Bahan

8197

8323

9188

9979

7002


22

Rajah 10

: Jumlah Proses Pendigitalan Bahan : Perbandingan 2009 – 2013

7002, 16%

8197, 19%

9979, 23%

8323, 20% 9188, 22%

2009

5.6

2010

2011

2012

2013

Statistik Mengikut Jenis Bahan 5.6.1. Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) Sejumlah 3216 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah diproses pendigitalan hasil daripada proses converting daripada bahan CD-ROM. Proses converting dibuat sebaik sahaja bahan CD-ROM selesai dikatalog. Lebih kurang 90% daripada bahan PSM yang diterima oleh UKK mempunyai lampiran CD-ROM dan ini memudahkan pihak UPDD untuk membuat lampiran softcopy untuk tujuan dimuatnaik ke dalam sistem DMS yang membolehkannya diakses secara atas talian. Proses converting dilaksanakan sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Bagi bahan PSM yang tidak disertakan dengan bahan CD-ROM, satu senarai berasingan disediakan untuk memudahkan pihak UPDD mendapatkan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses imbasan. 5.6.2 Tesis Post-Graduate (Sarjana dan PhD) Seperti bahan PSM juga, bahan tesis dibuat proses pendigitilan sebaik sahaja selesai proses katalog. Bagi tesis yang mempunyai lampiran CDROM, bahan akan diserahkan kepada staf UPDD untuk dibuat proses converting, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk CD-ROM pula akan dibuat proses imbasan (scanned) bagi memastikan kesemua bahan tesis di dalam bentuk digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi. Sebanyak 432 judul tesis dalam bentuk cetak yang berjaya dibuat scanning, manakala bahan yang diconvert daripada CD-ROM pula


23

berjumlah 1828. Keseluruhannya sebanyak 2260 judul tesis telah berjaya dibuat proses pendigitilan pada tahun 2013. 5.6.3 Kertas Soalan Peperiksaan UTM Sebanyak 698 rekod berdasarkan kod kertas soalan daripada fakulti telah berjaya dibuat proses pendigitilan. Jumlah rekod diproses menunjukan penurunan sebanyak Pihak UPDD perlu muat naik kertas soalan berdasarkan kod ke dalam sistem DMS. 5.6.4 Keratan Akhbar Bermula daripada tahun 2012 juga, pihak UPDD hanya melaksanakan proses pendigitalan keratan akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja bagi memantapkan koleksi keratan akhbar berkaitan UTM yang sedia ada. Pengkhususan dengan memilih hanya berita yang berkaitan dengan UTM sahaja telah berjaya meningkatkan lagi bilangan rekod yang berjaya dibuat proses digital. Jadual 12

: Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2012 dan 2013

BIL.

JENIS BAHAN

2012

2013

PENCAPAIAN

1 2 3 4

Keratan Akhbar Kertas Soalan Peperiksaan Tesis PSM Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas

666 1704 2076 5157

694 698 2260 3216

Menurun (-4.2%) Menurun (-59%) Meningkat (+8.9%) Menurun (-37.6%)

376

134

Menurun (-64.4%)

9979

7002

Menurun (-29.8%)

5

JUMLAH


24

Rajah 12

: Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2011 & 2012 2012 2013

JUMLAH 6000 5000

5157

4000 3000

3216

2000

2076

1704

1000 666

0

694

2260

698

Keratan Akhbar Kertas Soalan Peperiksaan

376 Tesis

PSM

134

Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas JENIS BAHAN

5.7

Penambahbaikan UPDD Bermula daripada September 2013, sistem DMS (Document Management System) telah mula beroperasi. Oleh itu staf UPDD telah pun memulakan aktiviti memuat naik data rekod bahan digital ke dalam sistem DMS dan membolehkan bahan tersebut diakses oleh pengguna. Proses kerja staf juga turut mengalami perubahan dimana terdapat pertambahan tugas membuat proses muatnaik di samping tugas rutin mereka iaitu membuat scanning, converting, dan mengemaskini fail digital kepada proses upload rekod ke dalam sistem DMS. Pertambahan tugas ini mengakibatkan kepada kemungkinan penurunan jumlah bahan yang dibuat proses scanning dan converting. Staf juga turut membuat beberapa kemasan dan penambahbaikan bagi rekod lama bahan digital terutamanya bagi bahan tesis dan kertas projek sebelum proses memuat naik rekod tersebut ke dalam sistem. Proses mampatan atau optimisation ini perlu bagi memastikan rekod data tersebut dapat dikecilkan dari segi saiz untuk memudahkan muat naik ke dalam sistem DMS. Saiz rekod digital yang terlalu besar menyukarkan proses muatnaik.


25

5.8

Perancangan UPDD Sasaran untuk memastikan bahan Koleksi Khas terutama bahan Tesis dan Kertas Projek Sarjana Muda terkini di proses digital sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Sehubungan dengan itu pengguna UTM dapat mengakses koleksi tesis terkini secara atas talian. Bagi bahan tesis dan kertas projek koleksi kebelakangan pula, Unit ini bercadang akan membuat proses pendigitilan secara projek peringkat demi peringkat secara kerja lebih masa. Selain daripada itu, kehadiran pelajar latihan praktikal juga dapat membantu meningkatkan lagi bilangan bahan yang dibuat proses digital serta dimuat naik ke dalam sistem. Proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM dapat dipertingkatkan dengan adanya projek RU (Research University), di mana melalui projek tersebut pihak PSZ berupaya mengumpul kesemua hasil penulisan UTM samada yang diterbitkan oleh UTM atau pun penerbit luar. Projek ini selain daripada membantu pihak UKK mengumpul bahan penulisan UTM, secara tidak langsung juga membolehkan pihak UPDD melaksanakan proses pendigitalan bahan tersebut serta dimuatkan ke dalam DMS (Document Management System). UPDD juga perlu bertanggungjawab untuk memuatnaik bahan digital tahun kebelakangan yang telah siap diproses ke dalam sistem DMS. Projek ini akan dibuat sepenuhnya pada tahun 2014 dan sasaran kesemua belakangan perlu dimuatnaik ke dalam sistem untuk meningkatkan bilangan bahan digital content. Perancangan ialah untuk memastikan ia dilaksanakan oleh staf UPDD diluar daripada masa pejabat dengan memberikan mereka cuti gantian. Penglibatan pelajar yang menjalani latihan praktikal juga dapat membantu Unit ini meningkatkan lagi bilangan digital content di dalam DMS.


26

6.0

LAIN-LAIN AKTIVITI

6.1

Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Selain daripada bertindak sebagai ko-ordinator bagi proses pengkatalogan bahan-bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Pustakawan di UPT juga turut membantu mengkatalog asal bahan dengan memberikan bidang perkara dan nombor panggilan bagi maklumat bahan yang telah dibuat proses input ringkas oleh Pembantu Perpustakaan di setiap lokasi PF. Pustakawan UPT juga turut bertanggungjawab mengawasi aktiviti prosesan bahan yang berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan maklumat rekod di dalam sistem agar menepati kualiti dan standard yang ditetapkan. Sebarang perubahan mahupun pembaharuan berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan pemprosesan bahan turut dimaklumkan kepada Pembantu Perpustakaan di PF melalui penyelaras yang telah dilantik di kalangan Pustakawan UPT.

6.2

Memproses Bahan UTM-RS BPT turut mengawasi aktiviti pemprosesan bahan bagi koleksi UTM-RS. UPT telah diberi tanggungjawab untuk membuat pemilihan dan pengagihan bahan ke setiap UTM-RS. Bagaimanapun bermula daripada oktober 2013 dan seterusnya di masa akan dating BPT hanya bertindak sebagai penyelaras bagi pengumpulan statistic bahan UTM-RS yang telah siap diproses serta mengawasi sistem dokumentasi rekod bahan UTM-RS. Jumlah bahan UTM RS yang diproses pada tahun 2013 berjumlah 4227 judul. Sehingga 2013, secara keseluruhan bahan UTM RS berjumlah 28,948 judul untuk kesemua unit UTM-RS.

6.3

Aktiviti 5S BPT turut melaksanakan aktiviti 5S selaras dengan perlaksanaan 5S di perpustakaan. Aktiviti ini turut mendapat kerjasama dan komitmen sepenuhnya daripada semua staf bagi memastikan amalan 5S menjadi budaya kerja di BPT. Melalui aktiviti 5S ini, suasana dan persekitaran kerja di BPT telah menyuntik semangat dan wajah baru bagi ruangan kerja yang kondusif dan lestari selain daripada mengujudkan kerjasama antara staf di Bahagian ini.


27

6.4

Menyediakan Manual Pengkatalogan Bahan Pihak BPT dengan komitmen semua Pustakawan telah menyediakan manual pengkatalogan bahan yang sangat komprehensif bertujuan untuk memudahkan rujukan kepada semua unit dan bahagian yang memproses bahan tersebut. Manual yang sediada telah dikemaskini secara lebih terperinci untuk memastikan keseragaman aktiviti pengkatalogan bahan. Manual tersebut sebagai lampiran kepada juga dasar pengkatalogan dan pengkelasan bahan untuk dimuatkan di dalam dasar perpustakaan.


28

7.0

PENUTUP BPT memastikan kesemua KPI yang disasarkan dapat dicapai di dalam tahun semasa. Untuk mencapai sasaran ini, komitmen staf amat penting. Sebarang perubahan/ perpindahan staf secara kerap juga turut memberi kesan kepada pancapaian bahagian. Walau bagaimanapun BPT sentiasa memastikan prioriti perpustakaan sentiasa diambil kira semasa memproses bahan, seperti mendahulukan yang segera, keutamaan memproses bahan belian serta memproses bahan untuk sesuatu event. Dalam masa yang sama, turut juga mengambil kira bahan-bahan belakangan perlu diproses untuk mengelakkan ia menjadi beban dimasa akan datang. Cadangan dan penambahbaikan yang dicadangkan oleh BPT turut diterima oleh pihak pengurusan dan secara tidak langsung dapat meningkatkan lagi produktiviti bahagian. Walaupun pencapaian individu kadangkala tidak dapat dicapai secara maksima, namun pencapaian bahagian serta KPI Bahagian tetap dapat dicapai.

Disediakan oleh : Haslina Hussin 18 Mac 2013 Disemak dan diluluskan oleh ; Badariah Borham 18 Mac 2013


29

Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD)

Recommend Documents