GARIS PANDUAN BAGI PENDAFTARAN ASET/INVENTORI OLEH UNIT TEKNIKAL & PERKHIDMATAN PUSAT BAHASA MODEN & SAINS KEMANUSIAAN
1.0 PENGENALAN Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan dan menjelaskan kepada semua staf Pusat Bahasa Moden & Sains Kemanusiaan (PBMSK) berkaitan dengan pendaftaran aset/inventori bagi setiap perolehan yang telah dibuat. Garis panduan ini juga bertujuan untuk memudahkan semua pihak dan Unit Teknikal & Perkhidmatan (UTP) dapat mengesan lokasi aset/inventori yang terlibat dengan mudah dan menjimatkan masa. 2.0 LATARBELAKANG Pusat Bahasa Moden dan Sains Kemanusiaan (PBMSK) ditubuhkan adalah untuk memperkasakan perkembangan ilmu pengetahuan pelajar di dalam bidang bahasa, sains kemanusiaan dan kemahiran insaniah memandangkan ilmu dan kemahiran di dalam bidang kejuruteraan sahaja adalah tidak mencukupi untuk melahirkan graduan yang berdaya saing. Pusat ini terbahagi kepada tiga jabatan, iaitu Jabatan Sains dan Kemanusiaan, Jabatan Bahasa Moden dan Jabatan Bahasa Asing. PBMSK menawarkan kursus-kursus subjek teras universiti serta latihan kepada pelajar seperti MUET, Bengkel Kemahiran Belajar. PBMSK juga menawarkan latihan dan perundingan kepada warga kerja dalam dan luar UMP seperti Kursus IELTS dan kursus-kursus Bahasa Inggeris komunikasi yang lain. Bagi pentadbiran PBMSK pula, segala urusan teknikal disokong kuat oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan. Di samping perkhidmatan dari segi teknikal, perkhidmatan lain yang disediakan oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan adalah untuk memastikan setiap aset dan inventori di bawah jagaan PBMSK berada dalam keadaan baik. 3.0 OBJEKTIF Objektif garis panduan ini adalah untuk : 3.1 Menjelaskan tentang prosedur pendaftaran terhadap aset/inventori yang perlu dibuat apabila peralatan diterima dan sedia untuk digunakan. 3.2 Menjelaskan dengan lebih terperinci carta alir pendaftaran aset/inventori yang perlu direkodkan oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan. 4.0 BORANG YANG DIWUJUDKAN/TERLIBAT 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Rekod Peralatan Teknikal (Equipment Technical Record) Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form - Research) Borang KEW PA 6 (Borang Daftar Pergerakan Harta Modal) Borang Pinjaman Borang KEW PA 7 (Borang Aset Alih Kerajaan)
5.0 TATACARA/GARIS PANDUAN PENDAFTARAN ASET/INVENTORI 5.1 Sebarang aset/inventori yang dibeli di PBMSK perlu didaftarkan di UTP. 5.2 Proses pertama adalah dengan merekodkan maklumat tentang aset/inventori tersebut ke dalam Rekod Peralatan Teknikal (Equipment Technical Record) oleh UTP. 5.3 Kemudian, aset/inventori tersebut perlu dikenalpasti mengikut kategori yang telah ditetapkan iaitu: i.
Hak milik kekal (Individu) - Aset/inventori didaftarkan di atas nama individu. - Borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh pemilik. - Jika aset/inventori tersebut bertukar milik, borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh pemilik baru dan dikemaskini oleh UTP. - Contoh: Laptop, External Hard Disk dan Printer
ii.
Hak milik kekal (Lokasi) - Aset/inventori didaftarkan di atas nama person-in-charge sesuatu tempat. (contoh person-in-charge bagi Pejabat Pentadbiran adalah Penolong Pendaftar) - Borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh person-in-charge lokasi tersebut. - Jika aset/inventori tersebut hendak diubah lokasi, borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh person-in-charge lokasi dan dikemaskini oleh UTP. - Contoh: Peralatan AV di makmal 13 PBMSK, whiteboard
iii.
Gunamasa - Aset/Inventori yang dibeli untuk kegunaan gunasama antara semua staf PBMSK termasuk akademik dan bukan akademik. - Borang pinjaman dan Borang KEW PA 6 perlu diisi oleh peminjam. - Contoh: Voice Recorder, Laser pointer
iv.
Penyelidikan - Aset/Inventori yang dibeli oleh penyelidik untuk kegunaan penyelidikan. - Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form Research) dan Borang KEW PA 6 perlu diisi oleh penyelidik dan menandatanganinya apabila peralatan dipulangkan. - Apabila selesai penyelidikan, penyelidik perlu memulangkan aset/inventori tersebut kepada UTP.
-
-
Sekiranya tamat masa penyelidikan, penyelidik masih ingin menggunakan sebarang peralatan penyelidikan, mereka perlu mengisi Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) Jika terdapat penangguhan, penyelidik perlu hadir ke UTP untuk mengisi Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form Research) di ruangan penangguhan peralatan.
5.4 Apabila semua urusan merekod maklumat aset/inventori selesai, barulah aset/inventori diserahkan kepada staf yang terlibat. 5.5 Bagi kategori yang melibatkan hak milik kekal (lokasi), peralatan tersebut akan ditempatkan di lokasi yang terlibat selepas semua maklumat direkodkan.
CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN ASET/INVENTORI OLEH PIHAK TEKNIKAL PUSAT BAHASA MODEN DAN SAINS KEMANUSIAAN
MULA
MEREKODKAN MAKLUMAT ASET/ INVENTORI KE DALAM BORANG REKOD PERALATAN TEKNIKAL
KENALPASTI KATEGORI PERALATAN
HAK MILIK KEKAL (LOKASI)
HAK MILIK KEKAL (INDIVIDU)
ISI BORANG PENERIMAAN PERALATAN & KEW PA 6 OLEH PEMILIK
ISI BORANG PENERIMAAN PERALATAN, KEW PA 6 & 7 OLEH PIC LOKASI
PENYELIDIKAN
ISI BORANG PENERIMAAN PERALATAN (PENYELIDIKAN) DAN KEW PA 6 OLEH PENYELIDIK
GUNASAMA
ISI BORANG PINJAMAN & KEW PA 6 OLEH PEMINJAM
PEMASANGAN PERALATAN DI TEMPAT YANG TERLIBAT OLEH VENDOR/UTP
PENYERAHAN ASET/INVENTORI KEPADA PENGGUNA
TAMAT
