GARIS PANDUAN BAIKPULIH/ MENAIKTARAF BAGI ASET/INVENTORI OLEH UNIT TEKNIKAL & PERKHIDMATAN PUSAT BAHASA MODEN & SAINS KEMANUSIAAN
1.0 PENGENALAN Garis panduan ini bertujuan untuk menjelaskan kepada semua staf Pusat Bahasa Moden & Sains Kemanusiaan (PBMSK) berkaitan dengan proses baikpulih/menaiktaraf bagi aset/inventori di PBMSK. Garis panduan ini juga menerangkan bagaimana tindakan yang akan diambil oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan (UTP) bagi setiap kerosakan yang berlaku. 2.0 LATARBELAKANG Pusat Bahasa Moden dan Sains Kemanusiaan (PBMSK) ditubuhkan adalah untuk memperkasakan perkembangan ilmu pengetahuan pelajar di dalam bidang bahasa, sains kemanusiaan dan kemahiran insaniah memandangkan ilmu dan kemahiran di dalam bidang kejuruteraan sahaja adalah tidak mencukupi untuk melahirkan graduan yang berdaya saing. Pusat ini terbahagi kepada tiga jabatan, iaitu Jabatan Sains dan Kemanusiaan, Jabatan Bahasa Moden dan Jabatan Bahasa Asing. PBMSK menawarkan kursus-kursus subjek teras universiti serta latihan kepada pelajar seperti MUET, Bengkel Kemahiran Belajar. PBMSK juga menawarkan latihan dan perundingan kepada warga kerja dalam dan luar UMP seperti Kursus IELTS dan kursus-kursus Bahasa Inggeris komunikasi yang lain. Bagi pentadbiran PBMSK pula, segala urusan teknikal disokong kuat oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan. Di samping perkhidmatan dari segi teknikal, perkhidmatan lain yang disediakan oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan adalah untuk memastikan setiap aset dan inventori di bawah jagaan PBMSK berada dalam keadaan baik.
3.0 OBJEKTIF Objektif garis panduan ini adalah untuk : 3.1 Menerangkan prosedur yang diambil apabila berlaku kerosakan aset/inventori 3.2 Menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil oleh pengguna jika berlaku kerosakan berdasarkan carta alir. 3.3 Menjelaskan tindakan yang akan diambil UTP bagi menentukan samada kerosakan tersebut perlu dibaikpulih atau peralatan tersebut perlu dinaiktaraf.
4.0 BORANG YANG DIWUJUDKAN/TERLIBAT 4.1 Borang Aduan Kerosakan
5.0 TATACARA/GARIS PANDUAN 5.1 Sebarang kerosakan atau masalah yang berlaku WAJIB dilaporkan kepada UTP. 5.2 UTP akan menerima laporan tersebut dan mengisi Borang Aduan Kerosakan. 5.3 UTP akan mengenalpasti kerosakan/masalah tersebut dan akan menyelesaikan masalah tersebut melalui cara-cara berikut : 5.3.1 Melalui panggilan Telefon - Penyelesaian kerosakan/masalah akan cuba diselesaikan melalui panggilan telefon. 5.3.2 UTP akan pergi ke lokasi pengguna. 5.3.3 Pengguna menghantar Aset/Inventori yang bermasalah ke pejabat UTP. 5.4 UTP akan mengenalpasti tindakan yang akan diambil berdasarkan kategori berikut: 5.4.1 Kecuaian Pengguna - Bermaksud kerosakan yang berlaku adalah diakibatkan oleh kecuaian pengguna sendiri (contoh: hilang di sebabkan barang berkenaan di tinggalkan dalam kereta). - Penggantian peralatan pula adalah tertakluk kepada pihak pengurusan PBMSK. 5.4.2 Bukan kecuaian pengguna - Bermaksud kerosakan yang berlaku adalah bukan diakibatkan oleh kecuaian pengguna. (contoh: bencana alam) - UTP akan menilai kerosakan tersebut dan boleh mencadangkan 2 perkara: a. Lupus
Peralatan yang tidak boleh dibaikpulih atau dinaiktaraf Kos baikpulih melebihi separuh harga peralatan tersebut Alat ganti yang diperlukan tiada lagi di pasaran Penggantian peralatan baru akan dicadangkan iaitu proses perolehan baru akan dibuat.
b. Membaikpulih/menaiktaraf Peralatan yang masih boleh dibaikpulih atau dinaiktaraf
Kos baikpulih tidak melebihi separuh harga peralatan tersebut Alat ganti yang diperlukan masih ada lagi dipasaran Proses perolehan (penyelenggaraan) akan dibuat. Kerjakerja penyelenggaraan akan dijalankan samada oleh UTP atau vendor yang dilantik.
5.5 Peralatan yang sudah dibaikpulih/dinaiktaraf akan diserahkan kepada pengguna.
CARTA ALIR PROSES BAIK PULIH / MENAIKTARAF BAGI ASET/INVENTORI PUSAT BAHASA MODEN & SAINS KEMANUSIAAN MULA
MENERIMA ADUAN KEROSAKAN/MASALAH DARIPADA PENGGUNA
MENGISI BORANG ADUAN KEROSAKAN OLEH UTP
MENGENALPASTI KEROSAKAN/MASALAH OLEH UTP
PENYELESAIAN MASALAH MELALUI PANGGILAN TELEFON
TIDAK BERJAYA
PENGGUNA MENGHANTAR ASET/ INVENTORI YANG BERMASALAH KE PEJABAT UTP
UTP PERGI KE TEMPAT PENGGUNA
BERJAYA
MENGENALPASTI TINDAKAN YANG AKAN DIAMBIL OLEH UTP BUKAN KECUAIAN PENGGUNA
KECUAIAN PENGGUNA
MEMBAIKPULIH ATAU MENAIKTARAF PERALATAN
LUPUS
PROSES PEROLEHAN (PENYELENGGARAAN)
CADANGAN PENGGANTIAN PERALATAN
KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN DIJALANKAN OLEH UTP/VENDOR
PROSES PEROLEHAN (PEMBELIAN BARU)
SERAH PERALATAN PENGGUNA
TAMAT
UTP AKAN MENGHANTAR LAPORAN KEPADA PIHAK PENGURUSAN UNTUK MEMBUAT KEPUTUSAN
PENGGANTIAN PERALATAN BARU OLEH PENGGUNA
