KATA PENGANTAR
Kemampuan
menggunakan komputer merupakan suatu keharusan di dalam
bersaing di dunia kerja sekarang ini. Untuk kemampuan dasar, perangkat lunak untuk mengolah kata(Word Processor) harus dikuasai. Contohnya, untuk mengetik, membuat presentasi dan lain-lain. Pada modul ini akan dibahas
tentang ; penggunaan Microsoft Office/Open Office.
Yaitu Microsoft Word, Excel, PowerPoint ataupun Open Office(Writer), Calc dan impress.
UNIT-UNIT KOMPETENSI
TIK yang ada dalam modul komputer ini terdaftar dalam tabel berikut ini:
Kode TIK
Nama TIK
TIK.OP01.001.01
Mengetik pada papan ketik (keyboard) standar
TIK.OP02.002.01
Mengoperasikan printer
TIK.OP02.006.01
Mengoperasikan penelusur web (web browser)
TIK.OP02.007.01
Mengoperasikan piranti lunak klien e-mail (email client)
TIK.OP02.011.01
Mengoperasikan piranti lunak presentasi
TIK.OP02.004.01
Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) tingkat dasar
TIK.OP02.005.01
Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar (spreadsheet) tingkat dasar
BAB I MICROSOFT OFFICE
1.1 Tujuan Instruksional Umum •
Siswa dapat menjelaskan peranan aplikasi Microsoft Office 2003 yang terdiri dari Ms. Word, Ms. Excel, Ms. PowerPoint dan Ms. Access
1.2 Tujuan Instruksional Khusus •
Siswa dapat menjelaskan fungsi aplikasi Microsoft Office 2003
•
Siswa memiliki gambaran penerapan Microsoft Office
pada dunia
perkantoran. •
Siswa dapat menjelaskan kelebihan Ms. Office 2003
Microsoft Office merupakan aplikasi yang terdiri dari pengolah kata, pengolah lembar kerja, pengolah presentasi maupun aplikasi basis data, yang umum digunakan saat ini dengan berbagai macam fitur yang memberikan kemudahan bagi penggunanya. Untuk informasi lebih lanjut silahkan mengunjungi situs www.microsoft.com Berikut merupakan rincian pokok pembahasan dari modul Microsoft Office yang memenuhi sebagian unit kompetensi pada SKKNI Bidang keahlian Operator :
Jadi, terlihat pada Peta konsep diatas, umumnya Product Microsoft office digunakan untuk aplikasi perkantoran seperti membuat dokumen/surat, perhitungan biaya menggunakan Ms. Excel, presentasi menggunakan Ms. Powerpoint dan aplikasi database pelanggan menggunakan Ms. Access. Dapat dipastikan, umumnya aplikasi yang digunakan untuk administrasi perkantoran menggunakan Ms. Office, jika sistem operasi yang digunakan menggunakan Microsoft Windows. Sedang sistem operasi yang menggunakan Linux, dapat menggunakan Star Office. Oleh karena itu, sudah selayaknya siapa saja yang ingin bekerja, minimal menguasai software Ms. Office. Ms. Office merupakan software yang dijual terpisah dari software Sistem Operasi Meskipun begitu, jika kita membeli/memesan komputer, kita dapat memesan agar software Ms. Office tersebut sudah diinstall di komputer kita. Beberapa kelebihan dari Microsoft Office 2003 terhadap pendahulunya antara lain : •
Memungkinkan
team
untuk
memodifikasi,
mengakses
dan
menyimpan
dokumen pada lokasi sentral menggunakan Document Workspaces. Serta mengefisienkan meeting dengan Meeting Worspaces, yang menawarkan lokasi terpusat untuk sharing agenda, sumber-sumber visual dan dokumentasi lainnya. •
Memberikan fasilitas Instant Messaging (IM)
•
Dapat memformat dokumen dengan mudah menggunakan berbagai fitur yang sangat lengkap
•
Memiliki file-file gambar animasi/clipart
yang lebih lengkap pada microsoft
word dan Powerpoint. •
Dapat membaca email dengan lebih cepat meggunakan Outlook 2003.
•
Dapat menampilkan email yang penting dengan cepat
•
Memproteksi privacy dokumen Anda
TUGAS PRAKTEK : 1.
Minta bantuan instruktur anda untuk mengunjungi situs Ms. Office Online di http://office.microsoft.com/en-us/default.aspx .
2. Cobalah mengetik dengan menggunakan 10 jari, minta bantuan instruktur Anda cara mengetik masing –masing tuts menggunakan jari-jari yang sesuai. Anda dapat mencoba selama 30 menit, dengan latihan yang teratur selama 1 minggu, maka anda dapat lebih cepat mengetik di papan ketik Anda.
BAB II PENGENALAN MICROSOFT WORD
Tujuan Instruksional Umum : •
Siwa dapat menjelaskan fungsi aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word 2003.
Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa mengetahui fungsi Microsoft Word secara umum.
•
Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft Word.
Bab berikut ini akan menjelaskan secara umum mengenai aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word, serta kegunaannya dengan menjabarkan tools atau fitur apa saja yang dimiliki oleh aplikasi ini. Berikut ini digambarkan topik-topik yang akan dibahas pada bab ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab II : Pengenalan Microsoft Word
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar.
Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata (word processor) dimana user dapat membuat atau meng-edit suatu dokumen baik berupa teks biasa maupun dokumen yang terdiri atas tabel-tabel dan gambar.
Berikut ini merupakan tampilan dari Microsoft Word 2003 :
Gambar Tampilan Microsoft Word 2003
Untuk tampilan awal word (default), terdapat tools sebagai berikut : 3. Title bar : Tempat
judul
atau
nama dokumen. Contoh
:
document1 •
Menu bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintah-perintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsWord, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.
•
Standard toolbar : Terdiri dari beberapa shortcut yang sama dengan perintahperintah yang terdapat pada menu bar. •
Formatting
toolbar
:
Terdiri
dari
beberapa
shortcut
melakukan format seperti yang terdapat pada menu Format.
untuk
•
Horizontal and vertical Rulers : Alat pengukuran dalam inchi, yang digunakan untuk mengukur layak sebuah penggaris.
a. Halaman putih tempat user mengetikkan huruf dalam membuat, mengubah atau melakukan format terhadap suatu dokumen. a. View
: User dapat melakukan pilihan untuk menampilkan dokumen
dalam bentuk tampilan yang berbeda-beda. •
Status bar : Menunjukkan nomor halaman, nomor section, jumlah total halaman, posisi baris, kolom dan lain sebagainya atas dokumen yang sedang dikerjakan user.
2.1 Menu Bar Menu-menu pilihan yang terdapat pada menu bar dapat dipilih dengan meng-klik pada salah satu menu yang diinginkan. Masing-masing menu tersebut terdiri dari sub-sub menu yang juga dapat diklik untuk menjalankannya. Apabila tidak semua sub menu ditampilkan, maka klik tanda panah yang ada di posisi bawah dari tampilan daftar submenu, untuk menampilkan keseluruhan sub menu tersebut.
Gambar Menu Bar
2.2 Toolbars Toolbars yang terdiri dari daftar shortcut dapat membantu user untuk melakukan edit dan format terhadap suatu dokumen dengan cepat dan mudah. Untuk menampilkan toolbar sesuai dengan yang diinginkan pilih menu View > Toolbars, lalu klik pada toolbar yang ingin ditampilkan.
Gambar View Toolbar
2.2.1 Standard Toolbar Di bawah ini merupakan beberapa shortcut yang terdapat pada standard toolbar :
a. New Blank Document : memulai membuat dokumen baru. b. Open : membuka suatu dokumen. c. Save : menyimpan dokumen. d. Print : mencetak dokumen. e. Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak. f.
Spelling and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks pada suatu dokumen.
g. Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus). h. Copy : menggandakan teks. i.
Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut.
j.
Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks.
k. Redo : mengulang kembali suatu efek pada teks, yang tadi telah dibatalkan. l.
Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau web page untuk link dari dokumen tersebut.
m. Insert Table : menyisipkan table dengan memilih ukuran tabel tersebut (jumlah baris dan kolom).
2.2.2 Formatting Toolbar
•
Style : untuk melakukan format teks secara cepat, dimana untuk setiap style telah ditentukan format tidak hanya terhadap huruf tapi juga paragraph dan lain sebagainya.
•
Font : menentukan jenis huruf.
•
Font Size : menentukan ukuran huruf.
•
Bold : memberikan efek tebal pada huruf.
•
Italic : memberikan efek miring pada huruf.
•
Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf.
•
Align left : format teks rata kiri pada halaman.
•
Center : format teks rata tengah pada halaman.
•
Align Right : format teks rata kanan pada halaman.
•
Justified : format teks rata kiri kanan pada halaman.
•
Line Spacing : menentukan besar jarak antar baris (satu spasi, dua spasi, dan lain-lain).
•
Numbering : membuat daftar angka.
•
Bullets : membuat daftar kalimat dengan menggunakan bullets.
•
Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri).
•
Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan).
•
Outside Border : memberikan border di bagian luar dari suatu teks.
•
Highlight : memberi tanda pada suatu teks. Warna awal : kuning.
•
Font Color : memberi warna pada huruf.
spesifikasi
2.3 Shortcut Menus Shortcut Menus adalah menu yang terdiri dari daftar shortcut, dimana menu ini dapat diakses dengan cepat. Klik pada objek yang akan di-edit atau format, kemudian klik kanan pada mouse, maka shortcut menus akan tampil.
Gambar Shortcut Menu
2.4 Tampilan Dokumen (View) Microsoft Word memberikan beberapa pilihan untuk tampilan dokumen yang dapat dipilih sesuai keinginan user. Pilih menu View, selanjutnya pilih jenis tampilan yang diinginkan. Jenis tampilan yang tersedia adalah : •
Normal View : Tampilan normal untuk edit dan format teks pada dokumen
•
Web Layout View : Tampilan seperti web browser, dimana teks berada diatas background.
•
Print Layout View : Untuk melihat bagaimana posisi teks, grafik, dan elemen yang lain ketika dokumen tersebut dicetak.
•
Outline view : Untuk melihat struktur dari suatu dokumen, dan memindahkan, menggandakan serta mengatur ulang teks pada dokumen.
•
Reading Layout View : Tampilan ini dirancang untuk mempermudah user membaca suatu dokumen tanpa harus mencetaknya.
atau
Gambar Menu dan Toolbar View
SOAL LATIHAN
a. Yang digunakan sebagai alat ukur pada Microsoft Word adalah : 1. Toolbar 2. View 3. Horizontal and Vertical Ruler 4. Shortcut b. Cara memunculkan shortcut menu adalah : 1. Klik kiri pada kertas dokumen 2. Klik kanan pada kertas dokumen 3. Klik File > shortcut 4. Klik Window Shortcut
c. Tampilan normal untuk format teks pada dokumen adalah : 1. Web Layout View 2. Print Layout View 3. Normal View 4. Outline View
BAB III BEKERJA DENGAN DOKUMEN Tujuan Instruksional Umum : •
Siswa dapat mulai bekerja dengan Microsoft Word.
Tujuan Instruksional Khusus : a. Siswa dapat membuat dan menyimpan dokumen baru. b. Siswa dapat membuka dokumen yang telah disimpan dan menutup dokumen. c. Siswa dapat membuat properti dari suatu dokumen. d. Siswa dapat mencetak dokumen. e. Siswa dapat menggunakan Scanner.
Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan dokumen, mulai dari membuat suatu dokumen baru, membuka dokumen yang telah tersimpan, menyimpan dokumen, sampai dengan menutup dokumen. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab III : Bekerja dengan Dokumen
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar
3.1 Membuat Dokumen Baru Untuk membuat dokumen baru, pilih menu File > New atau dengan klik pada icon new
, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan. Kemudian pilih
Blank document. Perintah ini akan membuka lembar dokumen baru yang siap untuk ditulis. Pastikan tampilan dokumen dalam keadaan Normal View. User pun telah dapat melakukan pengetikan untuk pembuatan dokumen.
Gambar File > New
3.2 Membuka Dokumen Apabila ingin melakukan edit atau mengubah dokumen yang telah ada, maka buka terlebih dahulu dokumen tersebut. Pilih menu File > Open, atau klik icon Open pada Standard Toolbar, maka akan tampil suatu kotak dialog sebagai berikut :
Gambar Open Dialog
Pilih lokasi dimana dokumen tersebut disimpan dengan cara klik tanda panah pada combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol
open.
menampilkan
MsWord
dokumen
dibuka, dan user
yang
akan telah
langsung dapat
melakukan perubahan pada dokumen
Gambar Petunjuk Open Dialog
tersebut.
3.3 Menyimpan Dokumen 3.3.1 Menyimpan Dokumen Biasa Apabila penulisan atau pengubahan terhadap dokumen telah selesai, maka dokumen dapat disimpan dengan cara pilih menu File > Save atau klik icon yang terdapat pada Standard
Save Toolbar.
Kemudian akan tampil kotak dialog save. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, isi nama dokumen pada kotak File name, dan selanjutnya tekan tombol Save. Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain yang berbeda, hampir sama dengan save,
hanya saja sub menu yang dipilih adalah Save As, melalui menu File.
Kemudian, isi nama baru dokumen pada kotak File name, dan tekan tombol Save.
Gambar Save As Dialog
3.3.2 Menyimpan Dokumen Sebagai Web Page User juga dapat menyimpan dokumen Microsoft Word sebagai suatu Web Page. Caranya adalah pilih menu File > Save atau klik icon Save
yang terdapat pada
Standadr Toolbar. Kemudian, sama seperti menyimpan dokumen biasa, tentukan nama dokumen dan lokasi penyimpanan pada kotak dialog. Setelah itu pilih Web Page pada combo box Save as type, lalu klik tombol Save.
Gambar Kotak Dialog Save Web Page
3.4 Mencetak Dokumen Sebelum melakukan pencetakan menggunakan Printer, perlu dilakukan pengaturan setting printer terlebih dahulu. Mengatur Setting Printer
Agar dapat menggunakan printer, maka terlebih dahulu pengguna harus melakukan instalasi driver dari printer yang digunakan tersebut. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah : •
Pada taskbar klik Start > Control Panel.
•
Kemudian pilih Printer and Faxes dengan mengklik dua kali.
•
Kemudian pada taskpane sebelah kiri dari window baru yang tampil, klik menu Add printer.
Gambar Task Pane Add Printer
•
Selanjutnya akan tampil suatu wizard, klik Next.
•
Kemudian pada tahapan berikutnya, tentukan jenis printer yang digunakan,
dengan
menandai
salah
satu
opsi
pilihan.
Apakah
merupakan printer plug and play, atau printer yang terdapat pada jaringan yang terhubung ke komputer lain.
Gambar Wizard untuk Tentukan Jenis Printer
•
Jika printer meerupakan printer plug and play, maka windows akan berusaha mengenali secara otomatis printer tersebut. Jika windows tidak dapat mengenalinya, maka akan keluar peringatan pada tahapan wizard
berikutnya, serta anjuran untuk melakukan instalasi secara
manual, maka klik tombol Next. •
Tentukan port tempat terhubungnya printer, lalu klik Next.
Gambar Wizard untuk Tentukan Port Printer
•
Kemudian pilih jenis atau merk printer yang digunakan, lalu klik Next. Jika tidak terdapat printer yang sesuai merk printer yang dimiliki, maka lakukan instalasi driver dengan menggunakan cd driver dari printer tersebut, dengan mengikuti langkah-langkah pada tahapan instalasi menggunakan cd tersebut.
Gambar Wizard untuk Tentukan Merk Printer
•
Tentukan nama untuk printer tersebut, lalu klik Next.
•
Setelah itu, pengguna dapat melakukan uji coba cetak.
•
Ketika telah berhasil mencetak kertas uji coba, maka driver printer telah berhasil di-install dan siap untuk digunakan.
Instalasi driver telah berhasil dilakukan, dan pengguna telah dapat menggunakan printer untuk mencetak dokumen. Setelah membuat atau mengubah suatu dokumen dan ingin mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview atau klik icon
pada
Standard Toolbar. Apabila tampilan telah sesuai dengan yang diinginkan, pilih menu File > Print, atau klik icon
pada Standard Toolbar, maka akan tampil
kotak dialog print seperti berikut :
Gambar Kotak Dialog Print
Selanjutnya : •
Tentukan nama printer
•
Pada kategori Page Range, tentukan halaman yang akan dicetak dengan menandai radio button Pages dan mengisi nomor halaman yang akan dicetak pada tempat yang ada disebelahnya. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All.
•
Pada combobox Print,
user dapat memilih apakah ingin mencetak
halaman yang telah ditentukan pada Pages (All pages in range), halaman ganjil saja (odd pages) atau halaman genap saja (Even pages).
•
Tentukan banyaknya jumlah cetakan untuk tiap halamannya pada combo box Number of Copies.
•
Lalu tekan tombol OK.
3.5 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,
dan fitur-fitur yang
membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen, lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Properties
3.6 Menutup Dokumen Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsWord, pilih menu File>Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.
Gambar Close dan Exit
3.7 Setting Scanner Sebelum menggunakan scanner perlu dilakukan settingan awalnya terlebih dahulu. Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan untuk melakukan settingan scanner adalah sebagai berikut : •
Pada taskbar klik Start > Control Panel.
•
Kemudian pilih Scanners and Cameras dengan mengklik dua kali.
•
Kemudian pada taskpane sebelah kiri dari window baru yang tampil, klik menu Add an Imaging Device.
Gambar Task Pane Add Imaging Device
•
Selanjutnya akan tampil suatu wizard, klik Next.
•
Kemudian tentukan jenis scanner yang ingin di-install drivernya, sesuai dengan merk scanner, lalu klik tombol Next.
Gambar Wizard untuk Tentukan Jenis Scanner
•
Selanjutnya, hubungkan scanner pada komputer dan tentukan port tempat terhubungnya scanner tersebut, lalu klik Next.
Gambar Wizard untuk Tentukan Port Scanner
•
Tentukan nama untuk scanner tersebut, lalu klik Next.
Instalasi driver untuk scanner telah berhasil dilakukan, dan pengguna telah dapat menggunakan scanner dengan cara meletakkan gambar yang ingin discan di permukaan scanner menghadap ke bawah.
LATIHAN SOAL
•
Menu yang dipilih untuk membuat dokumen baru adalah :
a. File > New
c. File > Copy
b. File > Open
d. File > File Search
•
Icon
yang terdapat pada Standard Toolbar berfungsi untuk :
1. Membuka dokumen 2. Menyimpan dokumen
3. Melihat
dokumen
dicetak 4. Mencetak dokumen
sebelum
•
Opsi (radio button) yang dipilih pada kategori page range yang terdapat di kotak dialog Print ketika ingin mencetak semua halaman adalah : o
Pages
o
Current Page
o
Number of Copies
o
All
TUGAS PRAKTEK : a. Buatlah sebuah dokumen baru, kemudian isi dokumen tersebut dengan teks, dan simpan dokumen tersebut! b. Bukalah sebuah dokumen Microosft Word yang telah disimpan sebelumnya, kemudian simpan lagi dokumen tersebut dengan nama lain dan sebagai web page!. c. Cobalah menscan foto kamu menggunakan scanner, simpan hasilnya di folder c:\foto.
BAB IV PENGATURAN DAN BEKERJA DENGAN TEKS
Tujuan Instruksional Umum : a. Mengenalkan siswa cara melakukan format terhadap teks dan bekerja dengan teks. Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa menyisipkan dan menghapus teks pada dokumen.
•
Siswa dapat mengatur tampilan teks.
•
Siswa dapat menggandakan dan memindahkan teks.
•
Siswa dapat melmbatalkan atau melakukan ulang perintah terhadap teks.
•
Siswa dapat membuat daftar kalimat.
•
Siswa dapat mengatur paragraf dan kolom.
•
Siswa dapat memeriksa ejaan teks pada dokumen.
•
Siswa dapat mencari dan mengganti kata tertentu pada dokumen.
Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan teks dalam sebuah dokumen, Hal ini meliputi penyisipan teks, pengaturan tampilan teks dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab IV : Pengaturan dan Bekerja dengan Teks
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar.
4.1 Mengetik dan Menghapus Teks 4.1.1 Mengetik Teks Ketika membuka dokumen baru, maka akan tampak layar putih yang merupakan tempat pengetikan teks. Pada halaman putih tersebut terdapat kursor | , yang menunjukkan posisi awal huruf yang akan diketik. Pengetikan dapat dilakukan dengan menekan setiap huruf atau angka yang terdapat pada keyboard. User dapat
langsung melakukan pengetikan pada halaman tersebut dengan format yang telah ada (default), yaitu : Jenis huruf : Times New Roman, Besar huruf : 12, Paragraf : 1 baris, dan lain sebagainya. Cara pengetikan yang efektif, dikenal dengan sebutan Pengetikan 10 Jari, yaitu melibatkan 10 jari tangan. Ketika memulai mengetik, posisi ke empat jari kiri adalah pada huruf A, S, D, F dan keempat jari kanan pada posisi ;, L, K, J, seperti yang tampak pada gambar berikut ini :
Gambar Posisi Tangan pada Keyboard
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menggunakan keyboard dalam mengetik teks adalah : •
Huruf Besar : Untuk penulisan huruf besar dapat dilakukan dengan mengaktifkan capslock terlebih dahulu dengan menekan tombol capslock yang terdapat pada bagian sebelah kiri keyboard. Aktifnya capslock ini ditandai dengan menyalanya lampu indikasi capslock. Selain itu, dapat juga dengan menekan tombol Shift bersamaan dengan huruf yang ingin diketik dalam bentuk huruf besar. Contoh : Shift + B. Ketika ingin kembali mengetik huruf seperti semula, yaitu sebgai huruf kecil, capslock harus dalam keadaan tidak aktif atau lampu indikator capslock harus dalam keadaan tidak menyala.
•
Untuk memberi spasi atau jarak antar kata, gunakan tombol Space Bar atau tombol spasi terdapat di bagian bawah keyboard.
•
Untuk berpindah baris atau mengetik teks
pada baris selanjutnya,
gunakan tombol Enter, maka kursor akan berpindah ke baris berikutnya.
•
Untuk memindah-mindahkan posisi kursor pada teks, gunakan tombol tanda panah atau arrow key(↓↑→←).
•
Untuk
mengetik
karakter-karakter
atau simbol-simbol lain
yang
terdapat pada bagian atas dari setiap tombol pada keyboard, adalah dengan menggunakan tombol Shift yang ditekan bersamaan dengan tombol karakter tersebut. Contoh : untuk mengetik $, tekan tombol Shift bersama tombol huruf 4(tombol $ tersebut). •
Pengetikan
bilangan
menggunakan
Numeric
atau Key
angka yaitu
dapat
dilakukan
tombol-tombol
dengan
angka
yang
terdapat di sisi kanan keyboard . Untuk dapat menggunakan numeric key tersebut, lampu indikator Num Lock harus dalam keadaan menyala. Cara mengaktifkannya adalah dengan menekan tombol Num Lock yang terdapat di bagian atas numeric key. Berikut ini gambar keyboard dan rincian beberapa tombol penting dalam pengetikan :
Pengetikan teks terdiri dari dua jenis, yaitu : •
Insert Mode Insert Mode adalah menyisipkan teks tanpa menghapus teks yang telah ada pada dokumen. Perhatikan Status Bar, yang terletak pada bagian bawah layar, lihat tulisan OVR, apabila tidak berwarna hitam berarti pengetikan berada pada keadaan Insert Mode.
Gambar Status Bar Not OVR
•
Overtype Mode Overtype Mode adalah menyisipkan teks sambil menghapus teks yang telah ada pada dokumen. Perhatikan Status Bar, yang terletak pada status bar layar, lihat tulisan OVR, apabila tidak berwarna hitam berarti pengetikan berada pada keadaan Insert Mode, maka klik OVR dua kali agar berubah menjadi warna hitam. Hal ini menandakan pengetikan berada pada keadaan Overtype Mode.
Gambar Status Bar OVR
4.1.2 Menghapus Teks Apabila
ingin
melakukan
perubahan
pada
teks,
dan
user
ingin
melakukan
penghapusan, maka gunakan backspace untuk menghapus karakter yang terletak di sebelah kiri kursor dan delete untuk menghapus karakter yang terletak di sebelah kanan kursor. Namun, apabila user ingin menghapus semua teks yang ada pada dokumen, maka pilih atau tandai semua teks terlebih dahulu dengan menekan Ctrl+A pada keyboard kemudian tekan Delete, maka semua teks pada dokumen tersebut akan terhapus.
4.2 Mengatur Tampilan Teks Untuk mengubah format teks, maka user perlu memilih / menandai (blok) terlebih dahulu teks yang akan diformat tersebut. Pemilihan kata-kata atau baris kalimat tersebut dapat dilakukan sebagai berikut : Satu kata
: Klik dua kali pada kata tersebut
Satu Paragraf
: Klik tiga kali pada paragraf tersebut
Beberapa kata atau baris : Klik kiri pada mouse sambil ditahan dan mouse digerakkan di atas kata-kata atau baris
tersebut.
Cara
lain
adalah
dengan
menempatkan kursor pada awal kata atau baris yang akan diblok tersebut, kemudian tekan Shift bersamaan dengan tombol tanda
panah atau Arrow Key (↓↑→←) ke arah katakata tersebut. Semua kata
: Shortcut untuk memilih atau menandai semua kata adalah Ctrl+A.
Untuk melakukan format terhadap huruf, pilih menu Format > Font, maka akan tampil suatu kotak dialog font sebagai berikut :
Gambar Kotak Dialog Font
•
Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font.
•
Font Style : Bentuk penyajian huruf.
Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. 1. Reguler : Huruf tampilan biasa 2. Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+I atau klik icon Italic Formatting Toolbar.
yang terdapat pada
3. Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold
yang terdapat pada Formatting
Toolbar. 4. Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan yang terdapat
dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline pada Formatting Toolbar. •
Size : Ukuran huruf.
Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-angka yang terdapat
pada
combobox Size. •
Font Color : Warna Huruf
Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan yang terdapat pada Formatting Toolbar.
mengklik icon Font Color •
Underline Style : Jenis garis bawah
Pilih jenis garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Style. •
Underline Color : Warna garis bawah
Pilih warna garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Color. •
Effect : Efek pada suatu teks.
Strikethrough
:
garis
tulisan.
pada
Efek
•
Shadow
:
memiliki
Contoh : strikethrough
Huruf
bayangan.
Contoh : shadow
1. Double Strikethrough : Efek
Outline.
Contoh
:
garis dua pada tulisan. Contoh : strikethrough a.
•••
Subscript : Huruf pada posisi bawah. Contoh : O2
Emboss.
Contoh
:
Contoh
:
E E m b o Em mb bo ossssss
Superscript : Huruf pada posisi atas. Contoh : 25
a.
•••
Engrave. E E n g En ng grrraaavvveee
•
Small
caps
kapital
dengan
:
Huruf ukuran
huruf awal lebih besar. Contoh : SMALLCAPS
•
Hidden
: Huruf tidak
kelihatan
A. All caps : Huruf kapital dengan
atau
disembunyikan
ukuran sama besar. Contoh: ALLCAPS Beberapa jenis pengaturan teks ini dapat juga dilakukan melalui shortcut icon yang terdapat pada Formatting Toolbar.
4.3 Memindahkan Teks (Move/Cut) Untuk melakukan pemindahan teks, tandai (blok) terlebih dahulu teks tersebut. Kemudian pilih menu Edit > Cut, atau klik icon Cut
pada Standard Toolbar .
Cara lain adalah dengan menggunakan shortcut Ctrl+X. Pada tempat teks akan dipindahkan pilih menu Edit > Paste, atau klik icon
Paste
pada Standard
Toolbar. Proses pemindahan teks ini juga dapat dilakukan dengan memilih menu Cut yang terdapat pada Shortcut Menus. Setelah memilih atau menandai teks yang akan dipindahkan, klik kanan pada teks yang telah dipilih tersebut, maka akan tampil suatu Shortcut Menus, kemudian pilih menu Cut, selanjutnya klik kanan lagi pada tempat teks tersebut akan dipindahkan, lalu piih menu Paste. Perintah paste ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+V.
Gambar Cut Menu
4.4 Menggandakan Teks (Copy) Untuk menggandakan teks atau kalimat tanpa harus melakukan pengetikan ulang, user dapat dengan mudah menggunakan fitur yang tersedia untuk melakukan penggandaan tersebut. Pilih atau tandai teks yang akan digandakan, kemudian piih
menu Edit > Copy atau pilih icon Copy
yang terdapat pada Standard Toolbar.
Selanjutnya, pindahkan kursor pemilih sel pada sel tempat hasil penggandaan teks tersebut akan ditempatkan, lalu pilih menu Edit > Paste atau klik icon Paste yang terdapat pada Standard Toolbar
. Selain cara di atas, menu Copy, dan Paste
juga dapat dipilih melalui Shortcut Menus yang tampil dengan mengklik kanan pada teks yang telah dipilih untuk digandakan.
Gambar Copy Menu
4.5
Membatalkan
atau
Melakukan
Ulang
Perintah
(Undo/Redo) Jika user ingin membatalkan suatu efek pada teks dokumen atau perintah yang baru dilakukannya, pilih Edit > Undo, atau klik icon Undo
pada Standard Toolbar.
User juga dapat mengulang kembali suatu efek pada teks atau perintah yang tadi telah dibatalkan dengan memilih menu Edit > Redo, atau klik icon Redo Standard Toolbar.
pada
Gambar Undo Redo Menu
4.6 Membuat Daftar Kalimat (Bullets and Numbering) Untuk membuat suatu daftar pada dokumen, terdiri atas dua jenis daftar : a. Bullets Pilih menu Format > Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Bulleted pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis bullet. Klik salah satu jenis bullet yang diinginkan diikuti dengan tombol OK. Pada layar akan tampil bullet yang telah dipilih tersebut, ketik kalimat baris pertama, kemudian tekan Enter, maka untuk baris kedua, bullet akan secara otomatis terbentuk.
Gambar Kotak Dialog Bullets
b. Numbering Pilih menu Format > Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Numbered pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis penomoran. Klik salah satu jenis penomoran yang diinginkan diikuti dengan tombol OK. Pada layar
akan tampil nomor sesuai dengan jenis yang telah dipilih tersebut,
ketik kalimat baris pertama, kemudian tekan Enter, maka untuk baris kedua, nomor akan secara otomatis terbentuk.
Gambar Kotak Dialog Numbering
Untuk membuat daftar nomor atau bullet yang multilevel, dapat menggunakan icon Increase Indent
atau Decrease Indent
pada Formatting Toolbar.
User juga dapat membuat Nested List, yaitu penulisan daftar di dalam suatu daftar. Misalnya user ingin membuat daftar angka di dalam daftar bullet, maka : a. Ketikkan kalimat baris pertama, kemudian klik icon Increase Indent untuk setiap kalimat.
b. Tandai kalimat-kalimat tersebut , kemudian klik icon Numberring yang terdapat pada Formating Toolbar.
4.7 Mengatur Paragraf Untuk melakukan pengaturan paragraph, pilih menu Format > Paragraph. Pilih Line Spacing
untuk menentukan jarak baris pada paragraf. Kemudian tentukan
Alignment , yaitu untuk mengatur posisi baris teks pada dokumen, apakah posisi rata di tengah (Center), kiri (Left), kanan (Right), atau rata kiri kanan (Justified). Untuk menambah spasi sebelum atau setelah baris terakhir suatu paragraf, tentukan nilai before dan after pada tempat yang disediakan.
Gambar Kotak Dialog Paragraph
Hal ini juga dapat diatur dengan menggunakan shortcut yang ada pada Formatting Toolbar.
Gambar Paragraph Formatting
Untuk penulisan paragraph yang posisi awal baris lebih condong ke dalam, dapat dilakukan dengan menekan Tab pada keyboard.
Indentation Indentation berguna untuk menentukan posisi suatu paragraf baik dari sebelah kanan maupun sebelah kiri.
Gambar Indentasi
Pengaturan indentasi pada suatu paragraf dilakukan dengan mengklik tanda indentasi dan menggeser tanda tersebut ke posisi yang diinginkan. •
First Line Indent : untuk mengatur indentasi baris pertama suatu paragraf.
•
Left Indent : untuk mengatur indentasi semua baris dalam suatu paragraf.
•
Hanging Indent : untuk mengatur indentasi semua baris paragraf kecuali baris pertama.
•
Right Indent : mengubah indentasi pada batas kanan suatu paragraf.
Pengaturan indentasi dapat juga dilakukan melalui Format > Paragraph, dan menentukan indentasi yang diinginkan.
Gambar Kotak Dialog Paragraph
4.8 Mengatur Kolom Teks (Column) Tampilan teks pada dokumen juga dapat disajikan dalam bentuk kolom. Tandai terlebih dahulu kalimat-kalimat pada dokumen, yang akan diformat menjadi bentuk kolom. Pilih menu Format > Column , kemudian akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan jumlah kolom yang diinginkan pada textfield Number of Columns, kemudian tentukan lebar dan jarak antar kolom pada Width dan Spacing.
Gambar Kotak Dialog Column
4.9 Memeriksa Ejaan dan Tata Bahasa (Spell and Grammar Checking) Microsoft Word melakukan pemeriksaan (check) terhadap setiap kata pada suatu dokumen. Pengecekan tersebut meliputi ejaan dan tata bahasa. Pemeriksaan ejaan dan tata bahasa ini mengacu pada bahasa standar yang digunakan oleh Microsoft Word yaitu bahasa Inggris. Untuk ejaan yang salah, maka akan ditandai dengan garis bawah berwarna merah pada kata yang salah tersebut, sedangkan untuk kesalahan tata bahasa ditandai dengan garis bawah berwarna hijau pada kata yang salah.
Jika user ingin melakukan pengecekan tersebut pada dokumennya, klik icon Spelling
yang terdapat pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan
memilih menu Tools > Spelling and Grammar. Apabila ingin melakukan pemeriksaan pada beberapa kata saja, tandai (highlit) kata yang ingin dicek, kemudian klik icon Spelling tersebut.
Gambar Kotak Dialog Spelling and Grammar
Pada kotak dialog Spelling and Grammar, akan dilakukan pemeriksaan ejaan
dan
tata bahasa. Jika ditemukan suatu kata yang tidak terdapat di dalam kamus, maka kata tersebut akan tampil dalam kotak Not in Dictionary dengan ditandai warna
merah. Usulan kata pengganti untuk kata tersebut terdapat di dalam kotak Suggestion, dan apabila ttidak terdapat usulan kata pengganti, maka kotak Suggestion akan kosong. Untuk melakukan perbaikan terhadap kata-kata yang salah tersebut, dapat dilakukan berbagai cara : •
Perbaikan teks dapat dilakukan secara manual dengan mengklik Change.
•
Jika ingin menggunakan salah satu usulan yang diajukan, pilih usulan sebagai kata pengganti dari kotak Suggestion tersebut, kemudian klik Change.
•
Untuk kasus kesalahan ejaan dapat dilakukan perbaikan secara manual dengan langsung mengganti teks yang salah pada dokumen tersebut satu persatu. Selain itu dapat juga dengan memilih usulan sebagai kata pengganti dari kotak Suggestion, kemudian klik Change All Microsoft Word akan mengganti semua kata yang salah untuk kata tersebut pada dokumen.
•
Jika menambahkan kata yang salah eja dan menggantinya pada daftar Auto Correct sehinga Microsoft Word dapat memperbaikinya secara otomatis, klik AutoCorrect.
•
Jika ingin mengabaikan saja kesalahan ejaan dan tata bahasa, klik Ignore.
•
Jika ingin mengabaikan semua kesalahan ejaan, klik Ignore All.
•
Jika ingin mengabaikan kesalahan tata bahasa, klik Ignore Rule.
•
Jika
ingin
melewati
kalimat
yang
salah
tata
bahasanya
dan
melanjutkan koreksi berikutnya, klik Next Sentence. •
Langkah tersebut diulang beberapa kali, hingga semua kata pada dokumen selesai diperiksa.
•
Jika ingin mengakhiri pengoreksian, pilih tombol Cancel.
Aabila tidak ingin dilakukan pemeriksaan ejaan maupun tata bahasa karena bahasa yang digunakan bukan bahasa
Inggris, pilih menu Tools > Set Language,
kemudian pilih salah satu bahasa, tandai checkbox yang bertuliskan “do not check spelling or grammar”, dan klik tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Language
4.10 Mencari dan Menggantikan Teks 4.10.1 Mencari Teks Jika ingin mencari suatu kata tertentu, dapat menggunakan perintah Find. Jika ingin mencari pada keseluruhan dokumen, cukup dengan menjalankan perintah Find tersebut. Caranya adalah klik menu Edit > Find, kemudian ketik kata yang dicari pada tempat yang tersedia.
Gambar Kotak Dialog Mencari Teks
Setelah itu, klik tombol Find Next, maka Microsft Word akan terus mencari kata demi kata pada dokumen tersebut hingga kata tersebut tidak ditemukan lagi. Hal
yang sama juga dapat dilakukan dengan menekan Ctrl + f pada keyboard secara bersamaan, dan kotak dialog find and replace seperti gambar diatas akan tampil. Gambar di atas menunjukkan tampilan kotak dialog default. Jika ingin melakukan pencarian yang lebih rinci, maka klik tombol More, maka akan tampil kotak dialog yang lebih lengkap, seperti berikut :
Gambar Kotak Dialog Mencari Teks yang Lebih Rinci
Pada kotak dialog yang baru tersebut, tedapat beberapa opsi pencarian, yaitu : •
Match Case : membedakan huruf besar dan huruf kecil.
•
Find Whole Words Only : mencari kata yang tepat sama dengan yang dicari. Pilihan ini tidak berfungsi untuk pencarian kata lebih dari satu.
•
Use Wildcards : Memungkinkan penggunaan karakter * dan ? dalam pencarian. Karakter * mewakili karakter 0 atau lebih karakter yang tidak diketahui, sedangkan ? mewakili satu karakter yang tidak diketahui. Contoh : pencarian sa*r akan menemukan kata ‘sar’, ‘saur’, serta kata lain yang sejenis.
•
Sound like : Menemukan kata-kata yang memiliki lafal pengucapan yang sama.
•
Find All Words Forms : Memungkinkan mencari alternative lain dari kata yang dicari. Contoh : kata rise tidak hanya akan menemukan rise tapi juga raise, rising, dan kata lain.
4.10.2 Menggantikan Teks Jika user ingin melakukan penggantian terhadap kata tertentu dengan suatu kata lain, maka dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Find
juga. Pilih menu
Edit > Find, kemudian klik menu Replace yang terletak pada menu di bagian atas kotak dialog yang telah terbuka tersebut, selanjutnya ketik kata lama yang akan diganti dan ketik kata baru yang akan menggantikan kata lama tersebut. Perintah replace ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+H.
Gambar Kotak Dialog Mengganti Teks
Setelah itu, klik tombol Replace, maka Microsft Word akan terus mencari kata lama tersebut pada dokumen dan menggantikannya dengan kata yang baru, hingga kata tersebut tidak ditemukan lagi. Untuk tampilan lebih rinci kotak dialog diatas, dapat menekan tombol More, maka akan tampil kotak dialog dengan opsi yang lebih rinci seperti yang terdapat pada kotak dialog “Mencari Teks” yang sebelumnya telah dijelaskan.
LATIHAN SOAL
•
Ketika simbol OVR pada status bar menyala, berarti jenis pengetikan teks berada pada keadaan :
•
•
Overtype Mode
•
Insert Mode
•
Ready Mode
•
Quick Mode
Untuk membuat daftar kalimat pada dokumen, menu yang dipilih adalah :
1. Format > Bullets and Numbering 2. Format > Borders and Shading 3. Format > Column 4. Format > Styles and Formatting •
Untuk mengganti suatu kata dengan kata baru, menu yang dipilih adalah:
1. Edit > Replace
3. Edit > Go To
2. Edit > Change
4. Edit > Clear
PRAKTEK a. Ketiklah suatu paragraf pada suatu dokumen, minimal lima (5) baris, dengan ketentuan sebagai berikut : Jenis Huruf : Verdana Ukuran
: 15
Jarak spasi antar baris kalimat : 1,5 Warna Huruf : Biru b. Ubah paragraf yang telah diketik tersebut menjadi bentuk 2 kolom!
BAB V PENGENALAN MICROSOFT EXCEL
Tujuan Instruksional Umum : •
Siswa dapat menjelaskan dan menggunakan
aplikasi pengolah data
berupa angka dan teks (spreadsheet) yaitu Microsoft Excel 2003. Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa mengetahui fungsi Microsoft Excel secara umum.
•
Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft Excel.
Setelah mempelajari Microsoft Word pada bab-bab sebelumnya, pada bab ini akan dijelaskan mengenai Microsoft Excel, yaitu aplikasi pengolah data berupa angka (spreadsheet). Aplikasi Microsoft Excel digunakan untuk membuat dan mengatur data-data yang melibatkan angka-angka. Aplikasi ini memiliki banyak fitur untuk mempermudah user bekerja dengan data-data tersebut. Rincian pembahasan pada bab ini seperti digambarkan berikut :
Gambar Rincian Pembahasan Bab X : Pengenalan Microsoft Excel
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.005.01 : Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar (SpreadSheet) – tingkat dasar.
Untuk menggunakan aplikasi Microsoft Excel, terdapat beberapa cara untuk dapat membuka aplikasi tersebut, yaitu : •
Pada menu Taskbar yang terdapat di desktop, klik Start > All Programs > Microsoft Excel, atau Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel
Gambar Membuka Aplikasi Microsoft Excel dari Start Menu
•
Klik shortcut My Computer, kemudian buka drive C:\Local Disk dengan mengklik folder tersebut. Setelah itu klik folder Program Files > Microsoft Office > Office11, lalu akan terlihat banyak file pada folder tersebut. Cari file aplikasi Microsoft Excel, klik file tersebut.
Gambar Membuka Microsoft Excel Melalui Local Disk
•
Selain dua cara di atas, user dapat langsung membuat lembar kerja baru untuk digunakan pada aplikasi Microsoft Excel, yang nantinya secara otomatis akan membuka aplikasi Microsoft Excel tersebut. Caranya adalah, klik kanan mouse pada sembarang tempat di desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft Excel Worksheet, maka akan dihasilkan suatu lembar kerja excel yang iconnya diletakkan pada desktop. Beri nama file tersebut, selanjutnya tekan Enter. Untuk membuka lembar kerja yang masih kosong tersebut, klik dua kali pada icon file excel tersebut.
Gambar Membuka Microsoft Excel Melalui Lembar Kerja Baru
Gambar Tampilan Awal Microsoft Excel
Seperti yang terlihat pada gambar, interface Microsoft Excel terdiri dari : •
Title Bar : Menunjukkan nama aplikasi yaitu Microsoft Excel, beserta nama file yang sedang dibuka.
•
Maximize : Membuat tampilan aplikasi memenuhi layar.
•
Minimize : Mengecilkan tampilan aplikasi pada layar .
•
Menu Bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintahperintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsExcel, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.
•
Standard Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang juga terdapat pada menu.
•
Formatting Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan format terhadap lembar kerja, baik data maupun tampilan.
•
Baris dan Kolom : Excel pada umumnya terdiri dari 65536 baris yang dinyatakan dengan bilangan 1 – 65536, dan kolom yang dinyatakan
dengan alfabet
A-IV. Pertemuan antara basi dan kolom tersebut
dinamakan dengan sel. •
Sel Aktif : Sel terpilih, dimanan data yang ada pada sel bersangkutan dapat diedit.
•
Rumus / Isi Sel : Berisi informasi aktivitas yang sedang dilakukan atau isel sel yang sedang dipilih.
•
Tab Lembar Kerja
: Terdiri dari
nama-nama lembar kerja yang
dapat digunakan dengan mengklik untuk memilih lembar kerja tersebut. Standarnya berisikan sheet1, sheet2, dan sheet3. •
Drawing Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan penggambaran pada lembar kerja.
Microsoft Excel dilengkapi menu Help, yang akan dapat membantu user jika mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Cara membuka menu Help adalah dengan mengklik menu Help, kemudian memilih salah satu submenu dengan mengklik submenu tersebut.
5.1 Menu Bar Menu-menu yang terdapat pada menu bar dapat dijalankan dengan mengklik pada nama menu tersebut. Ketika di klik maka akan tampil daftar sub menu dari menumenu tersebut. Sub-sub menu tersebutpun dapat dijalankan dengan mengklik nama sub menunya. Apabila tidak semua sub menu ditampilkan, maka klik tanda panah yang ada di posisi bawah dari tampilan daftar submenu, untuk menampilkan keseluruhan sub menu tersebut.
Gambar Perpanjangan Menu / Extension Menu
5.2 Toolbars Toolbar adalah daftar shortcut yang berguna untuk mempermudah user dalam melakukan pekerjaannya sehubungan dengan lembar kerja yang sedang dikerjakan. Cara menggunakan salah satu dari shortcut yang ada pada toolbar adalah dengan mengklik pada gambar iconnya.
5.2.1 Standard Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Standard Toolbar :
Gambar Standard Toolbar
•
New Blank Document : memulai lembar kerja baru.
•
Open : membuka suatu lembar kerja.
•
Save : menyimpan lembar kerja.
•
E-mail : mengirim lembar kerja melalui e-mail.
•
Print : mencetak dokumen.
•
Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak.
•
Spelling
and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks
pada suatu dokumen. •
Research : melakukan pencarian kata pada dokumen.
•
Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus).
•
Copy : menggandakan teks.
•
Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut.
•
Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks.
•
Redo : mengulang kembali
suatu efek pada teks, yang tadi telah
dibatalkan. •
Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau
web
page untuk link dari dokumen tersebut. •
Sum : melakukan perhitungan dengan menggunakan rumus, baik penjumlahan (sum), mencari rata-rata (average), nilai maksimum (max) dan lain sebagainya.
•
Sort
Ascending
:
mengurutkan
kata-kata
pada
suatu
kolom
kata-kata
pada
suatu
kolom
berdasarkan alfabet dari A-Z. •
Sort-Descending
:
mengurutkan
berdasarkan alfabet dari Z-A. •
Chart Wizard : menyisipkan grafik.
•
Drawing : menggambar pada lembar kerja.
•
Zoom : memperbesar tampilan lembar kerja Microsoft Excel sesuai dengan pilihan persentase yang tersedia.
•
Microsoft Excel Help : memberikan dokumentasi bantuan bagi user yang mengalami kesulitan dalam menggunakan Microsoft Excel.
5.2.2 Formatting Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Formatting Toolbar :
•
Font : menentukan jenis huruf.
•
Font Size : menentukan ukuran huruf.
•
Bold : memberikan efek tebal pada huruf.
•
Italic : memberikan efek miring pada huruf.
•
Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf.
•
Align left : format teks rata kiri pada halaman.
•
Center : format teks rata tengah pada halaman.
•
Align Right : format teks rata kanan pada halaman.
•
Merge and Center : menggabungkan beberapa sel menjadi satu dan meletakkan posisi teks pada sel tersebut pada posisi tengah.
•
Currency Style : memberikan format currency pada angka beserta satuannya. Contoh : $65,50.00
•
Percent Style : memberikan lambang persen % tepat dibelakang teks pada suatu sel.
•
Comma Style :memberikan format bilangan berkoma dengan dua buah nol dibelakang koma. Cth : 54,00
•
Increase Decimal : menambahkan nilai desimal. Contoh : 65 menjadi 65,0
•
Decrease Decimal : mengurangi nilai desimal. Contoh : 65,0 menjadi 65.
•
Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri).
•
Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan).
•
Border : memberikan garis pada suatu sel sesuai dengan posisi garis yang diinginkan (bawah, atas, kiri, kanan, atau pinggiran luar saja / outside)
•
Fill Color : memberikan warna sel.
•
Font Color : memberikan warna teks.
5.3 Shortcut Menus Microsoft Excel juga dilengkapi dengan Shortcut Menus yang mempermudah user untuk memilih perintah yang ingin dilakukan tanpa harus mencari dimana lokasi menu perintah yang diinginkan tersebut berada. Untuk menampilkan Shortcut Menus ini adalah dengan mengklik kanan pada sembarang sel yang terdapat di lembar kerja yang sedang dikerjakan.
Gambar Shortcut Menus
SOAL LATIHAN
•
•
Cara membuka aplikasi Microsoft Excel yang benar adalah : •
Start > All Programs > MyComputer > Microsoft Excel
•
MyComputer > Microsoft Office > Microsoft Excel
•
Start > MyComputer > Microsoft Excel
•
Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel
Tempat nama aplikasi dan nama dokumen(file) yang terdapat di bagian atas aplikasi disebut :
•
1.
Taskbar
3.
Title Bar
2.
Toolbar
4.
Menu Bar
Untuk menampilkan shortcut menus pada suatu sel adalah : •
Klik kiri pada sel
•
Klik dua kali pada sel
•
Klik kanan pada sel
•
Tekan enter pada sel
TUGAS PRAKTEK: 1. Buatlah
sebuah
dokumen
dan
format
teks
menggunakan tollbar. 2. Gunakan short cut menu untuk memformat cell.
yang
anda
ketik
BAB VI BEKERJA DENGAN LEMBAR KERJA
Tujuan Instruksional Umum :
Siswa dapat bekerja dengan lembar kerja pada Microsoft Excel.
Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa dapat membuat dokumen lembar kerja baru.
•
Siswa dapat membuka dokumen lembar kerja yang telah disimpan.
•
Siswa dapat menuju atau berpindah ke suatu lembar kerja.
•
Siswa dapat menambah lembar kerja.
•
Siswa dapat menyimpan lembar kerja baik sebagai lembar kerja biasa atau sebagai web page.
•
Siswa dapat menggandakan dan memindahkan lembar kerja.
•
Siswa dapat memberi nama pada suatu lembar kerja.
•
Siswa dapat menghapus lembar kerja.
•
Siswa dapat mencetak lembar kerja.
•
Siswa dapat membagi area lembar kerja.
•
Siswa dapat mebuat area bebas scroll pada lembar kerja.
•
Siswa dapat membuat properti dokumen lembar kerja.
•
Siswa dapat menutup atau keluar dari lembar kerja.
6.1 Membuat Dokumen Lembar Kerja Baru Untuk membuat dokumen lembar kerja (worksheet) baru, pilih menu File > New, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan. Kemudian pilih Blank Workbook. Selain itu dapat juga dengan mengklik icon New
, yang terdapat
pada Standard Toolbar. Cara lain dapat juga menggunakan shortcut yaitu dengan
menekan Ctrl+n pada keyboard. Lembar kerja baru akan tampil, dan user telah dapat menggunakan lembar kerja tersebut.
Gambar Membuat Dokumen Lembar Kerja Baru
Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan lembar kerja, mulai dari membuat suatu lembar kerja baru, membuka lembar kerja yang telah tersimpan, menyimpan lembar kerja, sampai dengan menutup lembar kerja. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab XI : Bekerja dengan Lembar Kerja
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.005.01 : Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar (SpreadSheet) – tingkat dasar.
6.2 Membuka Dokumen Lembar Kerja Selain membuat lembar kerja baru, user juga dapat memperbarui lembar kerja yang telah ada. Buka terlebih dahulu lembar kerja yang akan diperbarui dengan memilih menu File > Open, atau dengan mengklik icon Open
yang terdapat pada
Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah ini adalah Ctrl+O. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, pilih lokasi dimana dokumen lembar kerja tersebut disimpan, caranya adalah klik tanda panah pada combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen lembar kerja tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol open. MsExcel akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user langsung dapat melakukan perubahan pada lembar kerja tersebut.
Gambar Kotak Dialog Membuka Dokumen
6.3 Menuju Suatu Lembar Kerja Pada Microsoft Excel, user dapat bekerja dengan beberapa lembar kerja pada suatu dokumen. Apabila user ingin berpindah dari suatu lembar kerja menuju ke suatu lembar kerja lain, user cukup mengklik nama salah satu lembar kerja yang diinginkan yang terdapat pada Tab Lembar Kerja yang berada di bagian bawah lembar kerja atau di atas Drawing Toolbar.
Gambar Tab Lembar Kerja
Selain cara tersebut, pengguna juga dapat menggunakan shortcut Ctrl+PageUp untuk berpindah ke lembar kerja yang berada di sebelah kiri dari lembar kerja yang sedang aktif terbuka, dan sebaliknya tekan tombol Ctrl+PageDown, untuk berpindah ke lembar kerja yang berada di sebelah kanan dari lembar kerja yang sedang aktif terbuka.
6.4 Menambah Lembar Kerja Apabila lembar kerja yang tersedia pada suatu dokumen telah dipergunakan semuanya, user dapat menambah lembar kerja baru dengan cara memilih menu Insert > Worksheet. Cara lain adalah dengan mengklik kanan pada Tab Lembar Kerja (sheet1 atau sheet2 dan seterusnya), maka akan tampil shortcut menus.Pada shortcut menus tersebut pilih Insert, selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Pilih Worksheet kemudian klik tombol OK.
Gambar Menambah Lembar Kerja
6.5 Menggandakan dan Memindahkan Lembar Kerja 6.5.1 Menggandakan Lembar Kerja User dapat menggandakan suatu lembar kerja yang berada pada suatu dokumen. Caranya adalah klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang ingin digandakan. Contoh : Jika lembar kerja yang ingin digandakan adalah sheet2, maka klik kanan pada Tab Lembar Kerja sheet2. Selanjutnya pada shortcut menus yang tampil, piih Move or Copy.
Gambar Shortcut Menus untuk Menggandakan Lembar Kerja
Setelah menu Move or Copy dipilih, maka akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan nama file atau dokumen tempat lembar kerja yang digandakan tersebut akan ditempatkan atau berada. Kemudian tentukan posisi lembar kerja hasil penggandaan dengan menentukan nama lembar kerja yang nanti akan terletak tepat setelah lembar kerja hasil penggandaan tersebut. Setelah itu, tandai checklist Create a copy dan klik tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Penggandaan Lembar Kerja
6.5.2. Memindahkan Lembar Kerja Susunan lembar kerja yang telah ada pada suatu dokumen dapat diperbarui oleh user. Selain itu, user juga dapat memindahkan suatu lembar kerja dari suatu
dokumen ke dokumen lain. Jika user ingin memindahkan suatu lembar kerja, klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang ingin dipindahkan.
Gambar Shortcut Menus untuk Memindahkan Lembar Kerja
Setelah itu, pilih menu Move or Copy. Tentukan nama file tempat lembar kerja tersebut akan dipindahkan, selanjutnya tentukan posisi lembar kerja tersebut dengan memilih lembar kerja mana yang nantinya akan berada setelah lembar kerja yang akan dipindahkan tersebut. Pastikan checklist Create a copy tidak ditandai. Kemudian klik tombol OK. Lembar kerjapun telah berhasil dipindahkan.
Gambar Kotak Dialog Pemindahan Lembar Kerja
6.6 Menyimpan Dokumen Lembar Kerja 6.6.1 Menyimpan Lembar Kerja Biasa Untuk menyimpan lembar kerja pada suatu dokumen, pilih menu File > Save atau dengan
mengklik
icon
Save
yang
terdapat
pada
Standard
Toolbar.
Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, setelah itu tentukan nama dokumen dengan mengetik nama dokumen pada kotak File name, kemudian klik tombol Save. Perintah ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+S yang ditekan bersamaan pada keyboard.
Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Dokumen
Apabila user ingin menyimpan dokumen lembar kerja dengan nama lain, pilih menu File > Save as. Kemudian akan tampil kotak dialog yang sama seperti kotak dialog penyimpanan suatu dokumen baru pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi tempat dokumen akan disimpan, isi nama baru dokumen pada kotak yang disediakan, dan klik tombol OK.
Gambar Save As Menu
6.6.2 Menyimpan Lembar Kerja Sebagai Web Page User juga dapat menyimpan dokumen lembar kerja sebagai halaman Web, caranya hampir sama seperti proses penyimpanan biasa. Pilih menu dengan mengklik icon Save
File > Save atau
(Ctrl+S) yang terdapat pada Standard Toolbar,
kemudian pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi penyimpanan dan nama dokumen pada kotak File name. Setelah itu pilih Web Page pada kotak Save as type. Tandai radio button Entire Workbook, jika ingin menyimpan seluruh lembar kerja yang ada pada dokumen tersebut sebagai halaman Web, atau tandai radio button Selection : Sheet, jika hanya ingin menyimpan lembar kerja tertentu saja, yaitu yang aktif terbuka saat itu saja, yang ingin disimpan sebagai halaman Web. Selanjutnya klik tombol OK, maka dokumen lembar kerja tersebut telah tersimpan sebagai halaman Web.
Gambar Kotak Dialog Untuk Menyimpan Web Page
6.7 Memberi Nama pada Lembar Kerja Lembar kerja yang ada pada suatu dokumen pada awalnya diberi nama Sheet1, sheet2, begitu seterusnya. Namun nama lembar kerja tersebut dapat ditukar, sehingga lebih mencerminkan isi dari masing-masing lembar kerja. Caranya adalah klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang akan diberi nama, kemudian piilh Rename. Selanjutnya, nama lembar kerja yang telah ada akan ditandai dengan warna hitam (highlit), tentukan nama baru lembar kerja dengan langsung mengetik nama baru lembar kerja tersebut dengan menggunakan keyboard. Setelah selesai mengetik nama baru lembar kerja, tekan Enter, nama lembar kerjapun telah berubah sesuai pemberian user.
Gambar Memberi Nama pada Lembar Kerja
6.8 Menghapus Lembar Kerja Apabila tidak semua lembar kerja yang ada pada suatu dokumen digunakan, dan user ingin menghapusnya, user dapat melakukannya dengan mengklik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang mau dihapus, selanjutnya pilih Delete, maka lembar kerja akan dihapus.
Gambar Menghapus Lembar Kerja
6.9 Mengatur Area Lembar Kerja 6.9.1 Membagi Area Lembar Kerja Tampilan lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dibagi menjadi emapat bagian. Untuk melakukan hal ini pilih menu Window > Split pada daftar menu yang ada di Menu Bar, dan untuk mengaembalikan lembar kerja ke tampilan semula pilih menu Window > Remove Split.
Gambar Lembar Kerja yang Telah di-Split
6.9.2 Membuat Area Bebas Scroll Sementara itu, jika pengguna ingin membuat area dari lembar kerja bebas dari scroll, caranya adalah pindahkan kursor pada sel yang letaknya tepat di bawah area yang ingin dibuat bebas dari scroll tersebut, selanjutnya pilih menu Window > Freeze Panes dan untuk mengembalikan ke keadaan semula, atau untuk menghilangkan efek freeze, piih menu Window > Unfreeze Panes.
Gambar Lembar Kerja dengan Area Bebas Scroll
6.10 Mencetak Dokumen Lembar Kerja Setelah
membuat
atau
mengubah
suatu
dokumen
lembar
kerja
dan
ingin
mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview atau klik icon
pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah sesuai dengan
yang diinginkan, pilih menu File > Print (Ctrl+P),
atau klik icon
pada
Standard Toolbar, maka akan tampil menu print seperti berikut :
Gambar Print Menu
Selanjutnya : •
Tentukan nama printer
•
Pada kategori Print Ranges,
tentukan halaman yang akan dicetak
dengan menandai radio button Pages dan mengisi nomor halaman awal
dan akhir dari dokumen yang akan dicetak pada tempat yang
ada disebelahnya. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All. •
Pada kategori Print What,
user dapat memilih radiobutton Active
Sheets jika ingin mencetak lembar kerja yang sedang aktif, semua lembar kerja pada dokumen tersebut (Entire Workbook) atau hanya lembar kerja pilihan saja (Selection). •
Tentukan banyaknya jumlah cetakan untuk tiap halamannya pada combobox Number of copies.
•
Lalu tekan tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Printer
6.11 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,
dan fitur-fitur yang
membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen, dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Properties
6.12 Menutup Dokumen Lembar Kerja Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsWord, pilih menu File > Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.
Atau
Gambar Menutup Dokumen Lembar Kerja
SOAL LATIHAN
•
Shortcut untuk membuka dokumen lembar kerja (spreadsheet) yang telah pernah disimpan adalah :
1.
Ctrl+N
3.
Ctrl+O
2.
Ctrl+C
4.
Ctrl+S
•
Menu yang dipilih untuk menyimpan dokumen lembar kerja (spreadsheet) dengan nama lain adalah : 3. File > Save As
1. File > Save
4. Klik kanan pada sel > Save
2. Klik icon
•
Cara untuk memberi nama pada salah satu lembar kerja adalah:
1. Klik kanan pada tab nama lembar kerja > Rename 2. Klik kiri pada tab nama lembar kerja > Insert 3. Klik kanan pada tab nama lembar kerja > Insert 4. Klik kiri pada tab nama lembar kerja > Rename
TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah suatu dokumen lembar kerja baru, kemudian tambahkan satu lembar kerja pada dokumen tersebut yang letaknya tepat setelah lembar kerja sheet3 dan diberi nama new sheet! 2. Buatlah
properti
dari
dokumen
diantaranya : Judul : Laporan Keuangan Subject : Keuangan Author : PenulisLaporan
tersebut
dengan
ketentuan
data
properti
BAB VII PENGATURAN TEKS PADA EXCEL
Tujuan Instruksional Umum : •
Mengenalkan siswa cara melakukan format terhadap teks dan bekerja dengan teks pada Microsoft Excel.
Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa dapat menyisipkan, mengubah dan menghapus teks pada dokumen.
•
Siswa dapat mengatur tampilan teks.
•
Siswa dapat mengatur posisi teks pada sel tabel.
•
Siswa dapat menggandakan teks.
•
Siswa dapat memindahkan teks.
•
Siswa dapat membatalkan atau melakukan ulang perintah terhadap teks.
•
Siswa dapat mencari dan mengganti kata tertentu pada dokumen.
Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan teks dalam sebuah presentasi, Hal ini meliputi penyisipan teks, pengaturan tampilan teks dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab XII : Pengaturan Teks pada Excel
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.005.01 : Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar (SpreadSheet) – tingkat dasar.
Microsoft Excel terdiri dari tabel-tabel yang berupa baris dan kolom. Pertemuan baris dan kolom yang dinamakan sel tersebut dapat diisi dengan teks baik berupa alphabet maupu angka.
7.1 Menyisipkan, Mengubah dan Menghapus Teks Sebelum mengatahui cara menyisipkan, mengedit teks pada suatu sel, perlu diketahui terlebih dahulu cara penggunaan kursor, sebagai berikut : •
Untuk memindahkan kursor pemilih sel dari satu sel ke sel lain dapat menggunakan tombol tanda panah (←↑→↓) yang terdapat pada keyboard.
•
Untuk memindahkan kursor ke pemilih sel ke bagian awal dari suatu lembar kerja dapat menggunakan shortcut Ctrl+Home, sebaliknya untuk memindahkan kursor ke bagian akhir dari suatu lembar kerja, dapat menggunakan shortcut Ctrl+End.
•
Untuk berpindah satu layar ke bawah, tekan tombol Page Down pada keyboard, sebaliknya jika ingin berpindah satu layar ke atas, tekan tombol Page Up.
Untuk melakukan pengetikan teks, letakkan kursor pemilih sel yang berbentuk kotak pinggiran tebal pada sel tempat teks akan diketikkan. Kemudian user langsung dapat menggunakan keyboard untuk mengetik teks pada sel aktif yang telah dipilih tersebut. Sementara itu, untuk melakukan edit atau perubahan terhadap teks yang terdapat pada suatu sel, klik dua kali pada sel tempat teks yang akan diedit, kemudian dapat dilakukan perubahan terhadap teks tersebut. Cara lain adalah dengan menempatkan kursor pemilih sel pada sel tempat teks yang akan diubah atau diedit berada, kemudian tekan F2 pada keyboard, maka edit dapat dilakukan. Untuk melakukan penghapusan terhadap isi sel, cukup dengan menempatkan kursor pemilih teks pada sel tempat teks yang ingin dihapus, kemudian tekan Delete pada keyboard.
Microsoft Excel juga memiliki kemampuan untuk user melakukan format terhadap teks yang ada pada suatu lembar kerja.
Gambar Sel Aktif
Untuk dapat melakukan format terhadap teks yang ada pada suatu lembar kerja, user harus memilih atau menandai terlebih dahulu sel-sel tempat teks yang akan diformat tersebut berada. Selain itu format terhadap teks juga dapat dilakukan untuk sebagian teks yang terdapat pada suatu sel, dimana sebagian teks yang akan diformat tersebut harus dipilih atau ditandai terlebih dahulu. Adapun cara untuk memilih teks pada suatu sel adalah sebagai berikut : Klik dua kali pada sel yang beberapa hurufnya akan diformat. Selanjutnya klik pada awal huruf yang ingin diformat, sambil terus ditahan dan digeser ke arah huruf-huruf lain yang juga akan dipilih. Maka huruf-huruf yang telah dipilih pada sel tersebut akan ditandai dengan warna hitam.
Gambar Memilih Teks
Selain itu, jika pengguna ingin memilih seluruh teks yang ada pada lembar kerja, maka dapat menggunakan shortcut Ctrl+A.
7.2 Mengatur Tampilan Teks Untuk melakukan pengaturan terhadap huruf, pilih menu Format > Cells, selanjutnya akan tampil kotak dialog. Pilih kategori Font, pada menu yang terdapat di bagian atas kotak dialog.
Gambar Kotak Dialog Font
Pengaturan huruf atau teks yang dapat diatur pada kotak dialog ini adalah tepat sama dengan pengaturan huruf yang terdapat di Microsoft Word, yaitu sebagai berikut : Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font. Font Style : Bentuk penyajian huruf. Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. •
Reguler : Huruf tampilan biasa
•
Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+I atau klik icon Italic
•
yang terdapat pada Formatting Toolbar.
Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold
yang terdapat pada Formatting Toolbar.
•
Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline
yang terdapat pada
Formatting Toolbar. Size : Ukuran huruf. Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-angka yang terdapat
pada
combobox Size. Font Color : Warna Huruf Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan yang terdapat pada Formatting Toolbar.
mengklik icon Font Color
Underline Style : Jenis garis bawah Pilih jenis garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Style. Underline Color : Warna garis bawah Pilih warna garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Color. Effect : Efek pada suatu teks.
Strikethrough
:
garis
tulisan.
pada
Efek
Contoh : strikethrough.
•••
2. Double Strikethrough : Efek : strikethrough b.
•
Superscript : Huruf pada
bawah. Contoh : O2
memiliki
:
Small
caps
kapital
dengan
:
Huruf ukuran
B. All caps : Huruf kapital dengan ukuran sama besar. Contoh:
:
Huruf
bayangan.
Contoh : shadow Outline.
Contoh
Contoh : SMALLCAPS
Subscript : Huruf pada posisi
Shadow
Engrave.
huruf awal lebih besar.
posisi atas. Contoh : 2
•
:
E E n g En ng grrraaavvveee
5
b.
Contoh
E E m b o Em mb bo ossssss •••
garis dua pada tulisan. Contoh
Emboss.
Contoh
ALLCAPS •
Hidden
: Huruf tidak
kelihatan :
disembunyikan
atau
Beberapa jenis pengaturan teks ini dapat juga dilakukan melalui shortcut icon yang terdapat pada Formatting Toolbar atau melalui Shortcut Menus dengan mengklik kanan pada sel tempat teks yang akan diformat tersebut berada kemudian pilih menu Format > Cells.
7.3 Mengatur Posisi Teks Untuk mengatur posisi teks pada suatu sel, apakah rata kiri, tengah atau kanan, user dapat melakukannya dengan memilih menu Format > Cells. Selanjutnya pada kotak dialog yang tampil, pilih kategori Alignment. Kemudian tentukan posisi teks yang diinginkan pada suatu sel, baik secara horizontal maupun vertikal.
Gambar Kotak Dialog Alignment
•
Right Aligning : Posisi rata kanan pada sel
•
Left Aligning : Posisi rata kiri pada sel
•
Center Aligning : Posisi rata tengah pada sel
Pengaturan posisi teks
ini juga dapat dilakukan dengan mengklik kanan pada sel
tempat teks yang akan diformat tersebut berada kemudian pilih menu Format > Cells.
7.4 Memindahkan Teks (Move / Cut) Untuk melakukan pemindahan teks dari satu sel ke sel yang lain, tandai atau pilih sel tempat teks yang akan dipindahkan. Kemudian pilih menu Edit > Cut, atau klik icon Cut
pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan menggunakan
shortcut Ctrl+X. Selanjutnya geser kursor pemilihan sel ke sel tempat teks tersebut ingin dipindahkan, atau klik pada sel tempat teks ingin dipindahan. Lalu, pada sel tempat teks akan dipindahkan tersebut pilih menu Edit > Paste, atau klik icon Paste
pada Standard Toolbar. Perintah paste juga dapat dilakukan dengan
shortcut Ctrl+V.
Gambar Menu Memindahkan Teks
Proses pemindahan teks ini juga dapat dilakukan dengan memilih menu Cut yang terdapat pada Shortcut Menus. Setelah memilih atau menandai sel tempat teks yang akan dipindahkan, klik kanan pada sel yang telah dipilih tersebut, maka akan tampil suatu Shortcut Menus, kemudian pilih menu Cut, selanjutnya klik kanan lagi pada sel tempat teks tersebut akan dipindahkan, lalu piih menu Paste.
Gambar Shortcut Menu untuk Memindahkan Teks
7.5 Menggandakan Teks (Copy) Untuk menggandakan teks atau kalimat tanpa harus melakukan pengetikan ulang, user dapat dengan mudah menggunakan fitur yang tersedia untuk melakukan penggandaa tersebut. Pilih sel tempat teks yang akan digandakan berada, kemudian piih menu Edit > Copy atau pilih icon Copy
yang terdapat pada Standard
Toolbar. Cara lain adalah dengan menekan Ctrl+C pada keyboard, dimana hal ini dikenal dengan shortcut. Selanjutnya, pindahkan kursor pemilih sel pada sel tempat hasil penggandaan teks tersebut akan ditempatkan, atau klik pada sel tempat teks hasil penggadaan itu akan ditempatkan, lalu pilih menu Edit > Paste atau klik icon Paste (Ctrl+V) yang terdapat pada Standard Toolbar
.
Gambar Menu Menggandakan Teks
Selain cara di atas, menu Copy, dan Paste juga dapat dipilih melalui Shortcut Menus yang tampil dengan mengklik kanan pada sel tempat akan dilakukannya perintah.
Gambar Shortcut Menu untuk Menggandakan Teks
7.6 Membatalkan atau Melakukan Ulang Perintah (Undo / Redo) Jika user ingin membatalkan suatu efek pada teks dokumen, atau membatalkan perintah yang baru saja dilakukan, pilih Edit > Undo, atau klik icon Undo
pada
Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah undo ini adalah Ctrl+Z. User juga dapat mengulang kembali perintah yang tadi telah dibatalkan dengan memilih menu Edit > Redo, atau klik icon Redo
pada Standard Toolbar. Perintah redo juga dapat
dilakukan dengan shortcut, yaitu Ctrl+Y.
Gambar Undo/Redo Menu
7.7 Mencari Teks (Text Finding) Apabila ingin mencari
kata tertentu pada suatu lembar kerja, pilih menu Edit >
Find, maka akan muncul suatu kotak dialog. Pada kotak dialog tersebut, ketik nama kata yang dingin dicari, lalu tekan tombol Find Next atau Find All, Microsoft Excel akan mencari kata demi kata pada dokumen tersebut. Perintah pencarian ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+F.
Gambar Kotak Dialog Mencari Teks
Kotak Dialog di atas merupakan tampilan default dari kotak dialog Find, untuk tampilan lebih rinci, klik tombol Options, maka tampilan kotak dialog akan menjadi sebagai berikut :
Gambar Kotak Dialog Mencari Teks Lebih Rinci
Untuk penggunaanya, ketik teks yang dicari pada kotak teks yang tersedia, kemudian pada combo box Within, tentukan tempat pencarian kata, apakah pada lembar kerja yang aktif terbuka saja (Sheet) atau pada semua lembar kerja yang ada
pada
dokumen
(Workbook).
Lalu
tentukan
metode
pencarian,
apakah
pencarian dilakukan per baris (By Rows) atau per kolom (By Columns). Apabila pencarian memperhatikan huruf besar dan kecil (case sensitive), maka tandai check box Match Case dan apabila pencarian terhadap kata tersebut harus tepat sama dengan kandungan seluruh isi satu sel (bukan sebagian isi suatu sel), maka tandai check box Match entire cell contents. Setelah itu, barulah klik tombol Find Next, untuk memulai pencarian kata demi kata.
7.8 Mengganti Teks (Text Replacing) Jika user ingin melakukan penggantian terhadap kata tertentu dengan suatu kata lain, maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit > Replace selanjutnya ketik kata lama yang akan diganti dan ketik kata baru yang akan menggantikan kata lama tersebut. Kemudian klik tombol Replace jika ingin mengganti kata lama satu persatu, atau Replace All jika ingin
mengganti
semua kata lama yang terdapat
pada lembar kerja secara sekaligus. Perintah penggantian teks ini juga dapat dilakukan denga shortcut Ctrl+H.
Gambar Kotak Dialog Mengganti Teks
Kotak Dialog Mengganti Teks juga dapat ditampilkan dengan opsi yang lebih rinci dengan menekan tombol Options. Tampilan rinci kotak dialog Mengganti Teks ini, akan menampilkan opsi-opsi tambahan yang sama dengan kotak dialog Mencari Teks, yang sebelumnya telah dijelaskan.
SOAL LATIHAN
a. Menu apakah yang dipilih untuk mengatur ukuran huruf ? •
Format > Cells > Alignment
•
Format > Cells > Border
•
Format > Cells > Font
•
Format > Cells > Patterns
b. Pasangan shortcut untuk melakukan Undo dan Redo adalah : a. Ctrl+C dan Ctrl+V b. Ctrl+C dan Ctrl+X c. Ctrl+Z dan Ctrl+Y d. Ctrl+N dan Ctrl+O c. Shortcut untuk perintah mengganti teks tertentu dengan teks yang lain adalah: •
Ctrl+F
•
Ctrl+H
•
Ctrl+R
•
Ctrl+Y
TUGAS PRAKTEK : 1. Ketiklah teks di bawah ini, dengan ketentuan : Jenis tulisan arial berukuran 11 dan warna : biru! Nama
Umur
Tempat Tinggal
Andi
7
Bekasi
Bayu
10
Depok
Rino
8
Pulo Gadung
Tedi
13
Tangerang
2. Setelah selesai mengetik data di atas, pindahkan data baris ke dua (bayu) ke barisan akhir, tanpa mengetik ulang!
BAB VIII PENGENALAN MICROSOFT POWERPOINT Tujuan Instruksional Umum : •
Mengenalkan siswa secara umum mengenai aplikasi yang berfungsi untuk
membuat
dan
menggunakan
presentasi
yaitu
Microsoft
PowerPoint 2003. Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa mengetahui fungsi Microsoft PowerPoint secara umum.
•
Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft PowerPoint.
Bab berikut ini akan menjelaskan secara umum mengenai aplikasi pengolah presentasi yaitu Microsoft PowerPoint, serta kegunaannya dengan menjabarkan tools atau fitur apa saja yang dimiliki oleh aplikasi ini. Berikut ini digambarkan topik-topik yang akan dibahas pada bab ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab XVII : Pengenalan Microsoft PowerPoint
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.
Aplikasi
Microsoft
PowerPoint
adalah
aplikasi
pengolah
presentasi,
yang
memungkinkan user untuk membuat suatu presentasi, mengolahnya menjadi presentasi yang menarik serta dapat menggunakan presentasi tersebut. Untuk menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, terdapat beberapa cara untuk dapat membuka aplikasi tersebut, yaitu : •
Pada menu Taskbar yang terdapat di desktop, klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint.
Gambar Membuka Aplikasi Microsoft PowerPoint dari Start Menu
•
Klik shortcut My Computer, kemudian buka drive C:\Local Disk dengan mengklik folder tersebut. Setelah itu klik folder Program Files > Microsoft Office > Office11, lalu akan terlihat banyak file pada folder tersebut. Cari file aplikasi Microsoft PowerPoint, klik file tersebut.
Gambar Membuka Microsoft PowerPoint Melalui Local Disk
•
Selain dua cara di atas, user dapat langsung membuat dokumen presentasi baru untuk digunakan pada aplikasi Microsoft PowerPoint, yang nantinya secara otomatis akan membuka aplikasi Microsoft PowerPoint
tersebut.
Caranya
adalah,
klik
kanan
mouse
pada
sembarang tempat di desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft PowerPoint Presentation, maka akan dihasilkan suatu dokumen presentasi PowerPoint yang iconnya diletakkan pada desktop. Beri nama
file
tersebut,
selanjutnya
tekan
Enter.
Untuk
membuka
dokumen presentasi yang masih kosong tersebut, klik dua kali pada icon file PowerPoint tersebut.
Gambar Membuka Microsoft PowerPoint Melalui Dokumen Presentasi Baru
Gambar Tampilan Awal Microsoft Microsoft PowerPoint
Tampilan awal Microsoft PowerPoint terdiri dari tiga area utama, yaitu : •
Task Pane di sebelah kiri layar
1. Outline task pane : memuat outline atau isi dari tiap slide presentasi. 2. Slide task pane : memuat urutan slide presentasi. •
Halaman putih yang merupakan slide presentasi.
•
Task Pane di sebelah kanan layar, yang pada tampilan awal memuat Getting Started Microsoft PowerPoint. Pada task pane tersebut terdapat daftar menu yang dapat dipilih, sehingga kandungan task pane tergantung menu pilihan user pada task pane tersebut.
Seperti yang terlihat pada gambar, interface Microsoft PowerPoint
pada dasarnya
hampir sama dengan aplikasi office lainnya, yaitu memuat komponen sebagai berikut : •
Title Bar : Menunjukkan nama aplikasi yaitu Microsoft PowerPoint, beserta nama file yang sedang dibuka.
•
Maximize : Membuat tampilan aplikasi memenuhi layar.
•
Minimize : Mengecilkan tampilan aplikasi pada layar .
•
Menu Bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintahperintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsPowerPoint, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.
•
Standard Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang juga terdapat pada menu.
•
Formatting Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan format terhadap dokumen presentasi, baik data maupun tampilan.
•
Drawing Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan penggambaran pada dokumen.
•
View
: User dapat melakukan pilihan untuk menampilkan dokumen
dalam bentuk tampilan yang berbeda-beda. •
Status bar : Menunjukkan nomor slide presentasi yang sedang aktif atau dalam keadaan terbuka, jumlah slide serta jenis rancangan presentasi (design) yang digunakan pada suatu dokumen presentasi.
Microsoft PowerPoint dilengkapi menu Help, yang akan dapat membantu user jika mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint. Cara membuka menu Help adalah dengan mengklik menu Help, kemudian memilih salah satu submenu dengan mengklik submenu tersebut.
8.1 Menu Bar Menu Bar terdiri atas daftar menu-menu yang merupakan perintah yang dapat dijalankan. Setiap menu terdiri atas beberapa submenu yang dapat dipilih dengan mengklik submenu tersebut. Ketika mengklik suatu menu dan tidak semua submenu ditampilkan, maka klik tanda panah yang terdapat di bagian bawah dari daftar submenu tersebut, maka perpanjangan menu akan ditampilkan,
menu akan
menampilkan semua submenu yang ada.
Gambar Perpanjangan Menu / Extension Menu
8.2 Toolbars Toolbar adalah daftar shortcut yang berguna untuk mempermudah user dalam melakukan pekerjaannya sehubungan dengan dokumen presentasi yang sedang dikerjakan. Cara menggunakan salah satu dari shortcut yang ada pada toolbar adalah dengan mengklik pada gambar iconnya. PowerPoint memiliki berbagai macam toolbar yang dapat ditampilkan pada layar untuk mempermudah kerja user. Untuk menampilkan toolbar, pilih menu View > Toolbars, selanjutnya klik toolbar yang diinginkan, maka toolbar tersebut akan tampil pada layar.
Gambar View Toolbar
8.2.1 Standard Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Standard Toolbar :
Gambar Standard Toolbar
•
New : memulai membuat dokumen presentasi baru.
•
Open : membuka suatu dokumen presentasi.
•
Save : menyimpan dokumen presentasi.
•
E-mail : mengirim dokumen presentasi melalui e-mail.
•
Print : mencetak dokumen.
•
Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak.
•
Spelling
and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks
pada suatu dokumen. •
Research : melakukan pencarian kata pada dokumen.
•
Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus).
•
Copy : menggandakan teks.
•
Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut.
•
Format Painter : melakukan format terhadap suatu teks dengan menyalin format dari teks lain dengan menggunakan painter.
•
Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks.
•
Redo : mengulang kembali
suatu efek pada teks, yang tadi telah
dibatalkan. •
Insert Chart : menyisipkan grafik pada dokumen presentasi.
•
Insert Table : menyisipkan tabel pada dokumen presentasi.
•
Tables and Borders : memberikan garis / pinggiran (border) pada tabel.
•
Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau
web
page untuk link dari dokumen tersebut. • •
Show Formatting : menampilkan format dari teks. Show / Hide Grid : menampilkan garis-garis (grid) pada dokumen untuk
membantu
user
mnegatur
posisi
objek
pada
dokumen
presentasi tersebut. •
Color / Grayscale : menentukan format teks berwarna atau abu-abu.
•
Sum : melakukan perhitungan dengan menggunakan rumus, baik penjumlahan (sum), mencari rata-rata (average), nilai maksimum (max) dan lain sebagainya.
•
Zoom : memperbesar tampilan dokumen presentasi sesuai dengan pilihan persentase yang tersedia.
•
Microsoft PowerPoint Help : memberikan dokumentasi bantuan bagi user yang mengalami kesulitan dalam menggunakan Microsoft PowerPoint.
8.2.2 Formatting Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Formatting Toolbar :
Gambar Formatting Toolbar
•
Font : menentukan jenis huruf.
•
Font Size : menentukan ukuran huruf.
•
Bold : memberikan efek tebal pada huruf.
•
Italic : memberikan efek miring pada huruf.
•
Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf.
•
Shadow : memberikan bayangan pada teks.
•
Align left : format teks rata kiri pada halaman.
•
Center : format teks rata tengah pada halaman.
•
Align Right : format teks rata kanan pada halaman.
•
Numbering : membuat daftar angka.
•
Bullets : membuat daftar kalimat dengan menggunakan bullets.
•
Increase Font Size : menambah ukuran teks.
•
Decrease Font Size : mengurangi ukuran teks.
•
Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri).
•
Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan).
•
Font Color : memberikan warna pada teks.
•
Design : mengatur design suatu presentasi meliputi template, warna dan animasi.
•
New Slide : membuat slide presentasi baru.
8.3 Tampilan Dokumen (View) Terdapat berbagai macam pilihan bagi user untuk melihat tampilah dokumen presentasi power point ketika sedang bekerja dengan dokumen tersebut. Tampilantampilan tersebut adalah : 1. Normal View
2. Outline View Untuk tampilan outline view, pilih menu Outline pada bagian atas frame sebelah kiri yang terdapat pada layar Microsoft PowerPoint. Pada tampilan jenis ini, bagian tengah terbagi menjadi dua bagian frame.
Frame
sebelah
kiri
menampilkan
teks
yang
tersusun
berdasarkan slide presentasi tersebut. Frame sebelah kanan terbagi menjadi dua bagian lagi, yaitu frame atas dan bawah. Untuk frame atas terdapat slide presentasi, yang hanya dapat menampilkan satu slide presentasi saja. Sementara, frame bagian bawah merupakan tempat catatan (notes) yang nantinya dibutuhkan saat presentasi.
Gambar Normal View : Outline View
Notes yang telah dibuat dapat ditampilkan dengan memilih menu View > Notes Page. a. Slide View Pada dasarnya tampilan hampir sama dengan outline view, namun frame sebelah kiri tidak memuat barisan teks atau outline melainkan memuat urutan slide yang terdapat pada dokumen presentasi tersebut dengan tampilan lebih kecil.
Gambar Normal View : Slide View
a. Slide Sorter View Tampilan jenis slide shorter view berbeda dari tampilan-tampilan sebelumnya. Pada jenis ini, ditampilkan semua slide presentasi yang ada pada suatu dokumen presentasi. Tiap slide presentasi ditampilkan sebagai gambar berukuran kecil yang jika diklik pada gambar atau slide tersebut, maka jenis tampilan akan berubah menjadi tampilan slide view, dimana slide yang dklik tersebut ditampilkan dengan ukuran yang lebih besar.
Gambar Slide Sorter View
8.4 Shortcut Menus Microsoft PowerPoint juga dilengkapi dengan Shortcut Menus yang mempermudah user untuk memilih perintah yang ingin dilakukan tanpa harus mencari dimana lokasi menu perintah yang diinginkan tersebut berada. Untuk menampilkan Shortcut Menus ini adalah dengan mengklik kanan pada halaman presentasi yang sedang dikerjakan.
Gambar Shortcut Menus
SOAL LATIHAN
Cara untuk membuka aplikasi Microsoft PowerPoint dengan membuka dokumen presentasi baru adalah : •
Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > document.
•
Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > Blank document.
•
Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > document.
•
Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft PowerPoint Presentation.
Berikut ini yang terdapat pada status bar Microsoft PowerPoint adalah : •
Nomor slide yang sedang aktif, nama author.
•
Nomor slide yang sedang aktif, jenis rancangan presentasi yang digunakan.
•
Jenis rancangan presentasi yang digunakan, jenis huruf yang digunakan.
•
Jumla slide yang digunakan, jenis huruf yang digunakan.
Icon
, yang terdapat pada Formatting Toolbar, berfungsi untuk :
•
Menambah ukuran teks
•
Mengurangi ukuran teks
•
Memberi warna pada teks
•
Memberi bayangan pada teks
TUGAS PRAKTEK :
1.
Buatlah
powerpoint
dan
c:\presentasi.
sebuah simpan
dokumen di
folder
BAB IX BEKERJA DENGAN SLIDE PRESENTASI
Tujuan Instruksional Umum :
Siswa dapat bekerja dengan lembar kerja pada Microsoft PowerPoint.
Tujuan Instruksional Khusus : •
Siswa dapat membuat dokumen presentasi baru.
•
Siswa dapat membuka presentasi yang telah disimpan.
•
Siswa dapat menuju atau berpindah ke suatu slide presentasi.
•
Siswa dapat menambah slide presentasi baru.
•
Siswa dapat menyimpan dokumen presentasi.
•
Siswa dapat menggandakan dan memindahkan slide presentasi.
•
Siswa dapat menghapus slide presentasi.
•
Siswa dapat mencetak dokumen presentasi.
•
Siswa dapat membuat properti dokumen presentasi.
•
Siswa dapat menutup atau keluar dari dokumen presentasi.
Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan slide presentasi, mulai dari membuat suatu dokumen presentasi baru, menambah slide presentasi pada suatu dokumen, sampai dengan menutup dokumen presentasi. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :
Gambar Rincian Pembahasan Bab IX : Bekerja dengan Slide Presentasi
Bab ini merupakan bahan pembelajaran untuk unit kompetensi TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.
9.1 Membuat Dokumen Presentasi Untuk memulai membuat suatu presentasi, buat dokumen presentasi baru dengan memilih menu
File > New, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah
kanan. Kemudian pilih Blank Presentation. Selain itu dapat juga dengan mengklik icon New
, yang terdapat pada Standard Toolbar. Cara lain dapat juga dengan
menggunakan shortcut yaitu dengan menekan Ctrl+n pada keyboard.
Gambar Membuat Dokumen Presentasi Baru
Setelah itu, akan keluar daftar tampilan slide (layout) yang dapat dipilih. Daftar tampilan slide tersebut adalah sebagai berikut : a. Text Layouts a. Judul dan subjudul b. Judul c. Judul dan teks d. Judul dan teks dengan format dua kolom
b. Content Layouts •
Slide Kosong (blank)
•
Content (gambar, clip art, grafik, tabel, diagram, organization chart, media clip)
•
Content dan judul
•
Judul, dan content dengan format dua kolom
•
Judul, 1 content di kiri dan 2 content di kanan
•
Judul, 2 content di kiri dan 1 content di kanan
•
Judul, 2 content di kiri dan 2 content di kanan
c. Text and Content Layouts •
Judul, teks di kiri dan clip art di kanan
•
Judul, clip art dan teks di kanan
•
Judul, teks di kiri dan grafik di kanan
•
Judul, grafik di kiri dan teks di kanan
•
Judul, teks di kiri dan media klip di kanan
•
Judul, media klips di kiri dan teks di kanan
•
Judul dan tabel
•
Judul dan diagram atau organization chart
•
Judul dan grafik
Setelah salah satu layout yang diinginkan dipilih dengan cara mengklik layout yang diinginkan, maka akan terbuka suatu halaman atau slide presentasi baru yang telah dapat dikerjakan.
Gambar Menentukan Layout untuk Membuat Dokumen Presentasi Baru
9.2 Membuka Dokumen Presentasi Selain membuat dokumen presentasi baru, user juga dapat memperbarui presentasi yang telah ada. Buka terlebih dahulu dokumen presentasi yang akan diperbarui dengan memilih menu File > Open, atau dengan mengklik icon Open
yang
terdapat pada Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah ini adalah Ctrl+O. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, pilih lokasi dimana dokumen presentasi tersebut disimpan, caranya adalah klik tanda panah pada combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen presentasi tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol open. MsPowerPointl akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user melakukan perubahan pada dokumentasi presentasi tersebut.
langsung dapat
Gambar Kotak Dialog Membuka Dokumen
9.3 Menuju atau Berpindah Ke Suatu Slide Presentasi Pada Microsoft PowerPoint, user dapat bekerja dengan beberapa lembar slide atau halaman presentasi pada suatu dokumen. Apabila user ingin berpindah dari suatu slide menuju ke suatu slide presentasi lain, user cukup mengklik salah satu slide presentasi yang diinginkan yang terdapat pada task pane di sebelah kiri layar.
Gambar Task Pane Slides
9.4 Menambah Slide Presentasi Ketika memulai membuat suatu presentasi, maka Microsot PowerPoint satu buah slide atau halaman presentasi untuk diisi oleh user. Selanjutnya user
dapat
menambah slide sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Pilih menu Insert > New Slide, kemudian pilih tampilan atau layout yang digunakan dengan mengklik salah satu layout yang diinginkan pada daftar pilihan layout di task pane sebelah kanan layar. Shortcut untuk menambah slide presentasi ini adalah Ctrl+M.
Gambar Menambah Slide atau Halaman Presentasi
9.5 Menggandakan dan Memindahkan Slide Presentasi 9.5.1 Menggandakan Slide Presentasi User dapat menggandakan suatu slide atau halaman presentasi yang berada pada suatu dokumen presentasi. Caranya adalah klik kanan pada salah satu slide yang ingin digandakan yang terdapat pada di taskpane di sebelah kiri layar.
Kemudian
dari shortcut menu yang tampil, pilih perintah Copy (Ctrl+C). Selanjutnya klik kanan lagi pada salah satu slide presentasi dan pilih menu Paste (Ctrl+V), maka slide presentasi yang baru atau hasil penggandaan tersebut akan ditempatkan setelah slide tempat perintah paste tadi dilakukan.
Gambar Shortcut Menus untuk Menggandakan Slide Presentasi
9.5.2. Memindahkan Slide Presentasi Susunan slide presentasi yang telah ada pada suatu dokumen presentasi dapat diperbarui oleh user. Caranya adalah klik kanan pada salah satu slide yang ingin dipindahkan yang terdapat pada di taskpane di sebelah kiri layar.
Kemudian dari
shortcut menu yang tampil, pilih perintah Cut (Ctrl+X). Selanjutnya klik kanan lagi pada salah satu slide presentasi dan pilih menu Paste (Ctrl+V), maka slide presentasi yang dipindahkan tersebut akan ditempatkan setelah slide tempat perintah paste tadi dilakukan.
Gambar Shortcut Menus untuk Memindahkan Slide Presentasi
Selain cara tersebut, user dapat juga memindahkan slide presentasi dengan melakukan drag mouse. Klik kiri pada salah satu slide presentasi yang terdapat di taask pane di sebelah kiri layar, kemudian sambil tetap diklik, gerakkan kursor mouse ke tempat slide tersebut akan dipindahkan. Setelah itu, baru lepaskan klik mouse, maka slide telah berpindah pada tempat yang telah ditentukan user.
9.6 Menyimpan Dokumen Presentasi 9.6.1 Menyimpan Dokumen Presentasi sebagai File PowerPoint Untuk menyimpan dokumen presentasi, pilih menu File > Save atau dengan mengklik icon Save
yang terdapat pada Standard Toolbar. Selanjutnya akan
tampil suatu kotak dialog. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, setelah itu tentukan nama dokumen dengan mengetik nama dokumen pada kotak File name, kemudian klik tombol Save. Perintah ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+S yang ditekan bersamaan pada keyboard.
Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Dokumen
Apabila user ingin menyimpan dokumen presentasi dengan nama lain, pilih menu File > Save as. Kemudian akan tampil kotak dialog yang sama seperti kotak dialog penyimpanan suatu dokumen baru. Pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi tempat dokumen akan disimpan, isi nama baru dokumen pada kotak yang disediakan, dan klik tombol OK.
Gambar Save As Menu
9.6.2 Menyimpan Dokumen Presentasi Sebagai Web Page User juga dapat menyimpan dokumen presentasi sebagai halaman Web, caranya hampir sama seperti proses penyimpanan biasa. Pilih menu dengan mengklik icon Save
File > Save atau
(Ctrl+S) yang terdapat pada Standard Toolbar,
kemudian pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi penyimpanan dan nama dokumen pada kotak File name. Selanjutnya klik tombol OK, maka dokumen presentasi tersebut telah tersimpan sebagai halaman Web.
Gambar Kotak Dialog Untuk Menyimpan Web Page
9.7 Menghapus Slide Presentasi Apabila user ingin menghapus salah satu slide presentasi, user dapat melakukannya dengan mengklik kanan pada salah satu slide yang terdapat pada task pane di sebelah kiri layar, kemudian pilih menu Delete pada shortcut menus yang tampil. Slide presentasi akan terhapus dari dokumen.
Gambar Menghapus Slide Presentasi
9.8 Mencetak Dokumen Presentasi Setelah
membuat
atau
mengubah
suatu
dokumen
presentasi
dan
ingin
mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview atau klik icon
pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah sesuai dengan
yang diinginkan, pilih menu File > Print (Ctrl+P),
atau klik icon
Standard Toolbar, maka akan tampil menu print seperti berikut :
Gambar Print Menu
pada
Selanjutnya : •
Tentukan nama printer
•
Tentukan halaman atau slide yang akan dicetak dengan menandai radio button Slides dan mengisi nomor slide awal
dan akhir yang
ingin dicetak, pada tempat yang ada disebelahnya. •
Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All.
•
Jika ingin mencetak lebih dari satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Handouts pada combobox Print What, selanjutnya tentukan jumlah slide yang akan dicetak untuk tiap halaman dan posisi slide yang akan dicetak pada halaman (horizontal atau vertikal). Namun, jika tetap ingin mencetak satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Slides pada combobox Print What.
•
Tentukan warna hasil cetakan yang diinginkan (berwarna, abu-abu atau hitam putih).
•
Tentukan banyaknya jumlah cetakan untuk tiap halamannya pada combobox Number of copies.
•
Lalu tekan tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Printer
9.9 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,
dan fitur-fitur yang
membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen, dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.
Gambar Kotak Dialog Properties
9.10 Menutup Dokumen Presentasi Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada
pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsPowerPoint, pilih menu File > Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.
Gambar Menutup Dokumen Presentasi
SOAL LATIHAN
•
Menu yang harus dipilih untuk membuat dokumen presentasi baru adalah :
1. File > New 2. File > New Slide 3. File > Insert 4. Insert > Slide
•
Shortcut untuk menambah slide presentasi adalah :
5.
Ctrl+N
6.
Ctrl+C
7.
Ctrl+M
8.
Ctrl+S
•
Opsi yang dipilih pada combobox Print What ketika user ingin mencetak lebih dari satu slide presentasi pada satu kertas halaman adalah :
1. Slides 2. Handouts 3. Note Pages 4. Outline View
KUNCI JAWABAN BAB II 1. c 2. b 3. c BAB III 1. a 2. c 3. d BAB IV 1. C 2. a 3. a BAB V 1. d 2. c 3. b BAB VI 1. c 2. c 3. a BAB VII 1. c 2. C 3. b BAB VIII 1. d 2. b 3. a BAB IX 1. a 2. c 3. b
DAFTAR PUSTAKA
www.dzfx.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.shaunakelly.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.functionx.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.malektips.com, diakses tanggal 28 Maret 2006. Mangkulo, Hengky Alexander. 2004. Tip dan Trik : Microsoft Access 2000,2002 dan 2003. Jakarta : PT Elex Media Komputindo
