PENGURUSAN MAJLIS RASMI Anwar Mohd Zain Unit Komunikasi Korporat
Jenis Majlis
Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Majlis Rasmi Kerajaan
Istiadat atau majlis yang dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya dikenakan kepadavot anggaran persekutuan
Protokol Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam:
Hubungan antarabangsa Hubungan harian dalam masyarakat Istiadat atau majlis
Elemen-elemen Protokol
Susunan Keutamaan Darjah Kebesaran Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Susunan Bendera
Susunan Keutamaan
Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam
Susunan Keutamaan Persekutuan
Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) – 22 Januari 1998
Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke ?
Kepentingan Susunan Keutamaan
Menyusun tempat duduk Menyusun atur cara majlis Tertib ketibaan tetamu kenamaan Tertib kepulangan tetamu Penyampaian ucapan Pengacaraan majlis Susunan bendera
Asas Menentukan Susunan Keutamaan
Pegawai Kerajaan Jenis jawatan yang disandang Gred jawatan Anugerah kebesaran
Bukan Pegawai Kerajaan Anugerah kebesaran Kedudukan dalam masyarakat
Panggilan Hormat
Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif Diguna pada kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan, anugerah dan keagamaan
Panggilan Hormat
Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar Yang Amat Berhormat
Panggilan Hormat
Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Rakyat Ahli Dewan Negara Ahli Dewan Undangan Negeri Yang Berhormat
Panggilan Hormat
Pengerusi Majlis Ketua Jabatan Ketua Bahagian
Yang Berusaha Yang Berbahagia Yang Mulia
Susunan Tempat Duduk
Bilangan Ganjil
Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah
Susunan Tempat Duduk
Bilangan Genap
Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua
Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis
Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas Menetapkan tarikh, masa dan tempat Menetapkan aturcara/program Menentukan tetamu kehormat Menentukan senarai jemputan
Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis
Menyediakan senarai semak Melawat tapak atau tempat majlis Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan Memohon kelulusan pihak Pengurusan Melaksanakan raptai Taklimat kepada tetamu kehormat
Jawatankuasa Kecil
Pengagihan tugas mengikut bidang tanggung jawab/ kepakaran Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggung jawab
Senarai Semak
Dokumen disediakan oleh setiausaha atau sekretariat mengandungi perkaraperkara yang perlu diambil tindakan Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan
Senarai Jemputan
Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan) Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan) Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)
Jenis Jemputan
Seorang Berpasangan Campuran (seorang dan berpasangan)
Kad Jemputan
Kad jemputan Logo organisasi Jawatan tuan rumah Nama Majlis Tarikh, Tempat, Masa Pakaian Aturcara No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan
Pakaian Menghadiri Majlis
Pakaian istiadat Pakaian Kebangsaan Hitam Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Batik Pakaian Pejabat
Aspek-aspek penting Jemputan
Senarai tetamu jemputan Pengedaran kad jemputan Pengesahan kehadiran Senarai kehadiran tetamu jemputan
Sambutan
Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah
Tugas Penyambut Tetamu
Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu Melayan sebarang pertanyaan tetamu Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu Sentiasa menunggu tetamu di pintu masuk dewan majlis
Bilik Menunggu
Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan Memperkenal dif yang akan berada dipentas Menunggu tetamu kehormat (VVIP) oleh tetamu jemputan (VIP) Menyampaikan cenderamata Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis
Pengacara Majlis (MC)
Mengawal majlis Membuat pengumuman Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan Teks disediakan/disemak oleh penganjur
Aturcara Pentadbiran
Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb. Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain
Aturcara Majlis
Panduan kasar kepada tetamu Ringkas Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan
Buku Cenderamata
Mengandungi ~ butiran mengenai majlis, kata-kata aluan, aturcara, penghargaan Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis
PENGURUSAN MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG
Rujukan
