Uitwerking Visie op vrijwilligheid. Brandweer Fryslân

Uitwerking ‘Visie op vrijwilligheid’ Brandweer Fryslân

INHOUD 1. Inleiding..........................................................................................4 2. Borging brandweertaken centraal..............................................10 3. Positionering ploegleider (vrijwilliger).......................................12 4. Inspraak en communicatie...........................................................18 5. Lokale taken.................................................................................22 6. Voorzieningen sociale binding....................................................24 7. Gebruik brandweervoorzieningen..............................................29 8. Sport en sportfaciliteiten.............................................................30 9. Rituelen.........................................................................................31 10. Betrekken hoofdwerkgever en thuisfront.................................33 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4:

‘attenties bij bijzondere gebeurtenissen’........................35 concept gedragscode........................................................45 Advies Bijzondere ondernemingsraad.............................55 Besluit MT brw (i.o.) inzake sportfaciliteiten 2014.........59

Inleiding De brandweer in Fryslân bestaat voor meer dan 80% uit vrijwilligers. Vrijwilligers zijn onmisbaar voor adequate en betaalbare brandweerzorg in Fryslân. De afgelopen jaren zijn steeds meer en hogere eisen gesteld aan de brandweerorganisaties en daar­ mee ook aan de vrijwilligers. Het gaat daarbij om bekwaamheid, belastbaarheid, beschikbaarheid, opkomsttijden, uitrukken, rechtsposities en veiligheid. Toekomstbestendige brandweerzorg bestaat niet zon­ der betrokken en gepassioneerde vrijwilligers. Om de betrokkenheid van vrijwilligers te borgen en meer inzicht te krijgen in wat vrijwilligers bindt en boeit is de ‘Visie op vrijwilligheid’ opgesteld door de deelprojectgroep personeel. Deze is tot stand gekomen na het bevragen van Friese vrijwilligers naar hetgeen zij belangrijk vinden en is daarnaast aangevuld/onder­ bouwd met diverse (landelijke) onderzoeken. Uit deze ‘Visie op vrijwilligheid’ kwam naar voren dat er balans moet zijn tussen de te leveren brandweer­ zorg en de inzet van de vrijwilliger. De inzet die de

intern en extern voeling houden (in verbinding) met de veranderende omgeving (in beweging) en kunnen werken binnen een veilige werkomgeving (veilig). organisatie vraagt van de vrijwilliger, hoe deze inzet eruit ziet en wat men van de vrijwilliger verwacht, moet verbonden zijn met zijn primaire drijfveren: het redden van burgers in zijn/ haar directe omgeving. Voor het behouden van de balans is het goed om inzicht te hebben in de afwegingen die vrijwilligers (bewust en onbewust) maken om vrijwilliger te blijven en zich in te zetten voor de organisatie. Intrinsieke motiverende factoren zijn bijvoorbeeld: voldoening uit het werk, waardering, status (maat­ schappelijk belang), beschikking over faciliteiten en kameraadschap. Extrinsieke motiverende factoren zijn de vergoeding en het kunnen beschikken over facilitei­ ten. Factoren die om een inspanning van de vrijwilliger vragen zijn de invloed op het privéleven, toegenomen belasting en bureaucratisering, verhouding met de hoofdwerkgever en het gewenste opleidingsniveau.

Meer uitgewerkt levert dit het volgende op:

De drie speerpunten van de ‘Friese Visie op vrij­ willigheid’ zijn in verbinding, in beweging en veilig. Deze speerpunten geven aan dat het nodig is dat de organisatie en individuele medewerker (vrijwilliger) 5

1. Besluit algemeen bestuur 27 maart 2013 De ‘Visie op vrijwilligheid’ is op 27 maart 2013 door de Friese burgemeesters besproken in het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân. Ook het advies van de Bijzondere onder­nemingsraad (BOR) is aan het algemeen bestuur aangeboden. De BOR heeft bij haar advies over het organisatieplan aangegeven graag te willen weten hoe er aan de couleur locale invulling wordt gegeven en wat de verwachte rol van de vrijwil­ liger wordt in een organisatie die blijvend in beweging is. De BOR vond dat de opgestelde ‘Visie op vrijwillig­ heid’ daarin leidend moest zijn. In de zoektocht naar de invulling van couleur locale heeft de BOR niet de concreetheid gevonden die vrijwilligers duidelijkheid zal verschaffen. Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân heeft op 27 maart 2013 de visie vastgesteld en de regionaal commandant de opdracht gegeven om de visie in overleg met de vrijwilligers verder te vertalen in concrete kaders/voorstellen.

Uitwerking Visie op vrijwilligheid Op basis van het advies van de BOR en het besluit van het algemeen bestuur is gestart met de verdere uitwer­ king van de ‘Visie op vrijwilligheid’. Het doel was om binnen Veiligheidsregio Fryslân de belangrijkste onderdelen verder te concretiseren zodat invulling wordt gegeven aan de lokale regelruimte/ couleur locale. Op basis van de ‘Visie op vrijwilligheid’, uitkomsten van zomer- en wintertour, is in overleg met de Klankbordgroep medewerkers, Klankbordgroep leidinggevende en BOR een negental onderwerpen benoemd om verder uit te werken in regels en regelruimte. Deze onderwerpen zijn: 1. Borging brandweertaken centraal 2. Positionering ploegleider 3. Inspraak/ communicatie (medezeggenschap via BOR/ OR Veiligheidsregio Fryslân) 4. Lokale taken 5. P  ersoneelsvereniging (later door werkgroep verandert in ‘Voorzieningen sociale binding’)

6. 7. 8. 9.

Daarnaast is ook met beide klankbordgroepen en BOR de samenstelling van de werkgroep afgestemd die deze onderwerpen verder gaat uitwerken. De samen­ stelling van de werkgroep is als volgt vormgegeven: • Dirk de Vries (kwartiermaker/ beoogd afdelings­ hoofd, tevens voorzitter werkgroep) • Ale de Jong (Ploegleider uit Zuidwest, Echten) • Frans Kloosterman (Ploegleider uit Noordoost, Buitenpost) • Ruurd Scholten (Ploegleider uit Noordwest, Stiens) • Edwin Stoelwinder (Ploegleider uit Zuidoost, Jubbega) • Marinus van de Velde (Commandant brandweer Tytsjerksteradiel) • Jantina Drijhout (P&O Veiligheidsregio) • Marije de Bruin (Beleidsmedewerker brandweer) • Jan Beuving (Projectsecretaris SN1B) • Johan Wijnsma (Toehoorder vanuit de BOR) • Edgar Groenhart (Toehoorder vanuit de BOR) 1

6

Gebruik brandweervoorzieningen Sport en sportfaciliteiten Rituelen Betrekken hoofdwerkgever en thuisfront

Tijdens de uitwerking door de werkgroep is gezocht naar een goede balans tussen ‘regels’ en ‘regelruimte’. Er is gekozen om op plaatsen waar er ruimte is voor regelruimte deze ook te bieden. Dat houdt in dat er in hoge mate wordt vertrouwd op de eigen verantwoor­ delijkheid van uitrukploegen. Tijdens de uitwerking is gebleken dat iedere ploeg of kazerne haar eigen regels en regelruimte kent. Ook zijn sommige regels nooit expliciet vastgelegd, maar wordt er wel naar gehandeld (o.a. borging paraatheid). In dit kader is er naar gestreefd om deze duidelijkheid wel te bieden. Veel van de ‘couleur locale’ wordt ingevuld door de ploegleider. De ploegleider kent de historie van de kazerne en de gebruiken binnen de ploeg en eigen gemeenschap. Binnen de geboden kaders kan en blijft de ploegleider een belangrijke rol vervullen om de lokale identiteit te bewaken en vorm te geven. Uitwerken sport en sportfaciliteiten bij implementatie PPMO1 Eén van de onderwerpen was ‘sport en sportfacilitei­ ten’. Deze is in dit kader niet verder uitgewerkt. Een ontwikkeling die hier nauw verband mee houdt is de

Het MT brandweer (i.o.) heeft op 12 november 2013 een besluit genomen over de sportfaciliteiten in 2014. Dit besluit is als bijlage 4 bijgevoegd.

7

implementatie van het Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO). Het PPMO stelt nadere eisen aan de fysieke gesteldheid van repressieve brandweerme­ dewerkers. Het PPMO is verplicht en wordt op korte termijn binnen de brandweer geïmplementeerd. Het PPMO kan voor zowel de organisatie als de medewer­ kers nadere eisen stellen aan de fysieke gesteldheid en daarmee gevolgen hebben op het gebied van sport en sportfaciliteiten. Omdat de kaders rondom PPMO bin­ nen Fryslân nog niet nader zijn uitgewerkt en er grote verscheidenheid is in sportfaciliteiten bij de afzonder­ lijke brandweerkorpsen stelt de werkgroep voor om de uitwerking van het onderwerp ‘Sport en sportfacilitei­ ten’ onderdeel uit te laten maken van de implementa­ tie van het PPMO. Levend document Deze uitwerking is en blijft een levend document. Hiervoor zijn drie argumenten te noemen: 1. Bij bepaalde onderwerpen zal in de loop der tijd nadere afspraken gemaakt worden om regels af te spreken of regelruimte te creëren. Bijgaande uitwer­ king vormt hierin de startsituatie. 2. Niet alle denkbare onderwerpen zijn in dit docu­

8

ment opgenomen. Mogelijk dat in de loop der tijd behoefte ontstaat om ook voor andere onderwer­ pen afspraken te maken; 3. E  en aantal aspecten zullen de komende jaren verder geconcretiseerd worden. Hierbij kan vakinhoudelijk gedacht worden aan ‘vakbekwaamheid’ of ‘paraat­ heid’. Deze invulling zal ook in afstemming met de ploegleiders plaatsvinden zoals beschreven in dit document (Inspraak en communicatie). Daarnaast zijn de vrijwilligers ook gewoon medewer­ kers van Veiligheidsregio Fryslân en gelden er regels/ kaders die voor iedere medewerker (gaan) gelden en die in de loop van de tijd ook kunnen wijzigen. Voorbeelden hiervan zijn de (concept)gedragscode en de attentieregeling. Deze laatste twee documen­ ten zijn aan dit document toegevoegd om inzage te geven wat er met beide regelingen bedoeld wordt. De gedragscode is nog in concept en ligt voor bij de ondernemingsraad voor advies en kan inhoudelijk nog wijzigen. Dit document wordt op een ander tijdstip formeel vastgesteld en gelden hierbij slechts als toe­ lichting.

9

2. Borging brandweertaken centraal De brandweer in Fryslân bestaat voor meer dan 80% uit vrijwilligers. Vrijwilligers zijn onmisbaar voor adequate en betaalbare brandweerzorg in Fryslân. Wel zijn de afgelopen jaren steeds hogere en/ of aan­ vullende eisen gesteld aan brandweerorganisaties en aan de vrijwilligers. Het gaat daarbij om bekwaam­ heid, belastbaarheid, beschikbaarheid, opkomsttijden, rechtsposities en veiligheid. Er zijn zeker grenzen aan wat van vrijwilligers gevraagd kan worden. Om hier duidelijkheid in te scheppen is het van belang om scherp te formuleren wat er van vrijwilligers verwacht wordt en mag worden. Kern Het primaire bestaansrecht van een groep vrijwilligers is dat ze met elkaar zorg dragen voor paraatheid en incidentenbestrijding in hun eigen leefomgeving. De maatschappij verwacht in geval van een calamiteit een brandweer waarop ze kunnen rekenen en vertrouwen. Daarnaast moeten brandweercollega’s in teamverband ook op elkaar kunnen rekenen en vertrouwen als het gaat om vakbekwaamheid en veilig repressief optreden. 10

Om dit te kunnen bereiken wordt van een brandweer­ vrijwilliger verwacht dat hij/zij als eerste verantwoorde­ lijkheid neemt voor zijn/haar eigen paraatheid (incl. geoefendheid), persoonlijke beschermings­ middelen en fysieke gesteldheid. Daarnaast heeft de ploeg ook een collectieve verant­ woordelijkheid voor de paraatheid van de ploeg/ post. Per post/ ploeg kunnen er verschillende afspraken zijn over de (mate van) paraatheid (vrije instroom/consig­ natie (in bepaalde periodes).

Regels: De regels zijn dat: 1. ieder ploeglid een eigen verantwoordelijkheid heeft voor de eigen paraatheid (incl. vakbekwaamheid) en fysieke gesteldheid. Bij tekortkomingen/aandachts­ punten op dit vlak, wordt de ploegleider hier actief van in kennis gesteld. 2. ploegleden in voldoende mate deelnemen aan benodigde oefeningen, opleiding en bijscholing; 3. het clusterhoofd zorgdraagt voor periodieke terug­ koppelingen aan de ploegleider op gebied van oefen- en incidentregistraties/-evaluaties zodat de ploegleider inzicht krijgt in de individuele en geza­ menlijke paraatheid en operationele prestaties van de ploeg(leden); 4.  ploegleden zich houden aan gemaakte afspraken en procedures (zowel op kazerne als tijdens uitruk); 5.  de ploeg een gezamenlijke verantwoordelijkheid heeft om beschikbaar te zijn voor de uitruk volgens afspraken die voor de ploeg/ uitrukpost gemaakt zijn;

6. bij het vormen van beleid de clusterhoofden betrok­ ken worden. Zij borgen (in afstemming met de ploeg­leiders) de uitvoerbaarheid van beleid. De clus­ terhoofden zijn verantwoordelijk voor de ver­taling van het vastgestelde beleid binnen de gestelde kaders naar tactisch/ operationeel niveau. 7. het clusterhoofd verantwoordelijk is om zorg te dragen voor de randvoorwaarden waarbinnen de paraatheid van de uitrukploegen (veelal 5 tot 6) geborgd kan worden. Het clusterhoofd geeft leiding aan, ondersteunt en begeleidt ploegleiders in de uit­ voering van hun taken.

11

3. Positionering ploegleider (vrijwilliger) In het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ staat als één van de pijlers: ‘De vrijwilliger als basis’. De gepassioneerde inzet is en blijft een bepalende factor voor de beweging naar, én het succes van de ‘nieuwe’ koers. Een randvoorwaarde hiervoor is de lokale en sociale verbondenheid van de vrijwilliger met de samenleving aan wie die zorg wordt geleverd. Binnen een geregionaliseerde brandweer speelt de ploegleider hierin een essentiële rol om naast de paraatheid, de belastbaarheid en betrokkenheid van vrijwilligers te bewaken. De ploegleider moet hierin voldoende ondersteuning ontvangen en beschikken over de benodigde regelruimte. De taken van een ploegleider worden dusdanig onder­ steund vanuit de beroepsorganisatie dat deze door een vrijwilliger uitgevoerd kan worden. Dat houdt in dat de belasting van de ploegleider maat houdt met de beschikbaarheid van de ploegleider. Daarnaast zijn er ook grenzen aan de omvang van een ploeg. Voor zover de belasting en taakuitvoering het toelaat kan een ploegleider aan meerdere ploegen leiding geven.

12

Plaats ploegleider in de organisatie De organisatie- en werkwijze van Brandweer Fryslân kent een combinatie van een hiërarchische-, functio­ nele- en operationele structuur.

Regionaal commandant

Staf

Een ploegleider is een vrijwilliger van de betreffende ploeg en vervult ook een repressieve functie (bij voor­ keur bevelvoerder). Voor het uitvoeren van de taken heeft de ploegleider een functionele relatie met de ploegleden. In de hiërarchische structuur heeft een leidinggevende de verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken binnen zijn/ haar afdeling of cluster. Hij/ zij beoordeelt de medewerkers, is verantwoordelijk voor hun aanname, opleiding en promotie. Het is de relatie waarin doorgaans functioneringsgesprekken worden gevoerd. Iedere medewerker heeft maar één hiërarchisch leidinggevende. Hiernaast de hiërarchische structuur uit het organisatieplan:

Afdelingshoofd Gebied NW (Risicobeheersing)

Afdelingshoofd Gebied ZW (Vakbekwaamheid)

Afdelingshoofd Gebied ZO (Planvorming)

Afdelingshoofd Gebied NO (Materieelbeheer)

Staf

Clusterhoofd risicobeheersing

Clusterhoofd vakbekwaamheid

Uitrukploegen met ploegleider

Clusterhoofd planvorming

Clusterhoofd materieelbeheer

Medewerkers

13

Naast de hiërarchische structuur wordt er in organisa­ ties veelal volgens functionele en operationele structu­ ren gewerkt. In de functionele structuur geeft een medewerker dwingende specialistische richtlijnen of aanwijzingen over werkwijzen en procedures op zijn/haar vaktech­ nisch gebied of beleidsterrein. Hij/zij is verantwoorde­ lijk voor de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld: clusterhoofd – medewerker/ vrijwilliger, ploegleider – vrijwilliger, instructeur/ oefencoördina­ tor – vrijwilliger). Het is een relatie waarin doorgaans voortgangsgesprekken worden gevoerd. Bij de operationele structuur gaat het om de formele bevoegdheid tot het geven van operationele aanwijzingen. (bijvoorbeeld: bevelvoerder – manschap of officier van dienst - bevelvoerder). Het is een relatie waarin doorgaans evaluatiegesprekken worden gevoerd. Bovenstaande betekent dat de medewerkers meerdere functies (kunnen) uitoefenen en onderling zowel hiërarchische, functionele- als operationele relaties (kunnen) hebben. Hiërarchisch vallen alle ploegleden van een ploeg (incl. ploegleider) onder één cluster­ 14

hoofd. Het clusterhoofd is verantwoordelijk om zorg te dragen voor de randvoorwaarden waarbinnen de paraatheid van de uitrukploegen (veelal 5 tot 6) geborgd kan worden. Het clusterhoofd geeft leiding aan, ondersteunt en begeleidt ploegleiders in de uit­ voering van hun taken. Kern Taken ploegleider: De taak van de ploegleider is om (op basis van de individuele verantwoordelijkheid van ploegleden) • de paraatheid van de ploeg te bewaken in brede zin (variërend van vakbekwaamheid van de ploegleden, de paraatheid van het materieel tot dynamiek in de ploeg). • zorg te dragen dat leerpunten uit brandweer­ optreden en/of oefeningen binnen en buiten de ploeg gedeeld worden (evalueren). Om de paraatheid te bewaken vormt de ploegleider een belangrijke verbinding tussen: • beleid en uitvoering • beroepsondersteuning en vrijwillige ploegleden • balans tussen organisatie- en vrijwilligers­belang • ploegleden onderling (dynamiek binnen de ploeg)

Regels De ploegleider: 1. is aanspreekbaar op de paraatheid van de betref­ fende ploeg. Indien de paraatheid afwijkt van de gemaakte afspraken communiceert de ploegleider dit tijdig en actief met het betreffende clusterhoofd en draagt oplossingen aan om de paraatheid (weer) op niveau te krijgen. 2. ziet toe op correcte registratie van zaken zoals onder andere oefenregistratie, incidentenregistratie, urenregistratie. 3. ziet toe op de nazorg bij de ploegleden na schok­ kende gebeurtenissen. 4. ziet toe op ontwikkelingen binnen de ploeg (groepsproces) en stelt het clusterhoofd tijdig in kennis indien er verstoringen in dit proces optreden. 5. is eerste aanspreekpunt voor de ploegleden inzake wensen en behoeften binnen de ploeg. 6. bespreekt periodiek met ieder ploeglid zijn/ haar paraatheid (vakbekwaamheid) in een voortgangsge­ sprek. 7. draagt zorg voor input vanuit de ploeg bij wervingen selectiegesprekken voor nieuwe vrijwilligers en doorstroom bestaande vrijwilligers. 8. ontvangt een token om in te kunnen loggen op het

netwerk van de Veiligheidsregio Fryslân en heeft een PC met internetverbinding op de kazerne tot zijn/ haar beschikking. Vergoeding ploegleider (aansluiting op (concept) uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoeding) De ploegleider: 9. declareert zijn/ haar inzet op basis van uurvergoe­ ding. De uren worden maandelijks gespecificeerd. 10. ontvangt een vaste maandvergoeding voor 8 uren per maand voor inzet die moeilijk in uren te spe­ cificeren is zoals frequente informele afstemming (telefonisch/ mail) met clusterhoofd en beroepsme­ dewerkers en ploegleden en korte administratieve handelingen die veelal per keer van korte duur kunnen zijn, maar wel frequent (kunnen) voor­ komen, Indien de omvang van de ploeg afwijkt (<12 of >18) of er meerdere ploegen onder één ploegleider vallen wordt voor elke 2 extra vrijwil­ ligers boven de 18 één uur extra per maand en elke twee vrijwilligers onder de 12, één uur minder per maand gerekend.

15

11. functioneert op het niveau van bevelvoerder. De vergoeding wordt daarom aan de oefenvergoeding van bevelvoerder gerelateerd (conform concept uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoeding). 12. ontvangt geen vergoeding voor activiteiten waar­ voor geen vergoeding geldt zoals omschreven is in de concept uitvoeringsregeling vrijwilligers. Het clusterhoofd: 13. is verantwoordelijk voor de paraatheid van meer­ dere ploegen. Het clusterhoofd is verantwoordelijk voor de randvoorwaarden waarbinnen de paraat­ heid van de ploeg(en) geborgd kan worden. Het clusterhoofd geeft leiding aan, ondersteunt en begeleidt ploegleiders in de uitvoering van hun taken. 14. informeert de ploegleider tijdig over ontwikke­ lingen en lopende zaken die voor die betreffende ploeg relevant zijn. 15. ondersteunt de ploegleider in het bewaken van de paraatheid en voorziet de ploegleider regelmatig van overzichten (oefenregistratie/evaluatie/ opkomsttijden/ evaluaties brandweer­ optreden etc).

16

N.B.: Toelichting vaste maandvergoeding Door de werkgroep (en eerder door inventarisatie in kader van opstellen concept uitvoeringsregeling vrijwil­ ligers) is geconstateerd dat er veel onderscheid bestaat in de wijze waarop de ploegleiders een vergoeding ontvangen voor hun taken. Dit varieert van een groot vast component (per maand/ jaar) en een klein deel vari­ abel deel (bv alleen uitrukuren declareren) tot aan geen vaste vergoeding en alles (binnen grenzen) op uurbasis te declareren. Aangezien binnen de ploegen veelal ook taken verder onderverdeeld/ gedelegeerd worden (of ondergebracht zijn bij beroepsmedewerkers) is de werkgroep van mening dat ter behoud van de lokale regel­ ruimte in beperkte mate de vaste vergoeding van ploegleiders te uniformeren is. Voorgesteld wordt om alles wat op uurbasis te specificeren is ook op uurbasis te specificeren en te declareren. Dit doet ook recht aan degenen die binnen een ploeg namens de ploegleider een deel van de taken van de ploegleider uitvoeren en op die wijze mede invulling geven aan de lokale identiteit en regelruimte. Voor frequente, kortdurende contacten met ploeg­ leden, clusterhoofd en beroepsondersteuning (mail/ telefoon) wordt een vaste maandvergoeding voorgesteld van 8 uur per maand. Het gebruik van eigen (mobiele) telefoon valt binnen deze vaste vergoeding. Voorgesteld wordt om de hoogte en de wijze van vergoeden na één jaar te evalueren. Regelruimte De ploegleider mag (binnen gestelde kaders): 1. taken delegeren (bv registraties op onderdelen, deelname van anderen aan werving-/selectie­gesprekken etc.). 2. binnen de ploeg nadere afspraken maken over de borging van de paraatheid van mensen en materieel. 3. binnen de ploeg nadere afspraken maken inzake ploeg/ postaangelegenheden. 4. zelf invulling geven aan de wijze waarop aan periodiek voortgangsgesprekken worden gehouden. In kader van regionale beleidsontwikkeling kunnen de kaders wijzigen, bijvoorbeeld op gebied van vakbekwaamheid. (zie hiervoor ook ‘inspraak’,hoofdstuk 4). 5. gebruik brandweermiddelen toestaan binnen de kaders zoals deze bij ‘hoofdstuk 5: Lokale taken’ staat omschreven. 17

4. Inspraak en communicatie De komende jaren zullen in het teken van verandering komen te staan. De uitdaging is dat het management, de beroepsmedewerkers en de vrijwilligers hier in gezamenlijkheid invulling aan geven. Binnen een toekomstbestendige brandweerorganisatie in Fryslân is het hebben en houden van vrijwilligers voor de brandweer van essentieel belang. Tijdens bijeenkomsten van de ‘klankbordgroep medewerkers’ en tijdens zomer- en wintertour is vaak aangegeven dat medezeggenschap belangrijk wordt gevonden. Het ging hierbij niet alleen om formele medezeggenschap, maar ook om (als vrijwil­ ligers) betrokken te worden bij ontwikkelingen (van beleid) en hier invloed op uit te kunnen oefenen. In de ‘Visie op vrijwilligheid’ is aangegeven dat zowel ‘Medezeggenschap’ als ‘Communicatie met de kazer­ neleiding en management’ als zeer belangrijk wordt ervaren. De wijze waarop de formele medezeggenschap inge­ 18

vuld gaat worden, vormt nu onderwerp van gesprek tussen Bijzondere ondernemingsraad (BOR) en OR-Veiligheidsregio Fryslân in nauw overleg met de WOR-bestuurder. De wijze waarop de nieuwe OR haar rol pakt in de nieuwe organisatie zal mede afhangen van de wijze waarop de organisatie de inspraak van personeel in de nieuwe organisatie vormgeeft. Onder inspraak wordt verstaan: ‘het betrekken van medewer­ kers bij het voorbereiden, vormen en uitvoeren van beleid’. In deze beschrijving wordt de wijze waarop de OR Veiligheidsregio Fryslân gaat werken niet beschreven. Wel kan de nieuwe OR-Veiligheidsregio Fryslân gebruik maken van en aansluiten op, de wijze waarop inspraak van personeel is vormgegeven. Kern Inspraak/communicatie bij het voorbereiden van beleid Voor de voorbereiding van beleid wordt de opzet van winter- en zomertour voortgezet. De zomer- en wintertour wordt gebruikt door het afdelingshoofd/

MT brandweer om met name aan ploegleiders uit te leggen welke zaken de komende tijd ontwikkeld worden op het gebied van de brandweerzorg. Tegelijk is het ook een moment om een terugkoppeling te geven over vastgesteld beleid. Het biedt de gelegen­ heid aan de ploegleiders om inzicht te krijgen in wat er speelt en tegelijk hun beelden, verwachtingen, uitdagingen en bedreigingen die zij zien kenbaar te maken bij de vormgeving van nieuw beleid. Tegelijk wordt er in onderling overleg gezocht naar manieren om de achterban goed te betrekken bij de afzonder­ lijke onderwerpen. De frequentie is tweemaal per jaar en wordt georganiseerd binnen de afzonderlijke afdelingen. Hierbij dient ook aandacht te zijn voor de positie van de bevelvoerders binnen de ploegen. De ploegleider met de bevelvoerders bepalen in belang­ rijke mate de wijze waarop zaken binnen de ploeg worden ingevuld. Het kan zijn dat er op projectmatige wijze voor een specifiek onderwerp een klankbord­ groep wordt ingericht. Vormen van beleid Het vormen van (strategisch) beleid is primair de taak van het MT Brandweer. De inspraak vindt plaats op de wijze waarop dit tijdens de zomer- en wintertour

besproken is. Als er gekozen wordt voor bijvoorbeeld een klankbordgroep, dan wordt de concept-uitwerking besproken met deze klankbordgroep voordat deze voor besluitvorming wordt voorgelegd. Ook wordt hier stilgestaan bij de rol van de ondernemingsraad. Bij het vormen van beleid worden de clusterhoofden betrokken om bij het opstellen van beleid rekening te houden met de uitvoerbaarheid van beleid. De cluster­ hoofden zijn verantwoordelijk voor de vertaling van het vastgestelde beleid binnen de gestelde kaders naar tactisch/ operationeel niveau. Het is de verantwoordelijkheid van de clusterhoofden om in contact met ploegleiders tijdens het vormgeven van beleid de uitvoerbaarheid hiervan te bewaken en te borgen. Vanuit deze verantwoordelijkheid onder­ houden de clusterhoofden contact met de ploegleiders om hun te betrekken bij de tactische en operationele doorvertaling van het nieuw te vormen beleid. De clusterhoofden hebben hiervoor periodiek overleg met de ploegleiders. Uitvoeren van beleid De uitvoerbaarheid van beleid is tijdens de vormgeving van beleid geborgd. Nadat beleid is vastgesteld dragen 19

de clusterhoofden (en beroepsmedewerkers) met de ploegleiders zorg voor de operationele doorvertaling en uitvoering van dat beleid. Communicatie Om de communicatie over ontwikkelingen binnen de brandweer goed vorm te geven wordt periodiek een nieuwsbrief uitgegeven (drie-/viermaal per jaar). In de nieuwsbrief kunnen alle medewerkers nalezen welke ontwikkelingen er spelen binnen de brandweerorga­ nisatie en op welke wijze zaken verder worden uitge­ werkt. Website Op de website kunnen medewerkers achtergrondinfor­ matie vinden over lopende zaken. Zo zijn hier vastge­ stelde documenten te vinden en kan inzage verkregen worden in het proces. Op deze wijze kan eenieder bin­ nen de brandweer informatie tot zich nemen over de verschillende onderwerpen.

20

Regels: De regels zijn dat: 1. de ‘zomer- en wintertour’ na 1 januari 2014 worden voortgezet. Hier geeft het afdelingshoofd namens het MT Brandweer aan welke (beleids)ontwikkelin­ gen er zijn. Hiervoor worden de ploegleiders uitge­ nodigd. De bijeenkomsten vinden tweemaal per jaar plaats op afdelingsniveau. Hierbij dient ook ruimte te zijn voor ploegleiders om ook bevelvoerders hier bij te betrekken. 2. tijdens de zomer- en wintertour met ploegleiders wordt afgestemd op welke wijze de belangen van vrijwilligers meegenomen worden bij de vormgeving van nieuw beleid. 3. de clusterhoofden (in afstemming met de ploeg­ leiders) tijdens de vormgeving van beleid ervoor zorgdragen dat de uitvoerbaarheid van het beleid geborgd is. 4. er periodiek een nieuwsbrief komt om de commu­ nicatie te ondersteunen en alle medewerkers in te lichten over lopende zaken.

5. er is een website met meer achtergrondinformatie zodat alle medewerkers zich een beeld kunnen vor­ men van de ontwikkelingen binnen de brandweer. 6. het clusterhoofd minimaal eenmaal per jaar een bijeenkomst houdt waarbij alle vrijwilligers van de ploeg zijn uitgenodigd. Regelruimte: De regelruimte is dat: 1. indien bepaalde onderwerpen belangrijke gevol­ gen (kunnen) hebben voor een bepaalde ploeg, de ploegleider en clusterhoofd in onderling overleg afstemmen over de communicatie met de betref­ fende ploeg.

21

5. Lokale taken Lokaal worden op kazernes diverse activiteiten georganiseerd die niet tot de primaire brandweertaken behoren, maar wel bijdragen aan de binding binnen het korps of de binding binnen de lokale gemeenschap. Hierbij kan gedacht worden aan het opspuiten ijsbaan / badeendenrace / inhuldiging sinterklaas / beheer old-timer, deelname brandweerwedstrijden etc. Veelal is deelname aan deze activiteiten historisch zo gegroeid. Kern Kenmerkend voor deze activiteiten is dat dit activiteiten zijn: • die geen primaire taken van de brandweer betreffen (opleiden / oefenen / uitrukken / etc.) • die wel de binding binnen de ploeg en/of gemeenschap versterken • waarvoor voorzieningen van de brandweer gebruikt worden • die op voordracht van een korpslid geïnitieerd worden • die buiten de vergoeding voor vrijwilligers vallen (conform vergoedingsregeling vrijwilligers)

22

Regels: De regels zijn dat: 1. d  e activiteiten de paraatheid van de ploeg niet nadelig mogen beïnvloeden. 2. d  e activiteiten passen binnen de kaders van de Veiligheidsregio Fryslân (o.a. integriteitsbeleid, gedragscode, kernwaarden Veiligheidsregio Fryslân etc.) en niet leiden tot oneerlijke concurrentie. 3. d  e ploegleider beoordeelt of deze activiteit (in vol­ doende mate bijdraagt aan de lokale en/of ploeg­ binding en toestemming geeft voor de betreffende activiteit. 4. d  e ploegleider de balans bewaakt tussen kosten en de baten en de reputatie van de brandweerorgani­ satie. 5. h  et clusterhoofd zich het recht voorbehoudt om een activiteit of gebruik van brandweermiddelen niet toe te staan.

Regelruimte: 1. De ploegleider bepaalt het gebruik van brandweer­ voorzieningen en kan hier beperkende voorwaarden aan stellen. 2. Activiteiten en gebruik van voorzieningen kan per kazerne verschillen. 3. Voor grotere activiteiten die eigen gemeenschap of ploeg (ver) overstijgen, zoals organiseren van brand­ weerwedstrijden wordt in onderling overleg met het clusterhoofd bepaald wat de mogelijkheden zijn.

23

6. Voorzieningen sociale binding In de ‘Visie op vrijwilligheid’ is opgenomen dat de ver­ binding van brandweermensen onderling ondermeer tot uitdrukking komt door voorzieningen voor sociale activiteiten op postniveau. De werkgever kan deze sociale activiteiten organiseren, maar daarnaast kan een ploeg of personeelsvereniging onderling zelf dit ook oppakken. Op dit moment is er grote diversiteit in organisatievormen van (al dan niet formeel georgani­ seerde) personeelsverenigingen. Lang niet alle posten hebben een personeelsvereniging. De bestaande perso­ neelsverenigingen zijn onderling verschillend georgani­ seerd: met notariële actie, inschrijving bij de Kamer van Koophandel, dan wel informeel georganiseerd. Ook de wijze waarop door de gemeenten voorzienin­ gen zijn getroffen voor personeelsvereniging kennen grote verschillen. Deze gemeentelijke ondersteuning komt te vervallen. Het is praktisch niet uitvoerbaar om alle verschillende afspraken en voorzieningen in stand te houden. Een uniform uitgangspunt is noodzakelijk, waarbij de individuele invulling en wensen per post niet uit het oog verloren moeten worden.

24

Kern De werkgever vindt sociale verbinding van groot belang. De werkgever is verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten met een formeel karak­ ter, daarnaast heeft de werkgever een budget beschik­ baar gesteld voor sociaal verbindende activiteiten. Personeelsverenigingen (al dan niet formeel georgani­ seerd) vervullen ook een rol bij de sociale verbinding onderling. Het uitgangspunt van een personeelsvereni­ ging is dat deze van en voor het personeel bestaat. Er is geen behoefte aan een organisatiebrede personeels­ vereniging voor Brandweer Fryslân. Er bestaat geen behoefte of noodzaak om vanuit de Veiligheidsregio Fryslân actief invloed uit te oefenen op de afzonder­ lijke personeelsverenigingen.

De regels zijn als volgt: De werkgever: 1. De werkgever is verantwoordelijk voor het organise­ ren van formele bijeenkomsten zoals korpsavonden, afscheidsrecepties etc. De kosten hiervoor berusten bij de werkgever. 2. De basis facilitaire voorzieningen (koffie en thee) wordt door de werkgever in voorzien. Budget sociaal verbindende activiteiten 3. De ploegleider heeft een ploegbudget, conform het beleid Veiligheidsregio Fryslân gebaseerd op € 65 per vrijwilliger, voor sociale verbindende activiteiten. Eventuele betalingen vanuit dit budget kan enkel via overlegging van facturen of declaraties. Het bedrag zal niet rechtstreeks ter beschikking worden gesteld aan de personeelsvereniging.

De personeelsvereniging (ploeg) beheert haar eigen kas. 5. Binnen de veiligheidsregio is een aansprakelijkheids­ verzekering afgesloten, waaronder de personeels­ verenigingen ook als verzekerde zijn opgenomen (zie kader op de volgende pagina). 6. Als door de georganiseerde activiteiten van de per­ soneelsvereniging de paraatheid van een post niet geborgd kan worden, communiceert de ploegleider dit tijdig en actief met het betreffende clusterhoofd en draagt oplossingen aan om de paraatheid (weer) op niveau te krijgen. 7. In het kader van integriteit en belangenverstrenge­ ling is het niet toegestaan een financiële bijdrage te ontvangen voor de personeelsvereniging van (lokale) bedrijven of burgers.

Personeelsvereniging/ploegpot 4. De contributie van de leden zal door de perso­ neelsvereniging (of beheerder ploegpot) zelf geïnd worden. De veiligheidsregio heeft hier geen rol in. 25

Aansprakelijkheid personeelsverenigingen Door haar handelen, of juist het ontbreken daarvan, kan een PV of een lid van de PV er de oorzaak van zijn dat een derde schade lijdt. De schade kan bestaan uit: - ziekte, letsel of overlijden van iemand; - beschadiging of verlies van goederen; - schade die uit bovengenoemde schade voortvloeit (bv bedrijfsschade); - financiële schade als het gevolg van materiële of let­ selschade. De PV’s van Veiligheidsregio Fryslân (Veiligheidsregio Fryslân) vallen onder de reeds door de Veiligheidsregio Fryslân afgesloten Aansprakelijkheids­verzekering Bedrijven. In de voorwaarden staan de PV’s specifiek benoemd als verzekerde. De aard van de PV (wel of geen statuten, kamer van koophandel of notariële akte) is hierbij niet van belang.

26

1.1 Verzekerde a. de verzekeringnemer; b. a  ndere met name als verzekerde genoemde natuur­ lijke en rechtspersonen; c. de commissarissen, bestuurders en vennoten van de verzekerde handelend als zodanig; d. d  e ondergeschikten, huisgenoten en familieleden van verzekerde met betrekking tot werkzaamheden die zij voor verzekerde in diens verzekerde hoeda­ nigheid verrichten, alsmede andere personen, niet zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefenende voor zover de verzekerde daarvoor aansprakelijk is; e. d  e ondernemingsraad en haar leden en instellingen zoals pensioenfondsen en personeelsverenigingen van verzekerde alsmede hun bestuursleden hande­ lend als zodanig.

Regelruimte De regelruimte bevindt zich op een aantal plaatsen: 1. De wijze waarop het op clusterniveau beschikbare budget van de werkgever voor sociale verbindende activiteiten wordt besteed kan per post verschillen. 2. Een post kan zelf bepalen of een personeelsvereni­ ging wordt opgericht/ blijft bestaan. 3. Brandweervoorzieningen mogen binnen kaders door de personeelsvereniging gebruikt worden. De ploeg­leider bepaalt of het gebruik van deze voorzieningen in die gevallen toegestaan is (zie hoofdstuk 7: gebruik brandweervoorzieningen). 4. De wijze waarop deze personeelsvereniging juridisch georganiseerd wordt, is aan de personeelsvereniging zelf. 5. De hoogte van de contributie kan door desbetref­ fende personeelsvereniging zelf bepaald worden. 6. Indien gewenst kunnen de werkgever en de perso­ neelsvereniging samen financieel en organisatorisch optrekken bij het organiseren van sociale verbin­ dende activiteiten.

27

7. Gebruik brandweervoorzieningen 7. De personeelsvereniging bepaalt zelf hoe ze om gaat met ereleden en oud-leden. De veiligheidsregio heeft hierin geen rol. 8. Het is aan de personeelsvereniging zelf om samen­ werking te zoeken bij het organiseren van sociale activiteiten met ander personeelsverenigingen.

28

De (vrijwillige) brandweermensen zijn het gezicht van de brandweer op lokaal niveau. De brandweer zet zich in voor de lokale gemeenschap en wordt tevens door deze lokale gemeenschap betaald. Dit vraagt om kaders waarin het eventuele gebruik van brandweervoorzieningen voor niet primaire brandweertaken uitgelegd kan worden. Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van de wasplaats op de kazerne.

De regels zijn als volgt: 1. Gebruik van brandweervoorzieningen voor niet primaire brandweertaken wordt bij de ploegleider aangevraagd. 2. De ploegleider bepaalt binnen de gestelde kaders (o.a. integriteitsbeleid, kernwaarden, gedragscode Veiligheidsregio Fryslân, fiscale regels) het gebruik van brandweer­voorzieningen.

Kern De kernwaarden van Veiligheidsregio Fryslân zijn betrokken, betrouwbaar en professioneel. Als over­ heidsorganisatie moeten wij goed omgaan met de middelen die door de gemeenschap betaald zijn. In het kader van het integriteitbeleid moet het gebruik van de door de gemeenschap betaalde voorzieningen integer en uitlegbaar zijn. Dit is primair de verant­ woordelijkheid van de medewerker zelf. Hij mag en kan hier op bevraagd worden.

De regelruimte bevindt zich op een aantal plaatsen: 1. de ploegleider bepaalt (de mate van) het gebruik van brandweervoorzieningen en kan hier beperkende voorwaarden aan stellen; 2. activiteiten en gebruik van voorzieningen kan per kazerne verschillen.

29

8. Sport en sportfaciliteiten

9. Rituelen

Eén van de onderwerpen was ‘sport en sportfacilitei­ ten’. Deze is in dit kader niet verder uitgewerkt. Een ontwikkeling die hier nauw verband mee houdt is de implementatie van het Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO). Het PPMO stelt nadere eisen aan de fysieke gesteldheid van repressieve brandweerme­ dewerkers. Het PPMO is verplicht en wordt op korte termijn bin­ nen de brandweer geïmplementeerd. Het PPMO kan voor zowel de organisatie als de medewerkers nadere eisen stellen aan de fysieke gesteldheid en daarmee gevolgen hebben op het gebied van sport en sport­ faciliteiten. Omdat de kaders rondom PPMO binnen Fryslân nog niet nader zijn uitgewerkt en er grote ver­ scheidenheid is in sportfaciliteiten bij de afzonderlijke brandweerkorpsen stelt de werkgroep voor om de uit­ werking van het onderwerp ‘Sport en sportfaciliteiten’ onderdeel uit te laten maken van de implementatie van het PPMO2.

‘Betrokken’ is een van de drie kernwaarden van waar­ uit Veiligheidsregio Fryslân werkt. Ook in de Visie op vrijwilligheid komt dit terug in de pijler ‘in verbinding’. De betrokkenheid en verbinding zijn niet alleen gericht op de omgeving, maar ook intern gericht. Het gaat er om de waardering voor de inzet en betrokkenheid van vrijwilligers te laten zien. Veiligheidsregio Fryslân heeft een attentiebeleid waarin zaken al worden geregeld op het gebied van gebeurtenissen in de privé- omstan­ digheden zoals huwelijk en geboorte. Daarnaast is in deze regeling het kader opgenomen m.b.t. afscheid, ambts - en dienstjubileum en overlijden. In de atten­ tieregeling is nu nog niets opgenomen wat te doen met Koninklijke onderscheidingen, dit wordt echter wel toegevoegd. De attentieregeling wordt aangepast mede als gevolg van de regionalisering van de brand­ weer.

2

30

Het MT brandweer (i.o.) heeft op 12 november 2013 een besluit genomen over de sportfaciliteiten in 2014. Dit besluit is als bijlage 4 bijgevoegd.

Kern Om de betrokkenheid en verbinding te versterken wordt aan speciale gebeurtenissen vanuit de werkge­ ver aandacht besteed. Het attentiebeleid is hiervoor het aangewezen kader. 31

De regel is dat: 1. bij speciale gebeurtenissen het attentiebeleid van de Veiligheidsregio Fryslân wordt gevolgd; 2. het clusterhoofd uitvoering geeft aan het attentie­ beleid bij formele werkgerelateerde gebeurtenissen uit de attentieregeling zoals bedoeld n hoofdstuk 3 zoals jubilarissen, diploma-uitreiking, korpsavond, Koninklijke onderscheiding, afscheid, overlijden medewerker etc.; 3. de ploegleider uitvoering geeft aan de meer infor­

mele gebeurtenissen/ gebeurtenissen in de privésfeer uit hoofdstuk 3 van het attentiebeleid zoals geboor­ te, ziekte (familieleden), huwelijk; 4. h  et betrekken van oud-gedienden primair door de ploegleider gebeurt. Regelruimte: 1. D  e regelruimte komt tot uitdrukking in de attentie­ regeling, in die zin dat de attentie passend is bij de situatie en persoon.

10. Betrekken hoofdwerkgever en thuisfront De brandweer in Fryslân bestaat voor meer dan 80% uit vrijwilligers. Vrijwilligers zijn onmisbaar voor adequate en betaalbare brandweerzorg in Fryslân. Wel zijn de afgelopen jaren steeds hogere en/ of aanvullende eisen gesteld aan brandweerorganisaties en aan de vrijwilligers. Kern De repressieve brandweerzorg wordt 24 uur per dag, 365 dagen per jaar voor het overgrote deel in Fryslân door vrijwilligers uitgevoerd. Deze beschikbaarheid heeft overdag vaak een directe relatie met de hoofdwerkgever en ’s avonds, ’s nachts, het weekend en in vakanties vaak met het thuisfront. Om draagvlak te houden voor de inzet van vrijwilligers is het van belang om zowel het thuisfront als de hoofdwerkgever betrokken te houden bij het brandweerwerk en draagvlak te vinden en/ of te behouden voor hun inzet. Regels: De regels zijn dat: 1. het thuisfront van een nieuwe vrijwilliger in het eerste jaar actief wordt benaderd om hun bekend te maken met het lokale korps; 2. het thuisfront minimaal eenmaal per jaar wordt uitgenodigd voor een sociale aangelegenheid (korpsavond, ploegactiviteit); 3. het thuisfront betrokken wordt om hun voor te lich­ ten over de wijze waarop binnen de brandweer met schokkende gebeurtenissen wordt omgegaan en de wijze waarop de nazorg binnen de brandweer is vormgegeven;

32

4. d  e hoofdwerkgever van vrijwilligers waarvan de inzet overdag nodig is, actief wordt voorgelicht en benaderd dat hun toestemming onmisbaar is om de brandweervrijwilliger ook onder werktijd uit te kunnen laten rukken; 5. Het benaderen van hoofdwerkgevers alleen gebeurt na instemming/behoefte van de betrokken vrijwilliger. Regelruimte: 1. clusterhoofd en ploegleider stemmen onderling af op welke wijze aan bovenstaande regels invulling wordt gegeven. 33

Bijlage 1: ‘Attenties bij bijzondere gebeurtenissen’ Attenties bij bijzondere gebeurtenissen Beleid

Documentnaam Beleid attenties bij bijzondere gebeurtenissen Datum 1 januari 2014 Auteur Jantina Drijfhout Versie 1.0 Status Definitief

34

Bijlage 1

35

INHOUD

Inleiding

Inleiding.........................................................................................36

Veiligheidsregio Fryslân kende een verouderde atten­ tieregeling. De regeling voldeed niet meer aan de visie van de organisatie op personeelsbeleid en de regel­ ruimte voor integraal managers. Ook lag er de wens om de regeling bijzondere gebeurtenissen optimaal aan te laten sluiten bij de Werkkostenregeling, die waarschijnlijk per 1 januari 2015 ook ingevoerd wordt binnen Veiligheidsregio Fryslân. Daarnaast heeft in 2013 de regionalisering van de brandweer verder vorm gekregen. Er is een Visie op vrijwilligheid ontwikkeld, maar vanuit de BOR is ge­adviseerd een aantal punten uit deze visie verder te concretiseren. Uitgangspunt daarbij is om te komen tot een uniforme richtlijn. Getracht is dan ook te komen tot een beleid op atten­ ties bij bijzondere gebeurtenissen (verder te noemen beleid op attenties) die voor (beroeps)medewerkers en brandweervrijwilligers gelijk is. Het uitgangspunt hierbij is, dat alle mensen die zich namens de veilig­ heidsregio inzetten voor brandweerzorg, openbare gezondheidszorg, rampenbestrijding en crisisbeheer­ sing, bij bijzondere gebeurtenissen in de persoonlijke

Deel 1 visie organisatie................................................................38 Deel 2 randvoorwaarden.............................................................39 2.1 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.............39 2.2 Middelen................................................................................39 2.3 Processen................................................................................39 Deel 3 uitvoering..........................................................................40 3.1 Bijzondere gebeurtenissen....................................................40 3.2 Afscheid..................................................................................40 3.3 Jubilea.....................................................................................43 3.4 Overlijden medewerker.........................................................43

36

Bijlage 1

omstandigheden op dezelfde wijze de betrokkenheid van hun werkgever ervaren. Alles wat attentie behoeft is in dit beleidsstuk opgenomen, zowel de fijne als de verdrietige gebeurtenissen. Dit beleidskader treedt in werking per 1 januari 2014 en vervangt de huidige attentieregeling.

Bijlage 1

37

Deel 1 Visie organisatie Eén van de drie kernwaarden van Veiligheidsregio Fryslân is ‘betrokken’. De veiligheidsregio wil niet alleen actief verbonden zijn met de externe omgeving, maar ook met haar eigen medewerkers3. Deze betrokkenheid wil de veiligheidsregio ook handen en voeten geven bij bijzondere gebeurtenissen in de persoonlijke omstandigheden van haar medewerkers. Bij de formulering van het beleid bij attenties voor bij­ zondere gebeurtenissen is een aantal uitgangspunten gehanteerd: - Attenties en aandacht kunnen niet dwingend worden gegeven en ook niet dwingend worden ontvangen. Het wordt gerespecteerd als een medewerker geen prijs stelt op aandacht en/of attenties bij bijzondere gebeurtenissen.

3

38

Deel 2 Randvoorwaarden - De leidinggevende heeft speelruimte nodig om de betrokkenheid van de organisatie bij haar mede­ werkers te laten voelen. De leidinggevende weet als geen ander welke attentie bij welke omstandigheid gepast en/of gewenst is. Daarom heeft een leiding­ gevende speelruimte nodig om keuzes te kunnen maken. Maatwerk binnen kaders moet mogelijk zijn. Veiligheidsregio Fryslân wil daarom kaders schetsen waarbinnen een leidinggevende kan handelen en wil in gesprek blijven met haar management over de hierbij gemaakte keuzes. - Bij de gestelde kaders is rekening gehouden met de Werkkostenregeling.

2.1 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De leidinggevende De (gemandateerd) leidinggevende is verantwoorde­ lijk voor het uitvoeren van het beleid bij attenties. Hij/ zij organiseert, eventueel samen met de medewerkers en/of met diens collega’s dat de attentie beschikbaar is. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze boeken van de gemaakte kosten in het financiële systeem. Dit mede ten behoeve van de infor­ matieverstrekking naar de belastingdienst in het kader van de Werkkostenregeling. Bedrijfsvoering / P&O P&O is verantwoordelijk voor het formuleren van de kaders voor het beleid bij attenties. Daarnaast advi­ seert zij leidinggevenden bij de uitvoering van dit beleid. Ook bewaakt zij de kaders, signaleert waar mogelijk vanuit Profit en adviseert zij de directie indien de kaders aangepast moeten worden.

Bedrijfsvoering / Financiën Financiën is verantwoordelijk voor de juiste inrichting van het financiële systeem en bewaakt het proces van financiële afhandeling van de attenties. Zij adviseert over de financiële kaders. 2.2 Middelen Alle kosten voortkomend uit deze regeling, komen ten laste van de kostenplaats van de afdeling. Uitzondering is het overlijdensbericht dat namens de gehele organisatie wordt geplaatst bij overlijden van een medewerker. Deze komt ten laste van de kosten­ plaats Directie. 2.3 Processen Attenties worden op rekening gekocht en door Financiën betaald of de medewerker betaalt de atten­ tie zelf. Deze kosten kunnen in dat geval via een declaratieformulier worden gedeclareerd bij de salaris­ administratie. Op de rekening/declaratie moet duidelijk vermeld worden wat de reden is van de aankoop.

Waat staat medewerker(s), kan ook brandweervrijwiliger(s) worden gelezen.

Bijlage 1

Bijlage 1

39

Deel 3 Uitvoering In dit deel van het beleid bij attenties wordt ingegaan op bijzondere gebeurtenissen waarbij een attentie van de werkgever mogelijk op zijn plek is. Dit is ter beoor­ deling aan de leidinggevende. 3.1 Bijzondere gebeurtenissen Er zijn verschillende gebeurtenissen (in de privé­ omstandigheden) waarbij de veiligheidsregio haar betrokkenheid bij de medewerker wil tonen. Een opsomming, welke overigens niet als uitputtend moet worden gezien: - huwelijk of geregistreerd partnerschap - geboorte - adoptie - (langdurig) ziekteverzuim - operatie - afscheid - behalen diploma bij meerjarige studie - scheiding - overlijden (klein)kind, partner of (schoon)ouder - ambts- of dienstjubileum - Koninklijke onderscheiding 40

Bijlage 1

Uitgangspunt hierbij is dat het gaat om attenties in de vorm van kleine geschenken (geen geld of waarde­ bonnen) uit ‘wellevendheid, sympathie of piëteit’, bij gelegenheden welke ook anderen dan de werkgever een dergelijk geschenk zouden geven. De veiligheidsregio laat zich vertegenwoordigen als er ter gelegenheid van een huwelijk of geregistreerd partnerschap een receptie wordt gehouden waarvoor de werkgever is uitgenodigd. 3.2 Afscheid Receptie / bijeenkomst In overleg met betrokkene biedt Veiligheidsregio Fryslân aan de medewerker een afscheidsbijeenkomst aan. Bij dienstverbanden langer dan vijf jaar, kan dit een receptie, maar ook een etentje of borrel met een select gezelschap zijn. Bij dienstverbanden korter dan vijf jaar wordt een etentje of borrel met een select gezelschap aangeboden. Indien gekozen wordt voor een etentje of borrel, dan is hiervoor e 20 per geno­ digde beschikbaar.

Een receptie wordt in principe gehouden in een ruimte in één van de dienstgebouwen. Indien dit niet mogelijk of gewenst is , kan de receptie op een externe locatie plaatsvinden. Hiervoor is een bedrag van maximaal e 500 beschikbaar. Hiervoor kunnen collega’s en even­ tuele functionele relaties van de medewerker buiten Veiligheidsregio Fryslân worden uitgenodigd. Eén en ander dient te geschieden binnen de grenzen van het redelijke.

Aan een vrijwillige bij de brandweer die afscheid neemt, wordt ook nog een oorkonde uitgereikt. Voordracht Koninklijke Onderscheiding Wanneer een vrijwilliger bij de brandweer afscheid neemt en op dat moment minimaal 20 jaar als vrijwilli­ ger werkzaam is geweest, wordt deze, indien gewenst, door het clusterhoofd bij de desbetreffende gemeente voorgedragen voor een Koninklijke Onderscheiding.

Afscheidscadeau Aan een medewerker die afscheid neemt kan een cadeau worden aangeboden, ter hoogte van maximaal e 25 of (bij een dienstverband van minimaal 2 jaar) e 15 netto per dienstjaar, inclusief de jaren bij de rechtsvoorgangers. In principe wordt gekozen voor een tastbaar geschenk. In bijzondere gevallen kan het afscheidscadeau ook bij het salaris worden uitbetaald. Aan stagiaires en extern ingehuurde medewerkers kan een klein cadeautje ter waarde van maximaal e 25 worden aangeboden.

Bijlage 1

41

3.3 Jubilea Receptie / bijeenkomst In overleg met betrokkene biedt de veiligheidsregio de medewerker een jubileumreceptie aan, indien deze 25 jaar of 40 jaar in dienst van de overheid is. In prin­ cipe wordt een receptie gehouden in een ruimte in één van de dienstgebouwen. Indien dit niet mogelijk of gewenst is, kan de receptie op een externe locatie plaatsvinden. Hiervoor kunnen collega’s en eventu­ ele functionele relaties van de medewerker buiten Veiligheidsregio Fryslân worden uitgenodigd. Eén en ander dient te geschieden binnen de grenzen van het redelijke. Jubileum vrijwillige brandweer Bij een 12,5-, 20-, 25-, 30-, 35- en 40-jarig jubileum bij de vrijwillige brandweer ontvangt de medewerker op een gepaste bijeenkomst een onderscheiding met een oorkonde.

42

Bijlage 1

3.4 Overlijden medewerker Bij overlijden van een medewerker in actieve dienst wordt er namens Veiligheidsregio Fryslan één geza­ menlijke advertentie geplaatst in een nader te bepalen krant. De tekst voor de advertentie wordt in samenspraak tussen de leidinggevende en team Communicatie opgesteld. Indien gepast wordt een krans of worden bloemen bezorgd. De veiligheidsregio laat zich, indien er geen sprake is van een besloten bijeenkomst, op de uitvaartplechtigheid vertegen­ woordigen. Bij overlijden van geüniformeerde brand­ weerfunctionarissen die in actieve dienst waren op het momentvan overlijden en zijn overleden bij de uit­ voering van brandweertaken zullen de nabestaanden geïnformeerd worden over de mogelijkheid voor een begrafenis met korpseer.

Bijlage 1

43

Bijlage 2: Concept Gedragscode (Formele vaststelling ‘Concept gedragscode’ na advies ondernemingsraad. Inhoud is in concept en kan op basis advies ondernemingsraad inhoudelijk aangepast worden)

44

Bijlage 2

45

Inleiding De gedragscode is bedoeld om rechten en plich­ ten, procedures en sancties die wettelijk zijn vast­ gelegd te concretiseren naar algemeen geldende gedragsregels voor het handelen binnen en buiten Veiligheidsregio Fryslân. De gedragscode is een middel ter ondersteuning, dat houvast biedt bij de dagelijkse zuivere en professionele omgang met de klant en met elkaar. De gedragscode kan gezien worden als uitwerking van het integriteitsbeleid. De gedragscode is geba­ seerd op de modelgedragscode van de VNG waarbij aspecten zijn toegevoegd en/of meer zijn toege­ spitst op de missie en visie van Veiligheidsregio Fryslân. De kernwaarden van Veiligheidsregio Fryslân spelen daarnaast een grote rol bij de tot­ standkoming van de code. De gedragscode geldt voor alle medewerkers in dienst van Veiligheidsregio Fryslân, inclusief vrijwil­ ligers. Daarnaast geldt de gedragscode ook voor andere personen die werkzaamheden verrichten 46

Bijlage 2

Gedragscode voor Veiligheidsregio Fryslân, zoals stagiaires, uit­ zendkrachten en ZZP’ers. Van al deze medewerkers wordt verwacht dat hij te allen tijde conform deze afspraken professioneel en hoogwaardig handelt.

Artikel 1. Goed ambtenaarschap 1. De medewerker beseft dat hij onderdeel uitmaakt van de overheid. Hij dient het algemeen belang en probeert met zijn handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. 2. Bij de uitvoering van de werkzaamheden houdt een medewerker zich aan de wettelijke voor­ schriften en algemeen aanvaarde gedragsregels. Daarnaast hanteert de medewerker binnen de beroepsgroep gebruikelijk zijnde inzichten, protocollen en standaarden in overeenstemming met het vastgestelde beleid, procedures en werkinstructies. 3. De medewerker gaat correct om met klanten en bedrijven. Er wordt niet gediscrimineerd en er worden geen voorkeursbehandelingen gegeven. 4. De medewerker voert zijn werk op een professio­ nele manier uit. Situaties waarin de medewerker niet volgens de professionele normen kan werken worden intern aan de orde gesteld. De medewer­ ker houdt daarnaast zijn kennis en vaardigheden

op peil die nodig zijn voor een goede, kwalitatief verantwoorde taakuitoefening. 5. De medewerker gaat respectvol met collega’s om. Hij houdt er rekening mee dat normen en waar­ den onderling kunnen verschillen. De medewer­ ker is aanspreekbaar op zijn gedrag. 6. De medewerker draagt verantwoordelijkheid voor zijn eigen handelen. De medewerker kan de keuzes die hij binnen zijn werk maakt verant­ woorden. 7. De medewerker ondersteunt de verantwoorde­ lijkheid van zijn leidinggevende door hem of haar waar nodig juiste, relevante en volledige informa­ tie te verschaffen. 8. De medewerker voert zijn werkzaamheden uit vanuit de kernwaarden van Veiligheidsregio Fryslân: betrouwbaar, betrokken en professioneel: a. B  etrokken: Medewerkers van Veiligheidsregio Fryslân werken vraaggericht. Van de medewer­ ker wordt zodoende verwacht dat hij gericht is op de wensen en belangen van de klant. Hij is gericht op het vinden van oplossingen, waarbij Bijlage 2

47

rekening wordt gehouden met zowel de belan­ gen als behoeftes van de klant als die van de organisatie. b. B  etrouwbaar: Klanten moeten kunnen rekenen op medewerkers van Veiligheidsregio Fryslân. De medewerker dient zich zodoende te houden aan afspraken. Kennis en informatie waarover de medewerker uit hoofde van zijn functie kan beschikken, wordt aangewend voor het doel waarvoor die is gegeven. c. P  rofessioneel: Medewerkers van Veiligheidsregio Fryslân zijn op hun terrein vak­ mensen. De medewerker weet zodoende wat zijn functie inhoudt, beschikt over de kennis en vaardigheid om deze goed te kunnen vervul­ len en weet met nieuwe situaties om te gaan. Daarvoor is het nodig dat de medewerker zijn vak bijhoudt en dat hij initiatief neemt. Artikel 2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie 1. De medewerker gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Oneigenlijk gebruik van 48

Bijlage 2

informatie is niet toegestaan. 2. De medewerker gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie. De privacy van klanten, zakelijke relaties en collega’s wordt gerespec­ teerd. 3. De medewerker zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen wanneer hij de werkplek verlaat. De computer dient afgesloten te zijn. 4. De medewerker ‘lekt’ geen vertrouwelijke infor­ matie vanuit Veiligheidsregio Fryslân naar buiten. De medewerker laat niet uit slordigheid buiten­ staanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. Artikel 3. Nevenfuncties en andere privéactiviteiten 1. De medewerker is zich ervan bewust dat activi­ teiten die hij naast zijn werk verricht het functio­ neren van Veiligheidsregio Fryslân kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuurs­ functies, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouder­ schap. 2. De medewerker maakt melding van een

(voorgenomen) nevenactiviteit wanneer deze raakvlakken heeft met de uitoefening van de functie, wanneer deze kan leiden tot een bot­ sing of onverenigbaarheid met belangen van Veiligheidsregio Fryslân, of risico op schade met zich mee kan brengen voor Veiligheidsregio Fryslân. In dit laatste geval kan de productivi­ teit van de medewerker er bijvoorbeeld onder lijden, maar ook ethisch of politiek omstreden privéactiviteiten kunnen schade toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van Veiligheidsregio Fryslân. 3. Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. De medewer­ ker dient in dat geval risico’s te vermijden en het bespreekbaar te maken met de leidinggevende. Artikel 4. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen 1. De medewerker accepteert een geschenk alleen als zijn onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt.

Er wordt vooraf gecontroleerd of acceptatie van het geschenk geen verplichtingen schept voor de toekomst. Daarnaast moet bedacht worden hoe de buitenwereld aan zou kunnen kijken tegen het aannemen van een geschenk. 2. Een geschenk van een derde dat de medewerker in verband met zijn werk heeft gekregen is in principe eigendom van Veiligheidsregio Fryslân. 3. Geschenken die de medewerker accepteert moeten direct gemeld worden bij de leidingge­ vende. Geschenken die naar schatting meer dan € 50 waard zijn worden niet geaccepteerd. Ook geschenken in geld worden niet geaccepteerd. 4. Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortin­ gen op privégoederen en andere gunsten mogen niet geaccepteerd worden. 5. Geschenken die op het huisadres van de mede­ werker worden aangeboden mogen niet worden geaccepteerd. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, dan moet de bestemming daarvan besproken worden met de leidinggevende. 6. Zolang gesprekken of onderhandelingen met een partij niet zijn afgerond, worden geen geschen­ ken of diensten geaccepteerd. Bijlage 2

49

7. Vanzelfsprekend vraagt de medewerker nooit gunsten voor zichzelf aan derden. Artikel 5. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners 1. De medewerker beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor Veiligheidsregio Fryslân. Alle uitnodigingen worden besproken met de leiding­ gevende. 2. De medewerker reist niet op kosten van een derde. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de hiervoor vastgestelde regels. 3. Zolang gesprekken of onderhandelingen met een partij niet zijn afgerond, worden geen uitno­ digingen voor uitstapjes of evenementen geac­ cepteerd. Werklunches zijn wel toegestaan, mits er sprake van wederkerigheid is (de werknemer heeft dan van zijn kant namens Veiligheidsregio Fryslân eveneens de mogelijkheid om de partij een lunch aan te bieden). 4.De medewerker neemt zijn verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recep­ ties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. 50

Bijlage 2

Bijvoorbeeld “nee” zeggen als dit “nee” moet zijn. 5. De medewerker is ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen zijn functie-uitoefening. Blijkt achteraf dat een uitnodiging meer heeft omvat dan inge­ schat, dan moet de leidinggevende hiervan op de hoogte worden gesteld. Artikel 6. Verantwoord omgaan met voorzieningen en personeelsregelingen 1. De medewerker houdt privégebruik van (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt en zorgt ervoor dat dit de dagelijkse werkzaam­ heden niet hindert. 2. De medewerker neemt geen eigendommen van Veiligheidsregio Fryslân mee naar huis, tenzij anders overeengekomen is met de leidinggeven­ de. Het lenen van eigendommen voor privége­ bruik is alleen mogelijk als daarvoor toestemming is gegeven door de leidinggevende. 3. Privégebruik van een dienstauto is niet toege­ staan. Eventuele bekeuringen opgelopen tijdens een dienstreis worden doorberekend aan de

medewerker. De auto wordt na gebruik schoon afgeleverd door de medewerker. 4. De medewerker doet geen privébestellingen via Veiligheidsregio Fryslân. Er wordt geen ongefran­ keerde privépost via de postkamer verzonden. 5. De medewerker maakt eerlijk gebruik van rege­ lingen voor het personeel. De medewerker declareert alleen kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt en waarvan de hoogte en functionaliteit aangetoond kunnen worden. 6. Verantwoord gebruik van middelen van Veiligheidsregio Fryslân betekent ook: naleven van de werktijden en de regels bij ziekteverzuim.

belangenverstrengeling en/of persoonlijke rela­ ties sprake is, draagt de medewerker zijn taken in overleg met zijn leidinggevende over aan een collega. 4. Bij de inhuur van personeel wordt de juiste pro­ cedure van inhuur en aanbesteding gevolgd. De regels zijn vastgelegd in de NVP sollicitatiecode.

Artikel 7. Belangenverstrengeling 1. De medewerker is zich ervan bewust dat beslis­ singen risico’s met zich meebrengen en vermijdt daarom elke vorm van oneigenlijke beïnvloeding, belangenverstrengeling c.q. vriendjespolitiek of de schijn daarvan. 2. De medewerker neemt beslissingen waarbij zijn integriteit in het gedrang kan komen in samen­ spraak met een collega of leidinggevende. 3. In zaken of voorstellen waarin van mogelijke Bijlage 2

51

Artikel 8. Gebruik internet, e-mail en telefonie 1. Via het gebruik van internet en e-mail kan de medewerker over veel informatie beschikken die gegevens kan bevatten die de persoonlijke levenssfeer van een klant of collega kan raken. De medewerker is gehouden deze informatie zorgvuldig en discreet te behandelen en als het hem niet aangaat onmiddellijk te vernietigen. 2. Het gebruik van communicatiemiddelen en inter­ net is primair bedoeld voor de uitvoering van het werk. Incidenteel is gebruik voor privédoeleinden toegestaan mits dit gebruik niet storend is voor de uitvoering van het werk of het functioneren van Veiligheidsregio Fryslân. 3. De medewerker neemt bij het gebruik van com­ municatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid in acht zodat de integriteit en goede naam van de organisatie gewaarborgd blijven. 4. Het is de medewerker niet toegestaan informatie op te slaan op apparaten (bijvoorbeeld laptops, iPads, iPhones, USB sticks) die bij verlies een probleem op kunnen leveren. Gebruik van cloud­ diensten als Dropbox en Wetransfer is toegestaan, mits met de nodige zorg. 52

Bijlage 2

5. H  et is de medewerker niet toegestaan om te bel­ len naar niet werk gerelateerde 0900-nummers (informatiediensten), 0906-nummers (erotische diensten) en 0909-nummers (betaald amusement). 6. Het is de medewerker niet toegestaan om via de e-mail: a. zonder voorafgaande toestemming van de direct leidinggevende en/of de systeem­ beheerder(s) een e-mailbericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de organisatie tegelijkertijd te versturen; b. p  ornografisch materiaal te versturen of op te vragen; c. a  anstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende teksten te versturen of op te vragen; d. illegale software te verzenden of op te vragen; e. bestanden te verzenden of op te vragen waar­ van hij in redelijkheid moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn en daardoor de voort­ gang van het e-mailverkeer van de organisatie te belemmeren;

7. Het is de medewerker niet toegestaan om via internet: a. b  ewust internetsites te bezoeken die porno­ grafisch dan wel racistisch materiaal bevatten of naar algemeen maatschappelijke maatsta­ ven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd; b. mee te doen aan niet werkgerelateerde chat­ sessies; c. online te gokken; d. illegale gegevens te downloaden waar auteurs­ rechten op berusten; e. zonder voorafgaand overleg met de systeem­ beheerder bestanden te downloaden waarvan de medewerker in redelijkheid kan aannemen dat deze te omvangrijk zijn; f. langdurig gebruik te maken van streaming internetdatastromen zoals radio of tv, tenzij dit uitdrukkelijk benodigd is in het kader van de functieuitoefening.

Artikel 9. Handhaving 1. De medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van deze gedragscode. 2. De medewerker bespreekt twijfels over de integri­ teit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan wordt de leidinggevende of vertrouwens­persoon ingelicht. 3. De medewerker is ook zelf aanspreekbaar op zijn handelen en uitlatingen. Collega’s en klanten kunnen een werkwijze en woorden anders ervaren dan bedoeld. 4. De medewerker meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende, de vertrouwenspersoon of eventueel extern bij de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid. 5. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kan er gebruik gemaakt worden van de Klokkenluidersregeling.

Bijlage 2

53

Bijlage 3: Advies Bijzondere ondernemingsraad

54

Bijlage 3

55

Advies Bijzondere ondernemingsraad Aan: Wim Kleinhuis, directeur Veiligheidsregio Van: BOR-Fryslân p/a Harlingertrekweg 58 8901 BK Leeuwarden Onze referentie: 1303-001 Betreft: advies uitwerking Visie op vrijwilligheid Leeuwarden, 8 november 2013 Geachte heer Kleinhuis, beste Wim, Op 24 februari jl. heeft de BOR u advies gegeven snel een Visie op vrijwilligheid te ontwikkelingen. Die Visie op vrijwilligheid is kort daarna aan de OR voorgelegd. De OR was te spreken over de ambities en vond de gedachte­ gang die uit het document naar voren kwamen inspirerend. De visie gaf aan dat het succes afhangt van de mate waarin men er in zal slagen samen de doorontwikkeling van de brandweer vorm te geven. De BOR kan niets anders concluderen dat u daarin volledig in bent geslaagd. De wijze waarop de visie is uitgewerkt laat zien dat het niet bij mooie woorden is gebleven. In een goede gebalanceerde samenstelling heeft de daarvoor ingestelde werkgroep geconstateerde pijnpunten opgepakt. De dilemma’s zijn besproken en bij zo goed als alle belangrijke items is een voorstel naar voren gekomen waarover naar mening van de BOR een evenwichtig besluit kan wor­ den genomen. Aan het identiteitsvraagstuk wat voor elke kazerne afzonderlijk een belangrijk “bestaansrecht” vormt is kleur gegeven. De uitwerking van de Visie op vrijwilligheid heeft een dusdanig breed kader gecreëerd dat de kazernes hiermee goed uit de voeten kunnen. De BOR complimenteert ook hierbij wederom de zorgvuldigheid en de sen­ sitiviteit waarmee gevoelige issues zijn opgepakt. We noemen hierbij bijvoorbeeld de energie die is gestoken in gesprekken met de Personeelsverenigingen. Er is hiermee goodwill gecreëerd en wederzijdse belangen uitgesproken. 56

Bijlage 3

De werkgroep heeft, zoals al eerder aangegeven, een document afgeleverd waarmee de BOR prima mee uit de voeten kan. Over 1 onderwerp is de werkgroep echter niet tot een besluit kunnen komen, te weten de sport­ faciliteiten. De BOR ziet hierdoor de mogelijkheid om toch een inhoudelijk advies te geven en doet dat uiter­ aard graag. Met betrekking tot de sportfaciliteiten adviseert de BOR om de PPMO los te koppelen van deze sportregeling. Voor de PPMO kan, zodra hierover meer duidelijkheid is, een apart traject gelopen worden. Tot die tijd adviseert de BOR om medewerkers gebruik te laten maken van de bestaande regeling zoals die bij de Veiligheidsregio van toepassing is. Omdat een relatief kleine groep vrijwilligers een achteruitgang in hun bestaande situatie kunnen merken, adviseert de BOR om hierin op individueel niveau een oplossing te vinden. Naar alle waarschijnlijk zal dit advies van de BOR het laatst formele advies zijn wat de BOR u schrijft. De BOR maakt bij deze gebruik van de mogelijkheid om aan te geven met een goed gevoel terug te kijken naar afgelo­ pen hectische doch constructieve jaren. Er is veel werk verzet waarbij continue afstemming tussen u en de BOR heeft plaatsgevonden over de ontwikkelingen. Mocht de werkwijze en manier hoe medewerkers en vrijwilligers zijn betrokken een voorbode zijn hoe in de nieuwe organisatie gewerkt gaat worden, wekt dat veel vertrouwen. De uitwerking van de Visie op vrijwilligheid is hierbij een sprekend voorbeeld. Laat dit gelopen proces dan ook een mooi voorbeeld zijn hoe ogenschijnlijke tegenstrijdige belangen uiteindelijk uitmonden in een goed gedra­ gen besluit. Met vriendelijke groet, namens de BOR J. Wijnsma Voorzitter

A. Dam vicevoorzitter/secretaris Bijlage 3

57

Bijlage 4: Besluit MT brw (i.o.) inzake sportfaciliteiten 2014

Project Samen Aan: Van: Betreft: Datum:

58

naar één brandweer Leden MTbrw (i.o.) Jan Beuving (portefeuillehouder P) Sportfaciliteiten 2014 12 november 2013

Bijlage 4

59

Inleiding Het onderwerp ‘sport en sportfaciliteiten’ vormde één van de 9 onderwerpen binnen de uitwerking Visie op vrijwilligheid. De werkgroep heeft dit onderwerp niet verder uit kunnen werken van­ wege de onduidelijkheid inzake de implementatie van de PPMO. Op basis van de PPMO wordt meer duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer. De PPMO wordt in 2014 verder uitgewerkt inclusief de daarvoor benodigde sport en sportfaciliteiten. Nu dit onderwerp niet verder is uitgewerkt in de werkgroep blijft de vraag wel overeind welke faciliteiten vrijwilligers in 2014 mogen gebruiken. Huidige situatie afzonderlijke brandweerkorpsen Bij de huidige korpsen bestaan er verschillende afspraken met de medewerkers over sportfacilitei­ ten. In bijgevoegde bijlage staat hier een overzicht van. Dit varieert van (deels) vergoeding van fitness­ abonnementen tot aan zaalhuur/ zwembadhuur om gezamenlijk te sporten. De vergoeding van abon­ nementen varieert van 10% tot 100%. 60

Bijlage 4

Daarnaast bestaat ook het beeld dat er slechts door een beperkt deel van de betreffende korpsen gebruik wordt gemaakt van de aangeboden sport­ faciliteiten. Huidige sportfaciliteiten Veiligheidsregio Fryslân Binnen de Veiligheidsregio Fryslân bestaat de bedrijfsfitnessregeling die voor alle medewerkers (inclusief vrijwilligers) beschikbaar is. De kern van deze regeling is dat er op een fiscaal aantrekke­ lijke wijze een abonnement kan worden afgesloten bij aangesloten sportscholen. In praktijk levert dit (afhankelijk van de belastingschijf) een voordeel op van ongeveer 40% op de abonnementskosten. Sportfaciliteiten per 1 januari 2014 Aan de sportfaciliteiten waarop vrijwilligers nu aan­ spraak kunnen maken wordt veel waarde gehecht. Dit is duidelijk geworden bij de bespreking van dit onderwerp in de werkgroep ‘uitwerking Visie op vrijwilligheid’ en tijdens de klankbordgroep medewerkers. De vraag is of er nu per se een keuze

gemaakt moet worden voor 1 januari 2014 of dat dit onderwerp in 2014 verder uitgewerkt kan worden in het kader van de implementatie van de PPMO. In overleg met medewerkers op gebied van Personeel is gebleken dat het tijdelijk in stand houden van bestaande regelingen administratief op te lossen is. Het vergt wel wat extra werk, maar is uitvoerbaar. MT brandweer (i.o) besluit: • De geldelijke vergoeding van huidige abonnemen­ ten zoals deze golden in 2013 bij de afzonderlijke gemeenten ook in 2014 te handhaven. Hiermee wordt expliciet besloten om verschillen in vergoe­ dingen tussen vrijwilligers in 2014 toe te staan; • De mogelijkheid wordt geboden om algemene sportvoorzieningen zoals deze nu aangeboden worden, zoals zaalhuur/ huur zwembad etc voort te zetten in 2014. De kwartiermakers dragen hier zorg voor. Zij zorgen ervoor dat dit in overleg met de betreffende ploegen en aanbieders van deze sportfaciliteiten voor 2014 wordt voortgezet;

•P  SA ontwikkelt een voostel op welke wijze de vrijwilligers aanspraak kunnen maken op deze vergoeding (per maand/ eenmalig/ wijze van indiening, etc); •V  oor korpsen die nu geen regeling hebben op gebied van sportfaciliteiten, kunnen vanaf 2014 gebruik maken van de bedrijfsfitnessregeling van de Veiligheidsregio Fryslân; •E  r worden geen nieuwe regelingen (nieuwe zaal­ huur etc) in 2014 opgestart; • In kader van de PPMO wordt er voor 2015 een uniforme sport en sportfaciliteitenregeling uitge­ werkt die past bij de verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer; •C  ommunicatie verloopt via nieuwsbrief en winter­ tour.

Bijlage 4

61

www.brandweerfryslan.nl www.veiligheidsregiofryslan.nl