Provincie Groningen
Treasury Statuut
TREASURYSTATUUT
VOOR DE
PROVINCIE GRONINGEN
d.d. 09-04-2001
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Inhoudsopgave
1.
DE MISSIE
1.1.
Begrippenkader
3
1.2
Algemene en specifieke missie van de Provincie Groningen
4
1.3.
Missie en doelstellingen van het treasury beleid
4
1.4.
Risico-uitgangspunt
5
2.
VOORBEREIDING EN VASTSTELLING VAN HET BELEID
2.1.
Rapportagecyclus
6
2.2.
Actieplannen
7
3.
UITVOERING VAN HET BELEID
3.1.
Treasury-activiteiten
8
3.2.
Taakverdeling en functiescheiding
15
3.3.
Procedureschema's en Treasury Handboek
4.
INTERNE ORGANISATIE EN BEHEER
4.1.
Interne controle
16
4.2.
Externe controle
16
5.
BIJLAGEN (1 t/m 6)
18
2
15
Provincie Groningen
3
Treasury Statuut
Provincie Groningen
1.
Treasury Statuut
DE MISSIE
Het Treasurystatuut (hierna: statuut) heeft tot doel in overeenstemming met de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) de bestuurlijke kaders aan te geven van Provinciale Staten van Groningen, waarbinnen het College van Gedeputeerde Staten de financiële vermogenswaarden, financiële geldstromen, financiële posities en de hieraan verbonden risico's kan besturen en beheersen. Het Statuut maakt de doelstellingen van het treasurybeleid en -beheer1 en de uitgangspunten , die daaraan ten grondslag liggen, duidelijk. In het statuut moeten de vier elementen: • sturen, • beheersen, • verantwoorden, en • toezicht houden in hun samenhang een effectieve en efficiënte inzet van middelen, alsmede duidelijkheid en transparantie garanderen. In de provinciale context kunnen de hiervoor genoemde vier elementen als volgt nader worden aangegeven: Sturen: het proces waarbij het college van gedeputeerde staten richting geeft aan het realiseren van de (beleids)doelstellingen voor de treasuryfunctie die Provinciale Staten hebben vastgesteld. Beheersen: betreft het stelsel van maatregelen, systemen en processen waardoor het college zorg draagt voor het blijvend realiseren van de vastgestelde treasurydoelen. Verantwoorden: houdt in dat het college rekenschap aflegt over de uitkomsten van de opgelegde treasurytaken en over het gebruik van de gedelegeerde bevoegdheden daarvoor. Toezicht houden: de controlerende activiteit die Provinciale Staten uitvoeren om de resultaten van het treasurybeleid te kunnen beoordelen. Het statuut geeft de beleidsmatige infrastructuur voor het uitoefenen van de treasury- functie en heeft als oogmerk: • de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren, • het democratisch verantwoordingsproces te versterken en • de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen. Het statuut is een 'levend' document waarbij regelmatig moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Bij sterk veranderde omstandigheden kan het statuut aanpassingen vereisen.
1.1.
Begrippenkader
1.1.1. Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. 1.1.2. Treasurybeleid Het treasurybeleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders , de informatievoorziening en de administratieve organisatie 1
Materieel gezien is treasurybeleid en - beheer gelijk aan financieringsbeleid en -beheer. In het vervolg van de tekst wordt het begrip 'treasury' gehanteerd als synoniem van 'financiering'.
4
Provincie Groningen
Treasury Statuut
ter uitvoering van de treasuryfunctie. Het beleid wordt vastgelegd in dit treasurystatuut.
1.1.3. Treasurybeheer Het treasurybeheer is de (beleids)uitvoering van de treasuryfunctie, binnen de kaders van het treasurystatuut. De beleidsuitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Deze en de realisaties daarvan voor een referentieperiode komen aan de orde in de treasuryparagraaf van achtereenvolgens de begroting en het jaarverslag.
1.2.
Algemene en specifieke missie van de Provincie Groningen
De algemene missie van de Provincie Groningen is het zo optimaal mogelijk uitvoeren van haar publieke taken. De Wetgever en Provinciale Staten bepalen het kader van die publieke taak. Meer specifiek staat de provincie daarbij voor een leefbare omgeving en een gezonde economische ontwikkeling door in- en extern samen te werken, door klantgericht en betrouwbaar te zijn en te zorgen voor een stimulerende en open werkomgeving voor alle medewerkers. De provincie Groningen voert de administratie en is kassier van het Samenwerkingsverband Noord Nederland (SNN). De voor het SNN ontvangen en betaalde gelden lopen via de bank van de provincie Groningen. De in- en uitgaande geldstromen van het SNN valle n derhalve onder dit statuut en zullen alszodanig niet separaat worden benoemd.
1.3.
Missie en doelstellingen van het treasurybeleid
Het treasurybeleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van de provincie een zo optimaal mogelijk rendement te verkrijgen en de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico's zo goed mogelijk worden beheerst. Onder risicobeheer wordt verstaan inzicht krijgen in het risico, het risico meten en de gevolgen van dat risico afwegen. In het treasurybeleid wordt gestreefd naar een optimaal financieel resultaat binnen de kaders van de publieke taken van de provincie Groningen en alle wettelijke voorschriften aangaande de uitoefening van de treasuryfunctie. De rol van de treasuryfunctie, binnen het financieel beheer, is uitvoerend, ondersteunend en adviserend aan het bestuur en de directie (i.c. het MT). Waar nodig worden de beleidseenheden van de provincie bij het vervullen van de publieke taak eveneens ondersteund vanuit de treasuryfunctie. De treasury-activiteiten moeten worden beschouwd als onderdeel van een 'service center' en niet van een 'profit center'. Deelnemingen, kapitaalbelangen en beleggingen die worden genomen respectievelijk worden gedaan in het kader van de publieke taak, waarbij bewust risico's worden aanvaard, vallen binnen de kaders van dit statuut. Voor het nemen van dergelijke deelnemingen en kapitaalbelangen, alsmede voor het doen van dergelijke beleggingen is expliciete besluitvorming van Provinciale Staten vereist. De uitvoering van deze transacties alsmede de daaruit voortvloeiende activiteiten vallen onder de reikwijdte van dit statuut. Indien deze activiteiten zijn ondergebracht bij uitvoerende functionele afdelingen dan dienen deze afdelingen hun werkzaamheden in nauw overleg met de treasurer uit te voeren. De doelstellingen van het treasurybeleid zijn: •
5
het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de nodige financiële middelen;
Provincie Groningen
Treasury Statuut
•
het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten (geld- en kapitaalmarkt) tegen aanvaardbare condities;
•
het zoveel mogelijk beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico's zoals rente-, valuta-, koers-, liquiditeits- en kredietrisico;
6
Provincie Groningen
Treasury Statuut
•
het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
•
het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO, respectievelijk de limieten en richtlijnen van het Statuut;
•
het opzetten en onderhouden van een goede en efficiënte financiële infrastructuur;
•
het realiseren van adequate informatiestromen ter ondersteuning van het beleid.
Het treasurybeleid wordt uitgevoerd binnen de in de Wet FIDO verankerde randvoorwaarden: − − − −
niet speculeren; geen handel in vorderingen; geen opnames om vervolgens mee te beleggen met als doel het genereren van inkomsten (nearbanking); richtlijn renterisico.
1.4.
Risico-uitgangspunt
Middels een actief treasurybeleid tracht de treasurer de financiële kosten van de Provincie zo laag mogelijk te houden en financië1e opbrengsten van de Provincie zo hoog mogelijk te maken. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten aangaande het risicoprofiel van de Provincie: •
Het uitgangspunt van de Provincie Groningen ten aanzien van financieel risico is defensief en risicomijdend. Bancaire activiteiten, zoals het aantrekken en tegelijkertijd uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomsten, wordt niet tot de publieke taak van de provincie gerekend.
•
De lange termijn risico's zullen in ieder geval begrensd worden door de renterisiconorm, zoals die is opgenomen in de Wet FIDO.
•
De korte termijn risico's zullen in ieder geval begrensd worden door de kasgeldlimiet, zoals die is opgenomen in de Wet FIDO.
7
Provincie Groningen
2.
Treasury Statuut
VOORBEREIDING EN VASTSTELLING VAN HET BELEID
Provinciale Staten bepalen de kaders van het treasurybeleid door vaststelling en wijziging van het onderhavige statuut alsmede door vaststelling van een financierings- of treasuryparagraaf in de jaarlijkse begroting en een dito verantwoordingsparagraaf in de jaarrekening. Naar verwachting zullen deze paragrafen als gevolg van de Wet FIDO in de comptabiliteitsvoorschriften worden opgenomen. Het financiële beleid wordt in nauwe samenspraak met de diensten voorbereid en geformuleerd door het hoofd van de Afdeling Middelen, onder verantwoordelijkheid van de directie van de Dienst Centrale Ondersteuning. Via de bestaande besluitvormingsprocedures wordt het beleid vastgesteld door Provinciale Staten.
2.1.
Rapportagecyclus
De Provincie Groningen gebruikt voor het vaststellen van het treasurybeleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen een aantal sturingsen verantwoordingsmomenten. Deze, in hun samenhang te benoemen als beleids- en verantwoordingscyclus, worden gedurende het jaar geformuleerd en vastgesteld door Provinciale Staten. In het voorjaar verschijnt de Voorjaarsnota waarin het meerjarenbeleid wordt uitgewerkt. Hierin is de lange termijn liquiditeitsprognose verwerkt, worden eventuele vervroegde aflossingen en conversies aangegeven, worden de verwachte renteresultaten van de kasgeldtransacties opgenomen en wordt een rentevisie voor de lange termijn gegeven. Uit het meerjarenbeleid in de Voorjaarsnota wordt de Beleidsbegroting afgeleid. Hierin wordt de treasuryparagraaf met het financierings- en beleggingsbeleid opgenomen. Deze treasuryparagraaf geeft aan welk beleid de provincie voorstaat met betrekking tot de treasury-activiteiten. De paragraaf wordt als integrerend onderdeel van de begroting vastgesteld door Provinciale Staten volgens de normale besluitvormingsprocedure. In de treasuryparagraaf zullen de volgende zaken aan de orde komen: •
Alle interne en externe ontwikkelingen die voor het komende jaar van belang zijn met betrekking tot de liquiditeitspositie, het aantrekken en uitzetten van gelden en de toekomstige financiële risicoposities.
•
De stand van en ontwikkeling in de leningenportefeuille waaruit ook blijkt bij welke marktrente welke leningen vervroegd aflosbaar zijn en hoe de renterisiconorm zich in de komende jaren zal ontwikkelen.
•
De ontwikkeling van de liquiditeitspositie in de komende periode, mede in relatie tot de kasgeldlimiet.
•
Een overzicht van de knelpunten en risico 's in het geld- en kapitaalbeheer.
•
Het treasurybeleid dat de provincie Groningen voorstaat voor het komend jaar en wat daarvan de financiële consequenties zijn.
Naast de treasuryparagraaf kent de beleidsbegroting een korte en lange termijn liquiditeitsprognose en een rentevisie. 8
Provincie Groningen
9
Treasury Statuut
Provincie Groningen
Treasury Statuut
In september start de voorbereiding van de Integrale Bijstelling waarin wordt opgenomen: een actualisatie van de renteresultaten op kasgeldtransacties, beheer van het werkkapitaal, een rentevisie op basis van algemene marktverwachtingen, de stand van zaken m.b.t. het financierings- en beleggingsbeleid en een korte termijn liquiditeitsprognose. Afwijkingen t.o.v. het eerder vastgestelde beleid worden verantwoord. In de Jaarrekening die in het voorjaar verschijnt, wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het treasurybeleid. Deze realisatie wordt getoetst aan de financieringsparagraaf zoals die in de Beleidsbegroting is opgenomen alsmede aan het onderhavige statuut. In de beleidsjaarrekening komen, naast de toetsing van de treasuryparagraaf, aan de orde: werkkapitaalbeheer, rente-opbrengsten en kosten, kasgeld en een rentevisie. Doel van bovenstaande rapportages is het vaststellen van de beleidskaders, het verstrekken van betrouwbare, dat wil zeggen juiste, tijdige en volledige, alsmede relevante informatie aan het bestuur en het management zodat financiële en interne risico's beheerst kunnen worden. Tevens kan hiermee verantwoording afgelegd worden over het gevoerde beleid en kunnen Provinciale Staten toezicht houden (controlerende taak) op de resultaten van het treasurybeleid. Middels deze cyclus kunnen Provinciale Staten het beleid sturen en bijstellen.
2.2.
Actieplannen
Naast bovengenoemde rapportages, die alle vastgesteld worden door Provinciale Staten, kent de Provincie periodieke directierapportages zgn. Marap's die inzicht geven in de voortgang van het beleid en de bedrijfsvoering. De directierapportage van de Dienst Centrale Ondersteuning geeft bovendien inzicht in de uitvoering van het beleid van de afgelopen maanden en kent een Actieplan dat concreet de treasury- activiteiten voor de komende maanden beschrijft. Aangegeven wordt welke acties en transacties de komende maanden uitgevoerd gaan worden. De directie verleent goedkeuring aan het uitoefenen van de voorgestelde acties en transacties.
10
Provincie Groningen
3.
Treasury Statuut
UITVOERING VAN HET BELEID
De treasurer en medewerker treasury kunnen op basis van de Actieplannen transacties afsluiten. De transacties worden pas afgesloten na overleg tussen treasurer en het hoofd Middelen en vervolgens gefiatteerd door beiden. Hiermee wordt het vier ogen principe gegarandeerd. Het tarief en de voorwaarden van elke af te sluiten transactie worden aan de hand van marktgegevens en concurrerende tarieven getoetst door de treasurer. De uitvoering van het treasurybeleid wordt naast het gestelde in door de rijksoverheid vastgelegde weten regelgeving (Provinciewet, Wet FIDO, ministeriële regelingen, het besluit Comptabiliteitsvoorschriften) bepaald door de Comptabiliteitsverordening provincie Groningen en de hierop gebaseerde nadere uitvoeringsregels van Gedeputeerde Staten, het Mandaatbesluit Geldmarkttransacties (PB-nr. 6, Bijlage I F) alsmede administratieve organisatie (AO) Treasury in het Handboek AO.
3.1.
Treasury-activiteiten
De treasury-activiteiten behelzen samengevat drie aandachtsgebieden te weten: 2. Risicomanagement 3. Financiering en belegging 4. Cash management ad 1. Risic omanagement met betrekking tot: − renterisico; − kredietrisico; − koersrisico; − intern liquiditeitsrisico. ad 2. Financiering en belegging met betrekking tot: − financiering; − belegging. ad 3. Cash management met betrekking tot: − geldstromen; − saldo en liquiditeiten; − bankrelaties; − debiteuren en crediteuren.
3.1.1. Risicomanagement Als gevolg van haar kernactiviteiten loopt de provincie Groningen renterisico's, kredietrisico's, koersrisico's en interne liquiditeitsrisico's. Deze financiële risico's zullen als volgt worden beheerst:
11
Provincie Groningen
Treasury Statuut
3.1.1.1.Renterisico Renterisico kan worden gedefinieerd als het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de provincie als gevolg van rentewijzigingen. Deze risico's ontstaan wanneer: − er teveel kortlopende leningen zijn opgenomen en er nadeel wordt ondervonden van een rentestijging (primair renterisico); − er in de toekomst niet kan worden geprofiteerd van gunstige rente-ontwikkelingen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er teveel langlopende leningen zijn opgenomen en er niet geprofiteerd kan worden van een rentedaling (secundair renterisico); − er sprake is van het gevaar van een verwachte rentestijging bij een toekomstig renteconversiemoment of een toekomstige financieringsbehoefte (herfinancieringsrisico); − er sprake is van het gevaar van een rentedaling bij een toekomstige uitzetting (heruitzettingsrisico). Richtlijnen en limieten: Omdat de renteontwikkelingen onvoorspelbaar zijn, kunnen renterisico's nooit volledig worden uitgesloten. Om de renterisico's te kunnen beheersen en reduceren tot aanvaardbare proporties worden de volgende richtlijnen en technieken toegepast: − renterisico's op de netto vlottende schuld zijn begrensd tot de normen van de kasgeldlimiet van de Wet FIDO; − renterisico's op de vaste schuld zijn begrensd tot de normen van de renterisiconorm van de Wet FIDO: − bij het uitzetten en aantrekken van gelden wordt gestreefd naar een stabiel rentelastenniveau. Tevens wordt gestreefd naar een zodanige samenstelling van de financiële portefeuille dat met zekere regelmaat leningen c.q. beleggingen vervallen. Deze vervallende gelden kunnen dan voor herbeleggingen c.q. herfinancieringen of investeringen worden gebruikt; − de leningen- en beleggingsportefeuille wordt periodiek beoordeeld in relatie tot de dan geldende rentestructuur en de verwachtingen omtrent de rentestructuur. Deze analyse geeft inzicht in momenten en omvang van de rentebetalingen, renteontvangsten aflossingen en renteconversies. Naar aanleiding van de analyse wordt besloten of actie ondernomen moet worden (bijvoorbeeld overgaan tot vervroegde aflossing of ter afdekking van renterisico's leningen, afkopen en overgaan tot herfinanciering). Ter minimalisering van rentekosten c.q. optimalisering van rentebaten worden de volgende maatregelen genomen: − de rentevisie/rentescenario's worden gebaseerd op informatie van drie gezaghebbende algemene banken; − de visie wordt periodiek getoetst met de werkelijke renteontwikkelingen; − de looptijd en de rentevastheid van de nieuwe opnames c.q. uitzettingen worden afgestemd op de actuele rentestand: bij een hoge rentestand is het aantrekkelijk de looptijd van de opname en de periode van de rentevastheid zo beperkt mogelijk te houden (omgekeerd voor uitzettingen); bij een lage rentestand zijn opnames met een lange looptijd en/of met een lange periode van rentefixatie aantrekkelijk (omgekeerd voor uitzettingen); − bij een verwachte rentestijging wordt beoordeeld of er voor een korte termijn uitzetting wordt gekozen, omdat deze op de vervaldatum immers herbelegd kan worden tegen een hogere rente (omgekeerd voor opname); − bij een verwachte rentedaling wordt beoordeeld of er voor een lange termijn uitzetting wordt gekozen, omdat deze op de vervaldatum immers herbelegd moet worden tegen een lagere rente 12
Provincie Groningen
(omgekeerd voor opname);
13
Treasury Statuut
Provincie Groningen
Treasury Statuut
− in tijden van lage rente het vervroegd aflossen van leningen met een relatief hoge rente, waarna deze worden vervangen door leningen met een lagere rente. Vervroegde aflossing vindt plaats, indien de te betalen boeterente lager is dan de contante waarde van het verschil tussen de contractrente en de op dat moment geldende (lagere) marktrente voor de resterende looptijd;
3.1.1.2.Kredietrisico Het kredietrisico heeft in eerste instantie betrekking op de mogelijkheid dat een tegenpartij, waarbij uitzettingen uitstaan, failliet gaat waardoor de hoofdsom verloren gaat. Richtijnen en limieten: − om de kredietrisico's te beperken wordt uitsluitend belegd in financiële marktpartijen met een hoge kredietwaardigheid c.q. een hoge financiële solvabiliteit en liquiditeit. Deze kredietwaardigheid wordt onder andere gemeten aan de hand van credit ratings. Er wordt uitsluitend belegd in financiële instellingen die voldoen aan de kredietwaardigheidseis van een rating van minimaal AA/P1 2 of instellingen voor wiens papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; − tevens wordt gezorgd voor voldoende spreiding in de portefeuilles bij niet door de Nederlandse overheid gegarandeerde uitzettingen. Van de uitgezette gelden voor een periode korter dan een jaar, niet zijnde daggelddeposito's, zal niet meer dan 60% van de gelden bij een bepaalde tegenpartij worden geplaatst. Van de totale belegde gelden zal niet meer dan 75% van de gelden bij één bepaalde tegenpartij worden geplaatst. In het geval dat de limiet wordt overschreden dient bij de eerstvolgende gelegenheid (vervallen van een deposito), het juiste evenwicht te worden hersteld; − garanties worden uitsluitend verleend na goedkeuring door Provinciale Staten.
3.1.1.3.Koersrisico Het koersrisico is het risico dat de uitzettingen in waarde verminderen door ongunstige koers- c.q. renteontwikkelingen. Richtlijnen en limieten: − ter beperking van het koersrisico wordt uitsluitend belegd in de volgende producten: daggeld, deposito's, 'commercial paper', 'certificates of deposit', obligaties, converteerbare obligaties, waarbij het conversierecht niet wordt uitgeoefend, 'medium term notes' en garantieproducten, waarbij de hoofdsom gegarandeerd. 3 2
Zie bijlage 2 voor toelichting ratings. Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet FIDO als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de uitzetting in tact blijft. Bij alle in deze richtlijn genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de 'nominale waarde') uitgekeerd. In het geval van aanschaf van zogenaamde 'zero-coupon'-obligaties, wroden deze in de jaarrekening opgenomen voor het werkelijke bedrag van de uitgezette lening. Het verschil tussen de uiteindelijke aflossing en de uitgezette lening is aan te merken als rente. Deze rente wordt in gelijke delen - afhankelijk van de looptijd - op de balans geactiveerd. 3
Bij het uitzetten van gelden op daggeld of deposito worden géén koersrisico's gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkmoen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn (in het bijzonder bij deposito's). 'Certificates op deposit', 'commercial papers', obligaties en 'medium term notes' zijn vastrentende waarden die (tussentijds) verhandelbaar zijn. Bij tussentijdse verkoop kunnen koersrisico's worden gelopen. Wanneer deze waarden tot het einde van hun looptijd worden aangehouden, zal minimaal de nominiale waarde worden uitgekeerd.
14
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Garantieproducten zijn langlopende beleggingsproducten, waarbij de uitgevende (financiële) instelling garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd. Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op een aandelenindex (zoals de AEX-index). Garantieproducten, waarbij minder dan 100 % van de hoofdsom wordt gegarandeerd, zijn expliciet niet toegestaan onder de Wet FIDO.
15
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Obligaties en converteerbare obligaties worden uitsluitend aangehouden voorzover deze betrekking hebben op financiële instellingen met een minimale rating AA/P1 en/of Nederlandse publiekrechtelijke instellingen. − ter beperking van het koersrisico wordt uitsluitend belegd in waardepapieren in NLG en euro.
3.1.1.4.Intern liquiditeitsrisico Het intern liquiditeitsrisico bestaat uit 'opportunitycosts' als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning. Hierdoor hadden gelden achteraf voor een langere periode tegen een hogere rente uitgezet kunnen worden of had minder geld uitgezet moeten worden of voor een kortere periode. Richtlijnen en limieten: − ter beperking van het intern liquiditeitsrisico worden tijdig alle verplichtingen in de verplichtingenadministratie geadministreerd en gebruikt de treasurer uitsluitend daggeld, deposito's en goed verhandelbare financierings- en beleggingsinstrumenten; − een goede liquiditeitsplanning dient bewaakt en gevoed te worden door de bedrijfsbureaus van de diensten en het SNN. Goede communicatie/informatievoorziening tussen de treasury-afdeling en de bedrijsbureaus/SNN is hierbij cruciaal.
3.1.2. Financiering en belegging Ingevolge artikel 6 van de Comptabiliteitsverordening provincie Groningen is de comptabele verantwoordelijk voor het beheer van de liquiditeiten. Het Mandaatbesluit Geldmarkttransacties regelt vervolgens de verhouding tussen Gedeputeerde Staten en de uitvoerende functionarissen.
3.1.2.1.Het opnemen van gelden (financiering) Begripsbepaling Financiering omvat het aantrekken dan wel beschikbaar stellen van de benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal een jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen. Het aantrekken van financiële middelen voor een periode tot maximaal een jaar behoort tot het liquiditeitenbeheer. De financieringstransacties worden gebaseerd op de volgende informatie: − liquiditeitenplanning De toekomstige financieringsbehoefte wordt adequaat in kaart gebracht met behulp van korte en lange liquiditeitenplanningen voor de gehele provincie. Deze planningen zijn mede gebaseerd op door de diensten/SNN tijdig aangeleverde investeringsplannen. Deze plannen geven een betrouwbaar beeld van de toekomstige inkomende en uitgaande geldstromen voor de komende vier jaar. De planningsinformatie wordt periodiek bijgesteld; − rentevisie De rentevisie van de provincie Groningen is gebaseerd op informatie van drie gezaghebbende algemene banken; − analyse leningenportefeuille Bepalen van de condities van de aan te trekken leningen, rekening houdend met de condities van de 16
Provincie Groningen
Treasury Statuut
bestaande financiële contracten en met de rente-risicoanalyse (zie 3.1.1.1.Renterisico.)
17
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Richtlijnen en limieten: Voor het aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt worden aan tegenpartijen geen andere restricties gesteld dan dat zij van goede naam en faam dienen te zijn. Het aantrekken van gelden is door Provinciale Staten gemandateerd aan Gedeputeerde Staten conform art. 105 en 152 van de Provinciewet. Voor het aantrekken van geldleningen voor een periode langer dan 2 jaar is door Provinciale Staten een machtiging afgegeven voor het aangaan van dergelijke leningen tot een bedrag van fl. 100 miljoen. Bij het uitvoeren van transacties geldt voorts: •
Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van de rentevisie en de liquiditeitsprognose.
•
De rentevisie van de provincie Groningen is gebaseerd op drie gezaghebbende (algemene) banken.
•
Het aantrekken van langlopende leningen geschiedt door (tenminste) drie concurrerende offertes bij financiële instellingen en zonodig bij een gecertificeerde kasgeldbemiddelaar aan te vragen.
•
Het renterisico op de netto vlottende schuld zal worden begrensd ter hoogte van de normen van de kasgeldlimiet van de Wet FIDO.
•
Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;
•
Toegestane instrumenten zijn onderhandse geldleningen, 'medium term notes', 'commercial paper programs', obligaties en andere internationale financieringsprogramma's.
3.1.2.2.Het uitzetten van gelden Begripsbepaling Uitzetting omvat liquiditeitenbeheer en belegging. Voor het onderscheid tussen liquiditeitenbeheer en belegging is de tijdshorizon bepalend. In de Wet FIDO wordt het onderscheid bij een jaar gelegd. De transacties waarbij gelden worden uitgezet worden gebaseerd op de volgende informatie: − liquiditeitenplanning De treasurer brengt het toekomstige liquiditeitsoverschot adequaat in kaart met behulp van korte en lange termijn luiquiditeitenplanningen voor de gehele provincie. Deze planningen zijn mede gebaseerd op door de diensten/SNN tijdig aangeleverde investeringsplannen. Deze plannen geven een betrouwbaar beeld van de toekomstige inkomende en uitgaande geldstromen voor de komende vier jaar. De planningsinformatie wordt periodiek bijgesteld; − rentevisie De rentevisie van de provincie Groningen is gebaseerd op informatie van drie gezaghebbende algemene banken; − analyse leningenportefeuille De treasurer bepaalt de condities van de te realiseren uitzettingen, rekening houdend met de condities van de bestaande financiële contracten en met de renterisico-analyse (zie 3.1.1.1.Renterisico). 18
Provincie Groningen
19
Treasury Statuut
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Richtlijnen en limieten: Om de doelstellingen voor beleggingen te kunnen realiseren, moeten er bepaalde beleggingsvormen worden uitgesloten. Het gaat daarbij om beleggingsvormen die een te hoog risico met zich meebrengen of gedurende een lange looptijd (tien jaar of langer) moeten worden aangehouden. Om deze redenen komen als beleggingsvorm niet in aanmerking: edelmetalen, onroerend goed, goederentermijnmarkt, opties, vreemde-valutaderivaten, aandelen anders dan met hoofdsomgarantie en daarvan afgeleide instrumenten. Verder dient uitsluitend zaken te worden gedaan met betrouwbare en solvabele tegenpartijen. Ter voorkoming van het valutarisico mogen uitsluitend transacties in euro's of guldens worden afgesloten. Het uitzetten van gelden dient altijd prudent te geschieden. Bij het uitvoeren van transacties geldt voorts: •
De kredietrisico's worden beperkt door uitsluitend uit te zetten bij financiële instellingen die voldoen aan de kredietwaardigheidseis van een rating van minimaal AA/P1 of instellingen voor wiens papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt en voor Nederlandse collega overheden of instanties die de publieke taak dienen.
•
Gestreefd wordt naar een wijze van beleggen die als 'maatschappelijk verantwoord' kan worden gekarakteriseerd, ook wel gedefinieerd als ethisch beleggen. Uitgangspunten hierbij zijn duurzaamheid en performance: hierbij is sprake van een integratie van economische sociale en milieubelangen4 ;
•
Het afsluiten van transacties vindt plaats binnen de financiële grenzen en randvoorwaarden uit de treasuryparagraaf van de Beleidsbegroting en de periodieke actieplannen.
•
De risico's bij uitzettingen worden voorts beperkt doordat de hoofdsom moet zijn gegarandeerd.
•
De koersrisico's op de uitzettingen in vastrentende waarden worden uitgesloten of beperkt door de omvang en de resterende looptijd van de belegging zoveel mogelijk te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen of toekomstige verplichtingen.
•
Het uitzetten van gelden geschiedt door (tenminste) drie concurrerende offertes bij financiële instellingen en bij een gecertificeerde kasgeldbemiddelaar aan te vragen.
•
De provincie Groningen beperkt de koersrisico's op uitzettingen uit hoofde van treasury door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: daggeld, deposito's, 'commercial paper programs', 'certificates of deposit', obligaties, converteerbare obligaties, waarbij het
4
Ook analisten zijn niet altijd in staat om duurzaamheid en financiële posities van bedrijven gecombineerd te beoordelen. Hiertoe zijn door analisten en vermogensbeheerders ge ïntegreerde rating-ystemen ontwikkeld waarbij ondernemingen worden geclassificeerd op basis van zowel hun financiële positie, als op het gevoerde sociale en milieubeleid. Bij beleggingen dienen de volgende criteria te worden gehanteerd: − bij voorkeur beleggen in activiteiten die bijdragen aan de verbetering van het leefmilieu en van de groene omgeving, aan duurzame energie en aan een goed sociaal beleid; − niet rechtstreeks beleggen in producenten van tabak, wapens of kernenergie. Geen leningen verstrekken aan instellingen die betrokken zijn bij de modificatie van genetisch materiaal. Evenmin rechtstreeks beleggen in ondernemingen die betrokken zijn bij pornografie, inbreuk maken op mensenrechten en/of dierenrechten schenden en evenmin rechtstreeks investeren in exploitanten van kansspelen en (betaalde) voetbalclubs.
20
Provincie Groningen
Treasury Statuut
conversierecht niet wordt uitgeoefend, 'medium term notes' en garantieproducten waarbij minimaal de hoofdsom gegarandeerd is. Obligaties en converteerbare obligaties worden uitsluitend aangehouden voorzover deze betrekking hebben op financiële instellingen met een minimale rating AA/P1 en/of Nederlandse publiekrechtelijke instellingen.
3.1.3. Cashmanagement 3.1.3.1.Geldstromen
Het geldstromenbeheer omvat al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren, zowel binnen de provincie zelf als tussen de provincie en derden (betalingsverkeer). Doelstellingen: − het zoveel mogelijk beperken van het liquiditeitsgebruik binnen de organisatie; − het zorgdragen voor voldoende dagelijks opvraagbare liquiditeiten om te garanderen dat korte termijn verplichtingen nagekomen worden; − het minimaliseren van de externe kosten (valutadagen, te betalen provisies, kosten voor betalingsverkeer en datacommunicatiekosten) van het verwerken van de geldstromen; − het minimaliseren van de interne handelingskosten van het verwerken van de geldstromen. Richtlijnen: − de in- en uitgaande geldstromen worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd; − bij het uitvoeren van het betalingsverkeer wordt gekozen voor de veiligste en meest betrouwbare instrumenten, welke tevens zo goedkoop en efficiënt mogelijk dienen te zijn. De schriftelijke opdrachten qua aantal worden zoveel mogelijk beperkt; − het betalingsverkeer wordt voorzover mogelijk geconcentreerd bij een bank, bij voorkeur de huisbankier.
3.1.3.2.Saldo en liquiditeiten Vanwege doelmatigheid is het onderdeel saldo- en liquiditeitenbeheer opgenomen in 3.1.2.
3.1.3.3.Bankrelaties Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met instellingen, waarmee in het kader van de uitvoering van het treasurybeleid contacten worden onderhouden. Doelstellingen: − het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities op producten en diensten geleverd door vermogenverschaffers, institutionele beleggers, banken, makelaars, etc.; − het zorgdragen voor een permanente beschikbaarheid van bancaire en financiële diensten tegen vooraf overeengekomen condities. Richtlijnen: − condities, welke gelden voor instellingen waarmee structurele relaties bestaan, zoals banken, worden periodiek (minimaal eens per vier jaar) beoordeeld. In aanmerking komen uitsluitend banken met minimaal een A/P1-rating. Voor een overzicht van deze ratings wordt verwezen naar bijlage 1; − instanties waarmee gehandeld mag worden staan vermeld op een zgn. Longlist (zie bijlage 3). 21
Provincie Groningen
− − − −
22
Treasury Statuut
Zowel door Gedeputeerde Staten als door de desbetreffende instanties dient een bankbrief (zie bijlage 5) getekend te worden ter waarborging van de externe werking van dit statuut. transacties met andere instanties dan vermeld op de Longlist behoeven vooraf de goedkeuring van Gedeputeerde Staten. de provincie Groningen bankiert uitsluitend bij: de Bank Nederlandse Gemeenten; de banken binnen het EMU-gebied met minimaal een A-rating (AA voor beleggingen).
Provincie Groningen
Treasury Statuut
3.1.3.4.Debiteuren en crediteuren Onder debiteuren en crediteurenbeheer worden alle activiteiten verstaan die verricht worden op het registreren, beheren en bewaken van de debiteuren, crediteuren en van de verwachte binnenkomende (c.q. uitgaande) geldstromen uit hoofde van vorderingen (c.q. verplichtingen). Deze activiteiten worden verricht door het bureau Financieel Beheer. De door hen verstrekte informatie wordt als input gebruikt bij de liquiditeitenplanning en het geldstromenbeheer.
3.2.
Taakverdeling en functiescheiding
Om de uitgangspunten van risicobeheersing en optimalisatie van het resultaat te realiseren, zijn in overeenstemming met de Comptabiliteitsverordening en rekening houdend met de gewenste functiescheiding aan de diverse organisatieonderdelen verantwoordelijkheden toegekend. Een en ander is schematisch weergegeven in bijlage 4. De uitvoering van de treasury-activiteiten vindt plaats binnen de afdeling Middelen, bureau CMA, cluster Financieel Administratie en kent een duidelijke functiescheiding tussen de uitvoerende taak, de administrerende taak en de controlerende taak. De treasurer sluit, binnen de gestelde kaders en limieten, transacties af eventueel in samenwerking met een medewerker treasury. Daarnaast heeft de treasurer een adviserende taak met betrekking tot het treasurybeleid. De treasurymedewerker bereidt het afsluiten van transacties voor en voert deze na goedkeuring door de treasurer uit. Alle boekingen in de administratie worden uitgevoerd door een administratief medewerker niet zijnde de treasurer/medewerker treasury. Een interne controle functionaris voert controle uit op zowel de handelingen van de treasurer als de handelingen van de administrerende medewerker. De administrerende medewerker mag nooit dezelfde persoon zijn als de interne controle functionaris Op deze manier is de scheiding van uitvoerende taken, administrerende taken en controlerende taken gewaarborgd.
3.3.
Procedureschema's en Treasury Handboek
Gedeputeerde Staten dienen een op dit Treasurystatuut gebaseerde AO vast te leggen waarin alle procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom de treasury zijn vastgelegd.
23
Provincie Groningen
4.
INTERNE ORGANISATIE EN BEHEER
4.1.
Interne controle
Treasury Statuut
Controle op de uitvoering van het beleid vindt plaats middels de rapportagecyclus zoals beschreven in 2.1. en 2.2. Informatie omtrent de beleidsplannen wordt vastgelegd in de Treasury Paragraaf in de beleidsbegroting; de uitvoering van het beleid wordt beschreven in de jaarrekening. Bij elke rapportage vindt bewaking en eventuele bijstelling van de paragraaf plaats. Periodiek wordt een directierapportage opgesteld waarin verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het treasurybeleid van de afgelopen periode. Deze rapportage wordt na toetsing door de concerncontroller en de directeur van de Dienst Centrale Ondersteuning ter vaststelling voorgelegd aan Gedeputeerde Staten. Bovendien bevat dit rapport een Actieplan waarin de concrete plannen voor de komende periode worden aangegeven. Elke maand wordt een lijst opgesteld met tegenpartijen waaraan geld is uitgeleend (Depositolijst) en een korte termijn liquiditeitsprognose. Deze documenten worden ter informatie voorgelegd aan Gedeputeerde Staten en de directeur van de Dienst Centrale Ondersteuning. Gedeputeerde Staten zullen alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve interne controle. De directeur van de Dienst Centrale Ondersteuning is opdrachtgever voor het doen uitvoeren van de interne controle. Verantwoordelijk voor de interne controle is de concerncontroller. De treasurer draagt er zorg voor dat van alle plannen, nota's en besluiten zorgvuldig dossiers worden aangelegd. Daarnaast legt de treasurer een genummerd dossier aan van alle afgesloten transacties. Alle dossiers staan op verzoek ter beschikking van de concerncontroller. Tevens krijgen de medewerkers die belast zijn met de interne controle inzicht in de berekeningen die ten grondslag liggen aan de genomen beslissingen. Om een correcte wijze van interne controle zeker te stellen, zullen de treasury- functionarissen nooit betrokken zijn bij het feitelijk administratief vastleggen van transacties en posities.
4.2.
Externe controle
Gedeputeerde Staten zullen alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle. Provinciale Staten zijn opdrachtgever voor het doen uitvoeren van de externe controle. Minimaal één keer per jaar controleert de accountant in het kader van de Jaarrekening de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitvoering van de treasuryfunctie. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een externe accountant een aanvullende controle te laten uitvoeren. De accountant wordt gevraagd om in het verslag het volgende aan de orde te stellen: • planning versus realisatie van de liquiditeitsprognoses. • analyse van het gepland risico profiel versus daadwerkelijk aangegane risico's. 24
Provincie Groningen
Treasury Statuut
• gebruik van derivaten. • naleving van wetten, regels, volmachten, procedures, richtlijnen en limieten, alsmede opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie
• adequate vastlegging en verslaglegging van transacties en posities uit hoofde van het treasurybeleid.
25
Provincie Groningen
5.
BIJLAGEN
1. Verklarende woordenlijst 2. Overzicht Moody's credit-ratings 3. Longlist geaccrediteerde instanties 4. Betrokken organisatieonderdelen met bijbehorende verantwoordelijkheden 5. Mandaatbesluit 1998, Bijlage 1 F 6. Tekst Wet Financiering Decentrale Overheden ')
') Ligt ter inzage.
26
Treasury Statuut
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Bijlage 1 Verklarende woordenlijst ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het totstand brengen en instandhouden van de informatievoorziening in en omtrent de organisatie. De informatieverzorging dient effectief, efficiënt en betrouwbaar te zijn. CERTIFICATE OF DEPOSIT Verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met een looptijd korter dan twee jaar, uitgegeven door een nietkredietinstelling. COMMERCIAL PAPER Verhandelbare schuldbekentenis met een looptijd korter dan twee jaar, uitgegeven door een niet-kredietinstelling. DEPOSITO Niet verhandelbare belegging bij een bank, waarbij een bedrag voor een vaste periode tegen een vast rentepercentage wordt weggezet. DERIVATEN Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Deze onderliggende waarden kunnen reële producten zijn zoals grondstoffen, of financiële producten, zoals effecten. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om valuta-en renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. EXTERNE FINANCIERING Het aantrekken van middelen uit bronnen die buiten de organisatie liggen. FINANCIERING Het aantrekken van middelen voor de dekking van de vermogensbehoefte. FINANCIERINGSBEHOEFTE De behoefte om uit (interne of externe) bronnen vermogen aan te trekken voor de dekking van vermogensbehoefte. INTERNE FINANCIERING Financiering van de vermogensbehoefte door het aanwenden van geldmiddelen die reeds in de organisatie aanwezig zijn. KASGELDLIMIET Een bedrag ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. LIQUIDITEITSPOSITIE De mate, waarin op korte termijn aan de opeisbare verplichtingen kan worden voldaan. MEDIUM TERM NOTE Verhandelbare schuldbekentenis aan toonder, met een minimum looptijd van twee jaar en een minimum omvang van nominaal 1 miljoen gulden. Maakt onderdeel uit van een medium term note programma en wordt veelal uitgegeven door een bank. OBLIGATIE Verhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid of bedrijf. ONDERHANDSE GELDLENING Lening met een vaste looptijd en een vast rentepercentage, waarbij geen onderpand wordt gegeven. 27
Provincie Groningen Treasury Statuut RENTERISICONORM Een bedrag ter grootte van een percentage van het totaal van de vaste schuld van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar.
28
Provincie Groningen
Treasury Statuut
RENTESTRUCTUUR Patroon van onderlinge verschillen in rentepercentage, ontstaan door looptijdverschillen van de verschillende vermogenstitels en door renteverwachtingen. RENTEVISIE Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling, uitgaande van een aantal rentebepalende factoren, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. SOLVABILITEIT De mate, waarin een organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. SOLVABILITEITSRATIO Een verhoudingsgetal dat als hulpmiddel kan dienen bij het verkrijgen van inzicht in de solvabiliteit van een organisatie. VALUTADATUM De datum welke bepalend is voor de renteberekening over een saldo op een rekening. Rente wordt vergoed tot de valutadatum, waarop het geld van de rekening is afgeboekt en rente wordt vergoed vanaf de valutadatum, waarmee het geld op de rekening wordt bijgeboekt. VASTRENTENDE WAARDEN Vermogenstitels met een vaste renteopbrengst VERMOGEN Het deel van het vermogen dat permanent aanwezig is en als eerste alle risico's draagt die zijn verbonden aan de bedrijfsuitoefening. VERVALDATUM De datum per wanneer geleverd/betaald moet worden. VERVALKALENDER Overzicht van een leningenportefeuille, waaruit het tijdstip en de omvang van de toekomstige rente-en aflossingsverplichtingen blijkt en ook het tijdstip en de omvang van toekomstige renteconversies en vervolgfinancieringen. VREEMD VERMOGEN Het totaal van de door een organisatie aangegane schulden, waarbij tevens een onderscheid naar looptijd wordt gemaakt.
29
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Bijlage 2 Overzicht Moody's credit-ratings Lange-termijn-ratings Rating Aaa Aa A Baa Ba B Caa Ca C D
Omschrijving kredietwaardigheid Extreem kredietwaardig. Zeer kredietwaardig. Veiligheidsmarges zijn echter niet zo hoog als bij de Aaacategorie. Zeer kredietwaardig. Er zijn echter factoren aanwezig waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt. Kredietwaardig, maar gevoelig voor slechte economische tijding. Speculatief, matige bescherming van afbetaling aanwezig. Heeft momenteel capaciteit voor rente en aflossing, maar is gevoelig voor faillissement. Enige bescherming voor investeerders is aanwezig, maar grote risico's en onzekerheid aanwezig. Zeer speculatief, meestal achtergestelde schuld. Rentebetalingen zijn reeds gestopt. Failliet.
Korte-termijn-ratings Rating P-1 P-2 P-3 NP
30
Omschrijving kredietwaardigheid Capaciteit voor rente en aflossing is extreem respectievelijk zeer groot. Voldoende capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter niet zo groot als in de bovenste categorie. Adequate capaciteit voor tijdige betalingen aanwezig. Echter kwetsbaar indien de omstandigheden tegenzitten. Speculatief.
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Bijlage 3 Longlist geaccrediteerde instanties Banken: ABN/AMRO Bank Nederlandse Gemeenten Delta Lloyd Bank N.V. Fortis Bank Frieslandbank Generale Bank ING Bank
Labouchere Bank F.van Lanschot Bankiers N.V. Postbank N.V. Rabobank
SNS bank Triodos Bank N.V.
Geldmakelaars: David Intermediair B.V. Prebon Yamane (Nederland) B.V. Intercessie Nederland B.V.
31
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Bijlage 4 Betrokken organisatieonderdelen met bijbehorende verantwoordelijkheden
Organisatieonderdeel
Verantwoordelijkheden − −
Provinciale Staten:
− − − − −
Gedeputeerde Staten: − Portefeuillehouder Financiën:
− −
Commissie Bestuur en Financiën: − Concerncontroller:
− − −
Directeur Dienst Centrale Ondersteuning:
− −
32
vaststellen en eventueel bijstellen treasurybeleid vaststellen van financieringsparagraaf opgenomen in begroting (treasurydoelstellingen, globale richtlijnen en limieten, hoofdlijnen uitvoering); houden van toezicht op het treasurybeleid; eventuele beslissingen ten aanzien van aankoop en verkoop van aandelen in verband met publieke taak; vaststellen van de begrotings- en verantwoordingsproducten en de daarin opgenomen financieringsparagrafen. uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); beslissen over bijzondere transacties; vaststellen van de activiteitenbegroting Dienst Centrale Ondersteuning, waarin als onderdeel het treasuryjaarplan als uitwerking van de financieringsparagraaf van de begroting is opgenomen; bekrachtigen van in mandaat gegeven transacties en het rapporteren aan Provinciale Staten over de uitvoering van het treasurybeleid. gemachtigd door GS (mandaat geldmarkttransacties), uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). advisering aan Provinciale Staten over treasurybeleid (gevraagd en ongevraagd) met betrekking tot actualisatie van het treasurystatuut en begrotings- en verantwoordingsproducten, waarvan treasury onderdeel uitmaakt. toezien op de handhaving en uitvoering van de administratieve richtlijnen op het gebied van de administratieve organisatie; uitvoeren van specifieke controle op het gebied van treasury conform dit Statuut en de hierop gebaseerde beschrijving van de administratieve organisatie. uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasury-activiteiten conform het treasurybeleid en -jaarplan; zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door haar/hem gedelegeerde treasury-activiteiten; rapporteren aan Gedeputeerde Staten over de uitvoering van het treasurybeheer; afleggen van verantwoording aan Gedeputeerde Staten al dan niet via de portefeuillehouder Financiën.
Provincie Groningen
Treasury Statuut
− Hoofd Afdeling Middelen:
− −
33
uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasury-activiteiten conform het treasurybeleid en -jaarplan; rapporteren aan de directeur Dienst Centrale Ondersteuning over de uitvoering van het treasurybeheer; afleggen van verantwoording aan de directeur Dienst Centrale Ondersteuning .
Provincie Groningen
Treasury Statuut
_ − − − − − Treasurer: − − − − − − Kassier: − Externe accountant:
34
binnen afdeling CM, uitvoeren door de Treasurer of diens plaatsvervanger van de dagelijkse cashmanagementactiviteiten binnen het vastgestelde treasurybeleid en treasuryjaarplan; beheren van de dagelijkse saldi- en liquiditeitsposities; beheren van de geldstromen; onderhouden van contacten met banken, makelaars en overige financiële instellingen; voorbereiden, dan wel in overeenstemming met de mandaatregeling aangaan van financiële contracten; schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties waarbij de aansluiting met de financiële administratie, zoals opgenomen in de Comptabiliteitsverordening provincie Groningen (grootboek), is gegarandeerd; uitvoeren van de activiteiten op het gebied van (rente) risicobeheer, financiering en belegging; voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; adviseren van de hoofdgroepen/afdelingen over de organisatie van het betalingsverkeer; leveren van informatie over toekomstige uitgaven en ontvangsten, betalingstermijnen en de te gebruiken krediettermijn; rapporteren aan het hoofd CM over de uitvoering van het treasurybeleid en het gevoerde treasurybeheer. binnen de afdeling CM is de kassier belast met de registratie van het contante en girale betalingsverkeer en de smartcardhouders. adviseren en controleren of het treasurystatuut feitelijk wordt nageleefd binnen de auditopdracht in het kader van de jaarrekening of in daartoe specifieke opdrachten.
Provincie Groningen
Treasury Statuut
Bijlage 5
Mandaatbesluit 1998 Bijlage 1F DIENST CENTRALE ONDERSTEUNING Te mandateren aan het hoofd van het bureau Administratie van de afdeling Middelen dan wel door hun College aan te wijzen provinciale amb tenaren van dit bureau: de navolgende bevoegdheden met dien verstande dat deze slechts mogen worden uitgeoefend met inachtneming van de ALGEMENE VOORWAARDEN, genoemd onder 1.2 van het Mandaatbesluit 1998.
Gemandateerde bevoegdheden Geldmarkttransacties het afsluiten van geldmarkttransacties
35
Formele basis
Instructies/toelichting
