In 4 fasen zelf een tender opzetten Fase 1 1. Aanmaken account 2. Aanmaken tender - Type tender selecteren - Landen selecteren - Transporteurs invoeren - Voorwaarden koppelen - Zendingen inladen 3. Tender verzenden
Fase 4 - Extra ronde initiëren of - Besluitvorming
Fase 2 - Tarieftabellen namaken en koppelen
Fase 3 - Rapportage genereren
2014
Inhoudsopgave Algemene informatie .................................................................................. 3 Inleiding ........................................................................................................................... 3 Registreren van een account .................................................................................... 3 Inloggen ........................................................................................................................... 3 Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten? ........................................................ 3 Uitleg inlog menu .......................................................................................................... 4 Fase 1: Opzetten van een Tender ............................................................ 5 Algemeen ......................................................................................................................... 5 Stap 1: Algemene informatie van de Tender ....................................................... 5 Naam Tender ............................................................................................................................... 5 Type Tender ................................................................................................................................. 5 Gemiddelde omvang van de zending ................................................................................ 6 In-‐ / Outbound ............................................................................................................................ 6 Lading sommeren? .................................................................................................................... 6 Opslaan of Volgende stap? ..................................................................................................... 7 Stap 2 Transporteurs van de tender ...................................................................... 7 Tarieven zelf uploaden? .......................................................................................................... 8 Opslaan of Volgende stap? ..................................................................................................... 8 Stap 3 Bereik van de tender ...................................................................................... 8 Landen toevoegen ..................................................................................................................... 8 Landen verwijderen ................................................................................................................. 9 Staat het land dat u wilt toevoegen er niet tussen? .................................................... 9 Opslaan of Volgende stap? ..................................................................................................... 9 Stap 4 Voorwaarden van de tender ........................................................................ 9 Voorwaarden opstellen ........................................................................................................ 10 Template tender voorwaarden downloaden .............................................................. 10 Nooit eerder voorwaarden opgesteld? ......................................................................... 10 Algemene beschrijving van de Tender: ......................................................................... 10 Opslaan of Volgende stap? .................................................................................................. 10 Stap 5 Inladen van de zendingen ........................................................................... 11 .CSV bestand? ............................................................................................................................ 11 Geen ERP systeem? ................................................................................................................ 11 Feedback ..................................................................................................................................... 12 Tender aanmaken ................................................................................................................... 13 Fase 2: Invoeren van tarieven ............................................................... 15 Algemene informatie ............................................................................................................. 15 Stap 1 Zones aanmaken voor Transporteurs .................................................... 15 Nieuwe tarieftabellen maken ............................................................................................ 16 Lading zones aanmaken ...................................................................................................... 16 Preview tarieftabel ................................................................................................................. 17 Opslaan of volgend land? ..................................................................................................... 18 Tarieftabellen voor alle landen aangemaakt? ............................................................ 18 Stap 2 Tarieven uploaden ........................................................................................ 18 Invullen van de tarieven ...................................................................................................... 18 Feedback ..................................................................................................................................... 18 Fase 3 Opvragen van rapportage ......................................................... 19 Fase 4 Extra ronde / besluitvorming .................................................. 19 Besluitvorming ............................................................................................................ 19 Extra ronde ................................................................................................................... 19
Algemene informatie Inleiding Deze handleiding is ontwikkeld ter ondersteuning bij het zelfstandig opzetten en uitvoeren van een tender via de applicatie van Transport Tender. De handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks toch vragen hebben of iets onduidelijk zijn, neem dan contact met ons op. Veel succes met het opzetten van uw tender! Transport Tender
Registreren van een account
Allereerst dient u een account bij Transport Tender te registreren. Een account registreren is kosteloos, u kunt dit doen door linksboven in de website te klikken op ‘Registreer’. Zodra u de volgende gegevens heeft ingevuld kunt u uw account registreren: -‐ Voorletter(s) -‐ Achternaam -‐ Gebruikersnaam -‐ E-‐mailadres -‐ Wachtwoord Directe link: www.transporttender.nl/registreer
Inloggen Als u een account heeft geregistreerd kunt u inloggen. Heeft u dit nog niet gedaan? Voer dan eerst de stap ‘Registreren van een account’ uit. U kunt inloggen door te klikken op ‘Log-‐in’ rechts bovenaan de website van Transport Tender. Vul vervolgens uw gebruikersnaam of e-‐mail adres in en het wachtwoord eronder.
Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten?
Geen nood. In het ‘log in’ scherm treft u de link ‘wachtwoord vergeten?’ aan. Klik hierop en u kunt door het opgeven van uw e-‐mail adres uw wachtwoord aan uzelf toe laten sturen. Uw e-‐mail adres kan gebruikt worden als gebruikersnaam.
Uitleg inlog menu Zodra u een account aangemaakt heeft en ingelogd bent ziet u aan de linkerzijde een navigatie menu. Hieronder volgt een uitleg van de informatie die u hier kunt vinden. Overzicht menu Overzicht Tender: Deze pagina geeft een overzicht van alle actieve tenders. Dit is tevens het openingsscherm zodra u ingelogd bent. Persoonlijke gegevens: U kunt hier uw gegevens bekijken, aanvullen en wijzigen. Tender-‐ en tarievenhistorie: Hier staan alle door u afgeronde tenders Handleiding: Download hier de handleiding Nieuwe tender starten: Hiermee kunt u direct een nieuwe tender starten.
Fase 1: Opzetten van een Tender Algemeen Zodra u een nieuwe tender start ziet u in de blauwe balk dat er 5 stappen doorlopen dienen te worden. U kunt de tender pas aanmaken als al deze stappen goedgekeurd zijn. Zodra een stap goedgekeurd is ziet komt er een wit vinkje te staan. Het is niet noodzakelijk om de stappen chronologisch te volgen. Stap 1 t/m 5 kunnen in willekeurige volgorde verwerkt worden. In onderstaand voorbeeld is stap 1 t/m 3 dus voltooid.
Stap 1: Algemene informatie van de Tender Naam Tender Geef hier de naam van de tender op. De naam in combinatie met het automatisch gegenereerde tender nummer zal gebruikt worden in de rapportage en ter referentie aan de tender. Type Tender Via deze optie wordt aangegeven welk type offerte u van de transporteur wenst te ontvangen. Uw keuze heeft invloed op de manier van offerte calculatie door de applicatie van Transport Tender. Ter illustratie: Laadmeter of kilogram? Voorbeeld waarom u voor laadmeters kiest: Stel dat u ganzenveren wilt vervoeren, een zeer volumineus en licht product. Als u dan zou kiezen voor offertes in kilogrammen betekent het dat de calculatie geen realistisch beeld van de werkelijkheid zou geven. Door het kiezen voor offertes op basis van kilogram gaat een transporteur gemiddeld uit van ongeveer max. 25.000 kg per volle vrachtwagen (FTL). Indien u een volle vrachtwagen ganzenveren wilt laten vervoeren weegt dit in totaliteit mogelijk maar 2.500kg. De transporteur offreert dus voor een prijs ervan uitgaande dat de vrachtwagen voor 10% (2.500/25.000) vol zit, terwijl eigenlijk het tarief voor een volle vrachtwagen geoffreerd dient te worden. Er kan door het volume van de veren immers niets meer bij. Kies daarom in geval van producten die gemiddeld lichter zijn dan 1850kg per laadmeter voor offertes in laadmeter. Voorbeeld waarom u voor kilogrammen kiest: Stel dat u lood vervoerd, een compact en zwaar product. We gaan er in dit voorbeeld vanuit dat het product 3700kg per laadmeter weegt. Als u kiest voor offertes op laadmeter wordt op basis van de afmetingen van de zending een tarief gecalculeerd. De calculatie zal niet correct zijn omdat de transporteur bij een volle vrachtwagen lood, veel te zwaar geladen is. In feite zou de transporteur namelijk 2 laadmeter moeten reserveren voor 1 laadmeter lood. Daarom kiest u in dit geval voor kilogrammen. De transporteur berekent dan het tarief op basis van het maximaal toegestane gewicht in een vrachtwagen en dus niet op basis van de ruimte die er is.
Let op: Het exacte gewicht per laadmeter kan afwijken per transporteur. Bij het invoeren van tarieven kan een transporteur aangeven welk gewicht per laadmeter gehanteerd wordt. Pallets Anders dan bij de vorige twee opties, wijkt de offerte nu af. De gewicht zones zijn nu niet in kilogrammen maar in aantal pallets. Voor deze optie is het van belang dat in de tendervoorwaarden duidelijk aangegeven wordt of de pallets stapelbaar zijn. Tevens dienen de afmetingen en gemiddelde gewicht van een pallet nauwkeurig ingevuld te worden. Deze optie wordt in het algemeen gebruikt wanneer de te verladen pallets veelal identiek zijn. De volgende waarden voor de verschillende eenheden worden doorgaans gehanteerd door transporteurs: Eenheid Volume 1m3 330kg 1 laadmeter 1850kg 1 europallet 0,4 laadmeter 740kg 1 blokpallet 0,5 laadmeter 925 kg 1 FTL* 13,5 laadmeter *Full Truck Load 25.975 kg Gemiddelde omvang van de zending Vul hier het gemiddelde gewicht van een pallet of de afmeting van de zending in. Dit is ten behoeve van een beter inzicht voor de calculatie van een transporteur. Weet u niet precies wat het gemiddelde gewicht is of loopt het sterk uiteen? Schat dan het gemiddelde gewicht in. Uiteindelijk zal de applicatie alsnog op zending niveau naar het gewicht gaan kijken. In-‐ / Outbound Geef hier aan of de tender op in-‐ of outbound gericht is. Tevens dienen hier de adresgegevens van de locatie aangegeven te worden. Kies voor inbound als; U de tender van meerdere locaties naar 1 locatie wilt opzetten. Deze optie is meestal van toepassing voor importeurs. Kies voor outbound als; U de tender van 1 locatie naar meerdere locaties wilt opzetten. Deze opties is meestal van toepassing voor exporteurs. Lading sommeren? De applicatie kan zendingen die op dezelfde dag naar eenzelfde (=eerste twee cijfers van een postcode, voor U.K. en Ierland eerste twee letters) postcode verscheept worden, sommeren. Het sommeren van zendingen en daarmee het vergroten van het verschepingsgewicht, levert tarief matig vrijwel altijd een voordeel op. Het is verstandig om in de voorwaarden duidelijk aan te geven of dit verwacht wordt van de transporteurs. De zendingen worden op deze manier dus gecombineerd en daarmee efficiënter ingericht.
Opslaan of Volgende stap? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende stap, rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met de resterende stappen.
Stap 2 Transporteurs van de tender In dit onderdeel worden de transporteurs toegevoegd die uitgenodigd worden voor de tender. Klik op “transporteurs toevoegen” rechts onderaan de tabel om transporteurs toe te voegen. Vul eerst de naam en dan het e-‐mail adres van de transporteur in.
Na het klikken op ‘transporteur toevoegen’ kan een transporteur toegevoegd worden. Zie hieronder.
Tarieven zelf uploaden? In principe maakt u zelf de verkregen tarieftabellen na en zorgt u ervoor dat de tarieven geüpload worden in de applicatie van Transport Tender. U kunt echter ook kiezen om de transporteurs dit te laten doen. Transporteurs zullen dan zelf een account moeten aanmaken, de tender aan hun account moeten koppelen en hun tarieftabellen namaken en uploaden. Wanneer u voor deze optie kiest, raden wij u aan eerst contact op te nemen met uw transporteurs. Dit omdat gebleken is dat transporteurs hier niet altijd toe bereid zijn. Als u na overleg met de transporteur ervoor kiest om de tarieven door de transporteur in te laten voeren moet u ervoor zorgen dat ‘tarieven zelf uploaden’ uitgevinkt staat. Opslaan of Volgende stap? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende stap rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met de resterende stappen.
Stap 3 Bereik van de tender Landen toevoegen Hier kunt u aanvinken welke landen u mee wilt nemen in de tender. De landen die u aanvinkt worden automatisch toegevoegd in het overzicht van geselecteerde landen aan de rechterkant. In het onderstaande voorbeeld zijn de landen; België, Duitsland, Frankrijk, Nederland en Spanje geselecteerd.
Landen verwijderen Indien u een verkeerd land geselecteerd heeft kan dit ongedaan gemaakt worden via de “verwijder” knop in het overzicht van geselecteerde landen. Let op: Controleer goed of u alle landen die u wilt meenemen in de tender ook daadwerkelijk geselecteerd heeft. Staat het land dat u wilt toevoegen er niet tussen? Staat het land dat u wilt toevoegen niet in de lijst? Neem dan contact met ons op, we zullen er in dat geval voor zorgen het betreffende land zo spoedig mogelijk toe te voegen. Transport Tender is bereikbaar via 0172-‐740090 of [email protected] Opslaan of Volgende stap? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende stap rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met de resterende stappen.
Stap 4 Voorwaarden van de tender
Voorwaarden opstellen Hier voegt u de voorwaarden van uw tender toe. Zorg ervoor dat u de voorwaarden in detail beschrijft zodat u later niet voor onaangename verrassingen of extra kosten komt te staan. Het opstellen van de voorwaarden is een essentieel onderdeel voor het succes van de tender. Probeer zo goed mogelijk na te gaan waaraan u wilt dat een transporteur dient te voldoen. Een transporteur zal deze voorwaarden gebruiken om de tarieven te berekenen en tevens na te gaan of er voldaan kan worden aan de voorwaarden zoals u die stelt. Template tender voorwaarden downloaden In de template staan voorbeelden van onderwerpen die u in tender voorwaarden kunt vermelden. De template kunt u downloaden via de link in deze stap.
Nooit eerder voorwaarden opgesteld? Heeft u nog nooit eerder een tender opgezet en vindt u het lastig voorwaarden op te stellen? Dan raden wij het aan te kiezen voor de consultancy dienst van Transport Tender. In dat geval assisteren we u onder andere bij het opstellen van deze voorwaarden. Algemene beschrijving van de Tender: Dit veld is optioneel. Hier kunt u een algemene beschrijving van uw tender intypen. Deze algemene beschrijving zal bij de tenderinformatie voor een transporteur weergeven worden. Opslaan of Volgende stap? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende stap rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met de resterende stappen.
Stap 5 Inladen van de zendingen In deze stap worden uw zendingen ingeladen. Afhankelijk van uw keuze in stap 1 algemeen – type tender, is er een .CSV bestand beschikbaar. Dit bestand kunt u downloaden en invullen met zending informatie. We raden het aan de zending informatie van een voorgaand jaar te gebruiken. Op deze manier creëert u een realistisch beeld van de transportbehoefte. .CSV bestand? Een CSV bestand is in ieder spreadsheet programma te bewerken, en u kunt dus gemakkelijk zending informatie uit een ERP systeem in een CSV kopiëren. Zorg wel dat het bestand na verwerking door het spreadsheet programma weer als .CSV bestand opgeslagen wordt. Voorbeeld .CSV bestand in Excel (reeds voorzien van zending gegevens)
Puntkomma of komma? Afhankelijk van de taalinstelling van uw spreadsheet-‐programma dient gekozen te worden voor een puntkomma (;) of komma (,) .CSV bestand. Is de taalinstelling van dit programma Nederlands of Duits, kies dan voor puntkomma (;). Is de taalinstelling internationaal kies dan voor komma (,). Als u de koppen (landcode, postcode, datum etc.) van het .CSV bestand als bovenstaande afbeelding weergeven worden gebruikt u het juiste bestand. Als de koppen achter elkaar in kolom 1A staan dient u het andere bestand te gebruiken. Geen ERP systeem? Beschikt u niet over een ERP systeem waar uw zendingen uit geëxporteerd kunnen worden? Geen nood. Zending informatie kan ook uit andere programma’s (zoals Excel) gekopieerd en geplakt worden. U dient de indeling van de .CSV file aan te houden. Zolang de informatie in de correcte kolom geplakt is, kan het bestand gebruikt worden.
Feedback Na het inladen van het bestand geeft de applicatie u feedback over de ingeladen zending informatie. Wanneer data niet herkent wordt, geeft het systeem foutmeldingen aan. Onder feedback wordt duidelijk aangegeven in welke regel een foutmelding is ontstaan. U kunt vervolgens besluiten om de foutmeldingen te corrigeren of te tenderen met de zendingen die wel geaccepteerd zijn. Tevens wordt duidelijk hoeveel zendingen gesommeerd worden indien dit is aangegeven onder stap 1 algemeen. Iedere goedgekeurde zending zal meegenomen worden in de analyse.
Een feedback bestand ziet er als volgt uit:
We raden u aan het bestand aan te passen en opnieuw te uploaden. Wilt u de foutmeldingen er niet uit halen en doorgaan met de tender, klik dan op: Verwijder ongeldige zendingen. Voorbeelden van veel voorkomende foutmeldingen: Ongeldige Land code: In dit geval is de land code niet correct ingevuld. De landcodes zijn de codes die weergegeven werden bij het selecteren van de landen voor de tender. Een overzicht van alle landcodes treft u hieronder aan. Land niet in tender: Het land in de lijst met zendingen is niet toegevoegd aan de tender. U kunt dit alsnog doen via stap 3: landen Ongeldige postcode: Postcode niet correct ingevuld. Geen postcode: Postcode is niet ingevuld Ongeldig gewicht: Gewicht is niet goed ingevuld, vul het gewicht in gehele kilo’s in. Ongeldige ADR: onder ADR worden de volgende waarden geaccepteerd; Ja /Nee, 0 (=ja) / 1(=nee), Yes / No, y / n, j / n en true / false Overzicht landcodes: Land Land Land Land Land Land code code code Andorra AD Italië IT Roemenië RO België BE Kroatië HR Servië RS Bosnië & BA Letland LV Slovenië SI Herzegovina Bulgarije BG Liechtenstein LI Slowakije SK Denemarken DK Litouwen LT Spanje ES Duitsland DE Luxemburg LU Tsjechië CZ Estland EE Nederland NL Turkije TR Finland FI Noorwegen NO Verenigd UK Koninkrijk Frankrijk FR Oekraïne UA Wit-‐Rusland BY Griekenland GR Oostenrijk AT Zweden SE Hongarije HU Polen PL Zwitserland CH Ierland IE Portugal PT Lukt het niet om de zendingen in te laden of krijgt u foutmeldingen? Neem dan contact op met Transport Tender. We helpen u graag en uiteraard vrijblijvend verder. Transport Tender is bereikbaar op: 0172-‐740090 of via [email protected] Tender aanmaken Na het voltooien van deze stap kan de tender aangemaakt worden. In de volgende stap wordt u hierin begeleid. We raden u aan om de transporteurs te informeren over de uitnodiging voor de tender.
Uitnodigen / informeren van de transporteurs Na het aanmaken van de tender dient u de transporteur hiervan op de hoogte te stellen zodat de offertes gecalculeerd kunnen worden. Ter ondersteuning hebben we hier voorbeeld e-‐mails voor gemaakt. Deze kunt u kopiëren en desgewenst aanpassen. De voorbeeld mails staan in het overzicht nadat u de tender aangemaakt heeft. Zie de afbeelding hieronder.
Fase 2: Invoeren van tarieven Algemene informatie Zowel een verlader als transporteur kunnen tarieven invoeren in de applicatie. De verlader geeft de keuze hiervoor aan bij het opzetten van de tender. Normaal gesproken verwerkt de verlader de tarieven van de transporteur. Mocht de verlader de tarieven door de transporteur laten verwerken dient dit vooraf duidelijk afgesproken te worden. Het invoeren van tarieven verloopt in 2 stappen. Ten eerste dienen de tarieftabellen zoals die door de transporteur gehanteerd worden nagemaakt te worden in de applicatie. De tabellen bestaan uit verschillende postcode-‐ en laadzones. Per transporteur en land wordt er een tabel nagemaakt. Zodra de tarieftabellen gemaakt zijn, genereert de applicatie templates. Deze kunnen in stap 2 gedownload, ingevuld en vervolgens weer geüpload worden. Hieronder volgt een uitleg per stap. In het tenderoverzicht treft u de tenders aan waarvoor u uitgenodigd bent te offreren. Door te klikken op de link ‘Tarieven invoeren’ kunt u de tarieven voor een tender invoeren.
Stap 1 Zones aanmaken voor Transporteurs Open de tender waar u tarieven voor wilt invoeren via het tenderoverzicht. U kunt nu zien voor welke transporteurs nog tarieven ingevoerd moeten worden. Klik op tarieven koppelen om te starten met tarieven koppelen. Als het goed is ziet u nu onderstaand scherm met de landen die in de tender zitten. Per land zullen er nieuwe tarieftabellen aangemaakt worden. Tender nummer en ronde
Transporteursnaam
Tender naam+nr. ronder
Nieuwe tarieftabellen maken Postcode zones aanmaken: Klik op het land waarvoor u zones wilt aanmaken. U ziet nu een scherm voor het land dat geselecteerd is. In de linker kolom staan alle postcode gebieden van het land en in het rechter gedeelte kunnen zones aangemaakt worden. 1. Klik op nieuwe zone toevoegen (rechts onderaan de tabel). Er zal in de rechterkolom een nieuwe zone gecreëerd worden, oplopend van zone 1, 2, 3 enz.. 2. Selecteer in de linker kolom de postcode(s) die u in de geselecteerde zone van de rechterkolom wilt toevoegen. Gebruik het pijltje > tussen de 2 kolommen om de postcodes toe te voegen aan de zone. Zodra u alle postcodes voor de desbetreffende zone heeft ingevoerd kunt u een nieuwe zone aanmaken. Herhaal dit proces totdat alle postcodes in zones verwerkt zijn.
Tip: selecteer een reeks postcodes door shift + klikken of selecteer meerdere postcodes met ctrl + klikken. Postcode in verkeerde zone? Selecteer de postcode die niet in de zone hoort en klik op het pijltje < om de postcode terug te plaatsen in het postcode overzicht. Vervolgens kunt u de zone selecteren waar u de postcode in toe wilt voegen. Klik vervolgens op het pijltje > en de postcode zal in de door u geselecteerde zone geplaatst worden. Lading zones aanmaken Afhankelijk van de tendervoorwaarden kunt u hier invullen welke ladingzones gehanteerd worden. Bij kilogrammen zal dit zijn op basis van kilo’s, bij laadmeters op laadmeter en bij pallets zullen de zones op basis van pallets verwerkt worden. Kies de bovengrens per zone en de applicatie doet de rest.
Voorbeeld ladingzones
Preview tarieftabel Onder de aan te maken lading zones kunt u zien hoe de template eruit komt te zien. Voorbeeld preview
Toeslag bij ADR Indien er zendingen met ADR in het zending portfolio zitten kunt u hier aangeven hoeveel de toeslag de transporteur hiervoor rekent. De verhoging kunt u in procenten aangeven met een bovengrens en ondergrens. Als er geen vracht met ADR in het portfolio zitten kunt u overal de waarde 0 invoeren.
Opslaan of volgend land? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende land rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met het aanmaken van tarieftabellen voor de resterende landen. Tarieftabellen voor alle landen aangemaakt? Als u alle tarieftabellen aangemaakt heeft kunt u, door te klikken op ‘naar volgende stap’ de templates downloaden.
Stap 2 Tarieven uploaden Invullen van de tarieven Na het downloaden van de templates in de stap ‘tarieven uploaden’ dienen de tarieven ingevoerd te worden. De templates zijn .CSV bestanden, deze bestanden zijn in een willekeurig spreadsheet programma te gebruiken. Vul de tarieven voor de betreffende zones in en sla het bestand weer als .CSV bestand op. U kunt vervolgens per land de tarieven uploaden in de applicatie. Feedback Na het uploaden van alle tarieven geeft de applicatie feedback over de ingeladen tarief informatie. Wanneer data niet herkent wordt, geeft het systeem foutmeldingen aan. Onder ‘feedback’ wordt duidelijk aangegeven in welke regel een foutmelding is ontstaan. U kunt vervolgens de foutmeldingen corrigeren. Belangrijk: Alle postcode-‐ / ladingzone tarieven dienen ingevuld te zijn.
Fase 3 Opvragen van rapportage
Zijn de tarieven voor alle vervoerders verwerkt? Dan kunt u de rapportage opvragen, dit kunt u doen in het overzichtsscherm van de tender. Zodra u inlogt op TransportTender.nl opent het overzicht van de actieve tenders. Open de tender waarvan alle tarieven verwerkt zijn en druk rechts onderin op ‘rapportage opvragen’. Zodra Transport Tender een getekende orderbevestiging heeft ontvangen zal de rapportage binnen twee (werk)dagen vrijgegeven worden. Een voorbeeldrapportage kunt u hier downloaden.
Fase 4 Extra ronde / besluitvorming Na het ontvangen van de rapportage kunt u ervoor kiezen de tender af te ronden of een extra ronde initiëren. Klik daarvoor in uw tenderoverzicht de desbetreffende tender aan en kies voor ‘Extra ronde of Tender afronden’.
Besluitvorming Als u voor tender afronden kiest zal de tender verplaats worden naar “Tender en tarieven historie”. Er zal niets meer gewijzigd kunnen worden maar de bestanden zullen wel inzichtelijk blijven voor u.
Extra ronde U kunt ook kiezen een extra tender ronde te initiëren. Op deze manier geeft u de transporteur de kans om de offerte te optimaliseren. We adviseren u om de transporteurs hier op voorhand van op de hoogte te stellen. Nadat u gekozen heeft voor een extra ronde zal het proces vanaf ‘tarieven invoeren’ zich herhalen.
