Werk in Uitvoering:
Het opzetten van een Odensehuis in Groningen: ervaringen en aanbevelingen om niet te vergeten
Voorwoord
3
Werk in Uitvoering:
Het opzetten van een Odensehuis in Groningen: ervaringen en aanbevelingen om niet te vergeten
Auteur: Roel Bakker
Afdeling Toegepast Gezondheids Onderzoek (TGO)
Universitair Medisch Centrum Groningen
Het begin is er.
Odensehuis Groningen Molukkenstraat 200 9715 NZ Groningen tel.: 050-2303252 of 06-45373932 email:
[email protected] website: www.odensehuisgroningen.nl Facebook: Odensehuis Groningen Workshop schilderen
Foto voorzijde: Emmy en Marjolein in gesprek
Dat begin is een prettige ruimte waarin bezoekers elkaar kunnen ontmoeten. En – al dan niet gesteund door medewerkers en vrijwilligers – ervaringen kunnen uitwisselen. Dat vergemakkelijkt het omgaan met vormen van beginnende dementie. Het is een hoopvol begin. We verwachten dat samen met de participanten het Odensehuis Groningen zich verder zal ontwikkelen. De eerste ervaringen – van plan tot uitvoering – zijn nu gedocumenteerd. Ervaringen die een periode van ruim twee jaar bestrijken. Het vertelt het verhaal van initiatiefnemers, bezoekers, vrijwilligers en medewerkers die enthousiast hebben samengewerkt bij de opzet van dit huis. Wij hebben het Werk in Uitvoering genoemd, omdat op het sterke fundament dat nu is gezet, de komende tijd nog veel ontdekt en ontwikkeld zal gaan worden. Wij hopen dat er in de stad en provincie Groningen meer initiatieven zullen komen om Odensehuizen op te richten. Zoals in andere delen van Nederland. Dichtbij de mensen die het nodig hebben, in de wijken en in de dorpen. De beschrijving van onze activiteiten kan daarbij een ondersteuning vormen.
Wij hebben de expertise van bestaande Odensehuizen in Denemarken en Amsterdam mogen benutten. Mede daarom willen wij dit rapport en de aanbevelingen ook graag delen. Wij danken de Provincie Groningen die het mogelijk heeft gemaakt dit rapport te laten verschijnen en zien daarin een aansporing om het concept Odensehuis verder te ontwikkelen. Namens het Bestuur en de participanten van het Odensehuis,
Marjolijn Rüphan, voorzitter Stichting Odensehuis Groningen september 2013
Inleiding
Het eerste Odensehuis is 13 jaar geleden gestart in Denemarken, in de plaats Odense. Het gedachtengoed van dit Deense inloophuis vormt de primaire bron van inspiratie voor het opzetten van gelijksoortige inloophuizen in Nederland. Eerst in Amsterdam, toen in Vlissingen en nu in Groningen. Maar gelijksoortig is niet hetzelfde als geheel identiek: ieder Odensehuis heeft deels haar eigen unieke ontstaansgeschiedenis en legt haar eigen accenten en prioriteiten bij de invulling van het initiatief. Het doel: het bieden van een huiskamer waar mensen met lichte dementie en hun naasten elkaar kunnen ontmoeten en zich thuis kunnen voelen is echter voor alle Odensehuizen universeel. Maya Wildevuur, begeleidt de workshop schilderen
In dit verslag wordt beschreven hoe in de stad Groningen het Odensehuis wordt opgezet, welke knelpunten zich daarbij voordoen en welke keuzes zijn gemaakt om deze knelpunten op te lossen. In hoofdstuk één wordt kort geschetst wat het Odensehuis is, wat dementie is, welke functie het Odensehuis voor personen met beginnende dementie heeft en waarom het Odensehuis een leemte opvult binnen de bestaande voorzieningen. Het opzetten van het Odensehuis kan in drie fasen worden opgedeeld, namelijk de initiatieffase, de ontwikkelfase en de uitvoeringsfase. Deze fasering is ook in dit verslag aangebracht. Hoofdstuk twee beschrijft de initiatieffase. Hierin komt aan de orde hoe het idee tot stand is gekomen om een Odensehuis in Groningen op te zetten. Maar vooral ook welke stappen er zijn gezet om dit idee helder te krijgen en welke keuzes er zijn gemaakt bij de verdere uitwerking ervan tot een heldere startnotitie en bruikbaar ondernemingsplan. Hoofdstuk drie beschrijft de ontwikkelfase. In dit hoofdstuk komt onder andere aan de orde hoe de aansturing van het Odensehuis is geregeld, welke werkgroepen er zijn geformeerd, welke andere beleids- en organisatiestructuren er zijn opgezet en wat de zeggenschap van deze structuren is. Ook wordt in dit hoofdstuk beschreven hoe ervoor is gezorgd dat er binnen het Odensehuis Groningen voldoende financiële middelen zijn gerealiseerd om de gestelde doelen te verwezenlijken. In het vierde hoofdstuk wordt de uitvoeringsfase beschreven. In deze fase is de keuze bepaald voor een locatie om het Odensehuis te vestigen en is de verbouwing en inrichting van deze locatie gerealiseerd. Het gaat in dit hoofdstuk ook over het vinden van participanten voor het Odensehuis: personen
5
met beginnende dementie en hun partners. Wat is de beste manier om partijen daarvoor te benaderen, om welke partijen gaat het en welke knelpunten spelen daarbij een rol? In nauw verband daarmee staat het PR- en marketingbeleid, het ontwikkelen van een huisstijl, een website en nieuwsbrieven en alle verdere initiatieven die ervoor zorgen dat het Odensehuis bekend wordt onder belanghebbenden en de juiste beeldvorming wordt overgebracht. Ieder hoofdstuk wordt afgesloten met enkele aanbevelingen, geformuleerd op grond van de ervaringen bij de realisatie van het Odensehuis Groningen. Het verslag besluit met enkele discussiepunten: zaken die tussen initiatiefnemers en betrokkenen onderwerp van gesprek zijn (geweest) en die de binnen het Odensehuis gemaakte keuzes in perspectief plaatsen. Ieder nieuw op te zetten Odensehuis zal met deze discussiepunten te maken krijgen en haar eigen keuze moeten bepalen. Dit verslag geldt zeker niet als een perfecte blauwdruk. Er is een keuze gemaakt uit de te bespreken onderwerpen en er bestaan lokaal verschillen in het krachtenveld dat van invloed is op het succesvol opzetten van een Odensehuis. Het verslag verschaft wel een beeld van een aantal belangrijke aspecten die bij het opzetten van een inloophuis een rol spelen. Op die manier kan het ondersteuning bieden en bouwstenen aanreiken bij het opzetten van meerdere inloophuizen voor personen met beginnende dementie en hun naasten in de provincie Groningen. Daarmee levert het een bijdrage aan de kwaliteit van leven van deze doelgroep. Per op te zetten Odensehuis kunnen de daarbij te maken keuzes uiteraard anders uitvallen.
De functie en positie van het Odensehuis Een Odensehuis beoogt een veilig inloophuis te zijn voor mensen die problemen hebben met vergeetachtigheid, waarbij de verdenking op een vorm van dementie bestaat of die reeds zijn gediagnosticeerd met dementie. Het richt zich niet alleen op de persoon met vergeetachtigheid zelf, maar ook op zijn of haar naasten. Er bestaan in Nederland momenteel drie Odensehuizen, één in Amsterdam, één in Vlissingen en één in Groningen, en er zijn plannen om dit aantal uit te breiden. Bij het opzetten van nieuwe vestigingen van het Odensehuis kan gebruik worden gemaakt van de ervaringen van reeds bestaande inloophuizen. Daarbij is de ontstaansgeschiedenis van de drie reeds bestaande Odensehuizen echter niet geheel identiek. Er zijn natuurlijk overeenkomsten in de wijze van opzetten aan te wijzen, maar er zijn ook verschillen, zoals in de mate waarin een Odensehuis is voortgekomen uit een initiatief van de burger.
Wat is dementie? (bron: Internationale Stichting Alzheimer Onderzoek)
1
Dementie is een verzamelnaam voor alle ziektes die een ontregelende invloed hebben op hersenfuncties (waaronder het geheugen), en daarmee mogelijk op stemming en gedrag. Dementie openbaart zich in verschillende vormen, afhankelijk van de aard van de ziekte en het deel van de hersenen dat door de dementie is geraakt. De ziekte van Alzheimer is daarvan de meest bekende; 60-70% van de mensen met dementie lijdt aan deze vorm, naar schatting zo’n 140.000 Nederlanders. Zij vormen de meerderheid van een groep van 200.000 mensen met een vorm van dementie. Leeftijd is het grootste risico voor het ontwikkelen van de ziekte van Alzheimer: hoe hoger de leeftijd, des te groter de kans op deze aandoening. Aangezien de gemiddelde levensverwachting
6
nog steeds stijgt, neemt ook het aantal alzheimerpatiënten in Nederland toe. Rond het jaar 2050 zal het aantal mensen met dementie waarschijnlijk zijn toegenomen tot circa 410.000. Tegen die tijd zal het aantal alzheimerpatiënten in Nederland de 300.000 zijn gepasseerd. Dat is één op 57 Nederlanders, oftewel iets meer dan 2% (bron: Alzheimer Nederland).
Enkele kengetallen over dementie in Nederland • 200.000 mensen lijden nu aan de ziekte • verwacht aantal in 2050: 410.000 mensen • 60-70% daarvan lijdt aan Alzheimer Eerste verschijnselen van dementie De eerste verschijnselen van dementie zijn meestal subtiele gedragsveranderingen. Deze ontstaan omdat een persoon moeite krijgt met (bron: Alzheimer Nederland): • zich iets herinneren dat kort geleden is gebeurd; • zich aanpassen aan nieuwe omstandigheden; • zich oriënteren; • het juiste woord vinden; • nieuwe dingen leren; • zijn emoties onder controle houden; • plannen en beslissingen nemen; • rekenen en met geld omgaan. Door deze verschijnselen kost alles waar je je hoofd bij moet houden steeds meer inspanning, zoals: een televisie-uitzending of een gesprek volgen,
7
plannen maken, dingen op een rijtje zetten, administratie bijhouden, problemen oplossen en beslissingen nemen. Dementie is een zeer ingrijpende ziekte met uiterst pijnlijke consequenties op meerdere terreinen voor betrokkenen. Angst en schaamte voor het verliezen van het stuur over het leven en acceptatieproblemen komen daarbij vaak voor. Men probeert zich staande te houden en soms de stap naar het medische circuit uit te stellen. Mede hierdoor worden sommige dementiepatiënten pas lang na de eerste dementiesymptomen gediagnosticeerd. Zij zijn bovendien niet altijd gemakkelijk te bewegen om van voorzieningen gebruik te maken. Het is de kunst om samen met naasten en verwijzers die drempel te slechten.
Een participant van het Odensehuis: “Toen ik in het UMCG hoorde dat niets mij beter kon maken ben ik gestopt met autorijden. Ik moet er niet aan denken dat ik iets krijg met de auto, dat ik iemand dood rij. Maar ik mis het zo erg iedere dag, autorijden was mijn lust en mijn leven. Gelukkig kan ik nog wel fietsen van mijn huis naar het Odensehuis en weer terug. Buiten dat traject durf ik alleen niet meer te komen, veel te bang dat ik verdwaal!”
Een participant van het Odensehuis: “Ik ben de hele dag steeds alles kwijt, dat vind ik zo verschrikkelijk. Nu ben ik al weer een paar dagen mijn portemonnee kwijt, dat gebeurt telkens weer. Ik durf het niet zo goed meer aan mijn vriendin te vragen om te helpen zoeken, ze wordt er knettergek van. Ik schaam me dood!” • dagopvang, dagbehandeling en dagverzorging, waarbij de persoon met een busje kan worden opgehaald en ook een mogelijkheid voor paramedische behandeling bestaat. Voor deze voorziening is een indicatie een voorwaarde. • ontmoetingscentra, die mensen met dementie en hun verzorgers een gestructureerd dagprogramma aanbieden. Ook dit betreft een geïndiceerd aanbod. • buurthuiskamers van instellingen, koepels van verpleeg- en verzorgingshuizen, die daarmee een zinvolle en plezierige dagbesteding aan ouderen in de omgeving van de zorginstellingen wil bieden, ook aan hen met een AWBZ- of Wmo-indicatie.
Waarom een inloophuis? Bestaande voorzieningen Er is een aantal voorzieningen dat zich richt op personen met (beginnende) dementie, zoals onder andere: • Alzheimer cafés. Dit zijn maandelijkse informele bijeenkomsten voor mensen met dementie, hun naasten en belangstellenden
Het Odensehuis richt zich op personen met beginnende dementie die zelfstandig wonen en nog geen of beperkt gebruik maken van reguliere voorzieningen. Bij het Odensehuis is geen diagnose of indicatie nodig. Het feit dat iemand in toenemende mate vergeetachtig wordt – waarbij wel de verdenking dementie bestaat – is voldoende aanleiding om er gebruik van te kunnen maken.
Initiatieffase (eind 2010 – eind 2011) Het Odensehuis biedt een opvangfunctie en informatie voor zowel de persoon met beginnende dementie (of vergeetachtigheid) als zijn naaste; beiden zijn welkom. Daarbij bepalen de participanten in principe welke activiteiten er in het inloophuis worden uitgevoerd en worden deze hen niet ‘opgelegd’. Empowerment en het bieden van perspectief aan de participanten zijn dan ook belangrijke doelstellingen bij de oprichting van het Odensehuis Groningen geweest. In het Odensehuis staat de ziekte niet centraal, maar de deelnemer en het belang van (behoud van) kwaliteit van leven. Al deze eigenschappen maken het Odensehuis tot een unieke voorziening. Zij vult een leemte op in het aanbod voor mensen met beginnende dementie of toenemende vergeetachtigheid, zonder dat de diagnose dementie gesteld hoeft te zijn
1
Een bestuurslid: “Het Odensehuis vormt een belangrijke aanvulling op de bestaande voorzieningen. Het betreft een informele organisatie waar de inzet van de eigen vermogens en ideeën van alle betrokkenen centraal staat. Op die manier is het Odensehuis ook ontwikkeld en wordt de organisatie qua vorm en uitvoering verder ingevuld. Deze kenmerkende ‘insteek’ zal zich vertalen in het klimaat binnen het inloophuis: een plek waar mensen geaccepteerd worden om wie ze zijn en niet om wat ze hebben”.
Aanleiding De ideeën voor het opzetten van een inloophuis in Groningen zijn eind 2010 ontstaan en komen voort uit Groningen Plus. Groningen Plus is een netwerk van ouderen, die in de provincie Groningen een beweging in gang wil zetten waarbij ouderen het heft in eigen hand nemen. Zowel het gemeentelijk beleid om het aantal verzorgingshuisbedden drastisch af te bouwen als de herstructurering van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) leiden er volgens hen toe dat de ondersteunende begeleiding van personen met dementie onder druk komt te staan. Zo verdwijnt met de afbouw van de verzorgingshuizen tevens de AWBZ-gefinancierde dagopvang. Hoe zal het gaan met (alleenstaande) ouderen die zelfstandig wonen en beschikken over een beperkt netwerk? Bij twee bestuursleden van Groningen Plus groeit daarom langzaam het idee voor een dagopvang voor mensen met beginnende Alzheimer en hun familie- en/of vriendenkring. Maar dan wel een dagopvang die de burger zelf, vanuit zijn eigen beleving en betrokkenheid vorm geeft.
Voortrekkersfunctie
Maya Wildevuur en Amanda Baar , kritisch kijken
2
De twee bestuursleden besluiten gezamenlijk een voortrekkersfunctie te gaan vervullen en dit idee verder uit te bouwen. Daarmee is direct een belangrijke stimulerende factor genoemd die gedurende het gehele verdere ontwikkeltraject van doorslaggevend belang blijkt te zijn. Alleen indien één of meerdere personen bereid zijn er over een lange periode veel tijd in de stoppen – tijd waar lang niet altijd een vergoeding tegenover staat – is het opzetten van een nieuwe voorziening, zoals een inloophuis voor personen met beginnende dementie, haalbaar. Dat moeten natuurlijk bij voorkeur mensen zijn met een
9
uitgebreide kennis van de ouderenzorg. Voor beide voortrekkers bij Odensehuis Groningen geldt dan ook dat zij brede ervaring hebben in de ouderenzorg. Zij kennen als geen ander het beschikbare aanbod aan voorzieningen, zijn op de hoogte van de behoeften van de doelgroep en weten in hoeverre de bestaande zorg daaraan al dan niet tegemoet komt.
De eerste drie ‘stappen’ Als het plan voor het opzetten van een inloophuis steeds vastere vormen begint aan te nemen voeren de twee voortrekkers als eerste gesprekken met partijen, die – in opdracht van de gemeente – de Wet Maatschappelijke Ondersteuning in vitale buurten vormgeven. In Groningen zijn dat Humanitas, Stiel en de Stichting Maatschappelijke en Juridische Dienstverlening (MJD). Tijdens die gesprekken worden zij om steun gevraagd voor het initiatief voor een inloophuis. Die steun blijkt er te zijn: de drie organisaties onderschrijven het signaal dat mensen met beginnende dementie tussen wal en schip dreigen te geraken. Ze zijn ervan overtuigd dat een Odensehuis in Groningen een belangrijke bijdrage kan leveren aan de oplossing van dat probleem en ondersteunen vooral ook het burgerinitiatief. MJD en Stiel stellen zelfs gedurende een half jaar voor een dag per week een medewerker beschikbaar. Die medewerker fungeert als kwartiermaker en houdt zich bezig met de organisatie van informatiebijeenkomsten en het regelen van andere praktische zaken in het belang van het inloophuis, zoals de huur van een tijdelijk pand. Dit pand is bedoeld voor hen die bij de opzet van het inloophuis zijn betrokken en is aanvankelijk wekelijks op de woensdagmiddagen open.
10
Een tweede stap die men zet is het oprichten van een initiatiefgroep, de initiatiefgroep Dagstructurering en Dementie geheten. Voor deze initiatiefgroep benadert men mensen die wel ingewijd zijn in het zorgaanbod voor ouderen en personen met beginnende dementie, maar op enige afstand staan van het directe werkveld. Behalve de twee voortrekkers nemen in deze groep zitting: • een consulent ouderenwerk van de MJD • drie leden van Groningen Plus, waaronder de twee voortrekkers • de coördinator van een zelfstandig onderzoeksbureau binnen het UMCG • een projectleider Vrijwilligers & Dementie van Humanitas • twee vertegenwoordigers van Alzheimer Nederland • de coördinator van het Netwerk Dementie Drenthe • een lid van de klankbordgroep Alzheimer Café Groningen en tevens ouderenadviseur De initiatiefgroep komt maandelijks bijeen en houdt zich met alle zaken bezig die bij het opzetten van het inloophuis aan de orde zijn. Pas in een latere fase ontstaan vanuit deze initiatiefgroep werkgroepen.
2
Een derde stap betreft een bezoek aan het Odensehuis in Amsterdam om gesprekken te voeren met de initiatiefnemers ervan. Dit bezoek verschaft een beeld van het reilen en zeilen van het Odensehuis Amsterdam, de wijze waarop het inloophuis aldaar is opgezet en van de praktische, organisatorische en strategische zaken die daar in de beginfase voor zijn geregeld. Van een aantal van de Amsterdamse ervaringen blijkt men ook in Groningen gebruik te kunnen maken, zoals het instellen van een Comité van Aanbeveling en een Adviesraad.
De projectleider: “Wij hebben natuurlijk heel veel aan het Odensehuis Amsterdam gehad. We konden veel van hun gedachtengoed gebruiken, en konden een aantal logistieke stappen en organisatorische structuren van hen min of meer overnemen, gewoon omdat dat prima oplossingen waren. Toch zijn er ook verschillen. Zo is het Odensehuis Groningen veel meer dan in Amsterdam ontstaan vanuit een burgerinitiatief en zien wij er nog meer dan in Amsterdam op toe dat die signatuur behouden blijft.” Vooronderzoek naar het draagvlak De initiatiefgroep voert in de eerste maanden na de start een vooronderzoek uit om een beeld te krijgen van het draagvlak voor het initiatief. Dit vooronderzoek bestaat uit een aantal diepte-interviews met personen met (lichte) dementie en hun naasten. Ook voert men gesprekken met meerdere sleutelfiguren uit het Netwerk Dementie in de stad Groningen, zoals leden van de klankbordgroep Alzheimer cafés Groningen, mantelzorgondersteuners, vertegenwoordigers van Team 290 en van Ketenzorg Dementie provincie Groningen. De uitkomsten van het onderzoek bevestigen ondubbelzinnig het belang van het initiatief en stimuleren de initiatiefgroep om vaart te zetten achter hun plannen. Personen met beginnende dementie en hun naasten voelen zich aangesproken door wat het inloophuis voor hen kan gaan bieden. Indien bij een persoon vergeetachtigheid wordt geconstateerd valt er een gat en is er even geen
11
toekomstperspectief. Het is voor zowel de licht- dementerende als de naasten onduidelijk hoe zich dat vult, hoe lang het blijft bestaan en op welke wijze hierbij ondersteuning kan worden geboden. Het inloophuis kan dat vacuüm opvullen. De mening van de betrokkenen wordt ondersteund door de reactie van de sleutelfiguren uit de ketenzorg dementie. Zij zijn duidelijk: - het inloophuis voorziet in een behoefte, zowel voor de persoon met dementie als voor de naaste - het vult een gat in de keten op tussen het moment van diagnosestelling en de gang naar reguliere voorzieningen - omdat diagnostiek steeds meer in een vroeg stadium plaats vindt en er sprake is van een toename van (jonge) mensen met dementie zal in de toekomst de behoefte aan een inloophuis alleen maar groeien Ook de cijfers laten zien dat er draagvlak is voor een inloophuis. In de stad Groningen is een groep van 2000 personen met lichte dementie die zelfstandig wonen, al dan niet met ondersteuning van hun naasten. De potentie voor deelname aan het inloophuis wordt geschat op 500 – 700 personen. Worden daar hun naasten bij opgeteld – zij behoren eveneens tot de doelgroep van het Odensehuis – dan gaat het al om minimaal 1000 mensen uit de stad Groningen. En indien er vanuit gegaan wordt dat er meerdere betrokkenen, familieleden en vrienden intensief bij de (licht) dementerende betrokken zijn dan valt de schatting van het aantal potentiële deelnemers zelfs nog ruimer uit. Samengevat: het Odensehuis betekent voor zowel personen met beginnende dementie als experts een waardevolle aanvulling op de keten.
Een participant over het Odensehuis: “Hier kan ik boos worden. Zeggen dat het vandaag helemaal niet gaat. Soms met z’n tweeën of drieën daarover praten als ik dat wil. Ik kan met alles komen en geloof me: dat laat ik ook echt niet!” Ondernemingsplan Naarmate de plannen rond het vormgeven van het Odensehuis vorderen, neemt één van de voortrekkers de rol van projectleider op zich en ontwikkelt met ruggensteun van de initiatiefgroep een gedetailleerd ondernemingsplan. Het ondernemingsplan beschrijft alle stappen die tot het resultaat leiden dat na twee jaar het inloophuis draait, met een realistische exploitatiebegroting en een dekking hiervoor. In het plan is tevens aandacht voor: - de aanleiding, de inhoud van het initiatief en de visie waarop het Odensehuis is geïnspireerd - de doelstellingen van het Odensehuis Amsterdam (welke door Groningen grotendeels worden overgenomen) - de manier waarop het Odensehuis Groningen zich onderscheidt van andere - deels vergelijkbare - voorzieningen in het Netwerk Dementie - de resultaten van het vooronderzoek, met cijfermateriaal over de omvang van de potentiële groep bezoekers - het Programma van Eisen dat men stelt aan de locatie voor het inloophuis - de fasering en de planning - de organisatiestructuur
12
- de (potentiële) financiering en de exploitatiebegroting - een onderzoeksopzet voor de evaluatie van het inloophuis en het schrijven van een draaiboek
De projectleider: “In het begin hielden we binnen het ondernemingsplan te weinig rekening met het feit dat de vrijwilligers, die de participanten ondersteunen, ook kosten genereren. Pas later in het traject werd ons duidelijk dat wij om kwaliteit te kunnen garanderen vrijwilligers professioneel moeten ondersteunen en scholen. En dat kost geld. Een mooi voorbeeld van voortschrijdend inzicht!” Eerste gesprekken met geldschieters
2
Het ondernemingsplan vormt de basis voor de verdere stappen die worden genomen bij het opzetten van het inloophuis. In de eerste maanden van de initiatieffase voeren de voortrekkers gesprekken met zowel de zorgverzekeraar Menzis als de gemeente Groningen met als doel een aandeel te vragen voor structurele financiering van het Odensehuis. Menzis is op dat moment voor een periode van 3 jaar financier van het Netwerk Dementie in de gemeente Groningen. Menzis geeft tijdens het gesprek aan dat, als de keten goed functioneert, iedere dementerende beschikt over een door hen bekostigde casemanager, die tweemaal per jaar een bezoek aflegt. Zij begrijpen echter ook dat het inloophuis méér biedt dan alleen het aanbod van een casemanager
en geven aan een groot voorstander te zijn van de ontwikkeling van nieuwe voorzieningen zoals het Odensehuis. Zij willen echter niet dubbel financieren; zowel de keten als het initiatief van het inloophuis, en verwijzen naar het Netwerk Dementie Groningen. Dat doneert uiteindelijk 60.000 euro.
Een participant over het Odensehuis: “De dokter zegt dat hij niets meer voor me kan doen. Ik ben zo bang dat als ik straks hartstikke dementerend word dat ik me niet meer kan gedragen. Dat ik zo’n clowneske figuur wordt, daar moet ik echt niet aan denken. Die angst kan ik met één persoon binnen het Odensehuis gelukkig delen”
13
geen uitgekristalliseerd beleid ten aanzien van het sociaal domein en wat ze daarbinnen wel en niet willen financieren. Zij geeft aan dat ook voorzieningen als ontmoetingscentra en dagverzorging moeten bezuinigen en besteden hun aandacht nu vooral aan de ophanden zijnde transities. Gemeentelijke financiering blijft daarom vooralsnog uit. Daarmee is de hoop op steun van de gemeente in de toekomst nog niet vervlogen. In de nieuwe Wmo is het inloophuis nog steeds een potentieel onderwerp van gesprek, zodat het Odensehuis haar hoop heeft gevestigd op een gemeentelijke bijdrage vanaf 2015 voor een periode van drie jaar. Daarna moet de exploitatie van het huis sluitend zijn.
Fondswerving De gemeente geeft aan het inloophuis een warm hart toe te dragen, vooral ook omdat het een burgerinitiatief is. Vanuit de nieuwe Wmo is de gemeente namelijk een sterk voorstander van ‘zelfmanagement’ en zelfredzaamheid van burgers en stimuleert zij het opzetten van informele netwerken. De gemeente heeft echter begin 2012 ten gevolge van de nieuwe wetgeving nog
Een lid van de initiatiefgroep: “Het heeft iets van een paradox. Binnen de WMO staat het stimuleren van sociale cohesie, burgerparticipatie, eigen kracht, et cetera centraal. Toch financiert de gemeente, die voor de WMO verantwoordelijk is, op dit moment vooral overheidsgestuurde zorg en is er vooralsnog geen gemeentelijke financiering van het Odensehuis mogelijk”
Omdat het vinden van geschikte subsidieverstrekkers complex is en specialistische kennis vereist besluit de initiatiefgroep om een zelfstandig adviseur op het terrein van fondswerving in de arm te nemen. Zij maakt een lijst van alle fondsen die kunnen worden benaderd, de doelen die zij nastreven en de subsidie-eisen. Zij ondersteunt ook bij de eerste aanvragen naar de fondsen.
Aanbevelingen: Op grond van de ervaringen bij het opzetten van het Odensehuis Groningen kunnen voor de initiatieffase de volgende aanbevelingen worden gedaan: • zorg dat je goed op de hoogte bent van de lokale situatie op het terrein van ouderenzorg, zodat je een volwaardige gesprekspartner bent voor de gemeente en de politiek. • geef één of meerdere voortrekkers de verantwoordelijkheid voor de
continuïteit binnen het project. Zij moeten ook bereid zijn er over een lange periode veel tijd in te steken waar veelal geen vergoeding tegenover staat. • bouw een netwerk op van deskundigen met voldoende tijd, met kennis van het aanbod binnen de ouderenzorg, maar wel met enige afstand van het directe werkveld. Laat deze deskundigen tezamen een initiatiefgroep vormen waarbinnen taken worden verdeeld. • betrek een professionele fondsenwerver bij het aantrekken van fondsen en andere geldschieters. Deze moet thuis zijn in het doolhof van de vele subsidiepotjes, op de hoogte zijn van zowel de doelen die fondsen zich stellen als de juiste strategie om hen te benaderen. • organiseer draagvlak van zowel welzijnsvoorzieningen als de gemeente. • doe vooraf onderzoek naar het draagvlak voor het initiatief onder vertegenwoordigers van de doelgroep en professionals. Dan weet men of het initiatief in een behoefte voorziet, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. • zoek aansluiting bij gelijksoortige initiatieven in de lande, zodat men kan leren van de ervaringen elders en op deelterreinen de krachten kan bundelen. • schrijf in een vroeg stadium een helder ondernemingsplan. Dat plan vormt de leidraad voor nieuw te nemen stappen, en dient gedurende het ontwikkelingstraject voortdurend te worden aangescherpt. • neem in het ondernemingsplan ook de kosten voor vrijwilligers op. Om kwaliteit bij de ondersteuning van participanten te kunnen garanderen is begeleiding en scholing vereist.
Ontwikkelfase (2012) De ontwikkelfase bestrijkt het gehele jaar 2012. In deze fase worden de ideeën rond het inloophuis verder uitgewerkt en zoveel mogelijk alle randvoorwaarden gerealiseerd om het huis succesvol te laten draaien.
De Stichting en haar Bestuur
De projecteider: “Soms hadden we pech, kwamen we net een paar weken te laat. Zo was één van de locaties die we op het oog hadden in meerdere opzichten geschikt. Eerst was die in het bezit van een woningbouwcoöperatie, maar die kon er geen huurder voor vinden. Toen die het pand doorverkocht aan een particulier werd het huurbedrag opeens een enorm stuk hoger. Een woningbouwcoöperatie heeft een bepaalde maatschappelijke betrokkenheid, maar voor de particuliere investeerders geldt dat doorgaans helaas niet. Daarmee lag het pand wel meteen ver buiten onze financieringsmogelijkheden en moesten we er vanaf zien” Het maken van de gedachtenhuisjes in volle gang
Besloten wordt het Odensehuis onder te brengen in een stichting. De statuten van de stichting worden op 16 januari 2012 vastgesteld en inschrijving in de Kamer van Koophandel vindt plaats. Aanvankelijk bestaat het bestuur van de stichting uit twee leden van de initiatiefgroep, waaronder de projectleider. Daarna start het zoeken naar de definitieve bestuursleden met onderling aanvullende kwalificaties. Via het netwerk van de initiatiefgroep zijn een psycholoog, een financieel deskundige, een persoon met achtergronden in de vastgoedsector, een jurist en een projectleider uit een academisch revalidatiecentrum bereid in het bestuur plaats te nemen. Met de oprichting van een stichting en de instelling van het bestuur veranderen de verantwoordelijkheden binnen het Odensehuis. De projectleider krijgt de status van gevolmachtigd adviseur en vormt vanaf dat moment de verbindingspersoon tussen het bestuur en de initiatiefgroep.
Het Comité van Aanbeveling en de Adviesraad
3
Naar voorbeeld van het Odensehuis Amsterdam wordt in Groningen ook een Comité van Aanbeveling en een Adviesraad geformeerd. In het Comité van Aanbeveling nemen mensen zitting die de doelstellingen van het Odensehuis een warm hart toedragen en die hun naam en organisatie aan het huis willen verbinden. Het Comité van Aanbeveling richt zich op het zo breed mogelijk onder de aandacht brengen van het Odensehuis Groningen. Op deze
15
manier kunnen belangstellenden zien dat de activiteiten van het Odensehuis breed gedragen en aanbevolen worden door zowel mensen van binnen als buiten de ouderenzorg. Daarnaast is het comité een stimulans naar fondsen en geldverstrekkers om budget beschikbaar te stellen. In het Comité van Aanbeveling nemen 25 personen met verschillende achtergrond zitting. Behalve het Comité van Aanbeveling wordt ook een Adviesraad ingesteld. De adviesraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur en kan indien nodig iemand in het bestuur afvaardigen. Zij wordt bemenst door een hoofd ouderengeneeskunde van het UMCG, een beleidsmedewerker van het diagnostisch centrum Team290, de coördinator Netwerk Dementie Drenthe, een huisarts en een bestuurslid van Alzheimer Nederland afdeling Groningen.
Werkgroepen De initiatiefgroep houdt zich aanvankelijk bezig met alle zaken die in de opstartfase van een nieuw initiatief van belang zijn. Voor een efficiënte taakverdeling besluit men begin 2012 om vanuit de initiatiefgroep vier werkgroepen te formeren. Het gaat daarbij om: • de werkgroep Verbouwing en Inrichting Ruimte, die zich bezig houdt met het zoeken van een geschikte locatie voor het vestigen van het Odensehuis en met de eventuele verbouwing en inrichting van deze ruimte. • de werkgroep Fondswerving, Sponsoring en Opbouw Organisatie, die via tal van kanalen zoekt naar (structurele) financiering van het Odensehuis. Deze werkgroep houdt zich ook bezig met het zoeken naar een geschikte juridisch-organisatorische vorm van het Odensehuis Groningen (zoals stichting, BV, coöperatieve gemeenschap etcetera ), maar ook het
16
zoeken naar bestuursleden en leden voor het Comité van Aanbeveling (ontwikkelfase). • de werkgroep PR en Communicatie. Deze werkgroep richt zich op de wijze waarop het Odensehuis naar buiten treedt en op haar naamsbekendheid onder alle belanghebbende partijen. • de werkgroep Participantenorganisatie. Deze werkgroep richt zich op het verwerven van participanten. Het benaderen van potentiële verwijzers en het geven van voorlichting aan professionals en potentiële participanten maken daar onderdeel van uit. De vier werkgroepen die uit de initiatiefgroep zijn voortgekomen adviseren in de loop van 2012 het bestuur. De taken en verantwoordelijkheden verschuiven hierdoor.
Zoektocht geschikte ruimte
3
Vanaf begin 2012 wordt intensief naar een geschikte ruimte gezocht om het Odensehuis onder te brengen. Het pand dient daarbij aan de volgende eisen te voldoen: - totale omvang circa 250 - 300 m² - een eigen ingang en ontvangstruimte - een rust(ige) ruimte met de mogelijkheid om je te kunnen terugtrekken (circa 25 m²) - twee ruimten voor activiteiten, ontmoeting, gesprekken (circa 2 x 50 m²) - kleinere plekken waar 2 – 3 mensen met elkaar kunnen zitten/praten - mogelijkheid om maaltijden te bereiden en gezamenlijk te eten. Een
ruimte met een grote (keuken)tafel waar je je verhalen kwijt kan - een buitenruimte, waar men gemakkelijk heen kan lopen, zodat contact met de buitenwereld gemaakt kan worden. - een kleine kantoorruimte voor de beroepskracht (12 – 15 m²) - geen trappen of andere constructies die gevaarlijk kunnen zijn - goede, toegankelijke toiletten - gemakkelijk bereikbaar, zowel wat betreft openbaar vervoer als wat betreft parkeermogelijkheden In de loop van 2012 komt een aantal panden ‘voorbij’. Een aantal ervan biedt het voordeel dat in een naaste ruimte een buurtsociëteit gevestigd kan worden, zodat onderlinge aanvulling van deze burgerinitiatieven mogelijk lijkt: een buurtsociëteit voor ‘gezonde’ mensen van alle leeftijden en een inloophuis voor kwetsbare ouderen.. Een relatief hoog huurbedrag, de te verwachten hoge verbouwkosten, de eis om een contract van minimaal vijf jaar af te sluiten en de toentertijd nog onduidelijke stand van zaken op het terrein van fondswerving leiden uiteindelijk echter tot een afwijzende besluiten. Inmiddels wordt via het netwerk van één van de leden van de initiatiefgroep een tijdelijk pand van 40 m2 betrokken aan de Friesestraatweg. Dat pand is weliswaar niet geschikt voor de definitieve vestiging van het inloophuis, maar biedt wel de mogelijkheid om met enkele participanten twee dagen in de week proef te draaien. De zoektocht naar een definitieve locatie brengt de initiatiefnemers in het najaar van 2012 uiteindelijk bij woningbouwcorporatie Lefier. Zij verhuren een pand aan Lentis voor dagopvang, welke echter niet rendabel blijkt. Dit pand blijkt in meerdere opzichten geschikt; het ligt binnen
17
de begroting en kan voor twee en een half jaar door Lentis aan het Odensehuis worden onderverhuurd. Op het moment van schrijven van dit verslag is echter niet bekend welke situatie zal ontstaan indien het huurcontract tussen Lefier en Lentis afloopt en of het Odensehuis op de huidige locatie gevestigd kan blijven.
Begroting en fondswerving Het Odensehuis koerst erop om binnen vijf jaar na start van het initiatief financieel onafhankelijk te zijn. Haar begroting is daarbij gebaseerd op realistische inschattingen van zowel de aanloopkosten, de pilotkosten, als de jaarlijks terugkerende ‘vaste’ kosten. De aanloopkosten bestaan uit investeringskosten en startkosten over de eerste anderhalf jaar van het inloophuis, de pilotkosten zijn de exploitatiekosten gedurende deze periode. Vanaf het verschijnen van de eerste versie van het ondernemingsplan zijn begrotingen voor het Odensehuis Groningen opgesteld. Deze begrotingen hebben aanvankelijk de status van een theoretische schatting en zijn gebaseerd op het voorbeeld van het Odensehuis in Amsterdam. De eerste begrotingen zijn dan ook nog verre van sluitend, omdat met fondswerving nog gestart moet worden en beperkt zicht bestaat op het succes daarvan. In de loop van de tijd neemt het zicht op de werkelijk gemaakte en te maken kosten toe, met als gevolg dat de begroting wat naar beneden kan worden bijgesteld. Een belangrijk punt van aandacht bij fondswerving is dat de meeste fondsen alleen geld verstrekken op basis van een sluitende begroting. Dat betekent dat in die begroting nauwkeurig moet zijn aangegeven hoe de begrote kosten gedekt gaan worden. Zowel de aanloop- als de exploitatiekosten kunnen volledig worden gedekt door maar liefst vijftien verschillende fondsen die tot geldverstrekking hebben besloten. Overigens wel
na veel inspanning, geduldig lobbyen en de hulp van een ingehuurde financiële professional met kennis van alle in aanmerking komende subsidiekanalen. Daarmee is de exploitatie voor de periode van januari 2013 – juni 2014 echter wel rond.
Een lid van de werkgroep Fondswerving, Sponsoring en Opbouw Organisatie: “Het werven van fondsen is een uiterst arbeidsintensieve aangelegenheid, waarbij geduld en strategisch inzicht zeer op de proef worden gesteld. Zo stellen veel fondsen de eis van cofinanciering. Maar de wachttijden op een al of niet positief besluit zijn soms erg lang, zodat de aanvraag van het ene fonds afhankelijk is van de aanvraag bij één of meer andere, met veel logistieke rompslomp tot gevolg. Daarbij speelt voortdurend de vraag: wanneer is er voldoende financieel draagvlak om te starten?” Toekomstige financiering De gemeente Groningen en Menzis hebben een convenant gesloten om te stimuleren dat burgers werken aan hun gezondheid, actief meedoen in de maatschappij en verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leefomgeving. Daar sluit het Odensehuis Groningen als burgerinitiatief naadloos op aan. Hoewel de gemeente vanwege bezuinigingen vanuit de oude Wmo-situatie in 2011 geen subsidie kon verstrekken blijft daarom de hoop en verwachting bestaan dat dit na overheveling van de AWBZ naar de nieuwe Wmo in 2015 wel gaat lukken.
18
Het Odensehuis Groningen gaat ervan uit dat het zich vanaf 1 januari 2018 zonder structurele subsidie kan redden. Tot die tijd hoopt het inloophuis een jaarlijkse bijdrage van de gemeente te ontvangen voor de ondersteuning bij de verdere uitbouw van het initiatief. Daarna is de verwachting dat eigen bijdragen van de participanten, eenmalige bijdragen van fondsen en sponsoring, giften, legaten en donaties aan de jaarlijkse exploitatiekosten tegemoet zullen komen.
Groningen (UMCG), wordt daarom gevraagd een voorstel voor een begeleidend evaluatie-onderzoek te ontwikkelen. Dit voorstel bestaat uit de gedetailleerde beschrijving van een proces- en een effectevaluatie, gebaseerd op interviews en een vragenlijstonderzoek. Tijdens het schrijven van dit verslag is nog geen subsidieverstrekker gevonden voor de uitvoering van het onderzoek. Wel is de provincie Groningen bereid gevonden de kosten voor de ontwikkeling van het onderhavige verslag te financieren.
Politieke partijen Het is in het belang van het Odensehuis om politieke partijen te interesseren voor dit nieuwe initiatief van burgerparticipatie. Omdat burgerparticipatie en het versterken van het informele netwerk een onderdeel is van het partijprogramma van meerdere partijen hopen de initiatiefnemers dat het Odensehuis een plekje in die programma’s krijgt. Eind 2012 benadert de projectleider met dat doel een aantal politieke partijen. Het resultaat is vooralsnog teleurstellend; men draagt het initiatief een warm hart toe, maar dat vertaalt zich nog niet in verdere politieke actie.
Begeleidend wetenschappelijk onderzoek
3
De initiatiefnemers van het Odensehuis Groningen zijn al snel doordrongen van het belang van wetenschappelijk onderzoek voor het inloophuis. Dit onderzoek kan de verdere ontwikkeling van het initiatief met wetenschappelijke resultaten voeden (procesevaluatie). Maar het kan ook het effect van het inloophuis op verschillende parameters vaststellen, zoals kwaliteit van leven en zorggebruik (effectevaluatie). De afdeling Toegepast Gezondheids Onderzoek (TGO), een onafhankelijk onderzoeksbureau binnen het Universitair Medisch Centrum
Een bestuurslid: “Het belang van wetenschappelijk onderzoek wordt door geldschieters vaak onderschat en er wordt erg op beknibbeld. Dat is erg jammer, want met dat onderzoek kan de eventuele meerwaarde van een initiatief als het Odensehuis – in termen van langer thuis kunnen blijven wonen of afgenomen zorgconsumptie – worden aangetoond. Onderzoek zou daarom juist een eis in plaats van een sluitpost van een geldschieter moeten zijn, ook in diens eigen belang” Aanbevelingen: Op grond van de ervaringen bij het opzetten van het Odensehuis Groningen kunnen voor de ontwikkelfase de volgende aanbevelingen worden gedaan: • overheden, verzekeraars en de politiek hebben moeite met de omslag om burgers echt alle ruimte te geven. Neem daarom de rol op je om te laten zien dat deze omslag kan en tot succes leidt. Vraag om de broodnodige
19
‘mentale support’. • formeer bij een groeiend aantal uiteenlopende werkzaamheden werkgroepen. Deze werkgroepen richten zich op specifieke aandachtsgebieden, zoals fondswerving, huisvesting en inrichting en communicatie en bevorderen efficiency. • stel een programma van eisen op voor het efficiënt zoeken naar een geschikte locatie. Geef daarbij tevens aan welke eisen ‘hard’ zijn – waaraan dus absoluut moet worden voldaan – en welke binnen een onderhandelingsmarge liggen. • houdt bij het zoeken naar een geschikte locatie rekening met de verbinding naar de directe omgeving/buurt, zodat het inloophuis in die omgeving sociaal wordt ingebed. • zoek zo mogelijk aansluiting met vergelijkbare burgerinitiatieven, zodat men een gecombineerd aanbod kan creëren. • neem bij de zoektocht naar geschikte subsidieverstrekkers een professioneel adviseur in de arm. Het landschap aan fondsen is zeer complex en het vereist veel opzoek- en studiewerk om hier wegwijs in te worden. • beschik over geduld, doorzettingsvermogen en lef bij het benaderen van potentiële geldschieters, zoals de gemeente en verzekeraars. Subsidies verwerven kenmerkt zich door een grote weerbarstigheid. • voorzie het ondernemingsplan zo snel mogelijk van een sluitende begroting. De meeste subsidieverstrekkers wensen inzage in de begroting en verstrekken geen middelen bij een begroting die niet sluitend is. • zoek zo snel mogelijk middelen voor wetenschappelijk onderzoek.
Onderzoek geeft richting aan de verdere ontwikkeling van het inloophuis, maar levert ook het wetenschappelijk bewijs aan van de eventuele meerwaarde van het initiatief. Dit bewijs is een forse stimulans bij het verkrijgen van (structurele) subsidie. • begin bij de start van het opzetten van het inloophuis direct met het registreren van gegevens. Deze gegevens kunnen direct inzicht geven in tendensen, nog zonder dat er wetenschappelijk onderzoek aan gekoppeld is. • richt met andere Odensehuizen een landelijke vereniging op zodat gezamenlijk onderzoek mogelijk is. Dan kunnen gestapelde gegevens worden geanalyseerd.
Uitvoeringsfase (vanaf 1 januari 2013) Aanstelling coördinator, verdere uitbouw van het Odensehuis Per 1 januari 2013 wordt een coördinator aangesteld, aanvankelijk met de aanstelling van 20 uur per week en voor de looptijd van een jaar. Voor de coördinator wordt een inwerkplan opgesteld. Zij gaat in januari een aantal dagen op bezoek bij het Odensehuis Amsterdam, om daar te ervaren hoe zij werken. Hoe is de inbreng van de participanten er geregeld? Hoe ziet de wijze van samenstelling en de uitvoering van het weekprogramma eruit? Wat is er de rol van vrijwilligers in relatie tot de partners van mensen met lichte dementie? Hoe wordt de rol van de coördinator ingevuld? Welke contacten bestaan er met het Netwerk Dementie? Deze ervaringen kunnen goed worden gebruikt bij de verdere uitbouw van het Odensehuis Groningen.
Openingstijden en participanten
Klaas maakt kunst
De coördinator: “Wij werken met een fietsvrijwilliger, die komt de mensen thuis ophalen als ze voor de eerste keer naar het Odensehuis komen. Het komt soms voor dat ze bij aanbellen te horen krijgt dat de beoogd participant toch niet mee wil: “ik mankeer toch helemaal niets?” Acceptatie is voor veel mensen met beginnende dementie zeer moeilijk!”
4
De werkzaamheden van de coördinator richten zich in de eerste maanden van 2013 vooral op de uitbouw van de openingstijden en het aantal participanten van het Odensehuis. Tot dan toe is het inloophuis geopend op woensdagmiddag en eenmaal per 14 dagen een lunch op de vrijdag. Er bestaat nog geen duidelijk programma, hetgeen met het toenmalige aantal van circa vijf vaste participanten ook nog niet mogelijk is. Geleidelijk wordt het aantal dagdelen uitgebreid en per dagdeel wordt een activiteit georganiseerd. Via berichten in de Gezinsbode, Groot Groningen en Dagblad van het Noorden wordt bekendheid gegeven aan de activiteiten en worden er potentiële participanten uitgenodigd. Daarnaast gaat de coördinator spelers binnen de Keten Dementie langs om het Odensehuis (opnieuw) onder de aandacht te brengen, zoals Humanitas, de Stip’s, Team290, wijkcentrum Floreshuis, de buurtzorg, de thuiszorg, enkele Alzheimercafé’s en de geheugenpoli’s van het UMCG en Martiniziekenhuis. Op de laatste twee locaties loopt ze één keer per maand mee om haar kennis aan
21
te scherpen, maar ook om aan de betrokkenen informatie te geven over het Odensehuis. Ook worden folders verspreid onder de huisartsen en neemt een huisarts in de adviesraad plaats. In de maanden juli, augustus en september worden in het Odensehuis workshops aan belangstellenden gegeven om de aanpak toe te lichten. Deze strategie heeft een aantal nieuwe participanten opgeleverd, maar het blijkt een traag proces. Dit is ook de ervaring van het Odensehuis Amsterdam. Toch zijn er per juli 2013 circa 15 participanten en is het Odensehuis vanaf 1 september vier dagdelen in de week open. De aanstelling van de coördinator is dan met vier uur uitgebreid tot 24 uur.
Vrijwilligers en rol coördinator Het Odensehuis Groningen wordt in juli 2013 gedraaid door negen vrijwilligers en één coördinator. De taak van de coördinator is om deze vrijwilligers te ondersteunen. Zij heeft daartoe een notitie vrijwilligersbeleid geschreven. Hierin staat onder andere dat zij erop toe ziet dat de inzet en de houding van de vrijwilligers stroken met de uitgangspunten en de doelstellingen van het Odensehuis. Omdat partners een actieve rol zullen hebben, gaan zowel vrijwilligers als partners enigszins vergelijkbare taken uitvoeren. Hoe daarbij de rolverdeling tussen partners en vrijwilligers gestalte zal krijgen dient nog verder uit te kristalliseren. Ook dat proces begeleidt de coördinator. De werkgroep Organisatie en Opbouw Participantencultuur is hierbij gesprekspartner voor de coördinator. Omdat de vrijwilligers een uiteenlopende achtergrond hebben, heeft ieder – naast het ondersteunen van (de activiteiten van) de participanten – zijn eigen specifieke aandachtsgebied. Momenteel is men op zoek naar vrijwilligers in de functie van huisbezoeker en ambassadeur. Tijdens een huisbezoek vraagt de vrijwilliger aan een potentiële participant wat deze van een inloophuis verwacht en wat diens specifieke wensen zijn. In
22
de functie van ambassadeur verzorgt deze presentaties over het Odensehuis om de naamsbekendheid te vergroten, een juist beeld over het Odensehuis te scheppen en donateurs aan te trekken. Neemt het aantal participanten verder toe dan zal de coördinator nieuwe vrijwilligers gaan werven.
Onderlinge positionering projectleider, coördinator, werkgroepen en bestuur
4
Binnen het Odensehuis als organisatie is het bestuur eindverantwoordelijk. De projectleider is als adviseur aan het bestuur gekoppeld en is in principe van alle lopende zaken op de hoogte. Dit geldt ook voor de coördinator, echter zonder dat zij er direct bij betrokken hoeft te zijn. De werkgroepen en de coördinator rapporteren hun werkzaamheden aan het bestuur. Belangrijke besluiten leggen zij eerst als advies aan het bestuur voor. Besluiten die betrekking hebben op de dagelijkse gang van zaken op het terrein van bijeenkomsten, openingstijden en activiteiten van het Odensehuis behoren tot de gedelegeerde verantwoordelijkheid van de coördinator. De projectleider vormt daarbij het vaste aanspreekpunt en wordt bij deze besluitvorming betrokken. Als de organisatie van het Odensehuis ‘staat’ zal de rol van coördinator en projectleider veranderen. De verantwoordelijkheden van de coördinator worden dan uitgebreid en de rol van de projectleider komt vooral te liggen op taken in de voorwaardenscheppende sfeer. Zij maken dan gezamenlijk een overzicht van hun taken en activiteiten met een onderlinge rolverdeling, die ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het bestuur.
Marketing Odensehuis De werkgroep PR is tezamen met een ingehuurde professional bezig met het ontwikkelen van een strategisch marketing- en communicatieplan.
Belangrijkste pijler is om een stevige positie te verwerven als Odensehuis en om het onderscheidend vermogen van het Odensehuis Groningen aannemelijk te maken. Ten aanzien daarvan is besloten om de slogan ‘Vergeet niet te leven!’ als motto overal te etaleren. Eén van de vrijwilligers is daarbij verantwoordelijk voor de bouw en inhoud van de website, als onderdeel van de marketingstrategie. De coördinator vervult eveneens een actieve rol bij het ‘vullen’ van de website. Zij heeft het beste zicht op concrete activiteiten binnen en rond het Odensehuis en op ervaringen van participanten. Ook de participanten kunnen inhoudelijk aan de website bijdragen. De verwachting is dat de website in oktober 2013 ‘in de lucht’ zal zijn. Het strategisch marketing- en communicatieplan zal dan eveneens gereed zijn. Andere initiatieven waaraan de werkgroep PR werkt betreffen het ontwikkelen van een huisstijl, het verspreiden van een digitale nieuwsbrief en het plaatsen van het inloophuis op Facebook.
Aanbevelingen: Op grond van de ervaringen bij het opzetten van het Odensehuis Groningen kunnen voor de uitvoeringsfase de volgende aanbevelingen worden gedaan: • Benader voor het werven van participanten instanties die hun cliënten kunnen verwijzen. Ziekenhuizen, (casemanagers binnen de) thuiszorg en instellingen als Humanitas zijn daarbij vooral van belang. Benader huisartsen bij voorkeur via in de huisartsenpraktijk aangestelde nurse practitioners. • Stel een heldere notitie op waarin het beleid met betrekking tot vrijwilligers is uitgewerkt. Maak daarbij onderscheid tussen vrijwilligers die de participanten ondersteunen en vrijwilligers die specifieke klussen doen. • Streef bij het werven van vrijwilligers naar diversiteit in hun achtergrond
23
qua kennis en vaardigheden. Zo kunnen zij, behalve bij de directe ondersteuning van participanten, ook op hun specifieke kennisgebied worden ingezet. • Besef dat het werken met vrijwilligers bij specifieke klussen vaak het nodige tact en geduld vergt. Aan deze vrijwilligers kunnen in termen van het nakomen van afspraken niet dezelfde eisen worden gesteld als aan betaalde werkkrachten.
Informatiebronnen De volgende informatiebronnen zijn voor dit verslag geraadpleegd. Voor geïnteresseerden zijn papieren versies bij de projectleider van het Odensehuis Groningen (06-18957410) op te vragen: • de (start)begroting • de startnotitie • het ondernemingsplan (in verschillende fasen van het ontwikkeltraject) • de statuten van de stichting Odensehuis Groningen • de notitie vrijwilligersbeleid • de notitie beleid rond werkgroep • het inwerkprogramma van de coördinator van het Odensehuis • de huisregels van het Odensehuis • de notitie Comité van Aanbeveling (met daarin een lijst van de leden) • de folder van het Odensehuis • persberichten / nieuwsbrieven Tenslotte is ook de website geraadpleegd: www.odensehuisgroningen.nl
Discussiepunten Tijdens het opzetten van het Odensehuis Groningen zijn de volgende vragen in verschillende fasen van het ontwikkeltraject regelmatig onderwerp van gesprek geweest. De antwoorden op deze vragen geven in belangrijke mate richting aan het opzetten van nieuwe Odensehuizen, maar kunnen per Odensehuis anders uitvallen. • Welk organisatiemodel doet om welke reden het meest recht aan een burgerinitiatief? Welk organisatiemodel doet daar om welke reden juist afbreuk aan? Hoeveel afbreuk is daarbij acceptabel? • Welke sturing van geldverstrekkers doet een burgerinitiatief geweld aan en voor welke sturing geldt dit niet? Welke sturing is daarbij acceptabel? • Indien vergeetachtigheid de gemeenschappelijke noemer is van de participanten die binnen het Odensehuis opgenomen kunnen worden, betekent dat dan dat ook personen met andere ziektebeelden dan dementie, die vergeetachtigheid tot gevolg hebben, tot de doelgroep kunnen behoren? Zo ja, welke ziektebeelden betreft dit? • In welke mate betekent het opzetten van een burgerinitiatief dat die burgers dat initiatief dan ook maar zelf moeten bekostigen? • Indien gemeenten vanuit het nieuwe WMO-beleid een hoge prioriteit stellen aan sociale cohesie, burgerparticipatie en informele zorg dienen zij dan in welke vorm dan ook een bijdrage te leveren aan burgerinitiatieven?
Dansen en plezier maken om weer helemaal in het hier en nu te komen
Odensehuis Groningen Molukkenstraat 200 9715 NZ Groningen tel.: 050-2303252 of 06-45373932 email:
[email protected] website: www.odensehuisgroningen.nl Facebook: Odensehuis Groningen
