Toelichting E - invoicing Doelstelling Teneinde het aantal uitstaande debiteurendagen bij de locatie te verlagen, biedt Worldmeetings ‘E invoicing’ aan. De locatie levert via de website www.cms.worldmeetings.com de factuurgegevens aan, inclusief een upload van de originele locatiefactuur met bijlagen. Door de factuur via de website te uploaden verdwijnt de vertraging die ontstaat door verzending per post. Daarnaast worden fouten in facturen gereduceerd, aangezien er reeds een pro-forma factuur is opgesteld. Zodoende kan Worldmeetings de correcte factuur eerder in rekening brengen bij haar opdrachtgevers met als gevolg dat de locatie op tijd wordt betaald.
Algemene werkwijze – beknopte toelichting: -
Website: www.cms.worldmeetings.com
-
Ga naar de optie ‘production’
-
Kies de optie Bookings & E-invoicing
-
Zoek naar de reservering die heeft plaats gevonden
-
Selecteer invoice bij de betreffende reservering
-
Maak deze factuur kloppend met uw eigen factuur: o
Ontbijt en diner vul je in bij ‘Food & Beverage’
o
Extra zaalhuur bij ‘meeting room hire’
o
Toeristenbelasting en overige kosten bij ‘other expenses’
-
Klik op ‘save’ en ga naar het volgende tabblad ‘Totals’
-
Vul hier eventueel administratiekosten in
-
Neem de BTW bedragen van uw factuur over en vul in bij het juiste percentage (6% of 21%) en verrekenbaar of niet verrekenbaar.
-
Vervolgens dient u uw factuur te uploaden in een pdf bestand
-
Klik op ‘save’ en ‘send’ Let op: als u niet op ‘send’ klikt, ontvangen wij uw factuur niet!
Op de volgende pagina’s wordt deze werkwijze uitgebreid toegelicht met voorbeelden. Neemt u bij vragen altijd contact met ons op: 070 – 313 11 00.
Algemene werkwijze – uitgebreide toelichting: Factuur selectie
Facturen zijn te vinden via de website www.cms.worldmeetings.com in de module Production – Bookings & E-invoicing (linker verticale menubalk). In het selectiescherm kunnen diverse selecties gemaakt worden. De velden “reservation number” en “invoice number” overrulen echter altijd de overige selectievelden.
Algemene werkwijze De geselecteerde factuur toont een ‘Total €’ kolom met de reserveringsbedragen zoals overeengekomen en schriftelijk bevestigd met de locatie. Voor de factuurbedragen is een aparte kolom toegevoegd welke aangepast kunnen worden door de locatie. De module toont bij een individuele kamerreservering alleen de tab Individual rooms in combinatie met de Totals tab.
Contactpersoon binnen Worldmeetings voor eventueel overleg.
Tab – Individual rooms
De namen van de gasten zijn op te vragen via de hyperlink. Klopt de kolom ‘Total €’ niet met de werkelijk gemaakte kosten, breng dan een wijziging aan in de kolom ‘invoice €’ . Druk vervolgens op ‘Save’. In het memo-veld kan een eventuele toelichting bij een wijziging ingevuld worden.
Tab – Meeting rooms
Klik op de hyperlinks voor detail informatie over de reservering. De korting wordt getoond zoals overeengekomen met de locatie. De korting wordt automatisch berekend. Wijzig de ‘Invoice’ kolom per onderwerp indien gewenst en Save.
Tab – Cancellation
Een eventuele toelichting over de annulering staat in memo. Wijzig de ‘invoice’ kolom indien gewenst en Save.
Tab – Totals
Op dit tabblad worden eventuele administratie kosten en/of kredietbeperking ingevuld alsmede de BTW bedragen. Upload van factuur met bijlage (denk aan barbonnen) met de Browse button (alleen PDF documenten worden geaccepteerd). Is er meer informatie benodigd om de factuur af te ronden? De confirmation hyperlink refereert naar alle bevestigingen welke door Worldmeetings zijn toegestuurd aan uw afdeling reserveringen. Correspondence hyperlink refereert naar kleine mutaties en eventuele Invoice conflicts. Tenslotte is een memoveld beschikbaar voor een extra toelichting.
Afronding Druk op Send wanneer het totaal bedrag van de locatie factuur zoals deze is ge-upload (via Browse) gelijk is aan de Invoice kolom. Het proces is nu afgerond. U ontvangt van Worldmeetings een e-mail ter bevestiging van de verstuurde nota (datum en tijd). De status van deze factuur wordt getoond in het onderstaande overzicht. Zie Invoice status.
