Masterclass e-Invoicing
We beginnen met……een kleine toets Hoeveel kost de gemiddelde inkomende (leverancier) factuur bij volledige verwerking of verzending? 5 – 15 Euro of 20 – 40 Euro Een inkomende factuur op papier kost gemiddeld 20 - 40 Euro per factuur Hoeveel kost de gemiddelde uitgaande (klant) factuur bij volledige verwerking of verzending? 10 – 25 Euro of 25 – 35 Euro Een uitgaande factuur op papier kost gemiddeld 10 – 25 Euro per factuur Hoeveel kost de gemiddelde elektronische inkomende of uitgaande factuur bij volledige verwerking en verzending? 2,50 – 5 Euro of 0,50 - 1 Euro Een elektronische inkomende of uitgaande factuur kost gemiddeld 0,40 Euro per factuur
2
De dagen van de papieren factuur zijn geteld: “wij geven hem nog 5 jaar…”
Digitale rekeningen
Papieren factuur sterft
3
Elektronisch factureren: “…binnenkort de normaalste zaak van de wereld” De feiten over elektronisch factureren Al vanaf 2004 toegestaan; zonder voorafgaande toestemming! Wel een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden:
De ontvanger accepteert de elektronische factuur De factuur bevat alle wettelijke verplichte gegevens De factuur en het factuurproces is authentiek en integer De factuur wordt op de juiste wijze uitgereikt De fiscus kan de factuur(gegevens) altijd controleren
Welke ontwikkelingen zien we in NL? De Nederlandse overheid stimuleert sinds 1 juli 2008 het elektronisch versturen van facturen aan de overheid: “…vanaf 2015 de normaalste zaak van de wereld”. De groei in elektronische factureren neemt flink toe, in 2009 met 10%. Vaak ook via afdwingen. Sommige branches al bijna 100% digitaal. De elektronische factuur is geaccepteerd en raakt steeds meer vertrouwd.
Administratieplicht: afhankelijk van aard en grootte organisatie en de manier waarop elektronisch factureren wordt ingericht.
4
Wet en regelgeving internationaal Europa
NL
BE
NO
ZW
SP
US
AU
CA
CH
IN
IT
DU
FR
Geen beperkingen Beperkingen Niet toegestaan
Overig Geen beperkingen
Ja
Beperkingen
Nee
Niet toegestaan
Beperkt
5
Over welke documentstromen hebben we het?
B2B e-Invoicing
Bedrijven
B2C e-Invoicing
Organisatie
Consumenten
Digital Pay Slips
Medewerkers
6
De meest gangbare manier van factureren Traditioneel factuurproces
Leverancier print de factuur
Versturen facturen
EDI Proces
Postkantoor
Postbode
Beperkingen
Bank van de leverancier
Bank van de klant
Klant
Opstelfouten & invoerfouten Gegevens uit meerdere systemen & afdelingen Geen koppeling aan marketing, betalen of credit management Archiefkosten Minder grip op werkkapitaal & ‘Compliance’ inspanningen
Hoge kosten om een leverancier te koppelen Afzonderlijke afspraken met alle partijen nodig Digitaliseert slechts een deel van de facturenstroom
7
Introductie e-Portal
Data Beheer Archief Audit Trail Formaat onafhankelijk 8
Inkomende facturen
Toekomstig proces
Huidig proces
Klantomgeving OCR/ Flat Scanning
Boekhoudomgeving
EDI Handmatige invoer
Handmatig aanvullen/ invoer
Accounting Plaza
Klantomgeving
OCR Scanning/check Alle @ formaten Portal (upload)
Workflow (autorisatie)
Boekhoudomgeving 100% digitaal
Workflow (autorisatie)
9
Uitgaande facturen
Toekomstig proces
Huidig proces
Klantomgeving Print en mail PDF per mail Boekhoud/ facturatie omgeving
Klantomgeving
EDI
Accounting Plaza Print en mail
100% digitaal
Digitaal via platform Boekhoud/ facturatie omgeving
Portal
10
Kostenbesparing (gemiddeld) Huidige kosten
Besparingspotentieel
Inkomende facturen
20 – 40 euro / factuur
60 – 90 %
Uitgaande facturen
10 - 15 euro / factuur
40 – 50 %
11
Spectaculaire besparingen mogelijk maar….
Waarom wordt nog >90% niet elektronisch gefactureerd
12
Richt je voor de business case op de zichtbare 10%
10%
Directe kosten/opbrengsten: Papier, porti etc.
Procesverbetering : Realisering betalingskortingen Verbetering DSO Betrouwbare kasstroom
90%
Minder disputen
13
De klassieke segmentering gaat uit van aantal facturen
Aantal facturen
20%
80% Leveranciers
14
Segmentering op basis van drivers
Aantal facturen
Transactie kosten
Transactie kosten DSO-DPO
DSO-DPO
€
Gemiddelde factuurwaarde
€€€
15
It takes two to tango Bedenk dat een factuur voor Inkoop respectievelijk Verkoop een bevestiging van een bestaande relatie is Voorkom grove dwang Pas inkoop- en/of verkoopvoorwaarden aan Ontwikkel een onboarding strategie voor elk kwadrant
16
Onboarding op basis van motieven
Aantal facturen
Economy Class
First Class
Self onboarding
Business Class
€
Gemiddelde factuurwaarde
€€€
17
Onboarding per segment
First Class
Relationship based ‘partner in crime’ benadering
Business Class
Promotional based incentive met een aantrekkelijk voorstel accent op kasstroom
Economy Class
Promotional based incentive met een aantrekkelijk voorstel accent op kosten per transactie
18
Inkomend 60 – 90 % besparing
Uitgaand 40 – 50 % besparing
Dit is Accounting Plaza Gericht op meerwaarde: kostenreductie, borging continuïteit en ketenoptimalisatie Sinds Aantal medewerkers Aantal facturen per jaar Aantal salarisberekeningen
The Netherlands Wormer
2000 680 6,8 miljoen ruim 1 miljoen
Poland Cracow
Czech Republic Brno
India Goa
21
Onze klanten clients
22
Accounting Plaza | e-Invoicing
Ron Müller
Fred van Nes
[email protected]
[email protected]
06 – 532 57 944
06 – 239 77 393
23
