Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.8

Shell Card Online – e-invoicing Service Gebruikershandleiding

Versie 2.8 november 2012

Shell Card Online – e-invoicing Service

Inhoud Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service ............................................................. 3 1.1 Inloggen in Shell Card Online ................................................................................................ 3 1.2 Wat als u uw wachtwoord bent vergeten ................................................................................ 3 2 Inloggen in e-invoicing .................................................................................................................. 5 2.1 Eerste keer inloggen in e-invoicing ........................................................................................ 5 2.2 Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur) .................................................................... 6 2.3 Om uw factuur te zien ............................................................................................................ 9 2.4 Uw factuur downloaden ....................................................................................................... 10 2.5 Hoe een download verificatierapport te downloaden. ........................................................... 13 3 Hulp ............................................................................................................................................ 19 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding ...................................................................... 19 3.2 Functie “ Contact opnemen “:............................................................................................... 20 3.3 Functie “Zelf beheren”: uw gebruikersgegevens .................................................................. 21 3.4 Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina .................................... 23 3.5 Correcte weergave Shell Card Online .................................................................................. 24 1

2/25


1 Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service 1.1

Inloggen in Shell Card Online

U gaat naar www.euroshell.nl/shellcardonline en klikt op „ga direct naar Shell Card Online‟. Uw gebruikersnaam is uw e-mailadres. Wanneer u de eerste keer wilt inloggen heeft u een systeem gegenereerd wachtwoord van ons ontvangen per e-mail. Vervolgens wordt er gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Uw nieuwe wachtwoord moet tussen de 8 en 12 karakters bevatten, waaronder 1 speciaal teken (!@#$%^&*()), 1 hoofdletter en 1 cijfer. Spaties worden niet geaccepteerd. Een voorbeeld is „Wachtwoord1@‟.

Log hier in

Afb. 1: Aanlogscherm Shell Card Online

1.2

Wat als u uw wachtwoord bent vergeten

Als u uw wachtwoord vergeet, probeer dan de "wachtwoord vergeten"-functie op de login pagina. Dit zal een nieuw systeem gegenereerd wachtwoord aanmaken welke naar uw e-mailadres wordt verstuurd.

3/25


Wachtwoord vergeten

Afb. 2: Ben mijn wachtwoord vergeten voor het Shell Card Online login screen

Vul gebruikers-ID of e-mailadres in

Afb.3: Nieuw wachtwoord aanvragen

In beide schermen dient u uw User id in te voeren en op "Verzenden" te klikken. U ontvangt onmiddellijk een nieuw wachtwoord via e-mail. Als u het wachtwoord niet ontvangt adviseren wij u om uw „ongewenste post‟ inbox van uw e-mail te controleren.

4/25


2 Inloggen in e-invoicing Wanneer u aanlogt in Shell Card Online dan ziet u het volgende scherm. U dient op “e-Invoice” te klikken in het “Toegang tot toepassing” portaal.

e-Invoicing kiezen

Afb. 4: De Homepage van Shell Card Online

2.1

Eerste keer inloggen in e-invoicing

De eerste keer dat u gebruik maakt van de e-Invoicing functionaliteit wordt u gevraagd belangrijke gegevens te bevestigen, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer. U dient vervolgens op bevestigen te klikken.

Afb. 5: Gegevens bevestigen in Shell Card Online

5/25


Vervolgens wordt u gevraagd om belangrijke informatie te lezen over de service. Neem alstublieft even de tijd om deze informatie te lezen voor u verdergaat.

Afb.6: Belangrijke informatie over de e-Invoicing service

Klik op de link Algemene Voorwaarden – een PDF-document wordt geopend en kan worden gedownload als referentie.

2.2

Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur)

Door op de knop "Facturen" te klikken in de grijze balk komt u in het volgende scherm:

Afb. 7: Eenvoudig zoeken

6/25


In „zoekresultaat‟ zult u automatisch uw laatste 10 facturen zien (zowel nationale als internationale). Bij Nationale facturen verschijnt het factuurnummer in de betreffende kolom, terwijl voor internationale facturen “Multiple” verschijnt aangezien er gewoonlijk meerdere facturen worden geproduceerd bij het aanmaken van één internationale factuur. Of u kunt zoekcriteria invoegen in het “Eenvoudig Zoeken” menu:





Factuurnummer



Factuurstatus (nieuw, weergegeven, gedownload, hersteld)



Uitgiftedatum



Vervaldatum (alleen bij nationale facturen)



Brutobedrag



Externe rekening ID



Super Siras rekening ID

U kunt de status van een factuur herkennen aan het 'factuurpictogram': Nieuwe factuur Factuur is weergegeven Factuur is gedownload Factuur wordt gewist Afb. 8: Verschillende factuurpictogrammen

7/25


Voor internationale facturen kunt u ook sorteren op het land van uitgave. Dit doet u door middel van de optie “BTW afdragend land”. Deze mogelijkheid geeft alle internationale facturen terug voor het betreffende land (of juist alle nationale facturen mocht u uw thuisland invoeren). Let er op dat internationale facturen nu apart worden getoond en niet gegroepeerd als “Multiple”.

Afb. 7a: Zoeken op land van uitgave

8/25


2.3

Om uw factuur te zien

Als u uw nationale factuur alleen wilt zien, klik dan op het Factuurnummer of pictogram bij „factuurstatus‟ om het in Adobe Reader te openen.

Downloaden Alleen weergeven

Afb. 9: Uw factuur zien

Als u uw internationale facturen wilt zien klikt u op de “Multiple” link of op het status icoon om deze te openen in Adobe Reader. Als u op de “Multiple” klinkt wordt u gevraagd om het .zip bestand te openen of op te slaan. In het .zip bestand bevindt zich: Elke BTW e-invoice als een aparte factuur, dus als een apart PDF/XML bestand in een aparte folder. Elk van deze facturen kan gebruikt worden voor BTW teruggave, indien van toepassing in het land van uitgave. U ontvangt altijd , per factuurdatum, één enkele PDF met alle non-fiscale documenten, (zoals Overzichtsdocumenten, declaraties, Copy1 documenten*) ook in een aparte subfolder in het .zip bestand. Deze documenten kunnen niet worden gebruikt voor BTW teruggave. *Als u geregistreed staat bij onze partner FDE voor BTW teruggave, zult u niet langer een papieren kopie ontvangen van facturen die direct naar FDE gestuurd worden, maar alleen maar een PDF kopie.

9/25


2.4

Uw factuur downloaden

Vink de factuur aan die u wilt downloaden en druk dan op de "Download"-knop U kunt één, meerdere of alle facturen tegelijk selecteren. Ten minste één factuur uit de resultatenlijst moet worden geselecteerd

Om te downloaden: vink de vakjes aan en druk op "Downloaden".

Afb. 10: Uw factuur downloaden

Na het selecteren van de factuur die u wilt downloaden, verschijnt het volgende pop-up venster:

10/25


Afb. 11: Open het gecomprimeerde bestand van de factuur

Als u de optie 'Openen' of 'Opslaan' kiest wordt het volgende scherm weergegeven (.Zip)

Afb. 12: De pdf en xml bestanden uitpakken

Dit scherm bevat twee items: o

Uw factuur in Adobe Acrobat documentformaat (pdf)

o

Uw bewijs van elektronische handtekening document in xml-formaat

Druk op "Uitpakken" om alle bestanden op te slaan. Kies de map op uw lokale harde schijf waar u de facturen op wilt slaan.

11/25


Afb. 13: Kies een map op uw lokale schijf of server voordat u uitpakt

Druk op Uitpakken – Een map met het factuurnummer wordt aangemaakt en de aparte bestanden worden in deze map opgeslagen. Denk eraan dat het xml-bestand belangrijk is. Het is nodig om de authenticiteit van de elektronische factuur te verifiëren, dus sla het altijd samen met het pdfbestand op!

Afb. 14: Een map met het factuurnummer als naam wordt automatisch aangemaakt

12/25


U gaat dan automatisch naar het scherm "Downloadresultaten" (Afb. 15). Als u uw factuur succesvol hebt gedownload, druk dan op de "Ja"-knop.

Afb. 15: Scherm downloadresultaten

2.5

Hoe een download verificatierapport te downloaden.

Om een verificatierapport te downloaden, klikt u eerst op de verificatielink. Deze pagina stelt u in staat om de elektronische handtekening die gebruikt wordt om uw facturen te tekenen geverifieerd is. Als de verificatie correct is zal er een verificatierapport beschikbaar zijn om te downloaden. U moet uw Factuurdocument(en) uploaden uit uw archieven om het verificatieproces te starten.

13/25


Afb. 16: Uw factuur verifiëren

Stap 1: Document uploaden: Blader door uw mappen en selecteer en upload het .PDF bestand van de factuur die u wilt verifiëren. Stap 2: Upload het bewijselement: Blader door uw mappen en upload het .xml bestand dat gekoppeld is aan de pdf-factuur die u wilt verifiëren. Deze twee bestanden zouden samen in dezelfde map moeten zijn opgeslagen toen het bestand werd gedownload.

14/25


Afb. 17: Uw factuur verifiëren – de bestanden selecteren

15/25


Afb. 18: Uw factuur verifiëren

Na het selecteren en uploaden van de twee bestanden – pdf en xml – druk op de knop "Verifiëren" en "Verwerkingsverzoek" wordt getoond.

16/25


Afb. 19: Resultaatscherm verificatie

De resultatenpagina toont "Verificatie succesvol" en een verificatierapport (PDF) wordt uitgegeven voor downloaden (voor nationale facturen is dit een aparte PDF, voor internationale facturen is het een extra pagina in de bestaande PDF):

17/25


Afb. 20: Verificatierapport

U dient 2 documenten te downloaden en elektronisch op te slaan. In geval van een belastingonderzoek kan de belastingdienst om de documenten vragen.

 "Factuur PDF"  “xml-bestand”

Zorg dat u al uw facturen van de afgelopen 13 maanden downloadt en opslaat. Na 13 maanden zullen de facturen niet langer beschikbaar zijn voor downloaden.

18/25


3 Hulp 3.1

Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding

De koppeling naar de gebruikershandleiding kunt u vinden onder HELP bovenaan het scherm in de e-Invoice applicatie:

Afb. 21: Help

19/25


3.2

Functie “ Contact opnemen “:

Deze functie geeft het telefoonnummer voor het Shell Customer Service Centre en het emailadres voor als u hulp nodig heeft.

Afb.22: Contact opnemen met Shell

20/25


3.3

Functie “Zelf beheren”: uw gebruikersgegevens

Afb. 23: Zelfbeheer

U kunt uw individuele instellingen wijzigen/corrigeren voor 

Taal



E-mailadres



Telefoonnummers



De e-mail notificatie voor e-Invoicing activeren

Als u de e-Invoice notificatie e-mail activeert zult u iedere keer dat er een nieuwe nationale factuur klaar is om te downloaden een e-mail notificatie ontvangen zoals weergegeven in Afb.24 “e-Invoice notificatie e-mail voor nationale facturen”. Voor internationale facturen ontvangt u een notificatie e-mail met de factuurdatum, het bedrag en een link naar Shell Card Online, waar de factuur voor u klaar staat.

21/25


Afb. 24: e-Invoice notificatie e-mail voor nationale facturen

22/25


3.4

Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina

Indien u problemen ervaart met het systeem kan dit mogelijk met uw webbrowser te maken hebben. Uw systeem kan de volgende melding geven:   

Het systeem is heel traag Het laden duurt heel lang In Chrome kunt u de foutmelding „beveiligingslus‟ krijgen

Bovenstaande problemen kunnen verholpen worden als u uw „Cookies‟ van uw computer verwijderd. Hieronder de stappen die dan gevolgd moeten worden per browsertype. Cookies verwijderen in Internet Explorer 1. Ga naar het menu Extra > Internetopties > tab Algemeen. Klik onder Browsergeschiedenis op Verwijderen. 2. U wilt misschien niet alles verwijderen. Zorg dat in ieder geval Cookies aangevinkt staat en klik op Verwijderen. Cookies verwijderen in Firefox 1. Ga naar Extra > Opties > tab Privacy. Klik op Uw recente geschiedenis wissen. 2. Onder Details kun je aangeven wat je precies wilt wissen. Vink in ieder geval Cookies aan. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. Cookies verwijderen in Chrome 1. Klik op het steeksleuteltje rechts bovenin. Klik op Opties > tab Geavanceerde opties. Klik onder Privacy op Browsergegevens wissen. 2. Zorg in ieder geval dat „Cookies en andere site gegevens verwijderen‟ aangevinkt staat. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles.

23/25


3.5

Correcte weergave Shell Card Online

Voor gebruikers van Windows 8 en Windows 7 kan het zijn dat Shell Card Online met het einvoicingsysteem niet correct wordt weergegeven. Om een correcte weergave te verkrijgen dient u de volgende stappen te doorlopen: In uw internetbrowser gaat u naar Extra > Instellingen voor de compatibiliteitsweergave.

Afb. 25:

U krijgt Afb. 26 Instellingen voor compatibiliteitsweergave te zien. Hierin dient u de volgende websites toe te voegen: shell.com en atosorigin.com

24/25


Afb. 26: Instellingen voor compatibiliteitsweergave

Nadat beide websites zijn toegevoegd vinkt u het eerste en het derde vakje aan zoals getoond op Afb. 26. Ten slotte drukt u op Sluiten.

25/25

Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.8

Recommend Documents