Gebruikershandleiding Pensioen Services Online Versie werkgever
Delta Lloyd Verzekeringen Versie 1 18 november 2012
Inhoudsopgave 1. Start........................................................................................................................ 3 1.1 Beveiliging ............................................................................................................ 3 1.2 Hoe gaat het in zijn werk? ...................................................................................... 3 1.2 Leeswijzer ............................................................................................................ 3 2. Inloggen .................................................................................................................. 4 3. Zoeken deelnemer ........................................................................................................... 6 3.1 Snel zoeken van een deelnemer .............................................................................. 6 3.2 Zoeken op bepaalde kenmerken deelnemer .............................................................. 6 3.3 Volledige lijst van alle deelnemers ........................................................................... 6 5. Inzage gegevens werkgever.............................................................................................. 7 5.1 Gegevens werkgever.............................................................................................. 7 5.2 Bekijken / downloaden documenten ......................................................................... 7 6. Inzage deelnemer........................................................................................................... 9 6.1 Deelnemergegevens............................................................................................... 9 6.2 Polisinformatie ...................................................................................................... 9 6.3 Wat te doen bij? ...................................................................................................10 6.4 Bekijken en downloaden van documenten................................................................10 7 Wijzigen deelnemer.......................................................................................................12 7.1 Verwerken wijzigingen...........................................................................................12 7.2 Soorten wijzigingen...............................................................................................14 7.2.1 Deelnemergegevens .............................................................................................14 7.2.2 Salaris/Parttime ...................................................................................................15 7.2.3 Uitdiensttreding....................................................................................................15 7.2.4 Huwelijk / samenwonen ........................................................................................16 7.2.6 Scheiding ............................................................................................................16 7.2.6 Kinderen .............................................................................................................17 7.2.7 Pensioendatum ....................................................................................................18 7.2.8 Arbeidsongeschiktheid...........................................................................................18 7.2.9 Overlijden............................................................................................................20 8. Overige wijzigingen ..................................................................................................21 8.1 Nieuwe deelnemer opvoeren ..................................................................................21 9. Contact...................................................................................................................22
1.
START
Met Pensioen Services Online kunt u heel eenvoudig zelf de pensioenregeling van uw werknemers beheren. U kunt via internet snel personeelswijzigingen doorgeven zoals salariswijzigingen, indiensttreding en uitdiensttredingen. U hebt inzicht in de actuele pensioengegevens van werknemers. Verder hebt u toegang tot documenten zoals het rekening-courant overzicht, het pensioenreglement of de polis van een werknemer. Pensioen Services Online is ook beschikbaar voor ex-werknemers; zij hebben nog wel een pensioenpolis bij Delta Lloyd maar zijn inmiddels in dienst bij een ander bedrijf. Werknemers en ex-werknemers zijn daarmee wel allen deelnemers in een pensioenregeling. In deze handleiding hebben wij het daarom over deelnemers. Ook in Pensioen Services Online ziet u de term ‘ deelnemers’ in de schermen terugkomen. 1.1
Beveiliging
Pensioen Services Online is een beveiligde webapplicatie en voldoet aan alle beveiligingseisen. 1.2
Hoe gaat het in zijn werk?
Pensioen Services Online biedt de volgende mogelijkheden: • Inzien van pensioen- en persoonsgegevens van alle actieve deelnemers (werknemers in dienst bij u) binnen de pensioenregeling waaronder de polis. • Inzien van alle verzekeringsdocumenten waaronder de startbrief, het pensioenreglement en het rekening-courant overzicht van de werkgever. Deze documenten kunt u ook downloaden. • De volgende wijzigingen kunt u doorgeven: o aanlevering salarissen en parttimepercentage (jaarlijks en tussentijds) o indienst- en uitdiensttreding deelnemer o geboorte kind(eren) deelnemer o huwelijk en samenwonen deelnemer o wijziging adres deelnemer o arbeidsongeschiktheid deelnemer o wijzigen pensioendatum deelnemer o overlijden deelnemer o echtscheiding deelnemer 1.2
Leeswijzer
In deze handleiding behandelen wij alle mogelijkheden van Pensioen Services Online. Aan de hand van schermvoorbeelden worden de mogelijkheden toegelicht. De namen, bedragen en verdere gegevens zijn verzonnen. Ze zijn alleen bedoeld om u meer duidelijkheid te geven.
In de linkerkolom van elk scherm ziet u deze button handleiding in opgenomen.
staan. Hier is deze
2.
INLOGGEN
U hebt van Delta Lloyd twee brieven ontvangen: één met uw gebruikersnaam en één met uw tijdelijk wachtwoord. Ga naar www.deltalloyd.nl/pensioenservicesonline en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Na de eerste keer inloggen kunt u uw tijdelijk wachtwoord omzetten in een nieuw, persoonlijk wachtwoord. Als u uw tijdelijk wachtwoord hebt gewijzigd kunt u aan de slag met Pensioen Services Online. Neem contact op met uw relatiebeheerder bij Delta Lloyd of uw adviseur als: • u uw wachtwoord en/of gebruikersnaam niet meer hebt • u geen wachtwoord en/of gebruikersnaam hebt ontvangen • u een foutmelding krijgt bij het inloggen Figuur 1: Inlogscherm Pensioen Services Online
Nadat u bent ingelogd verschijnt het startscherm (figuur 2). Figuur 2: Startscherm Pensioen Services Online
Met het startscherm zoekt u deelnemer. Zodra u een deelnemer hebt geselecteerd kunt u acties uitvoeren zoals het bekijken van gegevens of wijzigingen doorgeven.
3. ZOEKEN DEELNEMER Op 1. 2. 3. 4.
de volgende manieren zoekt u een deelnemer op: Via ‘snel zoeken’ op het startscherm Op bepaalde kenmerken via het tabblad ‘Deelnemer’ Via een lijst van álle deelnemers Via een lijst van deelnemers van een bepaalde werkgever
3.1
Snel zoeken van een deelnemer
In het startscherm vult u bij ‘Snel zoeken’ (een deel van) de naam in van de deelnemer die u zoekt. U krijgt dan een lijst van alle deelnemers die aan deze zoekopdracht voldoet. Vul een deel of een letter van de naam in van de deelnemer als u niet weet hoe de spelling van de werkgeversnaam is.
3.2
Zoeken op bepaalde kenmerken deelnemer
Kies voor ‘Zoeken deelnemer’ in het linkermenu van het scherm. Of ga met uw muis over het tabblad ‘Deelnemer’ in het bovenste menu en klik op ‘Zoeken’. U komt nu terecht op het scherm ‘Deelnemer opzoeken´. Op dit scherm kunt u (meerdere) kenmerken invullen. Hierna krijgt u een lijst van alle werkgevers die aan de opgegeven kenmerken voldoen. Figuur 3: Deelnemer opzoeken
3.3
Volledige lijst van alle deelnemers
Voor een lijst van álle deelnemers klikt u op ‘Toon alle deelnemers’ op het startscherm. Let op, alleen actieve deelnemers, worden getoond.
5. INZAGE GEGEVENS WERKGEVER Als werkgever kunt u zelf de volgende gegevens van uw bedrijf of de pensioenregeling van uw personeel bekijken: • Bekijken van de werkgevergegevens; • Bekijken en downloaden van de volgende documenten: o Uitvoeringsovereenkomst o Rekening-courant overzicht 5.1
Gegevens werkgever
Op dit scherm vindt u de gegevens van uw bedrijf. U vindt hier de bedrijfsgegevens, de contactpersoon, het bezoekadres en het postadres. Let op: u kunt uw gegevens niet wijzigen via Pensioen Services Online. Wilt u dit wel? Neem dan contact op met uw relatiebeheerder of uw adviseur. Figuur 4: Werkgevergegevens
5.2
Bekijken / downloaden documenten
Per scherm kunt u de volgende documenten bekijken en downloaden: • de laatste versie van de uitvoeringsovereenkomst; • de laatste versie van het pensioenreglement; • de laatste versie van de startbrief; • het maandelijkse rekening-courant overzicht. Ook oudere rekening-courant overzichten van de maand(en) daarvoor kunt u bekijken. Door op de link van deze documenten te klikken, zal het betreffende document geopend worden.
Figuur 5: Scherm uitvoeringsovereenkomst
6. INZAGE DEELNEMER U kunt de volgende gegevens van een deelnemer bekijken: • Algemene gegevens via het scherm ‘Deelnemergegevens - overzicht” • Informatie over de polis; • Wat te doen bij?; • Bekijken en downloaden van de volgende documenten: Polis en toelichting Pensioenreglement Persoonlijke startbrief Uniform Pensioenoverzicht (UPO, beschikbaar vanaf 3e kwartaal 2013) Model 3 (beschikbaar vanaf 3e kwartaal 2013)
6.1
Deelnemergegevens
Als u een deelnemer hebt geselecteerd komt u op het scherm ‘Deelnemergegevens – overzicht’ (zie figuur 9: ‘Deelnemergegevens’. In dit scherm staan de persoonsgegevens, partnergegevens, kindgegevens en de adresgegevens van de deelnemer. Figuur 6: Deelnemergegevens
6.2 In het • • •
Polisinformatie scherm polisinformatie (zie figuur 7) staat per polis van een deelnemer: de algemene polisgegevens zoals de pensioengrondslag, franchise en de pensioenleeftijd wat er is verzekerd welke premies betaald worden
Als een deelnemer meerdere polissen heeft kunt u op dit scherm kiezen welke polisgegevens u wilt zien.
Figuur 7: Polisinformatie
6.3
Wat te doen bij?
Het scherm ‘Wat te doen bij?’ is een informatiescherm voor deelnemers. Op dit scherm wordt antwoord gegeven op de meest belangrijke vragen wanneer er veranderingen zijn in de persoonlijke of werksituatie. Figuur 8: Wat te doen bij?
6.4
Bekijken en downloaden van documenten
Per scherm kunt u de volgende documenten bekijken en downloaden: • de laatste versie van de polis en toelichting; • de laatste versie van het pensioenreglement;
• • •
de de de en
laatste versie van de persoonlijke startbrief; jaarlijkse Uniforme Pensioen Opgave (UPO, beschikbaar vanaf 3e kwartaal 2013); jaarlijkse versie van Model 3. Model 3 geeft een overzicht van de jaarlijkse inkomsten uitgaven op de pensioenpolis van een deelnemer (beschikbaar vanaf 3e kwartaal 2013).
Door op de link van deze documenten te klikken, zal het betreffende document geopend worden.
7
WIJZIGEN DEELNEMER
Met Pensioen Services Online kunt u personeelswijzigingen doorgeven. Wijzigen van werkgevergegevens kan niet Pensioen Services Online. Neem hiervoor contact op met uw relatiebeheerder. 7.1 Bij 1. 2. 3.
Verwerken wijzigingen
elke wijziging binnen Pensioen Services Online doorloopt u de volgende drie stappen: invoeren; controleren; verwerken of verzenden.
Invoeren Bij elke wijziging geeft u een aantal gegevens door. Elk wijzigingsscherm is zo ingericht, dat u alleen gegevens kunt wijzigen die in een invoerveld staan. Ook wordt in het scherm de huidige situatie weergegeven. Met de tab-toets of de muis gaat u naar het volgende invoerveld. Elk invoerveld kent bepaalde controles. Als u iets invoert dat niet klopt, dan wordt dit aangegeven met een roodomcirkelde ‘i’ achter het invoerveld. Door met de muis op deze ‘i’ te staan krijgt u informatie over wat u fout doet. Als een deelnemer meerdere polissen heeft, geeft u voor elke polis afzonderlijk een wijziging door. Ook al zijn de gegevens gelijk. Als er geen keuzemogelijkheid is in het wijzigingsscherm, terwijl er wel meerdere polissen zijn voor deze deelnemer, kunt u de wijziging wel voor alle polissen van deze deelnemer doorgeven Figuur 9: Controle op invoer velden
Controleren Nadat alle invoervelden zijn ingevuld, klikt u op de button ‘ Controleren’. U krijgt hierna een overzicht van wat u wilt wijzigen (figuur 15). Dit geeft u de mogelijkheid om de wijziging nogmaals te controleren voordat u deze definitief doorgeeft aan Delta Lloyd. Ook Pensioen Services Online controleert nog een keer of de wijziging klopt. U krijgt bijvoorbeeld een foutmelding als u een veel te hoog salaris hebt doorgegeven voor een deelnemer. Als een wijziging niet klopt moet u eerst de invoervelden aanpassen. U kunt dit doen met de button ‘ Opnieuw’. U komt dan weer terecht in het wijzigingsscherm waar u de gegevens kunt aanpassen.
Figuur 10: Controlescherm ingevoerde mutatie
Verwerken De volgende wijzigingen worden direct na verzending verwerkt: • Wijzigen deelnemergegevens • Tussentijdse wijziging salaris en/of parttime percentage • Indienstreding nieuwe deelnemer • Uitdiensttreding nieuwe deelnemer • Huwelijk/samenwonen deelnemer • Geboorte kind(eren) Nadat u de gegevens hebt gecontroleerd klikt u op de button ‘ Verwerken’. Met ‘Verwerken’ geeft u opdracht aan Delta Lloyd om de wijziging te verwerken in de administratie. U ziet een bevestigingsscherm (figuur 16) als Delta Lloyd de wijziging heeft ontvangen. Figuur 11: Bevestigingsscherm
Verzenden Een aantal wijzigingen wordt niet meteen verwerkt in de pensioenadministratie van Delta Lloyd. Bij deze wijzigingen is er soms extra aandacht nodig vanuit Delta Lloyd of een klant. Of er zijn documenten nodig voordat de wijziging verwerkt wordt in de pensioenadministratie. Het gaat om de volgende wijzigingen: • Echtscheiding deelnemer; • Wijzigen van de pensioendatum van de deelnemer; • Doorgeven van het arbeidsongeschiktheidspercentage van de deelnemer of de wijziging van het arbeidsongeschiktheidspercentage van de deelnemer; • Overlijden van de deelnemer
Let op: Bij deze wijzigingen hebt u geen apart controlescherm. Nadat u de wijziging hebt ingevuld klikt u op de button ‘ Verzenden’. Hierna krijgt u meteen een bevestigingsscherm (zie figuur 17) als de wijziging is aangekomen bij Delta Lloyd. Figuur 12: bevestigingsscherm
7.2
Soorten wijzigingen
Met Pensioen Services Online kunt u de volgende wijzigingen in deelnemersgegevens doorgeven: 1. wijzigen van algemene gegevens in het scherm ‘ Deelnemergegevens’ ; 2. tussentijds wijzigen van het salaris en/of partimepercentage van een enkele deelnemer; 3. uitdiensttreding van een deelnemer; 4. huweliik of samenwonen; 5. echtscheiding; 6. geboorte kind(eren); 7. andere pensioendatum; 8. arbeidsongeschiktheidspercentage doorgeven of wijzigen arbeidsongeschiktheidspercentage; 9. overlijden van een deelnemer.
7.2.1 Deelnemergegevens Met deze wijziging (figuur 13) kunt u adresgegevens wijzigen. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven. Figuur 13: Wijzigen deelnemergegevens
7.2.2 Salaris/Parttime Met deze wijziging (figuur 14) past u tussentijds het salaris en/of parttimepercentage aan van een deelnemer. Let op: vul bij salaris het fulltime salaris in ook al werkt een deelnemer parttime. Vul hierna het juiste percentage in bij ‘ parttime percentage. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van de werkgever doorgegeven. Figuur 14: Wijzigen salarisgegevens
7.2.3 Uitdiensttreding In dit scherm (figuur 15) meldt u op welke datum een deelnemer uit dienst gaat. Een deelnemer valt dan niet meer onder het collectieve pensioencontract.. De deelnemer houdt wel toegang tot zijn eigen gegevens op Pensioen Services Online. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven.
Figuur 15: Melden uitdiensttreding
7.2.4 Huwelijk / samenwonen Met deze wijziging geeft u door dat een deelnemer is getrouwd of is gaan samenwonen. U voert, Naast de ingangsdatum van de wijziging, ook de partnergegevens in. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven. Figuur 16: Doorgeven huwelijk / samenwonen
7.2.6 Scheiding Met deze wijziging geeft u een echtscheiding van een deelnemer door. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven.
Delta Lloyd heeft bij een echtscheiding aanvullende informatie nodig. Daarom wordt deze wijziging niet automatisch verwerkt door Pensioen Services Online. Een medewerker van Delta Lloyd verwerkt deze wijziging in de pensioenadministratie. Let op: stuur ook het echtscheidingsconvenant naar Delta Lloyd. Stuur dit naar: Delta Lloyd Leven, Postbus 167, 5700 AD Helmond. Figuur 17: Doorgeven echtscheiding deelnemer
7.2.6 Kinderen Met deze wijziging geeft u de geboorte van een kind / kinderen door van een deelnemer. Let op: u hoeft dit alleen te doen als het wezenpensioen is gebaseerd op ‘bepaalde wees’. Bij ‘ bepaalde wees’ is er alleen een wezenpensioen verzekerd als de gegevens van een kind of kinderen zijn doorgegeven aan Delta Lloyd.
Figuur 18: Aanmelden kinderen
7.2.7 Pensioendatum Met deze wijziging kunt u de pensioendatum van een deelnemer eerder of later laten ingaan. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven. Delta Lloyd heeft bij deze wijziging aanvullende informatie nodig. Daarom wordt deze wijziging niet automatisch verwerkt door Pensioen Services Online. Een medewerker van Delta Lloyd verwerkt deze wijziging in de pensioenadministratie. Figuur 19: Wijzigen pensioendatum
7.2.8 Arbeidsongeschiktheid Bij deze wijziging (figuur 24) geeft u door dat een deelnemer arbeidsongeschikt is. U vult hiervoor het arbeidsongeschiktheidspercentage in zoals opgegeven in de beschikking van het UWV. Ook kunt u met dit scherm wijzigingen in het arbeidsongeschiktheidspercentage doorgeven. Volg hierbij ook de gegevens uit de beschikking van het UWV.
Delta Lloyd heeft bij deze wijziging aanvullende informatie nodig. Daarom wordt deze wijziging niet automatisch verwerkt door Pensioen Services Online. Een medewerker van Delta Lloyd verwerkt deze wijziging in de pensioenadministratie. De wijziging wordt voor alle polissen die een deelnemer heeft binnen de factuurgroep van een werkgever doorgegeven. Figuur 20: Doorgeven arbeidsongeschiktheid
7.2.9 Overlijden Bij deze wijziging (figuur 25) geeft u de overlijdensdatum door van een deelnemer. Delta Lloyd zorgt ervoor dat een (tijdelijk) partner- en /of wezenpensioen ingaat, als dat is meeverzekerd. Delta Lloyd heeft bij deze wijziging aanvullende informatie nodig. Daarom wordt deze wijziging niet automatisch verwerkt door Pensioen Services Online. Een medewerker van Delta Lloyd verwerkt deze wijziging in de pensioenadministratie. Figuur 21: Melden overlijden deelnemer
8.
OVERIGE WIJZIGINGEN
Het is bij Pensioen Services Online mogelijk om nieuwe deelnemers binnen een regeling door te geven. Deze wijziging wordt hieronder toegelicht.
8.1
Nieuwe deelnemer opvoeren
In dit scherm geeft u een nieuwe deelnemer door aan Delta Lloyd. Na het invullen van het scherm klikt u op ‘ Controleren’. Als de gegevens correct zijn kunt u daarna op ‘ Verzenden’ drukken. Hierna wordt de deelnemer opgenomen in de pensioenadministratie van Delta Lloyd. Figuur 22: Opvoeren nieuwe deelnemer
9.
CONTACT
Hebt u nog vragen? Neem dan contact op met uw relatiebeheerder of uw adviseur. Voor deelnemers is de Client Service Desk beschikbaar. De Client Service Desk is op werkdagen telefonisch bereikbaar tussen 8.30 uur en 17.30 uur op nummer 020 – 594 8100. De Client Service Desk is ook per email bereikbaar via
[email protected]. Het adres van Delta Lloyd is: Delta Lloyd Levensverzekeringen N.V. Postbus 1000, 1000 BA Amsterdam Spaklerweg 4, 1096 BA Amsterdam
In de linkerkolom van elk scherm van Pensioen Services Online ziet u deze button komen.
staan. Hier staan ook alle mogelijkheden vermeld om met ons in contact te
