Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.6

Shell Card Online – e-invoicing Service Gebruikershandleiding

Versie 2.6 september 2011

Shell Card Online – e-invoicing Service

Inhoud Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service ............................................................. 3 1.1 Directe toegang ..................................................................................................................... 3 1.2 Via Shell Card Online............................................................................................................. 3 1.3 Wat als u uw password bent vergeten ................................................................................... 4 2 De e-invoice service gebruiken ..................................................................................................... 7 2.1 Eerste keer aanmelden .......................................................................................................... 7 2.2 Functie “ Contact opnemen “ :................................................................................................ 8 2.3 Functie “Zelf beheren”: uw Gebruikersgegevens.................................................................... 9 2.4 Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur) .................................................................. 11 2.5 Om uw factuur te zien .......................................................................................................... 12 2.6 Uw factuur downloaden ....................................................................................................... 13 2.7 Hoe een download verificatierapport te downloaden. ........................................................... 16 3 Hulp ............................................................................................................................................ 21 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding ...................................................................... 21 1

2/21


1 Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service 

Directe toegang: druk op de hyperlink die u vindt in de e-mail die u ontvangen heeft toen u zich registreerde voor de service of



Via Shell Card Online: type de volgende url in uw browser: “https://www.shellcardonline.shell.com” en klik op “e-Invoice” in het “My Access Control” portaal.

1.1

Directe toegang Indien u direct toegang verkrijgt tot de e-Invoicing vindt u daar een aanmeldingspagina die er als volgt uitziet:

Taal wijzigen, kiezen

Afb. 1: De aanmeldpagina

U moet hier uw user-id en password invoeren,

1.2

Via Shell Card Online Als u toegang verkrijgt via de hoofd login page van Shell Card Online dan ziet u het volgende scherm:

3/21


e-Invoicing kiezen

Afb. 2 De Homepage vanShell Card Online

U dient op “e-Invoice” te klikken in het “My Access Control” portaal.

1.3

Wat als u uw password bent vergeten Als u uw password vergeet, probeer dan de "password vergeten"-functie op de login page. Dit zal een nieuw systeempassword aanmaken dat automatisch naar uw e-mailadres wordt verstuurd.

password vergeten

Afb. 3: Ben mijn password vergeten voor het Shell Card Online login screen

4/21


password vergeten

Afb. 4: Ben mijn password vergeten voor het Shell Card Online login screen

Een van de volgende schermen wordt weergegeven:

Vul gebruikers-ID in

Afb. 5: Nieuw password aanvragen

5/21


Vul gebruikers-ID in

Afb.6: Nieuw password aanvragen

In beide schermen dient u uw User id in te voeren en op "Indienen" te drukken U ontvangt onmiddellijk een nieuw password.

6/21


2 De e-invoice service gebruiken 2.1

Eerste keer aanmelden De eerste keer dat u gebruik maakt van de e-Invoicing functionaliteit wordt u gevraagd om belangrijke informatie te lezen over de service. Neem alstublieft even de tijd om deze informatie te lezen voor u verdergaat.

Afb.:7 Belangrijke informatie over de e-Invoicing service

Druk op de link Algemene Voorwaarden – een PDF-document wordt geopend en kan worden gedownload als referentie.

7/21


2.2

Functie “ Contact opnemen “ :

Geeft het telefoonnummer voor Shell Customer Service en het e-mailadres voor als u hulp nodig heeft

Afb.8: Contact opnemen met Shell

8/21


2.3

Functie “Zelf beheren”: uw Gebruikersgegevens

Afb. 9: Zelfbeheer

U kunt uw individuele instellingen wijzigen/corrigeren voor 

Taal



E-mailadres



Telefoonnummers



De e-mail notificatie voor e-Invoicing activeren

Als u de e-Invoice notificatie e-mail activeert zult u iedere keer dat er een nieuwe factuur klaar is om te downloaden een e-mail notificatie ontvangen als hieronder weergegeven:

9/21


Notificatie-e mail

Uw nieuwe factuur wacht op u bij www.shellcardonline.shell.com Factuurnummer: xxxxxxxxxx Factuurdatum: jjjj/mm/dd Bruto bedrag: xxxxxxx,xx GBP Vervaldatum: jjjj/mm/dd Geachte $KLANT$ Uw elektronische factuur is klaar om te worden gedownload. U kunt u aanmelden bij de e-invoice applicatie via www.shellcardonline.shell.com met uw User id en password. Indien u uw password bent vergeten dan kunt u een nieuw password aanvragen met de "password vergeten"-functie op de login page. Bij het downloaden van de facturen wordt de elektronische handtekening automatisch geverifieerd. Zorg alstublieft dat u alle drie componenten download en opslaat (Factuur PDFbestand, Verificatierapport PDF-bestand, XMLbestand met handtekening). Meer informatie kunt u vinden in de gebruikershandleiding die u kunt vinden door op de link bovenaan de hamepage van het e-factuur de klikken.

Shell Card Online De nieuwe manier om het Shell te werken: Online toegang24/7 Kaarten blokkeren Gepersonaliseerde transactierapporten Waarschuwingen om uw wagenpark te beschermen Voor meer informatie: Klik hier

Zorg ervoor dat u iedere factuur download binnen 13 maanden vanaf de factuurdatum en dit elektronisch opslaat volgens de wettelijke vereisten. Hoogachtend, Shell Card Team Dit is een e-mail gegenereerd door een systeem, Alstublieft niet reageren. Indien u vragen heeft kijk dan op onze website op www.shellcardonline.shell.com

Opzeggen

Privacybeleid

Algemene voorwaarden

www.shell.com.my

$SHELLADDRESS$

10/21


Afb. 10: voorbeeld van een Notificatiebericht

2.4

Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur) Door op de knop "Facturen" te klikken in de grijze balk komt u in het volgende scherm:

Afb. 11: Eenvoudig zoeken

U kunt ofwel op zoeken drukken zonder zoekcriteria: dan worden alle beschikbare e-facturen voor Externe Rekening ID/Super Siras Rekening ID waar de gebruiker voor geregistreerd is weergegeven:

11/21


Afb. 12: Resultaat eenvoudig zoeken

Of u kunt zoekcriteria invoegen in het “Eenvoudig Zoeken” Schermmenu:





Factuurnummer



Factuurstatus (nieuw, weergegeven, gedownload, hersteld)



Uitgiftedatum



Vervaldatum



Brutobedrag



Externe rekening ID



Super Siras rekening ID

U kunt de status van ene factuur herkennen aan het 'factuurpictogram': Nieuwe factuur Factuur is weergegeven Factuur is gedownload Factuur wordt gewist

2.5

Om uw factuur te zien Als u uw factuur alleen wilt zien, klik dan op het Factuurnummer of het statuspictogram om het in Adobe Reader te openen. Download aanvinkvakjes en knop

Alleen weergeven

12/21


Afb. 13: Uw factuur zien

2.6

Uw factuur downloaden Vink de factuur aan die u wilt downloaden en druk dan op de "Download"-knop U kunt één, meerdere of alle facturen tegelijk selecteren. Ten minste één factuur uit de resultatenlijst moet worden geselecteerd

Om te downloaden: vink de vakjes aan en druk op "Download".

Afb. 14: Uw factuur downloaden

Na het selecteren van de factuur die u wilt downloaden, verschijnt het volgende pop-up venster:

Afb. 15: Open het gecomprimeerde bestand van de factuur.

13/21


Als u de optie 'Openen' of 'Opslaan' kiest wordt het volgende vakje weergegeven (.Zip)

Afb. 16: De pdf en xml bestanden uitpakken...

Het vak bevat twee items: o

Uw factuur in Adobe Acrobat documentformaat (pdf)

o

Uw bewijz van elektronische handtekening document in xml-formaat

Druk op "Uitpakken" om beide bestanden op te slaan in een plaatselijke Servermap Kies de map op uw lokale harde schijf waar u de facturen op wilt slaan

14/21


Afb. 17: Kies een map op uw lokale schijf of server voordat u uitpakt...

Druk op Uitpakken – Een map met het factuurnummer wordt aangemakt en de aparte bestanden worden in deze map opgeslagen. Denk eraan dat het xml-bestand belangrijk is. Het is nodig om de authenticiteit van de elektronische factuur te verifiëren, dus sla het altijd samen met pdf-bestand op!

15/21


Afb. 18: Een map met het factuurnummer als naam wordt automatisch aangemaakt. .

U gaat dan automatisch naar het scherm "Downloadresultaten" (Afb. 19). Als u uw factuur succesvol hebt gedownload, druk dan op de "Ja"-knop.

Afb. 19: Scherm downloadresultaten

2.7

Hoe een download verificatierapport te downloaden.

Om een verificatierapport te downloaden, klikt u eerst op de verificatielink. Deze pagine stelt u in staat om de elektronische handtekening die gebrukt wordt om uw facturen te tekenen OK is. Als de verificvatie correct is zal er een verificatierapport beschikbaar zijn om te downloaden. U moet uw Factuurdocument(en) uploaden uit uw archieven om het verificatieproces te starten

16/21


Afb. 20: Uw factuur verifiëren

Stap 1: Document uploaden: Blader door uw mappen en selecteer en upload het .PDF bestand van de factuur die u wilt verifiëren. Stap 2: Upload het bewijselement: Blader door uw mappen en upload het .xml bestand dat gekoppeld is aan de pdf-factuur die u wilt verifiëren. Deze twee ebstanden zouden samen in dezelfde map moeten zijn opgeslagen toen het bestand werd gedownload.

17/21


Afb. 21: Uw factuur verifiëren – de bestanden selecteren

Afb. 21: Uw factuur verifiëren

Na het selecteren en uploaden van de twee bestanden – pdf en xml – druk op de knop "Verifiëren" en "Verwerkingsverzoek" wordt getoond.

18/21


Afb. 22: Resultaatscherm verificatie

De resultatenpagine toont "Verificatie succesvol" en een verificatierapprt (PDF) wordt uitgegeven voor downloaden:

19/21

Shell Card Online – e-invoicing Service U dient alle 3 documenten te downloaden en elektronisch op te slaan. In geval van een belastingonderzoek kan de belastingdienst alle 3 documenten vragen indien vereist door uw lokale wetgeving

 "Factuur PDF"  “xml-bestand”  "Verificatierapport"

Zorg dat u al uw fcaturen van de afgelopen 13 maanden downloadt en opslaat. Na 13 maanden zullen de facturen niet langer beschikbaar zijn voor downloaden.

20/21


3 Hulp 3.1

Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding

De koppeling naar d egebruikerhandleiding kunt u vinden onder HELP bovenaan het scherm in de e-Invoice applicatie:

Afb. 23: Help

21/21

Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.6

Recommend Documents