Handleiding Shell Card Online Conversie

Handleiding Shell Card Online Conversie

Datum Auteur Versie

28 december 2012 Ruud van Huizen 2.3

Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3

Pagina 1

Inleiding Deze handleiding beschrijft het opzetten en converteren van Shell Card Online facturen in Adminimize.

Vragen & Opmerkingen Mocht u tijdens het gebruik van deze handleiding vragen & opmerkingen hebben, mail deze dan naar de Adminimize product manager [email protected]

Inhoud 1.

Aanmelden & Inloggen .................................................................................................................... 3

2.

Factuur gegevens op halen van Shell .............................................................................................. 4

3.

Activeer Shell als leveranciers ......................................................................................................... 8

4.

Upload het Shell bestand in Adminimize ........................................................................................ 9

5.

Eventueel (eenmalig) instellen automatische exporteren ............................................................ 13

6.

Eenmalig Shell Conversieregels toevoegen ................................................................................... 15

7.

6.1

Algemene Conversieregels .................................................................................................... 15

6.2

Zorg dat alle kenmerken (=kentekens) verwerkt worden ..................................................... 16

6.3

Voeg per kenmerk (=kenteken) de specifieke conversieregels toe ...................................... 17

6.4

Eventueel Categorieën toevoegen ........................................................................................ 19

Converteer de Shell facturen......................................................................................................... 23

Historie Datum 12-06-2011 06-07-2011 03-01-2012

Auteur Ruud van Huizen Eric Buter Ruud van Huizen

Versie V1.0 V2.0 V2.1

27-04-2012

Ruud van Huizen

v.2.2

28-12-2012

Ruud van Huizen

v.2.3


Omschrijving Nieuw Diverse wijzigingen Schermprints aangepast aan de nieuwe versie van Adminimize. Aangepast aan “Spring” Release toegevoegd mogelijkheid om vanaf factuurregels conversieregels en categorieën aan te passen. Screenprints Shell aangepast i.v.m. update Shell card online per november 2012

Pagina 2

1. Aanmelden & Inloggen Aanmelden voor het gebruik van Shell Card Online kan via: Shell Card Online aanvragen Daarna kunt u inloggen.


Pagina 3

2. Factuur gegevens op halen van Shell Select bij het menu “Rapporten” het “Transactierapport”

Selecteer


Pagina 4

Selecteer op de pagina rapportinstellingen alle velden, door ze allemaal aan te vinken.

Vink alle velden (inclusief factuurnummer, scroll ook naar beneden) en verander de volgorde van de velden niet.

En druk daarna op (bijvoorbeeld als Adminimize)

Druk op


Pagina 5

Druk op <Maak rapport>

Druk op


Pagina 6

Selecteer

Druk op en sla op met een voor u terug te vinden bestandsnaam

Log uit Shell Card Online.


Pagina 7

3. Activeer Shell als leveranciers Ga naar menu en activeer: “Shell” als leverancier. Dit is een eenmalige actie. Voor het verwerken van volgende facturen is dit niet nodig.


Pagina 8

4. Upload het Shell bestand in Adminimize Het Shell bestand met facturen moet in Adminimize geupload worden. Ga naar menu en daarna op om het bestand te selecteren.

Selecteer het Shell bestand en druk op


Pagina 9

Druk op


Pagina 10

Na het uploaden wordt het volgende scherm getoond.


Pagina 11

Controleer bij Dashboard / berichten eventueel uit te voeren acties die door deze upload zijn veroorzaakt. In onderstaande situatie zijn nieuwe kenmerken (kentekens) toegevoegd en zie je dat de upload van Shell geslaagd is.

Nieuwe kentekenen gevonden

Indien al uw boekhoudinstellingen in Adminimize gereed zijn, ga dan verder naar hoofdstuk Converteer de Shell facturen. Zo niet ga verder met de volgende hoofdstukken.


Pagina 12

5. Eventueel (eenmalig) instellen automatische exporteren De boekingsregels die op basis van de Shell factuur worden geproduceerd, kunnen op de volgende manier beschikbaar gesteld worden in uw eigen omgeving: Handmatig; download de bestanden in de Adminimize omgeving handmatig Automatisch: o Op de Adminimize FTP server; Adminimize stelt een user ID, wachtwoord beschikbaar. D.m.v. een FTP programma en deze gegevens kunt u zelf de gegevens op halen bij Adminimize. o Op uw eigen FTP server; Adminimize zal na het verwerken de bestanden klaar zetten in uw eigen omgeving. Hiervoor heeft Adminimize een user ID, wachtwoord en server map nodig. o Via e-mail; Adminimize stuurt u een bestand met de boekingsregels


Pagina 13

Hieronder een voorbeeld van deze instellingen. Deze instellingen zijn afhankelijk van uw eigen beveiliging en netwerk instellingen. Neem eventueel contact met uw eigen systeembeheerder.


Pagina 14

6.

Eenmalig Shell Conversieregels toevoegen

6.1 Algemene Conversieregels Binnen Adminimize kunt u per leverancier generieke en specifieke conversieregels toevoegen. In het geval van Shell kunt u per kenmerk (= kentekenen) een specifieke conversieregels toevoegen. Vindt Adminimize geen conversieregel voor een bepaald kenteken dat worden de algemene conversieregel gebruikt. Het is daarom belangrijk om minimaal één conversieregel per leverancier op te voeren.

Generiek conversieregel Shell Specifieke instellingen Specifieke instellingen

72-ZN-BS

82-PGK-2

Voeg de generieke conversieregel toe voor Shell. Bij een generieke conversieregel wordt bij de Condities alleen de leverancier geselecteerd, alle andere condities worden leeg gelaten.


Pagina 15

6.2

Zorg dat alle kenmerken (=kentekens) verwerkt worden

Selecteer de kentekens, door in het overzicht bij type “Kentekens” te selecteren.

Door ” Converteren” op “ja” te zetten wordt aangeven dat factuurregels voor dit kenteken geconverteerd mogen worden. Dit is eenmalig voor elke nieuw kenmerk. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3

Pagina 16

6.3 Voeg per kenmerk (=kenteken) de specifieke conversieregels toe Voeg allen de specifieke zaken als kostendrager en kostenplaats toe. Adminimize neemt de overige waardes over van de algemene conversieregel en toont deze als grijs gekleurd. Vandaar de term “grijs waardens”. Voeg voor alle kentekens een specifieke conversieregel toe. Dit kan meteen vanaf de “Kenmerk inkoopfactuur wijzigen” pagina.


Pagina 17

Bekijk de opgevoerde conversieregels op het overzicht en selecteer “Shell” bij leverancier. (1) = de generieke boekhoudinstellingen (2) = de specifieke boekhoudinstellingen (voor alle kentekens een conversieregel indien nodig)

1

2


Pagina 18

6.4 Eventueel Categorieën toevoegen Met behulp van categorieën kunnen kosten op een ander grootboekrekening geboekt worden. Deze kosten moeten dan wel altijd herkenbaar zijn aan bijvoorbeeld altijd terug komende vaste categorie, subcategorie en/of omschrijving. In dit voorbeeld wordt een categorie aangemaakt voor uitgave met omschrijving “Div. Shop Art. Laag (BTW 6%)”. Deze kosten moeten op een ander grootboekrekening 4419 geboekt worden. Stap 1 – Bekijk de boeking waarvoor een categorie aangemaakt moet worden.

De 1) “Div. Shop Art. Laag (BTW 6%)” in de kolom “Omschrijving” moet in de volgende stap exact in de categorie overgenomen worden. Copier met de rechter muisknop de waarden “Div. Shop Art. Laag (BTW 6%)”

1


Pagina 19

Stap 2 - Voeg de categorie toe

Neem de waarden van stap 1 exact over (zie hieronder bij omschrijving (1)) Let op: de waarden die bij naam (zie ook (2)) staat, wordt bij volgende stap gebruikt voor het bepalen van de grootboekrekening.

2

1


Pagina 20

Stap 3 - Bepaal de grootboekrekening voor de categorie

De categorie wordt nu getoond op de conversieregels. “ Zet het grootboekrekeningnummer 4419 achter de categorie Diverse kosten”.


Pagina 21

Vanaf nu zullen alle factuurregels die voldoen aan de bij stap 2 ingestelde voorwaarden op grootboek 4419 met de omschrijving “Diverse kosten”worden geboekt. Natuurlijk kan op deze wijze ook de uitgaven voor bijvoorbeeld “Vignette” en “Tunnels” in de boekhouding op een ander grootboekrekening verwerkt worden.


Pagina 22

7. Converteer de Shell facturen De geïmporteerde Shell facturen kunnen nu worden geconverteerd met de ingegeven boekhoudinstellingen. Selecteer de (de gewenste) facturen (of ) en klik op .

.


Pagina 23

Achter de factuur waarvoor boekingsregels zijn aangemaakt, staat “Ja” in de kolom “Geconverteerd”. Tip: Door op de titel “Geconverteerd” te klikken, kunt u sorteren op wel of niet geconverteerd. Dit kan trouwens op elke titel in het overzicht.

Ga na bestanden downloaden om het bestand met boekingen te downloaden.

Tip: Gedownloaden bestanden krijgen een grijze kleur. Nieuwe nog niet gedownloade bestanden hebben een donker zwarte kleur. Nu kan het gedownloade bestand verwerkt worden in uw

boekhouding.


Pagina 24

Handleiding Shell Card Online Conversie

Recommend Documents