WinMens conversie & Boekhouding conversie WinMens heeft een compleet nieuwe motor gekregen, (http://www.winmens.nl/WinmensADO.html) daarom moeten de data van WinMens en de boekhouding overgezet worden door middel van een conversie. Dat houdt in dat de data van de ene database wordt overgezet naar een andere database. Het is belangrijk om te weten, dat al uw oude gegevens intact blijven en nog gewoon in te zien zijn met een oude versie van WinMens (t/m 2.07a). De nieuwe database neemt alleen gegevens over en wist de oude dus niet. De conversie is zeer eenvoudig en goed te doen zonder hulp van Fairware. De gemiddelde tijd dat u met de conversie bezig bent ligt tussen de 10 á 20 minuten. Mocht u na het lezen van dit document toch het gevoel hebben, dat u hulp bij deze conversie nodig heeft, dan kan u hiervoor een afspraak maken met de helpdesk van Fairware. Wij begeleiden u bij het uitvoeren van de conversie voor €34,-incl. btw (per administratie). Voor de conversie zijn twee aparte programma’s gemaakt die de conversie mogelijk maken. 1 voor de gegevens van WinMens -> WinMensConversie.exe en 1 voor de gegevens uit de Boekhouding -> BoekhoudingConversie.exe Wanneer u de nieuwe WinMens versie van onze site gedownload en geïnstalleerd heeft staan deze twee bestanden in dezelfde map waar de WinMens.exe staat. Wanneer u, na het installeren van de nieuwe versie, het programma WinMens voor de eerste keer opstart zal het programma u een vraag stellen. Na het beantwoorden van deze vraag met “Ja” zal de conversie automatisch opstarten. Het is belangrijk om te weten dat de conversie alleen maar vanaf versie Winmens2 2.07a uit te voeren is. Heeft u een oudere versie van WinMens op de PC staan (te zien in het opstartscherm of in het hoofdscherm links onderaan) dan moet u eerst WinMens 2.07a van de site downloaden en installeren en daarna WinMens starten (controleer op dat moment dat u daadwerkelijk versie 2.07a ziet staan voor u verder gaat!). Pas daarna kunt u versie 3.00 gaan downloaden en installeren) Deze oude versie van WinMens zal als download op onze site beschikbaar blijven tot vrijdag 18 december 2015. Let op versie 3.00 is een verplichte om te downloaden als u in 2016 ook nog klant bij ons bent. De door ons verzorgde tarieven voor 2016 (logopedie, ergotherapie en oefentherapie) kunnen straks alleen met deze versie ingelezen worden en niet meer met versie 2.07a (of lager). Ook het jaarlijkse registeren op 1 april 2016 zal niet meer mogelijk zijn met een oude versie. Wacht dus niet te lang met overschakelen naar deze nieuwe versie. Op de volgende pagina’s wordt de conversie verder uitgelegd.
1
Conversie WinMens Start WinMens op Wanneer u WinMens2 versie 3.0.0. voor de eerste keer opstart start, is de nieuwe database nog leeg. (Uw gegevens staan nog in de oude database.) Daarom opent het onderstaande scherm:
De knop staat al op [Ja] geselecteerd, omdat er verwacht wordt dat u een conversie wil gaan uitvoeren. Wanneer u wilt dat uw gegevens in de nieuwe database worden overgenomen kiest u hier voor [Ja]. Wanneer u voor [Nee] kiest wordt er een nieuwe lege administratie aangemaakt (dus zonder uw gegevens). Wanneer u dit per ongeluk heeft gedaan kunt u de database verwijderen en WinMens opnieuw installeren. Daarna kunt u het bovenstaand proces opnieuw uit voeren. Het kan dus eigenlijk niet mis gaan. Hoe u de database verwijderd staat op pagina 6 uitgelegd onder het kopje Conversie opnieuw uitvoeren. Wanneer u op [Ja] heeft geklikt, zal de WinMens Conversie starten.
Wanneer u het bovenstaande scherm ziet, bent u al op de helft. Links bovenin het editorscherm ziet u staan Database open : Access (driver) Dit betekent dat de nieuwe database al goed is geopend en dat de Microsoft Access driver goed werkt. U moet de tekst die in het scherm staat goed doorlezen! Het is namelijk erg belangrijk om de conversie gewoon zijn werk te laten doen zonder dat u iets anders op uw computer gaat doen. 2
Rechts bovenin het scherm ziet u staan Praktijk -> Praktijk 1 : Fred Sprokkelenburg (uiteraard ziet u in uw conversie uw eigen naam staan). Dit betekent dat de conversie alleen voor de praktijk die in het scherm staat wordt uitgevoerd. Wanneer u meerdere praktijken heeft, dan kunt u na deze conversie een andere praktijk selecteren en daar de conversie voor uitvoeren. U klikt nu op de knop [Start conversie]
Let op: de procenten teller (die het proces bijhoudt van de conversie) zal in het begin erg langzaam oplopen! Blijf rustig wachten, want de conversie is écht bezig, nadat u de knop [Start conversie] heeft aangeklikt. Wanneer de conversie klaar is, krijgt u onderstaande melding te zien.
Indien u meerdere praktijken heeft, selecteert u een andere praktijk en herhaalt u wat hier boven vermeld staat. Wanneer u klaar bent met het converteren kunt u het scherm sluiten en WinMens opstarten.
3
Conversie Boekhouding Wanneer u de boekhouding van WinMens aan staat zal er ook een controle plaatsvinden of de boekhouding aanwezig is. WinMens kijkt naar het bestand admin.fwr. Daarin staat van welke jaren de boekhouding gebruikt wordt en welk boekjaar momenteel van de actuele boekhouding is. In ons voorbeeld is dat de boekhouding van 2014 Wanneer WinMens opgestart wordt en u werkt met de boekhouding (dit staat bij instellingen winmens), zal WinMens aangeven dat de nieuwe database Boek2014 (ons voorbeeld) niet bestaat en ziet u de onderstaande melding:
Wanneer u op [OK] klikt wordt automatisch het conversie programma BoekhoudingConversie gestart. Krijgt u onderstaande melding? Dan werkt u in het eerste boekjaar “Boekhouding”. U moet dan het boekhoudprogramma zelf even opstarten via het bureaublad en Ja aanklikken in de 2e melding die u hieronder ziet staan. Dan wordt ook bij u het conversie programma BoekhoudingConversie gestart.
4
Helemaal rechts boven in staat welke boekjaar omgezet gaat worden naar de nieuwe database. De tijd dit het gemiddeld in beslag neemt is minder dan 5 minuten. Om de conversie voor de boekhouding te starten klikt u op de knop [Start conversie]. Ook bij deze conversie moet u het programma zijn werk laten doen en de PC even met rust te laten. U krijgt vanzelf de melding dat de conversie klaar is. Mocht u meerdere boekjaren willen overnemen moet u dit proces herhalen voor elk boekjaar. Wanneer alle over te nemen boekjaren zijn geconverteerd, kunt u het conversiescherm sluiten en WinMens opstarten.
Conversie mislukt? Wanneer de conversie om een of andere reden mislukt is, is er zeker geen reden voor paniek. U heeft immers uw oude WinMens data nog. U kunt dan de conversie opnieuw uitvoeren volgens de stappen die op pagina 6 onder het kopje Conversie opnieuw uitvoeren vermeld staan. Wanneer de conversie niet gelukt is, omdat u een error melding heeft gekregen, dan moet u de error melding aan de Fairware helpdesk doorgeven. Dit kan per email. Wanneer u dit graag telefonisch wilt doorgeven dan kan dat op werkdagen van 10:00 uur t/m 16:00 uur.
5
Conversie opnieuw uitvoeren De nieuwe WinMens database zal vanaf deze versie in de map Administratie staan. Deze map staat in de hoofdmap van WinMens. U komt in deze hoofdmap door met de rechtermuisknop op het icoontje van WinMens (bureaublad) te klikken en daarna bestandslocatie openen te selecteren. Wanneer u in deze map kijkt zal u de map Administratie zien staan. U kunt heel simpel de hele map Administratie verwijderen. (U klikt de map aan met de rechtermuisknop en selecteert verwijderen, of u selecteert de map en gebruikt de Delete toets op uw toetsenbord) Daarna moet u WinMens opnieuw installeren via onze site. U kunt na het opnieuw installeren de conversie opnieuw uitvoeren.
Database WinMens De nieuwe WinMens database is beveiligd met een wachtwoord en dat wachtwoord zal door ons nooit vrijgegeven worden. In het onderstaande bestand kunt u zien hoe de structuur van de bestanden in de nieuwe database van WinMens er uit zien: http://www.winmens.nl/documenten/WinMensADODirectoryStructuur.pdf
6
